时间:2023-03-13 11:25:09
导言:作为写作爱好者,不可错过为您精心挑选的10篇高校财务信息化,它们将为您的写作提供全新的视角,我们衷心期待您的阅读,并希望这些内容能为您提供灵感和参考。
随着财政教育经费投入进入 4%时代,高校的教育经费渐渐充足,对财务信息的质量要求和快捷程度都有了更高的标准,对高校的财务管理提出了新的挑战。现在的财务管理方式很难从根本上解决高校财务管理面临的新问题。在此情况下,借助日新月异的信息技术手段,提高财务工作效率,实现财务管理的高度信息化,成为提升高校财务管理工作的必由之路。
将高校的财务工作与现代信息技术相结合,建立高度集成的财务信息系统,提供及时有效的财务信息数据,满足广大师生员工和社会公众对高校财务信息的需求。高校财务管理摆脱被动的“核算型”财务,转变成为能够为决策提供动态支持的“管理型”财务,实现了高校财务管理水平的飞跃。
一、高校财务管理中面临的主要问题
(一)财务信息输出单向化,不能与学校其他部门的信息进行有效融合,未能形成合力。
高校财务通过建立局域网,在部门内部进行数据共享,也渐渐开始对外提供实时的财务信息,例如学生可以随时访问财务处网页进行学费缴纳情况的查询,各个院系可通过政务系统查询到院系的账务情况,教职员工也可查询到工资和扣税信息,但这些信息的传递是单向,即通过访问财务网站提取相关财务信息,并没有与学校其他部门的信息进行无缝对接。
学校各个部门的信息大都只在内部进行共享,对外进行单向输出,在部门间的交流却不太顺畅,存在诸多壁垒,财务处不能够进入教务系统了解学生的教务信息,也不能够进入学工系统进行数据采集,在学校层面上没有形成一个能够跨越部门限制的融合了财务处、教务处、学生处等部门以及各个院系的大型数据信息平台,不能够有效地进行资源共享,未能形成合力。
(二)财务管理流程与财务业务流程存在脱节现象,财务管理流程中各个环节缺乏财务的有效介入,使高校财务管理陷入被动的“核算财务”境地。
高校财务管理流程是以劳动分工为基础,各个部门各司其职,以某高校的财务管理流程为例,如图1:
从图1可知,财务管理流程各个环节其实均需要财务信息进行有效的支持,但是业务流程与管理流程中存在时间和空间的脱节,比如大额的业务经费的使用往往需要经过项目负责人、分管校领导和财务处负责人的层层审核;大额仪器设备购置更是需要经项目负责人、设备处负责人、分管校领导和财务处负责人的四重签字审核。实际上,高校各级领导大都兼顾教学和科研的工作,签字实行领导“一支笔”制度,办事人员往往需要花费大量的时间和精力才能将所需进行的审核完成,但到了财务部门,往往因为某项审核的缺位或者不够规范,需要重新进行审核,造成财务只能在管理环节的最后环节进行审核管理,陷于被动。办事人员亦认为财务部门“事难办”,服务质量不高。
(三)高校财务的档案管理电子化程度偏低,主要是纸质介质和部分电子介质储存管理,无法适应现代财务管理的要求。
伴随着高校社会化进程,负责拨款的政府部门及提供资金的社会团体或个人都需要对资金的使用情况进行监督审查。教育部、教育厅对科研课题、专项经费的使用监督、财政厅对专项经费使用情况的审计,物价局对收费管理的监督控制以及横向课题的委托审计等都需要高校财务提供资金的使用情况和真实可靠的会计原始凭证。但是由于档案管理电子化程度偏低,往往需要财务人员花费大量的时间和精力在学校财务档案室寻找会计原始凭证,造成工作效率不高。
二、提出解Q措施,提升高校财务信息化水平
(一)建立一个立体的网络信息平台,将财务处、设备处、人事处等职能部门的信息进行有效的融合,避免重复劳动,提高工作效率,进一步提高学校的财务管理水平。
改变以往因为劳动分工造成的财务流程的片断化,将服务对象放置在中心,一切活动均围绕着服务对象,形成立体服务体系。将学生缴费信息和贷款信息纳入教务处的教务管理系统,学生处的学工管理系统融入学生勤工俭学信息以及奖助学金的发放情况,财务处的工资发放系统融入人力资源管理系统的相关信息,经费预算管理融入设备管理系统提供的数据等等,各个职能部门之间的交叉融合,一切以服务对象的方便快捷为指导,创造一个高效的管理平台。
(二)推行电子业务审批系统,实现高校财务的无现金化,将财务工作的控制点前移,充分渗入财务管理流程的各个环节,积极向管理型财务迈进。
电子业务审批系统彻底改变原有的报销、审批模式,弱化财务管理流程中时间与空间的脱节,业务申请的电子化,各级领导审批的电子化,财务审核的电子化都将通过电子业务审批单进行快速地流转,极大地缩短了审批所需的时间,克服空间脱节造成的不便,节约了审批所耗费的精力,同时将财务工作的控制点前置,促进高校财务的主动服务意识的提升,积极发挥参谋管理的作用。最后通过财务的无现金化报销系统形成一套完整的、高效的财务报销体系,极大提升高校财务管理的水平。
(三)建立会计原始凭证档案的电子数据库,进行分类管理,提高财务档案管理的电子化水平。
随着电子信息技术的飞速发展,将会计原始凭证以照片形式进行储存,不仅可以在日后各类审计过程中,迅速高效地提供相关资料,还可以为相关部门制定政策时提供依据。
三、结束语
高校财务信息化促使高校的信息资源在各个部门之间进行共享,避免了无效的重复劳动,节约资源,提高效率,同时促进高校财务管理水平的提高,财务的管理职能得到进一步的发挥,促进高校管理整体水平的提高。
参考文献:
[1]朱宇坤.信息化:提升高校财务管理水平的快车道[J].会计之友,2014(5):123-124.
[2]魏春红.高校精细化财务管理及实现途径[J].会计之友,2014(2):116-118.
[3]黄宏宇.高校财务信息化的主要问题及对策探析[J].现代企业教育,2013(10):70-71.
财务信息化管理对高校财务内部控制系统的运行效率有着直接影响,目前,高校逐步加大财务信息化建设力度,纷纷利用计算机技术、网络信息技术、数据库技术等相关技术建立有效的财务信息平台,实行系统化的财务管理模式,同时主要从高校内部控制系统中的控制环境、财务风险、信息沟通等方面加强控制,从而有效地提高高校财务内部控制系统的运行效率。本文则是希望通过分析财务信息化管理对高校内部控制产生的影响,以此让相关管理人员重视此类问题。
一、高校财务信息化管理与内部控制
财务信息化管理主要是以现代计算机和网络通讯技术等手段对财务进行管理和控制,随着目前我国高校规模扩大、生源与日俱增,如今各大高校的资金来源和支出项目越来越广泛,比起普通企业,高校内的资金来源有财政拨款、社会捐赠、学杂费收缴等,使得高校的财务内部控制难度大大增加。各大高校想要健康发展,必须要有合理的控制资金收支情况,才能保证高校事业单位的办学有价值及利润。财务信息化管理是借助现代信息技术与现代管理方式相结合,使高校财务信息准确,从而实现高校财务内部控制,保证高校的财务资产安全,而为了提高财务业绩、降低财务风险,我们必须保证财务信息化管理的策略能有效实行。
二、高校财务内部控制存在的问题
(一)财务预算管理方式不科学
高校进行财务内部控制管理其中一个重要的环节是预算管理,为了防止经费分配不合理,我们会对高校各项收入和支出情况进行合理的预算分配,财务部门则需要按预算规定严格执行。但由于目前大部分高校的管理理念还未转变,财务预算的编制方法仍比较老旧,不考虑学校实际发展情况和人员经费问题,编制的实际使用资金时还要不断调整预算,既浪费时间又浪费资源,反而增加了预算管理难度。其次是还有些高校对预算环节不够重视,甚至未设立专门的预算管理部门,常常导致预算管理不全面,难以对各项收支情况精细化,预算管理效率不高,以至于高校财务内部控制没有效率。
(二)无法全面管理
由于高校中的财务收费除了学费、住宿费等事业费用外,有的二级管理部门也会收取服务费、经营费等,财务部门则无法及时、深入地管理这些收入环节。另一方面,学校采取的是分级管理的方法收缴学生的相关费用,[1]这样虽然学生缴费方便,但由于有些费用是由相关业务部门收取,财务部门无法及时跟踪监督,对收费来源不明确,有些业务人员职业素质不高缺乏诚信,利用岗位之便大肆乱收取或虚报费用,而财务部门却无法及时审查核算,严重影响了学校的声誉和教育事业的发展。
(三)现金管理存在风险
由于现金在高校中是比较常用的交易货币,但高校对现金的管理却无法面面俱到,内部控制薄弱,相关人员没有受到合理的监督和约束,[2]导致许多贪污、挪用、坐收坐支、假币等问题时常出现,有时由于管理人员失误导致账目出错,明细账分类与实物总账不符等。由于近几年高校的现金流动性增大,此等风险问题也不断地出现。
(四)部门间的信息传递慢,缺乏共享机制
目前高校为了提高工作效率,各个管理部门逐步建立了自己的信息管理系统,但这些部门之间缺乏信息的交流与共享,都是各自为阵,当财务部门收集相关数据资料时,需要经过各个不同的管理部门,程序繁杂,传递信息的效率大大降低,有时因为部门之间的数据没有互相核对,财务部门无法判断相关数据是否准确,这非常不利于财务信息的管理。
(五)缺乏合理的监督手段
由于高校间涉及到的资产问题都是分级层层管理,相关人员间没有设定相互制约的处理程序,也没有相应的监督管理部门,而固定资产的流动却大多都是在各部门、学院的下级管理人员与教师、学生之间,上级管理人员和财务、资产管理部门都难以审查,常常出现的情况,资产管理不可靠,无形中导致了学校资产的流失。
三、财务信息化管理对高校财务内部控制的影响
(一)优化财务内部控制环境
控制环境是指对建立或实施各项政策可能受到影响的各种因素,由于传统的管理方式复杂且效率较低,而财务信息化管理是改变财务各个内部控制的组织结构,能够有效地达到控制效果,信息化管理使财务组织的结构能够集中并且互相协调配合,及时反映出执行者对上级下达命令的态度、行动能力,[3]能加快决策者与执行者之间的沟通速度,使决策者与执行者之间关系和谐,人员之间平等互动,创造良好的人文环境,也能调动下级管理人员的积极性,使财务管理相关人员形成团队精神。同时一些高校的财务岗位会有人情关系,一些员工缺乏足够的业务水平和能力,对此情况,必须加以重视并严格考核员工的技术水平,保证每一个员工都能“在其位,谋其政”,让内部控制的效率大大提高。而财务信息化管理不仅简化了组织结构还加强了控制力度,应用信息技术使内部控制力度大大增强,上级管理者对各个岗位的工作情况都能有效且迅速知晓,有利于凝聚岗位人员的向心力,加强内部控制。
(二)优化财务内部监督机制
财务信息化管理能够加强内部监督,以人工监督及电子信息技术监督相结合,确保内部控制制度被有效执行且效果显著。传统的管理方式人们都是依赖系统数据记录,一旦数据发生差错或数据遗漏,上级管理者很难发现这方面的错误。财务信息化管理则是结合多方面管理控制,不仅全面监督相关人员的工作能力,减少情况,也能及时发现漏洞和隐患并对其进行修正,有效地加强了内部控制效率,也让各个部门间管理严格且有根据,做到有功必奖,有错必罚。
(三)优化财务信息、数据的沟通
由于高校财务的收支情况与各个机构都是密不可分的,因此,对于信息、数据沟通的及时性和有效性就有很高的要求,财务信息化管理则能全面地结合管理信息数据,对于各种财务相关信息能够及时有效地报备上级并且录入财务系统处理。同时财务信息化管理也提供了下级与上级、各个部门之间的沟通渠道,实行信息、数据资料共享,不仅能及时了解内部信息的交流,也能实时关注到外部信息、数据的情况,使相关人员及时了解信息并作出正确决策,对于管理者传达下级的任务或规章制度也能迅速得到执行,而内部人员有违法乱纪的情况也能及时了解并加以控制。
(四)减少财务风险
财务信息化管理的运用能够对财务相关的数据信息及时查询,对于高校财务的各项收费情况,财务支出情况能有效得到管理,从而更有效地从内部控制减少错账、乱收费、公款挪用等情况。另一方面,许多高校管理层并没有财务风险意识,对于各项财务风险难以及时识别,当面临一些国家政策变化、生源不足、收支不平衡、负债过度等导致的财务风险时难以处理,而只有增强管理层的风险意识,才能在风险来临时做出相应的对策,合理使用高校教育事业单位的资金。而为减少这些财务风险,除了管理者需要提前做到评估外还要提前对各个风险点做出合理的预防预案,力求将风险系数降到最低。一般高校是通过筹集资金,建立多种办学模式等将财务风险分散,而对一些难以预估的发展风险则需要根据学校本身的发展情况对资金使用情况合理分配;大部分高校都会通过银行贷款或其他方式筹集学校资金,但过度负债会导致高校资金周转不便,高校应对此情况加以重视,分析学校的财务承受范围,将外债控制在健康范围内。
四、结束语
为了增强高校财务内控效率,提高高校财务管理的水平,改变其财务管理理念和财务管理环境是非常重要的。为了能使高校的管理者和决策者及时掌握学校的财务情况,增加高校财务内部控制的时效性,良好的财务信息化管理非常重要,财务内部控制能够保护高校资产、财务信息的准确性,优化高校的财务内部控制,对高校教育事业单位的发展及财产安全都有着重要的意义。财
作者:许佳 单位:西安科技大学财务处
参考文献:
(一)财务管理信息孤岛效应明显
在高校财务网络运行过程中,由于不同部门各自为政,分别按照本部门的系统格式和要求来处理数据,限制了整体数据的兼容和共享,降低了有效整合并真正发挥信息技术的功能。它表现为:一方面,与财务相关的基础信息处理规则在各部门内部自成一体,共享校内财务处、教务处、学生处等部门的信息平台缺失,同一信息在不同部门更新时需要转化成自己部门的信息数据方式;另一方面,由于信息更新不同步或操作人员操作不当,造成同一信息在不同部门数据不一致,这为财务管理部门收集相关部门信息作为财务管理的基础数据带来诸多困难,一是重复信息采集。各部门的数据整理按照各自部门便利出发,一些数据信息需要加工处理才能满足统一的信化需求,它要求财务部门对这些非财务部门数据进行重新整理录入,造成劳动力浪费;二是信息失真。由于各成系统的格式、口径上的差异使得同一信息从不同部门反馈的数据的差异性明显,数据差错可能导致信息失真。
(二)财务管理信息系统制度不健全
高校财务信息化背景下,计算机和网络技术要求财务管理从原来的单一会计职能,尽快转变为以控制信息数字化、信息输出、人机交互处理、计算机系统整合等财务信息管理职能为主。但实际上,目前尚有一些高校在信息运用和控制领域,依然沿袭着既有的内部控制模式和分工管理等制度。在财务管理应用也尚处于财务软件集成化和网络化初步阶段,既有的财务信息系统也仅限于工资、收费、账务、网银和财务信息查询等一些人工会计模拟功能。客观地看,这些网络信息形式下的财务管理制度缺少信息化协作管理的实质内容,它只是简单汇总和解释了校内已发生经济业务的历史数据和基本信息,反映了过去某段时间内所在高校财务运行状况。从其信息化管理发展的角度看,这一信息系统制度不能较好地向使用者提供有参考价值信息,也难以对校党委行政及时掌握校内资源使用情况提供决策支持。当前高校财务信息系统制度明显滞后于现代信息技术和高校管理制度发展的诉求,不同程度地限制了其管理辅助和决策支持功能的发挥。
(三)财务信息化人员素质有待提高
高校财务信息化要求工作人员不仅要熟知学校财务工作等知识,而且应熟练掌握计算机应用与网络信息管理技术。从事财务管理信息化工作,需要懂会计、财务管理以及统计学及管理学数据进行分析和阐述,目前学校财务管理人员的素质还存在较大差距。在管理观念上,一些财务管理人员仅将计算机作为一种工具,满足于更为便利地进行日常记报账工作。在财务管理技术上,停留和满足于财务电算化的技术状态,对信息化技术掌握缺乏系统,不仅无法满足财务信息化运行的基本要求,更不能适应不断发展的高校信息化管理的需求。
二、天津某高校的财务信息化建设实践
高校财务信息化建设过程是财务管理部门运用网络环境和现代信息技术,及时、全面收集和快速整理财务信息,为校党委行政提供有参考价值的信息,从而为管理者提供管理辅助和决策支持的系统过程。按照财务信息化管理的要求,在充分考虑各项财务业务的管理需求的基础上,天津某高校(以下简称“该校”)将财务关联业务进行整体规划和协同设计,较好地推动了财务管理从电算化向信息化的转变。本着管理协同理念及其形成机制和实现机制,该校成立了以总会计师为组长,相关职能处室负责人为副组长的财务信息化建设领导小组,并根据建设内容划分了财务管理、会计核算、技术支持和组织协调四个工作小组,制定由学校、银行、软件供应商共同参与的例会制度。在协同校内相关部门,整合财务部门与其他部门业务数据的互通互联的基础上,不断完善和健全了财务管理外延扩大、银校互联技术、分工合作制度、精细化财务管理流程等制度设计。该校财务信息化管理建设过程从三个层面展开:在核心系统层面,着力于财务系统管理、预算管理、工资薪酬管理、网上报账、学生收费管理、固定资产管理、科研经费管理、个人其他收入系统、会计报表、银行对账等子系统的建设;在层面,主要对预算申报、劳务申报、网上缴费、合同管理、科研自助管理、银校互联、网上查询、网上调账、网上转账、公务员卡管理、财务数据交换平台等数据库协同;在基础建设层面,主要对服务器虚拟化平台、网络结构、系统统一界面、财务短信平台以及网络安全专建设项目。按照协同管理原则,该校分期分阶段地做了如下财务信息化建设:一是建立财务数据中心并将其融合到学校云计算平台。它使得财务数据中心通过数字化校园的统一身份与学校其他业务系统实时进行了数据交换,使得财务数据实时共享,实现了财务信息实时、自定义财务报表模型、数据自由交换以及凭证自动生成等信息化整合功能;二是升级了个人收入与薪酬申报管理系统,改变薪酬发放模式。全体人员发生费用的申报工作纳入与银校互联系统相连的“个人收入及所得税管理”平台,简化了与银行交换票据环节,做到个人收入单据随时申报、随时计税、随时发放。利用银行电子转帐、网上银行等先进结算技术,将银行网银平台嵌入到财务核算系统中,真正实现了无现金报账,优化了财务流程;三是实施网上预约报账,提高员工报账效率;四是完善工资管理系统,实现人员经费全成本核算,奠定了新会计制度改革和全成本核算的基础;五是建设数据库审计系统,加强财务数据安全。通过后台监控不规范操作,操作员的相关操作行为都会被准确、及时记录并做有效隔离。如果存在更改数据的内容,它还可以将原数据进行备份对比操作,此系统大大增强了数据库访问的安全性。与此同时,在更为宽泛的组织协同方面,该校开通了银校互联系统,实现无现金报账。从建设内容和活动上看,该校不仅对预算信息化、核算信息化和决策信息化进行规划上的协同处理,而且对财务处和校内外相关部门在制度建设时也做了充分的协商和统一行动。从效果上看,该校财务信息管理系统的优化建设过程,基本具备了为管理者提供可靠决策支持的决策型财务功能。在校内财务管理部门之间的实时有效的财务信息交换方面,以及与政府、银行等外网对接的建设,该校的财务信息化体系建设在一定程度上抑制了高校财务管理体系内的“信息孤岛”现象的发生。
三、基于管理协同的高校财务管理信息化建设的对策研究
高校财务信息化建设不是单纯仅仅地建立一个运行良好的财务信息系统,而是一个复杂的协同管理创新工程。它涉及工作组织模式的调适、内外部信息沟通、内部流程控制以及人员思想观念和知识结构调整等多向度问题。简言之,高校财务信息化需要在组织、制度和人员等三个层面的协同管理创新。
(一)财务信息化建设的管理组织协同
财务信息化是近来发展的一项管理协同创新的系统性工程,它涉及到高校内部的业务流程重组、部门职能重构、管理制度创新等一系列管理问题。加强领导和组织保障。财务管理信息化涉及到财务部门的业务流程重组、部门权责的重新分配,其有序推进需要各相关部门之间配合与协作,因而获得高校领导层的重视和支持是有序推进高校财务信息化建设的必要条件。其具体措施包括:在决策阶段,成立以校领导为组长的专门领导小组和各相关职能部门领导参加的工作小组;在筹备建设阶段,成立财务部门牵头、其他相关职能各部门和开发机构参与的开发组织机构;在实施和发展阶段,建立相关院处、科室各层级协同一致的责权分明的监督管理组织机构,以保障各项规范得以落实,系统良性运转。做好需求导向的科学规划。结合充分调研、系统分析的内容,明确服务对象的实际需求,是做好此项工作科学规划的基本前提。规划要以实用性、综合性和可持续性为重点,既注重基础性工作全覆盖,同时适度超前以提高规划效率。参照《国家教育管理信息系统总体规划纲要》的要求,对全部数据进行分类、归纳和整合,结合学校实际情况,统一各项数据标准及接口。在此基础上,邀请有关方面专家,对学校财务管理信息化建设的总体设计方案进行可行性研究,进行科学论证,从多个备选方案中选取最佳总体设计方案。
(二)财务信息化管理的流程再造与制度协同
持续改进的系统生命力和管理理念创新是财务信息化建设作为一项的系统性工程的内在要求,而财务信息化管理的制度协同与流程再造则是建立与现代大学制度相适应的高校财务管理体制和运行机制的保障。一般情况下,高校财务信息化管理的流程再造大致包括两个层次的内容,一是为适应高校财务信息管理一体化要求而在财务部门具体业务流程中进行的重新设计和适当安排;二是对在学校层面对财务信息化管理整体工作的内容以及相关职能作系统化完善。相应地,高校财务信息化管理流程再造和制度协同要求一方面优化财务岗位设置和业务处理技术,另一方面还应逐步制定和完善各种规章制度。建立“财务核算与预算一体化”的预算管理信息系统及其流程。这要求财务部门应制定统一业务核算标准和多维辅助核算体系,协同预算管理和预算执行管理维度,有效衔接会计业务核算与财务预算过程;根据业务流程的各个环节以及处理方式来建立内部控制体系,建立健全会计电算化岗位责任制、财务网络操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、审计制度等财务信息网络安全制度,以此实现人工控制和计算机程序控制相结合,不断提升财务信息化管理和服务能力,提升财务信息化对教学科研服务的贡献度;进一步建立健全财务管理制度,从制度设计上减少问题出现,从制度内容上防范各类风险发生;进一步落实会计核算和财务所要求的不相容岗位分离制度,在信息录入岗与信息复核岗、系统设计岗与系统使用岗、以及系统维护岗与系统使用岗之间有效的岗位分离,以达成不相容岗位相互监督的分工合作效果。集成和综合财务预算、核算、控制、分析、决策和监督,提高学校财务管理水平和管理效益。
(三)构建协同型财务信息化管理团队
人是制度制定、实施和监督的行为主体。高校财务人员是高校财务管理信息化建设直接设计和参与者,人员素质和执行力很大程度上决定着财务管理信息化建设的效果。另外,不断变化和发展的财务信息化建设的新要求,需要有较强协调力、创新力、洞察力、执行力和学习力的高素质复合型高校财务管理人员队伍出现。从建设方向上看,可以从高质量的培训活动和引入既懂财务又懂计算机的综合性人才两个方面来加强高校财务信息化的队伍建设。从建设内容上看,加强技术培训,定期举行各种业务学习班,将要求财务人员终生学习的理念始终贯穿于继续培训教育过程中。通过制度化的业务讨论、交流和学习,使财务人员在加强自身专业学习的同时不断提高信息化理论水平及操作技能,逐步达到适应财务信息化管理发展的需要,成为财务管理信息化建设核心人才。高校亦应积极引进或培养兼具会计核算、财务管理专业知识和信息技术、网络专业知识的复合型专业人才充实到财务部门中去,只有既精通会计又熟悉计算机的复合型人才,才能使财务信息化工作更好地开展,现阶段,高校更应重视对财务信息化骨干力量的培养,加强对财会队伍的建设,提高财会人员的整体战斗力,加速高校财务信息化进程。这样以来,通过组织保障和制度化培育,不断加强财务信息化管理骨干队伍建设,合理储备财务信息化建设的老中青梯队。
一、构建高校财务信息化服务体系的动因分析
信息技术的迅猛发展和广泛应用,对当代教育事业产生了巨大影响。目前高校教育信息化已基本实现了教学管理计算机化,数字化校园成为建设目标,各项信息化应用模块正处于集成整合的过渡阶段。对处在教学辅助地位的财务工作而言,其信息的生成与分析利用是教育信息化的重要组成。如何把握教育信息化建设机遇,尽快构建高校财务信息化服务体系,更好地发挥财务信息在高校管理中的作用,既是单位会计电算化发展的新趋势,也是推进教育信息化战略的必然要求。
随着高校办学规模的扩大,多校区办学与财务分级管理已比较普遍,二级单位的财务状况与收支及现金流情况,须通过报表层层汇总到学校一级财务后,学校整体的财务与收支信息才能进行处理,从而导致学校整体财务信息生成效率低下。通过建立财务信息实时服务系统,学校一级财务设立财务数据处理中心,制定统一的核算标准与流程,管控并实时生成财务信息为管理者提供支持。同时,由于二级单位按照统一的核算标准与流程向系统输入数据,数据处理中心集中进行财务信息处理,财务管理成本被大大降低,有助于提高财务工作的效率和服务水平,进而增强财务信息在高校科学管理中的作用。
二、构建高校财务信息化服务体系的思路
(一)构建高校财务信息化服务体系,必须立足于高校财务活动和以财务活动为基础所形成的各种财务关系的管理
高校财务活动和以财务活动为基础所形成的各种财务关系不同于企业,而且不同类型的高校,其财务活动和财务关系也存在比较大的差异。就共性而言,目前高校的财务活动主要包括财政拨款的取得、学费与住宿费等事业收入的取得、经营性收入的取得、人员经费支出、教学经费支出、科研经费、行政管理经费支出、后勤管理经费支出、医药费支出等方面,在此基础上形成的财务关系有:同教育主管部门的关系、同财政及其他拨款单位的关系、同税务部门的关系、同审计部门的关系、同教学管理、科研管理、人事管理等业务部门的关系、同学校各级领导的关系、同教工的关系、同学生的关系等方面。财务部门在学校法人的领导下推进财务信息化工作,首先必须审视自身的财务活动和以财务活动为基础所形成的各种财务关系,系统评价各项财务活动、各类财务关系在财务信息化工作中的地位与作用以及可能产生的影响,全面分析各项财务活动、各类财务关系在财务信息化工作中的服务要求与功能规划,促使高校财务工作的重心由原来的单一核算转向综合服务,确保财务信息使用者及时获取财务信息,增强财务信息在高校科学管理中的作用。
(二)构建高校财务信息化服务体系,必须着眼于数字化校园对提高财务工作效率和服务水平的新要求
加强和改进高校信息化管理工作的重要举措,就是建设数字化校园,而校园数字化建设通常以“一卡通”系统建设作为切入点。在数字化校园建设工作中,师生个人的财务信息是数字化校园的重要内容。在校园卡平台上推进财务信息化建设,应充分重视师生的信息需求。不管是教职工的工资、科研酬金发放,还是学生奖学金、助学金发放,乃至学生各项费用的上交,都能通过“一卡通”系统实现数据交换和实时查询,并通过智能凭证系统将发放与上交结果导入财务核算系统,完成会计核算。这既让师生感受到信息化能够给他们带来快捷、安全的财务服务,同时也大大提高了财务服务效率。
(三)构建高校财务信息化服务体系,必须借助于先进、可靠的网络技术和功能较强的财务软件搭建高水平的财务管理信息平台
财务信息要实现向使用者提供面对面的服务,就要求财务数据从封闭的财务处理平台流入到互联网,其实时性、准确性、安全性都受到前所未有的挑战。因此,构建高校财务信息化服务体系必须借助于先进、可靠的网络技术和功能较强的财务软件来实现。高校要重视和加强新环境下的财务信息化系统建设,就需要加大硬件技术和软件技术的投入,建立高水平的财务管理信息平台。财务部门必须同软件公司合作,针对高校财务活动实际和信息化建设的要求,对在企业中应用得比较成熟的管理型财务软件进行功能拓展,开发出适用于高校融核算与服务为一体的高校版管理型财务软件信息处理平台,使高校财务管理真正从静态走向动态,而且通过分级授权能让全员查询、使用财务信息,参与财务管理。通过增加软件在财务信息与查询、预算与控制方面的功能,保证所有财务活动事前有预算、事中有核算和事后有分析,而且要形成实时理财、全员理财、民主理财的格局。
三、构建高校财务信息化服务体系的措施
(一)充分调研,找准信息需求,明确服务对象,做好科学规划
搞好财务信息化服务体系建设工作,充分调研,找准信息需求,明确服务对象,做好科学规划是关键。主管领导要切实增强财务信息化意识的紧迫感、责任感,坚定推进财务信息化的决心。调研工作要亲自过问,重要事项要亲自决策,人力财力要予以保障。高校财务信息化服务体系,应是一个由人员、组织机构、工作模式、信息技术相融合的应用体系。要成立一个财务信息化领导小组,找准各部门对财务信息化的需求,明确服务对象,做好科学规划工作。科学规划要以实用性和综合性为重点,既注重基础性工作全覆盖,同时技术上适度超前,避免孤立地设计或实施某项功能管理而形成信息孤岛。科学规划还包括加大资金投入和人才支持,既要通过专项资金投入解决财务信息化所需要的硬件,还要大力引进和培养既懂会计管理、又懂软件技术的复合型人才、努力培养和建立自己的研发、应用和维护队伍。此外,加强全员培训,提高全员运用财务信息进行管理的意识和获取财务信息的能力也是规划应考虑的。
(二)统一规范财务信息,明确财务信息化服务内容,编制好财务信息化服务指南
统一规范财务信息,明确财务信息化服务内容,编制好财务信息化服务指南,是高校财务信息化成功实施的基础和前提。统一规范财务信息,要求财务信息化建设在科学规划的基础上,对各部门提出的信息需求,坚持“统一开发,统一配置,统一编码,统一平台和统一实施”。明确财务信息化服务内容,要求从实际出发,循序渐进,量力而行;从多角度、多层面充分考虑工作量大小和管理流程变化,根据学校承受能力分步完成。从我校的实践来看,目前提供的信息化服务主要有学校实时财务收支及重要资产项目变动状况、财政经费预算批复情况、自筹经费到账情况、部门及项目经费使用和结余情况、工资查询与打印、学费划缴情况。财务信息化服务指南,是实现财务信息畅通、资源共享的助推器。高校财务信息化服务体系的构建,要求财务部门可以通过网络随时到其它部门获取数据,并利用本部门的信息系统实时加工而成各种财务信息供决策者实时调用,最大程度地提高财务信息的时效性。财务信息化服务系统,要做到进出信息互联互通,实现相关信息及时采集、处理与使用,离不开校内外有关部门和全校师生的配合。编制好财务信息化服务指南,有助于明确财务服务系统运行过程中参与者的权力与义务,从而保证信息资源及时畅通、高度共享。
(三)完善学校基础网络,拓展财务软件功能,提高财务信息能力
完善的学校基础网络,是构建财务信息化服务体系的基础。如果学校基础网络不支持学校各部门实施信息化管理的数据交换,不仅影响信息采集与输出,财务信息的使用也会受到限制。要建立学校内部资源丰富的、网速较快、可拓展的公共基础网络,增强网络的信息服务职能,确保各管理系统的相互衔接和有效集成。要采用先进、安全、高效的方式,将学校内联网与校外外联网连接,运用先进的数据技术等,实现数据全面整合、信息资源及时共享并有效利用。要运用先进的防火墙、过滤网等系统安全技术,提高网络和数据的安全性。数据的传输采集、录入汇总、统计合并等必须建立严格的责任制度,确保基础数据的真实、准确。重要数据要尽量实现自动采集、自动生成和自动备份。此外,还应与社会上有实力的软件公司合作,构建市场化服务体系,增强信息化工作的发展后劲,使信息化系统正常应用和维护工作不因技术骨干的变更而受影响。我校从2002年起,先后投资近千万元对学校基础网络进行建设,财务处也在2007年投入50万元专项资金对财务信息处理系统进行了升级,目前配备了4台服务器和连通所有部门以及学校领导的客户端,建成了基于互联网的高级财务信息查询平台,实现了会计核算、财务管理、信息数据的共享。
(四)更新财务观念,加强技术培训,提高高校财务人员的信息管理能力
高校构建财务信息化服务体系,要求财务人员运用现代信息技术以信息管理的方法进行财务信息处理。财务信息化环境下,财务信息系统变得更加开放,财务资料通过网络实现共享。财务人员应确立信息化环境下的财务理念,把管理工作建立在先进的信息处理技术基础上,把更多的精力和时间投入到信息分析与利用、预测与决策等创造性的工作中。应加强对高校财务人员的技术培训,使他们认识到信息化建设对提高财务服务能力和学校科学管理水平的重要意义,尽快掌握信息化条件下的工作技能,不断增强自身的信息管理能力,更好地推动学校的财务信息化建设工作。
四、构建高校财务信息化服务体系应注意的问题
(一)构建高校财务信息化服务体系要注意财务信息的可靠性与可理解性
财务信息在网络传递过程中, 财务介质电子化代替了传统的纸介质, 因而流通过程中重要的签章确认手段已不存在。由于缺乏有效的确认标识, 财务信息的可靠性无法保障。为了保证财务信息的可靠性, 应建立一套完善的内部控制制度, 以减少由于内部人员道德风险、系统资源风险、计算机病毒攻击所造成的危害,从制度上保证财务信息服务系统的安全运行。同时要实施全面的技术控制,加设防火墙对跨越网络边界的信息进行过滤。此外,要提高财务信息的可理解性,尽量做到让非财务人员能够通过财务信息化服务系统便捷地获得、理解、使用财务信息,对重要信息、关键信息应给予必要的解释和说明。
(二)构建高校财务信息化服务体系要注意与内外部监管机制相协调
对任何组织来说,要保证其有序运行,内部的监管机制是不可或缺的。在会计手工记账时代、计算机辅助核算时代以及财务信息化时代,内部监管机制涉及的内容、程序和方法有较大区别。高校在构建财务信息化服务体系时应结合本单位的组织架构,通过财务流程创新,让内部监管变得更加直接、简单和透明,更好地把握和控制,分散和化解各种管理风险。对高校来说,源自外部的监管主要包括教育主管部门、财政和审计部门等。一个开放且注重依法治校、内涵发展的高校,对来自外部的监管应该持欢迎态度。基于这种考虑,高校在构建财务信息化服务体系时应着眼长远,让其个体的信息高速路能够与外部监管部门的信息高速路实现对接,主动且实时接受外部监管部门的监督,降低财务差错与舞弊风险,同时也降低了政府部门的监管成本,最终实现高校教育事业健康发展与政府有效监管的双赢。
【参考文献】
当今社会是全球信息化和知识经济时代,高校会计领域在网络环境下发生了深刻的变革,对财务工作提出了挑战。网络技术提供的巨大能量推动了现代财务事业的快速发展,研究网络环境下的高校财务信息化问题具有现实意义。
1.网络环境下的高校财务信息化
目前,各高校都有财务内网和校园网,构建了一个全新的高校财务信息体系,信息化建设的发展速度之快有目共睹。网络环境中的财务信息化作为一种新的管理模式,其效益实质是网络技术效益和财务管理效益的双重效益,主要体现在节约资源和成本、扩展会计信息范围、提高会计信息质量、增强财务决策能力,从而完成学校的各项财务管理目标。财务信息查询系统的应用,可以支持高校校园网建设的发展,扩展学校的活动领域,增强学校的管理能力。网络技术知识的更新跟随时代的脉搏与时俱进,财务信息化的应用,促进了高校领域信息现代化的进程。
2.当前高校财务信息化存在的问题
高校财务信息化建设,是高等教育管理信息化的重要组成部分。加强高校财务信息化建设是时展的要求,是打造品牌高校、提高办学效益的必要条件。但是,财务信息化建设过程中又会产生一些新矛盾和新问题。
2.1财务管理者的观念制约
高校财务信息化实施过程中的主要障碍是缺乏科学有效的管理,而影响管理的关键因素是高校决策群观念的束缚。许多校领导思想中普遍存在“重核算,轻管理”的观念,凭借个人经验与能力决定资金的分配与使用,忽视了财务信息在财务管理决策中的作用。
2.2财务信息化系统的安全风险
在网络环境下,财务信息的保密性与财务信息公开性特征相矛盾。网络是一把双刃剑,高校在利用网络共享实施财务管理的同时,也将自己暴露于风险之中。财务部门员工和外部用户通过网络对数据进行非法篡改和破坏,财务信息泄密和被删除,造成整个财务系统瘫痪,无法运行、数据丢失等,给学校造成较大损失。 非法入侵风险。
2.3财务信息化对高校内部控制的冲击
高校财务信息化后,财务内部控制的范围和内部控制的重点发生了变化。计算机和网络技术的引入,给财务工作增加了新的内容,改变了原有的授权与批准制度。传统内部控制对象是处理会计业务的财务人员,只要制定了相应的岗位责任制和内部牵制制度,就可以保证会计信息的正确性和学校资产的安全完整。而在网络环境下,还需增设对网络系统开发员、网络系统维护员和网络系统管理员的控制。
2.4软件功能不足给财务网络化工作带来挑战
现行的高校财务信息系统共享程度不高,高校各职能部门之间信息不能相互连通,难以协调同步,不能够向决策者提供及时的综合信息,以辅助决策者作出正确的决策,从而不利于实现资金的有效管理和配置,同时也增加了财务部门的管理成本。随着网络环境下高校市场竞争的日趋激烈,财务软件功能不足给财务信息化建设带来挑战。
3.完善高校财务信息化建设的对策
3.1完善学校财务政策,使得学校财务工作有章可循,提升服务质量
在政策的遵循和制定方面,在深入研究高等教育办学规律和高等学校理财规律的基础上,明确学校财务工作的组织领导责任和服务质量提供了制度保障。高校财务处应当按照学校事业发展需要,进一步完善经济责任,在有效执行预算的过程中坚持节俭意识、廉洁意识,注重贷款风险,提高了学校资金营运能力和抗风险能力。进一步加强财务管理制度建设,理顺业务流程,为提高财务服务教育教学、科学研究和管理运行的财务制度体系。
3.2完善财务预决算工作,增加财务工作的透明度
财务决算工作既是当年财务收支状况的综合反映,同时也是下一年度财力安排的重要依据。而预算给于全年财务收支一个详细具体的规范和约束,同样不可或缺!在经费的收入和开支两个方面,严格执行“收支两条线”管理规定,实行“阳光收费”。伴随我国高等教育管理体制改革以及财政改革的不断深化,高校财务管理的环境发生了较大变化,面对新的理财环境,学校确立了从规范理财向科学理财迈进的财务发展战略。依法理财是科学理财的核心和精髓,是党风廉政建设落到实处的重要保证。学校进一步完善了收费政策和收费公示制度,确保各类收费公开透明,实现了“阳光收费”。行政事业性收费继续坚持由校财务处统一收取、管理和核算,并在学校网站上向社会公示;服务性收费坚持成本标准、收费公示和自愿付费原则。
3.3建立和完善学校财务信息系统的建设工作,优化财务服务质量
二、高校财务信息化建设的框架
在财务管理现代化发展的大背景之下,高校坚定不移的推进财务信息化建设,具有十分深远的现实意义。一方面,信息化的构建与实现,体现了财务管理与时俱进的时代性,是发展所需的必然动力;另一方面,信息化建设应立足全局,以全盘考虑的视角,实现信息化的有效规划,各方工作狠抓落实,各方行为规范统一。如下图所示,是高校财务信息化建设的模式。
从上图可以知道,高校财务信息化建设是一项复杂而系统的工作,强调各方工作的有效落实。(1)建立数据中心。数据中心的建立一是实现了校园数据共享;二是消除了信息孤岛现象;(2)建立以预算管理为源头,以网上报账系统为核心的财务处理系统。在构建便捷式服务的同时,强调财务信息化建设从会计电算化向以网络报账系统为主体的财务信息化服务转变。
三、高校信息化建设中存在的问题
高校财务信息化建设是新时期财务管理发展的必然需求,表现出显著的重要性与紧迫性。但是,高校在信息化建设的进程中,仍存在诸多的问题与不足,特别是财务管理体制不完善、网络安全问题突出、财务管理模式缺乏科学合理性等问题,弱化了高校信息化建设的重要性,也制约了财务管理的改革发展。
1.财务管理体制不完善,信息化建设落实到位
完善的管理体制,是规范并引导管理行为的重要保障。而财务管理体制不完善等问题,在很大程度上影响了信息化建设的步伐。高校对信息化建设缺乏足够的认识,在建设进程中表现出较大的被动性,且财务管理机制不完善,信息化建设落实不到位。首先,在传统思想的影响之下,领导层对财务信息化缺乏全面的认识,导致在信息化建设的推进过程中,工作落实不到位,各方工作在被动的形态下展开;其次,高校缺乏信息化管理的人才,在财务信息化建设中,无法充分依托优秀的人才,实现全面而有效地财务信息化建设;再次,财务人员素质普遍偏低,财务信息化管理人员的知识储备滞后于信息化的发展,在信息系统的维护中,只会进行简单的网络维护,而缺乏信息系统更新等能力;最后,财务人员缺乏良好的职业道德,会计信息失真等问题比较突出。
2.网络信息安全问题突出,增加了信息平台的安全风险
在多元化的网络环境之下,财务信息化安全问题成为信息化建设而的重点,也是财务管理的重要内容。当前,网络安全问题比较突出,网络安全的构建需要依托多样化的途径与方法,强化信息平台的安全维护。首先,高校财务信息平台强化网络安全体系的构建,但在财务数据的传输等方面面临诸多的安全问题。如,财务人员一时疏忽,在数据传输中带入了病毒或移动设备存在安全隐患,进而影响到信息系统平台的安全;其次,信息化建设提高了财务管理的有效性,便于财务工作的全面开展。但是,基于信息平台下的财务工作,更容易受到外部安全因素的影响,而导致信息平台安全风险的出现。因此,在财务信息化建设的过程中,要切实强化网络安全建设,夯实信息化平台的建设。
3.财务管理模式缺乏科学合理性,不利于财务工作的有序开展
财务信息化的实现,在很大程度上转变了传统的财务管理模式,强调财务管理模式科学合理的重要性。但从实际来看,高校财务管理模式相对比较落后,财务管理的重要作用被削弱。一方面,财务管理理念陈旧,与财务信息化建设相冲突;另一方面,财务管理方式与技术单一,无法满足信息化的需求。因此,在新的历史时期,高校财务管理模式应注重科学合理性,并充分立足于自身特点,夯实财务工作有序开展的基础。此外,高校财务信息化建设的实现,依托于完备的软件功能,软件功能的欠缺,制约了信息化建设的进程。
四、强化高校财务信息化建设的策略
财务信息化建设是一个过程,强调建设全面到位。在认识信息化建设问题的同时,要对问题进行分析,以便于及时有效的解决。只有认识清楚、分析透彻,方可提出有针对性、有建设性的应对策略。在笔者看来,高校财务信息化建设的推进,关键在于如何在已有的管理体制之上,构建更加契合现实需求的管理体制,确保财务信息化建设落到实处。因此,财务信息化建设推进与实现,应做到:
1.建立完善的财务管理体制,确保财务信息化建设有序推进
高校在深化财务信息化建设的过程中,应强化对财务信息化建设认识,并在领导层的认可和支持之下,实现信息化建设的全面推进。信息化建设是一个复杂而系统的工作,不仅需要各部门的协调配合,同时也要投入足够的人力和物力。高校领导层的认可与支持,是信息化建设全面铺展的有力保障。一方面,高校领导层要突破传统思想的束缚,认识到财务信息化建设在财务管理改革发展中的重要性;另一方面,要协调各部门,明确各方职责,确保信息化建设有序开展。与此同时,财务管理专业性强,不仅强调财务人员具有良好的专业素养,而且需要具有良好的职业道德,确保财务工作有效开展。于是,切实抓好财务人员的教育培训工作,夯实理论联系实践的活动开展。并通过相关法律法规的宣传教育,提高财务人员的职业素养和法律意识,规范财务管理中的行为,提高财务管理的有效性。
2.构建财务安全防护体系,提高信息系统安全
在开放的信息系统平台下,强化财务安全防护体系的构建十分重要。首先,学校要强化财务系统的安全控制,通过安全技术构建安全防范体系,提高系统的安全。并且,财务人员要对网络安全知识有所了解,避免操作不当而造成系统安全问题;其次,强化对信息化系统的网络平台即操作平台,构建一定的安全防措施范,例如:通过信息加密技术、防火墙等,提高财务信息的安全防护,确保财务信息的安全;再次,建立完善的财务内控制度,规范各方的行为。一方面,针对网络财务管理的特点,制定完善的财务内控制度,确保网络信息化建设深入推进;另一方面,规范财务管理人员的行为,降低因财务人员操作不当等原因导致的财务信息安全问题。
3.创新财务管理模式,优化财务软件功能
财务信息化的建设,注重信息软件在其中的重要性。并且,财务管理模式的创新,是夯实财务信息化建设的重要基础。因此,财务信息化建设,一是要立足制度现状,从现有规章制度的优化着手,突显出创新为导向的信息化建设;二是立足于能力现状,从财务等部门的现有能力着手,转变工作模式、优化工作理念、提高工作能力;三是立足建设环境,从加大资金投入、人才引进等方式,充实信息化建的设队伍与基础。。此外,当前的财务软件无法满足财务信息化建设的需求。这就需要,高校应强化软功能的升级改造,充分依托先进的财务软件,提高财务信息化建设的有效性。
4.着力校园数字化建设,推行“校园一卡通”与“收费―教务对接”
“校园一卡通”,是数字化校园的显著特点,也是财务信息化建设的重要基础。通过“校园一卡通”,实现信息共享,并对高校内各个部门的业务管理子系统进行统一管理。“校园一卡通”将职工工资今天的发放、学生学费的缴纳以及校园内的消费等活动,在“一卡”之下便可轻松完成。这样一来在很大程度上提高了高校财务信息化建设的有效性。并且,对于学生和老师,可以通过手机或校园网的方式,对自己的消费方式进行查询。学生不仅可以掌握自己的财务信息,而且实现了管理者与被管理者(使用者)的信息互通。
此外,为进一步提高财务信息化建设在学费方面的有效应用,逐步强化“收费―教务对接”的实现。这样,一是实现了财务与教务系统的对接,并实现了收费管理与学籍管理的的数据共享;二是对于家庭贫困生,通过开通“绿色通道”,保证学生在不影响学习生活的情况之下,提高对贫困学生的学习及生活的照顾。
5.通过银校直通,实现无现金报账
摘 要:随着我国现代信息技术的发展,对信息化财务档案管理工作提出了更高要求。在高校财务档案管理工作中,也要加强信息化建设,强化我国高校财务档案的高效发展。
关键词 :高校;财务档案管理;信息化
中图分类号:G647 文献标识码:A doi:10.3969/j.issn.1665-2272.2015.10.019
收稿日期:2015-03-20
高校财务档案是高校财务信息的重要参照依据。伴随计算机网络快速发展,传统的财务档案管理已经不能满足高校财务档案管理需要,实现财务档案信息化管理是信息化时代下财务档案管理发展的唯一趋势。
1 高校财务档案管理现状
1.1 缺乏规范的财务档案管理制度
目前我国的财务档案管理已经进入了电子化管理,但是还没有形成一套完善的信息化管理制度,管理流程没有按照标准的管理制度进行,管理有很大的盲目性。财务档案管理的规范性不够,电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的。
1.2 缺少财务档案载体保存条件和安全措施
由于信息化财务档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存,材料一般是光盘或者磁性存储事物,一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲,直接导致磁粉脱落,容易破坏里面的文件。电子财务档案和纸质财务档案相比,纸质财务档案要比电子财务档案的保存寿命长,电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子财务档案有很大的脆弱性,很容易受到损害使数据无法读取。
1.3 财务档案管理人员整体素质不高
从财务档案管理工作人员从整体的实力来看,我国现有的财务档案管理人员很难适应不断发展的管理工作,在信息化财务档案管理工作中跟不上发展的需求。很多工作人员不但学历比较低,而且对有关方面知识掌握的比较少,思想比较保守。很多工作人员适应不了现代化管理方式,习惯于传统管理模式,短时间内不能接受新的管理模式,这就给管理带来了一些问题。
2 高校财务档案的信息化管理
2.1 提高管理的标准化
财务档案管理中的标准化管理,主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准,有效实现信息间的共享。减少在财务档案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面,及时对财务档案柜硬件设施购置了,并制定统一的使用方法、管理、调度标准,使财务档案在实际的管理中,实现制度化,对工作过程中生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。
2.2 进一步推进信息化建设
近年来,随着互联网技术和计算机的普遍运用,传统财务档案文件逐渐被电子文件与数字财务档案所取代,出现这种现象也是信息化社会对财务档案管理工作的客观要求。财务档案信息管理是通过数字化开发财务档案中所蕴藏的丰富信息,将“死财务档案”变为活信息,满足社会综合需求和利用。数字财务档案建设的基本条件和前提则将财务档案信息资源数字化,如果无法实现数字化,那么财务档案信息网上传递和财务档案智能化服务就无从谈起。为此,财务档案管理工作人员要敏锐地感受当代社会信息的变化,积极挖掘各种有价值且可利用的信息。
2.3 加强安全保障体系建设
财务档案资源是我国各类信息资源中最重要的部分,随着信息化建设速度变快,安全性问题也随之凸显。由于电子财务档案和纸质财务档案相比有很大的脆弱性,根据电子财务档案管理特点有针对性的实施防护,安全防护也需要按照“分层实施,均匀防护”原则对财务档案的安全性建立安全防护体系。
2.4 提高人员素质
首先要在人员进入岗位之前进行严格的审查,对于一些素质低下,专业知识不精和有关方面知识不精的人员谢绝录用,录用高素质和高技能人才,只有这样财务档案管理工作才能更快的发展;还要加强人员业务的培训,不断加快现代信息技术中具有高层次信息人员的培养,注重对在职人员业务的培训和继续教育,在知识结构进行不断更新中,提高财务档案管理人员业务水平,使得财务档案管理中的计算机网络和相关技术尽快掌握,让他们能够跟得上日益发展的业务知识,从而适应新的岗位需求。还要对计算机专业人才引进,开展业务培训,使得财务档案馆网络化工作跟进。此外,应注意加强财务档案人员法律法规知识的培训,促使财务档案管理人员及时了解财务档案管理新法规和新动态,对财务档案工作具体内容的更新能够在第一时间把握。
3 结语
在信息化时代下,要有突破旧观念的决心,积极运用现代技术,创新财务档案管理工作,加快财务档案信息资源的开发和利用速度,使得财务档案资源在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化等方面的建设水平不断提高,使高校财务档案管理工作能够更好地发展和运行,从而使财务档案信息更好地为人们服务。
参考文献
高校财务信息化管理的目的以及意义非常重要,在疫情防控常态化阶段显得更为突出,主要包含以下几点:其一,可以更好地履行财务服务与监督双重职能,优化业务办理流程,提高办事效率,精简办理手续,加强与业务归口部门的沟通协作,从“最多跑一次”最终实现“一次不用跑”的服务效果,推动财务信息化管理,持续提高财务服务质量。尤其在疫情带来的严峻冲击与挑战下,财务信息化可以有效地减少人员接触,降低疫情带来的风险;其二,帮助高校各系统平台实现有机整合。目前高校会计信息数据要求量较大,其在数据准确性、及时性与有效对接方面需要更好地进行合理改进。但目前在高校信息化进程中,虽然取得一定成效,但部分子系统之间由于系统特殊性与数据接口问题,无法确保能够实现合理的管制,信息无法共享。因此,必须构建多元化的信息管理系统,才能够打破目前现有的信息孤岛,确保能够完成合理的改进措施,满足高校的信息运营需求。推进业财融合,实现数据共享,合理改进高校信息化;其三,保障会计核算工作规范性,提高财务工作效率同时规避风险的发生,真正实现“零接触”报销,尽量阻断疫情传播媒介与途径。对于财务信息化而言,引入全新的技术手段,建立现代化管理业务,实现财务管理智能化,完成会计工作以及管理工作的全新过渡,使整个财务信息管理手段能够迈向更高层次发展。加强财务集中管制,真正贯彻报销、审批可追溯、可查询的现代财务管理理念。确保高校财务信息能够及时反馈,完成事先规划、事中管理、事后控制,完成资源的最优配置。
二、高校财务信息化构建存在的困境
面对此次疫情袭来的突发状况,各高校财务通过远程预约、零接触报销、积极推进线上审批流程、大力推行增值税电子发票及财政电子票据等多种方式改变了部分业务“面对面”处理的原始模式,但同时也反映出管理机制的不足。其主要存在问题包含以下几点:其一,缺乏应急管理机制。在疫情严格管控时期,根据上级单位疫情防控要求需要居家办公,这就导致有些工作进展受到影响。一方面为保证科研工作顺利开展,许多科研经费需要报销,但校园防控对科研财务助理的入校审批权限有严格要求,而许多项目负责人又不熟悉繁琐的报销业务,这就可能造成报销单积压情况。许多年长教师对网上审批流程与自助投递业务还不十分熟悉,接受度并不高,操作起来困难程度大,一定程度上反映出财务信息化覆盖面不够广的问题。另一方面财务人员需要在一些相应的软件系统中进行审核操作,财务软件系统因安全因素不能运用远程方式进行财务数据的读取和提取,从而可能影响工作的正常运行。其二,会计电算化软件无法满足目前现有的信息化要求。许多高校财务信息化管理工作需要依托专用的会计电算化软件,才可以完成信息的及时处理。但目前,高校使用的软件绝大部分为商业软件,这就意味着整个软件的设计以及软件的后续维护均需要依赖于校外公司。但每所高校自身具有一定的差异性,因此统一设计的软件并不能满足信息化要求。此外,商品化软件的通用性以及核算功能虽然较强,但许多软件的应用周期较短,且维护成本极高。这就导致软件自身的应变能力较弱,在面对当下疫情新挑战时不能及时更新,还维持着以前固有的老旧模式,这对于高校财务信息化管理造成了极为严重的阻碍及影响;其三,财务信息的安全性以及保密性有待提升。高校财务信息化建设虽然具有巨大的便捷性优势,但也带来了安全性、保密性等问题。随着信息化水平的不断提高,尤其在疫情防控期间信息的高效传输,可能造成一定程度上的高校财务信息泄露,第三方平台可以精准获取高校财务信息,这就造成一定的潜在风险,影响高校财务业务的正常发展。此外,一些线上流程使用项目或单位负责人的权限进行审核,如账号密码被他人获取,就可能以不正规方式获取业务信息、进行违规审批或其他对自身有利行为。不仅如此,在工作过程中,计算机硬件出现故障,就会导致财务信息丢失,甚至部分保存好的财务信息因计算机硬件损毁而无法提取,造成严重的影响。因此,财务信息软件在使用过程中依赖性较强,受制于计算机硬件以及软件的双重制约。
三、后疫情时代下高校财务信息构建的改进策略
(一)提升对财务信息构建的重视
在后续改进中,全面提升管理者对于财务信息系统构建的重视程度。只有高校管理者对于财务信息化建设提出重点关注,才可以确保该系统在建设时能够得到全面支持。此外,财务信息化建设工作的开展,需要校领导进行充分的肯定。例如,高校财务信息化建设,需要学校的管理部门以及财务部门共同融合,构建全新的信息化系统。一旦信息化系统建成,整个高校财务信息化管理就会应用至日常工作中,实现各部门的信息交流、共享、沟通,有效提升高校财务的工作效率。因此,在建设过程中,对于财务信息化建设的重视度非常重要。投入必要的人力、物力以及财力,完善整个财务信息化系统,同时加强各部门的信息化系统建设的程度。在现有的基础上,建立完全共享的信息化模式,所有部门能够达到全面的高度共享,降低在管理过程中出现的低效率以及低质量问题。
(二)加强信息化构建力度
大力推进无纸化办公,会同高校网信部门推行线上审批业务,除财务内部的审批流程之外,还可借助信息化手段贯通财务与校内其他部门的其他审批流程。加强与银行等业务关系单位的沟通,以信息化手段完善个性化需要,旨在于通过信息化方式审批流程或传递材料,无须现场办理。加强财务会计软件设计,目前高校财务会计软件建设较早,许多硬件设备与新系统、新设备相比明显老化。因此,对于硬件设备进行优化非常重要。若在优化过程中出现明显的滞后,就会影响财务信息的精准性、安全性以及及时性。加强财务软件设计,建立相关的规章制度,使财务信息化管理软件能够符合目前的内部控制制度及当下形势不断变化的财务管理需要。同时,还要使每个财务人员在工作中能够严格按照规章制度完成标准化管理,使高校财务信息化建设能够呈现全新的改进措施。高校财务信息化建设对于整个财务系统的管理具有非常重要的基础性作用,对于高校的未来发展起到的重要性不言而喻。因此,必须全面认识到高校管理信息化建设的重要性,并认真分析其中有可能会存在的问题。例如,财务管理工作不具备统一的标准以及原则,会计电算化软件无法满足目前信息化要求等。这些问题通过加强信息化构建的力度,将得到彻底改进。此外,对于财务人员而言,加强自身的素质,将全新的知识领域应用至信息化构建模式里,融合各岗位的监督以及控制,使网络系统的安全性、精准性能够更好地得到维护,解决目前高校在财务信息化建设过程中存在的主要问题,提升财务工作的质量以及效率,使高校的综合竞争力以及核心竞争力能够得到有效成长。
(三)建立财务风险预警机制
国务院于2006年1月了《国家突发公共事件总体应急预案》,初步形成了国内应急预案的体系框架。各高校在应对重大突发事件时,应在全面掌握当前复杂严峻的形势下,尽快建立应急处理方案与财务风险预警机制,从而降低突发事件可能带来的影响与经济损失,保证各项工作顺利开展。面对突发事件,高校应根据各自财务管理的实际情况,建立财务风险监控机制,预判可能存在的各种潜在风险,并及时进行有效调整,保证正常有序开展各项财务工作。此外,财务工作应大力推进网上预约与线上审批,尽可能“一次不用跑”处理各种财务业务。同时,学校应及时优化财务管理决策,完善财务风险监管机制,提高财务风险防控能力,碰到突发风险事件时能够及时化解,为高校的安全平稳发展奠定财务基础,确保财务管理安全运行。
(四)提升财会人员的综合素质
提升财务人员的综合素质,例如高校财务人员需要对信息化技术具有足够的认知。财务人员从事的均是与高校财务系统相关的工作,这些工作对于高校的日常运行非常重要。只有财务人员对于信息化技术充分地了解,才能够精准、高效地完成本职工作,提升财务部门的工作效率。因此,对于高校财务人员而言,本职工作的有效优化以及其自身职业技能的成长是高校财务信息化构建的重点要素。会计人员需要进行继续教育,完成全新的学习以及培训,才可以跟随社会的发展以及进步,使用全新的技术,更新自身老旧的知识领域,进行全面革新。高校财务管理工作的内容、形式不断发生变化,财务人员需要跟进目前的发展要素,对自己的工作内容提出全新的改进方向,加强学习,提升自身各方面的能力以及素质,适应不断变化的财务管理工作。才可以确保高校财务信息化建设能够更加切实可行,提升高校的管理力度,使高校能够更加精准处理目前在建设过程中出现的问题,使财务人员能够针对信息化建设出现的不足之处进行全面改进,提升改进的整个要素。
中图分类号:F230 文献标识码:A 文章编号:1001-828X(2014)06-0-02
高校财务信息化就是利用现代化的信息技术对高校财务工作模式进行重组,通过信息化手段,将财务信息集成、整合和优化,建立财务信息系统,及时提供准确、综合的财务信息,实现学校内部资源的共享,为管理者决策提供有效的管理数据支持。
一、高校财务信息化建设的意义
1.高校快速发展,财务管理需要
随着高校的快速扩张,经费来源呈现多样化,复杂化,高校每年的经费开支少则数亿元,多则达数十亿元。很多高校是由原来多个高校合并而成加上新校区的建设,多个校区的现象比较普遍,传统的财务管理已经无法满足高校快速发展的需求。通过现代信息技术的实施,减少财务工作人员工作量,提高工作效率。
2.信息时代的推动,社会发展需求
全球信息化快速发展的今天,信息化已经普及到家庭和个人,现代化技术的广泛使用,传统手段已经无法满足社会需求。高校必须建立与社会发展相适应的信息化管理平台,解决师生学习、工作和生活的需求。同时政府财政部门收支体制改革、国库集中支付等需要学校财务信息化与其相匹配。
3.高校数字化校园一体化的需要
高校为了提高办事效率,方便广大师生,建设节约型校园,大部分高校已经开展数字化校园建设,校园一卡通等已经在高校普遍推广使用,财务信息化是学校数字校园一体化重要组成部分。校内信息共享是提高办事效率的重要手段,比如学生处需要掌握学生的消费情况,为贫困生的鉴定,学生奖助学金的发放,学生恶意欠费追缴等提供信息;教务处及时在系统反映学生休学、转学等学籍异动情况;在采购、固定资产管理等都需要财务信息的支持与共享。
4.做好预算管理与财务监控的需要
高校项目多,经费数额大,如何提高经费的使用效益成为高校财务管理的重要任务,财务预算精细化需要强大的信息技术支持。通过信息化,让预算精细化、合理化,提高学校资源的优化配置,同时为执行刚性预算提供有力的技术支持。财务信息化有利于各部门财务信息的集成管理,及时、准确地掌握财务信息,对财务有效的监控。财务信息化能实时反映经费状况,方便师生实时了解各种经费的使用情况,有计划开展有关工作。
5.绩效考核评估与财务决策的需要
绩效考核是评估经费使用合理性的有效途径,通过财务信息化,对项目情况做实时的考核与分析,为绩效评估提供有效的数据支持。学校领导通过系统提供详尽的各种分析数据,为解决财务中的重大问题提供信息的决策与支持,提高资金的使用效益。
二、高校信息化的发展情况
我高校财务信息化建设起步晚,经历会计电算化阶段、局域网网络化管理阶段、互联网阶段,会计电算化阶段已经是高校中普遍完成,很多高校已经在局域网网络化管理阶段向互联网阶段过度。高校中,校园卡广泛推广使用,但是由于校园财务信息化和校园一体化的建设没有完成,在高校中真正做到一卡能通的不多,更多的是停留在吃饭结算和图书馆借书等简单功能。广州大学城的一卡通已经和广州公交系统的羊城通互联,大学城的十所高校共享,是国内校园卡中发展较快的案例。
三、高校财务信息化存在的问题
1.信息化建设缓慢
目前高校中真正做到财务信息化的高校很少,除了个别民办高校按照企业模式建立了较高水平的数字校园,促进了财务信息化的建设,高校中普遍存在处于局域网阶段,部分简单的查询功能向互联网提供。目前高校财务主要通过采用购买财务软件和多个软件共存的方式,实现内部做帐和管理不同功能的需要,财务软件功能限于信息输入、凭证和报表生成、项目经费总量的控制等简单的功能,还没有做到统计分析。部门之间信息不通,有关信息还停留在传统的人工查询、盖章核实等方式。
2.财务人员素质有待提高
高校财务部门工作人员,很多是老职工,除了财务知识,只会会计电算化和简单的计算机操作,习惯于传统的做法,财务人员对信息化建设欲望不强烈。比如学生收费方面,很多高校仍然使用传统的现金交费或者为学生开银行卡办法,学生排队交费的现象非常普遍。对于网上支付等现代学生常用的方式难以在高校财务中推广。
3.思想固化,阻碍信息化建设进程
高校中行政化色彩浓,财务部门作为高校重要部门,掌握学校大量的经费,部门负责人认为这是学校赋予他们的权利,部门之间不愿意将信息共享,严重阻碍信息化建设。
4.资金缺乏,急需较大资金的投入。
由于信息化建设需要投入大量的经费进行软件的开发,硬件的建设,在高校资金有限情况下,很多高校无法安排经费加快财务信息化的建设。
5.高校财务信息化平台建设没有统一的标准。
由于我国高校财务信息化起步晚,尚未有信息化的标准和规范,各职能部门的办公系统由不同公司根据部门工作需要开发,系统间缺乏数据接口,部门系统间数据形成信息孤岛,对财务信息化建设增加难度。
四、高校财务信息化建设的思考
1.领导重视
信息化建设需要投入大量的资金,信息共享涉及到学校很多部门,加上财务人员自身的不积极,学校领导的重视程度是学校财务信息化建设的关键。由于高校中大部分领导不是学财务出身,学校财务状况过度依赖财务人员,未能意识到财务信息化对学校管理的重要性。高校管理层应更新管理理念,充分认识财务信息化的重要性和必要性,加快信息化建设进程。
2.提高财务人员素质
财务信息化对财务人员的要求越来越高,除了掌握有关财务知识外,要善于接受信息时代的新方法、新理念,同时掌握计算机、网络、软件使用与维护等知识。针对目前高校财务人员的情况,要在学校层面重点推进信息化建设,同时配备专业的计算机人才,及时解决财务信息化中出现的软件和硬件问题,同时做好业务培训,提高整体工作水平
3.政府主管部门更新观念,积极推进信息化建设
高校财务不愿意接受新的技术手段,除了个人原因外,政府相关部门的管理规定和理念陈旧成为枷锁。如学生的各种考试交费中,财务规定收费必须给收据,但是由于网络的虚拟和远程操作,很多考生根本不需要收据,执行部门与财务部门产生较大的分歧,由于票据的问题,限制了网上交费。高校财务信息化进程急需上级部门改变观念,与时俱进,在规范各种财务行为的同时,制定与现代相适应的管理规定。
(1)做好财务信息化建设的远程规划
由于信息技术更新换代较快,在信息化建设过程中,做好中长远规划。在软件设计上,要预留足够的接口和空间,随时更新和新部门的链接,避免阶段性重复建设。
(2)加强制度建设,确保信息安全
财务信息化为工作提供很大方便同时,如果做好信息安全是重要的问题。高校必须加大投入做好相关的软件开发和硬件建设,同时加强相应制度的建设,将网络维护、数据安全管理、计算机管理等具体问题制度化,规范财务人员相关计算机的使用管理与数据备份等,防止病毒、黑客攻击,确实维护网络安全和数据信息的安全。
参考文献:
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一、引言
现阶段正处于高校改革的关键时期,也是信息技术迅猛发展的时期。在这样的背景下推动高校财务管理信息化已成为必然趋势,我国高校的财务管理模式由最初的手工会计过渡为电算化管理模式,现阶段已经成为财务信息化管理模式。但随着高校财务信息化迅速发展,相应的安全管理与风险控制并没有提升,造成各种信息安全的问题出现,本文就此展开论述。
二、高校财务信息化现状分析
目前已经进入到互联网时代,给信息化建设提供基础支撑,促进我国教育信息化发展。高校财务管理信息化正是依附高校信息化网络基础上发展而来,目前除过军事院校外我国所有高校均已覆盖互联网,除了特殊用途的计算机外,其余均已并入互联网络。各高校会计电算化模式已经成熟,基本上拜托了传统的手工会计模式,形成通用化电算化管理,促进财务管理效率的提高,已逐步从孤岛式转向信息化管理模式。但近年来高校财务信息化进程缓慢缺乏创新,究其根本,高校财务信息化建设中存在很多新的问题,这些问题缺乏深入性分析,也没有形成相应的完善解决措施。主要表现为三点:(1)高校综合财务信息网站缺乏系统性、规范性及不同权限控制;(2)会计信息数据模式并不规范,数据结构呈现多样化,造成会计信息传递速度过慢、可靠性差;(3)高校财务信息资源管理体系不够统一、齐全及详尽,造成网络访问效率低与安全性能差。
三、高校财务信息化安全问题分析
1.财务软件不规范。目前,各高校财务系统所采用的数据处理软件种类繁杂,功能上又存在高低不一等问题,而软件供应商的技术能力和软件运行所采用的技术也存在很大区别,这些都严重阻碍了高校财务信息化管理,所以急需对高校财务系统所采用软件功能进行规范。同时,许多高校目前所采用的财务软件升级、维护缓慢,缺乏必要的软件管理培训和规范的软件使用说明,导致财务系统的安全性和保密性很差。2.财务网络监控薄弱。互联网网络环境下会计数据通过电子符号的形式呈现出来,而会计数据的传输媒介与保存方式主要是电磁介质,理论上信息化财务数据可以在任何地方、任何时间存在网络情况下访问。但部分高校财务数据网络防护意识薄弱。比如,曾经发生过一高校学生凭借黑客手段直接窃取另一高校学生银行卡信息,直接盗取数万元资金。这种形式的漏洞高校普遍存在,都呈现出监控薄弱与保护措施不足是发生这些情况的主要原因。3.财务风险意识不足。就人员组成结构来看,高校财务管理人员与公司财务管理人员之间存在很大的区别。高校财务管理人员主要看中的是工作经验、政治素养和受教育背景;而公司对于财务管理人员更看重的是其和人工作能力、对公司发展理念的认可等。因此,相比较而言,高校财务管理人员对新技术的适应能力相对较差,且缺乏计算机和网络信息知识。在日常工作中,高校财务信息的安全主要是由数据库管理员和网络管理员负责执行,但就目前高校管理员的工作情况及工作能力来看,其只注重于财务系统的正常运行,确不能明确分辨财务信息的安全级别,这对财务信息的内部安全和财务质量安全极易造成危害。
四、强化高校财务信息化安全管理的措施
1.提高风险管理人员素质。高校财务控制风险从业人员素质,聘用具有相关从业资格证的人员,保证风险管理人员具有一定经验与高素质,在高校内部形成良好的工作氛围,人人按照规则办事,树立正确的职业观与道德观,通过制度规范行为避免发生渎职行为。除此之外,做好高校风险管理部分人员的培训工作,确认风险管理人员熟练掌握风险管理实务技能,从业资格证并不能说明相关人员具备相应的实务能力,各类人员素质参差不齐,高校在聘用后加强培养,提高风险管理技能以适应高校风险管理工作方式。与此同时,高校明确各部门职责,推行岗位责任制,在高校中形成良好的工作风气。在风险管理工作过程中,需要加大预算执行工作力度,提升互联网实际利用率,尽可能满足风险管理工作需求,实现风险管理工作与市场发展实际有效结合,促进高校更好发展。2.建立专门的备份机制。无论是在财务领域,还是其他的商业领域,在信息化的大环境下,资源的备份和恢复都是信息管理最重要的部分,但国内各个领域对数据备份和恢复都不够重视,经常出现发生了安全事故而没有有效备份能够恢复数据的情况。对于高校的财务信息,完善财务数据的备份机制非常重要。首先,精细化财务数据备份流程,明确财务人员的备份工作职责。财务人员应当重视日常财务数据的正确存储、及时汇总和定期销毁;其次,制定明确的备份规则,建立数据备份和恢复方案。高校财务数据的备份可靠性低,缺乏有效性,其主要原因在于一直以来不重视财务数据备份的重要性,缺乏完善的备份机制;最后,制定数据一致性监控方案。高校财务业务日趋复杂,业务量也越来越大,财务数据存在账目调整等数据修正的情况,或是出现账目类型合并增减等数据属性变更的情况,从而备份数据和生产数据的结构和数值可能有所不同。3.提高信息化安全管理。计算机操作系统数据信息重要性不言而喻,需要得到操作者与技术人员的重视,可以从以下几方面展开防范:强化控制访问的力度,设置访问数据的权限,避免未授权用户访问,根据用户等级设置不同的访问权限,根据不同权限设置相应的访问内容。为保证文件安全,可以对重要文件进行加密处理,确保重要文件与信息不会被恶意篡改或是窃取;用户备份数据,避免意外情况丢失数据后无法找回或是数据损坏;对系统进程与信息进行监视,管理人员可以通过任务管理器查看进程,仔细查看进程正常与否。通常隐藏进程潜伏与其他软件进程中,管理人员观察进程时通过进程内存映像进行。计算机信息安全中病毒入侵是最为常见的安全隐患,一旦病毒感染计算机,后者就会出现死机、文件丢失等情况,因此要采取有效措施应对病毒攻击。首先安装杀毒软件,比如360安全卫士、鲁大师等,经常对计算机进行杀毒,消除安全隐患;其次保证一定的警惕心,对陌生人发的网页、链接及邮件等直接删除或屏蔽;再次设置计算机访问权限,避免出现一个目录多个用户的情况。从系统安全管理角度出发,将重要文件设置成只读,避免被人修改或删除;最后外来设备一定要经过杀毒才能在计算机上使用,避免病毒感染,常见的外来设备有U盘、光盘等。
五、结语
总而言之,高校财务管理信息化是满足信息化时展的必然趋势,但出现新事物必然伴着新矛盾。高校财务信息化建设过程中应该警惕其中产生的各种安全问题。构建高效财务管理模式必须配合相应的管理制度与管理措施,彻底发挥信息化带来的作用与优势,避免生搬硬套、东施效颦,依据高校自身财务工作特点制定详细的符合自身发展的道路。
作者:邓奕 单位:西安财经学院
参考文献: