人事档案数字化建设模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇人事档案数字化建设，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

1.1人事档案管理软件的开发滞后，泛用性不强人事档案管理主要对通用性信息进行管理。但目前，人事档案管理软件的开发处于无政府状态，没有统一的规范文件，各地方自行开发的软件的不兼容使信息不能互通，制约了数字化进程的推进。

1.2人事档案管理的标准化、规范化程度低人事档案管理数字化建设的前提是基础工作内容规范化、标准化。由于历史原因，人事档案业务管理基础较差，案卷保存质量不高，人事档案管理无统一标准，当前的制度一般仅着眼于某一地区、部门，使数字化建设的全面实施困难重重。1.3人事档案管理的方式落后人事档案管理的技术标准、工作程序标准依旧是人工工作时期制定的，尚未从信息技术的特点和发展方面进行考虑。目前，越来越多的文件资料是以信息存储设备形式出现，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能适应人事档案数字化的要求。

1.4人事档案管理人员的素质不高数字化的信息系统管理需要有较高知识层次和掌握了一定技术水平的人员。目前，许多单位和部门缺乏高素质人才，既掌握档案管理知识，又精通信息技术的复合型人才奇缺。

2人事档案管理数字化建设的目标

既然人事档案管理数字化是时代的需要，那么要想通过其充分利用现有设备实现信息资源共享，提高工作效率，就必须建立现代化的数字化信息管理网络系统，系统具体要求如下。

2.1日常业务管理实现日常人事档案工作中对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和查阅等业务内容，应主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护。

2.2数字化档案采集数字化档案采集系统应主要负责对纸质档案材料的数字化采集处理，提供目录整理、信息采集、数据审核3大功能，并可利用现化代网络技术实现多人多客户端的对多本档案、不同材料的同时采集，实现高效、快捷的档案数字化采集。

2.3数字化档案网上查阅数字化档案查阅系统是以专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现本地及远程查档、阅档功能。在系统安全方面，有如下三点设计：

（1）可按日期、时间或长期有效等多种方式完成阅档授权。

（2）对阅档过程进行详细的日志记录。

（3）信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

3档案管理数字化信息系统建设应注意的问题

3.1应用软件应统一应选用中央组织部推行的，建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的相关采集标准，统一文件格式。同时，对系统所涉及到的其他应用项目，也要制定统一标准，确保信息共享的兼容性。

3.2应使用先进技术构建数字化系统建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等。在建立数据库时，应采用分布式多媒体数据库，克服图像和视频数据容量大引起的调用速度慢等问题，以便在信息数据大量增加情况下，保证信息的调用、管理、更新和存储。应注重数据源采集和后期制作的质量控制，宜采用高清扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频、视频，确保信息资源的质量。要预先考虑利用互联网与上级组织人事部门连接，满足应用软件实时升级的需要。

3.3数字化信息系统建设的计划与完善要根据系统建设的迫切程度、资金、网络规模等情况制定工作计划和建设目标。

（1）拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。

（2）进行资料数据的采集与录入，建立规范化的信息报送、录入制度，丰富信息资源库。

（3）在试运行的基础上完善、改进和提高，收集整理出现的问题，召开专家研讨会，集思广益，提出改进方案。

（4）加大资金投入，在条件成熟的基础上，推广成功经验，提高覆盖率。

3.4突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门间的协调外部档案信息涉及到上级主管部门、基层单位、横向部门；内部则涉及多个管理职能部门，信息内容包括班子建设、管理、任免、档案、教育、统计、考核和考察进而党员统计等方面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动的特点，制定高效合理的信息采集、维护和使用制度，明确界定各级、各部门的责任、权限和义务，形成规范、有序、统一的运行机制。

篇2

本文通过网站调查、邮箱、电话等调研方式，调查分析了广东省62所本科院校的高校档案机构、人事档案归属、档案管理系统建设、档案网站建设四个方面的内容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民办本科院校，占40.3%，其中16所独立学院，2所中外合作办学的高校。

1.高校档案机构

高校档案机构包括档案馆和综合档案室。本次调查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校设立了独立的档案机构，其中2所是民办高校，分别是是广东理工学院和中山大学南方学院；2所高校的档案机构挂靠其他部门，广东海洋大学档案馆挂靠校长办公室，韩山师范学院综合档案室挂靠图书馆。这些独立的档案机构命名各有不同：广东理工学院、中山大学南方学院是档案室，韩山师范学院、广州体育学院是综合档案室，佛山科学技术学院是档案管理中心，其他高校独立的档案机构都是档案馆。

另外，42所（67.7%）高校未设立独立的档案机构，其中公办高校19所、民办高校23所。这些非独立的档案机构设在高校的学校/院办公室或党委办公室。中外合作办学的民办高校又有不同，北京师范大学-香港浸会大联合国际学院由秘书处负责公文审批的信息化管理和立卷归档工作，香港中文大学各个机构形成的档案一般都保存在各个学校机构手里，无专门的学校档案保管机构。

2.干部人事档案归属

从以上调查结果可知，除了中外合作办学的民办高校，广东省的本科院校都已设立高校档案机构，接近1/3的本科院校设立了独立的档案机构。高校人事档案有两种管理模式：一是归入独立的档案机构统一管理，一是归入人事部门管理。

此次调查的62所本科院校中，仅有6所（9.7%）高校的人事档案归入独立的档案机构管理。41所（66.1%）高校的人事档案归入人事部门管理，其中公办高校31所，民办高校10所，如表2所示。另外，有13所民办高校的人事档案挂靠在人才市场。北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、香港中文大学（深圳）的员工并无人事档案，但对于受聘的员工，人力资源部门在聘期收集其相关的个人信息资料并建立仅供内部使用的个人档案。

人事档案归入独立的档案机构管理的六所高校，分别是中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学、广东技术师范学院、佛山科学技术学院。这六所高校的教工人事档案并入独立的档案机构之前也都是由人事组织部门管理，中山大学档案馆是最早并入人事档案的，其次是华南农业大学，其他四所学校都是最近几年才将人事档案移交档案馆。

3.档案管理系统建设

档案管理系统是档案馆数字化、自动化管理的主要应用软件。人事档案管理系统是专门针对干部人事档案的现代化档案管理系统，能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化。国内许多高校采用南大之星档案管理系统，广东省采用该系统的高校有华南师范大学、华南农业大学、广东技术师范学院、韶关学院等，部分高校的档案管理系统是自主研发，如暨南大学（独立开发），还有一些高校的系统开发外包，如广东工业大学、中山大学。

本次调查的62所高校中，24所高校建有档案管理系统，其中公办高校22所，民办高校2所是中山大学南方学院、广东技术师范学院天河学院；有独立的档案机构的高校中仅15所有档案管理系统。人事档案归属档案馆的6所高校中，中山大学、广东工业大学、华南农业大学、广东技术师范学院5所高校建有档案管理系统，其中中山大学、广东工业大学建有教工人事档案系统，广东技术师范学院正在建设人事档案管理系统。

