人事档案管理在人力资源中的重要性

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的1篇人事档案管理在人力资源中的重要性，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

人事档案工作在现代化的企业内部人力资源工作中有着很重要的作用，随着企业经营发展及市场经济环境发展变化，企业经营工作更加复杂。要想使企业能够适应外部激烈动荡的环境，就要搜集信息、分析信息，而企业内的人事档案工作，可以给人事工作人员提供人才选拔、培训的重要依据。

一、人事档案管理工作的意义

人力资源管理工作的目的就是优化配置人力资源，将人才放置到合适的岗位上，在这个过程中，企业要尊重人才、关注人才，了解及熟悉人才，除了现有人才的工作表现之外，还要加强人才考核评价，及时了解员工过去的工作经历状况，这些都与人事工作档案资料信息密切关联。企业要科学有效地整理档案资料，在工作中结合不同人员的专业能力来合理匹配工作，使员工都能够从事自己最擅长的工作，将优秀人才配备在合适的岗位上，这样才能使人才合理流动。因而，对当前的人事档案进行分析，有助于了解单位人才总体发展状况，制定出合理的人才工作计划、招聘工作标准，人事档案工作的管理效果，促进单位人事工作的改革发展。

二、人事档案管理与人力资源管理

1.人力资源管理的概念。人力资源管理是通过引入现代化企业人力资源管理方法，在单位的发展战略的指导下，制定人力资源发展规划，借助于企业的发展战略，来构建企业资源组织，并加强对公司内部不同岗位的分析，以了解到不同岗位对人才的需求，合人事档案管理在企业人力资源管理中的作用及策略分析□韩冰|HR业态|理配置企业内人力资源，进行人才培训及开发。员工考核和奖惩，及职工的行为约束等，都是企业实现未来发展的目标。人力资源工作包含了人才规划、人才招聘、人才培训和人才资源开发、薪酬绩效、劳动关系发展等多项工作。

2.人事档案管理的概念。人事档案资料信息是指在单位的人事工作活动中形成的资料和职工家庭工作状况等信息，档案资料会记录员工的个人工作业绩、工作经历、员工的学历、过去的工作经历等信息。企业需要将职工个人人事档案资料存储在数据库中，对员工的档案资料进行合规化保存、提取或者筛选，科学调取数据并使用，来发挥档案数据的最大化价值，信息开发包含了检索、提供编制、登记、统计的工作。

3.人事档案管理与人力资源管理的关系。人事档案工作运营的管理是目前企业现代化人力资源工作中的重要组成部分，为了能够促使企业的人事工作稳健地推进，档案工作人员要为领导查阅职工的基础信息提供依据，通过查找档案就能够了解到员工过去的工作状况、职工考核的关键资料、职工的实际工作状况等背景资料。同时，档案也是企业内人才管理的信息基础，企业内部的人力资源工作活动，如员工内部招聘、晋升、调度和员工薪酬的变化，也是人事档案工作中的重要内容。

三、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

1.为企业内部招聘员工提供依据。人事档案工作的管理能够为企业内部职工招聘提供支持，企业招聘工作有从内部招揽人才和从外部市场招揽人才，为单位的关键岗位或者部分普通岗位招聘适合的人员。在招聘期间，招聘工作者会招自己的校友或者自己认识的朋友，不太符合企业的管理规定要求，这种招聘方式就会造成人才招聘质量下降。通过对现有档案资料的统计分析来派招聘工作人员，能保证招聘员工的质量达标。在内部招聘上，通过查阅员工工作业绩，能为员工的选拔录用提供基本的依据支持。

2.为企业人力资源规划提供帮助。企业人资规划可以为企业的发展提供人才保障支持，人事档案中企业内部的人才结构、人员数量、人才岗位工作能力水平等相应的资料信息，都是经营管理者提拔人才的关键考量资料。整理人事档案资料，可为企业提供所需要的人力资源信息，待一些员工退休之后，档案工作人员就可以将这种档案信息反馈给人事专员，使人力资源部的工作人员可以制定未来的企业人力资源发展规划。

3.帮助企业有针对性地设定员工培训项目。企业在组织开展员工的培训工作前期，还需要求人事工作人员根据员工的基本资料信息，如职工的学历、工作年限、获得的奖励、业绩等状况来设置培训项目，通过培训的方式可以弥补员工能力方面的短板，从事人事工作的人员通过对现有档案资料信息进行数据方面的分析来设计培训的内容，要考虑到员工的兴趣爱好，以便提高他们参与培训活动的热情，促使职工更好地开展日常运营工作。

4.促进企业跨地域文化管理。培训有助于拓宽员工的眼界，让员工了解到我国不同地区的人文风俗和文化传统。企业内的员工有不同的工作方式，职工的档案中会记录其过去的工作经历、学历、掌握的技能，此时的工作管理人员就要了解到这些职工的文化特征，对他们在工作中可能会产生的一些冲突进行合理的预测，设定运营管理机制、处理方法，并且安排不同文化背景的员工来合作，通过各方的互相了解，提高员工沟通水平。

5.有利于更好地对员工进行职业生涯规划。职工的人事档案内有职工工作调动、教育状况、薪酬工作、表现业绩、职务等信息，单位内管理人员可以结合职工基本信息，为员工设定未来职业规划，如一名从事销售的工作人员在企业内做了三年基层销售，而且每年业绩排名第一，工作表现突出，与其他员工关系比较好，那么就可以将其作为销售部主管的候选人。

