档案安全管理工作模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案安全管理工作，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0014-01

一、加强档案管理工作安全的必然性

档案是一种社会现象，从整体来说，档案是党和国家活动的原始记录，是宝贵的文化财富；具体来看，档案是机关、组织和个人在社会活动中保存起来以备查考的文字、图表、音像和其他各种方式的载体的历史记录。然而，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和形式不断增加和丰富，另一方面，档案的损失和毁坏现象也频频发生。

无论是针对工作中日益增多的形式内容，还是保管过程中不断损毁的档案，都存在着巨大的困难来确保其完整和价值。因此，档案管理工作的安全性问题迫在眉睫。

二、档案管理工作中存在的问题

1.档案管理人员的素质不高

1.1 专业能力、鉴别能力不足

档案管理是对信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现今，在各企事业单位中，一部分工作人员文化水平参差不齐、业务素质偏低、专业性不高，以其他部门转岗人员和兼职人员居多，精通档案管理并熟悉管理操作流程的人T严重缺乏。因此，在对档案信息的鉴定与识别方面存在很大的问题，有的档案价值大一些，有的小一些，甚至有一些档案价值具有潜在性，只有等待某一时机才能由潜在价值转化为现实价值。如果管理人员不能透过现象抓住本质，深入分析档案的隐含价值，那么极有可能导致一部分有价值的档案流失。

1.2 错误的思想认识

在实际工作中，档案管理人员对于档案管理的重视度不够，不能有效适应信息时代档案的需求标准。在过去的档案工作中，曾经有过重政治、轻业务、重宏观、轻微观以及某些盲目现象，致使一些档案馆利用率很低，不能满足社会需求。其次，档案管理人员普遍待遇偏低、发展空间较窄，管理人员的工资福利没有与其专业贡献直接挂钩，这也导致其工作中凝聚力不强，协作力不够，对档案的安全性缺乏准确的认识。甚至在有些人看来，档案管理工作就是整理资料、看管资料库的杂活，既没有技术性，也不需要投入过多精力，只要不出错就够了。这种错误的意识严重影响着档案工作的进行。

2.档案管理安全措施不完善

2.1 保密工作不完善

信息全球化程度还在不断加深，档案的种类、形式也越来越多。保存档案的目的是为社会主义事业服务，提供档案给各方面使用，充分发挥档案的作用。档案是为了利用，如果只是所在保险柜里，长期禁锢起来不允许使用，那么档案就失去了意义。但是，档案不仅是可以供各项工作利用的重要材料，而且有一部分是属于党和国家以及各单位的机密。因此，保护重要机密又成为档案管理的重中之重。如果安全措施不尽完善，随之而来的就是信息的偷盗失窃、转手买卖等问题，档案信息的完整性、保密性、安全性将受到严重的威胁，管理工作也会陷入空前严峻的状态。因此，保密是手工条件下档案安全保护工作的主要任务。

2.2 资金不足，保管设备落后

在档案管理工作中，先进的技术、配套的设备、专业的知识、熟练的操作缺一不可。但大多数单位都因资金投入力度不够而不能尽数完备。一方面是由于对档案管理的安全意识不够，没有认识到其重要性。另一方面是由于档案作为历史记录历来不受关注与重视。目前在档案管理工作当中有着许多亟待解决的问题。由于自然和社会的各种原因，档案一直处于渐进性的自毁过程中，或者可能遭受到突发性的破坏。

三、提高档案管理的安全性措施

1.增强档案工作者的工作水平

1.1 培养档案人员的工作能力

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1 做好农机档案管理工作

1.1提供参考数据

农机档案建设管理工作是一项复杂的工作，农机档案记录了农机的具体型号、本地区农机手真实有效的信息，在登记造册中需要大量人力物力。农机局可以根据本地区现有的农机情况合理指导本地区的农机发展方向，可以建立网上电子档案，实现快速有效管理。有了电子档案，不用亲自去机户实地了解，打开电子档案，农机数量、型号都一目了然。根据统计数据可以安排农机挂牌年检，安排农机手培训，提高上牌率、持证率和检验率。

1.2提供考核依据

和其他工作一样，农机监理工作也需要进行考核。有了农机档案，可以据此为广大使用者提供查询服务，为监督者提供本区的机械情况，还可以系统掌握农机安全监理的开展情况。监理工作是否扎实有效，农机监理是否依法开展，贯彻本地区指导意见是否彻底上，监理档案可以发挥不可替代的作用。

1.3提供教育素材

建立安全监理档案在一定程度上可以减少农机事故的发生，为农机手提供教育素材。一方面，安全档案记载了此前部分农机手的作业情况，对作业中的不规范、违反安全规则甚至是肇事都有详尽的记载；另一方面，这些看起来很遥远的事件都是身边事、身边人，具有很大的说服力和教育意义。

1.4提供事实证据

农业机械安全管理要依法进行，做到有法可依，让机主真正认识到自己的错误。有的农机手不随车携带农机驾驶证，甚至出现无证驾驶的恶劣情况，在安全监理部门执法时，参照电子档案可以轻松解决这类问题。电子档案上的各种信息都是真实有效的，参照档案可以判断实际的情况。农机手在出现意外情况时，也可以根据手中监理档案维护自己的权益。

2 档案管理出现的问题

在档案建设管理中，按照一定的顺序，从农机审核登记到数据建立入库，实现了数据的有效性。在数据建立的规范操作、档案详细信息的记录及信息核对上都取得了良好的成绩。面对档案管理的新形势，还有一些不足要改进。

2.1关注力度不大

我国的农业人口众多，耕地的利用类型不一而足。从南方到北方，从东部沿海到西部内陆，机械档案的管理都不是只有一种内容、一种模式。面对农机安全管理的复杂情况，要全力协调各登记部门，在数据建设中做到互相配合。一些部门不重视档案管理，没有形成固定的管理制度，甚至导致档案丢失、内容不全，不利于档案建设和安全管理进行。

2.2投入力度不足

在农业生产领域，农机的投入是非常大的。作为农机安全管理部门，要把安全管理、档案建设放在重要地位，加大重视和投入。档案管理建立需要人力物力各方面的投入，档案的使用，尤其是电子档案的建立更需要从硬件上给予保障。不能让数据躺在资料库里“睡大觉”，这样不能有效发挥档案的作用。

