社联档案管理部模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇社联档案管理部，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

使社联在各社团之间真正起到领导和推动作用，使社联和社团在学校有一定的影响力，社联办公室工作计划。

二、具体内容：

1、明确各部门工作职能，让各部门能够协调发展，做到分工明确，责任到人，使每个人都有自己的事做，防止在工作时胡乱安排，工作安排要做到有条理、有计划、有方案。

2、配合主席团做好社联章程的修改和制度的完善，让每一件事都有据可依，有章可查。

3、做好社联和社团办公室新干部的培训，让每一名新干部在已进入社联就得到好的锻炼和培养，也让新干部能够尽快的投入到工作中来，同时也好让社团的办公室的成员能够真正起到对社团发展的积极作用。

4、为进一步加大社联和社团的影响力，也使社联和社团在工作上真正衔接起来，我们见配合组织部组织好社联和社团的迎新晚会。

三、工作细则：

十月份：1、社联办公室将做好社联办公室的布置，规范好社联办公室的管理制度，给每一个社联和社团提供一个好的办公环境;

2、做好各社团和社联的招新工作，再招新之后组织各部门对社联干部进行好培训，让每一个社联人都有好的业务素质，有独立判断的能力。

十一月份：1、完成社联的培训并组织培训考试，组织各社团办公室的成员进行培训，使各社团的办公室明确自己的职责，并在培训后组织培训考试。

2、协助组织部办好社联和社团的迎新晚会，并在结束后做好活动的总结并组织好档案。

十二月份：1、做好社联和社团的档案管理，把各类档案分好类，为以后查阅提供方便。

2、收集各社团的半学期的活动素材，筹备一期社团活动展。

一月份：联合各部门和各社团办好社团活动展，并做好一学期工作总结。

四、注意事项：

1、规范好社联的财务管理，要做到每一笔开支明确，做到社联财务公开，让每一个会员知道自己的会费用在什么地方。

2、办事效率要高，每一个人要对自己所负责的时相当明确，能在最短的时间里以最好水平完成每一件事情，防止出现一件事长期没人理，工作计划《社联办公室工作计划》。

3、值班时要做好值班记录，让后面值班的人知道前面值班的人到底做过些什么事，不要出现两天值班的人完全脱了节。

4、档案管理一定要规范，不要再不要时乱放，在需要时又找不到。

1、负责会议的通知，记录，考勤，日常管理、档案工作。

2、统筹安排各社团活动,协调各社团之间的关系.

3、监督收缴工作总结、工作计划和汇报活动经费的情况。

4、及时做好经费预算工作，做到开支合理，帐目清楚。

5、做好各部门办公用品的采购工作.

6、在现在新的形势下,做好新干事的选拔工作,尽快让新干熟悉我们社联的各项工作

社团评选将在每学期的结束，社团联合会将召开成员大会，为获优秀社团的社团公布(得到团委统一之后)。社团联合会的体制：***集中制。社团联合会在实际的工作中采用了***集中制，主要事件都召开全体社团大会进行讨论。社团联合会将这种优良的传统继承下来，并继续完善。所有社团有义务配合其办公室将本社团的基本材料和其他档案管理整理完整、清楚，以备上级检查。

篇2

“一网三站”是吉林省档案局联合省农委等三个部门联合下发的《农业农村档案工作“一网三站”实施方案》中明确提出的。即建立农业农村科技档案信息网、建立农民建档用档服务指导站，农业科技信息传递站、农业现行文件查阅咨询站。通过搭建农业农村档案信息网络平台，制作农业科技档案信息网页，为农业、农村和农民提供档案信息服务创造条件，逐步达到由档案技术信息交流向相关信息交流发展，最终实现农业科技档案信息资源社会共享。以县（区）档案行政管理部门、农业技术推广站、乡政府档案馆（室）为主，帮助各涉农部门和农户做好档案立卷、整理和开发利用工作。把先进的农业科技档案信息通过各种形式和载体传递给广大的农民，让他们了解和掌握先进的农业科技信息，指导科学种田，为农业增产、农村增收、农民致富提供有效的信息服务。把已公开的涉及农、林、水、土地、粮食、畜牧、气象等方面的现行文件和档案资料收集齐全，提供给农民，使农民及时了解党和国家各项法律法规文件，为农民提供政策支持。以引导农民客观识档、规范建档和有效用档。

加强农民合作社档案管理

深化服务新农村建设档案工作要体现大发展、快发展的要求。突出“深化服务”。要始终坚持档案工作为“三农”服务这个根本方向，紧紧围绕新农村建设这一主题开展工作。随着农村经济的繁荣，农民认识到单门独户小规模经营已不能适应市场经济发展需要，农民合作经济组织在悄然兴起，很多专业户自发地组织了各种形式的合作经济组织。梨树县建立的农民合作经济组织在全省也是先例。农民合作经济组织是农民专业合作社的统称。为了规范管理，县政府制定了《农民专业合作经济组织暂行规定》，明确界定了农民专业合作经济组织的法律性质和含义。目前，全县已形成各种类型的农村合作经济组织138个，4.3万农民为合作社社员，涉及11个行业。农民合作经济组织在生产和经营中形成了大量的原始档案材料，这些材料真实地记录了合作社经济活动的历程，非常重要，必须认真加以保存、归档。但农民不会管理，档案部门要制定出切实可行的具体措施，直接深入到合作社进行指导。一是会同县涉农部门制定出指导全县的具体实施方案。二是在乡镇党委、政府的配合下深入到农民合作社进行具体指导。三是针对材料量大，内容杂、类型多的特点，分门别类地制定具体措施。

农民合作经济组织是在专业户基础上发展起来的，所以应以村为基础，合作社和专业户为重点。合作社和专业户有很多相似之处。在指导农民合作经济组织建档时可参照专业户档案管理方式，按照统一模式开展工作。

（1）选定重点建档对象。对有代表性、规模大、效益好作为建档对象。（2）确定指导类型。主要选定5种类型。即：种植型、养殖型、农机服务型、饲料加工型、资金互助型。（3）统一建档内容。根据各类专业户、合作社的特点，主要应归纳有：文书类、财务类、声像类、农业科技类、基础建设类、资料类等。各类别内容要根据材料收集的情况而定。（4）要制定建档标准。要分别制定《农村专业户档案管理暂行办法》和《农民合作经济组织档案管理暂行办法》（试行）。从管理体制，建档原则、建档内容、归档方法、开发利用等方面进行详细规定，使指导建档有依据和标准。

新农村建设档案工作要有长久之计

新农村建设不是在一年之间盖起几栋新房，修几条新路就是标志。那么，档案工作也不是帮着装几盒档案资料就是服务，这是一项长期的甚至是艰苦的工作，要有长期作战打持久战的思想准备。

第一，各级档案行政管理部门要明确档案部门要深化服务新农村建设这个主题。不断创新服务机制，拓宽服务方式，制定出适应本地区特点的具有长期指导意义的中远期规划，并不断去发展、完善。

第二，要加强协调，寻求支援。各级档案行政管理部门要在当地党委、政府的领导下，求得对档案部门的重视和支持。同时，要加强同农、林、水、牧等涉农部门的协调，成立相应组织，联发有关“细则”、“办法”等，组织相关检查，调研，召开各种形式的现场交流会，以点带面，以达到预期效果。

篇3

管理与哲学两者相辅相成，联系密切。管理哲学作为 社会管理学与哲学两种学科的交叉领域，在20世纪的人文 科学的发展中显示出勃勃生机。管理哲学不仅成为一门 独立的学科，并日益发挥其在解决社会各领域管理问题中 的优势。对于我国当前高校档案管理事业的发展，管理哲 学同样可以留下一些启示。高校档案管理的任务就是通 过各种有形的文字资料和声像电子记录来揭示数据背后 高校教育事业发展和管理当中所出现的问题，同时揭示那 些使相关管理问题不断产生和转化的生成机制。我国高 校档案管理在其发展伊始就其思想本身而言，就与哲学有 着千丝万缕的联系。我国高校档案管理建设秉承了由儒 家思想传承而来的理性传统，并在多个方面体现出其与哲 学思想相关的维度。中国高校档案管理相对于西方起步 较晚，但在其自身的发展道路当中形成了系统性、社会性、 辩证性等特点，并在认识论上呈现出新的特色。在相当一 段时期，我国高校档案管理始终坚持着在摸索中形成的传 统管理体制路线。传统的高校档案管理要么只关注于档 案管理流程当中的客观物理结构，要么只一味地强调形式 上的管理建构机制，往往使部门管理在体制建设方面受到 阻滞。这种落后的管理方法只会让高校档案管理建设在 当前社会和经济体制走向信息化的大背景下逐渐失去其 活力。探索高校档案管理与管理哲学的联系由来与相互 间的影响，对改善中国管理哲学的发展现状和进行高校档 案管理理念的革新有着积极的作用.

一　高校档案管理的系统性 高校档案管理事业是我国高校教育管理事业当中重 要的一环，不仅肩负着整合高校自身教育资源的任务，还 肩负着引导高校透过数据进行自我分析，挖掘自身优势， 在日益激烈的竞争中谋求发展的任务。高校作为国家教 育事业的有力个体单位，在其不断发展的进程中，渐渐形 成其自身复杂的有机系统。在这个系统当中，每一个要素 的活动都会影响到系统中其他环节的运行。人类自从进 入信息化时代以来，随着科技的不断进步，有形距离的概 念在不断被瓦解，社会之间的联系却在不断的加强。这种 形势同样体现在高校环境中。随着网络技术的引入，高校 各个部门在空间上共同发展的领域不断被扩大，各部门之 间的交往也日益依赖于数字网络，高校各工作团体之间联 系，不但没有因此减弱反而大大增强。一个部门决策上的 小的失误往往会牵一发而动全身，影响到其他部门进而是 整个高校的决策实施。因此，对高校管理系统有一个整体 综合的清楚认知，了解高校有机管理系统当中的每一个环 节以及各个环节之间所形成的联系就变得十分必要了.

这对高校形成正确的整体决策和有针对性地、顺利地将决 策在各部门进行实施有着很好的指导作用.

