档案管理技术模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理技术，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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论文摘要：以编制供电企业输变电工程技术档案管理导则为例，探讨研究了如何加强供电企业技术档案管理，以更好地服务企业中心工作。

论文关键词：技术档案;管理：服务;供电企业

档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。笔者认为，在信息社会化和社会信息化不断发展的今天，作为供电企业的档案工作者，首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识，紧紧围绕企业的需要，各部门的需要和职工的需要，主动开发档案信息资源，并对档案信息资源进行综合加工、深度开发，为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品，创造档案信息服务的新形势，开拓档案信息服务的新领域，实现档案信息服务的新目标，归根结底一句话，就是要把技术档案管理放在首要的位置上，并以此服务企业的中心工作。

一、技术档案管理是企业档案管理的主要业务

档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。

一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。

创造最佳的经济效益，促进企业科学稳定持续发展，是市场经济条件下企业的中心工作，也就是我们常说的“经济工作是企业的中心工作”。技术档案尽管不是企业的核心经济业务，但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用，特别是在市场经济的大环境中，管好用好档案，对资源开发的作用尤为明显。企业的档案管理工作要想更好地服务于企业的中心工作，就得把技术档案管理摆在首要的位置上。

笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。

二、编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段

近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。实现工程项目档案的规划化、标准化管理是保证在项目文件的齐全、完整和及时归档，提高建设项目档案管理水平，最大限度地满足各方面需求的重要途径，归根结底还是要实现为企业经济发展这一中心工作服务的根本目的。

编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。

1.丰富完善工程项目档案文件的归档范围

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电子档案不同于传统的纸质档案和实物档案，它有自己的独特特征：（1）电子档案的不稳定性，其主要是存储在磁介质上，主要有磁盘、光盘、磁带等。这种介质容易受到震动、磁信号的影响，载体结构稍微变化，就有可能造成数据的丢失和破坏，这对电子档案保存的环境有严格的要求。（2）电子档案的非直读性，电子档案的阅读需要借助一定的设备来进行，需要相关的软硬件设备来进行阅读，这就要求档案馆在保存电子档案的同时还要保存其专门的阅读设备。（3）电子档案的易更改性，电子档案的更改过程不容易被察觉，更改后不会留下任何痕迹，电子档案在传递或更换其他载体时，容易被更改。电子档案的增加、删除、修改都非常方便，给档案的真实性鉴定和保密性带来一定的困难。（4）电子档案对设备和技术的依赖性，档案信息的加工、组织都需要借助一定的设备和软件，还需要统一标准，标准不健全、不统一，容易出现在其他设备和环境下不能读取、不兼容的情况，档案资源不容易进行载体互换。

2 电子档案管理的难点

2.1 档案数据的不兼容性。数字档案产生的途径很多，有办公档案、数据档案、照片、文本、视频、声音等各种形式的档案资源，并且产生这些档案的管理系统和应用程序也不一样。这样产生的各种各样的非结构化数据在兼容性上就不好把握。不同类型的档案需要不同的软件才能打开，即使同一种文件在软件升级后也有可能不兼容或者丢失数据。这种不兼容性给数字档案的保存和使用带来很大的困难。

2.2 档案信息冗余。由于不是完整的数据库文件，各种各样的数字档案资源容易出现重复，数字文件的易复制性决定了其文档备份较多，并且因工作需要可能会不定期地修改，这样就会造成备份的不统一，尤其是手工备份文档，更容易造成数据的冗余，不利于数据的长期维护，容易造成数据不统一。

2.3 数字档案信息之间的联系弱。很多数字档案是相对孤立的，缺少相对的联系，导致系统没有办法识别两份电子档案的联系和区别。在保证电子档案安全的同时，强化档案关联共享。这种数字档案的独立性容易产生大量的数据孤岛，如果文件的扩展名被修改或者丢失，该文件所关联的程序则会失效，这种情况给电子档案归档带来不少的麻烦。

3 电子档案管理技术研究

电子档案的管理技术主要分为原生电子档案归档技术和数字化档案归档技术两种。

3.1 原生电子档案归档技术。原生电子档案主要是指在生活和工作中，直接产生的电子文件，又具有一定的保存价值，形成原生电子档案。原生电子档案归档技术主要有：在线数据收割技术、网络数字资源镜像、白色档案转换技术、fedora档案存贮系统等。

（1）在线数据收割技术：利用开源的原理，采用自动收割技术下载整个网络空间，对其进行抽取和标引，并组织成检索库供用户使用。奥地利国家图书馆和维也纳科技大学联合开发和使用该项技术，目前已经应用到奥地利数字图书馆和网络学习空间。（2）网络数字资源镜像技术：这种技术主要运用主题和事件的方式对网络资源进行选择，并形成档案资源的元数据，包括对多媒体和超文本的采集、标引、存贮并使用，最后运用人工编目的方式，为每份档案创建一条目录。美国国会图书馆开展的MINERVA项目采用的就是这种方式。（3）白色档案转换技术：这种技术主要为了尽量提高档案的利用效率，并且又不破坏数字档案的结构而采用的方法，即对原生的电子档案逐步地仿真和转化，由黑色档案（原始档案）经过保密加工和灾难恢复等工作，转换成灰色档案，最后再经过访问的限定和迁移变成白色档案，供用户使用，既保证了档案的安全，也提高了档案的利用效率。（4） fedora档案存贮系统：这是一套基于linux操作系统的管理软件。其允许数据的录入、删除和修改，通过这个系统可以实现原生数字档案馆藏资源建设，主要由弗吉尼亚大学、赫尔大学、斯坦福大学、耶鲁大学和英国赫尔历史中心共同参与完成，可以通过系统实现电子档案的评价和初审，可以实现档案的病毒检测、自动生成档案清单和信息包，并形成相关的档案访问权限。同时fedora还有数字对象存储库，并配有数字档案的采集和标引系统，主要由英国惠康图书馆开发，包含对不同标准的元数据重新创建、整理和组织，并开发了元数据自动提取和实施方案。