4.档案网站建设

档案网站是档案信息资源共享的网络平台，能把数字化加工整合之后的档案资源，通过档案网站以各种形式和展示出来。62所高校中，24所高校通过档案网站提供了网络平台，既有独立档案机构的高校，又有非独立档案机构的高校。20所有独立档案机构的高校中，18所高校建有档案网站，其中2所民办高校是广东理工学院、中山大W南方学院。非独立的档案机构的5所高校，五邑大学、仲恺农业工程学院、广州医科大学、广州工商学院、东莞理工学院城市学院在所属的院办、档案网站上设置了独立的档案管理、档案工作或档案业务栏目，广东财经大学综合档案室隶属学院办公室，建有独立的档案网站；其他非独立的档案机构在所属部门的档案网站上则只有零星的简介。

24所高校建有档案管理系统，24所高校建有档案网站，19所高校既建有档案网站又建有档案系统，5所高校建有档案系统但无档案网站，5所高校建有档案网站但无档案系统。20所高校的档案管理系统在档案网站上提供登录链接或登录平台，其中包括广州中医药大学、广东技术师范学院天河学院的档案系统挂在学校网站主页。建有人事档案管理系统的3所高校中，中山大学、广东技术师范学院提供人事档案管理系统登录链接，广东工业大学档案网站未提供人事档案管理系统入口。

二、人事档案信息化建设中存在的问题

从调查分析可以看到，广东省高校人事档案信息化建设刚刚起步，独立的高校档案机构建设、人事档案归属、人事档案系统建设、档案网站建设都存在诸多问题。

1.人事档案分散管理问题严重

人事档案是专门档案的一种，专门档案的管理仍然按照全宗原则实行集中统一管理。许多省份的高校的人事档案纳入到了独立的档案机构，如四川、湖北、重庆、江苏、上海、陕西、山西、浙江的高校。从广东省高校档案机构调查情况可知，广东省独立的高校档案机构的建设比例（32.3%）低，而且大都是公办高校，只有两所是民办高校。其中，54.1%的公办本科高校有独立的档案机构，6%的民办高校有独立的档案机构。从人事档案归属的调查情况可知，6所公办高校人事档案归属独立的档案机构，占广东省本科院校总数的9.7%、占广东省公办本科院校总数的16.2%；而52%民办高校的人事档案挂靠在人才市场，超过半数的民办高校的人事档案挂靠在校外。从整体情况来看，广东省独立的高校档案机构偏少，而且只有少数几所本科高校人事档案归属档案机构，民办本科高校的独立的高校档案机构极少，人事档案管理更加分散。

无论人事档案归入人事部门还是人才市场管理，档案都得不到统一保管，档案工作投入偏少，整理不规范，专业化建设滞后。这种低水平重复的分散管理，不利于人事档案规范化、信息化的管理。独立的高校档案机构才能承担起归属人事档案的能力，独立的高校档案机构建设比例低，是干部人事档案分散管理严重的原因之一。

2.人事档案管理系统建设滞后

目前广东省大部分高校仍没有启用档案管理系统，62所高校中只有24所高校有档案管理系统，保管的档案主体仍然是纸质档案。大部分（75%）有独立的档案机构的高校已建有档案管理系统，档案管理系统主要实现目录的数字化，有些高校已扫描部分综合档案，能进行全文检索，如华南理工大学、中山大学，广东技术师范学院、广东工业大学等。中山大学已完成全部馆藏党政类档案的数字化扫描和挂接。广东技术师范学院完成了部分教学类档案原件的数字化扫描、著录、校验和挂接等工作，基本实现了部分行政、党群档案与学生学籍档案的全文检索。

广东省高校的人事档案的数字化工作还限于人事档案的检索和档案目录的数字化，绝大多数高校档案馆至今还没有人事档案管理系统，只凭借 Excel或 Word等常用办公软件进行人事档案目录管理。人事档案已归属独立的档案机构的高校，83.3%的高校建有档案管理系统。建有教工人事档案系统的3所高校中，中山大学的人事档案管理系统已投入使用，但只是目录的数字化，广东工业大学的人事档案系统正在完善，并且正在进行人事档案内容的数字化扫描工作。总的来说广东省的本科高校还没有针对档案目录和内容数字化的成熟的人事档案管理系统，而综合档案则已部分实现全文检索，人事档案管理系统的建设远远滞后于其他综合档案。

3.人事档案信息化建设与档案网站建设脱节

人事档案信息化，是利用档案管理系统将纸质型档案转换成电子型档案，并通过一定的网络平台提供利用。人事档案信息化不仅要建设档案管理系统，而且要通过档案网站这个网络平台提供利用。

调查发现，62所高校中，38.7%的高校建有档案网站，这些高校中83.3%的高校档案网站提供档案管理系统入口；建有独立档案网站的有19所高校（30.6%），既建有档案网站又建有档案系统的比例30.6%，有独立的档案机构的高校档案网站建设的比例90%；民办高校档案网站建设比例（16%）低。从调查可知，广东省本科高校档案馆 （室 ）独立的档案网站建设比例还不足1/3，而独立的档案机构已普遍建立了专门的网站，且大都已启用档案管理系统。

仅3.2%的高校人事档案管理系统挂接到档案网站，人事档案信息化的数据不能通过档案网站对外提供利用，也不能提供全文检索。即使已开展人事数字扫描工作的高校也未能及时将人事档案管理系统挂接到档案网站。

三、推进人事档案信息化建设的建议

人事档案信息化的进程刻不容缓，推进人事档案信息化建设，应从加快制度建设以及软件硬件建设等方面着手。

1.加快制度建设，推进规范化管理

高校人事档案信息化滞后，是由于硬件条件差，档案人员业务不精、档案不受重视等各种原因引起的，关键是制度的缺失。因此，必须自上而下建立人事档案规范化管理制度，包括人事档案信息化建设制度、材料收集归档制度、人事档案审核制度、人事档案归属制度、档案管理人员进修培训制度等。

首先，人事档案要实现信息化管理，需建立人事档案管理系统，把所完整的档案信息录入系统，必须建立严密的材料收集归档制度，审核收集的散件，查看是否缺少签名、公章、时间，复印件未盖与原件相符的章等，增加电子归档，收集电子目录、建立规范化的电子档案、纸质档案收集渠道。定期审核档案，查漏补缺，防止档案造假。

其次，人事档案归属高校档案机构是人事档案信息化的基础，有条件的高校应加快推进独立档案机构的建设，高校干部人事档案归入独立的档案机构有利于提高人事档案的利用率，提高人事档案工作者的业务能力，能有效利用人员和设备，节约经费，并且有利于干部人事档案管理的专业化、规范化、数字化建设，更快实现人事档案的信息化管理、档案工作的整体协调发展。从近几年高校独立档案机构成立的时间、人事档案并入独立的档案机构的时间来看，独立的档案机构统一管理的模式是高校人事档案管理的发展方向。由独立的档案机构管理人事档案更加科学合理，也是大势所趋。

再次，人事档案管理人员的业务水平不高，信息化人才短缺，制约着人事档案信息化建设的发展。规范化的管理离不开专业化的人才，应配备具备档案和计算机相关知识的人事档案管理人员，定期培训，加强交流学习，学习先进的档案管理理念。

只有建立完善的制度，人事档案信息化建设才有保障，推进人事档案归属合并的进程，加快启动人事档案信息化建设。

2.加快人事档案内容的数字化建设

人事档案的信息化建设包括人事档案目录和内容的数字化，数字化的档案目录和内容还能通过网络平台提供利用。广东省干部档案目录管理系统2005年就已投入使用，人事档案目录的数字化工作有了一定的基础，而内容的数字化建设还处于零基础的起步阶段。人事档案内容的数字化是将档案材料逐一扫描后，挂接到人事档案管理系统，扫描进入系统的档案才能进行全文检索，全文检索实现了利用者对档案信息快速检索和方便利用，有利于档案的永久保存。

人事档案内容数字化建设的缺失是人事档案信息化建设的主要问题，也是制约人事档案全文检索的重要因素，应加快人事档案内容的数字化建设，确保人事档案整体信息化建设工作的顺利进行。

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一、人事档案管理信息数字化建设的重要意义

数字时代档案管理工作已从过去纸质、人工管理模式逐步转变为数字化、电子化处理模式，以归档环节为例，在结合信息数字化处理模式进行档案分类、资料归档时，可按不同类型将规划业务档案分为不同信息模块，并按照各自时间线进行排序。即，对于某一年度之前生成的档案，可用档案管理软件进行相关数据的录入后，以传统案卷方式整理归档，并注明“传统处理”字样；而对此后年份生成的档案，则可根据国家及省市相关部门对档案管理的规定，统一转化为“按件”模式处理，同样在用档案管理软件进行相关数据录入后，备注“简化处理”字样，由此极大程度简化了归档流程，也为日后调档借阅流程奠定了“一键完成”模式的基础。此外，通过运用这种数字化档案处理模式，单位档案系统内每新增一个卷宗，卷内文件目录便可自动生成，档案管理人员只需挂接对应原文，系统便能自动检测原文是否漏挂。由此，不仅能够保证档案的完整性，有效节省整理、录入和归档时间，同时这种分门别类、高速检索的处理模式还能有效改善档案利用效率，有益于单位档案管理工作质量的整体提高。但要注意的是，档案数字化建设必须根据单位业务档案卷宗相对固定、对象不同等特点，综合考虑是否应用卷宗整理“自动化模式”。

二、推动单位人事档案数字化建设的可行路径

人事档案管理必须确保内容的绝对真实与全面，这就要求在建档初期，不仅要强化档案信息录入，在原有基础上认真清查、核对信息，及时剔除无效、虚假信息，清除虚假材料，同时还要扩展存档范围，将个人可公开信息分类储存，建立与需求对口的人才数据库，为社会企业及相关单位提供最全面、准确的信息凭据。而实践中，如何有效推动并实施档案数字化建设，笔者总结工作经验，提出了以下几点思路：（1）强化档案数字化管理意识，夯实管理人员专业基础。这就要求人事档案管理人员在夯实档案管理专业知识的基础上，还要全面学习并掌握当下信息数字技术，树立数字化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。同时，要基于数字化建设的工作实际，设定明确、可行的人事档案岗位职责，健全人事档案资料安全管理权责机制和档案资料安全个人责任制，以确保档案资料的安全储存。此外，还要端正单位各职能部门对人事档案管理工作重要性的认识，强化行政、后勤等职能部门相关人员的档案意识，以保障档案管理工作自上而下地有序开展，落到实处。（2）健全档案管理流程标准，提高内部调档查阅的效率。人事档案数据来源非常广泛，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，工作实践中可结合单位实际，建立与之相匹配的综合业务档案数据库，以实现人事档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善人事档案规范管理，提高单位整体的行政服务效能。（3）以实际需求为导向，加大数字化设施投入。人事档案数字化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备。这就要求各单位要结合实际发展需求，及时配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障数字化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际和单位业务主导为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特性，以实现人事档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

三、结语

普及信息数字化管理是社会各企业及单位档案管理实现自动化、高效化目标的有力手段和有效工具。在这一发展形势下，人事档案管理应进一步加强信息数字化建设力度，与时俱进，同期开展一系列革新举措，以适应市场大规模的人才需求，助力社会经济蓬勃发展。但要注意的是，信息技术虽为工作带来了快捷与高效，但同时也存在档案信息外泄、个人隐私被公开等潜在风险。因此，在数字化建设工作开展过程中，各单位及档案管理人员应增强安全管理意识，强化对数字信息技术安全的定位，及时发现并解决网络系统共享、信息资源公开等程序上的缺漏，以保障人事档案规范化、制度化等管理目标的实现。

参考文献

[1]韩春红.基于干部人事档案数字化有关问题的探究[J].济南职业学院学报，2015，（1）：119-121.

[2]肖欣玲.人事档案信息数字化保存问题研究[J].科技展望，2015，（14）：125.

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一、实行档案网络化管理的必要性

简单的说，人事档案网络化管理就是通过将人事档案信息数字化，建立分属于各级人事档案管理中心的数据库，然后将孤立的数据库连接成网络，为社会提供网络化的调档查档等服务。人事档案网络化管理是建立在信息科学技术和社会经济发展基础的，实行档案网络化管理十分必要。

（一）实行人事档案网络化管理是优化人才资源配置和实现人才强国战略的客观要求。以马克思关于生产力和人的发展理论为基础，人才强国战略具有以人为本的重要特点。人才资源在社会的各种资源中是最宝贵的资源，也是经济社会发展的动力源泉。人才资源的开发是其他一切资源开发的前提条件。当前我国高等教育已基本实现了由精英教育向大众化的转变。据预计，十二五期间，应届高校毕业生年均规模将达到近700万人，人才流动性也明显加快。要实现人才强国战略，就要建立科学的人才选拔机制，保证选拨程序的公平公正、真实可信，杜绝档案信息失真的现象。要促进人才的合理流动，引导各类人才向农村、基层、边远地区和艰苦行业流动，促进人才在城乡、区域、行业间的合理流动和优化配置，离不开档案的网络化。人事档案网络化管理，利用集中管理的制度优势和网络技术优势，通过数据挖掘技术，将符合要求的人事档案信息以多媒体的形式汇集，借助于计算机统计分析，为人才选拨提供科学的建议，同时为制定教育、就业等宏观调控政策提供及时有效的政策支持。

