房地产档案模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇房地产档案，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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房地产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产档案是非常宝贵的资料，这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。房地产档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。

随着社会经济的发展，房地产档案在社会经济活动中发挥着越来越重要的作用，推动了房地产档案管理水平的大幅度提高，同时对房地产档案的管理也提出了更高的要求。然而，房地产档案在管理和使用的过程中，也存在许多被人们忽视的风险，缺乏对房地产档案的风险管理认识和风险管理措施。加强房地产档案的风险管理，可使许多宝贵的档案得到及时、合理的开发、利用和保护，同时满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求，对于发挥房地产档案的作用和服务社会具有重要的意义。研究房地产档案的风险和对策，增强档案管理的风险管理意识，对于提高房地产档案的管理水平具有迫切的现实意义。

1 房地产档案存在的风险

1.1 突发风险

房地产档案是非常宝贵的历史资料，房地产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响，房地产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时，房地产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。去年的汶川大地震其巨大的破坏作用，使很多地方被夷为平地，造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多房地产所属物化为乌有，有些房地产档案也毁于一旦，给诸如财产保险的理赔工作带来了很大的难度。

1.2 房地产档案信息化风险

科学技术的进步，给房地产档案的管理带来了新的技术手段，给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全，面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。

在信息化的管理过程中，大量数字信息都储存在硬件设备中，设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当，就有可能发生损坏及老化等现象，从而导致大量数据的损坏，造成损失。存储设备都有一定的保存年限，需要不断的拷贝和更新，更新不及时，也可能造成损失。

信息化的操作要求技术性比较强，一旦操作失误就有可能带来损失，比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候，就会遇到传输风险，如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等，如果没能很好地防范，就有可能造成严重损失。

1.3 投资风险

为了应对突发的事故，进行异地档案备份，需要投入大量的人力和物力，投资与回报如何达到平衡，投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时，信息化管理不同于传统的手工操作管理，它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理，进行信息化建设，特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备，购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等，都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设，大量资金的投入无疑存在投资风险。

1.4 知识产权风险

档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享，这个共享引发知识产权的风险。同时，由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善，也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中，科技成果都拥有知识产权，具有专有性，而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的，而产权人往往要求信息非公开化，这就造成一个矛盾，也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。

1.5 技术风险

房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。一方面，引进的技术不一定能对房地产档案管理产生积极效果，或者很难完全转化为实际应用的技术。另一方面，由于信息技术比较复杂，在应用技术的过程中会产生风险，许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当，进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。

1.6 人才风险

档案信息化的建设和实施，需要既懂计算机网络技术又精通业务的复合型人才，因为无论是系统软件的选购、研发，还是信息化的具体实施、维护，都需要这些人才的支撑。国家信息化测评中心的统计结果显示:我国信息化指数为38.46时，我国信息化人才资源指数仅为13.43。信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施失败的主要原因之一，尤其是专业性复合型人才的缺乏，致使房地产档案部门很难真正开展档案信息化建设。如何挖掘和培养信息技术人才，留住复合型人才并充分发挥出他们的潜力，也是房地产档案信息化实施过程中面临的重要风险。

2 房地产档案风险管理对策

2.1 树立房地产档案风险意识

当前，房地产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房地产档案的风险认识不足，缺乏应对房地产档案的风险管理措施。要应对房地产档案的各类风险，就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式，正处在初步实践的阶段，必然会存在各种风险，为此，我们既要有风险意识，积极宣传教育，又要有防范意识，采取有效措施，积极应对。房地产档案管理应对不可抗力风险意识非常差，目前需要大力宣传。

风险意识的淡薄会在很大程度上导致房地产档案管理上的盲目，只顾当前效益，缺乏前瞻性，给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时，由于对房地产档案管理的风险认识不够，缺乏应对突发风险的管理措施，带来的后果可能是灾难性的，损失将无法挽回。汶川地震表明，房地产档案的破坏，给财产损失的评估和理赔带来很大的困难，加强房地产档案的风险管理，提高房地产档案的抗风险能力已经刻不容缓。

2.2 加强档案风险教育

由于认识的偏见和房地产档案管理岗位对人才的吸引力不够，从事档案管理的人员综合素质相对其他部门而言，存在不小的差距。档案管理人员普遍对房地产档案的风险认识不够。对档案管理人员进行教育培训，提高他们对房地产档案的风险认识，对规避房地产档案风险有良好的效果。教育培训能够提高档案建设参建人员和管理人员对档案风险的认识，确保房地产档案建设的安全开展和顺利进行。

2.3 增强房地产档案的风险评估

风险评估是应对风险的前提。风险评估就是对房地产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测，给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化，通过比较风险的大小，来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况，聘请相关的评估专家来进行。

2.4 加强房地产档案的风险管理

从政府层面来说，必须充分研究房地产档案存在的风险，做好统筹规划，做好房地产档案的风险防范。国家应该制定相关的法律和政策，对房地产档案的资金风险、知识产权风险和技术风险进行控制。房地产档案管理要求的复合型技术人才，岗位对人才的吸引力不够，档案管理的人才风险也就时刻存在。需要从政策和薪酬等方面给予档案管理优惠。

不同地域，不同的单位房地产档案面临的风险也不一样。避免房地产档案管理的重复投资，保证资金的合理利用，预留风险保证金，制订建设规划，防范资金风险。一定要结合本单位实际情况，根据风险评估结果，采取提前进行规划，避免档案建设重复投资，采用逐步更新、持续改进的技术措施，规避技术风险，引入信息监理方，缓解管理、人才方面的风险等等，灵活运用各类应对策略及时有效降低风险。

2.5 提高房地产档案的抗风险能力

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1、引言

近年来，随着住房制度的改革和公有住房的大量出售，房产经纪传统管理模式已经发生了很大的变化。房地产管理部门除了要经营和管理现有的公有住房之外，还要对自管产的委托管理以及私有的房产委托管理、住宅小区的物业管理等等开展相关的工作。

2、房地产档案管理的意义

房地产的档案管理本身就是对于房地产所产生的档案在具体的地产项目中审批、建设。管理等的环境中所形成文件的档案资料整理。由于房地产本身的档案存在比较大的动态性和地域性，这就为某一个地域内的未来城市建设和规划提供了一定的鞠策依据。同时，这也是我国目前所实施的财产清查制度的主要依据所在。是解决房地产就分的主要参考资料。所以，房地产的档案管理本身对于人民的生活和城市的发展有很重要的意义。如果能够对房地产的档案进行合理的应用，发挥其本身的作用，就能够有效的避免房地产档案资源的浪费。所以，加强档案的管理工作，合理的利用档案中的信息，对现实的生活具备了很重要的意义。

