纸质档案论文模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇纸质档案论文，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

二、环境条件影响的差异

1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。三、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

篇2

（二）人事档案管理制度不完善随着社会的进一步发展，部分医院的人事档案管理制度相对比较滞后，并没有得到相应的完善，从而导致其难以适应时代的发展。比如，有些医院的人事档案管理制度没有得到及时更新，档案管理人员素质较低，随意删减资料信息；部分档案管理部门的考核标准比较固定，不够灵活，没有完全将档案管理纳入考核之中，从而影响了档案管理工作人员的积极性、主动性。

（三）人事档案管理方式落后受客观实际情况的影响，很多医院不重视人事档案管理工作，且医院对档案管理部门缺乏必要的资金及制度支持，从而使其信息化管理水平比较落后，相关计算机硬件及软件没有得到及时配置，管理人员主要进行手工记录，导致工作效率低下，人为因素造成的信息填写错误也比较多，影响了档案资料的准确性。

（四）档案管理人员素质参差不齐由于很多医院对档案管理工作没有足够的重视，因此也缺乏优秀的档案管理人才，且部分管理人员的业务素质、学历水平以及工作认知等都存在不同程度的差异。此外，个别医院人事管理部门的工作人员大多数是医护人员家属担任的，因其缺乏对医学知识、医院制度及人事关系变化的了解，也缺乏相应的人事档案管理的职业素养，从而降低了医院档案管理的专业化水平。

二、创新医院人事档案管理模式的措施

（一）要提高人事档案资料收集的准确性、规范性工作人员在收集档案的整个过程中，要提高自己的责任意识，确保所得信息的准确性、完整性，对医护人员的工作态度、个人素养及医德等都要尽可能的有所涉及，将其如实记录在档案中，进一步提高档案信息的真实性。此外，还要根据医护人员的成长经历、工作变化及职称等及时更新档案信息，使其学历、职称、论文创作及业务能力等信息及时归档，进而为医护人员的发展提供档案支持。

（二）建立健全医院人事档案管理制度医院要从制度入手，加强档案管理。要建立有效的考核机制、责任机制以及监督机制，完善人事档案管理制度的内容，并将信息收集、管理及归档等工作落实到个人，通过建立目标责任制，规范管理人员的工作态度，激起其工作积极性。加强档案管理的监督，利于档案管理的规范化；对管理人员进行定期考核，能够深化其责任意识，更好的为档案管理工作服务。

（三）实现档案现代化管理医院人事档案可以和信息化技术结合在一起，医院要加大档案管理资金的投入力度，完善人事档案管理信息系统，从而在根本上保证档案信息输入的正确性、真实性；同时，建立人员招聘及职务调动管理平台，能够在一定程度上提高人事档案的参考价值，发挥其作用。此外，医院要相应的完善档案室基础设施，为纸质档案的存放提供良好的环境，使档案资料免受环境的影响而遭到破坏。

（四）加强培训，提高档案管理人员的综合素质医院要注重引进优秀的计算机人才及档案管理人才，以便更好的提高档案管理的专业化水平；通过定期组织档案管理人员的培训，使其及时掌握档案管理的发展趋势，用先进知识为档案管理工作提供指导。提高档案管理人员的职业素养，增强其责任感，可以提高档案管理工作人员的积极性。

篇3

一、档案文化是一种文化资源

现代人类进入信息社会，获取文化的途径出现多元化趋势，与去档案馆钻故纸堆相比，人们更乐于采取其他方式获取文化信息。但档案文化对文化存储和传播有不可替代的作用。档案文化承担维护历史真实面貌和为社会文化发展提供文化资源的重任。主要表现在：

