电子档案的概念模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇电子档案的概念，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

“元数据”一词，由来已久，其最早出现于计算机信息领域。自1996年美国著名电子文件专家戴尔·比尔曼在第十三届国际档案大会上提出“元数据”以来，元数据开始进入档案学界研究人员的视野，并逐渐发展成为档案学界新的研究热点，尤其是对电子文件管理元数据的研究。笔者试图通过文献分析法，对2000——2011年我国电子文件管理元数据的研究情况进行归纳和总结。

1．数据统计分析

笔者选取了中国期刊全文数据库、中国期刊全文数据库-世纪期刊、中国博士学位论文全文数据库及中国优秀硕士学位论文全文数据库，使用高级检索，在“题名”检索项中填入检索词“元数据”，同时在逻辑“且”条件中选择“关键词”检索项并填入检索词“电子文件”，选择2000至2011作为检索时间，最终共获取有关电子文件管理元数据的论文134篇，其中中国期刊原文数据库搜索出132篇，中国优秀硕士学位论文数据库2篇。

通过对年度的统计分析，可以了解电子文件管理元数据的研究进展情况。依据本文所使用的检索方法获取的134篇论文，其年度分布情况如表1所示。

由表1可知，从2000年到2011年，有关电子文件管理元数据的论文数量明显呈上升趋势，并且自2002年开始，论文数量一直保持在比较稳定的水平，这说明现阶段，电子文件管理元数据问题仍是我国档案学者普遍关注的问题，有关此问题的研究也仍在持续进行中。

2．电子文件管理元数据研究的主要内容

2.1电子文件管理元数据的概念与功能研究

2.1.1电子文件管理元数据的概念

元数据最早出现于计算机技术领域，此后被广泛应用于多个领域。自戴维·比尔曼将其引入电子文件管理领域以来，档案学者开始对其进行研究，而有关元数据概念的研究自然首当其冲。目前为止，我国档案学者对电子文件领域内元数据的概念研究大致可分成三个阶段：初始定义阶段、著录元数据阶段以及电子文件管理元数据阶段。①

初始定义阶段，即直接引入计算机领域元数据的定义：元数据即关于数据的数据（data about data）。但这一概念过于宽泛，可以适用于各种不同领域，并不专门针对电子文件，无法作为电子文件领域的专业术语或概念，不具备专指性和唯一性。同时这个概念也过于抽象，档案工作人员无法正确的认识和理解它，更不知道在实践工作中如何具体的运用它。因此，档案学界继续对元数据的概念进行探索，进而进入元数据概念研究的第二阶段：著录元数据阶段。

著录元数据阶段。所谓著录元数据，即元数据是关于单一电子文件和文件组合的背景及相互关系的结构化著录数据。②其实这里的著录元数据也就是指著录信息，这一阶段支持这一观点的代表性学者有董永昌、何嘉荪、刘越男等。董永昌、何嘉荪就明确提出“元数据是著录信息”。著录元数据概念的提出赋予了元数据有关档案学的特定意义，同时由于著录这一概念对广大的档案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整个档案界对元数据的认识，有利于在实践工作中更好的操作和运用元数据。但这一观点也受到不少研究者的质疑，一些档案学者认为，元数据与著录信息在作用、获取方式、稳定性等方面都有所不同，因此不能单纯的将元数据定义为著录信息。为此，刘越男提出“在电子环境中可以将文件管理元数据理解为著录信息”③的论点，并从现代著录定义的拓展、国际元数据标准与档案著录标准的关联以及电子环境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证。

电子文件管理元数据阶段。这一阶段我国档案研究者们引入了国际档案界提出的“电子文件管理元数据”概念，即“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过程中，有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数据。” 电子文件管理元数据是专门设计用于满足电子文件管理需求，有关保证文件的真实性、可靠性、稳定性、安全性、完整性、可理解性与可利用性的数据。可以看出，这两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元数据加以定义的，体现了元数据在电子文件管理中的作用。同时通过赋予电子元数据不同的作用和用途，将电子文件管理元数据与其他领域的元数据区分开来，使其具备档案学的专业内涵。

2.1.2电子文件管理元数据的功能

我国档案学界对电子文件管理元数据的功能进行研究的学者较多。目前主要有四种代表性观点：

（1）用系统论观点，将元数据的功能分为总体功能和局部功能。代表人物为徐维，他指出“元数据的功能就是指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的作用和能力。电子文件管理的目的就是通过元数据的功能来实现的。元数据的功能可以分为总体功能与局部功能。”④同时系统的阐述了元数据功能在文件阶段的不同体现以及总体功能与局部功能的关系。

