电子文档论文模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇电子文档论文，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不可缺少的重要工具，电子文档已成为办公信息的重要载体。2010年11月28日，维基解密网站泄露了25万份美国驻外使馆发给美国国务院的秘密文传电报。这个事件震惊了全球，同时也反映了当前电子文档面临着严重的威胁。电子文档看得见，摸不着，在保密性、完整性、可读性等方面存在很多安全问题。

1 电子文档的定义及特点

所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为主要载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档主要有以下六个特点：存储介质多样、容易编辑修改、容易传递、容易复制、容易损坏丢失、容易还原再生。

1）存储介质多样。电子文档存储介质很多，目前主要有计算机硬盘、各种光盘、U盘、闪盘，甚至手机和娱乐用的数码产品也可以用来存储电子文档。

2）容易编辑修改。借助于各种专业软件，可以很容易的编辑修改电子文档，而且修改的痕迹很难发现。这是电子文档有别于纸质文件的优点之一，但是如果不能很好的保护，就可能受到非法的修改，会破坏文档的完整性和可读性，给文档所有者带来一定程度的损失，这时候它又变成一个缺点。

3）容易传递。纸质文件的传递必须要当面递送，而电子文档的传递则方便很多。借助于网络，通过电子邮件、即时通讯工具、FTP服务等方式可以快捷方便的传给有关人员。

4）容易复制。电子文档相比纸质文档非常方便快捷。如果不采取技术手段限制拷贝，通过点击几下电脑鼠标就能轻松完成复制。这样，人们就可以非常方便地进行信息共享。

5）容易损坏丢失。一是存储介质物理损坏或者丢失。电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，磁盘不能长期保存。磁盘、光盘、U盘等存储介质如果损坏，那么相应存储的电子文档也就不能读取使用。一些U盘、闪盘体积很小，容易丢失，相应会造成电子文档丢失。二是电子文档容易被误操作删除，或者被病毒破坏。如果文件被删除不及时恢复，有可能永远无法恢复。

6）容易还原恢复。电子文档误删后，可以通过数据恢复软件还原，这本来是电子文档的又一个优点，但是对一些原本要删除的机密的文件，又存在被非法还原的隐患。有研究表明，普通的删除和格式化根本不能将数据彻底清除，硬盘被改写12次还能将原有数据还原，只要存储介质未被物理损坏，进行特殊处理就能将数据还原。

2 电子文档寿命过程

电子文档寿命过程可以分为三个阶段：制作保存、传递使用、归档销毁。

1）制作保存阶段。主要是指工作人员为了工作需要撰写、编辑生成电子文件，并保存在某些介质上的阶段。电子文档的制作一般在计算机上操作，制作完成后可以保存在计算机硬盘、U盘、光盘等各种介质上。

2）传递使用阶段。主要指按照规定将电子文档传递给相关人员查看的阶段。主要途径包括电子邮件、FTP等网络方式，也包括通过光盘、U盘等物理方式进行传递。

3）归档销毁阶段。主要是指在电子文档使用完后，需要保存的由档案部门保管，其他部门和人员所存电子稿销毁的阶段。归档以后，服务器及所有处理过本文档的计算机及存储介质都应将文件删除，相关存储介质也要进行处理。

3 电子文档面临的安全威胁分析

电子文档面临的安全威胁整体来说可分为内部泄密和外部泄密两大类型。

3.1 内部泄密

主要是指内部人员有意或者无意将重要电子文档泄露，在电子文档的整个生命过程中，内部泄密的威胁都存在，而且很难防范。

1）无意泄密是指内部人员在不知情的情况下将涉密电子文档泄露。无意泄密最常见的就是内部计算机非法外联和移动存储介质交叉使用。有的人缺乏安全知识，将处理过涉密电子文档的计算机重新安全后接入互联网，就有可能被情报人员将涉密文档还原。移动存储介质未经授权在内部计算机使用，内部移动存储介质被带出在外部使用，移动存储介质发生故障维修时，里面存储的涉密文档被还原，等都会造成内部涉密文档泄露。移动存储介质带来的隐患还包括攻击者利用移动存储介质对内网进行摆渡攻击，从而窃取更多的涉密电子文档。

