建筑档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇建筑档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

在对工程进行建设的时候，必须要高度重视档案收集整理工作，并形成完整的体系，从而保证收集整理工程档案的效果。然而，目前建筑企业在档案管理工作中，还档案收集整理问题，给档案的系统性带了了巨大的影响，从而不能充分发挥施工档案的作用。在对施工档案收集整理时，会受到各方面的影响。部分建筑企业把经济效益当作工程建设的最终目标，不能正确认识建筑施工档案资料收集整理的重要性，不利于档案收集整理工作的具体实施。建筑工程在建设的最后阶段，工程技术人员会陆续撤离施工现场，很多专业施工技术档案也会被带走，从而分散了工程后期的施工档案，给档案收集整理工作带来一定的困难。其次，档案整理人员不能正确的把握专业性高的文献资料，因此，在具体整理过程中，施工档案很难形成完整的体系，从而严重影响了建筑施工项目的档案管理工作。

（二）建筑工程施工难度增加，施工档案数量增多

随着建筑行业的不断发展，对建筑工程的要求也愈来愈高，大幅度提升了建筑工程的施工难度，从而使工档案数量增多。若建筑企业没有事先对工程施工档案管理工作进行准备，仍然保留传统的施工档案收集整理办法，那么建筑施工档案管理的质量势必会降低。建筑施工档案涵盖了施工过程产生的所有文档资料，工程建设难度逐年增加，那么施工档案的数量也会不断增多。针对这种现象，建筑企业必须要严格遵照施工档案具体的收集整理要求，采取相应的措施，保证档案的收集质量。建筑工程因为档案数量的增多，导致档案管理的难度也大幅度增加，管理人员保存了很多没有价值的建设资料，但却忽视了工程总结和竣工验收等重要资料。

（三）施工档案资料缺乏有效性保证

收集、整理和保存施工档案资料需要花费大量的时间，在工程实际建设中，建筑施工档案资料由于复印份数少或者保管措施不到位，导致施工档案资料没有切实得到保护和监管，有效性难以得到保证。在工程项目施工过程中，一些项目负责人不会时时待在施工一线，因此就会找人填写一些重要的现场资料，不能使施工档案的有效性得到保障。其次，施工档案管理人员没有较强的档案意识，档案转交不及时，或转交施工档案之后，没有立即对施工档案进行重新收集整理，错过了施工档案的最佳整理期，给建筑施工档案的最终价值成型带来了巨大的损失。在利用档案的过程中，很多建筑单位都忽视了施工档案的重要价值，只有在查验工程验收证书和工程最终预算的时候，才会利用施工档案，却完全忽略使用价值性更高的技术文档，导致施工人员认为施工档案并不具备实效价值。

二、建筑施工档案管理出现问题的原因分析

（一）没有落实施工档案管理制度

现今，施工档案管理工作在建筑工程中的具体落实，还缺乏对应的管理制度。在实际工作中，由于各个建设单位的实际需求不同，管理施工档案的方式和方法也存在较大的差异，不能对施工档案统一进行管理。由于施工档案管理制度不健全，导致施工档案建设施工过程中的管理存在较大的随意性，不能保证档案管理工作的质量。档案资料的数量随着建筑工程建设难度提高而增多，档案管理制度不够完善，不能支撑档案管理工作，导致档案管理的效果不能得到保障。

（二）建筑建设单位不重视档案管理工作

较多的建筑建设单位没有意识到档案管理工作的重要价值，在建筑工程中，工程施工档案管理工作仅仅被当做一般临时性的工作，在企业内部没有制定相应的施工档案管理制度，也没有安排专职的施工档案管理人员，根本不能让施工档案管理质量切实得到保证。一些建设人员认为，施工档案收集管理工作是比较辛苦的，对档案管理工作没有较高的积极性。在收集整理资料时，没有好好完成鉴定验收工作，也没有明确材料归档范围，大大降低了施工档案管理工作的效果。

三、强化建筑施工档案管理工作的有效途径

（一）加强档案管理意识

建筑施工档案管理工作从传统的单位自身管理逐渐向市场化和信息化管理过渡，发展形成社会化管理形态。那么建筑单位也应该与时俱进，改变传统的管理思路，把以人为本作为指导思想，高度重视人本管理概念。企业要向员工大力宣传档案管理的重要作用，让他们充分认识基建管理的价值，进而提高建筑工程的质量。其次，建筑施工档案管理工作会涉及到各种单位和部门，比如行政管理部门、监理单位、设计单位以及建设单位等。所以，开展档案管理工作要把各个单位结合起来，树立全局观，加强各个单位和部门之间的配合默契，促进档案管理工作的顺利开展。

（二）完善档案管理制度

对档案管理体系的健全，需要做到以下几个方面内容：首先，在建筑施工部门中，实行岗位责任制，明确档案管理人员的责权要求，并对管理人员的技能水平进行提升。其次，设立档案室，对档案管理的职责进行宣传，增强档案管理意识，对员工进行严格的思想教育，不断完善档案管理制度。再次，科学合理的制定档案管理工作的标准，对执行部门统一进行要求，从而保证档案管理工作的规范性。最后，对档案管理工作加强监督力度，制定切实可行的方案，使档案管理工作的效率得到提高。

（三）做好建筑施工档案的验收工作

所有参与工程项目的单位，不论设计单位、建设单位、监理单位等，对档案进行管理时都必须遵守相关的法律法规。根据档案的备案制度以及验收制度展开管理工作，严格按照检查、验收的步骤来进行。完成建筑施工档案后，还需要到当地城建档案管理部门进行验收，只有档案验收合格，才能对工程项目开展竣工验收工作。此外，竣工验收工作完成后的一个月内，必须要移交建筑施工档案。按部就班开展档案管理工作，从而大幅度提升建筑施工档案管理水平。

