时间:2023-03-23 15:22:23
导言:作为写作爱好者,不可错过为您精心挑选的10篇医疗设备论文,它们将为您的写作提供全新的视角,我们衷心期待您的阅读,并希望这些内容能为您提供灵感和参考。
2评价的内容
医疗设备售后服务的内容涉及广泛,从基本的安装、维修、备件的提供,到定期维护、系统升级,再到人员培训和科研合作等,并和设备自身的复杂程度,如设备系统的集成度、操作性、安全性、影响面等因素相关,不同种类的设备售后服务的内容会有所侧重,见图1。如何选择是需要重点考虑的因素。对于一般的设备主要是围绕保障运行为中心的基本维修服务,而对于重要的医疗设备还必须包括安全质量保障方面的内容,包括预防性维护、监测验收、系统升级等,而更高的要求还体现在对于客户的培训,积极帮助用户开展科研合作、功能开发等更高层次工作。
3评价对象的选择
医疗设备行业的特点是种类多、产量小、厂家大小不一,很难以一个同样的尺度来评价比较各个不同种类设备生产厂家的售后服务,为了实现有效管理,需要分类和取舍。(1)选择日常管理有难度和应用较广泛的产品类别。在品类选择方面,应根据售后服务管理的难度来选择优先需要调查的品类,为了保证调查数据的充分性,还应选择具有相对比较广泛应用的产品进行调查。上海在2007年启动时就选择了问题比较多、应用比较广泛的5个产品类别进行调查,随着受调查用户的接受程度的提高和管理拓展的需要,2009年拓展到7种,2011年再扩大到8种,2012年扩大到13种,而对一些专科设备,由于服务相对好或量少未被纳入监管范围。(2)同类别内应以主流厂家品牌为主。在最初的售后服务调查中发现市场上存在进口厂家、国产厂家、大型设备厂家、一般设备厂家、厂家维修站、商维修站和第三方维修等,各方之间的差异巨大。由于供应商数量庞大,一些小的服务商变动快,故满意度调查管理的重点应放在品牌的主流厂家上,其商服务可看作是该品牌服务的延续,品牌对于大厂家是优势,也正因为这点,他们会更加重视社会舆论的影响,其评价结果会受到更多重视。(3)采用相对满意度比较的效果更佳。满意度评价结果的评分受到专业设备特点、生态环境、竞争程度和调查方式等多因素影响,其绝对值会发生变动,无法代表绝对服务水平,而比较有意义的是该品牌与其同类竞争对手的比较,生产厂家会更加看重类似竞争厂家之间的差异和排名先后,故调查产品的分类应根据产品特点,将相类似的产品放在一起比较排名,容易形成一个竞争的态势。(4)适度选择同类品牌数量。在调查中需要对各类品牌进行一个初选,以方便受访者统一填写,入选数量不宜太少,太少会导致缺少竞争,甚至造成个别品牌孤芳自赏;但也不宜过多,太多的品牌入选,一方面会造成受访者的工作量增大,另一方面小的厂家用户量少,其采样数据会比较少,容易引起调查数据的波动,造成整个排名次序的波动,由于大装机量的品牌服务商的售后服务难度要高于小装机量的品牌服务商的售后服务,故需要对各品牌的基本装机量有个门槛要求,过少的用户调查数据不建议纳入排名中。上海地区2007年启动调查时就没有求大而全,而是设定将本地区主流品牌纳入监管范围,每个数量为4~7个,而且每年在启动前由专家委员会讨论推荐入选品牌,2009年以后还特别重视将国产品牌纳入范围,同时加入其他品牌的收容项,以期得到整个市场的数据。
4受访对象的选择
目前我们调查的医疗设备售后服务主要是指各级医疗机构在用的医疗设备,故收集调查数据的对象应为医院单位的用户,而且在某个地区的调查要覆盖尽可能多的各种级别的医疗机构。在这其中又分为以下3个调查对象。(1)设备管理部门。设备管理部门是医院内负责医疗设备保障管理的职能部门,许多医院设备部门具有相关的临床工程技术人员,他们工作在设备维护保障的第一线,掌握了有关设备售后服务的全面信息,理应作为受访调查对象。上海地区的售后服务调查就是以医学装备管理部门作为调查的主体。(2)临床医技使用部门。某些医疗设备聚集在某个专门的临床医技部门,部门的医护人员对各厂家的售后服务也有直接接触,他们的感受也是对厂家的服务评价的重要数据,也可以作为一个类别设备的调查数据来源。上海地区的调查除了调查医学装备管理部门以外,还采集了放射科、超声科和血透室部分一线医技人员的满意度调查数据,其可以作为一个重要的补充。(3)业内管理和技术专家。对业内的专家满意度数据的调查也是一种有效的抽样调查方式,具有一定的代表性,也是在大范围内采样时的一个屈就方式,但对其抽样方式和数量要事先研究以确保分层合理,数据可靠。若是以上几种方式混合调查,还要对各自人群进行分析,分别对各类调查对象群体设定权重,再进行分析统计。
5调查的区域范围设定
(1)建议以省市地区用户为一个调查群体。调查的用户范围选择有多种方式,相应的采样方式也有多种,可以是全国、省或地市,其中对于全国范围的调查需要的样本量应足够大,其调查的工作量也会非常大,但影响也会非常大;一个省的调查样本量可以适当少一些,操作上相对比较方便,影响也较大;而某个地市的调查样本量不需要太多,实施方便,但影响力相对是局限在当地。同时考虑到我国疆土辽阔,东西地区经济发展不平衡,医疗机构的分布结构不同,医学装备的档次、各地对服务的需求重点差距较大,故评价调查的指标可以根据当地需求特色和管理难点适当增减,以更加好地反映出当地的售后服务特点和厂家之间售后服务的差异。(2)参考主要厂家服务部门的分工范围。厂家服务部门的分布也是一个重要考量因素,目前国内各生产厂家的售后服务一般都是在各省或市设立分支机构,对设备装机量大的省,厂家一般会在该省设立办事处。装机量少的地区,可能选择几个地区设立一个办事处,一个省的医疗设备售后服务支持的管理能力、技术服务水平与该省办事处经理的理念和管理水平、现场工程师的技术能力和工作态度相关,一个办事处售后服务部门的管理风格、服务水平会趋于同质化,故将他们作为一个群体来进行评价是比较合适的。结合以上两个因素,对一个省或地区进行调查,得到的结果可以对该省或地区各厂家的一个独立的售后服务部门的服务工作进行评价,该种选择方式具有可操作性,结果也具有针对性。
6结果与影响
由于此项调查结果对于各级医疗机构设备管理部门采购维修管理具有重要价值,而对于相关厂家服务部门更加具有影响力,所以调查结果的应选择具有影响力的平台,包括各种专业的年会、年度工作大会或地区的管理会议上加以公布,并邀请相关厂家参与,有条件的话可以设立颁奖活动,对获得优秀名次的厂家予以表彰,增加活动的互动性和激励性,并以书面方式年度调查报告。目前江苏省、浙江、湖北、内蒙古、广东、四川、安徽等地区启动的各省范围的医疗设备售后服务满意度调查多是在各省市的医学工程年会上公开,其满意度统计结果连同各类排名结果由《中国医疗设备》杂志社统一印刷,每年度还将结果进行整理形成中国主要地区的售后服务调查报告(白皮书),这将形成合力推动中国医疗设备售后服务市场健康发展。
论文关键词:医疗部门;医疗设备档案;管理
医院行业是科技含量较高的行业,在医疗实践活动中;拥有大批先进的医疗仪器设备,这些设备在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可替代的作用。如何加强设备和设备档案的管理,最大限度地发挥设备在医疗、科研中的作用是医院管理者面临的重要课题。
