档案信息化管理论文模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案信息化管理论文，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

1学科技档案的基本特征

医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：

1.1源广泛

医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。

1.2利用价值高

医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。

2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。

根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。

医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：

2.1医技人员个人信息管理

以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。

篇2

一些社会保险经办机构和工作人员面对当前现代信息技术潮流，对实体档案也进行了数字化、信息化处理，借助计算机系统浏览检索。但是缺乏对社会保险档案信息化建设的深刻认识，只重视管理系统的建设，重藏轻用，而忽视了档案信息资源的开发利用，导致社会保险档案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系数不高

随着信息网络技术的普及及使用，社会保险档案信息风险不断增加，网络病毒和木马、网络黑客入侵、工作人员无意泄漏、电磁泄漏等都威胁着信息安全，社会保险档案的保密性及安全系数较低。

（三）档案信息管理人才缺乏

社会保险经办部门中缺少档案管理知识熟练、信息化技术水平高的工作人员，各级政府也忽视了对档案管理信息化人才的培养，导致档案管理信息化建设受阻。

二、推进社会保险档案信息化管理的举措

（一）建立完善的社会保险档案管理信息化机制体制

建立起社会保险档案管理信息化机制，就需要创新完善档案管理制度，统一档案管理标准，在科学的制度管理下进行管理，优化整合资源，实现档案的资源共享。

（二）创新社会保险档案管理工作信息化的服务方式

要使这项工作顺利进行，就需要创新服务方式，运用社会保险信息资源和的先进技术，实现计算机信息管理，启用公共网络服务系统，为社会保险档案信息化提供优质服务。

（三）提高档案管理人员的专业技术水平

要加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理队伍的业务技能和计算机应用水平，确保档案管理人员具有高度专业化技能，能熟练应用加密或数字签名技术对电子文件进行归档、备份、保存，保证档案管理信息化工作正常进行。

（四）健全社会保险档案管理信息数据，加强信息网络安全控制

社会保险档案管理工作量大、内容多、关系复杂，管理难度大，这就需要建立健全社会保险档案管理信息数据库，可以快速准确的找到相应的资料信息，提高档案管理的有效性。同时加强网络安全防范和保护措施，保证网络资源不被非法使用和非法访问。强化硬件防护技术，对电子档案当定期检测和拷贝，避免人为失误操作，防止数据丢失，确保社会保险档案信息安全。

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对于档案进行管理的方式有很多种，如果只是一直限制在一些简单类别的存储的方法，不仅要要求会有很大的空间，必须还要对索引进行相应的明确，尽管是这样，如果想要把一些档案材料调出来，就必须要耗费很多的时间和精力。但是在计算机中有很多个存储的单元，其中主要的作用就是对信息进行全方面的记忆。对于计算机自身内部的记忆功能，也是一个非常大的优势。计算机如果有对内部信息进行记忆的功能，在实际计算的时候，就不需要对相关的数据的信息进行获取，这种功能只需要把数据信息提前输入到内部进行存储的单元里面，因此，在计算的时候，就可以从存储的单元里面，很方便的找到相关的数据信息，从而就可以不断的提高计算的效率。

一、档案信息化管理当中使用计算机技术的优势

档案信息化在实际管理中，对计算机技术的优势使用主要体现在以下几个方面：第一，利用计算机对档案进行相应的管理，主要是因为计算机的内存足够大。随着人们日常对休闲娱乐活动的项目逐渐增加，就会不断产生大量行政方面的资料和文件，并且后期档案的管理数量也就会相应的增加，但是一张光盘就能储存上亿的信息数据，这就最大程度降低对档案空间利用。另外还可以对存储成本的投入逐渐进行减少。第二，利用计算机来对档案进行管理，使档案在进行查找的时候更简单和方便。现阶段，档案使用率不断提高，并且每一个职能的部门通常会运用一些档案来作为借鉴，不同的需求就必须要求档案管理的部门必须要及时和高效的提出有关档案的资料。如果利用传统的方法来对档案进行管理，在档案实际查找的过程中，也会经常出现浪费更多时间而对档案查找不准确的现象，但是在档案信息化实际管理过程当中，要对计算机技术进行合理的利用，对档案的信息深入加工的功能进行全方面的改善，最终可以达到对档案信息深入开发的目的。第三，要利用计算机对档案进行管理，是为了能够让档案在进行修改并且做出合理的补充，对于复制和传输等各个方面都比较便捷。目前在档案信息化管理的过程中，计算机技术已经在社会发展的过程当中进行了广泛的推广和应用。档案在进行储存的时候，主要是由几个部分进行，例如文字的信息、照片和设计的图纸以及录像带等等。但是对于传统档案管理方法的管理，就会对其中的质量造成非常严重的影响，例如天气的情况和自然灾害等等，这些原因都会给档案的管理带来非常严重的安全隐患。

二、在档案信息化管理当中使用计算机技术存在的问题

在档案信息化管理当中使用计算机的过程中存在的问题主要体现在以下几点：第一，一些档案信息安全方面的问题也非常的明显，随着世界信息化以及计算机网络化不断的发展，电子档案数据信息当中存在着比较大的安全隐患。有大多数的病毒不断的入侵，就会经常出现档案数据的信息被损坏和修改以及泄露等相关的现象。第二，有关的档案管理人员的综合素质也需要进行提高，只有对计算机的相关理论以及使用的技巧进行掌握，并且对各种使用类型的办公设备操作的比较熟练，才能够成为一名比较优秀的企业档案管理人员。除此之外，还必须具备对档案信息进行加工和提炼等各方面的能力，还要把一些具有价值档案的资料及时的送到档案使用人员的手里。第三，档案在电子管理的方面也比较薄弱，其中主要体现在硬件设施和软件设施两个方面，档案在电子管理的过程当中，硬件是必须要用的计算机设备。一般来说，如果对硬件设备的投入比较大，就会造成硬件设备不足的情况。而在档案管理过程当中，软件是每一个环节都需要制定相关的标准和规范的。

三、在档案信息化管理当中使用计算机技术的重要性

在档案信息化管理当中，使用计算机技术的重要性，主要体现在以下几点：第一，他主要是世界经济和社会发展的一个必然趋势，随着世界经济一体化进程发展的速度不断加快，信息也已经对经济高速的发展和社会不断的进步以及企业能否进行生存造成了非常严重的影响。第二，他能够有效的对工作的效率进行不断的提高，同时还能对资源进行相应的节约和利用。在传统的档案管理工作过程当中，一般都是利用人工来对资料进行收集、规整和使用以及存储，这个工程当中肯定会对人力和财力以及物理造成大量的损失，并且工作进展的速度也比较慢，已经不能和我国现阶段的工作以及生活的节奏进行适应，从而也就不能跟上社会经济发展的脚步。第三，他也是企业档案管理发展一个非常重要的趋势。企业档案的管理主要是属于一种基础性的工作。在我国现代化建设当中，也有着非常重要的作用，并且他的地位也非常高。

综合上文所述，在档案信息化管理的过程当中，对于计算机技术方法的使用，已经在我国社会当中进行了广泛的推广和使用，因为计算机自身的内存是比较大的，不仅能够对大批量的信息进行容纳，还能对档案进行查找的时间进行了节约，也能对人力和物力以及财力等多个方面的过多的损耗进行全方面的节约，并且对信息资源的保存的时间也比较长。目前，这个技术的应用，也已经逐渐的成为了我国后期对于档案管理的一个必然的趋势，因此，我们必须要在档案管理当中应用计算机技术的同时，进行相应的关注和重视。

作者:李晶群 单位:牡丹江市爱民区档案馆

篇4

当前电子信息技术的迅猛发展，在生活中普遍地应用到互联网信息技术，在办公中的应用是不断趋于标准化、网络化、自动化，大部分的工作都会依据计算机或是互联网进行办理，这对于工程的档案管理工作带来了新的要求，以往的传统管理模式，已经不能适用于当今社会发展的步伐。因此对管理模式进行创新是对工程档案管理的有效措施，构建健全的管理模式，将工程档案存在的作用发挥到最大化。

一、工程档案信息化管理的主要内容

对于工程档案信息化理解主要以两方面来阐述：一是工程档案信息的网络化与数字化进行有效的实现；二是有效地对工程档案进行存储、传递、接收和运用一体化；三是完成工程档案的信息化的高度共享；四是要创新工程档案的管理模式。如今，针对工程档案信息化管理的内容主要有工程档案的检索和工程档案内容信息的存储：工程档案文件主题词的自动标引；工程档案的数据备份；工程档案的文件目录的打印；工程档案的整理与文书立卷；工程档案的保护以及库房的管理；工程档案的咨询与借阅管理；工程数据处理的各个阶段都依据有关行业的标准以及国家的政策作为构建依据的。

二、工程档案信息化管理的必要性

因为工程档案的反复查阅与长时间的保存，对于原件丢失或是损坏都是不可避免的，这对于工程档案的利用和保管上带来了极大的烦扰。通过对低档平板扫描仪记录的方式的应用，可以将大量文档实现电子化存储，对于问题的解决有着巨大的作用，在电子化存储下，对于大量文档的应用、查阅、管理方面还有待提升。信息化的管理模式的应用就是对于传统的管理模式手抄记录转换为应用信息技术存储工程档案，这是工程档案的管理取得的重要成果，还极大地提高了服务水平。可以说，信息化技术的运用是完成科学开发工程档案资源的基础。

三、当前工程档案信息化管理面临的问题

电子化信息的不断发展，对于我国工程档案管理带来了新的机遇，但是同样也产生了大量的问题有待解决。

（一）面临安全与革新的挑战

原本的工程档案管理的中心主要就是为了运用、查询，基于此来确保工程档案管理具有更高的保密性。在档案管理系统迈向新纪元发展空间中，会对应用系统进行有机整合，比如文档管理一体化等。此类整合必须要应用新思维来处理各方之间的矛盾。除此之外，网络本身与计算机系统之间还存在着一定的问题，不单单是硬件资源会受到自然的影响，还会受到人为破坏，并且数据信息与软件资源容易受到病毒的侵害。在未采取相应的管理措施下，在安全意识方面也较为薄弱，这样就给犯罪分子提供了可乘之机。

（二）面对标准化和法制化的挑战

因为工程档案自身的特点就比较复杂，最为突出的特点就是分散管理。因为多方面进行管理，各个部门都有属于自已的一套标准，因此对管理标准化造成了巨大的困难。在工程档案的立法方面也比较欠缺，致使众多的工程档案因为密集问题影响，而埋没了自身存在的价值。

（三）技术支持不充分

第一，电子文件在实质上对于它的保管期限与保管条件等方面是存在着巨大的局限性，如果不能对其进行有效的解决，会造成适得其反的情况发生。第二，基于工程档案信息化建设的初级阶段，一些纸质的工程档案经过电子仪器的扫描即可以转化为电子档案，尽管它的价格很便宜，但是扫描的时间较长，无法满足将原始的纸质工程档案快速地转化为电子档案。

（四）人员配备不合理

就当前的工程档案管理人员而言，既有专业知识，又掌握信息技术的人很少，由于存档的技术人员的知识较为单一，必然会出现专业与工作岗位不对口等问题。

四、推进工程档案信息化的原则与措施

（一）工程档案信息化应该遵守的原则

合理性原则。利用数字化方法来接受工程档案文件，其应对规范性的原则要有持续性，构建于信息档案有关的法律体系，只有这样才会使电子文件顺利地完成归档，对于传统的工程档案数字的保存与应用等工作来实现其标准化与规范化，避免重复建设、互不相容的状况产生。安全性原则。由于网络化、数字化的进程的不断加快，网络潜在的威胁也越见突出。所以，对于网络安全技术的开发与研究力度一定要加大，要应用较强的安全措施，全面地保障工程档案信息的安全。效益性原则。对于工程档案信息数字化建设是一项艰巨的任务，在特定的环境下一定要遵守的是效益性原则，最为主要的是信息化工程的效益。选取数字化的内容主要是以经典为理念，核心要与社会应用的热点进行有效的结合，把重要的工程档案进行数字化处理，会收获较大的社会及经济效益；应用效果不大的对于工程档案是是不需要数字化的，避免浪费财力、人力、物力。

（二）促进工程档案信息化的措施

加强机读数据的前期工作。如若想做好工程档案信息化管理，那么机读数据库的存在是重要的组成部分。因为机读数据的质量主要针对于管理系统的效率高低的决定，对机读数据做好准备工作，提高对著录、标引等方面的重视力度。档案著录的内容主要指档案内容的选择、分析、记录的过程。形式特征主要是指档案信息的外表，比如文种、标题、载体、形成时间等，内容特征是指依据档案内容特点所揭示的项目，比如主题词、分类号等。标引与著录是对档案内容的浓缩，这样才会有效地将档案信息输入计算机中进行多方面的处理。重视光盘技术在工程档案信息化管理中的运用。光盘主要是通过光电存贮技术、网络技术不断发展中的产物，是信息的检索与信息存储、电子化的归属。利用光盘进行存储，其显著的特点在于它的存储密度高、可靠性强、寿命长等，它会把大量的工程资料刻入到一张光盘内，以此来实现计算机管理，对于原文件进行扫描录入的方式，极大地减小了对库房空间的占用，降低了存储设备资金的投入，以此来减小成本。网络化管理是工程档案信息化管理的必然趋势。网络化是基于计算机管理模式快速发展下的必然产物，通过对网络搜索，使工程档案查询速度非常快，也非常便利，它改变了传统的借阅模式。计算机把网络分为了上下级并且与各处室紧密相连，成为一个具有高效性的有机整体，来有效地衔接其他部门与档案部门之间的各个业务，每一个部门都可以利用网络进入到工程档案信息库中去查询。网络化的管理模式主要就是采用了内部网络服务器在一定空间内对于工程的资源档案进行存储，简称为档案存放区。为加强工程档案数据的安全性，在进入系统时应该有一个用户的口令才可以进入到工程档案的数据库中，只有隶属于档案部门工作人员才有权利更改已经入库的档案。为了确保工程档案中的数据的安全性，要加大对系统的管理措施，在系统密码的设置上可以设置双层防护，这样才会有效防止无关人员进入系统；在修改时在系统中一定要设置双重密码，以此来防止没有权限的操作人员对数据进行更改，一定要确保数据是安全的、准确的、完整的。档案信息化管理需加强病毒防治，来确保安全。对计算机病毒要加大防护力度，这是确保计算机系统正常运营的核心工作，如果计算机感染病毒，那么最为严重的状态会导致整个系统出现瘫痪，因此要构建比较严格的管理机制，做预防工作。具体的要求是符合操作的规范性，同时还要定期对系统进行检测与维护；为了防止突然状况的发生一定要对数据随做随保存，做好重要资料的备份，以免产生不必要的影响；不要对来历不明的程序进行拷贝，在拷贝之前一定要做好查毒杀毒的前期准备，以此来确保万无一失。积极促进工程档案管理部门实施信息化管理。第一，对基础性工作进行强化，认真地构建实施计划，只有基础业务的工作做到规范化与标准化，才会有效地推进工程档案信息化的管理。第二，强化人才建设，工程档案信息化建设主要运用网络技术与计算机来进行服务。作为当今信息化社会的工程档案工作者一定要具备基础的电子与计算机文件管理知识。这便要求工程档案的管理人员要对自身文化、专业知识、人文素养的不断提升，来有效地对工程档案进行信息化管理。

五、结束语

工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作，工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用，所以，加大工程档案管理人员的专业技术是当前建设信息化管理的重中之重。信息化是当前社会发展的必然趋势，工程档案管理者只有不断地总结经验，自主上进，才会适应时代与社会的需求，以便更好地服务于社会。

作者:王颖慧 单位:天津市引滦工程黎河管理处

参考文献：

[1]郭贵来.基建工程档案信息化管理与建设研究[J].企业导报,2016,(18):36.

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一、引言

随着我国进入信息化网络科技时代，人们生活水平的上升，经济的全面增长，让高校档案管理工作趋向信息化管理方向发展。可是从如今的情况来看，高校档案管理工作信息化发展，还只是处在一个开始的阶段，其中有着多种多样的问题需要各个高校进行解决。所以，这也就需要高校对档案管理工作进行综合性的分析。

二、档案信息化管理

高校档案信息化管理一般是采用档案自动化和智能方式进行管理，且这样的信息化管理不但可以进一步提高管理工作的效率，还能完成档案资源共享。首先，对于提升管理工作的效率，管理工作人员采用计算机以及网络来登记档案信息资料和数据、对档案进行检索和使用，采集电子档案，只要登记一次档案相关数据就可以进行多次使用，而且还能完成数据资料共享。相关工作人员把档案登记在计算机以后，就可以对档案信息进行简单的加工，这样就不需要进行两次文献信息加工，在很大程度上减少了加工的时间，且还可以很快地进行二次出版，这样就可以提升档案管理工作效率以及检索效率。其次，对于完成信息资源共享的问题，一般而言，档案信息化创建最主要的就是创建资源，然后使用信息技术提升档案管理的水平，进而完成资源共享。但相关人员进行档案信息化管理，就能够在很大程度上提高信息资源的使用次数，进而扩展档案服务的范畴。

三、档案信息化管理存在的不良问题

（一）投入费用高，筹集费用比较困难。从目前的高校档案信息化管理来看，要想筹集足够的费用是比较困难的，这也是大部分高校档案信息化管理需要解决的一个问题。高校要做好信息化管理工作，不单单需要购买对应的计算机和扫描仪等，与此同时，还需要对应的网络体系和安全体系作为支撑，可是要获取这些东西，需要投入较高的成本费用。除去这一部分，因为电子产品更新速度非常快，且使用期限短，而设施维修与更新费用很高，所以就需要进行持续的资金投入才能确保档案信息化管理工作正常运行。（二）工作任务繁重，取得良好的效果比较难。由于相关工作人员进行档案管理工作的时候，要对已有的档案资料进行登记和整理，然后经过扫描等方法，把各种各样的照片、书籍、文本等载体转化成电子文档。且还要根据有关规定采用文档处理软件把各种数据资料做一个规范性的整理和归纳，这样才可以便于使用者进行查询。除此以外，信息化管理要对客户提供信息资源共享的服务平台，就需要相关工作人员把远程信息服务方面的工作做到位，尤其是安全方面的问题。要做好这些工作，需要投入大量的时间和精力，就需要进行长时间的系统健全，假如费用和技术等不能保证，就不能取得预期的效果。

四、档案信息化管理策略

（一）增加信息化基础设备。高校档案应当把档案信息化管理放在高校整体发展计划之中，并且应当确保资金和政策方面，进而增强档案信息化基础设备。提升档案信息化管理部门与工作人员的网络计算机水平，发挥档案信息化体系的最大作用。此外，高校应当创建内部局域网，完成档案管理体系以及别的办公网络相互连接，从而完成各个部门向高校档案管理部门远程归档，这样可以进一步推动档案管理信息化发展。（二）对档案信息化管理制度进行有效创新。高效应当对档案管理信息化制度进行有效的创新，这样就可以确保档案信息化正常运行。高校需要根据自身的实际发展情况，对高校内部以及外部关系进行简单的调节，尤其需要调整好部门的上下级关系和部门与部门之间的关系，这样才能有效确保信息化档案管理制度可以成为高校管理当中的一个核心部分。采用制度对高校档案管理的方法与工作流程进行一定的约束，以此让档案管理工作成为其他工作的有力支撑。除此之外，高校档案管理部门应当强化网络信息安全工作方面的探索，进而提升档案信息化管理安全性。（三）把档案管理工作理念进行有效创新。高校开展档案信息化管理工作的过程中，一定要根据自身的发展需求，借助国内以及外国的先进管理理念与技术。可是高校必须注意到一个问题，就是不能进行生搬硬套，不对其进行创新。档案信息化管理应当尽可能防止重复性管理，且不可以只关注到档案管理体系软件和服务器的创建，一定要根据自身的档案管理工作实际情况进行管理工作。与此同时，高校还应当兼顾信息技术更新与进步的趋势，创新档案信息化管理工作。

五、结语

开展高校档案信息化管理工作，应当结合高校档案管理工作的实际情况，制定出相应的策略，解决管理工作中存在的不良问题。做好高校档案信息化管理工作，可以提升档案管理工作效率，充分利用高校档案资源，发挥其最大的作用。

作者:陈丹 单位:孝感广播电视大学

【参考文献】

[1]葛桂珍.试论高校档案信息化管理[J].科技情报开发与经济,2005(05):79-80.

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一、前言

随着教学管理改革的进行，学校逐渐意识到教学档案管理的重要性，将该项工作作为教学管理中的一部分。由于学校办学规模不断扩大、教学活动也越来越丰富，教学档案的内容增多，形式也不再局限于书面文字，传统的管理方法显然已经不能满足实际需要。在这种形势下，教学档案的信息化管理已经成为一种必然，如何利用先进的信息技术提高教学档案管理水平，是所有教学档案管理者必须要思考的问题。

二、教学档案信息化管理中存在的问题

(一)对档案信息化的认识存在误区

首先，教学档案管理者没有认识到档案信息化管理的重要性，很多工作仍旧停留在手工阶段，不仅效率低，而且容易出错。很多教学工作者在对网络资源进行利用时，将一些音频、视频随意删除，没有按照规定处理档案资源，导致资源缺失，阻碍了档案的信息化管理。其次，很多管理者认为，档案管理信息化就是将档案编号规定，需要的时候直接查询编号就算是实现了信息化管理，这显然是一种认识误区，这种错误的认识阻碍了档案信息化的发展，不利于教学档案资源的利用［1］。

(二)硬件、软件设施不完善

硬件设施是档案信息化的基础，但是从目前的情况来看，大多数学校的硬件设施都不够完善，如计算机的容量不够大，不能满足实际需要，扫描仪不够先进，不能对所有类型的资源进行扫描等，这些都对教学档案的信息化管理造成负面影响。而学校虽然积极引进了软件设施，也比较重视教学档案系统的开发，但是一般都将重点放在了归档研究上，没有将归档与查阅功能联系起来，也没有与相关部门联网，部门间缺乏合作，导致教学档案资源的开放性不强，没有实现资源共享。

(三)缺乏专业的管理人才

教学档案的信息化管理对管理人员的综合素养提出了较高要求，一方面，要求其掌握先进的计算机技术，熟悉电子资料的归档、查询流程，熟悉相关软件的使用方法，并且能够利用扫描仪将纸质资料迅速转化为电子资料;另一方面，要求其掌握专业的档案管理知识，能够按照学校具体管理规定对档案进行分类管理，同时知道这样利用教学档案。从目前的情况来看，学校档案管理工作人员没有达到以上水平，一是对计算机不熟悉，二是没有掌握专业的教学档案管理知识［2］。

三、提高教学档案信息化管理水平的策略

(一)提高对教学档案信息化管理的认识

管理者要认真学习教学档案信息化管理知识，走出认识误区，明白什么是真正的信息化管理，并将信息化管理系统的建设和应用作为工作重点。无论是资料收集、整理、归档还是资料的查询、应用，都要利用计算机系统，将信息化管理的优势充分发挥出来，自上而下形成一种全新的管理理念，不断提高教学档案信息化管理水平。

(二)加强基础设施的建设

要想提升信息化管理水平，首先要加强基础设施的建设。首先，要加大硬件设施的投入，要改变教学档案管理部门硬件设施落后的现状，一是保证计算机的容量足够大，可以容纳大量教学信息，二是要购置先进的扫描仪，可以将各类纸质资料扫描进电子系统中。其次，要重视软件设施的建设，积极引进先进的归档软件，定期对软件进行升级维护，同时要将归档与查阅功能联系起来，教学档案管理部门要与其他各部、系联网，一是方便资料的收集与整理，提高归档效率，二是通过联网实现教学档案资源共享，其他部、系以及教师可以通过检索直接找到自己需要的教学资源，提高资源利用率。

(三)纸质档案与数字档案的统一管理

目前很多学校在对教学档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象，这是教学档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设信息化管理系统的同时，也加强对纸质教学档案的管理，二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动，提升管理效率。其次，二者之间要做到一一对应，计算机会电子文档进行自动组卷，而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档，两种档案不仅要做到档案号的对应，对于更新的内容也要做到完全对应，避免出现电子档案更新滞后的现象;最后，纸质教学档案中的信息可能不完全包含在电子档案中，如教师的文字教案、习题等，对于缺失的部门要将其数字化处理，保证电子档案信息的完整性。

(四)重视信息化管理人才的培养

要加强对教学档案管理人员的培养，首先，要督促其学习先进的计算机知识，提高其信息化管理意识，对于一些年龄偏大、对计算机不熟悉的工作人员更要加强培训，熟悉电子归档以及电子信息查询流程，降低对人工的依赖，提高管理效率。其次，要督促其学习教学档案管理知识，熟悉国家相关法律，明确学校对教学档案管理的要求，避免随意性。总之就是要求工作人员将计算机知识与教学档案管理知识有效联系起来，提高工作效率［3］。

四、总结

认识误区、硬件、软件设施不完善以及专业人才缺乏是教学档案信息化管理中面临的主要问题。对此，应当提高管理者对教学档案信息化管理的认识，加强基础设施的建设，实现纸质教学档案与数字教学档案的统一管理，另外要重视信息化管理人才的培养，这样才能真正实现教学档案的信息化管理，将教学档案的价值充分发挥出来。

作者:谷露 单位:镇江船艇学院

参考文献:

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2、医院档案管理信息化建设过程

2.1了解医院档案管理信息化的涵义

深入浅出的理解，档案信息化是把传统方式的用纸张、音像等媒介手段保存的资料改为使用网络技术、计算机技术，把种种资料更改为数据。通过某种软件管理系统来规范管理，利用数据库合理的组织这些数据。总体的原则是对档案数据的管理要遵循安全、高效、保持原貌的规则。

2.2建立医院的档案管理网页或者网站

信息化的档案管理不是仅仅用计算机管理。要实现数据资源的共享，要做好医院的档案管理信息公式，宣传医院档案管理的重要性。而这些利用档案管理网页和网站，是必要的手段和方法。在网页建设中，计算机技术因篇幅有限在本文就不一一赘述了。主要从档案管理角度，分析档案管理网站应该拥有的模块。基本模块应该包含医务人员资料信息更新上传模块、机构简介模块、交流模块、病历管理模块等等。

2.3信息化档案管理系统

市场上已经有出售成型的档案管理系统。可与软件公司联系，订制符合医院使用的档案管理软件系统。但缺点是费用较高。部分系统对硬件系统有较高要求。医院也可以自主开发符合档案管理的系统。优势是专业优势，对自身的需求了解深入。大部分医院的档案管理工作都需要能够实现的功能：首先是具备大量数据信息的存储功能。档案需要存储的数据繁杂，而且在不断的积累和增长，所以必须具备数据存储功能。其次是实现档案管理的网络化方式，这才是真正的实现档案的信息化管理。最后对数据的管理一定要高效，有组织。规范科学管理。

3、医院档案信息化管理需要关注的问题和有效操作方法

3.1提高硬件设施建设，加大投入力度

医院档案信息化建设需要购买信息化设备，如计算机、网络实验室的建立。这些都需要大量的财政投入。同时财政投入也可以信息化建设快速进行。购买规范管理系统。实现网络布线等工作流程。

3.2提升信息化技术普及率

信息化技术档案管理，必须要掌握信息化技术。了解计算机，熟练掌握软、硬件技术。如数据库技术、计算机硬件维护技术、网络常见故障排查与维护技术、计算机操作技术等等。

3.3挖掘内部潜力，增强创建力量

管理档案人员少的矛盾日益突出，再抽调人员从事档案升级工作相当困难。每天需要应付日常工作，很难抽出更多的精力搞创建。应成立创建工作领导小组，保证创建工作稳步推进。强化档案管理，完善创建条件。现有的医院档案管理水平停留在原先省一级标准基础上，对照省特一级标准差距较大，所以要不断更新观念，完善具体操作规程，推进规范化建设，进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度；升档案服务水平，为档案管理升级提供基础保证，要及时引进先进档案管理设备。

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近年来，我国的建筑安装工程无论是从规模上还是数量上都获得了较大幅度的提升，并使得对应的工程档案也随之出现了较大的增长。而在这种新形势下，企业对于工程档案的管理也具有了更新的需求：不仅需要能够做好基本的档案储存工作，还需要能够保证档案的快速整理。根据这种要求，就使得企业所具有的信息化管理系统已经出现了较为吃力的情况，不能够很好的满足现今企业档案管理的需求，如档案存储的数据库容量需求增大、原有数据库容量不能满足需求等等，并因此可能在工程开展后期会出现一定的数据溢出现象。另外，档案数据管理的准确性、真实性不足，也是目前企业档案信息化管理工作中经常会出现的一类问题。

1.2信息化管理制度不健全

对于企业的档案信息化管理制度来说，其还不是非常的成熟，目前很多企业还没有形成非常有效的一套管理体制。一般情况下，档案管理人员更多的根据其之前所形成的经验对这部分档案开展整理以及管理工作，在管理的合理性以及系统性方面则存在着一定的缺乏现象。同时，过于重视工程施工、忽视档案管理也是很多企业经常存在的问题，而正是这种忽视情况的存在，则会引起档案资料同施工进度不一致的情况，并对工程的整体开展产生了较大的影响。另外，由于建筑安装工程其施工周期通常较长，就需要企业的档案管理人员能够在工程刚刚开始时就能够做好档案管理的相关准备工作，并将档案信息化管理真正的纳入到整个建筑安装工程中去，以此帮助档案能够在工程建设中发挥出更大的作用。

1.3档案管理不够细化

在工程档案信息化这项工作中，其需要以合理化、系统化的方式开展工作，并将项目中所存在的每一个细节都努力纳入到该管理系统中去，以此避免出现后期整理情况。但是，在实际工作开展的过程中，很多企业的管理系统往往因为建设的不够健全而使其中所存储的档案记录存在着一种混乱无序的情况。而在目前的建筑安装工作中，其已经不是以往单一功能的实现，更多的是兼容较多领域、包含结构制作以及安装等多因素的一种融合。而这种工程日渐丰富的元素，就使得现有的档案信息化管理所存在的片面性更加明显。

2建筑安装工程档案信息化管理优化措施

2.1完善信息化管理系统

对原有的档案信息化管理系统进行完善是我们现今需要大力开展的一项工作。目前，具有档案管理功能的软件通常都会具有较大的应用范围，但是其所具有的通用性却非常的差，不仅对于数据所具有的存储形式以及存储格式具有较大的区别，对于数据存储所使用的数据库类型也各不相同。虽然目前所使用的软件一般都能够实现系统的登陆以及档案信息的增、删、改、查等功能，但是却依然没有对数据交换这项问题进行解决，这就使得系统很难将不同来源的数据信息以统一的方式存储到数据平台中实现共享。对此，就需要我们能够在获取安装工程档案管理需求的基础上大力开发专门、独立的档案信息化管理软件，以此软件的开发使其能够更好的实现不同数据间的互动与交流，并能够在对网络技术进行充分利用的基础上实现数据的网络化管理。

2.2加强档案库房信息化建设

对于目前的建筑企业档案库房来说，都已经安装了密集架，但是还没有真正的实现自动化电子控制。通过自动化电子控制系统的应用，则能够在企业档案数字化管理系统中更为明确的对某个档案存放位置进行标明。通过这种方式，档案的管理人员就能够通过计算机的应用对其中所具有的档案进行操作与控制，并以更为快速的方式对档案进行利用。另外，智能环境自控仪也是我们档案管理工作中较为有效的一项设备，能够有效的对库房实时状态进行监测，并根据情况对库房内部的湿度以及温度进行自动调节，以此更好的对档案起到保护的作用。

2.3提升档案管理人员业务能力

对于档案管理这项工作来说，其是一项复杂性、专业性、准确性都非常强的工作，需要档案专项管理人员不仅需要具有丰富的专业知识，还能够对不同学科的知识具有一定的掌握。只有我们对档案管理队伍人员所具有的知识结构、业务能力以及综合素质都进行不断的优化、提升其所具有的计算机现代化设备操作技能，才能够使其具有更好的档案管理效果。对此，就需要企业在日常工作开展的过程中以定期或者不定期的方式加强工作人员的培训，并以专项讲座以及专家讲解的方式使其在学习的过程中不断的提升自身综合操作能力。与此同时，企业也需要建立起行之有效的考核方式，并在考核标准中对资料员档案收集的时间、应用技术以及质量需求等进行明确，以此保障工作人员能够以正确、高质量的方式完成档案管理工作。除了技术的提升之外，工作意识的提升也是非常重要的一个环节。在对建筑安装工程进行严格把关的同时，也需要施工单位加强参建单位的档案管理工作，并以完善档案制度、集中管理等方式建立起全面、完善的档案管理网络。另外也需要做好档案原始材料形成、整理的检查与监控工作，以此保障所收集的档案材料具有更为真实、完整的特点。

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2.管理体制杂乱，相关人才短缺。虽然2008年8月20日出台的《高等学校档案管理办法》明确指出学生档案成为高校档案管理工作的一个分支，但目前为止，国家方面并没有下达使学生档案管理体制具备可操作性的明文条例，这种情况下必然出现学生档案管理部门杂错、各行其是的归口不统一局面。由于各高校自身的特点，档案馆、人事处、招生部门均有可能成为学生档案管理部门，其中较为常见的是在粗放式管理下由各院系辅导员和专职档案管理人员协同办公。另外，人员配置方面也不到位，相关人才十分短缺。

3.管理制度缺位。国家虽然制定并颁布了不少法规条令，但就高校学生档案管理这一项工作却并未提及，导致科学规高校学生档案信息化管理初探文/盛磊代磊张琦范的学生档案管理制度严重缺位。尤其是多个校区分散的综合性高校，学生档案的建立、收集、整理、归档、借阅以及转递等流程缺乏统一标准，出现填写时间不一致、归档材料不齐全、审核把关不严格、移交手续不规范等问题，甚至造成学生档案丢失甚至失真，从而无法发挥高校学生档案的原始凭证作用。

4.高校学生档案的管理手段滞后。现如今，由于种种原因，绝大多数高校的学生档案工作还仅停滞在手工处理、单机归档、纸质为主的进程中，未加以计算机和互联网的辅助，造成管理手段滞后，严重制约了开发与利用学生档案的信息资源。

二、高校学生档案信息化管理对策分析

传统的高校学生档案管理模式已经无法适应现阶段的工作需求，在科技飞速发展、社会多元化的今天，高校学生档案管理工作应立足信息化背景从技术、制度、管理和服务等多种角度探求高校学生档案信息化管理的新模式。

1.从思想根源着手，转变态度，加强认识。学校领导和档案管理人员应转变对待学生档案工作的思想误区，提高重要性认识，贯彻实施学生档案有利于学生工作开展、教育质量提高、人才全面发展的教育理念。与此同时，借助校园网、广播站等媒介大力宣扬档案的重要性，强化广大师生的档案意识。在信息化方面，必须摒弃认为利用几台计算机简单存储一些电子数据就是实现档案管理信息化的错误理解。高校领导应积极带领档案管理工作人员认真研习有关档案管理信息化的政策方针，并针对发现的问题组织开展专题讨论，使各院系辅导员和专职档案管理人员就档案管理信息化工作在思想上达成重要性和必要性的共识，为实现档案管理工作智能数字化的健康持久发展美好愿景打下坚实基础。