篇2

在我国电子档案管理的理论研究与实践工作中，普遍存在名词术语概念模糊、使用混乱的现象。术语使用的不统一、不规范严重影响我国档案管理的理论研究、实践工作以及国际交流的有效开展。其中最核心的概念———电子文件与电子档案，迄今没有明确、统一的概念区分。在理论研究中较多采用“大文件观”，将两者统称为“电子文件”而不作细分；在特定的情况下，尤其是在实际工作中，则往往根据需要自行命名与区分，存在较大的随意性。业界早已明确界定并达成共识的、最基本、最常用的“文件”与“档案”概念，在信息时代却遭遇随意使用与模糊处理，并因此而衍生出“文档”、“资料”、“记录”等概念，以便在需要时备选和使用，把原本简单明了的事情推向复杂含混的泥潭。

1.1概念区分的必要性

1.1.1理论研究的需要

统一讨论的焦点，这是顺利开展理论研究的重要前提。国际上，文件和档案在不同阶段对应的术语主要有documents、records、archives。这三个术语应该如何翻译，我国档案界也尚未统一意见，其中最大的问题在于对records的翻译。主流的观点认为应该将records翻译为“文件”，但也有学者提出应该翻译为“档案”［2］，更有学者提出应该翻译成其他的术语，如“记录”［3］。事实上，records一词应该如何翻译，并不仅仅是文字使用上的差别，而是折射出我国电子档案管理理论中术语概念的模糊与混乱。正是因为我国尚未明确电子文件、电子档案的概念及其实质内涵，才导致翻译时的混乱。在我国，对于电子环境中的文件和档案，人们普遍称之为称为“电子文件”，其理由是两者的界限并不像纸质文件与档案那样清楚。［4］这种说法并不完全符合实际。尽管电子档案是由电子文件转换而来的，但是两者的内涵与外延并不相同。倘若都统称为“电子文件”，则是忽略了电子档案特有的价值形态与本质特征，不利于正确认识处于生命周期不同阶段的电子文件和电子档案的不同内涵与特征；更重要的是，将电子文件与电子档案统称为“电子文件”，在学术交流与讨论中往往会出现混乱局面，不同的研究者所讲的“电子文件”，可以根据各自的理解与需要任意指代整个生命周期的不同阶段而不作明确的区分。从理论研究的角度出发，明确区分电子文件与电子档案的概念已势在必行。只有明晰这两个基本概念及其内涵，才能统一学术研究与讨论的焦点，为理论研究和发展打下良好的基础：一方面，这有利于准确地翻译与引进国外的相关理论，更好地进行国际交流与合作，为我国的理论研究提供准确而有用的参考材料；另一方面，也有利于理清全生命周期中电子文件阶段与电子档案阶段的研究重点与相关理论，明确档案学界的研究对象与研究领域，真正建立起电子档案管理的理论体系。

1.1.2实践工作的需要

明确管理边界，这是顺利开展档案工作的重要前提。处于整个生命周期连续管理过程中不同阶段的文件和档案，其管理对象、方法及过程均有所不同。但目前我国档案界的主流思想仍持只有“电子文件”、没有“电子档案”的观念。倘若统称为“电子文件”，那么我国档案部门的工作范围与管理权限就变得模糊不清，反而给档案工作自身的发展设置了思想、观念以及行动上的障碍。从实践工作的角度出发，亟需区分电子文件与电子档案的概念。这一方面有利于档案部门在分清处于不同阶段的电子文件与电子档案的内涵、管理边界、管理方法、管理系统功能要求的情况下，更好地开展核心业务；另一方面也有利于明确档案部门拓展业务边界的努力方向。档案部门针对纸质载体开展现行文件利用的成绩和事实证明，我们的确不需要通过模糊文件与档案的概念来为拓展业务提供理论支持，因为含混的逻辑永远支持不了清晰的主张。

1.2概念明晰

尽管纸质档案与电子档案的管理大不相同，但其生命周期的特征却是相似的。因此，可以参照纸质档案管理的相关概念，对不同阶段所对应的术语进行明确区分：EDMS中流通的是电子文件，其对应的英文术语为electronicdocuments，而ERMS和数字档案馆中的均为电子档案，其对应的英文术语为electronicrecords。

2电子档案管理的逻辑起点

前端控制、全程管理的管理原则主张将档案管理的工作起点尽可能地向前延伸，从“文件形成”、“系统设计”开始，把需要和可能在“文件形成阶段”实现的要求尽量在“文件形成阶段”实现，并对“文件”的整个形成过程实行管理控制。然而在实际工作中，档案部门没办法将档案管理工作延伸到“文件形成阶段”，毕竟文件形成部门有其自身的职责范围，档案部门并没有实际的管理权限去要求、控制文件如何形成。真正意义上的全程管理不仅是档案管理，而应是类似于“大文件”管理的宏观管理，或许这样才能做到前端控制。对于电子档案管理的逻辑起点，可以参照传统档案管理的方式进行思考与确认。

2.1纸质档案管理的逻辑起点

在传统纸质环境下，档案工作的开展始于文件的归档。尽管从档案的定义及其形成的客观规律看，“归档”不是文件成为档案的必经环节，譬如一份历史档案，或许它并未经过“归档”也能成为档案；但从档案管理的实际业务流程来看，归档是档案管理工作中不可或缺的环节，它标志着文件工作的完结，管理责任与权限由业务部门转移至档案部门，也意味着对文件保存价值的认定。因此，在传统纸质档案管理中，“归档”具有相对固定的时间，是明确的文件工作逻辑结点和档案管理工作逻辑起点。需要强调的是，本文所探讨的电子档案管理逻辑起点是针对实际管理流程而言的，以“归档”作为逻辑起点，并非指归档是文件成为档案的必要条件。

2.2电子档案管理的逻辑起点

按照传统意义上的归档来理解电子政务系统中的文件归档，仅指将具有保存价值的电子文件赋予档案属性并纳入档案管理范畴的过程。［15］但由于电子文件具有与纸质文件不同的特征，如不及时、全面将文件及元数据归档，很可能会造成数据的篡改、损坏或丢失。因此，档案部门有必要将归档工作前移，这样才能实现与业务系统的无缝对接，更好地维护档案真实、完整、安全。在广东省党政机关全面推广的档案管理系统中，归档被分为预归档和正式归档两个环节。在预归档阶段，业务部门按照归档要求最大范围地将文件资料及其相关元数据进行预归档，档案部门对此进行审核、鉴定，最终对具有档案价值、符合要求的电子文件进行正式归档。经过两个环节的“归档”，可以使最终形成的电子档案更加真实、全面地反映形成机关的业务活动，更好地保证档案的原始记录性。由于电子文件具有特殊性，要维护其完整性、真实性，档案部门需要在预归档阶段对电子文件进行审查与鉴定，如不符合归档条件则退回形成部门进行补充完善，系统也会显示所缺失的要素。电子文件预归档后，档案部门对预归档的电子文件具有管理权限，因为电子文件一经预归档就被固化，不可再更改，之后的任何操作都会作为审计日志内容记录下来，档案部门需要对预归档的文件进行维护与审查。在国外的理论和实践中，都强调电子档案管理系统（ERMS）通过捕获纳入具有档案价值的信息。所谓捕获（capture），是指将文件或数字对象纳入档案管理系统（ERMS），设定元数据对文件进行著录并将其置于背景之中的过程，从而使文件得到长期、恰当的管理。［6］从电子文件捕获的操作范围、时间、方式来看，捕获与传统归档有所区别，捕获的对象可以是任何电子文件，而归档的对象只是具档案保存价值的电子文件，前者的范畴大于后者，［7］且二者在实际工作中不属于线性流程关系，我们也不能笼统地把传统的归档等同于捕获。但从实质上说，文件的捕获对应于本土化的语言和管理方式也就大体相当于归档工作的预备阶段。因此，结合我国国情，并参照广东省党政机关档案管理系统建设的实际情况与成功经验，可将“预归档”看作国外的“捕获”，这样的理解更加符合我国“本土”情况，更容易将电子档案管理工作与传统档案管理工作相对应，便于明晰归档或捕获是电子档案管理工作的逻辑起点。对电子档案管理而言，其实际工作的逻辑起点与传统纸质档案管理一致，只有文件业务和管理的相关工作结束，作为文件归宿的档案管理工作才能正式开展。从实际管理权限来看，相比传统档案管理，虽然电子档案的归档时机有所提前，在实际工作中可表现为电子文件的预归档或捕获，但电子文件的预归档赋予档案部门审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其保存与维护的职责，因此，归档意味着文件工作的结束，也标志着档案工作的开始。