（一）文化凭证价值：档案是人们在社会实践活动中直接形成的原始记录，真实再现了人类文明的历史，档案文化在文化历史变迁中起独特的凭证作用，是一种任何其他资料难以替代的文化资源。不同民族、不同国家在不同时代有不同的文化传统，档案就是它的记录和见证。这样，多个国家、多个民族的档案就汇成整个人类文化遗产。中国五千年文化一脉相承，中华民族在发展过程中形成重视档案的优良传统，积累丰富的档案文化资源，为灿烂的民族文化提供充足凭证。如先秦有文字可考的历史文化，主要是以甲骨档案为最早的信证。档案文献的保存与重新发现，还为解开文化史遗留问题提供有力佐证。还有许多国家选择重大历史事件发生年代为本国档案禁毁年限，因为这些年代以前的档案对其民族文化传承具有难得的文化凭证价值。档案是民族文化的集中体现，内容广泛而丰富，涉及朝政国法、军事经济、风土民情、自然景观等各方面，是一个民族、一个国家历史的真实记录。民族文化精华也是世界文化的源泉。如我国艺术研究院音乐研究所珍藏的“中国传统音乐声音档案”，第一历史档案馆珍藏的“清代内阁档案中关于西洋文化在华传播的档案文献”已先后被列入“世界记忆”工程名录，成为“世界记忆遗产”。1999年，波兰的肖邦手稿和哥白尼手稿等也被列入“世界记忆遗产”。

（二）文化媒介价值：档案文化蕴涵丰富的历史文化知识，是人类文明进步的阶梯，有重要的文化媒介作用。人们对各族历史文化的了解，主要是通过史书、档案文献和文物实现的，其中档案的作用极为显著。首先，档案文化是人类文化活动的历史积淀。一个民族自从进入历史文明时期以来，甲骨、金石、简牍、缣帛、金册、纸墨文书、声像缩微这些记录不同时代文化的档案多姿多彩，真实客观地记录着民族文化发展的全过程。可见，档案与文化始终共生互动。其次，档案文化是人类文化传承的重要纽带。借助档案文化，能跨越时空条件限定，实现活知识的传递、流动和延伸，使文化得以传播、延续、继承和发展。并通过档案文化开发利用，可达到发展已有文化成果的目的。再次，档案文化促进中外文化交流。一国文化的发展不能离开人类文明的共同成果，而要开展多种形式的对外文化交流，博采各国文化之长。就文化发展自身规律而言，对外文化交流是增强民族文化影响力、扩大文化视野与提高文化水平的必要途径。当前档案馆对外文化交流活动越来越多。每个档案馆都代表了其所处环境的文化，大到。一个国家，小到一个单位，莫不如此。因此，档案馆文化交流活动往往有较浓的文化色彩。

二、档案文化价值的实现方式

档案的文化价值是多元的，因而，其实现方式也必然是多元的。综合起来，可以从以下方面来说明档案文化价值的主要实现方式。

（一）发挥史料信息中心的作用。档案信息是一种历史信息，也是一种固定的信息，它是连接历史与现实的纽带。因而，档案保管部门尤其是档案馆应该成为历史信息存储中心，并通过各种有效的手段，为历史学、社会学等研究提供历史信息，以充分发挥档案延续社会记忆的功能。

（二）扩展教育功能。档案之所以成为宣传教育的生动素材，具有强大的教育功能，是源于其历史性、原始性和直观性的特点。

档案用于各种形式的教育之中，是档案开放利用后被日益扩大的功能之一。这一功能在二十世纪五十年代就被许多国家所认可，而且作为发挥档案文化属性和实现档案文化价值的重要手段。如档案学者史密斯就指出：“如果档案材料成为学校历史教学中必要的组成部分，并且它能够激发一种鉴别和了解历史的需要，那么文化遗产的意识将会得到极大的增强。”法国从1950年就在国家档案馆建立了教育处，次年在法国各省也建立了类似机构，一个专职教师负责组织对法国历史博物馆的教学参观，并提供解说词和复制件。这在国际档案界为档案用于教育开创了良好的典范。如今，举办档案展览、汇编专题档案材料、利用大众传媒进行档案宣传等等档案利用方式，都被赋予实现教育功能的含义。

