档案馆理科工作计划模板(10篇)

时间:2022-08-23 05:38:47

导言:作为写作爱好者,不可错过为您精心挑选的10篇档案馆理科工作计划,它们将为您的写作提供全新的视角,我们衷心期待您的阅读,并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

档案馆理科工作计划

篇1

1 什么是网络化管理技术

所谓的网络化管理技术是一种运用计算机技术,网络技术的现代化管理办法。它的基本原理是:按照一定程序把若干具有内在联系而又独立的点联结起来,组成纵横交错的网络系统,利用数学手段描述网络系统的状态及各点之间的相互联系,通过信息反馈进行监督与控制,以保证达到预定的目标。将网络化管理技术运用到档案管理工作,就是将纸质的档案资料转化成数字语言,然后输入计算机,利用网络化管理达到资源共享。

2 科技档案管理网络化的必要性

科技档案是一种信息资源,信息资源只有在开放、流通的环境中才能发挥它的作用。如果只是将其局限在纸质的基础之上,那无疑会对这种资源造成浪费。信息资源的特点是:开放的面越广,它的流通量就会越大,点也就越多;点与点,点与面之间的连接越紧密越会加快流通的速度,对于信息的共享作用是很大的。以前开展科技档案管理工作具有很大的局限性,但是结合科技档案具有的特点,将网络信息化管理技术运用到科技档案管理工作中去,对于单位而言,打破了部门与部门之间的界限;对于行业而言,打破了各行各业之间的界限;对于地区而言,更加大了地域之间的资源流通。不管是从深度上还是从广度上都增加了科技档案信息资源的开发范围,信息资源流通的渠道更广更畅通,达到信息资源共享的目的。科技档案在流通过程中不仅促进了自身的更加完善和发展,网络化的运用也会在信息资源流通过程中反应出问题,进而解决问题,而使得网络管理技术在档案管理运用中更加完善和成熟,最终形成科技档案工作的良性循环和传播。充分发挥了档案信息资源的作用也使得企业获得了最佳的经济效益和社会效益。但是高新技术在档案工作中的应用必然会引起传统模式和现代技术的“碰撞”,科技档案能否实行网络化管理,还是需要经过一个理论与实践的磨合期。

3 科技档案管理工作采用网络化技术的紧迫性

科技档案在管理工作当中存在各种影响因素,由于单位、部门、行业、地域的限制,使得科技档案在管理当中多具有封闭、内向式的缺点。由于现在档案管理还没有完全网络化,绝大部分还是以手工作业为主,这就造成了巨大的档案资源浪费:档案资源大部分都处在一个沉睡的状态,能够运用到生产建设中去的也只是其中的一小部分而已,这样对这些宝贵的资源造成很大程度上的浪费。

网络化管理技术在档案领域的应用将会大大促进档案现代化的管理进程。科技档案作为重要的开发信息资源,更迫切地需要网络化管理来解决巨大的资源浪费问题。社会在不断地进步,管理模式也应该随着外部环境的变化而不断调整和完善,只有抛弃滞后的管理模式,采用网络化管理,才能提高管理水平和利用水平。为此,早些年,国家档案局、国家经委、国家计委、国家科委首次联合执法了《关于加强科学技术档案工作的意见》,明确提出科技档案要搞好三个转变,即“在服务范围上,要由内向外结合转变;在服务方法上,要由被动向主动转变;在服务方式上,要由封闭、半封闭向开放型转变。”而要实现这三个转变,网络化管理是一种最好的管理模式,科技档案管理实现网络化便是一个必然。当今社会是竞争的时代,企业要在激烈竞争中取得胜利,关键要能创造出比其他企业更高的价值才行。这样以来,如何做出正确的经营决策,如何推进技术的进步是企业决策者最先考虑的问题。要做到这些,就必须建立起高效准确的信息系统。占有信息的速度和数量,已成为当下企业兴衰成败的首要条件。企业中的科技档案作为一种信息资源就是如此。科技档案是企业维护和扩大再生产的决策依据,属于企业的技术机密和独有的知识。因此它属于一笔资产,企业应该考虑如何正确地管理、保护、利用好这些资产。很显然,我们现行的科技档案管理办法和管理手段,并不能很好地管理运用这些资产,甚至造成企业资源的巨大浪费,必须实行网络化管理技术,才能为企业及时、准确地提供足够的科技档案信息,推动企业高速发展。

4 网络化管理的几项准备工作

4.1 不断强化和完善本系统的科技档案工作网络组织 近几年,不少企业的档案管理网络组织已逐步形成各自的规模,例如煤炭系统的档案管理网络是由省焦煤系统档案馆、局档案馆及各煤炭企事业二级单位三级网络组成的。对于这类组织我们应巩固推广和提高,在组织程度、活动方式和活动内容等方面进一步大胆探索。

4.2 大力加强科技档案的标准化 要实现网络化管理,其中一个重要条件是要将科技档案标准化,它也是提高档案工作管理水平最重要的基础工作。计算机是实现网络化管理的重要工具,要使用这一技术手段首要问题就是要将书面化的语言转换成电子计算机语言,缺乏标准化,是很难将档案资料转化为计算机语言的,科技档案网络化也变成无稽之谈。但目前在档案标准化这个环节仍然非常薄弱,需要结合现代化的技术要求,逐步制订各项标准。

4.3 加快推广应用先进设备和技术 采用微机、缩微、复印等先进设备和技术,是实现网络化管理的决定性因素。目前大部分二级单位已搞定了微机管理,现在应抓好试点,吸取经验,大力推广,为以后的联机成网打下坚实的基础。

篇2

中图分类号:G258 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2013)02(b)-0254-01

延安市科技馆于1987年建成图书资料室,又细化成图书档案室。主要是为延安市、县区及周边的科研人员快速有效地提供有价值的科技信息的查阅,了解掌握科技最新动态提供服务。近年来,随着办公现代化设备的不断发展、推广,科技图书将运用计算机来管理图书档案,进而逐步的实现科技图书档案工作的现代化,图书档案与其是两种不同的概念,但两者之间又存在着密不可分的关系。如何把握科技图书档案工作自动化,科学有效地进行组织管理,协调管理,使之成为科技人员之家,充分发挥科技图书档案工作的重要性,为科学技术的不断进步和各项工作服务的作用。这是目前图书档案工作现代化建设一个十分重要而又需要加以研究的问题。