一、医院设备档案的形成
设备档案是医院在购置设备过程中形成的以纸质为载体的文字材料,它主要包含了以下几个方面的内容:(1)各种文件:如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件;(2)各种记录:如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等;(3)各种原始凭证:如到货通知、提货单、发票影印件;装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸;(4)开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告;(5)设备使用操作章程、维修管理办法、制度;(b)人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录[1];(7)设备报废申请及处置结果。从设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废,其时间周期长,中间环节多,参与人员杂,因此,设备档案的管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作。
二、建立医疗设备档案的意义
首先,建立医疗设备档案,能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据,为同类设备的更新换代提供依据。由于一台先进的医疗设备功能多样、价格不菲,在引进时领导和专家将会进行详细的论证,包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的效益等。而建立医疗设备档案,就能为此工作提供证据和参考[2]。
其次,建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。机器设备在运转和使用过程中,由于热力、化学原素的作用,一些零部件会磨损、腐蚀和松动,将会影响设备的精度、性能和工作效率,这就必须维护和检修,要维护和检修,设备档案是必备的条件,它能为设备的使用和维修、保养提供依据。
第三,利用设备保修期和维修期的区别,避免不必要的支出。
三、医疗设备档案的科学管理的原则
医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位,要求我们高度重视医疗设备的科学管理,使之实现制度化、规范化。
医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则,这样才能保证其完整性和利用效率。因为医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多,归档时间长,如一台大型医疗设备,从论证、购置到安装将会形成大量材料,并且还有以后的使用和维修直至报废,有一个很长的周期。二是多种多样,设备有国产的、进口的,档案材料势必牵涉到多种文字,如中文、英文、日文等;其载体有纸张、照片、录音带、录像带等。三是档案使用牵涉多个科室,特别是设备的构造图表、操作和维修说明书等一类材料,使用很频繁。因此,如不集中统一管理,很容易造成文件的破损和丢失,破坏档案的完整性,影响档案的利用价值。
四、如何加强医疗设备的档案管理
1、建立完善的管理网络
设备档案的管理必须坚持集中统一的原则,便于开发利用,确保设备档案完整、准确、系统和安全设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中,与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合,保证设备文件的完整、准确、系统。建立、完善管理网络广泛深入地宣传《档案法》,强化各级管理人员依法治档的意识。我院成立由分管院长直接领导的档案管理网络小组,实行医院、科室、操作人员三级管理网络,定期召开有关人员会议,明确工作目标,修订和完善医院档案管理制度。将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分,纳入院部对科室的目标考核,及时与有关人员的考评、职称晋级、年终评优挂钩。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时,做好日常设备记录;每次使用后,要将使用情况认真做好记录;每半年将整理好的记录上报给设备科负责人,经核查后交档案室存档,在全院形成一个有效的管理网络[3]。
2、确定医疗设备档案的归档范围
我们根据医疗设备档案的管理要求,结合医院实际,明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成:设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用,其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作,再移交医院档案室。同时将有关材料复印下发有关使用科室,让各科的设备操作者都了解设备档案的归档内容和要求,使之配合档案部门,做好资料的归档工作。
3、建立健全归档制度。
首先要明确管理范围。对于中等以上医院,凡是1000元以上的教学、医疗、科研仪器设备,不论其资金来源、购买渠道如何,均要建立设备档案,纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备,在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料,以及随机技术资料,均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证报告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件(原件保存在财务档案中)、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等[4]。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可的有关资料。享受国家免税政策的进口设备,还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料一般按年度归入设备档案。
五、小结
当今医疗设备技术飞速发展,要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状,以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整,充分发挥档案的作用,以此来促进有关工作的进行,使医院的各种医疗设备的效能得到充分发挥,投资得到良好的效益回报,促进医疗各项建设的发展。
参考文献:
[1]史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报,2000(6),340.
急救类、生命支持类医疗设备是在紧急救治中所用到的医疗设备,包括多功能监护仪、呼吸机、输液泵、除颤仪等[1]。三级儿童医院评审标准(2011年版)别指出:对用于急救、生命支持系统仪器设备要始终保持在待用状态[2]。因此,加强对急救类、生命支持类医疗设备质量控制与安全管理,在一定程度上保障了全院临床科室正常的医疗工作和危重患者的救治任务,有效降低医疗风险。然而目前我院的医疗设备管理系统仍停留在固定资产或仓库管理上,其他包括设备维护维修、质量控制管理、不良事件监测等工作还依赖于手工登记记录,不利于查询和统计,无法高效的在医疗设备使用周期中对设备进行实时监管和质量控制管理。因此需要设计一套质控管理系统,采用信息化手段加强医疗设备质量控制与安全管理,保障急救类、生命支持类医疗设备随时处于待用状态。
1工作需求
急救类、生命支持类医疗设备的采购、验收、使用和报废全过程必须有章可循,在使用过程中通常伴随着质量控制、维护维修等环节。1.1质量控制我院设备质量控制采用内部自检为主、外送外请为辅的检测方式。现阶段我院设备质控管理人员定期对心电监护仪、除颤仪以及婴儿保暖箱等3类急救类、生命支持类设备的性能及参数进行监测,并根据监测结果配合负责该科室的维修工程师进行设备的维修校正。按照不同设备类型的风险评分,测试周期分为半年或1年。1.2维护维修各维修工程师应督促所负责的科室定期检查设备及其配套部件的完整性,对电池进行充电,开机试运行及调试,积极创造条件开展预防性维修保养,消除设备隐患,保障设备时刻处于完好、备用状态。对临床使用科室提出的设备维修申请,维修工程师及时予以响应和处理[3],并在维修完毕后,在维修单上详细记录维修内容,若由厂家或院外工程师进行维修,需记录所用配件和总维修费用。对返修率高的医疗设备,维修工程师应及时汇报,以作为后期是否避免采购相同类型设备的参考依据。
2系统设计与实现
2.1系统架构设计。该系统采用B/S结构,利用JavaScript,MicrosoftVisualStudio2008,SQLServer2005,数据库管理系统软件等技术来设计开发。与传统的C/S结构相比,B/S结构有更多的优点:软件开发、维护与升级的成本较低;对前台客户机的要求不高;客户端只需要登录浏览器即可进行业务处理;提供一致的用户界面;具有很强的开放性;易于扩展。。2.2系统主要功能模块急救类、生命支持类医疗设备质控管理系统作为一个功能体系需要处理多项业务以满足工作需要,本系统最主要的模块包括设备管理、信息统计与查询、不良事件上报、应急调配、用户管理(图1)2.2.1设备管理。设备管理模块中包括设备信息、维修维护记录及质量控制记录3个子模块。该模块是整个质控管理系统的核心部分,在该模块下每个设备的名称将会通过绿色、黄色、红色的字体颜色显示,绿色表示设备合格、黄色表示需要设备检修后需重新检测、红色则表示该设备不合格暂停使用。(1)设备信息:设备信息模块中应包含设备的规格型号、制造厂家、购置日期、开始使用日期等信息,与本院原有的固定资产管理系统中的信息保持一致,以方便日后能通过系统连接,实现设备的相关信息的导入。对于高频呼吸机、多参数心电监护仪、输液泵等含有错误代码的急救类、生命支持类医疗设备,可将电子版维护保养手册纳入数据库中,当遇到设备故障时,临床科室及维修工程师可通过调阅文档对故障原因进行初步判断。(2)维修维护记录:用于记录急救类、生命支持类医疗设备日常的维修维护服务过程,与现用的服务报告单内容相一致,主要填写:设备初始状态、服务过程、注意事项等内容。通过电子化的手段对维修服务过程进行记录,相较现阶段的手工登记,有以下优点:方便信息最大程度的共享,在日后的维修过程中,遇到类似故障时,可查找此前的维修记录,更容易的排查出故障点,大大缩短维修时间;作为维修手册可供随时调阅,方便新入职的工程人员进行案例学习;根据常换配件,如多参数心电监护仪探头及袖带、呼吸机氧电池的使用周期,制定预防性维护工作计划,确保设备处于最佳工作状态;电子维修记录可以更直观地反映出设备的返修率,以作为日后采购同类型设备的依据及参考。(3)质量控制记录:在数据库中建立完整的质量控制记录台账,记录历次质控情况。急救类、生命支持类医疗设备的质量控制记录包含开始使用时、定期及不定期质量控制检测记录3个部分,记录内容包括使用科室、检测依据、检测设备、被检设备信息、检测数据、检测结论等。首先,开始使用时质量控制:在新采购的设备验收时,应由采购人员、维修工程师及厂家工程师在现场进行调试或性能检测,确保计量准确、防护安全、性能指标合格、运行正常后,方可交由科室使用;其次,定期质量控制:对于除颤仪、心电监护仪、保暖箱等急救类、生命支持类设备,由设备质量控制管理人员定期进行检定维护保养,同时在系统上标示质量状态并做好相关记录;最后,不定期质量控制:维修工程师在维修医疗设备后(包括送厂家维修后返回的医疗设备),对需要检测的设备应进行相关的性能检测和电气安全检查[4]。根据质量控制检测情况,组织设备科和质控人员定期检查,或根据设备使用情况不定期检查,发现疑似质量问题或不合格医疗设备应立即停止使用,报告维修组长安排维修工程师及时处理。通过一次或多次PDCA循环,最终保证设备性能良好[5],能满足临床使用。2.2.2信息统计与查询。按照字段及字段限制提供急救类、生命支持类医疗设备信息、维修维护记录、质量控制记录等信息查询,生成查询文档及统计报表,更直观地反映仪器设备的待用状态。2.2.3不良事件上报。针对急救类、生命支持类医疗设备质量控制检测过程中发现的医疗器械不良事件及安全事件。,设备质量控制管理人员应本着可疑必报原则及时进行上报并填写完整的信息资料。设备科工程师将对临床科室上报的不良事件进行审核后直接转发至不良事件监测管理中心。2.2.4应急调配由设备科从本院各临床科室挑选出运行状况良好的急救类、生命支持类设备作为应急设备,在系统内生成应急设备一览表。当使用科室急救类、生命支持类设备在使用中损坏无其他备用设备或因紧急突发事件使科室患者突增,原有的设备无法满足急救需要时,临床科室可提出调配申请,出借科室在系统内填写设备调配情况登记表,以便设备科统计和掌握设备调配情况。2.2.5用户管理。系统管理员在系统后台可根据不同的临床科室创建登录用户,给予不同的浏览权限。在当前的临床科室下仅显示与科室相关的设备信息以便于临床科室的设备管理。
3讨论与总结
在当今计算机已全面覆盖的时代,对我院质控的信息化管理是非常必要的。急救类、生命支持类医疗设备质控管理系统将取代传统的手工记录和纸质档案,有效提高急救类、生命支持类医疗设备质量控制工作的规范化、智能化水平,贴合三级儿童医院评审标准(2011年版)中“建立医院应急调配机制,对用于急救、生命支持系统仪器装备要始终保持在待用状态”的要求,保障医疗设备的正常运行[6]。由于该系统的使用者不仅仅是设备科的质控管理人员,还有临床科室的医疗设备管理人员,因此采用可视化的界面,简单的操作规则,有助于急救类、生命支持类医疗设备的质控信息的实时查看、调取。基于该系统的应用,也将使设备科质量控制管理人员能随时随地的上传及掌握医疗设备的质量信息,大大提高了工作效率。在未来,设备科还将积极与临床各科室对接,引进新的监测设备,逐步增加监测项目,争取对所有生命支持类设备实现重点监控,完善医疗设备质量控制体系。
[参考文献]
[1]赵自林.医院管理学-医学装备管理分册[M].2版.北京:人民卫生出版社,2011:6.
[2]中华人民共和国卫生部.三级儿童医院评审标准(2011年版)[EB/OL]./zwgk/wtwj/201304/b98329ec713a4e8d812b23a56d13f94f.shtml,2011-4-22.
[3]张晓东.浅谈医疗设备安全管理[J].医疗装备,2011,24(1):53-54.
[4]刘锦初.医疗设备的全面质量控制管理实践[J].中国医疗设备,2010,25(7):18-19.
(1)购置缺乏计划性,论证不充分。
一些医院对大型医疗设备的购置缺乏计划性,为了及时使用预算的财政资金,盲目购置设备。医院购置大型医疗设备前缺乏科学、系统的可行性论证,会出现设备到货后因使用条件不符合而导致无法及时安装使用的现象,造成财政资金的浪费。
(2)轻管理,成本核算没有细化到单台大型医疗设备。
目前,很多医院不同程度地开展了成本核算工作,但规范程度不一,并没有细化到单台大型医疗设备,不能全面、准确的反映每台设备的实际成本,也就很难考核和控制成本支出。
(3)总体使用效率不高,利用不足和利用过度现象并存。
现阶段大型医用设备使用效率低下,从调查数据来看,不同设备能力利用率各省市有所不同,以MRI为例,能力利用率相对较低,平均为40%左右,能力利用率最大和最小的省之间相差40%。
(4)诱导需求、滥用检查以及不考虑设备检查之间的可替代性等。
医务人员出于准确判断病位及病情或避免医患纠纷等不同的目的,开具大量甚至重复的检查单据,增加了病人的医疗负担。
2案例研究
A医院是医疗、教学、科研和预防为一体的三级甲等医院。医院设有近40个专业医疗科室、12个医技科室、20多个管理及职能处室。编制床位1500多张,年平均开放床位1800多张,年平均在职职工人数计3858人,年诊疗人次为360.58万人次。该院大型医疗设备的绩效审计工作,从开始探索到得到院领导的认可与支持,到不断完善,已有约4~5年的时间,其实际管理经验值得我们学习。A院大型医疗设备的绩效审计分为经济效益和社会效益两个方面。经济指标采用包括净现值、投资回收期、投资报酬率,在这些指标的获取过程中需采集以下数据:设备价格、设备使用情况、收费标准及年工作量、医疗消耗、年收入、人员工资及其他人员成本、水电费、设备维修、房屋占用、其他耗费,也包括效率指标如使用率和效果性指标如阳性率。社会效益部分目前主要采取各设备使用科室主任的语言描述,包括病位及病情确定更加准确等。A院大型医疗设备的审计工作还具有事前干预的特点,在设备采购预算编制时也有审计人员参加。审计制度中明确规定大型医疗设备购买前需经过审计,这一制度性保障推动了购买前审计工作的开展。购买后对政府资金购买的设备,采购过程资金的使用情况也进行全面审计,主要包括对科室申请、职能部门审核、设备论证、审批、招标、合同、付款、验收、领用及使用情况的审计。在设备使用2~3年后进行购置后的绩效审计,为保证计算数据的准确性,还会参考购买前科室提供的相关数据。各设备消耗的水电费、实际占用面积及所占人工等都会实地考核,如有的检查设备除了医生还有打字员,有的医生会负责几台设备,那么根据平均每台机器的工作时间及医生的平均工资来计算单台设备该医生的工资成本,也要调取打字员的工资水平,二者加起来才是该台设备的工资成本。上述绩效审计流程是A医院通过与各科室及领导逐步沟通完善后形成的,各科室能够积极配合审计部门的工作,说明他们对这套流程比较认可,有很强的可行性及参考价值。审计最终查看该设备的工作量的预测及实际情况、效益指标实现情况即多长时间能收回成本、阳性率、社会效益等写入审计报告中,提交给院领导、审批、使用等各个环节存在的问题,以便改进。
2供应商档案管理信息化
在设备信息化系统中增加供应商档案管理功能,可以借用调用数据或者以附件的形式检索供应商相关资质材料,并在系统中与设备数据进行关联。通过在设备档案目录下的设备供应商名下使用附件的形式上传供应商资质证明及产品注册证等材料。可以在供应商名下进行供应商信用评价记录和服务态度记录,并能具有显示和提醒功能,以方便在采购时进行综合分析,实现采购设备的优质化。
3维修档案管理及维修保养信息化、系统化
功能直接调用设备档案数据作为基础数据,在唯一性标识的关联下设备的子目录,用于设备维修档案的维修日志登记及预防性维护保养的登记;可以进行汇总并统计故障次数及维修保养次数;可以实现按日期按设备进行数据汇总列表导出。
4设备仓库的信息化功能
设备仓库信息化功能应完善耗材的基础数据外,在目前招标的情况下,还应该对采购计划管理进行流程再造,完善退单功能,在不予采购的情况下可以由采购员对科室订单进行退单处理,在临床功能界面上可以弹出窗口提示采购计划退单的情况说明。一旦采购员确认退单后,退单的内容可以在系统上直接清空,避免了系统重复统计。设备仓库信息化管理进程中,除了要注重耗材出入库的信息化开发,也应加强设备出入库的信息化进程。加强设备仓库信息化建设,从入库时间到出库时间及发票登记和合同编号的关联状态,甚至对支付状态等都应该有一个明确的信息流程去向及登记。真正实现设备从招标完成、录入系统、安装验收情况,入库到出库,再到档案建立及支付等完整一套的信息全流转。
1、医疗设备档案以年为单位进行归档
医疗设备按照其用途可分为心电脑电、生理参数监测、超声、生理机能替代及辅助装置、核医学、骨关节镜等17大类。设备仪器做到一机一档。同一大型医疗器械从购置设备立项开始,招标、采购、到货、验收过程中形成的文件以及大型医疗仪器的说明书、线路图、监测记录、维修记录等都要归人同一案卷中,并分为前期档案和随机档案两大类。前期档案是大型医疗器械档案的第一项,包括医院的审议项、考察记录、招标书、投标书、购买合同书等各项前期工作中形成的文字资料。随机档案包括大型医疗仪器的使用说明书、线路图以及医院根据实际情况设计的大型医疗仪器的场地图、场地的水、电、暖线路图等。当对大型医疗仪器进行监测、维修时,可查阅设备档案,但也要做好查阅和维修记录,才能为日后的维修工作提供有益借鉴。
2、设备档案管理按照“四同步”的管理原则
设备立项的“同步”提出档案文件材料的归档要求;检查设备购置进度的“同步”检查文件材料的形成情况;设备到货开箱验收的“同步”对随机材料进行收集、登记;临床医学工程师安装调试、维护检测设备的“同步”收集完整、准确的档案材料。
3、要求设备档案管理人员把好验收关
从设备立项采购到仪器安装使用,保证每一阶段档案收集的齐全完整,同时保持文件收集与设备购置进度的一致,既便于指导工作,又保证归档材料的完整性和准确性。
二、医疗设备档案的作用
1、便于把好医疗设备购置的第一关
医疗设备按照其功能可以概括为诊断设备、治疗设备和辅助设备三大类。医疗服务的需求最先反映在设备档案之中,它是医疗需求的第一信号,它能为临床科室是否购置新设备提供可靠、有用的依据。在这三大类中,哪些急需采购、哪些暂时不购、哪些坚决停购,通过查阅设备档案清清楚楚、一目了然。在三大类医疗设备档案管理中,整理和建立诊断设备档案非常重要,特别是对一所综合性医院尤为重要。正确选购诊断设备有利于患者病情的有效治疗,盲目和重置设备必然给医院带来不必要的浪费。此时此刻,设备档案需要发挥有效的引导作用,通过已建立的医疗设备档案体系把好第一关,确定购置与否,避免重复购置,为医院把关,降低成本、减少浪费。
2、方便医疗设备的保养与维修
通过医疗设备的使用记载,查阅设备的技术状况、完好率、利用率、维修率、报废率,从而提前报告和督促有关维修科室及时进行医疗设备维修。坚持把设备运行状况记录纳入设备管理系列,虽然有一些麻烦和难度,但做好了之后就能够拓展和延伸医疗设备档案管理服务的范围,为医院降低成本,增加可观的经济效益。正如我们工作中平时所见,有些科室为了获得短期经济效益,对使用率较高的医疗设备长期使用磨损,无记录无记载、拼设备拼消耗,一旦出现故障,维修起来十分困难,有些因维修费用高昂而提前进入报废行列,其结果是不仅给医院造成经济损失,而且会影响病人的继续诊断治疗。
3、提高医疗技术人员对设备档案知识的认识
提高医疗技术人员对档案知识的认识,通过对医务人员宣传档案方面的知识,使医疗技术人员提高对档案知识的认识过程,进一步了解设备档案的范围、类别以及为社会提供服务的途径,在设备使用过程中,注重档案资源潜在的知识价值,注重原始资料的积累与保存,为今后仪器设备的良好运行提供更好的保障,进而发挥其应有的作用。
三、加强医疗设备档案的管理
1、强化归档意识,建立健全设备档案管理制度
(1)制度化管理。制度建设是做好档案工作的有力保障,建立并完善设备档案的收集制度,以确保档案的完整移交。建立并完善设备档案的保管制度,不断提高保管水平,使设备档案处于最佳保管状态,便于随时开展有效的服务。建立并完善设备档案的借阅与使用权限制度,严格控制设备档案的查阅,严禁非技术人员未经允许查阅设备档案,加强设备档案的安全性和保密性。
(2)标准化管理。设备档案管理正在纳入医疗质量目标管理制度中,从档案的收集、整理到最后的归档、输入计算机,有一整套严格的管理程序,其内容分类、编号及案卷目录、卷内目录的书写符合档案局对设备档案要求的规定及标准,做到条理清楚、目标明确、保存完整,为今后的提供利用打下良好的基础。
(3)现代化管理。随着现代信息技术及网络技术的快速发展,档案部门需要不断更新技术和设备才能不断满足社会的需要,同时档案人员也必须具备现代计算机的实际操作能力,可以通过多形式、多层次的培训不断更新知识结构,提高专业技能和专业素质,科学的管理和保存档案,逐步提高医疗设备档案的管理水平。通过互联网建立统一的医疗设备档案数据库,实现资源整合和共享,便于医疗设备使用效益的分析,充分发挥档案的潜在价值,为有效应对突发事件和紧急事件提供信息保障,为医疗工作提供高效、优质、快速的服务。
其目的是提高审批效率,实现网上无纸化审批。对临床科室提出的申购需求,含医用卫生材料新品申购、月计划配给需求、年度医疗设备申购计划以及常规设备增补计划进行审批,并将审批结果反馈申报科室。要求每个节点均有操作时限,申报者可以浏览整个事件处理过程、时限及滞留节点。立项审批后根据模块中产生的采购计划进入招标采购过程,医院采购部门按照规范程序进行挂网、接受投标报名、组织招标、形成小结以及院办公会形成决议后签定合同[10]。
1.2验收建档和使用过程管理
验收建档过程管理是指医疗设备与HIS的资产、物资库对接。按照《医疗卫生机构医学装备管理办法》(2011年)进行电子入库、出库登记和同时链接建档,管理目标是方便进行索引、查询和统计;业务指导管理是指将设备装机和使用培训的各种信息数据整理,并汇集相关的培训课件、制度流程及法律法规材料挂网,管理目标是强化岗位技术培训,试用调拔报废过程管理是指依托医院HIS数据库,实现试用、调拔、报废申请、复核以及审批规范的流程管理,使功能达到程序化、网络化;供应商在线管理是建立供应商信息数据库,实时查询供应商其所品、合同及资质材料,也可按产品、合同等索引查询相应供应商,便于调阅供应商档案材料并建立网上联系模式,及时向供应商传送医院采购和管理相关信息,实施供应商在线信息管理[5];合同票据款项管理是指建立随货同行票据报表,清晰记录所有应转、待转及未转票据的信息数据,其目标是统计财款支付情况及预算额度实际使用情况[11-12]。
1.3在用医疗设备质量控制管理
查询技术状态功能是按入库时标记设备分类属性,随时查询每台设备维修、养护(含PM保养计划)及巡检的各项记录数据;租赁功能是详细了解临床科室租借设备的时间、待修故障和效益情况,并形成月报表与科室绩效关联,做出租赁设备使用率评价[12];质控跟踪过程管理功能是在计划申报、采购,出、入库登记过程中建立相关跟踪参数,自动提取申报流程信息报表,查询相关链接审批原件,对违规流程具有警示功能,督促及时修正;计量设备、放射放疗设备及急救设备的质控功能是建立属性标识便于统计查询,可登记每次检查(自查、他查)的时间、项目、结果及记录形成检查项目报表,提取未检、漏检信息,便于汇总统计和分析追踪。对不良事件发生信息数据,可关联相关批次、检测结果,形成汇总报表,该数据与上级不良事件监测网络和医院绩效管理对接,降低医疗风险,保证设备使用安全[13]。
2医疗设备信息化管理系统建设的实施
2.1开发领导思路完善数据准备
该系统建设需得到医院领导的重视,包括决策支持和资源投入。医疗设备实行信息化管理模式后,基本上可以杜绝以往人为管理的随意性,这种管理模式变革若无领导的认可和支持,启动实施将十分艰难。信息系统的运行需要基础数据的完整,医疗设备信息管理系统也不例外,系统的启用将增加医疗设备管理人员和医学工程人员的工作量,以维护数据库的真实完整性。系统中任何一个环节的数据脱节都会影响系统运算的准确性,也直接影响管理的正确决策。
2.2电子文档储备及表单结构化
医疗设备信息化管理可最大程度降低无纸化要求,但有些纸质材料必须保存,如行政管理文件、签定的商务合同。要实现这些文件的可查阅性,可将其采用扫描方式将其转化为电子版,与信息管理系统并联存储。所有的相关表格单据在设计初期应尽量实现结构化,以方便后期数据的提取、统计、汇总及运算过程管理。
2.3加强宣传培训
医疗设备各项管理措施能否到位,在观念上需要临床使用科室的共识并在工作中给予配合。随着医疗设备信息化管理系统的运行,改变了临床以往的工作习惯,加大了管理力度,严格了管理制度,细化了管理目标,这一系列变化临床需要适应和调整,如二级库的卫生材料,科室使用时必须在网上进行出入库登记,否则帐、物不符会影响月终结算,直接影响科室绩效。医疗设备管理者一定要做到耐心细致地宣教培训和技术指导。
对于放射诊疗设备而言,机器的放置应在背阴处,确保放置范围内的空气流通、干燥、阴凉,不能够存放于阳光直射、高温等环境条件较为恶劣的区域。对于机器本身而言,其表面的干净、整洁、光亮是外观的基本要求,此外,控制台的使用频率较高,应保证每半年或一年清理一次,还需要仔细除尘、检修。
1.2电源电压管理原则
放射诊疗设备运行所需要的电源、电压是有严格要求的,在使用设备的同时,应该仔细检查其电源的电阻,以免出现过大的变化和浮动,确保电源、电压符合机器的使用要求。
2放射诊疗设备的安全管理措施
在日常的工作中,严格遵循《放射性同位素与射线装置安全和防护条例》《放射工作人员职业健康管理办法》等条例。同时我院将以下过程进行改革和创新,包括放射诊疗设备的采购、安装、调试、使用、维修、淘汰等。在上述过程中,相关工作人员的专业性优势得以体现,各司其职,在放射诊疗设备运作的整体过程中对其进行质量安全管理。具体包括如下几方面:
(1)务必做到职业安全卫生设施与主体工程“同时设计、同时施工、同时投产”的“三同时”方针。
(2)根据国家相关法律、法规的要求,我院成立由主管副院长和各相关职能部门负责人构成的放射防护和辐射安全管理委员会,其中由主管副院长担任组长。
(3)我院严格执行在放射诊疗仪器取得放射诊疗许可证后方可投入临床使用。每年都邀请具有相应资质的检测机构对我院放射诊疗仪器进行性能检测,及时了解机器的性能并及时做出调整以确保患者的检查质量。我院核医学科的活度计、表面污染检测仪等设备属于特殊设备,按照要求送到指定部门进行检测。
(4)提升相关技术人员的专业水平。第一,组织我院相关技术人员参加各种防护学习及学术考试,以竞争模式提升技术人员的专业高度;第二,组织我院工程技术人员进行院内、科室内部的培训;第三,我院与设备经销商协作,对放射诊疗设备的使用以及维护进行专业培训。上述方案落实后,我院每年委派一定数量的工程师外出学习,定期培养优秀的临床工程师。
(5)加强医护人员及检查患者的个人防护措施。规范医护人员及患者的检查步骤,穿戴好相应的防护服。我院PET-CT中心在加强医护人员及对患者的个人防护方面做得非常好,不但设有专门的病人行走通道,检查休息室及病人出口,更有一套严格的检查流程,保证到医护人员及患者的个人防护安全。
(6)保证放射诊疗设备的运行质量及档案管理规范化。我院正在建立院内放射诊疗设备管理档案,对每台设备的参数、安全系数、所属科室、运行时间、启用日期、防护检测、维修记录等要点进行详细的备案。并且在我院内网设备科专栏区实现了实时报修,维修跟进,维修后使用情况的信息化。
2医疗设备管理系统主要模块的设计
2.1设备档案
设备档案主要指的是购置入医院的设备的基本资料,即为每一台设备都构建起专门的数字化个人档案。由入院-使用-保养-淘汰等都要进行跟踪。基本资料包括了厂家的基本信息、产品型号、注册号、说明书等等。
2.2维修、保养数据库
建构此模块目的是为了创立一个非动态的维修资料数据库,包括了设备的品名、故障的情况、维修的过程与方法等等。而这些资料的来源主要是一些医疗设备维修类的书籍,并且收集医院主要医疗设备的各类维修资料。把一些医院在设备维修、送气过程中所遇到的故障输入库。而工作人员在工作中可快速查阅维修数据库的各类资料,为工作人员提供方便的工作手段,可快速从资料中发现规律的内容,方便排除故障。
2.3设备的供需信息
主要是提供一个记录设备的供需信息。因为在医院的一些科室中,经常会收到各类机器的产品介绍、价格单等。这些信息可能在一时用不上,但是如果日后有需求却又找不到相关资料。或者,有时希望可将一份某类机器或是耗材各个厂家的报价及主要性能的综合表单拿给相关部门科室或是领导参考时,或是需要采购时才想到某某产品的联系方式,却无法从找寻。由此,设备的供需信息模块就是基于这类考虑而设想的。用户可在平时将各类产品介绍和报价性能、联系电话等输入资料库,需求之时即可立刻查询。
3医疗设备管理系统各模块功能
3.1总体系统
以XX医院的系统为例,设备管理系统的主界面如图1所示。一般来说,医疗设备管理系统要包括以下几个方面:用户信息修改、入库管理、设备检定信息管理、定期保养管理等方面,如图2所示。
3.2各模块功能说明
用户信息修改:目前登录用户个人信息修改,包括密码以及用户名等操作。入库管理:入库管理比较复杂,包括了新设备的信息录入、当前设备的信息管理、淘汰管理等。定期保养信息管理:主要包括了定期的保养计划、保养信息的录入和查询等。设备检定信息管理:包括了检定计划、临检管理等内容。
随着社会的发展和人们生活水平的提高,人们对于自身的健康越来越重视,医学科技的快速发展,也促使医院的建设步伐加快。医护人员的医术虽然很精湛 病人也有良好的护理,有的疾病仍然不能治愈,但是有了医疗仪器设备来帮助医生们进行诊断、治疗,就提高了疾病的诊断率和治愈率。所以医疗设备已成为各级医疗机构的物质基础和医院现代化的标志。医院的生存和发展也越来越依靠于先进的医疗设备。在使用而此时就需要制定一些管理制度。
一、课题研究背景
医学影像学在医学诊断领域是一门新兴的学科,不过目前在临床的应用上是非常广泛的,对疾病的诊断提供了很大的科学和直观的依据,可以更好的配合临床的症状、化验等方面,为最终准确诊断病情起到不可替代的作用;同时也很好的应用在治疗方面。
医学影像学也称医学成像,医学影像学泛指通过x光成像(x-ray),电脑断层扫描(ct),核磁共振成像(mri), 超声成像(ultrasound),正子扫描(pet),脑电图(eeg),脑磁图(meg),眼球追踪(eye-tracking),穿颅磁波刺激(tms)等现代成像技术检查人体无法用非手术手段检查的部位的过程。医学成像又称卤化银成像,因为从前的菲林(胶卷)是用感光材料卤化银化学感光物成像的。
随着科技的发展,医学影像设备也在不断进步中。影像医疗设备在诊治疾病方面日益广泛,科技含量越来越大。尤其是ct和磁共振等大型影像设备具有高电压、集成电路多、结构精密等特点,促使它的价格昂贵。
医疗设备是医院管理建设的一项新内容,医疗设备数量有限,分布不够合理,增加了医院管理的难度。在管理中普遍存在一些这样那样的问题,如医疗设备管理不当、使用不当、操作不当等,造成故障,维修保养,尤其保养落后,不及时,不到位,甚至会出现伤害现象。当前医疗设备管理滞后,是现代医院管理的薄弱环节。
医疗设备技术含量高,要求购买人员和使用人员有一定的专门知识。有的医院购进设备后,缺乏专门的医疗设备使用操作技术人员。现有使用操作人员没有经过专门的学习,或虽经过一定的培训,但不熟练,不精通,一知半解,操作不当。
管理制度缺失,不完善。不能按照规范使用医疗设备,使医疗设备管理无法可依,无章可循,管理不规范。档案不健全。医疗设备管理无历史档案,没有完整的使用记录,维修保养记录,在医疗设备的使用、管理过程中缺乏依据。
伴随着医学、物理学、数学、计算机学等学科的发展,医学影像设备的发展日趋迅速,功能也日趋完善,医学影像设备已经成为当今医院不可或缺的检查设备。
医院通过使用医学影像设备对患者的检查能够更加准确的进行正确诊断。但与此同时医院也在使用医疗影像设备的过程中会遇到各种各样的设备管理制度方面的问题。因此,医院就需要获得更丰富、更实用的相关信息,以解决在使用医疗影像设备过程中的问题。
随着医疗制度改革问题的深入,医学影像设备管理中的问题将不断暴露。现代化的医院要有现代化的医疗设备,要充分发挥这些设备的综合效益,必须有一套完善的设备管理制度。
为防范重大医疗过失行为和医疗事故的发生,正确处理医疗事故,不断提高医疗服务质量,根据《医疗事故处理条例》和《医疗机构管理条例》制定本规定。 第2条 卫生行政部门应当建立健全医疗事故报告制度。医疗机构应当建立健全重大医疗过失行为和医疗事故报告制度。
二、课题研究内容
(一)本论文的内容
根据医疗科学需要及经济、实用的原则, 正确地选购设备, 为医院提供品种、性能、精度适当的技术装备; 加强岗位责任制, 负责建立健全管理制度, 形成一个科学、先进的管理方法; 提高在用设备利用率, 在保证供应和效益的基础上, 充分发挥作用, 并做好引进医疗设备的研究消化、改进; 提高设备的完好率, 保证设备始终处于最佳状态,尽快掌握引进设备的安装, 保养及维修技术,及时解决备品配件的供应。医疗设备管理的目的是运用科学的原理和技术, 采用先进的手段和方法,最大限度地发挥其社会效益和经济效益。
(二)研究的目标
通过研究影像设备对环境及人类的危害,来唤醒人们对此的认识,提高人们防护的意识等问题。针对现行医院常用的管理制度的情况,提出科学合理的建议和对策,使影像设备的管理制度更完善。
(三)研究的依据
影像设备给医院带来的经济效益,如:维修费用,医疗器械管理制度的意识,医疗器械的维护和维修管理,医疗器械的规范化操作程度,工程技术人员的数量,提出了合理化的建议。
(四)研究的意义
只有把医疗仪器设备管理好, 才能进行科学预测, 制订设备的“总体规划”以及实施方案, 并进行协调和控制, 使之达到最优化。才能提高设备使用率, 使设备的总效能达到最高水平, 产生它的最大效应。如果管理不当, 不仅不能充分发挥医疗设备的应有作用, 影响医疗卫生工作质量和发展, 还将会造成重大的经济损失, 为此, 做好医疗设备的管理工作, 对提高医院核心竞争力有着重要的作用。因此, 科室各成员应该很好的学习“质量管理”的相关知识, 科学的使用和管理机器,使其更好的发挥作用。只有加强了设备的维修管理, 因而在设备出现故障时能及时得到维修和保养, 保证了设备的正常使用, 从而更好地发挥设备的综合效益。
(五)毕业论文的进化表
时间计划完成任务
11月10日——11月14日毕业论文的选题报告
11月15日——12月01日毕业论文的中期报告
12月02日——12月22日完成毕业论文
12月23日——1月24日毕业答辩
三、参考文献
1 朱险峰,卜祥义,邓卫红.如何做好医学影像设备维修的规范化管理,中国医疗前沿,XX年6月.
2 沈增贵,刘曼芳,梁才,胡志.影像设备的科学化管理,中国医疗设备,XX.11.
3 李迅茹.放射物理与防护.北京,人民卫生出版社,XX.
4 洪洋.放射物理与防护学.人民军医出版社,XX.8.
5 付建国,陈本佳,方国才等.医学影像设备学.高等教育出版社,XX.11.
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7 孟伟.如何加强影像科大型设备的科学化管理[j].医疗卫生装备,XX(5):38-38.
8 陶剑光. 大型数字化影像设备的管理. 中国医院建筑与装备,66-67.
9 童双立,闫罡,孙璐. 大型影像设备的购置、管理和维修. c t 理论与应用研究,1999(8):41-43.
10 何彩平. 医疗设备管理的思考. 中国医学装备.XX(7):33-34.
11 李公平. 规范医疗设备维修管理模式之浅析. 医疗设备息.XX(3):59-60.
12 陈康.经济寿命在医疗设备管理中的作用.中国医疗器械杂志,XX年33卷第3期:215-216.