信息档案管理论文模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇信息档案管理论文，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。

1.2医院可持续发展的需要

医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2医院档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化管理没有全面展开

医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。

2.2没有建立标准的档案信息化管理体系

医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。

3做好档案管理信息化工作的有效途径

3.1实施医院档案信息管理标准化建设

医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

3.2提高档案管理人员职业素质

医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。

3.3强化档案管理保密工作

档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。

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二、新时期档案管理信息化发展的策略

（一）转变思想观念，树立信息化管理意识

随着社会经济的不断发展，档案管理工作越来越受到广大受众的重视，在产生巨大变化的同时，也获得了一定的成效，在档案管理理念以及管理模式上也发生着极大的改变，档案管理工作正逐步向着信息化的方向发展。为了顺应时展的步伐，档案管理工作人员要努力改变传统的档案管理思想，加强自身对档案信息化管理意识，不断提高自己的工作质量和自身的综合素质以及专业技能。只有当档案管理工作人员的整体素质提高了，档案管理信息化的发展步伐才能更为的稳定和迅速。因为档案管理工作人员素质的提高，是资源管理信息化发展工作的重点和保障，是档案管理信息化稳定发展的前提和基础。

（二）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

不同类型的档案文件有着不同的档案管理要求。对各种不同类型载体的档案资源（比如：纸质档案、录音、视频以及照片等）进行信息化处理与转换时，需要落实各类电子文件的积累、注明、归档等工作，以保证所记录的电子文件真实、完整、有效、可靠。同时，管理人员在工作中要制定合适的电子档案管理方法，以保证电子档案的安全性和有效性，从而促进档案信息化管理水平的提高。

（三）提高现代化管理手段，实现档案资源共享

目前，档案管理方式从传统的管理向现代化信息管理不断转变。对此，档案管理工作要围绕国家、企业、工作部门的工作重点以及所关注的热点来收集信息、提供信息。随着现代化信息技术的高速发展，网络化、数据化的档案管理逐渐取代了纸质档案管理，档案信息的运用也随着社会的发展产生了极大的改变。因此，在开展现代化管理工作时，要慎重选择和推广规范化的档案管理软件，既要保证电子档案的安全，又要为更多的使用者提供信息，实现资源共享。

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1.2档案管理信息系统的针对性较差很多中小型档案管理信息系统在开发前没有做需求分析，所以系统在实际的应用过程中应用性较差，不能够满足人们存储档案，处理档案，加密档案以及利用档案的需要。同时，中小型档案管理系统没有根据本单位的实际使用情况对档案管理信息系统进行优化，造成了档案管理信息系统针对性不强的现状。

1.3档案管理信息系统不符合档案管理人员的操作习惯一个符合人们操作习惯的档案管理信息系统能够提升档案处理的效率，而一旦操作系统不符合人们的使用习惯，就会造成使用难度高、操作复杂、操作较慢、易误操作、难恢复信息等状况。很多中小型档案馆信息系统在实际的操作过程中就不符合档案管理人员的操作习惯，造成了实际操作中的这些困难。

2中小型档案管理信息系统需求分析

2.1中小型档案管理信息系统的开发目标通过我们对中小型档案馆进行调查，我们总结出中小型档案管理信息系统的构建目标应该包含以下几个方面。首先，实现档案管理的信息化。我们构建档案管理信息系统的首要目标就是要实现档案管理的信息化以代替过去纸质化、人工化的档案处理方法。其次，实现档案管理和处理的便捷化。通过档案管理信息系统的利用能够方便快速地实现档案分类，档案管理和档案信息提取。最后，实现档案利用的效率化。我们进行档案管理和档案信息处理，就是为了实现档案的高效利用，所以建立中小型档案管理信息系统开发一定要考虑档案的利用，增强档案内容的可提取性，使得档案信息的可利用程度变高。