3、房地产档案的特点

（1）来源广、内容杂。房地产档案来源于房屋管理、使用、修理的全过程，所产生的材料规格大小不一，体式复杂多样，这给档案材料的收集、整理带来了一定难度。所产生的具有保存价值的文件材料包括：房屋所有权性质办理及变化记录、改变使用功能和房屋结构所产生的材料、修缮记录、使用记录等等，内容较复杂。

（2）时间长、变动大。房屋从建好居住到拆迁，中间最短需要几十年，长可达几百年。在这一时间段内，有关房屋的各方面都不是一成不变的，其中包括房屋的产权问题、结构、使用等。为了更好地管理、使用、修理房屋而建立的房地产档案也随着时间的推移不断变化。

（3）利用率很高。房地产档案是房屋管理、使用、修缮的原始记录，对房屋的所有权、浅谈房地产档案的特点及管理方法结构面积、功能变化等都有详细记录。权威、及时、准确的房地产档案信息是一切企业经营活动的基础，其实质在于反映市场的真实情况及市场运动规律，帮助人们做出正确的决策，因此它的利用率非常高。

（4）专业性比较强

房地产业是一个比较庞大的系统工程。这其中不仅要有土地划拨、开发企业、施工队伍等硬件，还要有房产银行、房产监察、价格体系、法制建设等软件，因此，要保证房地产档案的齐全完整，做好动态管理工作和提洪利用工作，必须了解党和国家有关房地产工作的一系列方针政策，了解地方有关房管工作的各项具体规定和办法，熟悉单位内部各项业务工作的力之事规则和程序。

4、房地产档案管理的方法

（1）提升从业人员与相关人员对房地产档案管理的重视度

房地产档案管理科学与否直接影响房地产市场的管理秩序和发展进程。加强房地产档案管理，能够充分依托房地产产权的原始依据，合法证明权利人与房屋土地的权力关系，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。因此，为维护房地产权力人的合法权益，各级政府和相关部门从业人员需对房地产管理工作高度重视，并争取在财力、人力、物力上给予充分的支持。

（2）以制度为准绳规范房地产档案管理

严格的管理制度，是规范当地产档案管理行为的有效方法。按照房地产档案管理的工作要求，需要建立于完善立卷归档制度、档案借阅制度、档案保管制度、档案统计、鉴定、销毁制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制度、档案信息化管理制度等，以此规范房地产档案管理的方法和程序。

（3）夯实房地产档案管理的基础工作

依据《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等相关规定，做好房地产档案初始信息收集、多次信息梳理、系统分类归档等工作；同时按照收集、整理、归档的工作流程，收集整理、归档调档等腰严格检查、认真校对，对原有房地产档案信息进行彻底清查，以保证初始、基础信息的连续有效性；依据房地产管理分类的相关规定，制作统一规范的管理标准，建立统一分类、编码目录，使档案编号和登记册、簿、卡等保持一致。注意档案排放的有序性，以便于查阅、管理和使用；做好基础档案的审核工作，保证房地产档案的真实性，对各个环节的档案认真校对，并与原始凭证进行核对。

（4）充实人才队伍加快房地产档案的信息化管理

房地产档案管理工作需要专门的从业人员，需要熟悉档案管理业务同时，也精通计算机方面的专业知识。因此需要加强房地产档案管理人员的技能培养，充实现代化档案管理的专业知识，使房地产档案管理人员能够全面系统的掌握档案管理专业知识，能够更好的收集档案、管理档案和开发利用档案资源。同时要加强从业人员应用计算机工作的业务能力与水平，以人才为基础加快建立现代化的档案管理信息处理系统，从而使房地产档案的价值得到进一步提升。

（5）建立档案管理网络畅通档案管理渠道

依据《档案法》集中统一管理原则，房地产档案管理可施行三级管理制度，采取集中分级管理相结合的办法，建立档案管理领导小组，对档案管理工作进行统筹、组织、管理、协调；同时应有分管档案工作的负责人，并有负责档案管理工作的专职从业人员，负责档案具体的收集、整理、编目、立卷、移交等工作。最后应建立综合档案管理室，作为专门的档案管理部门负责收集、移交和档案的利用，将档案管理工作与全面整体管理工作结合起来，提高房地产档案的利用率和利用价值。

5、房地产档案管理的创新路径

5.1房地产档案信息化

（1）提高管理信息化的认知，形成信息化管理思维。社会经济发展给房地产行业带来生机，也对房地产档案管理提出新的要求。传统手工方式的档案管理、封闭型管理模式已经难以满足要求。因此，需要管理人员管理观念的转变，要跟随社会的发展，将信息化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成信息化的管理思维，推动房地产档案管理深化改革和创新。

（2）推动房地产档案数字化。房地产档案信息化建设的前提和基础是房地产档案数字化建设。对房地产档案资料加以数字化处理、整编，生成检索工具，为档案资料利用者提供优质高效、准确便捷的信息查询服务。

（3）建立房地产档案信息归集系统。建立房地产档案信息归集系统，将房地产档案信息系统与房地产交易系统相结合，房地产交易过程中生成的全部产权信息自动归集到房地产档案信息管理系统，并加以保存，从而保证房地产信息收集的及时性、全面性和准确性。

5.2建立健全管理机制

（1）绩效考评激励机制。因缺乏有效激励机制，房地产档案管理人员的工作积极性和创造性不足。房地产档案管理部门应当根据自身特点，创新激励机制，将个人工作能力和业绩作为考核的重要内容，并将考核评价结果与劳动报酬、职位晋升相联系。根据能力素质按能定岗、按岗定责。根据职责难易度确定薪酬系数，按照实际业务量实施计件考核取酬，全面落实绩效考评激励机制。

（2）岗位培训机制。岗位培训机制是实施档案管理创新活动的人力资源保障。房地产档案管理信息化是现代信息技术、科学管理方法在档案管理领域的应用。档案管理工作人员的综合素质和专业技能直接影响着档案管理与服务的质量和效率，因而，实现房地产档案管理创新就必须建立岗位培训机制，提高员工的专业理论知识、业务操作技能以及现代管理理念和技术。

5.3转变被动式服务为主动式服务

知识信息时代对房地产档案资料的需求呈现大量化和多样化，这就要求档案管理工作人员转变传统 “坐店等客” 的被动式服务为需求为导向的主动式服务。在服务意识、服务态度、服务方式、服务机制上不断完善和创新。增强房地产档案宣传服务力度，提高社会对房地产档案的认知，开展多样化的服务形式，以适应社会发展的客观需要。

6、结束语

房地产档案管理工作需要依据时代的发展需求进行一定程度的变革，加强基础设施建设与专业人才的培养，以规范化的管理机制提升房地产档案管理工作的有效性。

参考文献

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二、加强房地产档案服务工作的必要性

（一）房地产行业发展的需要。房地产档案管理的开发利用是房地产行业的重要组成部分，是整个行业迈向信息化、现代化、系统化的基础。随着房地产档案的不断增多，档案信息能否得到完善的管理、能否有效地满足利用者的需求，已成为影响房地产行业现代化、系统化发展的重要因素。

（二）社会日益增长的信息需求。随着信息化的不断推进和房地产事业的发展，公众对信息的需求日益增长，对于房地产档案的需求不断提升，传统的档案管理、利用模式已不能满足其利用需求。加强房地产档案信息开发利用，创新管理模式，有利于保障房产权利人的合法权益，推动住房制度改革和房地产税收开征，对维护群众利益、社会稳定有着积极作用。

三、加强房地产档案服务工作的方式

（一）突出抓好房地产档案信息化建设。房地产档案信息化主要包括两方面内容：档案原件管理信息化和档案数据管理信息化。档案原件是档案的原始资料，是数据的来源及房地产身份的证明。档案数据是将档案原件信息化的数字化档案，它从档案原件中提取，利用数据库进行录入、存放、查询、管理。因此，首先要建立高质量的档案信息系统，保证档案录入时的准确、完整和规范。在利用过程中不断更新、升级、扩充档案信息系统，保证其渐增性、先进性和全面性，并向准确、快捷的模式及具备较高的信息安全防御保障能力方向发展。其次，要建立多途径检索工具，使用户能够快速查找所需信息，保证利用的便利性。建立数字网络化覆盖，实现房地产交易机构全国联网，使数字档案成力我国房地产权属档案利用的主要形式，全国房地产权属登记机构之间的房地产档案信息就能互通互联，真正体现档案数字化管理的优势。

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中图分类号：F293.3 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）06（a）-0209-01

1 房地产档案特点

1.1 专业性，完整性

房地产档案具有专业性，不同于一般的历史档案，它是权属管理中权利的代表，收集的是专业性的材料，并且由专业的房地产管理人才进行管理，主要记录房地产的沿革变更，比一般的档案更为的专业。房地产档案的专业性同时也体现了完整性，该种档案要求房地结合以及图、档结合。

房地结合。房屋权属登记应当遵循房屋的所有权和该房屋占用范围内的土地使用权权利主体一致的原则。作为权属管理记录的房地产档案也应紧密结合，要确保土地和房屋档案的完整，不能人为地割裂房地产档案之间的有机联系。

图档结合。房地产平面图上注记丘号（地号），这种丘号，可当作为查找档案的索引。图上标志产权范围，一目了然。鉴于上述特点，特别是权属档案的专业性和动态性，表明权属档案应由房地产管理部门统一管理并单独进行保管。权属档案不宜与文书档案、会计档案等其他门类档案相混淆。

1.2 动态性，价值性，法律性

由于房地产作为一种财产在经济社会中流通，因此可以被变更，被继承甚至被转移，因此它具有动态变化的特点，该特点也是房地产档案的主要特征，可以说是活的档案。也是由于房地产是作为一项财产，资本进入经济社会的，因此它的存在具有价值性，这种价值性有趋向性，因此国家对这种利益性的经济实体，采取法律约制，约制的根据就是房地产档案，这和我们公民具有“身份证”是一个道理，房地产档案就成了由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的权属档案，具有法律效力，是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。因此这三个特性是必然联系在一起的。

鉴于上述特点，特别是权属档案的专业性和动态性，表明权属档案应由房地产管理部门统一管理并单独进行保管，这也对档案的归档和保管提出了系列要求。

2 房地产档案归档要点

必须建立归档制度，明确各类人员职责，保证产权档案有序地移交到档案馆（室）。归档制度的内容包括归档范围、归档要求和份数、归档手续和时间。

2.1 房地产档案的归档范围

根据《城市房地产产权档案管理办法》规定，房地产产权档案的归档范围如下。

（1）房地产产权登记申请人、房地产权属登记确权、房地产产权转移、变更、抵押等有关的证明和文件：①房地产权利人（自然人或法人）的身份（资格）证明、法定代表人的身份证明、授权委托书等；②城市建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、土地使用权出让和转让合同，房屋拆迁批仲放补偿安置协议书、联建和统建合同、翻改扩建和周定资产投资批准文仲、房屋竣工验收有关材料等；③房地产买卖合同书、房地产继承书、房地产赠与书、房地产析产协议书、房地产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房地产转移的上级批件、法院判决（调解、仲裁）文书及有关公证文仲等；④设定房地产他项权利aq有关合同，文仲等。（2）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图：房地产分幅平而图、分丘平面周、分层分户平面图等。（3）房地产产权登记工作中记录的各种文件材料：房地产登记申请书、收仲收据存根、产权变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房地产登记审批表、房地产登记收费收据存根，房地产权属证书存根等。（4）反映和记载房地产及权属状况的声像制品、统计表报、数据、信息资料，包括摄影片、照片、录音、录像带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。（5）解放前的土地登记簿、土地登记台帐等。（6）涉外房地产登记所形成各种产权档案资料。（7）其他有关房地产产权的文仲资料，如：房地产产权冻结文仲，房屋产权代管文仲、历史形成的各种房地产权证、契证、草卡、分户卡等。

2.2 归档的原则和要求

（1）每件房地产权属登记工作完成后，权属登记人员应及时整理好有关文件材料，经登记负责人审查后，及时送交房地产权属档案部门立卷归档。（2）归档的房地产权属档案应是原件或经房地产管理部门批准认定的复印、复制件。复印、复制件应由经办人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件的存放处。（3）归档的房地产权属档案，应当做到书写材料质地优良、字迹工整、图形清晰，数据准确，符合档案保护的有关要求。（4）房地产权属档案管理部门要按照档案管理的有关要求对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予验收、归档。