1 图书档案工作现代整体管理是两者相互联系共同发展的必然要求

1.1 图书档案一体化是新的管理模式,图书与档案的诸多相似之处是一体化的基础

随着图书管理走向规范化、科学化和现代化,档案工作现代化也势在必行。由此可见,图书与档案是同一事物不同阶段的产物,两者同出一源,各具有独特的功能。

随着科学的进步,计算机广泛应用于我们的生活工作和各个领域,这就要求我们工作人员能够熟练的使用计算机,具有较高的知识水平和操作水平。办公自动化的推进,为图书档案工作自动化管理创造了条件,我们可以通过电子计算机联网,可以将同性质相互联系的工作连为一体,就能实现图书工作与档案工作的整体化管理。如果图书工作自动化与档案工作自动化各自为阵,互相脱节,科技图书档案工作上不去,那么,图书情报信息与档案信息这两种本是同一事物的信息,就会被重复整理,重复向计算机输入,这样,计算机的优势就得不到充分发挥,将直接影响科技科研工作的正常有序进行。

1.2 图书档案工作自动化从实践要求两者一体化体管理

随着办公自动化与档案管理现代化的发展,使我们这些事业单位相继开始了图书工作自动化与档案工作自动化的实际工作,制约图书档案工作自动化的因素很多,但起决定性作用的是领导者的现代化意识水平,重视程度及解决问题的决心。从实践证明来看,迫切需要实现图书档案工作自动化的整体管理。科技图书工作自动化与档案工作自动化分别形成于地市、县区各职能部门之中,由于地域条件限制和资金使用不集中,现代化设备不配套,加之本地技术力量所限,目前自动化工作尚处于分散的,小规模的开发实验阶段。但图书工作自动化与档案工作自动化同是办公自动化的组成部分。因此,人们研制办公自动化系统时,能够较好的把握图书处理与档案管理之间的关系,从整体的连贯性,在充分考虑图书、档案工作不同阶段上,使计算机管理信息系统开发规模、方法、功能等不同要求前提下,从信息共享、功能衔接、性能齐全、方便高效上使图书档案管理工作成为一体。

2 对实现图书档案工作办公自动化整体管理的看法

2.1 加强领导,统一规划,为图书档案工作自动化的协调发展提供保证

市县区各级领导尤其是主管图书档案的领导,应该开拓视野投入一定时间,了解关注此项工作。从图书档案工作自动化的整体上考虑问题,有计划地组织相关人员对重点课题的研究、统筹安排各工作程序和工作环节之间的相互衔接,协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系,以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、财力的浪费。

2.2 统筹兼顾,协调好图书工作自动化与档案工作自动化的关系

图书档案工作具体有形,专业学术方面资料的收集,是整个科技图书档案工作的基础,也是图书档案工作的起点。起点至关重要,对于提高科技人员查阅有效率,促进科技事业长足发展有着不可替代的重要作用。因此,图书档案自动化应该着眼于长远,围绕档案管理这个中心,根据档案管理的要求,应当看到,图书档案管理实现自动化是社会发展的必然。实践证明,图书档案工作是相辅相成的,它们是互补的,不可相互代替,科研人员在研究一个课题时,首先是去查阅图书资料,然后就是查考相关档案资料,图书档案的双重服务给科技人员带来的,不仅是图书档案利用上的便利,更是把图书与档案结合起来的一种理想的配套服务。是科技人员可以信赖的综合信息服务工作。因此,图书档案工作实现自动化迫在眉睫。

2.3 抓好标准化管理,实现图书工作自动化与档案工作自动化的统一协调

图书档案自动化工作单靠组织管理,行政手段去安排是不够的,必须通过制订和推行各种标准,使分工合作有统一的科学准则和依据,做到制度有规定,组织有保证,职责有分工,工作有安排,收集有保证。使两者在技术上保持前后衔接的协调一致。从而达到成果共享。为使图书档案工作自动化系统内部各子系统达到兼容性、一致性、合作性的要求,图书工作标准与档案工作标准应协调配套。从图书档案工作自动化整体上考虑,重视并加强图书档案工作标准化。

综上所述,图书工作是档案工作的基础,而自动化又是建立在标准化基础之上的,因此,收集科研文献力求真实、完整,对于整个图书档案工作自动化系统质量的优劣至关重要。因此,应大力加强图书工作标准化,统一图书档案的标引语言,同时,要加强科学管理,广泛增强科技人员的图书档案意识,建立一定的检查监督制度,采取有力的措施,确保科技图书档案工作自动化顺利有序的开展,为图书档案工作自动化建设打下坚实的基础。

篇3

中图分类号:C923

我国是世界第一人口大国,拥有世界总数四分之一的人口数量,并且人口数量依然持续增长,管理好人口和计划生育档案是计划生育工作中重要的一环。随着人口计划生育工作的制度化、法制化、规范化,人口和计划生育档案管理也面临着工作方式的转化,由传统的管理方法向“高、新、严、准”的科学方式转变。探索科学管理新思维,创新管理方式,进一步提高档案科学管理水平,对更好的服务政府决策以及提高社会管理工作水平有突出的作用。高效利用档案,提高人口和计划生育部门的效率和服务,在工作中发挥人的主动性是当前工作中的关键[1]。

一、当前存在问题

当前由于种种原因,例如对档案管理认识不足、档案管理不规范、管理人员管理意识缺乏、农村人口流动性大等等,这些客观因素和主观因素都影响了人口和计生档案的管理工作的效率,严重制约了政府工作的开展,间接影响了和谐社会的建设进程。

1.1当前档案管理中存在的问题

随着人口的增多和人口流动量的增大,给人口与计生档案管理工作带来了困难,而且在管理工作方面,管理者对档案工作的认识不足。在这方面主要存在两个问题:一方面是没有认识到人口与计生档案管理的必要性和重要性,对工作的重要性存在认识偏差,在工作中不能全神贯注、尽职尽责的对待本职工作,忽视了档案管理的重要意义,导致计生档案的管理工作经常出现各种问题;另一方面的问题是出现在民众,老百姓对计生工作往往存在偏见,他们认为计生档案不能给他们提供有效的实质性帮助,因此在档案管理工作中经常出现抵情绪,不配合相关人员的工作,给档案管理工作带来一定的困难和妨碍。