2.3专业人才缺乏

农业机械安全监理涉及机械、计算机和其他相关知识，对执法、行政人员的要求很高。既要能够深入农村建立档案，又能在电子档案的运用上大力施行，还要在行政执法中做到严格依法执行，这种复合型人才是档案管理所需要的，也是最缺乏的。现在的档案管理，主要是单纯的档案管理者，对农机的知识和行政水平还有待提高。

3 提高档案管理水平建议

3.1提高关注力度

档案管理工作的价值不只是在于记录，更在于运用。要认识到档案管理工作的重要性，要在思想上有责任感和使命感。档案众多，在归纳整理分类上要有充分的认识，把工作做到扎实细致，不留下任何的死角。在档案建立和数据库录入中要严格按照标准和程序进行。

3.2加大资金投入

档案的建立需要大量的资金保障，在数据运行也需要维护。从推动农业机械化角度，要重视基本设备设施的购买和使用，建立独立的档案管理室。管理室的计算机、打印机要配备齐全，安全管理也要做到位。定期对纸质档案和硬件设施进行检查。

3.3加强专业培训

档案管理的专业程度很高，要做好人才建设和培养，保证监理档案人才为我所用。在档案管理专业化程度上也要不断下功夫，对已有人员进行培训，对新上岗人员由专业人员进行指导，对工作人员实行考核。在人员的思想建设、专业能力提高和业务熟练上不断促使他们进步，做到专业化。

4 结语

综上所述，农业发展需要机械化，提高农机安全监理档案管理水平对促进农业发展有很重要的意义。要在安全监理和档案管理上实现进步，保证机械化的顺利进行。在农业机械档案管理上要加大投入，提高对档案管理的认识，加大对农机管理的宣传，真正为机械化提供保障。

参考文献：

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1.建立和完善网络环境下的信息反馈渠道

档案利用后的信息回馈可以体现档案管理的价值及意义，通过信息的反馈可以实现档案管理的目的，提高管理工作人员的责任心和义务感，并提高对档案管理工作继续扩展的信心。所以相关管理人员及工作者应利用网络信息加强对档案信息回馈渠道的建设，在提高工作人员职业道德、责任心及服务意识等同时，让其提高社会利用档案后进行信息反馈的工作效率。

2.强化和创新档案信息服务的观念

在网络信息广泛利用的情况下，传统档案信息的利用已不能满足人们的需求，档案管理部门应随网络技术的不断发展，主动的将档案管理内容、信息等资源进行信息共享，以达到人们的利用要求，同时不断对网络共享模式及服务情况进行分析和调查，总结全面信息，并进行不断改进，打破被动的服务模式，提高档案信息服务的创新观念。

3.强化档案信息服务体系的建设

档案管理的持续发展应从整体发展的方位思考，建立综合发展的管理体系，将不同领域的档案文件统一规划，进行综合分类和整理，同时利用网络建立整体资源共享，提高档案为社会人们服务的效率。

4.完善档案信息的安全防范

档案管理随网络的不断发达进行与时俱进的革新是适应社会发展的，但在大量的档案信息管理中，除了利用网络为人们提供便利的档案信息服务，还应加强对网络档案信息的安全管理，为避免其被改动或遭到其他破坏，应利用网络技术进行加密设置、身份认证、安全检测等，以此来提高安全防范工作。

二、网络环境下档案管理工作的创新内容与模式

1.开展在线服务

在网络盛行的环境下，人们的生活、学习、工作等方面均随之发生了较大改变，人们可以利用网络在计算机上查找到各种各样的信息，不仅提高了使用的及时性、高效性而且具有较高的参考价值，网络搜索代替了传统的翻阅式查找，提高了人们的利用率，档案管理部门还应加强网络在线服务的设置，并适时在网页上建立专栏区，提高为人们信息服务的效率。

2.实现信息共享

网络技术可以为人们提供各种便利的信息或知识等各项资源，档案管理逐步走向了数字化网络时代，为人们提供了信息资源共享的服务，但人们随着网络环境的不断发展，对档案信息的管理要求也不断提升，因此，档案管理部门应该摒弃传统的各自当值的工作方式，逐步形成一个总体化管理的方式，实现档案管理一体化管理的特点。

3.纵深化服务领域

网络实现了信息共享，为人们提供了便利的信息查询和利用的效率，因此，档案管理也应该改变单纯的信息供给方式，向纵深化服务不断扩展，统一传统的档案、经验、情报或文件等资源，实现其信息的公开利用率，这样不仅可以提高工作人员的服务意识、责任意识，更可以体现档案管理网络时代的利用效率。

三、网络环境下档案管理的安全防护措施

1.确保档案管理网络系统的完整性

档案管理的网络应用，将大量的档案信息通过一个内存较大的系统进行信息链接与共享，各类信息之间均存在着较大的逻辑关系和一致性，所以在档案信息向网络传输过程中，数据之间、数据库之间及先后运行过程中，会形成一个整体的数据系统，它的完整性影响整个数据系统的稳定。

2.保证电子档案的长期可读性

网络信息广泛应用的环境下，档案信息的录入与应用是需要一定格式约束的，这样可以确保计算机软件对其的兼容，实现其预览和借鉴的功能。所以在档案信息输入完成后，保存的模式要与计算机系统的兼容一致，同时在计算机系统进行更新后，应及时对档案信息浏览的系统进行更新，确保其与计算机体统兼容的模式一致，才可以保证档案信息的阅读性和时效性。

3.保证档案管理网络化系统的安全性

档案管理的安全应用取决于计算机网络系统的安全使用，网络的使用存在不安全因素，各类系统软件均存在潜在的不确定性，而档案管理在相应的软件下利用科学的设计实现了网络应用服务，为了确保其安全使用，应保证网络系统管理的安全性，包括信息传输的安全、储存的安全、共享的安全等，可以通过计算机病毒检查提高安全性，或通过设置访问权限进行安全保护等。

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随着生活水平和消费需求的日益提高，人们对网络与信息提出了更高的要求。对于具有庞大信息数据量的医院档案管理工作而言，如何才能更好的利用现有信息资源和信息网络进行全面的管理和调度，从而使医院档案工作达到真正的“无纸化”已引起档案管理工作者的高度关注。笔者认为，加强“无纸化”管理主要应该从以下几方面人手。

