科技档案管理学模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇科技档案管理学，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0320-02

档案工作是一门科学，有着自身的规律、特点，这就需自觉以科学发展观为统领，以档案学理论为指导，以科学的方式方法认真研究、准确把握，具有科学的态度、科学的精神。同时，档案工作是一项事业，是维护党和国家历史真实面貌、服务党和国家大局、服务社会、惠及民生的崇高事业，是为建设作贡献、为时历史、为文明传薪火的重要工作，这就需脚踏实地、科学务实、真抓实干。

一、抓好档案管理的基础工作

（一）抓好基础制度规范建设，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。首先，我们要完善管理方法和工作程序。管理方法是管理主体根据管理目标作用于管理客体以实现管理职能的方式、原则、工具和手段。同时，由于信息网络的发展，企业管理会更注重于员工的培训和学习，甚至强调自学和集体学习，以确立员工的共同目标和协调员工的整体行动。因此，我们要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，突出工作重点，讲究方式方法，用好责任制，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作后便可颁布相关制度，并开始具体实施。其次，严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。实践证明，如果重视文件资料的平时积累，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，妥善管理，既有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作得十分轻松。因此，我们要把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业的实际需要及相关档案管理规定进行收集、整理和归档。

（二）加强重点建设，提高档案管理水准。重点根据实际情况的发展变化，突出三个方面的建设。一是改善档案保管条件。严格按照“八防”的要求尽量提供条件，完善档案保管各项设施，并及时更新专用档案柜，尽量拓展档案存储空间，确保档案室建设符合国家标准。二是突出审核审批档案管理。为解决专员办审核审批中产生的档案资料归档问题，应专题议定审核审批档案的归档范围、整理人员、立卷原则、资料排列等具体要求，并动态跟踪新增审核审批事项情况，及时调整归档内容。三是突出财政检查档案管理。重点是对检查档案的齐全性、归档资料的逻辑性进行复核把关，明确具体操作要求。

（三）加强队伍建设，提高档案管理能力。按照突出重点、整体提高的基本思路，应采取灵活多样的方式方法，在组织全体干部普遍学习培训的同时，重点组织各处室档案管理人员进行多样化、经常化的专题学习培训。一是请进来“讲”。专门邀请档案管理方面的专家作专题讲座，介绍业务档案整理、立卷、归档等方面的做法与体会，积极借鉴先进经验。二是召开现场会“评”。结合对档案检查情况，由检查组对好的做法及时予以肯定推广，对发现的问题予以通报提示，并有针对性议定整改措施。三是召开座谈会“谈”。采取每年召开一到两次座谈会的方式，明确年度档案建设的目标要求，组织档案管理人员学习档案法规制度，交流档案资料收集、整理的经验，提出加强和改进档案管理的建议。

二、加快档案管理信息化建设

（一）加快档案信息化进程，提高工作效率。计算机网络是实现档案数字化管理和网络化利用的前提条件。因此，如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为档案管理工作的重要议题。同时，除文书档案外，我们必须要坚持以民为本、以需求为导向，开设多种专题数据库，使档案的管理实现信息化、网络化，并在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。实现馆藏档案资料信息的一体化管理，而且还拓宽服务功能。这样做能增强全体职工的档案意识，增加档案管理工作的透明度。

（二）归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

（三）档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用。21世纪对档案管理人员的素质要求越来越高。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。要实现档案工作的基础地位，就必须建设一支忠诚事业、机构合理、业务精良、相对稳定的档案队伍。另外，由于信息化是当今世界和社会发展的大趋势，我们必须迎头赶上，档案馆（室）只有克服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。由此可见，档案工作如何更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在档案管理者面前一项重要而艰巨的任务，加强档案人员队伍建设，加强档案队伍素质至关重要。

三、实现档案管理科学化分析

（一）档案管理科学化工作是一项系统工程。主要包括两方面：一是政府政策层面。积极完善和宣传档案法律法规，档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。二是机关单位自身层面。要构建科学化档案管理机制，只要符合国家档案法规，做到科学利用信息化手段，并实行集中统一管理原则，就会不断有利于档案工作开展。档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全。

（二）明确定位。档案管理工作面向党委政府、社会大众提供专项服务。上至国家、下至公司单位，档案管理均为涉及到全局的重要任务，为中心工作提供服务。因此，应积极主动的将档案管理纳入中心，方能做到成绩斐然。在前期应做好充分准备，树立科学发展意识，进行明确定位，贯彻我党方针路线，把握当前形势的不断发展变化趋势，重视研究国情、地区发展状况与公司企业的现实状况。积极的由全局视角分析谋划，提升政治意识，全局意识以及安全责任意识。应明确着力点，在抓好常态工作的基础上，应有效的把握并调节阶段工作的核心重点，提升档案服务管理针对性以及综合效率。

（三）加强基础建设，提高管理水平。对于档案管理科学化建设的路径之一，信息技术已成为当前档案管理不可缺少的技术基础，在某种程度上，信息技术应用程度的高低与档案管理科学化水平的高低具有重要且密切的联系。因此，提高档案管理科学化水平，必须加强硬件及软件基础建设，做好硬件保障才能为有效提高档案管理科学化水平提供技术支持；加强软件管理，通过电子阅览室、档案网站、信息共享平台等软件系统的建立，方便用户对信息的检索，同时实现资源共享，提高档案资料的利用率。合理运用各项档案管理载体，使用现代化技术手段，不断完善电子档案信息内容。

加快档案管理标准化建设进程，改变传统档案管理模式，加快综合性档案室的构建，实现信息、资料统一管理，建立、健全档案日常管理工作制度，做到专人专责；加强档案的移交、审批工作的流程化管理及制度化管理，确认审批权限及移交明细，使所有文件都能够有据可查。做好档案的动态管理，特点是资料上发生变动的，应及时加以修正，定期组织管理人员对档案信息资料进行检阅、规范与完善，使档案资料与时俱进；加强对档案管理工作的全面性考核，不断发现并纠正管理中存在的问题，提升档案管理的科学化水平。

（四）加强档案的服务建设。档案服务工作上，应积极的从以往封闭式形式发展转变为开放型模式。当前档案管理工作覆盖范畴广泛，涉及的受众面更大，显现为较强的全民性以及服务性。更多的公民大众为了获取丰富的信息资源，维护合法权益而来到图书馆，主动应用网络系统查询想要的资料、文献。为此，创建方便快捷、多元化、丰富性的资源系统变成现代化档案管理工作区别于传统档案工作的核心环节。新时期，档案管理只有全面联系社会实际，深入大众，提供优质服务，方能拓宽发展空间，提升科学化水平。应积极的更改以往档案信息利用率不高的状况，通过信息公开，有序合理的呈现档案目录、资料卷宗，组织人性化的资料陈列展览活动，确保各界人员更全面的了解以及有效的应用。服务管理措施应进一步优化，便于大众应用查阅。