2.2中小型档案管理信息开发系统的具体需求第一，扩大档案管理信息系统捕获文件的范围。随着现代科技的不断发展，需要捕获的档案格式以及需要到处的档案格式变得多元，这就需要我们在开放档案信息管理系统时扩大档案管理信息系统捕获文件的范围，以提高对信息的捕获和对信息的利用程度，捕获的信息类型应该包括PDF格式的档案、Word类型的档案、电子表格类型的档案、图片类型的档案以及各种新类型的档案等。同时，还应该对来自不同系统的档案进行捕获等。第二，设置档案信息自动捕获程序来获取档案信息。档案信息自动捕获程序需要对档案的内容进行自动识别，从而按照识别的内容来对捕获的程序进行归类和处理。在档案信息自动捕获的过程中，应该通过进行档案监控、对捕获的内容进行检查等方式来控制自动捕获的档案信息的准确性。同时，应该在档案信息捕获的各个环节中设置档案内容修改项，以保障自动捕获的档案内容的准确性。第三，设置人工输入信息的方式来与自动捕获信息系统进行搭配，以在档案信息自动捕获效率低或者档案格式难以被档案管理系统识别时手动输入档案信息，避免档案信息提取效率低下的问题。一些档案信息较为久远，或者存在着这样那样的问题，使得信息自动捕获效率不高，所以在开发管理信息系统时需要设置手动输入项，以弥补档案管理信息系统的不足。第四，设置档案信息批处理功能。批处理能够对同一类信息进行同样的操作，大幅提高信息处理的效率，所以，我们在开发中小型档案管理信息系统时需要设置批处理功能，促进档案处理效率的提高。批处理过程中，要能够对同一类型的档案信息进行提取，然后对提取到的信息进行批处理，最后实现对处理后的信息在原文档的存储。第五，设置档案分类管理功能。在信息系统的开发过程中要能够对不同类型的档案进行自动分类，同时，分类应该坚持多元化，能够按照不同的要求实现分类，类与单个档案之间、类与类之间要保持有机的联系。第六，设置访问控制项，对档案信息的存储、修改、检索和应用进行控制。通过分配给不同类型的用户不同的操作权限来实现对档案信息访问的控制，以保障档案信息的安全。

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2加强高校档案管理信息化建设的建议

2.1提高高校档案管理建设的标准化想要实现高校档案管理信息化建设，首先应提高档案管理的标准化，也即是指在实际工作中应严格按照相关的标准、规范执行，建立统一的工作标准和依据，从而有机组合高校档案管理的各项工作，尽可能提高高校档案管理的工作质量。目前，高校档案管理普遍存在标准不统一、各自为政的现象，而且档案信息化软件开发和信息化建设等方面较为分散，为此，应该安排专业的人员全面研究高校档案信息化建设建立一套全国统一的档案管理信息化建设软件系统，同时应制定统一的档案管理技术，而且应结合国内外档案管理标准以及档案管理发展趋势制定高校档案管理信息化建设需要遵守的准则。比如，文献索引标准、信息传输标准、通讯标准、网络数据库建立标准等。通过科学的组织、协调各高校档案信息化建设，确保各高校的工作管理软件统一，促进各高校档案信息的互联、互通，实现信息资源共享。

2.2加强档案信息数字化建设传统高校档案基本上都是以纸质档案为主，需要占用很大的空间，而且工作量非常大，需要查阅时会花用很多时间，导致每年高校档案管理费用支出不断提高。而且由于纸质材料的特点，长时间很容易出现泛黄、粘连、发脆等问题，在很大程度上会损坏档案质量。加强档案信息数字化建设可以以计算机数据库为平台，利用一些特定的软件整理、排序、存放各种档案信息，便于查询、检索。而且数字档案可以复制，计算机数据库的容量非常大，可以存放大量的档案，因此相对于传统纸质档案，数字化建设具有便于管理、安全性高等优势。

2.3加强网络安全化建设在高校档案管理信息化建设过程中，由于计算机网络的特点，安全保密问题也是需要重视的问题，高校应结合自身的实际情况制定一套科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，而且需要不断加强档案管理人员的安全防护意识以及技能。同时，应引进最新的计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加强档案管理人员队伍建设人是高校档案管理工作的最终执行者和主体，想要加快档案管理信息化建设，这就要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要求具备良好的道德修养及职业素养。因此，高校应注重档案管理人员的培训工作，制定科学的员工培训管理制度，不仅应丰富档案管理人员的信息化管理知识，也要提高管理人员的业务技能，培养一支专业的档案管理复合型人才队伍。其次，应建立合理的考核机制，定期对档案人员的实践操作技能进行考核，并且将员工的工资和考核结果直接挂钩，这样有利于激励档案管理人员重视档案信息化管理，不断提高自身的业务能力。

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当前，我国大部分地区血站档案信息化基础条件相对薄弱，相关部门的工作人员对血站档案信息化建设认识不足，缺乏重视。除此之外，造成血站信息化建设程度较低的另一个原因就是相关人员素质较低。血站档案信息化管理人才缺乏，即便加大资金投入进行信息化建设，也不能保证正常的运行。