3.2 数字化档案归档技术。数字化档案主要是指将纸质档案数字化后形成的档案，这种档案的优点是使用的过程中不会对档案本体造成损坏，并且方便多人同时使用。主要有页面自动分析技术、档案数字化技术、多媒体数字档案技术、3D激光扫描技术。

（1）页面自动分析技术，即在数字化的过程中，自动对档案的信息资源进行采集和标引，该技术首先对图像进行预处理，然后提取图片的信息，包括图片的线、背景线、特殊符号、标题和文本等，最后进行文字的识别和重建。希腊国家信息与电子通信研究中心正在研究使用这种技术。（2）档案数字化技术，主要包括纸质档案的初始转换，数据的管理和访问，采用文章逐条、逐页的数据加载方式，自动创建页面级，手动创建文章即元数据的方式，采用SGML DTD（标记通用语言――文件形态定义）来反映，英国的曼彻斯特大学学者正在开发这种模式的归档技术。（3）多媒体数字档案技术，这种技术主要研究了音频档案信号转换的波段分析和恢复、信号提取、副本保存等关键技术，采用半自动的方式从视频和音频中提取元数据以供检索使用。通过检索相似性和曲线对比来对数字资源进行识别，这样减少了数字化抽取过程中的信息丢失，意大利的帕多瓦大学在对这项技术进行深入研究，欧洲的很多国家都是使用这种技术。（4）3D激光扫描技术，这样技术对实物档案数字化有很大的意义，主要是通过三维扫描和模拟，将其存储和开放使用，目前研究这项技术的主要有斯坦福大学、加州大学和中国科技大学，已经取得了初步的成果。

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随着科学技术的飞速发展，档案的数字化处理技术多种多样，包括扫描技术、模数转换技术、网络存储技术、数据压缩技术等多样化的技术手段。例如网络存储的应用可以说从网络信息技术诞生的那天就已经开始，应用的领域随着信息技术的发展而不断增加。

一、扫描技术

扫描加工是馆藏中纸质、照片、缩微品等档案转变为数字化信息的主要方法，数字扫描仪是进行数字化处理的主要工具。在选择和使用扫描仪时，需要了解扫描仪的工作原理、分类方法、技术指标等，以实现对扫描设备的正确选择和科学使用。

1、扫描仪工作基本原理。

扫描仪是数字信息采集设备。是一种集光学、机械及电子一体化的高科技产品，是把传统的模拟影像转化为数字影像的设备。

扫描仪通过对原稿进行光学扫描，将光学图像传送到广电转换器中变为模拟电信号，又将模拟电信号变换成数字电信号，并通过计算机接口传至计算机中。在扫描仪获取图像的过程中，有两个原件起到关键作用：一个是CCD，它将光信号转换成电信号；另一个是A/D变换器，它将模拟电信号变为数字电信号。这两个元件的性能和技术指标直接影响扫描仪的工作质量。扫描仪的工作方式主要有反射式和透射式两种。

大多数平板扫描仪采用反射式扫描原理。在扫描仪内部，有一个步进电动机驱动的可移动拖架，拖架上有光源、反射镜片、透镜和CCD光敏元件等。扫描时，原稿固定不动，拖架移动，其上的光源随拖架移动，光线照射到正面向下的原稿上，其过程类似复印机。图片反射回来的光线通过反射镜片反射到透镜上，经过透镜的聚焦，投影到CCD广电耦合元件上，经过广电转换形成电信号，然后进行译码，讲数字信号输出。采用透射式扫描原理的扫描仪一般有两类，一类是专用的胶片扫描仪，另一类是混合式扫描仪。扫描仪与计算机之间的接口方式主要有SCSI、EPP、USB等，其中以SCSI、USB较为常用。

2、扫描仪技术指标。

扫描分辨率、扫描精度、色彩位数、灰度级、扫描幅面、扫描速度、兼容性、接口形式等都是选择和使用扫描仪时应重点考虑的技术指标。

扫描分辨率（dpi）主要是指扫描仪CCD的光学分辨率，是决定扫描清晰度的主要参数指标。dpi的数值越大，扫描的清晰度就越高。色彩位数用以表明扫描仪在识别色彩方面的能力和能够描述的颜色范围，它决定了颜色还原的真实程度，色彩位数越大，扫描的效果就越好、越逼真，扫描过程中的失真就越少。灰度级是扫描仪从纯黑到纯白之间平滑过渡的能力。灰度级位数越大，相对来说扫描结果的层次就越丰富、效果越好。扫描幅面是指扫描仪所能扫描的纸张大小，一般有A4、A4+、A3等。

