海外项目档案管理探析

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海外项目档案是指国内企业在海外项目建设过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等文件材料。它记录了海外项目的整个建设过程，具有重要的凭证和参考作用，是企业档案管理的重要组成部分。“一带一路”战略以及中交集团的改革发展，为公司“走出去”带来了重要机遇，笔者所在公司中交天津航道局有限公司近几年先后承揽中标安哥拉卡宾达项目、斐济铁矿砂码头项目、马来西亚碧桂园森林城市项目、沙特三期项目、孟加拉M-G航道二期、印尼芝拉扎电厂三期项目、苏丹萨瓦金港疏浚项目等项目，体现了公司的实力所在。随着海外项目的增多，工程资料日益增多，文件材料收集难、归档难的问题凸显。现就海外项目档案管理现状，对海外项目档案管理的问题及对策进行探讨。

一、海外项目档案管理的现状及存在的问题

（一）海外项目业务人员档案管理意识不强，人员队伍薄弱。海外项目管理人员档案意识普遍不强，技术人员兼职档案管理员，或者没有兼职档案员，从项目领导到技术人员对工程质量、进度极其重视，但对过程中产生的文件材料忽视，或者只对业主要求交的文件进行整理，一些技术员将文件材料占为己有，文件材料随处堆放的现象严重，懂档案、管档案的人少之又少，造成项目档案的资料缺失，造成海外档案资料没人管、不会管的局面。

（二）档案管理体系不健全。海外项目多数未制定档案工作的管理体系架构，权责不明确，项目领导不重视，没有直接责任人负责文件材料的归档事宜，文件材料的整理归档未列入相应的岗位职责，档案过程管理意识薄弱，项目文件材料散落在各个管理人员手中，未进行集中统一的管理，项目资料没人管，或者项目资料缺失。

（三）海外项目档案管理标准不统一。海外项目工程根据各个国家的标准不同，对工程的要求侧重点不同，法律依据不同，使得制定海外项目档案管理标准很难有统一的标准。同时，施工企业满足国外业主方相关的管理要求，使得项目档案存在多版本、多规格的整理要求，给档案管理工作带来一定的难度。

（四）海外项目档案文件归档滞后。根据我国建设工程项目档案管理的规定，工程项目在工程竣工验收前，项目档案必须验收合格，项目档案在竣工验收后2个月内完成归档，因此对工程项目文件归档要求严格。海外项目由于地域的限制，大量存储在海外办事处或者海外项目部，靠工作人员回国陆续带回。由于工作人员回国次数有限，很难做到及时归档，因此文件材料归档滞后的现象一直存在。

（五）对海外项目档案的监督指导不到位。公司档案管理人员对项目档案工作定期开展检查指导，规范项目档案，但海外项目由于地域原因，往往只通过电话联系，很难做到实地检查指导，监督作用很弱，以至于档案室只能被动地接收，归档文件材料不完整或者不规范的事实已经形成，给项目档案资料的归档质量带来很大的影响。海外项目档案的管理水平直接影响着企业的形象，既关系到日后项目的维修也影响着公司的维权，对企业的海外市场的竞争力和可持续发展产生深远影响。

二、海外项目档案管理的对策

（一）建立完整的海外项目档案管理体系。海外项目部同样也要建立档案管理体系，签订项目归档责任书。档案管理体系由项目经理任项目档案管理负责人，提前规定各岗位责任人的资料收集、整理范围、责任要求等，并指定一名兼职档案员报公司档案主管部门备案。项目经理定为项目档案管理的第一责任人，重视项目档案管理，完善的档案管理体系，对项目档案的管理必定起到积极的推动作用。

（二）完善海外项目档案管理制度。无规矩不成方圆，制度是档案管理的基础，也是实现项目管理目标的保障，通过不断地完善制度，约束不规范行为，实现档案管理有法可依、有章可循。公司制定了《海外工程项目资料、登记、验收与归档办法》，明确规定了项目档案工作的领导职责、兼职档案员的管理职责、海外项目资料的归档范围，并规定了归档时限，将档案质量管理纳入项目负责人职责考核范围，实现海外项目档案标准化管理。

（三）提高人员档案意识及管理水平。首先海外项目应配备兼职档案人员，监督管理项目运营过程中形成的文件材料，做好项目档案的收集、整理、登记、接收、归档工作，确保档案资料的真实完整有效。其次文件资料的形成涉及各个岗位，促使每个人参与到档案管理中来，由被动管理变为主动管理，项目全员的档案意识提高，直接影响到档案的管理水平。为适应海外业务发展的新形势，必须加强自身的学习，不断探索档案管理新方法，建立适合本公司本项目的档案管理模式，为以后该区域的档案管理提供模板和技术支持。

（四）配备满足项目档案管理的硬件设施。为保证档案实体的安全，项目部需配备相应的硬件设施，如文件柜、灭火器、杀虫剂、防光窗帘、防盗门窗等。档案装具应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，资料室无特殊保护装置一般不宜设置在底下或顶层。档案柜架应牢固耐用，一般应具有耐火、防盗、防尘作用。以保证文件材料的实体安全。

（五）加大档案监督检查力度。海外项目档案因地域原因使得监督检查不到位，指导只能通过网络、电话进行，很少能做到实地检查，为了更好地实现海外项目档案的管理，应尽可能地做到实地监督检查，档案人员只有做到实地检查，才能及时发现问题并采取措施加以解决，确保文件材料转换为档案时符合相关质量要求。档案部门也可以建立统一的信息平台，海外项目人员将文件材料及时上传到信息平台，便于档案人员实时查阅文件信息，及时指导海外项目部的档案工作。

（六）进行有效合理的文件材料收集方法。由于海外项目工期长又地处国外，归档文件材料只能依靠回国人员带回，不能保证归档的及时性，使得文件材料归档滞后，也给回国人员增加了负担。公司档案部门在实践中不断探索有效合理的文件材料收集方法，不同于国内工程竣工验收两个月后才进行文件材料归档的做法，而是将施工过程中部分文件材料如施工合同、施工日志等做成电子文件或刻录光盘，利用网络及时归至公司档案部门，重要的纸质文件材料由回国人员带回，形成预立卷，文件材料的目录及时报备给公司档案部门。纸质与电子文件及文件目录相结合，大大提高了归档文件材料的完整率和档案工作效率。

（七）加大档案的宣传培训力度。公司档案人员做好海外项目的档案宣传培训工作，规范项目人员对文件材料的整理、归档，引导全员意识到项目文件材料归档的重要性。组织好兼职档案人员上岗培训，加大档案远程培训，积极扩大培训范围，增强培训效果，组织相关档案人员参加互动式的学习研读，全面提高档案工作者综合素质和服务能力。档案部门积极发挥室藏优势，挖掘档案信息资源，使档案信息与企业文化贴近公司全体员工，扩大档案工作的影响力，提升公司全员的档案意识和档案法制观念。

三、结语

做好海外项目档案管理工作，需要循序渐进的地健全各项规章制度，建立档案工作管理体系，探索海外项目文件材料收集方法及档案的信息化建设，加大档案的监督指导力度，充分调动海外项目工作人员的积极性，做到权责分明，分工明确，使海外项目档案管理规范化、标准化，保证海外项目档案的真实、全面、完整、可靠及及时利用，从而达到整个公司运营的可持续发展。