篇2

（一）组成的成套性

勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。

（二）形成的阶段性

根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。

（三）内容的专业性

一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。

（四）贮存的空间需求性

工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。

（六）使用价值的时效性

工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。

二、当前的勘察工程档案管理

当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。

（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础

当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。

（二）收集档案的内容要齐全

勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。

（三）图纸、资料的标准化归档

当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作：

一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。

二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。

三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。

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二、档案统计是提升档案管理工作效率的重要方式

随着科学技术的迅猛发展，各种信息接踵而至。相对于其他工作而言，档案管理工作则可以较早的接受到这些信息，也正是因为如此，带给了档案管理工作一定的压力和挑战。面对浩瀚如海、复杂繁多的信息，采取何种方法可以有效的帮助档案管理厘清这些信息就成为不得不思考的重要问题。在此境遇下，档案统计工作以其强大的功能可以充分的帮助档案管理解决好以上问题。一是档案统计运用科学的统计方法将相关信息引入到档案管理中去；档案统计是依托计算机等高科技器材成型的统计方法，具有无比强大的技术优势。当档案管理需要对各类信息进行分类时，就可以充分运用档案统计的优势，把这些信息输入计算机系统，在计算机系统的帮助下，可以代替人工完成信息的检阅、收集、分类等各项工作。由此可见，在档案统计的作用下，档案管理工作人员只需轻点鼠标，就可以在档案统计的帮助下轻松的完成各种信息的统计工作，从而提高了档案管理的工作效率。二是档案统计节约了档案管理工作人员的工作时间；一般而言，档案管理工作人员的工作时间大多集中于对信息的收集和处理等方面。如果不具备科学的管理方法，不具备相应的科技条件，自然会耽误档案管理工作人员的宝贵时间。面对这一问题，档案统计也可以发挥出其自身的优势。那就是一方面充分依托档案统计的科技优势，利用较短的时间完成信息的收集和整理工作。另一方面充为档案管理工作人员提供其他方面的工作服务。比如，资料的发送、回收等。由此可见，科学合理的运用档案统计，就可以有效的节约档案管理工作人员的工作时间，从另外一种意义上来看，节约了工作时间也就意味着提高了档案管理的工作效率。

三、档案统计是科学规划档案管理工作的有效方法

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中图分类号：TU198 文献标识码： A

1.建筑工程档案的编制要求

建筑工程档案的编制要求必须真实的反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须完整齐全。档案资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应该在复印件或者抄件上盖上公章并且注明原件的存放处。 档案资料的签字必须使用档案规定的专用规定用笔，工程资料宜采用打印的形式，并且应该手工签字。档案资料的图片及声像资料必须要图像清晰、声音清楚，文字说明或者内容准确。

2.建筑工程档案管理现状

2.1管理人才匮乏，制度缺失

数字化时代下，对建筑工程档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。但在当前的管理实际中，多数档案管理人员不能跟上时代的变化需求，掌握电子档案管理知识的高素质技术人才严重紧缺，手工操作的管理方式，降低了档案管理效率。同时，在档案管理中，兼职或一人多职的现象突出，档案管理人员专业知识缺乏，服务水平不高。另外，在当前的建筑工程档案管理中，多数建筑工程单位未加强对档案法规及其管理制度的学习，档案管理制度缺失，造成档案管理中的随意性较大。加之建筑工程涉及多个单位部门，各部门在档案管理中各自为政，缺乏沟通，管理整体性缺乏。

2.2管理意识薄弱，技术设备落后

由于建筑工程档案管理不能够直接产生经济效益，因此在工程建设中，档案管理未得到应有的重视，导致建筑工程档案管理存在着敷衍性质，专职档案管理机构缺乏，无法实现建筑工程档案管理的有序化、系统化。同时，在工程建设中，建设资金多投入到工程生产环节之中，对档案管理的投入不够，不仅导致了专业工程档案管理人才的流失，同时还导致档案管理中技术设备（如扫描仪、数码相机以及计算机等）严重缺乏。

2.3归档缺乏完整性，档案质量不达标

据统计，在当前的建筑工程档案管理中，由于归档不及时、缺乏规范性等，归档的完整性严重不足，归档档案的完整率低于80%，档案“回补”现象突出，虚假填写等不良现象大量存在，档案的真实性与同步性都遭到了严重的削弱，档案价值不高。此外，在建筑工程档案管理中，档案管理质量不容乐观。一方面，档案内容质量不达标，内容不完整、不规范、错漏以及遗失现象严重；另一方面，档案案卷质量偏低，封面、装订以及编写等方面都缺乏规范性，漏编或缺页的现象非常普遍。

2.4技术资料不真实。

真实性是工程档案的生命。虚假的工程技术资料不仅给工程质量评定带来错误的结论，还会给工程今后的维修改建带来误导，造成麻烦和不良后果。工程档案的编制不与工程同步进行，施工技术资料中一些重要的检测记录，是根据允许误差范围编造一个数据造假出来的，填写虚假数据，与工程实际情况不符；分部分项的检验批验收记录更是按工程名称套改而成，只把幢号和层次更改一下，资料内容完全类同，技术资料失去真实性。

2.5签章手续不到位。

履行签章手续是为确保技术文件的真实可靠，明确施工监理人员相应责任。在工程技术文件形成过程中，一些重要内容本应由施工、监理负责人来签字盖章确认，如隐蔽工程验收记录、基础及主体结构的验收记录、分部（子分部）验收记录等，但是在技术资料中，建设、施工、监理各方签字都是同一人的笔迹到底，只是资料员一个人代签，有的是用印章代替签字，技术资料未经签字者本人确认，签章手续不到位、不规范，签章手续失去应有的意义和作用。

3.改进建筑工程档案管理的措施

3.1思想上要重视建筑工程档案的管理工作

建筑工程中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工时即将交付验工的时候，才开始应付整理，这给档案工作带来了很大的难度。其主要的原因在于工程建设管理过程中，项目部对建筑工程档案在思想上重视的程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对于资料整理都是被动应付。

3.2提高档案管理人员素质

随着现代科学技术、信息技术和数字化技术的迅速发展，作为现代档案信息服务主角的档案工作者，已经不再是以往单纯的档案管理员，就应由以前一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为现在“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家。建筑工程档案管理工作是一项专业性较强的工作，要求从事建筑工程档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。特别是在当今社会和经济生活的快速发展中，对建筑工程档案工作档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求，如果档案人员知识过于老化单一，面对不断更新情况，新问题就很难提出解决的办法，档案管理不仅要熟悉建筑工程工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各类项目档案的整理和管理方法，了解建筑工程发展的现状及发展方向，运用科学的档案理论、新技术来指导和改进档案工作。

3.3健全体制，确保施工资料同步。

在建设工程项目管理中，建设单位应把档案管理工作纳入工程项目管理之中，建立健全档案管理体制，明确工程项目档案主管领导，配备专职档案人员，同时把工程档案的收集移交列入工程施工合同中，明确工程档案的编制要求和责任。及时做好工程技术资料的记录与收集工作，是确保工程技术资料真实、准确的前提和基础，同时也能有效地避免工程竣工后“闭门造车”补做资料的现象。

3.4把握档案工作环节，科学和合理地分类归档

档案管理工作的首要环节是收集资料，在档案管理工作中处于最基础位置，只有认真做好档案资料的收集整理工作，我们才能保证档案管理后续工作的顺利开展。建筑工程档案根据资料的特殊性，房屋建筑的使用年限，分为临时建筑和永久，在整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，并按短期、长期、永久三大保管期限，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等工作。在每个项目竣工、工程验收合格后，及时进行材料的全面整理，查缺补漏。在各级部门验收合格结束后，针对存在的资料问题和不足，要认真整改，并及时做好归档，做好保管工作，以方便日后对资料的查档利用。

结语：我国建筑市场的竞争日益激烈，与工程建设有关的各项管理都要提高效率，为企业的竞争服务，施工单位需要清楚地意识到档案管理工作是一个具有很大提升空间的重要竞争领域，只有加大制度改革的力度，提高档案管理人员的素质，才能够好的发挥工程档案在建设中的作用，才能让工程档案管理真正为企业发展服务，为保证工程质量服务。

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中图分类号：G271 文献标识码：A

前言在我国的经济建设中，建筑工程一直是改革的重点所在，随着近年来经济建设的不断深入，我国的建筑工程也在不断的进步，档案管理作为建筑工程管理中的重要环节，对建筑工程的影响巨大。本文从档案管理对建筑工程的正反方面的意义出发，总结存在的问题，揭示档案管理对建筑工程的影响。

一、 档案管理对建筑工程的积极意义

1、 做好档案管理能够为建筑工程提供重要的参考

在建筑工程中，一些重要的文件例如设计图纸、开工报告、竣工报告、隐蔽工程施工资料都是档案管理的重点内容，在档案管理中能够按照时间日期、工程量的大小程度将建筑工程的重要资料科学性的进行有效保管，对接下来建筑工程的开展有着重要意义，是建筑工程重要的参考。一方面良好的档案管理是经验的积累，与其他行业不同的是，建筑工程中经验的积累极为重要，成功经验的积累能够触类旁通，在接手新工程时往往能够量变引起质变，在以往的基础上做的更加科学合理，甚至导致创新，而失败的教训更能够在今后的建筑工程管理中避免错误的发生，因此在进行建筑工程的施工前，通过查找档案，以经验为基础对新工程的开展具有正向的帮助，是较为合理的做法；另一方面，在建筑工程中和结束后都会将施工中的资料进行细致的归纳和存档，便于在施工工程中一旦发现问题或者有好的措施，能够及时通过档案找到前期施工的各项资料进行解决，在施工结束后的验收阶段或者完工后建筑的使用期间，一旦发现问题，通过详实的档案管理也便于及时发现问题并解决问题。因此，档案管理能够为建筑工程开展提供重要的参考。

2、 做好档案管理是建筑工程不断创新的基础。

创新是事物能够长期稳定发展的必经之路，在事物发展的各个阶段进行有效的创新能够打破瓶颈，开创新的局面，这是一个量变引起质变的过程。建筑工程也是一样，由于当前社会发展速度不断加快，经济建设的不断深化开展，因此对建筑工程的要求也越来越高，这既是机遇，又是挑战，因此，建筑工程若想要在社会发展的大潮中占据先机，就需要不断的进行创新，而做好档案管理正是建筑工程创新的基础。首先，档案管理的有序性，使建筑工程在开展中能够有条不紊的利用档案管理的成果查找资料，提高了工作效率，便于建筑工程在较短的时间内，达成目标；其次档案管理的阶段性总结特征，便于建筑工程能够适时的不断进行总结和方案微调，没有积累就没有突破，而档案管理恰恰是积累的重要一环，在各个阶段进行档案管理的资料总结能够使建筑工程形成宝贵经验，通过总结归纳，为最终的创新打造先决条件；最后，在建筑工程完成创新后，档案管理也是检验创新成果科学性的工具，在创新成果的推进过程中，由于欠缺实际运行经验，因此过程中的各个环节必然要依托于档案管理，从而通过分析总结，制定出合理有效的推进策略，保证创新成功在实际运用中能够有的放矢，贴合实际。

3、 档案管理是建筑工程重要的无形资产

建筑工程是市场化特征较为明显的学科之一，在建筑工程的各个环节中都与市场紧密结合，而科学合理的档案管理，是建筑工程成熟的标志，也是建筑工程产生市场竞争力的重要环节，因此档案管理是建筑工程的悟性资产。一方面，通过良好的档案管理，建筑工程能够形成较为清晰的业务开展思路，保证建筑工程有科学合理、有经验的技术保障；另一方面，档案管理对建筑工程的市场竞争也存在促进作用，好的档案管理是建筑工程的标签，是管理较为成熟的表现，能够使市场的客户更加的放心合作，加强了建筑工程甲方的信誉度，为市场的合作奠定保障。

二、 档案管理不善对建筑工程的消极影响

1、 档案管理不善会造成建筑工程管理的混乱

档案管理是建筑工程管理的重点之一，但是建筑工程管理的混乱往往是来源于档案管理不善。一方面档案管理失序会造成建筑工程的进程出现不必要的繁琐环节，在建筑工程的开展过程中，往往需要对之前的进度资料进行查找翻阅，以便对接下来工作的开展发挥必要的指导作用，没有以往的数据资料进行参考，会使建筑工程的开展欠缺坚实的依据，因此一旦档案管理出现失序，会造成查阅资料进程异常繁琐，短时间内无法找到对应的资料会造成施工延误，甚至会导致建筑工程的中止；另一方面档案管理的不全面性会导致建筑工程的阶段性总结“失据”，档案管理要求能够把握重点，并且注重存档的细致性，保证信息保存的全面性，一旦档案管理出现不全面，往往使得在进行建筑工程的阶段性总结时，不能够全面反映此阶段进程的详实情况，对建筑工程的总结与继续发展不利，长此以往，会造成建筑工程进程陷入混乱的情况，甚至逐渐被经济大潮所淘汰。

2、 档案管理不善会导致建筑工程陷入瓶颈

随着改革的不断深入，经济建设的深化开展，因此建筑工程作为经济建设的主体也应与时俱进，建筑工程质量、工艺的不断进步与经济建设的发展相辅相成，因此在建筑工程的开展中应不断总结更新业务知识，提高业务水平，并且不断打破瓶颈，实现创新，才能满足经济建设的需要，否则将会逐渐被时代大潮所淘汰，对于实现建筑工程的创新而言，档案管理具有重要意义。档案管理是创新的基础，创新不是一蹴而就的过程，是量变到质变的积累，只有做好档案管理工作，适时进行总结提升，对过往的经验教训不断梳理，才能形成真正实用的宝贵经验，这才是创新的真正基础，只有当经验积累到一定的程度，才会为实现创新取得先机。

3、 档案管理不善会导致建筑工程丧失品牌形象

建筑工程是一门市场化的工程，对于建筑工程而言，建筑工程的客户是政府，是广大人民群众，因此建筑工程必须具备足够的公信力支持，才能够获取政府和人民群众的支持与信任。然而，一旦建筑工程的档案管理不善，就会直接显示出建筑工程单位的管理乱象，即使建筑工程单位在其他方面的管理更加出色，例如质量过程管理、人力资源管理等，也不会重新获得客户的信任，因为建筑工程的档案管理如果陷入混乱，将直接建筑工程在施工过程中进退失据，出现问题。

三、 当前建筑工程档案管理存在的不足和未来发展趋势展望

诚然，当前的建筑工程档案管理也存在一定的不足，并且对建筑工程的开展造成一定的影响，只有逐步加强和完善档案管理，提高档案管理的质量，才能对建筑工程的良性发展贡献力量，目前档案管理的问题主要体现在以下几方面：一是部分档案材料填写存在虚假。在施工后期的竣工验收环节中，由于甲方对施工环节的不甚了解，施工单位会出现急于交工，在竣工资料上进行虚假填写，填写数据与实际情况不符的情况存在，这些都对建筑工程的质量埋下隐患；二是档案交接不及时。在施工的后期，往往工程量较少，作为施工单位的主体往往到其他项目继续进行施工，造成施工人员的分散，而施工后期正是档案管理的重要时期，需要对档案资料进行整理，人员的分散会导致档案交接不及时的情况出现。

在以后档案管理中，应该针对现阶段存在的问题进行管理的强化，一是逐渐加强监督和审核力度，尤其对施工的后期严格把关，对于虚假填写的情况从重处罚；二是保证档案管理的完整性，设置专人负责施工后期的档案管理，并且在施工合同上对档案交接时间进行明确规定；三是加强档案管理人员培训，提高档案管理人员素质，保证档案管理稳步良性推进。

结束语档案管理对建筑工程的影响不言而喻，做好档案管理工作会对建筑工程产生积极正向的推进作用，反之将会对建筑工程的稳定发展形成阻碍，因此，在今后的档案管理工作中中，应切实加强对于档案管理的重视程度，逐步加强档案管理质量，这样才能够促使建筑工程不断良性发展，在经济建设的大潮中占据先机。

参考文献:

[1]陈晴.对建筑工程技术档案管理的几点思考 [J].技术与市场.2012.06.15

[2]刘国琴.浅谈建筑工程档案管理问题[J].青年文学家.2012,04.10

[3] 徐宁.大型建筑工程档案管理的难点与对策[J].城建档案.2012.12.15

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中图分类号：TM752 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营过程中不可或缺的重要组成部分,是工程建设的整体真实反映。建筑工程档案对整个工程质量监控、日后防灾抗灾、基础维修及改扩建等工作都有着不可替代的作用。因此,做好建筑工程档案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程档案管理实践存在着诸多问题。

1 建筑工程档案内容及特点

目前,业界普遍认可的建筑工程档案定义是：“建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动,是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。”

1.1 建筑工程档案内容

笔者结合上述定义,从整个工程建设的全流程出发,认为建筑工程档案内容应包括前期准备文件、工程施工文件、完工验收文件及监理文件四个部分。前期准备文件包括：上级审批批准文件；决策立项文件；勘察、测绘、地质等资料；工程招投标及承包合同文件；计划任务书、项目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、电、设备安装工程施工管理资料；施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录：给排水、消防、采暖、通风等设备安装工程记录；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。完工验收文件包括：竣工图；工程质量控制资料核查记录；施工现场管理检查记录；竣工验收移交证明书；竣工验收监督通知意见书；竣工报告；审计报告等。监理文件包括：监理中标文件及有关合同、协议书；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要,隐蔽工程验收记录；观测记录；工程质量检验及评定文件材料等。

1.2 建筑工程档案特点

建筑工程档案存在于工程建设的全过程,有不同于其他档案的特性,分析研究其特点对于管理中发现问题、解决问题有一定启示作用。其主要特点,首先,量多类杂。建设工程项目周期长,部门多,人员杂导致产生的档案文件繁多,类型复杂。其次,系统连续性。工程建设涉及建设、施工及监理等多个部门,各部门产生的档案相互关联组成一个有机整体。建筑工程档案的保存和积累,是一个继承和连续的过程。再者,全面真实性。建筑工程档案产生于工程建设的实践,全面反映记录工程建设的各类信息,是项目工程实体的真实写照。最后,实用性。建筑工程档案是工程项目最原始的记录,有很高的实用性,通过档案,可以全面考察工程质量,协助日后防灾减灾、维修、改扩建等工作。

2 建筑工程档案管理中存在的主要问题

建筑工程档案管理存在诸多问题,如制度建设问题、管理模式问题、管理人才问题、档案质量问题、规范化标准化问题等等,笔者通过研究把这些问题分类归纳为宏观问题和微观问题两个大的方面。

2.1 宏观问题

2.1.1 档案管理制度缺失,管理模式缺乏统一

针对基建工程项目档案管理工作,国家档案局于2001出台了《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规定》两个档案管理规范性文件。但是,目前很多建筑工程单位忽略档案管理制度和法规研究学习,没有按照国家相关档案管理规定从工程立项开始制定一整套符合项目建设实际的档案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,档案管理工作随意性很大,工程建设各阶段的档案管理混乱无序。

另外,工程项目建设涉及建设、施工、监理等多个单位部门,往往各单位部门产生的档案各自管理、各自为政。一些单位部门成立了专门的档案室,工程档案专人专管,多数单位工程档案由其他业务部门代管或由非专业人员兼管,各个单位部门档案管理相互缺乏沟通,档案管理整体性较差。

2.1.2 档案管理意识淡薄,基础管理工作薄弱

目前,“档案”概念还未被社会大众广泛认知,档案管理意识普遍淡薄。工程建设中由于档案管理工作繁琐复杂,且不能产生经济效益,工程建设部门多数精力集中于工程建设进度上,往往忽视或不重视档案管理工作,消极被动应付档案管理工作。从部门领导到基层档案管理人员认识不到档案管理对于工程建设的重要作用,很多规章制度不落实,经常出现工程项目完工即将交工验收时,才开始应付整理档案,敷衍相关部门检查,这种做法给整个全流程档案管理带来诸多不良后果。

工程建设过程中档案管理工作基础薄弱,一些建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案的各阶段管理很不重视,没有成立专门的档案管理机构。档案基础工作的系统化、有序化、可持续化不足,大量珍贵档案资源随处放置或丢弃,档案收集、整理、立卷、标引、著录及检索利用等未按相应标准规范操作。竣工验收档案质量关把握不严,各项档案监督监管机制不落实。

2.1.3 档案管理人才匮乏,专业素质参差不齐

建筑工程项目组中的档案管理人员多数没有经过档案专业培训,缺乏工程档案基本知识和工作经验,并且常有一人多职或兼职等现象,部分项目组根本不设专职档案管理人员。能对档案进行日常整理、使用和维护,具有先进档案管理技能的档案管理人才十分匮乏。特别是在数字时代,了解和掌握电子文件形成规律、特点和管理方法,熟悉电子档案管理技术的人才十分稀少,多数档案管理人员仍处于手工操作阶段,工作效率低,劳动强度大。