6.便于采取有效的激励手段。不同年龄段的员工，有着不同的物质和精神方面需求，因此，企业应针对员工设计不同的激励措施，结合职工的档案资料进行深度分析，了解到每个员工的实际要求，并采取合理有针对性的激励手段。如在媒体工作中，普遍存在年长的职工要求由一线采编岗位转为后期制作岗位的现象，单位就需要针对这些人才实际的工作状况，来平衡他们的业务能力、工作时间及家庭生活情况，为这些人才提供合适的岗位，让他们顺利转岗，这样的激励方法，也能够很好地提高员工的工作积极性。

四、人事档案管理的工作策略

1.形成新型的人事档案工作理念。职工的人事档案是人才信息管理的基础，服务于社会组织，具有一定的应用价值。在人事档案工作管理规章制度中，人事档案不能被随便借阅查看。随着当前社会的发展，社会人员对人事档案的需求在不断提升，对人事档案管理者来讲，科学地管理好人事档案资料，设计公开机密档案工作管理机制，向本人或者其他组织适当公开人事档案信息，可以很好地提高档案资料的流动性，提升其价值。

2.增强人事档案管理的时效性、完善性和真实性。人事档案资料需要有较强的完备性，否则就无法从人事档案资料中提取员工的个人工作表现的信息。有些企业的人事档案记录得太简单，只是有一些员工的基础姓名、地址、学历信息，对员工个人的业绩和工作表现都没有详细的记录，档案的价值被弱化，未能给单位的人事改革工作提供支撑，也未能作为人才选拔的具体依据。人事档案部门要进一步加强对档案工作组织的建设，完善档案资料收集登记整理，将散落在企业的资料信息合理汇集，有效传承，提高资料的完整程度；要加强档案资料的审查力度，对档案资料内容的真实度进行清查，去除那些虚假过时的资料，以便真实反映员工个人实际状况，更精准地反映出员工个人的工作能力。

3.提升档案工作人员的素质。人事档案管理是一类比较专业的工作，工作人员应具备更专业的能力和素质，需要具备务实的工作作风，拥有良好的知识储备。同时，企业还需要加强对内部单位工作人员的思想教育培训，促进其专业能力提升。在当前信息社会背景下，计算机网络技术在人事档案工作中的应用也相当广泛。新型档案工作方式涌现，需要工作人员熟练掌握信息技术，了解互联网条件之下如何开展档案资料的搜集、信息的整理、信息的保密。这就给现有档案工作人员提出了更高的要求，需要档案工作人员提高自身的服务意识，转变过去传统等靠要的思想意识。档案工作人员要及时有效获取人员档案信息，企业要加大对档案工作从业人员的专业化培训，提高档案工作人员的综合能力素质，鼓励有经验、能力强的专业化人才到档案工作团队中，重点是要招聘信息技术、系统设计的专业化人才，逐步推动档案工作走向现代化。

4.利用现代化先进手段，对人事档案进行管理。在信息化时代之下，档案资料管理模式会趋于信息化的管理，通过使用数据库、计算机设备、云平台，能够便捷地存储档案信息，将资料大量存储在计算机信息平台上，建立起档案数据库。企业应为档案工作人员配置扫描仪设备，使用扫描仪能够便于工作人员快速提取档案的信息并将其转变为电子版，这样就提高了人事档案资料信息管理的效率，还能够降低档案工作人员的工作强度。互联网技术是一把双刃剑，它能给档案整理工作带来更多的便利，但它也面临着更多的不确定性。有些档案工作人员缺乏安全意识，不懂得如何去加密和保存资料，就会造成重要的档案资料丢失，给单位带来安全风险；也有些工作人员信息化能力偏弱，操作系统不当，也会使得一些电子资料无法被查阅。因而，企业要建立档案资料使用机制，加强档案资料保密存放，没有权限的人员不能够接触档案资料。

5.创新档案工作服务方式，建立档案信息平台。目前，许多企业都建起了人力资源管理信息平台，人事档案逐步实现信息化管控，企业内人事档案信息系统不会被接入到公共网络中，只是在人事部门来共享信息，其他员工无法进入到系统内，也无法获取信息，这就会造成企业内的人事档案系统数据不便流动，而且会形成信息孤岛。提供人事档案信息的利用方式基本都是其他员工需要，人事工作人员去查找，这种单一化的服务方式，服务效率偏低。企业要加快人事档案信息网络的开发建设，建立档案数据库、信息管理平台，定制档案信息资料的目录，建立索引目录，以方便数据的查找。同时，企业通过建立一套信息交换平台，使每个部门都能够定期将档案信息上传，由系统管理人员加以整合，优化利用网络平台，使用户足不出户，就可以方便查找。

五、结语

人事档案工作在现代化企业人事工作中的作用日益凸显，突出表现在档案资料的价值方面。档案工作人员通过对现有的人事档案资料进行合理化的规整，能够给企业的人力资源工作提供工作档案资料服务支持，为人力资源发展规划带来数据和决策方面的支持保障，保证员工招聘质量得以提升，为企业的员工培训提供资料来源支持，促使企业跨地域网络管理，有助于制定职工未来的人生发展规划。企业需要结合现有的信息化技术、数据库技术工具，使档案数据查询更加高效，档案数据信息利用更加科学化，进而使人事档案管理效率更高，使其在人力资源工作中发挥的价值更大。

作者:韩冰单位:厦门广播电视集团