2.3明晰逻辑起点

无论是纸质档案还是电子档案，档案管理工作都是从档案部门获得实际管理权限开始的。实际中若没有相应权限，管理工作就无从开展，如把档案管理前伸到文件形成及其信息系统的设计阶段，在事实上是难以做到的。在电子政务系统中，档案部门的工作从文件预归档开始，文件在办公自动化系统（OA系统）中形成和办理之后，及时将其进行预归档或及时捕获，至此，档案部门对电子文件有了实实在在的管理权限，即便这些文件还未经过正式归档，档案工作实际已经由此展开。综上，电子政务系统中的归档可分为预归档和正式归档两部分，而结合我国实际情况，可将预归档看作国外所提出的“捕获”。与纸质档案管理相对应，档案部门从文件预归档环节开始就对其具有实际管理权限与责任，管理工作就此展开，文件工作也就此结束，因此，电子档案管理的逻辑起点仍是归档或捕获。

3全程管理与前端控制的理论反思

全程管理与前端控制已经成为业界普遍提倡和认同的原则和理论，特别是前端控制理论，更被称为“电子文件时代的新思维”。［8］“全程管理原则是指对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”。“前端控制是指为了确保电子文件的完整齐全、真实可靠，档案部门和档案工作者应该在电子文件生成之初（甚至是电子文件管理系统设计之初）就对电子文件进行前期的监督与控制”。［9］

3.1全程管理与前端控制理论的不合理之处

3.1.1现实中的尴尬

无论全程管理还是前端控制，都是从档案部门的角度出发，强调要从形成阶段开始对电子文件的整个生命周期实行管理。然而，这两个理论在现实中存在一定的矛盾与尴尬：如果实现了对整个生命周期的管理，那么是将档案部门视为全过程的管理者，此时并不需要强调所谓的“前端”与“后端”，因为它们都被档案部门共同规划和管理着，应该受到同等的重视；而如果强调前端控制，则是将档案部门视为后端的管理者，在这种情况下，档案部门对前端的管理在实际上难以实现。因此，这两个理论不仅本身就存在逻辑关系上的矛盾，而且在实践中也存在难以实现的尴尬。

3.1.2实践中的不可行

InterPARES项目的主持人露西安娜•杜兰蒂教授在第十七届国际档案大会上指出，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。［10］也就是说，在实践中，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各有权职，双方在实践中并不存在谁领导谁，或者谁管理谁的情况，而是作为不同阶段的管理者，分别承担从电子文件到电子档案这一完整生命周期的管理责任。对于我国的机关档案室而言，它的工作前接文件形成部门，后接档案馆，正处于整个生命周期的“中端”。一般而言，我国机关档案室与业务部门之间是平等的业务流程和业务支持的关系，并不存在领导关系，因此档案室无权对前端的业务部门进行管理；机关档案室与档案馆之间也只有业务交接关系，无权对档案馆工作进行干预。因此，机关档案室无法实现前端控制，更无法做到全程管理，应该认清自身在整个生命周期中的枢纽地位，充分发挥“承前启后”的作用。只有各司其职，才能保证电子文件和电子档案管理全过程流畅、规范、安全。因此，在实践工作中，档案部门的职责应该是负责电子档案的管理与保存，并从整体出发，积极关注与参与相关工作，而不可能做到针对电子文件的“前端控制”，或担负起电子文件和电子档案全生命周期的“全程管理”。

3.2机关档案室在全生命周期管理中的定位

从理论和实践上看，档案部门都无法做到全程管理与前端控制，档案部门的职责是保证归档文件真实、可靠、完整、可用。机关档案室既是电子政务建设的组成部分，也是数字档案馆接收永久电子档案的直接来源，处于整个生命周期“中端”位置的它，更应该具有手明晰的定位。

3.2.1建立极具包容性的档案管理系统

对电子档案管理系统而言，与业务信息系统之间的接口是保证电子文件归档原始性的关键，只有最大限度地接收并保存形成单位所移交的文件，才能保证后续的档案管理工作正常开展，更好地发挥档案部门的作用。因此，机关档案室应建立极具包容性的档案管理系统，接收并保存前端形成的电子文件，并保证其真实性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2开展专业的档案管理工作

