浅谈煤矿企业档案管理信息化建设

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煤矿企业的档案管理工作渗透在企业运行的各个方面以及各个环节，对于煤矿企业的发展起着至关重要的作用，能够帮助煤矿企业在发展过程当中明晰过往经验，增强工作能力，为未来的发展奠定良好的基础。煤矿企业的档案管理人员应该深入了解企业发展的具体状况，并结合企业的发展愿景，制定科学、合理的管理措施，加强煤矿企业管理的专业性和科学性。随着当前信息技术的飞速发展，煤矿企业的档案管理工作应该结合时代发展优势，不断创新管理工作模式，将信息化管理渗透在档案管理工作的具体环节当中，不断增强档案管理的科学性和高效性。基于企业的预期目标和长远目标，精细化的煤矿企业档案管理能够帮助企业及时发现档案管理过程中存在的问题并改进，进而增强煤矿企业档案管理的高效性，降低档案管理的失误，不断优化煤矿企业档案管理，促进企业的长久健康发展。

一、当前煤矿企业档案管理工作现状

为了保证煤矿企业工作的顺利进行，陕煤集团神木红柳林矿业有限公司（以下简称红柳林矿业公司）从项目开始筹备就将档案管理工作列入议事日程，成立了项目档案领导小组，由公司总经理任组长，主管档案工作，领导小组下设办公室，由综合部经理任主任，专职档案员任专干，具体负责档案管理的日常事务，及时协调解决档案工作中存在的问题。另外，公司严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《煤炭工业基本建设项目档案管理规范》等有关规定，把档案工作作为一项重要工作来抓，同时纳入公司各项管理和发展规划中，与项目建设的进度、质量、安全管理工作同部署、同安排、同组织、同考核。实行了统一管理、统一标准、统一要求，各负其责、同步进行的管理模式，建立了各参建单位档案管理网络。除此之外，公司专门建立了专项档案管理制度，以及较为完善的档案管理制度，如《档案管理人员岗位职责》《库房管理制度》《档案安全保密制度》《档案借阅制度》《档案管理制度》《档案奖罚管理办法》《档案工作“三纳入”“四参加”制度》等。此外，公司还为档案管理工作配备了专门的硬件设施，实现了档案库房阅览、档案人员办公室分开，还优化升级了档案管理设备。但是，档案管理信息化还没在全公司完全覆盖，而且档案管理部门的人手不够，导致企业的档案管理信息化水平仍然没有达到预期目标。

二、煤矿企业档案管理信息化的意义

 1.信息技术发展的必然趋势。当前飞速发展的信息技术已经广泛应用于人们的生产生活实践当中，为人们带来了巨大的方便，节省了时间和精力。对于红柳林矿业公司而言，推动档案信息化建设是实现一流矿井建设目标的必然选择，是解决当前档案管理转型升级的迫切需要，是推动企业高质量发展的有力抓手。将信息化的管理手段渗透在煤矿企业档案管理工作过程中，能够为企业节省更多的时间成本以及人力成本。信息技术的应用为煤矿企业发展带来了巨大的便利，通过信息共享能够实现煤矿企业档案的快速阅读以及快速共享，企业管理信息化是煤矿企业适应时代发展趋势的必由之路。

2.使档案管理工作简单化。将信息化管理模式渗透在煤矿企业的档案管理工作过程当中，可以告别传统纸质档案管理的烦琐和复杂，也减少了传统纸质档案在存储中会出现的丢失问题。将信息化管理用于煤矿企业，也可同时保存纸质档案和电子档案。首先，电子档案的保存不再需要像纸质档案保存时要考虑到自然因素，也不需要考虑档案烦琐的保存过程，过去保存档案不仅需要花费大量的人力和物力，还需要大量的空间，而信息化管理不仅不再需要考虑环境因素，也不需要再为档案管理工作配备众多的人力以及财力。另外，档案信息化管理可以有效连接纸质档案和电子档案，能够扩充档案管理的内容，优化档案管理的路径，丰富档案管理模式，不断增大档案管理的完整性和高效性，将纸质档案转变为电子化的信息档案，重要信息还可以实现多保存路径，有效增大了档案管理的完整性，不再害怕档案数据丢失。

3.使档案管理工作便捷化。档案管理信息化不仅可以方便专业的档案管理人员进行管理，还可以为企业员工查询档案带来较大的便利。在煤矿企业发展运行过程当中可能需要调用过去的档案，在以往的档案管理中要翻找大量的纸质资料才能找到想要的档案，但是借用信息化管理手段可以通过鼠标点击的方式迅速查找到想要调用的档案。通过建立电子档案，还能够实现煤矿企业档案信息化管理，专业的管理人员会将煤矿企业进行科学分类，也可以通过企业专门的档案管理系统实现员工资源共享。借助信息化的档案管理平台，也可以让出差在外的员工登录企业的内部网，迅速查找到想要阅读的档案，大大减少了时间成本。