2）有意泄密是指内部人员通过各种途径获得涉密电子文档，并主动传递出去。内部人员获取电子文档的途径很多，文稿撰写者可以直接拷贝到U盘、光盘等介质保存，其他人员可以通过网络下载，有阅读权限的人员甚至采用手抄、截屏等方式获得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通过攻击实现。外部泄密的威胁主要存在于电子文档前两个阶段，即制作保存和传递使用过程。具体方式可分为两种：

1）恶意代码。如果内网终端使用时不注意就有可能感染木马、蠕虫、僵尸网络、间谍软件等恶意代码，这是目前造成泄密的主要原因。比如安装未经检测的软件，使用来历不明的存储介质，防护软件安装不到位等，都有可能感染恶意代码。一旦感染，恶意的代码就会通过网络窃取重要信息，伺机往外部发送。

2）网络入侵。攻击者借助各种手段，对特定目标进行渗透，最终控制目标，进而获取所需的信息。从攻击类型看，当前主要有物理攻击、主动攻击和被动攻击三种类型。

4 电子文档保护的对策与思路

电子文档保护的目标主要是防止涉密电子文档被越权访问和泄漏给无关人员。做好电子文档保护需要管理与技术并用，同时要加强人员教育。

4.1 采取相应管理措施

首先应该结合单位实际，制定切实管用的制度，规范电子文档的制作、使用、传递、销毁等过程，规范电子文档的存储介质使用管理。其次，应设法搭建内网办公平台，将涉密电子文档集中管理，采取网络存储方式，将涉密电子文档存储在网络服务器上，为每位用户分配存储区，用户只能访问自己的存储区，存储区只能存入文件和进行文档的编辑，而不能利用复制、剪切等方式将文档带走，减少内部人员泄密可能性。

4.2 借助技术手段

综合运用终端防护技术、身份认证技术、加密技术、网络监控技术等当今先进成熟的软件技术，加强技术防护。

1）配齐防护软件，确保网络环境安全。对内部计算机进行准入认证，防范非法终端接入和网络入侵，定期升级终端病毒库，定期查杀网络病毒，防范恶意代码和“摆渡”病毒窃取电子文档。

2）使用文件加密工具，网络传输加密，终端硬盘加密等加密手段，保证电子文档被窃取后“打不开”。对电子文档进行加密处理，以加密形式保存、传输，导出电子文档要审批。

3）加强内网审计。采取网络审计手段，按照安全性、规范性、真实性等要求，对电子文档的操作进行客观、实时的监控与审计，将各种违规操作、可疑操作及时主动阻断且报警审计。对操作人员的各种操作行为设置相应的监管策略，按照时间、部门、终端、操作行为、源/目标地址等关键要素进行实时的操作审计，以备日后需要时进行审计记录查询。

4.3 加强人员教育

一要大力普及信息安全知识及网络窃密知识，使广大人员了解电子文档的特性，防范电子文档无意丢失和泄露，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。二要进行保密意识教育。使他们认清电子文档泄露的危害性，认真遵守规则制度，不主动泄密，不协同泄密。

5 结束语

在信息价值日益突出的时代，电子文档的安全面临着严峻的挑战。随着计算机存储技术不断发展和计算机病毒种类的日新月异，电子文档安全将面临新的威胁和问题，需要我们时刻关注，以便进一步提高电子文档安全防护能力。

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（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

二、加强电子档案管理的有效策略

探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：

（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。

（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。

（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。

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一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