2.改革学生档案管理体制，合理配置档案工作人员。为避免上述管理部门杂乱的情况，高校学生档案应统一归校档案馆管理并专职负责，同时要协调处理好档案馆与学生档案形成的各相关部门如教务办、学生工作部以及学院等之间的合作关系，结合高校自身实际情况，建立以各学院为基点向校档案馆过渡的科学系统的学生档案管理体制，实行集中统兰台纵横一管理。新生入学档案、在校期间形成的文件资料、毕业生档案信息等先经辅导员整理，之后提交到学校档案馆，由专业的档案管理人员检查，各部门之间相互配合、密切合作，全程跟踪收集归档大学生从入学到毕业的成长资料，保证为有关部门单位呈现最真实可靠的原始学生档案。

3.建立档案管理制度。高校学生档案由于具有连续性和周期性的特点，因此各高校应根据自身实际情况并结合人事档案管理的相关规定，在档案的收集、归档范围、整理、转递等环节制定统一的标准，建立一套适合自身档案管理特点的、比较完善的档案管理制度来保障各个部门之间的工作衔接。建立纸质档案与电子档案并存的双套制管理模式，是当今高校学生档案管理工作的趋势所在，是实现电子信息化的安全措施。因为信息网络时代的到来，虽然显著提高了录入、查询及利用学生档案的工作效率，但在涉及转递档案、出具档案证明文件等关乎法律方面的重要活动时，仍要以纸质档案作为基准。管理制度的建立应从以下收集归档、查阅借阅、转递等三方面具体开展：在学生档案收集归档过程中，明确各部门档案材料的归档时间和归档手续，辅导员也应积极主动地与其他形成档案材料的部门沟通、合作，做到随着档案形成及时归档并录入信息系统，使学生档案尽量处于完整连贯和最新状态，从而避免毕业时集中突击整理，同时做到归档标准制度严格统一，推动学生档案工作的规范化进程；在内容收集上，也应按照素质教育的人才培养方向，合理扩大范围，将诚信档案、心理档案、科技创新参与情况等一并纳入学生档案。查阅、借阅档案方面，要改变以往视档案为“废纸”的现象，积极鼓励师生及有关单位查阅档案。高校应建立查阅、借阅制度，档案管理者要严格监督借阅人员办理登记手续，同时借阅者也应提高自身素质，做到遵守保密制度，坚决杜绝随意复印、拍摄甚至在档案文件上胡乱批注、损毁档案材料等现象。转递环节需要建立更为完善周详的转递制度，以确保档案在递交过程中万无一失。学生档案在毕业时会面临时间紧迫、数量繁重、办公人员较多的情况，因此在递交环节、方式和手续上严格转递制度势在必行，从而消除安全隐患。

4.信息化系统开发。高校实施数字化档案管理体系的前提是要投入专项资金，加强软件、硬件建设，如购买电子计算机、引进开发数据库等，在配套设施齐全的基础上建立一套完善的有本校管理工作特点的学生档案管理信息系统。基于上述提到的高校学生档案由档案馆集中统一管理这一特点，并充分发挥校园局域网的网络优势，我们决定实施一套以Web为平台的高校学生档案管理信息系统。安装应用非常便捷的Browser/Server架构，即支持多种操作系统的Web浏览器与运转效率极高的ASP服务器客户端协同工作，加以适应性超强的MSSQLServer数据库进行数据交互，使得这套学生档案管理系统在遵循实用、可靠、安全的理念下变得游刃有余。系统模块分为档案馆、教务处、学院以及学生四大类，按类型分配权限，不易出错，解决了高校学生档案材料来源广、部门多带来的工作繁琐，实现了学生档案在建立、收集、整理、转递以及查询等环节真正意义上的信息化与数字化。

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1.1企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求

如今，办公自动化已经逐渐完善，企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化，只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展，提高企业的综合管理水平。

1.2建立电子档案可以有效保护原始档案

传统企业的人事档案管理都是纸质档案，人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理，就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作，这在很大程度上节约了管理时间，有效减少了档案的翻查工作，同时网络空间是无限制的，可以保存大量数据信息，这对保护企业的原始档案具有很好的作用，非常有利于延长档案的使用时间。

1.3完善企业内部管理的必然要求

通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理，可以节省企业的人力、物力、财力，同时可以节省时间，提高工作效率，有效降低企业的运营成本，进而可以促进企业更好地发展，为客户提供更加优越的服务。

2企业传统人事档案管理存在的弊端

2.1人事档案管理手段落后

目前，我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作。

2.2电子档案管理意识淡薄

很多人认为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置，同时还可以帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完整度不高。

2.3思想上不重视档案管理工作

很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户”，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经验和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。

2.4信息化管理技术更新较慢

目前，我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。

2.5工作人员综合素质有限

企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经验，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。

3企业人事档案如何实施信息化管理

3.1不断完善电子信息化系统

要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。

3.2建立企业人事档案的信息数据库

人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。

3.3转变档案管理人员的意识

在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防止黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。

3.4企业需要加强对档案管理人员的培训

企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。