建筑工程档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇建筑工程档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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Abstract: this paper summarized the construction project archives content and staffing requirements, analysis of the current construction engineering archives management problems, and put forward the corresponding management measures, hoping to instruct the related personnel, making the building project file more complete, more regulations.

Keywords: building engineering, files, the problems and the management measures

中图分类号： G271文献标识码：A文章编号：

建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、建筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩修等活动中形成的档案文件，直接关系到工程质量、影响到企业的经济效益。

一、建筑工程档案资料的内容

1、基建文件

包括决策立项文件；设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招头标及承包合同文件；工程开工文件；商务文件；工程竣工备案文件；其他文件。

2、工程监理资料

主要包括施工管理合同类文件：工程的监理管理资料；监理工作记录；监理验收资料等。

3、 施工资料

主要包括施工管理资料：施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录；工程施工记录（包括通用记录、土建专用施工记录、电梯专用安装记录等）；施工实验记录（包括通用施工实验记录、电气专用施工实验记录、管道专用施工实验记录、土建专用施工实验记录、通风空调专用施工实验记录、电梯专用施工实验记录等）；施工验收资料；竣工图（包括总平面布置竣工图、室外各种管线竣工图、建筑工程竣工图、装饰工程竣工图、结构工程竣工图、排水工程竣工图、强电弱电竣工图、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图）。

二、建筑工程档案的编制要求

1、必须真实的反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须完整齐全。

2、档案资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应该在复印件或者抄件上盖上公章并且注明原件的存放处。

3、档案资料的签字必须使用档案规定的专用规定用笔，工程资料宜采用打印的形式，并且应该手工签字。

4、档案资料的图片及声像资料必须要图像清晰、声音清楚，文字说明或者内容准确。

三、建筑工程档案的特点

1、分散性和复杂性

建设项目建设周期长，生产工艺复杂，建筑材料众多，建筑信息发展迅速，影响建筑项目的因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。

2、继承性和时效性

随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工的过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目的文档资料有很强的时效性，文档资料会随着时间的推移而减少，有时文档资料一经生成，就必须传达给相关的人员和有关的部门，否则会造成严重的后果。

3、全面性和真实性

建设项目的文档资料只有全面地反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实地反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。

4、随机性

建设项目的文档资料可能产生于工程项目的整个过程当中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种的文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还是有相当一部分文档资料产生是由具体的工程事件引发的，因此建设项目的文档资料应该具有随机性。

5、多样化和综合性

建设项目的文档资料依附于不同的专业对象而存在，又依赖不同的载体而流动。它综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面的内容。

四、建筑工程档案整理存在的问题

1、档案材料的不完整

档案材料的不完整是建筑工程档案存在的主要的问题。工程项目的归档率较好的单位能够达到80%左右，较差的单位就千差万别了。很多工程项目竣工后没有档案材料，或者只有工程主体档案材料，没有配套的工程档案，锅炉房、地下管线、园林绿化等档案材料更是寥寥无几。

2、缺乏统一有效的管理模式

从档案管理人员机构上来看，有的单位成立了专门的档案室，工程管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他的业务部门代管或者是文档管理员兼管，形成的档案材料五花八门。

3、缺乏复合型的档案管理人员

档案管理人员的专业素质参差不齐，有的既缺乏档案管理的业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作的需要。

五、建筑工程档案管理的措施

1、思想上要重视工程档案的管理工作。工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工时即将交付验工的时候，才开始应付整理，这给档案工作带来了很大的难度。其主要的原因在于工程建设管理过程中，项目部对建筑工程档案在思想上重视的程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对于资料整理都是被动应付。

2、严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档的要求，对工程建设过程中形成的全部文件进行全面的检查、审核、发现问题及时的解决、补缺补漏，务必使竣工的材料做到真实、完备、及时、归档范围符合要求。

3、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在建设初期（从工程立项开始）就应该按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况、制定相应的档案管理制度、措施。建设项目档案资料的管理涉及到建设单位、勘察设计单位、监理单位、招投标机构、施工单位以及其他等部门，因此要明确这些单位工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成的过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。

4、加强施工管理，强化档案材料编制工作。建设项目的档案资料绝大部分来自施工单位，工程档案材料的质量，关键在于编制的形成过程。施工单位应该明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。

5、充分利用现代化的手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息的统计工作。大力推行对于微缩档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中的运用。

6、及时做好传递和变更的记录。在管理的过程中频繁的传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时地对于档案的增减变化及传递情况做出相关的记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效，确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或信息。

六、结束语

文书档案管理是衡量企业管理水平的一个重要标准。我们应以积极的学习和借鉴国外的先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结经验，树立档案管理的规范化和标准化，使建筑工程的档案管理更好地为经济建设服务。

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建筑工程档案不仅能够给其他工程的施工、设计、策划起到借鉴、指引作用，还是工程改造、维修、拓展建设的权威性的重要证据，能够给建筑工程科学技术的探索与发展起到正面的影响。但是，建筑工程的建设周期较长、施工人员多、施工规模大、牵涉面广，其工程档案的管理也相对而言较复杂。所以，本文通过对建筑工程档案管理的难题的具体分析，给出可行性高、效果好的档案管理措施，从而对竣工档案归档的完整性、系统性、准确性以及建筑工程档案管理的规范化发展起到一定的引导作用。

1 建筑工程档案管理的难题

1.1 难收集档案

作为工程档案管理工作的中心内容及其基础，档案收集工作占据着极其重要的位置。然而，由于建筑工程的建设周期长、规模大、档案资料多、分散性强，使档案收集难度加大。但是某部分重点工程结束施工具有深远的影响，由于有较高的时间限制，施工工期紧，因此大部分项目管理人员光顾着追赶施工进度却忘了工程档案的同步规整，导致大部分关键的检测报告与试验报告分散在原始资料的形成单位。以上所说的材料的无秩序的管理特别容易导致档案原件毁损、丢失。

1.2 对于分包单位档案工作的监督与指引难度大

实际上，工程档案管理具有较高的科学性与系统性，因此建设单位要有序地监督并指引参建单位工程资料的产生、积累与立卷工作，以达成竣工档案归档系统、准确、完整的目标。建筑工程分包单位量大，建筑工程作用多种多样，但是各个专业分包队伍档案的管理意识都很弱，管理水准低，如此无疑会加大建设单位监管指引各个分包单位档案工作的难度。

2 处理以上所说的难题的对策剖析

为解决上述难题，建设单位应运用经济手段对参建单位的档案管理行为进行管束，加大重视各个单位对于档案工作的力度。另外，总包、建设、城建档案管理机构以及监理单位应当在建设工程过程中紧密合作，力求在管理手段上找到突破点，深入规范工程档案的管理工作，重视全方位提升各个参建单位的档案管理水准与管理意识。

2.1 完善档案管理体系，经岗位责任制贯彻落实到实处

为确保建筑工程档案管理工作开展的顺利性，完善档案组织工作体系是很有必要的。身为项目管理者，建设单位在开展项目建设工作时要积极组织各大参建单位构建起涵盖诸多单位的档案管理体系，一级一级地将岗位责任制贯彻落实下去，自源头起把工程档案归至管控范畴当中。