 4.使档案管理工作规范化。煤矿企业的档案中，不仅包含了企业发展运行过程当中的各项数据和资料，也包含了对企业发展过程当中的各项数据分析和报告等。通过档案管理信息化，能够从档案中科学分析企业预期风险，也可以为企业的长久发展制定科学合理的目标，还能够为企业发展提供强大的数据支撑，不断增强企业发展的科学性和方向性。煤矿企业档案的规范化管理，对于重要的调用、数据分析都能起到准确及时的效用。另外，通过信息化管理，能够设置查阅权限、登录身份证步骤，甚至还可以将人脸识别设置到登录系统中，能够规范企业的档案管理，也避免了在传统人力管理方面的误差。

 三、煤矿企业档案管理信息化的特点

1.原始性。煤矿企业的档案管理主要是管理过去工作过程中的档案，档案信息化过程当中一定要注重信息的来源，确保智能分析工作有法可依。因为档案属于过去工作的凭证，要注重对档案记录的方式，有的借助于文字资料，有的借助于录像带，还有的是U盘，为了确保档案信息化管理之后，不丢失原本载体的原始性，所以企业应该设置多样化的信息管理库，根据档案的存在形式不同，选择不同的保存方式。

2.准确性。在企业档案管理过程当中，无论是纸质资料，还是电子资料都有可能会存在数据偏差的风险，这样会造成档案资料的不准确。电子档案很难恢复，所以在档案管理信息化过程当中，一定要确保数据资料的准确性，才能降低错误的概率。

 3.丰富性。煤矿资料的档案管理工作来源极其丰富，多元化的工作内容为煤矿企业档案管理工作带来了多样化的特点。煤矿企业档案管理不仅需要管理企业的人事档案、行政档案，甚至还要管理煤矿运行工作发展过程当中的具体工作内容，所以在实行档案管理信息化过程当中，企业一定要注重多元化信息录入时的审查工作，确保在审查过程当中不会出现失误和偏差，为企业后期的工作提供有力的数据支撑。

4.服务型。实现煤矿企业档案信息化管理的主要目的是利用，传统的档案资料管理形式不方便查找档案，服务水平较低，实现信息化管理后要充分利用信息技术的特点，减少纸质档案管理的烦琐流程，开发出便于工作人员随时调用或者查阅的信息管理系统，为企业的发展带来更多的便利。

5.智能型。信息技术的发展为煤矿企业档案资料的保存带来了更多的便利，智能化的保存模式不再需要像传统档案保存那样花费大量的时间和精力。并且，智能化的档案保存还提升了档案分类以及查找的精准度，档案信息化也可以针对不同的用户进行分析研究，减少了用户在使用档案过程当中的烦琐流程，加强了档案查找的准确性。

6.共享性。档案管理信息化可以为档案管理人员和煤矿企业的其他管理人员，甚至是一些用户之间提供良好的沟通平台，确保用户通过大数据的网络接口和终端，有效借用档案资料，实现档案管理信息化不仅实现了资源共享，还能够广泛延伸档案资料收集渠道。

四、煤矿企业档案管理信息化的难题

1.对于档案管理信息化的覆盖程度低。红柳林矿业公司档案管理主要还是借用纸质档案记载企业运行发展中的各项资料和数据，虽然借助档案管理系统对档案进行了数字化的存贮，但是企业档案的信息化覆盖程度还是偏低。目前的档案管理方式已经不适用于时代发展的需求，也不适用于煤矿企业的长久健康发展，所以企业要意识到档案管理应该与时代发展大趋势有机融合，煤矿企业应该有专业的、高素质的数字档案管理团队。信息化、高效化的数字档案管理系统，能够保障煤矿企业的各项档案资料准确、完整的保存，不仅能够为企业的发展提供完整的记录，还可以为企业的未来发展提供有效的参考。就目前煤矿企业的发展状况而言，大多数煤矿企业的信息化系统建设仍然处于起步阶段甚至是规划阶段，长时间的数据信息积累会导致在转变电子管理过程当中要花费巨大的人力、物力和财力。另外，档案管理工作人员没有意识到信息化管理对于自身工作的便捷性和高效性，仍然沿袭纸质档案管理模式，忽视了对档案信息化建设的学习，不能真正认识自身工作急需转变的迫切性，也不能切实发挥信息化管理模式对于煤矿企业发展的效用。