在高校管理系统当中一个很重要的表现就是管理体 制下的等级结构。早在几千年前，中国儒家思想就提出只 有效仿前人建立有效的并非不可逾越的等级制度，才能防 止人们不会为了只满足自己的私欲而引发纷争的观点.

圣哲孔子更是大力地颂扬尧舜治世，在《论语·八佾》中就 曾赞道:“周监于二代，郁郁乎文哉，吾从周。”要维持一个 系统的稳定性，首先就要维持严格的系统等级结构。通过 这种系统等级结构的划分，各个部门各司其职，完成所属 环节的责任。在遵守系统运行所规定的细则下，每个部门 都有自己权限和自由发展空间。而同样的道理，管理相关 人员可以通过自身的努力，不断提高自身的专业素养，实 现人才的开发和结构性的选拔。这样一来，高校管理系统 中的等级结构就成了相对的管理结构，而不是绝对。也正 是应为如此，高校管理系统在等级结构的相对自由和稳定 发展的统一中得到优化.

同样的观点，法国著名的社会学家和哲学家布迪厄也 在其作品中推崇过。布迪厄认为，正是靠结构主义才使社 会科学变成人们尊敬和主导性的学科[1]。著名管理学家 法约尔更是曾说过:“管理，就是实行计划、组织、智慧、协 调和控制。”[2]在有机管理系统当中，一个要素只有与其他 要素相结合才能构成某个系统，而具体的一个要素也只有 在特定的系统中才能实现自身的意义，发挥应有的功能.

系统中每一个环节的特征都是透过各个环节之间，环节与 系统之间的作用和关系表现出来的。无论是系统结构如 党群组织还是行政管理之间，还是同等要素如院系教学信 息和科研资料整理之间，一旦离开了管理体制的系统性， 就如同失去了连接行动者和各环节交互作用与影响的纽 带，必定会在组织工作中陷入混乱.

二　高校档案管理的社会联系维度 高校作为国家教育事业的有效实体单位，不仅具有其 自身的系统性，还体现着浓厚的社会性。纵观高校的活动 主体，党群组织、各级行政单位、教员以及学员，各单位之 间往来活动频繁，影响广泛，如同一个小型社会。从宏观 上说，社会作为一个建立在个人实体之间普遍联系之上的 有机整体，本身就体现着联系的普遍性与交叉性。无论是 自然社会还是人造社会，联系都无处不在无时不有，自然 社会与人造社会之间也存在着微妙的联系。从微观上说， 社会主体单位个人之间也存在着无法隔滞的联系。社会 由无限多个个人实体组成，他们不仅体现着自身的属性和 特征，还映射出自己与他人的各种联系的综合。个体不能 离开社会发展，而社会有机体的发展离开了个人也无从谈 起。这种普遍联系的特性使得高校档案管理事业势必是 社会与人联系的一种集中表现形式。高校管理系统是一 个复杂而且开放的系统，是一个独立的系统但并不抽象.

维持这个系统的一体化和精诚合作是使这个系统得以协 调运作的根本法则。高校管理系统统一于社会与人的联 系，在更大的外部环境当中甚至存在着竞争。但正如同管 理学下的企业系统一样，通过管理者采取一定的管理手段 使系统和谐运作是系统的社会功能之一。在日本企业管 理界有这么一个代名词“内和外争”，指的正是内部精诚和 谐运作以应对外部日益激烈的竞争。面对着同样处境的 中国高校档案管理应当从中汲取经验，以社会与人的联系 为突破口，谋求自身更好的发展.

高校管理者应当提高自身的社会意识，形成熟练的社 会性思维方式，即联系着的思维方式，从“关系性”的角度 来理解社会[3]。形成社会的是各种主体之间的联系，而人 正是维系社会的主体要素，是连接社会意识与个人意识的 纽带。人作为存在于社会当中的具体的、历史的实体要 素，对社会系统的作用是不可估量的，人的发展带动着社 会有机体的发展。将这种联系的普遍性归纳到高校档案 管理事业中来，势必会体现出人与社会系统乃至高校管理 系统联系的辩证特色:以人的发展为核心引导社会系统乃 至高校管理系统的发展，同时人作为系统有机体的要素， 为社会进行服务来实现对社会的反哺。这种辩证的发展 原则体现在高校管理事业的层层面面。忽略了单个实体 与系统有机体的联系，个体的管理能力只能够在有限的范 围内实现有限的发展。高校档案管理体系当中各单位和 部门之间形成的普遍的联系和普遍的需求促进了普遍的 联系的交换。个体不仅得到了全面的发展，系统有机体也 实现了优化。也正是在这种情形下，人的社会性得到全面 的体现，系统的社会联系充分地发挥其交换功能。当前我 国在教育框架下坚持的以人为本的指导思想也正是这其 中社会联系维度的集中体现。人是社会发展的核心，社会 在不断进步的同时也要实现人的全面发展。人的全面发 展就是在人的普遍社会联系的基础上所建立的全面社会 分工。 高校档案管理体

系依据社会联系的维度所建立的 分工正是这种社会分工在社会教育当中的一个典型的 缩影.

三　认识论下的高校档案管理 我国自古以来在管理哲学方面的发展就有其理性主 义传统。先儒圣贤孔子就曾有言:“无为而治者其舜也与? 夫何为哉?恭以正南面而已矣。”(《论语·卫灵公》)孔子 对无为而治这一在中国传承了数千年的理性管理观进行 了生动的描述。孔子认为对国家的管理和对人的管理都 应当顺应礼法自然。无为而治的思想在汉唐治世更是被 推崇备至。儒家的管理方式并不是一种放任不管的思维 模式，而是在理性思维的基础上融入一种“假设的混沌 观。”[4]这种思想更是结合了道家以及后来的佛学思想的 妙谛，逐渐形成一种管理的传统。《道德经》言“道法自 然”，佛家追求清静无为，对后世的管理思想都形成了很大 的影响.

这种理性传统首先表现为管理思想在认识论上的一 种反思传统。哲学作为对周围外部环境以及对自身存在 的认识的结果，是人类智慧的最高形式，是一种通过“反 思”的方式达到的智慧[5]。关于高校档案管理哲学维度的 这一命题的解答方式，首先在于管理观的反思性思维。高 校档案管理在发展自身的过程中，不仅可以借鉴当前百家 争鸣的各种学术情景和学术领域，汲取相关的理论沉淀， 还可以跳出来反思自身。从系统论下的等级管理制度到 具体的法规细则;从法规细则到各个高校的具体习惯和策 略;从先进的技术引进到科学的理论理念支撑;这些都是 使管理思想通过各种手段更好地为管理者进行服务。在 进行高校管理事业的理论探讨时，要始终保持一种反思性 的态度:由于高校管理事业的研究主体各部门之间存在着 直接密切的联系，在进行理论实践的时候，必须针对变化 着的情况不断调整自身。值得注意的是，在提到管理思想 的反思性的时候，反思性并不是指对具体理论观点的全面 否定，而是相对的修正。正面认识管理思想的反思性是从 认识论上对高校管理事业设定的一层保障。中国管理思 想的理性传统在认识论上值得当前高校档案管理事业借 鉴的另一个支点就是和谐的传统。早在几千年前先贤孔 子就曾有言:“丘也闻:有国有家者，不患寡而患不均，不患 贫而患不安。盖均无贫，和无寡，安无倾。”国家管理上的 和谐统治是孔子一生的政治理想。管理的和谐在于安民， 不仅体现在政治方面也同样体现在经济方面。国家高校 档案管理同样应该坚守和谐的理性管理模式，资源分配要 均匀，权责要明确，严厉管制部门之间相互推诿、组织不力 的现象，保证管理人员的良好工作待遇和管理热情，才能 实现管理体制上下团结，通力和谐的良性发展，增强高校 自身的竞争力。退而观之，高校管理事业发展到今天，不 仅依赖于高效率的管理机制，还依赖于管理当中的人文理 念。这种理性的管理传统也必将对当前我国随着社会体 制转型进行体制改革的教育事业的发展起到很好的推进 作用.

四　结语 综上所述，可以得出两点结论:首先，我国高校档案管 理事业在理论的发展上尤其是在其自身哲学维度的理论 探讨方面依然存在着理论空白，我国高校档案管理事业尚 处于起步阶段，理论发展不全面势所难免。管理与哲学是 相辅相成的两个学科领域，高校档案管理事业应当汲取管 理哲学中的有利理论因素，为实现自身全面发展奠定理论 基础。其次，当前我国高校档案管理理论研究与实践本身 相脱节，这与我国地方高校管理事业资源的复杂分布情况 和具体实施问题不无联系。针对这种情况，地方高校应当 深入了解自身发展状况和存在的问题，加大自身管理政策 上的灵活性和机动性，加大对管理人才的培养力度，集思 广益，多听取基层意见，不断提高管理手段的可实行性和 易操作性.

参考文献 [1]宫留记.布迪厄社会理论的哲学维度[J].社会科学论 坛， 2006(12).

[2]法约尔·H.工业管理与一般管理[M].北京:中国社 会科学出版社， 1998.

