档案馆保管利用处模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案馆保管利用处，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

如今随着信息化社会的不断发展，档案的保密与利用工作在如今已经成为了业界人士所关注的话题。对档案的成果利用以及保密工作进行分析和探讨，有利于档案工作的有效开展，同时也有利于保障机密档案的安全性。因此现阶段的档案保管部门应该对档案的成果利用以及保密工作给予足够的重视。

1 档案保密的重要性及现阶段存在的隐患

1.1 档案保密工作的重要性

档案作为记录组织或个人重要信息的载体，在人们的日常生活当中有着极为重要的作用。首先对档案的有效保密能够保证个人信息不被他人非法窃取[1]。个人信息的重要性现在已经被人们所熟知，一旦个人信息被他人窃取，他人就可以利用受害者的信息从事非法活动而自己能够从中获利，给受害人造成不可估量的损失。其次，企业或组织的档案中所记录的是企业或组织发展过程中的核心机密，一旦出现泄密的情况，就可能给组织或者企业造成不可估量的损失，轻则是企业或组织蒙受巨大的经济损失，严重的甚至可能导致组织或企业的倒闭；最后，对于国家而言，机密档案的丢失可能会威胁到国家的安全，一些重要的军事或生物方面的科技一旦被其他国家非法窃取，可能会使国家的科技发展受到巨大打击，从而威胁国家的安全稳定。综上所述，档案的保密工作无论对于个人、集体还是国家都有着至关重要的作用，因此现阶段的档案部门应该加强对档案的保密工作。

1.2 现阶段档案保密工作中存在的隐患

如今随着科技的发展，档案部门对档案保密工作做的也越来越好，但是在现阶段档案保密工作的发展过程中，还是存在着以下几点问题：首先，随着科技的不断发展，网络入侵系统也不断升级，但是现阶段的部分档案部门的网络安全防护还没有进行全面的升级，这就是档案管理部门所保管的机密档案有着很高的安全隐患；其次，在当前阶段，由于部分年分比较久的档案是以纸质档案袋的形式进行保管，这就导致在档案的保管过程中可能会因为外界气温、湿度等变化使文件损坏，从而使文件失去了保密的意义；最后，在现阶段的档案保密工作中，由于部分档案管理人员没有经受过专业的培训，这就是着这一部分档案管理人员的安全意识以及岗位责任意识没有得到有效加强，一旦档案保管的网络遭受到不明攻击，可能就会出现档案管理人员不能及时发现攻击来源以及破解方法而导致档案丢失的情况。

2 档案保密的有效措施

2.1 做好开放档案的审查工作

由于部分档案由于年代或者其他方面的原因，已经失去了其保密的意义，因此需要对公众进行开放。在这一过程中，档案的有关管理人员应该对需要开放的档案做好审查工作，确保所开放的档案是已经过了保密时期的档案[2]。因此，在开放档案之前，档案管理人员应该对即将开放的档案进行严格的审查，确保没有还处于保密期的档案暴露在公众的事业之下。例如，档案保管部门应该建立完善的开放档案审查体制，在所开放档案的审查过程中应该建立“三重审查”，即首先有基层档案保管人员对档案进行初步审查，在审查的过程中基层审查人员应该做好相关档案的审查记录工作，随后将档案以及记录表递交上级的审查部门。上级的审查部门在接到基层工作人员送来的信息后，应该对照表格信息对档案进行复审，并将基层工作人员再审查过程中出现的失误进行弥补，随后将整理好的档案送交最高领导。最高领导通过自身对档案信息的了解，对档案进行最终的审查，并在表格上签字盖章后，该档案才可以处于开放的状态。通过这种三重审查的审核流程，能够在最大程度上确保处于保密时期档案的安全度，从而提升机密档案的安全系数[3]。

2.2 做好档案的解密工作

国家《保密法》为档案的保密想作出了三个等级地划分，即“绝密档案”、“机密档案”以及“秘密档案”，由于三个等级档案的机密程度不一样，因此在实际的操作过程中，对档案的保管措施也不尽相同。随着时间的流逝，由于档案的机密程度具有一定的“时效性”，因此在对档案进行解密时要根据不同档案的机密程度采取不同的解密手段，为了使档案解密工作顺利展开，在档案的保管过程中，就应该对不同机密等级的档案保存在不同区域，同时做好相关记录，在解密时就可以根据不同档案的机密程度送交不同的解密人员手中。例如，档案管理部门可以开设三个等级的解密工作小组，同时在保存档案的过程中对不同机密等级的档案实施不同区域的保管，一旦档案过了有效期，就可以根据不同机密程度的档案送交相应的解密人员手中。通过这种方式，能够有效提升档案保管部门的工作效率，也能在一定程度上增加档案在保管过程中的安全性。

2.3 强化有关人员的保密与岗位责任意识

档案的保密与利用工作最终也要落实到具体工作人员的肩上，因此在现阶段档案保管过程中，应该对档案部门工作人员的专业素质以及岗位责任意识进行加强和培养，确保在档案保管的过程中，机密档案始终处于安全的状态。对于档案管理人员的培训，可以采取培训班的模式，对档案的保管人员进行相应专业知识的培训，使其意识到档案保管的重要性，从而使档案在被保管的过程中有强有力的安全保障。例如，在档案部门进行系统升级后，可以聘请专门的信息技术人员对档案的保管人员进行培训，提高档案管理人员的安全责任意识，一旦档案部门的信息系统遭受到黑客攻击，档案管理人员能够及时做出应对，确保档案的安全。

