医院档案管理中精细化管理探索

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本文主要研究了加强医院档案管理工作的重要性，并分析了当前医院档案管理工作中存在的不足，文章最后提出了加强医院档案管理工作的有效措施，希望为有关专业人士带来一些参考与借鉴。在我国的医院管理工作之中档案管理工作属于十分重要的组成部分，在提升医院整体管理质量与水平，推进医院的健康长远发展发挥着不可替代的作用。然而，从我国医院当前的档案管理工作现状来看，其主要存在着档案管理模式滞后、管理工作效率不高等一系列问题，造成珍贵的档案资源经常出现磨损丢失等问题，无法实现对档案资源的充分利用，给医院的长远发展带来阻碍，而精细化管理模式在档案管理工作中的应用，不仅可以提升医院档案管理工作质量与效率，而且可以提升档案管理工作的规范性与系统性，从而促进医院管理水平的提高。

一、加强医院档案管理工作的重要性

医院档案管理工作主要内容是记录医院的日常工作，为各项医疗活动的开展奠定重要基础。因此，强化档案管理工作是推进医疗服务质量提高，保证医院正常运行的重要措施。不同于企事业单位的档案管理工作，医院档案管理工作具有自身的特点，主要利用电子磁盘、光盘以及纸张等档案载体记录相关的音频与视频等信息，涵盖了医疗的整体过程。医护人员根据档案资料可以全面分析医疗过程与开展学术交流活动，从而促进医疗服务水平进一步提升。与此同时，档案在保护医院的合法权益方面有着重要的作用，在处理医疗纠纷时档案作为重要的证据可以维护医院的权益与声誉，从而保证医院的健康长远发展。而精细化管理模式在医院档案管理工作中的应用，实现对档案资源的分类管理，既实现对管理流程的优化，又保证了档案管理质量与效率，从而将档案的价值充分发挥出来。

二、现阶段医院档案管理工作中存在的问题

（一）缺少完善的档案管理体制

当前，在激烈的竞争形势之下，绝大部分医院以经济效益的增长为目标将工作重点放在经营管理方面，而对于档案管理工作缺乏足够的重视，忽视构建起完善的档案管理制度，难以实现对档案管理工作人员行为的约束，给档案管理工作的质量与效果带来极其不良的影响。与此同时，档案为医院开展学术研究与交流活动提供重要的参考依据，只有保证了档案管理工作的质量，才能够推进医疗各项工作的顺利进行，否则，将会阻碍着医院的健康长远发展。

（二）陈旧落后的档案管理方式

当前，绝大部分的医院依旧采用粗放式的档案管理模式，难以档案管理工作的效果，甚至出现档案丢失与破损等问题。与此同时，由于医院对档案管理工作不够重视，在档案管理工作中各部门无法相互配合，阻碍着档案收集与整理工作的开展。

（三）信息化设施不够完善

随着我国医疗体制改革的深化，医疗服务水平近些年来呈现出不断提升的趋势，随着医疗数据信息不断的增加，加大了档案管理工作的难度。除此之外，基于信息时代背景之下，许多医院忽视对信息化技术的应用，不重视强化对档案信息化建设的投入，使得档案管理工作质量一直得不到提高。

三、精细化管理在医院档案管理中的应用措施

（一）构建起完善的档案管理制度

善的档案管理制度是保证医院档案管理工作有序进行的基础，可以有效的实现对工作人员行为的约束，从而保障档案管理效果。因此，医院要全面推进档案管理体制建设工作，注重精细化管理模式的应用，从而为档案管理工作质量与效率提供重要保障。比如，制定岗位责任制度，做好管理人员的职责与义务的划分，增强管理人员的责任感，使其按照规范要求开展档案管理工作，从而保障档案管理工作质量。与此同时，要制定档案管理规范，确定档案收集、归档、查阅、分类以及整理等的具体要求，让档案管理人员严格的按照要求开展工作，从而为医院档案管理工作的实效性与有效性提供重要保障。

（二）注重档案管理方式的创新

粗放式档案管理模式下的档案管理工作的盲目性与随意性较大，造成档案数据极容易出现损坏，给档案管理工作效果带来极其不利的影响。因此，精细化档案管理模式要求工作人员要转变传统的管理思想与管理方式，切实提升档案管理质量与效率，具体而言，可以从以下几个方面入手：其一，在档案资料收集环节中，档案管理人员要按照顺序做好医院各科室数据的记录，并注明收集数量、时间以及内容等；其二，在档案归档环节中，同类文件可以放在一起，而后根据文件内部差异实行排序，从而提升档案归档的规范性。与此同时，为了保证档案的完整性，要选派专业人员负责监督归档工作，减少不必要的疏漏；其三，档案借阅环节中，相关人员要获取本部门的批条才可以进行借阅，并且记录好借阅人、借阅档案、借阅时间以及归还时间等，这样做的目的是防止出现档案丢失或归档不及时等方面问题，保证档案管理工作质量，从而充分发挥出档案的价值。

（三）提升档案管理人员的素质

针对医院档案管理人员素质偏低的问题，在应用精细化管理时，医院要重点培养人员的专业素质，从而满足新时期医院档案管理工作的需要，具体可以从以下几个方面入手：首先，按照人才优先原则选拔优秀人才，重点考查人才的知识技能水平，确保人才的素质符合岗位需要，除此之外要全面考察员工的职业素养、道德修养以及法律意识等，只有符合各项要求才可以上岗；其次，医院要做好档案管理人员的培训，分析员工当前的技术水平，并在此基础上采用相应的培训方式，包括档案管理技术培训以及信息技术培训等，全面推进档案管理工作的有序开展；最后，建立健全考核考评体系，做好档案管理各环节的考核工作，重点实行对档案查阅人员的服务态度、责任意识以及管理能力等方面的考察，并完善奖惩制度，通过物质奖励与精神鼓舞调动员工的工作热情，推进档案管理工作质量与水平提升。

（四）加强信息化设施的投入

基于大数据时代背景之下，医院每天要接收海量的数据信息，对于档案管理工作而言是巨大的挑战，然而，传统的档案管理模式暴露出许多弊端，难以满足新时期的医院发展需要。为此，医院要加大档案管理信息化建设的力度，完善档案信息化管理体系，通过大数据技术的应用实行对档案的批量处理与自动分类，提高数据处理的质量与效率。与此同时，在信息时代背景下，档案管理人员要加快网络共享数据库的建立，并设置各科室的管理权限，促使各个科室在权限范围内传输以及借阅，从而保障档案管理工作质量与效率。除此之外，为了保障数据的安全性，要注重云备份技术与云存储等技术的应用，确保在系统出现问题时可以实行对数据的及时恢复，减少数据丢失与破坏的问题，推进档案管理工作的有效实施。

四、结语

总而言之，随着时代的进步与发展，对于医院档案管理工作提出更高的要求，因此，医院要创新传统的档案管理思想与方式，注重精细化档案管理模式的应用，强化对档案管理工作各个环节的控制，明确各个档案管理人员的职责与义务，全面提升档案管理工作的质量与效率，从而推进我国医院的健康长远发展，促进我国的医疗卫生事业迈向更高的一个台阶。

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作者:赵奕博 单位:秦皇岛市第一医院