1绝对保证网络安全，坚决杜绝病毒侵入

要想保证网络系统及信息数据的正常运行，首当其冲的工作就是要保障系统的安全性。如果让病毒侵入了系统，对于整个企业乃至整个网络的损失可以说是毁灭性的，是无法衡量的。与生物病毒相比，计算机病毒具有隐蔽性更强，传播速度更快、更广，破坏强度更大的特点，如果文件或系统网络被病毒感染，整个网络就会被不法之徒所操控，所有的资料和文档就会被暴露。特别是在经济飞速发展和数字化集成化高度发展的今天，保护好整个网络的安全已经和整个企业乃至整个社会的生命紧密的联系在了一起。要保证网络安全，具体实施步骤大体分为：(1)严防网络病毒的入侵，安装硬件及软件防火墙，定期升级更新。(2)对系统盘、数据盘及时粘贴标签并采取系列保护措施，做到非紧急状况不外借，归还后及时杀毒检测。(3)对机密文件及档案卷宗进行加密封存，及时做好备份。(4)对系统及其终端设备进行定期保养和维护。(5)制定安全的规章制度，定期进行机房、资料、软件等各方面的考核检查[1]。

2保证电子档案文件及文字性资料的持续性和资料性

由于电子档案的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子档案的读取软件至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处[2]。

3落实医疗系统电子档案的编研原始来源，确保其真实有效

医院档案工作首先反映了医院的基本业务活动，理应服务于医院的发展建设。多年来，随着我国经济体制改革的深入开展，医疗事业的信息化改造也在有条不紊的大踏步前进，各个医院都进行了大胆的尝试和摸索，同时也积累了宝贵的经验和教训。确保电子档案的原始性和准确性，可以说是诸多档案编研问题中的首要问题，因为档案在法律上的凭证作用就是基于它的原始性。另外，电子文件在形成和传输过程中被修改也是一个不容忽视的问题。因此，配备专业的人员进行规范化、细节化、有条理、有步骤地实时监督，及时纠正确保资料的原始性、正确率是一个非常行之有效的办法[3]。

4减少单位办公开支，实现医院网络共享

“网络共享”一词，可以说是现阶段计算机网络发展的必经之路。有了网络共享，就可以大大减少纸面文件的传送和收发，缩短了信息文件的传送速度，可以大幅提升工作效率，减少单位的办公日常费用的开支。在访问级别允许的情况下，可以随时访问查询，增删内容。因此，在整个医疗系统乃至全国医疗行业建立局域网或者城域网便可以真正实现所谓的“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，实现同级之间互访、上下级之间互联的现代化信息模式，更好地为医院档案工作提供一个取长补短、互通有无，接受各级领导工作检查等的渠道[4]。

5电子文件对档案工作的影响及对策

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文件材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统[5]。

此外，由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类[6]。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。因此，关于电子文件对档案工作影响的对策，笔者认为大致可以简要从以下几点考虑：(1)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。一是转变观念，加深对电子文件归档工作的认识，二是电子文件与纸质文件同步归档。(2)解决好电子文件的保存问题。影响电子文件安全与保密的因素主要有两个方面。一是技术方面，措施主要有加密技术；访问控制技术，具体包括入网访问控制、权限控制、防火墙控制；签署技术；防写措施；建立备份与恢复系统。二是管理方面，具体措施是电子文件的制作过程要职责分明；电子文件形成后应及时进行积累，防止信息损失和变化；建立和执行科学的归档制度；制定和严格执行保管战略；加强对电子文件利用活动的管理；建立电子文件管理的记录系统；培养专业技术人员，维护网络的正常运行。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。(3)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，利用工作和其他基础工作构成了一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体式的管理结构。(4)档案人员知识结构的变革迫在眉睫。对电子文件的管理，是一项极其艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。要求档案管理工作者必须全方位地积累和掌握多方面的知识和技能，既要懂档案管理的基础知识，又要懂计算机和自然科学的基础知识；既要懂国际标准化知识，又要懂相关外语知识。所以必须采取措施抓好知识更新，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

6与时俱进，打造档案智能化网络化的新时代

随着我国新时期新思路发展理念的顺利实施，打造一个智能化、网络化的现代化医院格局，已经是时展的必然趋势。因此，档案管理的电子化对管理人员提出了更高的要求，要坚持党的方针政策，与时俱进。充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平，更新观念，抓住机遇，迎接挑战。

参考文献

[1] 孟庆勇.现代化管理在医院档案中的应用[J].临床合理用药杂志，2011，11(9)：153.

[2] 孙奇，孙富国，张斌.医院档案现代化管理之浅析[J].白求恩军医学院学报，2011，11(3)：220-221.

[3] 李琳.计算机技术在医院档案管理工作中的应用[J].医学信息，2009，9(9)：7-9.

[4] 许剑波，姚云华.医院档案信息化建设的现状与对策[J].中国现代医生，2010，48(1)：87-88.

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关键词 安全管理；实施路径；发展趋势

笔者拟通过对安全管理的应用与方式进行研究，结合档案室安全管理特性，分析档案机构的安全管理模式，探索新兴技术、管理手段在档案机构安全体系建设运用中的必要性、可行性及具体实施路径，达到保护档案安全、维护社会稳定的目的。

一、现代安全管理的内涵

现代安全管理是一门技术科学，它是介于基础科学与工程技术之间的综合性科学。它强调理论与实践的结合，更重视科学与技术的全面发展。现代安全管理的特点是把人、物、环境三者进行有机联系，试图控制人的不安全行为、物的不安全状态和环境的不安全条件，解决人、物、环境之间不协调的矛盾，排除影响工作效益的人和物质的阻碍事件。从科学性和技术性这两方面，给现代安全管理下定义：现代安全管理是研究人、物、环境三者之间的协调性，对安全工作进行决策、计划、组织、控制和协调；在法律制度、组织管理、技术和教育等方面采取综合措施，控制人、物、环境的不安全因素，以实现安全生产为目的的一门综合性学科。安全管理在解决系统中的安全问题上从两个方面考虑：一是借助于法律制度、组织管理和教育控制人的不安全行为。二是借助于技术措施和管理控制物的不安全因素，改善作业环境。安全管理实质上就是对人、物、环境的系统管理。

