电子文件与电子档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇电子文件与电子档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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随着计算机网络的运用，电子文件与电子档案已逐渐运用到各个单位的档案管理中。电子文件及电子档案的管理运用，不仅提高了档案管理的工作效率，同时也为管理人员节省了更多的管理时间，使其能够充分的投入到其他管理中，从而有效的节约了管理成本。此外，电子文件及电子档案的管理运用，还在一定程度上创新了管理模式，提高了管理质量。

一、电子文件与电子档案的特点

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。与纸质文件相比较，电子文件的特点在于：首先，电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；其次，电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；再次，电子文件的利用不再受时间和距离的影响；最后，电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

归档后的电子文件称为电子档案。电子档案与传统档案在信息记录方式上有着根本的区别，它是以数字代码方式记录信息的。电子档案具有两个最主要的特性：一是信息的非人工识读性。经过以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，人才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。二是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬件系统的应用才具有生命力及发挥作用。电子档案从生成、处理到归档后的一切管理活动都依赖于计算机系统来实现。

二、电子文件与电子档案的管理

综上所述，电子文件与电子档案管理，不仅提高了管理效率，同时还提高了管理质量。然而，由于多方面因素的影响，以至于电子文件与电子档案管理得不到有效的实施。因而，在完善电子文件与电子档案管理的过程中，本文提出以下几种途径：

1.建立电子文件管理制度

建立完善的电子文件管理制度，是完善电子文件与电子档案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的电子文件管理制度，不仅对电子文件的形成、收集、鉴定及管理等实施了全过程的监控，同时还确保管理工作能有条不紊的进行。其次，在管理制度建立的过程中，通过相关条款的约束，明确文件的归档时间及相关数据信息，同时还能对计算机的相关软件及格式等进行管理，从而在一定程度上保障了电子文件的质量。

2.明确电子文件归档范围及方式

首先，电子文件归档范围是电子文件归档以至今后电子档案管理的关键环节。由此可见，电子文件的产生，离不开电子文件归档范围的支持。其次，在电子文件归档的过程中，主要有两种方式，即：介质移交和网络移交。通过这两种方式，来确保电子文件归档后的质量。最后，在电子文件归档的过程中，还应对其进行相应的病毒检测，以此来确保其安全性。同时也为其他电文文件的安全提供了相应的保障。

3.做好归档电子文件的技术处理

在归档电子文件技术处理的过程中，就需要档案管理人员能够深入了解电子文件的具体来源及其管理过程，从而能够对其进行详细的了解及掌握，以便为今后的管理奠定坚实的基础。其次，在处理的过程中，还应结合着文件选择相应的识别结构，使其能够在使用的过程中，顺利的对其进行查阅。最后，在接受电子文件的同时，还应对其进行严格的病毒检测，从而确保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善电子档案的保存

在电子档案保存的过程中，主要有以下几种方式：首先，在电子档案保存时，要确保其周围的环境及温度，使其符合档案保存的要求。其次，存放档案载体的库房必须按照相应规定进行管理，使其各方面达到所规定的要求。再次，在存放的过程中，必须远离磁场，同时还应远离有毒物质。最后，在管理的过程中，应认真核对每一个档案数据，并及时对其进行更改、调整。

5.电子档案的利用和更改

在电子档案的利用和更改中，主要包括以下两点：首先，为保证档案的安全利用，管理人员可以针对部分档案复制出相应的备份，使其在阅读的过程中，使用所复制的备份资料。其次，在档案更改的过程中，应由设计师填写“更改通知单”，并经批准后，档案人员根据“更改通知单”的要求，复制出修改用盘交设计师以改写的方式进行修改，经评审后以修订版本重新归档，其相同内容的纸质文件也应同时更改。

6.积极培养复合型人才，提高档案管理水平

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中图分类号：G271.4文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、档案管理电子化

随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益凸显，成为了社会发展的必然趋势。

（一）档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势

办公自动化、无纸化的进步，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。

（二）档案管理电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处主要体现在以下几个方面：第一，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。第二，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。第三，档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围。第四，档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

（三）档案管理要适应新时期工作的需求

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案管理电子化的进程。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理电子化。

现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

二、对电子文件的认识

信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。

计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两，三万份电子文件，这些大量的电子文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者逐步认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。

国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划，国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准已完成报批稿，正在进行试点工作，目前课题组正在制定我国的档案行业标准《电子文件归档与电子档案管理方法》。

三、电子文件归档管理上遇到的问题

据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。

（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。

（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

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Abstract: The rapid development of computer technology brings convenience to the relevant documents for the mapping and surveying our archive, many enterprises and companies are using electronic file as a record carrier of Surveying and mapping and surveying, but with the file management problems is the mapping and surveying professional electronic files. This article from surveying and mapping and surveying professional electronic documents as the basis, from the characteristics of the electronic documents and electronic files management and maintenance are discussed, and hope to be helpful for mapping and exploration of professional electronic file management work.

Key word mapping and survey; professional electronic documents; characteristics; file management and maintenance.

中图分类号：G270 文献标识码A 文章编号

引言：测绘与勘察专业电子文件作为建筑企业的数据核心有着其重要性和不可替代性。而近年来，我国的测绘与勘察专业电子文件档案管理也是投入大量的财力和人力，也是希望能够让自己的核心数据能够安全以及保密。而且，由于其电子文件的专业性以及形成的特性，在对电子文件的保护上又是有所不同的，不仅仅应该侧重于计算机安全的保护，在本身的文件保护上也应该有所不同，不过，着都市这都拥有一个共同的目的，那就是保证测绘与勘察的电子文件档案的实用性和安全性，这对建筑企业来说也是有着重要的现实意义的。

1.测绘与勘察专业电子文件档案的特性

测绘与勘察专业电子文件档案在整个档案的管理的体系中有着其特殊的地位，同样也有着其不一样的性质，这不一样的性质也就是特性决定了其档案管理的重要性与不一般性，那么其主要特性在那些地方呢，下面就对此作一个详细的分析。

首先，测绘与勘察专业的电子文件对外部设备的依赖性很强。由于为电子文件档案，所以最重要的那就是对计算机设备的依赖，也就是说计算机设备已经成为其电子档案的不可分割的一部分，离开了计算机设备也就没有了测绘与勘察专业电子文件的生存余地。

其次，测绘与勘察专业电子文件与记录载体的可分离性, 这也就是说测绘与勘察专业电子文件是数字化的信息形态,，其存储的位置是可变的,而且还是一种可以能够从一种记录载体转移到另一种记录载体上, 但是其内容却没有变化。

第三，测绘与勘察专业电子文件档案的专业性。测绘与勘察专业电子文件主要用于记录建筑企业在工程建筑上的一些极为机密以及对建筑工程息息相关的数据和资料，所以，记载的东西是对建筑工程的负责，所以是极其专业的。

第四，测绘与勘察专业电子文件档案的不安全性。这是针对电子文件档案的本身而言的。对于电子文件来说，计算机的设备这就制约着电子文件的安全，而且主要的不安全也是有电子文件本身易于改动，存储载体不安全还有现在的计算机以及网络本身的不安全构成的，这些都会让测绘与勘察专业电子文件档案没有足够的安全保护。

2.测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件档案的特性我们就知道如果要对其进行管理那么就应该从电子文件档案的特性作为出发点，而对其进行探讨分析，下面就从测绘与勘察专业电子文件档案管理和维护的四个方面进行详细的阐述。

2.1对测绘与勘察专业电子文件要保持良好的保管环境

保持良好的保管环境这主要是针对测绘与勘察专业的电子文件档案的载体介质而实际采取实管理措施,这样做的目的是为了不使测绘与勘察专业电子文件档案因为各种介质的损坏而使得无法读出进行调用。实际采取的措施首先那就是应该将测绘与勘察专业的电子文件的保存介质尽量的使用一次性写入光盘,其次那就是对于光盘档案的保管环境应该要做到要在温度方面保持在17 e~ 20 e 之间, 而在空气的相对湿度应该保持在35% ~ 45% 之间，最后要注意的就是要远离热源、酸碱等有害气体和各种强磁场。另外还有应该做到记录的光盘不

得擦洗、刻划和不应该去触摸盘片处以及不得弯曲、挤压和摔打盘片，特别值得注意的那就是应该防止盘片沾染灰尘和污垢,以及避免阳光直射。这些就是测绘与勘察专业电子文件档案的保管环境了。

2.2对测绘与勘察专业电子文件档案的定期检测

第测绘与勘察专业电子文件档案的管理不仅仅要做到保持良好的保管环境也应该做到对文件档案的定期检测，这是保证测与绘勘察电子文件档案的完整性以及可用性。具体的做法那就是要对测绘与勘察专业的电子文件档案进行不定期的机读抽检一次,而且要规定电子文件档案的抽检率不低于40%, 当抽检是如果发现记录的光盘损坏或者出现了问题,那么应该利用备份的电子文件档案盘及时拷贝,另外还有那就是在抽检时同时要做好测绘与勘察专业电子文件档案的检查情况记录。不仅如此，随着我国的计算机技术和设备的更新,在对测绘与勘察专业的电子文件的档案在更新时也应该要做到记录的载体与新设备的兼容性的检测, 如果不兼容,那么就应该采取措施，也就是要做到不能让测绘与勘察专业电子文件档案丢失。

2.3对测绘与勘察专业电子文件档案的维护

通过上文的测绘与勘察专业电子文件特性我们可以知道对于电子文件来说计算机是其运行的主要平台，所以计算机的系统问题也就是对测绘与勘察专业电子文件档案格式的读取问题，要做到真正的维护，下面就从四个方面对这个格式的读取问题的解决进行探讨分析：

第一，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案的格式更新。这个最重要的目的为了防止测绘与勘察专业电子文件档案的存储媒体过时或者失效。这个具体的做法也就是将电子档案内容从旧储存媒体复制到新储存媒体中，这样能够预防测绘与勘察专业电子文件档案存储媒体的可能损坏，但无法做到计算机系统和硬件的设备进步而带来的问题。

第二，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案转置。这个主要是解决其电子档案管理系统软硬件过时或失效而带来的问题。具体的做法那就把测绘与勘察专业电子文件档案进行格式转换, 而使得能够在日后可正常的读取作业程序也就是做到软硬件改朝换代时,将电子档案格式转换,这就是测绘与勘察专业电子文件档案的转置, 这可以使得资料的遗失率降至最低。

第三，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案模拟。具体做法那就是在现有的计算机技术环境下,将电子文件档案的数字资料恢复到其原始操作环境, 以呈现出原有资料。但是由于这种操作需要高层次的软件以及硬件模拟技术,实际应用几率不高。

第四，那就是对测绘与勘察专业电子文件档案封装。具体做法那就是将测绘与勘察专业电子文件档案及其诠释资料,用包裹方式进行储存。这主要的目的也就是能够保证法测绘与勘察专业电子文件档案的各种信息的完整性以及可用性。

结束语：总而言之，在对测绘与勘察专业电子文件档案的管理上，主要那就是要安全为重。在以安全作为出发点而采取一些措施。另外，那就是测绘与勘察专业电子文件档案管理不仅仅对企业的档案部门来说，而且对于测绘与勘察专业电子文件形成部门来说都具有极其重要的现实意义。因此测绘与勘察专业电子文件的档案部门在应该联合公司的技术部门以及法律界和文件形成部门等各行各业人士密切相关的配合, 而做到加强测绘与勘察专业电子文件的档案管理工作目的的同时, 还能够确保测绘与勘察专业电子文件档案管理工作顺利开展, 为其电子文件档案管理作出贡献。

参考资料：

[1] 刘新喻. 唐育清. 论电子文件档案化管理[J]. 黑龙江科技信息. 2009(12)

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关键词:电子文件;档案管理;影响;对策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)04-0102-01

1 电子文件定义及其特点综述

(1)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;(3)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

2 电子文件对档案业务管理工作的影响

2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2.2 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。

3 电子文件对档案学理论的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。

档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。

4 档案界所应采取的对策

4.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

4.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

4.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

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随着我国科学技术水平的迅猛发展，电子文件档案化管理方式被社会企业广泛推广和使用，因为传统的档案管理已经不能满足社会现代化的发展和需要，但是电子文案档案化管理又不能完全取代传统的档案管理。因此，针对电子文件档案化管理和传统档案管理特点的不同，将其在医院档案管理中的应用进行分析，找出二者之间存在的差异性。

1 电子文件档案化管理的概述

电子档案管理是在传统纸质档案管理的基础之上被广泛开发应用出来的，从电子文件档案的本质体征来看，它是利用电子计算机等网络手段对档案进行管理、归纳和分类的一种形式，这种办公自动化的管理方式可以有效的使电子文件完成自动化和社会化的管理模式。这种模式适应现代社会发展，能为医院的档案管理工作提供实时准确、方便快捷、高效的档案信息内容[1]。

医院档案部门经过用电子计算机等先进的技术手段对档案信息内容集中管理，并把档案中的内容进行系统保存，存储成符合要求的电子档案。然后再由相关的档案管理人员进行分类和整理存储到磁盘中，在必要的情况下要对其进行备份保存。电子文件档案化管理，需要对使用者进行确认，然后为档案部门提供方便的信息内容查询途径。

2 电子文件档案化管理的特点

电子文件档案是在社会生活中不断发展起来的，它是指通过电子计算机网络磁盘等设备进行存储和分类。电子档案既与传统纸质档案相对应，又与其相互关联，电子档案是通用的电子图像文件集合，通常是以案卷为单位的。电子文件档案中主要包含电子图表、报表、文件以及电子图书等。

电子文件档案化管理和传统的档案管理存在差别，因为电子档案一定要经过计算机网络进行复杂的编程和解码之后才能被供给使用。电子档案中的内容可以被粘贴复制存储到不同的媒介之中，比如优盘、磁盘等。当医疗工作者想对其进行利用时，就可以利用电脑等设备对它进行调出然后查阅出相关的档案信息内容。与传统档案化管理相比，电子文件档案化管理有如下几个特点：①传统的纸质档案内容比较直观，医护人员不用借助其他设备进行查阅。而对电子档案进行查阅时，一定要借助现代化的办公设备，比如电脑、手机等才能查阅利用。②传统的纸质档案在进行传送交接时，需要通过人工进行传送。而电子档案就可以直接利用电子计算机等设备进行传送和处理。③传统的档案在使用时，会受到时间和空间的影响。但电子档案的使用可以达到共享性，不受时间、空间以及距离等问题的影响。④传统的纸质档案的保存环境比较复杂，而且需要占用一定的空间。而电子档案则不同，它不需要相应的保存场地，但是电子档案在进行保存时需要防磁性能条件比较强[2]。

3 电子文件档案和传统档案管理之间的不同之处

3.1在归档方式上的区别 传统档案管理在归档时需要医院档案管理人员进行整合、编码和分类，需要花费大量的时间和人力，它有相应的载体，在工作人员进行编辑的过程中，出现错误更改起来比较困难。而电子档案则不同，它需要工作人员使用计算机网络进行技术编码，操作起来比较节省时间，但是电子档案的载体却不能固定，工作人员在操作的过程中可以不留痕迹的对信息内容进行修改，这样就会使得原始性的文件缺乏可靠性。为此，电子档案在归档的过程中，要在传统档案管理的经验基础上进行身份和信息验证，减少在传输过程中出现错误，以此来确保档案文件的真实准确性[3]。

3.2在归档时间上的差别 传统文件档案管理在归档时间上比较单一，需要系统的时间规定和期限。而电子档案在文件整合后，医院档案管理人员可以对其进行随时归档，还可以对计算机等设备进行设置归档日期，在某一时期进行统一归档，文件形成以后计算机网络会自动整合和分类，方便使用者查阅和使用。电子档案的随时归档性，能够减少文件漏归等问题的出现，快速便捷，提高档案利用效率。

3.3在文件分类、编目等管理方式上的区别 传统档案管理在分类和编目过程中，需要工作人员进行人工系统操作，需要档案工作人员的工作劳动强度较大。而电子文件档案管理有其自身的特殊性，它可以直接对档案文件进行分类和编目。在技术条件允许的情况下，医院档案管理工作人员在编辑过程中可以安装检索工具，以方便日后医护人员对档案信息的检索和查询，进而减少档案工作人员的劳动时间。

3.4在保管方式上区别 传统档案管理在保管方式上，需要相关的档案存储室，档案工作人员需要对档案管理存储室进行定期检查并打扫。而电子档案管理需要工作人员把档案文件信息存储到档案管理中心的相关设备中或刻入到光盘中由相关工作人员进行保管和整理，占用空间小保存时间久[4]。

3.5在查询使用方式上的区别 传统档案管理在查询使用时，需要医院档案管理人员进入档案室进行翻阅查找，查阅的过程比较复杂。电子文件档案在查询和使用时，它只需要档案工作人员注册相关登记手续，然后在档案管理中心进行登陆就可以对档案文件进行查阅和使用。

4 结论

综上所述，科学技术水平的不断提高，为电子文件档案化管理提供了技术支持，但是从医院的档案管理来看，电子档案管理并不能完全取代传统档案管理，传统档案管理方式要为电子档案管理提供基础经验。尽管目前的电子文件档案化管理在医院档案管理中存在着一定优势，但是电子档案在管理过程中也存在一定的弊端，需要传统档案管理对其进行辅助，才能够使得档案文件更好的服务于医院工作人员。因此，即使电子档案和传统档案存在差别，但是要让他们共同发展服务于医院工作的需要中。

参考文献：

[1]王碧英.论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J].管理与财富，2011，09：43.

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一、引言

计算机的产生和应用极大的改变了人类发展的进程和方式，尤其是二十一世纪以来，各种相关的电子信息技术的迅猛发展，更是对人们的沟通方式和生活方式实现了改变。这种情况下，档案管理也摆脱了原有的传统管理模式，实现了信息化的管理。要想实现对现代电子文件的有效档案化管理，就必须要明确其同传统的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该问题进行分析。

二、电子文件档案化管理的基本含义

所谓电子文件档案化管理，就是在档案管理的过程中，使用电子信息技术手段对其文件进行数据形式的存储和管理。在这个过程中不需要用到传统的纸质档案资料，也可以实现对相关的档案的有效管理，一般来说，电子文件的档案化管理要通过一定的网络系统和管理软件来实现。

由于电子文件的特殊性，使得其不能采用传统的文件和档案的管理方式来进行，也就是说不能够按照传统的文件管理的方式对各种资料进行存放。但是同所有的档案管理活动一样，电子档案也需要经过文件的形成、文件的管理和文件的处理等几个阶段。而我国的相关档案管理办法也对文件档案的管理形式有着非常明确的规定。所以，在落实的过程中，有关部门应该根据电子档案的特点对其进行档案管理的灵活调整，以更好的适应自身的特点和档案管理的流程。

在这个过程中，要注意的是电子文件同传统的纸质档案文件有着非常明确的本质区别，他们的存储形式和处理方式都有很大的不同。所以在管理的过程中，应该充分的认识到电子文件的编码和解码的特点，并且由于不同格式的电子文件对于介质的要求是不同的，不可以采用传统档案管理方式的统一纸质管理。由此可见，在电子文件的档案管理的过程中，我们还有很多的问题要明确。

三、电子文件的档案化管理同传统档案管理的区别

电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

第一、电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。而传统的档案的归档则是由档案管理部门统一的搜集所填表格和报告，在这个过程中需要经过一定的周期，也就是说要对某项档案进行统计时，应先制定一个固定的表格和纸质材料，然后进行发放、收回。

第二、电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性，真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。传统的档案的归档方式相对于电子文件就比较简便，是通过一定部门的证明开据，对现有的材料进行更改，在更改的过程中，由于介质是纸制品，所以没有严格的验证程序和要求，对于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。传统的档案的保管主要是通过对纸制品资料的存储进行的，也就是说在管理过程中必须要占用一定的空间，而且要严格的控制存储的环境，避免由于受潮和其他环境因素导致纸制品的破损和损毁，所以，传统的纸制品资料的管理的难度比较大。

第四、电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时 可以编制多角度、全方位的检索工具 方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。传统的档案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的分拣，也就是说要根据不同的类目要求和类型的区别，对各种档案材料进行手工的逐一整理，这种情况下不仅耗费大量的时间和人力，还容易导致工作失误，增加了档案管理的难度，而现代电子文件的档案化管理就有效的克服了这一问题。

第五、电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。传统的档案管理过程中，要想实现对某一个资料的查询，必须要通过专门的档案管理人员的查找和取件，也就是说要耗费一定的时间和精力，但是现代电子档案的文件管理就有效的克服了这一不足。

四、总结

综上所述，现代电子档案的信息化管理同传统档案管理有着非常明确的差异和区别，这些问题都应该引起有关部门的注意和重视，以便更好的实现自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事业单位进行管理。■

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中图分类号：G275．7文献标识码：A文章编号：1671-7864(2015)06-0195-02

作者简介：夏忠球(1964－)，男，江苏太仓人，苏州健雄职业技术学院工程师，研究方向为网络安全、软件技术、数据库技术及应用。

随着电子政务的迅速发展，电子文档成为政府部门和企事业单位体现数据流的主要表现形式，其流程中的浏览、复制、修改、打印过程中，存在着极大安全隐患。目前国内对于电子文件风险管理研究正在深入，经过，对于电子文件的风险类型和风险识别的研究，最早是在《电子文件物理归档完整性风险检测研究》一文中提出。目前，国内对于信息化平台中电子文件风险管理研究停留在比较初级阶段，在《识别电子政务系统中的文件风险》一文中，分析了电子文件管理平台的特点及各阶段存在的基本风险。根据安全调查机构的数据显示，有超过85%的信息泄密来自于企业内部，追溯源头发现，电子信息的明文存储和无控流转是泄密事件频发的根本。档案管理人员的风险意识薄弱，对电子文件的完整性、可读性、可鉴别性等概念认识不足。电子文档安全管理中具体的保护实施，是广大档案管理工作者亟待研究的课题。。

一、电子档案文件保护的特点

电子文档的使用频率已经超过了纸质文档，给日常办公带来了极大方便。电子文档是由文件内容信息和保存描述信息的元数据二者共同构成，以计算机硬盘、光盘、U盘等物理存储介质为载体的文字、图片、音视频材料。电子文档资料可以通过网络传输，通过计算机系统存取。电子文档主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子扫描版、记录活动的影音文件等。但与纸质印刷品文档相比较，电子文档具有更易复制、更易修改、更易删除和损坏的特点。电子档案文件具备三个特征：(1)电子文档真实一致性，是指电子文件的内容、结构和背景信息与电子文件形成时的原始状况一致，没有被非法篡改；(2)电子文档完整性，是指文件的结构、内容、数据等无缺损，可以正常打开阅读使用；(3)电子文档有效性，是指电子文件具备法律法规的保障，应用电子签名与数字证书，嵌入国家认证的数字证书中心颁发的证书，实现文件和载体的完好。根据电子档案的特征，应从三个方面加强对应的文件保护措施：(1)从电子文件产生、运行、消亡的整个生命周期，加强电子文件运行环境的保护；(2)从电子文件的载体角度，加强对计算机硬盘、网盘等电子文件的存储介质的保护；(3)从电子文件信息内容的保护出发，加强电子文件信息数据内容的可获得和可读取性保护。

二、电子档案文件管理中的安全风险

当前，电子档案文件在数据的访问控制和存储管理等方面存在诸多问题，其安全风险问题越来越受到重视。

(一)电子档案在网络传输中的安全风险

电子档案的在线利用是通过网络开展，在提供便捷利用的同时，也存在各种安全风险。目前网络上用户管理权限漏洞导致存在许多不可预测的安全风险，网络数据被盗取等诸多安全事件越来越多。

(二)电子档案文件在访问控制中的安全风险

在电子档案利用权限方面，给用户授予的权限过大，导致权限划分不清、越权行为的发生。失去对电子档案的监护控制行为，产生诸如电子档案文件的二次传播问题、非法删除和篡改问题，严重的会导致电子档案的丢失。

(三)电子档案文件在信息存储中的安全风险

电子档案在档案管理信息系统中的存储格式一般以常见的Office办公文档格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此类可编辑格式的电子档案如果未经过严格的加密防范措施，在信息存储和利用过程中就可能存在被篡改的风险。

三、电子档案文件的安全存储管理

(一)电子档案文件的归档要求

实施电子文件登记检验制度，把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集。电子文件拷贝至耐久性的介质载体上，最好一式3份，一份封存保管，一份异地保存，一份供查阅使用。

(二)电子档案文件的安全存储

在电子文件的媒介存储方面，应采用带有备份功能的文件存储服务器、磁带、光盘等。存储电子文件的存储介质及包装盒上要贴上包含编号、保密级别、名称、软硬件环境、保管期限等描述性标签，以方便日常的安全管理。电子档案文件的存储安全管理具体要求。

四、电子档案文件安全管理防范措施

(一)使用档案信息管理系统对电子文件进行安全归档

严格按照我国指定的《信息系统安全等级保护基本要求》、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(国标GB/ti18894－2002)等法规，规范用户角色分配、介质存储管理和文件访问控制等手段对电子文件进行过程控制。在政府机构、企事业单位的档案信息管理系统中，设计系统管理员、安全管理员、安全审计员三种角色，符合三员权限及职责的有效分离，实现三方管理的相互制约机制及监督机制。其归档流程，按照以下步骤：使用用户名登录档案管理系统—在线录入文件归档表—按照目录进行归档分类提交保存—档案部门在线审核办理档案移交手续完成归档。

(二)电子档案文件的加密及跟踪保护

对电子文档提供数字标密，并生成电子标签功能。电子文档拥有者可在电子文档生成时，进行实施审批手续制定秘密等级。标密后的电子文档可识别电子文件的创建者、创建时间、秘密等级等信息，能够记录文件的复制、打印和删除等行为，实现动态跟踪保护。在设置文件的授权访问控制方面，可以按照用户和文件两个维度，建立二维矩阵式的内部权限控制体系，提供文件的标准授权、文件的定向授权和文件的向上授权这三种授权方式，给予用户相应的权限。

(三)电子档案文件的安全传递及文件恢复管理

在电子文档的两个关键阶段：文件定密阶段和文件外发阶段，引入流程审批管理手续，实现对电子文档使用过程行为的全程追踪管理。电子档案传递过程中，引入数字指纹技术和数字水印技术实现的安全传递管理。在数字指纹和水印中通过嵌入的是信息拥有者的信息和传递流向的相关信息，实现跟踪监控，能够防范解密后的电子文档被不明身份的用户非法篡改。另外，不同城市之间的异地存储技术目前正应用于电子文档的保护中，当发生档案数据丢失时，可以使用备份文件完成数据恢复，保障档案文件的安全。

五、结束语

总之，电子文档的安全环境是信息安全范畴的薄弱环节，是防范的重点。在电子档案文件的形成、积累、鉴定、归档及保管方面，需要从管理人员的安全意识、数字指纹物理技术等有效的物理安全防范措施，确保电子档案文件的真实性、完整性、有效性。

参考文献：

［1］曹文雁．浅析电子文件风险管理的必要性［J］．山西档案，2013(S1)：89－91．

［2］钟奕思．我国档案风险管理研究现状述评［J］．兰台世界，2011(18)：36－38．

［3］杨凤梅．关于电子信息档案管理的风险控制方法探讨［J］．才智，2013(16)：121－123．

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我们经常使用的电子文件大都是通过对纸质文件的扫描得来的，在这个过程中，电子文件可以保证其内容、逻辑结构和背景信息的真实性，而且不会因为文件传输、存储、迁移而发生内容的增损。人们利用这些具有真实性的文件可以很好地还原历史，回复事物本来的面貌，当然，值得肯定的是，电子文档的真实性还能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。虽然相对于传统的纸质文档的管理，电子文件比较难以保证其真实有效性。这就对管理者提出了较高的要求，他们必须采取一切安全可靠的方式来实现电子文档的可靠性。例如通过建立可靠的识别系统来限定接触电子文件的操作者，以及开启操作日志控制管理；等等。管理者在管理电子文档时必须注意的是要时刻关注电子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照纸质归档方式对电子文件加以管理，通过管理人员特有的方式进行特别管理，并要求所有管理人员严肃对待，加强电子文件的管理力度，严格检查出入归档的登记表，以确保电子文件的有效性和原始性。此外，采用逻辑归档方式管理文档时，要严格按照已经记录好的信息记载形式、批准时间等与实际文件相互对比，并利用现代科技对其可靠性进行分析，加强对这类特殊文档的管理。最后，管理者要对电子文档的版本审核并归档，纸质文档在最后过程中，管理人员会对其成稿进行分析，图形文件如果在检查过程中出现修改，也会将这部分新增的部分与原先的图形比较一致，再进行存档；如果管理者所使用的高科技方法相对比较完美，那么我们必须使用电子签名以及安全控制等技术手段对电子文件档案进行安全归置，这样才能够做到对电子文件的真实性的有效确认。所以对电子文档的审核并归档也设计版本比较问题。

二、圆满性

电子文件要想真正实现价值，一种最重要的条件就是保证圆满性，这是档案管理工作者必须要学习并掌握的技能。电子文件的圆满性，即是保持其完整性，要做到这一点，我们需要注意三个方面：第一，要保持电子文档数量和内容的完整，不应该有缺损，尤其在恢复其原来面貌之后，一定要确保新的电子文件与原来的在内容上有联系而且没有讹误。第二，保证电子文档内部的各个部分都没有缺失，保障文档内部的结构不是割裂的，内容是具有统一性的。第三，要保证电子文件与其上层文件在结构和内容上具有一致性，没有缺损。依据此前保护纸质文件的经验，我们可以得知，要想保证电子文件的完整性，最重要的是依靠强有力的法律法规支持，政策上绝对不能松懈，要严格改善现有的管理方法，并在此基础上通过各种技术措施来采集信息与数据，尤其是在管理电子文件的过程中，要依据其具体内容建立行之有效的制度，在此制度的指导下，收集资料定会较之以前事半功倍，从而更有利于保障电子文件的圆满性。

在处理电子文件保存与运输的过程中，我们必须对必要信息相关项目制定出严格地有规范的要求，并时时根据储存的变化进行登记。搜集到的背景信息数量肯定是繁多而芜杂的，更有甚者出现诸如形式上的图像文字的交叉，所以有必要在规范化管理上有所加强。设计者在设计电子文件系统时，应该充分考虑系统运行过程中自动链接相关信息，包括文字信息和图像信息，即是其存储在不同的地方，也应该能够共存于同一系统之中，这就对电子文件系统设计提出很大要求。还应该注意的是保持电子文件原有数据的规范管理，要求每一次归档和移交时都应该对元数据进行检查，以免数据流失。

三、易读性

电子文件的可读性是要求文件经过迁移等处理后依然可以为人们识读、可以以理解的方式输出，而且对其真实性无损。这一特性是其保存的价值所在，如果迁移之后的文档不能被继续阅读，那么对其接受者来说就没有任何意义了。电子文件的可读性要想获得保证，必须将严肃对待坚持到管理的全过程。在整理电子文档时，应该根据不同电子文件的不同类型分类整理。以及相关法律法规建立行之有效的措施，并使用相应的技术规范保障。整理电子文档的有关部门应该每年都进行检查更新，要确保每一份电子文档的读取、处理有完备的保护，设备环境更新时要确认新设备可以读取原来的电子文件，如果不能读取，要及时对就文档进行载体转换工作，同时对原有文档继续保存不低于三年。达到保留期后，可以将原有电子文档清除，重复使用其载体，不可清除的文件应该加密处置。一般情况下，管理人员每两年要对磁盘进行抽样机读检验，每四年对关盘进行抽样机读检验，抽样率不低于10%，一旦发现问题，立即处理。相关档案部门应该将每次抽查结果登记到《归档电子文件管理登记表》中。

四、安全性

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随着科技的进步，计算机技术、网络技术的发展，电子计算机和信息网络技术已经进入人们工作、生活的各个领域。电子文件做为计算机技术与办公自动化技术及结合与发展体也走入我们行政管理日常工作之中，已成为人们完成各种行政管理工作的重要工具，逐步被普及和确认并被广泛应用。今天，人们坐在舒适的办公室里，利用计算机键盘、鼠标、网络，将行政管理决策、指令、行动方案、合同等电子文件发出（或接收），即可履行职责、完成业务活动。现代信息技术完全彻底地改变文件写作、传输、接收、存储、搜索、获取、拷贝、加工、控制等各项工作，使我们传统的工作方式等诸多方面产生了革命性的变革。然而电子文件的管理并不是一项简单的工作，在人类发展的历史长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现前的各类型载体档案，没有什么像电子文件能给行政工作中的档案管理带来深刻的震撼与变革。电子文件归档后即形成电子档案，作为一种新的信息集合体已经进入档案管理的范围。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。经过几年的探索，目前各国档案界对电子文件有了初步统一的认识，并对电子文件管理有了一定的实践经验，在信息化飞速发展的今天，档案已不再局限于传统意义上的纸质档案，电子档案"档案数字化"档案信息网络化延伸了传统档案的内涵! 人们在行政管理日常工作中对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，电子文件归档工作的推行大大方便了文书档案的利用，提高了档案管理工作的现代化水平，同时也引出诸多值得思考的问题。

一 电子文件的定义及特点

电子文件的定义

电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合，使人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件的某些特性与纸质文件存在着很大的区别。要利用和管理好电子文件，就必须了解其特性及特点。

电子文件的特点

1．应用发展的阶段性。

办公自动化的应用是不断发展变化的过程。设备的规模不断扩大，例如一些单位的计算机网络，就是分别由几前的十几台终端的小局域网，发展到现在的数百台终端的大型网络，甚至连接成国际网，处理的业务也由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程。在不同的应用发展阶段，电子文件的作用也不同，它们分别是草稿性电子文件（计算机只起打字机作用）、辅电子文件（纸质文件为主，电子文件为辅），正式电子文件（电子文件为主，纸质文件为辅），无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。

2．设备依赖性。

离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别，决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至100年。若干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取设备了。

3．电子文件信息与载体的相分离性。

电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。 

4．电子文件的易更改性。

电子文件在其生成、运转、归档过程中文件内容极易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全及原始性，需要解决很多的技术难题。电子文件的多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。 

5．电子文件非实体归档的可能性。

不论电子文件实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至相距十万八千里。由此而来的问题是一旦网络毁坏，电子文件就可能永远丢失了。

 6．电于文件对背景信息和元数据的依赖性。

背景信息是指伴随着电子文件的生成和运作过程产生的人员和机构等方面的信息，对于普通纸质文件来说，一般的原件上或附带的表格中直接记录了单位交接，报批签署等背景性内容，也就是说文件本身已包含了背景信息，电子文件则不同，背景信息与文件内容信息常常被分离保存，如果背景信息丢失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。元数据是指构成电子文件数据的数据，系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据。元数据由于具有隐含性而使人往往忽视了它的存在，可是一旦元数据被丢失或破坏，电子文件原始的形态就会改变，甚至会失去可读性，可见保证背景信息和元数据的完整与正确是至关重要的。值得重视的电子文件特性还有不少，例如信息共享性、非直读性、标准化依赖性等，制定电子文件归档管理办法的标准时，必须针对上述性质采取措施。

二、电子文件的发展趋势

办公自动化、无纸化等事务的出现，使档案的生成方式发生很大的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读性是以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统的提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机的提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、电子文件在归档管理上存在的问题

电子文件的形成、收集积累贯穿于行政公务、科技等工作的始终，电子文件的形成者或承办者最熟悉电子文件内容和电子文件之间的关系，由他们收集积累并整理归档，才能保证电子档案的质量。电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案部门移交。 电子文件的归档，应按归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性；有利于归档工作的全过程管理；在电子文件形成阶段就要做好收集积累工作，建立必要的记录和登记。要求归档的电子文件必须真实、完整，要系统地反映工作的过程和结果，电子文件的归档应由形成者进行整理并编制归档说明，经有关领导审批后向档案部门移交。归档前，档案部门应协助电子文件形成者或承办者进行整理，同时对归档的电子文件进行检查、检测、验收。归档工作是由文件管理转换为档案管理的基础，它的质量关系到整个档案管理水平，因此必须有质量控制措施，以保证这项工作的正常进行。要严格电子文件归档的检查、检测程序和制度等。

据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。

（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源

电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。我国政府上网工程也已经启动，1999年各个部委开始在互联网络中建立正式站点和主页。一些较大部委符合开放条件的电子文件将会陆续进入互联网络，网络化带来的突出问题是，多数办公自动化网络的建设没有档案部门参加，而多数档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。

可以想见，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少，例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10％的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10％；而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。

（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难

日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的文字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在文字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。

（三）电子文件的真实性。

实际工作中，影响电子文件真实性的因素有很多，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据；一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。 

（四）电子文件的法律效力尚不明确

通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的，例如纸质文件、文件的缩微品等。电子文件由于没有固定的载体。制定相应的法律认定条文就遇到很大困难。这也就是光盘、磁盘，磁带及其他多种新型材料为载体的电子文件未能及时制定法律认定条文的原因。  

针对电子文件在归档管理上存在的问题的对策

面对大量的电子文件，档案工作者不能消极等待，而必须积极行动，针对电子文件管理中的问题采取措施。以下是国内外对电子文件管理所采取的一些主要措施的归纳和介绍。

（一）档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理

各国的档案管理工作一般都是与文件管理工作分开进行的。鉴于电子文件的特点，一些国家已开始采取措施，使档案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等国，按档案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以说就是考虑了档案管理的要求从文件生成起建立起的文件档案，并且编制了通用软件包，实现了电子文件与纸质文件的统一管理。

我国档案工作主管部门也在积极寻求对策，其设计中对策的主要目的是把目前的公文办理和档案保管的分段管理状况，从对电子文件连续管理的角度统一起来，并提出符合档案管理的原则要求，包括从电子文件的形成，运行到归档管理，应当由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或人员负责；在电子文件的形成，积累、归档、保管过程中，应及时登记设备环境，相关数据等，以保证电子文件归档的质量；生成电子文件的专用软件必须一同归档；对已归档的电子文件的管理，应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为档案长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；为确保归档电子文件的完整性和有效性，应当从电子文件形成起，就进行妥善的管理；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或部门的规定，要有必要的安全保密措施。电子文件严禁上开放的网络。

（二）相关标准的制定

由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更细致、周全、易于操作。我国也正在抓紧制定“CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求”和“电子文件归档及电子档案管理方法”两项标准，前者主要是对CAD电子文件的光盘存储和保管进行规范。后者则是对公文类电子文件和电子档案，从收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面作出较细致的规定。 

（三）电子文件的分布式管理 

由于电子文件具有的特性，如果按传统方法集中到一个档案馆，会产生许多难以解决的问题，如频繁的设备更新耗费大量的资金使档案馆难以承受，而一旦设备落伍，将危及电子文件和电子档案的有效性，再如网络上可以实时进行电子文件的归档工作，而向档案馆的集中则必须定期进行，会降低效率、增加成本和产生一些漏洞，所以澳大利亚等国家在档案法中规定“对于具有持久价值的电子文件，档案馆不要求部门将电子文件的载体送交档案馆保存。但当电子文件保留在产生它的部门时，应由档案馆对这些电子文件进行登记，并加以控制。”此方法被称为“电子文件的分布式保管”。

目前我国对电子文件和电子档案的分布式管理尚未认可，但在一些分布式的办公自动化网络中，对电子文件的实时归档方面也采取了类似的方式。

（四）使电子文件归档时改变结构，脱离原来的软、硬件环境，以便长久保管

 针对电子文件的设备依赖性，一些国家采取了相应措施，使电子文件脱离了原来的软、硬件环境，以利于长久的保管要求。例如，挪威承担了北欧国家共同的“电子文件管理工具（TEAM）”项目的开发。该工具软件包将数据库文件以展开方式存储，由于去掉了原数据库复杂的索引结构，使电子文件保管时不再受原数据库的条件限制，在日后需要使用这些电子文件时，可通过查询语言检索，只是效率较低，不过通过查询语言检索还可重建原始数据库的逻辑结构。 

我国目前还未发现采用此类方法的尝试，原因可能是我国幅员辽阔，情况较复杂，用一个软件包对多种数据库的电子文件进行展开处理非常困难。另外，被展开存储的电子文件，能否不改变地恢复成原来的模样，尚存在问题。 

（五）对电子文件法律效力问题的解决

目前对电子文件的法律效力问题还未有很明确的解决方法。但是，鉴于电子文件已经大量产生，不少国家对此问题作了规定，一般是以严格的管理程序保证电子文件的凭证作用。例如加拿大等国家规定，符合国家规定的管理程序产生的电子文件具有凭证作用。不过在实际案例的操作中，并不是所有的法庭都认可电子文件的凭证作用。 

目前我国对电子文件的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文件记录应当对该部门的活动具有凭证作用。很多国家当前也是采用了这种对策。看来，这个问题的解决除了行政办法外，还要依靠更加严格的技术措施才行。 

（六）对电子文件真实性问题的解决

由于电子文件可以随时变换载体，或被不留痕迹地改动，所以为保证电子文件的真实性要采取专门技术措施。电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。例如，有的办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理，还有的办公自动化网络中，可自动对每份电子文件的修改，存取，传输等任何操作都进行实时登记，以密码形式存储并有防删改措施，从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。

五、结论

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。

  总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。

   

参考文献：

[1] 《电子档案管理基础 》 清华大学出版社（ 王萍、宋雪雁 编著）

出版日期 ：2006 年 2 月

[2] 《电子文件管理教程》人民大学出版社（冯惠玲主编）

出版时间：2002年8月

[3]《档案管理现代化》浙江大学出版社出版日期 ：2002 年 8 月

[4]《电子文件归档管理的探索》中国档案出版社 （马玉玲主编）

出版时间：2004年

[5] 档案信息化建设导论[M].杨公之.中国档案出版社,

出版时间：2001年

[6]《电子文件管理基础》，丁海斌：中国档案出版社，

出版时间：2002年版。

篇10

随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。认真分析比较电子文件与纸质档案的差异，取长补短、互为补充，是一个需要研究的问题。

1.载体寿命的差异

纸张的寿命取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等作用下，可发生水解和氧化反应，使字迹发生扩散。但只要在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体——聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、脱落、粘连、磨损、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，是由盘基、记录介质和保护层等部分组成。但是目前构成光盘的碲、硒、碳铝等化合物不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应，在激光热效应下易物化变形。由于电子文件载体材料的这些特性使电子文件的寿命比纸质档案的寿命要短得多，一般仅为5—15年。

2.环境条件影响的差异

2.1温度和湿度影响的差异

不适宜的温度和湿度对纸张、磁性载体和光盘均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，使字迹材料发生扩散、洇化现象，从而缩短纸质档案的保存寿命。而电子文件载体受温度和湿度的影响方式截然不同。首先在温度过高或湿度过高的环境下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，且光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会很容易弯曲变形，这些都会影响到激光束的精确定位和数据的读写。其次连接底基和磁粉的粘和剂，在温度过大的条件下会长霉水解，使磁性载体材料变质，直接影响信息再现。但是如果环境湿度过低，在信息输入时片基容易产生静电，吸附空气中的尘埃而损坏磁性载体。

2.2灰尘影响的差异

对纸张而言，即使灰尘已经对其产生了实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、 产生色斑和霉斑等也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息，使纸质档案的寿命得以延长。而灰尘对电子文件载体的损坏则很难恢复，因为霉菌分泌的酶和有机酸会使磁性载体和光盘数据丢失，使计算机无法读出原始信息；磁盘、光盘表面如果被划伤，记录信息就会被破坏和损毁； 灰尘中所含的化学成分也会不同程度地引起磁盘、光盘的腐蚀、降解，造成记录信息丢失，导致信息不完整。一旦灰尘对电子文件载体造成了损坏，载体上所记录的信息可能会局部丢失，影响了信息的完整性，使原始信息在计算机系统上无法被读出，导致电子文件失去了保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义。

2.3外来磁场和机械震动影响的差异

磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，但它能使电子文件的磁性涂层发生消磁或磁化，从而破坏记录信号。因为电子文件的载体材料是磁性物质和光盘，磁性物质中的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，但它极易受外界磁场的影响。当外来磁场作用于磁性载体时，它能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，从而影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。

2.4光线和有害气体影响的差异

光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解和氧化反应，导致纸张强度的降低，从而缩短纸质档案的保存寿命。而有害气体和光线，特别是紫外线，对电子文件的破坏力更大。二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性的有害气体，在一定条件下，会腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

3.技术寿命的差异

纸质档案信息记录到载体后，就可以脱离其技术手段、书写方法而独立存在，它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。只要注意温湿度等环境条件，不使其发生化学反应，没有天灾人祸，就可以使其长期保存。

而电子文件整个生命周期都离不开产生它的设备技术环境。由于电子文件对计算机系统的依赖性，使IT 技术的发展对档案资料的存储期限也产生了重要影响。一旦技术过时，载体上的信息就必须转移或者无法读出，容易造成档案信息的丢失。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，在技术不断创新的今天，对电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。

4.信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，由于电子文件的信息与载体的可分离性，信息的易变性、可操作性和非永久性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电脑病毒也构成了危及电子文件信息保护的一个关键问题。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染，导致电子档案被破坏的面目全非，从而影响了信息的真实性和完整性。