高校档案室工作计划模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇高校档案室工作计划，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要组成部分，是一项集政治性、政策性、专业性、技术性为一体的工作，涉及集体和个人双重利益，在学校人事管理工作及学校发展中起着重要的作用。随着国家人事制度改革的深化，人才市场的不断扩展，对人事档案管理规范化要求更加迫切，人事档案基础工作规范化，是实现干部人事档案管理规范化、信息化的前提，能真正使档案在组织人事工作中达到“观其卷，知其人，用其长”之效果，为高校的人才选拔和人才交流提供祥实的信息，进而有利于高校干部人事管理工作的顺利进行。基础工作的规范能提升干部人事档案的价值，人事档案作为“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心，是“人”的历史和现状的一个真实反映，二十一世纪的竞争是人才的竞争，真实准确、完整系统的人事资源信息，有利于进一步与社会接轨，加快人才流动频率，提高人们的就业自由度。

二、做好高校人事档案基础工作的方法

1.健全和完善人事档案工作的各项规章制度

按照干部人事档案管理工作的条例、规定，结合实际制订和完善本校干部人事档案工作的规章制度，如《高校干部人事档案管理工作实施办法》、《高校干部人事档案材料收集归档规定》、《高校干部人事档案整理工作细则》，制定材料的审核、档案的保管和保护、查（借）阅、转递等工作的规定、办法、制度，实行依法治档，依法管档。

2.规范人事档案材料的收集工作

人事档案材料收集要做到完整、齐全。在具体收集工作中要明确人事档案材料的形成来源，理清收集渠道，这是做好档案材料收集工作的前提条件。材料形成来源有组织人事部门形成的，有个人形成的；基层单位形成的，上级机关形成的；本部门形成的，其他部门形成的。档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，尽可能将各级层、各部门、社会群团组织等形成的材料，如：干部履历表、年度考核表、晋升工资审批表、干部调动审批表、干部转正定级审批表、职称评审呈报表、教师资格审批表、优秀教师、教育工作者登记表、（离）退休审批表、教师公开招聘录用、聘用干部、续聘解聘、辞职、干部任免、入党入团、政审、公派出国、出境、各类奖励、处分、学历学位、教育、教学、科研材料，以及记载干部个人德、能、勤、绩、廉等各方面材料。这些方面材料形成量大，有规律，时间性强，档案管理人员必须抓住时机，第一时间收集齐全，成套材料必须保持其完整性，不可缺头少尾，对于因历史原因而无法收集完整的材料要按规定写出书面说明。要建立人事档案材料收集工作网，确保档案材料收集的保障性，各部门在材料形成之日起一个月内及时归档，做到随办、随收、随审、随归。所收集的材料数量要精选，内容质量要好，有一定保存价值。

人事档案材料收集要真实准确。人事档案材料必须是由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合档案人的客观实际，材料内容没有涂改造假，没有模棱两可的语言。凡头尾不清、来源不明，又查不清或对象不明确的材料不能归档。

收集的人事档案材料要规范，手续要完备。收集的材料必须是办理完毕的正式材料，凡规定需由组织盖章的必须有组织盖章，审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议、年度考核和干部考察中形成的综合性材料，要求本人签署意见者，本人必须签署意见或由组织注明本人已阅知。任免、评审等之类的审批表须注明任免或评审职务的批准机关、批准时间及批准文号。出国出境审批表须注明出去的任务、目的和往返时间等。

3.做好人事档案的整理工作

首先，整理人事档案时要根据材料形成的历史条件、主要内容、用途，辩证唯物的甄别材料的真伪和保存价值，并确定其是否属于归档范围。其次，对鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤，严格遵循《干部档案整理工作细则》，严格把关，既不能整“欠”也不可整“过”，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。

档案材料审核鉴别工作必须以《干部档案工作条例》和《干部人事档案收集归档规定》等有关规定为依据。

一是审查档案材料是否齐全、完整。对原已归档且历史上形成的材料可维持原状，对新归档的材料属于成套的必须齐全，属于单份的必须完整。凡时间、来源和对象不明确或查不清的材料，一律不得归档。

二是审查材料手续是否完备。凡不符合归档要求或手续不完备的材料不可归档，要审核登记后统一到材料形成部门补办手续后方可归档。

三是要审查鉴定档案中的材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。有同名异人、张冠李戴者，及时纠正调整。有不属于归档范围的内容和重复的材料，要清理出去，并在《剔除档案材料登记表》中登记后，按照销毁规定集中销毁，不得擅自处理。

四是审查人事档案归档材料的载体和记录材料是否符合档案保护要求。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，不采用喷墨打印件、传真件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档，归档材料采用原件，一般不得使用复印件。对历史上形成的且已归档的有保存价值的材料，可在维持原貌下进行必要的裱糊或复制。

干部人事档案分为十大类，即：履历；自传；考核鉴定材料；学历学位、职称、职业资格、个人科研学术水平、培训材料；政审、三个时间认定；党、团组织材料；奖励；处分；工资待遇（转正定级、招聘、任免调动、退（离）休、、辞职、退职、出国（境）、党代会、人代会、政协、派、群团会议等形成的审批表、登记表）；其他材料。排列顺序为：干部（专业技术）职务变动表、目录、档案材料、备考表。而每类档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。一般情况下第一、二、三、四、七、九、十类适用于按时间排序，但特殊情况可特殊处理，如第四、九类中含有不同性质的材料，采取二级分类法排序，先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。而第五、六、八类适用于按材料内容和材料之间内在联系排序。分类是档案整理工作的重要一步，要做到认真鉴别，准确归类。

技术加工即对一些字迹材料不符合要求或纸张破损，以及纸张不规则或卷角、折皱等的档案材料，在保持其原貌状态下采用复印、扫描、拍摄、拆剪、补粘、折叠的方法进行复制、加工。在技术加工过程中不得损毁文字、照片，不得涂改、圈划、污损、撤换。

4.规范高校人事档案的日常管理工作

人事档案的日常管理是档案基础工作的环节之一。如档案的传递、接收、保管和保护、查借阅、档案检索等，要严格按照干部人事档案管理八项制度操作，实行依法管档，科学管理。

篇2

随着我国教育事业不断发展，高校不断扩招，新时期高校的管理也需要不断创新，这就对档案管理工作提出了更高的要求，需要高校对档案进行科学化的管理，深化管理改革，促进高校档案管理的规范化，为高校的发展提供合理而有效的保障。

一、高校档案管理工作存在的问题

1.档案管理工作受重视程度较低

目前我国的大部分高校的教师对档案的重视程度不够，大部分认为档案管理工作就是简单地收集一些过去的资料，档案管理工作看不到管理的成效。学校的领导对档案的管理意识也比较淡薄，教师也不注意对活动资料的收集，导致重要档案资料的丢失。相对于其他比较重要的部门，档案管理工作得不到重视。

2.建设经费投入不足，管理手段落后

现代化的档案管理需要一定的经费投入，尤其是档案信息化建设，更是需要资金的投入和技术的支持。但是目前很多高校对档案管理工作投入的经费不足，也没有准备专门的档案室，管理手段落后，需要的相关硬件设施没有配备，查阅档案资料的时候还需要进行手工查找，严重影响了工作效率。

3.档案管理工作体系不健全，管理模式陈旧

高校档案管理的工作体系不够健全，很多从事档案管理工作的人员在对档案进行收集、整理的时候，没有归档意识，常常将档案不按照规定的地方存放，导致原始资料的丢失。而且从事档案管理的工作人员之间手续交接也存在问题，导致档案的数量和责任不明晰。

4.档案专业人才缺乏，档案得不到合理利用

在高校从事档案管理工作的人员大部分是兼职的，他们不是档案管理专业毕业的学生，也没有进行过档案管理方面的专门培训，职业素质相对来说并不高，而且高校对于档案的利用方法也比较传统，不能合理利用数字化信息档案，这些都导致高校档案管理工作难以快速向前发展。

二、高校档案管理科学化的策略分析

1.重视档案管理工作的质量，制定发展规划

高校从事档案管理工作的管理人员要积极加大对档案工作的宣传力度，提高重视程度，在制订学校的长期规划时，认真将档案工作纳入到领导的工作计划当中去，年初有计划，年中有检查，年末有总结，为了避免在具体的工作中出现草率行事的情况，一定要不断健全和完善档案工作的各项规章制度，为档案部门提供良好的工作环境，也只有这样，才能不断促进高校档案管理工作向科学化、标准化发展。

2.加大基础建设的经费投入力度， 推动高校的档案信息化管理

积极提供档案管理的硬件设施，安排专门对档案进行保存、管理的档案室，增加防火的必要措施，随着我国档案信息化的快速发展，档案储存方式从纸质发展转变为图文影像储存，所以高校也要积极配备相应的设备。运用和借鉴当今社会先进的科学技术、多媒体技术，完善高校的信息化管理。

3.创新档案管理模式

制定符合高校情况的档案管理模式，由校领导带头组成工作小组，及时对应该归档的档案进行整理，防止档案的流失。创新档案的管理制度，进一步规范化，进行档案管理的激励和竞争机制，优胜劣汰，使得高校的科学化档案管理工作能够充满新鲜的活力，开创新的局面。

4.加强档案管理人才的培养和吸收

高校从事档案管理工作的人员缺乏，应该积极吸收一些相关专业毕业的人才从事这一工作，同时对于已经从事档案管理工作的人员进行定期的培训和学习，提高他们的业务工作素质和能力，加强他们对档案管理工作的重视。

总之，新时期做好高校的档案管理科学化工作十分重要，对于高校的长远发展有着重要的意义，为学校提供宝贵的历史经验，有利于学校工作质量的评估，对整个学校的教育水平的提高有很大的促进作用。所以一定要加强对档案管理工作的重视力度，加大经费的投入，不断创新档案管理的模式和档案管理人才的培养，为我国高校档案科学化管理工作做出贡献。

参考文献：

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目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。

二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式

高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。

三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展

教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。

加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。

第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。

第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。

四、结束语

随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。

【参考文献】

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中图分类号：G271.6文献标识码：A文章编号：1002-7661（2011）09-0023-03

高校档案资源的建设和利用是体现档案存在价值的重要途径，是档案事业发展的动力源泉，也是档案工作赖以存在的基本依据。加强“两个体系”建设，提升档案服务能力是当前建设和谐社会档案管理工作的必然要求。

一、建立覆盖全院师生的档案资源体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要前提

档案资源具有客观性、真实性、有效性的特点，与其它信息资源相比，其主体优势不言而喻，在领导决策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科学合理的档案资源体系，全面开发档案资源，有利于学校组织层面和领导层面进行科学决策和管理。

1.注重信息收集，加强档案管理。一方面要根据学院档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学院活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。高职教育发展迅猛，一些新建或合并重组的高职院校，档案工作普遍不规范，档案馆藏结构又不尽合理，档案资源的现状远远不能满足广大教职员工的需求。因此，应当对那些没有多大利用价值的档案材料及时清理，同时及时丰富与学校教学、科研、管理等工作密切相关的档案信息资料，丰富与教职员工利益密切相关的档案信息资料，将这些档案资料优先整理编目，方便教职员工利用。

2.强化业务培训，提高档案管理能力。学院档案管理工作的好坏，关键在于档案工作人员的素质。因此，必须加强对档案工作人员的业务培训，尤其是对现代档案管理知识的学习。这就要求档案工作人员一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学院的档案工作跟上办公自动化步伐，为学院教学、科研和其他工作服务。

3.实施学院档案二级管理模式。学院档案室是档案管理的一级单位，各处、室、系、部为档案管理的二级单位。各系部因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系部档案室，院级档案室对档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各处室系部意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审订后正式实施，各处室系部要在规定期限内向学院档案室如数上缴档案，严格履行档案逐份交接手续。各处室系部根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本处室系部档案归案范围和归档目录（二级档案），建立相应的管理制度，处室系部档案要单独编号，将实际目录索引上缴学院档案室备案，二级档案以3年为周期，周期满后3个月整体移交院档案室，进行专区管理。各处室系部要设专兼职档案管理员，院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各处室系部的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料保全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的参考、借鉴作用。

4.推进档案资料的标准化、规范化。适当扩大院校文印室规模，增加必要的设备，对工作人员进行必要的培训，学院及各处室系部的文件经主管院领导或部门领导审核批准定稿后，向文印室提供电子稿，由文印室按照统一格式进行印刷，这样既可以实现文件资料的标准化和规范化，又可节约纸张等能源，符合国家和省倡行的节能降耗的要求，更为重要的，可使档案管理规范化，方便查阅。

二、建立方便全院师生的档案利用体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要基础

构建新时期覆盖师生员工的高校档案利用体系是高校档案部门落实科学发展观的集中体现，是促进档案事业又好又快发展的必然要求。

1.一切以教职工为中心，加强教职工需求调研工作。档案工作人员要经常深入基层，密切联系全院师生，由于高职院校以教学育人为核心，以教师为主导，因而调研也要以教师为主，要充分了解教师群体的学术需求、实际需求和普遍需求，同时，也要区分学院不同类别的档案用户，需求也会有所不同，因此，调研要全面兼顾，而又不失针对性。

2.创新档案服务机制，深化档案资源的开发利用。学院档案管理部门应当通过设立公共查阅室和网上公开等方式，为全院师生利用档案创造便利条件。要加强档案信息化建设，依托数字档案馆、电子文件中心等平台，将不同部门的查卷档案信息进行整合利用。要稳步推进实施档案信息数据库建设工程，按照“突出重点、分步实施、统一格式、整合共享”的要求，为建立全院统一的档案资源体系打下扎实基础。

3.把握学校工作规律，超前做好档案信息收集整理工作。学校很多工作是有周期和规律性的，档案部门要善于把握学校工作的周期性和规律性，提前做好相关信息的收集整理工作，就会在方便广大教职员工利用方面取得较好成效。

三、完善档案工作“两个体系”建设的条件是提升高职院校档案工作服务能力的重要保证

笔者认为，高职院校要充分发挥“两个体系”建设在学院发展中的作用，关键是要强化档案管理制度建设、建立一支素质优良的档案工作队伍和加快档案工作信息化的进程。

1.加强档案管理制度建设。切实建立起档案管理“三纳入，四同步”有效监督和保障机制。“三纳入”即把档案管理工作纳入学院及各处室系部的工作计划，纳入管理制度，纳入专兼职档案人员的职责范围；“四同步”即学院及各处室系部在布置、检查、总结、验收工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案管理工作。

2.加强档案工作队伍建设。高校档案人员要在不断提高自身素质上下功夫，为做好档案利用工作夯实基础。首先要有超前意识，掌握新时期高校档案工作规律，把握高校档案工作动态，抓住时机，主动出击，为学校各类利用主体提供优质服务。其次，要强化学习，通过学术交流等方式，不断更新知识，提高自身分析问题和概括问题的能力，特别是档案编研能力，提高档案资源可利用的价值。再次，要与时俱进，特别是要掌握现代信息技术在档案开发利用中的应用技能，提高档案开发利用的本领。

3.加快档案工作信息化建设。随着计算机技术、网络技术、通讯技术等高新技术手段的广泛使用，高校各种信息逐步实现了网络化、数字化，电子档案与日俱增。高校档案部门应充分采用现代化技术手段，将现有馆藏档案进行数字化处理，加快档案局域网的建设进程；尽快做好与校园网和互联网的有效链接，使档案馆通过联机系统，实现档案信息资源收集和传递方式的网络化；通过多媒体技术改善利用电子档案的环境，解决目前档案信息提供少、传递慢、效率低的问题，进而提高服务速度和质量。

总之，高职院校档案管理工作是学院基础工作的重要组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。因此，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现，使之在学校的发展中发挥出更大的作用。

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第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章领导体制和机构设置

第四条高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条各高等学校应在校（院）长统一领导下做好档案工作，确定一名校（院）长分管，并根据学校的实际情况,建立综合档案室或档案馆。

综合档案室的建制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模三千人以上为副处级，三千人以下为正科级，由校（院）长办公室领导。

档案馆为系处级建制，由校（院）长直接领导。

高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。应具备以下条件：

（一）建校历史悠久，一般应在五十年以上；

（二）学校规模大，全日制在校生规模为五千人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在三万卷（长度三百米）以上；

（四）具备符合要求的档案库房和管理设备。

第六条高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第七条高校档案部门的基本任务如下：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放或利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。

高校附属单位（如附属医院、校办工厂等）的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学校根据实际需要自行确定。

第九条高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三章高校档案工作人员

第十条高校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十一条高等学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名（可由校长办公室副主任兼任），副主任一名。

馆长、副馆长、综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员（或相当馆员）以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。