1.2 人员流动性

人员流动性大是人口与计生档案工作的管理工作困难的另一个原因。改革开放以来,随着社会经济的高速发展,对农村剩余劳动力的需要急剧增大,各地用人单位用工模式逐步完善,刺激了劳工人员的流动,剩余劳动力从欠发达地区流向大城市,同时人才的交流更加频繁,人口的分散性给人口与计生档案的统计和管理的工作开展带来了极大的不便[2]。此外在人口和计生档案管理人由于工作调动、职位升迁等原因,使管理工作不流畅,存在着交接不清晰、档案的缺失、资料分管不清楚等问题。这些问题的存在造成了人口和计生档案管理中经常出现纰漏,增加了管理工作的难度。

1.3管理工作不规范、制度不健全

此外,人口与计生档案管理工作不规范、制度不健全也制约着管理工作的开展。由于工作性质繁琐、信息量大、管理方式不合理等原因,当前我国的人口与计生档案管理工作,一直都处于一个无序、不规范、放任自流的状态。基层工作人员在档案业务素质、档案意识等方面达不到国家标准要求,管理者大都缺乏过硬的业务能力,对保管技术的专业知识也了解过少,很多从业者都是跨专业从事工作,因此容易造成管理的混乱。再者各级人员分工不明确、职责不清晰,部分领导对档案管理工作不重视,导致管理工作效率低下,出现各部门推诿责任,出现工作的“真空区”。

1.4管理设备的陈旧

多数基层部门硬件设备上存在不容忽视的隐患,如保管条件简陋,没有升级保管设备,对档案库缺乏保护性措施。国家规定:国家、省、市级人口计生档案都应配备齐全的管理设备,并严格执行档案管理和规章制度,目前县级档案室仍然存在着设备陈旧、档案室空间狭小、档案堆积、办公用品不合格等问题,造成档案的污损、遗失等严重后果。

人口和计划生育档案管理的规范化、标准化和科学管理现代化

2.1 转变观念

档案工作人员要重视档案管理工作的重要性,彻底改变以往的工作观念,要从保管人员转为管理者,主动学习系统的档案专业知识、现代管理知识,提高工作效率。利用先进的管理设备和手段,增强信息分析能力和捕捉能力,从繁琐复杂的资料中提取有价值的信息,简化信息量。并把提炼信息总结归纳,传递到知识生产和知识创新中,服务于政府决策,由保管人员转变为知识提供者和决策咨询者。相关领导也要重视档案管理工作,给档案管理提供更多的工作支持,监督整治工作中出现的纰漏,杜绝人为错误的发生。

2.2 更新档案管理流程

档案管理工作是复杂繁琐的工程,耗费大量的人力物力,为了避免在人口计生档案的管理过程中出现过多的资源浪费,就需要规范计生档案管理工作,制定明确的工作流程和方案[3],让计生档案管理工作保持有序、健康的发展。简化更新原有的工作流程,对管理流程进行重组,在工作流程设计环节中融入隐形知识,并使隐形知识显性化,在这过程中,人口和计划生育档案管理的参与者应该定义流程中与档案相关的基本概念,对档案的保存、流转、鉴定提出具体要求,确保流程的科学性和高效性。

2.3重视流动人员管理

流动人员管理是档案管理工作中重要的一环,因此要重视流动人员管理,加强分散人员的统计归档工作。当前,随着经济发展,流动人员已经成为一股不可忽视的群体,因此必须重视流动人口的有效管理。一方面,档案管理从业人员要对自己负责地区的流动人员进行详细的统计工作,这样才能更好地进行流动人员的管理,另一方面,针对流动人员,成立专门的下属职能部门,统筹负责人口的管理,对流动人口的数量、发展趋势以及面临的问题进行研究,设立相关的资料库,为以后工作和决策提供咨询。管理人员要走入基层,定时走访调查,掌握及时有效的信息,透彻地分析问题的原因,以确保搜集信息准确及时。

2.4 加强计生档案管理工作网络系统化建设

网络技术的发展给生活工作带来了极大的便利,加强计生档案管理工作网络系统化建设可以节省了更多的人力和财力资源。计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分,要充分认识做好档案工作的重要性,把计生档案工作作为一项重要工作内容,需要实现计生档案工作管理系统网络化[4]。实现网络系统化,能够有效地保证工作的正常运转,不但减少工作人员的劳动量,提高工作效率,而且能更好地起到资料的交流和共享作用。这个网络既是计划生育工作的基本体系,同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系,通过这个网络平台,可以实现更好的信息搜集和资源共享,同时也能更好的对计生档案工作进行分配和部署,把计生档案管理网络系统作为日常建档工作的重要依据,能够促使计生档案管理工作更加有效。

三、总结

总之,人口和计划生育档案工作在计划生育工作中有重要的作用,是计划生育工作和人员管理工作开展的重要基础,关系到民生建设和和谐社会的建设,为国家的决策起到引导和咨询作用。因此,相关的领导和工作人员应该重视档案管理工作,彻底转变观念,提高工作人员的素质,努力提高工作水平和工作效率,精简工作流程,利用新设备和新技术,提高科学管理水平。同时,国家和各级政府也应给予必要的投入,解决所需经费,为科学管理档案工作创造良好的条件。参考文献:

[1] 柳临.论提升人口计生档案管理水平与发挥档案作用.社科论坛,2012年3月.

篇4

现代社会中科学技术是第一生产力,经济要发展离不开科学技术资源的支持。现代社会科学技术的发展日新月异,国与国之间的竞争早已演变为科学技术实力的竞争。我国各省也将科学技术放在本地区发展战略的首要位置。由此可见,在新一轮竞争中,谁的科技优势越明显,准确把握机遇,谁就能有所作为,赢得竞争中的主动权,所以科技工作在国民经济建设与发展中的地位十分重要。

一、科技计划项目的概念

在2001年1月20日,科学技术部颁的第五号令《国家科技计划项目管理暂行办法》中,第一章第二条明确规定:国家科技计划项目是指在国家科技计划中实施安排,单位或者个人承担的,在一定时期内所进行的科学技术研究开发活动。

二、科技计划项目档案的形式与定义

所谓的国家科技计划项目档案是指科技项目在立项、实施、结题验收或者成果转化过程中,所形成的需要进行归档保存的各种类型、载体的文件,其列入国家科技计划内,且研究经费以中央财政拨款为主。由上述定义可以看出,科技计划项目档案所形成的领域包括政府部门、社会组织以及个人;而科技计划项目实施的整个过程可以从科技计划项目档案中体现出来;此外,在实施科技计划项目过程中,直接形成了科技计划项目档案,其为原始记录且具备相当的保存价值。

