供企业采购管理探讨分析

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企业通过供应链管理能够有效缩短周转现金所需的周期，规避可能出现的风险，促进盈利增长，并获得可预测收入。采购是供应链管理体系下最关键的环节，企业应结合供应链管理环境，调整采购管理模式，以此来合理运用采购资金，提高采购管理水平。现基于供应链管理环境，探讨采购管理方面的问题。

一、供应链管理的概述

1.供应链管理的基本内涵

供应链属于功能网链结构，以配套零件加工为起点，到中间产品加工，再到最终成品加工，通过销售网络，将产品提供给消费者，供应链将产品制造商、原材料供应商、分销商以及消费者串联起来。供应链管理具有显著的集成化特点，将处于供应链各个节点的主体进行集成，实现对商品供应全过程以及全要素的有效管理。企业借助供应链管理思想与策略，能够将成本控制到最低，同时为客户提供最为优质的服务，高效率地操作信息流、资金流、实物流与工作流，企业在调整下游、上游供应链关系的过程中，可以有效优化作业流程，以优秀的产品品质、合理的数量、正确的时间/地点以及合适的成本来完成产品的生产以及销售。

2.供应链管理环境的主要特点

其一，规模性。供应链能够促进企业扩大生产规模，以更为稳妥的方式开展规模较大的生产活动，处于供应链上的企业与合作方共同的目标是增加收入，扩张市场。企业依靠供应链构建闭环管理体系，能够有效突出成本方面的优势，当订单总量相同时，少量大订单对于企业的吸引力与挑战性都更强。其二，稳定性。供应链管理环境中，各个主体都有扩大利益的需求，因此各主体所能获得的利益更具有稳定性。其三，长期性。企业树立供应链管理思想后，其进行营销活动或者开发合作类项目时建立的供应链关系，可以使企业拥有长期性的合作对象，避免因频繁地改变合作关系与调整合作对象，而提高成本，丧失市场优势，所以企业应当切实保障合作关系的稳定性。

二、采购管理的概念与作用

1.概念

采购管理包括对于企业采购活动的控制、协调、组织与计划。当前的采购管理不仅关注企业的内部情况，同时还要重视企业与合作供应商间的采购关系，并追求通过管理行为实现对采购过程的有效优化。采购管理的具体对象包括库存、供应商、采购流程、采购合同与采购计划等。

2.主要作用

采购管理能够切实保障企业在预设时间范围内及时获取所需的生产资源；采购管理在现代企业的供应链管理体系中作为主导力量而存在，能够支持企业进行正常的生产经营活动；采购管理直接决定企业产品与服务的质量，采购质量越高，后期生产的产品质量也就更高；采购在企业利润系统中处于中心位置，企业若有提高利润的需求，必须解决采购环节的问题。

三、企业采购管理中的问题

1.采购流程不合理

企业的采购部门需要依照业务部门提供的业务发展计划确定采购内容，制定计划前，需要先选择供应商，而后形成采购订单，后续需要针对物资进行质量验收、入库保存与支付采购费用，除了采购部门与生产部门之外，还需要经过财务部门、物资管理部门以及质量检验部门等，在此过程中经常会出现信息流通不畅的情况，导致最终制定的采购计划存在准确性不足的问题，同时采购信息与库存信息的可参考性也被削弱，企业最终需要面对库存压力。另外有客户可能会出现临时调整产品需求，企业本身也会有采购量过高的问题，导致资金过多地被占用。除了前期采购计划制定方面的问题，采购后续的监管工作也没有及时进行，采购品产生质量问题后，各个部门可能会互相推诿责任。

2.供应商管理水平较低

企业面对供应链管理环境，必须要对供应商进行管理，供应商管理细化程度不高是很多企业面临的问题。企业若只关注原材料价格，没有对供应链中的合作关系进行维护，对采购成本进行深度压缩，只能获取短期利益，不利于发展长期稳定的合作关系。企业在开发供应商时，尤其是在分析产品市场的环节中，选择的评价指标往往围绕着原材料质量与价格，忽视了供应商的产品创新研发、技术水平与服务水平的评估与分析。开展供应商考察工作时，设置的考核周期往往过长，对其的监督不到位，也未提供激励措施，导致供应商不能主动地提升产品质量。

3.采购人员业务能力有限

部分企业并未按照供应链管理要求，加大对采购环节工作的重视程度，导致采购组织机构运转效率低，工作方法陈旧，采购人员的业务能力长期得不到提升。采购人员需要在信息流通以及协调沟通等工作中耗费大量的时间，同时其工作也以供应商为核心，无法进行市场调查，缺乏对市场的了解。采购岗位频繁出现人员流动问题，不少采购人员欠缺专业知识基础与采购管理经验，对于供应链管理与采购业务的熟悉程度也比较低，导致采购环节出现价格高、质量低等问题，同时企业在采购环节也居于较为被动的位置，给其他方面的供应链管理带来不利影响，比如生产质量低下、产品优势不突出等。

