人力资源档案管理的影响因素及措施

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基于档案管理的这种重要性，本文分别针其影响因素及解决策略进行了研究与分析，力求找到最科学有效的管理办法，促进企业人力资源档案管理工作成效的全面提升。人事档案是企业进行人才培养、选拔、任用、调配的重要依据，档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保障。但是，在当前的人力资源档案管理中还存在着一些影响因素，制约着其职能任用的有效发挥。因此，必须针对这些影响因素提出相应的改进策略，从提高人员档案管理水平这一角度出发，促进企业人力资源管理水平的全面提升。

一、人力资源档案管理的影响因素

（一）管理制度不完善

目前，很多企业或者单位都缺少一套完善、科学、极具约束力与可操作性的档案管理制度。导致档案管理工作缺少必要的制度支撑，整体工作状态陷入到个种混乱之中。例如档案内容不完整、缺乏真实。其中，最常见的问题是出生日期时而按照公历，时而按照农历，其结果相差一个月左右；参加工作的时间也不准确，有的按插队开始计算工龄，有的则按照招工时间计算，这两种算法会导致相差一年甚至几年；还存在学历材料不完善的情况，这一问题在高学历人才的档案管理当中比较常见，例如硕士或博士研究生缺少专家推荐表；同等学历申请硕士、博士的人员缺少全国英语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件等资料。这些不健全的人事档案，导致档案的基本利用价值大打折扣。

（二）管理方法不先进

人力资源档案工作主要负责对员工工龄、职位调动、文化程度及任职经历记载、先进材料、薪酬水平这一类信息进行搜集、建档、查询与借阅。在当前的档案管理中，由于缺乏一个科学的、简洁的、系统化的管理方法，导致这项工作需要消耗大量的人力、物力与时间，不但工作效率较低，档案资料的有效利用率也比较低，更容易在人工操作的过程中出现人为失误。目前，大多数企业或单位的档案管理工作还在继续沿用传统的管理方法，档案资料基本上都纸质的，档案归档、储存、调用、检索、借阅等工作全部由人工方式来完成。然而，这一系列操作不但需要消耗大量的人力、物力及时工作时间，查找起来也非常的繁琐，工作效率十分低下，在归还管理方面也不够及时，时常出现档案丢失、破损等问题。

（三）人员素质不过关

人力资源档案管理工作对工作人员的专业知识水平、岗位技能、责任心、工作态度、学习能力等方面都具有比较高的要求。但是，目前真正具备高素质、高水平、责任心较强的档案管理人员数量并不多，很多档案管理人员在综合能力素质方面并不过关。有些企业或单位的人力资源档案管理工作甚至是由其他岗位人员兼任的，他们并不具备从事档案管理工作的相关资质；有的档案管理人员年龄偏大，难以接受新鲜事物，工作方法陈旧落后。尤其在当前的信息化时代，如果档案管理人员无法熟练操作计算机系统以及档案管理专业软件的话，则难以实现档案资料的数字化与信息化管理。

二、努力提升人力资源档案管理的有效手段

（一）完善档案管理制度体系

要想让档案管理工作符合企业人力资源管理需求，首先要建设起一套先进科学的、极具约束力与可执行性的档案管理制度，对档案管理流程进行规范与优化，指导档案管理人员对档案归档、检索、查询、借阅等环节进行规范化管理。例如在档案资料的收集方面，要确保及时性与完整性，并且拓宽档案的归档范围，除了收集员工的基本信息以外，还要针对业绩考核、招聘录用、岗位调动、劳动合同、奖惩记录、工资调整、人事任免、专业特长、个人诚信等方面加大档案资料的收集力度，同时确保各项信息的真实性与可靠性，最终建立起一套完整的员工档案体系；在借阅、递转档案的过程中，既要做到热情接待，又要做到按章办事，对借阅时间、经办人、归还时间等事项进行登记，确保档案资料的保密性与安全性。档案管理人员还要及时对档案内容进行更新与补充，强化档案信息的开发与利用。针对档案管理工作，还要推行岗位责任制与奖惩机制，以此来强化档案管理人员的责任心与工作积极性，积极主动的做好本职工作，加强自我约束与自我管理，使档案管理工作变得越来越规范化、制度化与标准化，使档案管理的各项规章制度得到有效落实。

（二）采用先进的档案管理方法

在当前的信息化时代，人力资源档案管理方法也要跟紧社会发展的步伐，及时更新工作方法与管理手段，使档案管理工作更加符合新时期的各项新要求。在这个过程当中，必须大力推进信息化档案管理体系的建立，实现档案资料的电子化和信息化管理，以此来促进人力资源档案管理水平的全面提升。与传统的纸质档案相比，电子档案不会出现纸张破损、字迹不清、丢失等问题，可以长期保存在计算机系统当中，同时提高了档案信息的机密性与安全性。除此之外，还简化了档案管理的工作流程，减轻了档案管理人员的工作量，提高了整体工作效率。企业或单位要想更好的运行信息化的档案管理，需要做好以下几项工作：首先，为档案管理人员配备计算机及其操作系统、档案管理专业软件这类软硬件设施，为档案信息化管理提供一个必要的运行环境；其次，在企业或单位内容设置一个完善的局域网，同步实现人力资源档案信息系统建设与网络化建设，使档案管理工作能够在网络化的环境下运行，这对于信息化档案管理来说也是非常必要的；再者，建立起人力资源档案的目录数据库以及档案管理系统，使档案管理工作能够尽快适应人力资源档案信息资源共享的相关要求，实现档案目录的电子化输入与存储，便于工作人员随时在计算机系统中进行档案检索、查询与借阅，提高档案资料的有效利用率及管理效能。最后，面向档案管理人员开展信息化岗位技能培训，使他们能够胜任现代化的档案管理方法，使信息化档案管理工作得到高效运转。

（三）提高工作人员的综合素质

只有将档案管理人员的综合素质提高上来，才能有效提高管理档案管理工作的整体效能以及档案资料的开发利用效率。具体可采取以下措施：首先，推行绩效考核制度，定期对档案管理人员的专业知识、岗位技能、责任心等方面进行考评。通过考评的人员方可继续从事该项工作，否则，就要重要考虑其任职资格；其次，推行岗位责任制及奖惩机制，明确档案管理人员的权责范围，一旦工作中出现人为失误或者工作失职，一律按章办事，对相关责任人进行相应的处罚，如果在工作中做出某些突出表现，同样要按照制度规定进行嘉奖，激发大家的工作积极性与上进心；最后，面向档案管理人开展岗位技能培训，帮助大家及时更新工作理念，学习先进的档案管理方法，掌握更加丰富的工作经验，从而促进其综合素质的全面提升，更好的服务于档案管理及人力资源管理工作。

三、结束语

在当前的人力资源档案管理工作中，存在着诸多影响因素，在很大程度上制约着人力资源管理水平的全面提升。对此，要充分挖掘各类影响因素，有针对性的提出改进措施，从根本上提高档案管理的整体水平，为企业培养人才、任用人才提供参考信息，促进企业人才队伍的不断壮大。

参考文献

[1]卢艳.基于人力资源管理信息化平台的人事档案管理信息化构建[J].现代商业,2012(20).

[2]魏玲.美国人力资源档案管理启示[J].人才资源开发,2010(7).

[3]靖敏杰.浅谈人事档案管理信息化建设[J].华章,2012(12).

作者:王永梅 单位:中国空间技术研究院通信卫星事业部