三、科技计划项目档案的管理

第一,档案管理要服务于科技项目管理与监督服务。在科技管理过程中,项目档案的作用越来越突出,项目档案的管理也逐渐成为科研管理的一项重要内容与必要条件。在档案管理过程中,政府科技主管部门和项目负责单位通过签订合同的方式明确双方责任。按照合同内容由科技主管部门提出项目档案管理要求,而项目负责单位则据合同条款如期、保质的完成项目研发工作,并且将科技主管部门提交完整的项目档案文件。

第二,对项目执行加以规范以项目档案为客观依据。按照项目的运作规律,通常采用项目责任人制进行项目管理,即在项目档案形成、积累以及归档的全过程中,该负责任担负主要的领导责任。整个项目的研发过程均是通过项目档案完整、忠实地记录下来,根据档案可以对项目的进展情况、存在的问题进行及时的了解,项目档案的科学性、严肃性也得到了保证。在执行项目过程中,要保证各种原始记录的配套性、准确性以及完整性,并将其作为项目管理的重要依据。

第三,项目档案要具备充分的资源共享性。相关规定中有明确要求,各类国家科技计划所建立的数据库要具备兼容性,实现信息资源与数据资源最大化共享。项目档案是项目执行单位记录相关项目信息的主要载体,因此要求其具备资源共享性。要实现这些信息资源的共享,转化为科技成果,为全社会利用,前提就是项目档案标准化与规范化管理。

四、科技计划项目档案管理需要解决的问题

第一,项目档案科学管理水平有待提高。项目档案的形成过程对应了项目的运作过程中,项目各队均会形成对应的文件,由此可见项目档案是计划项目立项、检查以及验收等研究活动的重要标志。项目档案属于科研过程的软成果,对项目绩效进行评估要以项目档案为依据和前提,从这个意义上讲,项目档案的重要性与科研活动的硬成功作用相当。项目档案管理是科学计划项目管理的一个重要部分,要委派专职、专业的人员与机构进行实施,以保证其科学性。项目管理也是科技管理的一种重要形式与重要内容,只有尊重科学、尊重创新,充分认识到科技实践、发展、再实践、再发展的科学规律,对项目档案进行科学管理,才能保证科技计划项目整体的有效性。

第二,项目档案管理机制有待完善。由于计划项目的执行单位不仅限于属地单位,因此无法适用原有的档案管理属地化模式,从而项目档案管理过程中经常出现盲点或者空白。要进一步强化项目档案管理,就要彻底改变这种属地管理模式,采用履行合同的新模式,档案管理的实施对象确定为项目执行单位。这种管理模式最显著的特点就是不考虑项目执行单位的行政关系与隶属关系,使得项目执行单位与项目档案管理单位合而为一,这样就不存在固有的领导关系,而属地内行政管理部门的职能也更加明确,与项目档案管理的客观要求也相符。

第三,项目档案的质量要有所保证。要进一步落实档案管理责任制,使得项目档案的质量有所保证,主要可以从以下两方面着手:首先,科技管理部门要做好项目管理档案,以满足公众的知情权,接受公众监督。要按照项目的实际进度进行检查、验收、监理与审计,并确认发明权与知识产权的归属,这些工作均要以项目档案作为凭证。其次,要保证项目执行者的合法权益。项目负责人对项目研发档案负有领导责任,实行项目负责人制,保证了得技计划研究活动可以按照规范建档,对研究过程、研发状况以及所得数据进行忠实的记录。项目负责人要保证提供给监管方档案的真实性、准确性以及完整性,这也是项目负责人的责任与义务。

第四,档案工作监管职能的强化。项目档案管理工作是一项专业性、系统性的工作,科技主管部门与档案主管部门在监督、指导以及实施专业管理的过程中,有一定的难度。因此要基于行政改革的角度,以社会专业资源为依托,提高档案管理的专业化程度。比如委托有专业资质的机构评估档案的完整性与准确性;或者引入专家机制,以保证档案管理监管的客观性与公正性等。

参考文献:

1.刘春泽,宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].社会,2011(10).

篇5

关键词: 煤炭企业;档案管理网络;思考

Key words: coal enterprises;records management network;thinking

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2014)03-0178-02

0 引言

随着煤炭企业改革开放的不断深入发展,循环经济得到较快发展,特别是立足煤、延伸煤、超越煤,拉长产业链条,形成了以煤炭生产为主多种产业结构并存的格局,煤炭企业纷纷成立了各大集团公司,这就使档案馆的工作必然担负起集团公司下属的各子、分公司、参股、控股公司的全部档案管理工作的任务,建立怎样档案管理网络?形成怎样的工作体制、运行机制,是摆在我们面前的紧迫课题,需要深入思考,进行一一探讨。

1 面临的问题

1.1 档案工作运行机制与煤炭企业发展脱轨 目前,不少煤炭企业总是以追求利益最大化为目标,认为档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益,看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作,而忽略了档案馆与档案室及相关部门的作用,不能有序形成以煤炭企业档案馆为中心,以二级单位档案科(室)为重点,部门档案资料网点补充的三级档案管理网络。致使档案管理混乱,机构变更、兼并重组、整合过程中出现档案归属无着落,文件资料、技术资料流失的现象严重。很多企业决策者和管理者还未意识到煤炭企业档案工作在企业的长远利益中所起的重要作用,企业档案工作被忽视。

1.2 档案工作管理模式不适应煤炭企业发展需要 随着煤炭企业改革、改组、改制的不断深入,集团化大公司不仅规模大,而且子公司众多,性质各异、区域分散,比如:潞安集团公司是以煤炭为主业,同时始终把循环经济作为资源型企业,发展煤、电、油、化、硅五大产业为一体的现代化大型企业集团。现有企业档案管理模式已不适应性企业内部管理体制,企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系,已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系,企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化,企业档案的形成大大超越了原来的范围,其形成规律也发生了相应变化。再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制,必然无法满足企业个性化的要求,不利于现代企业档案管理工作的开展。

1.3 档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应 档案工作是一项十分专业的系统工程,不是人们想象的档案工作随便安排个人就能干,没有技术含量,抱着资料装装订订,存起来看门守摊就行。档案工作对档案人员要求非常高,档案人员不仅要掌握档案管理理论,还必须全面了解本企业各个职能部门工作性能,生产经营特点及相关的土建、安装、矿建等等工程技术方面的知识,有了较广博的知识面,才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多,客观上导致对档案知识的学习、掌握不够,其素质不能适应煤炭企业档案工作的需要。

