电子档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇电子档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

前言

随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。

一、电子档案的优点

（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。

（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。

（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。

二、高职学校档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。

（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。

三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略

（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。

（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。

（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。

（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。

篇2

电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：

1.1 在时间上

电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。

1.2 在方式上

二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。

1.3 在存储方面

电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。

1.4 在管理的方法方面

电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。

1.5 在查询使用方面

电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。

2 电子档案管理的优点和缺点

2.1 电子档案管理的优点

用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。

采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。

2.2 电子档案管理的缺点

使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：

1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。

2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。

3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。

4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。

3 可采取的措施

（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。

（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。

（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。

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正如同志所说：“档案是人类活动的真实记录，是党和国家事业发展不可缺少的方面，是人们认识和把握客观规律的重要依据，电子商务档案管理智能化事业是一项典型的功在当代利在千秋的可持续性发展的事业”。目前电子商务档案管理朝着智能化发展的过程中存在着或多或少的问题，这会直接导致企业的发展受到阻碍。由此可见可见，在新形势下加强电子商务档案管理工作十分重要，随着我国科学技术水平的不断提高，电子商务档案管理工作也需要逐步的完善，因此加强电子商务档案智能化管理工作是我们当前所面临的一项紧迫任务。

2目前电子商务档案智能化管理的特征

首先，与传统的档案管理相比较，电子商务档案管理具有自身的特征，其不是可以直观看见的，都是以光盘、U盘、硬盘等方法进行存储的，因此其网络性、虚拟性程度较高，电子商务的活动中信息存储和档案管理相同，都是虚拟的，例如：支付宝、网银、淘宝等广泛应用，都不需要开出具体的纸质的票据。换言之，电子商务中档案文本的管理都具有智能化、虚拟化的特征。其次，由于电子商务档案管理并不能够通过肉眼来定位，也不需要管理人员对档案进行管理和抄写，都是通过人工计算机智能模式来完成的，因此其存储形式、信息数字化程度都不同，这就导致了电子商务档案管理具有繁琐性、复杂性。最后，电子商务档案管理具有集体性、系统性。电子商务档案管理的数据信息不仅集中于一种文字或者数字上，而是能够实现全方位的信息储存，例如音频、音效、图表、视频、录音等。

3提高电子商务档案管理智能化水平的有效策略

一方面，电子商务档案管理工作应该严格按照国家下发的相关文件进行合理有效的归档，电子商务行业必须重视档案管理工作的重要性，尤其是要把电子商务档案管理工作作为行业发展重中之重，这样不但能提高电子商务档案管理工作水平，同时还能确保其朝着智能化趋势发展。因此在企业进行电子商务的过程中，电子商务行业要为企业与客户建立一种新型的沟通模式，让企业通过智能化管理方法，提高档案管理的质量和水平。从而提高企业的竞争力，实现经济效益和社会效益的最大化。另一方面，当前改革开放政策不断深入，这就要求电子商务档案管理也要与时代接轨，改变过去单一老化的档案管理模式，做到与时俱进。在实践的基础上创新，在创新的基础上实践，朝着智能化趋势发展。电子行业必须及时变革电子商务档案管理方式，转变管理模式建立完善科学有效的管理体系，促进电子商务档案管理的建设。运用智能化存储数据，满足不同的客户要求，将电子商务档案所带来的社会效益和潜在的经济效益发挥到最大化，从根本上完善电子商务档案管理制度。在新时期下电子商务档案管理工作是电子商务行业重要组成部分，它对今后企业和行业发展具有十分深远的影响。因此电子商务行业要加快进行电子商务档案管理工作的改革、重视提高电子商务档案管理工作的水平和效率、提升工作人员的计算机水平和整体服务素质，使电子商务档案管理工作，真正发挥积极作用。

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随着电子信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。

1、医院电子档案管理中存在的问题

1.1档案管理职责不明确，管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。

1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。

1.3电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5需要大量资金投入

医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

2、提高医院电子档案管理的对策

2.1建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.2制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3加强培训，提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。

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1引言

在互联网技术及数字化技术的影响下，我国企业逐渐朝着自动化、智能化和机械化的方向发展。电子档案在企业内部管理中的应用对企业发展有着重要意义。随着现代化企业的发展，电子档案被广泛应用到各个行业，企业的档案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我国对电子档案的管理还不完善，需要企业加大对电子档案的研究力度，不断完善电子档案管理技术，保证电子档案管理的高效性和安全性。

2电子档案概述

电子档案又可以称为虚拟档案，其主要是利用计算机磁盘等信息化技术设备进行储存的，将电子图像等文件进行集合并以案卷为单位的一类档案。目前，在电子档案储存过程中，利用磁盘或光盘的储存方式较为常见，在云计算时代的发展过程中，一些信息化技术水平较高的企业则采用云端网络空间进行储存。

2.1电子档案的优势

电子档案的应用具有以下几点优势：第一，电子档案的信息具有非人工识读性，这样的功能优势能够降低人工筛选档案所耗费的时间，即节约了人力，同时又提高了档案筛选、整理的工作效率，降低了档案分类管理的成本投入。第二，电子档案的信息储存具有高密度性，随着信息化技术和计算机网络技术的不断发展，云技术和数字化技术在企业中的应用越来越广泛，计算机网络有着较大的储存空间，电子档案对企业信息的储存密度较高，能够容纳较多的信息，因此，电子档案的信息储存具有较高的密度性。第三，信息与载体之间是互相独立的，具有可分离性，企业在利用云技术和数字化技术对档案信息进行储存的过程中，信息与云平台之间是相互独立的，电子档案的储存只是暂时性的借用云空间而已，企业随时随地都可以将电子档案进行转移，方便企业对档案进行统筹管理。

2.2电子档案管理工作的重要性

通过对电子档案的优势进行分析，可以清楚地发现，电子档案在企业中具有较高的应用价值，可以实现资源利用的最大化，同时，也节约了企业在档案管理中投入的人力和物力。此外，电子档案与传统纸质档案相比，还有着其他应用优势：首先，相对于纸质档案保存来讲，电子档案省去了保存所占用的地理空间，不会出现档案资料不全、模糊不清或丢失损坏等现象，给企业档案管理工作的开展带来了方便；其次，在信息化时展过程中，电子档案管理的发展与应用，是企业与时俱进的标志，企业在查询档案时，利用电子档案能够节省人工查找的时间，且通过计算机备份技术，若电子档案因设备故障而丢失，企业工作人员也可以通过备份进行找回，保证了档案使用的安全性。

3企业电子档案管理存在的问题

3.1电子档案管理软件通用性不足

我国企业在发展过程中，大都是采用传统的纸质档案管理方式对企业信息进行管理的。随着信息化时代的发展，虽然一部分企业开始了档案的信息化建设，但是对与电子档案的应用管理还存在一些不足之处。如，由于对电子档案的了解不全面，企业电子档案管理软件的通用性不足，使得电子档案无法与企业内的其他型号电脑进行共享，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作地有序开展产生了不利影响[1]。

3.2档案管理的保密性与安全性不高

当前，在大数据时代的影响下，人们上网信息的安全性受到威胁，虽然我国大部分行业的信息化安保水平较高，但是，电子档案作为企业内部管理的一项工作，很多企业在工作中都不重视电子档案的保密工作，认为电子档案不会被泄露出去，就降低了对电子档案的安保力度，使得一些不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，降低了档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。此外，企业的电子档案信息本身就有结构复杂、储存信息多样的特点，若计算机或电子档案被攻击、篡改，则可能会发生商业纠纷，使得企业遭受巨大经济损失[2]。

3.3缺乏专业的技术人才

在企业电子档案建设过程中，人才是其电子档案管理工作的基础。但是，在当前社会环境下，越来越多的人加大了对计算机网络、通信技术的研究力度，但是，对于电子档案这些信息化系统的维护管理工作缺乏一定的兴趣，使得企业电子档案管理招不到优秀的技术人才，影响了电子档案管理工作，降低了其管理水平。

4信息化时代下企业电子档案管理的完善措施

4.1进行动态管理

企业每天都在发展，也在不断产生各种各样的交易信息，为了保证电子档案信息的准确性和及时性，企业需要对电子档案进行实时动态管理，保证电子档案管理的完整性。因此，企业需划定综合档案室、具体业务部门员工的岗位责任，制定相应的管理制度，明确管理责任，保证电子档案管理工作的有序开展。为了保证电子档案信息的完整性，企业在电子档案搜集及整理过程中，要对不同类别的档案进行分类管理，并及时归档，保证档案信息的更新速度。此外，对于归档信息还应做好电子扫描处理，依照行业特征、档案类别做好分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息全面一致[3]。

4.2划分多级权限

为了保证企业电子档案管理水平，提高电子档案的安全性，企业在档案管理过程中应做好安保工作，划分多级权限，提高电子档案信息的保密等级。如，档案管理人员可以依据企业所属行业的特征，档案信息保密等级，设定必要的查阅权限；通过档案信息管理软件系统按凭证调整修改以及查询应用权限。同时，企业在电子档案查询过程中，应严格界定浏览器应用权限，依照档案信息保密程度确立可否进行查询、资料下载以及打印，从而保证电子档案信息的安全，此外，企业还需要对电子档案管理系统进行高级别的加密处理，严禁外部人员浏览，进而保证企业档案信息的安全、完整、高度机密以及方便浏览应用[4,5]。

4.3提高管理人员技术水平

在企业电子档案管理过程中，因人才技术水平低，管理意识薄弱，导致企业电子档案管理水平低的现象时有发生。因此，为了保证企业电子档案的管理水平，企业需要加强对电子档案管理人员的培训力度，不断提高其管理技术水平，满足档案信息化发展的需求。此外，企业人资部门还需要不断引进先进的技术人才，给电子档案管理部门注入新鲜血液，提升企业电子档案管理队伍的整体素质和技术水平。

5结语

总而言之，电子档案在企业中的应用，能够有效降低企业的档案成本投入，提高档案管理的效率和水平，促进企业的现代化发展。因此，在信息化社会发展过程中，企业需紧跟时代脚步，不断引进先进的技术人才，提高电子档案管理队伍水平，划分多级权限，做好档案的安保工作，并进行实时动态管理，保证电子档案管理的可靠性。

【参考文献】

【1】张在奎,王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济,2017(12):31-32.

【2】黄黎黎.企业档案管理电子信息化及其重要性分析[J].企业改革与管理,2017(08):15.

【3】莫丽华.企业人事档案管理信息化建设探讨[J].企业改革与管理,2017(08):59.

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在信息技术不断发展的背景下，对各个企业和事业单位的会计档案管理工作提出了更高的要求，会计电算化逐渐代替了会计手工操作，这样大大减少了财务人员的工作量，并且会计档案管理的工作效率得到了提升。传统的会计管理体系不能适应社会发展的要求。为此，各个企业和事业单位需要对传统的会计管理体系进行不断的改革和创新，此项工作成为现阶段企业和事业单位重要任务之一。

一、电子会计档案的定义

会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。

二、电子会计档案管理现状分析

第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因为电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。

第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作。但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。

第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。

第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。

三、提高电子会计档案管理的措施

第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。

第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。

第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。

第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。

四、结束语

上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。

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[3]胡薇.转型发展视角下地方高校会计档案的开发利用研究[J].山西档案，2015（3）：79-81.

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（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。

二、加强电子档案管理的方法

（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平

电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。

（二）规范电子档案管理的操作流程

传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的，这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息，通过网络这一特殊途径，将文档通过一定的管理流畅，顺畅的将电子文档进行归档和存储，文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程，因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程，建立专门的管理部门进行控制，将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。

（三）强化工作人员的管理，建立完善的管理体制

电子档案作为一种新兴的事物，其发展是比较晚的，因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。

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与传统档案相比，电子档案具有如下特点：

1.依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

2.信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

（3）载体的多样性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。

4.信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

5.信息与载体之间的可分离性

电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。

从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如：（1）数据的易消失性；（2）信息的不安全性；（3）信息的易改动性；（4）信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。

二、做好电子档案管理的措施

1.要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

4.对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件

由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此在文件档案管理中有适当的纸质文件备份也是非常必要的。

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大数据是继云计算、物联网之后又一次颠覆性技术革命，在短短的时间内广泛地影响甚至颠覆着各行各业。麦肯锡全球研究所将大数据定义为一种大规模的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。由于大数据有极高的使用价值，使人们开始意识到大数据的重要性，有意愿主动地去学习、运用这一新技术和理念，并将其运用到各类管理中。大数据时代已经来临，改变了人们传统的生活工作模式，给各个行业、产业都带来了巨大挑战，同样也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。本质上，档案是对文字、图片、影像等原始性符号的记录方式。档案数据信息资源在不停地增长中，因此，档案足以称之为大数据。在进入大数据时代之后，数字的存储方式也在不断发展及完善，减少了数据信息资源保管的成本。近几年的档案资源较多以数字化的方式存储，更方便于保管与维护。因此，本文基于大数据时代背景下，对档案管理工作进行分析，顺应了时代的发展要求。

一、大数据时代对档案管理的要求

（一）保证企业档案存放与保存的完备性。大数据背景下的档案管理与传统档案的管理的要求大有不同。从存放上来看，传统的档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，而大数据往往带来多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，包括音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案等。这些电子类档案除了对基本保存的条件和场所有了更高的要求外，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，同时还要引入专用的设备来保护类型各异档案的安全。从收集上看，大数据背景下的档案材料种类较为复杂，各档案资源的价值也参差不齐，给收集工作带来了较大的困难。大数据时代的电子文件、数字档案都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。而大数据材料更新速度快，内容和技术复杂这些特点为档案管理人员在收集、归档上提出更高的要求，大大增加了档案馆馆员的工作强度和工作难度。

（二）保证企业档案的信息内容安全性。档案信息内容安全是指防止档案数据信息资源被非法的泄漏、篡改甚至破坏，给档案管理的工作带来了较大的挑战。在大数据背景下，往往产生很多数字化的档案，数据越多，共享程度越高，就越难以保障信息的安全。企业档案大部分保存在计算机中，计算机网络系统中可能出现的计算机病毒、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成档案信息丢失，这些信息安全隐患可能使企业档案信息化为乌有，从而带来难以估量的损失。根据有关安全管理的专家所称，近百分之十的局域网遭遇到非法访问的情况，目前的防火墙技术十分有限，难以阻挡黑客的入侵。假若某一局域网只是在逻辑上对档案进行归档，并未充分考虑到物理归档的重要性，假若这一网络遭遇到破坏时，将对档案管理的工作遭遇巨大的威胁。因此，在大数据时代背景下，保障对档案保管的完备性、安全性、保密性是未来档案管理的重中之重。

（三）数字化档案管理的技术水准。在大数据档案管理中，技术作为档案管理的基石，使档案管理工作的重心发生了转移。在传统的档案管理工作推进时，由于存在着技术上的限制，使档案管理工作偏重于档案的保管，未能充分利用各类资源的档案。随着大数据时代的到来，可通过利用云计算技术对档案数据信息资源进行加工，对其进行再次开发利用，加大对档案数据信息资源的利用。以各类数据库为代表的大数据云服务器，能够为档案管理带来较为强劲的索引及导航服务，加大了关系数据库的运用，促进档案管理将重心放在索引的优化、非结构化档案数据信息资源的开放等方面。

二、大数据环境下档案管理所面临的挑战

（一）大数据时代档案管理的思维转变过慢。与传统的档案管理相比，大数据时代对档案数据信息资源的完备性、安全性、保密性提出了更高的要求，这需要档案管理工作人员提升这种思维意识。档案管理存在的重心应当及时从保管到利用转移，即利用大数据技术对原始档案数据信息资源及时进行开发、再次利用，注重档案数据信息资源潜在价值的开发与利用。因此，对于档案管理人员来说，应当及时改变思维模式，努力挖掘档案数据信息资源所蕴藏的重要价值，从原先的粗放式信息保管向精确管理进行转变。

（二）数字化档案归档和存档存在着问题。随着大数据时代的到来，数字化档案数据信息资源的技术提出了更高的要求，存档归档问题也更加复杂。伴随着多媒体设备的运用，档案资源不仅以文字、图片等形式存在，还包括了语音等其他非标准化信息的方式存在。数字化的档案资源如果离开了一定的特殊环境就失去了可读性，增加了档案数据信息资源的归档和存档的难度。

（三）档案数字化管理未有统一的执行标准。由于各档案馆以及企业档案管理部门的数据库及管理软件参差不一，无法进行有效的信息共享，形成了一个个的信息孤岛。对于大数据时代的到来，无法进行档案数据信息资源的共享就无法发挥出档案数据信息资源的最大效用。目前，不少档案系统应用软件未能有地的按照国际标准进行执行，档案管理功能较为单一，标准化水平较低、数据信息资源不尽完善。若这种情况继续持续下去，必将会对档案数据信息资源的共享带来更多的不确定性。

三、大数据环境下的企业档案管理模式

（一）建设大数据资源信息平台，实现档案数据信息资源的共建共享。在大数据时代，档案管理的信息化需要各档案管理部门实现档案数据信息资源联网，实现资源的互通互用。为使其发挥最大效用，应当构建以省为单位的档案数据信息资源的检索服务。通过这种数据库的检索，涵盖了省内各档案管理部门的档案数据信息资源，向各级机构提供服务，最大程度上提升检索的效率。此外，此检索中心的建成，也会有利于避免档案数据信息资源的重复构建，节省了大量的人力、财力及物力。各档案管理部门通过这种检索中心能够借阅、审批及利用档案资源，这些部门只需要按照标准化要求对档案数据信息资源进行归档即可。

（二）提高档案管理人员综合素质。随着大数据的进一步应用，传统的档案管理模式已不再能够适应社会时代的发展要求，亟待与时俱进，不断提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员的提升可从以下两个方面着手进行改进：第一个，档案管理人员应当保持着与时俱进的时代意识，不断更新自己的知识及技术水平，适应大数据时代的发展要求；其次，档案管理人员应当熟悉大数据技术，能够充分利用先进的技术手段实现档案数据信息资源的开发及利用，扩大档案数据信息资源的利用范围。

（三）健全及完善大数据时代背景下档案数据信息资源的安全性。大数据时代的档案管理，应当充分发挥平台优势，构建有利于档案管理人员及档案数据信息资源提交人员的操作软件平台。可从以下三个方面进行着手：第一，需要不断改进及完善档案管理单位的信息化水平，使其能够拥有大数据平台；第二，应当充分发挥大数据平台的优势，将档案管理的相关业务与其进行深入整合，不断改进档案管理工作的流程；第三，在不断提升大数据时代背景下，档案数据信息资源的安全性，严控档案管理部门的内部制度，保障档案管理部门的安全性。

四、小结

大数据时代的来临，势必会对档案管理工作带来巨大的挑战。然而挑战与机遇之间是并存关系，档案管理人员应当不断努力，抓住机遇，积极学数据的理论与技术知识。大数据时代的档案管理将会不断获得新的突破，使其蕴含的巨大价值得以有效开发及利用。

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电子档案不同于传统的纸质档案和实物档案，它有自己的独特特征：（1）电子档案的不稳定性，其主要是存储在磁介质上，主要有磁盘、光盘、磁带等。这种介质容易受到震动、磁信号的影响，载体结构稍微变化，就有可能造成数据的丢失和破坏，这对电子档案保存的环境有严格的要求。（2）电子档案的非直读性，电子档案的阅读需要借助一定的设备来进行，需要相关的软硬件设备来进行阅读，这就要求档案馆在保存电子档案的同时还要保存其专门的阅读设备。（3）电子档案的易更改性，电子档案的更改过程不容易被察觉，更改后不会留下任何痕迹，电子档案在传递或更换其他载体时，容易被更改。电子档案的增加、删除、修改都非常方便，给档案的真实性鉴定和保密性带来一定的困难。（4）电子档案对设备和技术的依赖性，档案信息的加工、组织都需要借助一定的设备和软件，还需要统一标准，标准不健全、不统一，容易出现在其他设备和环境下不能读取、不兼容的情况，档案资源不容易进行载体互换。

2 电子档案管理的难点

2.1 档案数据的不兼容性。数字档案产生的途径很多，有办公档案、数据档案、照片、文本、视频、声音等各种形式的档案资源，并且产生这些档案的管理系统和应用程序也不一样。这样产生的各种各样的非结构化数据在兼容性上就不好把握。不同类型的档案需要不同的软件才能打开，即使同一种文件在软件升级后也有可能不兼容或者丢失数据。这种不兼容性给数字档案的保存和使用带来很大的困难。

2.2 档案信息冗余。由于不是完整的数据库文件，各种各样的数字档案资源容易出现重复，数字文件的易复制性决定了其文档备份较多，并且因工作需要可能会不定期地修改，这样就会造成备份的不统一，尤其是手工备份文档，更容易造成数据的冗余，不利于数据的长期维护，容易造成数据不统一。

2.3 数字档案信息之间的联系弱。很多数字档案是相对孤立的，缺少相对的联系，导致系统没有办法识别两份电子档案的联系和区别。在保证电子档案安全的同时，强化档案关联共享。这种数字档案的独立性容易产生大量的数据孤岛，如果文件的扩展名被修改或者丢失，该文件所关联的程序则会失效，这种情况给电子档案归档带来不少的麻烦。

3 电子档案管理技术研究

电子档案的管理技术主要分为原生电子档案归档技术和数字化档案归档技术两种。

3.1 原生电子档案归档技术。原生电子档案主要是指在生活和工作中，直接产生的电子文件，又具有一定的保存价值，形成原生电子档案。原生电子档案归档技术主要有：在线数据收割技术、网络数字资源镜像、白色档案转换技术、fedora档案存贮系统等。

（1）在线数据收割技术：利用开源的原理，采用自动收割技术下载整个网络空间，对其进行抽取和标引，并组织成检索库供用户使用。奥地利国家图书馆和维也纳科技大学联合开发和使用该项技术，目前已经应用到奥地利数字图书馆和网络学习空间。（2）网络数字资源镜像技术：这种技术主要运用主题和事件的方式对网络资源进行选择，并形成档案资源的元数据，包括对多媒体和超文本的采集、标引、存贮并使用，最后运用人工编目的方式，为每份档案创建一条目录。美国国会图书馆开展的MINERVA项目采用的就是这种方式。（3）白色档案转换技术：这种技术主要为了尽量提高档案的利用效率，并且又不破坏数字档案的结构而采用的方法，即对原生的电子档案逐步地仿真和转化，由黑色档案（原始档案）经过保密加工和灾难恢复等工作，转换成灰色档案，最后再经过访问的限定和迁移变成白色档案，供用户使用，既保证了档案的安全，也提高了档案的利用效率。（4） fedora档案存贮系统：这是一套基于linux操作系统的管理软件。其允许数据的录入、删除和修改，通过这个系统可以实现原生数字档案馆藏资源建设，主要由弗吉尼亚大学、赫尔大学、斯坦福大学、耶鲁大学和英国赫尔历史中心共同参与完成，可以通过系统实现电子档案的评价和初审，可以实现档案的病毒检测、自动生成档案清单和信息包，并形成相关的档案访问权限。同时fedora还有数字对象存储库，并配有数字档案的采集和标引系统，主要由英国惠康图书馆开发，包含对不同标准的元数据重新创建、整理和组织，并开发了元数据自动提取和实施方案。

3.2 数字化档案归档技术。数字化档案主要是指将纸质档案数字化后形成的档案，这种档案的优点是使用的过程中不会对档案本体造成损坏，并且方便多人同时使用。主要有页面自动分析技术、档案数字化技术、多媒体数字档案技术、3D激光扫描技术。

（1）页面自动分析技术，即在数字化的过程中，自动对档案的信息资源进行采集和标引，该技术首先对图像进行预处理，然后提取图片的信息，包括图片的线、背景线、特殊符号、标题和文本等，最后进行文字的识别和重建。希腊国家信息与电子通信研究中心正在研究使用这种技术。（2）档案数字化技术，主要包括纸质档案的初始转换，数据的管理和访问，采用文章逐条、逐页的数据加载方式，自动创建页面级，手动创建文章即元数据的方式，采用SGML DTD（标记通用语言――文件形态定义）来反映，英国的曼彻斯特大学学者正在开发这种模式的归档技术。（3）多媒体数字档案技术，这种技术主要研究了音频档案信号转换的波段分析和恢复、信号提取、副本保存等关键技术，采用半自动的方式从视频和音频中提取元数据以供检索使用。通过检索相似性和曲线对比来对数字资源进行识别，这样减少了数字化抽取过程中的信息丢失，意大利的帕多瓦大学在对这项技术进行深入研究，欧洲的很多国家都是使用这种技术。（4）3D激光扫描技术，这样技术对实物档案数字化有很大的意义，主要是通过三维扫描和模拟，将其存储和开放使用，目前研究这项技术的主要有斯坦福大学、加州大学和中国科技大学，已经取得了初步的成果。