2.3 归档手续和归档时间

（1）归档手续移交产权档案均应按宗编制移交清册。清册内容应包括归档号、丘号、坐落、姓名、材料数量。按丘（权）号顺序排列。清册二份，交接双方点交后签字，分别保存。移交后，发现不合格归档材料，应退回原交部门并在清册上注销，原交部门不得拒收。

（2）归档时间：①重要档案，及时归档：登记档案，按月或半月移交；房地产接（代）管档案，按季移交：交易档案并人登记档案，一道移交。②房地产年报，每年三月中旬归档：发证记录记录簿，属于总登记的待结束后归档，属于转移变更登记的，待每本簿册用完后归档；房地产平面图，按期归档：拆迁档案，不定期归档。

3 房地产档案的保管

保管房地产档案是维护房地产文件完整性、安全性，提供房地产档案工作为客户服务的基础工作。保证房地产档案的日常工作记录，是记录和土地记录档案存储不可分割的一部分。

（1）保持房地产档案任务和内容的房地产档案，是指根据房地产档案存储和安全保护的特点，采取内容记录和保护的措施。房地产档案的目的在与能够长期使用，为房地产管理服务。因为随着时间的推移，受自然和人为因素，房地产档案在长期的过程中被损坏。因此，房地产档案应该采取一切措施来防止损坏，延长使用寿命，维护档案，档案文件的完整性和完全。

（2）房地产档案保管工作的主要内容有：①库存建设和管理。房地产档案具有存储、使用、频繁流动的特征可以设计数据库存储，要求有良好的卫生条件和保持适当的温度、湿度，有防盗、防火、防晒、防尘、害虫和污染防治和其他安全措施；定期清理检查工作档案统一的代码；文件架（柜）排放整齐、采取和使用简单的文件处理，符合要求的通风和安全技术。②特殊保护档案的措施。为了延长房地产档案的使用寿命，损坏或变质的档案载体要及时修复和复制，一般的文件要用皮革盒子绑定、照片等使用特殊的设备存储磁带。存储各种基础图修改时必须仔细检查。修改、补充图纸必须有批准程序；修改内容较少，可以直接用于绘图和修改标有“修改标记”，修改内容多，应该重新绘图，原始文件另存为原始数据。

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加强房地产档案管理需要在制定和完善房地产权属档案专业标准和规范的基础上，实现房地产权属档案的信息化管理，加强专业人才的培养和培训工作。针对目前房地产档案管理状况，应采取有效措施，使房地产权属档案管理有法可依、有章可循。

1.房地产档案管理的现状

1.1房地产档案管理理论

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。

1.2房地产档案收集

房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。该环节需注意以下几个方面：

（1）收集过程中，要确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的产权文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一。

（2）凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全，收集范围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作的文件材料等。

（3）归档时间要根据房地产文件材料形成过程的特点来确定。

1.3房地产档案整理

房地产档案整理就是把收集到的各种材料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，其内容主要包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制，包括档案的排列上架等；在分类和组卷中必须要做到分类科学、组卷合理、排列有序、划定保管期限准确等。分类以后，还需要对每一类别的档案材料进行立卷，立卷工作的内容包括卷内文件材料的排列与编号，填写卷内文件目录、填制案卷封面和案卷装订等工作。

2.房地产档案管理中存在的问题

2.1现行文件过于笼统，缺乏操作性

在实际工作中，房地产权属档案管理的依据为2001年建设部颁布的《城市房地产权属档案管理办法》。该办法从房地产权属档案的收集、整理和利用等几个方面对房地产权属档案的管理工作进行了规定，但只限于宏观层面，缺乏对具体工作的指导。目前的实际工作情况是，服务中心窗口受理业务时收什么材料，档案室就存什么材料，对于档案材料是否齐全、是否规范、是否准确，还缺少统一的标准。

2.2保管期限不明确

《城市房地产权属档案管理办法》规定：房地产权属档案应以单元建档，以房地产权利人为全宗立卷。但在实际工作中是以房号为单元建档，将权利人的所有权登记档案、所有权转移登记档案、他项权登记档案、他项权注销登记档案都集中在一起，合并组成一卷。由于房地产权属档案保管期限的不明确，无法开展鉴定、销毁工作。因此，房地产权属档案出现了有增无减的现象，必将导致档案库房空间的资源短缺。

2.3档案管理专用软件不能满足工作需要

在提高房地产权属档案数字化水平的工作中需要注意两个问题：一是房地产权属纸质档案和电子档案内容要一致。由于房地产权属档案处于不断的转移和变更之中，具有极强的动态性，因此房地产权属档案的最新电子信息始终要与房产现状一致，并不断补充、更新材料，自始至终反映房屋产权的现实情况，这就要求房地产权属档案管理专用软件能使新、旧数据统一，实现无缝链接。二是档案管理软件要统一，不能因业务不同而使用不同的管理软件。由于历史原因，不同业务往往由不同的部门负责，这就造成在房地产权属档案数字化初期各部门使用了不同的档案管理软件，致使在实际工作中存在着档案数据存储分散、查询繁琐、数据易丢失等问题。因此，研发适合房地产权属档案管理的专用软件，提高房地产权属档案数字化管理水平，势在必行。

2.4对档案管理人员业务培训不到位

房地产权属档案的内容和管理方法具有不同于其他档案工作的专业性。这就使得房地产权属档案管理人员既要具有一定的档案管理知识，又要了解一些测绘、法律等相关的专业知识，还要懂得每一类权属登记流程中要形成的文件材料。因此，针对档案管理人员的业务培训工作是非常重要的，但现实情况却是这方面培训工作不到位。

3.解决档案管理问题的措施

3.1制定切实可行的档案管理规范

一方面要加强学习和研究，结合实际工作不断创新；另一方面，相关的行政主管部门应积极协调有关部门尽快制定出房地产权属档案管理实施办法，并出台操作性强的相关标准、规范。规范应包括具体每项业务所需文件的归档范围、文件材料的具体规格、保管期限、鉴定销毁制度等内容，以便于档案工作人员在实际工作中参照执行，在接收档案时有据可查，确保房地产权属档案收集齐全、整理规范。

