科技档案管理学模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇科技档案管理学，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0320-02

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

（一）抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时，由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

（二）加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

（三）加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

（二）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆（室）只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

三、实现档案管理科学化分析

（一）档案管理科学化工作是一项系统工程。主要包括两方面：一是政府政策层面。积极完善和宣传档案法律法规，档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。二是机关单位自身层面。要构建科学化档案管理机制，只要符合国家档案法规，做到科学利用信息化手段，并实行集中统一管理原则，就会不断有利于档案工作开展。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

（二）明确定位。档案管理工作面向党委政府、社会大众提供专项服务。上至国家、下至公司单位，档案管理均为涉及到全局的重要任务，为中心工作提供服务。因此，应积极主动的将档案管理纳入中心，方能做到成绩斐然。在前期应做好充分准备，树立科学发展意识，进行明确定位，贯彻我党方针路线，把握当前形势的不断发展变化趋势，重视研究国情、地区发展状况与公司企业的现实状况。积极的由全局视角分析谋划，提升政治意识，全局意识以及安全责任意识。应明确着力点，在抓好常态工作的基础上，应有效的把握并调节阶段工作的核心重点，提升档案服务管理针对性以及综合效率。

（三）加强基础建设，提高管理水平。对于档案管理科学化建设的路径之一，信息技术已成为当前档案管理不可缺少的技术基础，在某种程度上，信息技术应用程度的高低与档案管理科学化水平的高低具有重要且密切的联系。因此，提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容。

加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理，建立、健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，提升档案管理的科学化水平。

（四）加强档案的服务建设。档案服务工作上，应积极的从以往封闭式形式发展转变为开放型模式。当前档案管理工作覆盖范畴广泛，涉及的受众面更大，显现为较强的全民性以及服务性。更多的公民大众为了获取丰富的信息资源，维护合法权益而来到图书馆，主动应用网络系统查询想要的资料、文献。为此，创建方便快捷、多元化、丰富性的资源系统变成现代化档案管理工作区别于传统档案工作的核心环节。新时期，档案管理只有全面联系社会实际，深入大众，提供优质服务，方能拓宽发展空间，提升科学化水平。应积极的更改以往档案信息利用率不高的状况，通过信息公开，有序合理的呈现档案目录、资料卷宗，组织人性化的资料陈列展览活动，确保各界人员更全面的了解以及有效的应用。服务管理措施应进一步优化，便于大众应用查阅。

（五）提高事业单位档案管理人员业务素质。要建立事业单位档案管理人员的业务培训体系，使事业单位档案管理人员全员接受业务培训和继续教育，也可以将档案管理的相关专家和学者请到事业单位中来，通过理论讲述、实际指导、经验传授等方式来切实提升事业单位档案管理人员的业务素质。

（六）加快事业单位档案管理的更新。要对事业单位传统的档案加强更新管理，建立起及时收集和整理的方法与管理体系，这样就可以对传统类型的信息与资料进行深入加工，满足事业单位的职能和服务等功能需要。要加强档案数据库建设，将各种音频、视频、图像资料机制加入事业单位档案数据库，以达到对事业单位档案库的及时更新和整理。

四、注重电子档案的发展

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

（一） 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（二）建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。二是子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

（三）提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

篇2

1 加强应急预案管理是档案部门成功处置各种突发事件的基础和保证

档案的应急管理是指档案部门通过对于自然界与社会所产生的各类突发事件的原因、经过与后果进行综合分析，在有效整合档案领域当中有关资源的基础上，建立的一整套积极应对各类突发事件的事前防范、事中反应和事后处理的管理程序和手段。档案应急管理通常具有突发性和非程序性的特点，但同时又必须满足预见性、系统性和创新性的要求。所以应急预案也是成功处置各种突发事件的基础和前提。

1.1 加强应急预案管理属于档案安全的最迫切要求。在过去，世界很多国家的珍贵档案资料，都曾经遭受自然和人为灾害的毁灭性打击，产生了巨大的难以估量的损失。如2001年发生在美国的“9・11”恐怖袭击事件，让位于世贸中心的很多金融机构的计算机数据档案瞬间被毁。而各类频发的突发事件，不仅增加了档案管理的难度，也为档案安全管理敲响了警钟。这就迫切要求各级档案部门必须展开积极的行动，不断加大应急预案的管理力度，以便于应对各类突发事件的发生。

1.2 应急预案管理能够提升档案部门的应急管理能力。实践证明，应急预案是积极应对各类突发事件的重要手段，各级档案部门通过制定和建立完善的应急预案体系，从而规范档案部门对突发事件的应急处理能力，不仅有利于使各级档案管理人员在工作过程中树立高度的风险防范意识，而且有利于及时鉴别和处理各类档案的安全隐患，并增强应急管理工作的能力，在针对突发事件的应急处置上，在应急预案的各个环节上，都能做到未雨绸缪，并提高应急决策的主动性、时效性与科学性要求。

1.3 应急预案管理可以增强档案安全体系建设的保障力。2010年5月12日，国家档案局局长兼中央档案馆馆长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出，“要建立确保档案安全保密的档案安全体系”，并根据《档案工作突发事件应急管理办法》与《档案馆防治灾害工作指南》等规定，明确要求我国各级档案管理部门，必须重视应急预案在档案安全管理体系中的重要位置，并明确了各级档案管理部门完善应急预案管理标准和要求。这也表明，强化档案应急预案的管理工作，能够促进档案安全体系的构建，并为提升档案管理安全增强保障力。

2 国外应对档案管理突发事件的有效设计

2.1 重视档案工作人员的责任与分工。在档案部门应急预案体系的建设过程中，国外非常重视档案人员的分工和合作，档案馆（室）的工作人员队伍通常非常精简，因此，要求各工作人员在平时的档案管理突发事件中，各项预防工作和应急处理都非常明确。如加拿大温莎大学所制订的档案防灾减灾计划把档案工作人员分成三类，分别是灾害预防小组和灾害行动小组以及灾后恢复小组，分别负责在档案灾害发生前的预警预防、灾害发生时的应急救援以及灾害后期的档案修复工作，并且均依据不同的职责而有针对性地开展有关培训工作。