二、模数转换技术

声像档案的数字化过程与纸质档案完全不同，这是因为传统的声响都采用模拟的磁带、录音带、录像带来保存，必须通过模拟到数字转换才能实现数字化。

模数转换是将模拟输入信号转换成二进制数字信息的一种技术，主要包括采样、保持、量化和编程四个过程，实现这些过程的技术很多，并采用这些技术研制出各种转换设备和系统，在开展声响档案数字化过程中必须了解和熟练掌握浙西额设备的功能、性能和操作规程。

模拟声像档案数字化的核心过程既是要完成声响档案的数据采集与数字化转存，实现声像档案从模拟数据向数字信息的转化。这个过程主要依靠模拟声像资料播放机、数模转换线、视频采集卡、影响工作站等设备搭建的声像数模转换系统完成。声像数据的数字化转换过程是实时的，即一个小时的模拟声像资料转化为数字格式同样需要一个小时。

三、网络存储技术

档案信息化将产生大量的数字化档案信息，不仅需要用海量存储设备进行存储备份，更需要提供数字化档案信息的网络化服务利用，折旧需要借助于网络在线存储技术以获得更可靠的存储，提供更快速的访问。

主机与网络存储系统之间的连接方式有多重，主要有在线存储、近线存储和离线存储。磁盘阵列与服务器之间的直接连接就是采用在线存储方式，存取速度快，成本高，适合高速数据存取的应用场合；光盘库与主机之间采用近线存储方式，存取速度中等，成本合理，适合于对在线访问速度要求不高的档案馆、图书馆等；磁带库、脱机存储设备是采用离线存储方式，平均存取速度较低，成本也较低，适合大规模后备备份或者用以保密数据的保管和访问等。

存储设备与网络的连接标准也有多种方式，主要有SCSI连接、光纤、3GIO、InfiniBand等。SCSI连接和光纤连接是档案馆中通常使用的连接方式。

四、数据压缩技术

在进行档案信息化时，设计各种类型的数字化档案信息，有文本、图形、图像、声音、影像及其他多媒体信息等，不同的文件采用不同的格式进行存储。另外，由于数字化档案信息的数据量较大，对系统的存储能力和网络传输能力造成很大的压力，通常采用压缩技术来环节这些矛盾。

通过使用各种压缩技术把文件和数据的存储容量减小，以压缩形式存储和传输，在利用时再解压缩，这样既节约了存储空间，又提高了网络的数据传输效率。数据压缩方法种类繁多，通常可分为无损压缩和有损压缩两种类型。无损压缩利用数据的统计冗余进行压缩，可完全恢复原始数据而不引入任何失真，但压缩率收到数据冗余度的理论限制，一般为2：1到5：1。这类方法广泛用于文本数据、程序和特殊应用场合的图像数据（如指纹图像、医学图像等）的压缩。由于压缩比的限制，仅适用无损压缩方法不可能解决图像和数字视频的存储和传输问题。

由于可以帮助减少如硬盘空间与连接带宽这样的昂贵资源的消耗，所以压缩非常重要，然而压缩需要消耗信息处理资源，这也可能是费用昂贵的。所以数据压缩机制的设计需要在压缩能力、失真度、所需计算资源以及其它需要考虑的不同因素之间进行折衷。

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以前，常用的档案都是纸质形式，因此在档案管理时对于纸质的耐久程度有着很高的标准，后来逐渐发展起来的电子档案，硬盘、光盘、磁带等也成为了新的档案存储介质。载体的差异下，档案管理也不尽相同，在档案的硬件备份中，光盘、磁性物质等作为主要的载体，各载体之间是存在差异的，磁性物质容易产生静电反应，那么会影响到其本身磁粉的掉落，从而容易丢失所对应档案的信息，甚至于造成无法恢复的严重后果；对于光盘，在存储电子档案上算常用载体，但也会由于性能的不稳定而出现一定的问题。总而言之，载体的差异都会对档案管理带来多多少少的影响，因此，我们应该结合档案管理的实际情况，采用相适应的保护技术对档案进行合理的管理，以确保更有效地保护档案。

2.环境差异下的档案管理

载体的差异，从而使得档案管理也存在着各式各样的保护技术，然而载体差异的重要原因主要是来源于环境的差异，温度的高低、湿度的大小都是会对载体的性能有着不同程度的影响。载体发生的反应可能会因温度、湿度的不同而发生一定的差异，从而对档案的损坏也有一定程度上的差别。温度过高、过低，都是不利的环境因素，都有可能成为电子档案存储媒介膨胀或收缩的原因。因此，在档案管理时，应该严格地控制好一定的温度、湿度，以减少外界环境对于存储介质的影响，以延长档案使用时间。

3.技术保护差异下的档案管理

档案的信息化管理，不仅与载体、环境之间有着密切的关联，在技术保护上也存在很多的区别。目前，对于电子档案常用的管理方法主要是建立相应的备份机制，备份主要有完全备份、增量备份、差异备份三种形式，而每种备份都各有千秋，在档案管理的技术保护上都有很大的贡献。例如：完全备份主要是对于档案进行完整性的复制，可以形成一份档案的副本，在档案数据缺失的情况以最快速度成功还原档案信息；而增量备份的侧重点主要是在档案数据发生变化时才进行，其虽不能一次性还原所有数据，但是却可以大大地减少了备份过程中的时间；最后是差异备份，差异备份与增量备份极为相似，仅仅不同的是差异备份针对上一次完全备份的，可以说是既改进了完全备份和增量备份的不足，又充分地发挥备份的效用，是一种很灵活的档案保护技术。

二、档案技术保护的建议

纸质档案逐步成为电子档案的取代物，这是历史发展必然的结果，那么相对的，电子档案技术保护也必然是一个继承与发展的过程。在档案管理过程中，如何采取相应的技术保护，也是众多研究者讨论的问题，以下针对档案保护提出两个方面的建议，以供相关人员参考。

1.完善档案技术保护措施

不管是纸质档案还是电子档案，在档案管理上都同样存在着如何保护的困难，特别是电子档案这一新型存储方式的保护更加成为研究的重点。电子档案的便捷、灵敏都使得有利于各项业务的顺利开展，因此在档案技术保护措施上，相关人员也在不断地研究新的技术，新的方法，以完善档案技术保护措施，进一步强化档案管理的建设。

2.培育专门档案管理人才

由于档案信息化建设的到来，信息化技术更新之快更想而知，而对于新型档案管理问题的出现，除了有相应的技术作为基础，另外专门的档案管理人员也是必不可少的，因为这方面人才的缺乏会导致档案信息化管理的滞后，所以加大力度培育专门档案管理人才，让他们都投身于档案管理与保护的工作中去，这让会使得档案管理取得更好的成效。

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二、加强工程技术档案管理的措施

（一）规范工程技术档案管理模式。1.管理机制。相关单位应完善技术档案管理制度，对其档案需要管理的内容进行规范。是否能够规范档案管理制度，与档案管理质量和进程有直接关系。为了有效推进档案管理工作走向制度化、规范化，可通过完善档案规章制度、建立档案工作标准来提高档案管理水平。2.工作程序。在档案管理的工作中，应对工作程序进行规范化，使得工作更加有秩序，不至于混乱。所以，在日常工作中，应对技术资料进行集中收集，并通过分类进行整理，使得档案资料越来越全面，同时对技术资料应妥善管理，存档的过程中应以查找方便为主要原则。存档的过程中，确保档案的完整性，规范化管理工程技术档案资料。3.交接工作。档案管理工作不可避免有离职或调职的情况，这时就涉及档案交接，应按照相关程序进行交接。首先确保在平时工作中，及时规整档案，不要有遗漏或丢失的情况。在档案交接的过程中，明确双方所承担的责任，认真执行每一个文件的交接。在整理档案的过程中，应以文件规律进行整理，理清文件之间的关系，根据原有基础，进行日后的档案管理工作。在整理归档文件的过程中，应确保案卷清楚的进行分类，将标题、标目、编号等明确的标注，为日后检索工作做基础。同时对整理好的档案按照顺序存入档案柜，确保顺序与标注的一致。（二）工程技术档案管理信息化。工程技术档案管理是一项系统工程，在管理工程技术档案的过程中，需要根据相关制度有条不紊地进行管理，可选用现代化的管理办法进行档案管理。近些年来，计算机技术不断地成熟与发展，大数据已应用在各个领域中，随着时代的发展，传统的档案管理方法已不能满足当今时代的需要，应使用计算机信息技术对技术档案进行管理。为档案室配备计算机、路由器、复印机、扫描仪等硬件设施，同时引进相应的软件系统，创建独立的档案管理平台。使用最先进的计算机信息技术，对大量的数据进行储存，很多档案可通过电子形式进行存档，解决空间限制的同时，方便了日后档案查阅，在对档案的统计和分类过程中，也可通过计算机软件来完成，既减轻档案管理工作人员工作负担，工程技术档案的管理效率也得到了大幅度提升。（三）定期培训档案管理人员。随着近些年来国家城市化建设政策的不断推进，建筑行业也得到了迅速的发展，技术档案的管理工作也越来越受到相关人员的重视。所以，应提高工程技术档案管理人员的综合素质。应对其服务水平、质量与意识进行训练，让每一个档案管理人员都能充分地认识到工程技术档案管理工作的重要意义，将自身的服务水平及质量有效提升，为工程技术档案管理工作更好地服务。同时，应随着时代的进步，更新档案管理理念，从根本上提高认识，不断地学习有关档案管理的法律法规，熟练掌握相关部门对档案管理的规定，并在日常工作中，严格遵守、灵活运用。

三、总结

总而言之，在整个建筑施工的管理过程中，工程技术档案管理是非常重要的一部分，技术档案是工程竣工验收的必备资料之一，同时也是维修、使用、改建的最原始资料。所以在日常的工程技术档案管理中，应提高对技术档案管理工作的认识，使用多种管理手段，达到档案资料规范化、信息化、全面化，并妥善地进行管理，利用计算机大数据技术，有效提升工程技术档案管理效率。

作者:李伟 单位:国家新闻出版广电总局五四二台

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企业作为生产型企业，追求经济效益和社会价值最大化，重视经营管理和生产管理是正常情况，但技术管理作为企业管理的重要一环，对于企业经营和生产活动有着积极的正面作用，同样不应该被忽视。技术档案管理作为技术管理的一个重要组成部分，工作内容繁琐、投入精力大、耗时长、短期回报不明显，这些特点给生产管理人员带来了很大的困扰，特别是对于生产任务重、人力资源有限的企业，同时由于技术档案管理可能出现的前人栽树、后人乘凉的工作效应，造成企业管理者对该项工作有意无意的回避。

1.2技术档案管理不规范

技术档案不同于行政档案、人事档案，其本身对于档案建立、分类以及日常更新需要一定的生产管理和专业技术经验，而具备这样经验的人员往往又是企业生产骨干，不可能投入过多精力在技术档案管理工作中，这就造成了技术档案建档、分类和更新工作中由于档案管理人员能力和经验不足技术档案管理不够规范，技术档案内容缺失或者关键参数不准确。另外，即使是生产技术管理人员在做这方面工作，也可能由于缺乏相应的技术支持和对于档案管理理解层次不同以及投入精力不同，造成该工作开展的差异性，都是直接影响技术档案规范性的重要诱因。

1.3技术档案管理缺乏连续性

技术档案管理贯穿企业的设计、建设、安装、调试、生产到后期检修、技术改造各个阶段，很难保证原有技术档案管理人员工作岗位和工作职责不发生变动，岗位变动就意味着该人员不再承担技术档案管理的主要责任，在人员变更的情况下，即使可以做到交接过程的规范与全面，也会因为前任与继任管理人员理念、能力和对该项工作投入度不同等各种原因造成该项工作停顿、半途而废甚至推倒重来，造成工作资源的极大浪费。同时，由于企业生产活动中各个阶段的工作任务的不同，对于技术档案管理来说，如果缺乏有效的指导或者规划也会造成技术档案管理中的断层或者工作不到位的情况出现。

2对于技术档案管理中存在问题的应对措施

针对技术档案管理中主要存在的问题，应该进行有针对性的整改，强化管理意识和制度建设，形成符合企业自身特色的技术档案管理体系。

2.1加强技术档案管理意识

首先需要肯定技术档案在企业经营和生产活动中具有不可或缺的作用，技术档案具有原始性和凭证性的特点，一旦技术档案管理不到位造成资料缺失或者技术档案管理工作中断将对企业造成不可预测的损失。其次，将技术档案管理作为生产技术管理工作的一项重要内容，定期进行评估和考核，避免因工作冲突或者人员工作疏失所带来的不利影响。最后，强化技术档案管理重要性宣贯，使得生产人员自觉加入到技术档案管理体系中来，高质量完成技术档案建设、管理工作。

2.2规范技术档案管理体系

技术档案管理体系的规范，首先需要明确技术档案管理人员的职责和工作流程，保证技术档案管理人员明确知道自己做什么、怎么做，可以综合档案管理规范和生产管理人员的需求，形成符合企业特色的技术档案管理体系，明确技术档案内容、格式、检索关键条目等内容，保证技术档案更新的时效性、形式的规范性，规避因人员变动或者企业经营氛围改变造成技术档案内容的疏漏以及质量下降。

2.3实现技术档案跟踪管理

考虑到技术档案管理贯穿企业全过程，建立并形成技术档案跟踪管理制度就显得至关重要了，建立以节点性工作为考核点，技术档案管理目标和任务完成情况作为跟踪管理的依托，可以有效降低因技术档案管理衔接不到位、企业经营情况发生变化影响技术档案管理工作开展等不利情况发生的可能。同时，对技术档案管理人员工作开展情况进行有效监督和指导，也是推动技术档案管理工作跟踪管理的有效途径。

3全方位打造立体式技术档案管理系统

要实现技术档案的全过程高效管理，就要求生产管理人员必须在项目前期对于技术档案管理工作开展有明确的思路和计划，并在技术档案建立初期甚至更早就明确档案内容、格式、档案变更程序以及如何实现技术档案跟踪管理的管理办法。

3.1技术档案的格式

技术档案的格式主要用于规范技术档案的建立和定点存放以及检索关键条目，应类别区分、装订形式、名称与时间排序、文本格式（档案名称、标识、页码等有效统一）等相关内容。通过规范技术档案的格式，可以让技术档案管理人员在整理技术档案时可以保证技术档案的完成质量和更完整、更有效地存放技术档案以及实现对于技术档案检索效率。

3.2技术档案的变更程序

技术档案变更程序是在技术档案内容或者格式发生变化，由技术档案管理人员完成的对技术档案的更改手续。为保证技术档案的一贯性，除非技术档案存在重大缺陷或者生产业务需求进行较大变动的情况下不对技术档案格式进行调整，而对内容的修改也应在保留原有信息的情况下完成，以保证原始信息留存和全过程管理。

3.3技术档案的跟踪管理

针对企业生产各个阶段的实际情况，制定技术档案的跟踪管理制度。例如在设计阶段完成项目科研报告、审批文件、设计资料等技术资料的收集以及对于技术档案管理架构和流程的实现，在建设与安装阶段完成设计资料变更、合同与技术协议、到货清单和设备厂家提供的设备说明书等技术资料的收集，调试阶段完成调试报告、设计变更资料的收集以及项目竣工资料整理，生产阶段完成机组性能参数、试验记录、工艺记录、生产过程控制系统备份数据和日常运维相关资料收集以及对现有技术档案调整工作，检修和技术改造阶段完成检修记录、设备变更记录、项目技术方案、技术措施等相关资料收集以及对于技术档案的补充工作。保证各阶段工作任务的有效落实，是技术档案跟踪管理的核心和根本。

3.4技术档案管理工作的贯穿

要打造立体式技术档案管理系统，关键是抓好贯穿整个技术档案管理的管理人员。首先，应强化技术档案管理人员的责任意识，让他们充分认识技术档案在生产建设、工程设计和技术改造工作中的重要作用，明确自己的责任和义务，才能更好地完成技术档案管理工作任务。其次，赋予技术档案管理人员足够的权利，可以调动技术档案管理工作所需要的人力和物力资源，保证技术档案管理工作顺利开展。最后，设立技术档案管理督管和奖惩机制，让技术档案管理人员在监督下工作，保证工作进度和完成质量。

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2在构建档案信息管理系统中的应用

为了提高管理效率，可以开发多种现代化技术集于一身的档案信息管理系统，可以将电子信息技术大量应用其中。可以使用InternetExplore8.0作为客户端浏览器，采用微软SQLServer2003来构建后台数据库。很多管理系统都是模块化的，这些系统同样大量的应用了电子信息技术，运用电子信息技术将各个模块的功能紧密连接起来，形成一个完整的信息管理系统。因此，在档案管理工作中，信息技术是无处不在的，而信息技术也有效促进了信息化档案管理的发展。

3在备份恢复中的应用

电子档案是以计算机数据的形式存在的，因此同样会发生丢失、损坏等问题，目前计算机病毒、软件等问题带来了严重的网络安全问题，也威胁到了电子档案的安全性，如果发生电子档案泄漏、损坏或者丢失等情况，将会引发严重的后果。因此在管理档案的过程中，势必要使用信息技术备份电子档案，发生意外情况则要恢复档案。一般的备份恢复包括几个部分，如软件备份、硬件备份和恢复计划等，要完成备份需要使用应用软件、系统软件以及驱动等，现在一般用硬盘保存备份，硬盘容量大、价格低，恢复速度较快，体积小易于保存。

4推动信息化档案管理的进一步发展

可以从以下几个方面着手：首先要将纸质档案电子化，调查结果显示，已经有软件开发商开发出了一种系统，实现将图文资料批量数字化，简单来说，就是将纸质文件扫描到硬盘或者光盘中，在使用时可以检索关键字或者关键词；第二，电子档案要进行归档保护，环境会对电子档案产生一定程度的影响，因此对电子档案要进行定期维护和检测，建立完善的电子档案管理制度，电子档案的维护、拷贝、使用等都要严格记录；第三，加强电子档案的安全管理，对管理人员要进行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题，针对可能出现的问题，制定完善的安全防范措施。

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在计算机技术的支持下，中小学通过电子档案管理系统可以实现档案录入、采集、存档、查阅等工作的便捷化，因此，原本需要多人进行汇总的档案现在只需要一位工作人员加上计算机的支持就可以完成。从这方面看，计算机技术同时又促进了中小学档案管理工作量的减化以及人力成本的节约。

2计算机技术在中小学档案管理中的实际运用

计算机技术与中小学档案管理工作的结合改革了档案管理的内容，提高了档案管理的效率，使整个校园的档案管理工作获得了进一步的完善。因此，针对计算机技术对于中小学档案管理工作的作用，在此着重探讨计算机技术在中小学档案管理中的实际运用，以探索计算机技术在实际工作中运用的可行性。

2.1对档案管理工作内容开展数字化模式变革

由于中小学在日常的管理工作中普遍会涉及非常多的纸质文件，因此开展档案管理工作时往往会忽视数字化档案的建立工作。而随着现代化管理模式的开展，日常管理工作中产生的很多档案都可以采用数字化模式规范、整洁的保存下来，例如学校发展历史的记录、学生管理工作的记录、教师科研成果、学生学习成果等等。同时档案管理的目录也可以在计算机技术的帮助下由原来的纸质目录变革为电子目录，或者由客户端直接进行管理。完成这些工作的跟进才能使中小学档案管理工作真正实现现代化、信息化。

2.2自动化管理系统的引入

计算机技术对于档案管理工作的支持，是通过相关管理软件的使用获得的。因此，要想在档案管理工作的开展中发挥好计算机技术的作用，中小学管理部门必须根据自己的需求，聘请专业的团队为自己设计合理的信息管理系统，来保障档案管理工作获得软件方面的支持。虽然自动化管理系统的引入会造成学校管理成本暂时性的提高，但是数字化工作开展后，人力成本长期性的节约以及工作效率长期性的提高都会给学校带来巨大的补偿。

2.3规范计算机技术在档案管理工作中的每一步内容

计算机技术的应用可以融入整个档案管理工作，因此在资料搜集、档案录入、档案修改与存档、档案查阅等工作中，学校都可以通过计算机进行便捷化的操作。但是在实际使用过程中，学校要注意技术使用的规范以及相关权限的设置。由于计算机技术的便捷化，档案管理相关人员在数据录入等工作过程中，往往为了简便，省略了部分内容或者忽视了格式的设置。因此，办公系统中要设置相关的系统规则，规范电子档案数据的录入。同时在数字化的技术支持下，档案修改与查阅工作更加便捷化，学校要明确各方面的权利，通过客户端的管理将实际的权限设置于电子化的管理中，保持档案管理工作的严肃性和规范性。

2.4定期开展技术培训与系统维护

计算机技术给档案管理工作带来了极大的便利性，但是在实际的档案管理操作中，很多工作都需要特殊的技术来支持。因此在引进计算机技术的同时，学校应加强对于档案管理人员的技术培训，尤其是在信息系统操作方面的技术指导。由于传统档案管理工作的复杂性和枯燥性，很多档案管理工作都是由年纪偏大的人员负责，或者由部分教师兼职。在开展技术培训时，往往由于部分人员没有计算机基础，造成整个培训工作很难顺利开展。因此，学校要适时调整工作人员的岗位，为现代化的档案管理工作提供人力资源和技术支持。学校也应当高度重视软件的维护与更新。档案管理工作不同于日常的行政管理工作，关系到学校历史的记录以及相关工作证据的保存，因此档案数据库以及操作系统的维护工作至关重要。学校要与相关企业建立紧密的合作关系，通过企业的技术支持定期对整个电子档案管理系统进行维护，保障档案管理工作的有效开展。

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2、进一步做好新形势下技术电台档案管理工作

2.1要做好档案资料管理工作

随着时代的发展特别是电子信息技术的进步，许多档案资料的介质从传统纸质文件逐渐向纸质与光盘、硬盘复合转变，记载的内容从简单的文字向文字与音视频并存转变。特别是技术档案，这种转变的趋势更加明显。档案管理工作要主动适应这种变化，积极创新工作办法，加强对这些复合档案资料的管理工作。一是对传统纸质介质的管理，在按照传统方法做好对纸质介质档案管理的同时，也应当适应时代的进步，加强对传统纸质档案的电子化工作。比如，对于一些文件资料、技术图纸等，可以通过扫描的办法录成电子图像进行归档；对于一些零散的，无需保持原貌的文件，则可以通过文字转换输入的方法形成新的Doc文档或图表进行归档保存。二是对于现在新产生的电子档案，主要是借鉴传统档案管理理念，在电脑上对其进行归档。同时，由于电子档案介质的脆弱性，要注意加强对光盘、硬盘等介质的保管，定期进行备份存储，确保安全。

2.2要对档案管理建章立制

制度是确保工作有序开展的前提，在档案管理领域也是如此。因此，一是要结合技术电台工作实际，对现有的档案管理工作制度进行完善，让档案管理工作从源头到终端都有章可循，同时要对收集整理、日常保管、借阅使用等工作的流程进行细化完善，让所有职工对档案管理工作流程都有明确的理解，这样也能提高他们对档案管理工作的配合程度。二是要对新的电子科技档案的管理制定制度。应该说，电子档案在生成与保护方面还是存在很大的区别的，比如在程序版本、存档格式、保密和防篡改等方面，如果不加以明确，将造成电子档案管理工作的混乱，这就要求对电子科技档案的管理采用与纸质档案不一样的制度来对这些情况进行规范。

2.3要加强档案管理队伍建设

档案管理工作是一项涉及面广、专业程度和精细化程度都很高的工作，而技术档案又因为其的特殊性，对管理人员的要求更高，这就要求电台要建立一支高素质的档案管理工作人才队伍。一是既要有专职的档案管理人员，又要有兼职的技术档案管理人员，各司其职，各负其责，确保技术档案的准确性、完整性和有效性。二是要加强对档案管理人员的教育和培训，提高档案人员对档案工作、保密工作、技术工作的认识，提高档案管理工作人员在现代信息社会条件下电子档案管理的业务水平，增强档案管理人员的政治觉悟和职业道德，增强档案管理人员的责任心，确保档案资料安全可靠。

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中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）181-0027-02

计算机的发明及应用不仅改变了人类生存方式，在办公方面达到了高效化；重点是已实现人与机器之间的交互，降低了人类劳动量、运算量。依据现在档案管理革新后的计算机技术应用情况，可以看到档案利用率得到了显著提升，档案管理工作实践基本完成查询、分享、快速应用等功能；为档案管理工作带来便利的同时，推进了服务方面的品质化发展。

1 基于计算机技术的档案管理

自实现档案管理的信息化以来，诸多不同类型的管理系统（如以Delphi、SOA、APS为基础的系统）不断被开发与广泛应用；而且，在通讯接口、多设备关等方面均获得了较好发展。在技术利用率不断提高之下，档案管理自身也实现了基于计算机技术的管理质量提升。比如，利用计算机技术所携带的“新思维”促使档案管理实践，不断适应、调整、转变管理策略、优化管理方案。根据现阶段经验可以观察到，在信息资源的整合与利用方面有长足进步；同时，技术管理工作也在不断推进，尤其是在档案管理服务方面，出现了一些创新元素。以下就从这些新经验出发，讨论进一步促进基于计算机技术的档案管理措施。

2 基于计算机技术的档案管理促进措施

2.1 信息资源整合利用

基于计算机技术的档案管理，最大功效体现在“数据化”方面。以此为路径已初步实现档案管理及档案资源方面的信息化，建立了不同类型的数据库；需要完善的地方在于将各类信息资源加以整合。比如，现阶段基于计算机技术的应用系统构建完成后，能够实现各项操作，满足查询、数据分享、快速传递等基本要求。然而，通过分析发现，基于系统平台的信息资源整合率偏低。建议实践过程中，增加各个数据库之间的资源整合利用。比如，通过“数据收集与分析”，增加一个数据运算功能统计信息资源的利用频率；从而对现有系统资源进行优化、区分，将查询显示方面的弹出功能效果加以提升。信息资源的整合及利用，还体现在权限用户的地域限制；为了方便需要增加数据分级，利用数据库开放一部分文献资料；权限设置中也需要将信息资源对等安排，增加对应性提升利用方面的针对性；强化技术管理，提高技术工具间的融合，也是促进信息资源利用的一个重要途径。比如，在档案管理各个流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技术管理推进措施

档案管理在技术管理层面，能够满足风险预防要求，并借助计算机相关技术的培训提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全预防，未能增加进一步优化技术管理训练；因而，建议尝试针对专业软件制作培训。比如，选取HTML课程培训，既可以使档案管理人员、工作人员了解系统平台制作原理及相关技术；也可以使其在工作经验基础上，按照适用程度实践一些页面创设，为系统进一步更新提供素材。以查询为例，现在的大多系统在这个方面很难实现细致内容查询；如输入关键词后，弹出的信息资源往往过多，说明技术工具的应用过于泛化；因而，应该在技术管理中增加“针对性”检索技术功能，根据内部权限的专业知识，实践专门化的全称查询等；达到直接输出对应信息，提高技术功效；同时，通过页面重新设计，使其与上述功能保持一致。

以升级为主导方向，应该在基于计算机技术档案管理中引入系统评估。比如，利用调查问卷方法、技术顾问咨询方法、问题收集改进方法等开展技术管理实践；前提是针对现阶段不同机构使用的系统，按照具体操作流程设置对应评估指标，并按照综合评估结果实施改进。从经验分析，需增加计算机与其它媒介工具的连接；比如，除了一般的扫描之外，可以建设内部网络、增加专门化的数据交流平台；纳入类似YY的聊天工具，让内部人员可以增加课程培训、技术处理经验分享、数据交流等。另外，将技术管理推进――信息资源整合利用――创新服务管理进行有效关联；使其形成以技术管理中心，提高资源利用与服务创新方法。比如，尝试从档案类型、性质方面以分析材料的方法切入，再制作契合度较高的系统。再如，增加技术监督措施，利用“技术之眼”之类的工具功能植入，预防潜在的多次拷贝，增加一个下载、导出后无法进行复制的下载页面等。

2.3 创新服务管理

基于计算机技术的档案管理，要求实现多种设备连接，并将各种资源进行整合利用。所以形成了一个新系统，且要求与其功能匹配的服务创新。比如，多个部门需要到档案管理室进行信息查询、提档，会受到时间、地域方面的限制；因此，在服务方面需要从资源利用效率、技术管理层面增加“网络建设”。与一般的计算机网络不同，它需要以类似系统网络账号设置等形式，达到可传输的权限开放；创新服务管理还需要增加技术人员在信息更新、页面完善、入口等便利化设计等方面的服务内容；并且，根据档案管理的相关入档、存档、提档、销毁等信息更新，及时做出信息反馈、声明、通告等。在新形式的技术化档案管理中，重点需要突出“更新”，并根据不同部门及其需要，设计多个对接式入口为其提供便利；在导出、下载方面，需要在各个部门做好保密工作，而要完成这项任务，除了技术支持之外，还需从服务方面着手将其转变成一个符合多个部门需求的形式，减少重复工作。

根据目前对计算机技术工具的应用观察，服务层面可借助“互联网+”思维的“融合路径”在多个新媒介工具间选取PC端，以及移动终端两个路径；在PC端利用技术算机的开发技术，选用VC++语言尝试实践关于该机构的档案管理App开发；然后，在计算机与智能手机两个端口实施接口连接，提高两者间的应用对接。这种技术开发路径既是服务创新的一个方面，也属于服务创新体系获得升级优化的前提保障。建议对我国图书馆方面的微信公众号平台开发经验进行一些资料搜集与研究，在此基础上提高转用率；最好采用平移方法提高开发效率，节省各项资源，降低开发成本。档案管理实践表明，目前应用计算机技术实践创新服务方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以开拓思路，运用正在深化与融合的技术工具之便，构建一个围绕档案服务的新体系，将一般的技术服务，转渡到服务体系方面的全面更新。

3 结论

通过上文初步分析能够理解基于计算机技术的档案管理，其重要的价值除了以技术为主的功能体现之外，思维转化与应用也非常关键。因而，在未来的档案管理工作深化过程中，可以借助其思维路径，将计算机技术应用后带来的档案管理整体变动进行关联式研究。既可以促进现阶段成果的利用，也可以在研究基础上不断提升技术管理之外的“内容管理”，完善我国档案管理体系。

参考文献