2 煤炭企业档案管理存在问题的成因

2.1 没有形成一套强有力的管理网络核心 形式多样、性质各异的子、分公司存在,造成煤炭企业档案馆、室、部门各司其职,各自为天,特立独行,没有统一的档案管理网络核心,不能准确把握上级指示精神和要求。在具体工作规范、档案管理制度和运行程序衔接不上,职责不明确。

2.2 没有形成一套系统完备的档案管理网络制度 不少煤炭企业档案管理制度不健全,没有制定一套符合本企业特色的档案管理网络制度。这就给煤炭企业档案工作在办事流程及日常工作中自主性较大,易造成档案管理政策性失控。如:由于档案管理网络监管不到位,某些企业工程项目档案的审批立项与开工不能够同步,往往先开工后审批,导致重要文件、审批手续不齐全、不完整,造成档案资料缺失;没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位,致使同一煤炭企业下的各立档单位档案分类管理没有统一标准,分类混乱。不能确保档案资料完整、准确、系统、有机联系在一起。再如:没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位,大型设备不经档案人员参与验收签字,随意开箱运行,造成档案资料丢失。

2.3 企业档案管理人员兼职过多,且大多不具备档案方面的专业知识 不少单位往往不设立专门的档案管理岗位,而采取兼职的办法,极易造成档案分散保存。同时,档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备,必然导致档案缺失。

2.4 在企业产权变动中,企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失 如一些公司在关停过程中档案随意堆放;在破产清算过程中会计档案频繁借出,未办理借出、收回手续;企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走;职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等,都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

3 决解问题的办法

3.1 建立健全档案管理网络体系,统一领导,分级管理 规范全宗管理,统一全宗号。充分发挥档案核心管理体系,统一领导,分级管理,便于了解掌控各级档案管理部门工作动向,及时进行监督、指导,有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。以潞安集团公司为例:1988年潞安集团公司档案馆成立,为确保企业发展到哪里档案工作就服务到哪里,集团公司档案馆改进工作思路,及时对公司所属各单位进行调查摸底,对符合构成全宗三要素的单位,给予全宗号。并对有全宗号的单位进行严格管理、规范,并下发“关于潞安集团公司调整、变更档案管理全宗号的通知”。构建了档案管理网络体系,形成档案管理网络有机整体,便于统一领导,分级管理,有效地保护和利用档案。

3.2 健全档案网络工作体制,坚持依法办事 建立健全煤炭企业单位档案网络工作体制,形成开展工作的有效运行机制,提供坚强组织保证,是做好档案工作的根本前提。潞安集团公司具体做法:以公司档案馆为龙头,对公司所属各立档单位档案工作做到“三有”,有目标、有考核、有监督。有目标:开局之年就制订详尽的工作计划和方案,并以文件形式下到所属各立档单位执行,从而推动档案工作开展;有考核:根据每年的工作目标,相应制定考核办法,进一步推进和完善了公司档案工作以考核方式引导各立档单位加强文件材料的归档工作,确保档案安全保管,提高档案工作者的业务技能,增强为集团的服务意识。

3.3 创新管理模式 建立档案协助方阵 为建立起“管理科学、服务高效、运转协调,门类齐全、结构合理”的煤炭企业档案资源管理利用新模式,实现档案管理网络化、档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。潞安集团是山西五大煤炭企业集团之一,目前,已形成潞安本部、武夏、忻州、临汾、晋中、潞安新疆六大矿区,规模增大,机构层级增多,办公地点分散,这就使得档案管理工作范围扩大。潞安集团公司档案馆根据各立档单位的性质、职能、及地理位置,积极创新档案管理模式。实施了档案工作协作方阵管理。将90个立档单位根据地域,交通情况,划分十二个方阵,每一方阵设有协作负责单位。这些单位是经公司档案馆深入摸底、调研、经过反复考虑,权衡管理水平、人员素质之后,才被列入负责单位。采用这种管理模式,一方面可以加强各立档单位之间档案工作的交流学习和联系;另一方面又解决路途遥远,不必要的人力、物力、财力浪费,可以更高效、更快捷地帮助开展工作。这种管理模式,能够高效、快捷整体推进公司档案工作协调发展,提高档案信息资源开发利用,推进公司档案工作制度化、规范化、科学化、现代化建设,更好地为集团公司服务。

3.4 全面夯实档案管理网络基础,确保档案工作走向规范化、标准化轨道 由于煤炭企业档案工作发展不平衡,各种性质的子、分公司档案管理水平参差不齐,存在太多漏洞,不少单位档案工作得不到重视;档案硬件设施跟不上,档案没有固定存放处;保管条件恶劣;档案库房乱堆乱放杂物等等,严重危及档案安全。所以全面夯实档案管理网络基础,确保档案作走向规范化、标准化轨道非常必要的。以潞安集团公司为例:该公司档案馆为全面推动集团公司所属各立档单位档案工作上水平上台阶,积极与所在省、市档案局联合,制定各项管理措施、下发各种针对性业务指导文件、建立档案执法检查制度,开展评比、达标活动。经过不懈努力,不少立档单位纷纷建立了档案室、档案库,并严格按照档案管理“八防”要求执行、同时配备了相应的专职档案管理员,制定了相应的档案管理制度,建立了符合本单位实际情况的档案分类标准,大大夯实了档案工作基础,为集团公司全面推动档案工作日趋走向规范化、标准化、科学化打下良好基础。

3.5 用档案管理网路控制单位、控制人员,防止企业档案流失 煤炭企业档案主管部门要及时对自己所辖的各立档制单位制定《煤炭企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,根据自己所管辖各立档单位,有针对性地下发年报统计文件,及时了解掌控全公司各立档单位档案工作动向,从而及时掌握破产企业状况,并精心组织、安排对关闭破产单位开展档案指导工作,督促这些单位夯实责任,加强档案妥善保管,确保档案万无一失;就人员控制:各立档单位形成与人事、劳资携手,档案不移交,不签字,不允许调动制度。

3.6 培训档案管理网络圈内档案人员,需建立灵活多样培训机制,提高人员素质 要有一批以煤炭企业档案馆为核心的管理网络圈内的能胜任煤炭企业档案工作的管理人员。培训管理网络圈内档案管理人员,可根据本单位实际情况而定。一种方法:选送档案人员参加档案专业知识培训,提高档案人员业务素质,稳定档案专业队伍。另一种方法:直接邀请上级档案主管部门选派专业骨干人员深入基层,改变以往站在讲台理论教学模式,采用和学员互动教学或直接亲自手把手教学,以干代训,让从事档案工作人员尽快掌握档案工作基本原则、工作流程、分类方法,同时熟悉了解本单位生产、经营、管理、安全、基建等等方面工作内容,提高档案人员的综合素质和服务本领。

参考文献:

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目前,不少煤炭企业总是以追求利益最大化为目标,认为档案工作不会给企业带来直接、明显的经济利益,看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作,而忽略了档案馆与档案室及相关部门的作用,不能有序形成以煤炭企业档案馆为中心,以二级单位档案科(室)为重点,部门档案资料网点补充的三级档案管理网络。致使档案管理混乱,机构变更、兼并重组、整合过程中出现档案归属无着落,文件资料、技术资料流失的现象严重。很多企业决策者和管理者还未意识到煤炭企业档案工作在企业的长远利益中所起的重要作用,企业档案工作被忽视。

1.2档案工作管理模式不适应煤炭企业发展需要

随着煤炭企业改革、改组、改制的不断深入,集团化大公司不仅规模大,而且子公司众多,性质各异、区域分散,比如:潞安集团公司是以煤炭为主业,同时始终把循环经济作为资源型企业,发展煤、电、油、化、硅五大产业为一体的现代化大型企业集团。现有企业档案管理模式已不适应性企业内部管理体制,企业集团和股份制公司企业之间不再是母子公司之间的上下级隶属关系,已经逐步转变为以资产为纽带的两个独立法人单位的新型关系,企业集团原有的内部行政管理关系迅速削弱。企业的生产关系、基本职能、组织机构、管理体制、经营方式、分配方式等都发生了深刻的变化,企业档案的形成大大超越了原来的范围,其形成规律也发生了相应变化。再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制,必然无法满足企业个性化的要求,不利于现代企业档案管理工作的开展。

1.3档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应

档案工作是一项十分专业的系统工程,不是人们想象的档案工作随便安排个人就能干,没有技术含量,抱着资料装装订订,存起来看门守摊就行。档案工作对档案人员要求非常高,档案人员不仅要掌握档案管理理论,还必须全面了解本企业各个职能部门工作性能,生产经营特点及相关的土建、安装、矿建等等工程技术方面的知识,有了较广博的知识面,才能对多方位的工作应对自如。而现行不少企业的档案人员兼职的居多,客观上导致对档案知识的学习、掌握不够,其素质不能适应煤炭企业档案工作的需要。

2煤炭企业档案管理存在问题的成因

2.1没有形成一套强有力的管理网络核心

形式多样、性质各异的子、分公司存在,造成煤炭企业档案馆、室、部门各司其职,各自为天,特立独行,没有统一的档案管理网络核心,不能准确把握上级指示精神和要求。在具体工作规范、档案管理制度和运行程序衔接不上,职责不明确。

2.2没有形成一套系统完备的档案管理网络制度

不少煤炭企业档案管理制度不健全,没有制定一套符合本企业特色的档案管理网络制度。这就给煤炭企业档案工作在办事流程及日常工作中自主性较大,易造成档案管理政策性失控。如:由于档案管理网络监管不到位,某些企业工程项目档案的审批立项与开工不能够同步,往往先开工后审批,导致重要文件、审批手续不齐全、不完整,造成档案资料缺失;没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位,致使同一煤炭企业下的各立档单位档案分类管理没有统一标准,分类混乱。不能确保档案资料完整、准确、系统、有机联系在一起。再如:没有形成档案管理网络制度或档案管理网络监管不到位,大型设备不经档案人员参与验收签字,随意开箱运行,造成档案资料丢失。

2.3企业档案管理人员兼职过多,且大多不具备档案方面的专业知识

不少单位往往不设立专门的档案管理岗位,而采取兼职的办法,极易造成档案分散保存。同时,档案管理人员的频繁更迭、档案交接手续不完备,必然导致档案缺失。

2.4在企业产权变动中,企业和主管部门对档案处置不力造成档案流失如一些公司在关停过程中档案随意堆放;在破产清算过程中会计档案频繁借出,未办理借出、收回手续;企业的设备档案、基建档案已被原企业辞职员工带走;职工调出带走的人事档案没有办理移交手续等,都会给国家、企业造成不可挽回的损失。

3决解问题的办法

3.1建立健全档案管理网络体系,统一领导,分级管理

规范全宗管理,统一全宗号。充分发挥档案核心管理体系,统一领导,分级管理,便于了解掌控各级档案管理部门工作动向,及时进行监督、指导,有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。以潞安集团公司为例:1988年潞安集团公司档案馆成立,为确保企业发展到哪里档案工作就服务到哪里,集团公司档案馆改进工作思路,及时对公司所属各单位进行调查摸底,对符合构成全宗三要素的单位,给予全宗号。并对有全宗号的单位进行严格管理、规范,并下发“关于潞安集团公司调整、变更档案管理全宗号的通知”。构建了档案管理网络体系,形成档案管理网络有机整体,便于统一领导,分级管理,有效地保护和利用档案。

3.2健全档案网络工作体制,坚持依法办事

建立健全煤炭企业单位档案网络工作体制,形成开展工作的有效运行机制,提供坚强组织保证,是做好档案工作的根本前提。潞安集团公司具体做法:以公司档案馆为龙头,对公司所属各立档单位档案工作做到“三有”,有目标、有考核、有监督。有目标:开局之年就制订详尽的工作计划和方案,并以文件形式下到所属各立档单位执行,从而推动档案工作开展;有考核:根据每年的工作目标,相应制定考核办法,进一步推进和完善了公司档案工作以考核方式引导各立档单位加强文件材料的归档工作,确保档案安全保管,提高档案工作者的业务技能,增强为集团的服务意识。

3.3创新管理模式建立档案协助方阵

为建立起“管理科学、服务高效、运转协调,门类齐全、结构合理”的煤炭企业档案资源管理利用新模式,实现档案管理网络化、档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。潞安集团是山西五大煤炭企业集团之一,目前,已形成潞安本部、武夏、忻州、临汾、晋中、潞安新疆六大矿区,规模增大,机构层级增多,办公地点分散,这就使得档案管理工作范围扩大。潞安集团公司档案馆根据各立档单位的性质、职能、及地理位置,积极创新档案管理模式。实施了档案工作协作方阵管理。将90个立档单位根据地域,交通情况,划分十二个方阵,每一方阵设有协作负责单位。这些单位是经公司档案馆深入摸底、调研、经过反复考虑,权衡管理水平、人员素质之后,才被列入负责单位。采用这种管理模式,一方面可以加强各立档单位之间档案工作的交流学习和联系;另一方面又解决路途遥远,不必要的人力、物力、财力浪费,可以更高效、更快捷地帮助开展工作。这种管理模式,能够高效、快捷整体推进公司档案工作协调发展,提高档案信息资源开发利用,推进公司档案工作制度化、规范化、科学化、现代化建设,更好地为集团公司服务。