（三）成为休闲文化的组成部分。档案在休闲社会方面的作用，国际档案界关注了比较长的时间。早在1980年在伦敦召开的第九届国际档案大会上，法国国家档案馆瓦尔德马恩档案部主任克莱尔·贝尔舍女士就作了《档案的普遍利用》的专题报告，提出档案的“读者大众”的术语，并指出“它指的是所有那些不经常到我们阅览室的人士”，她主张档案馆要“丰富外行读者知识的接触”。事实上，从五十年代开始，许多国家的档案馆已经加强了与外界的联系，并给神秘的、有时是乏味的档案资源贴上吸引人的“标签”。这个话题在第十四届国际档案大会上又重新提起，西班牙国家档案馆的何塞·贝尔那·里瓦斯·费尔南德斯作的大会主要报告之一就是《档案在休闲行业中的作用》，指出“档案作为文化遗产的一个组成部分，他在当前阶段拥有了一个很好的工具， 那就是：不仅有利于信息的接收、组织和保存，而且也有助于信息传播的先进技术。通过运用这一工具，信息的利用被演变为一种文化活动，并成为了休闲文化的一个组成部分。”

篇4

保证城建档案完整、齐全、系统移交，依靠的是法律、行政、经济三位一体的制约保障手段。但在具体执行时，往往难以取得较好的效果。一是法制手段不完善。经过多年的法制建设，档案法制体系已初步构建，但细化不够，可操作不强。国家有关档案法规比较宏观，强制性较弱，只规定了程序过程，而对令不行、禁不止的行为监管处理办法相对欠缺。据笔者多次调研考察了解，内地很多省市地方性城建档案法规尚未跟上，针对性不强，执行档案法律法规力度较弱。二是行政手段不过硬。一方面，依赖建设行政主管部门以及规划、质监等部门支持把关。虽然能取得一定效果，但由于体制上的不足，容易出现工作断链和漏洞，监管责任不清晰，容易出现推诿扯皮现象；另一方面，城建档案部门自身行政职能。据了解，湖南省内大多数城建档案馆尚未加挂“城建档案管理处”的牌子，不具备行政管理职能和执法主体资格。

加挂了牌子的城建档案部门又往往因为人员配备、执法经验以及体制阻力等原因不能充分行使行政职能。同时，城建档案部门是否应具有行政职能在业界意见不一。如瓦房店市档案局认为，城建档案馆是一个文化事业单位，不具备行政职能的基本条件。事实上，这也是大多数城建档案部门尚未加挂“城建档案管理处”的主要原由。由此来看，在城建档案发展中“行政职能部门”给“文化事业单位”的让位，也逐步佐证了城建档案应注重的是其实效价值，而非其行政执法功能。目前，一些建设部门实行了联动机制，对移交城建档案在程序上进行了进一步理顺，迈出了规范治档的一步，但要把城建档案的依法管理与衡量工程质量的优劣挂钩，作为其重要参考数据之一，笔者认为还有很多工作要做。三是经济手段不长效。经济手段一度是最重要的城建档案保障手段，即建设单位交纳一定档案押金。对确保档案的移交具有一定作用，但其弊端也显而易见，如占用建设资金，对重点工程和边施工边报建工程的档案报送缺乏制约等。上世纪九十年代，国家已取消档案保证金的收取，经济手段不再存在。

当今城市快速发展，社会对信息需求具有广、快、精的特点。城建档案信息量大、类别杂，必须实行标准化、信息化管理才能适应社会的需求。国家档案局办〔2010〕116号文件明确指出，数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他单位的共同参与，是一项长期的工作任务。建设数字城建档案馆必须要大量资金投入，这个过程不像建设项目那样能很快看到立竿见影的成果。一些单位负责人缺乏长远眼光，不愿投入足够的人力、物力、财力，档案经费紧张，管理和开发利用设施落后，还停留在计算机应用初级阶段。同时，档案宣传、调研工作也难以开展，社会对城建档案部门了解甚少，一些服务对象不知道到哪个部门查阅利用档案。此外，一些重要档案信息更新慢，与现状不符，服务被动，利用有限，难以满足社会需求，如城市地下管网档案等，不能发挥城建档案信息的优势。反过来，利用率的低下又严重影响了城建档案部门的口碑和形象，造成一种恶性循环。

对策措施

篇5

（1）我国档案行政执法的法律规范现状。《中华人民共和国档案法》规定了享有档案行政执法权的机关及其职能。国家档案行政管理部门是档案行政执法的主管部门，其在档案管理当中的职能为四个部分，一是对全国的档案事业实行统筹规划；二是组织协调档案管理行为；三是统一档案管理的制度；四是监督和指导机关、团体、企事业单位的档案管理。同时规定了机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。从《档案法》当中的规定可以看出，该法规定的档案行政管理分为两个层面，第一个层面是机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员对本机关单位内部的档案工作进行监督指导；第二个层面是国家的档案行政管理部门的档案行政管理行为。其中第一个层面属于机关、团体的内部管理，属于内部行政，不属于行政法上的具体行政行为；第二层面的管理是国家行政机关依法实施行政管理，对档案行政管理对象产生直接、强制性的法律效力的具体行政行为。因此，我们可以理解我国的档案执法部门为国家的档案管理部门，我国档案执法的职能为统筹规划、组织协调、统一制度和监督指导四个方面，具体执行方式包括档案行政检查、档案行政处罚、档案行政管理和档案行政奖励几种主要类型。档案执法是档案管理机关的职务行为，作为一种行政行为它对档案管理部门和档案管理的机关单位的监督管理行为直接影响到这些机关、个人的权利和义务，而作为一种行政权力，档案执法必须受到严格的法律监督。按照行政法的基本理论，权责一致，有职权的一方必须具有职责，档案行政执法机关作为享有档案行政执法权的主体，也必须建立行政执法责任制度。而在当前的法律规范状况下，档案行政执法的责任制度仍然没有建立起来，档案行政执法行为仍然存在大量的不作为和行政越权现象。

篇6

1．建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2．建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3．电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。

4．开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

5．开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，湖北省档案局要求2003年全省各级综合档案馆（室）全部建立现行文件服务中心，要求全省各部门、各单位率先向各级档案馆（室）送交现行文件资料，并要求各级档案馆（室）做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

二、拓展服务领域

1．信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2．兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发科技信息，帮助企业引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发法律信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

篇7

城建档案是以某个建设项目或一个单位工程为独立对象，是每个项目或单位工程建设活动中产生的文件材料，其中包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收等部分，每个部分又包括多个归档文件，少则四五项，多则二十几项。如工程档案C类施工文件的内容由八部分组成：C1管理资料；C2土建工程施工文件（也可称建筑与结构工程施工文件）；C3给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件；C4通风空调工程施工文件；C5电气工程施工文件（含消防电）；C6电梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每个部分又由具体的文件图表组成。数量大，使得城建档案的整理工作量极大。由于成本相对较高，这类档案又不可能完全使用标准的档案用纸。另外，建设工程是一项特殊的生产，建筑实体庞大且固定，工程环节多，涉及面广，因而档案会有相对较长的形成周期。所以在漫长的形成周期内，对于纸质档案如不严加保护，高质量的建设工程档案是难以保证的。

施工、监理部门“只看工程，忽视档案”的工作方式也为城建档案质量问题埋下了隐患。有些施工、监理公司没有专业的建设工程档案技术人员进行管理，公司为节省开支，选择技术员作为兼职档案员负责档案工作，不仅工作量大，而且不够专业。加之，档案的形成阶段主要在施工、监理部门，这些单位或部门如果不注意档案保管，没有科学地填制相关表格文件，那么形成的档案往往不符合国家统一标准，不利于城建档案馆（室）的长期或永久保存。

现今各地城建档案馆（室）都相继成立，由于组建工作刚起步，专职人员较少，多为科技档案或是质量监督站人员兼职管理，专业人才太少，不利于城建档案管理工作向专业化方向发展。另外，在档案员报送档案时，由于档案数量较多，而城建档案工作人员较少，在具体核查时，存在一定的工作缺陷，档案员的疏忽可能造成档案缺项、顺序颠倒，加之城建档案工作人员数量少、档案内容太多，有些问题在接收档案时并未及时发现，整理时才会暴露问题，但此时的报送手续已完毕，无从追补。

提高城建档案质量的对策

篇8

吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。

应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”②

笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行社会实践活动附带的产物，或者说它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不影响我们对档案与图书、文物进行区分与管理。

也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的内容相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变而恰恰是这种变化使得同一事物的发展呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。

二、客观记录的归档保存性

查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但问题在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是非档案。”⑧因而将客观记录的归档保存性作为档案的本制裁属性显然是欠妥的。

三、信息性

随着信息这一概念被社会所接受，档案是一种信息的认识也被档案界所认同，于是刘建平同志便认为“档案的本质是信息”⑨。

当然，从信息角度看，档案所记录的内容无疑是信息。但是，图书、情报所记录的内容也是信息。可见，信息性是档案、图书、情报的共同属性，因而信息性只能是档案的一般属性。因为“档案学界一般都认为，档案是其原始内容和原始载体的统一体；档案信息仅指档案内容而不包含载体，也不强调内容的原始性，……根据信息论的描述，信息不是物质，只是信息的存贮、传递必须借助于物质载体，而且这种载体纯粹是为了信息的存贮、传递服务，没有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩张辑哲同志也指出，“由于信息这一概念外延极大，因此仅仅认为档案具有信息性或说档案本质上(主要指其内容)是信息是远远不够的。对档案信息的认识仅仅停止于这一水平是极为肤浅的，甚至可以说是毫无意义的。”⑾

应该说，档案虽然是一种信息，但档案这一种信息除了具有信息的一般属性如何扩充性、可压缩性、可替代性、可传输性、可扩散性、可分享性外，还具有自己的特点：它是一种未经加工处理的原生性静态信息。因为信息可分为社会信息和自然信息，从记录方式来看，社会信息又有记录性信息和非记录性信息之分，而记录性社会信息还有原生信息和派生信息之别，档案、文件则原生的社会信息，而图书、情报则属于派生的社会信息。因此，泛泛地称档案的本质是信息是不确切的。

四、非现行性

傅荣校同志认为，“档案的本质属性——非现行性，不是由于档案的历史(原始)记录性等属性决定的，而且文件由于其功能——作为实践活动的工具发挥作用的必然结果。”⑿

很显然，这一认识是依据文件生命周期理论而得出的。文件生命周期理论根据文件所起作用的不同，将文件划分为现行文件、半现行文悠扬和非现行文件三种。由于我国不存在半现行文件这一概念，于是该观点持有者便将文件划分为现行文件和非现行文件两种，且认为“非现行性是档案区别于现行文件的唯一本质属性。”⒀

笔者认为，档案的本质属性是非现行性这一认识是不符合我国的实际的。因为国外的现行文件是指“一个机关、团体或组织处理现行业务时经常需要用到，因而继续存放在其形成地点的文件。”⒁非现行文件是指“处理现行事务已不再需要的文件。”⒂而我国一般认为文件具有现行的效用，档案是办理完毕的文件。可见，我国的档案概念并不是依据文件所起的作用去加以认识的。在我国，文件只要从手续上或程序上办理完毕，就可以看作档案，一般应在第二年上半年向机关单位的档案保管机构移交。我国的档案概念是具有我国自己的特色的。宗培岭等同志明确指出，“我国与西方国家对档案概念的理解是有差异的，用西方档案学理论体系中的文件生命周期理论来解释我国的档案概念显然是不妥的。”⒃笔者认为，由此而认定档案的本质属

性是非现行性也是不妥善的。

综上所述，原始记录性是档案的本质属性，其他几种对档案本质属性的认识，或有失偏颇，或有所欠缺，都存在着不足。

注释：

①③吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第40、41页。

②⑦查启林《档案“原始记录性”质疑》，《图书情报知识》1994年第2期。

④⑧⑾张辑哲著《维系之道——档案与档案管理》，档案出版社1995年版，第9～10、7、27页。

⑤韩玉梅主编《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社1995年版，第28页。

⑥刘智勇《我国现有档案定义的缺陷》，《档案学研究》1995年第4期。

⑨刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期。

⑩陈作明《档案学研究中若干问题的思考》，《浙江档案》1996年第9期。

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关键词：档案管理特性作用措施

1企业档案管理工作的特性

1.1独立性企业是社会经济发展过程中一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织，企业对其资产有独立的支配权，档案作为企业资产的一个组成部分,企业也依法享有独立的支配权。同时，随着经济社会的发展，大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此，企业的档案基本上不对外开放，没有对外服务的功能，档案资源只属于企业内部共享。

1.2专业性在当前的市场经济活动中，企业主要是以经营为中心开展一系列活动，从而产生了大量的经营性的文件材料。同时，为了在激烈的市场竞争中求生存求发展，企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别，成为企业档案的一个重要组成部分。

1.3系统性企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用，而且还包括档案信息产品的加工和输出，因此，它类似于企业管理活动中的一个系统工程。

2职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用

2.1对企业发展的步伐和速度起到促进作用企业职工档案与企业发展的关系十分密切，对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下，企业要想高速稳健发展，离不开科学技术的支撑，而科学技术的进步则取决于人才的综合素质，需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作，从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定，从而形成了良好的激励机制，进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案，则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。

2.2是培育企业核心竞争力的重要工具核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富，是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性，因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理，离不开企业职工档案工作的强力支持，与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置，做到“人尽其才，才尽其用”，知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言，只有进一步强化职工档案管理工作，才能从源头上杜绝一些弃档、假档、失档现象的发生，也才能使企业能够放心的用人，使员工能够诚信的做人，进而树立进取心和责任心，最终促进企业核心竞争力的培育。

2.3是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况，正确录用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时，由于职工档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据，这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析，从而作出比较准确的人才预测，并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。

3加强职工档案管理工作的措施

3.1制定科学规范的企业职工档案管理实施细则

随着经济社会的发展，流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题，这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此，必须根据形势的发展，在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》，使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心，在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依，真正实现“观其卷，知其人，用其长”的目的。

3.2实现企业职工档案管理的现代化

当前，企业各项制度面临改革，企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替，导致档案数量有所增加，档案内容不断得到更新，新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高，信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况，及时有效提供。因此，尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中，要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中，要善于思考，多动脑筋，有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新，这样能起到事半功倍之效。同时，可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上，简单明了，既提高了质量和效益，又节约了时间，使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号，可靠快捷，极大地提高了借阅归还档案的速度，诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的，关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流，都方便应用计算机进行现代化管理，帮助解决一些具体问题，提高管理效率和管理水平。

3.3努力提高职工档案管理人员的业务素质

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由于许多教务管理人员对档案工作认识不够，所以造成了资料收集不全。当前许多教务管理人员认为教务部门的主要工作只是教务的管理，然而忽略了档案的管理，所以，使材料的手机和归档工作变得不再重视；有的人还认为归档所需材料是很重要的，在工作中常常会使用，在归档后会给工作带来不便，所以呈现消极的工作态度；还有的人认为教务档案可有可无，所以工作人员缺乏责任心，敷衍了事，使资料手机不全，并且影响了后期的工作。

1.2档案的利用率不够

长期以来，档案管理者忽视了档案的知识传递和学习借鉴功能，降低了档案的二次开发利用率。

1.3档案管理信息化程度不高

目前各院系大部分档案还靠传统的管理模式，检索工具不全、检索方法落后，效率低下，不方便查考。

2规范和科学的管理教务档案

2.1提高教务档案管理人员的业务素质，提高档案质量

随着档案管理的现代化，教务档案管理也要伴随着学校档案管理现代化的脚步前进，这对教务档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。教务档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作质量的好坏，教务档案工作者要紧跟时代步伐，不断学习，提高自身的思想素质和业务素质。参照别院的管理情况，吸收经验，切实提升教务档案管理人员的理论水平，积极探讨教务档案的管理模式，积极改进管理方法，不断探索管理的新方式，使教务档案管理更加专业化，使之更好地为教学服务。还有对档案的使用、保管、销毁等工作进行相应的规定，从而使学校教务档案管理工作制度化，规范化。这样在明确的规章指导下，就能提高教务档案管理的水平。

2.2提高认识，强化档案管理技能

各院系要充分认识到教务档案的重要性，配备专兼职档案管理员，每学期结束要将分散存放在院系其他部门的档案材料收集起来，由档案管理员统一管理，并且要对档案管理员进行业务指导和培训，以强化其档案管理技能。

2.2.1收集

在工作中产生的所有文件、材料未必都需要保存，只有对日后工作有一定查考利用价值的文件，才作为档案保存[3]。教务档案涉及面广，几乎与每位教师和管理人员都有直接的关系，而有些人员对教务档案还不够重视，对档案材料的积累意识不够明确，总认为工作做完就行了，不注意档案材料的保存和及时上交。因此，只有向有关人员进行广泛宣传，对教务档案材料的收集工作进行事先布置，实行超前控制，才能确保教务档案的齐全与完整。其次，应对教务档案的管理、组卷工作预先指导，确保案卷质量。档案管理人员要主动深入到各有关部门，就如何分类，如何科学、合理组卷等进行具体的业务指导，以确保案卷的质量。教务档案收集工作，仅靠某一个具体管理人员的力量不行，需要依托大家的配合、支持。平时要注意处理好方方面面的关系，事先与有关人员和部门主动配合，以掌握档案管理的主动权。这就要求管理者须加强档案专业知识的学习，来鉴别哪些是需要存档的文件。否则“有文必档”会导致档案质量的整体下降，而不重视积累则会使材料缺失，造成历史的空白。

2.2.2整理

一般说来，教务档案可分为三类。第一类，行政管理档案。如上级行政管理部门的行政综合性文件，学校有关文件，学校党政会议教学工作的记录、纪要，人动的复批与决定，学校有关领导有关教学方面的重要讲话报告、学校其他部门的文件、材料等。第二类，教学管理档案。如专业申报及审批材料，各类上报材料及批文，教学管理规程，教学计划、教学大纲、教材使用，教学执行计划、各教学环节计划、课表，任课教师情况汇总，教师教学情况汇总，课程成绩单，教学通讯、简报等。第三类，学籍档案。如新生的录取材料及新生的名单，新生的入学登记表、学籍表、学生的奖惩材料，毕业证书发放表等。本着系统化、条理化、便查找的原则，在档案整理中，要做到分门别类，编目清楚，组卷合理，文体格式、行文规则都要符合档案的规范化标准[4]。

2.2.3保管

目前，对于学校的教务档案管理，又电子文件逐渐代替纸质文件成为办公活动的主要记录，由此对档案的保管提出了新的要求。在保存纸质文档的同时，应注意妥善保管电子文档。电子文档有时会因各种原因(如存储介质的变异、病毒的攻击等)导致损坏，因此，应时常对电子文档进行备份。

2.3档案建立规范化

根据教务管理的规律，档案的建立要规范。首先，要坚持收发文的登记。文件正本需有主管领导阅示，事毕按期归档。教务文件发不登记，容易造成文件截留，甚至丢失，从而贻误工作。其次，要坚持平时立卷。档案管理人员在日常工作中，要将已经办理完毕的文件、材料随时收集齐全，按照事先编好的案卷类目归入有关卷内，到学期结束或年终进行整理，正式组成案卷。坚持平时立卷，可以把办毕的文件、资料及时收集归卷，避免散乱丢失，有利于安全保密，有利于平时保管、利用，并可以节省时间。第三，要坚持规范立卷。从档案材料的收集、整理到计算机著录、打印、编目等，这一流程的每道工序都力求做到统一标准、整齐划一，减少随意性，以达到装订美观、组卷合理、分类科学、编目清楚的要求，确保档案案卷的合格率。

2.4、档案管理科学化

教务档案的保存要分门别类、形成体系。按照归档类目，集实体排架、保管期限、主题语言于一体，并使各类目案卷的位置固定[5]。从纵向看，实现各年度同一条款案卷的排架位置相对稳定，同类案卷的保管期限和主题标引一致；从横向看，不同类目案卷的排架顺序也是相对应的。这使得分散、庞杂的档案信息做到系统、条理，不仅便于操作、便于检索工具的制作，有利于科学管理，并且为全面实现档案现代化管理创造了条件。对于移交校档案室的档案，要建立明细帐，以便平稳过渡，并在利用时能一步到位，从而建立起本单位利用校档案室馆藏档案的快速通道。

2.5加强档案管理现代化