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2怎样做好工程档案的管理

2.1深入现场研究

能够把建筑工程档案管理工作做好能够帮助城市的经济有一个更好地发展，同时也能够促进社会的发展和进步，同时也是把城市多元化的功能发挥出来的关键因素，建筑档案管理和我国的国计民生有着直接的关系，对一个国家来说，这些资料可以显示出城镇发展程度。所以，在进行城市规划和建设的时候，我们一定要参照现存的建筑档案。

2.2把档案管理工作重视起来

建筑工程档案的管理工作是非常重要的，而且如何才能够提高我们对建筑档案的管理水平是现在困扰我们的一个非常关键的原因，这个工作在整个工程的建设过程中都有着非常大的作用，所以，负责进行工程档案管理的工作人员必须要时刻和工程建筑同步，这样才能够把建筑工程的管理工作做好，才能够为建筑档案的管理工作增砖添瓦，尤其是在工程施工的初期，这时候的建筑工程档案也处于一个萌芽的阶段，我们在这个阶段一定要把工作做好，否则对档案的价值会有很大的影响。在一些建筑公司中，企业的高层领导对建筑工程档案重视程度不够，在工程刚开始施工的时候，并没有进行档案编写工作，直到工程快要结束的时候，企业才开始慌忙的编写工程的施工档案，更有甚者，企业根本就找不到编写施工档案的人员，这样不仅对建筑工程档案的收集编写有很大的影响，同时也不利于建筑企业的发展。一些规模不是很大的企业并没有设立档案管理人员这一职位，建筑资料虽然有，但是特别分散，如果需要进行紧急的资料统理，那么就需要进行大量的工作，这时候很可能就会延误档案的管理时间，所以，企业一定要把具体的建筑工程档案管理工作重视起来，这样档案管理工作才能够做的更好。

2.3引进高级管理人员

我们生活在现代化程度比较高的社会，想要把现代化城市建设好是离不开现代人才的，在进行建筑工程档案管理的时候，同样需要综合素质较高的现代化管理人员，如果想要做到这一点，就需要企业给档案管理人员进行专业的培训，并努力提高这些档案管理人员的综合素质，让每位档案管理人员都有独立管理这些档案的能力。这样不仅能够更好地把工程档案管理好，而且还能够帮助我们进行档案的规范化管理。与此同时，我们需要对将要整理的文档进行一定的整理工作，无论是哪种管理方案都会有相应的管理规范，按照这些规范的内容去进行管理才能够让建设工程档案发挥出最大的作用。对企业档案管理人员的培训应该能够做到和具体的工程同步进行，这样才能够因材施教，培训效果也能够更好，能够让档案又更好地保障。

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一.前言

城市房屋是城市的主体，在城市的发展中具有重大的影响作用，对城市房屋建筑档案管理也是城市建设完成后的重大任务，这项任务需要花费大量的人力和资金。在近些年来，随着政府部门对城市旧城区的改造建设，城市房屋建筑的档案管理越来越受到政府及房产局相关部门的重视，城市房屋建筑档案管理为后期城市建筑的质量管理和维护提供了依据。

二.城市房屋建筑档案管理的重要性

城市房屋档案的建立管理对社会是有多方面的利益和好处的，一方面为城市的日后改建或者重建提供了参考依据，可以在此基础上对其进行优化设计；另一方面为工程建设方提供了大量的资料以便查阅房屋的竣工时间，并在对其性能检测方面给予重大的帮助。

三.房屋建筑档案的特点

1.长效性

对于城市房屋建筑档案的保存管理，我国虽然没有相关的法律法规给予了明确的规定，但是作为房产开发商在建设完成后也应该按照要求，建立房屋档案管理，其建档的时间和保存期限可自由确定，根据不同地方的情况而异。

2.权威性

房屋档案是一份房屋建设的合同，具有法律效力，是施工方履行合同的保障，对于日后房屋在正常使用的过程中出现的问题也是一种查找方式，因为其记录了房屋建筑工程建设的全部详细过程。

3.互联性

档案的管理不是一项独立的工作，而是需要许许多多的部门共同参与完成的，在建档的过程中需要对档案的真实性及准确性进行确认调查核对，每一步都是至关重要的。

四.城市房屋建筑档案管理存在的问题

1.管理意识淡漠，重视程度普遍不高

招投标档案之所以有局限性，源于其所处的位置十分尴尬。它只是工程建设环节的一部分，不及城市建设档案馆所收集的建设工程档案系统全面。因此，往往对其重要作用认识不充分，把对招投标档案的管理工作当作可有可无的事情，束之高搁顺其自然，从而放松思想，忽略了对业务的整理、总结和思考。

2.责任主体混乱，保存周期不统一

到目前为止，国家相关部门对招投标档案的管理没有制定统一规范的文件。由于各地的管理体制不同，在档案管理方面产生了许多问题。比如，档案管理责任主体不明确，有的地方是交易中心，有的是招标，也有的被纳入城市档案馆。再者，保存周期不统一，时间过长，就会加大工作负担和投入，但涉及工程招投标活动，没人愿意主动对招投标档案进行处理。

3.管理难度大，管理手段落后

虽然近年来全国各地在招投标活动中均或多或少的引入了无纸化办公模式，但招投标档案仍然避免不了大量纸制资料的存在，导致管理困难。加之管理人员变动过于频繁，专业性又不强，几经易手，招投标档案的延续性便得不到很好保障。

4.档案重复性强，管理任务重

建设工程招投标过程中，往往会产生大量档案资料，由于招投标工作的敏感性，档案入库时，往往胡子眉毛一把抓，全部移交。这样，许多重复的资料，被多次保存，既加重了管理人员的工作强度，又不利于档案室空间优化。

5.法律地位不明确，使用过程中存在误导

一般来讲，在招投标过程中产生的档案，一方面是工程建设项目在招标、开标、评标以及定标过程中的客观记录。方便各级纪检监察部门对相关建设行政主管部门及工作人员进行监督。另一方面，可以为日后解决合同纠纷等提供依据。但实际上，为了方便评标专家评审，各地建设工程项目在招标过程中，均要求投标单位提交的投标文件设置正副本，一旦出现不统一的情况，便认定以正本内容为准。并且正本投标文件又是标后签订承发包合同以及施工过程中工程结算的重要依据，一般由招标人自行保存。因此，在解决合同纠纷时，法院到有形市场调取的存档资料在招标过程中的有效性便会大打折扣，这对于正确解决合同纠纷便产生了一定的误导性。

6.目前，许多城建单位没有按规定将技术工程档案全部送给当地城建档案馆审验，建设施工单位及相关的项目管理人员对城建档案知识了解不多，对城建档案管理的重要性认识不够，也是社会各界对城建档案知之甚少，没有产生一种城建档案必须规范管理的氛围所至。

7.目前，各地档案馆普遍存在的问题是馆藏内容不丰富、形式单一、结构不合理。因此，城建档案馆要加强经常性的接收档案业务指导工作，及时帮助建设施工单位整理资料，积极上门收取档案，防止档案资料的散失、残缺不齐；经常与建设施工系统单位、主管部门沟通联系，掌握市政施工、建筑的动态，将建筑规划档案、市政工程档案等及时接收到档案馆存档。

五.改善城市房屋建筑档案管理的有效措施

1.加强城建档案法制建设，依法治档

随着城市建设的迅猛发展，档案接收任务日趋繁重，在缺少有效的经济制约的情况下，必须强化法规和制度建设，从制度上强化对工程档案的监管力度，保证档案的接收质量。

近年来，国家和建设部相继出台了《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案案卷质量规定》等法律、法规，某地城市建设档案馆结合实际，也制定了《城市建设档案管理办法》。依据相关规定凡列入市城建档案馆接收范围的新建、改建、扩建、迁建和恢复建设工程，建设单位在领取《建设工程规划许可证》、《建筑工程施工许可证》前，必须到城建档案馆办理项目登记手续，并签订《建设工程档案报送责任书》（以下简称《责任书》）。否则规划部门不予核发《建设工程规划许可证》和《建筑工程施工许可证》。在《责任书》中，进一步明确和告知建设单位依法承担收集、整理和移交工程档案的责任，明确了建设单位应当在工程竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案原件，同时还明确了违约需承担的责任。这一系列法律、法规、规章和规范性文件的实施，确立了城建档案的工作地位，为规范城建档案管理、理顺收集渠道提供了法律依据。

2.应用高科技管理

在今天的计算机时代，我们应该把握这个机遇，计算机的能力与人的能力相比是难以想象的，利用计算机完成管理中的事物是比较简单的，甚至有时候人工完成需要很长时间的工作，而计算机只需要几分钟就可以解决，以科技来取代人力的劳动，是知识时展的趋势。对于城市房屋建筑档案中的管理问题，我们呢也应该利用计算机来为我们完成一部分，建立数字化档案，这样不仅仅可以节省很大的档案存放地方，而且还会使得档案查阅工作非常的方便，减轻了档案管理工作人员的工作任务和负担。

3.主动服务指导，提高案卷归档质量

在新的形势下，城建档案工作者如果仍然墨守陈规，守株待兔，等待建设单位主动上门移交工程档案，必然导致城建档案工作的被动。城建档案从业人员在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难心理，勤动脑、勤动口、勤动手、勤跑腿，爱岗敬业，兢兢业业，树立主动服务意识，增强工作的积极性与主动性，通过和建设单位面对面的沟通，掌握档案资料收集情况的第一手资料，为后续档案整理、接收和提高归档质量奠定基础。建设单位在签订《责任书》时需要进行项目信息登记，馆里将项目划分到业务人员，业务人员根据项目信息定期到施工现场检查指导，服务工作更加有的放矢。确保每个项目都有专人负责、全程跟踪、经常性业务指导。

一方面，通过在签订《责任书》时向建设单位发放《市建设工程档案报送要求告知书》，让新开工的建设、施工、监理单位档案人员了解城建档案馆对建设工程档案编制、收集、报送等方面的要求和规范。这样档案人员就有章可循，知道自己该做什么，如何去做，遇到问题向谁咨询。另外，通过在工程项目施工过程中不定期地去工地督促、检查建设单位、施工单位、监理单位是否有专门的档案人员收集、整理工程档案资料，收集的档案资料是否完整、准确。尤其是涉及结构质量安全的勘测报告、设计及其变更、建材检测、施工试验、隐蔽工程等文件材料的归档工作，发现问题随时解决，确保档案资料的真实、准确、完整。如市经济适用房既是保障性安居工程也是大型的连片住宅小区，产生的工程档案资料有房屋建筑、市政等不同类别；施工、监理单位就有十多家；资料员整理水平参差不齐等情况，针对这一情况，为了把问题解决在工程档案进馆之前，多次去工地，现场给资料员讲解工程档案资料的组卷原则、方法、案卷编目等内容，避免出现书写不规范、资料不齐全、签字盖章不全等现象的发生，为建设单位在竣工验收后能按时向城建档案馆报送一套完整、准确、规范的建设工程档案，奠定了坚实的基础。

4.加强业务学习，提高业务管理和业务技能水平

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。而城建档案的内容庞杂，涉及城市建设各个方面。这就要求档案管理人员不断的钻研新的业务知识和技能，既要有工程技术方面的知识又要有城建档案管理方面的业务理论知识，同时具有解决实际问题的能力。因此，某地城市建设档案馆采取“走出去，请进来”的办法，让单位里的一些业务骨干走出去，请有经验的档案管理人员来馆传经送宝，通过交流学习兄弟单位在档案管理现代化方面的优点和成功经验，不断补充、完善馆内人员业务知识和技能，更新业务和管理观念，全馆业务人员的管理水平显著提高，从而进一步提高了工作效率，也保证了工程档案的归档质量。

5.加强档案编制单位资料员培训工作

通过举办培训班集中对全市建设、施工、监理单位资料员和相关部门档案管理人员进行岗位培训，通过培训让他们充分认识城建档案的重要性，了解城建档案的法律、法规和规章，掌握城建档案业务规范。并且严把培训考试关，宽进严出，考试合格发给岗位培训合格证书。在日常检查中，要求档案从业人员持证上岗，为保证工程档案的完整、准确，提高归档质量打下了坚实的基础。

总之，在新形势下，城建档案工作必须摸准时展的脉络，采取有效的措施，加大收集力度，确保工程档案资料的齐全、完整和准确，提升工程档案的归档质量，促进城建档案工作整体水平的提高，更好的服务于城市规划、建设、管理工作。

6.在城市的小区中积极的宣传房屋档案建立管理的好处，让人们认识到档案管理制度是一项非常有意义的事，其档案管理科从以下步骤来完成：

（一）工程档案的立卷

(1)立卷范围:与工程相关的具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料(工程前期资料、勘察、设计、施工、监理资料、设备资料;工程竣工验收资料等)。

(2)工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件资料必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档。

(3)工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档。

（二）档案的保管

凡建设工程中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集、整理、立卷归档及甲常管理,其它部门和个人不得擅自留存。

（1）凡属立卷归档的文件资料,必须为原件,书写格•式必须符合要求,书写工具须为钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。

（2）档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。

（3）各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查,如发现问题,应及时向上级主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。

（4）对破损和变质的档案及时进行复制和修补。

六.结束语

由上述对我国目前的城市房屋建筑档案管理方面存在的一系列的问题的详细分析，我们了解到了在我国虽然在城市房屋建设取得了比较可观的成就，但是，城市房屋建筑的档案管理还是有待提高的，其管理质量也是存在着一些问题急需得到解决。以上是我们总结日常城市房屋建筑档案管理的经验和教训而提出的一些可行性建议，希望能够给档案管理工作带来一定的优化和提升。

参考文献：

[1]罗敏．浅议城建档案为构建和谐社会服务,中国档案，2008/03．

[2]赵纷.城建档案在城市建设中的作用[J].科技档案,2010,(1):25-2

[3]赵淑芳，郝莉．城建档案的管理与执法，城建档案，2007/10．

[4]刘丰.城建档案管理工作要点[J].中国档案,2009,(2):56

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关键词：

荣誉档案；建筑设计；管理措施

建筑设计单位的荣誉档案是指单位和职工在工程设计、科技研发以及各项管理工作中因取得突出成绩而获得的具有保存价值的获奖文件、荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等的总称。它真实记录了单位事业发展的历史轨迹，具有较高保存价值，是档案的一种特殊载体。

一、建筑设计单位荣誉档案的特点

（一）荣誉档案带有鲜明的行业特色，由各级住房城乡建设部门、勘察设计协会、土木建筑学会等评选出的优秀工程、优秀方案、绿色建筑、装配式建筑、BIM应用等，是建筑设计单位荣誉档案的主要构成部分，约占到全部荣誉档案的八成以上。

（二）荣誉档案是使用频率最高、价值利用最多的档案类型，与文书档案、人事档案、图纸档案等经常“沉睡”在档案柜中不同，荣誉档案基本是“活动”的档案，无论是对外宣传、对内教育、职称评定，还是生产经营投标、编写单位历程，均发挥着重要的作用。尤其是在参与工程项目投标时，优秀工程、优秀方案类的获奖证书、奖牌等荣誉档案作为单位实力和业绩的凭证，经常会跟随设计人员“奔赴”各个开标现场，成为竞标的重要得分内容。

（三）荣誉档案利用价值有一定的时效性，这里的“时效性”主要是指工程技术类获奖证书在单位投标时的利用价值。建设单位在招标时，一般会要求设计单位提供近三年或近五年获得的荣誉。因此，这类荣誉档案越新，其利用价值便越高，超过五年的获奖证书，在生产经营上的价值便不再突出，就可以与其他荣誉档案或普通文书档案一样“束之高阁”了。

二、荣誉档案管理工作中存在的问题

（一）对荣誉档案重视不够导致管理混乱。对建筑设计单位而言，图纸档案、人事档案、合同档案、文书档案等几大块的管理相对比较规范，分别由相应部门收集整理，并有专人负责。而荣誉档案很少被作为一种特殊的档案类型予以专门管理，更不会安排专人负责。获奖文件、获奖证书大多作为文书档案保管，由办公室收集整理；而奖牌、奖章、奖杯、锦旗等实物类档案则比较分散，往往由获奖部门或个人随意存放。

（二）荣誉档案归档意识不强，导致收全率欠缺。生产一线各部门对于层次或级别比较高的奖，有时不愿将取得的荣誉成果拿给集体分享，不主动按时上交应归档的文件材料，而是留在自己部门使用，在档案移交上意识比较淡薄。对于职工个人获得的各种荣誉，许多人认为与单位无关，从来没想过要移交单位，或将获奖证书复印件交给单位登记保管。职工归档意识不强，档案管理部门又无法掌握全院范围内的获奖情况，导致在荣誉档案的收集上不可避免地存在遗漏。

（三）荣誉档案种类繁多、材质不一，导致整理保管困难。荣誉档案从载体上来看，既有文书类，也有实物类；从材质上看，有纸张、金属、木料、玻璃、布料等；从形状和样式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于载体材料和形式的多样性，决定了荣誉档案在种类上的多元化，从而也相应加大了荣誉档案收集、整理和存放的难度。目前专门设置荣誉档案室或档案专柜的单位并不多，文书类荣誉档案一般存放在文书柜内，或与其他档案混存；实物类荣誉档案则是见缝插针，随意摆放，时间比较久远的奖牌、奖杯等往往会字迹模糊、锈蚀严重；借用频繁的获奖证书，折叠、磨损严重，不利于档案的长久保存和利用。

三、加强荣誉档案管理的主要措施

（一）加强宣传，引起重视。要强化荣誉档案的归档意识，通过多种途径向职工普及档案法实施办法等有关知识，使各个部门和广大职工能够主动将获得的荣誉及时提交到档案管理部门。要强化荣誉档案收集意识，档案管理人员要转变被动等待归档的观念，全面了解各类荣誉的评选情况，掌握评选时间，跟踪评选进度，在荣誉档案发放的第一时间，主动走出去收集应归档的文件材料、证书、奖牌等，既要保证材料的齐全，又要维护档案的有机联系和历史的真迹，解决荣誉档案归档不全的问题。

（二）完善制度，落实责任。要明确管理部门，安排专人负责，做好荣誉档案收集、保管、借用等各方面的管理制度建设，确保各类荣誉档案及时完整归档和安全、有效利用。要强化档案管理人员的服务意识，积极主动开展工作，切实担起责任，树立档案资源共享的服务理念，使荣誉档案真正发挥其特有的价值。

（三）明确流程，加强管理。实施标准化管理，从资料收集、整理到最后归档，从文件、实物内容的分类、编号、案卷目录编制直至入库，严格按照国家标准执行，做到条理清晰、目的明确，避免遗漏，保证齐全完整，提高荣誉档案管理的过程质量。具体应做好以下几个方面的工作：

1.明确收集范围。可从颁奖单位和获奖对象两个不同角度确定荣誉档案的收集范围，主要有以下几个方面：一是政府或行业主管部门颁给单位的综合类荣誉；二是单位获得的工程技术、科研类荣誉；三是上级党委、工会、团委、妇委会等党群组织颁发的荣誉；四是单位参加上级或行业组织的各类文体活动、竞赛活动获得的奖杯、奖牌等；五是客户、兄弟单位、社会团体赠送的锦旗、牌匾等；六是职工个人在设计、科研、管理等工作中获得的奖项，职工个人获得的荣誉，其原件仍由个人保管，档案管理部门可采取征集复印件或拍摄照片的方式进行保存。

2.做好分类登记。为便于管理和使用，可根据材质分三类进行登记：一是文件类，主要登记标题、文号、发文单位、发文日期等；二是证书类，可根据证书上的内容登记受奖单位（人员）、项目名称、奖项类别、等级、颁奖单位、落款时间等；三是实物类，包括牌匾、奖杯、奖章、锦旗等，登记内容与证书类相似，单独登记是为了便于日后的整理归档。