2.4 做好档案利用前的准备工作

在档案进行公开之前，档案部门应该对档案的利用做好相应的准备工作。所谓准备工作，其实就是在档案进行公开之前，对所公开档案进行备注、备份以及确认分类等工作，这一系列工作是保证档案安全性的重要措施，因此档案的保管部门应该对此加以重视。在当前的档案利用前的准备工作中，最为重要的就是对档案的分类保存以及备份工作。档案的分类保存能够是整个档案管理部门的对档案管理的系统性，而档案的备份工作是保障档案在利用过程中不会丢失的重要举措，因此在现阶段的档案保管部门，有关部门应该加强对档案的备份和分类工作。例如，档案保管部门建立自身的数据库，在档案利用之前对所有已经无需继续保密的档案进行分类保存。同时要对即将转移的档案进行备份保存，以保障在今后的工作中如果还要使用该档案，档案部门能够在最快的时间内将该档案进行提取，以此来提升档案部门的工作效率，保障档案保管部门的工作质量。

3 结束语

随着信息化社会的不断发展以及大数据时代的来临，档案的安全性在一定程度上受到来自多方面的威胁，因此现阶段对档案的保管工作在现阶段应该引起有关部门足够的重视。如今档案的管理方面还存在着很多的安全隐患，而档案部门方面还在不断发展中，因此现阶段距离实现档案的绝对安全看起来不切合实际，对此，档案管理部门应该加强内部的管理以及优化档案管理措施，从根本上确保所保存档案的安全性。

参考文献

[1]李志宏. 对档案工作中正确处理保密与利用关系的思考[J]. 内蒙古统计，2014，03：49-50.

[2]刘晓玲. 谈档案利用与档案保密[J]. 山|纺织经济，2012，07：119-120.

篇2

作为从历史系毕业的学生，对档案本身就有着莫名的情愫。在我内心里，我深深觉得——档案，就如同史册一样，它看似普通，其实珍贵，“典谟训诰，宝之无佚”；它看似平凡，其实伟大，“创业扩基，前轨可迹”；它看似平淡，其实精彩，“察往知，古为今用”。它描绘的是一幅幅客观真实却又绚丽美妙的历史卷辐；它承载的是一个个支离破碎却又灿烂辉煌的时空记忆，它积淀着人类历史，传承着古老明，服务着当今社会。

作为档案馆的工作人员，能亲手接触馆藏档案，就像看见一本本厚重的史册一样，能见证合肥这座城市的变迁，见证合肥经济政治化变化的发展，工作的幸福感、使命感、责任感也油然而生。

所以，我毫不犹豫地选择了与档案为伍，毫不犹豫地在志愿上填写了档案局！

——这是无悔的选择，因它是成长的历练

2011年7月，我加入到合肥市档案局这个优秀的集体，成为监督指导处的一名工作人员。通过这个处室的历练，在我成长的词典里加入了“精益求精，吃苦耐劳”两个词。

监督指导处工作任务重、人手少，加班制定细则是常事，出差指导培训是常态。细则制度一般事关全市各级档案室建设，不得马虎。每一稿细则制度，我们都多次征求意见，多次修改完善，多次精益求精。

不管烈日炎炎，不管寒风凛冽，在偏远的乡镇档案室甚至村级档案室里都能见到我们指导培训的身影。

但，痛并快乐着。每当我的讲解，能为基层档案员们排忧解惑时，我就觉得自己再辛苦也是快乐的！每当熬夜加班制定出的档案细则和办法，能让基层档案工作有可循，我就觉得自己再辛苦也是快乐的；每当在我指导下各个乡镇综合档案室，能让老百姓可以“小事不出村，大事不出镇”查到所需要的档案，我就觉得自己再辛苦也是快乐的。

201年岗位调整，领导将我调至保管利用处。新的工作也带给了我新的挑战。通过这个处室的历练，在我成长的词典里又加入了“享受工作，乐于奉献，”两个词。

繁琐的利用接待工作也曾让年轻气盛的我备受委屈；老百姓的误解、嘲讽、谩骂也曾让我流下眼泪；对无助的老百姓无法找到有力的档案证明，也曾让我感到深深自责。但幸福感远远大于委屈，当我帮助那些历经沧桑的老知青找回下放时候的回忆，会看到他们眼里会噙着泪水；当我帮助下岗工人找回数十年的工龄，会看到他们眼角会带着微笑；当我帮助“农转非”的对象找到了曾经的证明，会看到他们眼里满是感恩；当束之高阁的废纸变成一掷千金的档案，将幸福传递给有需求的人，能给他们带实实在在的好处和利益，能换他们一声实实在在的感谢时，我倍感欣慰，也越越享受工作。

默默在档案馆奉献一生的领导们、同事们手把手地教我们为档案归档、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖、编号、编目录、装盒时，叮嘱我们对待档案就像对待自己的孩子一样，沉下身，要静下心。那时，我们的双手就像是魔术家的手，使一张张旮旯里的废纸立马身价百倍，变成一整齐珍贵的档案。四年的历练，也成就了今天的我，从一个档案门外汉，成为一名合格的档案工作者，成为一名享受工作的档案工作者，成为一名乐于奉献的档案工作者。

——这是无悔的选择，因它是荣誉的捍卫

篇3

1．年度立卷不够齐全。《机关档案工作业务建设规范》要求，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。我们理解，案卷排列应在不同的保管期限下按照年度进行排序。但实际工作中，极少数单位的档案存在着年度立卷不够齐全的现象。如：有的单位早些年度的档案早已立卷并进馆，但这次单位撤销，又清理出一些早年度的文书材料，这些材料多数都涉及一些重要问题，显然是属于归档范围，应该立卷归档。但是，属于这个年度的档案早已整理归档，这样就不可能再立卷排序到相对应的年度内。因此，只能是打破常规，另立案卷，致使个别全宗出现了立卷档案年度排序混乱状况，很不利于档案的保管和利用。

