办公室档案管理分类模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇办公室档案管理分类，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

由于工作重点不同，医院领导易将重点放在医院的硬件建设与发展上，对档案建设容易忽视。档案管理人员通常由行政人员兼任。在其管理过程中，易出现工作人员职责不明确，保管制度不严格及借阅手续无章可依的现象。

（二）现代化管理软件不足

随着科技水平的发展，档案的管理不再只局限于手工操作、人工分类等，引进现代化的管理软件是必要也是必需的。虽然有些使用Excel软件进行录入与编辑，但仍适应不了医院档案管理的需求。

（三）档案收集及归档不规范

医院办公室档案包括各临床科室、后勤部门及与外单位的相关文书。因为档案管理人员紧张，临床各科室的档案不能及时收集，或者各科室在档案的书写过程中存在这样那样的问题，都直接影响着档案的质量。

三、医院办公室档案管理的应用

（一）优质医院办公室档案管理是医院文化建设的重要部分

办公室档案是医院建设与发展的重要见证，对档案进行合理化管理，其质量的提高可以提升医院的品牌形象。在实际工作过程中，领导应给予足够重视，除了完善各项规章制度，保持档案“藏“的功能外，对档案价值进行合理开发也应该提上重要的议事日程。优质的医院办公室档案管理，可以真正达到“以档案促进医院发展，以档案成就医院品牌”的效果。

（二）完整的医院办公室档案管理促进医院建设与提升

办公室档案管理工作重点应该是保持档案的完整性。同时应努力做好档案的保密工作，保证档案的使用效果。应定期对医院办公室管理工作进行督查与考核，以保证档案管理工作的质量。对一些临床纠纷案件档案，应注重对其档案价值的开发。完整收集纠纷档案，仔细分析医院在纠纷中所处的利与弊，可形成分析报告后，供医院决策者在今后工作中进行借鉴与指导。

（三）延续的医院办公室档案有利于促进医院迎检与审核

为了更好地规范医院管理与质量控制，每年或者每几年会对医院进行分级管理考核与检查。在各项检查与审核过程中，需要有各科室历年的规范性文书及指导性规章制度。档案管理的延续性就可以帮助医院从容应对各项检查，真正做到有备无患。

（四）规范的医院办公室档案管理可以促进医务人员素质的提高

档案是具有法律意义的文书，可以作为司法机关取证的重要证据。在日常档案管理工作中，工作人员有必要对医院各科室进行档案相关知识的培训，告知档案的用纸规范、装订规范及归档规范。有条件的，可以在各科室抽调专人进行档案管理。

（五）医院办公室档案价值的开发利用可以促进医院发展

医院办公室档案是医院发展的重要历史凭证。对其完整、延续性的归档后，合理正确地开发其价值，可以促进医院更好的发展。根据医院工作的特点，可以对三类档案进行重点管理，分别为“医德医风类”“继续再教育类”及“职称晋升类”。这三类档案都直接与医务人员相关。医学知识更新速度快，医疗举措日新月异，医务人员对新知识对医疗举措的渴求更明显。医务人员是医院发展的核心力量，可以最大限度地增强医院的核心竞争力。医院办公室档案管理人员可通过信息化手段，定期对这三类档案进行信息分析，了解医院医务人员的动态变化，了解医务人员开展继续再教育的现状及趋势。所进行的分析报告，可以为医院决策者提供参考，促进医务人员整体水平的提高。

（六）网络化医院档案管理可以促进节约型医院建设

档案以文书类居多，每年医院都会有大量的医疗相关档案归档。按国家规定，医疗档案需要保30年以上，有些特殊病例档案需要保存更长时间。医院为了保存相关档案，需要花巨资添置相关设备。推行网络化档案管理后，医院信息化进程加速，电子病历可以减少大量纸张的使用，数字化影像可以减少冲洗影像资料而带来的巨大投入，大大地节约了档案成本。有报道称，某医院2009年被选全院科室档案网络化管理后，共为医院节约270余万元。同时，网络化办公室档案管理后，可以根据医院每个科室的特点，由档案秘书自行设立分类要求，明确细致地填写相关档案内容，有效地提升医院办公室档案管理质量。

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一、做好档案管理的必要性

1.档案管理概述

档案管理，亦称之为档案工作。办公室的档案管理，主要是企业管理的基础，主要包括对档案的整理、收集，并采用现代化的手段，对其进行科学、合理的管理，以便单位能够更好地进行查询、检查。

2.办公室档案管理的必要性

办公室的档案是企业、单位内部最重要的档案资料，真实地记录了办公室各项活动，做好办公室的档案管理工作，是办公室工作不可或缺的重要组成部分。具体主要表现在以下几方面：

第一，办公室档案全面反映了单位内部的工作情况，并为将来的发展有很大的参考价值。提升办公室的档案管理的效率，可全面提升单位内部的工作效率。

第二，办公室档案真实地记录了办公室各项活动，同时也为展开其他工作提供了一定的服务基础。因此，通过提高办公室档案管理效率，可全面了解单位的情况，从而帮助制定出更为科学、合理的策略。

第三，办公室档案管理工作的水平，直接体现了单位的管理水平，以及发展状况，是一个单位、企业运转状况的缩影。因此，必须要加强办公室的档案管理工作，不断地使档案管理工作走向规范化、制度化、科学化。

3.办公室档案管理原则

办公室的档案管理工作是单位进行其他一切活动的重要依据。因此，做好办公室档案管理工作，是目前所有企业单位的核心。要充分做好办公室档案管理工作，就要遵循以下三个原则：

第一，准确性

准确性是档案管理的最重要原则之一，主要是指在进行档案管理的过程中，一定要保证相关档案内容记录的准确性。在工作中，如果档案管理人员对相关的档案内容不能进行准确的反应，就无法发挥档案管理工作的特性。

第二，严谨性

办公室档案工作的本身特点，决定其在进行管理时，必须要遵循严谨性的工作原则。在办公室档案管理工作中，工作人员需要本着严谨的工作态度，对档案中的细节要素进行充分关注。尤其是在当前，精细化管理已经成为所有企业、单位的主要经营模式，办公室档案管理工作人员在工作时，必须要对档案进行精准化的管理。

第三，高效化

随着科学技术的发展，办公室档案管理手段的不断提升，档案的管理工作也开始迈入高效化时代。要保证对办公室档案管理的高效化，就必须要重视掌握信息化的管理工具，通过高效的科学技术，不断优化档案管理工作的方法，不断提升档案管理工作的效率。

二、办公室档案管理工作现状

1.档案管理人员意识薄弱，且专业素质偏低

办公室档案管理，原本是一项非常重要的工作。但就目前而言，我国大部分档案管理人员都没有意识到档案管理工作的重要性。可以说，档案管理工作人员的意识薄弱，已经成为制约档案管理工作效率的一个关键性因素。

在我国许多从事档案管理人员，并非专业出身，更有甚者，是通过关系而获得这一工作职位。如此一来，这些人便无法正确认识到档案管理的重要性。即便是档案管理工作中存在一定的不足，或者已经暴露出来管理错误，这些非专业的档案管理人员也丝毫察觉不到。

2.档案管理制度落后

就目前而言，我国大部分单位都存在档案管理制度落后这一现象。由于企业领导的不重视，从而忽视了对档案管理制度的建立；也有一部分单位即便建立了相关的档案管理制度，也因为领导不重视实施，以至于档案管理工作的相关人员在工作时，经常会无视这些管理制度。

缺少档案管理制度，不按档案管理制度行事，这都在一定程度上给档案管理工作带来了威胁：档案管理人员工作不认真、对档案的保密工作不到位、档案没有及时分类、档案没有及时归为，甚至出现档案损失等现象。

3.新技术，新硬件投入少

随着信息化的发展，办公室档案管理工作，要想不断提升管理效率，就必须要引起新技术，不断地利用计算机网络进行档案管理。但在现实中，由于种种问题：领导不重视，档案管理工作人员?R邓?平差等，他们接受新事物的能力比较差，以至于目前很多企业仍然采用纸质形式进行档案管理。如此一来，档案管理工作效率自然跟不上社会发展的步伐。

4.办公室档案的利用率偏低

档案资料借阅的繁琐、复杂性，也是制约档案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企业中由于借阅档案的步骤比较繁琐，就会自动放弃档案的借阅。如此一来，就降低了文档的使用率，从而使得一些有重大价值的档案进入了闲置境地。

三、不断提高办公室档案管理工作的效率

1.转变档案管理人员的理念，提升档案管理人员的专业水平

首先，要改变传统的档案管理意识，使其充分意识到档案管理工作的价值所在，从思想上给以重视，在档案管理工作中，始终保持正确的工作态度。

另外，要不断提升档案管理工作人员的专业知识水平，可通过加强培训的方式，不断增强档案管理工作人员的专业知识水平，提高其工作效率。

2.健全完善的办公室档案管理制度

健全的办公室档案管理制度，是提升办公室档案管理效率的一个重要保障。所以，必须有针对性的健全办公室档案管理制度，制定出明确的措施，确保档案管理工作能够顺利进行。

而对于已经拥有管理制度的单位来说，一定要加强档案管理制度在实际中的贯彻落实，充分保障办公室档案管理工作高效展开。

3.办公室档案管理现代化

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中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00

为了更加全面地对办公室档案收集和整理进行分别，因此本文分别对学校办公室档案收集和整理的内容、特点、改进措施以及实现信息化管理的必要性、策略进行了详细的分析。特别是随着科学技术的发展，办公室档案收集和管理是朝着信息化方向发展的，因此学校应该加强对办公室档案信息化的研究。

一、 办公室档案收集整理的内容以及特点

1、 办公室档案收集整理的内容

办公室档案的收集和管理主要包括四个工作内容，分别是对档案资料的搜集、对档案资料的整理、对档案资料的审核以及对档案资料的保存。这四个内容也是办公室档案收集管理的步骤，都需要按照一定的顺序进行，如果漏掉其中一个工作内容，将无法开展档案的收集和整理。比如，在开展办公室档案收集和整理的第一个步骤就是对档案资料的搜集，如果漏掉这个步骤，那么之后的工作也就无法开展。对档案的搜集，顾名思义就是搜集档案内的各种资料，然后将搜集到的档案存放在档案盒中。对档案资料进行整理，搜集完档案后，工作人员就要对档案盒内的档案资料进行整理，按照相关的目录进行整理，从而保证档案资料的整齐性。对档案资料进行审核，档案必须要求真实性，因此要用来存档的档案就一定要保证真实性，要不将会影响到之后的工作，因此工作人员需要对档案进行审核。最后，档案资料的保存就是对审核通过的档案资料进行分类归档，方便之后的查询。

2、 办公室档案收集整理的特点

办公室档案的收集和整理主要具备有三个特点，分别是综合性、逻辑性以及创新性。首先，办公室是与学校各个部门沟通的部门，因此办公室所收集到的档案资料应该具备一定的综合性，这样才方便各个部门对于档案的查询。其次，档案资料在收集和整理的过程中是严格按照学校相关的规章制度来进行收集的，因此是具备一定的逻辑性的。最后，“档案是死的，人是活的”，为了更好地发挥出档案的作用，在进行档案整理的过程中，应该结合学校的发展而调整收集管理的方法。

二、 提高办公室档案收集整理效率的措施

1、 加强对档案分类大纲的编制

由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案资料的来源众多，而且数量也多，因此办公室档案在收集和管理上是存在一定的复杂性的。因此，在进行档案资料的收集和存放的时候，就应该对档案进行分类，因此首先要对档案的分类大纲进行编制，这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下，档案的分类大纲有以下几种：第一，是上级下达的公文，第二是办公室材料文件；第三是各种参考资料。首先，上级下达的公文，可以根据不同的上级进行分类，如省下达的公文、市下达的公文。其次，办公室材料文件包括的内容比较多，比如一些平级单位送过来的相关文件，还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后，各种参考资料，比如学校内部的宣传资料等等。

2、 加强对档案的分类存放和处理

编制好办公室档案的分类大纲后，档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放，从而方便之后的档案查阅。首先，工作人员需要对档案盒进行说明，比如该档案盒是存放市上级下达的公文，就要在档案盒侧面表明“市上级下达公文”。其次，工作人员应该对每一份档案都进行编号，从而更好地方便之后的查阅，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候，工作人员应该严格按照编号来进行存放，并且做好相应的登记，这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案，提高档案查找的效率。随着档案的增多，工作人员需要定期对档案资料进行转移，从而更好地保证办公室档案的条理性。

3、 加强与其他部门之间的关系处理

由于办公室是与其他部门沟通最多的部门，因此要提高办公室档案资料的收集和整理效率，办公室部门就要加强与其他部门之间的关系处理，特别是职责关系。处理好与其他各部门的职责关系，才能更好地避免各种冲突矛盾的出现，才有利于员工之间的相互合作和沟通，提高档案资料的收集效率。

4、 完善档案收集的方法和途径

为了更好地提高办公室档案的收集和整理效率，工作人员就应该积极地完善档案收集的方法和途径。传统的办公室档案资料收集是直接到各个部门进行纸质版的档案收集，随着社会科技的进步，工作人员可以通过网上来收集信息，比如关于上级下达的文件，工作人员可以先接收电子文件，然后再打印出来进行归档。除此之外，学校也应该完善对档案的查询途径，比如学校员工可以通过网上来对档案进行查阅，从而大大地节约了员工查询档案的时间，也就大大地提高了办公室档案的收集和整理效率。

三、 实现办公室档案信息化的必要性及策略

1、 实现办公室档案信息化的必要性

实现办公室档案信息化，首先是可以提高档案收集整理的效率，通过实现办公室档案信息化可以大大地压缩了档案的收集时间，从而提高档案收集和整理的效率。其次实现办公室档案信息化是有利于档案信息的交流和分享。通过实现信息化，档案可以实现网上分享，员工可以根据自己需求来查询自己所需的档案资料，从而更好地实现档案的交流和分享。最后，实现办公室档案信息化可以大大地提高档案保存的安全性，如果是使用传统的纸质档案进行保存，如果一旦出现火灾，档案就很容易全部被烧毁，而且在潮湿的天气下，纸张也容易出现发霉的情况，从而大大地影响到档案资料的完整性。而实现办公室档案信息化，可以将档案资料上传到云端或者是存放在移动硬盘中，而网上云端以及移动硬盘的安全性远远要高于纸张的存放。

2、 实现办公室档案信息化的策略

实现办公室档案信息化的策略主要有以下三个，分别是加强对档案管理人员的素质培训、加强对档案信息的保护以及完善档案信息系统的建设。首先，要保证办公室档案信息化的水平，就要提高档案管理人员的信息化水平，因此学校应该定期对档案管理人员进行信息化培训，确保档案管理人员的信息化水平，从而更好地提高档案管理人员对于计算机系统的运用、文件分类和查找的运用，从而更好地实现办公室档案信息化。其次，在实现办公室档案信息化的过程中，必须要加强对档案信息的保护，由于大部分的档案资料都是仅供内部查阅，因此一旦档案管理的计算机被病毒入侵，就很容易导致学校的档案资料外漏，对学校以及员工都会造成很大的影响，因此学校要加强对防火墙技术的开发，提高档案管理计算机的安全性。最后，办公室档案信息管理系统的建设对于实现档案信息化有着非常重要的作用。档案信息化管理系统主要是对档案资料进行分类加工以及进行查阅检索，因此档案信息化管理对于档案管理人员的专业性要求也是比较高的。

综上所述，我们可以发现办公室档案收集和管理比我们想象中要复杂许多，因此办公室档案收集管理人员应该时刻都保持着学习的心态，不断地提高自身的专业技能，从而更好地提高办公室档案资料收集和管理的效率。

参考文献：

[1]张岩. 浅析办公室档案管理的改进与人员素养提高[J]. 兰台世界，2013，S2：159.

[2]杜慧玲. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务，2014，05：171-172.

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（一）收集、保存资料是重点。档案是对事件、人物、过程的一种真实记载，档案管理可以为后人提供一定的借鉴与应用。所以，办公室档案管理应该将重点放置在对于文件、书报等资料的收集上，然后做好资料的分类保存与整理，再配合信息化手段进行保管。

（二）档案种类过于繁杂。办公室档案管理包含了诸多方面的内容。比如：单位的会计档案、特种载体档案、行政管理档案等等，也包含了单位的各种协议、合同，上级单位印发的红头文件等，另外，还包含了录像、录音等电子档案。所以，办公室的档案种类非常多，注重办公室档案管理，才有利于工作效率的提升。

二、办公室档案管理工作规范化的主要途径

（一）做好档案管理程序的规范化。管理程序的规范化是档案管理规范化最鲜明的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等工作制定出工作流程，并且在日常工作当中严格地按照流程执行，确保每一项工作都明确到人，保障其准确与真实。另外，注重简化档案管理程序，尽可能在管理质量与管理效率得以保障的前提下简化办公室管理程序，这样可以避免将多余的时间与精力花费在档案管理问题上。

（二）深化档案管理意识，将档案规范化管理纳入领导干部议事日程中去。领导干部应该对档案管理引起足够的重视，支持办公室档案管理工作的正常开展，能够帮助其共度难关，为办公室档案管理工作的开展提供支持。领导干部对办公室档案管理工作认识的深度决定了办公室档案管理工作的发展前景。所以，需要根据办公室档案管理工作的特点，开展档案宣传，培养领导干部的档案管理意识，能够为之后的规范化档案管理打下良好的基础。

（三）着力于档案管理人员的素质提升。办公室档案管理工作与档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提升管理人员的综合素质，可以提升档案管理规范化开展的工作效率，同样，档案管理工作规范化能够提升档案管理人员的综合素质。对于档案管理人员而言，素质的提升不仅仅是专业素质与专业技术能力的提升，同时还包含了档案管理人员自身的综合素质，特别是思想道德品质方面。由于档案管理工作责任重大，所以，需要选择人品优秀、技术过硬，政治可靠的人员来从事这项工作。

（四）将档案管理人员理论能力与实践能力相结合。单位应当多组织办公室档案管理人员一起分析，总结经验，并且邀请办公室档案管理人员参加各种论坛讲座和档案研讨会，让档案管理人员对于现阶段国内外的档案管理动态有一定了解。另外，让档案管理人员多学习网络通信技术、数字化技术、多媒体技术等，通过现代化的档案管理来提升其工作效率，确保办公室档案的管理工作能够跟上时代的步伐。

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首先，大多数单位都忽视了办公室档案管理工作，档案管理意识薄弱，导致工作很难取得进步。所以，单位应充分认识办公室档案管理工作的重要性，努力改进档案管理工作，有机结合档案管理目标，正确树立档案管理理念，坚持完善档案管理制度，强化档案管理的岗位责任制。如：单位可依据办公室档案管理工作实际，积极成立档案管理工作领导小组，明确制定档案岗位目标和职责，并把工作目标层层分解开，把责任落实到每一位档案管理人员身上，并把档案管理工作实效纳入人员的绩效考核范围，逐渐在单位内部形成有序的、不推脱的办公室档案管理工作新局面。又如：单位可在内部组织开展知识竞赛、座谈会等短期性的办公室档案管理宣传工作，强化单位领导及人员的档案管理意识，确保办公室档案管理工作能得到有效的改进和提升。

其次，进一步完善办公室档案的日常管理工作。档案管理制度的建立和完善，首先应明确档案管理工作流程，并统一建立档案人员的约束与监督机制，避免人员出现不规范操作[1]。同时，办公室档案管理跟日常的文件管理之间联系密切，可在实际工作过程中一起管理。如单独建立文件资料管理办公室，根据文件资料的类别、时期等分别存放好，并贴上标签，为日后查找提供方便。档案，档案保管室的安全性应得到保障，特别是针对一些重要的文件资料，应做好加密工作，把它们单独存放起来。保密级别不同的文件资料应及时跟进相应的保密期限，如果文件资料的保密必要性已经丧失，就应做好记录，并整理好，且应要求两名档案人员同时参与保密办公室档案的管理工作，以便能相互监督，确保办公室档案管理工作能有序进行，真正把安全工作落到实处。

二、加强办公室档案收集，提高档案人员素质水平

首先，单位应加强办公室档案的收集工作。在办公室档案管理工作中，资料的收集是最重要的也是最基础的工作，所以只能对档案收集工作进行规范和加强，才能取得理想的办公室档案管理效果。一是单位的档案文书资料应分门别类进行收集和保管，收集的文件资料应格式规范、字迹清晰，并进行妥善保管;二是进一步规范文件资料的收集与使用程序，如对各种文件资料的选用、正文提料、文字编号、主题词、附件等统一开展规范工作，并严格按照档案管理制度来执行，为整理、使用办公室档案提供方便;三是科学建立档案检索制度，利用计算机信息技术完善办公室自动化系统，实现办公室档案的网上管理，做好目录编号工作，提高办公室档案收集效率。

其次，组织开展档案管理人员培训工作，提高人员素质水平。办公室档案管理工作始终都需要每一名办公室档案管理人员在日常工作中去落实，而随着管理技术、信息网络技术等的持续提升，档案管理人员的专业素质提升迫在眉睫。然而很多单位从事办公室档案管理的人员并不具备专业培训经验，对档案的立卷、分类等都是不得要领、一知半解，专业素质水平跟信息时代的办公室档案管理要求存在较大差距。为提高人员专业素质，单位应从不同方面做出改进：一是促使档案管理人员充分认识到办公室档案管理工作的重要意义，通过采取各项激励措施来提高人员工作积极性;二是时常组织开展一些教育培训活动，在丰富档案管理人员专业知识的同时促使他们掌握更多先进的计算机网络技术，确保他们能在日常的办公室档案管理工作过程中熟练运用计算机网络技术，有效提高工作效率。特别是在越来越泛滥的网络病毒、技术水平越来越高的计算机黑客等的入侵下，网络安全事故时有发生，严重威胁着单位办公室档案信息的安全性，所以人员不断提高专业档案管理意识和操作技能水平是异常关键的[2]。

三、推进档案数字化进程，加快实现信息资源共享

首先，加快办公室档案数字化进程的推进速度。单位应逐年制定办公室档案数字化建设计划，并加强检查和监督，确保能有序开展办公室档案数字化建设工作。单位应以用户需求为导向，在追求利益的前提下着眼未来，同步推进办公室档案的鉴定与数字化建设，尽早构建档案数字化目录[3]。同时，要加大投入，在单位各级档案部门形成协作机制，集中一切能集中的力量来促进开展办公室档案数字化建设工作，强化单位在档案信息资源产生过程中的主体责任，尤其要严格遵循档案信息资源谁生产、谁负责的基本原则，加快档案数字化建设进度。另外，单位应坚持实行办公室档案的双套归档制度，即纸质档案与电子档案，通过选用光盘刻录、网上传输两种方式来实现手书形式档案以外的所有办公室文件资料的电子化归档，并针对档案信息资源实施图形文件、文本文件并存制度，促使档案全文检索目标的实现，全面提高办公室档案的查准率、查全率等，最终顺利改进办公室档案管理工作。

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中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）03-0070-02

高校二级学院是指没有独立法人身份、在行政上直接隶属学校的教学科研机构（或称二级单位）。二级学院档案是指二级学院在履行其教学科研职责工作中形成的、具有保存价值的档案。二级学院档案是学校档案的一部分，同时，它的专业性、特指性更为突出。二级学院档案工作是全校档案工作的基础。本文对二级学院办公室档案工作的有关问题进行探讨。

一、充分认识办公室档案的地位和作用是做好档案工作的前提

办公室档案是直接记录和反映办公活动并归档保存的办公文件材料。办公室档案工作的意义在于：

1．办公室档案是办公室工作的历史记录，是行政工作者智慧和脑力劳动的结晶

任何一项行政工作都会形成一系列的文字、数据材料等纸质载体，有时甚至还有相片、计算机软件等非纸质载体。凡按照归档制度保存下来的这些材料即所谓档案。一项行政工作结束后，是否留下了档案，这是衡量是否圆满完成行政工作，取得工作成绩的重要标志之一。

2．办公室档案是行政工作的历史记录，具有凭证作用

随着时间的流逝、人员的更替，如果没有档案，前任的工作就没有了凭证，事业的发展就缺少了继承，也不利于后人的工作创新。办公室的工作也是在继承前人工作成果的基础上不断发展的，需要借鉴他人的成果。一项完整的办公档案蕴涵着丰富的信息，记载了人们当时的工作思路、方法和经验，对后人有重要的启发和参考作用。而且时间越久，凭证作用越大。

3．办公室档案内涵大量的信息

（1）是进行工作交流的工具与手段。办公档案的价值在交流中得到体现，在应用中得到升值；

（2）从办公档案的数量上能反映行政工作的内容和繁重程度；

（3）档案的质量能透视出行政人员的素质、水平和工作作风。

如果行政人员都能充分认识到开展这项工作的意义与重要性，就会以十分负责的态度，积极地去完成这项工作。

二、掌握档案知识，不断提高业务素质，是做好办公室档案工作的基础

档案工作业务性强，同时也是一项带有“铺路架桥”性质的服务工作。目前，高校的档案馆在校内各行政部门都设有兼职档案员，专门协助档案馆做好本部门档案的收集、整理和归档工作。这无疑是做好高校档案工作的重要举措。而兼职档案员必须认真学习档案基本知识，掌握行政档案工作规范，熟悉行政档案工作的流程。另外，还要有默默无闻、无私奉献的精神和积极主动、严谨踏实的工作作风。只有这样，才能成为一名称职的和高素质的兼职档案工作者。通过学习有关办公档案管理的知识和多年的工作体会，笔者对办公室档案有了较深入的认识与了解：

1. 办公室档案的特点

（1）具有一般档案的特点。

（2）成套性。指一个行政工作从发生到结束是一个完整的过程，必然要形成一个成套、完整的档案。它主要体现在档案的形成与内容两个方面。

（3）现实性。这是指办公室档案同当前的行政工作密切相关，具有现实性。大多数办公室档案对现阶段乃至今后的行政工作都有借鉴和参考作用。

（4）多样性。这是由办公室的工作性质和特点决定的。随着我国高等教育事业的不断发展，高校行政部门的事物越来越多，必将产生大量的种类繁多的档案。

（5）立卷单位多而且分散。高校的行政部门很多，工作划分越来越细。立卷单位多而且分散是客观和必然的。

2．办公室档案工作的主要内容和工作原则

办公室档案工作是指以行政管理工作而产生的档案为管理对象的业务工作。对于行政部门办公室的兼职档案员而言，档案管理包括：

（1）档案形成的管理。主要指将办公文件材料转化为符合归档要求的材料，包括有保存价值的办公文件的积累、收集、整理、立卷和归档。

（2）档案实体的管理。即分类、鉴定、移交校档案馆保存等。

（3）档案信息资源的开发与利用。如挖掘档案浅在价值、提供档案信息服务等。

档案工作原则性很强。坚持档案工作的基本原则是做好办公室档案工作的保证。作为兼职档案员要认真学习国家、教育部以及高校关于档案工作的法律、法规和规定，严格遵守规章制度，以高度负责的态度做好档案管理工作。同时，在具体的工作中还应特别注意以下几点：

a.凡在办公室行政工作中形成的具有保存价值的文字、图表等纸质载体材料和计算机软件、相片以及声像等非纸质载体材料，均属档案，应认真收集和保管。保存价值不明确的要及时请示上级领导和业务部门，不能擅自决定。

b.办公室档案工作必须纳入办公室工作体系，形成制度化，以确保档案的完整、准确、系统和安全。

三、办公室工作人员的积极配合是做好办公室档案工作的关键

办公室工作人员是产生、形成办公室档案的主体，只有他们充分认识到档案的重要性，才会积极、主动、有意识地积累档案，并配合兼职档案员的工作。所以，要采取各种办法和措施，进一步提高办公室工作人员对档案工作的认识，牢固树立档案意识，自觉地做好档案的积累工作，并积极协助和配合兼职档案员做好档案的管理工作。其主要措施包括：

1. 加大宣传力度，让大家充分认识到档案和档案工作的重要性和必要性，强化档案意识；

2. 加强档案工作制度建设。建立规范的档案管理制度，从材料的收集、立卷、归档各个环节程序化，规范管理行为；

3. 扩大兼职档案员队伍，形成统一的档案管理网络组织；

4. 将办公室档案的管理工作与个人的工作业绩挂钩，形成激励机制。

四、把握特点，建立机制，是做好办公室档案工作的保障

目前，各大学的档案工作机制已经普遍健全，相关工作有章可依。二级学院在进行档案工作时，当然可以直接执行学校的规定。同时，二级学院也应结合自身特点，制定二级学院档案工作的实施细则。

1．二级学院档案的特点

日常的行政工作具有辅、服务性、综合性、协调性和随机性等特点。从二级学院行政办公室的工作情况分析表明，大部分工作人员的工作均相应地具有任务重、头绪多的特性，其中，兼职工作在办公室的工作中也占有相当的比例，随着工作内容的增加或管理机制的变化等因素，基本形成了一定的一人多种角色的管理形态，显而易见，档案材料的收集、分类同样是多重身份的，以数学学科档案管理为例，按专业分类；按学术信息分类、按成果与奖励分类；按教学分类；按学生资料分类；按行政工作分类等，由此，可初步建立一套有效地档案管理系统，它体现了在类别上突出特色、形成亮点。为学院教学、科研与学科建设等方面提供有参考价值的原始信息，使之更为有效地利用或派上用场，对提高工作效率，促进学院可持续建设与发展都起着不可估量的重要的推动作用。

2．建立二级学院档案工作机制

全体员工提高自觉性，尤其在学院办公室工作中要有群体意识，并且，每个工作人员都要以热心工作、积极参与、协调配合的工作态度，从档案生成之初就按档案的基本要求保存材料，如有关学院建设的照片、实物、纸质和电子版有存档价值的材料等，设立存档关键字，揭示档案材料的内在联系，工作结束1个月内即进行整理、归纳与分类完成归档，对于不完整或缺项的内容材料进行追索归档，与主动归档并举，做到档案材料完整无缺。

五、经验与体会、问题与建议

1．学校各行政部门的领导首先要高度重视档案工作，对兼职档案员的档案管理工作要给予大力的支持。兼职档案员要积极主动地做好这项工作，不能敷衍了事。同时，要把完成这项工作看成是领导对自己工作能力的信任，是学习新知识的一次良好的机会，是一专多能的一次尝试。

2．兼职档案员要充分利用一切工作机会，宣传办公室档案的重要性，提出存档具体要求。这包括：

（1）提醒部门行政领导，对档案工作做出制度安排。各科室要实行“部门立卷”制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”，以加强工作档案材料的形成与管理，定期向校档案馆移交重要的档案材料。

（2）在具体的工作中，兼职档案员要向办公室工作人员宣传档案的意义和及时归档的重要性，使他们认识到档案不只是档案工作者的事，也是办公室工作人员的职责，应自觉地协助兼职档案员做好归档工作，使归档工作在办公室工作中相互配合，形成一个有机的统一体。

（3）坚持办公室立卷，部门统一汇总归档。每个部门的科室要分别立卷，最后，由部门的兼职档案员负责鉴定、验收、归档、上交。各科室要实行办公室负责制，部门要实行行政领导负责制，使档案工作有领导、有安排、有落实、有保障。

3. 兼职档案员要积极主动工作，在管理服务上下功夫，热心为办公室工作人员的工作提供查询服务，使他们切身感受到档案的重要性。兼职档案员要认真做好归档材料记录和文件资料数据库，为大家的日常工作提供便利。

六、目前办公室档案工作中存在的问题及建议

1．有的办公室工作人员没有知识产权概念，把属于学校的工作成果看成是个人的财产。如，在校内进行工作流动时，有的工作人员未办理办公资料移交手续，造成接任者工作不顺利；有的工作人员虽然办理了移交手续，但由于没有存档意识，移交的资料有限，给今后的工作带来损失。

2．有的办公室工作人员没有档案意识，不注意办公材料的收集、整理和归档。有的擅自决定材料是否归档。

上述现象的发生说明了以下问题：仍有不少办公室工作人员没有意识到依法存档是他们的义务；知识产权观念、档案管理观念淡薄，对档案管理不重视。同时，也说明在档案管理上也存在欠缺。这些问题不及时的解决，一方面会损害学校的知识产权，导致学校权益的流失；另一方面，对学校行政管理工作以及档案工作的健康发展将产生负面的影响。对此，学校上下都应有清醒的认识并尽快采取有效的措施，严格制度，加强管理，努力改进档案工作。

档案工作是一项永恒的事业。随着高校各项工作的深入，高校档案工作的内涵和外延也在不断拓展，这必将对高校档案工作提出新的要求。我们广大档案工作者要主动适应形势的发展，坚持服务第一，并积极地由管理型向信息服务型转变，努力挖掘档案的价值，积极利用档案的价值，为学校的档案事业蓬勃发展做出应有的贡献。

参考文献：

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办公室作为管理机构的一个重要组成部分，扮演着上传下达的角色，不仅是上下级部门之间沟通的桥梁，也是处理各类事件的主要部门。这就对办公室档案文书管理工作提出了更高的要求，能否做好档案文书的管理，将直接影响到整个办公室的管理水平。不断的创新办公室档案文书管理工作方式，提高其工作效率，对于实现组织的长期发展有着至关重要的作用。

一、办公室档案文书管理工作的特征概述

办公室档案文书管理工作主要具备以下几个特征：第一，收集相关资料，并完成存档工作；第二，相关类的文书档案的形成与管理工作；第三，工作内容繁琐复杂。以下是针对三个特征的具体分析。

（一）资料收集与存档

办公室档案文书管理工作通过记载过去所发生的事情的信息，保存好第一手资料，为以后资料的引用提供了很好的借鉴价值。同时，档案的管理对于资料的安全性以及完整性有着更高的要求，必须要将事件发生的详细过程以及涉及到的相关人员都进行详细的记载，再通过相关的纸质档案呈现出来，紧接着安排相关人员进行分类处理，并做好存档工作。档案文书管理工作主要包括的流程为：资料的收集、编辑成册、分类保存、提供借阅。

（二）相关类文书档案形成与管理工作

该特征主要包括以下内容：第一是对相关的较为分散的文件来进行收集与整合；第二是根据文件的等级来进行分类；第三是对文件的实施进行计划与监督；第四是对文件的落实进行督促；第五是在末期进行文件的整理与归档。一方面，档案是从文书中产生的，另一方面，档案也能够反作用于文书。所以，文书与档案的质量是相互影响的。

（三）工作内容繁琐复杂

档案的文书管理工作相对于一般工作而言都会更加的复杂，因为档案的内容较多，也较为繁琐。如果想要将相关的信息能够真实完全的记载，完全依托于人工是无法完成的，还需要借鉴相关的现代化技术，来实现科学化的管理。同时文书档案的形式也较为丰富，不仅有相关政府以及上级所下达的红头文件，也有单位内部的合同、责任书与协议书等等文书资料。

二、加强办公室档案文书管理工作的对策建议

现代化发展对于办公室档案文书管理工作的水平、效率与质量都提出了更高的要求，在整个办公室的管理中，档案文书管理是一个极为重要的组成部分，它能否顺利的完成直接关系到办公室能否正常运作，进而直接影响到整个单位的发展。正如上文所分析的，档案文书管理工作内容繁琐复杂，要进行合理科学化的管理存在着一定的难度。如何能更好的提高办公室档案文书管理工作的水平与效率，以下作出具体分析。

（一）科学化的档案文书管理系统的建立

在现有的管理体系中，分别由两个部门来进行档案和文件的管理，这样的管理模式在操作中存在着许多的不便，不仅难以进行文件的前期管理，而且给档案文书后期的整理工作也带来了许多不便。所以建立一个更加科学化、规范化的管理体系在档案文书的管理中显得尤为迫切。首先，安排档案的专门管理者来进行文件的前期收集，这样才能保证责任到人，利于文件的系统形成，并且给查阅带来很大的便利。其次，将管理程序安排的更加规范化和科学化，将管理的流程也安排的更加细致化。最后，还要严格遵守国家和公司相关的法律规定，以及已经制定的审核和签发制度，避免出现肆意滥发无用文件的现象。这样才能保证整个档案文书管理工作系统化的形成，便于进行统一协调的管理。

（二）不断提升档案文书资料的收集能力

相关档案文书资料的收集是进行档案文书科学化管理的首要基础，所以要提升档案文书的管理水平与质量，就必须着眼于提升档案文书资料的收集能力，其具体的提升对策表现为以下几个方面：第一，对档案文书按照标准进行分类，其中格式必须保证统一规范，分类的层次清晰明朗；第二，规定相关的收发文书的具体程序；第三，对已经收集到的资料进行相对应的编号，保证入库资料的完整性。这种过程中，特别值得注意的是针对那些保存价值较大的公文、会议资料、图表、音频和照片应在使用完毕后，进行综合整理归档，进行统一管理，以保证有价值资料的保存效率。

（三）加强相关工作人员的专业水平

档案文书处理工作是办公室管理的一项基本工作，要建立一个完善的档案文书管理体系，只是单纯的依靠制度和规定的约束是不够的，必须不断的加强相关工作人员的专业水平，提高工作团队的整体素质。在现实工作中，存在着部分工作人员并无相关工作经验，同时给人也未经过专业的培训，对档案管理的相关知识并不熟知，使得工作人员的素质与岗位的要求存在着较大的差距。所以，必须从以下几个方面来提升工作人员的素质：第一，要保证工作人员态度上的重视，使其认识到档案文书管理工作的重要性，在必要的情况下可以采取一定程度的激励措施；第二，要不定期的举行相关的培训，不断的丰富工作人员的专业知识，可以加强计算机知识的学习，将现代化的技术引入到档案文书管理工作中，例如防止病毒入侵对档案的安全性产生隐患。

结束语

办公室作为管理机构中的一个重要组成部分，其工作内容丰富多样，不仅需要处理部门内部的本职工作，还肩负着上传下达、统筹协调的职责，这样也就提升了办公室档案文书管理工作的复杂度。因此在现实的管理工作中，重视科学技术的引进，使之能在管理模式和管理形式上到一定的创新，才能紧跟时代的步伐；同时相关工作人员素质的提高也是刻不容缓的，人力资源是基础，只有保证了人员的素质，才能更好的健全办公室档案文书管理体系，不断的提升其管理水平，进而促进单位长久健康的发展。

参考文献：

[1]陈黎. 信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J]. 办公室业务，2013，01：191-194.

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办公室档案管理工作在一个单位中具有重要的作用，其的管水平与单位中其他部门工作的开展具有直接的联系，需要采取有效的措施提高单位办公室档案管理工作的效率，从而保证单位各项活动的顺利开展。为了有效的提高办公室档案管理效率的提高，需要使用现代化的技术手段，改善和创新传统的档案管理工作，实现档案的现代化和智能化管理，有利于促进档案管理工作跟上时展的步伐。

1 办公室档案管理存在的问题

1.1 管理意识淡薄，管理方式落后

我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐。

1.2 管理人员的管理素质较低，有待提高

现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。

1.3 办公室档案管理的网络信息化建设有待加强

随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。

2 如何改进办公室档案管理工作，提高工作效率

2.1 健全办公室档案的现代化管理体系

在办公室档案管理过程中，档案管理和文件管理是两个重要的管理方面，同时两个方面具有密切的联系，因此在管理的过程中，这两项工作内容需要结合在一起管理，不能够分开管理。为了使档案管理人员在后期的文件管理中遇到较大的困难，所以建议档案管理人员在文件管理的前期就广泛的参与到办公室的档案管理工作中，这样一来，档案管理人员能够全面的掌握和了解文件按惯例工作，从而能够顺利和快速的融入档案管理工作中，有利于建立和完善单位办公室档案管体系。此外，单位的档案管理制度和档案的操作程序需要完善和健全，从而保证工作人员按照管理程序进行档案的管理，有利于促进单位办公室档案管理的体系化。

2.2 增强单位档案管理的意识，更新档案管理理念

现阶段，单位对档案管理工作重要性的认识还不是很高，加之，办公室档案管理的理念也比较陈旧，带有严重的滞后性，对办公室档案管理工作水平的提高造成了一定的阻碍，因此，需要采取有效措施提高单位对档案管理工作重要性的认识，并促使档案管理理念的更新，该项工作具有十分重要的意义和作用。首先，单位对办公室档案管理规范化的认识需要提高，并在现阶段办公室档案管理现状的基础上，结合办公室档案管理的目标等创建符合现代社会发展的办公室档案管理理念，对于办公室档案管理的意识也需要采取有效的措施进行完善，并需要满足社会发展和自身发展的需求，坚持以人为本的管理理念。单位档案管理意识需要在单位的管理决策中和单位的服务意识中加以体现。在办公室档案管理过程中需要将岗位责任制强化，而单位管理中不合理的规章制度也需要的加强改善，从而使档案管理人员的爱岗敬业意识得到强化，通同也能够使单位档案管理体系的建设水平得到较大的提升。

2.3 加强单位档案管理工作的培训，提高工作人员的管理技能

现阶段从事办公室档案管理工作的人员的专业素质普遍较低，大部分是兼职，对于现代化技术的应用也不是很全面，在一定程度上影响了办公室档案管理工作效率的提高。所以说，提高档案管理人员的专业素质具有十分重要的意义。为了充分提高档案管理人员的专业素质，单位需要从不同的渠道，以不同的方式进行管理人员专业素质的培训和培养，从而增强档案管理人员的专业理论知识和技能，从而提高档案专业化管理水平的提高。立足于办公室档案管理体制的完善需求，从事档案管理工作的人员需要积极主动的参与到档案专业的培训活动，从而提高专业档案管理技能；其次，还需要提高对档案管理工作的责任感和使命感；再次，办公室档案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在办公室档案管理工作的相关要求的基础上和对档案管理专业人才的要求前提下，对单位档案管理工作人员进行专业的技能培训工作，从而使办公室档案工作人员的专业素质得到较大的提高。

2.4 强化档案收集

档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节，因此，要改进档案管理工作，必须得加强档案的收集管理工作。首先，要规范档案的范文，对档案进行分类和编排，再将收集到的档案按类目进行整理和保管；然后，要规范档案的文书范文工作，在将收集到的档案进行分门别类之后，要对档案再进行文字编号和正文提料，对档案提取主题词，再做好附件处理，方便以后使用和管理档案；再次，第二步实现以后，要对档案再进行目录编号，以方便后期的检索工作。

结束语

综上所述，办公室档案管理工作具有十分重要的作用，对单位其他的部门工作的顺利开展具有较大的影响，因此需要采取有效的措施提高办公室档案管理工作的效率和水平，充分发挥办公室档案管理工作的作用。可以通过办公室档案管理制度的完善，增加档案管理人员对档案管理工作重要性的认识，可以有效的提高档案管理工作的效率，在管理档案的过程中也需要使用现代化的技术，从而促进办公室档案管理事业的蓬勃发展。

参考文献

[1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012（8）.

[2]谭丽.试论如何改进办公室档案管理工作[J].现代经济信息，2012（11）.

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（一）缺乏完善的制度。新时期，事业单位办公室档案管理工作缺乏完善的制度保障，导致了办公室工作效率低下，影响了办公室职能的发挥。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。

（二）专业人员缺乏。办公室档案管理工作在事业单位工作中占据着非常重要的地位。但是在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。

（三）档案管理设备落后。当前，由于事业单位在办公室档案管理工作中的资金投入较少，对于一些高科技和电子产品的引进较慢，导致了办公室设备的落后。办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。

二、新时期加强办公室档案管理规范的措施

（一）建立科学合理的规章制度。制度建设是保障，只有建立了科学、合理的规章制度才能保证办公室档案管理工作的有效进行。新时期，办公室档案管理工作要适应时展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段结合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。

（二）加强办公室档案管理人员的综合素质培养。办公室档案管理人员的综合素质决定了档案管理水平的高低，因此要提高相关人员的综合素质。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。

（三）加强档案管理信息化建设。加强办公室档案管理信息化建设是新时代赋予我们的新要求。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。

三、档案规范化管理的意义

（一）档案的规范化管理是实现档案科学管理的客观要求。由于办公室档案管理是一项非常复杂的工作，通过规范档案管理过程，能够节省大量的劳动力和时间，减少不必要的成本投入，同时还能提升档案管理的工作效率。尤其是在当前科学技术飞速发展的时代，档案管理更要实现规范化，这样才能保证档案管理工作的质量，为其他部门提供最真实、可靠的数据，提高办公室档案管理的效率。

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在整个办公室文书的管理当中，文书与文书档案的管理属于主要的管理工作，并且为整个事业单位的管理形成了良好的保障和支持作用。在现代社会下的迅速发展当中，合理有效的档案管理是提高事业单位工作质量的必要手段。而现如今的党政机关事业单位，在日常的工作当中，总会产生一些文书档案信息，这些档案信息具有相当重要的作用，能够为党政机关事业单位未来的工作形成科学的引导和决策依据。但是，我国现阶段的办公室文书与文书档案管理却存在着相当多的问题，需要进行科学有效地解决。

一、办公室文书与文书档案管理的基本特点

我国当前的党政机关事业单位，已然对档案管理有了较为深刻的认知度，并且在办公室文书和文书档案管理的过程中，形成一定的基本特点。这些特点集中地体现在三个方面。首先是对一些党政机关事业单位的主要数据资料进行收集和保管，而这也属于企业档案管理的主体内容。其次是开展相应的办公室文书工作，需要有相应的文书人员进行。最后是对于一些复杂的文书工作，需要进行精细化的管理，进而实现档案管理的高效性。在整个办公室文书与文书档案管理的过程中，需要将纸作为主要的信息载体，并对一些事件发生的过程、内容以及时间进行相应的记录，并保存下来。而在这个过程中的工作重点主要是对信息进行广泛地收集和整合，接着进行科学的分类，实现管理与保存的高效性。现如今，文书工作也开展了全新的无纸化操作，因而除了纸以外，存储介质成为了新时期主要的信息载体，整体的办公效率有了很大的提高。此外，虽然这些文书仅仅是一些书面性的内容，但是它具有较高的真实性，能够被人们的决策所依赖，并且具有一定的法律依据。因而对其进行合理的保管，能够为党政机关事业单位的工作，带来相当多的实体利益。

二、办公室文书与文书档案管理存在的主要问题

1、基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小

一般而言，党政机关事业单位都会将办公室的文书以及相关的档案资料放在档案管理建筑的底层部分，这一区域空间通常都不会很大，并且经常会出现潮湿的现象。如果无法实现有效的通风，并将这些文书和文书档案放置较长的时间，将很容易出现损坏的状况。而之所以会出现这些状况，主要是由于基础的办公室文书与文书档案管理建设力度十分小，党政机关事业单位对其也没有太大的重视度，使得整个办公室文书管理上缺乏一定的资金和资源配置，进而难以得到切实有效的发展。而在领导不重视的状况下，党政机关事业单位的文书管理员工也很难将这些工作内容切实地放在心上，而进行了随意地搁置，并且往往没有较好地进行分类，给整体的查阅和管理造成了一定程度上的阻碍。

2、办公室文书与文书档案管理的管理人员专业素质较低

对于办公室文与文书档案管理工作，大多数党政机关事业单位都单纯地认为它是一种十分简单的工作，不需要投入过于专业的人手，仅仅需要一部分懂得管理的人员即可，因而经常会出现一些文化素质并不高的人员进行管理，他们仅仅懂得对这些资料进行储存，并不知道如何进行分类，对于其查阅的优化以及对现代档案管理设备的运用，几乎没有任何的了解。因而在实际的办公室文书与文书档案管理当中，涌现出了相当严重的问题，整天的档案管理效率十分低。同时，由于这些人员的专业素质十分低，经常出现文书档案损坏和丢失的状况，而对于这些状况的出现，这些管理人员都选择了忽视，并没有进行积极地恢复和查找，导致在需要这些文书的过程中难以查找地到，一定程度上给党政机关事业单位的工作形成了较大的阻碍

3、文书档案管理的方式过于落后

除去上述的管理人员自身素质存在问题以外，在管理的方法上也存在着许多的缺陷，不规范的管理方法对于档案来说，就是一场伤害，而在大多数的文书档案管理中，对于档案的管理方式并没有一个较完整的管理策略，在档案标题和档号的管理上。存在很多不科学的管理方式，这种不规范的管理对于档案造成也是十分严重的，其次，在管理的设施上，管理的工作方法一直处在过去阶段，事业单位对于档案管理没有具备发展的眼光，一味的采用传统管理手段，对于新时代下的新技术没有及时的进行吸取，在社会的快速发展下，网络时代为社会带来了很大的方便，计算机的产生既方便了管理人员对于档案的保存，还让管理工作的工作量得到了有效的减小，节省工作时间。但在实际的管理中，部分的事业单位并没有及时对网络保存的技术进行学习，而是继续使用传统的管理方式，而对于档案管理的工作，现实问题就是存在着部分的人仍旧采用以人工检索的方式，这种方式最为凸现的缺陷就在于，它不仅增加了工作量，还使得工作变的更加复杂，事业单位对于文书档案管理的成本增加，单位的管理方式严重与社会的发展脱节，导致文书管理的工作效率得不到提高。

三、办公室文书与档案管理的创新优化策略

1、加强办公室文书与档案管理的规范化

要想使得整个办公室文书它档案管理，实现较高的管理水平，必然要对其进行规范化管理，而要形成规范化的管理，必然需要建立一定的管理机制和条例。而这部分工作本身需要党政机关事业单位的领导来完成，为此，党政机关事业单位的领导必须重新审视办公室文书与档案管理的重要性，并将它放在党政机关事业单位的重点工作内容当中。在实际的管理规范中，党政机关事业单位需要对其中的管理机制和管理方法进行严格的控制，使得管理人员能够切实地对自身的管理职责加以了解，并建立一定的奖惩制度，促使员工形成较高的工作积极性，逐步提升整体的文书档案管理效益。

2、提高办公室文书与文书档案管理人员的专业素质

在整个办公室文书以及相关的文书档案管理工作当中，管理人员发挥着关键的作用，并且会对整个工作的质量产生最为直接的影响。为此，党政机关事业单位应当重视管理人员的管理能力，并采取一定的措施，对管理人员的专业素质进行综合性的培育和训练，使得他们具有较高的档案管理能力。对于这方面的措施，党政机关事业单位可以从两方面开展，首先是从外部招聘，企业需要吸收一些专业素质较高的人员，并对他们的素质进行考核，确保他们具有较高的专业素质后，再投放到实际的管理岗位上。其次是对党政机关事业单位内部人员的能力进行培养，党政机关事业单位可以选择自身内部的一些人才，进行档案管理知识技能上的培养，使他们具备较为先进的办公室文书与文书档案管理能力，并进行不断地更新，迎合当前时代的具体需求，为党政机关事业单位的发展做出切实有效的贡献。

3、构建信息化保存方式

对于传统文书管理方法中管理管理陈旧，管理方法落后的问题，构建网络化，智能化的管理方法是解决它的最好途径，在目前网络和计算机快速发展的情形下，事业单位对于文书档案的管理要建立电子化的档案，这就要求管理人员对于社会发展有较好的学习能力，对于现代化的技术有较完整的把握，在实行文书管理时，充分的将事业单位的档案管理和现代化的技术结合在一起，构建一体化的管理模式，从而实现档案管理高效、快捷、方便、安全的目标，促进整个社会组织及事业单位的快速稳定发展。

综上所述，在整个党政机关事业单位的工作进程中，办公室文书与文书档案管理起着相当大的作用，它能够对党政机关事业单位的很多决策提供依据，并完善当前的工作进程，因而对其进行科学有效的管理具有重要的意义。

参考文献