电子档案管理要求模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇电子档案管理要求，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同，给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理，更好地为企业的经营决策提供服务，是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。

一、电子文档的优势

首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”，其利用的人数、时间、地点都受到限制，而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文档“有形”的观念，使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的，而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者，因为数字化文档的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使文档的原件不会受损，如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下，电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知，纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加，导致纸张载体被损耗，字迹也越来越老化，纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同，电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤，正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子文档的载体中，也不会受到影响。

二、电子文档管理存在的问题

（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸，遵守保管要求，一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备，如果没有设备，就无法读取，同时，电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。

（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文档，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。

（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容，给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同，因此电子文档须先转为规定格式后才能归档，也增加了电子文档归档的难度。

三、加强电子文档管理的措施

（一）档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要，更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现，其保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施，对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等。此外还要做好安全防护，保证电子文档的内容和载体安全。

篇2

一、电子档案管理系统研究的背景

信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。

二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题

对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：

现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】

很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。

诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。

电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。

三、电子文件档案管理系统

电子文件档案管理系统的基本要求

档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】

电子文件档案管理系统业务流程设计

收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。

篇3

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015，（13）：88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，（20）：126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015，（19）：343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

篇4

现阶段，根据电子档案管理实际的发展情况来看，其自身存在以下几个方面的特征：

（一）工作过量

立足于中专学校自身发展的需求来看，每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化，档案变动的单位以千万进行衡量;同时，会出现部分学生选择出国留学，或是直接就业的情况，增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动，以及相应的维护、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力与财力，导致了档案管理的工作过量。

（二）信息化水平过低

现代科学技术水平的不断提高，电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高。科学技术的便捷性、有效性，在实际的档案管理过程中却没有很好的体现，也无法发挥它的高效性。大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法，这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求。目前，中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段，有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性，还不能灵活使用电子档案管理，无法发挥它的作用性。

（三）变动量过于频繁

中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学，就这样的情况来看，具有很强的流动性，因此档案需要不断的输入或输出，过于频繁。

这些都是电子档案管理的现状，也是降低其高效性的主要原因。

二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施

根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：

（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性

第一，提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性;第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况;第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。

（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用;其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性;再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

（三）强化电子档案管理所需设备，提高对中专学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式;另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。

（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

篇5

档案管理工作并不是许多人认为的那样，简单的填写数据和各人资料，然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程，在档案持有人填写完相关资料和数据后，由档案管理工作者认真仔细的检查，有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改，档案完成后，由档案管理者分类储存在档案室里，在需要调取和更新时，要迅速的调出去档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见，档案管理工作是个复杂的过程，面对现如今各类档案数量的急剧增加，传统的档案形式确实不能适应工作的需要，电子档案是十分有必要的。

一、档案信息电子化的利弊

1.电子档案的优越性

电子档案与传统档案不同，电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。电子档案与传统档案相比，其长处有很多。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，但是电子档案是借助了电子信息技术，直接将档案记录在电脑上。传统档案需要一个单独的档案室，并且要求密闭，防火，防潮，对其环境条件要求较多。纸质的档案材料时间久了，会发霉发潮，这些都会影响档案的真实性和存储时间。而且会耗费大量的人力物力，档案存储的成本较高。而电子数据只需要电子计算机的应用和处理，要求档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，这能够大大节省单位的财政支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。另外，电子档案能够有效提高档案管理的效率。传统的档案管理工作需要人力的填写和记录，一旦出错就得重新填写。而电子档案要求档案持有人在电脑上编辑完成后，将成型的档案直接考录在U盘等载体上，直接交给档案管理工作者就可以了，这样更加方便档案持有人填写档案，也方便了档案管理工作者的档案收集工作。电子档案还有一个突出的优点就是电子档案在交接时不会出现丢失和失真的现象。传统档案在档案的调取、补充和更新时很容易丢失和失真，这是因为档案持有人对档案工作的认识不够，重视程度也不够，才造成了档案在交接时的丢失和失真。点在档案在交接时只需拷贝就可以，档案持有人将档案修改之后，即使丢失或是损毁也没事，因为档案管理工作者那里还有备份，这就大大降低了档案交接时档案丢失的风险，也大大缓解了档案工作的难度。电子档案的诸多优越性决定了电子档案的发展空间是巨大的，也是必须的。

