档案管理工作中的计算机网络技术研究

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档案在人类实践历史进程中发挥着重要的存储与记录的作用。随着计算机网络技术的广泛应用，档案数字化和电子化成为档案管理工作的必然趋势和要求。从2018年1月我国开始实施国家档案局发布的《纸质档案数字化规范》开始，我国档案的数字化进程就明显加快，但在推进过程中仍存在认知程度低、利用率低等一系列问题。因此，若要进一步利用计算机网络技术提高档案管理的效率，真正实现信息资源的有效管理和共享，还需要我们进一步的研究与探讨。

档案管理工作中计算机网络技术应用现状计算机网络技术发展进程和创新过程较快，可以对数据进行高效地录入、整合和检索。因此，档案管理工作对计算机网络技术的引入十分必要。目前档案管理工作中的所有信息技术都是以计算机网络技术为依托，把传统的联机技术和脱机技术加以更新改变，来展开数据的搜索和信息的共享工作。计算机网络技术在档案管理中的应用主要体现在数字档案的建立与使用。经过近20年的努力，我国档案数字化已取得一定的成果。根据2018年《全国档案事业基本情况年报》统计，我国80%以上的地区已实现馆藏档案数字化管理，全国各级各类档案馆馆藏档案数字化规模已达1556.4万GB，一些可统计的省市档案数字化成果如表1所示。

档案管理工作中计算机技术应用的必要性

1.档案现代化发展的需求

档案在历史进程中始终扮演着存储和记录的功能。随着经济社会的飞速发展，海量的信息需要在档案中进行存储、归纳、分类。因此，单靠传统的人力劳动来进行档案管理工作已经无法满足时代的需求。在庞大的档案信息数据的压迫下，十分有必要借助计算机技术来推动档案管理工作的现代化发展，以提高档案管理工作的效率，使档案管理工作与时代发展潮流相契合。

2.优化档案管理效能

数字档案具有存储空间大、易于保管、传输快捷、易于利用等特点。数字化技术的应用为档案管理工作搭建起了一个个数字化平台，通过计算机网络便可以实现对档案的传送、收发、分类、提取等功能。一方面大大节省了人工成本，使人力和物力有效地结合起来，提高管理效率；另一方面增强了档案管理的时效性和安全性，档案的传输可以通过网络得以进行，免去了路途车辆和人工运输的时间，也避免档案丢失或破损的风险。

计算机网络技术在档案管理工作中的具体应用

1.数字化技术的应用

使用计算机技术来优化档案管理工作主要体现在数字档案的建立，这一过程由于涉及到较多的信息处理与加工，因此需要多种类型的数字化技术给予支持。

2.数字档案在各行各业中的应用

计算机网络技术已在各行各业的档案管理工作中普遍应用起来。随着我国档案管理工作的推进，各政府部门及企事业单位都已经建立起数字化档案，像高校、医院都是档案信息量巨大的单位。高校通过构建数字档案库，可以将不断变动的大批量的学生信息安全有效地存储起来，既方便学校的统一管理，也方便学生后续升学、就业对档案的查询和调用。

计算机网络技术在档案管理工作中面临的问题

1.数字化标准问题

一方面是数字化标准滞后问题。随着国家对数字档案的推动，按理来说应及时发布数字化标准条例，以更好地规范数字化档案管理工作。然而自从2012年开始计划修订我国数字化档案工作的旧规范后，直至2017年才正式发布，中间的修订周期过长，而这期间又是数字档案全面铺开、快速发展的阶段，数字化标准这一滞后性使得很多新技术和新问题不能得到及时解决。另一方面是数字化标准缺失问题。根据畅飞扬大数据检测研究中心发布的《2021年档案数字化后的质量检测行业报告》显示，其2021年服务检测的8000万张影像中，图像明暗度合格率仅为77%，图像曝光合格率也仅为80%，所检测的数据重复率竟高达15%，主要原因就是在数字化作业过程中缺乏标准的制定及质量的把控，过于追求档案数字化的速度，相关部门对于数字化档案移交入馆的具体标准、格式没有给出特定的行业标准。

2.管理技术力量问题

目前人们对档案数字化的认知存在一定偏差，认为只要有网络系统的技术升级和优化及设备的投入即可完成。事实上，数字化档案管理工作的重点是通过管理人员利用这项技术，来对传统的档案管理流程和制度形成优化，更需要的是具有较高素质的从业人员，能够根据档案管理工作的不断升级做出一系列相应的调整，符合现代化档案管理模式。

3.数字化档案建立的安全问题

由于当前社会发展迅速，需要存储在档的信息越来越多，因此档案管理工作量也有所增加。即使引入计算机技术，也同样面临着各企事业人手不足的问题，因此交给外包公司是很多企事业单位开展档案管理数字化工作的理想选择。而当前外包市场混杂、人员流动性大、从业素质不一、缺乏一定的安全保障，不利于档案的信息安全管理。

对计算机网络技术应用在档案管理工作中的建议

1.完善数字化工作标准体系

一方面，档案管理部门要及时修正和更新标准规范，因为计算机网络技术更新速度快，数字化档案管理工作也会随之产生各种新的纰漏与偏差，需要及时的标准规范来保障数字化档案的工作进程。由于数字化档案管理工作涉及到多个行业部门，因此标准体系的制定与评估也可以鼓励多方参与进来，提出意见，进行整合，以缩短修正周期。另一方面，一定要制定纸质档案数字化的行业标准。虽然《纸质档案数字化规范》中对数字化档案的管理工作方面进行了优化，但仍偏向程序化和流程化，对于数字化过程文字内容、图片效果与质量的标准制定仍有欠缺，需要进一步细化合格指标与合格率。

2.加强从业人员技能与素质的培训

首先，企事业单位要提高在职相关从业人员的数字化档案管理意识，定期开展培训，深化其对数字化和档案管理工作的系统理解能力，提高数字化信息技术和实际运用能力。其次，开展校企合作，通过高校为企事业单位培养具有数字化技能与素质的档案管理人才。最后，政府和企事业单位需完善对从业人员的工作绩效考核机制，引导其将数字档案管理工作内化于心、外化于行。

3.加强对数字化外包工作的管理

建立完善的市场规范制度。大量的外包数字化服务机构的介入，给档案管理工作的进行也带来了巨大的风险。需要有关政府部门制定数字化服务外包制度与安全规范，使档案的数字化外包更加安全可靠并逐渐转向科学化、规范化，同时还要做到相关部门勇于履责、勇于担责，对于违反市场规范制度的外包机构进行严惩，规范外包市场的行业风气。

结语

综上所述，在当前计算机网络技术和数字化技术为主的时代，档案管理工作离不开计算机网络技术的支撑。档案中的信息和资源对社会的有效运作至关重要，通过计算机网络技术搭建起来的数字档案平台，使得档案管理工作更加科学化和规范化。在未来的发展进程中，还需要不断完善相关政策与法规，以更好地符合档案管理现代化发展的要求。

作者:赵雪;宋维维 单位:本溪市中心医院 本溪市公共法律服务中心