2.管理方法有待提升，专业性有待加强。红柳林矿业公司已经认识到了管理信息化的重要性，但是执行力度很低。目前，公司档案管理信息化仅仅停留在查询文献上，很多时候仍然是人力翻找档案，并不能借用信息化管理模式解决生产中的各种难题。另外，档案信息化建设没有配备专业的管理人员，对于收集来的档案只是简单地将其转变为电子文档，而没有进行科学的筛选和分类，在录入时也只是简单的文字录入，并没有后期加工。由于将纸质档案转变为电子档案需要很多时间，并且转变周期较长，见效缓慢，所以企业对于档案管理信息化的重视程度普遍较低，甚至不愿意花费资金引进技术，导致企业不能真正实现档案信息化管理，更没有专业的技术人员提供技术支撑。

3.档案管理信息化工作安全系数较低。由于对档案管理信息化的重视程度还不够，导致设备不能够及时更新，甚至存在一定的缺陷，直接影响了信息管理的安全。许多企业在档案管理人员配备方面忽视了年龄结构，年纪大的员工不能够熟练掌握新设备，也容易在信息录入中存在偏差。还有很多企业缺乏对相关人员的培训，档案管理人员不能够掌握最新的信息化管理模式，导致工作出现差错。

五、提升煤矿企业档案管理信息化的策略

 1.进一步提升煤矿企业档案管理信息化建设。不管是煤矿企业的管理层还是专门的档案管理人员，都应该加强对于档案管理信息化的重视，一定要借助新时代的信息管理技术，实行企业档案管理，保证档案馆的规范化和智能化。第一，在企业内可以建立档案管理专门数据库，只有专业档案管理人员才有进入数据库的权限，保证档案管理的安全，提高档案信息的利用率。第二，企业应该加大投资力度，引入专业的档案管理人才，配备专业的档案管理信息化设备设施，采用先进的信息技术，加强档案管理信息化的专业性和高效性。第三，档案管理工作人员应不断加强自身的业务能力和专业水平，要熟练使用档案信息管理系统以及各项软件，在档案管理信息化平台上，还要适度公开档案信息，优化档案查阅方式，最大限度地发挥信息化档案管理的优势作用。

 2.纸质档案电子化，完善技术支撑。将企业传统的纸质档案转变为电子档案需要花费一定的时间，陈旧的档案进行归纳整理之后，还要进行档案录入也需要花费大量的人力和物力。因此，开发档案管理系统时，应保证系统使用的简便性，最好可以借用便捷输入的功能，减轻录入电子信息时的工作负担。专业的技术工程师根据企业发展的需求，设计专门的应用软件，在对内开放软件上，员工可以登录系统进行查阅，这样可以让企业的内部员工及时了解企业的各项信息，员工在进行工作的会减少很多麻烦。另外，也要设立对外的查阅软件，便于外界与煤矿企业内部实现沟通，为客户以及其他用户提供更多的便利。除此之外，还要及时更新并维护企业的各项软硬件设施，以保证企业信息管理的水平和质量。

 3.优化升级档案管理安全建设。在煤矿企业档案管理信息化工作过程当中，最重要的是保证信息的安全性，从档案的储存手段和储存位置到设立查阅密码以及身份审核等工作都要密切关注档案的安全性。档案室使用的硬件设施和进入机房权限要进行全方位实时监控，对企业内部网络进行登录时，可以只供内部员工使用。另外，加密技术也是保证档案安全性的一项重要举措。4.配备更多专业的档案管理信息化人才。要想加强煤矿企业档案管理信息化的专业水平，一定要为此项工作配备专业的技术人员，企业应该引进熟练软硬件开发的网络专业人才，不断提升档案信息管理的高效性和安全性。另外，还要引进专业的档案管理人才，对员工的工作能力进行培训，帮助档案管理人员能够更快使用信息化管理流程，更快上手对档案进行管理。另外，还要培养档案管理人才，善于对档案进行归纳和整理，不断提升工作人员的分析总结能力，提升档案管理的信息化水准。

六、结语

通过上述分析，红柳林矿业公司要实现“行业第一、世界一流”现代煤炭企业愿景目标，就必须充分认识到煤矿企业实行档案信息化管理的必要性和急切性，所以公司内部应该多方发力，不断提升档案管理的信息化水平，重视煤矿企业档案管理信息化建设、实现纸质档案电子化、完善技术支撑、加强档案管理安全性建设、配备专业的档案管理信息化人才等，借助多途径提升档案管理信息化水准。

参考文献：

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[2]毕竟文.煤矿企业档案管理信息化建设浅析[J].城建档案，2021

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[5]曹红翠.煤矿企业档案管理信息化的重要性及其管理对策探讨[J]. 中国管理信息化，2020

作者：文/高康 单位：陕煤集团神木红柳林矿业有限公司