机关档案室的工作包含两个方面：一是要提供多途径的档案检索与利用服务，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持，同时也要充分发挥专业优势，为本单位的信息化建设提出专业性的档案管理需求与意见；二是要向档案馆移交长期保存的电子档案，确保移交档案的完整性与档案管理的连续性，为档案馆工作提供必要的基础支撑。此外，当下我国的数字档案馆建设还处在起步阶段，机关档案室作为档案信息化的先行者，可以为数字档案馆的建设提供有用的实践经验与参考实例，促进数字档案馆建设工作的顺利开展。因此，对于机关档案室而言，其工作具有十分重要的枢纽作用，更应该明确自身的工作定位，确保从电子文件与电子档案管理的连续性。

3.2.3积极关注全过程管理

正如露西安娜•杜兰蒂教授所强调的：随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点———不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子档案。［11］而早在1997年国际档案理事会的电子档案管理指南中，也指出档案部门在电子文件、电子档案全生命周期中职责的有限性。［12］对此，我们的理解是：全程管理是一个多部门分工协作的过程，档案部门作为其中的一个重要角色应该具备整体的眼光，为全过程管理提出相应的意见与建议，积极参与电子文件相关管理规范、标准等的制定，做到“全程关注”。具体来说，机关档案室可根据档案管理的业务需求，为前端文件形成部门提出工作建议，为本单位的信息化建设提供参考意见，并为档案馆积累和输送档案。

4电子档案的真实性问题

电子档案的真实性是档案部门尤为关注的核心问题之一。电子形式载体与传统载体的巨大差异使得信息记录难以具有传统载体的稳定性和固化性，对于以维护档案原始记录性为使命的档案部门而言，这无疑带来了新的管理问题。在实际工作中，机关档案室担负着接收和整理电子文件的重要职责。在电子文件转化成为电子档案的过程中，机关档案室在保障电子文件和电子档案真实性中的作用和责任是重要而有限的。

4.1真实性的内涵

在国际上，以InterPARES项目为代表，围绕电子档案的“真实性”问题做了许多研究，对于Inter－PARES词典中“真实性”（authenticity）这一概念的定义，［13］笔者的理解是：指一份记录作为档案的可信赖性，即档案与它在文件阶段形成时的原始状态一致，没有被篡改或误用。这一理解中的“真实性”是针对档案而言的，这也与我国档案管理工作的权限与职责相符，即维护档案的原始记录性。在我国的研究中，则将“真实性”需求划分为两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动；二是文件在形成之后的真实，表现为文件（档案）在业务活动结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持产生时的本来面貌。［14］对应上述概念，真实性要求可分两个部分：一是形成的电子文件在移交到档案保管者那里之前是真实的，即文件的真实性，包括两层含义———文件未被篡改、损坏，以及文件内容真实性即文件所记录的内容是真实、客观的；二是对被移交到保管者那里的电子档案的真实性，在实际工作中表现为文件在业务结束被归档后，仍保持其原始面貌，即对文件真实性的维护。

4.2真实性保障的内在要求

我国研究中“真实性”所包含的两方面要求实则对应了文件形成部门与档案部门不同的管理职责。对于文件的真实性及文件内容真实性的保证，关键取决于文件形成部门，而非档案部门；对于文件原始面貌的维护才是档案部门应有的职责。保障和延续电子文件真实性的任务是由文件形成部门和档案部门共同承担的，其中，文件形成部门起决定性作用，档案部门则对“真实性”进行拷贝与维护。（1）形成部门决定文件真实性。首先，文件在生成和办理过程中是否被篡改或破坏，是前端文件形成甚至系统设计与维护的工作，并不是由档案部门决定的，档案部门负责保障归档后的文件不被篡改或破坏，而不能保证文件在形成过程中没有遭受损坏。其次，文件的内容与客观事实是否相符，更应由文件形成单位负责，绝非档案部门可以决定。如果形成单位都无法证明形成的文件是否与客观工作、事实相符，档案部门更加无法去探究前端系统中文件的可信度。因此，文件形成单位负责保证文件形成过程的真实性，档案部门不应该也无法干预这个过程。也就是说，形成单位给了档案部门怎样的文件，原则上档案部门的职责就是尽最大可能地保存其原始状态，不会因为文件的真实性有一点瑕疵而不予归档保存。形成单位提交的档案是真实的，档案部门得收，即便提交文件的内容不是完全真实的，档案部门也得保存其原始状态，因为这种不真实的电子文件依然是业务工作的真实记录。（2）档案部门维护档案真实性。虽然文件的真实性不由档案部门决定，但文件一经归档成为档案后，档案部门就有义务与责任保证归档后文件（即档案）的真实性，如在管理过程中出现档案被篡改或误用的情况，档案部门就需对此负责。从对In－terPARES项目“真实性”定义的理解出发，针对档案真实性，档案部门需要防止归档后的档案被篡改或误用，保证档案的原始状态，以维护其真实性。由此可知，拷贝电子文件的真实性，并尽最大可能为电子档案的保存提供合适的环境，维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在。此外，档案部门应对前端文件形成部门给予相对充分的信任，因为不仅仅只有档案需要“真实性”，文件形成单位的工作开展也同样需依赖文件的真实属性。