（二）实行人事档案网络化管理是打牢档案信息化建设基础和推动信息化战略的重要一环。人事档案信息化就是充分利用信息技术，开发利用档案信息资源，促进档案信息交流和人才资源优化配置，推动经济社会发展转型的历史进程。全国档案信息化建设实施纲要中强调，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。当前，以“数字校园”和电子政务为代表的数字化建设浪潮在高校和政府部门方兴未艾。部分高校更是将档案信息化纳入了“数字校园”的建设格局，在实际工作中取得了很好的效果，在局域网建设方面积累了大量经验，走在了档案信息化建设的前列。清华大学档案馆自2002年以来在原单机人事档案Foxpro数据库管理的基础上，研发了网络版的人事档案管理信息系统THPA-MIS。该系统是在清华大学档案馆人事档案部内部建立了计算机局域网应用环境，借助计算机和数据库管理技术，实现人事档案目录信息的计算机化和网络化管理[1]。 在高等教育大众化时代，高校做为人事档案形成的摇篮，在人事档案信息化建设中的地位举足轻重。虽然在数字化建设中取得了一些成效，但是问题更不容忽视。由于各个高校自身条件不同，数字化建设快慢不一，其内部数据库和局域网没有统一标准。如果等到数字化建设全部完成再去推行网络化建设，势必会因标准不一致无法有效共享数据库资源而导致重复建设，浪费大量人力、物力和财力。因此应抓住数字化建设的契机，及时建立统一标准，使人事档案信息数字化和网络化建设同步推行，用网络化推动标准化。

（三）实行人事档案网络化管理是提高人事档案优质服务的最佳选择。近年来，我国事业单位改革步伐加快， 2011年全国已经基本实现了事业单位聘用制度的全覆盖。聘用合同制的推行，突破了传统的事业单位铁饭碗体制，使能者尽其才。事业单位改革是人事管理机制的进步，为人才合理流动提供了制度保障，同时也使流动人员的队伍进一步扩大，也要求人事档案能够更加灵活的流转，更加详实的反映人才各个方面的能力，对传统的人事档案服务体制提出了严峻的挑战。只有利用网络信息技术，通过人事档案网络化管理，才能提高效率，为社会提供优质的服务，满足社会需求。

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数字化技术的不断发展推动了医院人事档案管理工作的进展，并为医院人事档案管理工作提供了良好的催化剂，促进医院人事档案管理工作与社会发展的同步对接。下面，笔者就针对医院人事档案管理对数字化信息的应用情况发谈一谈自己的体会。

一、现阶段医院人事档案管理的情况

1.人工操作效率低下

医院的人事档案主要用于对医院工作者的基本情况进行记录，能够真实全面地反应医院工作人员在学习、工作以及生活等方面的真实情况。在人事档案管理的人工操作模式当中，必不可少进行转抄操作，而人为失误是不可控制的一种风险，一旦在转抄过程中出现错误，后续就需要通过多个复杂的程序来进行修复或补偿，这样又降低了管理效率。此外纸质档案具有易损坏性，对人事档案管理的规范化、系统化具有极大的不利影响。

2.对人事档案管理资料的利用率较低

大部分医院并没有真正意识到人事档案管理的重要性，虽然对其进行妥善保管，但是却没有真正利用起来，而纸质人事档案的管理需要巨大的场地空间，这就在很大程度上提高了医院的管理成本。再加上医院需要定期对档案进行整理或清理，这也会对纸质化人事档案产生损害。

3.档案管理信息化水平不高

纵观我国医院人事档案管理情况来看，大部分医院并不具备完善的基础设施以及软件资源，相对于临床科室来说，档案科在硬件以及软件方面的设施情况都更为落后。信息基础也不够牢固，无法与现代化技术的发展步伐相适应，因此手工操作也逐渐成为了阻碍医院人事档案管理工作发展的一大要因。

二、如何基于数字化信息技术完善医院人事档案管理工作

1.提高医院数字化人事档案管理意识

医院必须保持全院上下员工思想上的统一性，提高人事档案数字化管理的意识，构建并完善医院人事档案管理机制，在医院内部推行三层管理模式，从根本上调动起医院人事档案管理的积极性以及灵活性。

2.充分运用数字化信息技术促进认识档案管理工作的完善

数字化信息技术中所涉及的一切技术都是基于信息科学理论以及方法而实现的，是一种对人类信息处理功能进行拓展而形成的功能。医院在进行信息化建设的过程中充分运用人力资源，可以刺激服务能力的提升，从而提升医院人事资源技术应用方面的可操作性。

3.创新医院服务模式

对于档案管理工作来说，对所管理的档案资料进行利用是其最终的目的。医院在开展人事档案管理的过程中不仅需要覆盖档案查询、档案调取等服务，还应在坚持保密原则的基础上登录相关网站完善档案数据信息，并进一步提升人事档案信息的共享性。

4.加大队伍建设力度

医院的人事档案管理工作始终都无法脱离高质量人才队伍的支撑作用。医院应定期组织人力资源科进行业务相关学习、培训以及实践等活动，以此来提高他们的理论水平以及实践能力；此外，还应优先分配一些熟练掌握计算机操作技能、具备高度工作责任感的员工从事人事档案管理工作。在此过程中还应关注的是，医院应控制人事档案管理人员的流动率，确保该岗位工作人员的稳定性，不要轻易变更岗位。

三、数字化信息对医院人事档案管理的重要意义

1.提升医院工作效率

电子档案能够实现实时更新、修改以及作废，改变传统纸质档案管理过程中无人问津的尴尬局面，赋予医院人事档案资料更高的时效性，提升医院整体的工作效率。

2.保存难度降低

传统的纸质人事档案在保存上存在极大的难度，随着时间推移很容易出现损坏、遗失等现象，而数字化电子档案能够通过电子文档的模式储存在计算机系统当中，保存时间极长，且不容易被损坏。

3.信息储存内容覆盖面更广

电子储存媒介具有空间大的特点，因此医院在储存人事档案信息时不必再因为储存场所不足而出现选择性保存的现象，所保存的人事档案信息可以包含员工在工作、学习以及生活的方方面面，极大地提升了信息储存的全面性。

4.促进医院考核的公平公正性

纸质档案在阅读的过程中需要耗费极大的经历，因此在阅读考核内容时往往不会进行全面阅读。数字化电子档案具有公开、透明的特征，任何与员工考核有关的评价结果都是通过数据形式来呈现的，可以让查询者一目了然，从而促进了员工考核工作的公平公正性，使人事档案信息变得更加真实、可靠。

5.信息获取速度加快

在纸质人事档案管理模式下，人事档案的调取需要花费较多的时间，而数字化技术的应用则有效地解决了这一问题，使这些辣手的问题得到了充分解决。在电子人事档案系统中，系统会根据所储存的人事档案自动生成查询目录，查询者只需要点击相应的按钮便可以很快地获取自己需要的档案信息。

四、在医院人事档案管理中应用数字化信息技术需要注意的安全防范对策

1.提高档案管理工作人员的安全防范意识

数字化人事档案管理模式虽然具有很大的优势，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在现代化计算机信息技术的不断发展下，各种病毒木马日益猖獗，档案管理工作人员在日常管理过程中应加大防范力度，提高此方面的嗅觉能力。医院也应加大相关网络安全的培训力度，要求员工具有高度的保密意识，对于一些机密性档案文件必须加大保护力度，定期进行系统杀毒，确保数字化人事档案管理系统的正常运行。

2.完善人事档案管理制度

要想全面确保数字化人事档案管理系统实现安全、稳定的运行，就必须制定完善的规章制度用于约束，具体可完善人事档案管理制度中的责任制，明确每一名工作人员的职责与义务，将具体责任落实到个人。此外，还应定期对系统进行维护及升级处理，对于其中一些关键数据做好备份工作。

参考文献

[1]吕慧萍.医院网上招聘系统数据在人事档案数字化管理中的应用[J].档案天地，2013，（5）：49-50.

[2]宋兵，朱卫华，邵悦，等.大型综合性医院人事档案信息系统的构建与应用[J].人力资源管理，2014，（10）：227-229.

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当前医院正在高速发展，随着而来的大量的人员流动与调动问题需要解决。传统的人工操作已经无法满足大多数医院的人事档案管理要求，通过建设数字化信息档案资料管理系统，使得人事档案管理走向科学化、规范化、标准化，这也是所有医院未来发展的趋势。

1、 医院人事档案管理简介

1.1 传统医院人事档案管理概况

作为医院行政管理中的重要环节，人事档案的管理在整合人力资源、促进医院整体发展等方面发挥了巨大的作用。对于一家医院来说，人事档案是医院人才队伍建设的重要依据，也是制订医院人才的培养及引进计划，保证医院的可持续发展的基础。据不完全统计，当前国内仍有很大一部分的医院使用传统的方法进行人事档案管理，对历史性的记录比较注重，注重对静态性纸质资料的描述，但带来的直接问题是工作过程繁琐、工作量大、效率低下。随着时代的不断发展，传统的人事档案管理模式，已经无法满足时展对医院行政管理提出的要求，在很大程度上阻碍了医院的发展。

1.2 数字化人事档案管理建设的意义

现代化的发展使医院的管理越来越科学化和规范化，医院人事档案的信息化管理已经成为医院现代化管理的重要内容之一。目前，各大医院的规模在不断扩大，人员组成也更加复杂，既包括专业的医务人员，也包括管理、财务、后勤等行政人员，这就给人事档案的管理带来了更大的挑战。因此应该把建立医院人事档案管理系统的数字化服务作为医院人事管理工作的发展目标，从而弥补传统医院人事档案管理的不足，而且还可以使医院管理更加全面、快捷。对医院的人事调整以及未来发展都有重大的意义。

2、 传统人事管理中出现的不足

2.1 档案管理没有引起重视，管理意识薄弱

很长时间以来，档案管理工作因不能产生直接的经济收益，给档案管理人员造成了该项工作可有可无的错误观念，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后的。对档案管理的不重视直接导致医院人事档案管理者对档案管理的重要性认识不足，再加上没有受过专业知识和专业技能的培训，造成大部分相关人员管理意识淡薄，知识更新不够，业务素质不高。

2.2 管理制度不完善，管理人员素质较低

目前我国医院人事管理系统中存在的首要问题就是缺乏完善的人事档案管理制度。由于医院的工作重心往往放在服务社会、治病救人上，领导对人事管理工作没有提起足够的重视，导致现行的管理制度老旧、不完善，无法应对一定的人动带来的影响。除了制度不完善，管理员素质低也是造成人事管理工作不足的重要因素之一。医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。档案管理人员素质整体偏低，不具有严格的经过专业训练的业务素质，思想落后，不能够与时俱进，使档案管理工作的效率和质量受到了严重的影响。

2.3 档案资料单一，正确率不高

由于大多数医院的人事管理档案管理工作是由医院内部的专门人员来担任的，档案内容相对来说过于单一，仅仅局限于人员的姓名、年龄、学历、工作部门等基本方面。对于员工的其他相关工作经验、重大奖罚等信息缺少记录，在进行人事调动以及岗位调换时，无法得到足够的相关人员的参考资料。很难对人才的综合素质做出中肯的评价。很多的人事档案大多由人工操作，不仅费时费力，而且最终档案的准确性也无法得到保证。如年度考核、晋升工资、学习进修等需要不断更新或增加，就会出现许多材料需要一起归档的现象，这样难免会有错误的归档，此时就要重新整理上千卷的档案，在此过程中又难免会对档案造成损坏、丢失，从而导致影响档案资料的安全性。

3 、数字化人事档案管理建设的好处

3.1 档案信息整合，实现了信息共享

传统的人事档案管理会因为要求的不同进行记录，这是纸质档案管理的缺点，这使得信息的共享和传递受到限制。数字化人事档案可以充分利用自己的技术优势自动对人事档案的各类电子信息进行归类和总结，同时利用数字技术的输入、编程、输出等手段提高对人事档案的分类效率和管理水平。数字化操作可以对医院人员的人事调动进行记录，并可以建立明确的医院人事管理工作流程，将医院人事管理与医院其他部门工作结合起来，提高医院管理工作的效率，加强医院信息资源的整合。另外数字化管理系统也为医院的行政管理提供了一种高效的共享机制，促进了医院各部门之间的有机结合，增强了医院的整体凝聚力，提升了医院的工作效率。

3.2 人事档案管理效率提高

将数字化管理模式引入到医院人事档案管理中，使得档案管理的工作效率有了明显的改善，与传统的信息管理手段相比，计算机的运算速度快、信息存储量大、计算精度高，通过快速查找、编辑等操作，可以及时提供出准确、时效的人事资料及相关数据。必要时还可以从系统中下载有关信息以便在他处使用，从而避免了人工翻阅纸质档案带来的不便和手工抄录带来的人为因素的影响，最大限度地保证了数据信息的完整性和正确性。除此之外，电子信息化的人事档案管理系统还提供多种字段结合的检索方法，相比于手工检索方法，电子档案精确检索、效率更高，无需再到档案室翻阅原件，大大节省人力、物力、降低了成本，促进了医院的高效发展。

3.3 档案信息的保存以及安全性得到有效保障

医院人事档案管理系统的数字化实现，也是提高医院人事档案管理安全的客观要求。传统的纸质化档案由于材质不宜长时间保存，因而一些时间比较久远的人事档案难免会出现破损、损坏、丢失以及字迹不清的问题，不利于医院的长久化发展。信息化管理人事档案材料，使得因重复使用纸质档案堆原始资料产生的不可逆性损坏能够很好地避免了，能够完整准确地保存各类原始数据和资料，使人事档案的使用期更长久。同时数字化系统的建设还可以为用户提供专属的账号和密码，并为相关管理人员提供访问权限设置，保证了医院管理系统的安全性。

4、 结语

随着科学技术的飞速发展，社会经济和发展离不开数字化、信息化手段。医院人事档案管理的信息化建设是时展的趋势，利用数字网络技术不仅可以解决传统管理上的诸多问题，还可以提高管理的整体效率以证档案信息的保存期限。因此医院的数字信息化人事档案管理建设需要得到足够重视，跟紧信息时展的步伐。

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【中图分类号】C270【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事档案作为组织人才信息的重要载体，它不仅是组织对一个人进行全面考察和了解的重要参考依据，也是记载一个人经历的准确完整信息。随着现代信息技术的广泛应用，使人事档案信息数字化管理得到了极大的便利条件的同时，也提出了诸多问题和挑战。

一、人事档案数字化管理面临的问题

1.人事档案信息安全性容易受到威胁

在信息化条件下，虽然人事档案信息管理便利性得到了较为明显的体现，但是其信息安全性同时受到了一定的威胁。第一，人事档案信息管理人员自身素质不高，其安全意识和保密意识较弱，特别是对于一些向公众进行的信息缺少严格审查和管理，在缺少计算机安全知识和网络安全知识的情况下，操作人员的信息管理操作程序不规范，数据备份不及时；第二，由于在现代网络技术中，电脑病毒横行，或者是一些黑客对信息管理系统的恶意攻击。

2.人事档案信息保管环境较为严格

在传统人事档案信息保管过程中，主要是以纸质材料的保管为主，随着现代科学技术的发展，纸质档案材料保管技术也越来越成熟，其保管环境已经得到突破性的发展。但是，由于数字化人事档案信息主要是光盘或U 盘，而人事档案信息保存和使用的寿命也主要是取决于信息保存载体寿命的长短。

随着现代信息技术的快速发展，人事档案保管信息载体的更新换代速度也在不断加快，同时也带来了使用和保管不稳定的问题。而且，人事档案信息数字化保管中使用的光盘和 U 盘，其保存条件更为苛刻，保存环境要求更高，容易受到外来磁场、有害气体、灰尘、湿度、光线等外界干扰因素的影响，造成信息丢失等问题。

3.人事档案信息数字化管理所依赖的计算机软件技术更新换代较快

人事档案信息数字化管理的重要基础是其所依赖的配套设备、应用软件对数字信息转换程序、操作系统等，这也是人事档案数字化信息在读出和检索等方面的技术基础。但是，随着现代科学技术更新换代速度的不断加快，计算机升级速度也随之提高，造成计算机软件和硬件系统之间可能出现不匹配的问题，可能产生存储在光盘和 U 盘上的信息出现无法读出，以及新的操作软件和原有操作软件无法有效转换等问题。

4.人事档案信息管理人员素质较低

在传统人事档案管理中，人员需要具备专业性的档案管理技术，即可胜任档案管理工作的要求，但是在现代信息技术条件下，人事档案信息数字化管理技术的发展对人事档案信息管理人员的素质提出了一个更高的要求。他们不仅仅是要具备一些专门的人事档案管理知识，而且还要具备掌握网络信息技术的技能，对一些专门的操作系统软件要求熟练掌握。

虽然我国有许多组织人事档案管理部门已经看到这种发展趋势，而且也补充了一些信息技术专业人才进入档案管理人员队伍。但是，从总体上来看，我国人事档案信息数字化管理的专业技术人才较为缺乏，特别是对于那些既懂得人事档案管理专业知识，又懂得计算机网络技术和通讯技术的专业复合人才尤为缺乏。

5.人事档案信息真实性维护较为困难

人事档案信息数字化管理技术的发展对于人事档案管理来说，既带来了极大的便利，也对信息真实性的确认造成了极大的影响。因为传统人事档案信息的修改和复制都会留下较为明显的痕迹，容易进行辨认。然而，在信息化管理条件下，人事档案信息的修改、移动、复制和重新编辑等程序，都不容易留下痕迹，从而造成人事数字化档案在真实性方面难以得到有效体现和保持。

二、人事档案信息数字化管理完善对策

针对人事档案信息数字化管理中所面临的五个方面的问题，可以从以下几个方面采取措施，加以完善。

1. 选择适合人事档案信息数字化管理的操作系统

操作系统作为现代人事档案信息数字化管理的软件基础，需要和硬件相互匹配。针软对件技术和操作系统的这个特征，在对人事档案信息数字化管理操作系统进行选择的时候，一定要注意该系统在技术方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。该系统相关信息和数据在进行转移的过程中，是否具有安全性；该系统在进行更新的时候，必须要安全可靠。操作系统在进行技术更新换代的时候会因为新的操作系统存在安全隐患而造成数据被窃取的可能；该系统必须具有系统仿真安全性。人事档案信息在进行数字化复制或者是保存的时候，要求具有较高的软件基础，避免使人事档案信息被轻易所复制，从而确保该系统具有系统仿真性。

2. 合理选择人事档案信息数字化管理的载体

载体作为人事档案信息数字化管理的硬件基础，其在人事档案信息数字化管理中具有直接影响作用，所以要能够在与传统人事档案管理载体相结合的基础上，合理选择人事档案数字化管理载体。在对载体进行选择的过程中，首先需要考虑的第一要素是人事档案信息相关数据是否具有安全性和不可更改性，以及载体寿命长短的问题，这与许多组织所考虑的速度和便捷因素是有较大不同的。

3.加强人事档案信息数字化管理的安全性

在市场经济条件下，我国人事档案管理部门的职能已经越来越多向服务方向开始进行转变，人事档案信息管理部门必须要能够尽可能多地进行人事档案共享系统的建设，尽可能多地对人事档案信息进行公开，从而实现人事档案信息的共享。所以说，在市场经济条件下，人事档案信息的共享性和安全性是一对难以调和的矛盾。

在这样的条件下，我国人事档案管理部门一方面要能够以法律为依据，主要是以计算机病毒防治管理办法、保密法、档案法等相关法律法规为基础，重点建设人事档案信息计算机网络管理安全保障体系。其次，人事档案信息数字化管理部门要能够加强安全性教育，要能够把人事档案信息安全性教育作为一项长效机制来抓。再次，人事档案信息管理部门一定要能够采用正版杀毒软件，定期对本组织人事档案管理系统进行防毒和杀毒，从而确保人事档案信息的安全性。最后，要能够对传统人事档案信息保管方法和现代人事档案信息管理方法进行有效结合，对于一些非保密信息可以采取数字化方式进行保存，但是对于在一定级别以上的人事档案则采取传统方式进行保存，从而实现人事档案信息管理的效率和安全的有效统一。

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人事档案管理工作复杂繁琐，必须按照相关的规章制度来办事，否则就会无章可循，无所适从。根据国家档案局、国资委关于档案工作的新规范和新要求，结合企业实际工作和社会现实需要，要进一步健全人事档案管理体系和工作责任制，规范业务环节，推进档案工作标准化、规范化管理，使人事档案案卷的整理更加全面、科学、完整，为任用考察干部提供准确、实用的信息。

2.加强建档业务指导

结合企业全面深化改革的实际，及时指导合并重组单位、职能调整单位和新成立单位开展人事档案业务，做好合并重组后被撤销业务或单位的人事档案处置工作。及时收集管理改革中新形成的人事档案，对档案材料认真整理，进行有效细致的鉴别，去伪存真、查缺补漏，确保材料齐全完整，手续完备。3.扎实做好人事档案归档工作完善人事档案归档范围，做到确认依据齐全、充分，使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况。做好人事档案归档与档案收集工作，建立人事档案材料收集网络，保证人事档案“应归尽归”，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和共享利用，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

二、加快档案数字化建设进程

1.进一步完善人事档案管理系统应用

做好人事档案管理系统升级工作，熟练应用档案管理系统，提高应用范围，实现计算机辅助管理。以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子档案同步归档，做到收集齐全、命名科学、整理有序、元数据合理有效、格式规范、归档及时。

2.加快推进人事档案数字化、信息化

按照国家相关要求，加快“存量数字化”步伐，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。

3.开展档案资源数字化、网络化服务

做好人事档案数字化成果的权限设定和挂接工作，搭建声像档案展现平台，实现人事档案资源的在线阅览与网络利用，实现人事档案纸质与数据格式并存，以此推动档案服务方式的变革。

4.加大档案安全保管力度

严格执行人事档案保密管理相关规定，制定切实可行的安全预案，做好人事档案保管与利用过程中的保密工作，确保档案实体和信息安全。严格遵守人事档案借阅审批程序和档案管理系统档案查阅权限，明确人事档案利用的方式和方法。

三、推进档案开发利用工作

1.创新档案服务方式

要创新思维、善于谋划，找准结合点，主动利用档案资源服务领导决策和企业发展。积极提供人事档案利用服务，为企业全面深化改革提供档案信息资源保障；结合人事档案利用需求，加强档案信息分类管理，提供多样化、个性化、常态化的档案服务。

2.加强人事档案文化产品开发

对人事档案中的内容进行筛选、提炼、加工、编撰，把人事档案转化为文化产品，推出一些有特色、有影响力的佳作。以档案资料为主举办各种展览、制作电视节目或音像制品等，使档案从库房中“走出来”，更精彩。

3.做好人事档案的宣传和研究工作

围绕“国际档案日”宣传主题深入宣传档案工作服务企业改革发展的作用和成果，提高全员档案意识。深入宣传人事档案部门在服务改革发展中的新举措、新成果和典型案例，把档案变成现实的延伸、背景和参照。另外，要加强对档案工作重点难点和关键问题的研究，及时总结好的做法和利用案例，引领档案工作的创新发展。

四、落实相关保障措施

1.加强档案队伍建设

充分利用国家组织的专业培训、远程教育等方式，制定培训规划，优化和丰富培训内容，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质。务必使档案管理人员熟悉人事档案工作的各个环节，明确鉴别、分类的内容和归档的要求，更好地掌握科学管理人事档案的方法和原则，以便提高工作效率和档案质量。

2.深入推进档案评价工作

企业人事部门要坚持和完善档案工作评价机制，定期抽检人事档案，评分排名，对于出现的问题，要积极认真及时地整改。以评价为抓手推动各项管理要求的落实，提升档案工作整体水平，使人事档案工作更加科学实用，为人事资源管理工作提供帮助。

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二、实现人事档案数字信息化建设的途径

（一）加大科学规划投入力度

各单位要加大对人事档案信息化建设的资金投入，加大基础设施建设的投资力度，全面推动人事档案的现代化发展。加强基础设施的建设；构建完善的安全防御体系；引进最新的软件系统，开发符合自身发展需要的专门档案管理软件；构建人事档案信息检索体系，充分发挥人事档案在职称评审、人员聘用以及调动升迁等方面的重要作用，为实现本单位人事档案的可持续发展创造优越条件。

（二）加大数据库建设力度

首先，加快目录数据库建设。以每个人名分设一个人事档案条目，条目承载内容具体包括姓名、性别、职称和档号等。目录数据库的建设是实现人事档案管理信息化的起点，姓名和档号是最基本的数据信息，将其存入电子媒介，以此来建立目录数据库，可为档案查阅创造便利。其次，加快全文数据库建设。人事档案数字信息化建设是个漫长的过程，要循序渐进，逐步开展。要建立人事档案全文数据库，在进行重点科室档案全文数字化的基础上，逐步实现全单位的档案全文数字化建设。以电子扫描的形式，依照人事档案十大类别顺序，逐步将数据信息存入电子媒介，实现人事档案全文数据全面入库。再次，加快基本内容信息库建设。依据人事档案十大类别的信息内容加以信息整理，将每个目录的基本信息加以归纳。采用专门的人事档案管理软件，按照目录逐一添加基本信息，以此建立人事档案基本内容信息库，不断拓展档案查阅和开发利用的功能作用。最后，加快人事专题信息库建设。将副高以上职称的人员基本信息进行汇总，建立专门信息库；将荣获省市级殊荣人员的基本信息进行汇总，建立获奖人员信息库；将工作人员的学术成果目录进行汇总，建立学术成果目录信息库，并逐步将其完善为学术成果内容数据库。

（三）加大人才培养力度

人事档案管理信息化建设的关键是培养一支德才兼备的专业人员队伍，以实现人事档案工作人员需要长时期的知识积累和现代化技术培训。目前档案管理人员队伍存在素质较低和极不稳定的现状，势必会影响人事档案管理工作的持续性。所以，要站在长远角度来考虑问题，确保人事档案管理队伍的稳定性。加强同人事档案干部的交流与互动，及时解决他们工作和生活中遇到的问题，让他们安心工作，全力推进人事档案管理数字信息化建设的可持续发展。

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1．思维观念脱节长期以来，社会上普遍认为人力资源管理重“事”不重“人”，档案管理极少对外界宣传，加上单位忽视了对档案人员的培训与教育，致使其档案意识不强，档案管理水平不高。思想与态度决定行动，观念与时代的脱节带来的是行动短板。进入信息化社会以来，环境与市场需求发生了巨大变化，多元化的用人机制在高校开启了探索之路，服务与竞争意识成为市场制胜的法宝，因此，转变思路、更新观念、适应形势的要求成为必然。

2．知识结构单一受知识水平和技术能力的影响，档案管理人员工作只会进行简单的抄写、编排和装订，无法胜任知识经济时代的发展要求。高校普遍存在档案管理水平低、手工操作及效率低下的问题，专业人员知识老化、结构单一、学历水平虚高及性别结构失调等导致档案管理人才缺乏，他们驾驭信息的能力仅停留于信息收集、鉴别、整理的初级阶段，精通人事管理又擅长信息技术的人员匮乏。

(二)改进路径

1．更新观念，提高服务质量认清形势，更新观念，树立人力资源新观念，树立用户至上的理念。高校必须自觉增强档案意识和强化服务的理念，用高标准的服务水平、高起点的服务意识和高层次的服务质量，全心全意为人民服务。主动适应动态服务，拓展利用服务渠道，开发人才信息资源，化被动服务为主动服务、静态服务为动态服务。创新服务水平，提升服务质量，实现资源共享。加强高校人事档案管理人员的忧患意识、竞争意识、科技化意识、网络管理和法律意识，使其站在更高层次的角度，从繁琐的手工查档向数字化查档服务转变，坚持科学发展观，强化标准化意识，服务现实社会。

2．树立人本理念，发挥最佳效能树立人本理念，注重机制创新，从控制向服务转变;注重规范管理，从感性向理性转变;树立法治理念，提高管理成效，切忌简单而为和感情用事;注重整体效应，树立绩效理念;注重对人才的开发和利用，做到人尽其才，发挥最佳效能。坚持以人为本，努力实现个人的自身价值。打造人文化管理机制，创新人事管理改革和建设思路，建立科学的考核评价机制和有效的激励与竞争机制，实现传统向现代人力资源管理的转变。

3．创新思维，提升素质首先要在观念上创新，档案信息资源的创新，关键在于人才，必须建立一支政治素养强、专业化水平高的档案管理队伍。这就必须要强化三种素质，即政治理论素质、业务知识素质和科学文化素质，努力提高人事档案管理人员的政治思想水平，提高人事档案管理者的业务素质。高校人事档案管理者除了具备档案管理的专业水平，还要具备相关的计算机及互联网操作技能，提高档案管理人员的预测能力，为领导实行科学决策提供强有力的依据。组织定期和不定期、系统和专项的岗位业务培训，进一步提高人事档案管理人员的综合素质，包括理论知识素质、心理素质、业务素质，在信息化条件下，要提高档案管理的水平，必须提高管理人员的专业技术水平，不断加深、拓展专业知识的广度和深度，掌握现代信息技术，熟练运用计算机技术，掌握分析处理技术，编制有关软件。高校应加大高层次统计人才的培养力度，造就一批既熟悉业务知识又懂得计算机管理技术的复合型人才，以适应新时期对高校人事档案管理的新要求。

二、管理机制急需科学发展

应尽可能满足用户对信息的需求，建立以岗位管理为核心的管理体系，实行人事档案的社会化开放式管理，积极实行人性化的柔性管理。由“以工作为中心”的刚性管理向“以人为中心”的柔性管理转变，是高校人事档案管理行业的一场革命，要实施柔性管理，就要把提高素质作为柔性管理的必备条件，从而达到柔性与刚性管理有机结合、宽严相济。

(一)存在问题

1．管理意识滞后人事档案管理制度相对落后，人事档案管理方式和手段相对落后，对管理信息化的重要性认识不足，尤其对于信息化管理的重要性认识不足，这就导致了高校开发管理信息系统的技术相对落后，大多是重管理，轻服务，管理水平不高。

2．信息资源管理分散目前，各高校人事档案信息系统之间交叉少，还处于各自为战的状态，难以形成合力，加上人才流动日趋频繁，影响人事档案的完整性，人事档案信息难以实现资源共享，无法有效实行人力资源优化配置。

(二)改进路径

1．创新服务，转换角色需求决定服务。实现高校人事档案管理的标准化、规范化，建立科学的考核评价机制，就必须转变高校人力资源档案管理理念，从守门员向知识导航员与信息咨询专家转换，从信息文献提供者向信息组织管理专家转换，档案管理员应教授和训练用户如何在信息高速公路上辨别方向，适应对人事档案信息的各项需求，将传统的管理模式与现代的信息技术相结合，建立人事档案信息数字化，充分发挥人事档案信息的利用价值，实现资源共享，为高校档案管理现代化提供强有力的服务支撑。

2．刚柔相济，科学发展柔性管理的本质是一种“以人为中心”的管理，采用非强制方式和手段，在人们心目中产生一种潜在的说服力，从而把组织意志转变为人们的自觉行动，它强调的是在尊重人、重视人、理解人的基础上用好人、管好人，因此，它更多的是对管理对象信赖的一种管理。柔性管理并非是对刚性管理的否定，柔性管理是在刚性管理的基础上的发展与升华，二者之间存在着继承与发展的内在联系，没有刚性管理的档案行业必然遭致混乱，柔性管理不虚无，它需要真正的柔性制度与其配套实施，实施柔性管理，必须坚持刚柔相济，才能相得益彰、相互促进。人事档案管理工作是一种奉献性很强的服务性工作，这就要求管理者必须具有强烈的事业心和责任感，以平易近人的服务态度对待用户，并与之进行友好沟通，体现服务至上的理念，保证档案服务更具针对性、特色性、实用性。统计有助于实现高校人事档案管理的专业化，为学校人事决策提供科学保障和依据，保证“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段实现信息化，加快信息化建设步伐，实现人事信息的共享。对人事信息数据库进行完善，利用现代化设备和数字化技术，对档案信息进行动态管理和维护，加强开发人事信息资源，提高利用率，实现档案管理科学发展。

三、环境服务有待完善创新

经济基础决定上层建筑，没有一个坚实的、先进的设备硬环境，就不可能打造出现代化的数字管理平台，营造符合人性化服务环境，来适应网络时代要求，进而满足多元化用户的个性化需求。

(一)存在问题

1．基础投入不足随着信息数字化的来临，高校人事档案建设相形见绌，资金投入出现了不足，硬件配备不足。目前，高校人事档案基础设施建设滞后，档案室面积狭小、设备简陋，多数达不到人事档案库房、阅览室、办公室分开的要求，有的是档案库房、办公室、阅览室挤在一间小的办公室内，有的仅有木柜存放人事档案。管理人员数量不够，许多档案管理人员缺乏专业知识，影响了高校人事档案管理科学化、现代化。

2．技术装备落后在人事档案管理信息化过程中，出现了技术与体制上的障碍，这就延缓了信息化的进程，也激化了档案信息的供需矛盾。为此，高校应升级人事档案的信息存储与检索系统，购买电脑、空调等，增设档案库房，引进先进技术设备及管理软件，及时建立防火、防盗监控系统，实现人事档案管理资源的优化配置，以利于档案信息化管理。

(二)改进路径

1．加大信息化建设投入力度物质基础是项目建设的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息网络建设作为基础设施建设的中心环节，需要建立完整而准确的人事档案信息数据库，配备先进的计算机等硬件设备，改善高校人事档案管理硬件条件。学校要加强对信息化管理基建的重视，完善计算机的硬件与软件设施，构建高标准、现代化的人事信息系统，按照档案管理基础设施建设的严格要求，启用标准配备，确保人事档案管理步入可持续发展的良性轨道。

2．打造现代管理数字平台面对电子技术、互联网、高科技的冲击，人事档案管理这块传统意义上的净土，也难以独善其身。档案管理数字化平台意味着缜密、高效、快捷，为确保人事档案信息的安全与保密，就要从制度层面杜绝数据丢失或泄密的可能性，严格管理权限，认真维护数据库。为此，应依托现有校园网络平台，构建网络化平台，建立人事管理信息化基础数据库，实现从手工检索到计算机检索的转变，实现人事档案管理的微机化、网络化，实现统计数据资源共享。在数字化平台发展进程中，由于对技术因素的过度强调，也出现了人文关怀失落的问题，因此，构建信息化管理高效平台应掌握好技术因素和人文因素的平衡点，把握好保密性与开放性的尺度，相互借重，不可偏废。