（二）缺乏统一档案信息管理系统

血站管理是一个生僻的行业，信息化管理也是一种新型管理模式，其技术和软件方面均未成熟，因而部分档案管理部门未将档案管理信息化纳入议事日程。此外，目前我国血站档案管理缺乏统一专业的信息管理软件，由于地域性差异，各地软件运用在一致性上还存在很大问题。

（三）血站档案信息管理与其他管理

缺乏有效衔接“文档一体化”是血站档案信息网络化管理的必然趋势，其可有效连接档案管理工作与生产活动、文书处理，进而提高信息处理能力，实现档案信息的无缝连接和有效管理。目前，我国血站档案信息化程度较低，管理机制上存在很多障碍，因而档案工作很难与各生产、管理环节之间实现有效对接，因而，“文档一体化”实现较为困难。

二、加强档案信息化管理的主要措施

（一）加强软件和硬件的配套管理

加强档案信息化建设的过程中，首先应加强软件和硬件的配套，建立稳定的管理体系，加大资金投入，保障档案信息化建设软、硬件设施俱全。在档案信息化建设的同时，确保同步建设血站的网络化，将所有信息建立在同一管理平台上，在任何一台计算机上都可以查看有关资料，实现档案信息资源共享，确保档案信息化建设的各项工作科学化、规范化。

（二）加强对档案管理人员进行业务培训

对档案管理人员进行业务培训，组织档案人员一边学习一边实践，不断提高工作人员的档案信息化管理水平。档案管理人员应掌握计算机理论知识和应用技能，可熟练使用各种现代化信息工具，以便更好地开发档案信息。此外，档案管理人员应该通过各种渠道了解对档案信息的需求，从而做到有目标的对档案进行开发和管理，增强档案管理的实效性。档案管理者应熟练业务，收集档案的过程中应做到真实、全面，认真整理所收集资料，仔细分类、鉴别，筛选与工作紧密相关的资料，分类整理。整理好编号，严格区分保存期限，将其输入检索程序，使之易于查找、方便使用。除此之外，档案管理者还应保证档案信息的质量，随机检查，定期移交，确保档案信息书写规范，由本人签字。

（三）制定并完善血站档案信息化标准规范

制定血站档案信息化标准规范，加强档案信息资源建设。着力解决需要构建和遵循的档案信息化建设的标准规范，其中包括电子档案管理、电子文件归档及档案信息标识、描述、存储、查询和使用等方面，形成档案信息化标准管理体系。

（四）提高档案信息的安全性与保密性

档案管理者应坚守岗位，忠于职责，确保桉案的完整性、安全性、保密性。首先应配备防盗、防火设施，在档案室内放置温度计，作好避光、隔热处理，以防发生火灾；其次应做好防潮、防蛀工作，定期施药通风，以防档案受损、受潮发生霉变；此外，档案管理人员应细心检查利用过的档案，做好档案保密工作，不得随意借阅、翻阅，以防档案被抽拆或篡改，确保档案的完整性和真实性，体检、化验、血源管理等直接接触供血者档案的人员，不得泄露献血者档案信息，对献血者隐私保密。

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（二）信息技术的引进可以节约档案管理成本不管是企业，还是政府机关，档案管理的工作量都是不可小歔的。从档案内容上，人员档案，会议档案等不同类别的档案需要不同的管理方式，从档案工作上，档案整理，档案收集，档案汇总，档案统计等不同环节需要不同理论指导，由此可见，档案管理需要耗费大量的人力、物力、财力才能实现。信息技术的优势在于，信息系统本身可以实现对数据的分析、整理和记录以及分类等工作，同时，系统工作的精细以及准确程度要比人力完成更有保证，将信息技术引入档案管理工作中，使用计算机代替部分人力，这就可以精简单位人员，减少劳动力和其它资源的输出，进而实现对档案管理成本的节约。这也是将信息技术引入档案管理工作中的一个必要性所在。

（三）信息技术的引进可以规范档案管理体系将信息技术引进档案管理工作中另一个必要性就是规范档案管理体系。同其它管理工作一样，档案管理工作的进行也需要多人的配合，需要多项工作的衔接，在这个过程中，档案管理工作就形成了一个完整的体系，而这个体系的规范与否，直接影响一个企业对档案的保存和利用。在利用信息技术之前，每一项工作的完成都需要工作人员的亲力亲为，这就出现了人员之间的接触和合作，在此过程中，可能某一个工作人员的情绪就会直接影响到整个团队的合作以及工作效果，或者某一个工作人员的差错就可能直接导致整个档案管理的进度，此外，人员的能力高低不同，这些都成为档案管理体系规范化的障碍。但是将信息技术引入到档案管理工作中，尽量减少工作衔接过程中人员的接触，减少人的情绪对工作质量的影响，就会很容易的引导起整个档案管理工作朝着体系规范化的方向前进。