4.3档案部门对真实性的管理职责

总的来说，档案部门的责任在于固守档案的本质属性，维护电子档案的真实性，而非保证电子文件的真实性。并且要明确，不仅应在保存过程中维护档案真实性，还应在为用户提供检索利用时对真实性进行维护。因此，档案部门的职责实际与传统档案管理相一致：第一，在文件归档时验证其真实性，尤其是对元数据的完整性和合规性情况进行鉴定；第二，建立包容性极强的档案管理系统，以更好地在文件归档和档案移交时实现真实性的对接与拷贝，以包容性管理来维护归档文件的原始性，从而最大程度地保证归档文件的真实性；第三，在未来的保存、迁移、利用中持续地维护电子档案的原始性、真实性。

5电子档案的长期保存问题

电子档案的长期保存是档案部门和档案学界共同关注的重要问题之一。

5.1研究概况及其逻辑根源从档案学界的研究情况看，电子档案长期保存研究希望解决的关键问题是保证电子档案具有长期的真实性和可读性。电子档案载体技术的天然特性给长期真实性和可读性带来了与纸质载体全然不同的管理障碍，主要表现在对设备的依赖性、信息与载体可分离性、易更改性等方面［15］。以此为出发点，国内绕这一问题开展了较多研究，其中，从我国的具体研究主题看，现有的相关研究主要从电子档案长期保存中涉及的保存策略［16-17］、格式要求［18］、合作机制［19］、标准体系［20］、技术方案［21-22］等方面展开，同时也不乏对国外研究与实践的介绍［23-24］，以及特殊形式档案信息资源长期保存问题的研究［25］。在上述研究中，目前已经形成仿真、封装、迁移、开放性描述等一系列共识性的管理策略。从总体而言，国内外档案学界对该问题的研究基本都可概括为“策略性”研究。这一研究的根源在于，使电子档案具有长期的真实性和可读性。然而深入分析这一问题的研究特点，我们可以发现，在电子档案的长期保存问题中，档案学界与档案部门实际上具有一定的职责侧重和特定的角色定位。