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一、档案管理的转化与电子档案的优越

（一）档案管理的转变。

随着信息数字化的飞速发展，档案管理从旧有传统的分类如会计档案、人事档案、产品档案、科技档案等渐变为电子形式系统模式管理，且这种管理相较纸质档案管理显然更为详细、规范和科学。不同企业、行业、领域对于电子档案管理都有各自不同的管理系统与管理条例。虽然单位对电子档案的管理各有千秋，但可以肯定的是电子档案管理已被最广泛的使用。

（二）电子档案的优越性。

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。电子档案接收信息快捷方便，整理归档起来费时少又齐全，信息存储空间容量大、密度高，载体多元化，方便统一管理和实现信息共享等。

二、电子档案管理存在的问题

（一）电子档案保存的长久性问题。

计算机网络的普遍运用为我们的生活提供了很多的便利，大大提高了我们的工作效率，方便了我们的生活和工作。其中档案的管理尤为明显，在现代社会工作生活的中，电子档案的使用非常普遍，但是它的存储时间在相对程度上却是很难得以保证的，在电子档案带给我们方便、快捷、有效的查阅的同时，其中的数据、文字、影像也很容易被不正当操作更改；文档材料也容易因为病毒而被岁月篡改信息；或者磁盘、硬盘、U盘等存储设备不小心出现问题，直接导致电子档案中的数据信息丢失而无法打开等一系列安全问题[1]。再者作为新生事物，领导对其重视度不够，而基层工作人员误以为有了电子存储版本，纸质档案保存便已经失去意义，便对原始纸质做彻底销毁。然而一旦电脑遭遇“黑客”、“病毒”侵袭致使网络瘫痪，或者移动硬盘、U盘、云盘等载体在高温、潮湿一些不可预测的情况下出现故障而无法读取数据时，电子文件也将会随之消失殆尽，更可怕的是此时的纸质档案也被销毁，由此为企业造成的损失将是无法预计的。

（二）电子档案原件的真实可靠性。

随着各式制图软件被广泛熟知，想要修改图片、文件、文档上的任何一个地方都是很简单的一件事情，且电子文件被删改后不留一点痕迹，让人难辨真假；在运用计算机存储文档文件、图片的过程中，拟稿者无法留下自己的亲笔签字；企业负责人若想在已形成的文件备案磁盘上做签发也是件很难做到的事情；这样对所存储的电子档案材料的真实性和权威性将很难得到确认。而文件材料的失真势必让人们对该份文件持有的价值性加以疑问。虽然企业对文件的真实可靠一再保证绝对不会也不允许有任何人来随意篡改材料，但是在形成电子档案的过程中，使用的软件、方法、格式不同，信息的“被篡改”的概率却要比传统的纸质档案高。这些“错误”也极易使人们对该文件的信任度降低。

（三）电子档案内容的保密性。

电子档案在传输过程中，难保网络终端设备不被其他设备所干扰。随着网络科技的不断进步，想要得到存储在网络某一个设备上的电子文件，只需用专门的网络终端设备便可，并且此终端上的文件也会被传输到其他不同网络终端。长此以往，电子文件的内容难免不被泄漏出去，对企业内部信息的保密度产生很大的威胁。

（四）电子档案软件的统一性。

电子档案的存储在不同地区、不同领域所使用的软件有所不同。然而计算机软件的研发设计远远不及硬件，因此使用软件的不同性多少会对档案互相之间的利用以及全国的联网产生影响。

三、电子档案管理的相关措施

（一）加强电子档案的科目管理，制定合理健全的档案管理方案。

在将纸质档案合成电子档案的同时便对其进行分类整理。不同领域、不同科目、不同类型的文件分开做电子归档，然后将归档电子文件转存到不同光盘上，并对这些光盘进行分类编目、备份以便以后查找和使用。企业单位要在各方面加强对光盘保护措施。光盘相对于磁盘，其抗干扰能力良好且结构比较稳定。作为新型的存贮载体，光盘可在脱机下完好保存，且归档电子文件保存时间久、易携带。做完电子档案归档整理，制定相关管理规章制度必不可少，单位应根据本部门实际情况，建立健全的管理方法，从制度上约束电子档案的使用、归档、鉴定等一系列流程。