3.单独整理归档。因建筑设计单位的荣誉档案有其独特的行业特点和利用价值，使用比较频繁，将此类档案单独整理归档十分必要。如获奖文件，若按普通文书对待，将之与其他文件资料按年度整理归档，就会使这类荣誉档案分散存放在不同的卷宗和档案柜里，造成使用不便。因此，将荣誉档案作为特殊门类进行管理，更便于保管和利用。尤其是实物类荣誉档案，其由一件件物品组成，载体和形态各异，其存放的柜架需区别于文书档案，应陈列于直观易见、便于放取处，既利于对外展览，又利于查找利用。有条件的建筑设计单位最好能开辟一个荣誉档案陈列室，以确保这类档案的长久保存和使用。

4.做好检索利用。为了充分发挥荣誉档案的价值和作用，要适应档案信息化发展的需要，目录编制与计算机管理同步进行，在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案分类目录，按年度和分类项目进行编目造册。同时要做好借用登记工作，既充分发挥其价值，又确保荣誉档案的按时完整返还。综上所述，荣誉档案管理一定要规范化，加强档案的收集、整理和统一管理，确保档案资源得到有效的保护和利用。同时，建筑设计单位要积极创造条件，建立一定规模的荣誉档案陈列室，以更好地发挥其价值和作用。

参考文献：

[1]崔爱民.加强企业荣誉档案管理[J].兰台世界，2005（9）.

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中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

0 引言

随着经济快速发展，城市化进程加快，建筑业蓬勃发展，而建筑设计院作为项目产品设计、技术研发的重要平台，承载着社会各行各业项目建设的设计、开发与运用，形成了丰富而庞杂的设计成果，积累了众多的档案信息资源和设计知识文本，如何充分运用信息技术改进、创新和完善这些档案资料的管理工作，推进档案管理信息化建设，以便使数据共享，节省设计时间，提高工作效率，快捷地为领导决策和内、外顾客服务。

1 设计院档案信息化建设的内容及模式

1.1实行CAD图网络无纸化验收

（1）建立与单位同步发展的计算机管理网络平台，实现无纸化归档、验收。确定电子档案在网络状况下的归档程序；图纸签署栏及交验单签署实行网络管理，项目管理人员、档案验收人员、总设计师、设计人员分工录入不同的数据，各工作程序之间的数据录入不重复，一次录入，数据共享；使项目策划及各专业互提资料等质量记录内容、项目的流程监控内容、项目数据库所需的专业数据内容、归档前的各种辅表格或记录，均在局域网上操作完成。

（2）建立底图验收与计算机出图、晒图相结合的快捷出版网络体系，确保归档的CAD图是最终版本。CAD图绘制后与出图前为预归档期，在此期间进行各专业会签、修改。图纸会签采用“三维立体专业叠放技术”或计算机投影放大技术，此后在网上交验设计图纸及技术资料。在预归档期内档案验收机和设计终端机均可看到CAD图，设计终端机能改图而档案验收机只能看不能改。档案验收机能改图签、签署栏和目录页，签署栏分机签和草签，两者同时并存。机签为了识别直观，而草签则作为凭证。在人名库的建立上可采用数码技术将本人签名转换，或利用扫描技术建立人名数据库。人名数据库各设一定字节的密码，个人密码可随时变换，签署时凭密码调用而自动生成。签署验收中的问题通过对话框形式解决并确认。一旦验收无误，由档案验收人员授权出图室按计划下达的份数出底图、晒蓝图。随后电子文件逻辑归档，纸介质底图在一定时间内实行物理归档。待CAD图正式归档进入图库后，自动生成只读形式，不经授权或审批（软件设计应具备授权审批功能），任何人不能改图和下载。

1.2通过终端机修改图纸

修改已归网络图库的某一项目图纸，可在网上申请、批准，由档案数据库管理人员下载图纸，在网上提供并传给使用者，同时修改者通过信息框将修改后的底图传给档案验收岗位。图纸修改次数编号、标识、替换或增加等，均按院对纸介质档案规定办理。图纸审校后由修改者在网上办理交验归档手续。

1.3利用因特网下载信息并转局域网阅览

利用连接图书、资料、样本、标准等内容的宽带数据网或购置电子图书，由档案工作人员查询设计中所需的资料，以目录、数据、摘编等形式下载，在局域网上，供设计、生产及管理人员参考。

2 目前档案信息化过程中的问题

2.1功能有待改进

（1）同一项目中，若项目号不同，不同项目的图纸归档在同一项目中，使同一个项目下有不同的项目号共存。可能导致 A项目的图纸归档在 B 项目的图纸中，系统不能自动识别，要靠工作人员在扫描归档过程中自己识别。

（2）同一项目中，若专业建立重复，不可自动识别。可能导致同一项目下创建两个同样的专业。如：同一项目中应包括给排水、暖通、动力、电器、建筑、结构等多钟专业，系统不能自动识别专业的重复建立，可能出现两个建筑专业，图纸的输入也会发生错误。当设计人员利用信息化平台查询图纸时，会发现不同项目的图纸归档在同一项目下，或者同一项目中有两个相同的专业，一方面不利于档案部门的形象，另一方面浪费了不必要的人力和物力，降低了工作效率。

2.2识别功能有待改进

（1）同一套图纸中子项名称或建设单位不统一，不能自动识别。一套图纸的图签由建设单位、子项名称、项目名称和图名共同组成，若在同一套图纸中，第2张图纸和其他图纸的建设单位或子项名称不同，系统不能自动识别，可能导致把别的项目的图纸归档在这一项目中。

（2）带有二级目录的设备类图纸的排序不能自动生成，须工作人员手动排序。设备类的图纸通常有上百张，靠工作人员手动排序既浪费了时间，也不利于图纸张数和图号的校对。

3 加强建筑设计院档案管理工作的策略

3.1开拓思路，更新观念

由于建筑设计研究院档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经济效益，所以它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，树立“俯首甘为孺子牛”的思想，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。作为档案管理工作人员，在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境；再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性;最后要协调好研究院各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整。档案来源于研究院各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。

3.2提高档案管理的系统设置和技术措施

建筑设计研究院档案资源要实现信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这就要求档案管理人员必须使用计算机，实现计算机管理，而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。

在档案信息化管理的过程中，应该注意以下几个细节：

（1）档案信息的保密性。在档案信息建立之初，就得确保档案信息的保密和精准，在档案信息上网的条件下，要对用户进行有效的监管，防止用户利用档案进行一些不合法的行为，避免影响到集体和社会的利益，由于档案和图书资料等有一定的区别，它只是内部人员作为交流的，因此在互联网分享中应该进行有效的管理，对身份等建立一个系统的档案，确保内部档案不公开，严格限定使用权益，而达到档案所起到的作用。

（2）提高档案管理人员的综合素质。为适应新形势下档案工作的需求，对档案工作人员要进行必要的培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其他有关方面的知识、技能。同时建筑设计研究院应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。