高校人事档案信息化管理探析

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随着大数据技术的广泛应用，档案信息化已成为未来档案管理工作的主要发展方向。高校人事档案管理与大数据技术相结合，能够有效激发内在活力，推动各项工作的信息化、现代化进程，切实提升档案管理质量与成效，为高校人事管理与决策提供科学依据。由赵旭编著、科学技术文献出版社于２０２１年５月出版的《档案信息化建设的理论与实践研究》一书，基于信息化时代背景，深入分析档案管理工作的优势与机遇，并结合当前档案信息化建设面临的问题与不足，探索科学的发展策略，具有良好的参考价值与实用意义。该书由四个章节构成。第一章从档案信息化的基本概念出发，介绍我国档案信息化的发展历程与现状，并结合时代背景，深入阐释开展档案信息化建设的重要意义。第二章围绕数字档案馆这一新兴概念进行研究，在阐述其建设背景及实施现状的基础上，结合现实机遇与潜在挑战，明确指出数字档案馆建设的主要方向，并提出相应的实践路径与举措。第三章深入分析大数据时代对档案管理变革的影响，详细论述当前较为先进的档案管理信息技术，并从管理角度出发，探索信息化时代加强档案管理的有效策略。第四章立足发展性视角，结合档案信息化建设的基本原则，针对其发展战略进行系统规划和详细剖析，清晰阐述其战略规划的宗旨与思路。信息化档案管理依托网络芯片的强大存储能力，将档案信息上传至云端，极大地提升了档案数据的安全性。相比于传统的纸质档案管理模式，信息化档案管理方式更加多元化，既可以采用文字、图片、音频等载体进行保存，也可以通过三维动画、立体影像进行动态保存，有效延伸了档案的寿命，使档案内容得以完整保存。对高校而言，开展人事档案信息化管理建设尤为重要，具体原因有以下三个方面。

一是可以推动高校人事制度改革。当前，高校正在大力推动人事管理制度改革。长期以来，高校采用传统的人工管理模式，用纸质资料作为人事档案载体，但是由于人员群体庞大，加之招生规模不断扩大，使人事档案资料数量急剧增加，不仅加大了日常维护管理工作的难度，而且工作人员在调用数据、搜集处理相关信息时需要耗费较多的时间精力，使人事管理成本显著增加。然而，大数据技术的应用能够有效改变高校落后的人事档案管理模式，将人事工作从繁琐的档案收集、整理中解放出来，将更多精力放在数据分析与管理决策上，提高人事管理的科学性与合理性，优化配置人力资源，切实提升管理水平。比如，在人事培训工作中，高校管理者可以借助信息平台筛选符合标准的人员，并结合实际要求，横向对比各人员之间的优势长处，将培训人员分配至合适的领域或课程中，深入挖掘人力资源价值，切实提高人才利用效率。

二是可以为人事管理决策提供科学依据。人事档案是高校人事管理工作的重要工具和决策依据，能够为人事管理者提供充足的数据支持与信息依据，从而使其作出更加科学合理的决策，促进高校人力资源的优化配置。但是纸质档案文件数量庞大，在调动整理过程中耗费的时间成本较高，难以及时准确地分析所需数据，易使人事管理者做出错误决策，出现人力资源的浪费与冗余现象。而大数据技术在人事档案管理中的应用，可为管理者提供更加方便快捷的人事管理工具，借助信息化管理系统，动态采集所需数据信息，并形成数据变化的图表曲线、数据模型等，直观展现某一时期或不同指标下的人力资源变动情况，及时发现人事管理工作中存在的问题，制定具有针对性的管理决策，将每位教职工安排在合适的岗位，切实提升高校人才管理质量水平。

三是可以有效延长信息储存寿命，提升信息储存完整性。纸质载体的人事档案很容易受到自然因素或人为因素的影响而发生损害风险。比如，如果周围环境过于潮湿，可能会发生霉变；如果温度过高，则档案中的文字可能会变得模糊，并且随着时间的推移，会面临风化的危险；如果不小心将水、饮料等倒在文件上，很可能会污染模糊原来的信息内容；同时洪水、火灾等不可抗力也是造成档案信息丢失毁损的重要因素。因此，无论如何用心地维护纸质档案，都有可能出现资料破坏、保存不完整的现象，从而直接影响人事管理工作成效。要想克服这一先天弊端，高校应充分发挥大数据技术优势，引入信息化管理平台，将纸质档案信息转化为电子化云端档案，使得文字信息保存在虚拟的网络环境中，不受媒介、时间、外部环境等因素影响，实现长时间、原始化保存，极大地提升档案资源安全性。虽然档案信息化管理已成为必然发展趋势，但对高校而言，仍然属于新生事物，尚未完全了解其运作机理，无法熟练掌握应用方式，在应用实践过程中存在诸多问题与困难，亟需优化完善。

第一，信息化管理意识不足。受传统管理思维的影响，高校人事管理工作者仍然采用以往的纸质化档案管理模式，将工作重点放在档案的收集整理与查阅上，缺少对数据信息的分析与挖掘，造成档案资源的浪费，而且工作效率与质量较低，对人事管理工作的高效开展造成一定影响。同时，尽管高校相关信息化技术与硬件设施已经配置齐全，但许多人事管理工作者缺乏良好的信息技术操作与应用能力，无法熟练应用人事档案管理系统，一直沿用传统的档案管理方法，通过人工搜集与整理来统计人事数据信息，形成纸质分析报告，无法深入挖掘数据的潜在价值以及全面了解相关数据信息，在管理决策上缺乏充分的数据支持。因此，高校要切实推动档案管理信息化建设，就必须加强管理者的信息化管理意识，培养其大数据思维，将信息化技术切实应用于档案管理。

第二，档案信息更新不及时。人事档案管理是一个动态化过程，需要随着时间变化与制度改革，及时更新人事信息，以准确反映人事变动情况，体现人力资源的整体变化与使用效率。因此，人事档案管理者需具备良好的时效性意识，及时更新数据信息，完善档案材料。但是在实际工作中，相关职能部门对档案管理的重视程度较低，往往无法在规定时间内完成数据信息的收集，影响档案资料的归档及时性，信息更新性与时效性较低。总体来看，高校人事档案数量繁多，内容复杂，对于教职工与学生成长发展具有重要影响。如果继续采用传统的文件管理模式，将无法适应学校档案信息不断增加的要求，而且工作繁琐、重复性强、效率较低，不利于人事管理的创新变革。

第三，人事档案内容质量不高。一方面，人事档案管理涉及的信息范围广、数据量大，需要各部门之间的数据相互配合共享，才能满足日益提升的人事工作要求。然而受行政管理体制的影响，各部门之间缺乏良好的沟通交流与合作意识，在数据管理上缺乏共享与集成管理理念，从而不同领域的数据存在一定的空间壁垒，各部门的档案信息系统处于分散运行状态，未形成集成化统一管理。比如，任课教师的工作履历、教学信息、科研信息、思想政治素养等分属于人事部门、教务部门、思政部门等管理，需要从各个部门调用信息才能够获得，信息搜集成本高、困难大。另一方面，数据挖掘不充分。目前，高校人事档案信息系统主要用于信息统计与搜集，尚未充分利用大数据技术对人力资源数据进行量化分析与二次加工，无法根据已有数据找到管理工作的问题与漏洞，数据信息利用率较低。立足大数据时代环境，结合上述分析，高校人事档案管理需形成良好的信息化管理意识，将大数据、云计算等信息技术充分应用于档案管理工作中，加快完善相关信息系统与平台建设，推动人事档案管理模式创新，紧跟时代发展步伐，提升人事管理现代化水平。具体可采取以下策略。

首先，创新管理理念，强化服务意识。高校人事档案管理应从信息化思维与意识入手，加强工作人员和各部门的信息化管理理念，使档案信息更好地服务于人事管理工作。其一，高校应当加强档案管理者的服务意识，强调档案管理工作的服务属性，明确其多元化功能，而不是仅停留于档案的搜集整理与安全保存方面，充分发挥档案的价值。比如，创新人事档案制作形式，将人才的基本信息与学习成绩、证书奖励、荣誉成就等集中起来，全方位展示学生的综合能力。其二，定期梳理档案内容并及时更新。高校人事档案应当定期普查，针对人员的基本情况、学习经历、社会关系等进行重新搜集整理，使档案信息符合现状，保证档案数据的时效性。其三，注意档案信息的真实性，做好识别管理工作，并加强信息安全建设，维护信息系统的数据安全。

其次，创新技术应用，实现信息化管理。高校可以充分挖掘不同信息技术的价值，将其应用于不同类型的人事档案管理工作中，提升整体管理水平。比如，借助物联网技术，将纸质档案的存放信息详细记录在信息管理系统中，并生成信息识别码，将其贴在档案外部。当查看档案管理信息时，只需扫码识别即可，切实提升管理效率。利用大数据技术，搭建档案信息化管理平台，根据年份、学期、领域、属性等标准，分类整理人事档案，使庞大的档案内容变得清晰直观。同时，对目标数据进行技术分析，制成管理需求曲线、人员变动图表等，从中发现存在的问题与原因，并采取相应的改进措施。此外，还可依托ＥＨＲ系统开展人才信息数据库建设，全方位评估教职工人员，综合分析其优势与劣势，系统整理不同领域的人力资源系统，做好人才储备工作，为人事调动与人才培养工作提供选才依据。

最后，创新管理模式，开展个性化管理。信息化时代，高校人事档案管理工作不仅需要创新管理工具与手段，也应及时变革管理模式，开展个性化、精细化管理，以新的方式管理人事档案。一方面，采用责任制模式，明确各类工作文件的责任人，并划分工作内容与职责权限，一旦发生档案丢失、毁损等情况，则需追求相关责任，根据危害后果做出相应惩罚，增强档案工作者的责任意识。另一方面，引入绩效管理模式，全方位考核档案管理人员的信息技术能力、工作态度、问题发生率、创新能力等，对绩效考核优秀的人员给予奖励，对多次考核不佳的人员则需予以批评指正或者惩罚。此外，高校档案管理工作也应考虑学生就业需求，根据专业差异和行业需求，完善其档案内容，注重档案的个性化展示，为学生就业提供助力。