3.2实现档案数字化

实现档案数字化是现代房地产档案管理的主要趋势。由于这是一项技术活，管理人员需要事先做好材料调查和搜集，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料的完整性。再者，其档案内容要精确简洁，减去档案中不必要的内容。最后，必须保证档案资料中内容的清晰，排序也必须符合规定。在实施方案管数字化建设时，还应注重其安全性。在房产档案中，其主要包括两个方面的内容，即档案原件与档案数据，其中在电子件中，其安全性又包括数据安全级别与设备运行的可靠。基于此，在安全级别上，应设置相应的权限，在规定的权限范围内来应用不同的数据，从而确保其数据的安全性；而在设备运行可靠性上，应该采用高性能设备，同时为了以防万一，可构建相应的备份档案，从而确保数据的可恢复性以及其存贮的安全性。

3.3加强对档案管理人员的培训工作

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在房地产档案管理过程中，应以《档案法》、《档案法实施办法》、《物权法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《房屋登记办法》等法律法规为依据。其中，《档案法》是我国档案管理的根本大法，连同地方制定和颁发的有关档案法规，引领着档案管理部门的管理活动；国家建设部颁发的《城市房地产权属档案管理办法》及各地方为贯彻本法所出台的有关文件，明确了房地产交易管理部门实施的房地产权属档案管理工作的规范。此外，房地产交易部门的制度规定也是实现房地产档案管理内部控制的有力保证。依法治档体现于房地产交易管理部门的档案工作必须遵循相关法律规定，严格执行部门建立的各项规章制度，将挡案管理工作置于法律规范和部门制度的制约之下。作为档案管理人员应该自觉地学习和领会相关法律法规的内容，做到三个明确：其一，明确房地产档案是城市建设档案的重要组成部分，房地产档案的管理体现了政府管理的职能。其二，明确房地产档案工作是法律赋予房地产交易管理部门的工作职责，管好房地产档案工作是房地产档案管理部门必须履行的义务。其三，明确房地产档案管理人员的工作需要接受法律和法规的约束，要依法管理各种权属资料、房屋基础数据资料等，任何损毁、丢失、擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造、擅自出卖或不按照规定归档的行为，将被依法追究行政责任或刑事责任。

二、加强档案员专业素质建设

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在“十二五”期间，档案文化建设取得了长足发展，档案管理基础工作明显加强，档案管理向现代化推进。在政府部门高度重视下，档案法制建设进一步加强，各项规范性文件的下发，对进一步提高档案管理水平，强化档案监督，提升档案工作队伍的整体素质都提出了指导性意见。档案法制宣传工作得到顺利展开，部分地区积极组织大规模的宣传活动，通过新闻媒体进行报道和宣传，活动类型包括举办档案法制知识竞赛、悬挂宣传标语等，为档案事业的发展奠定了可靠的基础。

与此同时，档案基础设施建设也逐步得到改善，集档案资料安全保管基地、档案利用服务中心以及政府信息公开查阅中心于一体的档案馆的建立，有效的满足了档案资料的保管和利用需求。档案资源建设也取得了新的成就，民生档案明显增加，特殊载体档案日益丰富，且重大活动的档案管理效率和管理水平不断提升，原生电子档案收集工作顺利有序开展。通过档案信息资源的有效开发利用，档案编研工作的稳定落实以及社会宣传教育活动的多样化，促进了档案服务工作的稳定有序推进，档案信息化建设进程逐渐加快，以实现档案资源共享为目的，积极打造档案信息化网络平台。

2 “十三五”期间档案管理建设面临的新问题与新思考

2.1 房地产产权档案管理建设所面临的问题

一是当前房地产行业的产权档案管理质量不高，严重影响了房地产产权档案信息的准确性，并在一定程度上制约了房地产产权档案工作的顺利开展。部分管理部门并未及时对房地产信息进行更新，部分房地产行政部门对房地产的信息登记缺乏准确性，甚至出现严重的低级错误，导致房地产产权档案信息数据混乱，严重影响房地产档案信息的有效性，不利于房地产产权档案管理建设的现代化发展。

二是房地产产权档案服务范围有限，仅仅为用户提供房地产档案的查询服务，通常情况下不提权相关信息的查询，此种情况下，导致房地产产权档案的服务缺乏一定主动性，其服务理念难以与现代房地产信息的应用需求保持高度一致，对房地产产权档案管理建设的创新产生不利影响。

三是产权档案载体单一，产权档案除了常见的纸质材料以外，还包括反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片以及在使用计算机进行产权管理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方而比纸质档案更容易遭到损坏。因此，对特殊载体的档案要采取特殊的保管方法。

四是房地产权属档案管理人员水平不足，房地产权属档案的管理是一项繁杂的工作，需要管理人员对于档案信息有良好的处理能力，但是部分档案管理工作人员缺乏相应的管理能力，甚至存在工作人员对于计算机使用不当的现象，从而影响了档案管理工作的有效性。此外房地产权属档案涉及到房地产交易和权属登记工作，对于每一个环节都有相应的业务要求，这就需要管理人员有较强的档案管理知识，同时也要兼备测量、法律等知识，这也给管理人员的工作水平提出了较高的要求。

2.2 房地产产权档案文件建设的创新策略

一是要完善房地产产权档案管理规范，提高房地产产权档案文件管理工作效率，要严格执行档案管理规范，结合当前工作现状完善房地产产权档案管理流程，细化管理文件的规格、大小和期限等内容，为工作人员的实际工作提供可靠的参考，确保房地产产权档案信息的规范性和完整性，促进房地产产权档案服务质量的提升。

二是提高房地产产权服务水平，促进房地产产权档案的应用价值的实现。因此在房地产产权档案文件建设过程中，应当全面提升社会公众对房地产产权档案的认知，积极开展多元化的宣传活动，完善查询和咨询通道，为社会群体提供更具有精准性和房地产产权档案服务，通过深层次的数据挖掘，提高房地产产权档案信息的系统性和准确性。积极建立完善的信息网络，应用数字技术和网络技术，实现房地产产权档案信息的同步和共享，建立全方位的房地产产权网络服务模式，促进房地产产权档案文件建设的创新化发展。

三是充分运用科技化手段。充分利用现代的科学技术多方而收集产权档案信息，提高产权档案的服务功能。随着社会的发展和科学技术的进步，音像技术和计算机的普及给产权档案信息的收集提供了有效的手段，为产权档案的质量提供了保障。档案管理人员应该充分利用现有的音像技术，收集产权的音像资料、完善产权档案的信息。计算机技术为整理、分析、保存、查阅和保护这些音像信息提供了方便。产权档案中的音像信息使产权更加直观、形象，产权档案的使用者对产权的基本情况也更容易理解和接受。