第十二条高校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。

第十三条高校档案工作人员（包括档案部门和各部门中的专职档案工作人员以及以做档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号），实行专业技术职务聘任制。

第四章经费、库房和设备

第十四条高校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十五条高等学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

凡设置档案馆的高校，应充分考虑学校的发展规模，馆藏档案的增加数量，适应现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。有条件的学校可单独建设馆库，档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十六条高等学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备。逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条高等学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十九条高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十条高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。

第二十一条高等学校文件材料的归档范围

（一）党政管理类

主要包括高等学校党委、行政、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》［（87）教办字016号］执行。

（三）科研类

按国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987］6号）执行。

（四）基本建设类

按国家档案局、国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发［1988］4号）执行。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（七）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（八）外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（九）财会类

按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财预字（84）第85号）执行。

以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第二十二条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十三条归档时间应按以下要求：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档：

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档：

（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

第二十四条凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十五条高校档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。

第二十六条高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。

第二十七条高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第六章档案管理

第二十八条高校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。

高校档案的分类方法另行规定。

第二十九条高校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十条高校档案部门应指定专人负责进行下列统计工作：

（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；

（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第三十一条档案库房的技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度。

第三十二条高校档案部门应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第三十三条高校档案部门应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第七章档案的利用和开放

第三十四条高校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。

高校档案馆开放档案，应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制；

（二）利用者要求复制档案，一般由档案馆负责办理，并按规定合理收费；

（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；

（四）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；

（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十五条高校档案馆应设立专门的阅览室，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南、档案馆指南等。

第三十六条馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十七条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆长同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准。

第三十八条高校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任或校（院）长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

第三十九条高校档案部门必须编制必要的检索工具，著录标准按国家标准3792.5～85《档案著录规则》执行。

第四十条高校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

第四十一条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案部门领导批准。

第四十二条高校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应在高年级开设有关档案管理的选修课。

第八章考核、奖励和处罚

第四十三条高校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

第四十四条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第九章附则

第四十五条本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行。

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中图分类号：G275；G647 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）23-0275-03

我国企业对其档案工作的认识是伴随着现代企业制度的确立与建设而逐步深化的，因此可以说，完整意义上的企业档案工作是在20世纪80年代的中后期才真正出现的。当企业档案工作的地位在企业中明确之后，企业档案工作便与企业改革同步。企业档案作为企业各项活动中的一种重要信息资源发挥着重要的作用。当今全球信息化趋势愈演愈烈，我国的社会经济信息化程度日益提高，企业档案工作也始终处于不断的探索和变革之中。而高校校办企业，作为相对特殊的企业，依托于高等院校，既承载着高校科研人员的科学研究、大学生的专业实习基地的使命，又担负着力争收获经济效益，为所属高校增加创收的重任，可谓走在科技与信息化的前列。作为记录校办企业成长与发展的信息载体，为本企业和所属高校服务的校办企业档案，在校办企业的发展中发挥日益重要的作用，其管理问题便不容小觑。

一、高校校办企业档案管理问题现状

（一）档案管理意识薄弱

各行各业无不形成档案，无不需要查考档案。在各单位建立档案馆或者档案室为本企业服务是比较普遍的现象。我国建立的企业档案馆体系中，除却档案处行驶行政管理职能外，档案馆一般具有集中管理企业档案史料和开放与服务的职能，是企业档案信息存贮和开发利用的中心。而统一管理本单位档案以及主要为本单位服务，是档案室区别于档案馆的本质特征。档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，主要面向本单位内部，参与企业文件工作的管理，为本单位的工作经营、现实生产和科学研究服务。高等院校的校办企业档案室，一般属于综合性档案室类型，便于统一管理本单位党政团档案、科研档案（包括社会科学和自然科学）、生产经营档案、财会档案等，优于分设科技档案档案室和机关档案室，利于档案信息资源的综合开发以及有效利用，也符合机构精简原则。

但是，相对于高等学校一般有专门独立的档案管理部门，由于其所属校办企业以中小企业居多，故多数不设专门的档案管理部门，且对档案工作认识不足。许多企业错误地将档案工作看作简单的资料收集与整理，没有专门的档案室和档案工作人员，更没有建立严格的档案管理制度。个别企业的档案工作机构被设置到企业办公室等其他部门之下，对企业信息的掌控能力和统筹运用能力较低。根据有关法律、法规的规定，企业档案部门应列入企业编制系列，由企业有关负责人直接领导，而许多校办企业的档案工作人员由编外人员担任，或者编制内员工兼任，缺乏扎实的专业基础和专业技能。有的企业虽然意识到企业档案的有效价值，设立了专门的档案部门，安排专职人员，但档案工作并没有走上严格的制度化之路，只是成为企业文化建设的部分装饰。实际上，规模较小的企业，即使不设专门的档案机构，关于文件的形成、管理与归档要求也应在其他制度中体现出来，这样才能保证校办企业的正规化发展，才能够面对市场竞争作出灵敏应对。

（二）档案工作信息化滞后

企业对档案的需求，要求提供的档案信息集中、系统、准确、及时和方便，但校办企业档案管理水平由于受人和物诸因素的影响，目前存在信息滞后，没有把档案信息资源的开发利用升到相应的高度。现阶段信息形式呈现多样化，企业档案的记载手段多种多样，目前除了纸质材料外，还存在包括磁性材料、感光材料和其他合成材料等大量其他形式的载体，如照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘等。这些非纸质材料的信息载体，通常被称之为“新型载体档案”，因为可通过文字、数字、声像等形式，更加准确生动地记录历史，反映企业的生产经营活动。但是许多校办企业对新型载体利用率低，所以存在诸如档案鉴定水平低，档案数量庞大而档案信息质量不高；档案保管不善，霉烂、变脆、虫蚀、字迹褪色、污损等；档案收集的不完整，缺失较多等问题，需求与档案管理存在矛盾。部分企业档案虽然利用了先进的新型载体，并运用现代通信技术，建立了局域网等。期望实现档案信息传递网络化。但是互联网归档检索并不成熟，数据库规模小、功能少、不完备，尚不达到档案—计算机—电讯三位一体的档案工作阶段水平，影响了档案的有效、准确、快速利用，造成资源浪费，甚至影响了企业发展。