二、信息技术引入档案管理工作的途径

既然信息技术引入档案管理是有必要的，那么接下来要考虑的问题就是如何更好地将信息技术引入到档案管理工作中来，对此，笔者有以下几点建议：首先，信息技术的引入要充分考虑本单位档案管理工作的特点。不同的行业，不同的单位，档案在内容是不同的，这种档案内容的差异就要求在做具体档案管理工作时的方式有所区别。信息技术引入管理领域，最早出现在人力资源管理领域，在档案管理领域的引入，还不是非常的成熟，因此，很多单位的档案管理工作人员就盲目的学习和跟风，不加选择的借鉴和引入。这样做的后果就导致信息技术的引入不但没有优化企业的档案管理，反而给档案管理工作造成了新的困扰，显然，这与信息技术的引入的初衷是相背离的。所以说，在信息技术的引入过程中，一定要注意本单位档案管理工作的特点，切忌盲目。其次，信息技术的引入要打破传统档案管理模式的“条条管理”的状态。对于一些档案管理工作人员而言，档案是对历史的记载，因此必须认真谨慎，这是对历史和事实的尊重，我们必须承认这种思想的正确性，但是，很多人偏离了这种思想的本意，他们认为尊重档案就要求档案管理工作也要绝对的固定，不可随意更改模式，这是错误的，信息技术的引入就是要打破这种传统，要勇于利用信息技术对传统档案管理模式的创新，要随时把握时机，适时改革，让传统与新技术结合，共同为档案管理服务。所以，信息技术的引入，就是要在传统中改变，让档案管理也能体现出时代特色。

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1.1档案资料在保存过程中存在较大难

储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。因此，如何提高医院档案资料的存储质量，并充分满足医院档案管理需要，成为了制约医院档案管理发展的重要因素，只有有效解决档案资料的存储问题，才能提高档案管理工作水平。

1.2档案资料在管理和查询过程中存在一定难度

目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。由于缺乏现代化手段的应用，医院的档案管理还停留在手工状态，不但制约了医院档案资料的查询和应用，还影响了医院档案资料的查询效果。因此，档案资料的查询难度问题必须得到有效解决。

1.3档案材料的利用率低

没有得到充分利用纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了。考虑到医院工作实际，档案资料数量较多是档案管理所面临的现实因素，如果不采取现代化的分类和查询手段，医院档案资料的查询和利用难度问题将难以得到有效解决。

2.医院档案管理应用信息化手段的具体措施

鉴于医院档案管理的现实需要，以及医院档案管理中应用信息化手段的必要性，只有认真分析医院档案管理实际，把握医院档案管理原则，才能保证医院档案管理取得实效。为此，我们应从以下几个方面入手，在医院档案管理中应用信息化手段：

2.1在医院档案的保存过程中积极应用信息化手段

医院由于档案信息材料较多，采用传统保存手段不但需要建立专门的档案保存室，还要定期对档案材料进行整理，工作量非常大。并且传统档案保存对环境要求较高，一般场所难以满足实际保存需要。基于这一现实要求，在医院档案管理中应用信息化手段，将档案信息材料经过电子化变成电子文档，不但节约了档案保存成本，同时也提高了档案保存质量，满足了医院档案管理需要，提升了医院档案管理水平。

2.2在医院档案的管理和查询过程中全面应用信息化手段

应用信息化手段之前，在医院档案的管理和查询过程中，主要是根据档案文件名进行检索。由于医院各类档案资料数量较多，人工检索的周期很长，给档案管理和查询带来了较大的困难。在这一困难面前，应用信息化手段是医院档案管理的必有之路。基于信息化手段的优势，在医院档案管理和查询中，积极使用计算机技术和网络管理手段，是提高医院档案信息查询效果的重要措施，对医院档案管理而言具有重要意义。

2.3在医院档案的调用过程中有效应用信息化手段

要想满足医院档案资料的调用需要，单纯采用人工调用手段不但费时费力，整体工作效率也十分不理想。基于这一现实需求，在医院档案的调用过程中，积极应用计算机技术和网络化手段，不但实现了快速调用档案材料，同时也提高了医院档案的管理效率，对满足医院档案管理需求，提升医院档案管理效果具有重要的促进作用。

3.医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果

通过对当前医院档案管理过程进行分析后可知，应用了信息化手段之后，医院的档案管理工作在实效性上有了明显的提高，信息化手段对医院档案管理的促进年作用也十分明显。结合医院档案管理实际，医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果主要表现在以下几个方面：