2，档案材料杂乱。其一，在极个别撤销单位的档案移交过程中，除应交的文书档案登记在册外，还有一些奖状、奖杯、锦旗等实物，都一并列入了移交清单，转交到档案馆。例如，单位内部举办活动的奖状，群众业余文体活动的锦旗、奖杯等，甚至还有的奖杯等实物已有损坏，如这种情况，笔者认为就不应该登记造册进馆。当然，一些能够反映和见证本单位有关历史活动的有保存价值的实物还是应该一并进馆的。但是，进馆物品一定要有标准，并不是所有的东西都要存放在档案馆。其二，极少数单位的移交人员，把一些未曾整理登记在册的，平时积累的零星散落的文书材料、没有任何说明的录音录像材料，也一并送交到档案馆。他们的愿望是好的，认为这些材料丢之可惜，放到档案馆以后有可能会有用处。岂不知这种做法会给档案馆造成很大的麻烦，因为档案馆的同志并不了解你单位，也不了解这些材料的具体情况，没有“能力”来整理这些被本单位“遗弃”的东西。

3．分类标准不严。档案的分类应按照档案内容和载体的不同，根据有关标准进行统一分类。分类一般应采用年度一组织机构(或问题)归档。但是个别单位的档案分类是按照不同的内设机构或业务工作单设目录号，例如：工作、科研工作、劳动保障、计划生育、职称评定、纪检等方面工作，都分别以单设目录号来分类归档，致使一个全宗内包含了20几个目录号，一个目录号内有的三至五卷，有的十到二十卷，使整个全宗内档案零乱，即不符合归档分类标准，也不利于全宗档案的管理。

4．以件为单位装订的归档文件存在的问题。2001年以来，随着立卷制度的改革，机关单位立卷改为以件为单位的立卷方式。在我们接收的撤销单位档案中，就有部分改革后的以件为卷的档案。发现的问题有：一是装订不规范、不科学。对于只是一页或两页纸的文件，有的将两份文件装订在了一起；还有的是把单页纸的文件原样存放。前者会给库房管理造成麻烦，后者从理论上说是对的，但在利用过程中容易对文件造成损害，不利于档案文件的保护。二是归档项目填写不规范、不完整。归档文件首页的归档章内容存在着填写不完整不规范现象，如，归档章内的全宗号漏填写，有的保管期限不写，还有的件号用铅笔填写，且书写潦草。这几种情况都会不同程度地影响着档案的利用和保管工作。

以上几种问题，虽然只是极个别现象，并且我们在接收进馆过程中也进行了必要的更改和整理规范，但通过这些问题反映出了某些工作环节存在的漏洞。因此，笔者认为，在此把问题提出来还是有必要的，以引起广大档案工作者的注意，避免类似问题继续出现，确保案卷的规范性、科学性和完整性。

工作中应注意的几个问题

1．增强工作责任心，保证归档案卷的质量。首先档案工作人员要充分认识档案工作的重要性，增强事业心和责任感。要了解熟悉本单位的工作职责范围和主要业务工作情况。其次，要努力提高业务工作能力，熟练掌握档案立卷整理的各个环节、步骤，严格执行档案工作的有关标准，做好档案的立卷管理工作。要发扬严谨细致、一丝不苟的工作作风，把工作做细做精做实。

2．提高工作主动性，做好平时立卷工作。档案的管理是各单位综合管理的一个重要方面，应有完善的管理制度与工作规范。如：档案材料的收集范围，档案的整理方案等，都是做好档案管理工作中不可缺少的制约条件。一是做好平时的材料收集、整理归档工作。要保证档案的齐全完整，做好随时收集是关键。应有意识地建立收集类别、收集范围，注意把常规工作中形成的档案材料积累下来整理入档。二是年度立档时要做好检查工作，力求应归档材料齐全完整。尤其是年末年初，在把年度内处理完毕的文件材料进行立卷归档时，要对归档材料进行必要的检查，看主要业务部门的材料是否齐全，看主要业务工作的材料是否齐全，要主动做好与各有关部门的沟通协调工作，避免应归档的材料不归档或不齐全。三是做好跟踪收集。主要是一些临时性活动、人员外出参加会议材料、调出人员手中的档案材料等，一定要认真负责地及时地跟踪收集归档。

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中图分类号:TU242.3 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校数字档案馆建设的必要性

(一)高校档案利用现代化手段的需要。各高校档案馆和各单位所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理,编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。随着教学、科研等各项工作的开展,一方面造成各类档案大量增加,档案馆馆藏不断丰富;另一方面学校对档案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用传统的手工操作,用户利用档案时,要反复调阅原件并逐个查看,这不仅使大量珍贵档案受损严重,而且给用户带来极大的不便。(二)是社会各界对档案利用的需要。一流的大学必须有一流的管理和一流的信息服务,数字化档案馆就是把照片、底片、基建图纸、学籍卡、校内外新闻录像及专题片等数字化、数据库化、信息化和网络化,广大师生和校友要利用档案,可以在自己的办公室内通过校园网下载、打印。海内外校友也可通过互联网将自己毕业后所取得的成果,直接登录到档案馆服务器上,将重要奖状、奖品原样扫描上载到服务器。这样不仅可以大提高档案利用效率和档案管理水平,更重要的是通过互联网可向全国、全世界宣传自己的学校和学校所取得的累累硕果。(三)是搭建及时采集电子文档归档平台的需要。随着现代信息技术的普遍应用,几乎所有师生撰写论文、专著、起草各种管理性文件,制作各种统计报表,早就应用了计算机,这就产生了大量的电子文档资料和各种信息数据库等等。同时高校数字化校园环境的不断完善,各单位都在校园网上建立了自己的网页,这又制作了大量现行的网页电子文档。

二、高校数字档案馆建设的任务

(一)档案信息资源建设。1、将现有馆藏档案信息资源数字化。其原则是“抢救优先、利用优先、逐步扩展”,指导部分档案的全文数字化的实施。所谓抢救优先,就是在全文数字化中优先考虑因特定时期,特殊原因造成的档案形成和保管条件限制而导致部分损毁的档案、纸质较差或酸度较高的档案,优先进行了全文数字化。限于目前档案信息化资金投入的局限,将这些档案先行数字化十分必要。所谓利用优生,就是根据目前高校利用的实际情况,优先把“涉民”档案全文数字化。把那些涉及人民利益的如:学生学籍卡、录取名册、成绩册、毕业生电子注册编码、照片、底片、基建图纸、学校新闻录像、专题片等。2、电子文件的收集和归档。高校建立起统一的数字档案管理平台,各单位兼职档案员要对本单位所产生的电子文档、网页及时集、上传,否则所产生的电子文档过段时间后会自动删除,造成电子文档“自生自灭”,给档案工作带来损失。3、档案网站的建设(把数字档案在网上出来)。提出控制论的数学家维纳,在其著名的、包含人文关怀的著作《人与人的用处――控制与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在储藏,任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情况下都成为无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展,尽量采取现代信息处理技术传播档案信息,以最大限度地发挥档案的作用。各高校可以建立校园网、外部网、互联网,同时把上述非保密的档案信息通过互联网,向全校各级领导、广大师生提供重要档案全文检索、目录信息检索、照片底片、基建图纸以及校园新闻录像等媒体服务。(三)档案信息化保障体系建设1、人才队伍建设。人才队伍建设包括:信息处理技术队伍、计算机软件应用与数据录用队伍、档案信息开发利用队伍的建设。建立数字化档案馆人才队伍建设是关键,因此,各高校要重视档案队伍建设,要对年轻的档案人员进行继续教育与培训,提高业务水平,更新知识结构,另一方面,学校档案馆要不断引进计算机专业人才,并对其进行档案业务知识培训,只有这样才能使他们既懂业务又精通计算机技术的复合型人才。2、标准规范建设。标准规范建设犹如交通规则,这是数字档案馆能否有条不紊、顺利建设的有力保障,现在各高校在建设数字档案馆时普遍存在的问题是管理系统不统一,五花八门、自成体系,这样,不仅造成经济上的大量浪费,而且各高校之间的经验交流也受阻,不利于发展。因此,名高校在建设数字档案馆时要强调标准规范。标准规范包括:管理性、业务性、技术性的标准规范。(四)档案信息管理系统建设1、数字档案馆的概念结构。数字档案馆作为一种信息系统,它由四大部分组成,即档案信息源、档案信息处理器、档案信息用户和档案信息管理者。利用概念结构最能体现数字档案馆信息的流向,在数字档案馆中,档案信息是从文件形成部门经过档案部门的整理等工作,最后提供给用户,信息处理器按概念又可分为档案信息的收集、整理、鉴定、保管等一系列流程。数字档案管的概念结构,说明了人与人之间的关系、人与计算机之间的关系。2、数字档案馆的软件结构。数字档案馆作为一种信息系统必须依靠软件才能实现其功能,数字档案馆的软件就是我们平时所说的管理系统。各高校要根据自己本单位的实际情况,选择适合自己的软件。当前国内从事数字档案馆软件开发的厂商不少,不同的软件其结构和功能均不一样。3、数字档案馆的硬件结构。数字档案馆的硬件结构是数字档案馆的基础结构,它主要由输入子系统、输出子系统、存储子系统、服务系统等组成。其中的硬件投入各高校可根据自己的需要选择,它主要是描述数字档案馆硬件的组成部分及其关系,硬件结构图还须描述硬件的性能。但性能必须视数字档案馆的规模及数据量而定,并没有统一的标准。其中输入子系统包涵着档案数字化技术:由扫描仪、照片机、摄像机、视频集等构成;输出子系统包涵有数字化输出技术:由打印机、彩喷机、画图仪、展览、出版等构成;存储系统包涵有数字化存储技术:由磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列等构成;服务系统包涵有数字化技术:由网上信息、新闻媒体构成。

作者单位:湖南人文科技学院

作者简介:谭伟贞,女,湖南人文科技学院综合档案室。

参考文献:

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一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

(一)加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障

1.主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统―_绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、利用、进馆的网络化集成化管理。2006年年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门(单位)使用。

2.加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每年有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

(二)以标准规范和典型引路，全面务实数字档案室建设业务基础

1.开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局(馆)在调研的基础上，先后制定了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法(试行)》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。2009年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份做出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2.精心指导，成功创建一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字档案，电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导人到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局在试点的基础上，成功创建了一批示范数字档案室。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。2008－2010年连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

(三)勇于探索创新，高标准推进数字档案馆建设

1.加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后，作为国家档案局确定的地(市)级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局的指导意见，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到了流程化、规范化管理，极大地提高了局(馆)机关的运行效率，初步实现了局(馆)综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。2009年11月份该项目通过了国家档案局技术部组织的验收。

2.加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。目前，市档案馆已建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个。形成了一整套数字档案馆工作规范。2009年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局(馆)作了经验介绍。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

2009年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成了翔实的调研报告(以下简称报告)。报告建议市级各部门(单位)的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门(单位)不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门(单位)档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起重视。2010年2月，绍兴市

发改委批复，同意以市档案局(馆)为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010－2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.网建设；5.电子数据登记备份建设。