二 、提高校办企业档案管理效率的途径

（一）统一领导、分级管理

信息化时代，在企业的运转与发展中，信息资源发挥着越来越重要的作用，有些甚至是物质资源所无法比及的。面对日新月异的信息变化、不断推进的社会经济改革，忽视对信息资源进行收集、归档、开发利用，便难以在激烈的市场竞争中扎实地立足。而企业档案工作属于企业信息工作的重要内容，既要维护企业的经济利益、合法权益和历史真实面貌，同时也要为企业的正常运转提供信息保障，是企业管理基础工作的有机组成部分。校办企业某种程度上作为企业的附属物，其内部的各项管理活动均受到学校的干预与领导，因此需要加强高校和企业领导认知，提高档案管理与保护的意识，重审企业档案的地位，制定相应的档案管理制度。

统一领导、分级管理是档案工作的组织原则和管理体制，是档案工作发展的基本要求。而一所高校的附属校办企业往往并非只有一个，如笔者所在高校的校办企业集团即拥有酒店、加油站、机械部件加工厂、建筑公司、印刷厂、煤炭经营等多种产业类型企业，只有实行统一领导、分级管理，才能克服档案分散保存弊端便于企业、学校方面的利用。校办企业隶属于高校，为实行统一领导、分级管理创造了极为有利的客观条件，这同时要求相关领导意识到档案工作的重要性。因为校办企业的档案贮存了大量知识，承载各种信息，既具有历史的真实凭证作用，又具有可靠的广泛的参考作用，或称情报作用，是科学研究的可靠资料。而校办企业的档案工作，是管理档案和提供档案信息为企业、学校科研实践服务的一项业务系统，囊括对企业内部的各职能机构在各项活动中形成的具有保存价值的档案文件，进行收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、提供利用和统计等项工作，因此，档案工作具有管理性、科学性、服务性、政治性、机要性等一般属性。

同时，档案工作系统具有整体性、相关性、目的性、有序性等特征，所以要求档案工作系统的各个环节相互联系，相互配合。 校办企业由于隶属于高校，既有学校事业编制人员，领导干部，又有编制外雇佣员工，既是学校科学技术研究和应用的基地，又作为企业，需要获取最大限额的经济利益。校办企业的特殊性决定了其档案，及含有人事部门在工作活动中形成的，记述和反映个人经历、德才表现等情况的人事档案，又有在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技档案。只有各个分散部门相互协调，才能实现档案工作总目标，达到信息资源的有效利用，将档案资源转化为现实生产力。

（二）加强工作人员素质

企业档案工作者的思想素质和业务素质可谓是做好企业档案工作任务的重要前提和保障。企业档案工作者在工作中需要有较高的思想素养和职业道德，以科学的世界观和方法论为指导，以为学校和企业服务为宗旨，自觉地贯彻国家有关档案工作包括校办企业档案工作的法律法规、方针政策，热爱本职工作，正确对待名利，立档为公，勇于开拓。另一方面，企业档案工作专业性强，业务内容很多，因此企业档案工作者要高质量地完成本职工作任务，就必须努力学习，掌握广博而扎实的理论知识，同时要理论联系实际，要勤于实践，不断提高业务素质和水平。

校办企业工作者依托高校优势，科学文化知识水平高，但是企业档案工作实践性强，所以需要联系实际，灵活运用，才能提高办事能力和业务水平。工作人员素质的提高既需要自身的不断努力，又有赖于企业及企业档案部门的长期培养。从学校和企业角度看，企业档案工作队伍的建设，需要纳入工作计划，予以综合考虑，加强员工素质培训。从工作人员角度看，除了恪守职业道德具备一般的档案专业知识外，信息化还对企业档案工作者提出了一些新要求，这就需要及时补充和汲取计算机、网络知识，以及录音、录像、摄影等方面知识，观念上及早把新型载体档案管理当成自己工作中的重要组成部分，特别是在制定各项规章制度时，要把这些档案考虑在内，尽快适应档案工作的不断发展，并勇于创新。

（三）实行现代化管理

随着信息产业的发展和信息技术特别是网络化和数字化技术的普及应用，信息的载体愈来愈趋向现代化、科技化、数字化，信息服务的传统方式被冲破，正在向电子化方向发展。

声像等多种承载档案信息的媒体，尤其是多媒体技术的出现，使以上各种信息媒体集成在同一文件中成为可能。面对档案数量和载体等方面的变化，以及要求及时准确地获取所需信息的需求方式的变化，要求传统的档案管理体制开始向档案信息开发和服务为特征的新体制转变。

校办企业依托于学校的人才优势，产学研结合，有便于信息化的优势。对规模不大的校办企业来说，人才的培养优于现代设备的引进。许多单位不可能拨出足够的资金购买全套现代技术设备，所以在积极引进技术的同时，还要提倡工作人员的创新精神，进行技术革新。档案管理技术手段越先进，对工作人员的专业化素质要求就越高。既运用电子计算机等现代技术手段实现档案管理的自动化，又运用现代通信技术实现档案信息传递网络化，运用现代光学声学技术实现档案微缩化，提高档案保护技术。只有加强信息化工作建设，才能为校办企业乃至学校的发展，提供更加便捷、准确的信息服务，实现资源共享。

总之，档案工作的发展是持续不断的动态发展过程。在这个过程中，管理部门由非独立到独立，管理模式由简单管理、经验管理到复杂管理、科学管理，管理手段由手工到计算机，管理系统由封闭到开放。校办企业的档案工作也必须服从客观事物的一般发展规律，在领导的统一决策下，提高工作人员素质，运用现代科学理论、方法与技术，积极开发档案信息资源，广泛输出档案信息，为企业经营和学校发展提供有力保障。

参考文献：

[1] 宫晓东.企业档案管理学[M].北京：高等教育出版社，2001.

[2] 吴宝康.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，1990.

[3] 吴舜龄.中国的信息化[M].北京：中国水利水电出版社，1997.

[4] 张其林.高校校办企业档案管理存在的问题及对策[J].经济研究导刊，2011，（17）.

Analysis of the archives management in university running enterprises in the informatization age

ZHANG Qi-lin

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第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备

第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

（一）建校历史在50年以上；

（二）全日制在校生规模在1万人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康。

第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第十八条高校档案材料归档时间为：

（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；

（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的利用与公布

第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章条件保障

第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章奖励与处罚

第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

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中图分类号：G472.4 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高职院校的二级学院是高职院校党政、科研等活动的组织和实施者，在教育教学过程中会形成丰富的档案资料。高职院校二级学院的档案记录和反映了二级学院建立、建设和发展的历程，为高职院校的各项统计工作提供源头的基础数据，是评估和衡量二级学院管理水平、教学水平、人才培养质量等的重要平台，是领导决策的重要支撑和保障。1989年10月，国家教委以第6号令颁布了《普通高等学校档案管理办法》，使高职院校档案管理工作步入正规化、标准化。①

1 高职院校二级学院档案管理的范围

高职院校二级学院在日常的教学管理、教学过程、学生管理、科研等方面形成了大量的资料。②这些文字、图像和声像等材料均应归档。归档的重点要以高职院校二级学院形成的不同载体和不同形式的文件材料为主，归入的档案要真实地反映二级学院的各项工作活动情况。

1.1 党务行政资料的归档

包括学校下发的党务、行政、人事、科研、学团、工会工作的的文件资料;高职院校数据采集的报表;二级学院的工作设想、工作总结、会议记录、规章制度、合同协议、荣誉证书等。

1.2 教学常规资料的归档

包括教学计划、教学大纲、教学任务、校历表、课程总表、教材征订计划、考试安排表、期中和期末考试的试卷、学生的毕业设计论文;教学规划、规定、办法、会议纪要;各类教学检查、专业建设、课程申报、评奖评优资料等。

1.3 师资队伍资料的归档

包括二级学院行政人员、辅导员、实训室人员、专任教师的基本信息;师资培养计划、人才引进计划、骨干教师和专业带头人申报资料、人员年度考核、人员培训进修资料、兼职人员、外聘人员、兼职教师人员的资料;人员、教材、科研成果、发明专利等。

1.4 实验实训资料的归档

包括实训室建设方案、实训室改造方案、实验实训教学大纲、实验实训报告、实验室实训文件、记录表、制度、工作计划和总结、管理办法、使用记录、维修及故障记录、实验室评优申报等。

1.5 学生管理资料的归档

包括各年级学生名册、毕业生名册、学生学籍档案及学籍变动（休学、转学、退学、留级等）情况原始资料、学生成绩单、毕业生就业去向、学生参加各级各类竞赛获奖情况等。

2 高职院校二级学院档案管理的重要性

随着高职院校的蓬勃发展，高职院校的规模不断壮大，高职院校二级学院承担的管理和教学任务也不断增加，逐步加强高职院校二级学院档案管理工作是必然的趋势。二级学院在学校的统一部署下开展日常管理运维工作，工作中形成的规划、方案、总结、纪要等原始资料都真实记载和反应了二级学院工作活动开展的过程和结果，是二级学院历史的记录和成长的见证，也是学校总档案的完善和补充。根据高职院校档案管理工作的要求，要加强对二级学院档案管理规范，这是搞好学校档案管理工作的基础。目前，如何合理科学的建设和管理高职院校二级学院的档案，成为了各个二级学院乃至整个学校发展中需要思考的迫在眉睫的问题。

3 高职院校二级学院档案管理存在的问题

（1）管理机制不健全。高职院校对档案管理工作的意识过于淡薄，没有意识到档案管理工作的重要性。学校没有成立专门的档案管理工作领导小组，统一指导规范学校的档案管理工作。同时，二级学院的档案管理工作也没有固定的分管领导专门负责。档案管理员也是由行政人员或富余人员兼职承担;教学档案由教务秘书归档、党务行政档案由行政秘书归档、学生档案由辅导员归档，这些档案谁收集谁管理，导致档案散乱不齐全。

（2）管理意识淡薄。二级学院由于日常承担了学校繁重的教学、科研、学生管理等任务，认为二级学院的中心工作是教育教学，对档案管理工作方面缺乏足够的重视。导致从事档案管理的人员责任意识淡薄，档案管理工作中过于依赖学校的职能部门档案室;对日常工作中形成的档案资料不重视，过程文件和资料散乱，随意堆放，集中统一梳理归档的意识欠缺。

（3）管理队伍素质不高。二级学院的档案管理队伍大部分是兼职人员，不是科班出身，缺少系统的档案管理的业务培训和学习经验，应用现代信息化手段管理档案的能力缺乏。在从事档案管理过程中，心有余而力不足。这部分兼职的档案管理员，人员变动频繁，没有连续从事档案管理的岗位工作经验积累，严重影响了档案管理的水平和质量。

（4）管理没有统一的存放地。二级学院没有专门的存放档案资料的档案归档的地方“档案室”。档案资料都是分别散落存放在各业务板块的兼职档案员的办公室柜子或电脑中，档案资料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二级学院的档案管理还是停留在纸质文档的存档，纸质档案由于时间的推移和自然的不可抗力，会出现变质和老化、发霉、受潮的现象，致使档案材料破坏和缺失。由于人员的素质能力的局限性，导致缺少信息化的档案管理方式，没有形成电子档案。

4 高职院校二级学院档案管理的建议

（1）充分认识档案管理工作的重要性。二级学院的档案为学校的各项统计和考察借鉴提供了原始的数据，折射了二级学院在成长和发展过程中的不足和进步。在全校范围内，要加强对相关文件的宣传和学习，提高二级学院领导、档案管理员等对档案的重视。要加强对档案管理工作的人力、物力、财力的投入，为档案管理工作保驾护航。

（2）建立健全的档案管理队伍。二级学院没有档案管理队伍，需要建立党政主要领导任组长，专职档案管理人员组成的档案管理工作队伍，把档案管理工作的责任落到实处。对档案管理统筹规划，明确档案管理人员的工作职责，确保档案管理队伍的稳定性。

（3）规范档案管理制度。规范档案管理体制，健全管理制度，档案工作的整理、归档、利用、借阅、上交要有章可循，按照规范操作。当档案管理工作的情况作为档案管理人员年终考核的依据之一。在二级学院教师范围内，宣传档案管理制度，使全体教师了解档案归档、利用、借阅等的流程。

（4）设置专门的档案室。统一存放二级学院的档案资料，集中对二级学院的档案进行管理。由二级学院的档案人员负责接收登记档案，配备专门的资料柜，对档案进行分类保管，重要的档案要及时移交给学校档案室保管。

（5）加强对档案管理人员的培训。对二级学院的档案管理人员开展培训，提高档案管理人员的思想素质和业务素质，让他们系统的学习档案管理的专业基础知识;对从事档案管理工作的人员，进行上岗前的培训考核，考核后颁发上岗证书;开展深层次的进修，定期组织档案管理工作学习交流会，到同类院校档案室学习等活动。

（6）提升档案管理的信息化水平。信息化时代对高职院校二级学院档案管理工作的要求也逐步提高，要充分发挥信息化手段在档案管理工作中的重要作用，应用现代化办公技术，提高档案工作的管理水平。③要根据档案资源的时限和内容，建立信息资源查询库，提高档案的利用效率。

5 余论

随着高职教育事业的蓬勃发展和内涵建设的逐步深化，对二级学院的档案管理工作会提出更高的期望和要求。高职院校二级学院的档案管理工作是学校基础工作中不可缺少的部分，还存在不少问题有待解决。高职院校二级学院的档案管理工作是一项长期复杂的系统工程，在高职院校各阶段的工作中起到承前启后的作用。如何落实《普通高等学校档案管理办法》，进一步推进高职院校二级学院档案管理的工作进程，是新时期需要我们不断思考、探索与实践的。

注释

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（一）高校档案管理具有文化积淀功能。档案作为人类文明发展和传播的重要载体，在人类文化继承和传播方面有着重要的意义，所有文化的发展都离不开档案文化的积淀。高校档案是高校在发展历程中形成的重要的产物，它不仅记录了高校的办学风格、校训、教育思想、科研成果、办学传统以及精神风貌等，而且还记录了大量的教学总结、经验、心得。高校档案管理文化的积淀功能，对于学校的发展和高校文化的传承有着至关重要的作用。

（二）高校档案管理具有文化教育功能。高校档案是高校优秀文化发展历程的重要载体，它的本质属性决定了它具备一定的文化教育功能，利用档案开展教育工作是高校素质教育工作的重要手段之一，同时也是教师向学生宣传优秀思想文化的重要参考依据。

（三）存储保管功能。学校的档案室应按照相关法规的要求，将收集得来的档案信息，经过分类、编号、加工做好检索目录后，做好档案保管与存放，保证完整、安全地存储好学校档案。

（四）分析评价功能。学校档案可以用来分析评价教学质量，这已得到教育管理部门和社会的公认，只是对其分析评价结果的重视和利用力度还不够。另外，为学校今后制订工作计划提供有力的参考。

二、高校档案管理功能的转变

（一）观念导向功能的转变。由以实体管理为主向以人力资本管理为主转变档案管理强调以人为本，即包括作为服务客体的用户与作为服务主体的档案人。在以往的档案管理中较多注重于服务客体的读者用户的层面，认为以人为本只是指面向用户、方便用户，以用户为中心，而对服务主体的档案人重视不够。在知识经济条件下，档案人不仅仅是收集、整理、保存、提供利用档案，更是档案信息资源建造者和维护者。

（二）管理征集功能的转变。高校的档案管理应根据学校规模和档案馆（室）所藏档案卷宗的数量设置档案馆（室），负责学校档案信息资料的收集、立卷工作。通过调查发现，高校档案馆（室）征集管理功能普遍薄弱。有的还停留在各部门、单位交什么就收什么的状态。据笔者了解有的高校基本建设工程图纸、一些重大活动的图片资料都没有收进档案馆（室），学校需用时还要到上级有关部门借用，甚至另行购买，这给学校在经济上造成很大的浪费。作为学校的档案管理机构，就其收集档案信息这一功能来讲，其管理功能应表现在能够及时、完整、准确地把具有凭证作用和保存价值的档案资料全部、规范地征集到档案馆（室），这才是完全履行了自己的管理职责。

三、高校档案文化新功能的构建途径

（一）提高高校档案管理人员基本素质。对于档案管理工作，要选择具有政治可靠、作风正派和责任心较强的人员负责，在职期间加强对他们的教育和培养，充分发挥其积极性与主动性。由于高校档案工作人员素质与高校档案管理工作有直接关系，因此档案管理工作人员，应尽快提高自身的专业水平，通过培训学习，提高档案管理质量，才能为社会发展和经济建设提供更多有价值的高校档案信息资源

（二）改善高校档案的功能。要做好档案的管理工作，对档案的功能必须重新进行定位，对传统档案的功能，应当保留的重要部分，需要加强，同时还需要进一步丰富与扩大新时期档案管理工作的内涵，要积极创造条件改善新时期档案的功能，不仅要满足新时期对于档案信息的需求，还必须完善并丰富档案内容，在新时期，为建设小康社会，更好地为社会和广大企业，为所需要的各类信息提供全面的档案服务。

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随着我国医院的发展和医学院教学改革的深化，借鉴国外医院的成功经验，研究其历经百年，屡经战火的考验却能不断的丰富档案内容及形式。医学档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，为我国医学研究及实践工作者的医学水平提高提供了很大的帮助，在人类历史上也写下了浓墨重彩的一笔。同时医学档案与其他档案资料相比又有着极大的不同，所以医学档案管理的重要性及差别性也逐渐显现出来。

一、医院档案

具体来说，医学档案是指临床教师在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的，医学档案资料对于医院来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所医院从建校初期到逐步发展的整个历史过程，它能完整、准确、真实地反映医院的全部面貌，直接为医生学者的看诊活动服务，是医院进行医学改革、提高医学质量的可靠依据，也是进行医学的必要条件，更是医院进行教学评估工作的基础和依据。从另一方面说医学档案始终是以人类的生存及健康联系在一起的。医学档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。医学档案是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。

二、医学档案管理现状

当下医院档案管理工作存在的问题主要为一下几点：

1.档案管理人员素质参差不齐，思维观念落后。目前从事医院档案管理的人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，认为只要立卷、归档、鉴定、保管等一系列环节完成后，基本上就“万事大吉”了。在工作中，习惯于“坐等待收”的服务方式，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应并开创新形势下的档案事业发展。

2.对新型的电子档案的管理缺乏应用的专业技术能力。随着档案管理的数字化，电子文档应运而生，这些文档在归档过程上无论从载体形式、归档办法，还是从本质属性、来源等方面都与纸质文件有很多不同。档案管理者没有受过专业培训，不懂得电子文档的使用方式以及维护系统，严重制约了医院档案的发展。

3.管理制度不健全，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

三、应对方法

要实现思想观念上的一个大的转变，需要大力倡导开拓创新精神，进一步形成推进医学档案工作创新的浓厚氛围。要认真总结档案工作好的经验，准确把握医学档案工作特点和规律，用新观念新思路解决新情况新问题。

1.健全档案管理体制，规范档案管理行为

当前很多医院存在的问题，除少数高等医院设立了综合档案室或档案馆外，多数医院文书档案室（多隶属于党委办公室）和科技档案室（多隶属于院长办公室或科研处）并存。这种体制造成领导力量分散，不能合理使用人力、物力、财力，不利于档案的利用和现代化管理。

医学档案是医院的宝贵财富，为病人的康复和医院的发展发挥着越来越重要的作用。档案制度的建立是档案工作的生命线，随着档案的不断开发和利用，档案理应受到重视。医学院校的档案管理工作必须制定相应的制度，进一步明确工作职责，规范档案管理行为。

2.增强创新意识，强化服务观念

在管理好档案的基础上，医学档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的医学服务新途径，以提高医学档案利用的质量和水平，把“死”医档案变成“活”医档案，更好地发挥其档案的作用，在创造社会效益的同时，促进医学档案事业的发展。

3.做好医学档案的文件分理工作。俗话说的好“档案贵在活，而重在于用。”在实际中，一些医院对于档案管理工作的投入较小，许多大量有价值的档案被丢弃在偏远的角落，而无价值的档案却堆积如山，虽然如今的档案管理已打破了过去的概念，不是一个个简单的铁架子就能装的下一切的档案，各种新型的档案格式及款式，诸如电子制档案，卡片制档案，芯片式档案等大量的存在。但是无论是过去，如今还是未来的档案管理事业，都是一件长期重要的医学工作，做好档案的分理工作特别重要。

4.建立医学档案的网络信息管理模式。随着现代信息技术的高速发展和国际互联网络的建立，我们迈进了一个全新的网络时代，作为新时代的档案管理者，必须具备超前的意识，要熟练掌握计算机应用的基本知识，要学会建立各类档案数据库，提高计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度。健全与完善医院人事档案信息管理系统，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍。同时，借助于录放机、监视器、多媒体电脑技术等手段，可以使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

总结：综上所述，医院的档案管理工作是一门高深的学问。？科学规范的医学档案管理只有跟上时代的脚步，与时俱进，才能适应新教育形势的需要，开创医学档案管理工作的美好局面，为医疗经济发展和社会医学进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，这就要求我们必须把医院档案工作提高到历史的、战略的、基础的高度来认识。给予高度重视，积极做好档案工作。作为一名医院的档案工作者我们要把封闭保守的观念转换成为积极创新的观念;把被动利用医学档案资料的观念，转换成有目的地主动开发医学档案工作者的工作方式、思维方式和行为方式，这是深化医院档案工作的前提条件。其次，我们还应充分认识高校体制下档案管理工作的新特点，探索医院档案管理的新模式。

参考文献：