（二）对电子档案存储电脑的保护。

对专门存储电子档案的计算机应安装有效、强硬的杀毒软件，以免黑客、病毒入侵对文件造成不必要的损失。

（三）电子档案的利用。

传统文件的利用方式因电子信息技术的发展和运用而被改变，档案信息的利用的时间和空间也不再受到限制[5]。因此单位可利用这些优点将电子文件通过网络开放形式展现给外界。企业单位还可以利用计算机的全文数字化这一特点对电子档案进行多种形式的信息处理和分析，方便利用者随时进行原件阅读并对其分类、汇总、统计、复制、打印和编辑等。但也存在一个问题――电子档案对外界分享原件阅读的同时，极有可能被篡改、复制或被盗取，所以，档案的所属者需运用计算机的限读功能对文件进行更好的保护。

科技在不断进步，电子档案管理在各个行业的优越性越来越突出，其优越性随着计算机技术的发展而发展。电子档案对任何企业、单位都有着至关重要的作用。不仅档案所属企业或单位对电子档案要高度重视，社会各层级也应将电子档案跟自身联系起来，并从不同领域提取各自档案管理的好的、有效的措施并做一汇总，使电子档案管理更加完善。

参考文献：

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在经济发展的当今阶段，自然资源的优势已不再成为经济增长的关键，知识资源因能促使有限的资源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸显，企业由信息管理向知识管理进行突破。知识管理就是帮助员工对拥有的知识进行反思，调整和发展企业内部结构，提高员工进行知识交流的技巧，增加获得知识的来源，最终促进知识交流并产生最大的效益。电子文件作为企业重要的信息数据，是企业进行知识管理的重要内容。如何组织开发利用好这种特殊的资源，成为企业发展的现实需要。

2、电子数据管理不够规范

档案、资料和数据是企业知识管理的重要组成部分，体量、载体、介质的多样化为档案收集带来了新的课题。国家《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011—2015）》和《关于组织开展电子政务内网“业务信息和电子文件交换系统”试点示范工作的通知》，对我市电子文件管理的原则、内容和任务要求进行了进一步明确和部署。但是电子档案的科学化、规范化、安全化仍然较低，成为传统档案管理中的难点对象，重视纸质档案实体、忽视电子档案管理的现象较为普遍，企业信息系统中的重要信息和数据，缺少可借鉴的档案管理规范和标准，元数据不够统一，管控效率较低。

二、当前企业信息化环境下电子档案管理工作现状分析

由于电子文件对计算机设备的依赖性、内容与结构和存储载体的可分离性、电子文件自身的不稳定性以及认识不足，使目前信息化环境下的电子文件归档收集工作尚显薄弱。

1、信息壁垒加大电子档案收集难度

随着信息技术的高速发展，企业步入信息资源管理时代，各业务领域普遍开发应用了信息系统。由于各系统的开发环境不同，各专业之间、部门之间存在着信息壁垒，加之档案人员与业务人员沟通渠道有限，档案人员很难及时进行收集和归档指导，使企业电子信息很难实现有效聚合和共享，文件、数据的利用率较低。

2、管理粗放加大电子档案规范管理难度

目前，企业各级人员普遍未充分认识电子文件的意义、功用和重要性，未对电子文件进行收集、整理、鉴定和归档；有的未采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法修改和损害；有的电子文件处于自生自灭状态；有的只用计算机起草和打印文件，打印出纸质文件后，作为草稿性的电子文件很多未被保存，或因存储载体用于存储其他信息而被删除；有的对电子文件不分价值进行全部保存；有的仅保存在硬盘里，电子文件数量庞大，增加了管理和使用的时间和精力，需要对电子文件进行收集、管理和归档等相关控制。