（五）提高事业单位档案管理人员业务素质。要建立事业单位档案管理人员的业务培训体系，使事业单位档案管理人员全员接受业务培训和继续教育，也可以将档案管理的相关专家和学者请到事业单位中来，通过理论讲述、实际指导、经验传授等方式来切实提升事业单位档案管理人员的业务素质。

（六）加快事业单位档案管理的更新。要对事业单位传统的档案加强更新管理，建立起及时收集和整理的方法与管理体系，这样就可以对传统类型的信息与资料进行深入加工，满足事业单位的职能和服务等功能需要。要加强档案数据库建设，将各种音频、视频、图像资料机制加入事业单位档案数据库，以达到对事业单位档案库的及时更新和整理。

四、注重电子档案的发展

随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战。在新的机遇面前档案管理部门必须将工作的重点放在如何把文件、图纸、照片、录音和录像等原始的记录转化为有用的信息上，并准确、高效地提供给有关信息需求者。

（一） 转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。

（二）建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。二是子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

（三）提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。档案管理人员必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须学习、学习、再学习，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。另一方面也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。

篇2

1 加强应急预案管理是档案部门成功处置各种突发事件的基础和保证

档案的应急管理是指档案部门通过对于自然界与社会所产生的各类突发事件的原因、经过与后果进行综合分析，在有效整合档案领域当中有关资源的基础上，建立的一整套积极应对各类突发事件的事前防范、事中反应和事后处理的管理程序和手段。档案应急管理通常具有突发性和非程序性的特点，但同时又必须满足预见性、系统性和创新性的要求。所以应急预案也是成功处置各种突发事件的基础和前提。

1.1 加强应急预案管理属于档案安全的最迫切要求。在过去，世界很多国家的珍贵档案资料，都曾经遭受自然和人为灾害的毁灭性打击，产生了巨大的难以估量的损失。如2001年发生在美国的“9・11”恐怖袭击事件，让位于世贸中心的很多金融机构的计算机数据档案瞬间被毁。而各类频发的突发事件，不仅增加了档案管理的难度，也为档案安全管理敲响了警钟。这就迫切要求各级档案部门必须展开积极的行动，不断加大应急预案的管理力度，以便于应对各类突发事件的发生。

1.2 应急预案管理能够提升档案部门的应急管理能力。实践证明，应急预案是积极应对各类突发事件的重要手段，各级档案部门通过制定和建立完善的应急预案体系，从而规范档案部门对突发事件的应急处理能力，不仅有利于使各级档案管理人员在工作过程中树立高度的风险防范意识，而且有利于及时鉴别和处理各类档案的安全隐患，并增强应急管理工作的能力，在针对突发事件的应急处置上，在应急预案的各个环节上，都能做到未雨绸缪，并提高应急决策的主动性、时效性与科学性要求。

1.3 应急预案管理可以增强档案安全体系建设的保障力。2010年5月12日，国家档案局局长兼中央档案馆馆长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出，“要建立确保档案安全保密的档案安全体系”，并根据《档案工作突发事件应急管理办法》与《档案馆防治灾害工作指南》等规定，明确要求我国各级档案管理部门，必须重视应急预案在档案安全管理体系中的重要位置，并明确了各级档案管理部门完善应急预案管理标准和要求。这也表明，强化档案应急预案的管理工作，能够促进档案安全体系的构建，并为提升档案管理安全增强保障力。

2 国外应对档案管理突发事件的有效设计

2.1 重视档案工作人员的责任与分工。在档案部门应急预案体系的建设过程中，国外非常重视档案人员的分工和合作，档案馆（室）的工作人员队伍通常非常精简，因此，要求各工作人员在平时的档案管理突发事件中，各项预防工作和应急处理都非常明确。如加拿大温莎大学所制订的档案防灾减灾计划把档案工作人员分成三类，分别是灾害预防小组和灾害行动小组以及灾后恢复小组，分别负责在档案灾害发生前的预警预防、灾害发生时的应急救援以及灾害后期的档案修复工作，并且均依据不同的职责而有针对性地开展有关培训工作。

2.2 加强档案部门可能遭受的灾害研究力量。在国外，档案部门比较关注可能面临的灾害和突发事件研究，并热衷于突发事件对档案建筑和馆藏档案造成的危害，并高度重视各项预防策略。如美国档案机构就非常重视自档案馆（室）建筑和应急设备以及应急人员培训等各个方面来采取措施，以便于更好地降低对档案机构的各种危害。在2008年举办的国际档案大会上，日本某档案学界专家曾指出，对于文件管理机构来说，预防和及时处理突发事件，是保护档案文件资料安全的重要措施。全部文件保管设备都应当在紧急状况时，确保档案实体不会遭受严重的损坏。

3 目前档案部门在应急预案管理工作中所存在的主要问题

3.1 档案应急预案的严重缺失，管理体系不够健全和完善。目前，很多档案部门对于突发事件的应急重视不够，很多还是缺乏高度的防范意识，即使制定有应急预案，在体系上还很不健全，甚至有很多的档案管理部门，根本就没有制定出相应的应急预案。另外，大部分的档案部门也大都将重点放在自然灾害的应急预案制定上，往往忽视了事故灾难、社会不稳定事件和网络冲击等应急预案的制定，比如对于网络侵入和篡改等方面的威胁甚至没有丝毫防范意识，这就出现了档案部门应急预案体系不够健全和完善的状况。

3.2 应急预案内容空洞，风险评估体系不够合理。 现阶段的各级档案部门，在应急预案的内容方面，大多是因为仅仅注重形式而脱离实际，并且存在着相互抄袭的现象，结果造成在操作时受到很大的局限性。另外从总体范围看，由于很多档案部门尚没有完善的档案风险等级评估体系，还没有进行档案的安全分级管理，这就造成在各类档案的实际存放过程中，往往忽略将珍贵、重要的档案进行集中存放，这样一旦出现突发事件，就会乱成一团，反而使珍贵的档案得不到及时抢救，造成巨大损失。

3.3 没有明确的奖罚标准，缺乏行之有效的绩效考核机制。在各级档案部门已经公布的应急预案中，很多缺乏档案应急管理的绩效考核机制，这样就会对于考核标准的界定不够明确，缺乏绩效考核的标准和奖励机制，档案应急管理工作的积极性与成就感就会明显下降。而应急预案中由于缺乏科学的惩罚机制，主管部门对于失职人员的惩罚没有依据，无法实现绩效考核的公正和公平，使各项工作难以推进。

3.4 应急预案的演练流于形式，其联动能力缺乏协调和统一。目前，许多档案部门还处在“纸上谈兵”阶段，不能够实现应急预案的演练和应急联动能力的密切联系。而事实上，应急预案的演练不足，则应急联动的能力就必然较弱，结果造成档案应急处置中出现“不联不动，联而乱动”的混乱现状。在电子档案信息应急处理方面，往往在广域网外部线路中断、局域网中断，以及档案馆业务管理系统出现了严重漏洞，而造成业务数据错误和操作失误时表现得束手无策。这在实践中也必然会降低应急效率与水平。

4 档案部门应急预案管理体系的科学设计与构建

4.1 加快档案应急预案管理的职能和组织建设。要组建应急预案的编制队伍，具体负责应急预案的各项管理工作。要明确预案编制小组的具体职能，不仅要确定预案编制小组的人员和职责，而且对于编制应急预案的目的、类别、范围和适用等还要做出明确阐述。至于编制小组的组成，最好邀请相关政府部门的应急管理人员参加，通过广泛参与和相互协作，真正实现明确分工，高效运行。

4.2 提高档案管理内在风险的监控，及时排除安全隐患。当前档案管理中存在的潜在风险，大部分可以从自然因素与社会因素两个方面进行评估和预测。在特殊时期，档案信息技术部门还要加强对网站、网络运行和信息安全突发公共事件密切相关信息的收集整理与持续的监测。同时，还要从档案部门的自身出发，及时排除档案管理过程中所可能存在的各类安全隐患，只有这样，才能有效降低风险因素产生的可能。

4.3 重视档案应急预案的编制，努力完善应急预案的管理体系。科学严密的应急预案，能够让档案部门的各项应急管理做到有条不紊和有章可循。档案部门在组织应急预案的编制时，应当对内容框架进行科学设置，并明确应急预案编制的目的和依据及实施的范围，力争所制定出的应急预案，可以应付所有的突发事件发生。同时，对于档案信息系统可能出现的突发事件，其应急处置预案应当尽可能细化，比如，在档案馆官方网站或者微博中，出现非法言论和黑客攻击事件以及网络病毒感染等，都有积极的应对措施。只有这样，才能在确保应急预案拥有完善运行体系的基础上，充分地发挥出积极功能和作用。

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一、会计档案的概念界定

会计档案是由会计的凭证、账簿及报表等组成的专业的会计核算的材料，它记录并反映了经济业务来往的过程，并为其提供佐证。每个企事业、机关等单位在会计核算中，都无时无刻的产生着经济的活动往来及财务的收与支的变化。经济活动的往来与财务账目的收支变化，都需要通过会计工作来记录和反映，这是个由凭证到账簿、再从账簿到报表的连续的过程，也是一项复杂且要求细致严谨的工作。会计档案是会计工作所产生的专业的材料，是由会计核算总结出的会计资料，也是单位、企业等阶段的会计工作过程的客观体现。它由会计凭证、账簿、财务报告及其他的专业资料组成，但不包含单位的财务的预算、制度等文件材料。近年来，因为我国一直没有确立统一的会计档案管理制度，同时也未明确国家档案由哪些部分构成。所以，国家财政部及档案局在1984年联合公布了《会计档案的管理办法》。这一《办法》的制定，不仅加强了对档案的科学化管理，还确立了统一的会计档案管理工作制度，最终对发展社会主义经济做出了贡献。由于计算机不断在会计核算中被广泛运用，纸质记录的方式作为重要的媒介在《办法》里有所规定，但并未禁止采用磁带、磁盘等其它的具有磁性的介质记录会计档案。

由于会计档案的管理工作是会计工作重要的组成部分，所以必须遵循会计工作的相关管理制度。因为档案的管理办法是由国家统一制定的，而档案的行政管理部门又是会计档案的主管部门。所以应该依据《办法》的规定，并结合当地的实际，对会计档案实行统一领导、分级管理，并负责对各地的下级主管部门进行业务指导，同时对其进行监督和检查。而那些持有会计档案资料的单位，则需要对会计档案的管理负责。通过增强对管理工作的领导，建立起对会计档案收集、立卷、归档等相关的管理制度，从而做到科学化的管理。尽量做到会计档案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毁损、散失及泄密。

二、会计档案的作用

会计档案对发展社会主义经济具有非常重要的作用。第一，从微观方面，增强对基层的企事业单位内部的管理，不仅可以提升经济水平的发展，还可为社会效益的发展提供大量的原始数据作为依据；第二，它为国家的经济建设制定计划及做出决策，并从宏观上，为国民经济的管理及监督，提供稳定真实的会计数据为依据；第三，它还为打击各种经济领域的不法现象提供了有力的证据，因而保护了国家财产不至于流失；第四，成为财政、经济的发展历史的可靠的研究史料。所以，会计档案的管理工作好坏与否，都可能会直接影响到国民经济的运行、公正经济秩序的确立，甚至还会影响到各项财政政策的贯彻和实行。

三、会计档案的管理现状

(一)忽视收集与管理

当前，我国的会计行业开始意识到要对会计凭证、帐簿、报表等资料要进行妥善保管，因而开始依据国家相关法律规定着手建立档案，但是像经费的申请报告、财会活动情况的分析等其他和会计工作息息相关的资料却被忽视，得不到完善的管理。文书的管理部门通常在接到这种文件资料时，都是转交给财务部门，而又由于财务部门认为这些只是些文书的档案材料，忽视了对它们收集和管理，最后当领导需要调阅或利用时，却怎么也找不到。

(二)档案整理不规范

国家的财政部门及档案的管理机构都明确做出这样的规定:财务会计部门每年要依照档案管理制度将各单位积累的会计材料完整、规范的整理分类入档。而之前，有很多单位的会计档案是由财务部门来管理的。所以经常出现整理的不标准、编排编号不科学等问题。而在对活页的帐簿进行处理时，也是各行其事，处理方式不能完全统一。甚至，有的单位将会计资料用麻袋装上捆绑好，就丢弃到一边，常年不过问。这些都对档案的管理与利用产生了不利的影响，更不能促进实现档案整理的标准化及规范化。

(三)档案管理制度不健全

一些单位不按照国家的相关规定，不结合实际建立并完善有关会计档案管理的各项规章制度。而有些单位则制定了规章制度，却不能严格的照章办事。不移交过期的会计档案;不按时鉴定清理到期的档案;不对应销毁的档案进行报批;借阅手续不完备等等。因而造成档案数量的与日俱增，使有利用价值和没利用价值的档案混淆，不仅加大了人力、物力等方面的负担，还为查找和利用带来了不便。

(四)财会人员缺少职业道德

会计档案中，会计信息要以国家法律、法规为依据来进行管理，起着可以作为凭证的作用，并具有法律效力。会计的核算记录必须真实可靠，如果核算信息不准确，也就失去了会计档案所起到的真实凭据的作用，从而造成企业利润的虚涨，财政收入的虚增，国民经济则会被过度分配，最终影响到国家宏观调控政策制定的准确性。当前，某些财务会计工作人员，不能坚守工作原则和遵循相关的制度，导致了财务的管理出现混乱。更有缺乏职业道德的从业人员，甚至采取一些不法手段，故意伪造、篡改记录的凭证、开具假发票、建立假帐等，从中套取现金，谋取私利；也有的通过加大开支，虚列条目，达到偷税、漏税的目的。这不仅破坏了我国正常的经济秩序，也使我国的经济发展的真实面貌难以体现。

三、会计档案的科学管理

(一)收集齐全，统一管理

会计主管部门应将与会计业务相关的会计资料收集并整理齐全，妥善保管起来，以利于工作的开展。这些财会工作的资料主要包括：方针、政策、预决算、工作总结等，在与文书部门的相互配合下，集中的对材料进行保管。除了可依据归档制度来收集，还可在历任的会计那进行资料的收集，包括已经离职的人员。资料被档案部门接收后，要将凭证、帐册等同报表一同编目存放在指定的地方，同时要排列整齐，方便调阅。尤其要在财会档案的数量很多的部门，更要让专人负责保管。

(二)健全制度，加强监督

每个单位都要建立起与会计档案管理相关的整套制度，包括了对其的收集、保管、鉴定、借阅及利用。以便让工作人员做到有章可依。而档案管理部门则要做到定时监查、鉴定会计档案，销毁去除那些超过保管期、没有保存价值的会计档案，对那些有价值的进行妥善保管，以保证会计档案的完整及安全。

(三)提高业务人员素质

由于财会工作的专业性、政策性非常强，而财会人员又受到商品经济主导的市场经济的影响，经受了各种腐蚀和诱惑的考验。所以，为了维护我国的经济的正常的发展记录的完整，会计人员及档案管理者应该具备良好的职业道德素质。坚持履行自己的职责，坚守党的原则，并且遵纪守法，规范的执行会计档案工作的各项制度，做到廉洁与公正。会计人员及档案管理者，应该不断提高自身的修养，各级领导更要对其反复进行思想道德、纪津责任等方面的教育，还可以通过将岗位职责的考核与奖惩制度挂钩，最终促使从业人员的政治思想素质及职业道德修养得到提升。

四、会计档案的利用

会计档案应该既可以为本单位所利用，也可以为上级单位所利用。但在调阅时，要严格遵照程序办理相关手续。当本单位的人员调阅时，要获得会计主管人员的同意；而外单位的人员借阅时，则要由调阅单位先开具正式的介绍信，然后注明要调阅的会计档案的内容，最后得到单位领导及会计主管的批准后，才可办理调阅的手续。调阅时，只能浏览与所调阅的内容相关的资料，而不能浏览与所调阅的内容无关的资料。而且，档案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷（宗）册。当外单位来调阅会计档案时，对于其想抄录及复制的内容，都要让会计主管来签署意见，最后得到本单位的领导批准同意即可。特殊情况下，只要得到本单位的负责人的批准，即可为其提供查阅及复制，并办理登记手续。所以，各个单位应该建立起规范的有关会计档案的查阅、复制的登记制度，从而为合理利用会计档案提供依据。

参考文献:

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前言

高级中学科研课题的档案管理是学校科研课题研究的重要组成部分，也是一所学校对档案工作重视与否的一个重要考查指标。它如实详细地记载了学校内科研课题开展的全部过程，包括从课题的构思策划、立项申报、过程研究到最后的结题工作。它不仅是课题成果的佐证材料和课题验收时的重要依据，并且更是能否顺利开展科研工作的有力保证，同时也是课题研究的基础和依据，是实践升华为理论的中介。课题材料的客观、真实、可靠程度直接关系到课题研究的结论和成果的质量，是课题能否顺利完成的重要因素和保证。因此，课题档案的建立和管理就突显得尤为重要。

1.加强与课题组的沟通联系、注重档案资料的收集与整理工作

1.1专人协助、专题负责

高级中学的学科较多，各课题组所研究的内容也非常丰富，如何加强与各课题组的沟通联系，及时有效地将课题资料进行收集与整理是我们要认真考虑的问题。我们在实际的操作中建立了一套完整的管理制度，从课题开始的策化、立项到实际研究和结题都有专人进行跟踪和协助，每一个课题都指定到专题专人负责，课题组的研究日程安排都要做到“心中要有数，文字、音像有记录”，在整个课题研究过程中，及时地把各种材料和信息收录在档，这样就避免了课题材料的遗漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真实性是全面性。

在学校课题研究的过程中，课题资料的占有量及资料的客观性和真实性决定了课题研究成果的最终质量。所以全面收集整理和保存课题研究资料，是课题档案管理的中心工作。

课题的研究资料一般包括事实资料、历史资料和文献资料。

课题的大量事实资料是通过在实际研究过程中逐渐积累起来的，是课题研究过程中的第一手材料，也是课题档案的主题部分。如：教案、个案调查、观察记录、研究课实录、学生心理测评资料、调查问卷、访谈记录、考察资料，各种统计数据等都属于事实资料。另外，如果对学生或被调查者进行了问卷调查，就需要对问卷进行认真系统的统计和分析，形成文字材料留档保存。在课题研究的过程中还会出现一些影像和图片、声音资料，我们统称为“多媒体资料”，这些资料的收集与保管也要做到及时和妥善。无论是什么资料，这里需要着重强调的是：收集事实资料必须做到原始、全面、完整和真实。而文献资料则是课题研究的理论依据，它重点收集与课题研究相关的理论资料，比如：教育行政部门的文件、教育教学理论专著、报刊文章和会议资料等。文献资料可以是原件，摘录，节选，网络下载、裁剪或文献索引等。历史资料则是指曾经在国内外教育史上发生过的与课题研究相关的材料，如对同类问题的观点、认识、经验、做法、教训等。

我们要对收集到的资料，进行认真整理，在大量的原始资料中筛选出真实、典型、有用的资料，为课题研究得出科学结论打下良好基础。

2.要细化课题档案建立的范围与类型

2.1细化课题研究的建档范围

对课题研究建档的细化可以提高课题档案管理的质量，加强和促进课题组对课题的研究工作。细化后的课题档案应至少包括以下六个方面：

①立项选题阶段（表1）、②实践研究阶段（表2）、③反思提高阶段（表3）、④总结鉴定阶段（表4）、⑤成果推广阶段（表5）⑥成果获奖材料（表6）。

2.2细化课题的建档类型

高中课题研究是属于教育科研的一部分，课题档案的建立具有其自身的特点，应该形成独立的档案体系，我校的基本做法是：

①独立建档，实施“一题一档”制。学科的不同决定了课题研究的范围和特点不同，而学校课题的建档应与学校其它教育教学工作档案区分开，实行独立建档，这是构建完整的教育课题档案体系的基础。

②分期建档，体现课题研究轨迹。我们根据课题研究的不同阶段，采用分期建档的形式，分别建立前期、中期、后期档案，便于通过课题档案能更好地呈现出课题研究的整个轨迹。

前期档案就是课题研究的准备阶段所形成的各种档案材料，主要包括：课题申报立项材料、开题论证材料、课题实施方案等。中期档案是在课题研究的过程中所形成的档案材料，它是课题研究过程中的真实材料，也是课题档案的核心部分，主要包括：实验记录、实验数据资料、教案、教学计划、撰写的论文、课堂实录、中期报告等阶段性成果等。后期档案是课题研究结题验收阶段形成的档案材料，主要包括：课题研究的总结、结题验收材料、成果鉴定及推广等。

③分卷建档，形成档案系列。在课题档案的管理上，为了使档案更加条理化、系统化，便于查阅和研究，我们将课题档案应分主卷和副卷进行存档保管。主卷是课题研究过程中的主要文件和阶段性反思及总结材料，是永久保存的课题档案。其中包括前期资料、中期资料和后期资料。副卷是课题研究过程中的形成的全部实验资料，是形成主卷中结论、文件的原始依据，是主卷的佐证材料。如：作业、会议记录、调查问卷、访谈纪实、备课笔记、实验课录像、学生试卷、考查记录、文献论文等等。

3.加强课题档案管理工作、提高档案对课题研究的促进作用

3.1课题档案由课题负责人建立，应有专人负责收集、整理和保管

定期进行检查，确保材料完整、准确、系统，凡归档的文字材料，要求格式统一，工整清晰、规范，便于保存和查阅，所有材料必须有纸质材料和电子文档。归档工作要及时，一般一个阶段结束后就要进行归档，待课题研究全部结束时，再一并综合调整，把全部课题资料完整无缺地归档保管好。

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关键词:计生档案；档案管理；细化；法制意识；约束

计生档案，纵挂横联，牵扯到千家万户。在实施科学化微机管理的今天，加强计生档案的细化管理工作，对于有效地进行宏观调控与微观操作，处理好工作中的突发问题与遗留问题，都有着重要的不可或缺的导向作用与依据作用。

计生档案的管理工作，也经历了由手工档簿到微机管理的过程，即由原始的粗劣而简单的手工报表到先进的具有科学化的电脑操作，这期间的些许酸楚与艰辛、迷惘与探索，笔者曾于二十世纪末期《中国人口报》上以《走科学化微机管理的道路》为题阐述过自己的拙见。而今，实施微机管理档案的工作已有十个年头，人们从茫然中走出迷惘，进行了大量的有益探索，逐渐地由不熟知、不适应变为认识到位、得心应手。各级部门领导，各个层面的工作人员也从思想的根本上认知了计生档案工作在计划生育中的重要性，把档案管理工作作为一项重要的工作内容。明确专人，落实责任，加强管理，实现了计生档案工作管理系统网络化，有效地保证明人了工作的正常运转。

然而，我们也不难看到，目前的计生档案管理工作还存在着一些不尽人意的地方。诸如，在职责明化，制度细化，管理强化等方面还有不少值得探讨的东西，下面就本人在几年来的管理工作中所持的一些做法归纳几点不成熟的见解，以与同行共同商榷与探索。

一、明确档案管理工作的目的与任务。

确保档案的及时性完整性与安全性，是档案管理人员的基本职责与任务，也是档案管理工作的主要目的。在这方面我重点抓住了“四不”“三联”“二要”“一保证”等逐一加以落实。“四不”即确保档案不损坏，不丢失，不零散，不混乱；“三联”即联络其他乡镇，联络其他行业，联络村级基层组织，以防漏统漏报；“二要”即要工作经常化，持之以恒，要规范计生网络的基本体系；“一保证”即保证计生档案万无一失。

二、完善工作制度，加强规范约束。

档案管理工作，是人口计生工作的枢纽，建档不易，管档也十分繁杂。这就需要制定一套完善的工作制度，加以规范约束。

多年来的实践告诉我们，要保证镇处计生档案的准确无误，就要首先抓好包片计生干部与村级计生统计员等工作人员的业务素质，建立起月考季评年累积的奖惩制度，坚持常抓不懈，紧而不松，从计生档案的收集、上报、整理、入档存档都要做到统一要求，统一标准，操作规范，准确及时。同时，还要建立联络服务制度，畅通反馈渠道，镇村级的计生档案管理人员要定期与计生服务对象沟通，以取得准确的第一手计生状况资料。另外，建立收集整理建档卡的时间制度，确保每个单位当日的资料不漏收，月报之前统计好，做到上报及时，统计准确，只有这样，计生档案才能完整安全。

三、树立法制意识，强化档案管理。

档案管理人员须有“档案重于泰山”、责任大于天的思想，在实际操作中，往往会出现一些个别抽档、改档乃至毁档的现象，这就要求我们工作人员必须保持清醒的头脑，从根底入手，明察暗访，真抓实干，不徇情枉法，杜绝此类事情的发生，以保持计生档案工作的纯洁性，以达到档案入档、存档的准确性，完整性与安全性。

总而言之，计生档案的管理工作，不是件随随便便就可以做好的事情，来不得半点草率马虎，只有将工作方向细而又细，认真对待每一点，每一步才会达到理想的效果。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 047

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2012）22- 0085- 01

1 科技档案管理与科技发展的关系

科技档案是对科技活动信息的有效保存，能够在科技发展当中提供指导性作用，而对于科技档案进行有效管理也能够很好地保障科技活动的可持续发展，因此两者之间有着极为紧密的联系。一般而言，这种联系包括着如下几个方面。

（1） 科技档案管理能够确保科学技术得以很好的保存。科学技术是一种知识形态，其必须借助于一定的载体加以保管，从而在无数次的重复运用后，对经济社会带来极为有效的改革。科技档案就是保管科学技术的载体总和。人们在进行科学活动之时，最早形成的是关于科技创新的一系列理论思想，在逐步将这些思想进行实践操作后，才能形成最终的科技成果。就抽象意义上的科技思想而言，其大多是以文字的形式被保存下来，而这些文字资料就形成了科技档案。显然，对于科技档案的管理不仅能够完整地保存科技成果形成的基石性思想理念，而且对这些科技档案的有效分析也能够确保人们可以对科技发展趋势有着清晰的理解。

（2） 科技档案管理可以保障开发的科技成果得以有效的保管。由于科学技术的发展具有逐步发展的特征，也就是不断根据对科学技术的理解而发展，不具有突然变化的特质，因此在发展过程中就必须确保在不同时期所取得的科学技术认识能够得到很好的保存，这是科技档案的最主要成果。而对科技档案进行有效的管理，则能够保证科学技术在研发过程中能够不断地被积累与分析，从而对科技发展前景进行合理的预测，体现出科技档案管理对于科技进步的促进作用。事实上，从科学研究自身的模式来看，现有的科技成果、文献等对科技进一步发展具有直接指导作用，只有不断对现有文献资料进行解读、分析，才能够确保科学技术的不断更新进步。

总的来说，科技档案管理工作与科学技术进步之间的联系是通过科学技术内容所体现。科技档案自身具有很高的使用价值，而对于科技档案的管理则有效地将这种价值从理论层面上升到实践层面，带来科学技术的不断进步。也就是说，科技档案是科学技术在一段时间内沉淀的产物，而科技档案管理则是发展科学技术的有效工具，两者的紧密结合最终带来了科学技术的可持续发展。由于科技档案资料自身具有客观性，因此针对科技档案管理工作的主观能动性进行强化，则可以极大地提升科学技术的不断进步水平。

2 当前科技档案管理存在的主要问题

2.1 对科技档案管理现代化发展的重视程度不够

我国关于科技档案的规定各省、地市均不统一，使科技档案管理工作无法规范地进行，给科技档案的管理工作带来了一定的障碍。因为这个原因，目前有部分组织，不管是组织领导还是科技档案管理工作人员，对于科技档案管理的现代化都不是很重视，对科技档案管理的投入不足。科技档案管理现代化化必须以引进先进的科技档案管理技术手段为前提，需要大量的资金投入。资金短缺无疑极大束缚了现代化的进展。

2.2 缺乏科技档案更新意识

通常情况下，在组织进行科技档案编制与管理的初期，人们对于科技档案管理的认知十分重视，能够保障科技档案构建的完备性。然而，随着工作的持续性开展，人们对于科技档案更新的意识出现了一定的滞后状况，这主要是因为运营方面的正常开展已经成为人们所主要关注的方面，而核心工作团队及经济业务的稳定发展，也使得科技档案更新处于一个较为缓慢的过程中。这种更新意识的缺乏在企事业组织发展过程中出现危机时往往难以从科技档案管理层面给予组织足够的帮助。

2.3 缺乏相应的科技档案管理高水平的人才

科技档案管理从传统的管理手段走向现代手段的是一个较为复杂的过程，除了必须有足够的资金支持外，还必须有优秀的技术人才支撑。科技档案工作在组织中属于后勤类，工作挑战性不强，对于职工晋升来说并不是多么必要的筹码，因此，科技档案管理工作难以吸引到优秀的人才。科技档案管理水平的提升、进程需要的人才必须是同时具备科技档案管理专业知识和现代技术知识的复合型人才。有的组织不知道购买什么样的科技档案管理设备，也有的组织“跟风”购买了先进设备却缺乏熟练的操作人员，没有起到应有的作用。

3 提升科技档案管理水平的对策

3.1 着力提高对科技档案管理信息化的重视程度

某些组织由于对科技档案管理工作不重视，导致资金短缺、人才匮乏，对提高科技档案管理水平产生不利影响。组织的领导要着力提高对这一工作重要性的认识，加强组织领导。组织领导应认识到科技档案工作是组织必不可少的一部分，事关每个职工的切身利益。领导要充分发挥引领作用，制定科技档案管理信息化标准和细则，制定信息化的战略，对信息化过程进行全程掌控。与此同时，对于信息化进程的投入要予以适当增加。科技档案管理工作的信息化需要相应的软、硬件设施，首先就是必须充足的资金支持。

3.2 提高科技档案管理工作的标准化和规范化水平

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二、高校学籍档案科学管理对策

（一）提高管理人员的职业素养

高校学籍档案实现科学管理的首要环节就是进行完善的人力资源管理，注重对学籍档案管理人员职业素养的培训，提高其科学管理意识，具体来说，主要有以下几个方面：首先是在意识层面对管理人员加以培养，使管理人员认识到学籍档案管理工作的重要意义，愿意全身心投入到学籍档案管理工作中，为组织贡献创新性管理方法，使学籍档案管理更加有效率。其次是在技能层面，注重培养管理人员的专业技能，包括使用信息化工具的能力、熟悉办公软件等。同时也应该培养管理人员的沟通技能，使其了解到学籍档案管理部门与其他部门的密切关联性，在进行学籍档案记录时需要得到其他包括教务处在内的其他部门的支持，注重与其他部门的沟通工作。

（二）实现管理信息化

在信息化全球化的今天，学籍档案管理也应该与时俱进，采用现代化的先进信息技术，提高办事效率。信息化的学籍档案管理主要体现在两个方面，一方面是学籍档案记录的信息化，另一方面是学籍档案管理的信息化。首先在学籍档案记录方面，以往手动的记录方式带来的弊端主要有记录速度慢、更新不方便、字迹易褪色难以保存等，而利用计算机软件对学籍档案进行记录，形成数据库，则不仅提高了效率也可以克服传统方式造成的档案难以保存的缺陷。其次在学籍档案管理方面，传统的管理方式是对学籍档案做标记，在使用时从大量档案中手动寻找，浪费时间的同时也为加大了工作量。而利用信息系统建立学籍档案管理平台，在使用档案时可以直接在平台上搜索，利用电脑对目标档案进行查找，节省人力的同时也实现了准确高效的管理目标。

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信息化时代的到来对档案管理水平的提高有着促进作用，信息化技术的应用对传统的档案管理模式提出了新的要求和挑战。档案管理过程中，因受到诸多层面因素的影响，管理问题层出不穷，提高档案管理水平就要注重科学方法的应用。

一、提高档案管理科学化水平的重要性和需求分析

（一）提高档案管理科学化水平的重要性。提高档案管理科学化水平有利于提高档案的利用价值，促进经济建设的良好发展，并最终有助于和谐社会的构建，为我国经济社会的全面发展提供有力的支持。

（二）提高档案管理科学化水平的需求分析。提高我国的档案管理科学化水平，各行各业都有着其实际的需求。当前已经入信息化社会，各行各业信息化程度都在不断提高，传统的档案管理工作模式存在诸多问题，已经明显滞后于社会整体进程，只有提高档案管理科学化水平才能为各项工作的开展提供相应的高效服务。提高档案管理的科学化水平是当前时展的必然要求。

二、档案管理的现状以及科学化管理的策略探究

（一）档案管理的现状分析。从当前我国的档案管理现状来看，在诸多层面上还存在着许多问题有待解决，这些问题主要体现在档案资料归档过程中对信息的归集缺乏重心等。一些档案管理人员对档案的价值还缺少充分的认识，如完整地收集档案的信息，就必然会影响档案自身的价值。

对档案进行管理没有注重相应管理制度的完善建立。由于缺乏完善以及科学的档案管理机制，使得具体的档案管理工作缺少理论的指导，对档案管理人员的工作规范性目标就很难有效实现。没有了完善的制度就会制约档案管理人员的责任意识培养，并很难提高工作人员的工作积极性。这些层面的问题的存在对档案管理效果有着很大影响。

再者，没有注重档案管理人员自身的水平提高。档案管理工作的实施需要有专业化的人员，但是在实际中档案管理人员自身的专业水平有限，没有注重自身专业知识技能的加强，在文化素质以及思想道德水平上都相对比较低，这些都会影响档案管理的整体效率。还有就是档案管理理念相对比较落后，这些也会影响管理工作的效率。

另外，在档案管理工作的实施过程中，没有注重档案管理的信息化建设工作。在信息技术广泛应用的情况下，档案管理没有注重信息化的建设，这会从根本上影响管理水平和效率。档案信息化建设过程中，在数据上缺乏完整性，档案的共享度不高，以及软硬件的设备建设方面还没有得到有效完善，这些都会影响档案管理水平的提高。

（二）档案科学化管理的策略探究。加强对档案科学化管理水平的提高，就要从多方面加以重视。

第一，加强对档案管理科学化观念的转变。要想将档案管理的质量水平提高，就要充分注重从思想观念上及时转变。理念是行动的先导，所以在档案管理的工作实施过程中，就要充分注重理性的分析，在思想观念上跟上时展步伐，要创新档案管理体制，及时更新管理制度，不断优化档案管理服务意识，实现档案服务的公益性以及社会性。

第二，对档案管理的科学化目标的实现，就要从档案管理人员专业化水平的提高上进行落实。档案管理人员在自身的专业化水平素养上要不断提高，不断加强档案管理理论以及业务技能的学习，注重专业化的培训，熟练掌握档案管理的一些基础知识技能。在对档案的编目以及文书立卷等方面都要做到熟练操作。要不断提高档案管理人员的职业道德素养和政治素养。

第三，加强档案管理的标准化目标的实现。在对档案的管理发展过程中，要从多方面重视档案管理的标准化发展目标。在对档案的移交以及检查审批的工作实施过程中要注重优化档案资料的保管环境以及保管条件。在档案管理的基础设施的建设方面要加强投入，保障信息化的档案管理业务的正常运转。

第四，档案管理质量水平的提高。档案管理信息化是档案管理发展的重要方向，只有实现了档案管理的信息化目标，才能与时代的发展要求相适应。在传统的纸质档案的管理过程中，管理的效率相对比较低，影响了档案管理整体水平的提高。而信息化技术的应用，通过计算机技术对档案信息进行处理，就能促使档案信息共享功能的充分发挥。

第五，完善档案管理制度。没有规矩不成方圆，在对档案的实际管理工作过程中，要注重管理制度的完善制定，结合实际细化管理措施，形成良好的档案管理氛围。这些措施的实施将有助于档案管理整体水平的提高。

三、结语

综上所述，在档案管理过程中只有充分注重档案管理的效率的提高，才能保障档案管理的整体质量。在具体的管理工作实施中，要紧密地结合实际情况运用相应的管理方法。

【参考文献】

[1]杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016（13）.

[2]计晓丽.提升设备档案管理水平的理论思考[J].科学中国人， 2016（24）.

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(一)档案种类多样化。由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商,以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此,在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案,如产权档案、会计档案、科技档案(基建档案、设备档案)等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显著特点。

(二)载体形式多样化。物业档案形式多样,主要有图、文字、卡、册、表。其中“,图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。“文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料,包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多,是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片,包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。

(三)档案的动态性较强。物业可能需要进行维修、养护,业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更,住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动,因此,相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去,从而形成物业档案的一个显著特点———动态性较强。

(四)公开性和隐秘性并存。物业档案具有一定的公开性,因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况,这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的,如物业的维修档案,有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性,因为它也包含着大量的隐私内容,这部分档案内容是不便于公开的,如业主(或住户)的个人资料、物业中的产权资料等。

二、物业档案的科学管理方法

(一)集中统一管理,分区保存。一个物业服务企业可能管理多个住宅小区,每个小区离物业服务总公司都非常远,有些档案如业主档案、基本建设及维修档案可放在管辖区自行保管,便于利用。

(二)与物业服务项目延伸保持同步。随着物业服务项目的不断拓展,除了传统意义上的楼宇维修、养护、清洁、保安外,物业服务的内容已延展到工程咨询和监理、物业功能布局和划分、市场行情调查和预测、目标客户群认定、物业租售推广、通讯及旅行安排、智能系统化服务、专门性社会保障服务等全方位服务。物业档案建设要和物业服务项目的延伸保持同步,以保证物业档案信息的齐全完整。

(三)移交规范。按照《物业管理条例》的规定,在办理物业承接验收手续时,建设单位应当向物业企业移交下列资料:①竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;②设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;③物业质量保修文件和物业使用说明文件;④物业管理所必需的其他资料。物业企业应当在前期物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会。物业企业承接物业时,业主委员会应当向物业企业移交竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料。物业服务合同终止时,物业服务企业还应当将上述资料交还给业主委员会。开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位;更换物业管理单位时,原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。移交时,双方要查验移交档案的数量及质量,并履行签字盖章等相关移交手续,确保物业档案的来源清楚,去向明确。

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近年来，随着计算机技术的广泛应用和网络技术的日益完善，高校网络会计应运而生，弥补了计算机会计不足，成为高校会计信息化发展的新领域。网络环境下，高校会计档案管理面临新的机遇和挑战，如何科学管理好高校网络会计档案成为新时期我国档案领域迫切需要研究解决的一个新课题。本文结合工作实践，对高校网络会计档案的科学管理作一浅析。

一、高校网络会计档案的新特点

高校会计档案是指高校在行政教学、科学研究、成果转让、后勤服务等经济活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料，以及会计核算网络化后的存储软件、会计数据储存介质及打印出的帐、表等史料和证据。网络环境下，高校会计档案与传统会计档案相比，档案内容有了新的内涵和外延，管理效能有了新的提升和质的飞跃，形成了独具特色的现代会计档案。

(一)载体多样性

随着电子技术的不断发展，网络会计电子档案介质材料日益丰富，主要有磁介质、光介质和电介质等储存介质，磁介质有软磁盘和硬磁盘等，光介质有只读光盘、一次写光盘等，电介质有存储芯片等。

(二)环境依赖性

传统的会计档案不需要计算机软、硬件的支持，可以直接查阅到会计档案信息，而网络会计电子档案是以数字编码序列的形式存在的，肉眼不能直接看到其信息，必须由相应的计算机程序解码，转换成可识读格式，显示在屏幕上或打印在纸上。网络会计电子档案文件从制作、处理、传输到存储都是通过IT技术来实现的，离开计算机操作系统及应用软件，就无法对会计电子档案文件进行写、读及其他管理，且随着网络会计管理系统的升级，还存在系统软件兼容性问题。

(三)保管特殊性

网络会计档案载体的物理特性决定了保管特殊性。电子档案载体保管环境与纸质保管环境有较大区别，磁盘、光盘等电子档案载体的适宜保管温度为17℃-20℃、湿度为35%-45%，且要求存放场所无有害气体，远离强磁场。

(四)安全隐蔽性

会计电子档案在网络会计信息系统中比较容易修改且不易被发现，在储存介质中比较容易受光、电、磁等干扰而导致会计电子档案数据失真。这些安全隐患在网络会计工作中，非常隐蔽，难以及时发现。

(五)资源共享性

网络技术的运用提高了会计文档的多方位检索速度，并能够实现档案信息的网上远距离传送，实现会计档案共享。在会计档案电子文件中心内部局域网内，利用者可以不受时空限制，随时随地访问会计档案电子文件中心，查阅高校网络会计电子档案。

(六)管理高效性

会计档案管理人员利用网络资源共享和计算机强大数据处理能力对会计档案进行科学的分类、编目、保管、检索等，协助高校管理者利用会计数据对本校经济活动进行系统分析与比较，为高校决策者提供详实可靠的第一手会计资料。

二、高校网络会计档案管理中的主要问题

网络信息时代，高校在网络会计建设过程中往往“重会计财务管理轻会计档案管理”，对会计档案工作中出现的新情况新问题不能及时研究并采取相应措施，仍以传统保管理念和方法笼统保管纸质会计档案和电子会计档案，给高校网络会计档案管理带来了一些新的问题。

(一)高校网络会计档案保管不安全

一些高校没有按照电子文件保管要求来保管高校网络会计档案，给会计电子档案带来安全隐患。一是没有按照电子文件载体特性来保管会计电子档案。既没有按照光磁介质档案温湿度保管环境保管会计电子档案，也没有考虑到电子文件载体不能接触磁场和不能受挤压的要求。二是没有按照电子文件的备份要求多备份会计电子档案。有的高校仅保存1套会计电子档案；有的高校仅本地保存2套会计电子档案，而没有异地保存1套会计电子档案。三是没有按照电子文件定期复制的要求复制会计电子档案。会计电子文件入库后，没有按照磁性载体每满2年、光盘每满4年转存1次的要求进行复制。

(二)高校网络会计档案制度不完善

一些高校在推进会计信息化工作的同时，制定了许多会计信息化管理制度，但却忽视了网络会计电子档案方面相应制度的起草与制定。主要缺少如下制度：一是没有制定网络会计电子文件归档制度；二是没有制定网络会计电子档案保管制度；三是没有制定网络会计电子档案利用制度等。这些会计电子档案管理制度的缺失，容易造成网络会计电子档案的丢失或残缺不全，影响整个高校会计信息化事业的又好又快发展。

(三)高校网络会计档案人员信息化管理水平不太高

目前，高校会计档案管理人员主要有三种情况，第一种情况是由会计专业人员兼任会计档案管理人员；第二种情况是由档案专业人员任会计档案管理人员；第三情况是由既不是档案专业人员也不是会计专业人员任会计档案管理人员。上述三种人员知识结构相对比较单一，在信息化专业方面是空白或知之不多，不可避免地制约着高校网络会计档案信息化的发展进程。

三、高校网络会计档案的科学管理

科学的高校网络会计档案管理是高校会计信息化建设工程的重要保障。新形势下，加强网络会计档案载体保管、管理制度建设和人才培养是做好高校网络会计档案科学管理的重要举措，对推进高校会计档案信息化建设有重大的现实作用。

(一)加强电子档案保管，提升高校网络会计电子档案保管水平

会计网络化给高校会计工作带来高效、便捷的同时，也产生了各种各样的新型会计电子档案载体。会计档案管理人员要根据新型会计电子档案载体的特性，采取有针对性地保管方法。会计电子档案要与纸质档案分开保管，并按照电子文档的要求收集和保管会计电子档案。一是归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；二是存放地点没有强磁场和有害气体；三是磁盘、光盘等电子载体要垂直放置，以防变形和重物挤压；四是磁性载体每满2年、光盘每满4年转存1次，原载体同进保留时间不得少于4年；五是会计电子档案一式3份（含相关元数据及其说明材料），一份供查阅使用，一份本地封存保管，一份异地保管。

(二)加强档案制度建设，完善高校网络会计档案管理制度

建立健全高校会计档案信息化管理制度是做好高校网络会计档案工作的重要保障。高校应充分重视制度建设，严格按照《会计档案管理办法》和财政部《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》（财会【2009】6号）的要求，完善高校网络会计档案内控制度，积极推进高校网络会计档案管理的科学化和规范化。制度建设不仅要涉及库房里的档案管理，还要涉及网络中的电子档案管理，具体内容包括：建立网络会计档案日常管理制度、网络会计档案调阅权限制度、网络会计档案责任追究制度、网络会计档案查阅制度、网络会计档案库房管理制度等等。条件成熟的高校可以尝试制定一套内容更全、措施更实、效果更好的《高校网络会计档案管理办法》，甚至建设高校网络会计档案安全体系，为高校会计网络化建设保驾护航。

(三)加强档案人员系统培训，提升高校网络会计档案人员业务水平

会计信息化工程建设，人才是关键。高校会计档案信息化建设要求档案管理人员不仅懂会计专业知识，还要懂档案专业知识；不仅要懂计算机知识，还要懂网络技术知识。就目前而言，一般高校会计档案管理人员中不具备这样的复合性人才，高校也没有开设这样的专业。为此，加强会计档案管理人员系统培训显得尤为重要。这里所谓会计档案管理人员系统培训是指将会计知识、档案知识和IT技术知识融合在一起，有针对性地编写会计档案信息化培训教材，有计划地对会计档案管理人员进行全面培训。培训时既要注重提高档案人员档案管理、财务管理技能，又要引领档案人员深入研究信息技术在会计档案管理中的有效利用模式，不断攀登高校网络会计档案信息化制高点。

参考文献: