资料管理论文模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇资料管理论文，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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二、基于管理系统的档案资料管理模式优化建议

不同的企事业单位，在档案资料管理模式方面存在着一定的区别，这就决定了在基于管理系统的档案资料管理模式的应用方面也会有一定的差别。本文仅对通常存在的管理模式优化建议进行论述。

1.加强管理者的重视力度。

加强管理者对基于管理系统的档案资料管理模式优化的重视力度。对于任何企事业单位来说，管理者的重视是管理系统在档案资料管理模式中作用发挥的基础。只有不断提高管理者的重视力度，才能促使企事业单位在管理系统的应用方面进行投资，制定相关的规定对管理系统在档案资源管理模式中的应用进行规范化的管理。除此以外，还应不断提高档案资料管理工作人员的专业知识与实践技能，只有这样才能为基于管理系统的档案资料管理模式作用的发挥奠定人力资源方面的基础。

2.优化技术方面的应用。

基于管理系统的档案资料管理模式在应用中还应不断进行技术方面的完善。管理系统从组成来看，主要包括前台系统与后台管理系统两个不同的部分，这两个部分共同组成档案资料管理系统。管理系统使用java语言的同时结合JavaScript、HTML以及JSP等技术进行系统开发，以Tomcat应用服务器为基础建立运行环境，除此以外，还结合MySQL来建立数据连接关系。此类系统由于是JSP技术开发的，使得其有着较强的可移植性，也就是说，只要对配置文件进行修改就可以在不同服务器上进行运行。管理系统可以通过技术方面不断的优化实现其应具有的功能。常见的功能包括实现档案资料的展示；完成档案资料的录入上传以及备份存储；优化档案资料的搜索功能，管理系统用户在查询中可以通过文件编号，名称与密级等相应的属性实现对档案资料的查询；通过人机交互模式的应用满足了档案资料用户在咨询与利用等方面的需求；一体化管理推动档案资源管理规范化与程序化的应用等等。

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与正规的社会图书馆相比，单位的图书资料室无论在功能上、规模上还是服务目标与对象上都存在着较大差异。它一方面存在着自身的弱势，如收藏资料较少、规模较小、服务功能单一、服务对象较少等；但是另一方面，它具有管理使用方便、借阅方式灵活、内容针对性较强、维护简便灵活的优点。

图书资料室在管理制度上，需要一套常规的管理制度即可，关键是做好常规的管理服务工作；在图书采购与收集上，方式灵活简单，不需要大规模的招标采购等制度的约束，图书资料内容专业性强，结构不复杂；在管理上，不需要过于专业系统的管理检索工具，可以实现全面上架翻阅与简单检索相结合的方式；在阅读形式上，融合了图书馆与阅览室的功能，阅读简单方便。但是，正是因为图书资料室这种简单灵活的管理特点，导致当前的很多单位图书资料管理服务处于“懈怠、随意”状态，加上领导不重视资料室的建设投入等，反而逐步减低了服务的质量。

2图书资料管理的客观困难

通过对大部分单位图书资料管理员的交流调查发现，目前图书资料室在管理工作中，大家普遍反映如下几个方面的主观与客观困难。

首先，图书资料室的硬件与软件建设过于落后。目前几乎所有的单位图书资料室在图书借阅、上架、入库、登录和编目等工作上都是依靠管理员手工操作，与单位其他科室相比，图书资料室缺乏现代化的管理工具，没有数字化管理平台，没有网络服务通道。

其次，资料数量不全面、藏量过少。由于领导不重视对图书资料室资金的投入，资料室没有自我预算、购买资料的权力，需要依靠单位领导临时布置或者管理员上门要求才能够实现资金投入，而很多领导对于资料室需要什么资料，需要购买什么并不了解，导致预算过低，资料购买因陋就简，长期以往导致资料严重不全面，资料室的功能难以发挥。

再次，管理服务的形象亟待提升。由于图书资料室没有任何经费，购买一个杯子或者提供服务的茶水等都无法到位。所以，服务的环境较差，难以吸引职工。部分职工进入图书资料室仅仅是阅读两份报纸而已。同时，客观说讲由于单位对图书资料室人员的管理要求不够，导致大家上班不到位，管理随意松散，图书出借与收回等均不够规范，资料流失严重、收集整理工作严重滞后等。这些问题的存在严重制约了图书资料室服务质量的提升。

从这些主客观问题可以总结出：图书资料室目前的问题既存在着投入不足、领导不重视等客观问题，但是也存在着我们管理人员自身服务意识不强，工作主动性不强，角色定位不高，自身学习研究不够，方法简单落后等问题。如果我们能够从图书资料室自身管理服务角度出发，创新工作方法，我们还有非常大的质量提升空间。

3提升图书资料服务质量的对策

3.1规范管理，制定基本管理制度

单位图书资料室的管理工作不需要归于复杂的制度管理体系，但是一定要建立起几个基本的规范制度，把这些借阅程序、定期催还、丢失赔偿和过期罚款等几项主要内容集中到一起，让单位职工明确图书资料室的“规矩”，有利于大家配合管理工作，防止因为人情关系导致资料的流失，给管理造成困难。

同时，对于图书室自身的管理人员，必须要用规范的制度约束，这是提高服务水平的起码要求。例如：图书资料的上架、登录、编目、登记、催缴等，都必须有一个严格的程序，只有按照程序操作才能够不至于工作混乱。目前，很多单位的资料室只有一个人管理，很容易养成工作的随意性，极其容易造成借阅管理的混乱，很多管理员到最后都不知道图书什么时候、什么人借去、图书室还有多少图书等。所以，工作人员一定要给自己一个制度，单位要给管理员一个制度并适当检查，对于图书资料的保管落实责任制，保证工作的基本秩序。

3.2主动争取，赢得单位领导支持

图书资料室的硬件需要投入、需要提升现代化管理水平、需要投入一定图书或者资料、需要购买一定的服务工具等等。在很多单位，图书资料室是没有自主经费的，这些问题需要去协调、去请示。所以，图书资料室工作质量的提升需要管理人员有主动意识，能够积极寻求领导的帮助，不能“破罐子破摔”，领导给什么就什么，不给就没有。

管理员要积极分析图书室提升服务工作需要的基本条件与提升条件需要的投入，将这些加强建设的要求形成书面的方案，让单位领导了解，让他们对图书资料室的投入需求有一个预算上的准备，这是非常必要的。

管理人员还可以通过对单位职工的调查问卷，让单位的职工对图书资料室的工作提出各种意见与要求，这样不仅能够完善管理制度，促进管理人员提高工作质量，而且能够把职工对硬件的要求汇总出来，督促领导重视对图书资料室的投入与建设。

3.3创新方法，提升图书室的魅力

图书资料室如果只是固定地看管图书，只管图书借与还，这样的图书资料室就没有发挥出它应有的职能，而且对职工没有吸引力，最终成为单位中可有可无的摆设。只有加强工作方法的创新，增强工作的主动性与积极性，才能够成为单位知识管理的平台，提升单位的文化内涵与职工的学习素养。

充分利用信息化平台，打造更加便捷、开放、高效的图书资料管理平台。传统的图书资料室缺乏信息化管理思维，被动借阅管理，不适应现代社会的要求。图书资料室要充分利用微机管理能力，将书目等进行信息录入管理，将借还过程电子化备案。同时，利用局域网资源或者单位网站页面，打造一个图书资料管理的网上平台。在这个平台上，可以列出资料目录与编号，甚至可以互动反馈，了解借还情况，可以网上预订等，让借阅更加便捷。

创新工作方法还体现在服务的方法上，图书资料室可以通过打造人文化的阅读环境，如购置沙发茶几，对阅览区进行分区管理；通过名画与花卉等布置空间；提供开水与茶叶、咖啡、茶点等，这些服务内容实际上花不了单位多少钱，但是能够让图书资料室成为单位员工学习休闲的好地方。

3.4丰富内涵，加快图书室的成长

图书资料室要提高服务质量，还要在知识管理上下功夫，发掘资源潜力，为职工的学习与资料查阅提高最优服务。

首先，可以开展各种书籍推荐活动，将适合单位员工阅读的休闲、专业书籍或者杂志进行分类推荐，如果一些报纸杂志上有什么好的内容，可以选择性地推荐到墙上的推荐栏中，吸引与引导员工有方向进行阅读。如果取得领导与其他部门的配合，可以合作开展各种阅读活动，如阅读比赛、反思心得展示等，给予一定的物质奖励，激发大家读书的好习惯。

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高校图书管理是一门专业性很强的工作，需要管理人员掌握专业的管理知识和技能。然而由于经费、场地的限制，招生人数的逐年增加，我国高等院校管理体制的特殊性，以及对高校图书馆管理工作的不重视。使得高校图书馆管理人员的选拨门槛比较低，多为学校家属或从其他行业转入的人员。要选拔能够深入了解学校学科专业建设的管理人员。要熟悉学科建设的基础、经典、权威的论著、并且要及时了解学科专业最新最前沿的学科动态。

（2）加强对高校图书资料管理人员的培训工作

高校图书馆应加强对管理人员的业务培训，为他们提供学习和进修的机会，使其掌握各种业务技能，学会科学管理，逐步实现图书资料管理的正规化、专业化、科学化和现代化。图书资料管理人员要熟知图书各学科的理论和方法，掌握图书基础理论知识，主要包括图书馆学基础、图书馆学研究、目录学、分类学、情报学、社会文献学、文献计量学、图书馆经济学、、图书史和图书馆事业史。同时必须掌握好图书工作技术方法，主要包括图书分类学、图书论目、藏书建设与藏书组织、文献复制与保护、咨询与读者服务，以及图书自动化系统、图书评价技术等。熟悉掌握工作服务程序，增强电脑操作技术。工作程序主要包括：完善目录查询工作。不能有开架借阅就让师生自动去查而没必要设置目录的思想。各种目录如分类目录、题目目录、专题文献目录等都要设置，为师生从不同途径和角度找到图书提供方便。大力加强引读工作，应针对当前师生学习的实际情况，做好引读工作，引导他们看与专业相关的图书。利用现代化的科技手段，不断提高服务质量。对各种图书信息加以综述与分类，采购各种最新图书。与此同时，随着计算机在高校图书馆的应用越来越普遍，图书资料管理人员的电脑操作技术必须不断加强。走出校门，参与学会和学术交流活动。

（3）树立新的服务意识，培养适合信息时代的职业道德

图书资料管理人员的职业道德，是指从事图书馆专业的广大职工在其工作岗位上，以一定的思想与感情、态度与作风去待人接物与处事，进而完成本职工作它是图书资料管理工作人员在职业活动中的行为规定，是图书馆为社会所负的道德责任和义务。在日常工作中要做到“文明用语”、“态度热情”、“服务周到”，并注重仪表服饰，力求在服务过程中寻求自身价值，体现自身价值。（5）加强图书管理人员的终身教育通过终身教育改善图书资料管理人员的知识结构和智能结构。终身教育的方式包括参加集中脱产基本技能，假期函授培训，高等学院深造，自学考试等。当今社会，科学技术发展快，知识更新周期短，要想防止知识老化，形成良好的竞争能力关键在于学习与创新。终身教育可以培养图书资料管理人员的自我学习能力、实践能力和创新能力，通过继续教育不断获得新知识、新技能，提高自身的综合素质。

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（二）注重图书资料管理人员的心理素质训练

图书资料管理人员的心理素质训练时是优化其职业素质的有效的保证，它给图书资料管理人员职业素质的提高起到基础性的保障功能。图书资料管理人员面对不同的读者群，接触不同的用户和读者，需要对他们的心理特征、需要、行为作出正确有效的判断，这就需要图书资料人员具备一定的心理素质。因此，注重图书资料管理人员心理素质的训练，将心理素质训练作为每天基础的专业技能训练，提高图书资料管理人员的判断能力，在日常工作中能够应对不同需求的用户和读者，从而更好的为广大用户读者服务，达到优化职业素质的目的。

（三）贯彻图书资料管理人员的终身教育理念

图书资料管理人员的终身教育是优化其职业素质的有效措施，是图书资料管理人员长远工作的重要保证。时代和社会的发展需要能适应市场需求的人才，图书资料管理人员就必须终身学习接受一定的教育培训，才能达到适应社会需要的目的。这就要求图书资料管理人员在日常工作中加强知识的积累，积极培养各项能力，提高自身的业务水平，向同行业有丰富经验的人员进行交流学习，不断充实和更新自身的知识，并参与到专业业务的培训中才能算是贯彻终身教育的理念。

（四）提高图书资料管理人员的职业技能水平

图书资料管理人员的职业技能水平是优化其职业素质的有效途径，它是图书馆资料管理人员职业素质的重要基础。图书资料管理人员的职业技能就是对各项信息、资源、资料进行搜集、处理，然后根据用户和读者的需求进行有选择性的服务。图书资料管理人员职业技能水平要想得到实际的提高就需要加强日常的工作技能训练，注重对自身工作的有效总结，积累丰富的工作经验，强化各方面能力，只有这样才能有效的提高职业技能水平，优化自身职业素质。

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2在现场巡视信息收集环节的可自动化尝试

2．1现场巡视信息收集环节的可自动化对象的选择

目前，运维台账系统都要求对现场的电力设施进行拍照。因为包含了一些重要但在台账系统中体现不明显的信息，设备照片可以用来核对配电设备台账资料的正确性，比如线路相位。确保相位准确一直是线路运维资料管理的一个十分重要的内容，因为线路间割接或者历史遗留问题，线路会存在非标准相位的情况。在地理信息系统(GIS)中正确的线路走向的配合下，可以通过结合杆塔照片对配电设备的线路相位进行核对。此外，设备照片可以反映一定的现场环境情况，用于运维分析。基于此，定时更新配电设备的照片，特别是杆塔的照片是有益的。但是，由于杆塔数量比较大，相机里的照片名只是数字加字母，并不能有效和杆塔进行关联，所以需要大量的重命名工作。台账系统也只支持手动更新方式，工作量十分巨大。因此，可以将照片的重命名和输入台账系统作为自动化的对象。

2．2自动化的实现

目前，可以用来照片重命名自动化的开源工具很多，但是切合线路特点的并没有。比如杆塔照片的重命名，正序、倒序、插杆都有可能，需要在保证照片拍摄齐全的前提下，服从巡视便利的原则，所以有必要自行编制。这样的编制实际上也并不复杂，工作中尝试使用批处理程序进行编制即可满足需要，而且，批处理程序在微软视窗操作系统下不需要额外安装软件，使用非常方便。同时，为了满足之前预定的原则，在编制中还需要有预设部分和对结果的确认部分。图1所示为照片重命名程序的程序框架，由交互界面模块、备份模块、执行模块、确认模块组成。(1)交互界面模块。基本功能为由运行人员提供与照片相关的基本信息，如所属线路(主线或支接)、杆塔的杆号、是否有插杆以及插杆的杆号等，此外，还包括拍照的顺序与杆塔的顺序是否一致(顺杆号、逆杆号、混合情况)等信息。(2)备份模块。基本功能为备份原始照片，以备进行核对和出错后的调用。(3)执行模块。基本功能为具体实施自动化的重命名工作。如图2所示，该模块针对可能出现的照片重命名情况，分别进行程序的编制，以便于维护。(4)确认模块。通过察看处于关键节点的设备照片，由运行人员确认是否重命名正确。关键节点，指可以通过自身可靠地确认其他杆塔照片命名是否正确，或者是要确保自身正确的节点，如主线及支接的起止处、支接引出处、插杆处、终端、有设备杆等。

2．3效果说明

重命名工具的使用，使运维人员只需要在照片信息和更改后的确认上进行把关，余下工作都由计算机完成。这样，可有效减少运维人员的重复工作，并且可有效提高运维人员及时更新设备照片的积极性，有利于运维人员能尽可能及时地掌握设备现场情况。

3在台账录入环节的可自动化尝试

3．1可自动化的目标选择

在台账录入环节，同样存在信息重复的情况。如设备照片的录入，在确保准确性的情况下，自动录入优点明显。再如线路资料的录入，一个工程中使用到的杆塔型式有限，杆塔附件相对固定，使用的导线制造厂家一般相同并且线型也相对固定，这样就给自动化提供了一个很好的条件。因此，以上提到的几种资料录入，十分适合自动化。需要注意的是，缺陷系统由于自身的重要性和复杂性，不适合进行自动化处理。

3．2自动化的实现

对于台账录入自动化的实现，可以考虑利用的方式有模拟鼠标点击和模拟键盘输入。目前诸如AUTOIT等软件的功能已非常丰富，可以提供足够的技术支持。模拟鼠标点击实现的依据是根据PMS页面上各项目之间相对固定的位置来进行定位，通过点击模拟鼠标可以进行自动模拟输入。模拟键盘输入实现的依据是可以通过键盘Tab键以及方向键进行PMS台账系统中控件间和控件内的操作，同时通过模拟键盘可以进行自动输入。两种模拟输入都会面临的问题是，杆塔数量巨大，存在滚动条控件，不易控制。基于此，综合考虑决定优先采用模拟键盘输入的方式。编制程序的基本思路是，各模块之间通过程序的调用功能减少编程量和程序复杂度，即模块化设计。模块分为杆塔间定位模块、杆塔页输入模块、照片粘贴模块、更改记录、用户交互模块、用来记录杆塔信息的数据档、用来记录位移数据的杆塔资料等。AUTOIT可在视窗操作系统用户界面中进行操作，适合用于完成重复性任务的脚本，具有BASIC语言风格。AUTOIT中可以用于帮助简化录入操作的功能包括:运行视窗及DOS操作系统下的可执行文件、模拟键击动作(支持大多数的键盘布局)、模拟鼠标移动和点击动作、对窗口进行移动和调整大小等操作、直接与窗口控件交互、配合剪贴板进行复制和粘贴文本操作。在这一系统中，根据杆塔的各信息内容建立对应数据存储空间;杆塔页输入模块通过用户界面的交互功能调用其中内容，并进行杆塔页的数据录入;照片粘贴模块独立于杆塔页输入模块，方便进行单独的照片更换作业;杆塔间的位置变换通过定位模块进行;每个模块操作完成后，系统将输出杆号到额外的记录文档;此外，技术人员可以根据需要追溯工作进度。

3．3设计的可行性分析

设计的关键在于杆塔间定位模块的可靠性，而杆塔间定位可靠性的关键在于偏移量的准确性，因为资料的更新，会使得杆塔的偏移量发生变化。解决的方法就是利用PMS系统的查询功能，在每次更新完新杆塔的资料后，进行一次新杆塔所在线路的查询，使系统生成新文档替换旧文档。关于杆塔页上控件位置定位的问题，实践证明，AUTOIT查找控件的功能是足以满足要求的。同时，这一软件的读写文档能力完全可以满足对各类文档的操作。

3．4效果保障措施

考虑到设备资料输入的准确性要求，设计程序时，每完成一基杆塔的资料输入后，随即将该基杆塔的杆号输入到指定的记录文档中，待完成后只需查看记录文档中的数据，就可以知道完成进度，也可以通过PMS系统逐项查看。这样，原来的工作强度将大大减轻。为了防止自动化后核查管理的缺失，对于最终修改任务完成后的提交审核环节，不进行自动化设计，流程上仍保留运行人员自主提交，从而对修改内容的正确性负责。

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2．工程索赔原则：

2．1根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书，意向书中应包含索赔桩号（结构物名称）、索赔事由及依据、事件发生起算日期和估算损失，无须附有详细的计算资料和证明。这样，使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因、地点及索赔方向有大致了解。

2．2索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认，必要时施工单位负责人、现场负责人及现场监理工程师、主管监理工程师要一起到现场核对。

2．3索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据，收集的证据要确凿，理由要充分；所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及相关的证明材料。

3．索赔的具体操作步骤：

3．1当索赔事件发生后，及时在合同规定的时限内（济德路、绕城路规定的时限为2l天）向监理工程师提出索赔意向书，意向书应根据合同要求抄送、抄报相关单位。

3．1．1索赔项目种类及起止日期计算方法：

a．延期发出图纸引起的索赔：当接到中标通知书后28天之内，施工单位有权得到免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸、技术规范和其他技术资料，并且向施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，作为施工单位进行技术交底。如果在28天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料，作为施工单位应依照合同提出索赔申请，接中标通知书后的第29天为索赔起算日，收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日。由于为施工前准备阶段，该类项目一般只进行工期索赔，相应施工机械进场，达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行机械停滞费[机械台班停滞费＝（机械折旧费+经常维修费）×50％]用索赔。

b．恶劣的气候条件导致的索赔：分为工程损失索赔及工期索赔；业主一般对在建项目进行投保，故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用，在建项目未投保时，应根据合同条款及时进行索赔；该类索赔计算方法：在恶劣气候条件开始影响的第一天为起算日，恶劣气候条件终止日为索赔结束日。例七合同97年5月l3日-18日济南市骤降大到暴雨，使便道、A匝道桥承台基坑、部分涵洞及砂垫层受灾，我部立即向保险公司申请损失费用。

c．工程变更导致的索赔：分为工程施工项目已进行施工又进行变更、工程施工项目增加或局部尺寸、数量变化等；计算方法：施工单位收到监理工程师书面工程变更指令或业主下达的变更图纸日期为起算日，变更工程完成日为索赔结束日。

d．以承包商之能力不可预见引起的索赔：由于在工程投标时图纸不全，有些项目承包商无法作正确计算，如地质情况，软基处理等，该类项目一般索赔工程数量增加或需重新投入新工艺、新设备等。计算方法：在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起算日，终止日为索赔结束日。

e．由外部环境而引起的索赔：属业主原因，由于外部环境影响（如征地拆迁、施工条件、用地的出入权和使用权等）而引起的索赔。根据监理工程师批准的施工计划影响的第一天为起算日。经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日。该类项目一般进行工期及工程机械停滞费用索赔．

f．监理工程师指令导致的索赔：以收到监理工程师书面指令时为起算日，按其指令完成某项工作的日期为索赔事件结束日。

g．其他原因导致的施工单位的索赔，视具体情况确定起算和结束日期。

3．2同期记录：

a．索赔意向书提交后，就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止，要认真做好同期记录，每天均应有记录，又有现场监理工程人员的签字；索赔事件造成现场损失时，还应做好现场照片、录象资料的完整性，且粘贴打印说明后请监理工程师签字。否则在理赔时难以成为有利证据。

b．同期记录的内容有：事件发生时及过程中现场实际状况、导致现场人员、设备的闲置清单；对工期的延误；对工程的损害程度；导致费用增加的项目及所用的人员、机械、材料数量、有效票据等。

3．3详细情况报告：在索赔事件的进行过程中（每隔一星期，或更长时间，或视具体情况由监理工程师而定），承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告，说明索赔事件目前的损失款额影响程度及费用索赔的依据。同时将详细情况报告抄送、抄报相关单位。

3．4最终索赔报告：

3．4．1当索赔事件所造成的影响结束后，施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提交最终索赔详细报告，并同时抄送、抄报相关单位。

3．4．2最终报告应包括以下内容：

a．施工单位的正规性文件。

b．索赔申请表：填写索赔项目、依据、证明文件、索赔金额和日期。在高速公路工程施工中，索赔项目一般包括工程变更引起费用、工期增加，由于地方关系影响造成局部或部分地段停工等引起的机械、人员停滞，相应工期及费用增加等。索赔依据一般包括在建工程技术规范、施工图纸、业主与施工单位签订的工程承包协议、业主对施工单位施工进度计划的批复、业主下达的变更图纸、变更令及大型工程项目技术方案的修改等。索赔证明文件包括业主下达的各项往来文件及施工单位在施工过程中收集到的各项有利证据，施工单位往往在施工过程中只对存在的问题向上级主管单位进行口头汇报或只填写索赔意向书而不注重证据的收集，故业主使很多本来对施工单位有利的索赔项目不进行最终批复。索赔金额及工期的计算一般参照承包单位与业主签订合同中包含的工程量清单、交通部公路工程概预算定额、定额编制办法、机械台班单价，地方下达的定额补充编制办法及业主、总监下达的有关文件。

c．批复的索赔意向书。

d．编制说明：索赔事件的起因、经过和结束的详细描述。

e．附件：与本项费用或工期索赔有关的各种往来文件，包括施工单位发出的与工期和费用索赔有关的证明材料及详细计算资料。

4．索赔的管理：

4．1由于索赔引起费用或工期增加，故往往为上级主管单位复查对象，为真实、准确反映索赔情况，施工单位应建立、健全工程索赔台帐或档案。

4．2索赔台帐应反映索赔发生的原因、索赔发生的时间，索赔意向提交时间，索赔结束时间，索赔申请工期和金额，监理工程师审核结果，业主审批结果等内容。

4．3对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记。工程完工时应形成一册完整的台帐，作为工程竣工资料的组成部分。

5．索赔存在的误区：可以说索赔是对施工单位有百利而无一害的，故很多施工单位在索赔工作上大做文章，然在索赔过程中往往存在不少误区，归纳起来，大致可分以下几点：

5．1当索赔事件发生时，有些施工单位考虑与业主、监理单位的下一步合作，而不敢提出。

5．2项目经理和技术负责人对索赔工作意识不到位，对可提可不提的索赔往往不提出。

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2.建筑工程项目资料管理的基本要求

结合项目施工的具体情况，工程项目施工技术资料有以下几点要求：及时准确、真实全面、规范系统。（1）工程技术的核心就在于及时准确性，只有把各种原材料的质量文件证明及时准确的收集起来，及时准确的把把各项分部工程质量评定等涉及的原始记录做好，并及时的进行归类存档，保证施工技术资料同工程同步进行，真实合理是确保后续工作正常进行的有力保证。（2）真实全面是施工技术资料的重要支撑，真实全面的施工技术资料为工程质量评定验收备案提供了重要的依据，如果做不到这一点，施工技术资料将是徒劳的、无意义的。虚假片面的施工技术资料会极大的误导建筑施工单位质量评价，导致工程的后续扩建遭遇很多麻烦，对于工程质量状况施工以及过程的全面了解都是极为不利的因素。（3）规范系统是工程施工技术资料完整准确奠定了坚实的基础，必须严格按照有关工程标准、规范以及法规对施工技术资料进行填写整理，同时进行规范分类，实现工程技术资料的标准化、规范化、系统化。

3.建筑工程项目资料管理存在的问题

第一、工程资料不真实。施工资料最基本的要求就是真实性，如果资料做不到真实性，那么资料将会变得毫无意义。例如一些工程的资料数据编辑的完美无缺，例如土方开挖评定的基槽开挖长度，误差值非常的小，仅仅达到了几个毫米，这么完美的数据将是无意义的。第二、资料的时效性比较差，经常出现遗漏现象。当前的施工单位专职资料员数量并不多，经常所遇见的是由一个资料员对多个工地资料进行全部兼顾的情况，不能将其固定在同一个工地上，平时的施工技术资料只是由施工员代为保存，这样做的会造成资料的时效性大打折扣，遗失情况时有发生，这对于竣工的验收以及项目结算都会带来不必要的麻烦。第三、施工资料完整性差。资料员为了最大限度的赚取更多的经济利益，往往孤身一人兼任多个工程项目的施工技术资料，偷工减料的现象时有发生。工程的实际情况是较大工程一层的钢筋混凝土往往分层进行施工，或者分阶段施工，但是为了节省时间资料员仅仅展开一个整体进行评定，这样做导致工程实体无法真实的反映出来。

4.解决问题的有效途径

首先，建立健全并不断完善施工管理体制，全面提升资料员的专业素质。要想实现这一点施工企业首先要做的是将施工资料管理制度予以健全完善，单独的设置出用于负责施工资料管理工作的管理机构；其次，要定期展开一些培训活动，加强对资料管理人员的培训管理，确保他们不断地提高自身的专业知识水平和工作责任意识，为资料的管理奠定坚实的基础；再次，监理人员应该尽职尽责，做好自己的工作加强对施工资料的检查力度，督促施工单位相应的做好施工技术资料的编制与管理工作。其次，做好资料收集工作。施工资料的形成需要一个相对漫长的时期，来源非常的广泛，形式多种多样。所以工程资料的收集贯穿于工程建设的初期原始资料以及工程实体施工进行中的同步资料。对资料展开分阶段展开整理归类。确保资料具有相应的真实全面性、有效性以及准确及时性，充分的将施工技术资料的价值体现出来。

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1建筑施工单位施工技术资料的作用

（1）施工技术资料是城市建设及管理的依据之一。建筑施工单位竣工验收交付使用一定时期后，由于施工中存在着质量隐患或养护措施不得力等原因，工程相继出现各种质量缺陷，为了保证施工质量，延长工程使用寿命，必须进行维修和补强。这就必须通过查阅该工程的技术资料档案，以便采取合适、有效的措施。工程技术规划和设计人员必须详细地了解工程下面的各种工程管线的布局和走向，以便做出正确的规划和设计，这些资料可以通过查阅该工程的技术资料档案。

（2）施工技术资料是工程质量的客观见证。质量就是“反映产品或服务满足明确或隐含需要能力的特征和特性的总和”。就建筑工程而讲，一项工程、一栋房屋、一条排水管道应满足建筑或者排放所需的功能和使用价值，应符合设计、规范要求和合同规定的质量标准。工程的建设过程，就是质量形成的过程，工程质量在形成过程中应有相应的技术资料作为见证。

（3）施工技术资料是施工企业管理水平的综合体现。建筑单位施工技术管理资料是在施工过程中逐步形成的技术文件材料转化而来的。它与完成工程主体有着同样的重要性，是工程承包合同的一部分。它是全面反映、记载建筑单位主体及施工过程的重要文件，是建筑单位施工的直接成果之一，对施工起着指导和依据的作用。它代表着施工企业的综合管理水平。

2建筑施工单位施工技术资料的基本要求

根据建筑施工单位的施工特点，施工技术资料也应有其基本的要求，现归纳如下：

（1）施工技术资料应具有真实性。施工技术资料的真实性就是真实地反映工程实体的质量状况。真实性是施工技术资料的生命，否则施工技术资料的存档就毫无意义。我们知道，施工技术资料是工程质量评定验收备案的依据之一，也是工程建设和管理的依据，尤其是建筑单位进行维修、管理、使用、改建和扩建的依据。一旦这些依据丧失了真实性，就毫无使用价值。相反，虚假的技术依据不仅给建筑施工单位质量的评价带来错误的结论，而且也给工程的改建和扩建带来麻烦，甚至会造成难以想象的严重后果。

（2）施工技术资料应具有规范性。施工技术资料的规范性就是在填写、整理施工技术资料时，应遵照有关的工程标准、规范和法规要求，文件成果应达到规定的广度和深度。工程技术管理人员，尤其是技术资料负责人、资料员应认真学习和实施国家、行业的技术法规，认真、全面地整理、填写施工技术资料，及时归档，使施工技术资料标准化、规范化。

（3）施工技术资料应具有信息化要求。建筑施工单位施工技术资料经整理组卷后，应及时送交城市建设档案部门存档。它是在城市基本建设和基本设施管理的过程中形成的，是对建筑单位建设的真实记录和实际反映，是工程建设、维护、管理、规划的可靠依据，是工程建设不可缺少的信息帮手，是具有实际社会价值和经济价值的信息源。

3建筑施工单位施工技术资料管理中的问题

1、整理填写工序质量评定表经常出现的质量缺陷。工序质量评定表中，主要工程数量和检查项目栏内常见填写的缺陷是：①检验频率不准，应检点数确定错误。在查阅的竣工资料中常出现应检点数确定的不准，或多或少。应检点数是根据质量检验评定标准中检测频率范围和点数的规定与主要工程数量进行计算而得来，应该是准确无误的。②检验频率不够，实检点数少于规定。为数不少的竣工资料中，工序质量评定表中均存在实检点数少于应检点数。另外砂浆、砼强度试验方面，也存在着试块组数不够，没有按规定的取样范围和取样数量进行试件的取样。③检验频率不够，按实测点偏差值计数合格点不准确，应检点数正确，但计数实测点偏差值是否超过允许标准有误，而导致合格点不正确，直接影响了合格率的正确和评定质量的结果。另外，也包括检查项目栏填写的检查内容不正规、不规范、不妥当。例如检查项目栏规定填写市政道路、桥梁、排水工程外观质量的检查结果情况，是依据行标中各有关章节文字说明部分逐条进行检查。但有的现场质检员执行贯彻标准时，不求甚解，只是照搬条款，照条抄录以致导致错误。

（2）（工地）施工试验记录单上的缺陷。路基土密实度超过最大干密度。即压实度超过了100%，这是不合理的。现场质检员不应该采用超过100%的压实度数据记录在工序质量评定表上。当在工地做环刀法或灌砂法试验时，计算试验结果如果超过100%应放弃重做试验。查清原因消除超标准的干扰因素。一般来说，根本原因是超尺寸的颗粒造成的。一方面：试验室应对超尺寸颗粒进行校正，提供校正后的最大干密度。另一方面工地上做试验后，应检查所采的土样是否有超尺寸颗粒。必要时放弃第一次试验结果，重新采样作试验。

（3）砼强度评定中存在的问题。砼强度评定应按国标《砼强度检验评定标准》统计法和非统计法评定。所以，在进行的砼工程中，其强度的试验结果都应该按规定进行砼统计法或非统计法评定。在评定砼强度工作中存在下列缺陷：①不作任何评定；②将试验报告一齐装订在质量保证资料中；③只用一个试验数据进行非统计评定。这里着重说明一点：9九组以内砼试件（不包括一组）是用非统计法进行砼强度评定，而10组以上的砼试件可用统计法评定。

（4）关于填写“单位工程名称”的缺陷。单位工程名称即设计图上所具的单位工程名称。所以施工单位提出的任何一项施工资料，包括施工合同、开竣工报告等所有质量保证资料和施工质量检验评定资料，凡涉及单位工程名称都应和设计图所具的工程名称一致。其中，常见错误有：设计图与施工合同等文件的单位工程名称不一致；工序质量评定表中单位工程名称填写不规范、不正确。

4做好建筑施工单位施工技术资料管理的建议

（1）必须及时做好工程技术资料记录和收集。工程技术资料是对建筑物质量情况的真实反映，因此要求各种资料必须按照建筑物施工的进度及时收集、整理。建筑工程所用钢材、水泥、机砖、防水材料、铝合金等一些重要原材料和构配件的质量一般是从检查出厂合格证以及材料取样试验情况加以认可，但由于当前市场机制不完善，许多材料需要经过好几手转售，使得合格证和试验报告不能与原材料同步到位，以往在其他工程上有发现，由于施工人员没有及时收集资料，待工程竣工时，才发现缺少某种材料合格证或试验报告。因此，本人在承建工程开工之时，就指定专人负责管理工程技术资料，负责对质保资料逐项跟踪收集，并及时做好分项分部质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步，做到内容连贯、交圈对口。

（2）确保各种技术资料的真实性。真实性是做好工程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法，尤其是混凝土、砂浆强度是以随机抽样方法进行抽取试块检验评定的。取样的科学性和真实性非常重要，绝对不允许对制作试块的样料“专门加工”，否则，一旦工程出了质量问题，不仅不能作为技术资料使用，反而造成工程技术资料混乱，以致误判。同时，也不能为了取得较高的工程质量等级而歪曲事实。资料的整理必须实事求是、客观准确。（3）准确性是做好工程技术资料的核心。①分项工程质量评定表的填写应规范化。保证项目内容填写应详细具体，不能以“符合要求”、“满足规范要求”来概而论之。基本项目的每个子项的等级应按优良百分率确定，并且要用文字说明，不可随心所欲地以符号代替。基本项目中不允许出现不合格的点和处，在资料上不应出现“×”符号；现场发现不合格点或处应及时返工。分项工程质量等级评定，应在保证项目符合相应质量检验评定标准的前提下，再根据基本项目和允许偏差项目的百分率确定。②应正确区分分项工程属于哪个分部工程。容易混淆的分项有：钢结构的油漆分项应属于主体分部，不属于装饰分部；水磨石打蜡分项应属于装饰分部，不属于楼地面分部；玻璃分项应属于装饰分部，不属于门窗分部；水落管分项属于屋面分部，不属于水卫分部。地基与基础分部工程应包括设计标高±0.00以下结构及防水分项工程，模板分项工程不参与基础分部和主体分部工程的质量评定。③混凝土强度评定应明确验收批的概念，区分不同的分部和施工段，正确运用统计和非统计评定方法。同时，在具体计算时，混凝土强度的平均值取一位有效数字，标准差取二位有效数字。

（4）技术内业资料必须完整。不完整的技术内业资料将会导致片面性，不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。技术资料中容易忽略的有：刚性防水屋面细石混凝土强度试块、楼地面基层混凝土强度试块、抗渗用混凝土试块、楼地面面层水泥砂浆试块。如果缺少这部分混凝土、砂浆试块强度，不但使工程技术资料不完整，而且给准确核定工程质量等级增加了难度。如果一个单位工程有几个分包单位分别负责施工几个分项或分部工程时，总包单位应对单位工程质量全面负责，各分包单位应按国家标准《建筑安装工程质量检验评定标准》（GBJ301-88）第4.0.4条规定“检验评定各自承建的分项、分部工程质量等级和整理资料，将评定结果及资料交总包单位，参加单位工程的评定”。个别工程水、电分部工程及装饰工程中的高级装饰，由建设单位分包出去，出现这种情况，应由建设单位向各分包单位收集工程技术资料，使整个单位工程技术资料完整，参加该单位工程质量等级的评定。

（5）完善质量记录、做好资料整理。工程项目有很大部分的内在质量和功能质量是不能系统测试和显示出来的，这就要靠用一些质量记录材料来证明。所以，在工程项目的施工过程中，为了证明一些工程部位的质量状况，证明各项质量保证措施的有效运行，必须做到有完善的质量记录，做好资料整理和保管工作。使用户通过工程技术资料，对工程的质量面貌有一个全面系统的了解。同时，通过对这些资料的分析，又能体现企业的质量管理水平。工程技术资料是给用户看的，也是给后人看的，是供今后工程管理、维修、改建、扩建时查阅的。资料的整理要系统，装订要整齐，保管要加强，使后人能方便查阅。

参考文献

[1]曹建军，李永.谈施工技术资料的整编办法[J].西北建筑工程学院院报，2001，18（3）

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在建筑工程中，施工资料贯穿于施工的全过程当中，涉及诸多方面。由于施工资料几乎涉及了所有与施工相关的方面，通过总结和归纳后形成的文件及资料的数量极为庞大，即使是一个较小的建筑工程项目，所产生的施工资料的数量也是非常巨大的。此外，在收集和整理施工资料的过程中，会牵涉到多个部门，施工单位需要与其他单位或个人进行沟通联系，所接触的范围十分广泛。正是因为施工资料量大、面广的特点，使得资料的管理难度提高，一旦某个环节或是细节出现问题，都可能对施工过程造成影响。

1．2资料收集的难度大

与一般的单位和企业相比，建筑施工单位具有自身的特殊性，具体体现在如下几个方面:其一，由于施工单位内部的施工人员具有流动性大的特点，施工资料在经过移交和借阅后，可能会出现遗漏或是丢失的情况。其二，施工过程中，常常需要根据实际情况对设计图纸、施工方案等进行变更，致使施工资料处于动态的变化之中。同时，为保证工程如期交付使用，常常会对工程进行分包，这就造成了多个分包单位同时施工的局面，由此会导致施工资料的收集变得更加困难，资料混乱的情况也经常发生。

1．3完善资料耗时长

建筑工程本身具有建设周期长、投资大等特点，这一特点决定了工程施工资料的完善耗时较长。由于建筑工程从设计、施工直至竣工交付使用短则数月，长则数年，在此期间内需要对施工资料进行不断地完善，换言之，施工资料是随着工程的施工进度完善的，只要工程没有正式交付使用，资料的收集和整理工作就仍需进行。故此，完善技术资料需要耗费相当长的一段时间。

2建筑施工单位施工资料管理的有效措施

2．1完善资料管理制度

制度是管理工作有序进行的根本保障，为此，建筑工程的施工单位必须不断完善相关制度，并进一步强化对工程施工资料的管理，构建起完善的岗位责任制，将资料的管理工作落实到人。同时，资料的有关管理部门要配备数量足够的技术人员，并在正式上岗前，对其进行培训考核，使其能够胜任资料管理工作。施工单位的负责人应当对资料的管理和编制情况予以足够的重视，并对资料的完成情况进行监查及考核。项目技术负责人对资料管理进行总体设计，编制详细的管理计划，按照建筑工程当前的进展情况，相关资料进行管理，这样一方面能够确保资料的有效性，另一方面还能提高资料的准确性。此外，当建筑工程项目竣工以后，应当由项目技术负责人对资料进行评比和总结，从中找出差距和不足，借此来提升施工资料管理的整体水平。

2．2施工资料与工程进度同步性管理

对于建筑工程而言，施工资料是工程项目质量的真实反映，故此，其应当随着工程的实际进展情况进行收集、整理，并及时填写，然后进行分类组卷，保证资料的完整性。通常情况下，建筑工程施工中使用的主要原材料有钢筋、水泥、混凝土、防水材料等，这些材料的质量基本上都是从检查出厂合格证、性能检验报告、进场复试结果来认可。然而，因国内建材市场缺乏完善的机制，致使有些材料是经过几手转售后才到达施工现场，这就造成了材料的合格证及试验报告无法与材料同步到位。而技术人员由于未能对相关资料进行及时收集，直至工程竣工时，才发现某种材料的合格证或是性能检验报告缺失，从而对资料的完整性造成了一定程度的影响。施工阶段所形成的资料必须及时通过报审、报验等程序。除此之外，还要保证原始记录的完好性，以此来确保施工资料的收集与整理工作能够与工程进度同步进行。

2．3运用计算机技术辅助管理

由施工技术资料的特点可知，在建筑工程建设的全过程中，会产生出数量极为庞大的文件、资料，其中还包括一些重要数据，若是仅凭人工的方式对这些资料进行处理，不但工作量非常大，而且还很难保证不出现错误。为此，可以采用计算机对建筑工程施工资料的编制、收集、整理等工作进行科学化、规范化的管理，对于施工资料中表格的统计与查询等工作，也可借助计算机来完成。运用计算机辅助管理，不但能够进一步减轻资料处理的工作量，同时还能使各种错误发生几率大幅度降低，有助于提高资料的准确性。

2．4确保技术资料的真实性和完整性

2．4．1确保资料的真实性

内容真实、详细、准确的资料对于工程建设具有指导性作用，故此，在对施工资料进行管理的过程中，必须将确保资料的真实性作为重点，尽最大的可能杜绝虚假情况的发生。如建筑施工过程中使用的主要原材料混凝土，应进行相应的检测，同时要保证抽检的真实性，切不可应付抽样对混凝土进行处理。只有这样，才能保证混凝土检验资料的真实、可靠。

2．4．2保证内业资料的完整性

如果施工资料的完整性不足，则无法全面、系统地了解单位工程的质量状况，所以保证资料的完整性是管理工作的基本要求。一方面应当定期对施工资料的管理人员进行相关业务方面的培训，借此来提升他们的专业技能和水平，这样能够为施工单位打造出一支技术过硬的资料管理队伍;另一方面应当逐步完善奖惩制度，根据资料管理人员的实际工作情况，即通过对资料完整性、准确性等方面的综合评定，确定员工的薪酬福利。对工作中经常出现差错的员工要进行适当的处罚，对表现良好的员工要给予一定的奖励，借此来调动员工的工作积极性，确保资料管理工作的有序进行。

2．5强化分包资料的管理

分包资料的管理一直是建筑施工总承包施工资料管理的难点，工程已准备验收或交工条件，往往因为分包单位施工资料填写不符合相应规范要求、质量控制资料不齐全，甚至是分包资料与工程进度不同步等诸多因素，影响着总包单位的管理，对此提出两方面建议:一方面对于采取总承包的建筑工程，可在与分包单位签订的施工合同中对施工资料的编制要求、质量标准、移交期限和编制份数等内容加以明确。另一方面总承包单位对分包单位要实行施工过程管理，分包工程开工前，总包单位要求分包单位对施工资料进行策划，细化到一个检验批、一个分项工程，总包单位要定期对分包资料按策划检查。

2．6强化专业技术培训

想要进一步提高工作效率，就必须具备过硬的专业技能。为此，建筑施工单位应当对工程施工资料管理人员进行定期的培训，增强他们的管理能力，从整体上提升队伍的综合素质，这样有助于提高资料管理的工作效率，以此来确保施工资料的管理水平。

2．7加强检查

施工资料管理是一项技术与管理并重，执行与实践交叉的综合性工作，资料的编制与整理涉及诸多的人员，如工程师、技术人员、质检人员、试验人员等等。若是缺乏应有的交流与沟通或是未按照施工进度同步进行，则会对资料的管理工作带来影响。为此，可通过横向的交叉检查来确保资料齐全、完整，该方法是施工资料检查中较为有效的方法之一，如对分项检验批质量验收资料进行抽查时，可对原材料的质保资料进行检查，看其是否齐全、是否与规范要求相符。

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二、采购、供应及现场储存管理

在确定供应方式后，应结合工程总体进度编制材料物资的供应计划，按照材料物资的总体供应计划及质量要求，组建专业的采购小组开展对材料物资的采购。在对当地市场充分调研、了解的基础上，按照招标、询价及市场竞价等方式择优选择材料供应商。并签订材料采购供应合同，明确材料物资的供应计划、质量要求、检验标准、交货方式、结算方式、市场价格波动、违约责任等内容，确保后期的扯皮现象。详细规划材料的供应计划、及时根据工程总体进度计划对材料物资供应计划进行调整。尽可能减少材料物资在施工现场的存储管理，降低仓储费用、减少资金成本。

三、结算及价差调整

材料物资的根据不同的供应方式结算及价差的调整存在很多区别，现就两种不同供应方式的结算及价差调整存在的利弊进行分析。

1.业主统供方式

业主统一供应材料物资一般按照工程承包合同中明确的结算固定价格，按照实际的供应量进行结算(或在进度结算报表中扣除)。材料的价差均有业主承担，在核算的基础上由业主直接支付给材料供应商。一般按照工程进度计划测算的材料用量进行供应，工程完工后准确的计算出材料总量，予以调整。缺点：水利水电工程材料物资用量大、供应周期长，业主为节省工程投资在明确材料价格基本低于市场价，给承包人一定倒卖空间。双方最终在材料用量核算上易产生陈皮现象。目前水利水电工程材料用量按照投标水平的单耗进行核算，但额定单耗与实际的消耗存在差异，此两种消耗本身存在差异。此环节也是材料管理重点环节，如何能控制材料的供应量，减少或杜绝材料的倒卖现象是做好材料物资管理的核心问题。

2.承包人自购方式

承包人自购方式的材料结算，一般由承包人按照材料采购供应合同向承包商进行结算。此种方式材料物资管理的重点是价差的计算。水利水电工程一般周期较长，建设期材料的价格波动风险较大，一般在工程承包合同中约定价格波动的调整方式(超过一定的风险幅度给予调整)。缺点：材料的价差计算是一项复杂的工作，收集资料多、核算、统计工作量大，双方往往在价差调整计算过程中存在很多不确定的因素，易产生扯皮。建议双方同期收集采购及供应期每批次供应量及采购价格资料，在双方都认可调差数据、资料的基础上，按照合同约定的价差调整方式计算材料价差，减少扯皮，促进材料物资的管理水平。

四、水利水电工程材料物资管理的建议

结合水利水电工程材料物资供应方式、采购、结算及价差调整的利弊分析，为更有效的做好水利水电工程材料物资的管理。建议由发包人对材料的供应市场进行调研，并锁定质量好的几家单位，由承包人自行对材料进行采购，承包人签订的采购合同由发包人备案，每批次采购资料由发包人、承包人、供应商三方共同存档、及时掌握变化数据，为后期的材料结算及价差调整准备完善的资料。一方面发包人从材料的来源、质量、材料的价格市场变动等方面有了主动控制权，另一方面材料的采购、供应、运输、仓储等环节风险均由承包人承担。结算及价差调整也减少扯皮现象。