2.2 制定可行性高、可操作性强的档案管理办法

档案管理办法既要对档案的收集与编制组卷的手段、档案收集范畴、归档程序及内容等进行明确，还要针对档案的产生、收集、汇总、规整等给出详细的要求，让各个参建单位在编制及收集档案的过程中有一定的标准、规律可以遵循。

2.3 对档案交底工作展开科学地组织

要想确保档案汇总、规整工作能有序、规范地开展下去，就必须在项目开工之前做好全面、系统的档案交底工作。尤其是建筑工程，建设单位务必要紧抓该环节，积极组织监理、施工、设计等有关单位的档案工作主管领导、各个专业的技术负责人、档案员以及技术员等加入到交底大会中，以交底会的内容为会议纪要。

2.4 加大力度对过程的指引与监督检查

2.4.1 加大监督检查的力度，处理好档案收集难度大的问题

身为建设单位，应积极与监理单位联合，充分按照档案管理办法的有关要求，加大力度监督并检查各个参建单位档案的规整、收集工作，并就已出现的问题给出整改的建议，从而才能有效地处理好建筑工程同工程建设进度不是同步的的问题。

2.4.2 加大力度细化对分包单位的检查和指引

由于分包单位的管理水平及其意识都比较薄弱，因此，建设单位应当积极地同总包单位展开紧密地合作，加大力度细化对分包单位的检查和指引，高度重视档案员的业务水平的提升，大力监督并催促各个分包单位同步进行档案的整理与收集工作。首先，要对项目各个分包单位的信息有一个清晰的认识。身为建设单位，其应当对各个分包单位的施工内容、档案工作负责人的联系方式、进退场时间有具体的了解，产生项目分包单位档案管理工作统计表，从而给档案指引、检查、在规定时间内完成竣工阶段档案的汇总工作做好铺垫。其次，要积极开展业务培训并观摩学习。作为建设单位，其可以大力聘任有着丰富的经验的专业人员当分包单位的档案员开展专业技术培训工作，并每隔一段时间让其亲身前往总包单位现场以学习档案的规整、组卷手段；再者，要加大力度检查、指引分包单位退场。这是因为施工人员具有很大的流动性，如若分包单位离场了，那么建设单位要向再监管其档案工作的难度就会变得相当大。所以，总包单位与建设单位在各个分包单位退场之前务必要详细地检查好各个单位工程档案编制的贯彻落实状况，并对其展开仔细地监督，确保档案转交到系统。

3 努力进行城建档案业务指导

要想促使档案管理朝着规范化的方向发展、大力提高各个参建单位档案管理水平，就必须要进行高效的业务指导工作。就建筑工程档案管理的难题，城建档案馆指引者应充分切合工程建设的详细状况努力进行业务上的指导。

3.1 不断提升业务指导人员的素质

业务指导工作既要求指导人员具备城建档案管理方面的实践与理论基础，又需具备工程专业的技能与知识。但是在实际操作过程中，存在大量问题需前往施工现场加以了解、剖析与探索，并及时加以处理。所以，业务指导人员既要在实践过程中不断积累、总结新的业务知识以提升自身的业务素质，又要积极主动地学习与档案、工程专业相关的知识。

3.2 积极主动地搞好工程档案管理的技术培训工作

城建档案馆业务指导人员应当树立其主动的服务意识，自项目立项开始就必须同建设单位展开主动联系，争取在第一时间对工程的建设信息进行了解，同时与建设单位相配合以共同开展工程档案预验收之前及项目开工之前的集中培训工作，宣读档案的法规、法律及有关技术规范，从而提升档案管理人员及技术人员的档案专业知识水平及其实践能力。但是就部分特殊工程项目，也要与它的建设施工特性相结合，一起开展竣工档案编制专题培训工作，重点处理竣工图编制及竣工档案科学组卷的问题。

综上所述，城建档案工作对于我国的城市发展来说其作用是不可忽视的，随着当前我国不同级别城市的快速发展，城建档案工作也日益得到社会各界的高度重视。目前，城建档案的数量和种类都在不断地递增，城建档案的优越性也日渐突出。因此，我们必须要抓住时展的新机遇，深入分析城建档案工作的创新思路，实现城建档案的与时俱进，群策群力，积极行动起来，不断完善我们的城建档案管理工作，从而进一步推动我国城市的快速发展。

参考文献：

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Abstract: the file management is building project construction process an important link in the engineering quality and the management level is the real response, this paper expounds the construction engineering archives material content and the main problems existing in the foundation, the union a renovation project example, during the project construction in the file management main work are introduced, have certain reference significance.

Keywords: building engineering; File management; Problem; thinking

中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：

所谓档案，中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对其的定义表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”具体到建筑工程档案，是指在建设项目管理活动中形成的原始的、图物相符的具有保存价值的真实记录和实际反映，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。当前，随着建筑业的快速发展，工程规模不断扩大，建筑工程档案越来越显现出其在经济建设中的地位及作用，强化与完善建筑工程档案管理，不仅是提高工程质量和管理水平的重要保证，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。

l建筑工程档案资料的内容

1.1基建文件

包括决策立项文件；设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；工程招投标及承包合同文件；工程开工件；商务文件；工程竣工备案文件；其他文件。

1.2工程监理资料

主要包括监理合同类文件；监理工作记录；工程的监理管理资料；监理验收资料等。

1.3施工资料

主要包括施工技术资料；施工管理资料；施工物资资料；施工测量记录；工程施工记录(包括通用记录、电梯专用安装记录、土建专用施工记录等)；施工试验记录（包括通用施工试验记录、土建专用施工试验记录、设备试运转记录、管道专用施工试验记录、电气专用施工试验记录、电梯专用施工试验记录、通风空调专用施工试验记录等)；施工验收资料；竣工图(主要包括总平面布置竣工图、建筑工程竣工图、室外各种管线竣工图、结构工程竣工图、装饰工程竣工图、给排水工程竣工图、强电弱电工程竣工图；通风空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图)。

2当前建筑工程档案整理中存在的主要问题

虽然基本建设项目档案资料管理暂行规定对建设工程档案编制内容及工程图纸资料都有明确的规定和要求，但因种种原因，在工程档案的质量及管理中仍存在一些问题，主要如下：

2.1档案材料不全

一些工程项目竣工后无档案材料，或只有工程主体档案，缺少配套工程档案，地下管线、园林绿化等档案材料更是没有。笔者以为原因如下：一是资料整理较为繁琐使得一些管理人员很难尽职尽责地做好；二在工程项目施工中，缺乏专职的档案管理人员，工程各项资料散存在不同人员手中，当施工工程处即将完成时，许多人员都撤离了现场，留下的人员对资料不熟，加之有些资料签字手续不完备．还需施工单位或监理人员签字，人员一时很难找齐，随着时间的延长，势必造成工程档案的遗失或因保管不当造成档案的损坏；三是施工单位没有按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致工程资料丢失。

2.2档案资料质量低下

一些施工单位对档案资料不管优劣一概接收，造成一些没有保存价值的资料也进入管理环节，影响了档案的优化管理；项目负责人不在现场，工作人员随意代签，尤其是一些重要性文件如审批文件、竣工图章的签字等，影响了档案保管的期限，也影响了档案材料的真实性和法律性；有些工程资料在制作时数量不充足，或由于保管不当，导致资料丢失，使得竣工验收时有很多资料以复印件的形式出现；有的工程项目档案工作不按计划、步骤实施，而是在验收前集中突击编制和整理项目竣工图及资料，形成事后印文件、补手续、填数据等违规事实，造成部分项目档案内容失真。

2.3缺乏有效统一的管理模式。

有的单位严格规范档案管理工作，成立了专门的档案室，专人专柜管理，工程档案管理较好；有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，没有达到标准化、制度化、规范化要求，档案规章制度形同虚设，不但造成工程项目文件很难完整、全面地保存下来，还可能造成文件资料的褪色、霉变甚至遗失。

2.4缺乏复合型档案管理人员

档案管理人员专业素质参差不齐，一部分人员没有参加过专业知识培训，管理水平较低，服务意识差，在工作中处于被动应付状态，极大影响了工程档案的质量。当前，在建筑领域，资料员由施工员兼职的情况较多，相对于专业的档案员、资料员，他们不熟悉档案法规及制度，不清楚具体的归档标准、要求，使得工程档案与建设工程难以同步形成，导致相对多的工程档案在收集过程中遗失、失真，最终造成工程档案资料接收时零散、不全、遗漏、丢失等现象。

3基于实例的建筑工程档案管理思考

针对上述问题，下面笔者以某大厦的改造工程为例，就如何实现档案管理与工程建设同步进行，有效避免资料管理的混乱分散以及频繁返工造成人力、物力、财力的浪费，确保档案资料的完整性、系统性与准确性进行总结。

3.1概况

某多功能商务大厦建于1989年，框-筒结构，占地面积768m2，地下l层，地上12层，局部14层(四个角部)。本次改建是在12层的屋面上加建2层，与四角的突出部分(14层)平齐，成为一栋完整的14层建筑，并重新装修外立面。改建总建筑面积1679m2，其中原有建筑面积797m2：，增加建筑面积882m2。

3.2明确管理职责，完善档案管理工作的质量保证体系

从工程建设项目一开始，即将档案管理工作纳入到整个工程建设的管理体系中，下发一系列相关文件，明确管理职责，完善档案管理工作的质量保证体系：1)明确各级、各部门的档案管理职责。工程指挥部档案管理实行“统一管理、以块为主、分级负责”的管理模式，建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，成立档案工作领导小组，明确了组长及领导小组成员，并成立了由总监、工程管理部门、检测中心主要负责人等组成的档案管理网络，配备专职档案管理人员，制定档案管理制度，统一管理建设项目的档案，形成强有力的质量保证体系，从源头把好档案管理质最关；2)明确了施工、监理单位必须按照项目文件编制与档案整理办法的要求，做好各自职责范围内档案的收集、整理、立卷及归档；3）明确监理单位要切实负起监理工作的相关责任，不仅要监理工程，还要监督检查项目文件编制和档案整理工作。以上管理制度的建立，引起了各单位领导及专兼职人员对档案工作的重视，推动了档案工作的开展。

3.3 提高档案管理人员素质，保证档案质量

要保证档案质量，提高档案人员的素质是关键一环。档案管理人员要做好档案管理工作，必须了解档案形成与积累的重要性与及时性，掌握档案要求的内涵，为此，我们将档案形成的全过程及其管理纳入档案管理人员的职责范围，尤其强调施工检测实验记录等原始资料必须符合归档要求，务必做到线条清楚、字迹工整、数据准确。

3.4 严格考核制度，推进档案工作整体水平的提高

制定考核奖惩制度及细则，对在档案的收集、整理、档案管理软件使用中成绩突出的单位和个人给予表扬及奖励，对未按规范要求进行档案收集、积累、整理归档的，给予批评和处罚。并通过考核工作开展比学赶超，提高工程档案工作的整体水平。

3.5强调档案质量，将档案工作落到实处

1）严格把好纸质档案的形成、积累、整理与归档关，实施预立卷制度，必须分类、装盒、分卷保管。严格过程控制，注重平时的积累收集，分门别类地按照文件材料的形成规律及系统联系进行归档，以保证项目文件编制的归档质量；2）分别抓好设计变更、设计变更审签表收集整理以及竣工图的编制等重点工作。强调竣工图要真实、准确地反映工程竣工的实际情况，编制的竣工图需附竣工说明，务必准确、规范、清晰。要将设计变更内容一一反映在竣工图上，施工单位必须在施工图上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明；3）将检查文件材料的形成程序是否规范、签署是否完备、归档案卷制作质量是否精良作为验收的必备条件。强调各部门尽职尽责地进行检查控制，档案管理人员逐卷检查案卷题名、卷内目录和内容是否准确和规范，并明确规定，对未经审查或经审查验收未通过的项目档案，不得进行工程费用结算，不得申报优质工程。

3.6 创建符合现代管理理念的档案管理分类体系

1)按照建设部《建设工程文件归档整理规范》规定的档案归档范围进行案卷的著录，档案管理人员在档案整理归档过程中，根据扩建工程设置的内容、施工工序具体类目，对应归档类别进行案卷和卷内文件著录，各道工序的档案归档是否准确、完整、齐全均在控制状态中；2）固化工程档案的分类编号，确定统一的分类号及标识代号，从而有效地避免分类、编目及标识上的杂乱无序，体现了档号的惟一性。

参考文献：

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随着我国城乡建设的发展，建筑工程的规模和数量持续增加，形成了大量的工程档案需要统筹管理。这些伴随着工程建设而出现的文字、图像资料真实地记录了建设过程中的每一个实体，是进一步开展项目管理、设计、拓建和维修改造的重要依据，同时也对提高工程质量，控制工程造价，加强工期管理的起着重要的作用。所以，工程档案的管理是关系到工程质量和建筑单位经济收益的一件大事，提高档案的管理效率是确保工程顺利进行和圆满完工的重要条件。

一、工程档案资料的特点

1.种类繁多，内容庞杂

一项工程会涉及到多个部门，多种类型的资料。通常我们可以把工程档案分为如下三种：

（1）综合性文件：包括计划书；地质、水文、气象资料；政府消防、环保、卫生、规划等部门的审批文件；和监理部门签订的合同、验收资料；审计、结算方面的财务资料；照片、图纸、光盘、录像的等图像视频资料。

（2）施工文件：水、电、设备安装的图纸；开工报告；会审图纸；设计变更图纸；监理规划、报告；工程会议记录；原材料、加工成品、半成品的检测报告；地质、工程变化检测记录；质量问题记录；施工技术数据记录。

（3）竣工资料：主要由各种平面工程图，包括：室内外管线；工程内外结构图；给水、排水、通风、空调、电路等分布图。

2.单一整体性

单个工程档案要保持开工、施工和竣工所有过程的整体独立性，这是工程档案最值得注意的特点。单项工程本身就是一个独立的整体，所以单个工程档案的保存必须要注意整体性，以便于检测工程进度，保证工程质量，确保工程的顺利完工验收。

3.真实记录施工的全过程，科学地反映各项工程数据

工程档案是反映工程全过程的一面镜子，任何与工程有关的数据、图像、文字都能在档案中有详细记录。档案的记录要和工程建设同步进行，图纸和数据必须能够反映工程的真实情况，不能通过弄虚作假来掩盖施工的质量问题和不合理的设计。档案的整理和保存能够满足质检部门随时查阅的需要，真正体现资料的真实性、实用性和科学性。

二、工程档案管理的科学方法探讨

1.工程档案管理中的常见问题

（1）缺乏专门的档案管理人员

对于施工档案需要由专门的档案部门成立档案室来进行专门的统一管理，而好多工程单位缺乏这样的部门，档案由其他业务部门的文职人员兼职管理，导致对于档案管理缺乏统一性，管理模式不科学。档案管理应该由具备档案专业知识的人员来担任，施工单位尤其应该注意培养复合型的档案管理人才，形成固定的、统一的、科学的档案管理模式，避免管理中的随意性，提高档案管理的科学化水平。

2.档案材料不完整

完整的材料才能全面的反映工程的进展情况，任何施工单位的资料必须完整，而根据本人调查发现，能够完整保存施工档案的单位只有70%左右，其余的施工单位往往缺少配套工程的档案，如地下管线的分布、绿化图纸、电路图等。这在工程质量和以后的工程维修上埋下了极大的隐患，一旦发生意外情况，难以保证在最快的时间内采取有效措施来防止事故或减少损失。

3.工程档案管理的科学方法探讨

（1）充分认识档案管理工作的重要性，由专业部门的专业人员来负责档案管理

施工单位要彻底改变只重视工程进度和经济效益的观念，充分认识到档案对于确保工程质量的重要作用。而现实的情况往往是施工单位把大部分精力和人力全部集中在施工上，缺乏对工程档案的督导检查，造成重要施工资料的缺失，影响正常的质量监督检查，避免出现为了应付竣工验收而临时整理工程档案的被动做法，应该让档案室的工作常态化、科学化，积极培训档案管理的专门人才，认真制定档案的管理政策和标准，严格完成档案管理的每项工作。

（2） 重视对竣工验收档案的质量

竣工验收是对整个工程的最有份量的检验，关系到工程的质量、工程的完成和顺利交接，所以必须要严格要求竣工档案的制定和管理，保证提供真实的竣工凭证。在竣工阶段时，施工方的档案管理部门要和工程项目管理人员共同协调档案的归类工作，对所有工程档案进行彻底的审查，及时查缺补漏，严格按照《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的相关规定来完善竣工档案，为工程的验收和移交做好准备。

（3）加强工程档案管理人员的职业培训

随着时代的发展， 建筑业不断引人新技术、新材料和新设备，极大推动了建筑工程事业的发展，不断出现的新特点需要在档案工作中不断进行新的改革和调整，只有加强对档案管理人员的职业培训，才能够保证工程档案管理工作与时代的发展同步。新时代的工程管理人员除了具备专业的档案管理知识外，还需要了解新科技，改善服务意识，提高服务质量，把先进的计算机技术和网络技术应用到档案管理工作中去，不断学习工程建设方面的新规定、新标准和新法规，并能够在实际工作中做到严格执行和灵活运用。职业培训还能够提高档案管理者的责任意识，加深对档案工作意义的理解，从而提高档案管理的质量。

（4）充分发挥现代科技在工程管理档案中的作用

信息技术极大的推动了社会的发展，提高工程档案的管理水平离不开先进的科技，建筑工程档案本身就是一种信息资源，除了完善纸质资料外，还要大力倡导使用缩微档案、磁介质档案、电子文件档案，开发角度、多层次的信息资源。在实际工作中可以吸收和借鉴美国、德国、荷兰等国家的先进技术和经验，这些国家所推行的CAD光盘技术极大提高了档案管理的质量和效率，每个施工单位都可以参照我国制定的《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》来大胆进行探索，尝试开发使用适合本单位的档案检索系统，推动工程档案管理朝着更加科学化的方向迈进。

（5）科学编制档案，详细记录档案的变更情况

严格按照工程档案的管理规定，并进行实际工程进展情况来科学编制档案。根据档案的内容和性质进行科学的分类，按照时间逻辑顺序自然形成编号，来自不同部门的资料要分别编号统一管理。

在档案的管理过程中，会不断出现档案的传阅和变更，这些过程中需要十分注意保持档案的完整性和有效性，管理人员要清楚地做好传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录，从而详实地反应档案内容的变化，把握档案的来龙去脉。

三、结束语

我国建筑市场的竞争日益激烈，与工程建设有关的各项管理都要提高效率，为企业的竞争服务，施工单位需要清楚地意识到档案管理工作是一个具有很大提升空间的重要竞争领域，只有加大制度改革的力度，提高档案管理人员的素质，才能够好的发挥工程档案在建设中的作用，才能让工程档案管理真正为企业发展服务，为保证工程质量服务。

参考文献

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地质勘察是建筑工程的基础工作，其勘察档案记录了现场地质勘察数据、土工试验数据统计、技术人员的数据分析图表和结论性文字报告，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识这些特点，对加强工程勘察档案管理工作并充分发挥其作用十分重要。 

 

一、工程勘察档案的特点 

 

（一）组成的成套性 

勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。 

（二）形成的阶段性 

根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。 

（三）内容的专业性 

一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。 

（四）贮存的空间需求性 

工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。 

（五）使用的效益性 

工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。 

（六）使用价值的时效性 

工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。 

 

二、当前的勘察工程档案管理 

 

当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。 

（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础 

当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。 

（二）收集档案的内容要齐全 

勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。 

（三）图纸、资料的标准化归档 

当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作： 

一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。 

二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。 

三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。 

（四）建立勘察工程档案员岗位责任制 

一名合格的工程勘察档案管理员：一是负责档案的集中统一管理；二是及时做好档案的收集、鉴定、立卷、归档工作；三是经常督促工程图纸、资料的归还；四是负责编制工程档案工作计划和组织改革等编研资料；五是做好工程档案工作的日常保管。 

总之，工程勘察档案管理人员要不断的提高自身素质，熟练掌握业务知识，提高业务技巧，在归档时，做到既“清晰”又“全面”，在取档时，做到既“准确”又“迅速”，做好工程勘察档案管理工作。 

 

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中图分类号：TU198 文献标识码： A

一、建筑工程事故与建筑工程事故档案

事故一词虽然通俗，事故现场也屡见不鲜，若要阐明事故的确切内涵，却不是一件容易的事情。曾有人简单的把事故定义为“异常状态的典型现象”。也有人认为事故是“非计划的，应为不可控制的事件”。牛津字典中，则把事故解释为“意外地，特别有害的事件”等。都从不同角度或不同侧面对事故进行种种阐述。这些理解既有正确的一面，又有其不全面或不准确的一面。笔者认为，事故就是人们在进行有目的的活动过程中，突然发生的违背人们主观意志的不幸事件。它的发生，可能使有目的的活动暂时或者永久的停止，其后果是人员伤亡或者财产损失。任何一次事故的出现，都具有若干事件和条件共存或同时发生的特点，因而也可以说，事故就是物质条件、环境、行为和管理以及意外事件的处理状况等众多因素的多元函数。

所谓建设工程事故，就是指工业与民用建筑工程、市政工程、构筑物等在投入使用—它包括建设前期的可行性研究、选址定点；中期的勘察设计、项目施工、建材采购以及在使用过程中存在的某些缺漏而形成的质量隐患，酿成人员伤亡或财产损失。

建设工程事故档案，是按照一定的归档管理制度和要求，集中保管起来的事故文件资料，包括相关图纸、照片、报表、文字材料、声像资料等。它是在事故调查处理过程中形成的专门档案，是建设工程建设过程中生产实践和科学试验中的经验教训凭证。从事故档案中我们可以找出各种生产事故的现象、发生规律及预防对策等，是人们对事故的认识和总结。虽然事故档案的事故资料都反映事故的情况，但事故档案不等于事故资料。事故档案具有依据和凭证的作用。因此，并不是所有的事故材料都要归档而转化为事故档案。只有那些具有保存价值，并且按照归档制度和要求进行归档的建设工程事故材料才算是建设工程事故档案。如果事故档案的概念不清，事故材料的归档范围不明，也是不能建立健全并发展建设工程事故档案工作的。

二、建设工程事故档案的作用

建设工程事故档案管理工作，属于一个特殊的领域。是负效益和低概率事件产生的相关资料和数据，是看起来“有害无益”的东西，只有通过认真管理和细心研究，才能体现出它存在的价值。

建设工程事故档案，可以使人们更详细地了解事故致使的范围，掌握事故发生规律，研究事故消除，搞好安全生产，其作用按其性质，可以概括为凭证和借鉴参考两大作用。主要体现在：

一、是安全生产教育的生动教材，立法的重要依据，也是交流事故积累经验提高水平的有力手段。

二、是通过对建设工程事故档案的管理研究和提炼分析，可以预测未来可能发生的事故，从而达到防患于未然之目的，它不仅能使现有的生产得以正常、安全的运行，而且还可能孕育新工艺、新技术的开发与拓展。

三、是通过研究弄清事故的原因和过程，制定具体的防范措施，有利于消减事故，保护人民生命财产安全，提高经济效益，促进生产发展。

三、建设工程事故档案的收集

事故档案工作的对象是事故档案，事故档案是通过收集工作集中起来的。因此，收集是档案管理工作的起点，是一项重要的基础性工作。如果各种资料处于分散状态，事故档案管理工作就没有物质对象。所以只有做好收集工作，才能贯彻集中统一的管理原则，以利用实现其完整性和安全性。

一、应建立健全建设工程事故归档制度，确定归档范围、时间、份数、要求和归档手续等，将建设工程事故过程中形成的具有保存价值的事故文件、材料，按照归档制度的要求，收集齐全、系统整理，分成基本的保管单位——套、卷、册、盒、袋等，完成归档。

二、是确定档案收集范围是保证建设工程事故档案完整，提高档案质量的关键。如果归档范围过宽，就会玉石不分，浪费人力、物力；范围过窄，又会破坏事故档案的完整性。为了确保归档范围，应当结合工程事故的特点及具体情况，将记述和反映事故情况的有保存价值的事故文件、材料予以归档。所谓保存价值，要指对单位、对国家、对建筑工程在今后使用和安全工作中有利用价值的资料。

建设工程事故档案的主要收集内容有：1、建设程序方面的事故。是指在项目前期工作中，出现失误导致事故的相关调查分析、取证资料。2、勘察设计方面的事故。是指在建设工程勘察设计阶段，它包括地质勘查，设计、方案、制图、构造等原因造成的与事故相关的调查取证分析验算模型、试验数据资料。3、施工建材方面造成的事故。是指在施工过程中原材料、构配件及施工顺序，施工结构、技术管理、操作质量等原因导致事故的调查、取证检验检测数据及有关资料。4、建设工程其它方面造成的事故。是指采用不成熟的科研成果或异常环境条件下，在使用过程中造成事故的调查取证，检验检测数据及相关资料。

三、事故档案的收集内容：

1、现场事故调查记录、图纸、照片等；2、直接经济损失和间接经济损失详细资料；3、现场事故的有关技术鉴定和试验报告；4、安全事故的调查报告书、登记表、诊断报告、人证、物证、自述资料；5、事故调查分析会议的有关记录、通报、简报文件等。

四、建设工程事故档案的鉴定

收集到的事故档案的各种数据归档，必须经过严格筛选，完成一系列鉴定工作之后，才能入库。按建设工程归档的原则和标准，鉴定事故档案的科学、历史价值并据以确定不同 保存期及保存份数。对已失去使用价值的事故档案，应分批销毁，以保证档案的质量。

事故档案的鉴定，是一项技术性与专业性很强的严肃工作，关系到事故档案的保存与销毁，因此必须遵循以下原则：

第一，事故档案的鉴定工作，首先要遵循《现行档案管理规定及规范要求》。凡是有长远利用价值的都应当永久保存，凡是一定时期内有利用价值的可以分别不同情况定为长期或短期保存。介于两者之间的事故档案，保管期限一律从长。

第二，事故档案的鉴定，要全面的、发展的、历史的去分析研究每一份事故档案，做到存毁合理。应以档案的内容，对具体资料具体分析，不盲目的套用规定，做到存毁合理。

第三，对事故档案进行鉴定，通常采用直接鉴定法，即对每卷（册、盒、套等）进行详细审查，具体分析，确定价值及保存期限。

第四，经过鉴定准备销毁的事故档案，防止轻率从事，可以采取暂时封存一段时间，经复查确认无误后，再做处理。

五、建设工程事故档案的统计

为了管理好事故档案，必须了解其数量及状况，掌握数据，总结经验，加强管理，维护档案的完整与安全性。

所谓统计，简单的说就是从数量上认识事物的方法。统计过程就是用来收集、分析、说明有关数据，在条件不定时进行决断的一门科学，是从数量方面去认识事物的一种科学方法。通过运用科学的统计分析方法，对大量的事故资料和数据进行加工、整理和分析，从中揭示出事故发生的某些必然规律，为防止事故再次指明方向。

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随着时代的发展，建筑工程档案管理工作的内涵和外延也进一步扩大。档案是经济形态存在和发展的必然产物，是建筑工程实施描述的最原始记录。原始记录性是档案的本质属性这一点永远都不会改变。在知识经济时代，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式不断涌现，所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。在近些年新产生的档案管理模式的引导下，建筑工程档案的管理也出现了一些新模式，这对建筑工程档案的处理和分析工作都有着深远和重大的影响，从技术水平和实践操作上都加速了建筑工程档案管理工作的进步。

一、当代企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程，也需要针对电子档案管理特点进行相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展，档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化看做是一个整体过程，将档案的整体运动过程，根据档案价值形态的变化划分为若干个阶段，不同阶段的档案与服务对象不同。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、前端控制提供了理论依据。

二、当代企业档案管理体制模式――信息一体化管理模式

（一）信息一体化管理模式

信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在建筑工程企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为建筑工程企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等科研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证；另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供有较高含量的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

（二）文件――档案一体化管理模式

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件――档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。

档案一体化的目标是实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的文件――档案一体化管理是以文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。文件――档案一体化的原则是在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：一、全程管理原则。电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；二、前端控制原则。前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；三、集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。

（三）IT集约化平台管理模式

各行各业信息化及其快速发展已经且正在不断地形成大量的数字化信息，对于建筑工程行业也不例外。这些信息需要归档并形成电子档案以记录信息社会的历史活动，传统档案馆开展服务创新加强馆藏数字化加工也将积累越来越多的数字化信息，这两类信息统称为数字化档案信息。档案工作者正是为了归档、接收、整理和保存这些不断累增的数字化档案资源，并想借助现代信息技术为国家、机构和社会公众提供快捷方便的查档、用档等服务，数字档案馆才应运而生。由此得出结论：数字档案馆可以作为信息社会数字化档案的终极保管机构。

从功能上讲，集约化服务型数字档案馆以数字档案馆的建设目的为出发点，可以确定 IT集约化服务型数字档案馆的以下几个主要职能：（1）集中统一永久保存信息社会产生的各类数字化档案信息，引领数字档案馆的发展方向，保障数字化档案信息的真实、完整、有效和安全。（2）为传统档案馆提供滚动完善和持续发展的网络化信息技术支持与服务，以方便档案工作者通过网络和计算机开展电子文件归档、电子档案接收、数字化档案资源的整合、管理、传递、处理、鉴定、编研和提供网络化查档、用档服务等各类档案管理工作。在建筑工程单位这种模式有着很好的应用前景，它不仅可以降低档案管理人员对繁杂资料的管理难度，而且对相关材料的查阅、抽取也会更加方便。

IT集约化服务型数字档案馆的观点的提出，是为了寻找一种更加有效的解决方案，以适应和谐型、节约型、发展型、信息资源广泛利用型信息社会的发展特点，不仅缓解了信息化建设中因技术人员与档案工作者认识不统一而产生的各种制约系统建设与发展的矛盾，而且也保障了数字档案馆的高效运作和长期发展。这一模式的基本要求包括：（1）机构重组：将数字档案馆与传统档案馆在组织上进行分割，数字档案馆的建设不再依附于某个传统档案馆，需要设立专门的机构来开展各项工作。（2）人才分类：将档案馆的工作人员分为业务型和技术型两大类，分别承担数字档案馆和传统档案馆的各项职能。（3）职能分割：数字档案馆用来保管网络系统中的数字化档案信息，传统档案馆保管纸质档案和各种其他介质档案。总体来说，建筑工程单位要想实现电子化档案管理模式，这种形式是很好的一种方式。

三、结束语

科技在迅猛发展，社会在不断进步，建筑行业也在技术和经济的推动下日新月异，档案管理部门要充分认识档案现代化、信息化建设的重大意义，站在新的起跑点，用新思路、新方法，与时俱进，全面推进档案现代化、信息化建设，不断尝试新的档案管理模式，促进建筑工程档案管理的科学、健康运行。

参考文献：

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Abstract: Archive management is a system engineering, project archives in the new period to a certain extent, difficulty and hope, opportunity and hope, it is be imperative to realize the innovation and development of project archives. How to adapt to the new form, new task, for the project construction tasks to escort in the new era, has become the current project archives management of urgent need to study and solve problems. This paper put forward some suggestions on the actual file management measures.

Key words: engineering; file management; quality

中图分类号：G271 文献标识码： 文章编号：

工程档案是建筑工程质量的直接反映建筑工程档案直接反映了建筑工程质量，我们应以建筑工程档案为依据来全面评价工程质量。建筑工程档案作为建筑工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建筑过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分，在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。在前面我们已经论述过建筑工程档案是建筑工程的有机组成部分，从现代管理科学的角度来看，建筑工程档案的质量也是建筑工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建筑工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。凡是有意参评的项目，建筑、施工各方对建筑工程档案管理都是非常重视的，都非常重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的，对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。

增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念

基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建筑单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。转

构建科学适用的档案管理体制

建筑单位在工程建筑初期根据档案管理的有关法规、规定和技术要求,制定本工程的档案管理办法、实施细则,对档案机构及其职责,材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等做出具体规定,使整个档案工作从工程建筑一开始就纳入正常管理轨道,真正做到档案工作的各个环节有章可循,有法可依。在工程准备与建筑阶段,档案业务指导人员应及时了解工程建筑项目的计划、规模、性质、进度等,并且经常与工程资料员保持联系,使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。提高工程档案报送的质量,以及成套性和完整性。在工程建筑后期,加强对档案的预验收工作,以确保资料齐全、完整和准确。

管理单位要建全档案工作规章制度,严格按照国家档案局8号、9号令要求，按照“统一领导、分级管理”的原则,将技术档案资料的收集、立卷、归档任务层层分解,具体落实到基层单位有关领导和人员,纳入相关的管理工作程序和职责范围。档案管理工作要切实做到有组织领导,有专职档案员,有档案管理制度,技术档案整理归档应当规范统一。还应结合单位实际情况,不断完善技术档案管理工作的各项规章制度,提高可操作性。

全程参与，工程与归档同步进行施工阶段产生、形成的工程系统质量保证性材料是建筑工程档案的核心部分，这些材料直接记述和反映工程建筑的内在结构和质量，档案管理部门应以高度的责任感深入实际、积极主动地检查、督促有关施工管理部门和责任人。使其及时做好收集工作，最大限度地确保该阶段工程质量保证材料与所记录的对象保持一致：要做到这一点，在具体管理工作中应坚持“三同步”。首先，坚持建立施工现场监督机构与工程开工同步。其次，要坚持项目归档材料的收集、积累与结算施工进度款同步。第三，要坚持施工现场预立卷与施工进程同步。坚持施工现场预立卷，使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查：工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件，检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建筑工程档案完整、准确、系统和安全这一高度，敢于项真，严肃认真地把好这最后一关。五、通过合同控制确保档案管理职责的有效落实工程项目档案资料形成部门多，文档资料数量大、种类广，只有遵循“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，才便于档案资料收集齐全、完整和系统。为了保证各参建单位对各自所形成的文档资料按规范要求收集、整理和归档，建筑工程部门应充分运用法律手段，以合同的形式来明确各参建单位的档案责任。与各参建单位签订合同时，合同管理部门严格把关，把工程资料的收集、整理、归档工作，作为一项重要内容写进合同；以合同的形式来明确参建各方文档资料的形成范围、费用、归档套数和档案质量要求，明确档案的权属。在最后的合同结算时，以档案的完成情况作为结算支付的依据。六、加强工程档案的软件、硬件建筑要做好工程档案工作,必须坚持以人为本,加快档案基础设施建筑。既要抓“软件“――队伍的建筑,又要抓”硬件“――办公设施的建筑,两手抓,两手都要硬。首先,要加强档案员队伍建筑。打造高素质的档案管理人员的培训,通过培训,强化档案人员的信息意识、经济意识、保密意识和现代化意识,不断提高档案人员职业操守和业务技能。档案员作为国家财产的保存者、守护者,应本着对历史负责的态度,认真钻研业务,开展深层次的研究,发挥档案的价值,为实现档案的社会功能尽到自己的责任。新时期的档案工作者应具有较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好风范与气质,应不断增加自身的学识,提高自身的修养,陶冶自身情操,以自己的博学以及良好的职业道德,赢得社会公众的敬重从而提高档案工作在社会中的地位,采取“走出去,请进来”的办法,到外地兄弟单位学习档案管理先进经验,取长补短,不断改进。其次,要加大对档案管理的硬件投入。

1、要加快档案室硬件的建筑,档案室要配备必要的铁制柜、灭火器、装订机、灭鼠药、除湿机等,改善档案保管条件,做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮等工作。

2、加强档案室软件的配备完善,通过购置照相机、录像机、电脑、扫描仪和专用软件,实现档案存储介质多样化,信息交流网络化,与时代同步,有效改善档案管理环境。再次,在软硬件建筑逐步完善的基础上,要尝试和推动档案管理信息化和现代化。改变“重藏轻管”的传统档案管理观念,充分调动档案管理人员的主观能动性,使他们抛开顾虑,大胆工作,不断创新,锐意进取,运用信息资源管理理论和先进的电脑网络技术手段,最大程度上开发和利用档案,服务于交通事业和社会其他部门。新时期的档案要着重体现“可用性”要通过创新和发展,将现代化的科技应用于档案,提高档案的利用效果和管理质量。如使用u盘、可移动硬盘、光盘、扫描仪等存储介质,减少档案保管的空间;利用微缩技术解决图纸保管问题;建立数据库方便查询和实现数据共享。积极推进电子档案管理、档案网上查询服务,使工程档案更好地得到保管和利用。

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建筑工程招投标档案是指在房屋建筑和市政基础设施工程的勘察、设计、监理、施工、材料和设备采购招标投标活动中形成的文件和材料的原件，是由各级建设行政主管部门负责监督和指导的建筑工程招投标工作的重要组成部分。建筑工程招投标档案管理水平，直接关系到城市建设工程的前期、中期和后期管理水平，是城市建设部门整体管理能力和科学管理水平的重要标志，在工程监管、审计、责任追究等诸多方面起到不可替代的作用。进人信息时代，建筑工程招投标档案管理工作也在其影响下得到快速发展。建筑工程招投标档案作为城建档案重要内容，是开发利用城建档案信息资源的基地。建筑工程招投标档案应该明确在城建档案中的定位。因此，建筑工程招投标档案在城市建设档案信息管理与服务中就显得更为重要。

一、建筑工程招投标档案管理存在的问题与原因

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，建筑工程招投标档案信息有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，但也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我们应该清醒地认识到建筑工程招投标档案信息管理和服务中存在的缺陷，在其建设中还存在着诸多的问题需亟待深入研究和解决。

1、建筑工程招投标档案信息化建设发展不平衡。条件较好的地区与系统、规格较高的单位，具有技术、资金、人力等优势，而经济相对落后的地区、规格略低的单位，既无充足的资金，又缺乏从事建筑工程招投标档案信息化建设的优秀技术人才，信息化建设困难重重，步履维艰。这种信息化建设的不平衡造成了建筑工程招投标档案信息管理和利用的不平衡。出现了建筑工程招投标档案仅处于内部档案业务管理过程，对于电子文件管理、电子档案管理还存在较大缺陷，更没有真正实现跨部门、跨机构、跨行业之间的建筑工程招投标信息资源运用。

2、建筑工程招投标档案信息技术落后。建筑工程招投标档案信息系统和网络建设规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应城建档案信息资源的共享要求。

3、没有统一的标准和规范。没有形成建筑工程招投标档案数字资源库集群，不能实现通过高速网络及数据互操作技术，将数字资源库集群连接起来，没有建立档案信息的数据仓库与交换中心，难以实现数据共享集成服务。因此，不能更好地为城市建设服务。

4、建筑工程招投标档案数字信息管理存在不安全因素。安全问题是计算机网络世界的难题，也是建筑工程招投标档案信息管理和服务的重大难题之一。主要来源于计算机病毒、计算机黑客、恶意破坏和摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置、人为或偶然事故造成的威胁，使数字建筑工程招投标档案信息管理和服务显得十分“脆弱”。

二、加强建筑工程招投标档案管理的建议与对策

1、建立、完善和实施全国统一的建筑工程招投标档案管理办法。我国已经颁布并实施了《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国档案法》，各省结合实际，制定和实施了建筑工程招投标档案管理办法。实践中，我国各省仍然执行的是不同的建筑工程招投标档案管理办法，不同程度地限制了信息资源的利用和共享，不利于管理和监督，同时影响了建筑工程招投标档案的统一规范管理，制约了我国建筑工程招投标档案整体管理水平。

2、建设和完善建筑工程招投标档案信息系统。由于各城市的经济技术发展不平衡， 建筑工程招投标档案管理水平及信息化发展状况也不相同，因此不同规模的城市根据各自的实力，分步实施，逐步建设和完善建筑工程招投标档案信息系统，以达到建筑工程招投标档案信息管理和利用。

3、加强对建筑工程招投标档案信息化工作以及电子文件管理的评估指标体系和规范标准的研究工作，完善建筑工程招投标档案法规体系。面向计算机和网络技术的标准直接采用国际标准或国家标准，加快标准体系的形成和提高标准化程度。

4、加强网络安全软、硬件基础设施建设。建设大型数据库管理系统和高可靠性的数据安全系统。

5、建立完整的档案归档目录要求。建设工程招投标档案管理内容应该包括：报建手续（计划、土地、规划等）、业主委托书、邀请招标审批表、文件、招标工作报告（招标公告、购买标书登记表、开标记录表、招标工作方案、补充文件、评标标准和办法、评委抽取表、评标报告、评标结果的确认、关于确定中标人的函、中标通知书、业主评价）、投标人的投标文件、合同备案以及其它需要归档的文件资料。这些必须存档的资料，在管理中将发挥着积极的作用。如有缺失，会给管理带来无法估量的影响。因此，归档的招投标档案应当齐全完整、整理规范、真实的反应招投标活动过程中的全部内容。

6、规范档案收集、归档、管理和利用的程序和要求。招投标档案管理工作必须在各级建设行政主管部门负责监督和指导下进行。工程招标实行委托的，由招标机构负责招投标档案原始记录的收集、整理、建档和移交工作。建设单位自行招标的工程项目，由建设单位负责完成。招投标活动形成的案卷，建设单位自行招标一式二套，建设单位、招投标监督管理部门各一套。实行委托招标的一式三套，建设单位、工程监理、施工、装饰装修、材料设备采购等阶段的招投标档案应当分别组卷。

7、严格建筑工程招投标档案管理时限要求。收集建筑工程招投标归档资料有其实效性，工作人员必须按照相关要求及时处理。按照要求，实行委托招标工程，或者经批准建设单位自行组织招标的工程，招标机构或者建设单位应当在中标通知书发出之日起15日内将招标过程的全部档案材料报送招投标监督管理部门。档案管理工作人员在收集建筑工程招投标归档资料时，应变“被动”为“主动”，本着对工作负责的态度，积极主动收集资料，及时登记，认真做好档案材料的立卷、分类、归档和集中管理工作。对于大型基础设施、市政工程的招投标档案保管至工程竣工后五年；其他建筑工程招投标档案保管至工程竣工后三年；未中标单位的投标文件保管期限为开标之后半年。保管期满，经档案保管人员鉴定，保管单位领导批准，登记照册后销毁。