3、电子设备的更迭对档案征集提出考验

科技的进步使计算机系统加快升级更新，老版本的电子文件无法在新的软硬件环境中直接使用，不仅增加了电子文件有效利用的难度，也给电子档案的收集管理带来了极大的考验。

三、电子档案管理收集模式构建策略

“泛在知识环境”下的电子档案管理模式，应按照全程管理、规范管理和安全保密、便于利用为建设原则，采取电子文件前端控制、全程管理等方法，加强通用业务电子文件和专业工作电子文件的管控，厘清现行文件和非现行文件之间的管理要求，形成文件生成、办理、交换、归档、保存等各个环节的规范管理，构建高标准、高质量、高效率的电子文件管理体系和工作机制。

1、建立健全管理体系，提供坚强的组织保障

企业应高度重视电子文件管理工作，明确各职能部门的管理职责和归档任务。办公室负责电子文件的归档管理，科技信息管理部门负责系统运行维护，各个业务部门负责具体实施。根据各业务信息系统电子文件的运行流向和档案管理需求，建立以文件形成部门为核心的业务系统、以档案管理部门为重点的电子文件管理系统的电子档案保管利用系统，形成电子文件管理层、维护层和业务层共同协作的工作格局。

2、加强前端控制，提升电子档案管理质量

随着现代企业的科学管理程度不断加深，传统意义上“被动接收”和“看堆守摊”文件管理和档案管理观念已经成为提升档案工作效率和效果的桎梏。为确保电子文件真实可靠、完整安全，企业应确定电子文件管控范围，划定通用业务、专业工作和其他需要管控的电子文件。通用业务文件包含协同办公系统运转的电子公文等内容，专业工作文件包含电子商务、ERP等业务信息系统上形成的表单和数据等内容。档案人员应通过调研、分析等手段，加强与业务人员的沟通，划定档案收集的文件范围、元数据和背景信息、文件分类等内容，将档案管理提前延伸到文件的形成阶段并建立档案信息系统与业务信息系统的对接，实现对关键电子文件的直接管控。

3、创新管理手段，提升电子文件归档质量

企业应创新管控手段，对电子文件归档管理中全面实施标准化管理。一是对电子文件实行全方位、全过程、全覆盖，把本单位所有应归档的电子文件全部纳入企业管控和档案管理范畴，构建“统一策划、统一管控、统一标准、统一技术、统一平台”的工作局面。二是创新管理手段，充分利用融合职责、制度、标准、流程、绩效等管理要素于一体的“五位一体”协同管理平台，一方面优化交接、归档、保管、销毁、验收、评估等档案业务流程和归档标准、档案整理标准和重要档案管理表单，在“五位一体”协同管理平台中与相关部门的工作岗位进行匹配，规范文件形成部门管理行为；另一方面，应以工程项目档案管理为重点，梳理工程建设节点的重要表单，在“五位一体”协同管理平台中的各个基建业务流程中进行匹配，使工程管理人员清晰掌握档案管理的技术标准、管理标准和工作标准，使档案管理的要求与基建业务工作实现了有机融合，不仅可以提升归档效率，还能保障归档文件的质量。

4、完善制度保障机制的建设

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（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一

提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备

提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。

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2电子文件及其特点

1）电子文件需要借助一定的设备与软件。电子文件具有数字性，它的存在需要特定的设备与软件，这个设备与软件将直接影响电子文件的质量。

2）电子文件可以实行共享。电子文档与纸质文档最大的区别在于它可以实行数字化的共享，无空间、时间与次数的限制，实现效率的最大化。

3）电子文件具有一定安全隐患。随着网络技术的盛行，电子文档保存存在一定的风险，有可能被盗用、修改，使其档案的安全性受到挑战。

4）电子文件具有一定的寿命。电子档案与传统纸质档案相比，还存在技术寿命的问题。纸质档案的寿命主要取决于使用的材料和保管条件，其反映的信息相对比较稳定，而电子文件的载体本身寿命比较长，如光盘，如果保管条件好，很长一段时间也不会损坏，但由于其离不开特定的软件平台支撑，需要随着技术的升级不断转录，否则不但可能产生信息异化，甚至因文件不可读取而使档案在几年内就寿命终结。

3电子文件对档案工作的意义

1）工作介质发生变化。传统档案工作介质是纸质，而随着计算机的广泛应用，特别是无纸质化办公的兴起，电子文件从起草、修改、审核到印发都在计算机上进行，电子文件形成后可以更新到办公系统中，供相关人员查阅。

2）整理方法发生变化。分类归档是档案工作的一个重要环节，档案可以通过人工输入的方式进行录入，也可以借助计算机的数据处理功能，如扫描等进行快速的录入与整理，极大提高了档案整理的效率。

3）鉴定和利用发生变化。传统的纸质文件材料，其原始性、真实性可通过分析领导签字、用印等进行直观判断，差错概率小；而电子文件则需要通过分析文件生成时间、版本号、操作权限等元数据进行综合判定，稍不注意容易把“半成品”存档，并且容易出现被修改、原始记录难保障的情况。在利用上，由于电子文件信息载体的特殊性，渠道被极大拓宽，时效也得到极大的提高；同时，信息的保密和保真也与纸质文件有许多不同之处。

4实行电子档案管理的措施

4．1重视电子档案管理的建设尽管电子文档在我国各个领域都已出现，但是在南江水库电子档案的管理尚属空白。因此需要领导高度重视电子档案的建设，成立专门电子档案管理领导机构，进行大力的宣传，提高整体人员的认知程度；尤其是要提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、各层面齐心协力、互相配合，才能做好电子档案的整理与归档。

4．2解决电子档案的技术问题电子档案依赖于电子文件的形成与存储，因此档案工作人员应及时做好电子文档资料的收集、录入、整理，保存好相关的原始数据，如负责人的签署手续、移交手续等，再对原始数据进行技术处理，不能轻易改变原始数据的特性，以保证电子档案的真实性。因为电子档案的技术处理，将是电子档案有效进行存储的关键环节，南江水库在这块上比较欠缺，相关部门应引进相关技术与技术人员，对档案管理者进行培训，才能很好地解决这个问题。

4．3健全电子档案的管理机制在技术上可行之后，电子档案的管理就显得尤为重要，主要有电子档案的归档、电子档案的检查审核、电子档案的保护、电子档案的利用等环节。这些环节都需要制定相应的规章制度，按照一定的流程进行管理，使整个电子档案的管理能够统一化、有序化。在电子档案各个环节制订一定的规章制度外，电子档案管理人员则需要明确责权。目前南江水库设有档案室，里面有文书、财务、科技等档案，但没专人管理。因此在电子档案建设的过程中，应该明确责权、专人负责、协调分工，这样才能有序的进行工作开展。

4．4加强电子档案管理人员的培养在信息技术飞速发展的情形下，档案工作管理者应该与时俱进，掌握电子文件管理的技术。档案人员要适应社会信息化发展的形势，及时更新知识结构，加强对诸如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术、网络运行维护技术等的学习，使先进的信息科技成为档案工作的有效手段，更好地为南江水库经济发展服务。

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1硬件与软件设施的不足

由于电子档案受到硬件设备的影响，并且可随时进行更改，所以，必须做好电子文档的备份。想要做好电子文档备份必须做好两方面工作，一是每份文件在建立时就做好备份，一式多份，保存在不同的硬件设备中；二是电脑、硬盘这些存储设备容易损坏。电子文档和传统通过纸笔记录的档案相比查阅受到硬件设备的限制，不能够直接进行浏览，必须借助电脑等办公设备，否则不能进行浏览、阅读、查找、整理。