2.电子档案的缺陷

电子档案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。与传统档案相比，电子档案的存储是变得方便了，但是也更加容易被盗取了。传统档案在档案室中存储，不法分子很难进入盗取相关档案，即使进入档案室，档案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子难以辨别档案的真伪性，也难以找到自己需要的资料文件。但是电子档案只需要不法分子利用病毒或是一些违法程序就可以进入档案管理工作者的电脑，然后轻松的挑选其需要的资料和文件，这是难以避免的缺陷，因为任何电脑都难以抵挡各种各样的病毒软件。只有档案管理工作人员养成良好的工作习惯，保证档案存储的电脑不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制这一缺陷。我们应该以辩证的眼光看待这个缺陷，任何错误都是可以在发生之前被制止的，这就要求档案管理工作人员对档案管理工作认真负责，保持严谨的工作态度，承担起自身的义务和责任，正确认识自身的工作和档案管理工作的重要性，加强自身警惕。另外，档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，还有一个很难克服的缺点，那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了，而电子档案必须要求有档案管理软件的参与，不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机，档案管理工作就无法进行下去。这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机。

二、电子档案如何更好地普及应用

1.积极纳入领导协调机制

应当自觉纳入领导小组制定的总体方案。项目效能的源泉来自管理，电子化成败的关键也必然是管理。有关领导应对电子档案加强管理，制定规范的档案管理规章。基层档案管理工作者应该积极接受领导的建议，明确领导的指挥和政策，做到紧跟工作方向，完善工作任务和要求，努力做到自身工作不出差错，集体工作才能更加完善。

2.与时俱进，观念创新

电子档案的管理需要与时俱进，不断创新。基层档案管理工作者在接触电子档案的同时，应不断的积累经验和收集电子档案的信息，为提高电子档案的工作效率提高保障，实现不断创新与发展。各单位应加强对档案管理工作的认识，证实其工作的重要性，看到档案管理工作对于全局工作的重要性和根本性，提供有利的条件来实现档案管理工作的创新和不断发展。

篇6

新形势下的档案管理，对档案管理的制度、档案管理人员的水平、档案管理的办法提出了更高的要求。随着学校档案每年递增，档案规模日益扩大，内容日益丰富，信息载体日益多元，管理手段日益先进，档案资料的归集、管理与查阅、利用之间的矛盾也越发突出。因此，建立健全规范的档案管理制度，提升档案管理专员素质，实行档案科学管理的同时充分利用信息化管理，对于推动学校档案事业的科学、和谐、可持续发展尤为重要。

一、强化档案管理制度的意义

1.1，加强制度建设，严格依法治档，做好学校档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。

1.2健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，统一档案管理标准，制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，是确保电子档案的安全性与完整性的必要条件，是实施档案信息化、标准规范化建设的重要基础。

1.3加强档案管理标准化，是推行档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准的基础，是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。

二、当前学校档案管理急需完善的相关制度

档案管理制度，是学校的工作制度，特别是档案归档制度，必须要认真落实。制度制定容易，挂到墙壁上容易，但要落实就不容易，必须认真执行才能出成果。

2.1立卷归档制度，主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

2.2档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

2.3档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

2.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

2.5档案人员岗位责任制，主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

三、档案管理员与档案管理的关系及素质要求

3.1档案管理对管理人员的要求。随着学校的档案业务不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握档案信息化操作技能，掌握计算机、网络、信息工程等方面的知识，以及计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。

3.2档案管理员素质决定档案管理的质量。学校档案管理人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

3.3档案管理影响档案管理人员的素质。档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

3.4档案管理人员必备的素质要求。具有较高的政治素质 ，高尚的职业道德、严谨的工作作风；能坚持依法治档，完善档案管理的规章制度建设；具有大胆的创新精神；能够严守强化服务意识，提高服务水平；加强业务学习，通过专业培训、继续教育等方式及时更新档案管理知识，掌握过硬的业务技能，具备多元化知识和技能。

四、传统档案管理与电子档案管理的差异

4.1传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，这些档案如果只是随意存放，使用的时候常常找不到，传统档案需以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。

4.2电子档案和传统档案的分类存档同样重要。在工作中，电子文档在查找过程中比传统档案的查找要快速的多。所以日常工作中对电子档案的分类存档不容忽视。电子档案，是具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间，比如360云盘，学校各部门的档案管理人员将分类编目好的档案可以存放在云盘，方便学校各个部门之间、科室各个工作人员查阅使用，大大提高工作效率。

五、提高学校档案管理的措施

篇7

档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。

一、 档案电子化管理的优势

1、 管理便利

档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。

2、 查阅简易

档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。

3、 传递和保密

电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。

4、 存储和共享

电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。

二、 档案电子化管理面临的问题

1、安全性问题

不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。

2、管理标准问题

建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。

3、二次利用问题

档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。

4、法制问题

我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。

三、 档案电子化管理优化对策

1、加强档案电子化管理的重视力度

档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。

2、加强档案电子化管理的安全建设

安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。

3、加强档案电子化管理的标准建设

档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。

4、加强档案电子化管理的法制建设

为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。

四、 结语

综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。

篇8

根据分析与调查，因为受到相关因素的影响，银行档案保管的期限划分与自身的特点存在问题，两者并不匹配，导致不合理保管?乐亍F渲性谙喙匚南字斜砻鳎?有权机关查询、冻结，挂失登记以及补发凭单收据等均需要永久保管，但是很多情况下，有权机关的查询书并没有与财务处理相互挂钩，仅仅只能将其作为银行履行查询业务的物件或者证据，所以从银行的实际情况分析是不具备长期保存价值的。另挂失登记或者单据补发凭证属于会计凭证，其保管的时间为15年，所以无法做到永久保管；贷款或者存款的开销户记录以及申请表，按照相关规定要求，则需要装订流转，尤其在保管期限上存在双重标准，所谓，在此发展背景下，为进一步缓解其矛盾，银行会采取传统档案管理与电子档案管理相互结合的方式，虽然可以保障档案内容的有效性，但是在一定程度上却为银行人员增加了工作量。

二、电子档案管理在银行档案管理应用

（一）可降低银行档案管理的强度

从银行档案管理全局出发可以清楚的认识到电子档案管理在与传统档案管理的对比中，不仅可以减少书面书写，减少错误量，并且还可缓解存储分类的难度，所以在保管方面具有非常大的优势，尤其在无关档案销毁方面优势更加明显。从另外一个角度分析，为保证档案查阅的方便性，会计档案往往会依据业务类型加以整理与存放，但是因为管理体制不同，所以容易造成混乱，所以说混装修订虽然可以提高了档案的保存年限，但是却无法提高保存质量。

（二）符合会计电算化的要求

电算化是时展的一个趋势，但是从当前的发展趋势分析电子档案在电算化背景下应用受到限制。因为受到多年工作的影响，银行工作过分关注纸质档案，采取电子档案管理明显存在缺陷，诸多工作人员不适应，还有部分银行在发展过程中没有严格按照实际的发展情况进行规定与要求，仅仅在某一部分实施电子档案管理，这种情况下电子档案无法真正发挥其自身的作用与价值，无法扩大自身的应用范围。

（三）在银行中的应用

在当前科学技术的不断发展下，传统档案在银行中的保管已经与现实呈现出不均衡现象，如此一来则会对财务资源配置形成影响与压力。其中在银行会计档案管理中，其基本目的不仅要维护银行自身的利益，更为主要的是满足内外查询的要求。通过对相关法律环境的探究，现在所保留的纸质凭证只有债权债务关系的相关资料，尤其在银行高度电子化的发展背景下，其它的资料与内容采取电子归档能够满足基本的查询要求，从而符合保管的规章制度。然而根据分析与研究，当前银行还存有一部分纸质档案，尤其在业务的不断发展下，纸质档案的数量越来越多，造成压力。然而采取电子档案管理，便可缓解这一现象，减少库存压力。

三、电子档案管理在银行档案管理发展

篇9

一、引言

现代办公技术下的档案管理工作是指，依托计算机及计算机系统的档案管理工作。现代办公技术在档案管理工作中的应用其基础在与档案的无纸化与电子化。电子文件相较于纸质文件有以下的特点：首先，电子文件需要借助一定的现代办公设备进行读取；其次，电子文件可以在计算机等其他电子设备上进行传输与分享；最后，对于电子文件的管理不需要有场地的要求，但是计算机设备对环境的要求较高。分析现代办公技术对档案管理工作的影响需要建立在对电子文件的理解上进行。

二、现代办公技术对档案管理工作的影响

第一，电子文件易于修改，难以追踪修改痕迹。由于在现代办公技术下的档案都是电子化的文件，电子文件的篡改和伪造就成为档案管理工作人员不得不关注的问题。电子文件相较于纸质的文件，文件极易被人文修改，虽然当前已经具备先进的技术防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依旧存在，文件保管事故也时常发生。此外，电子文件修改后极难识别修改的痕迹，虽然当前档案管理工作中应用了许多先进的档案修改识别技术，但是仍旧不能保证百分之百的追踪。电子文件易于修改且难以追踪修改痕迹的特性对档案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，现代办公技术更新换代较快。现代办公技术是依托计算机系统及网络开展的，而现代电子计算机软件的更新换代是较快的，这要求电子文件必须不断改变格式适应新的技术。这种更新换代表现在两个方面：一方面，计算机硬件更新较快，使用年限较短。在存储电子文件时，通常将电子文件存储在瓷盘中，而电脑的磁盘寿命是有限的，通常说，磁盘的寿命是4年左右，这要求计算机进行定期的检修，更换磁盘。另一方面，计算机管理软件更更新较快。在使用电子软件进行档案管理后，软件不会是一成不变的，软件会适应档案管理工作的开展进行系统的升级与换代。在硬件与软件的快速更新下，档案的损坏与丢失成为档案管理工作中的难题，这要求档案管理工作做到完整和准确。[1]第三，电子化文件原件难以界定。由于电子文件的制作与传播是无实物化的，这就导致电子文件与纸质文件相比难以界定文件的原件。纸质的文件乐意通过文件的复印程度辨别是否是原件，而电子文件由于可以在计算机上显示，许多人都可以使用移动设备拷贝文件，不管主体是谁，在何处拷贝，何时拷贝，他们获得的文件都是与原件一般无二的文件。电子文件原件难以界定的特性，要求在档案管理工作的开展中做到精确。[2]

三、现代办公技术下档案管理工作开展的对策

第一，做好电子文件的归档及保存工作。针对电子文件的以上特性，现代办公技术下的档案管理工作应当注重对档案的归档及保存工作。首先，档案管理人员需要加强对档案的记录和查证工作，避免档案在管理的过程出现被篡改和丢失的现象，保证档案的完整；其次，档案管理人员需要做好原件区别工作，保护原始文档的原始信息，对于文件通过技术处理保障文件安全。例如，将归档文件的属性设置为“只读”，文件只可以被读取却不能轻易被改写；最后，档案管理人员需要确保档案的安全，做好保存工作。档案管理人员需要保障放计算机的机房达到标准的温度及湿度，确保计算机硬件与软件的不损坏，不影响硬件的运行与工作。此外，档案管理人员需要加强档案读取及传播授权制度的建设，保证文件的传播及接触有迹可循，确保文件不被修改。第二，电子文件与纸质文件进行双套管理。在当前机关单位的档案管理工作中，不少单位选择将纸质文件转化为电子文件进行保管，这样的保管方式虽然减轻了档案管理的工作量，但是对于档案管理工作的开展却是极为不利的。由于当前电子文件无法全面替代纸质文件，电子文件在管理制度建设、管理技术与方法上仍有待提升，全面的电子化将在日后的档案管理工作开展中埋下较大的隐患。针对这一现状，笔者认为在开展档案管理工作中应当采用电子文件与纸质文件同时进行的双套管理体系做到电子文件及纸质文件的一一对应，注意纸质文件的归档工作。这样做的目的是在电子文件遭到损坏及丢失时可以及时参考纸质文件进行恢复，不至于影响工作开展的进度。第三，提高档案信息安全意识，加强档案管理工作人员培训。现代办公技术下的档案管理工作与传统档案管理工作有很大的区别，电子文件的管理过程中需要档案管理人员熟悉计算机及软件，可以熟练操作系统。由于大部分档案管理人员缺乏对现代档案管理技术的学习，大部分工作人员对于信息安全缺乏一定的意识，业务能力也较为生疏。笔者认为，部门应当加强对档案管理人员的业务培训，只有组成高素质的工作队伍，档案管理工作才能有序展开。

四、结束语

综上所述，随着信息时代的到来，各个领域在工作方式和内容上都有了巨大的变化。档案管理工作作为信息管理层面的重要工作，更应该跟上现代办公技术的普及脚步，细化管理制度，提升档案管理认识，加强技术人员培养，为更好地开展档案管理工作打下坚实的基础！

参考文献：

篇10

高校在日常档案管理工作中，大量的档案不断随着用户的增加而产生，除用户外，各种工作以及项目的运行，也会增加档案的数量。数量如此庞大的档案必须经过科学的管理才能实现妥善保管、有效利用，档案管理的不合理会对的各项工作产生不良影响。大数据时代下只有采取电子信息式档案管理模式才能够实现对数目庞大的档案进行快速高效归档管理，将杂乱的档案归入科学有序的信息系统中。

一、大数据时代档案管理的现存问题

1.管理人员缺乏科学的管理理念

当前高校档案管理工作中存在一系列障?K因素，表现在认识不到大数据时代档案管理的具体特征。学校内部从负责人到管理人部分都缺乏对档案管理工作的改革意识，档案管理的规范性和科学性严重缺乏，管理人员固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。大数据时代档案管理要求其与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到大数据时代档案管理的定位及挑战性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

2.管理技术缺乏先进的设备支持

大数据时代的档案管理意味着建立电子管理系统从而实现对数据信息化管理的效果，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化改革，并与信息技术接轨，实现信息化管理。档案管理设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作信息化的实现。但是，从目前情况来看，基于计算机平台的电子档案管理系统建设的进程过于缓慢，很大程度上与资金投入量过小、经费支持不足有关，档案管理部门的融资情况不好。然而，高校的档案管理正在面临传统模式的困境，档案的管理工作安全性不高，纸质的档案存在自身物质性的局限，存放时间过久的档案可能产生变质的情况，稍有管理不慎就会出现受潮，霉变或虫噬等问题。况且大数据时代下电子文件的处理能力欠佳，管理服务水平不高，都对档案管理工作造成困扰。

二、大数据时代档案管理的改革之路

1.构建电子档案数据系统

大数据时代下档案管理必须依靠信息平台，将信息化管理理念与技术引入档案管理工作，形成彻底改革，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便捷。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理信息化建设的成败，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程[1]。

2.完善电子档案管理设备

学校往往只是认识到电子管理系统对档案管理工作的促进作用，却没有认识到电子技术平台的成本要求，依然采用较为落后的管理设备，档案的管理环境也存在诸多弊端，给档案管理的改革优化造成一定阻力，档案始终管理不善正是由于信息化设备不足导致的。当前仍有部分高校的计算机硬件标准不过关，或者根本没有为档案管理工作者配备信息化办公设备。档案数据化管理软件也需要定期更新，不断优化升级，才能使电子档案管理系统正常运转工作。因此，必须在软件和硬件两个方面不断加强技术维护，促进档案管理水平符合大数据时代的要求。

3.培养电子档案管理人才