篇4

档案管理员日常工作的自我呈现及档案管理员个体的表达（因而连同他给人造成印象的能力），这种包括两种根本不同的符号活动：身体表达和身份表达。前者包括各种词语符号或它们的替代物，后者则包括了被他人是为行为者的某种征兆的范围广泛的行动。

一、身体表现

米歇尔・福柯认为，身体总是卷入了政治领域中，权力关系总是直接控制它，干预它，强迫它完成某些任务、表现某些仪式和发出某些信号。而档案管理员日常工作中的高度而又低技术性的重复性和节奏性在专业技术人员中是不多见的，与此同时，其工作量化的可操作性和准确性也是相对较高的。

目前，陕西职业技术学院档案管理员的主要日常工作可以分为两大块，一是常规的档案工作，包括档案收集、整理、归档等，二是将档案中的文字、图片输入电脑，使档案由纸质版转化为电子版，即文字、图片信息数字化，三是统一使用规范的档案网络系统，并与办公自动化OA系统链接，实现文档一体化管理，如办公自动化OA系统内的文书材料经过筛选、甄别后可直接衔接归入学院档案管理系统，以便于在全校范围内实现档案资源的全面利用。其中，后两项工作是当前档案工作的主要内容，这也是高校档案工作这一时期以来的重点。

因此，档案管理员日常工作的身体呈现就以扫描、输入为主。扫描、输入的主要特点是就是独立、持续时间长、反复。长期的“扫描”“输入”等身体表达，使作为个体的档案管理员不用时常处于他人面前，也就更不用引起他人的注意。而其他工作岗位的人员显然比档案管理员更多地需要互动，并在互动过程中表达出他所希望传递的内容。也因此，档案管理员不仅不需要表现出自己所声称的各种能力，也不需要在互动的过程中追求自身能力与举止一致来迎合或反差来纠正他人对自己的主观印象。

可以说，教授、医生、财务等工作岗位的活动被允许有多种多样的戏剧性的自我表现，以致他们当中一些模范的实践者得以被赋予一些特殊的位置。相较之下，档案管理员几乎是最不需要以某些身份进行戏剧化表演的工作。

二、身份表达

目前，高职院校的档案管理员岗位普遍设置在党政办公室之内，党政办公室是学院的行政管理的中心，而档案工作与中心相去甚远，也因此，档案管理员的身份呈现出一个既重要又不重要的尴尬状态。

身份，指个人在社会中的位置，即地位。每个人都有一种身份的焦虑存在。即担忧自身处在无法与社会设定的成功典范保持一致的危险中，从而被夺去尊严和尊重，这种担忧的破坏力足以摧毁我们生活的松紧度，以及担忧我们当下所处的社会等级过于平庸，或者会堕至更低的等级。

这种焦虑由同事间的聊天中提到的晋升、职称评定、退休等消息引起，而承认这种焦虑的存在如同承认自己嫉妒别人一样，由于表现出自己焦虑的程度在社交中是一种轻率之举，这种对自身身份的焦虑通常会被隐藏起来。

档案管理员同样也有身份的焦虑，一方面，其远离高校教学、行政管理，偏安一隅，处于与世隔绝的状态中，其身份焦虑或者淡然、或者浓郁。淡然者，由身份带来的影响很小，或许连物质意义上的不如意都谈不上，相反，他们主要在于他们意识到了自己身份的低下危机自尊感；浓郁者，渴望被他人注意、被他人关怀、渴望得到他人的同情、赞美和支持，而这都是档案管理员不易得到的。

档案及档案工作的价值毋庸置疑，档案管理员不必妄自菲薄。它会体现在每个领导、同事、学生急需的时刻，它是职工工作的查考凭据、参考依据，是教工科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的有力武器。而高校档案还具有更明显的文化特征，是校园文化建设的重要组成部分。高校文化因档案而有效积淀，凝聚为系统，并最终成为高校文化传统；高校文化历史可借助档案而重演，使高校文化历史活化、鲜化，成为教育教学研究资源；高校档案还连接其历史、现在与未来文化，可以为整个高校文化体系的容纳与壮大提供支撑。

尽管，档案管理员对身份的需求是毋庸置疑的，但在满足对身份的需求时面临着诸多选择，其有自由认识到身份焦虑完全取决于一定的社会群体，档案管理员应该可以充分理解和尊重这个社会群体的判断方法。身份的焦虑只有在一种情况下才是成问题的，那就是遵循这些导致焦虑的价值观念，仅仅是因为异常胆小怕事、循规蹈矩，或仅仅因为思维已经被完全麻痹，以至于认为这些价值观念是天经地义的，或因为周围的人对此心醉神迷，或因为想象力变得局限，而想不到还有其他的选择。

参考文献：

[1]欧文・戈夫曼.日常生活中的自我呈现[M].北京大学出版社，2008

篇5

        知识经济社会快速发展，需要大量的信息为其支撑，疾控档案管理如何才能达到将人类社会知识的积累和作为科技成果的信息的档案快速、准确地提供给社会服务的目的，惟一的办法就是充分运用现代技术手段科学地管理档案。为了适应现代社会发展的需要，档案部门正积极地将各种现代信息技术运用于疾控档案管理工作中。

        1 管理手段的现代化

        现代信息技术运用于疾控档案管理工作，在传统的档案工作的各个环节中，现代疾控档案管理手段替代了传统管理手段。

        利用计算机完成文档一体化管理，计算机辅助立卷，档案文件的全文和档案内容信息的存储与检索，档案自动标引、编目、统计、借阅，档案库房管理等，并且在进行管理时，计算机可以不分各个业务管理环节的先后顺序，使传统疾控档案管理的有时间先后的各个业务环节实现了无缝衔接，从而提高了档案工作的效率和质量。

        运用多媒体技术将静态图像、图形、手稿、照片、文字、录音、录像等各种不同载体的档案以数字形式存人计算机，对档案进行综合处理，使利用者能随时查询文字、照片、声音、影像等多种形式的档案信息。从而改变了传统档案都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息相互分离存储，难以有机地结合起来的局限，促进了档案信息处理效率的提高。利用多媒体技术实现多种类型档案信息的综合性管理。

        网络化是档案工作步入现代化的最好的技术手段。网络技术和虚拟技术的运用，改变了传统档案馆档案收集、归档和信息利用的方式。

        自动控制技术的运用在疾控档案管理中尤其是在对库房进行自动化管理中发挥重大的作用，比如自动监控库房温湿度，记录分析空气清洁度，自动控制防火、警卫等。条码技术运用于档案库房管理，摆脱了由落后的手工操作带来的档案放错位置、缺档的问题，提高了工作效率。

        运用数字电子影像技术，将传统的纸质等档案载体的文字、图片、影像等直读信息转换为数字代码信息，结合运用计算机管理软件、数据库技术、数据压缩技术、海量存储技术，对数字化档案信息进行存储、管理、索引，以代替纸张等传统存储和管理方式。具有大量文件快速录入、文档海量储存备份、查询方便快速、节省存储空间与成本、文档资料的共享、保持原始资料和凭证的原始风貌、大大提高档案的使用寿命等优点，解决了疾控档案管理中保存困难、管理成本高、检索困难的问题。

        传统纸质档案信息的保密比较简单，只要载体不受损坏，疾控档案管理人员遵守职业道德，严守档案机密，就能使档案信息的安全性等到保证。而电子档案由于其自身的特点，保护好载体不受损坏，仅只是最基本的要求，电子档案信息的保密需要采取多种现代技术方法和手段来实施。网络系统运用于疾控档案管理中，档案馆中最宝贵的不是各种网络硬件，而是网络上存储的档案数据，如果无法保证网络数据的安全，那么档案的网络管理就失去了意义。目前普遍使用的网络安全技术主要有：防火墙技术、网络入侵检测技术、网络防病毒技术、网络文件备份技术等。

        2 管理方法的现代化

        疾控档案管理对象的数字化必然要求其管理模式与方法的相应变革。随着现代科技、生产和管理活动的发展，伴随着办公自动化、信息技术应用的不断发展，电子文件、电子疾控档案管理的新课题已经提出。现代信息技术为以电子档案为对象的疾控档案管理工作提供了一个崭新的平台，疾控档案管理工作的模式与方法也发生了巨大的变化。

        (1)文件归档的新模式

        电子文件的归档模式一种是在单机环境下形成的电子文件，归档是档案载体的归档，其工作模式与纸质文件大致相同；另一种是基于网络环境下形成的电子文件，采取网络移交的方式进行归档，即由计算机网络系统自动完成其积累，形成相应的电子档案数据库，也就是通常所说的“文档一体化”管理模式。文档一体化的实施是通过运用计算机网络技术把各文书处理部门联结起来，各部门起草的电子文件由计算机网络传输到档案部门，档案部门通过计算机主机对信息自动判断，完成从文件起草、管理，到文书自动组卷、同步著录标引、编目、归档等文书处理工作和归档的全部业务工作。

        (2)档案移交与接收程序的新模式

        网络环境下生成的电子文件则可以随办随归，只要办理完毕就可以完成电子文件的逻辑归档，打破了档案移交和接收的时限，既减轻了机关档案室的工作量，也使档案馆成为真正意义上的信息中心。

        (3)档案整理工作新模式

        在计算机网络环境下生成的电子档案，其整理工作是通过计算机和网络技术实现对虚拟档案信息的整理，这与传统的以纸质等档案实体为对象的手工整理工作模式相比，发生了巨大的变革。主要体现在以下几个方面：

        1)以“件”为单位整理立卷的变革。电子文档是“虚拟”的，电子文档的整理是“非实体”的在整个整理过程中，传统“案卷”的概念在电子文档中已经消亡，传统的手工立卷、组卷、装订等整理方式也将成为历史。

        2)“全过程管理模式”。所谓“全过程管理”就是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。在电子文件时代，电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且各个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时监控，以确保电子文件的完整性、真实可靠性、安全性和可读性。

        3)“前端控制理论”。在网络环境下，电子文件与疾控档案管理的各个工作环节之问界限已变得模糊，疾控档案管理不再是从文件归档转化为档案开始，而是延伸到文件的形成阶段，在电子文件管理系统设计之时就积极介入其中，把电子文件(包括归档电子文件)的管理要求融入系统功能设计之中。

       4)整理工作的质量。由于电子文档的整理是在计算机上完成的，其整理质量不再像纸质文档那样仅仅取决于档案整理人员的水平和敬业精神，而是有赖于疾控档案管理软件。因此，电子文档整理时既要设计好分类方案，又要开发出先进科学的疾控档案管理信息系统，从而达到提高整理工作水平的目的。

        (4)档案鉴定工作新内容

        电子档案内容鉴定的原则、标准和方法与纸质档案大体相同，根据档案内容判定其保存价值，并根据其价值的大小确定不同的保管期限；技术鉴定则是从信息技术的角度对它的可存取性、安全性及生成时的环境条件进行鉴定。主要包括可读性鉴定、病毒鉴定、介质(存储载体)状况鉴定、软硬件环境鉴定，电子档案的鉴定工作将逐渐转变到以技术鉴定为主。