3.4全面夯实档案管理网络基础,确保档案工作走向规范化、标准化轨道

由于煤炭企业档案工作发展不平衡,各种性质的子、分公司档案管理水平参差不齐,存在太多漏洞,不少单位档案工作得不到重视;档案硬件设施跟不上,档案没有固定存放处;保管条件恶劣;档案库房乱堆乱放杂物等等,严重危及档案安全。所以全面夯实档案管理网络基础,确保档案作走向规范化、标准化轨道非常必要的。以潞安集团公司为例:该公司档案馆为全面推动集团公司所属各立档单位档案工作上水平上台阶,积极与所在省、市档案局联合,制定各项管理措施、下发各种针对性业务指导文件、建立档案执法检查制度,开展评比、达标活动。经过不懈努力,不少立档单位纷纷建立了档案室、档案库,并严格按照档案管理“八防”要求执行、同时配备了相应的专职档案管理员,制定了相应的档案管理制度,建立了符合本单位实际情况的档案分类标准,大大夯实了档案工作基础,为集团公司全面推动档案工作日趋走向规范化、标准化、科学化打下良好基础。

3.5用档案管理网路控制单位、控制人员,防止企业档案流失

煤炭企业档案主管部门要及时对自己所辖的各立档制单位制定《煤炭企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,根据自己所管辖各立档单位,有针对性地下发年报统计文件,及时了解掌控全公司各立档单位档案工作动向,从而及时掌握破产企业状况,并精心组织、安排对关闭破产单位开展档案指导工作,督促这些单位夯实责任,加强档案妥善保管,确保档案万无一失;就人员控制:各立档单位形成与人事、劳资携手,档案不移交,不签字,不允许调动制度。

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随着专升本的成功标志着一所院校办学层次的提升。它的办学规模、硬件投入以及教师素质都达到了一定水平,但从管理模式上仍需进一步转变和提高,以更好地适应本科院校的教育体制。系级教学档案管理作为学校管理的一个组成部分,在向本科管理模式转变过程中,地位更加重要,内容更加丰富。教学档案的最终目的是服务于学校的教学管理,良好的教学档案管理可以有效地促进教学、科研管理的科学化,进而加快学校向本科教育转型的进程。反之,如果轻视教学档案、疏于对教学档案的管理,则极容易导致教学管理、科研管理处于无序状态,使高校的转型流于形式。本文就升本后加强系级教学档案管理,充分发挥其在教学管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系级教学档案的内容、特点和作用

1.1 系级教学档案的内容

由于教学管理和教学活动是一项复杂的实践活动。因此,反映这一实践活动的教学档案的内容庞杂,且形式多样。概括起来可分为以下七类:

(1)教学计划管理方面:主要包括教学计划、教学大纲、自编教材或讲义、校历、课程表等。(2)教学状态管理方面:主要包括教学管理工作规章制度、选修课开课汇总表、教研室听课表(或卡)、教学实训、毕业实习资料(实习计划、实习任务指导书、实习学生分组情况登记表、实结)、实验教学文件(实验教学计划、实验教学大纲、实验仪器设备使用情况、实验成绩等)、学生课程设计、毕业论文(或设计)等内容。(3)考务管理方面:主要包括系内和学校期末考试试卷、考场及监考教师安排等内容。(4)学籍管理方面:主要包括学生入学学籍登记表(或卡)、学生学籍变动、奖惩记录、考试成绩等内容。(5)教师工作量及业务考核方面:主要包括教师授课情况、工作量计算、承担科研及发表学术论文等内容。(6)教学工作年度总结和教研、教改总结等内容。(7)师资培养方面包括师资培养计划、教师业务进修情况、师资队伍建设材料。如学科带头人、骨干教师、学术梯队建设;科研和教改实践、学术研讨等。

教学档案是全院师生的劳动成果,是教学工作的重要信息资源,是系级教学历史真实面貌,体现了一所学院成长、发展、壮大的历史见证。

1.2 系级教学档案管理的特点

系级教学档案是教师、学生从事教学管理实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录,是系级档案管理工作的核心。它既不同于文书档案,也不同于科研档案,其特点如下:

(1)档案来源的分散性。它来自于教学活动的各个环节和教学活动的全过程,由教与学两方面材料转化而来,一方面包括了教育改革、教学计划、教学总结、专业建设和课程设置等文件,及政府教育主管部门、本校教学主管部门的有关教学工作的规章制度、数据统计、分析资料等,另一方面也包括了学生工作的总结、学生的实习鉴定、见习鉴定、学生的学习成绩、实验成绩和毕业论文等。

(2)档案的原始性。教学档案是系级教学活动、教学管理、学生管理中所形成的历史记录。反映系级教学工作的全貌,记录着教学管理活动的真实过程。它主要包括系级有关教学工作会议的记录、简报,以及各种教学制度、规定、办法条例等教学工作文件。

(3)档案的专业性。系级教学档案工作既要遵循人才培养方案的共性,也要根据系级专业设置、课程设置教学内容、学时分配的不同,遵循其专业性特点。

(4)档案资料的多样性。由于教学活动内容的多样性,在日常教学活动过程中,为了教学的需要,必然会形成不同形式的材料。除了纸质的文件材料、教材、学生学籍外,还包括音像、电子、照片、光盘等类材料。

1.3系级教学档案的作用

(1)系级教学档案是真实的原始资料。系级是高校基层的教学部门,系级教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料,真实、客观地记录了在教学改革、教学质量、师资队伍建设等各个方面的教学管理工作,全面地反映了教学工作的进程和特点,是今后进行教学管理和教学研究活动不可缺少的,是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的依据和参考。对今后各项工作的开展有重要的借鉴和指导意义。

(2)系级教学档案是重要参考依据。为了有效地进行教学管理和开展教学活动,系领导和教研室主任必须切实掌握有关的档案信息。在熟悉教学情况、总结教学经验、制定教学计划和处理存在问题时,不可能单纯地只凭个人记忆,而是往往需要去查阅档案记载。因此,教学管理、教学实践和教学信息反馈都离不开教学档案,它可以为这些教学工作提供比较详尽的参考依据。