与此同时，配合“数字档案馆室一体化”项目的实施，绍兴市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010－2012年数字档案室建设工作计划》，对市直133个机关部门(单位)的数字档案室建设做出具体安排，其中2010年列入计划的有33个单位。为确保计划完成，市委、市政府还将数字档案室建设及登记备份工作列入今年对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容，首批10多个部门(单位)档案的集中数字化工作已经开展。

在数字化工作过程中，绍兴市档案局(馆)特别注重加工质量，明确要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务标准，以实现馆室之间的有效衔接与共享。为此，市档案局定期召开局(馆)监督指导处、技术处和保管利用处相关人员以及项目经理参加的工作例会，及时研究、统一有关业务要求与标准，制定了一整套有效的工作流程和规章制度，从而形成齐抓共管的工作机制，确保了项目的顺利进展。预计整个项目完成后，不仅市级部门(单位)的数字档案室全面推进，绍兴市数字档案馆建设水平也将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500~页。可以这样说，实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。

三、实施“数宇档案馆室一体化”项目的认识与思考

以实施“数字档案馆室一体化”项目为重要载体，绍兴市确定全市“十二五”档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门(单位)以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县(市、区)80％以上的机关、乡镇(街道)和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。尤其是“数字档案馆室一体化”项目的实施，为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门(单位)数字档案室建设的全面完成提供了保障。

(一)全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像(音)带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，既达到市级部门(单位)数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动，这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面I临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果――数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自2010年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收――档案数字化，再接收――再数字化这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

(二)加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础

县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存(一套联机，一套脱机)，一套在市档案局(馆)登记备份。现已有一批机关单位的数字档案实施登记备份。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心建设所需的各种软硬件设备设施正在陆续到位，下一步拟争取科技立项，研制登记备份中心平台建设所需要的系统软件，同时，争取市政府信息中心支持，对数字档案管理系统升级完善，实现市级各部门(单位)电子文件和数字档案向市档案馆的在线实时传输。

显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

(三)实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信息资源整合与共享开辟新的有效途径

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学校原因

1领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑州地区的14所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河科技学院6所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的，具体情况见表1、表2。由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至一无所知。如表3显示，高达69%的同学认为档案的价值只是参考价值，教育作用却只有28%的同学选择，可见，学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档案管理办法》的同学仅占2%,98%的同学表示不太了解甚至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占37%，均不足全部调查人数的二分之一；高达61%的人竟对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。

2档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，36%的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利用。在所调查的14所本科院校中，只有6所拥有独立档案馆的学校建立了档案网站，其他均无相关网上系统。在设有网站的6所学校中，只有河南工业大学和黄河科技学院有网上查询服务功能，郑州轻工业学院虽设有查询端口，但链接出错无法实现查询，其他三所学校均无实际查询功能。这造成学生个人以及用人单位网络查询困难，不能满足网上查询档案信息的需求，必须到实地的档案馆（室）才能得以查证。

学生原因。学生，包括在校生和历届毕业生，都是学生档案的主人，也是学生档案利用的主要群体之一。在调查中发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。具体调查数据如表4所示。解，剩下80%的学生了解不多甚至不了解，对自己档案的不知情进而导致63%的学生基本没想过利用自己在校期间形成的最原始、最重要的记录材料。在涉及具体问题时，如毕业后学籍档案的查询事宜，能正确选择去档案馆（室）查询的学生仅占所调查人数的19%。学生对档案利用的不了解很大程度上源于本身对档案信息的不关注，如调查所示，经常主动关注档案相关信息的学生仅占4%，96%的学生不怎么关注。由此可见，学生的档案意识淡薄、对档案关注度不高是造成学生档案利用率较低的另一个原因。

加强高校学生档案利用工作的对策

重视学生档案工作，完善基础设施，注重档案队伍建设。

1档案馆（室）的基础性建设是做好学生档案管理及利用的最基本的条件。学校要加大资金投入，加快档案馆（室）的基建步伐，如现代化设备的添置与更新、学生档案信息数据库的建立与维护、档案网站的开通与运行等。

2档案工作人员是档案工作的主体，是做好学生档案利用工作的关键所在。领导的重视很大程度上能提高档案工作人员的积极性、主动性和创造性，学校主管领导可不定期召开档案工作会议，加强档案工作人员对学生档案管理及利用重要性的认识，努力培养其爱岗敬业的精神，增强其责任感。同时，创造条件，增加档案工作人员在职培训、进修和与其他高校交流的机会，一则提高其竞争意识和档案利用服务意识，二则提高其业务素质、工作能力，尤其是现代化管理知识和技能。总之，档案工作人员要在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容，切实提高学生档案利用的数量和质量，充分发挥学生档案在其生活、就业等方面的作用。

扩大学生档案宣传面，加强学生档案宣传力度。档案机构可结合本校实际情况，开展形式多样、内容丰富的档案利用宣传活动，注意传统方式与现代方式的有效结合，并注重实际效果。传统宣传方式一般是通过条幅、宣传窗等校内媒体进行档案相关法律法规、学校档案利用的相关规定的宣传。网络信息时代，在做好传统宣传的基础上，还要注重现代方式，在调查中，有64%的同学希望通过网络及其他电子信息来了解档案馆（室）及相关信息，可见利用网络手段进行宣传备受欢迎。

1充分利用学生访问较多的网站。将有关学生档案的新闻和通知挂到学生处、校团委网页上，而不仅仅公布在档案馆（室）主页上。也可在这些网站上添加有效链接，以满足用户对档案馆（室）网站的访问需求，尤其是校外用户。另外，尚未建立独立档案馆（室）网的高校可以在当前热门的网站，如人人网、腾讯网等开通档案相关页面。用户与之成为好友后便可随时了解并获取学生档案利用的最新动态。

