档案资料论文模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案资料论文，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。

接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。

二、做好排查工作

在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。

三、做好代查工作

代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为,是一种有偿服务方式。代查可分为三种,1、现场代查,这又分为两种,一种是被动现场代查,即利用者因为查阅档案业务上的障碍,而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查,指利用者因为查档行为上的障碍,需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体,如老人、文盲、残疾人等,对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱,而且要尽可能给予无偿服务,给他们以人文上的关怀。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式,只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务,利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。3、协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等,需要查找大量的档案资料,为降低成本,提高效率,与档案馆签订代查协议,档案馆根据其所列清单,代为查找所需的档案资料,利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费,这叫协议代查。代查程序为:接收受理、告知利用事项(包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等)、收取费用、送达所查资料。

四、做好协查工作

篇2

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：超级秘书网

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

篇3

Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.

Keywords: the library; File; File material; Management; use

中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：

一、前言

档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。

二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义

图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。

三、图书馆档案及文件资料管理的内容

图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：

（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。

（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。

（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。

（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。

（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。

上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。

四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施

（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。

（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。

（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。

（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。

（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。

（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。

五、图书馆档案及文件资料的利用

加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。

六、结束语

总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。

参考文献：

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档案是党和国家的宝贵财富,是一种重要的信息资源,是历史的真实记录,具有重要的凭证作用和情报价值,必须永久或长期的加以保存。字迹材料是记录和反映档案内容的重要物质材料,其耐久性直接关系到档案内容的保存寿命。为了最大限度地延长档案的寿命,在形成档案时就应该使用耐久性较好的字迹材料,如:碳素墨水、墨汁、蓝黑墨水等,杜绝使用圆珠笔或复写纸等不耐久的字迹材料。

一、各种字迹材料耐久性的分析

字迹材料的耐久性主要是取决于色素成分的耐久性及转移的固定方式,即与纸张结合的方式。耐久的字迹材料,其色素成分是为碳黑或颜料,转移的固定方式是结膜或吸收;不耐久的字迹材料,其色素是染料,转移的固定方式是濡附。

二、造成字迹材料耐久性差的原因

1.碳素墨水一般是采用碳黑、虫胶、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,属于溶液状态使用的字迹材料。其色素是最为稳定的无机颜料中的单质颜料碳黑,而少量的甘油则作为液态墨水的稳定剂和字迹的干燥速度调节剂。书写的时候,碳黑颗粒随着液体对纸张的侵润被携带到纸张纤维表面,但绝大部分无法进行纤维内部,原因主要是碳黑的大颗粒径限制了它的被携带能力。伴随着液体的挥发,虫胶等大分子有机物质就在字迹表面逐渐凝结形成皮膜。可见碳素墨水字迹的形成过程是表层吸附和结膜两种方式的运用。这样的字迹极不易因环境的影响而蜕变而又不易扩散,虽然偶有磨损的现象,但实践证明不失为耐久性很好的字迹。

2.蓝黑墨水形成的档案量是相当大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和没食子酸亚铁,它们在墨水中存在时是无色的,写在纸上的时候就被空气中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸铁和耐光、高黑度的没食子酸铁,它们都是有机颜料,两者互为补充则使字迹的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以说是较耐久的字迹色素。蓝黑墨水字迹的转移固定方式是深层吸收,与纸张结合较为牢固,其原因是比较明显的;蓝黑墨水同样是以溶液状态使用的字迹材料,起色素作用的原始成分都具有一定的极限和较小的粒径,容易被液体携带深入纸张纤维内部;而添加的适量甘油成分除了润湿笔尖调节字迹干燥程度等积极作用外并不足以携带色素颗粒进行迁移,所以正常条件喜爱不会出现长久保管扩散问题。但是我们发现这种字迹在长期潮湿环境下仍会扩散,其原因是为使墨水显色而加入的少量着色剂是一种不稳定的有机染料,遇水会溶解扩散;它的另一不足在于过多的酸性物质易造成纸张纤维素水解。但此种字迹褪色后可采用化学方法恢复的独特优势大大弥补了这些不足,使之成为较合格的档案字迹材料。

3.激光打印字迹。信息社会的发展,迫使档案人员越来越频繁地面对它,所以必须认真思考所带来的问题,激光打印所用的字迹材料是墨粉,而档案字迹一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏结和成膜作用的热塑性树脂、树脂增塑剂石蜡以及电荷控制剂等。这种字迹的色素稳定性是毋庸置疑的,那么色素与打印纸的结合是否牢固呢?现通过激光打印和字迹形成过程进行分析:首先由计算机输出文字或图像信号来控制激光光束闪烁并经过三棱镜折射到光鼓上形成静电潜影,然后用带有异种电荷的墨粉显影,此时再以黏附的方式将墨粉影像从感光鼓上转移到打印纸上,最后用热加热,此时墨粉中的热塑性树脂融化并冷却成膜将墨粉字迹牢牢地固结在纸张上,此即所谓的定影。如果档案保管不慎产生局部高温、高湿或高压就可能接近它的软化点,长时间作用就会导致表皮膜变软出现黏性;另外如果与其他含有增塑剂的物品密切接触,这些增塑剂就会向字迹的树脂皮膜迁移进一步降低它的软化点从而使其甚至在正常的保管条件下就会软化黏连或黏脱。而这除了提醒我们对其保管条件还很欠缺外并不能说明别的问题。

三、从根本上解决档案字迹材料的耐久性

各种各样的书写字迹材料,其耐久性千差万别,选用不好就会给档案寿命带来隐患,面对这种状况,有关部门应该采取下列措施:

1.积极宣传《档案法》,宣传档案工作的重要性。工程建设是“百年大计,质量第一”,档案工作更是如此。编制好建设工程竣工档案是“功在当代,利在千秋”的大问题。所以书写档案的字迹材料,应该使用耐久性的字迹材料。

2.开发新的计算机应用软件,直接运用计算机书写技术材料,逐步使竣工档案工作由手工操作方式向计算机操作方式转变,这样做就从源头上解决了档案字迹材料的耐久性问题。

3.针对施工攀位存在的普遍使用普通圆珠笔、复写纸书写施工文件材料的问题,上级主管部门应该采取适当的措施,逐步改变这一状况,并进一步强调,必须使用耐久性的字迹材料书写档案材料,从根本上解决工程档案保护工作中的这一难点问题。

综上所述,各有关单位要高度重视,大力宣传档案保护工作的基本知识,宣传字迹材料对于档案保护工作的重要性。当然要从根本上解决字迹材料的耐久性问题,还有待于科学技术的不断提高。因为字迹材料品种繁多,配方多变,原料稳定性悬殊,质量不易保证,所以档案字迹材料的耐久性是一个较为复杂的问题。影响字迹材料耐久性的因素很多,如何保证档案字迹不褪不变、长期耐久,是我们档案工作者在保护技术工作方面的一项极其艰巨的任务。

参考文献:

[1]崔秀琴.浅谈档案复印字迹的耐久性[J].浙江档案,2003,(10).

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2工程档案管理的信息化是发展方向

高速公路工程档案的管理必须与工程管理相协调，而随着工程管理方式的不断优化，传统粗放式由人工对工程档案的管理已经不能满足现代化工程管理的要求。随着高速公路建设更加复杂化、施工要求更加严格化，工程档案的管理面临着越来越多的问题，如果这些问题得不到有效的解决，不仅会制约正在建设的高速公路的进程和质量，更会对未来高速公路的发展产生不利的影响。所以，不仅高速公路的建设和管理需要信息化的技术手段，而且提升高速公路工程档案的管理水平更需要信息化的管理方式来解决。工程档案管理的信息化指的是利用现代的网络技术、通信技术、计算机技术等高科技的技术手段来解决工程资料的收集、整理、归档、利用等问题。而随着信息化在高速公路工程档案管理的发展，很多人工不能解决的技术难题在信息化过程中将得以解决。现代工程管理以及工程档案的管理的信息化，必将使未来高速公路发展更加的科学化、人性化。高速公路工程资料过程控制、工程档案管理的信息化要达到如下所要求的目标:

(1)实现高速公路工程资料整理以及归档的规范化。

高速公路管理的规范化与工程资料的过程控制表格(abs)和工程档案管理流程(eamp)相结合，简化资料的过程控制步骤与档案管理的操作流程，提高现场资料以及档案管理的规范化、科学化。

(2)形成一套高效的工程档案的管理体系。

动态的工程档案管理体系，使得现场不同建设阶段的工程资料同工程进度与变更相结合，分别对建设前的工程设计、建设中的工序控制、建设后的工程养护维护进行管理，形成三位一体或者多位一体的管理体系。通过施行这种管理方式，将会使工程资料的过程控制以及工程档案的管理更加的便捷和灵活。

(3)建立一套完善的针对工程资料、工程档案管理的信息化软件系统。

通过这种信息化系统，工程资料可自动的整理和上传到信息化系统的数据库当中，而数据库根据规范和系统的固定程序对不同建设阶段的工程资料进行汇总，自动汇编成工程档案。这套系统避免人工整理的繁琐性，只需要在工程资料上传之前对相关参数进行设定即可完成整套的工程档案管理流程。

3高速公路工程资料、档案管理的信息化系统发展方向探讨

高速公路工程资料、档案管理的信息化系统主要包括以下两个方面，一个是对正在建设工程的设计、施工、后期维护养护相关阶段资料的录入、整理、收集，一个是对已完工工程档案材料的管理。以上两方面则完全可用信息化系统的对接模式来完成工程档案管理工作，一是采用CSI模式开发，将系统的收集层(C)，整理层(S)和导入层(I)有效分割，可使系统内部的资源配置更加合理以及布局更加规范;二是采用工作流引擎技术，即采用国际上通用的wfmc标准，用户可根据自身的工程特点对工序流程化定义;三是采用灵活的通用报表，通用报表系统包括报表模式自定义组、数据处理自定义组、报表模块引擎，即MDYMA、ADP、RME三大集成组。系统采用智能化动态调整报表结构，对工程材料进行系统化定义和分类，通过引擎加载项对系统模块进行高效分解和整合，进而满足使用者需求;四是信息化软件系统的可拓展性，开放式的系统结构，使系统在外界环境改变的条件下仍能与其他系统互联，同时系统建立对外开放的数据接口，支持其他软件在信息化系统中的运行。

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在铁路工程竣工资料编制工作开始之前，首先要做的是对资料编制人员的确定。因为竣工资料的收集、整理、编制，是一项长久、复杂的工作，需要相关工作人员有充足的精力和时间来完成这一项工作。在编制人员上岗前，还需要对编制人员进行培训，以确保竣工资料编制的质量。在铁路工程的资料编制中，还需要提前按照编制要求，制定资料填写规范，所有资料按照统一的格式完成，确保竣工资料的标准和规范。在编制竣工资料表格时，要注意表格包含内容的全面性，能够将竣工资料所有需要填写的内容概括进去。在竣工资料的编制过程中，要对资料编制人员进行持续的培训，以解决资料编制人员在竣工资料编制过程中出现的新问题。

1.2竣工资料编制过程中存在的问题

在铁路工程竣工资料的编制中，因为人员责任缺失和培训欠缺，编制竣工资料的过程中，往往存在着这样那样的问题。资料编制中，存在对工程资料的收集不够全面，导致资料欠缺的现象。竣工资料的收集整理，包括了工程项目从设计、实施、质检的所有内容，如果没有在工程开始就介入到工程资料的整理编制，很容易出现工程竣工资料编制不全面的问题。如果没有相关规范，资料编制往往会随着编制人员单独的个人意志进行，没有规范性，导致竣工资料难以阅读。其次，在竣工资料的编写中，相关资料编制单位，没有固定专人对工程资料进行编制，不仅仅使竣工资料的编制时间拖长，效率低下，还加大了竣工资料出现问题的几率。

1.3铁路竣工资料的编制

铁路竣工资料的编制，在做好相关准备工作之后，着手对铁路工程的竣工资料进行编制。在编制的过程中，首先对竣工资料进行编制整理。竣工资料包括铁路工程的开工申请、施工设计方案、施工工艺、合同等，对涉及到本项目的内容，都需要进行编制整理。竣工资料还包括最主要的工程建设中的施工过程记录、所使用原材料的报验报告和合格证、试验报告及试验记录等，施工过程中所有事件的相关材料。在工程通过验收之后，还需要将工程的验收材料和竣工图纸、竣工验收报告等，全部整理编制进入竣工资料。在收集整理完竣工资料编制所需的原始材料之后，开始对竣工资料进行编制整理。将收集到的竣工资料，按照铁路工程的施工专业进行划分，再将划分好的资料，根据施工单位的不同，进行分别保管。对已经收集整理好的施工文件，编排好文件次序，装订成册。施工日志的编制整理，要检查其内容的完整性和正确性，如果施工日志存在空白页或者内容错误的情况，寻找相关责任人进行更正补充，完成更正补充之后，装订成册，做好竣工资料的编制。对已经收集整理好的文件，按照相关要求和标准，对资料文件做好排序整理。

2竣工资料编制及档案管理

竣工资料编制及管理，在工程建设初期，一般采用及时跟进的方式进行管理。在管理中，按照档案管理时间，对档案采取三种划分，分别为前期档案、中期施工过程档案和后期档案。前期档案一般包括工程建设前期调查、建设方案、开工报告等初期资料，中期档案一般在工程建设中产生，包括工程建设的施工记录、设计图纸、计量资料、过程检查记录等，而后期临时档案则以所有收尾资料为主要内容。对于铁路工程建设的档案管理，还包括合同档案的管理，对建设工程所涉及的有关协议、合同等内容资料，要在施工过程中逐步整理，分类管理，在最后入档的时候，做好筛选工作，将真正有价值的资料，完整地保存。铁路施工过程中，涉及的财务内容，也要完整记录并做好原始凭证的保存，做到每笔帐均有出处。在铁路建设过程中，对于涉及的月度财务报告、款项清查报告等，及时归档整理，加强日常工作的成效，做好财务档案的整理。将所有的档案整理完结之后，把临时档案、合同档案和财务档案，按照档案整理规则，整理成为可进行永久保存的铁路工程档案，统一管理。

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【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-7526（2012）12-0434-02

教学档案是在教学管理、教学研究、教师教学和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子文本等不同形式的文件材料或信息载体，它是教学活动过程中的真实记录。狭义上，教学档案包括教学文件、课件、教案、试卷、试题、论文、辅助教材、图书等；广义而论，除上述资料以外，还包括“教师”、“学生”、“专题性网络课程”、“专题辅导”、“问答”、“作品”等资源。教学档案管理不只是为了收集、整理、借、存、管理教学过程形成的有价值的文件材料，更主要的是给教学决策、教学管理、教学科研提供良好的服务。在临床教学中，教学档案对临床医学教学工作的影响不可估量，值得临床医学教学工作者高度重视。

1 教学档案在临床教学中的作用

1.1 提高临床教学质量与水平：教学质量好坏的评价形式主要以学生、同行及专家的评价为依据，是在教师教学质量档案（如教案、课件、问卷表格等）的某础之上，加上同行评教、学生抽样调查、考核等手段实施的。教学水平的提高也要依据教学档案，尤其是对既往教学成功经验和失败教训进行分析总结。因此，教学档案的质量，并可反映临床教学质量.并可为教学水平的提高提供重要参考依据。

1.2 为改革教学手段和方法提供素材：教学手段与方法的优劣，直接影响教师的教学质量与学生学习积极性。现代电子信息网络技术的运用使我们积累丰富的电子教学档案成为可能，包括纸质、电子、实物等形式在内的完整的教学档案，可以为教学手段与方法的多样性、形象性、生动性改革提供丰富、便捷的素材；丰富的电子教学档案可以通过电子网络成为共享资源。教学档案为教学改革、教学活动提供了必要的依据和丰富的经验。因为档案记载了历年教学工作积累下来的宝贵经验，更是进行现代化教学、规范化管理的重要根据。充分利用教学档案，是促进提高教学管理水平的重要手段之一。

1.3 为教学管理与评估提供依据：教学档案对教学管理的作用是众所周知的；评估是管理的重要方式，在教学评估中，评估的大部分材料来源于教学档案，教学档案资料的充足与完善与否对评估的结论有很大的影响。根据教学计划书、教学大纲、学生人数来制定教学工作计划和教学计划，合理地安排教学内容与师资力量，抽出合适的临床医师进行脱产带教是教研室教学管理的主要任务，而这一切都离不开教学档案。教学档案是科学研究的基础和条件。科学就是对某一现象的学科领域所特有的某一矛盾的研究，一切科学都是研究事物发展客观规律现象。无论是研究哪一领域，首先者必须只有材料，这是不可缺少的重要条件。那么，档案是原始记录，它就是为进行医学教育研究，继承教学研究的成果，吸收有益的经验教训提供原始资料，以便管理工作人员从档案资料中熟悉和掌握各项工作的关系和来龙去脉，为我们更进一步研讨教学工作中的规律，使教学管理工作逐步向科学化、规范化、标准化的推进提供有效依据。

1.4 为编写教材、撰写论文和教育名人事迹提：供原始材料教学档案真实的记载了教学和科研发生、发展的全过程，为撰写论文提供真实而很有价值的参考文献资料。教学图片、照片、录像、课件、图书等资料不但为教师备课、制作教学课件提供了丰富的素材，而且可为编写教材、撰写论文提供重要的参考资料。教学档案也是编写教育名人先进事迹的第一手史料，它详细记载着“名师”的教学理念、教学方法、学术成果、先进事迹等。

2 临床教学医院在教学档案管理中存在的问题

尽管教学档案在教学工作的各方面起着很大的作用，但在实际教学活动过程中，教学档案的作用仍没有得到充分的发挥。临床教学医院教学档案管理存在下列问题。

2.1 教学档案管理设备陈旧：现代化的教学手段要求现代化的工具收集和管理教学档案，以往将教学档案资料用手工进行处理、以纸质形式保存不符合现代化教学的要求。临床教学档案资料绝大部分来源于临床教学过程，许多授课教师同时又是临床一线的医师，虽平时在临床工作中他们遇到许许多多典型的教学病例或可用于教学的标本素材，但要收集这些教学素材，往往苦于找不到相应的工具（如数码相机或摄像机）而流失。

2.2 教学档案资料收集不及时，影响教学档案的完整性、连续性：临床教学档案绝大部分来源于从事临床教学工作的教师和在院学生。一方面，由于担任临床教学的教师还肩负着繁重的医疗、科研任务，医学学生由于医学课程设置量大，同时兼有基础课程学习和临床生产实习任务，常常导致教师和学生本人撰写的文件材料只有单份，在没有收集之前，长期保存在教师和学生个人手中极易丢失。同时，担任临床教学的教师大多是从临床医疗一线临时脱产进行教学，生产实习的在院学生也是轮科实习，导致了他们流动的频繁性，如不及时收集，将容易引起流失和各学年教学档案的不连贯。

3 加强临床教学医院教学档案管理的建议

3.1 强化教学档案管理意识，健全教学管理制度：加大档案管理的宣传，对教学工作人员强化档案信息的保密、传播和更新转换意识，使教学领导或教学工作人员对重要的文件资料及时归档。在人员调离岗位时，应进行交接手续，使这些宝贵教学档案资料不遗失或被随意处理。

3.2 做到定期收集和随时收集相结合，确保相关材料的齐全完整：对教学指导性的文件、各种教学规章制度性文件、教学通知、教学计划、教学总结、教学周历、教案、讲稿、课件、试卷、试题库、试题分析、教学活动记录、作业、成绩表、病历书写记录、教学素材等资料做到随时收集，对教学课题申报原始记录、论文、教材、图书、师资管理、学生管理等材料定时收集。对一些重要教学工作和重大教学活动及时保存完整材料并整理相关记录。

3.3 检查遗缺，及时补漏：定期检查档案材料，如发现应有而缺少的教学档案资料，应及时通过各种形式收集补齐，使之齐全完整。

3.4 充分利用现代档案收集管理器材，确保档案收集的完整：文献检索主要依据书目、索引、文摘、传记资料和专题综述及工具书、复印稿件、网络资源等工具来完成。检索的文献通过拷贝、复印、专题索引等方法来整理、分析，并不断的加以积累进行归档处理。临床教学活动中有如集体备课、授课预讲、专家示范性教学、课外辅导、临床见习带教的示范演示及生产实习临床基本技能操作示范操作，除有教学活动记录外，还应对教学活动过程中教师的教学行为、学生参与教学的状态及师生互动的状况进行摄影、录音、录像，制成图片、影像、录音带作为教学历史档案资料保存。医学院校的教师随时将平时适合于临床教学的文献资料、图片、影像等进行及时整理并不断的积累保存，为日后的教学备课、编写教材、撰写论文提供素材。

3.5 严格把关，确保教学档案质量：教学档案文件应定时检查质量，对所有规范的文件统一格式，如时间、文章标头、文尾的落款等。并对检查出来的质量问题及时解决。

3.6 合理归档，系统排列：教学档案应按学年度与年度进行分别归档，以利于档案的立卷和卷写目录。对纸质的教学档案（照片、书籍等）应防虫防潮保管，非纸质的（光盘、软盘录像带）应妥善防磁防湿保存。

3.7 高校教学档案收集四法则

3.7.1 常规收集法：是通过教学管理部门和教学业务机构，将教学工作活动中产生和处理完毕的档案材料，由产生与形成的单位或个人，按照学校档案部门的归档要求，在规定的时间内向档案馆（室）移交。完成这种方法，要具备以下具体的完整的配套实施方法：指定各类档案材料的归档范围和要求；规定归档的工作程序和手续；建立教学档案工作网络，明确直接向档案馆（室）归档的单位或部门负责人名单和职责范围；规定立卷（件）的质量标准与要求；规定归档的时间。这种方法是教学档案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是对教学工作网络中规定的单位与部门不能按时完成或遗漏的档案材料的收集。这是对属于归档的教学档案材料的一种随机收集方法。一般适用情形有：教学管理部门组织的临时性大型的、重要的中心工作及重要活动；撤销的机构，职能没有机构代替，其工作活动中产生和形成的教学档案材料的收集；高校教学活动中典型事件和重大教学事故。

3.7.3 积极主动收集法：即教学档案工作机构（馆、室）认真履行职责，积极主动开展收集活动和机关的档案业务工作，并以优质、高效的工作信誉，赢得全校教职员工的信赖和支持，增强他们的档案意识，力争获得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切机会，采用多种形式和方法，宣传《档案法》和档案工作在高校教学活动中的意义和作用，宣传教学档案工作的基本知识；在校内定期举办档案工作讲座或培训班，培训学校档案网络中具体负责积累、收集、立卷归档的专职或兼职档案工作人员，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能；定期召开工作会议，交流经验，提出解决工作中存在的一些问题，表彰档案工作中有突出成绩者；高校档案馆（室）要主动开展服务，积极为教学科研等各项工作提供利用，以完整、系统、全面的馆（室）藏为他们排忧解难，帮助利用者解决问题，使他们认识到在工作中离不开教学档案，做好档案资料归档工作是他们的需要。

3.7.4 激励协作收集法：通常采用一些做法是通过成立教学档案管理委员会，把学校的一些主要教学管理职能部门和教学人员吸收过来，明确他们的责任和义务，使其主动地配合校档案机构做好教学档案工作，并将各部门教学档案收集列入归档计划，年终做通报，把平时立卷与归档工作作为高校教学管理部门负责人和专、兼职档案员年终考核依据，以此激发他们的工作积极性、协作性，更好地服务于教学档案工作。

总之，教学档案来源于教学过程不断积累，并能反馈到教学过程，使广大师生受益。因此，我们要不断加强教学档案的收集与管理，使之充分的为教学发挥应有的作用。

参考文献

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2 史志编纂工作中档案资料查找的原则 

首先，要坚持实事求是的原则。搜集档案资料必须真实、客观地抄录有用资料，做到真实存史。其次，要坚持全面查找的原则。全面查找与题目有关的档案全宗与类别，在搜集查找过程中，广征博采，巨细皆收，做到“宁多勿漏”“横不缺项”“纵不断线”，避免“依据孤证作出结论，武断历史”。按照这一要求则应对档案资料进行全面搜集，为下一步选材、编纂工作提供一个比较完整、系统的资料基础。如果搜集档案资料时漏一份与题目有关的材料往往要辗转复查。特别是在史志编纂工作中所涉及的资料浩繁，有时竟难以复得。因此要做到查找宜宽，选材宜严。最后，要坚持为现实服务的原则。搜集档案资料时，本着为历史负责，既要搜集反映成绩和经验的资料，也要有反映失误和教训的资料，以借鉴历史、开拓未来、服务社会。 

3 史志编纂工作中档案资料查找的方式 

3.1 分清先后缓急，循序渐进。分藏在若干全宗的反映同一题目的档案资料，在各个全宗中保存的数量有多寡之分，与题目的关系有直接和间接之别。因此，在查找档案资料时，应首先查找与题目有直接关系的藏量较丰富的全宗，然后再推及与题目有间接关系的藏量较少的全宗。这种“循序渐进”的查找方法，是可以避免重复劳动节省查找时间的。因为“直接”的全宗，常常保存的是与题目有关的档案的正本或原稿，具有一定的“权威性”。而“间接”的全宗则往往藏有同一档案的抄件。先查到正本原稿档案材料，抄本则可不收。如果按相反的次序查找，则事倍功半，影响编纂工作的质量和进度，做一些不必要的重复劳动。 

3.2 注意把握档案资料的线索，跟踪追迹。在史志编纂工作中，所涉及的题目或者人物的活动，总有一定的时间期限。从大的范围讲，编纂一个历史时期某一方面的题目，就可以从保存这一时期的若干档案全宗中去查找；就小的范围讲，一个题目属于某一年或者某一事件，就应该从当年或与这一事件有关的档案中去搜寻。具体的题目中阐明的事件或人物的活动，又总有一定的地区或单位的范围，按地区或者单位的线索查找档案资料也是常用的方法。此外，还要注意从各级档案馆的新、旧档案文献汇编中发现新的材料线索。编纂人员在利用档案汇编时，要注意这些材料中引文的出处，以发现新的资料线索。这对史志编纂工作中查找档案资料趋于全面深入，是大有益处的。 

3.3 科学组织查找力量，搞好分工协作。在编纂修志工作中，一般参加查找、搜集资料的人员较多。为提高工作效率，节省时间，在查找档案资料时应对资料搜集人员进行科学的分工。一般可以按档案资料的分布特点组织力量，即按与篇目有关的档案资料所藏的不同馆（室）、全宗、类别组织力量分头查找。这种分工方法，就要求各专业志的编纂人员，对该专业志的整个篇目内容和与其有关的档案材料的分布情况进行摸底，有一个全面的了解，以明确查找方向。另外，还可以按各专业志篇目内容的特点，把较大的题目划分为几个阶段或几个问题，针对不同的阶段或问题对有关的档案资料进行分工查找。无论采用何种分工方法，在查找档案资料的过程中，都应该注意互通情报，紧密配合，以避免出现漏查和重收现象。 

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档案是原始性文件，它是一种无标价的信息源。尤其是高校教职工教学的档案资料文献，是教师们长期在学校的教学、科研实践中积累的宝贵文献，它在教学活动中产生，同时又服务于教学，是教学活动的成果和产物，是评价教学成果，总结教学经验的依据，也是维护高校教学历史的重要凭证之一。因此，整理好教学档案，是高校档案工作中非常重要的任务。

一、我校教职工教学档案的现状

目前我校的教学档案收集管理中存在许多不足之处。不可否认，各个学院各自做过一些这方面的工作，但是也存在着许多问题。如：有些文献资料即使收集了，但内容填写有遗漏，书写不符合要求等。究其原因，主要是对教学档案作用的认识和了解不够，意识薄弱，远远落后于现代化发展的要求。为了更好地发挥教学档案在教学中的作用，为了切实提高教学档案的质量，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，在高校教学档案管理工作中应重视以下问题。

长期以来，我校即未设立过管理教职工教学资料的专业机构和人员(基本是各个学院各自保存)，也没有任何机构把它有价值的文献当作一种信息源来揭示信息内涵的工作。以至多年来，许多优秀的教学档案没有发挥出它应有的作用。例如，已故的化学专家朱景梓教授五六十年代的圆弧齿轮方面的教学资料；已故的化学专家徐文肠教授在承担国际863重点科研项目催化剂方面的教学资料；固体力学专家杨桂通在固体力学方面的教学资料；煤化工专家谢克昌院士在煤化工方面的教学资料。现在有31位，2003-2010年的国家级、省级教学名师的教学资料；24门，2003-2010年的国家级、省级精品课程的教学资料；21个，2004-2010年的国家级、省级特色专业的教学资料。这些宝贵的、反映学校不同时期的、不同领域内的教学资料，都没有很好的保存、重视、宣传。有部分原件，现在可能已经很难收藏完整，所以尽快开展整理我校教职工教学资料的工作，并且应该引起学校和档案馆领导的重视。

二、整理我校教职工教学档案的范围和方法

收藏范围：由于我校历史悠久，人才众多，各个历史时期的教师教学档案种类繁多。如果我们对所有教职工的教学档案不分主次地兼收，那样就太繁杂，不会显示出收藏的最高水平。所以我们要根据建校以来各个历史时期，针对影响较大的、反映个人教学水平高的教学档案，去粗取精，进行收藏。具体的收藏范围，需要认真研究再定。但对于教学名师、精品课程、特色专业的教学资料文献要重点收集。收藏方法：教职工的教学档案资料和其他的文献有不同之处，它属于非卖品，因此收集教师教学档案资料的方法和途径不能照搬图书、期刊等文献的方法。笔者认为主要有以下两种方式收集：(1)建立严格的校内教师教学资料档案保存制度，尤其是教学名师、精品课程、特色专业和高级职称以上教师的教学档案。以前，对于保存教师教学资料档案保存的重要性认识不足，因此学校没有明确的呈交制度，现在，既然我们已经认识到它的重要性，就应由学校颁发专门文件，就校内教师教学资料档案的缴送数量、缴送方式、缴送期限、接收单位、奖惩的内容做出明确的规定，校内所有教师教学资料档案，都应当严格按规定的要求，在教学任务完成后的一定期限内，向学校接收单位缴送规定的资料文献。学校应当建立各学院、档案馆两级组成的管理委员会，监检查教师教学资料的缴送与接收等工作的进行情况。(2)广泛宣传收藏本校教师教学资料档案的重要性，积极动员广大教师，尤其是教学名师、精品课程、特色专业的教师，要积极、主动、按时缴纳个人的教学资料档案。

三、建立我校教师教学资料档案数据库

随着信息社会的不断进步和各种学术成果的迅速发展，档案馆对学术文献应该改变原有的传统管理模式，可以考虑建立我校教师教学资料档案数据库来管理我校教师教学资料。围绕教师教学资料档案数据库的建设，谈谈我个人的一些设想。

有关文献数据库方面，我国截至目前已陆续建成了中国学术期刊全文数据库(CNKI远程)、中国优秀硕士学位论文全文数据库(CNKI)、中国博士学位论文全文数据库(CNKI)、中国重要报纸全文数据库(CNKI远程)、学术会议论文全文数据库(万方)、学术会议论文全文数据库(万方)、专利文献数据库(万方)、外文文献数据库(万方)、中外标准文献数据库(万方)、科技成果数据库(万方)、法律法规数据库(万方)11个不同行业类型的文献库。对于高校教师教学资料档案建立数据库，还不多见。同时，粗略统计我校高级职称以上教师教学资料每年都在200篇以上，以上这些条件给档案馆开展这项工作创造了十分有利的条件，档案馆要抓住有利时机开展这项工作。

数据库的建设首先要从质量建设抓起，目前国际上还没有一个公认的统一质量评价指标体系作为检验数据库的标准，但是它已引起人们越来越多的关注，为了少走弯路，尽量保持和世界水平相同，我们在这方面要狠抓质量建设。抓质量，我认为要从教学资料档案的著录特点、检索特点这两方面着手。(1)著录特点：教学资料著录项目要规范，基本字段要齐全。例如，一般文献库具有的著录项目——题目、作者、文献源、语种、教学日期、主题词、馆藏号、文献顺序号，这些反映文献的基本类型和特征的著录字段，教学资料档案数据库均应采用；要加强教学资料档案的描述，突出检索功能。例如。增加对教学资料性质和内部特征——数字、图标、表格、新发现、专业的描述和著录。(2)检索特点：众所周知，文献的标引词汇和检索语言一致；文献的查全率和查准率；文献标引深度与检索难度是建文献数据库时会遇到的三对矛盾，搞数据库的同志要对这三对矛盾作有益的探索，较好地解决标引的前后一致，标准词汇和检索语言的前后一致，要严格执行有关的国家标准，保证数据库的规范化和科学化。

总之，在我校教师教学资料档案数据库研制过程中，会有许多问题有待深入探讨，希望能得到我校计算机专家和图书馆专家的大量帮助和指导。

参考文献

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档案信息化、网络化是指在档案管理过程中全面应用现代化信息网络技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务的工作。档案资料实现信息化、网络化要经过三步处理：首先是档案资料数字化；其次是档案信息存储、传递和提供利用一体化；最后是档案信息的网络化。医院档案资料是医院的信息载体，对医院管理有重要的参考价值，也记载了医院的发展历史，具有重要的历史和现实价值。档案资料资源做为医院最为宝贵的非物质财产，能否对其加以妥善保存、管理以及充分利用，将直接影响到医院的生存与发展。随着有中国特色社会主义事业和社会主义市场经济的发展，计算机技术已经广泛应用于包括医院在内的各个部门。包括文书档案、人事档案、病历档案、图书馆档案、设备和后勤管理档案等医院档案的传统的工作模式和管理方法已不适应新形式的需要，迫切需要现代化。目前各医院已经不同程度地将计算机技术应用于本部门的档案管理。但是由于各部门使用不同的软件进行档案管理，对于医院各部门信息的整合造成一定的困难。

1.医院档案信息化、网络化建设的主要内容

1.1 文书档案的信息化、网络化

文书工作是档案工作的基础。为适应新形势下的工作需求，把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在网络内传阅，并设定传阅时间和批办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会向预先设定的邮件地址及移动通讯工具发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行自动管理，以减少档案人员年终的工作量。由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天，现在几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担，缩短了决策时间，节约了成本，使得医院决策的效率大大提高。

1.2 人事档案的信息化、网络化

随着社会信息化进程的加快、社会人员流动性大大增加，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要。科技论文。根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案的信息化、网络化建设，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。不但便于管理部门管理、监督，也便于个人对自己档案的了解。科技论文。[1]

1.3 病历档案的信息化、网络化

随着医学事业的发展，各种新的治疗手段不断出现。将各种微创性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行分类，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况进行分类汇总，通过网络提供给各临床科室，便于医院人员查询、分析、讨论，进行统计后编写相关的学术论文。病历档案也包括医学影像图片的储存和查询，使得医护人员及患者可以方便的查询。

1. 4医院图书馆的信息化、网络化

随着图书馆业务的拓展，图书馆不仅是图书资源的管理部门，也是医学情报的提供和搜集部门。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。

1.5 设备和后勤管理档案的信息化、网络化

设备和后勤所管理的医疗及后勤设备是医院固定资产的重要组成部分，对于医院投入产出分析、医院资产汇总管理具有重要作用。对于这些设备的采购时间、采购价格、维修情况、出借情况、报废处理的资料形成档案，输入计算机系统，通过网络达到有权限的共享，不但便于设备和后勤科室对于医疗和后勤设备的管理，也便于各使用科室对本科室设备的管理。[2]

2.医院档案信息化、网络化建设面临的主要问题

2.1基础设施有待完善

大部分医院的局域网建设还不够完善，有的办公自动化系统尚未开始实施，无法形成医院档案体系，档案信息化管理受此制约。

2.2信息化建设人才缺乏

由于对档案信息化、网络化建设重视程度不够，医院信息化、网络化人才梯队建设不够完善，不能满足当前医院发展的要求。科技论文。

2.3电子文件保密性受限制

电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

3.医院档案信息化、网络化建设的对策

3.1提高领导认识，加大投入

要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。档案主管部门，要与相关部门沟通协商，共同提出解决办法，使档案信息化建设得到更快的发展。

3.2引进和培养信息化建设人才

从目前医院档案人员学历上看，大专院校毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，必要的方法就是调入大专院校毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。

3.3加大经济和技术投入，确保医院电子文件的安全

专用网是最彻底的解决档案管理安全的方法。其成本较高，也带来了很大的不便，比如离开铺设物理网络的区域就不能查询网络档案。保存在互联网上的档案，主要通过如下三点保证档案的安全：一是安装新一代防火墙。防火墙须具备强大的病毒扫除功能、适应IP加密的需求、开发新型安全协议、推广单向防火墙、增强对网络攻击的检测和预警功能、完善安全管理工具,特别是可疑活动的日志分析工具等。二是生物识别技术。指纹识别技术是行之有效的生物识别技术，具有不可复制性。三是加密及数字签名技术。

总之，社会信息化建设步伐的不断推进，带动了医院档案工作的进步。虽然医院档案的信息化、网络化建设仍存在一些问题，但已经产生了巨大的经济和社会效益。随着投入增加、人才引进及安全性的增加，医院档案的信息化、网络化建设必将为医院的发展产生巨大和深远的作用。

【参考文献】

[1]林卫华. 电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J],2010,(1).

[2]牟峰等. 浅谈医院信息化与电子档案管理[J].中国医疗前沿,2007,(14).