四是实现房地产权属方案管理模式创新，要从加强管理人员的培训工作入手，提高对于相关工作人员的专业培训，尤其是针对于其档案管理、数据统计、法律知识等方面进行全面的培训，保证管理人员的工作水平符合管理工作要求。此外要加强管理人员与其他房地产部门的配合和交流。例如和测绘、拆迁、司法等部门保持密切的联系，更加充分掌握房地产权属的变动状况，确保管理工作的准确性和有效性，做到对各个环节工作中的文件资料胸有成竹。

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所谓的房地产管理信息化建设，就是指利用计算机对房地产档案信息进行管理，这种管理技术因具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点，得到了广泛应用。虽然目前房地产档案信息化的建设已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。因此，只有科学的将档案管理信息技术与现代管理理念相结合，发展计算机的数据处理优势，这样才能更好的做好房地产档案管理工作。

1.房地产档案信息化管理的必要性

1.1房地产档案信息化是档案保存特殊性的必要要求

房地产档案是房地产行政主管部门依照法律规定代表国家对房地产所有权进行登记，确认和规范的管理活动中形成的不同形式和载体的历史记录。因此房地产档案需长期保存，且具有唯一性，它的管理和保存都有着特殊的专业要求。而传统的纸质档案管理对提高存储环境要求较高，每年都要投入大量的保管经费，避免可能造成纸张受潮，虫蛀以及火灾等灾害。可以说，现代信息技术成为实现科学管理档案信息资源的关键条件。

1.2房地产档案管理信息化是房地产档案管理自身特点所决定的

一是房地产档案管理的动态化要求必须实行信息管理。众所周知，房地产档案与其他门类的档案相比，由于房地产所有权的变更和房地产本身性质的变更，它具有较明显的动态性，对其管理也要动态化，信息化管理可以实时对信息进行更新。二是房地产档案利用的高频性要求必须实行信息化管理。房地产档案面对千家万户，日常的查阅率很高，这也要求房地产档案管理必须信息化。

1.3房地产档案管理信息化是提高工作效率的必然要求

档案管理人员手工整编、管理、提供利用、工作量大、效率低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化，实时化，网络化。数据只需一次录入即可在档案管理内部进行数据共享，可以方便的打印各类相关信息，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询出需要的档案信息。档案库中的信息需要统计，可由计算机处理，提高了职能部门的工作效率。

2.房地产档案信息化管理要求

2.1加强档案信息资源建设

（1）档案信息资源可分为目录数据、原数据、对象数据。可通过编写接口程序从房地产业务系统中接受目录数据和原数据；还可以对纸质档案进行数据化扫描，采集对象数据，将对象数据经过条码设别后自动上载到文件服务器的相应位置，与目录数据和原数据关联存储。

（2）建立档案信息管理系统，完善档案收集、检索系统，以便于方便查阅。通过扫描仪、数码相机将有关资料输入房地产档案系统，建立起完备的数据库。由于房产抵押、交易的不同业务特点，要求了检索系统的多角度。

2.2建立数字化房地产档案馆，实现资源共享

建立数字化档案馆，一是要建立档案信息数据化，应建立馆藏档案的数据库，在此基础上逐步完善。二是要实现档案全文数字化，这是建立数字档案的基础。三是对档案信息资源进行二次开发，建立多种形式的档案信息体系，根据档案信息，可以做多方面的研究和编研。

2.3提高房地产管理体系的安全性

系统的安全性是指保护系统硬件和软件系统免遭人为破坏和病毒侵害。系统的安全问题包括：保密、档案数据安全、系统运行的安全。档案管理部门要严格把握用户的使用权限，相应部门只能存取相关的数据，对于核心数据库采用“集中管理、分散使用”的方法。所有用户的访问权限，都要在档案管理部门申请。

3.房地产档案信息化建设需遵循的原则

3.1 便捷性

随着城市房地产交易的日趋火爆，对房地产档案的查阅要求也日益增多，因此，房地产档案管理系统首先应做到满足日常查阅的各项要求，遵循快捷、准确、方便、易操作的原则，以方便广大用户。

3.2 系统性

房地产档案管理与房产权属登记管理同属房地产管理部门的两个职能，如何将这两部分更好地结合起来，提高效率，是房地产档案管理系统的一个极其重要的环节。房产权属登记的现代化是房地产档案管理现代化的基础和前提。在房地产产权交易的管理中要充分利用计算机，对房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、发证和财务结算实现现代化的管理，使产权登记过程中收集产生的各种证明直接登记进录入计算机，再利用其强大的分类组合、检索、调阅、复查功能来建立完善的房地产档案管理系统。

3.3 规范性

要订立统一的规范和标准贯彻始终，以指导具体工作的实施。诸如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描好在电脑中的保存格式等，这对以后提供利用的效率和准确度起着决定性的作用。

3.4 安全性

计算机网络管理带来工作效率的提高，同时也对其安全管理提出了更高的要求。因此，要做好服务器机房的配置，防火、防雷措施到位；订立详尽的责任制度、安全保密制度；完善权限分级体系，设置网络防火墙，定期进行数据备份，防止数据信息损失；做好防病毒工作等。只有保证系统的安全顺利进行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现。

4.房地产档案信息化管理实施方法

4.1提高对档案管理信息化建设的认识

要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房地产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房地产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房地产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房地产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房地产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房地产

4.2 加强档案现代化管理，建立健全房地产档案管理体系

笔者认为，加强对现代化管理的理解，建立健全房地产档案资料，首先要加强对现代化管理的思想认识，让档案管理人员充分理解房地产管理的内涵。其次在加强理解的同时，还要根据社会需求以及社会实际，真正落实确保档案资料的完整和规范的管理工作，以使得房地产档案充分发挥其社会价值。

4.3 做好档案的编研工作

档案工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为主题，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。要根据不同的编研内容，把分散的资料，按照利用规律有机地编制起来，以利于档案资料源的开发利用。

4.4 加强人才队伍培养

房地产档案管理现代化进程和房地产档案工作者科技素质密不可分。房地产档案管理现代化的重中之重就是要有一支即精通房地产管理业务又熟悉计算机信息技术为主体的专业队伍。因此，具有理论、文化、科学技术等多学科、多领域知识是信息化时代对房地产档案工作人员的要求。一方面，大力提高房地产档案工作者使用信息技术的能力。一方面是要全面系统的掌握档案信息技术知识，掌握计算机技术操作技能。同时还要掌握好传统档案的数字化处理技术，学会利用计算机网络档案信息，实现电子档案的网络归档。为了提高房地产档案管理人员使用信息技术的能力，同时还要创造条件让他们走出去学习先进地区的档案管理经验。

4.5 加强各系统部门间的协作效能

在房地产档案管理信息化建设中，要从全盘考虑。一是要制定统一技术规范，为的是让各相关的系统和部门能实现资源共享奠定基础。二是要拓宽房地产档案数据的采集面。让尽可能多的相关机构、协作部门的数据汇成房地产档案管理所需的信息流。三是要实现部门系统间的数据交互。实现同类业务信息一致共享。

在科技迅猛发展的今天，随着计算机网络技术的日益完美，房地产档案信息化管理将进入一个全新的时代，实现真正的无纸化办公，人们对房地产信息的查询、调阅以及房地产的交易将更加方便快捷，房地产档案管理人员以及广大的人民群众也都将得到科技发展带来的真正实惠。

5.结束语

综上所述，房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。在信息高速发展的今天，做好房地产档案管理信息化建设，不仅可以极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，还可大大减少了房产管理工作人员的投入，降低了联系渠道的费用支出，为房地产档案管理做贡献。

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房地产档案管理工作涉及重大，档案管理中存在的问题将阻碍档案作用的发挥和档案管理工作的发展，因此，针对这些问题，必须采取有效措施加以完善。本文通过房地产档案管理的基本内涵、当前房地产档案管理中存在的问题以及改善房地产档案管理的对策三个方面展开探讨。

1、概述房地产档案管理

房地产档案是房屋管理机构在对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有一定保存价值的文字、图表以及声像等不同形式的历史记录。房地产档案是房地产管理部门的日常工作的总结和真实写照。

房地产档案具有专业性、动态性和广泛性的特点，此外房地产管理工作还面临诸多风险，主要有：突发风险、档案信息化风险、投资风险和知识产权风险等，对这些风险的研究和防范是提高房地产档案管理工作的主要内容，风险管理意识是当前档案管理中比较缺乏的理念，它的推广对整个档案管理工作的发展和进步都将产生非常重要的意义。

房地产档案在解决房产纠纷，科学进行城市规划，加快旧城改造步伐，查找房屋，推进小区建设，深化住房制度改革发挥了重要的作用，为很多争议提供了法律依据。房地产档案管理工作在社会经济中的作用越来越重要，推动了房地产档案管理水平的提高，但是，我们肯定成绩的同时也要明确房地产档案管理工作中存在的问题，这是完善和进步的开始。

2、当前房地产档案管理工作中存在的问题

当前房地产档案管理中存在的问题主要集中在一下几个方面：

2.1管理模式陈旧档案利用率低

我国的档案管理模式大多还沿用传统的管理模式，设置档案部门，手工进行档案的整理和保管，效率低下且浪费人力资源，档案查找困难，很难被有效利用，档案工作的意义得不到发挥，档案管理水平低下，这都是由于陈旧的档案管理模式造成的。

2.2房地产档案的抗风险能力弱

房地产档案是具有保存价值的文件资料，虽然房地产档案管理部门采取了一些基本措施，防潮、防火、防虫、防盗，但是这些远远不足以抵御一些突发的自然灾害，例如：地震、滑坡、泥石流等，一些突发的风险对房地产档案的破坏造成的损失是不可估量的，并给财产管理财产理赔以及灾后的恢复重建工作带来诸多的困难，房地产档案的抗风险能力有待加强。

2.3房地产档案管理缺乏统一的规范

随着时代的变迁，不同的工作人员对档案的收集也不同，房地产档案的内容和质量也各不相同，而且，房地产档案管理工作人员的素质也不尽相同，有些人员对房地产档案管理的认识存在不足，而且没有一个统一的规范来衡量房地产档案的质量，这句导致对资料的收集存在不规范或者遗漏的现象，同时，档案管理中存在的问题也得不到及时的发现和校正，影响档案管理的水平，也大大降低了档案的利用价值。

2.4房地产档案的形式过于单一

房地产档案是房屋管理机构在对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有一定保存价值的文字、图表以及声像等不同形式的历史记录。依据定义可以知道，房地产档案的表现形式文字、图表、声像等形式，但是，在具体的管理工作中，房地产档案的载体就显得比较单一了，大多为纸质的文字资料，并且对有关事项的记载也存在过于简单、模棱两可的现象。一方面是由于其他形式的房产档案成本相对较高，另一方面，我们在其他形式的档案管理方面缺少经验和一些必要的前提支持，在这方面的人才也很缺乏。过于单一的档案形式不能很好地加载相关信息，也不能有效满足人们的需求，影响房地产档案的质量和房地产档案管理水平的提高。

2.5房地产档案的后续管理和维护工作面临诸多困难

房地产档案形成后要进行验收才能予以归档，不符合验收标准的不予归档。对于存在问题的房地产档案，退还经办人员重新修改的工作就面临很大的困难，另外，房地产档案中的信息大都是有关联的，一个地方出错就要导致很多后面的环节出错，这些问题修改起来非常繁琐，工作量很大，操作困难。此外，随着世间的推移以及现在档案的生成的速度和数量的加快，房地产档案的存储数量急剧增加，以人工处理了的档案管理方式很难有效、及时的完成相关的档案管理工作，使得档案信息存在错误，档案存储空间不足，维护不到位以及信息难以共享档案资料得不到有效地利用。规范档案的后续管理和维护工作也是需要关注的问题。

3、完善房地产档案管理工作的相关对策

以上为房地产档案管理工作中存在的主要问题，这些问题已经阻碍了房地产档案管理工作的有效展开，影响了房地产档案管理水平的提高，使得档案管理工作的意义得不到发挥，给社会经济发展带来了一定的影响，针对存在的问题，提出以下完善措施：

3.1建立数字化的房地产档案管理模式

传统的档案管理模式已不能适应当前房地产档案管理的需要，为了更好地管理房地产档案应该建立起数字化的房地产管理模式。要统筹规划，运用计算机技术，建立一个产权产籍管理信息系统。数字化的房产管理系统能够节省很多人力资源，提高档案管理工作的效率，节省存储空间，能够避免很多传统管理模式下的问题，例如：防潮、防火、防虫等。此外，数字化的档案管理信息系统能够快捷、有效地进行信息共享和检索，增强档案的利用率，同时，能够及时发现档案中存在的问题，及时进行筛选和修改，及时对档案信息尽心完善，提高档案资料的价值。

3.2树立房地产档案风险管理意识

目前房地产管理部门对房地产档案管理中存在的风险并没有给予足够的重视。房地产管理工作面临的诸多风险主要有：突发风险、档案信息化风险、投资风险和知识产权风险等，将风险意识引入房地产档案管理工作中来要求管理部门对这些风险进行研究，加深对风险的认识，及时采取措施防范和化解风险。房地产档案管理中的风险如果不能得到及时的防范和化解，就会给房地产档案带来损害，继而产生的损失是不可估量的。因此，一定要树立风险意识，深刻认识房地产档案工作面临的种种风险，加强风险教育，定期对房地产档案进行风险评估，对实现信息化的档案管理系统要防止外部侵害，确保系统运行的安全，保证电子档案的安全性，提高房地产档案的抗风险能力。

3.3建立统一的档案管理标准

房地产档案需要一个统一的规范来衡量档案的形成流程和质量，使得档案管理工作能够合理的进行，并可以依照规范对一些档案及时进行清理、检查和鉴定，以确保档案的完整性和有用性。

3.4注重档案管理人才的培养

当前我国房地产档案管理中从业人员的素质良莠不齐，这也是导致房地产档案管理水平比较低下的一个重要的原因，基于此，应该加强相关人才的培养，提高档案管理人员的素质和专业胜任能力，适应当前档案管理形势的需要，推动房产管理工作的全面进步，进而给社会经济的发展带来积极地影响。另外，数字化的房产档案管理信息系统对工作人员的计算机技能提出新的要求，管理人员要注重学习，提高自身的业务水平。

3.5丰富房地产档案的形式

丰富的形式能够更加生动和完整地记录相关信息，更好地满足人们的需要，这方面需要特殊的人才来进行特殊载体档案资料的生成和保管。另外，也需要制度的支持。

参考文献：

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中图分类号：F293.33 文献标识码：A 文章编号：

随着住房改革体制的深入推进，全国各地的房地产建设方兴未艾，房地产事业发生了日新月异的变化，房地产市场空前活跃。

房地产档案在房地产行政管理、司法协助、住房制度改革、市场规划等各项工作中，利用越来越频繁，也越来越显示出其本身所固有价值。房地产档案的公开查询是社会的必然需求，但随着“房叔”、“房婶”等众多涉及房地产档案曝光事件的发生，房地产档案业界出现了一些谈“查询”而色变的趋势。如何充分利用房地产档案，而又确保不侵害相关方的合法权益成为目前值得探讨的一个问题。

一、房地产档案的主要内容及其特点。

（一）主要内容

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、交易买卖、动拆迁及批租活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房地产自然状况及使用状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。

（二）主要特点

1.法律依据性、权威性。房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。由于房地产业已成为国民经济的支柱产业，房地产的经济行为日益增多。诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷，人民法院如何裁决，房地产档案是重要的法律依据。

2.区域垄断性。房地产管理的基本原则是属地管理。因此，各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果不规范管理和开发利用，将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定。

3.安全保密性。在涉及国家安全、军事机密、个人隐私和商业秘密等需要保密的房地产权档案，查询机构及其工作人员负有保密义务，并不得擅自扩大登记信息的查询范围，查询人也不得泄露给他人，不得不正当使用。

4.其他属性。房地产档案还存在动态性、专业性、数据海量性等特点。

二、房地产档案查询的社会需求性及重要意义。

1.房地产档案公开查询是经济社会发展的必然需求。由于房地产档案的法律依据性、权威性等特点，在房地产开发、交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中对房地产档案的查询有着必然的需求。房地产档案由封闭型向开放型的转变，既是社会开发信息资源的需要，又是我国社会主义市场经济的大势所趋，是繁荣房地产事业、开发房地产档案信息资源的一种社会性的形式，对发展我国的房地产事业，推动我国现代化建设，都将产生巨大而深远的影响。

2. 房地产档案公开查询有利于充分发挥其固有价值。房地产档案具有区域垄断性特点，一般由房地产管理部门利用财政资金来进行收集、整理和保管并形成了一套较为权威、系统而又专业的房地产档案成果。此成果如果不加以利用必然造成资源的极大浪费，而档案成果利用的方式应该在于查询，查询也是档案产业的生命线。只有通过海量的社会公开查询才能充分发挥房地产档案的固有价值。

3. 房地产档案公开查询对房地产档案工作有积极的推动作用。首先，开展房地产权档案的公开查询工作，必然要求提高房地产权档案整理、鉴定、保管工作的质量，来满足社会各方面利用房地产权档案的需要。其次，房地产档案公开查询对档案工作最有效最实际的宣传。最后，房地产档案公开查询有利于检验与反映本单位工作水平和档案成果质量。

三、房地产档案查询中应该注意的问题。

1.处理好公开查询与保密的关系。档案保存的目的就是为了利用。从原则上讲没有什么档案是不能利用的。但是，档案不仅是可供利用的重要材料，还涉及部分秘密，我国宪法第13条规定：“国家保护公民的合法的收入、储蓄、房屋和其他合法财产的所有权。国家依照法律规定保护公民的私有财产的继承权”，因此，房地产档案作为一个特殊的专业性档案有其自身固有的保密性，因而在开展公开查询的工作时，片面强调保密忽视利用不对，片面强调利用，不注意保密也不对。利用与保密，从根本上说是对立而又统一的，都是为了合理发挥房地产档案在经济建设中的作用。保密的目的，也是为了更好的利用。

2.加强制度建设，确保房地产档案的有效查询和安全保密。

贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国房地产管理法》、《中华人民共和国保密法》等有关法律法规，建立和完善以法律为基础与本单位具体情况相结合的、切实可行的房地产档案的管理和利用制度。并加大执法力度，作好档案的利用工作，又防止档案的泄密和失密。

3.加强房地产档案从业人员队伍建设，做好房地产档案的有效查询和安全保密工作。在房地产档案的公开查询工作中，由于利用者来自不同的部门，素质参差不齐，各自的利用目的不同，如若管理不善，容易造成档案的泄密和失密，侵犯了产权人的合法权益，给单位和个人造成无法估量的损失。为此必须加强档案从业人员的法制教育和专业知识教育，培养他们依法、依规办事的能力和分析、识别能力，使其具备房地产管理基础知识，从而确保房地产档案的有效查询和安全保密。