4.采购信息化建设未有效落实供应链管理环境给现代企业的采购工作提出了新要求，企业必须要加快采购环节的信息化建设速度。当前，不少采购管理人员仍旧通过人工手动的方式来发布与查询采购信息，物流配送、签约结算以及招投标等环节的信息化建设也处于初期发展阶段，还有完善空间，这就导致采购信息流通受到阻碍，增加了时间成本与人力成本，供应链管理在成本方面的优势难以有效发挥。长期运用人工作业方式，还会使采购环节形成重复劳动的问题，同时供应链信息不能及时更新，信息的时效性与同步性不足，利用价值也随之降低，企业无法及时根据市场以及供应商的变动，调整决策，对于市场的适应能力也会降低。

四、供应链管理环境下的采购原则与采购目标

1.采购原则

其一为供应商质量优先原则。现代企业在产品市场竞争中，逐步树立质量优先的意识，在供应链管理环境中，同样将产品质量置于首位，对于供应商也有更高的质量要求，若供应商的质量无法保障，产品的质量自然会受到影响，尤其是对于产品的技术性、安全性有较高要求的企业，其更无法承担产品质量带来的严重损失。因此在供应商选拔阶段，必须要以采购对象的性能要求以及质量标准为基准，重点考察规格参数与质量水平，而后考虑技术要求，再次为价格，最后对比运输方式。企业需要合作的供应商需要承担产品质量方面的责任。其二为供需共赢原则。企业运行供应链时，必须实现对外部资源、内部资源的最大限度利用，因此需要和供应商建立共赢互惠的战略伙伴关系。供需双方在价格上均占据优势，二者在供应链上可以实现双向选择。供应商与合作的企业需要共享市场变动信息，保持高效沟通，并在合作中互相信任，以此能够实现对管理成本与交易成本的有效控制，同时二者对于市场的适应能力与应变能力都能够得到有效增强。

2.采购目标

企业在采购中应明确以下三方面采购管理目标：控制采购成本，进而控制企业整体经营成本，采购环节节省的资金能够以直接化的方式转变为净利润；控制采购周期，企业将采购周期缩短后，采购次数将增加，企业内部资金与库存均将形成更快的周转效率，生产周期也随之加快；优化供应商管理体系，采购管理期间，企业需要落实开发与筛选供应商，评价供应商等管理工作，以此可增强自身与外部环境以及合作伙伴的联系，进而加大市场竞争优势。

五、供应链管理环境下企业采购管理建议

1.制定科学的采购流程

企业首先要在供应链管理理念的引导下，对采购流程进行调整，通过建立即时采购模式，来预防超量采购以及采购质量等问题，以用户需求为核心来完善采购管理体系，对原本的库存采购模式进行转变，转而采用订单采购模式，借助客户订单来推动生产以及采购工作，丰富采购品种，缩小批量规模，增加采购批次，从而将供货周期缩短，更精准快速地对客户需求加以响应，提高周转库存的效率，缩减企业管理工作中消耗的资金量。采购部门每月需按照生产部门的生产计划与订单需求确定采购目标与采购内容，同时衡量相关产品性价比、库存量以及产品销售需求，精准确定采购数量，经过生产部的审核后才可开展采购工作。采购部门了解具体物资需求之后，组织市场调查与研究活动，并选择与联系合适的供应商。经过招标、投标、比价、竞价以及商谈等一系列工作后，即可确定采购方式。企业必须针对整个采购过程进行监督，采购人员则需始终与供货商保持畅通的联系，从而及时确定供货方案的实际执行情况，避免延误预设交货时间，一旦发生异常的供货情况，运营总监与采购经理需及时介入，并实施应急措施。在采购品验证环节中，采购人员需要结合采购合同，统计与核对采购品的准时率与符合率，质量管理部门负责检验所有产品质量。产品通过质量检验之后，仓库保管员需再次进行验证，无问题后即可入库保存，同时办理入库单等手续，并为其设置明细账。企业可将零星采购、集中采购以及统一管理模式加以结合运用，针对品类相同、供应商相同的产品可选择集中化采购模式，以此来在采购阶段处于主动地位，控制成本，提高规模效益与采购效率，也借此与供应商构建稳固的合作关系；对于品类存在差异以及供应商不同的产品，可通过零星采购的方式来保障采购管理的灵活性，两种采购活动形成的结算单据都需要财务管理部门负责审核，以此实现统一管理目标。