2尝试高校通和QQ等新的交流工具。学校档案部门工作人员可将院系档案工作人员导入高校通和QQ好友中，院系档案工作人员可将所在院系的学生导入好友中，形成学校-院系-学生三级沟通链，便可将最新档案消息直接发送给学生，也能在用户利用档案遇到疑问之际进行实时在线咨询。如此，既有利于在校生档案意识的培养，也有利于历届毕业生对学生档案信息的及时获取。

加强学生档案教育工作，培养和提高学生档案意识。做好学生档案教育工作是培养和提高学生档案意识的重要途径，但并不是通常意义上的档案专业教育，而是指做好非档案专业学生的通识教育，使学生能够系统、全面地学习档案知识，接受档案教育，并基本掌握运用档案信息的方法，[3]以此增强档案利用意识。调查显示，高达79%的学生有接受档案教育的意愿，这表明多数学生认为档案教育具有一定意义。如何开展学生档案教育工作，可从多方面采取措施。

1要选择理论基础扎实、实践经验丰富的老师作为档案通识教育的引导者。因为学生档案工作相对比较枯燥，涉及内容比较单一，日常学习生活所牵涉的又比较少，所以要培养学生对该课程的兴趣，必须选择一位合适的老师。

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高等教育事业的不断发展，对高校档案工作提出了更高要求，学生档案工作作为高校档案工作的重要组成部分备受关注。学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。[1]它是在高中毕业生升学考试档案的基础上建立的，又是干部人事档案的前身。档案利用是档案管理的最终目的，是实现档案价值的重要途径。如何充分开发学生档案信息资源，加强学生档案的有效利用，切实做好学生档案利用工作，是目前高校档案工作面临的重要课题。

1 调查情况

近年来，学生档案的利用率偏低、利用效果不佳等现象普遍存在。鉴于此，笔者于2012年3月1日～25日通过网站浏览、电话访问、问卷调查、实地访问的形式对驻地在郑州市的14所本科院校（由于信息工程大学的特殊性，未对其进行调查）学生档案利用工作进行调查，并于6月17日、8月28日及10月12日进行追踪调查，以确保信息的及时性和准确性。具体调查状况如表1、表2所示。

网页浏览和电话访问情况如表1、表2所示。实地访问了郑州大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农业大学、中原工学院5所学校。纸质版调查表以在校生为对象，共发放210份，郑州大学60份，中原工学院、河南财经政法大学、河南工业大学、郑州轻工业学院、河南农业大学各30份，回收200份，回收率为95.2%；电子版调查表以毕业生为对象，共发放130份，郑州大学30份，中原工学院、河南财经政法大学、河南工业大学、河南农业大学、郑州航空工业管理学院各20份，回收113份，回收率为86.9%。最终以200份纸质版调查表与100份电子版调查表为样本，通过数据统计，对高校学生档案利用工作现状的原因进行认真分析并提出相应的对策。

2 高校学生档案利用工作现状的原因分析

2.1 社会原因。当前，社会上出现严重的弃档现象，所谓弃档，是指学生在毕业后，由于种种原因没有按照档案移交手续将在校期间形成并保存的档案随就业而转移，对自己的档案持漠视态度。[2]目前，非公企业发展迅速，这些企业多数没有保管员工档案的权利，对人事档案管理又了解不多，对档案查询、档案材料收集和用工手续办理不够及时和完善。有些小企业招聘看学生毕业证和相关资格证书以及实际工作能力就录用了，并没有较多地参考学生在校期间形成的档案；有的企业收了学生档案也只是放在人事部或者行政部门的办公室，并不重视学生档案的价值，进而导致年轻人对档案产生错误认识，认为档案里的记录并不重要，也没有利用的必要。

2.2 学校原因

2.2.1 领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑州地区的14所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河科技学院6所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的，具体情况见表1、表2。由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至一无所知。如表3显示，高达69%的同学认为档案的价值只是参考价值，教育作用却只有28%的同学选择，可见，学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档案管理办法》的同学仅占2%，98%的同学表示不太了解甚至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占37%，均不足全部调查人数的二分之一；高达61%的人竟对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。

2.2.2 档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，36%的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利用。在所调查的14所本科院校中，只有6所拥有独立档案馆的学校建立了档案网站，其他均无相关网上系统。在设有网站的6所学校中，只有河南工业大学和黄河科技学院有网上查询服务功能，郑州轻工业学院虽设有查询端口，但链接出错无法实现查询，其他三所学校均无实际查询功能。这造成学生个人以及用人单位网络查询困难，不能满足网上查询档案信息的需求，必须到实地的档案馆（室）才能得以查证。

2.3 学生原因。学生，包括在校生和历届毕业生，都是学生档案的主人，也是学生档案利用的主要群体之一。在调查中发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。具体调查数据如表4所示。

由表4可知，只有20%的学生对自己的档案较为了解，剩下80%的学生了解不多甚至不了解，对自己档案的不知情进而导致63%的学生基本没想过利用自己在校期间形成的最原始、最重要的记录材料。在涉及具体问题时，如毕业后学籍档案的查询事宜，能正确选择去档案馆（室）查询的学生仅占所调查人数的19%。学生对档案利用的不了解很大程度上源于本身对档案信息的不关注，如调查所示，经常主动关注档案相关信息的学生仅占4%，96%的学生不怎么关注。由此可见，学生的档案意识淡薄、对档案关注度不高是造成学生档案利用率较低的另一个原因。

3 加强高校学生档案利用工作的对策

消除社会因素对高校学生档案利用的不利影响，不是仅凭校方努力就能改变的，还需国家相关政策的出台以及社会用人单位对员工档案管理和利用观念的转变。在此，仅从学校层面进行探讨。

3.1 重视学生档案工作，完善基础设施，注重档案队伍建设

3.1.1 档案馆（室）的基础性建设是做好学生档案管理及利用的最基本的条件。学校要加大资金投入，加快档案馆（室）的基建步伐，如现代化设备的添置与更新、学生档案信息数据库的建立与维护、档案网站的开通与运行等。

3.1.2 档案工作人员是档案工作的主体，是做好学生档案利用工作的关键所在。领导的重视很大程度上能提高档案工作人员的积极性、主动性和创造性，学校主管领导可不定期召开档案工作会议，加强档案工作人员对学生档案管理及利用重要性的认识，努力培养其爱岗敬业的精神，增强其责任感。同时，创造条件，增加档案工作人员在职培训、进修和与其他高校交流的机会，一则提高其竞争意识和档案利用服务意识，二则提高其业务素质、工作能力，尤其是现代化管理知识和技能。总之，档案工作人员要在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容，切实提高学生档案利用的数量和质量，充分发挥学生档案在其生活、就业等方面的作用。

3.2 扩大学生档案宣传面，加强学生档案宣传力度。档案机构可结合本校实际情况，开展形式多样、内容丰富的档案利用宣传活动，注意传统方式与现代方式的有效结合，并注重实际效果。传统宣传方式一般是通过条幅、宣传窗等校内媒体进行档案相关法律法规、学校档案利用的相关规定的宣传。网络信息时代，在做好传统宣传的基础上，还要注重现代方式，在调查中，有64%的同学希望通过网络及其他电子信息来了解档案馆（室）及相关信息，可见利用网络手段进行宣传备受欢迎。

3.2.1 充分利用学生访问较多的网站。将有关学生档案的新闻和通知挂到学生处、校团委网页上，而不仅仅公布在档案馆（室）主页上。也可在这些网站上添加有效链接，以满足用户对档案馆（室）网站的访问需求，尤其是校外用户。另外，尚未建立独立档案馆（室）网的高校可以在当前热门的网站，如人人网、腾讯网等开通档案相关页面。用户与之成为好友后便可随时了解并获取学生档案利用的最新动态。

3.2.2 尝试高校通和QQ等新的交流工具。学校档案部门工作人员可将院系档案工作人员导入高校通和QQ好友中，院系档案工作人员可将所在院系的学生导入好友中，形成学校-院系-学生三级沟通链，便可将最新档案消息直接发送给学生，也能在用户利用档案遇到疑问之际进行实时在线咨询。如此，既有利于在校生档案意识的培养，也有利于历届毕业生对学生档案信息的及时获取。

3.3 加强学生档案教育工作，培养和提高学生档案意识。做好学生档案教育工作是培养和提高学生档案意识的重要途径，但并不是通常意义上的档案专业教育，而是指做好非档案专业学生的通识教育，使学生能够系统、全面地学习档案知识，接受档案教育，并基本掌握运用档案信息的方法，[3]以此增强档案利用意识。调查显示，高达79%的学生有接受档案教育的意愿，这表明多数学生认为档案教育具有一定意义。如何开展学生档案教育工作，可从多方面采取措施。

3.3.1 要选择理论基础扎实、实践经验丰富的老师作为档案通识教育的引导者。因为学生档案工作相对比较枯燥，涉及内容比较单一，日常学习生活所牵涉的又比较少，所以要培养学生对该课程的兴趣，必须选择一位合适的老师。

3.3.2 要注重讲授的内容和方法。档案教育不仅要传授一定的理论知识，包括相关的法律法规、学校的有关规定、学生档案包括的内容与重要作用，而且要注重实际操作能力的培养，尤其是学生档案检索的方法和技能的传授。老师可在课堂上模拟档案检索的过程，并让学生参与其中。形式多样的教育方式既可提高学生上课的积极性，又能增强学生实际操作的能力，为今后的档案利用打下良好基础。

3.3.3 要分阶段进行档案教育。根据学生所处的阶段特点分别开展内容、形式不同的教育，包括入学教育、常规教育、强化教育三个阶段。入学教育是为了初步树立学生的档案意识；常规教育目的在于巩固和深化档案知识，增强档案意识；强化教育则是在学生离校前将今后可能涉及的档案问题进行分析，如档案的传递、保管形式、在校的最长保管期限以及期满后的去向等，帮助学生了解档案的实际用处。[4]

参考文献：

[1]《高等学校档案管理办法》，2008（8）.

[2]：http：///view/3586740.htm，（2012-10-8）.

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Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.

Keywords : file management; informatization; construction

中图分类号：G27文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和提供利用。究其实质，是档案管理模式和利用方式，从传统的以档案实体保管为主，向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息的形式为社会提供服务的转变过程。但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识还存有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步的更新和突破。

一、档案管理信息化建设的重要性与必要性 （一）档案管理信息化建设的重要性：

1、档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。

2、完整可靠的信息和快速的综合分析能力是决策和管理的有力保证．

3、档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。

（二）档案管理信息化建设的必要性1、档案信息化建设是电子政务实施的要求 档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像等，现在连政府机构的信息都放到网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务了，网上形成了大量电子党政管理类文件。 2、档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求 档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。档案部门如何在数字化、网络化的大潮中求生存求发展？保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体，如何最大限度地发挥作用？这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。 3、档案信息化建设是开发利用档案价值的要求 提出控制论的数学家维纳，在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出：信息的价值正在于传播，而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断，在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。档案部门作为一个信息服务机构，只有实现了档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用。

4、档案信息化建设是档案馆自身发展的要求 随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断的增加，档案利用也逐步增加。要适应新的形势，档案馆自身建设必须加强。建设数字化档案馆，实现信息化管理，要求档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。