        (5)档案库房自动化管理新模式

        运用计算机、网络等技术进行档案库房的全新管理模式，即自动化档案库房管理。自动化库房管理主要包括两方面的内容：一是利用疾控档案管理数据库与档案库房建立逻辑关联，由计算机对入库档案和库房设备的有关数据进行分析，随时反映库房情况，例如库房的空间利用情况、库存档案材料的类型、保管状况等；二是由计算机自动调节库房的温湿度、库房供暖、自动控制照明、自动防火、智能报警系统等。

        (6)档案保护新思路

        电子档案载体的保护，主要是要保证电子档案载体有一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温度的控制要适当，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，满足避光、防尘、防变形等的要求，并远离强磁场和有害气体等要求。由于电子档案载体，特别是磁性载体，一般保存时间为10～20年，因此，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。对于电子档案的检测与维护，要进行严格管理，因为任何一项误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成无法弥补的损失，所以，必须对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作而造成不必要的重复劳动。

        (7)统计工作的自动化

        由于电子档案立足于计算机管理，其统计工作变得非常简单，一般的疾控档案管理信息系统都具备自动统计功能，依赖于计算机管理的档案统计工作准确性高、工作量小。

        (8)档案利用的网络化

        计算机网络技术为档案信息能超越时间、空间、机构等提供了便利。通过建立档案信息网站，将档案信息网联入互联网或公众信息网，不仅实现了档案部门间的信息交流和资源共享，而且拓展档案利用服务的范围，使档案服务从封闭的机要服务转向开放服务，从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务，从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。在档案服务工作中完全以电子计算机和网络技术进行信息的组织，以档案信息管理系统实现检索功能，向利用者提供内容丰富、形式多样的档案信息，使档案服务工作中的时间与空间概念发生了巨大变化。现代信息技术为档案信息资源共享提供了条件。

        3 档案工作的新模式

        随着信息技术在疾控档案管理工作中的运用，档案工作的模式发生了巨大的变革。利用先进的管理手段，推动档案事业的发展，使档案工作向深度和广度上发展，大大提高档案工作的效率，保护档案，延长其寿命，使疾控档案管理逐步实现由传统的手工管理模式向现代化、网络化管理模式转变。 

篇6

文件档案是档案管理工作的重要组成部分，它记载了社会发展的历史过程，客观地反映着各个时期的问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着社会的进步、形势的发展，如何提高文件档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文件档案管理工作的新课题，而文件档案管理的办公自动化又为档案工作揭开了新的篇章。下面就文件档案管理的办公自动化问题谈一点粗浅的认识。

1 文件档案办公自动化管理的基本概念

科学技术的发展特别是办公自动化的应用，给文件档案管理带来了巨大的变化。对电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，这种电子文件涉及到了档案管理的工作，同时也丰富了档案管理工作的内容。我们讲不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。如文件的立卷归档制度；文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文件工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文件部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。

而办公自动化是指以电子计算机为核心的各种现代化办公技术与设备，并且能够迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的纸质文字材料，它是由拟稿者直接“写”在硬盘上，并在硬盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员、决策人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机硬盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以硬盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。

文件档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

2 文件档案办公自动化管理的优点

2.1 办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的文件档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果是又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.2 文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证了很高的查全率和查准率，且不受空间的限制。还可以通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案管理部门的概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

2.3 电于文件保存的稳定性

与纸质文件档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在文件档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

2.4 提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

3 文件档案办公自动化管理存在的问题

3.1 电子文件保密性受很大的限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增加内容和删改内容，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难增大。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

3.2 对文件档案的管理人员要求更高

对电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，管理人员要有较高的知识层次和先进的计算机技术，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前情况来看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理的复合型人才更是奇缺，大部分档案管理人员的现代化计算机水平偏低，甚至还有现代文盲现象。尽管我们引进了现代化计算机设备，仍不能充分发挥作用，就更谈不上档案信息电子化了。

4 文件档案办公自动化管理技术的探讨

4.1 办公自动化系统内、外网隔离技术

在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全最主要、最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些有规定的地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

4.2 提高文件档案管理人员的综合素质

文件档案管理人员的综合素质，不是一个简单的问题，我们认为；一是要从硬件建设上下功夫，不断改善计算机的硬环境，尤其是计算机的运算速度、传输能力、存储容量、局域网的服务器、防火墙屏蔽隔离效果、密码设置技术等等都要不断更新。二是以“自学为主，培训为辅”的模式，逐步形成可持续终身教育机制，保证档案人员计算机技术，随时代变化而不断提高。通过培训不断学习获取、更新文件档案的计算机管理技术，直至熟练运用达到增强业务技能、提高管理水平的效果。三是加大档案部门之间、区域之间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

4.3 做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件进行接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

4.4 做好文件档案专用计算机的反病毒技术防护工作

文件档案的办公自动化管理工作，其主要应用工具就是我们的计算机，网络、服务器，而计算机的反病毒技术防护工作即非常重要、又多种多样，这里主要介绍我们经常使用的和非常重要的几种防护技术：（1）进行主动的反病毒软件设置；使用诸如卡巴斯一类的反病毒软件，对我们的计算机进行有效保护；进行文件、邮件，Wed的反病毒设置，以及建立“主动防护”措施的“程序活动分析”、“程序完整性保护”、“注册表防护”。（2）建立计算机病毒防范措施；利用硬件设置始终从硬盘启动计算机、避免文件对拷、慎重对待下载程序、警惕电子邮件及其附件、防范宏病毒、注意文件的备份与还原技术。（3）进行计算机安全的高级别设置。（4）账户及其密码管理；禁止Guest账户、限制账户的个数、开启用户策略、设置屏幕保护密码。（5）进行数据文件安全设置；禁用默认共享、经常备份、正确设置文件共享权限、防止文件名欺骗。

5 结语

根据办公自动化文件档案管理存在的问题，做好电子文件的技术处理及其保护工作，实施电子文件管理的新技术，新思想和新战略，为提高档案管理人员的业务技能奠定基础，的确是非常必要的，又是非常重要的。

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关键词:

档案管理；管理办法；重要性；重点内容；档案登记表；固定资产；台账

1前言

档案管理从宏观上说，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。在医学装备管理中，档案管理是医学装备管理的重要内容，它是医学装备购入时的原始资料以及在使用过程中的所有情况进行登记备案的资料，也是医院管理工作中最基本的组成部分。

2档案管理工作的基本组成

2．1档案的作用概述

医学装备管理工作大体分为计划采购、维修、经济效益分析和其他一些日常管理工作，例如质量管理、器械不良事件管理、计量管理和报废管理等。要做好这些工作，前提是必须对每台设备的全生命周期有着充分的认知度，我们可以从每台设备的档案里，了解每一次维修和工艺结构上的改造，了解设备的使用情况，了解生产厂家和维修工程师的最新动向，了解设备更新换代的情况等。这样，才能更好地将这台设备充分利用，为医院获得最大的社会和经济效益，也为下一次采购同类设备做好准备。

2．2档案管理工作的结构组成

档案管理工作在硬件设施上，包括档案室、现代化信息设备(例如电脑、打印机等)，如果有条件，可以加入档案管理软件;在人员配置上，需要专职或兼职的档案管理员;在内容形式上，是根据卫生部最新下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》中规定的医学装备(是指医疗卫生机构中用于医疗、教学、科研、预防、保健等工作，具有卫生专业技术特征的仪器设备、器械、耗材和医学信息系统等的总称)，及其他装备的完整资料，即设备全生命周期的完整资料。

3实例展示

为了使档案管理工作的重要性阐述的更清楚明白，我抽取4个科室，每个科室抽取5份档案资料进行统计，并结合我院实际情况，以2007年和2010年作为两个医学装备购进时间结点，因为2007年前后是档案资料收集全面与否的转折点。而2010年则是我们医院的档案管理工作正式开始的起点。具体统计如表1。

4讨论

4．1从表

1中可以看出以下几个问题，并就这些问题进行分析讨论(1)2007年之前购进的医学装备档案基本缺失，这部分设备管理维护困难，因为购进年代较久，却仍在使用，档案里没有厂家联系电话，也无法核实当时的供货商是谁，导致有些设备就此闲置或报废。(2)2007年后购进的医学装备的使用说明书基本齐全，但是由于没有专业化统一管理，一些资料，例如论证报告、批复文件等没有收集齐全，那么查此部分设备的购进渠道和购进原由时就无法查清，导致有些设备后期管理过程中出现问题，比如某台设备到报废年限时，最初是由哪个科室提出论证申请购买的，购进后有无调拨，目前存放地点在哪里等都不明确，进而无法进行正常的报废流程。(3)自2010年以来，通过学习卫生部下发的《医疗卫生机构医学装备管理办法》，其中依据第四章，第三十条至第三十二条，我们制定并逐步完善本院的医学装备档案管理制度，明确全院医学装备的档案管理的内容，之后批复文件、论证报告、技术协议和合同之类的原始资料基本保存完整。

4．2总结

通过这些年对档案管理工作的逐步细化、加深，我院的设备使用率大大提高，一台设备的使用人员由于退休或其它原因，离开本院，下一位使用人员通过调取该设备档案，查看说明书、咨询厂家等方式获得了该设备的使用方法和耗材成本等一系列信息，重新将此台设备利用起来，没有出现无人会用、机器闲置等现象，而是继续为患者治疗，为科室提高效益。而且后续的设备维修效果良好，经济效益分析准确，质量控制评估合理。可见，档案管理工作在医学装备管理的重点工作中占有一席之位。

5档案管理工作的重点内容

5．1根据医院的实际情况，编制档案管理制度，制定固定资产台账

在制度的约束下，收集设备资料，做好统计，放入档案盒存档。所有医学装备，要按照《医疗卫生机构医学装备管理办法》中规定的，依据《全国卫生行业医疗器械、仪器设备(商品、物资)分类与代码》对每台设备进行编码，建立全院固定资产总台帐。固定资产台账是动态的，实时更新的，档案管理工作也要随着台账的变化而变化。我院的固定资产总台账是每年年底更新一次，由专人建立，截止日期是每年的12月31日，分户台账则是发给全院各科室分级管理。台账的编制要与时俱进，越来越完善。图1和图2是我们医院2008年和2013年以后的两个固定资产台帐表的对比。从图1和图2可以看出，改良后的表较之前的表多了很多规范化的内容:(1)增加了医院资产代码。医院资产代码是根据《全国卫生行业医疗器械、仪器设备(商品、物资)分类与代码》查找编制的，符合《医疗卫生机构医学装备管理办法》中的相关规定。(2)能看出我院对固定资产管理基本形成了分级管理。保管科室是使用科室，管理科室是设备科，科室主任是科室第一负责人，每一台设备都有专门的设备管理责任人负责，最终由设备主管院长签字认可，做到了医院，医学装备管理部门，使用科室三级管理。(3)去掉了存放地点和金额，增加了备注栏。存放地点或其他需要备注的信息，如果需要填写，可以由使用科室增加到备注栏里，提高了表格的灵活性。去掉设备的原值，是为了让使用科室有问题直接联系医院设备管理部门，例如设备科，由专业管理人员告知目前此设备最准确的现状分析，比如折旧费、折旧年限和资产净值等，而不是武断地得出错误的结果。

5．2做好档案登记表

在一份设备档案里，档案登记表好比这份档案的脸面，它被设计得好，会让翻阅的人一目了然，目的明确的快速找到相关信息。在档案登记表的设计当中，需要注意以下几点:(1)档案登记表里的表单种类不能过多，内容不要重复，尽量在一张表上完成所有的基础信息，内容上要完整、紧凑。(2)其他资料，例如设备验收报告可以设备厂家出具的验收报告单为主，将客户联或复印件留存，一一按顺序插在档案登记表的后面。(3)相关人员签字的区域要划分清晰，分栏设计，并注明需要谁签字，否则容易混淆签错。如图3所示。

5．3编制档案目录

并按照档案目录，依次收集整理所有资料，例如论证报告、技术协议、投标文件、中标合同、安装验收单等。资料必须真实、可靠。在时间上要有可追溯性。第四，继续提高档案管理人员的素质水平，增强档案管理意识。档案管理人员在平时工作中要认真负责，懂得并遵循保密原则，并提高档案管理权限。经常参加类似档案管理、固定资产管理等的培训。

6结论

综上所述，档案管理工作是基础，是重点，要在实际工作中总结经验教训并有所改善。

6．1档案管理制度还需再完善，工作内容还需再细化

档案管理制度不是一经制定，永不改变的，而是随着工作成熟程度的加深在逐步完善，在其他制度的衬托和有效执行下，档案资料管理制度才有它的实际意义。所以，档案管理工作不仅是在医学装备安装验收完成之后进行，还要在设备未进入医院之前开展，比如将调研资料、论证会议纪要、各种签字留档的文件等都要保存妥当，除此之外，还有申请某些大型医疗设备的配置和一些投资金额较大的项目都会有批复文件，也要保存好。设备使用中期，维修资料，使用过程中的借调、改造、再培训等资料都要在日常工作中收集完整并存档。

6．2档案要分类存放

在用设备和报废设备的资料要分开存放，报废设备的资料要根据实际情况，经过院里讨论后，决定是继续保存还是废止;医院正常采购的固定资产档案和非正常渠道进入医院(例如租借、外单位调拨等)的医学装备档案要分开存放，便于后期管理。

6．3档案调取的制度和流程要更规范

档案调取要经过档案管理员确定后方可执行。如果要外借，需要在使用科室主任认可后，签署借条，限定归还时间后借取，并将借条存档并登记，确保档案安全、妥当的运用。

6．4定期对档案室的资料进行整理

档案管理员定期对档案室的资料进行检查，重复或者作废的资料要及时取出销毁，新入的资料要按时间顺序插入档案，有问题的资料要及时汇报上级主管领导，及时解决并记录，要时刻保持档案的真实性和新鲜性。

6．5继续提高档案管理人员的素质水平，增强档案管理意识

医院首先要明白档案管理工作的重要性，加大宣传力度，让档案管理人员参加各类培训，不断提升档案管理工作的能力，不断改进档案管理工作的方法，使档案管理工作更加规范。档案管理工作是一项常态化工作，时间久了，会产生疲乏感，要不时地在工作中加入创新理念，提高员工积极性，让档案管理工作持续、创新的进行下去。

参考文献:

［1］曹荣桂，赵自林．医院管理学———医学装备管理分册(第2版)［M］．北京:人民卫生出版社，2011:87～90．

［2］杨琼．医疗设备档案的建立与利用［J］．医疗设备，2017(05):61～62．

［3］杨朴．浅谈如何做好医院档案管理工作———建立档案管理系统［J］．饮食保健，2007，4(01):275

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中图分类号：G623文献标识码： A

1、前言

随着经济的发展，我国的机动车总量迅速增长，交通社会化、车辆私有化、管理法制化的趋势日益明显的今天，对于车辆的管理要求也越来越高，应用计算机网络技术对机动车和驾驶员进行管理是未来公安车辆档案管理工作发展的必然方向，所以对此研究具有非常重要的意义。本文以下内容将计算机网络系统在公安车辆管理业务中的应用进行分析和研究，以供参考。

2、公安车辆管理计算机网络系统设计

公安车辆管理计算机网络系统设计主要包含如下几个方面：第一，网络系统。网络系统分为广域网和局域网两部分，广域网可以采用中国联通公司提供的数字中继服务，物理连接线路均为光纤，其设备均采用光接入设备，为今后带宽的不断增加，提供技术保证。第二，服务器系统。数据库服务器系统采用分布式集群数据库服务器方式，设置两台中心数据库服务器，一台用于文字信息的集中存储，一台双机磁盘阵列存储系统用于图像信息的集中存储，对于分所来说，可以设置子数据库服务器，用于存储本地区的图像信息。数据的分布情况是，文字信息为集中存储，不设子数据库，这样可确保数据的实时一致性。由于采用客户机-服务器的工作方式，需要在网上传送的文字信息数据量很小，不会产生拥塞现象，图像信息由于数据量大，不宜采用实时网上传送的方式，而且图片数据的刷新频率均在一个月以上，为此采用集中存储、分布应用的方式，即各个分所的图片在夜间传送至中心数据库，中心数据库进行整理后将更新包发回各分所，这种存储、工作方式，可使图片的查找、打开速度小于1秒。第三，软件系统。服务器的系统软件可以采用UNIX操作系统和TRUECLUSTER系统软件，数据库软件采用ORACLE8i，并采用了并行数据库系统软件，这些系统软件均可以在市场上买到。第四，其他系统功能。首先是网络电话功能，利用覆盖各所的光纤路由，通过远程接入方式，组成虚拟交换网络电话通讯系统；其次是安全监控功能，利用互联网的光线路由，在各分所的业务大厅安装了摄像监控设备，可以以384K的速率在网上传送，该功能不仅可以实现对业务窗口的实时监督，而且加强了夜间的安全防范措施。

3、公安车管档案二级库管理系统主要技术应用

其主要应用体现在如下几个方面：第一，按照实际档案室与档案柜的分布与结构，在数据库中分别存储档案室、档案柜信息，并根据每个档案柜的行数、列数自动生成库容信息。第二，库容信息中包含全部档案柜单元格目前的属性及档案存储信息，如该单元格的行号、列号、是否可用、存储何种牌照类型的档案，该单元格的存储容量、已存储档案数量及该格最大档案编号等信息。第三，如果新建档案室或添加档案柜，需要重新生成库容信息，原来的库容信息不会覆盖，只会增加新的库容信息。第四，所有新生成的档案编号存储在档案编号管理表中，该表中包含机动车号牌信息，用来与机动车信息主表失联，可实现通过档案编号查询机动车档案信息。第五，机动车信息主表中同时存储档案编号，可实现通过机动车号牌信息或序号查询档案编号，获取档案存储信息。

4、公安车管档案应具备的功能

根据档案管理的一般要求，档案管理应具备如下几种功能：第一，权限管理。其是为不同部门或者具有不同分工的人员登陆到档案管理系统而设计的，它规定了不同分工人员对档案的操作权限。第二，档案的录入管理。录入时一个相当复杂的过程，包括扫描档案图像、文字录入档案关键字、图像数据的转换与压缩，数据的转存等过程。第三，档案的审核管理。在集中录入档案时，需要必要的审核管理，即对录入的档案逐个进行调阅，确认档案图像的有效性及正确性，然后将确认合格的档案在数据库中做标记。第四，档案的数据管理。管理包含了档案的修改、档案的注销等，做这些特殊工作的人员要配备相应的权限。第五，档案的数据存储。集中录入的档案数据经过系统处理后，先存放到一个用于录入管理的NT服务器中，等档案储存到一定量的时候，通过车管所局域网传输到服务器的磁盘阵列柜中，各分所档案录入数据存储到分所服务器中，备份存储时通过光盘刻录机转刻到CD-R只读光盘上，作为永久的保存，分所录入单元在扫描档案图像后，直接将图像存储在分所服务器数据库中。第六，档案的查询管理。档案影像系统最主要的功能是方便车务民警查询、核对档案，代替人工查档，并以此进一步来推动无纸化办公。

5、结尾

本文以上内容首先对公安车辆管理计算机网络系统设计进行了论述，随后介绍了公安车管档案二级库管理系统主要技术应用，并对公安车管档案应具备的功能进行了探讨，表达了观点和见解，但作为一名技术人员，深刻认识到计算机技术发展的迅速，在今后的工作中，必将紧跟技术发展潮流，为更加普及计算机技术的实际应用作出更大的贡献。

【参考文献】

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一、找准位置，有为有位

位置影响发展，发展凭借实力。近年来，县档案局从以下三个方面铸就发展实力。

（一）夯实阵地，搭舞台。阵地是事业发展的舞台，是干事创业的基础。为了彻底改变原平昌县档案馆破败落后的面貌，经过艰辛的努力，平昌新馆建设被纳入了全国中西部地区县级综合档案馆建设项目。项目总投资1068万元，建筑面积5176.03平方米。于2012年3月正式开工建设， 2013年7月全面建成投入使用，新馆配套完善、功能齐备，能满足今后50年内永久、长期档案进馆需求。通过“部门+乡镇”综合档案室建设对口帮扶措施，近年来，全县新增设综合档案室252个2190平方米，购置安装档案密集架5320立方米，新购置档案铁皮柜2260个，安装使用四川省电子文档管理系统270多套，配备档案专用计算机220台，新添置了空调、去湿机等降温除湿设备100多台套。筑牢了档案事业发展之基，为想干事者提供了平台，为干成事者搭建了舞台。

（二）提升素质，建队伍。干部队伍是事业发展的基石、加快发展的关键。为建设一支招之即来、来之能战、战之必胜的档案干部队伍。县档案局采取县内自训、外送培训、建点实训的工作方法，强力提升全县档案干部队伍素质。在2013年由县委组织部分三批次在县委党校对全县350名专兼职档案管理干部进行集中调训。此次培训涵盖全县所有立档单位，包括各中小学、卫生院。培训以提高实践操作技能为重点，以“双向评估”为手段，以授课答疑、动手操作为方式，着力增强培训效果；2012年选派11名优秀县级部门档案专兼职人员分别前往云南昆明、广西桂林参加国家档案局举办“机关档案信息化业务研讨会”学习培训；近三年来，先后13批次选送207名档案管理人员到成都、泸州等地参加由省档案局组织的档案业务专题培训；2014年，组织档案干部分两批到绵竹市档案局、重庆大学档案馆、重庆市档案局进行参观学习。对全县档案专兼职人员的管理、培训和考核实行人员变动报告、登记备案制度，建立专兼职档案工作人员基本信息数据库。通过强化培训、加强管理，使全县档案干部队伍素质得到全面提升，为全县档案事业科学发展、加快发展提供了坚强保障。

（三）走出深闺，让人识。“酒香也怕巷子深”，广泛深入的宣传报道既是让档案走出深闺、走进人们生活的重要途径，也是在广大公众中树立档案部门形象的重要手段。近年来平昌县档案局以日常宣传、专题宣传、典型宣传“三种”宣传方式相结合，利用电视、报纸、网络、杂志等不同形式的宣传载体，在“新”字上下功夫，走全面特色宣传之路，着力提升全社会档案法治意识。在2014年“6·9”国际档案日宣传活动中，举办了以“走进档案天地、见证平昌发展”为主题，以“辉煌的平昌、崛起的档案、档案法律法规、馆藏珍品档案”四大版块为主要内容的档案宣传展览活动，全面展示平昌经济社会发展状况和档案事业取得的显著成果，充分体现档案“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用。此次展览持续一周，近万名观众到现场参观，发送宣传手册近7000本。通过宣传引导，让档案以更亲民的方式走出深闺,让历史以更智慧的方式走向大众，切实增强了社会公众对档案工作的认知感、增强了对档案部门的认同感。

二、实现价值，有滋有味

服务中心是档案工作永恒的主题,也是体现档案工作价值所在。只有档案工作与全县经济社会科学发展的要求同频共振，与改善民生的步伐齐头并进，与促进和谐的目标合拍相应，才能展现全新魅力，体现档案工作的价值。

（一）紧贴新村建设，创示范。为更好地为全县新农村建设工作做好配套服务，2013年，平昌县开展了全国新农村建设档案工作示范县创建活动。采取“四个强化”完善创建体系（强化领导体系、强化宣传体系、强化考核体系、强化联动体系、）、“三个重点”做实创建工作（集中调查摸清家底、培育典型做示范、强化执法促提升）、“五化标准”提升创建水平（馆室建设标准化、档案管理规范化、档案利用信息化、管理机制制度化、管理队伍专职化）的工作方法，全力以赴抓创建。通过短短一年时间的创建，各单位综合档案室硬件建设从无到有，从有到优，焕然一新。档案业务建设实现跨越发展，档案走出了深闺，走进了农民的生产生活，让群众充分享受到了农村档案信息资源的好处和作用，减少了各种矛盾纠纷。2013年11月平昌县全国新农村建设档案工作示范县活动通过国家档案局、民政部、农业部联合组成的国家验收组验收合格，被国家验收组誉为“边远山区、革命老区、贫困地区”开展社会主义新农村建设档案工作的“平昌模式”。驷马镇、白衣镇等6个乡镇成功创建为全省新农村建设档案工作示范乡镇。

（二）紧贴项目建设，抓服务。为更好地服务于全县产业兴县工业强县战略。县档案局指派业务人员深入各项目业主和施工单位进行一对一、面对面业务指导和业务培训，认真履行监督、指导职责。会同县发改局制订出台《关于规范建设工程项目档案管理工作的通知》，对健全项目档案管理体制，规范项目档案收集、整理、移交提出明确规定和要求，进一步规范全县项目档案管理行为。截止目前，全省重点建设项目—牛角坑水库建设项目和双滩水电站建设项目档案工作通过了由省档案局组织的专家组验收合格。四川兆润摩托车制造有限公司年产40万辆摩托车、60万台发动机基础设施项目和四川同凯能源科技发展有限公司第一期建设项目档案已通过市档案局专项验收合格。

（三）紧贴资源建设，优结构。档案资源是开展档案工作为民服务的基础条件，接收到期档案进馆是丰富馆藏资源的重要途径。为切实做好2014年档案接收进馆工作，平昌县委、县政府联合印发了《关于做好超期档案移交进馆工作的通知》，明确移交单位、移交范围、移交时间以及移交档案的质量标准，县委目督办将超期档案移交进馆工作纳入县委、县政府重点交办事项进行考核，实行年终目标倒扣分制，对拒不按规定期限和标准进行移交的单位和个人由县监察局、县人社局、县档案局联合按照《档案管理违法违纪行为处分规定》进行问责处理。截止年底，已完成县委、县政府等92个单位61354卷（件）超期档案接收进馆工作，并将文件级目录录入《四川省电子文档管理系统》，录入率占100%。

（四）紧贴留守档案，创特色。给留守儿童（学生）、留守老人建档,不但能随时掌握了解留守儿童（学生）、留守老人的健康状况,也是优化医疗服务方式的一种延续,更是社会管理方式的一种创新，体现了档案工作者的社会责任担当。2014年县档案局通过前期调查了解，在岩口乡卫生院扎实开展留守学生（儿童）、留守老人建档试点工作，按照“一人一档”的工作方法，对全乡9个行政村、641 个留守学生（儿童）、656 个留守老人建立了个人留守档案。并对全乡村级卫生人员进行建档业务培训。使留守儿童离开父母、留守老人离开儿女不乏亲情，留守在家不乏关爱。

（五）紧贴利用编研，见实效。档案资源的利用和编研是保存档案的最终目的。2014年，县档案局在查档接待窗口积极开展了“听民声、知民情、帮民困、解民忧”实践活动，积极探索创新服务机制，进一步规范窗口服务行为。将以往“你来我查”的被动服务模式转变为主动的远程服务、跟踪服务。近三年来，县档案馆共接待查阅利用人员5700多人/次，利用档案资料近万卷（册）。并收集汇编了《众志成城抗洪魔，凝心聚力建家园—2011年平昌县抗洪抢险纪实》、《民生政策文件汇编（民政篇）》等7种档案编研资料。充分发挥了档案在维护群众合法权益、解决矛盾纠纷、维护社会稳定和促进经济发展等方面的积极作用。

三、赢得尊严，有声有色

奋斗改变命运，自强赢得尊严。档案部门作为一个社会上公认的弱势单位和部门，要由弱势变强势，依法治档，以法立威是必行之路。近年来平昌县档案局提出了“调思路实基础，下深水查问题，留影像锁证据，出重拳抓整改，联部门借力量”的档案行政执法检查工作思路，维护了档案法律法规的尊严，开创了全县档案工作新局面，推动了全县档案事业健康快速发展。

（一）树立“三种”意识，更新工作思路。近年来，县档案局明确提出了要全面树立“法治工作全局化，全局工作法治化”的档案法制建设理念。明确要求，要树立超越意识、担当意识和创新意识，要用发展的思维看待档案法制建设，用有效的方法解决档案事业前进中的矛盾和问题，以档案法制建设立威树形象。

篇10

1.1、现金科目设两个子目---货款户和费用户，具体核算见第二章。

1.2、出纳应保证库存现金的日清日结，月末应编制银行存款余额调整表，以保证银行日记账账实相符。货款现金必须送存银行，不准坐支。

1.3、库存现金定额核定为5000元，如有多余费用现金应该及时送存银行，保证现金安全。

1.4、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘，每月至少监盘三次，编制“库存现金盘点表”；审核出纳编制的“银行余额调整表”，对未达事项进行落实。

2、银行存款管理

2.1、销售分公司资金实行收支两条线的原则。各销售分公司必须开设收支两个银行账户，即货款户和费用户；账户资料交股份公司财务部备案。货款账户只收不支，所有货款回笼到该账户；费用账户用于销售分公司的各项费用、税金等支出结算。

2.2、新开账户。销售分公司不得随意开设银行账户，若因业务需要而必须开设新的银行账户，需报告股份公司财务部同意。银行账户要及时进行清理，对于用途不大的银行账户要及时消户，并报股份公司财务部备案。

2.3、回款。对于销售回款要及时汇入总部银行账户，销售分公司的货款账户余额达到2万元时，或货款停留达一周以上，必须即时汇入股份公司总部指定账户，每月25号前必须把所有货款账户的余额汇入总部账户。

2.4、费用账户。销售分公司的费用开支等所需资金由股份公司财务部根据月度预算下拨至各分公司的支出账户，具体办法详见《费用管理制度》。

2.5、支票管理。凡不能用现金收付款的各项业务，一律应通过银行转帐进行结算。

（1）公司支票的购买由出纳员负责，并填写支票备查簿，支票备查簿由销售公司财务经理保管。

（2）空白支票由出纳员负责保管，签发支票所需的财务章由财务经理保管，人名章由出纳保管。

（3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用，公司与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来，一律使用转帐支票。

（4）各部门或个人因工作需要领用支票时，应填制规定的借款单，由部门经理和财务部门经理审核签字，并报分公司总经理批准后，由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起，十日内到财务部办理报销手续，其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票，如有丢失应立即通知财务部门并对造成的后果承担责任。

（5）出纳员不得签发不确定的日期的支票，不得签发任何种类的空白支票，当付款金额无法确定时，可签发限额转帐支票，并写明用途和收款单位。

（6）财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章，签发支票时必须按编号序顺使用，对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管。

（7）应及时登记支票登记簿，与银行及时核对存款余额。

3、银行承兑汇票的管理规定

3.1分公司收取银行承兑汇票必须经股份公司财务部（书面报告）才能收取，严禁收取省辖的银行承兑汇票及注有“不得转让”字样的银行承兑汇票。

3.2银行承兑汇票的票面要素必须齐全：日期大写；金额大、小写要一至；并必须有银行的“汇票专用章”的钢印或红印（目前只有农行为钢印，其他银行均为红印）。银行承兑汇票下面左边“承兑申请人盖章”处必须由承兑汇票申请单位（即出票单位）盖上预留银行印签，出票人的全称与出票人签章的财务专用章必须完全一致，一字不漏，收款人的全称、账号、开户行必须核对无误。

3.3银行承汇票的出票人必须具备下列条件：A、在承兑银行开立存款账户的法人以及其他组织；B、与承兑银行具有真实的委托付款关系；C、资信状况良好，具有支付汇票金额的可靠资金来源。

3.4银行承兑汇票期限最长不得超过六个月，即其出票日期与到期日不得超过六个月（含六个月，但不能多出一天）。转账背书回股份公司的银行承兑汇票，必须取得连续背书，第一背书人必须同票面收款人全称完全一致，一字不漏；第二背书人同第一背书人相同，依次前后衔接，最后一次背书转让的被背书人是票据的最后持票人。

3.5信用社无开具银行承兑汇票的资格，因此信用社出具的银行承兑汇票为无效银行承兑汇票。各分公司收取的银行承兑汇票必须在当地向开票银行查询确认其为有效的银行承兑汇票，并确信开票银行到期有能力付款（支行级的银行），才能发货。

3.6分公司收取的银行承兑汇票除了通过分公司开户行向开票银行查询外，还必须带银行承兑汇票到分公司开户行找银行票据的专业人士辨别银行承兑汇票的真实性及有效性。如收到的银行承兑汇票是同城银行开出的，要求财务经理亲自到出票行落实该票据的真实性和有效性。

3.7分公司收取的银行承兑汇票以分公司为收款人（或被背书人），且必须在收取银行承兑汇票的二个工作日内将所收取的银行承兑汇票背书寄回股份公司财务审计部。在背书栏盖分公司银行印鉴章的同时，必须注明被背书人的全称，以免银行承兑汇票遗失给总公司造成损失，如在背书栏内盖章，而没有注明被背书人的全称，如果该银行承兑汇票遗失，任何单位或个人即可将该银行承兑汇票送往银行解付或贴现。

4、借支制度。公司人员借支应该根据需要核定额度，填写借支单，由财务经理和销售分公司经理审批。上一笔借支未清账，不得再次借支。公司员工出差借时需附经审批后的《出差申报单》。

5、关于严禁非授权人员向经销商（客户）收（借）取“钱、物”的规定

为防范风险，防止经济纠纷，现就关于禁止分公司员工到经销商（客户）处借款、借货事宜规定如下：

1、股份公司严厉禁止销售分公司任何人员到公司的任何经销商（客户）处借款、借货；禁止业务人员为任何经销商（客户）带款、带货。

2、销售分公司财务经理要负责给与分公司有往来关系的每一个经销商法人发一份书面函件（一式二份并盖公司财务章，由分公司总经理签发，经销商法人签章确认后，分公司财务部回收一份存档备查，经销商自留一份），明确股份公司严禁业务员到经销商（客户）处借款、借货及其他任何经手钱、物的事情。

二、往来账管理制度

1、应收账款的管理

为了进一步规范销售，减少经营风险，保证公司的财产安全，最大限度在减少呆账、坏账，对销售分公司应收账款的管理作出如下的规定：

1.1公司的产品销售规定是：“现款现货、款到发货”的原则，所以原则上销售分公司月末不允许有应收货款余额。

1.2各销售分公司原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先向股份公司财务部提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等）并有分公司总经理、财务经理签署意见，报告经股份公司财务部、销售总监、总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，分公司必须及时书面报告股份公司财务部并采取措施，并指定专人负责解决。

1.3有应收账款的分公司财务经理每月应编报“应收账款账龄分析明细表”对分公司的对外应收账款作详细的分析，不得只报余额不作账龄分析。每月末都必须与经销商对账，并获得经销假商签字、盖章的确认书。

1.4销售分公司不得以“应收账款”来调节销售额，任何虚增虚减“应收账款”发生额、人为提高或降低销售业绩的做法，均属做假账的违规行为，一经查出将按违反财经纪律从严处理分公司总经理和财务经理，分公司必须要加强对应收账款的管理，坚决杜绝呆、坏账的发生，特别是分公司财务经理，绝不能做假账，否则，股份公司将追究当事人的经济责任，直至免职。

2、内部往来管理

内部往来科目核算分公司与股份公司货款、费用等经济业务往来的结算，各销售分公司之间不能有任何往来挂账。

2.1、本科目按单位设置明细科目:

2.1.1当收到大连分公司开具的税票时,按税票上的价款借记“库存商品”，按税票上的税额借记“应交税金--应交增值税（进项税额）”，按税票总额贷记“内部往来”。当分公司把货款划回股份公司总部时，借记“内部往来”，贷记“银行存款—货款户”。

2.1.2股份公司拨付给各销售分公司费用时，分公司借记“银行存款—费用户”，贷记本科目。

2.2、为了保证股份公司与大连分公司、各销售分公司的往来账项清楚准确，有据可查，所有往来账项均需使用有编号的一式三联的《转账通知单》，《转账通知单》由经济业务发生的单位填写，并送交双方同时入账。内部往来业务必须每月核对，根据总公司的对账单编制一式两份的《内部往来调节表》，双方各执一份存档备查，调节项目只允许是时间差的调节，并要及时查明原因给予调整。

三、固定资产及低值易耗品管理制度

1、会计政策：固定资产的入账原则及折旧政策详见会计政策部分；低值易耗品的会计政策详见会计政策部分。

2、管理部门：销售分公司的固定资产由分公司财务部统一管理。固定资产取得后，即由财务部门依其类别及会计科目予以分类编号并贴粘标签；低值易耗品由仓库保管。

3、移交：对于固定资产应按所列使用部门详细列清册办理移交。低值易耗品的领用按照库存商品出库程序审批后领用。

5、盘点：销售分公司固定资产应由财务部门会同使用部门每年盘点一次。另外应该于每季度就固定资产的项目中根据登记卡册，每一类别至少抽点十项，盘点后应填造“盘点表“一式三份注明盈亏原因，一份自存，一份报分公司总经理，一份送股份公司总部财务部门。财务部门对于盘盈或盘亏除应专门说明原因报股份公司总部财务部，根据盘盈盘亏原因做出相应处理。

6、购置审批程序及相关手续：销售分公司无权购置任何固定资产，若需购置，必须向股份公司财务部在月度预算中列出预算，并专项报告，经股份公司总经理和相关权力部门批准后购置。低值易耗品在月度预算中申请，在物料消耗中列支。

7、保险：根据固定资产的使用要求办理财产保险。

8、费用承担：固定资产折旧及其他使用费由分公司承担。

四、发票管理制度

为加强各销售公司购、销货发票的管理，制订本制度。

1、对外销售开具发票的规定

1.1、各销售分公司根据税法等有关规定，由分公司财务经理或会计专人办理发票的领购、开具和保管业务。

1.2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写错别字，不得写单位简称；客户为自然人的，要如实填写姓名。

1.3、已开具的发票，须有经办人按发票全部联次一次性签字，经办人是客户的，还需注明客户的身份证号码，然后由业务员签字确认，或附该客户的单位介绍信，随同发票记账联交财务部门办理入账或归档管理。

1.4、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章，该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。

1.5、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。

1.6、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。

1.7、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。

2、对外开具增值税发票的规定

对外开具增值税发票除严格按照以上规定执行外，还要遵守以下规定：

2.1、增值税专用发票的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司，对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具增值税专用发票。

2.2、需要开具增值税专用发票的单位，须提供该单位的税务登记证副本复印件，并在复印件上加盖单位公章，同时提供在税务机关备案的单位电话号码，开户银行名称和银行账号。

2.3、公司具体经办业务员依据财务开具的收款收据，或对方的收货单据，或收回的普通发票等，按税务登记证上的单位名称，编制开票申请单（开票申请单附后），要做到字迹清楚，项目齐全，计算准确；由对方的具体经办人员来办的，应由来人签字并填写其身份证号码，公司业务人员签字确认后，送公司经理审批，然后由财务经理审批，审核无误后的开票申请单才能开票，开票申请单和发票记账联一同作为记账凭证附件。

2.4、开出的增值税专用发票一定要具体经办人员全部联次一次性签字，不得遗漏。

2.5、开票申请单要附增值税专用发票记账联入账。

2.6、对于增值税发票上的记载事项有变动的，客户要及时提供变更证明，以利业务结算；变更证明要即及时作附件入账或归档管理。

2.7、退货发票的处理：对于批准的退货，将已开具给客户的兰字销售发票联及抵扣联（购货方未作账务处理或原未交给客户的发票联及抵扣联）或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》（购货方已作账务处理），粘附在红字发票存根联后，作为开具红字发票的依据，并按照退回单据开具相应的红字发票（附红字记账联外，其他联次均不得撕下），编制通用记账凭证，并在红字发票存根联注明原兰字发票及红字发票的记账联存放地点。

3、接受发票的管理规定

3.1、接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行审核。

3.2、接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。

3.3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。

3.4、对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续；

3.5、接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。

3.6、业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。

3.7、运输行业专用发票。列支装卸运输费必须取得“运输行业专用发票”，“运输行业专用发票”是指铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票，以及从事货物运输的各类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票。货物业的发票和定额发票不予抵扣。合规的运输发票，按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额（或根据税务局要求进行调整），随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额。

3.8、无法按规定取得合法发票的，应向当地税务局要求代开发票，并征询当地税局抵扣应当具备的条件，全项详细填写。

4、违反公司发票管理规定的处罚

对于已开具的发票未按规定程序操作的，将对经销公司有关直接责任人处以100-200元的罚款；违反规定触犯刑法的，后果自负；违反规定接受或开具发票造成公司少抵或多缴税款的，或者因接受或开具发票造成往来结算损失的，直接责任人要负赔偿责任。五、存货管理制度

1、分公司要货申请

1.1分公司的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则，尽可能降低库存风险。

1.2分公司在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。

1.3根据上述要求，分公司计划员要填好《要货申请表》，《要货申请表》经分公司财务经理审核、分公司总经理审批，并通过传真给大连分公司销售部，经销售部和财务部审核无误后，办理发货程序。

2、存货入库流程。首先由申请人填写入库申请单，入库单至少有下列内容：

产品品种货位号数量（）单价金额（元）备注

申请人持填写好的入库单，填写好由检验员（或库管员）检验后签字，并由库管员核实入库数量登记。入库单至少一式四份，第一联、存根，第二联、库房留存，第三联、财务核算，第四联、申请人留存。入库时要求严把质量关，做好各项记录，以备查用。财务部门根据入库单财务核算联和其他相关单据入账。

3、存货出库流程。存货出库的方式主要有3种：客户自提、委托发货和公司送货。第一种：客户自提。是客户自己派人或派车来公司的库房来提货；第二种：委托发货；第三种：公司派自己的货车，给客户送货。无论采用哪种出货的方式，都要填写出库单。出库单（或销售单）至少有下列内容：发货单位、发货时间、出库品种、出库数量、金额、出库方式选择、结算方式、提货人签字、成品库主管签字。如下表：

发货单位：出库日期

产品品种产品数量金额备注

出库方式选择1、客户自提2、委托发货3、公司送货

运费结算方式1、公司代垫运费2、货到付款

出库单（或销售单）也是一式四份：第一联，存根；第二联，成品库留存；第三联，财务核算；第四联，提单，提货人留存。提货的车到达仓库后，出示出库单据在库房人员协调下，按指定的货位、品种、数量搬运货物装到车上。保管人员做好出库质量管理，严防破损，做好数量记录，核实品种、数量和提单。

4、存货盘点。分公司财务部每月底要协同库管员对库存商品进行一次盘点，对于盘盈、盘亏、毁损等要查明原因，上报股份公司财务部进行相应处理。

六、销售分公司财务人员管理制度

1、下属各销售分公司的财务人员在人事关系上属于股份公司总部，任何部门无权聘用和解聘财务人员。下属各销售分公司财务负责人由股份公司总部财务审计部经理提名，报股份公司总经理批准后聘任或解聘。

2、下属各销售分公司核定财务人员的工资福利等相关待遇由股份公司总部财务审计部统一管理和发放；财务人员为销售分公司办公或出差等而发生的费用由各销售分公司承担；财务人员的培训及其他相关费用由股份公司总部承担。

3、下属各销售分公司的财务人员必须严格执行股份公司的各项财务管理制度，在业务上接受股份公司总部财务审计部的指导；总部财务审计部对其财务活动进行定期审计和不定期专项核查，对于违反财务制度和财经纪律的，公司总部将对其作出相应处理，对于违返国家法律的，将移送司法机关处理。

4、下属各销售分公司的财务人员必须协助所在公司领导搞好经营管理，及时提供真实、有效的财务信息，积极为分公司领导的经营决策出谋划策。

5、下属各销售分公司财务负责人定期向总部财务审计部述职，在日常财务管理工作中要不断创新，提高公司财务管理水平，鼓励多提合理化建议。

6、股份公司总部将定期对财务人员进行考核，以此作为年终奖金和工资标准的考评依据。

七、岗位职责

分公司财务岗位责任制是一种管理制度，现关于分公司每个财务工作人员的职责、任务、权限、完成任务的标准作出明确的规定，根据分公司财务人员履行岗位职责的优劣作为对财务人员的晋升、奖惩依据。

1、分公司财务经理的岗位职责

1.1在股份公司财务部的领导下,严格遵守财经纪律与股份公司的各项规章制度,要随时检查各项制度在分公司的执行情况,发现违反财经纪律的行为给予制止,并及时书面报告股份公司财务部.

1.2审核分公司的会计原始凭证是否符合会计工作规范的要求,是否符合国家的税务、会计法规及股份公司的有关规定，对不合理、不合法、不合规的原始凭证拒绝受理，并且退回经办人，坚持“收支两条线”的原则。

1.3审核上报股份公司的财务资料,确保上报资料的真实性、规范性和准确性。编制分公司经营费用的预算，并就经营费用预算的执行差异进行分析，然后报分公司总经理及股份公司财务部。

1.4复核记账凭证、登记总账、核对明细账、编制会计报表、编写财务分析报告，按股份公司的要求审核分公司的会计报表，并在限期内寄回股份公司财务部。

1.5严格审核分公司物料收发凭证，坚持“现款现货、款到发货”的原则，对分公司的实物（包括库存商品、物料、固定资产等）与货币资金进行定期或不定期的盘点，并核对账实是否相符。

1.6在坚持股份公司的各项规章制度的前提下，积极地配合销售分公司总理推动分公司销售业务的提升，做好分公司总经理的参谋。

1.7做好分公司的物流、资金流的安全保障措施，确保分布在分公司内、外的财产安全与完整。

1.8妥善保管、归档会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，协调好与当地税务部门的关系。

1.9按股份公司的规定管好、用好分公司的印章，并做好分公司签订的所有合同的审核、备案工作。

1.10协调好分公司的财务岗位工作，并组织好分公司财务每月的工作小结会,总结分公司财务工作中存在的问题和不足，并书面上报股份公司财务部。根据财务内控制度，安排好分公司节假、双休日财务人员的值班，坚持服务与监督并重的原则。

1.11按时完成股份公司财务部交付的其他临时性工作，同时以身作则组织与带好分公司财务队伍，将分公司财务工作做好。

2、分公司会计的岗位职责

2.1按照国家会计法规制度和股份公司的有关规章制度，编制记账凭证、登记会计明细账（不包括现金日记账与银行日记账）和结账、对账，做到账务处理手续完备、数字准确、账目清楚，对不合法的原始凭证应拒绝编制记账凭证并及时报告分公司财务经理。

2.2登记好有关备查账簿；定期和不定期对账，使账账、账实相符。

2.3与库管员共同验收分公司物料入库，并填制入库凭证。

2.4根据有关资料编制会计报表的附表。

2.5月初装订分公司上月的记账凭证、物料收发凭证并归档（财务资料归档管理）。

2.6负责税务申报及税控系统的维护。

2.7按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。

3、分公司出纳的岗位职责

3.1严格、认真执行国务院关于现金管理的制度。

3.2严格执行库存现金的限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支货款，不能白条抵押现金，坚持货款现金与费用现金分管的原则。必须是坚持“收支两条线”的原则。

3.3严格执行支票管理制度，使用支票必须经分公司总经理、财务经理两人签同意后方可开出。出纳员办理每一笔收付款业务的依据，必须根据会计（财务经理）编制的，并经审核无误的凭证。

3.4建立、建全现金、银行存款的各种账目，出纳员每办理一笔收付款业务前，必须坚持复核每一笔收付款凭证所反映的经济内容和金额，对不完整、不合法的凭证应拒绝付款，并及时向分公司财务经理或股份公司财务审计部反映。

3.5月末分公司银行存款余额与银行对账单核对，要及时编制“银行存款余额调节表”，使账面余额与银行对账单上的余额相符。对未达账款要及时查询，并督促有关人员及时处理。

3.6为了确保安全，分公司向银行提取或存入现金时，应由分公司财务经理配备人员同行，采取相应的安全措施，同时保险柜密码严格保密，钥匙要妥善保管不得丢失，不得交给他人。

3.7不得将出纳工作随意交代他人代管，如确有原因离岗时，必须由分公司财务经理指派他人代管，而且交接手续双方必须清楚。

3.8出纳员使用的各种印章，如支票印鉴、“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”等都要妥善保管。为了分清责任，支票印鉴必须坚持分管的原则。任何时侯都不能一个人保管和使用支票的所有印鉴。

3.9加强有价证券的管理，有价证券必须存放在保险柜中并设立备查账，保护有价证券安全、完整不受损（要转回股份公司的必须及时办理手续转回）。

3.10出纳人员不能兼任会计稽核、会计档案保管、收入费用、债权债务的账簿登记工作。

3.11按时完成分公司财务经理交付的其他临时性工作。

注：销售分公司未设会计岗位的，由财务经理兼任会计工作岗位。

八、会计档案管理制度

1、为加强会计档案管理，特制定本管理办法。

2、本公司的会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务管理制度以及与经营管理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。

3、会计档案的保存。

财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，整理装订后按顺序立卷登记。

会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见本制度第七条。

会计档案应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，股份公司财务部批准，并报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由股份公司财务审计部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

4、会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复印时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

5、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

6、本办法适用于公司总部、分公司、下属全资及控股公司。

7、会计档案保管期限

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

(一)会计凭证类:

(1)、原始凭证、记帐凭证汇总凭证15年

(2)、银行存款余额调节表和银行对账单5年

(二)会计帐簿类：

(1)、日记帐15年

其中：现金和银行存款日记帐25年

(2)、明细帐、总帐、辅助帐15年

(3)、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年

(三)会计报表类：

(1)、主要财务指标报表（包括文字分析）3年

(2)、月、季度会计报表（包括文字分析）5年

(3)、年度会计报表（包括文字分析）永久

(四)其他类：

(1)、会计档案保管清册及销毁清册永久

(2)、财务成本计划3年

(3)、主要财务会计文件、合同、协议永久