二、现代安全管理在档案机构管理中的应用

档案室的安全管理作为档案安全的组成部分之一，既遵循管理的普遍规律、服从管理的基本原理，又有其特殊的原理。档案室的安全管理逐步由原来的事故管理发展到现在的隐患管理，凸出强化超前和预防管理，从建立在事故致因理论基础上的管理发展到现代科学管理，从传统的行政手段、经济手段以及常规的监督检查发展到现代的法治手段、科学手段和文化手段，从基本的标准化、规范化管理发展到以人为本、科学管理的技巧与方法，使档案室在安全管理上有质的飞跃。同时，档案室还需通过制定一系列安全管理法规及标准和较为严谨的安全管理体系，如：安全管理组织体系、安全责任体系、安全管理信息体系、安全管理制度体系等，确立了“安全第一、预防为主”的安全方针，通过建立健全档案部门、档案室安全管理组织架构，对促进档案安全管理起重要作用。下面以企业单位档案部门、室为例来谈谈档案安全管理。

现今，各大企业单位档案室也是我国档案管理体系和网络中不可忽视的分支，它既丰富了档案资源、又便于收集、保管和利用，是公共档案馆外的补充与延伸。它不但是企业档案的重要组成部分，也直接关系企业的传承与创新。目前企业档案部门、档案室的安全管理防火、防盗、防灾害事故工作均由企业安全职能部门负责指导。由于多数企业档案库房由办公室改建而成，往往因资金问题修建不达标，造成线路老化、消防设施缺损等安全隐患。虽制定了各类安全管理制度，但有章不循、有法不依，使制度多流于形式，沦为表面文章。此外，档案交接时手续不严格，易造成档案损坏和散失。档案部门、档案室工作人员安全意识淡漠，责任心不强，也是企业档案的安全问题之一。目前，企业档案部门已意识到了自身的不足，基本加强了防盗设施建设，安装了防盗门窗，有些档案室在重点部位加设红外线防盗报警系统及防盗视频监控系统。企业安全职能部门也加大了夜间值班巡逻，对库房管理严格实行双人制，对电气设备和电线电路进行统一管理，加大了检查力度，强化了安全管理。如：我公司在档案安全管理上做得比较好，在档案室进出的门上设有专职人员的门禁卡及红外线报警装置系统，并在主要通道上装有探测点，8 小时以外有公司保安人员每隔1 小时定点刷卡，做好巡视检查记录。档案室的安全要素不仅仅限于传统意义上的选址安全、室库建筑、门禁系统、消防系统、防盗监控系统、温湿度监测调控系统、给排水设施、电源电器、档案装具、信息化管理系统、数据安全、机构人员、规章制度、管理措施等，还应增添突发应急防范预案、安防技术革新运用等关键要素。在结合现代安全管理理念的基础上，打造行之有效的安全管理体系，从而确保档案安全与社会稳定。构建与完善安全管理体系。档案部门、室的安全建设原则是“以防为主，防治结合”。保障安全、防范风险是实践之所需的各项工作之前提。

一是提高技术防范手段，加强安全管理。门禁系统、消防系统、防盗监控系统为档案室筑起了三道安全防护屏障，构成了档案室技防的坚实基础。然而档案室由于室藏数量大、类目繁多、齐全，进出人员频繁等特点，对三大系统的安全指数又提出了更为严苛的要求。现行的门禁按识别方式可分为感应ID/IC 卡门禁；生物识别门禁如：指纹识别门禁、人脸（面相）识别门禁、掌纹（掌形）识别门禁和虹膜识别门禁等；磁卡识别门禁和密码识别门禁。门禁按数据的处理方式可分为独立式门禁（无门禁数据存储和智能控制管理功能）和联网式门禁（具有门禁数据存储功能，配备管理软件，可进行智能控制管理），联网式门禁主机又分为门禁一体机和门禁分体控制器。由于计算机处理指纹时，只是涉及了指纹的一些有限信息，而且比对算法并不是精确匹配，其结果也不能保证100% 准确。但其安全性比相同可靠性级别的“用户ID+密码”方案的安全性高得多。在现实工作中，我们较多采用一个有效的办法是比对两个或更多的指纹，从而在不损失易用性的同时，极大地提高了系统安全性。目前档案室内较多采用双指纹门禁系统和独立式门禁。如：人脸识别是门禁管理系统信息技术、电子通讯技术和生物识别技术发展的产物，是实现安全防范管理的有效措施，它具有获取信息直接、隐蔽、安全性高等特点，是一种易被人们接受的非侵犯人权识别方法，将其使用于门禁系统，能进一步加强安全管理，消除安全隐患。人脸识别的引入，能规范外来人员出入，做好员工进出办公楼及库房记录、甚至可以完善考勤功能。门禁系统的技术革新，不仅能有效预防外来人员随意进出现象，更能使安全级别上升，提高员工遵章守纪意识，大大提升工作效能。目前档案馆的防盗监控系统多以视频安防监控系统为主，采用硬盘录像机为核心的第二代准数字化视频监控系统，利用视频探测技术、监视设防区域并实时显示、记录现场图像，它主要包含前端设备、传输设备、处理/ 控制设备和记录/ 显示设备四部分。与传统的模拟监控模式相比，基于数字硬盘录像机的准数字化视频监控系统不亚于一次飞跃，摆脱了传统模拟监控必须敷设光缆的局限性，使系统结构大为简化。但是，由于其本身技术架构的局限性，数字硬盘录像机始终无法解决基于网络的远程集中监控应用中的图像传输延时过长、无法实现多路同时监控、集成性差等问题。

二是在消防系统方面，严格按标准要求办事。按照档案室建筑性质、面积和高度，设置室内外消防栓系统、水喷淋系统及重要部位的气体灭火系统，按设置要求配备消防水箱、消防泵、消火栓、报警阀组、喷头、水流指示器、压力开关及烟雾报警系统等。在2014 年2 月，美国数据安全企业铁山公司(Iron Mountain) 位于阿根廷首都布宜诺斯艾利斯市的档案资料仓库于当地时间5 日上午起火坍塌，致9 人遇难、6 人重伤。2014 年，藏有大量英国官方历史文献的英国国家档案馆附近发生火灾，该档案馆随后宣布暂时停止对公众开放，以进一步处理善后工作。所以档案部门、档案室消防设置时，应充分结合科技强消，通过物联网、云计算，强化防范和监督管理措施的技术含量，确保档案室消防标准有一定的前瞻性；并结合消防安全“四个能力”的建设，在强化档案部门、档案工作人员自身消防安全能力上下功夫，从人防、技防，硬件、软件等方面制定管用的措施，切实增强标准的有效性。