8、加强城建档案信息化人才队伍建设。招投标档案应当设专人保管，档案管理工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保证招投标档案的完整、准确与安全。因此，必须注重对档案工作人员进行岗位培训与继续教育工作，着重培养信息技术性的复合型人才。建立发挥人才作用。留住人才的有效机制。

篇10

在建筑工程建造的全部过程中，档案管理起着特别的作用，它不仅仅能够客观地记录工程建造的全部信息、资料，还能为以后工程的维修等等工作起到一定的参考作用。现阶段很多的建筑工程都没有意识到档案管理的优点，很多时候都忽略了档案管理的工作。本文作者根据自身的经验以及理解提出了以下一些看法与建议。

一、现阶段建筑工程档案管理中存在的难点

虽然已经有很多的建筑工程开始重视了档案管理的工作，也开始逐步的实施了这项工作，可是在现实的建筑工程档案管理工作中的难点有很多，作者将其主要分为了以下几个方面，具体表现如下所示：

1.1档案的收集过程复杂[1]。建筑工程档案管理工作中最基础的工作就是档案的收集，一旦档案的收集出了问题，那么之后的档案管理也就会出现相应的问题了。许多的建筑工程在工程建造的过程中，由于工程量大、工程建设时间久等问题而忽略了档案的收集，或者说在工程建造的过程中丢失了部分资料，这都会造成档案收集的困难。

1.2很难实现对于建设工程的各个部门的监督管理。建筑工程的档案管理是复杂而系统的，要想做好建筑工程的档案管理就必须对于工程建设的各个部门进行监督管理。一般来说，建筑工程的施工是由多个部门共同实施的，在这种情况下很难实现对于所有部门进行管理，无法实现对于所有部门的监督就会导致档案收集的不全面，这对于档案管理来说是非常不利的。

1.3档案的编制与组卷的工作比较困难[2]。在一项建筑工程的建设完成之后，档案管理的工作人员需要进行整理资料，将档案进行编制与装订成册，这两项工作的要求是非常高的，因为它需要工作人员拥有较高的专业素质。可是现阶段档案管理工作人员普遍面临着专业素质不够高的问题。

二、如何做好建筑工程的档案管理工作

如何才能科学、有效地解决以上提到的建筑工程档案管理中的难点，如何才能做好档案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解决的问题之一。本文作者根据自身的经验以及理解，将解决的措施分为了以下几点：

2.1完善建筑工程的档案管理系统[3]。良好有效地档案管理系统是进行有效地档案管理工作的前提条件。建筑企业必须为档案管理提供良好的环境，比如说将建设单位的各个部门结合起来，建立档案管理系统，来避免收集资料困难的问题。除此之外，还应该全面的实行责任制度。这种责任制度是指将责任具体的划分到档案管理的每一位工作人员的身上，实现工作内容与责任相结合的制度，这样的话哪一环节出现问题可以直接找到相应的负责人。这样既可以快速的收集资料信息，还可以减少档案管理中的失误情况。所以建立完善的建筑工程档案管理系统是非常有必要的。

2.2颁布相关的档案管理的法律法规[4]，使得档案管理工作“有法可依”。目前关于建筑工程档案管理的相关法律法规相对来说还比较少，政府应该积极的颁布相关的法律来规范档案管理的各项工作。比如说，在建筑工程档案管理的过程中，应该严格按照《建筑工程资料管理规程》来进行一系列的工作，这样的档案管理才能更加的合理、有效。同时，颁布的相关档案管理法律还应该严格的规定档案管理的相关工作流程，让这些法律起到真实的指导、管理作用。

2.3强化对于档案管理工作人员的培训，在培训的基础上对于工作人员进行认真的考核。建筑企业应该积极的对于档案管理的工作人员进行培训来提高工作人员的专业素质，可以开展档案管理专业的课程，来教授档案收集的方法、管理的方法等等内容，使其在将档案进行编制等等的工作完成的更加出色。在对于工作人员进行培训之后，还应该对其进行严格的考核，实施严格地考核制度。对于优秀的工作人员进行相应的奖励，增加工作人员的信心与热情；而对于工作表现不太好，能力不突出的档案管理工作人员则要给与一定的惩罚，这种惩罚的目的并不是单纯的惩罚，而是起到警醒的作用，是让工作人员在以后的档案管理工作中更加细心的目的。档案管理的工作人员还应该积极地对于工作进行总结思考，努力将档案管理工作做到最好。

2.4加强对于建筑工程的各项监督工作[5]，使得档案管理工作人员能够轻松的收集资料。面对档案管理资料收集困难的问题，建筑工程只有对于建设过程的各方面进行严格的监督，对于各个参与建设的单位档案进行监督才能切实的收集到相关资料。比如说，对于参与建设单位的实际情况进行监督；对于原材料的质量进行监督等等。但是在资料收集的过程中会出现不容易收集的部分，这种时候档案管理工作人员应该特别注意，比如各类原材料的检验证书等等，这些尤其要注意收集管理，这样才能为将来的工作提高保障。

2.5做好建筑工程档案交底的各项工作。档案交底的工作是非常重要的，它能够进一步的对于建筑工程的档案进行管理。尤其是在某些较大的施工建筑中，这项工作更是十分重要，一般来说都是由工程负责人、档案管理负责人。技术人员等等一起举办交底的会议。很多情况下，交底主要是探讨了以下几个问题，具体如下：

2.5.1明确每个部门的责任，提出相应的档案管理的工作方法。这一点主要是工程建设单位对于档案管理的详细情形进行交底，使得档案管理顺利进行。

2.5.2工程建设单位为其他部门或者是单位就工程的基本问题进行介绍。这里介绍的内容包括了工程的建设方案、预算工期等等。通过这一类介绍，档案管理的工作人员可以迅速的了解需要收集的资料种类，也便于档案管理者做好最终的档案编制工作。

2.5.3监督部门就档案的监督管理工作进行了明确的交底[6]。包括了档案的归类、整理等等部分。

三、结语

随着社会的不断发展与进步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都会进行改革，随之建筑工程的档案管理工作也会变得越来越困难，也需要进行一定的改革。本文作者认为，只有首先认识到了档案管理中的难点才有可能克服这些难点，其次需要建筑部门、档案管理人员等等各方面的努力，最后切实的做到了以上提出的几点措施，建筑工程的档案管理工作才能真正的有效地完成，最终建筑工程的发展才会更好。

参考文献

[1] 林燕萍，朱志勇. 关于建筑工程档案有效管理措施的探讨[J]. 经营管理者. 2013（20）

[2] 张雪云. 工程建设档案管理的现状问题及解决措施[J]. 中国新技术新产品. 2011（15）

[3] 张亚红. 浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J]. 科技信息. 2009（21）