2电子文档管理人才的不足

电子档案管理工作过程中，管理人员不仅要在档案管理上有一定的素养，对信息足够敏锐，还要对电脑操作足够熟悉。就笔者调查了解的情况而言，水利电子档案管理人员中，具备专业素质的人才还是不够多，很多管理人员只具备其中的一项能力。一些档案管理部门在进行信息化建设的过程中，已经增添了电脑等现代化的办公设备，但管理人员却无法在短时间内完成对办公设备操作的学习，使这些资源浪费了。

3存在一定的安全隐患

由于电子档案的信息资源是利用网络进行共享和传输的，而网络的受众面非常广，任何人都可能通过网络手段窃取信息甚至篡改，网络本身也存在不稳定因素。而电子文档在传输、归档时，也可能遭到病毒或黑客的攻击，导致电子文档中的重要内容保密性、稳定性受到质疑。这些是目前电子档案管理过程中存在的一些主要安全问题。

4出现虚假信息

在水利档案管理部门信息化过程中，需要将过去的纸质文档转变为电子文档，在进行电脑操作输入时，由于工作人员的疏忽，容易出现信息的错漏，档案的信息就在不经意间被篡改，而且由于电子文档在修改归档时不会留下操作痕迹，有时会出现错误修改，而又找不到原版文件的情况，电子档案的真实性方面就得不到保障。电子文档原始性上也存在一些问题，主要是传统纸笔记录的文档原始性可以从字迹、图、印章等方面去体现，某种内容往往对应一种体现形式，例如，某项申请，可以通过字迹上判断出是这份申请是申请人自己撰写的还是其他人的，而电子文档形式和内容却没有关联，档案检测部门很难在进行检测时判断其原始情况。另外，电子文档往往会在不同部门不同工作人员之间进行传阅，修改，在这期间很容易发生信息丢失或删改，而电子文档保存的形式种类也很多，在使用不同硬件设备，以不同格式进行存储时也会发生信息的缺损，所以，电子文档的完整性也难以保证。

二提高单位电子文件档案瞥理水平的对策

电子文档的归档整理保存是水利电子档案信息化的基础，每个档案管理人员应养成这样的习惯。加强单位电子文档管理工作，应做到以下几点。

1加强对电子文件档案管理知识的培训

提高档案管理者的业务素质笔者调查发现，档案管理人员中具备高技术、高素质的人才比较少，尤其是同时具备档案管理知识又懂得电脑等硬件设备操作的人才非常少，很多档案管理工作者对自动化办公设备操作不熟练，这方面的提高迫在眉睫。档案管理部门应加强工作人员这方面的培训，可以安排档案管理人员到其他先进单位学习交流，增加工作经验，提高技能水平，掌握现代化档案管理手段。

2加大对电子文件软件、硬件设施管理与完善

水利电子档案管理信息化建设对硬件设备和软件设备方面都有极高的要求，必须加强硬件、软件建设，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，从最重要的部门和环节开始，增添自动化办公设备，实现硬件设备的统一管理，包括电脑、硬盘、扫描仪、打印机、照相摄像设备等，硬件设备是水利电子档案建设的基础，加强硬件设施能促进水利部门档案信息化建设。其二，在软件方面加大投入，重点在于软件的开发和应用方面，保障同网段的电脑能够实现资源共享，使档案管理部门、人员能便捷的进行档案的浏览、查询、整理。我国水资源丰富，大型水利工程项目多（南水北调等），在项目计划、实施、结束、整改过程中都会有大量水利方面的信息资料需要保存、进入档案库中，这些信息资料非常重要，数据量也十分庞大，进行相关电子文档建设、保存，方便以后浏览查询使用。

3必须确保档案管理部门的严肃性和权威性

档案管理工作必须严肃、严谨的进行，必须有一套健全的完整1研究背景和意义社会和经济不断的发展，信息时代的变化万千，高校档案管理工作也存在着不足，跟不上时代的步伐，主要表现在高校档案管理效率低下、制度不够完善、体系不够健全等。如今高校档案管理工作也要跟上时代的步伐。高校档案管理首先需要创新和改革传统管理方式，改革和创新能够让提升高校档案管理的效率，也能够迎合时展的需求跟上时代的步伐，主要是提升高校档案管理业务的管理制度，并对电子档案管理工作进行细致划分，并要求工作人员明确自己的工作内容和职责；并透明化水利电子档案管理工作，加强社会监管力度，提高工作效率以及管理水平；对工作中加强电子档案传阅、查询过程中的监管，把责任落实到个人，确保电子档案管理严谨、严肃执行。

4加强安全方面的法律保障

在实践工作中，电子档案要保障其安全保管和应有的法律效力。第一是要将相关的法律条文制定完备，尤其是要与时俱进，紧跟电子档案发展趋势和现实状况及时补充所需法律；第二就是要严格执法，强有力地打击电子档案为主体的犯罪行为，对出现问题的部门责任人实施强力处罚。

5确保真实性与原始性电子档案的真实性和原始性是后期管理的基础

所以说电子档案的两种验证手续，其中之一就是经由身份验证，先由用户根据自己的信息进行加密，输入个人信息，并且使用电子档案的调阅口令来限定其他人对用户信息的访问权。要保证电子档案的原始性和完整性时，要严防相关人员弄虚作假和，归档时要有负责人签字和在载体背面盖章等。

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使用电子档案，能够将大部分原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或数字通信技术，实现众多用户对档案的查询和筛选，便于拷贝和传输，为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，扩大社会影响，拓宽服务范围，提高服务水平和质量。

2．电子档案可以使档案信息顺利地与最新技术接轨，有利于顺应信息传播的时代要求。

现如今，人类正在进入一个“水平化”的信息高速扩散时代，对群众高度关注的重大突发事件信息及时进行公开透明的，不仅是破解各类不实谣言和不良信息“乘虚而入”的唯一药方，也是维护政府公信力、提升政府执政能力的重要体现。当前，我国正在大力推进“信息高速公路”建设，档案管理工作必须适应这一客观形势的变化和新时代的要求，实现档案信息电子化。

二、现实管理工作中存在的主要问题

1．电子档案管理存在认识上的局限性。

以往常常把档案贴上封条往档案室里一放了事，电子档案也只是在相关设备里一存便完事大吉，忽视了档案信息公布于社会、服务于大众的功能，更认识不到电子档案服务大众的方便、快捷优势，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。更有少数极端者，认为档案是单位的私有财产，使电子档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上向公众公开了。

2．电子档案管理标准化的进展缓慢。

电子档案管理的标准化是实施计算机管理的前提和基础。现实中，许多单位和部门的电子档案管理业务基础较差，案卷质量不高，各类档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，各自为政，各行其事，妨碍了电子档案管理的标准化、规范化进程，制约了电子文件的整理、归档、利用。

3．电子档案管理存在安全患。

电子文件档案信息通过网络传送的过程中，容易被窃听、泄密、篡改和伪造，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒入侵，致使电子文件档案的原始性、真实性、完整性容易被破坏，电子文件档案信息的安全就会受到严重威胁。

三、对策探讨

1．组织教育培训，全面提高对电子档案管理的认识。

电子档案是指具有保存价值的已经归档和正在归档的电子文件及其相关资料。做好电子档案管理工作，必须对管理人员开展系统的宣传、教育和培训，使其深刻领会开展电子档案管理工作的重要意义，充分认识电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法的差异和不同，发挥好电子档案管理的社会效益和经济效益。

2．加强制度建设，建立规范的电子档案管理机制。

一是健全和完善电子档案管理业务流程和技术规范，细化工作环节和步骤，明确归档方式、归档范围、归档制度和归档时间；二是建立必要的安全保障制度，确保电子档案的安全性、完整性与真实性；三是建立一级抓一级的层级检查制度，强化对电子档案管理的监督检查；四是建立服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用相统一的高效服务制度——集成服务，让用户满意。

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关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。