二、档案管理的现状 档案管理主要包括两个方面的内容:一是对档案资源的管理，也称档案实体管理。二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容，通过档案资源建设来建立科学合理的馆藏体系，为档案的现代化管理打下基础。随着档案管理受重视程度的大大提高以及技术的进步，档案管理的设施不断得到完善、更新，但在实际工作中，档案管理与社会的进步相比，仍然存在很大的问题，表现在：1、档案工作人员素质偏低、待遇差、队伍不稳定；2、领导重视不够，档案意识不强、经费不足、设备不全、硬件条件差、管理摸式呆板；3、宣传不力，群众参与意识薄弱等方面。

三、加强档案管理信息化建设的途径

(一) 制定规划，突出重点，推进档案信息化建设工作

档案信息化建设工作应该首先破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。

(二) 重视档案业务流程的重组。

第一，档案信息收集、管理方式的改变。数据处理在文件处理阶段就可完成，公文处理与档案管理有机结合，实现文档一体化，可以自动完成各类档案资料的统计工作，绘出各类统计报表。第二，档案信息检索与提供利用方式的变革。网络环境下将实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，多数档案资源可通过计算机网络进行查阅和对外提供服务。第三，档案指导、编研从有形实体向虚拟网络转变等。信息技术重建档案管理的运行环境和作业环境，传统档案组织机构、业务流程，管理体系越来越不适应档案管理信息化的需要，所以有必要从管理理念到组织机构，从业务内容到业务流程进行有效重组，以适应变革的要求。

（三）增强保密意识，采取有效措施，构筑档案信息的安全保障体系

档案部门应树立科学的正确的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作的实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效地防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。

（四）加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设的核心工作

作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设工程的组织效率；网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。

（五）加强档案信息标准化和规范化建设，为信息化建设提供必要条件

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

（六）调整档案管理人员的知识结构，提高员工素质

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（一）档案意识淡薄

长期以来，相当一部分人对高职院校人事档案工作认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管等事务工作，与教学和科研没什么关系，也不能为学校创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，很少有领导过问，使人事档案管理工作处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。

（二）档案存放分散

受校区分散的制约，高校合并中有的是相邻学校的合并，有的是距离较远的数校合并，客观上导致了合并后人事档案的分散性。我们学校是由四所学校合并而来，校区跨浏阳、长沙、望城两市一县，合并后的前两年，人事档案分散在几个不同的校区存放。管档员因为工作的需要，常常不得不奔走于几个校区之间。

（三）管理设施较差

合并后的高职院校档案馆大多基础设施差，库房多是普通办公用房，有的把档案库房安排在办公楼顶楼、底层或地下室，档案长期受到高温潮湿的危害；库房门窗多为普通门窗，封闭不严，起不到防盗、防光及控制库房温湿度的作用，没有配置档案安全保管“八防”设施，与档案安全保管要求差距很大。档案的收集、整理、归类等工作还主要依靠手工操作，无纸化、电子化、信息化程度低。

（四）管理制度不规范

合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致人事档案管理的相关制度不健全、落实不到位。有的学校没有明确制定管理人员的岗位职责，缺乏系统、完备的规章制度；有的只有查（借）阅制度；有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实。比如由于管理规范不一，导致归档材料规格不一，我们学校合并前材料规格就有三种。档案材料收集过程中纸张大小不一，没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订。

（五）材料收集较难

高职院校合并后，机构、院系领导班子和教职工都做了适当调整，有些需归档的材料难以收集齐全，认为以往的资料没有多少用处，随便丢弃；或将一些珍贵资料留在个人手中，不按正常手续移交，给档案收集工作带来一定的难度。如教职工的年度考核表，以为没什么用，合并时随便丢弃，等通知归档时，有的不完整，有的根本找不到。我们学校南校区就是这样，2002-2005四个年度的教职工年度考核表很多都找不到了，以前的也只能部分找到。又如有的教职工参加学历和其他短期培训后，认为有了毕业证或结业证就能证明自己达到了某种学历或参加了某种培训，而将培训过程中的学籍和成绩材料仍放在培训单位或自己保管，造成档案材料中学历学籍资料、培训资料不完整。还比如，有的专业技术人员职称评审后，认为只要取得了资格证，加了工资就行，而真正反映他职务晋升的材料，如《专业技术人员职务评审表》等却没有归档，给学校平时查阅及以后的职务晋升带来很大难度。

二、解决合并高职院校干部人事档案管理问题的对策

（一）争取领导的重视与支持

干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，在机构设置和人员编制上给以充分保证；还要主动关心档案工作者的工作、学习、生活，要让他们享受同等的升迁机会，这样可以促进人事档案工作绩效的提高。

（二）档案集中统一管理

高职院校合并后由于人员情况不熟悉，因此查阅、利用档案较为频繁，特别是涉及领导干部任免、职称评定、工资制度改革时，需要大量查阅教职工的档案材料，因此合并后应尽量将分散在各校区的档案集中统一管理。只有这样，才能更好地实现人事档案为学校工作服务的功能。我们学校在合并后的第三年实现了三个校区的人事档案集中统一到主校区管理。

（三）加强基础设施建设

要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的档案馆，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。

（四）完善档案管理制度

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档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。

一、档案管理科学化的必要性及紧迫性

档案管理是机关单位管理的基础环节。档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。

二、当前事业单位档案管理工作存在的问题

(一)档案管理重视程度低

各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。

(二)档案管理模式落后

目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。

(三)档案管理科学化水平低

随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。

三、档案管理科学化的对策

(一)政府政策层面

1.积极完善和宣传档案法律法规

档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。

2.积极塑造典型，发挥以点带面功效

精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。

3.积极开展业务培训和指导

档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。

4.积极提供档案中介服务

通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。

(二)机关单位自身层面

1.强化档案意识，牢固效益观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。

2.构建科学化档案管理机制

只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。