2.2 加强档案部门可能遭受的灾害研究力量。在国外，档案部门比较关注可能面临的灾害和突发事件研究，并热衷于突发事件对档案建筑和馆藏档案造成的危害，并高度重视各项预防策略。如美国档案机构就非常重视自档案馆（室）建筑和应急设备以及应急人员培训等各个方面来采取措施，以便于更好地降低对档案机构的各种危害。在2008年举办的国际档案大会上，日本某档案学界专家曾指出，对于文件管理机构来说，预防和及时处理突发事件，是保护档案文件资料安全的重要措施。全部文件保管设备都应当在紧急状况时，确保档案实体不会遭受严重的损坏。

3 目前档案部门在应急预案管理工作中所存在的主要问题

3.1 档案应急预案的严重缺失，管理体系不够健全和完善。目前，很多档案部门对于突发事件的应急重视不够，很多还是缺乏高度的防范意识，即使制定有应急预案，在体系上还很不健全，甚至有很多的档案管理部门，根本就没有制定出相应的应急预案。另外，大部分的档案部门也大都将重点放在自然灾害的应急预案制定上，往往忽视了事故灾难、社会不稳定事件和网络冲击等应急预案的制定，比如对于网络侵入和篡改等方面的威胁甚至没有丝毫防范意识，这就出现了档案部门应急预案体系不够健全和完善的状况。

3.2 应急预案内容空洞，风险评估体系不够合理。 现阶段的各级档案部门，在应急预案的内容方面，大多是因为仅仅注重形式而脱离实际，并且存在着相互抄袭的现象，结果造成在操作时受到很大的局限性。另外从总体范围看，由于很多档案部门尚没有完善的档案风险等级评估体系，还没有进行档案的安全分级管理，这就造成在各类档案的实际存放过程中，往往忽略将珍贵、重要的档案进行集中存放，这样一旦出现突发事件，就会乱成一团，反而使珍贵的档案得不到及时抢救，造成巨大损失。

3.3 没有明确的奖罚标准，缺乏行之有效的绩效考核机制。在各级档案部门已经公布的应急预案中，很多缺乏档案应急管理的绩效考核机制，这样就会对于考核标准的界定不够明确，缺乏绩效考核的标准和奖励机制，档案应急管理工作的积极性与成就感就会明显下降。而应急预案中由于缺乏科学的惩罚机制，主管部门对于失职人员的惩罚没有依据，无法实现绩效考核的公正和公平，使各项工作难以推进。

3.4 应急预案的演练流于形式，其联动能力缺乏协调和统一。目前，许多档案部门还处在“纸上谈兵”阶段，不能够实现应急预案的演练和应急联动能力的密切联系。而事实上，应急预案的演练不足，则应急联动的能力就必然较弱，结果造成档案应急处置中出现“不联不动，联而乱动”的混乱现状。在电子档案信息应急处理方面，往往在广域网外部线路中断、局域网中断，以及档案馆业务管理系统出现了严重漏洞，而造成业务数据错误和操作失误时表现得束手无策。这在实践中也必然会降低应急效率与水平。

4 档案部门应急预案管理体系的科学设计与构建

4.1 加快档案应急预案管理的职能和组织建设。要组建应急预案的编制队伍，具体负责应急预案的各项管理工作。要明确预案编制小组的具体职能，不仅要确定预案编制小组的人员和职责，而且对于编制应急预案的目的、类别、范围和适用等还要做出明确阐述。至于编制小组的组成，最好邀请相关政府部门的应急管理人员参加，通过广泛参与和相互协作，真正实现明确分工，高效运行。

4.2 提高档案管理内在风险的监控，及时排除安全隐患。当前档案管理中存在的潜在风险，大部分可以从自然因素与社会因素两个方面进行评估和预测。在特殊时期，档案信息技术部门还要加强对网站、网络运行和信息安全突发公共事件密切相关信息的收集整理与持续的监测。同时，还要从档案部门的自身出发，及时排除档案管理过程中所可能存在的各类安全隐患，只有这样，才能有效降低风险因素产生的可能。

4.3 重视档案应急预案的编制，努力完善应急预案的管理体系。科学严密的应急预案，能够让档案部门的各项应急管理做到有条不紊和有章可循。档案部门在组织应急预案的编制时，应当对内容框架进行科学设置，并明确应急预案编制的目的和依据及实施的范围，力争所制定出的应急预案，可以应付所有的突发事件发生。同时，对于档案信息系统可能出现的突发事件，其应急处置预案应当尽可能细化，比如，在档案馆官方网站或者微博中，出现非法言论和黑客攻击事件以及网络病毒感染等，都有积极的应对措施。只有这样，才能在确保应急预案拥有完善运行体系的基础上，充分地发挥出积极功能和作用。

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一、会计档案的概念界定

会计档案是由会计的凭证、账簿及报表等组成的专业的会计核算的材料，它记录并反映了经济业务来往的过程，并为其提供佐证。每个企事业、机关等单位在会计核算中，都无时无刻的产生着经济的活动往来及财务的收与支的变化。经济活动的往来与财务账目的收支变化，都需要通过会计工作来记录和反映，这是个由凭证到账簿、再从账簿到报表的连续的过程，也是一项复杂且要求细致严谨的工作。会计档案是会计工作所产生的专业的材料，是由会计核算总结出的会计资料，也是单位、企业等阶段的会计工作过程的客观体现。它由会计凭证、账簿、财务报告及其他的专业资料组成，但不包含单位的财务的预算、制度等文件材料。近年来，因为我国一直没有确立统一的会计档案管理制度，同时也未明确国家档案由哪些部分构成。所以，国家财政部及档案局在1984年联合公布了《会计档案的管理办法》。这一《办法》的制定，不仅加强了对档案的科学化管理，还确立了统一的会计档案管理工作制度，最终对发展社会主义经济做出了贡献。由于计算机不断在会计核算中被广泛运用，纸质记录的方式作为重要的媒介在《办法》里有所规定，但并未禁止采用磁带、磁盘等其它的具有磁性的介质记录会计档案。

由于会计档案的管理工作是会计工作重要的组成部分，所以必须遵循会计工作的相关管理制度。因为档案的管理办法是由国家统一制定的，而档案的行政管理部门又是会计档案的主管部门。所以应该依据《办法》的规定，并结合当地的实际，对会计档案实行统一领导、分级管理，并负责对各地的下级主管部门进行业务指导，同时对其进行监督和检查。而那些持有会计档案资料的单位，则需要对会计档案的管理负责。通过增强对管理工作的领导，建立起对会计档案收集、立卷、归档等相关的管理制度，从而做到科学化的管理。尽量做到会计档案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毁损、散失及泄密。

二、会计档案的作用

会计档案对发展社会主义经济具有非常重要的作用。第一，从微观方面，增强对基层的企事业单位内部的管理，不仅可以提升经济水平的发展，还可为社会效益的发展提供大量的原始数据作为依据；第二，它为国家的经济建设制定计划及做出决策，并从宏观上，为国民经济的管理及监督，提供稳定真实的会计数据为依据；第三，它还为打击各种经济领域的不法现象提供了有力的证据，因而保护了国家财产不至于流失；第四，成为财政、经济的发展历史的可靠的研究史料。所以，会计档案的管理工作好坏与否，都可能会直接影响到国民经济的运行、公正经济秩序的确立，甚至还会影响到各项财政政策的贯彻和实行。

三、会计档案的管理现状

(一)忽视收集与管理

当前，我国的会计行业开始意识到要对会计凭证、帐簿、报表等资料要进行妥善保管，因而开始依据国家相关法律规定着手建立档案，但是像经费的申请报告、财会活动情况的分析等其他和会计工作息息相关的资料却被忽视，得不到完善的管理。文书的管理部门通常在接到这种文件资料时，都是转交给财务部门，而又由于财务部门认为这些只是些文书的档案材料，忽视了对它们收集和管理，最后当领导需要调阅或利用时，却怎么也找不到。

(二)档案整理不规范

国家的财政部门及档案的管理机构都明确做出这样的规定:财务会计部门每年要依照档案管理制度将各单位积累的会计材料完整、规范的整理分类入档。而之前，有很多单位的会计档案是由财务部门来管理的。所以经常出现整理的不标准、编排编号不科学等问题。而在对活页的帐簿进行处理时，也是各行其事，处理方式不能完全统一。甚至，有的单位将会计资料用麻袋装上捆绑好，就丢弃到一边，常年不过问。这些都对档案的管理与利用产生了不利的影响，更不能促进实现档案整理的标准化及规范化。

(三)档案管理制度不健全

一些单位不按照国家的相关规定，不结合实际建立并完善有关会计档案管理的各项规章制度。而有些单位则制定了规章制度，却不能严格的照章办事。不移交过期的会计档案;不按时鉴定清理到期的档案;不对应销毁的档案进行报批;借阅手续不完备等等。因而造成档案数量的与日俱增，使有利用价值和没利用价值的档案混淆，不仅加大了人力、物力等方面的负担，还为查找和利用带来了不便。

(四)财会人员缺少职业道德

会计档案中，会计信息要以国家法律、法规为依据来进行管理，起着可以作为凭证的作用，并具有法律效力。会计的核算记录必须真实可靠，如果核算信息不准确，也就失去了会计档案所起到的真实凭据的作用，从而造成企业利润的虚涨，财政收入的虚增，国民经济则会被过度分配，最终影响到国家宏观调控政策制定的准确性。当前，某些财务会计工作人员，不能坚守工作原则和遵循相关的制度，导致了财务的管理出现混乱。更有缺乏职业道德的从业人员，甚至采取一些不法手段，故意伪造、篡改记录的凭证、开具假发票、建立假帐等，从中套取现金，谋取私利；也有的通过加大开支，虚列条目，达到偷税、漏税的目的。这不仅破坏了我国正常的经济秩序，也使我国的经济发展的真实面貌难以体现。

三、会计档案的科学管理

(一)收集齐全，统一管理

会计主管部门应将与会计业务相关的会计资料收集并整理齐全，妥善保管起来，以利于工作的开展。这些财会工作的资料主要包括：方针、政策、预决算、工作总结等，在与文书部门的相互配合下，集中的对材料进行保管。除了可依据归档制度来收集，还可在历任的会计那进行资料的收集，包括已经离职的人员。资料被档案部门接收后，要将凭证、帐册等同报表一同编目存放在指定的地方，同时要排列整齐，方便调阅。尤其要在财会档案的数量很多的部门，更要让专人负责保管。

(二)健全制度，加强监督

每个单位都要建立起与会计档案管理相关的整套制度，包括了对其的收集、保管、鉴定、借阅及利用。以便让工作人员做到有章可依。而档案管理部门则要做到定时监查、鉴定会计档案，销毁去除那些超过保管期、没有保存价值的会计档案，对那些有价值的进行妥善保管，以保证会计档案的完整及安全。

(三)提高业务人员素质

由于财会工作的专业性、政策性非常强，而财会人员又受到商品经济主导的市场经济的影响，经受了各种腐蚀和诱惑的考验。所以，为了维护我国的经济的正常的发展记录的完整，会计人员及档案管理者应该具备良好的职业道德素质。坚持履行自己的职责，坚守党的原则，并且遵纪守法，规范的执行会计档案工作的各项制度，做到廉洁与公正。会计人员及档案管理者，应该不断提高自身的修养，各级领导更要对其反复进行思想道德、纪津责任等方面的教育，还可以通过将岗位职责的考核与奖惩制度挂钩，最终促使从业人员的政治思想素质及职业道德修养得到提升。

四、会计档案的利用

会计档案应该既可以为本单位所利用，也可以为上级单位所利用。但在调阅时，要严格遵照程序办理相关手续。当本单位的人员调阅时，要获得会计主管人员的同意；而外单位的人员借阅时，则要由调阅单位先开具正式的介绍信，然后注明要调阅的会计档案的内容，最后得到单位领导及会计主管的批准后，才可办理调阅的手续。调阅时，只能浏览与所调阅的内容相关的资料，而不能浏览与所调阅的内容无关的资料。而且，档案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷（宗）册。当外单位来调阅会计档案时，对于其想抄录及复制的内容，都要让会计主管来签署意见，最后得到本单位的领导批准同意即可。特殊情况下，只要得到本单位的负责人的批准，即可为其提供查阅及复制，并办理登记手续。所以，各个单位应该建立起规范的有关会计档案的查阅、复制的登记制度，从而为合理利用会计档案提供依据。

参考文献:

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前言

高级中学科研课题的档案管理是学校科研课题研究的重要组成部分，也是一所学校对档案工作重视与否的一个重要考查指标。它如实详细地记载了学校内科研课题开展的全部过程，包括从课题的构思策划、立项申报、过程研究到最后的结题工作。它不仅是课题成果的佐证材料和课题验收时的重要依据，并且更是能否顺利开展科研工作的有力保证，同时也是课题研究的基础和依据，是实践升华为理论的中介。课题材料的客观、真实、可靠程度直接关系到课题研究的结论和成果的质量，是课题能否顺利完成的重要因素和保证。因此，课题档案的建立和管理就突显得尤为重要。

1.加强与课题组的沟通联系、注重档案资料的收集与整理工作

1.1专人协助、专题负责

高级中学的学科较多，各课题组所研究的内容也非常丰富，如何加强与各课题组的沟通联系，及时有效地将课题资料进行收集与整理是我们要认真考虑的问题。我们在实际的操作中建立了一套完整的管理制度，从课题开始的策化、立项到实际研究和结题都有专人进行跟踪和协助，每一个课题都指定到专题专人负责，课题组的研究日程安排都要做到“心中要有数，文字、音像有记录”，在整个课题研究过程中，及时地把各种材料和信息收录在档，这样就避免了课题材料的遗漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真实性是全面性。

在学校课题研究的过程中，课题资料的占有量及资料的客观性和真实性决定了课题研究成果的最终质量。所以全面收集整理和保存课题研究资料，是课题档案管理的中心工作。

课题的研究资料一般包括事实资料、历史资料和文献资料。

课题的大量事实资料是通过在实际研究过程中逐渐积累起来的，是课题研究过程中的第一手材料，也是课题档案的主题部分。如：教案、个案调查、观察记录、研究课实录、学生心理测评资料、调查问卷、访谈记录、考察资料，各种统计数据等都属于事实资料。另外，如果对学生或被调查者进行了问卷调查，就需要对问卷进行认真系统的统计和分析，形成文字材料留档保存。在课题研究的过程中还会出现一些影像和图片、声音资料，我们统称为“多媒体资料”，这些资料的收集与保管也要做到及时和妥善。无论是什么资料，这里需要着重强调的是：收集事实资料必须做到原始、全面、完整和真实。而文献资料则是课题研究的理论依据，它重点收集与课题研究相关的理论资料，比如：教育行政部门的文件、教育教学理论专著、报刊文章和会议资料等。文献资料可以是原件，摘录，节选，网络下载、裁剪或文献索引等。历史资料则是指曾经在国内外教育史上发生过的与课题研究相关的材料，如对同类问题的观点、认识、经验、做法、教训等。

我们要对收集到的资料，进行认真整理，在大量的原始资料中筛选出真实、典型、有用的资料，为课题研究得出科学结论打下良好基础。

2.要细化课题档案建立的范围与类型

2.1细化课题研究的建档范围

对课题研究建档的细化可以提高课题档案管理的质量，加强和促进课题组对课题的研究工作。细化后的课题档案应至少包括以下六个方面：

①立项选题阶段（表1）、②实践研究阶段（表2）、③反思提高阶段（表3）、④总结鉴定阶段（表4）、⑤成果推广阶段（表5）⑥成果获奖材料（表6）。

2.2细化课题的建档类型

高中课题研究是属于教育科研的一部分，课题档案的建立具有其自身的特点，应该形成独立的档案体系，我校的基本做法是：

①独立建档，实施“一题一档”制。学科的不同决定了课题研究的范围和特点不同，而学校课题的建档应与学校其它教育教学工作档案区分开，实行独立建档，这是构建完整的教育课题档案体系的基础。

②分期建档，体现课题研究轨迹。我们根据课题研究的不同阶段，采用分期建档的形式，分别建立前期、中期、后期档案，便于通过课题档案能更好地呈现出课题研究的整个轨迹。

前期档案就是课题研究的准备阶段所形成的各种档案材料，主要包括：课题申报立项材料、开题论证材料、课题实施方案等。中期档案是在课题研究的过程中所形成的档案材料，它是课题研究过程中的真实材料，也是课题档案的核心部分，主要包括：实验记录、实验数据资料、教案、教学计划、撰写的论文、课堂实录、中期报告等阶段性成果等。后期档案是课题研究结题验收阶段形成的档案材料，主要包括：课题研究的总结、结题验收材料、成果鉴定及推广等。

③分卷建档，形成档案系列。在课题档案的管理上，为了使档案更加条理化、系统化，便于查阅和研究，我们将课题档案应分主卷和副卷进行存档保管。主卷是课题研究过程中的主要文件和阶段性反思及总结材料，是永久保存的课题档案。其中包括前期资料、中期资料和后期资料。副卷是课题研究过程中的形成的全部实验资料，是形成主卷中结论、文件的原始依据，是主卷的佐证材料。如：作业、会议记录、调查问卷、访谈纪实、备课笔记、实验课录像、学生试卷、考查记录、文献论文等等。

3.加强课题档案管理工作、提高档案对课题研究的促进作用

3.1课题档案由课题负责人建立，应有专人负责收集、整理和保管

定期进行检查，确保材料完整、准确、系统，凡归档的文字材料，要求格式统一，工整清晰、规范，便于保存和查阅，所有材料必须有纸质材料和电子文档。归档工作要及时，一般一个阶段结束后就要进行归档，待课题研究全部结束时，再一并综合调整，把全部课题资料完整无缺地归档保管好。

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关键词:计生档案；档案管理；细化；法制意识；约束

计生档案，纵挂横联，牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天，加强计生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。

计生档案的管理工作，也经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作，这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索，笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今，实施微机管理档案的工作已有十个年头，人们从茫然中走出迷惘，进行了大量的有益探索，逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性，把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人，落实责任，加强管理，实现了计生档案工作管理系统网络化，有效地保证明人了工作的正常运转。

然而，我们也不难看到，目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如，在职责明化，制度细化，管理强化等方面还有不少值得探讨的东西，下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解，以与同行共同商榷与探索。

一、明确档案管理工作的目的与任务。

确保档案的及时性完整性与安全性，是档案管理人员的基本职责与任务，也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱；“三联”即联络其他乡镇，联络其他行业，联络村级基层组织，以防漏统漏报；“二要”即要工作经常化，持之以恒，要规范计生网络的基本体系；“一保证”即保证计生档案万无一失。

二、完善工作制度，加强规范约束。

档案管理工作，是人口计生工作的枢纽，建档不易，管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度，加以规范约束。

多年来的实践告诉我们，要保证镇处计生档案的准确无误，就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质，建立起月考季评年累积的奖惩制度，坚持常抓不懈，紧而不松，从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求，统一标准，操作规范，准确及时。同时，还要建立联络服务制度，畅通反馈渠道，镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通，以取得准确的第一手计生状况资料。另外，建立收集整理建档卡的时间制度，确保每个单位当日的资料不漏收，月报之前统计好，做到上报及时，统计准确，只有这样，计生档案才能完整安全。

三、树立法制意识，强化档案管理。

档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想，在实际操作中，往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象，这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑，从根底入手，明察暗访，真抓实干，不徇情枉法，杜绝此类事情的发生，以保持计生档案工作的纯洁性，以达到档案入档、存档的准确性，完整性与安全性。

总而言之，计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点，每一步才会达到理想的效果。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 047

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01

1 科技档案管理与科技发展的关系

科技档案是对科技活动信息的有效保存，能够在科技发展当中提供指导性作用，而对于科技档案进行有效管理也能够很好地保障科技活动的可持续发展，因此两者之间有着极为紧密的联系。一般而言，这种联系包括着如下几个方面。

（1） 科技档案管理能够确保科学技术得以很好的保存。科学技术是一种知识形态，其必须借助于一定的载体加以保管，从而在无数次的重复运用后，对经济社会带来极为有效的改革。科技档案就是保管科学技术的载体总和。人们在进行科学活动之时，最早形成的是关于科技创新的一系列理论思想，在逐步将这些思想进行实践操作后，才能形成最终的科技成果。就抽象意义上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下来，而这些文字资料就形成了科技档案。显然，对于科技档案的管理不仅能够完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且对这些科技档案的有效分析也能够确保人们可以对科技发展趋势有着清晰的理解。

（2） 科技档案管理可以保障开发的科技成果得以有效的保管。由于科学技术的发展具有逐步发展的特征，也就是不断根据对科学技术的理解而发展，不具有突然变化的特质，因此在发展过程中就必须确保在不同时期所取得的科学技术认识能够得到很好的保存，这是科技档案的最主要成果。而对科技档案进行有效的管理，则能够保证科学技术在研发过程中能够不断地被积累与分析，从而对科技发展前景进行合理的预测，体现出科技档案管理对于科技进步的促进作用。事实上，从科学研究自身的模式来看，现有的科技成果、文献等对科技进一步发展具有直接指导作用，只有不断对现有文献资料进行解读、分析，才能够确保科学技术的不断更新进步。

总的来说，科技档案管理工作与科学技术进步之间的联系是通过科学技术内容所体现。科技档案自身具有很高的使用价值，而对于科技档案的管理则有效地将这种价值从理论层面上升到实践层面，带来科学技术的不断进步。也就是说，科技档案是科学技术在一段时间内沉淀的产物，而科技档案管理则是发展科学技术的有效工具，两者的紧密结合最终带来了科学技术的可持续发展。由于科技档案资料自身具有客观性，因此针对科技档案管理工作的主观能动性进行强化，则可以极大地提升科学技术的不断进步水平。

2 当前科技档案管理存在的主要问题

2.1 对科技档案管理现代化发展的重视程度不够

我国关于科技档案的规定各省、地市均不统一，使科技档案管理工作无法规范地进行，给科技档案的管理工作带来了一定的障碍。因为这个原因，目前有部分组织，不管是组织领导还是科技档案管理工作人员，对于科技档案管理的现代化都不是很重视，对科技档案管理的投入不足。科技档案管理现代化化必须以引进先进的科技档案管理技术手段为前提，需要大量的资金投入。资金短缺无疑极大束缚了现代化的进展。

2.2 缺乏科技档案更新意识

通常情况下，在组织进行科技档案编制与管理的初期，人们对于科技档案管理的认知十分重视，能够保障科技档案构建的完备性。然而，随着工作的持续性开展，人们对于科技档案更新的意识出现了一定的滞后状况，这主要是因为运营方面的正常开展已经成为人们所主要关注的方面，而核心工作团队及经济业务的稳定发展，也使得科技档案更新处于一个较为缓慢的过程中。这种更新意识的缺乏在企事业组织发展过程中出现危机时往往难以从科技档案管理层面给予组织足够的帮助。

2.3 缺乏相应的科技档案管理高水平的人才

科技档案管理从传统的管理手段走向现代手段的是一个较为复杂的过程，除了必须有足够的资金支持外，还必须有优秀的技术人才支撑。科技档案工作在组织中属于后勤类，工作挑战性不强，对于职工晋升来说并不是多么必要的筹码，因此，科技档案管理工作难以吸引到优秀的人才。科技档案管理水平的提升、进程需要的人才必须是同时具备科技档案管理专业知识和现代技术知识的复合型人才。有的组织不知道购买什么样的科技档案管理设备，也有的组织“跟风”购买了先进设备却缺乏熟练的操作人员，没有起到应有的作用。

3 提升科技档案管理水平的对策

3.1 着力提高对科技档案管理信息化的重视程度

某些组织由于对科技档案管理工作不重视，导致资金短缺、人才匮乏，对提高科技档案管理水平产生不利影响。组织的领导要着力提高对这一工作重要性的认识，加强组织领导。组织领导应认识到科技档案工作是组织必不可少的一部分，事关每个职工的切身利益。领导要充分发挥引领作用，制定科技档案管理信息化标准和细则，制定信息化的战略，对信息化过程进行全程掌控。与此同时，对于信息化进程的投入要予以适当增加。科技档案管理工作的信息化需要相应的软、硬件设施，首先就是必须充足的资金支持。

3.2 提高科技档案管理工作的标准化和规范化水平

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整个分析检查阶段于2009年5月上旬开始，2009年6月底基本完成。这一阶段的主要任务是分析问题、查找原因、开展评议。要以档案部门“怎样服务科学发展，实现科学发展”为主题，广泛征求意见，深入查找党员干部和领导班子中存在的与科学发展观不相适应、不相符合的问题，进一步明确今后一个时期贯彻落实科学发展观的工作思路和具体举措，高质量形成领导班子分析检查报告，使之成为指导本部门本单位科学发展的重要文件。

二、组织实施

这一阶段重点抓住召开领导班子专题民主生活会、形成领导班子分析检查报告、组织群众评议三个环节。

（一）召开领导班子专题民主生活会环节

一要明确会议主题。领导班子专题民主生活会，要以深入贯彻落实科学发展观、进一步推动科学发展为主题，紧扣乐清档案事业发展实际，认真查找个人和班子在深入贯彻落实科学发展观方面存在的突出问题、党性党风党纪方面群众反映强烈的突出问题、影响社会和谐稳定的突出问题。

二要广泛征求意见。会前要以“档案工作怎样服务科学发展，实现科学发展”为主题，开展思想大碰撞，广泛征求群众意见，向广大党员寻计问策。一是对象范围要广泛。征求意见、寻计问策的对象不仅是本局党员群众，而且要包括利用群众、基层单位档案员、退休老同志等各个层面。二是征求意见内容要全面。意见内容要围绕主题畅所欲言，可涉及档案事业发展的各个重要环节，尤其要对民生档案工作建言献策。三是方式要灵活。采取召开座谈会、分析会、设置意见箱、发放征求意见表、邀请有关专家举行专题讲座、在乐清档案网开辟交流论坛等多种形式征求意见，同时局党员要以党支部为单位，召开专题组织生活会。意见建议由领导小组办公室明确专人负责收集整理。四是反馈要及时。对征求到的各类意见、所寻的计策要进行认真汇总和梳理，有针对性地反馈给个人或组织。

三要把握基本原则。民主生活会前，领导班子要相互谈心，交换看法，虚心听取群众意见，认真撰写发言材料，做好充分准备。要认真开展批评与自我批评，做到多谈问题少谈成绩，多谈缺点少谈优点，积极分析问题、查找原因、提出建议。同时要重在分析问题，重在总结经验，重在明确方向，对领导干部以往工作中的成绩和问题，要历史地、客观地、辩证地看待，既要严格要求，又不纠缠历史旧账，不纠缠个人责任，形成民主、团结、务实、创新的氛围。

四要通报民主生活会情况。局领导班子专题民主生活会情况要在全局范围内进行通报。民主生活会情况书面材料要经市委学习实践活动指导检查组审阅把关后，上报学习实践活动领导小组办公室。

（二）形成领导班子分析检查报告环节

这是分析检查阶段的中心环节，是对前一段活动成果的集中概况和体现，是整改落实的依据和方向。要在广泛征求群众意见建议、开好领导班子专题民主生活会的基础上，形成高质量的领导班子分析检查报告。

一要明确报告主要内容。主要内容包括四个方面：1、明确贯彻落实科学发展观对档案局提出了哪些具体要求，形成了哪些共识；2、明确党的十六大以来档案局贯彻落实科学发展观的情况，包括取得的成效和存在的问题。对取得的成效，应简明扼要概述；对存在的问题，应系统全面梳理。要分析在贯彻落实科学发展观方面存在问题的主客观原因，特别是主观方面的原因；3、明确档案科学发展的主要思路，列出在学习实践活动中可以立即解决的突出问题，列出经过努力在一段时间内要解决的突出问题，提出解决问题的新举措；4、明确局按照科学发展观要求，加强领导班子自身建设的具体措施。

二要突出报告重点。分析检查报告要突出检查分析问题、理清科学发展思路这个重点，防止写成一般的工作性报告，努力使分析检查报告成为一个指导乐清档案事业服务科学发展、实现科学发展的重要文件。

三要注意吸取各方意见。局主要领导要全程主持分析检查报告的撰写。初稿形成后，要以适当方式在局内广泛听取意见，并征求部分部门的意见建议，召开局班子会议讨论研究后修改完善，努力形成一份高质量的报告。

（三）组织群众评议环节

组织群众评议就是开门纳谏，汇集民意。对领导班子分析检查报告进行评议，是发动和依靠群众找差距的过程，是倾听民声、了解民意、集中民智的过程，是扩大党内民主、发展人民民主的过程。

一要召开民主恳谈会。召开由局党员、群众，基层档案员代表，专家学者，服务对象代表参加的恳谈会，对分析检查报告进行评议，部分代表也可采用书面评议的形式进行。参评人员要体现广泛性和代表性。

二要明确评议重点。主要是围绕五个方面对分析检查报告进行评议，即对科学发展观的认识深不深、查找问题准不准、原因分析透不透、发展思路清不清、工作措施可行不可行。

三要根据评议意见认真个性完善。要将群众评议中提出的正确意见体现到修改后的分析检查报告。修改后的领导班子分析检查报告及评议结果要在局内部公开，而且要向参加评议的各位代表公开，使评议过程成为充分发扬民主、倾听群众意见、凝聚群众智慧的过程。局领导班子分析检查报告要向市委学习实践活动领导小组上报。

三、重点措施

在分析检查阶段要重点开展三项专项行动：

（一）积极参与“千名干部进千企、共渡难关促升级”专项行动

积极参与“千名干部进千企、共渡难关促升级”专项行动，组织局领导干部和业务骨干，开展送信心、送政策、送服务、送资金、送平安等“五个送”活动，帮助企业排忧解难、共渡难关，推动转型升级。要深入企业，帮助企业找准问题，分析原因，并从企业最关心、最突出、最迫切的问题入手，发挥部门优势，用足用好惠企政策，助推企业科学发展。

（二）开展“开门纳谏”专项行动

要召开一次民主恳谈会，每位党员领导干部都要主持或参加一次以上民主恳谈会。要邀请档案员代表、党员代表、服务对象代表等参加，面对面征求意见，虚心听取他们对本部门本单位贯彻落实科学发展观和领导班子自身建设的意见和建议。要认真汇总梳理征求到的意见和建议，作为撰写分析检查报告和民主生活会发言材料的重要依据。

（三）开展“共商对策”专项行动

针对征求到的意见建议，要认真做好汇总梳理，开展一次“共商对策”活动。对照“六型机关”和“四好科室”创建标准，重点查摆机关党员干部在科学理论学习、服务基层能力、决策审批程序、部门协调合作、机关办事效率、勤政廉洁节约等方面的问题，邀请部分党员代表、档案员代表、服务对象代表等各个层面的对象，共同研究破解对策，及时加以整改落实。

四、具体要求

1、要巩固和运用好学习调研阶段的成果。要在前一阶段深入学习调研的基础上，紧密结合思想实际和分析检查阶段的工作要求，进一步引导党员干部提高认识、端正态度、摆正位置，增强学习实践科学发展观，科学发展档案事业的自觉性和坚定性。运用好在学习调研阶段形成的科学发展的新思想、新理念，组织党员干部进行对照检查和分析评议；坚持理论联系实际，继续改进思想作风、工作作风，关心干部群众工作生活，让群众不断得到实实在在的利益。

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1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义 

医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。 

1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 

基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。 

1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富 

随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。 

2医院基建档案管理工作中存在的问题

2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导 

随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。 

2.2档案知识缺乏

由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。　2.3全员档案意识不强

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议

3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证

基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。

3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训

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医学科研档案是医院在科研活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表等各种载体，并且按一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料，它真实记录了医院的医疗卫生科技活动，是医学科技知识的重要载体，包含着大量的科研成果、高新技术等科研信息，是医院的宝贵财富。科研档案管理可以为医学科研活动提供所需要的信息资源，也可以指导成果转化、技术交流，促进科研成果向产业化、市场化方面转化和实现科研价值的提升。

1医学科研档案的特点

1.1专题突出，成套性强

医学科研工作的研究对象一般都是一个专题。围绕一种疾病的治疗；一种流行病，传染病的预防；一种新药的筛选、研制等专题开展，每个专题都是一个完整的科研过程，所形成的档案也是一套完整的，不可分割的。由于医学科研档案的这个特点，在档案利用过程中多为成套利用，分类时必须保持每个专题档案的完整性、成套性，使之始终成为一个有机的整体。

1.2形成周期比较漫长，具有较强的连续性

医学科研档案的形成周期与科研项目的执行周期密切相关，医学科研连续性强，研究周期长，医学课题立项到结束的时间相比较一般科研项目要长，一般的研究项目在2～3年，重大项目在3～5年或更长时间。针对一个项目的资料，涉及的内容随着课题时间的长度增加而增多，资料在项目执行期间的归档连续性强。档案的保存时间则更具应用的价值而不同，一般保存至少30年，重要资料则永久保存。

1.3学科突出，专业性强

医疗临床研究有内外科、妇儿科之分，基础医学则讲究病理分析和药理分析。因此必须注重专业区别，分专业归档，体现档案管理的专业性。

1.4学科协作性、综合性强

医学科学研究是多学科的综合研究。由于疾病发生、发展的原因是复杂的，因此许多研究课题必须汇集多个学科进行综合研究，联合攻关。在分类时既要保持各个学科的相对独立性，又要保持完整性和综合性。

1.5载体形式多样，数量较大

医学研究比较复杂，不同学科采用的研究方法不同，同一学科不同的研究课题采用的技术方法也不相同，直接记录的实验结果的载体，如：各种标本、病历、化验单、仪器检测结果等材料也是多种多样，因此，每一科研课题形成的医学科研档案往往载体形式多样，数量较大。

2管理措施

针对医学科研档案的上述特点，要做好医学档案管理工作，必须认真做好以下几项工作：

2.1加强制度建设，建立健全档案管理规章制度

根据《《中华人民共和国档案法》等法律相关的规定，构建由院长、档案管理委员会、档案管理机构、兼职档案员组成的档案行政管理网络系统，强化其行政监督、指导的管理职能。按照集中统一管理档案的基本原则，制定文件材料归档范围及保管期限、档案的接收、管理、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度及各部门档案管理细则，帮助相关部门实行预立卷制度，确保档案管理完整、准确、系统、安全和有效。

2.2加强业务培训，优化档案管理人员的综合素质，提高服务意识

医学科研档案的建立和完善对医学科研工作有着十分重要的意义，档案管理人员的业务素质直接影响着档案管理水平。因此医院应在优化档案管理人员的政治素质和理论素质外，加强对档案管理人员的业务培训，采用多种形式提高档案管理人员的专业知识和计算机操作技能，有计划的组织档案管理人员进行知识更新和继续教育。由于医院科研档案管理工作的特殊性，应当鼓励档案管理人员学习一些医学科研知识，熟悉科研活动各类文件的形成规律，根据医学科研档案的来源及特点，进行分类、整理、归档，从而提高医学科研档案的管理水平，在医学科研档案资源利用中，要变被动服务为主动服务，由于医学科研档案管理人员全面掌握了本单位的科研项目信息，所以应该主动向科研工作者提供多方面、多层次和有实效的医学科研信息，避免因选题不当造成科研劳动浪费，最大限度的发挥档案的价值和作用，更好地为医院的科研工作服务。

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[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02

在当今经济全球化浪潮的引领下，高等教育国际化成为一种必然的发展趋势，我国各类型高校不得不面对来自国际、国内的双重挤压与竞争。我们应清醒地认识到教育国际化在给高校提出挑战的同时，也赋予高校更多的发展机遇。在此形势下，高校的档案管理部门如何通过建立、管理外事档案，促进高校更好地开展外事活动，为学校发展提供更强劲的动力，成为高校档案管理的一项重要内容。

1 高校外事档案的概念、作用及其特点

1.1 高校外事档案的概念及作用

外事档案是高校档案的重要组成部分，在学校对外交流、教学、科研活动中起着重要作用，外事档案管理工作水平的高低对一所高校的发展和其在国际上的声誉具有重要影响。外事档案本质上是学校在与国外团体或个人进行学术交流、学术研究、友好往来、科研合作，聘请外教、国外专家来校讲学，参加国际会议、校际交流等活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，具体形式包括外事活动通知、计划、总结、简报，上级关于外事工作的文件，礼品往来，国际学术会议论文等内容。

另外，高校外事档案具有多方面的作用。反映了高校对外合作交流工作的全貌，对于提高高校对外合作交流工作的水平和促进高校健康持续发展具有重要的借鉴意义；同时以其丰富而真实的内容作为高校外事工作的可靠情报资料，将对高校的整体建设和发展产生较为深远的影响。

1.2 高校外事档案的特点

高校外事档案因其在形成过程中的特殊背景和目的，具备以下一些特点。

（1） 政治性特点：高校外事活动作为国家外事活动重要组成部分，在很大程度上受国家对外政策的指导，由此，国家对外方针、政策等也要在高校外事档案中体现出明显的政治倾向性[1]。

（2） 保密性特点：高校外事活动以及外事档案所具有的政治倾向性，使得高校外事活动必然要涉及党和国家的机密，同时高校外事活动本身就具有一定的机密性，因此外事档案具有较强的保密性。

（3） 多样性特点：随着国际交流的不断增多，高校外事活动的范围不断扩大，内容和形式也在不断增多，因此所形成的外事档案的类别也就多种多样。

（4） 复杂性特点：当前，随着教师自费出国出境人数增多，研究生、本科生交流不断增加，高校外事档案来源更加复杂，包括学校外事管理部门、各学院、教务处、研究生院及出国出境的师生个人等。

2 高校外事档案的建立

高校外事档案的收集、鉴定、分类立卷是建立高校外事档案的基础业务环节，每一环节完成的质量高低，将对整个外事档案的质量产生重要影响，因此，如何建立外事档案，就成为管理外事档案的一个首要问题。

2.1 广泛收集，确保外事档案不漏项

首先，高校档案管理部门应以学校在各种外事活动、外事管理中形成的材料对学校和社会是否具有参考价值和凭证作用为依据，建立一套具有较强指导作用的外事档案收集标准；其次，要明确外事工作上报制度，通过学校各部门上报，扩大学校外事档案收集来源；再次，为解决各部门开展外事工作上报不及时的问题，外事档案管理人员应经常与宣传部、国际合作处等外事部门保持联系，密切关注学校网页、校报等学校大事宣传媒介，从而第一时间掌握学校外事工作开展信息，并与相关部门取得联系，催促其及时将档案材料归档；最后，要严格按照外事档案归档范围，对所有相关活动进行筛选，将外事活动中有必要记录并保存的外事档案信息进行登记注册，进而便于后续鉴定分类等工作的开展，确保外事档案不漏项。

2.2 强化鉴定，确保外事档案分类明确

可以说外事档案的鉴定分类与收集工作是同步并行的。开展外事档案的鉴定分类，首先要明确收集范围，将日常所涉及的各类文件材料按收集目标进行清理，分类存放，同时也为后续工作打下基础；其次要对经过初步鉴定分类的档案进行二次鉴定分类，将不要求办理的参阅文件，重份文件，未定稿、未生效、过时的各类文件、合同、协议、报表等不归档文件材料以及校内其他部门的文件进行剔除，将通过鉴定并认定有价值应归档的各类文件材料，在充分考虑其数量、密级、载体的情况下，依据不同内容、不同类型来分类组卷，从而便于后续归档工作；最后做好档案系统分类，以便于材料的保管、查阅和利用为前提，充分保持材料彼此之间的有机联系，将外事档案细化为港澳台事务，团体来校访问，教职工因公出国，外教、留学生管理，政策法规，学校管理条例等门类，使外事档案工作更加规范化、标准化和精细化。

2.3 注重归档，做好外事档案的保存工作

在建立外事档案的工作中，首先应做好包括存放地点、档案装具等方面的准备工作，同时在案卷封面上标注能够表明案卷内容的标题；其次要将已收集整理好的文件材料按照类别放入事先准备好的案卷盒内；此外对各阶段密不可分的文件材料则按一定顺序进行排列，从而保持档案材料之间的有机联系，为日后查档提供便利。

3 高校外事档案的管理

高校外事档案管理作为高校档案管理的重要组成部分，伴随着外事档案的形成而产生。同时，信息时代的到来，对高校外事档案管理工作提出了更新、更高的要求，对传统的档案管理方式产生了较大影响。高校档案管理人员可以从以下几个方面着手，进一步管理好高校外事档案。

3.1 树立高校外事管理工作基本原则

履行工作原则是做好工作的一个基本前提，同时良好的工作原则又能促进工作质量的提高，为此，做好高校外事档案管理工作，要明确外事档案管理的基本原则：一是坚持“三个有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的国际间交流合作、有利于提高本校综合素质与国际知名度；二是明确不同部门应承担的责任，从外事工作的策划、组织、实施到最后的档案收集整理做到分工协作，各司其职；三是树立方便于工作的原则，在外事档案的建立过程中，注重档案的建立与材料归档，便于日后取阅。

3.2 完善外事档案管理的相关制度

高校应根据《中华人民共和国档案法》和教育部制定的《高等学校档案管理办法》，结合本校外事工作实际情况，制定出科学合理的外事类档案管理规章体系，形成规范的、操作性强的外事档案立卷、归档、管理流程，从而确保外事档案工作的合理开展[2]。

3.3 建立一支业务精、素质高的外事工作队伍

高校档案工作的一个最基本特点就是要服务于高校的教学和科研，外事档案的本质作用也在于此。这就要求高校要组建一支训练有素、懂技术、高素质的工作队伍，通过加强培训、学习与交流，使得从业人员在掌握理论知识的同时，熟悉合作交流的各方面工作，熟练掌握档案管理技能，适应档案管理信息化的要求。

3.4 加强外事档案信息化建设

目前，以计算机技术通信技术和网络技术为支撑的现代信息技术已经十分成熟，但目前全国各高校档案馆应用信息技术进行档案管理的步伐还很迟缓，还不能通过先进的信息技术、多媒体技术为各类信息的采集、处理和利用提供便利，因此，如何在外事档案管理中高效应用信息技术、多媒体技术已成为当务之急。为此，我国高校不妨从建立外事档案信息网站、外事档案管理信息系统等方面着手，将分散的外事档案信息资源链接起来，充分地利用计算机来辅助档案后期管理工作，使档案管理工作向无纸化方向发展，从而便于综合利用外事档案信息资源，并以快速、安全、可靠的途径为广大师生提供优质服务。同时通过互联网技术，将高校外事工作中好的经验方法、取得的成果对外，从而提升高校的知名度，提升外事档案工作在高校发展中的作用。

当今时代，高校承担着教学、科研、管理三大任务， 外事工作渗透于这3个方面并与它们紧密相连，同时，外事活动所形成的外事档案也深深地刻上了教学、科研、管理的烙印[3]。高校应重视外事档案工作，加强外事档案的建立管理，采取切实可行的方式方法，让外事档案成为记录、查阅、提供战略参考的重要材料，并逐步提升高校在国内外的知名度和影响力。

主要参考文献