三是构建各类规章制度，落实责任。档案工作的收集准确性与完整性也和企业的生存有着密切的关系，它为企业生产的盈利稳定做出了积极贡献。也许很多人会不甚理解，档案工作不就是保管一下文件资料吗？显然，这个观点已不合时宜。随着时代的发展、社会的进步，无论是企业单位还是广大民众，他们对档案工作提出了更多的服务要求。也越来越依赖查阅档案的真实记录。因此，档案工作的职能不仅仅局限于保管，更重要的是将档案资源进行开发和利用，将“死档案”变成“活档案”，让有限的档案资源充分发挥作用。所以，我作为一名企业基层档案工作人员，不仅是保管档案资料，更重要的是如何准确地、完整地提供档案的信息，为广大利用者服务。也是鉴定我平时档案工作中收集质量的重要依据，其重要性是不言而喻的。提供正确的信息，直接影响档案的内在利用效果，档案资料收集后必须安全保管，制订详细的计划，做到有章可循，有法可依。明确责任主体，来强化档案工作人员的责任性，不断地提高自身素质，充分发挥档案的利用价值。

不断加强档案工作软件和硬件建设。面对办公条件有限、经费有限等状况，因地制宜，想方设法，把档案部门、室建设得小而精、功能全，小中见大，小中透雅，服务于广大利用者。同时必须提前规划重要档案重要区域的安全防护体系，做到“人防、物防、技防”三合一。在资源可控、经费允许的前提下，适时引用新技术，超前布防，消除隐患、降低灾祸，达到守护档案万无一失的最终目的。

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（1）社保类基金和专项资金：新型农村居民社会养老保险基金、城镇职工养老保险基金、城镇居民养老保险基金、城镇职工医疗保险基金、城镇居民医疗保险基金、新型农村合作医疗基金、失业保险基金、工伤保险基金、城镇企业职工生育保险基金、城乡居民最低生活保障资金、被征地居民社会保障资金、抚恤社救专款资金、农村孕产妇免费住院分娩资金、儿童和孕产妇健康管理项目资金等。

（2）经建农财等基金和专项资金：个体私营发展基金、粮食风险基金、粮食事业费资金、国储粮利费补贴资金、农业发展基金、农业综合开发资金、财政扶贫资金、农村饮水专项资金、惠农补贴资金、粮食直补资金、农业专项资金、物价调节基金、县政府土地收益资金、廉租住房资金、住房公积金、城市建设配套费、房屋维修基金、城镇居民住房灾后重建资金等。

以上各类基金和专项资金主要检查年1月至年2月安全管理使用情况。根据检查工作需要，必要时可延伸检查相关单位和追溯以前年度。

2、检查内容：

（1）组织领导方面：单位领导是否重视资金的安全管理，是否对加强财政资金安全管理提出明确要求，是否能及时了解并掌握资金收付关键岗位工作人员的思想动态，以及可能对资金安全构成潜在风险的不良嗜好等；是否定期开展财政资金安全管理方面的教育培训；近年是否组织过内部或下级单位财政资金安全检查工作。

（2）制度建设和内控管理方面：是否按照有关要求制定资金安全管理相关制度；是否实行严格的内部稽核制度；是否建立规范的内部制衡和纠错机制；是否建立相关岗位的考评制度、奖惩制度和轮岗制度；从事资金收付管理的工作人员是否实行回避制度。

（3）岗位设置和人员配备方面：财政资金拨付管理是否严格执行拨付、复核、稽查和单位主管领导审核把关的分工负责制；是否按照工作任务明确规定各岗位的职责权限；是否明确规定拨款人员不得同时负责稽核、账务或档案管理工作。

（4）资金收付管理方面:是否建立了科学规范的财政资金收付管理流程；对财政直接支付业务是否要求预算单位按规定提供票据、合同等相关附件；对财政授权支付业务是否建立严格的额度控制机制；拨款人员是否对各类请款凭证及其附件的所有要素进行全面规范审核，复核人员是否对拨款人员提交的凭证、单据进行全面复核。

（5）账务处理方面:办理资金支付的相关原始凭证及报表是否及时转交记账人员保管，记账人员是否全面核对后按日及时登录账务；相关会计凭证、会计账薄、会计报表和其他会计资料，是否按规定建立档案、妥善保管；是否进行年终结账。

（6）对账管理方面：是否建立了内部定期或不定期对账制度；是否进行账证、账账、账实核对；是否建立与预算单位、银行之间的定期或不定期对账制度；银行之间对账，是否做到银行存款余额与资金收付明细账全部核对。

（7）财政资金专户管理方面：专户是否在规定的银行范围开设；专户是否纳入财政国库部门统一管理；是否建立了财政资金专户管理档案制度。

（8）印鉴和票据管理方面：是否建立了严格的印鉴和票据管理制度；拨款印章是否安排专人负责管理，是否实行分人分印管理；是否对印章的保管采取了必要的安全措施，能否做到人走章锁；资金收付相关票据、凭证是否安排专人负责保管，是否采取了必要的安全防护措施，是否建立了严格的领用和核销制度。

（9）银行管理方面：是否与银行签订了规范的委托协议；是否就相关凭证、单据、报表等的传递签订了规范的服务协议，是否严格执行专人送取、交接签字制度；是否建立与银行之间的相互制约机制和相互纠错机制。

二、检查时间与方法

1、检查时间：

（1）自查阶段。各乡镇、各部门要按照检查的内容，对本单位资金管理使用组织开展自查。

（2）检查阶段。由县政府统一组织检查组对全县政府性基金等专项资金安全管理使用情况进行重点检查和抽查。

（3）总结阶段。各乡镇、各部门对自查、检查中发现的问题进行整改落实，解决问题，完善制度，规范管理。同时，对自查、检查进行认真总结，总结材料于3月14日前报送县政府办公室。

2、检查方法：主要采取听取汇报、查验账目、翻阅档案、召开座谈会等形式，进行重点检查或抽查。

三、检查的组织实施

为使检查工作有序有效开展，县政府成立政府性基金等专项资金检查工作领导小组。

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电力作为国民经济的基础设施行业，在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。随着信息网络技术在电力企业规划、建设、生产、经营、科研等方面的应用，电力档案巨大的利用价值也越来越被社会认识和发现。企业大量档案信息通过网络传输、应用和存储，对电力企业党政综合管理部门的信息安全工作提出了新的挑战。因此，在充分发挥档案信息网络在企业管理中快速、高效、方便等优势的同时，电力企业党政综合部门必须高度重视、认真解决的一个新课题。企业管理实践证明，只有加强档案信息安全工作，才能保障电力企业实现科学发展、安全发展、和谐发展的目标。

 

一、如何加强电力企业档案管理的认识

 

(一)提高对档案工作重要性的认识

 

领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。

 

(二)管理机制健全是做好档案管理的保证

 

要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合电力企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。

 

二、改进电力档案管理的措施与途径

 

(一)领导要提高对档案工作重要性的认识

 

领导要重视档案工作，充分认识到档案管理对电力的生产经营提供重要的信息资源作用，让领导更好地了解过去、把握现在、预见未来。电力档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。领导要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的领导，将档案工作纳入生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事议程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。

 

(二)加强法制宣传，提高“依法治档”的自觉性

 

众所周知，市场经济是法制经济，电力建设档案工作同样也要纳入法制轨道。新的管理体制要求把电力档案工作纳入电力机关的自律行为范围之内。档案管理部门的宏观管理主要通过制定法规和执法监督来体现。首先，要通过宣传贯彻、落实国家有关机关档案工作的内部管理体制及管理行为，强化档案法制教育，不断增强企业领导和档案工作人员的档案法制观念。其次，市场经济体制下的电力档案，必须自觉依法治档，用档案管理部门机有关行业部门的相关政策、法规来约束自己的档案行为，接受有关部门的监督检查。同时，档案管理部门要正确认识和处理行政执法与业务知道的关系，依据所有制多元化的特点，规范档案管理工作。

 

三、深刻认识电力企业党政综合管理部门信息安全工作的重要意义

 

(一)电力企业在国民经济发展中具有极其重要的地位

 

当今时代下，电力是社会和经济运行的总开关，没有电，一切就会迅速陷入全面瘫痪。2008年初，南方数省所发生的雨雪冰冻灾害，把中国“煤电运”这种资源依赖性的弱点暴露无遗，充分体现出缺了电就没有正常的社会生活。在现代化战争中摧毁电网就是克敌制胜的法宝，这绝非危言耸听。因此，电力行业始终是国内外敌对势力窥视的重点，近年来，针对电力企业的档案信息安全攻击的案例越来越多，这就要求我们切实增强档案信息安全保密的自觉性，时刻保持警惕性。

 

(二)电力企业在市场经济条件下必须保守商业秘密

 

多年以来，电力行业始终不渝地进行体制改革，电力企业作为竞争的主体逐步走向市场，以此来焕发企业的生命力。在全球经济一体化的形势下，市场经济的主要特征之一就是优胜劣汰，而竞争的手段是五花八门眼花缭乱的，其中千方百计地获取竞争对手的信息则是其中的主要手段之一。近年来，电力企业的国内外竞争对手出于各方面的考虑，特别是在经济利益的驱使下，利用档案信息管理工作的漏洞及失误，窃取电力企业的一些商业信息。事实证明，保护档案信息安全就是保护自己企业的利益。

 

四、加强有效防控，确保网络档案信息安全

 

电力企业已建立了统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。第一，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全;第二，登陆企业信息系统平台要设置使用权限和密码，超时自动断开;第三，非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质;第四，计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新;第五，电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。

 

五、总结

 

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高度重视 统筹谋划

朝阳区档案局领导班子统一思想、超前谋划、提前介入、全程监管，多次召开专题会议研究部署奥运档案工作，保证档案工作不失位、不断档，始终把做好奥运档案工作摆在突出位置。

建立领导体制，靠前指挥，为全面做好奥运工作奠定了坚强的组织保障。在区奥运工作筹办之初，区档案局就专门成立了奥运档案工作领导小组，全面负责奥运档案工作。局长申玺朝同志以超前的意识和高度的责任感，统筹谋划，主动与区奥运工作总指挥部联系，使档案工作与奥运工作同时规划、同时部署；并在工作中靠前指挥，亲自带队深入到奥运森林公园、朝阳体育中心等重点奥运建设工程一线进行实地调研、现场办公，确定奥运档案管理方案，为奥运工程建设奠定了坚实的档案基础。

及时调整日常工作安排，积极服务街乡赛时保障阶段奥运工作。朝阳区43个街、乡同时又是区各地区奥运服务保障指挥中心，任务十分繁重。区档案局换位思考，主动调整今年街、乡档案接收进馆时间，将档案行政执法检查、档案继续教育和法制培训调整到奥运结束后进行，并且加强对街、乡形成的奥运工作档案的指导，确保完整收集各种筹办活动中的档案资料。

顾全大局，抽调人员，为奥运提供坚实的人力资源保障。随着奥运工作的深入开展，区档案局已陆续派出7名同志分别到北京奥运会开闭幕式运营中心、奥林匹克公园北区场馆群、区奥运工作总指挥部、区奥运交通保障指挥中心等奥运一线，做到对奥运档案全程管理。下一步将根据奥运赛时阶段的工作需要，选派在工作中表现突出的3名干部作为奥运志愿者充实到奥运一线。

提前介入 全程监管

奥运档案的临时性和不可复制性，决定了这部分档案的珍贵性。几年来，区档案局通过制发规范性文件、实施检查验收、开展全方位指导、组织业务培训、举办奥运图片展览等方式，织起了严密的奥运档案工作网，全力做好奥运档案的监管和服务工作，为夺取奥运决胜提供了坚实的档案服务保障。

制发规范性文件，确保奥运档案工作有章可循。在调研的基础上，出台切实可行的档案规范性文件，为奥运档案的标准化、制度化、规范化管理奠定了基础。一是加强奥运管理指挥机构的档案制度化建设。2006年，适应奥运工作的需要，制定了《关于加强朝阳区奥运工作档案管理的意见》；今年，与区组建奥运赛时保障体系工作同步，又及时下发了《关于进一步加强朝阳区奥运筹办和赛时保障工作档案管理的通知》，两个文件明确了各涉奥单位和临时工作机构对档案工作的管理职责，对奥运档案的收集、整理、保管、移交等工作提出了明确要求，对区奥运筹办和赛时保障工作档案归档范围做出了具体规定，努力做到奥运档案全覆盖。二是对奥运工程建设档案验收工作提出明确规定。2007年，以区政府办公室的名义制发了《关于做好重大建设项目档案验收工作的通知》，规范区奥运工程建设等区政府投资的重大建设项目档案的验收工作。

加强检查验收，确保奥运工程档案工作落到实处。区档案局扎实推进奥运工程档案监管工作，重点检查了建设单位在项目立项、施工建设、竣工验收等各个阶段形成的档案材料，对发现的问题及时提出整改措施并跟踪复查，发挥了档案在打造奥运阳光工程中的重要作用。一是定期开展对奥运工程项目档案工作的监督检查。落实“阳光工程”的各项责任和措施，朝阳区专门组建了由建委、发改委、审计局、监察局、档案局等七部门组成的联合检查组，吕玫副局长带队先后6次参加了检查组对奥运森林公园等重点奥运项目的检查，对档案工作提出具体意见。二是对奥运工程建设档案进行专项检查验收。按照区政府《重大建设项目档案验收办法》的有关要求，对区承担的奥运重点道路建设项目朝阳公园路、工体西路进行了项目档案验收。并与市2008办、市档案局等单位共同对朝阳公园沙滩排球场、朝阳体育中心、朝阳体育馆等工程的竣工档案进行检查验收。三是邀请区人大代表、政协委员视察奥运工程建设档案工作。代表和委员视察后，对全区档案工作在依法治档、规范管理、有效服务奥运方面给予高度评价。

强化指导培训，确保奥运档案工作万无一失。一是深入奥运工程建设单位具体指导。针对奥运工程建设单位在档案工作中遇到的困难，局长申玺朝同志亲临一线，并专门派出3人工作组进驻奥运森林公园管委会，历时一个多月，对奥运森林公园建设工程的全部档案材料进行了监督指导和现场整理；选派专人对朝阳体育中心基建档案进行业务操作辅导。二是加强指挥部奥运工作档案的指导培训。针对奥运工作总指挥部及下设机构档案人员档案职责不清、业务不熟、人员不稳定的特点，多次举办奥运档案归档和整理专题培训，明确档案归档范围和保管期限，并适时对档案工作加强指导。

隆重推出《朝阳人民迎奥运》大型图片展。为再现朝阳人民7年来在奥运筹备中取得的成绩，区档案馆在利用馆藏档案的基础上，历经4个月的精心筹备，收集了大量的照片、资料等素材，在距奥运会开幕100天时举办了《朝阳人民迎奥运》大型图片展，真实生动地记录了朝阳人民在区委、区政府的领导下，万众一心，扎实工作，举全区之力，夺奥运决胜，全力服务奥运的精神风貌和工作成效，营造了喜迎奥运的热烈氛围。展览在区政府机关大院展出后，陆续深入街、乡、社区、行政村和中小学进行巡回展览，现已累计接待参观4000人次。

服务奥运盛会，积极做好档案利用服务工作。档案利用工作围绕服务奥运的主题，充分发挥了档案的依据凭证和历史研究作用。一是征地拆迁档案为平安奥运建设保驾护航。区档案馆先后为国家奥林匹克体育中心、区市政管委、区平房乡等单位查阅征地拆迁档案400余卷次，为解决奥运环境建设中的征地拆迁问题提供了准确翔实的信息，有效避免了许多不必要的纠纷，在切实维护群众利益的同时，也保证了平安奥运建设。二是馆藏珍贵照片助推奥运宣传。为朝阳有线电视台提供珍贵照片63张，为其筹备迎接奥运盛会的《朝阳档案》栏目提供了故居旧貌、风土人情、民间典故等信息。

超前思维 继续推进

当前，朝阳区已全部进入赛时状态。朝阳区档案局将进一步把奥运档案的各项工作做精、做细、做实，全面做好奥运赛时和奥运后档案工作，为成功举办一届“有特色、高水平”的奥运会作出应有的贡献。

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一、我国档案管理基础工作究竟在哪些方面存在不足呢

档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。档案管理人员对档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；由于受专业和时间限制档案交接手续不严密，重视不够，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。主要问题集中反映在以下几个方面：

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。 档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

2、档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。档案交接手续不严密，重视不够。

3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

4、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现电力档案管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、选用准确的文件

选用准确的文件是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行档案管理时出现重复与低效率的情况等问题。

1、优化馆藏、科学保管，提高电力档案利用效率

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行电力管理档案后的利用效率。

2、健全档案管理制度

健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到档案的依据作用。积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护档案的真实性、可靠性、完整性。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上电力管理档案又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案电力管理工作有很大的提高。

3、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

4、健全规范化和科学化的工作程序

由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。分清轻重缓急，循序渐进 ，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现电力管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

三、结束语

加强电力档案管理的发展，使档案工作有新的进展和突破，就要形成一整套新的档案思想、档案观念抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，才能适应档案事业的发展，才能符合电力档案管理的需要。

参考文献：

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前言：在我国的房地产交易中，其中对房地产产权档案的管理工作是完成房产交易的重要基石。同时因为房地产交易工作的数量剧增，交易环节结尾复杂，所以我国对于房产交易的流程上也呈现出一个规范化的趋势，这项工作从意义本质上是为了维护国家和人民群众的利益，避免因为房产交易中出现的问题而产生矛盾和纠纷，而这其中，如何做好房地产产权档案的管理是解决突况和应对纠纷时的关键步骤。

房产的档案管理同时也要与时俱进，在这个科技飞速发展的时代，数据化的优势也慢慢领先纸质化，特别是数据化的便捷性是纸质化无法与之比较的，所以房地产档案的管理工作同时也要紧跟时代的发展，本文旨在对房地产产权档案管理工作上进行研究。

房地产档案整理

1 、房地产档案种类

房地产档案是指在一系列房产活动当中，形成的各种能够决定产权人身份的房屋归属权，使用情况的，土地用途的各种文件，资料类的档案，设立的本质目的是为了在日益增多的房产交易中将房产交易变得规模化，有序化。因为在房产交易中，它的买卖，交换，赠予等等权属变更情况不断在发生转移和变化，所以房产档案的管理也需要用更高效的方式才能确保房地产档案时效性，真实性和连续性[1]。

2 、房地产档案的建立

在房地产档案管理中如何在确保真实性，可靠性的前提下建立起完善的房地产档案是决定房地产档案管理工作能否完善的基础。

（1 ）在房地产档案资料收集过程中，要保证对每次房产交易过程中登记、变更和实施一系列产权活动的材料的完整，准确，详细，且每一份材料都必须要采用统一的标准格式，所有的指标以及材料的验收标准都必须要做到一致化，特别是在现代化进程的现在，要拒绝档案单一的形式，重视其他能够完成档案材料的载体形式，例如光再提档案与磁性载体档案。

（2 ）在归档材料中，所有形式产权的文件和材料都一定要保证足够完善和齐全。收集的范围包括反映测绘工作的图纸，产权登记证明，产权变更证明，产权来源证明，基础建设拆迁审批工作的文件材料等等一系列的完善的材料。

（3 ）就归档时间而言，因为房地产材料的特殊性，已经完善的房地产资料和材料可以立即归档，尚未提交完全的房地产材料可以再资料完善后定期归档，为了方便这些材料的完整度，安全程度。所以在归档材料时间上，通常可以采用实时归档和不定时归档[2]。

3 、房地产档案的整理和变更

房地产的整理工作就是将繁杂的房地产档案进行规范化，进行重新分类，组合，将房产档案的资料系统化，整洁化。这样的作用是在调取或者需要相关资料证明时时能够在第一时间进行资料的提取工作。在整理过程中要做到材料的统一分类，细致排列，保管期限的具体时间等等。

在房地产档案的整理工作中，有两项工作是十分钟重要的，首先是分类，它的目的是为了让档案系统更加的规范有序。在分类过程中，要充分考虑到房产交易的复杂性和种类性、以及分类完成后的严密性。将复杂的、繁多的档案资料变得简洁化，简单化。其次是房地产档案中的立卷工作，立卷的作用是对房地产档案整理工作的再细致化，将每一份材料都更细致的分类，通过对文件的编号，目录以及名称的撰写实施档案的精细化管理。

房地产档案的现代化管理

1 、房产产权档案管理的数据化，信息化

在这个时代的科学技术的进步当中，数据化，信息化的技术也渐渐深入到人们的生活中，而它对于房地产档案管理工作也具有较为深远的意义，所以在这样的形势下，如何将房产档案管理工作与数据化，信息化的方式相结合，是我国房地产档案管理工作的重点[3]。

在房地产档案数据化过程中，要采用科学合理的方式，首先，要依照之前的档案管理模式，把之前的房地产整理工作证的分类和分卷模式运用到数据化当中，然后将已经完成的房地产档案，采用统一的录入方式集中录入进电脑系统中，将正在发生的，现行的房产资料档案先进行归档，然后在将其录入进现有房地产产权档案管理的规范化系统中，这样的举措可以有效避免在新的房产系统录入的同时发生紊乱和不确定性。既能够对之前的档案进行合理的保护，又对新得档案材料管理实施了规范化。能够实现对数据化，信息化技术的高效利用。

2 、房地产产权档案的革新

在传统的房地产产权档案管理当中，往往是需要提供房产的目录，然后才能进行查询和借阅服务，相对来说比较繁琐。但是在现行的信息化和数据化的模式下，访问者可以在网络上完善自己身份信息证明后。能够通过在房产交易中心进行关键词：的检索服务，就可以快速高效的获取相应的文件材料。相较于之前的老旧管理模式，这样的方式显然更具有效率性。

3 、房地产档案管理部门的作用

房地产产权档案的管理工作是关系到房产交易的规范化，但是很多民众有时候却意识不到这一点，所以，房地产档案管理部门，应该做好自身的自省工作，从民众出发，主动的对民众进行宣传工作，让民众更多的了解到房地产档案管理的价值。另一方面，要从内部出发，做好内部管理的工作，为社会的经济建设提供安全，高效的服务工作。

（1 ）在房地产权属登记中，要牢记产权档案的时效性，它是随着所有权的变更而转移。产权的归属问题是房地产产权管理中最为权威的信息，也是房产交易中判决房地产交易过程是否合法的重要依据。

（2 ）在发生纠纷时，通常都以房产产权档案管理中心的实际档案材料为准。特别是近几年，我国的房产纠纷案件越来越多，而对法院最后的判决起决定性证据的往往就是房产管理中心的档案材料为事实依据。

（3 ）从国家的宏观政策上出发，为国家对于房产的统计和住宅建设等等的经济上、规模上提供有效的信息。

（4 ）避免违法犯罪分子钻漏洞，因为房产交易管理中心的规范化，所以在现行的交易模式下，可以充分规避违法犯罪分子利用其中的漏洞造成房产交易的不稳定现象。

房地产档案工作的管理人员要求

因为房地产档案管理工作的特殊性，因此，对于房地产产权档案中心的工作人员的素质高低，是决定档案管理工作能够实现有效化，高价值化的基础与核心。

1 、档案管理人员应该具备一定的政治素养，具有良好的思想觉悟和自我反省意识，从行为上要规范自身，从思想上要严于律己，并且要肩负抱有责任心，充分的法律意识，要树立起服务社会的新的理念。

2 、要能够实现对工作的细致化，做到工作当中一丝不苟，把在档案管理工作当中出现问题的风险降低到最小化。同时一定要加强对自我知识体系的提高，以应对社会高速发展带来的各种变化。

3 、拥有数据管理经验，相应的计算机知识，网络知识，对房地产材料的档案整理归类工作有一定的熟练度，要在传统的档案管理工作和数字化档案管理工作中间切换自如。

结语：

为了维护我国房地产交易的稳定性，为了完善我国房地产交易的便捷性，为了保证我国房地产交易的威严性，如何做好房地产档案的管理工作是维持这些基本现象的基础，也是根本。它对于规范化房产交易，推动整个行业的发展起到一个重要的作用，因此，要在房产产权档案管理的过程中，早日实现现代化，数据化管理，提高管理水平，从而达到推动我国现代化进程发展的目的。

参考文献