(3)系级教学档案是教学评估的基础。开展教育评估是现代教育的要求,也是国家对高校进行宏观管理的一种手段,无论国家对教学评价指标体系如何确定,高校在进行教学评估时,必然要通过查阅相关档案,最终都要凭借大量的档案材料,才能对某一高校作出客观、全面、真实的评价,在对教学条件、教学状态、教学效果进行跟踪调查和分析时系级教学档案可以提供比较完整、系统、真实可靠的信息和数据,是高校搞好教学评估工作的重要基础。

2、新升本院校系级教学档案管理工作存在的主要问题

新升本的院校一般是由专科学校升格而来,本科层次办学时间短,由专科向本科的转变需要一个过程,专科层次的档案管理发展到本科层次的档案管理也需要有一个适应过程。加之档案管理专业技术人员偏少,在教学档案管理中难免会存在一定的问题。

(1)档案管理制度不健全。建立和健全教学档案的归档制度,是做好教学档案管理工作的基础。由于新升本院校重点考虑的是学科专业建设与师资队伍建设,重点投入放在改善教学条件和提高教学质量上,对教学档案管理没有高度重视,也没有制定相应的规章制度,档案材料存在不全的现象,具体负责教学档案的工作人员缺乏相应的专业业务体系指导和管理规章的约束。系级教学档案应如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些应交由教务处或院校档案部门保存?应如何整理文件材料? 没有统一管理要求。

(2)档案意识淡薄。系级档案管理是一种事后行为很容易被人们忽视。系级档案涉及教学、科研、学生等多种资料,绝大部分来源于教学一线的教师和学生。一方面,一些教师认为教学科研成果、文件材料等是个人的心血,没有必要交给系级保存、归档;另一方面,学生的材料又分散在不同的部门,有的存放在学工处,有的存放在教务处,有的存放在招生就业处,有的分散在各系(学工大队部)中,这样就造成了教学档案收集不够完整,归档质量不高,一些在教学过程中形成的有价值的文献资料丢失,难以发挥教学档案应有的作用。

(3)教学档案缺乏科学性、系统性和完整性。随着新升本的院校办学层次的提高,办学规模的扩大,教学档案的规模也在不断扩大,工作量增加了但教学秘书队伍的编制却没有增加,大多数还是一个人干。教学秘书往往兼职教学档案员,由于工作量大,工作繁琐,因而难以全身心投入到档案管理工作中。由于无专人管理,无固定保管场所,大量的原始教学资料处于没有规范整理、零散而不成体系的自然状态。具体表现在该收集的材料没有收集,或者是只重视红头文件的收集,而不重视各部门、各系在运行过程中自己所形成的具有保存价值的,原始的、真实的文件材料,致使教学档案杂乱而无体系性,残缺而无完整性,有些材料缺乏可靠性,严重影响了档案的质量。

(4)档案管理手段落后。不少档案管理人员缺乏档案管理专业知识,计算机管理的应用能力较弱,办公自动化、管理科学化水平较低,对教学档案的管理还是以传统的管理方式为主,这在很大程度上影响了系级档案管理的效率。

3、加强新升本院校系级教学档案管理工作的措施

3.1 提高档案意识,加强系级教学档案工作的管理

系级教学档案是院校教师及学生从事教学管理和教学实践活动中直接形成的原始材料,是院校教学工作方针、政策的真实写照,是院校教学管理的重要内容,是教学活动不可缺少的重要依据和主要参考资料。在社会不断发展的今天,档案工作的范围已不仅是搜集、保管和利用档案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,这些职能的发挥很大程度上取决于领导对档案工作的认识程度。

在院校中,档案工作是否得到重视,档案管理水平的高低,已成为评价一所院校管理质量优劣的重要指标。因此,各级领导要充分认识到教学档案在院校教学管理中的作用,应重视和关心系级档案管理工作,把教学档案管理规范化工作真正纳入系级教学工作计划中,配备有一定管理水平且责任心强的档案管理人员,切实提高系级教学档案管理水平。

3.2 严格系级教学档案的管理和归档制度

教学档案管理工作作为一种动态的存在方式,仅靠档案管理员的宣传是不够的,还需要制定严格的管理制度。在收集整理各类教学资料时,要做到完整、规范并及时进行编目统计,使教学档案的收集工作同计划管理相结合,保证能按时完成建档工作。鉴于院校教学工作的连续性和长期性,可在每学期开学和期末两个时间定期收集整理、归档。对参与教学活动的人员要明确责任和任务,规定时限要求,并进行相应的登记、考核和奖惩,使教学档案管理工作收到实效。

3.3 系统、完整、科学地收集档案材料,提高教学档案的服务水平

要提供一份科学完整的教学档案,必须从教学材料的收集开始。由于各院校办学规模、办学定位及内部管理模式的不同,教学档案管理方式也有所不同。例如我院教学档案主要由下列部门形成:招就处形成招生、就业情况信息;教务处形成学生个人基本状况、学业成绩、毕业和学位情况信息;学工处和系学工大队形成学生在校表现状况和奖惩信息;各系形成学生学习考试原始记载和专业实习、实训状况记载信息等等。加强系级档案管理工作的根本目的是及时准确地提供档案材料,发挥教学档案的作用。因此,以江西警察学院为例应建立以档案馆为主导,教务处、学工处和各学工大队、招就处、各系为主体的教学档案收集网络。在“分类法”与“工作规范”的指导下,明确各级管理内容、管理职责,实行分工合作,集中归类,信息共享,把静态的档案转换成动态的信息,为院校的教学和师生服务。

3.4 加强教学档案的信息化建设,提高教学档案的科学管理水平

教学档案是院校的宝贵财富,教学档案管理的目的是为了利用。在当今信息化时代里,如果档案工作仍停留在收集、整理、保管及被动提供利用的水平上,是适应不了形势发展需要的。随着办公自动化的普及,院校的档案管理者要充分利用档案管理的丰富性、教育性、综合性等优势,加强教学档案的管理工作,逐步实现档案管理和开发利用的数字化、网络化,利用统一的网络平台整合档案信息资料,使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、合理的网络信息系统,最大限度地实现信息资源共享。

总而言之,系级教学档案是学院档案的重要组成部分,在学院由专科教育向本科教育转型的重要历史时期,必须把教学档案信息资源的开发作为日常工作的重要内容,使教学档案,在学院的教学管理、优化人才培养和教育事业改革发展中发挥出积极作用。