2.优化供应商管理体系

供应商管理是企业采购管理中的重点内容，企业应全面落实供应商的选择、评价以及考核等工作，进而确保在供应链环境中，与供应商保持共赢互惠的良好合作关系。企业在评价供应商时，必须全面关注其产品价格、服务质量、财务状况以及经营管理情况，同时可前往供应商处进行实地考察，了解其真实的生产能力与规模，确认检测装置与生产设备是否齐全，是否具有足够的应急处理能力与竞争优势，在当前的供应链体系下，研发与创新能力极为关键，也是企业需要重点考察的内容。企业筛选供应商时，应当区分不同类型的供应商，面对物料供应商时，可选择直观判断法，在获取物料厂家信息的基础上，进行现场考察即可。若待选的供应商数量比较多，可运用专家打分法，对比供应商的加工能力、财务情况与资质等基本信息，形成初选名单，再根据售后服务情况、信用度、价格、质量水平等展开深入分析与考核，凭借这种程序化的方式与量化指标，科学选择合作对象。在考核供应商环节中，企业可组建专门负责考核的工作小组，从物资管理部门、生产部门、技术研发部门、质量管理部门与采购部门中抽调人员，共同完成对供应商的公正考核，可针对质量状况、供货状况、价格水平、服务质量以及管理情况实施全方位评价与考核。企业需将考核结果反馈给各个供货商，督促供货商针对供货问题开展整改工作，若整改不到位，则将供应资格取消，激发供货商的竞争意识。企业在实施考核的基础上，还要对供货商进行必要的精神激励以及物质激励，比如定期召开表彰大会，为获得优秀考核结果的供货商提供证书，并将其调整为优先合作对象，与其签订长期供货合作合同，并将采购份额适当调高，合作期间可提供优先付款等待遇；面对取得基本合格或者良好考核结果的供货商，调低采购份额，同时将质量方面的保证金比例调高。

3.加大采购人员培养力度

企业的采购人员作为采购以及采购管理的执行者，其自身的业务能力、职业素养对于采购水平有着决定性的影响，尤其是在企业参与供应链管理活动之后，因此企业要加大对采购组织建设工作的重视程度，打造良好的分工协作工作模式，并合理分配职责，引入责任机制，以此增强采购工作的可控性，为采购管理工作做好必要的准备，争取在每个采购管理环节都采用多部门参与机制。企业在培养采购人才时，需为新入职的采购人员提供入职培训，使其了解企业的主要业务内容与生产流程，帮助采购人员与其他部门人员形成畅通的沟通机制；定期组织知识性培训活动，包括采购专业方面采购理论与方法、供应链管理理念、采购款项管理、ERP系统操作方法等多项内容，进而能够适应全新的供应链管理环境，主动地落实各项采购管理工作。在业务能力培训的基础上，企业还需关注采购人员的思想状态，通过不定期的思想教育来强化其对于采购工作的责任意识与积极性。

4.加快采购信息化系统建设节奏

企业要保障采购管理体系的先进化，可以利用互联网技术、大数据技术与数字化技术来支持采购管理工作，构建统一化的数据库与集成化的管理平台简化采购管理流程，提高采购管理的自动化程度，便捷高效获取供应链信息资源，快速响应客户的新需求。企业可落实ERP系统建设与应用工作，加强企业内部各部门以及整个供应链之间的联系，同时也以动态化的方式来衔接采购与生产环节，系统可实现预算、利润计划、采购计划、生产计划与销售计划的高度集成，促进企业提高精益管理水平。该系统在优化过程中已经形成了完善成熟的使用功能，企业可对其发票管理、订单管理、多渠道采购、流程设计、多级审计以及数据联系等功能进行有效应用，更好地完成采购流程。企业需要结合现有的采购管理需求，通过信息化平台为供应商建立信息档案，从而提高供应商相关信息资源的利用率。采购管理者依靠ERP系统，能够高效准确地盘点库存，若库存量超出预设限定值，系统将向管理人员发出预警提示信号，采购人员即可对订货量进行调整。采购管理人员面对信息化系统，还要强化数据挖掘利用意识与信息安全保障意识，在享受信息化系统给采购管理带来的便捷性的同时，不能忽视信息安全隐患，做好系统维护与风险防护工作。六、结论现代企业在寻求发展路径时，既要优化内部管理模式，同时也要重视对于外部环境的适应能力，通过协作的方式，优先获得发展资源，实现增效降本目标。供应链环境既给企业带来发展机遇，同时也使企业不得不面对新的挑战，尤其是采购工作。企业应当综合内外部环境，全面重塑采购管理流程，做好前期计划与后期监管；完善供应商管理体系，实现对供应商的选择、考核与激励，与其发展战略合作关系；建设专业化、综合化的采购管理队伍，为采购工作提供人员保障；加大采购信息化建设力度，实现科技赋能目标。

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作者：宋连凤；纪新颖 单位：天津电气科学研究院有限公司