3.1信息化手段提高了医院档案的保存效果

应用了信息化手段之后，医院的纸质档案大部分都转化成电子档案，不但节省了档案的存储空间，同时也提高了档案的存储质量和保密效果，有利于延迟档案的存储时间，保证医院档案能够在规定时间内实现良好存储，满足医院档案存储需要。从当前信息化手段的应用来看，信息化手段的应用提高了医院档案的保存效果。

4.2信息化手段满足了医院档案的管理和查询需求

鉴于医院档案管理和查询的实际难度，在医院档案管理中应用了信息化手段之后，计算机技术和网络手段为档案管理和查询提供了有力支持，既保证了档案能够快速查询，同时也提高了档案查询的准确性和整体效率。因此，信息化手段的应用满足了医院档案的管理和查询需求。

3.3信息化手段提升了医院档案的调用效率

在医院档案调用过程中，由于传统人工手段难以满足实际需求，信息化手段的应用成为了必然。通过对医院档案调用现状进行分析后可知，信息化手段既提高了档案调用效率，同时也保证了档案调用的准确性。由此可见，信息化手段的应用，对提升医院档案的调用效率起到了关键作用。

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1.对高校校史、校情了解和研究的需求

高校档案是历史的真实记录，收藏着高校不同历史时期发生的重大事件、重要活动、重大工程、重要组织等文献资料，以文字、图片、影像、实物等形式展现着学校的成长、发展历史，富含着一所高校的记忆元素，构成了高校在特定历史条件下的真实场景。无论是专业人士对校史的研究，还是社会各界对校史、校情的了解，都离不开对高校档案的查阅，自然离不开对高校档案信息资源的共享。

2.高校相关资料甄别鉴定、查证咨询的需求

对高校相关资料进行甄别鉴定、回复查证咨询是档案管理部门的重要工作内容。有了档案信息资源共享，社会用人单位可以通过网络平台核实毕业学生的学籍、学历、学位、在校成绩与获奖等资料的真伪，了解欲聘用人员的真实学业水平，办理证实材料。在校生、毕业生因考研、出国、找工作需学校提供学习成绩、学历学位等证明材料，也可以在档案信息资源共享的条件下，先自我查询，从而顺利办理。

3.高校科研成果转化和科研合作的需求

高校既是传播科学知识的殿堂，也是科学研究的基地，每年都会产生大量的科研成果，并以科技档案的形式记录备案。通过档案信息资源共享，社会生产企业能够及时发现所需要的科研成果，促进了高校科研成果有效转化为生产力。同时，企业为了开发新产品、提高劳动生产率，也需要通过档案信息资源共享了解高校的科研优势，与高校展开科研合作，实现企业与高校的互惠共赢。

4.高校宣传推介、扩大社会影响的需求

宣传推介、扩大社会影响是高校发展进程中不可或缺的经营举措。在信息时代，越来越多的人通过网络了解社会、认识社会。高校必须立足这一现实，通过档案信息资源共享展示本校的光辉历史、优美环境、特色文化、教学科研实力和成果，让社会全面地掌握学校的各方面信息，吸引更多的优秀学子，获得更多的社会支持。

二、目前高校档案信息共享的制约因素

高校档案信息资源共享是现代信息技术与现代管理体制的融合。目前，一些制约着高校档案信息共享的客观因素不能不引起我们的高度注意。

1.传统档案管理意识的束缚

长期以来，高校档案管理处于一个相对封闭的状态，传统的档案管理理念根深蒂固，具体表现在：①对档案资料重保管、轻利用，缺乏以用户为中心、以利用为灵魂的现代档案管理意识。②工作视野狭小，局限于档案馆（室）的小天地，对社会经济发展的巨大变化关注不够。③坐等用户上门咨询查阅档案，少有对外服务的主动性。落后的管理意识制约着高校档案服务功能的有效发挥，造成了档案信息资源的巨大浪费。

2.高校档案信息资源不完备

高校档案信息资源共享需要有完备的档案信息资源做支撑。由于历史的原因，高校档案管理体系呈现一种随意、松散的状态，管理部门职责分工不明，管理失范。比如：学生在校学习成绩或学历证明资料，有的学校是在档案馆（室）存档，有的学校是教务处存档。这就造成了档案信息资源的灵散化、条块化，用户难以在一个部门查询到所需的全部信息，影响了高校档案信息资源的社会共享。

3.档案的数字化水平不高

受客观条件的限制，高校档案信息载体比较单一，以不易保存、不易查询、不易传递的纸质文档为主，能够提供海量存储、便于网上传输和查询的数字光盘、微缩胶片、录音磁带、移动硬盘等先进信息载体档案所占比例较低，难以构建起档案信息资源共享需要的网络信息化平台。虽然一些高校档案馆（室）建立了自己的网站，但缺乏对现有档案资源的开发与整合，内容不够丰富，数据存量少，制作粗糙。

4.档案管理人员信息化知识欠缺

高校档案管理人员大都毕业于档案管理专业，对于档案的形成、收集、整理程序以及档案的归档范围、保存期限，档案分类编号、保密文件收发、存档、销毁等各个工作环节娴熟于心，但对于数字档案的开发、计算机程序的维护、数据库信息导航等信息化知识相对欠缺。直接导致了高校档案信息资源共享系统完善和运行中出现的问题不能得到及时、有效的处理，从而影响了高校档案信息资源共享的进程和质量。

三、基于信息资源共享的高校档案管理模式改革创新策略

高校档案信息资源共享是现代信息技术条件下的系统工程，是践行“档案信息服务于社会”理念的有效途径。我们要以改革和创新为主旨，潜心探索有效策略，构建起信息资源共享条件下高校档案管理新模式。

1.转变传统意识，树立信息资源共享服务理念。思想与观念引导着行动的方向，彻底转变传统意识，树立信息资源共享服务理念是构建与档案信息资源共享相适应的高校档案管理模式的决定性要素。首先，高校档案管理工作者要认真学习现代档案管理理论，明确新的历史条件下高校档案资源的含义和作用，将信息共享理论与档案信息特殊性有机结合起来。第二，要关注社会发展对档案信息的需求，改变档案馆在公众中的封闭形象，主动为社会各领域和普通民众提供全方位的高校档案信息服务。第三，要健全规章制度，简化高校档案查阅、咨询程序，以热情的态度、灵活的方式、规范的操作营造高校档案信息资源共享服务软环境。

2.加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础

巧妇难为无米之炊，高校档案信息资源共享离不开丰富、真实、全面的档案数据资源。因此，加强高校档案信息资源建设，夯实资源共享的物质基础变显得尤为必要。①做好档案信息资源建设的总体规划，协调校内外档案信息的采集工作，保证信息资源配置的最优化和信息管理的最佳化。②把好档案采集关，既要扩大档案信息采集范围，实现档案信息的完整、全面，又要注意对档案信息的核实与甄别，保证其真实性和客观性。③定期通过不同渠道开展社会对高校档案资源服务需求的调研，根据调研结果有针对、有重点地征集、开发专题特色档案。如：以高校科研项目应用者为服务对象，建立高校科研成果专题档案信息卷宗，架设高校科研成果转化和科研项目合作的直通桥。

3.提高档案信息数字化水平，创设档案信息网络共享平台

实现高校档案资源共享最紧迫的任务是高校档案资源的数字化、网络化和智能化，其中档案资源的数字化是关键与核心。高校档案管理部门要依据《档案法》有关规定，在做好纸质档案资料征集、归类、建档、保护的同时，及时采用电子计算机、扫描仪等数码技术手段对正在采集、整理存档的档案资料进行数字化处理，有计划、有步骤地将以往存档的历史档案资料转化为数字文件，编制出电子版的全宗目录、分类目录和目录索引。在数字化档案资料管理中，要按着《高等学校档案管理办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》和《CAD电子文件管理》等国家标准规范，实现高校档案资源的自动编目、自动统计和自动检索。在此基础上，创设高校档案信息网络共享平台，以关联和链接的方式，构建不同高校间的档案资源共享系统，提高档案信息共享的自动化程度，推动高校档案资源的社会共享。

4.加强档案人才队伍建设，提升档案管理队伍整体素质

高校档案管理人员的信息技术水平，直接影响着档案信息资源的开发与共享。高校要加强档案人才队伍建设，使档案管理人员的知识结构、专业结构和年龄结构得到不断的优化。通过学习与培训，培养一大批既有档案专业知识、有掌握现代信息技术的复合型档案信息资源管理人才，有效克服高校档案资源共享的技术障碍。要把档案管理工作人员的信息技术学习和创新能力提高与奖惩机制有机融合，激励每个高校档案管理人员都能擅长档案（特别是数字档案）的编研、开发和推广工作，以档案管理队伍整体素质的提升促进高校档案资源的高度共享和增值服务。

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（一）医院运用现代化技术进行档案管理

这里所指的的现代化技术指的是计算机信息技术。医院运用现代化技术进行档案管理，指的就是医院将各种先进的计算机信息技术运用到档案的记录、存贮、整理、加工查找、交流等各个方面。同时，根据计算机信息技术的特点对当前的档案管理工作进行改进，以便能够与计算机信息技术进行更好的结合。医院利用先进的计算机技术完成档案管理工作，从而达到实现医院档案管理现代化的目的。

（二）医院的档案管理工作人员需要掌握现代科技知识

档案管理现代化必然会引起档案管理领域中的一系列的变化，例如技术革命或技术变革等等。同时，由于各种先进的现代化技术的应用，也使得医院的档案管理工作人员变得更加难以适应。因此，要推进医院档案管理现代化建设，其中一个重要的要素就是让医院的档案管理工作人员掌握先进的现代科技知识。档案管理工作人员首先应该掌握的就是计算机技术。如今技算计技术已经成为了档案管理现代化的基础，医院的档案管理人员只有掌握了计算机技术，才能够更好的利用计算机进行档案的现代化管理。同时医院还必须要对档案管理人员的档案管理基础知识进行及时的更新。

（三）实现档案资源数字化

在21世纪，将各种资源与信息进行数字化已经成为了现代化建设的主要核心。档案管理现代化，就必须要是实现档案资源的数字化，只有这样才能够让医院的档案管理工作与时俱进。要实现档案资源的数字化就必须要建立起相应的规范与标准，同时还需建立起相应的信息平台，只有这样才能够促进档案信息资源的共享与利用，推进医院档案管理的现代化进程。

（四）需要建立起科学的管理机制

要实现档案管理现代化，就必须有科学管理作保证。科学管理是档案信息化管理的基本保证,没有先进的管理就不会有管理工作的现代化，因此必须要建立起科学的管理机制。医院的档案管理部门要建立自动化工作的组织机构或配备必要的人员，对档案管理现代化建设有关的问题进行深入地研究和论证。

二、进行档案信息化建设的建议

（一）新时期，需要对档案管理观念进行更新

在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进档案管理信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为医院的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。如今，很多行业所竞争的不仅仅是产品的质量，同时也在竞争服务。医院的档案管理如今也必须要树立起良好的服务意识，不能在停留在原来的思想上。为此，医院档案室必须要对医护人员对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为医院的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进医院档案事业的现代化发展。

（二）重视对硬件设施建设的投入

如今，各行各业都在推行无纸化办公，进行无纸化办公其最基本的就是需要各种硬件设施作为支撑。档案信息化管理，从某种意义上来说就是实现档案管理的无纸化办公。那么在档案管理信息化建设的过程中，医院就必须要建设各种电子计算机、缩微复制设备以及各种先进的信息化库房管理设备，这些都是档案管理信息化建设的基本条件。目前，这些先进的设备只有在一些大中型城市中的医院档案室有配置。但是档案信息化管理还要涉及到将各种档案资源在网络上进行共享，这就使得仅仅在几个城市、地区拥有这样的硬件设施还无法满足要求。要实现真正意义上的档案管理信息化就需要全国的医院档案室都能够实现硬件设施上的同步与完善，最后实现网络档案资源进行共享。

（三）加大投资款项，满足档案信息化建设

信息化加快，促使医院档案软件需要时刻更新。鉴于医院档案需要以信息化的手段对医院各项档案的物、事、人进行全程记录。为此可基于档案生命周期进行相对加大投资款项，使档案管理信息化生命周期保持在最佳势头，如引入信息化软件、使用各种软件管理工具、周期查看当前硬软件情况，建立信息化档案运营机制等，如此一来就保证了医院档案管理信息化的进程，随时为医院服务。

（四）提高各种现代化管理技术以及方法的应用水平

随着社会的发展，各种信息量的产生速度已经不是以前的时代可以比拟的。而信息量的大量增加也为医院的档案工作带来了新的特点与新的要求。如今医院的档案数量急剧增加，档案的种类也越来越繁多，档案的利用也发生了巨大的改变，不仅利用的数量、范围、深度发生了巨大的变化，其时效性的要求也越来越高。这些变化都是传统的档案管理方法以及技术所无法适应的。因此，要积极地提高各种现代化管理技术以及方法的应用水平。

为此，必须要进行以下几方面的工作：首先，医院必须要实现档案管理的标准化以及规范化。要推进档案管理的信息化建设，就必须要做好档案管理的标准化以及规范化管理，让这两者之间能够相辅相成、互相促进。其次，是要医院能够积极地应用现代化管理方法，让档案管理更加的科学、高效和系统，能够为医院领导或医护人员的决策以及科学研究等提供更加准确的、有效的服务。最后，是要医院积极地将计算机与档案管理工作进行有机的结合。因为计算机的应用是档案管理信息化建设的重要物质基础。

（五）加强档案信息化人才培养

档案人才是知识管理型人才。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员所从事的工作是一种知识性的劳动。档案工作人员的素质会直接的影响到档案信息化建设。医院的档案管理信息化建设具有很强的技术性，这就要求档案管理人员重新审视自己的知识结构，认清自己是否具备运用各种先进的档案管理工具、高效并准确获取各种医护档案信息以及其他的相关的档案管理所需要的的能力。

篇10

一另外时间一长,会产生大量的工作文件和人事数据,对于档案的查找、更新和维护来说有着很大的困难。企业在耗费了大量人力进行陈旧的人事档案管理工作,一方面加大了员工的工作量,使员工的负担过重,难免产生较大的工作压力;在这样负面的工作状态下,很难人事保障档案的准确性、可靠性和机密性。由于企业人员流动大,再加上社会不断地发展和迁移,许多由人工记载的历史资料在迁移的过程中还会发生丢失或者严重的残缺。如此负面循环,会造成诸多不便,使企业无法得到更好的发展。在信息化、网络化、数字化得到广泛应用的今天,企业如果仍然采用陈旧,落后的手工方式进行人事档案管理,那么档案管理工作的就极易出现这样那样的纸漏,人力、财力等方面的资源浪费仍将持续,这与“厉行节约、反对浪费”的时代强音很不和谐。

(二)人事档案信息化管理的优势

随着社会的发展计算机系统管理随着社会的发展计算机系统管理己经逐渐替代人工管理,采用信息化管理手段的事实档案管理体制己逐步形成,在社会主义市场经济条件下进行探索和研究,逐渐进入了人事档案管理的新模式。作为计算机应用的一部分,使用计算机对人事档案进行管理有着局域手工管理无法比拟的优点,比如:检索迅速、查找方便、可靠性强、存储量大、机密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理信息系统是一个非常典型的管理信息系统,所以它能够为用户提供很好的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式,以便快捷准确的查询出结果。圈加强人事档案管理现代化和信息化建设是实现人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整和动态、立体的管理体系,可以及时、准确和全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

二、如何加强人事档案管理信息化建设

(一)建立科学完整的现代化管理体系

人事档案管理工作的好坏,在很大程度上决定了企业能否更好的发展,它直接影响着企业正常运行的决策与管理,然而,不少企业对于人事档案管理缺乏科学的认识,仍然采用陈旧的管理方式,不仅耗费了大量的人力,也无法取得事半功倍的工作效益。这种现象,在社会急速发展的今天,对于一个企业,无疑是致命的。企业利用计算机的现代化技术和专业的网络人才,构建科学完整的信息系统,能够充分的使用资源,达到资源共享的信息化建设,及时对那些不适应新时势、新要求、新手段的规章制度进行改正,确保建立安全合理、科学、规范、民主、公正、严谨的人事档案管理制度。实现计算机对人事档案完整、准确的工作定位,产生立体的管理体系,能够及时的配合人事的调配和企业工作的需要,提高组织人事部门的工作效率。

(二)注重系统的管理与维护

由于利用计算机对人事档案进行管理必须以电力支持为前提,所以,这种先进的管理方式也有局限性。一旦失去电力支持,整个人事管理系统会进入瘫痪界面。因此,我们要在保管好实体档案的基础上,将有关信息全部录入计算机,实现人事档案的电子化,利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析,使得档案的检索和查询更加迅速和便捷,为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。在录入数据库的基础上,建立每个人的个人档案信息平台,以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索,以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时,突出个人特色,实现档案的动态管理和补充。实现上述目的,需要建立在一定软件系统的基础上,还要添置必要的设备,比如计算机、打印机、扫描仪等设备,加大对档案管理的资金投入,使事业单位的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

(三)确保档案信息数据化和服务网络化川

收集人事档案信息是为了能够充分使用资源,达到资源共享的效果。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,以人事档案管理系统为中心,还可以实现跨界的工作调配,方便快捷。如通过人事信息系统完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,有些直接可以发放到员工本人手里,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中获取收益。因此,一目了然的数据化信息可以提供准确便捷的信息,可以让企业管理者主观的感受到个人和企业的具体情况,为当今快节奏的社会发展节省了不必要的时间。

(四)为人事档案信息化提供硬件设施和技术保障