5.2反思档案管理工作原则在传统的和电子化的档案管理中，我们可以总结出档案管理工作的固有原则，这些原则主要体现在两个方面：一是电子档案的长期保存问题并非档案界可以独立解决的，档案部门应当突出自身的专业特色与核心职责；二是档案部门在电子档案的长期保存中，应该对电子档案的真实性、可读性实行维护性的管理。具体而言，在电子档案长期保存策略之中，仿真、封装、迁移等措施的根本性技术是由计算机技术研发领域提出、攻关和实现的，档案界则是通过对这些技术进行分析、选择和应用，来构建电子档案长期保存的适用策略，从而实现电子档案的长期保存。其中，档案界的角色是技术的选用者以及策略的研究、制定和实施者，而非关键技术的主要研发者，因此档案界对电子档案长期保存的贡献主要在于管理策略。以纸质条件为参照，我们同样可以发现相似的角色定位。在纸质档案的长期保存中，为了保证纸质档案具有长期真实性和可读性，档案部门采取的措施主要包括档案实体的物理管控以及档案文献修复工作，其目的是保证档案不被篡改、信息内容可读和档案实体存续。从根本上而言，档案部门无法决定纸张的使用寿命，因为这最终取决于造纸技术；档案部门也无法决定档案形成机构的纸张选择，因为这取决于档案形成部门业务活动的需要。在纸质档案的长期保存中，档案部门的角色与职责是在获取档案的管理权限之后，将档案放置在一定条件下进行维护性管理，其根本目标并非“绝对永久”地保存档案实体，而是通过管理性、技术性策略，尽可能地延长档案实体保存时限，使档案能够尽可能长久地为社会提供利用服务。因此，从时间和空间上看，档案部门对纸质档案长期保存的管理职责具有相对独立性，与业务部门、技术研发者之间存在明确的角色区分。电子档案的长期保存与上述情况具有本质上的相似性，在社会技术的发展中，档案部门应该以相对稳定的管理职责与管理方式来应对社会活动方式的多元化趋势，因此档案学界和档案部门都应该找到并明确档案长期保存工作的核心价值与角色定位，从而以具有学科特色的管理体系来完善实际工作。在近年国外与国际性的实践中，同样体现着这样的逻辑关系与工作原则：（1）OAIS参考模型。OAIS参考模型的制定者是美国空间数据系统咨询委员会（CCSDS），美国的ERA、英国的Cedars、加拿大的ADRI等项目都以该参考模型为电子档案长期保存研究和开发的基础。［26］档案界等保管领域并未研发出这一根本性的架构模型，而是对OAIS模型进行分析与应用，是制定管理策略的重要依据。基于OAIS的长期保存管理模式又体现着维护性的管理思想，比如OAIS模型提倡通过档案信息包进行长期保存，而使用信息包向利用者提供档案利用，从而保证档案信息包的安全、稳定。（2）Inter－PARES研究项目。InterPARES项目的开展离不开其他学科领域的参与和支持，在电子档案真实性维护与长期保存的研究过程中，该项目吸纳了来自法律、历史、计算机技术与工程、信息科学及化学等多学科的专家学者为其提供专业领域的智力与技术支持。［27］档案界从其他学科领域提供的专业知识中，选用与管理目标相契合的技术和方法，明确管理取向与管理需求，制定管理策略。（3）美国NARA云归档计划。美国NARA2014-2018财年的战略规划明确将云环境下形成和使用的档案纳入管理范畴。针对这些档案，主张研究和推进“云归档”及相关的保存策略。［28］这也反映了“维护性”的管理思想———提倡档案部门在尊重档案形成机构活动方式的前提下，以固有的档案管理原则与方法为基础，形成对前端活动方式具有适应性和包容性的管理策略，保证从既有活动交流方式中形成、固化的档案材料得到及时、有效管理。

5.3对电子档案长期保存实行维护性管理

从工作性质上看，电子档案的长期保存无疑属于档案部门的工作职责范畴；然而从更深层的内在需求上看，其工作效果却并非仅仅取决于档案部门。档案部门在电子档案的长期保存中具有相对独立的工作职责与角色定位，这不仅根植于档案工作的核心价值，也是社会分工专业化的发展需求所致。因此，在电子档案的长期保存问题中，档案部门应进一步反思自身的根本价值、固有原则、社会意义与实际边界，档案学界则应以此为基础继续开展更具专业意义的理论性与应用性研究。

6电子档案管理的双套制现状与单轨化趋势

电子档案与纸质档案的双套制归档与双轨制管理是社会发展迈向信息化时代初期的普遍做法，在主流信息载体从纸质向电子更替的过渡性时期，双套制与双轨制为档案管理提供了一种有效的解决方式。然而随着技术发展与社会活动方式变化，双套制与双轨制则显现出了一定的不适应性。

6.1双套制与双轨制面临的挑战

在档案信息化建设中，“双套制”指文件归档后纸质版本与电子版本共存，或称“双套归档”；［29］目前档案学界对“双轨制”的定义可以总结为，在文件形成、流转的全过程中，电子形式与纸质形式始终共存，这实际也意味着在文件流转的终端，也将以“双套制”进行归档，在档案管理的过程中也仍然按照“双套”执行管理，因此双轨制既是文件管理的“双轨”，也是档案管理的“双轨”。一般认为，双套制和双轨制的优势在于，对电子形式而言安全可靠，对纸质形式则便于查询利用、整合共享，二者形成互补的效果。［30］这也是双套制与双轨制得到广泛应用的内在原因。尽管如此，随着计算机技术的发展和普及，社会对于以电子形式为载体的活动方式越发适应和依赖，纸质形式逐渐成为电子形式的一种“硬拷贝”（hardcopy），双套制与双轨制从以往以纸质为主转变成为以电子为主，这就使得双套制的管理方式产生了一定的弊端：（1）资源浪费。从调研中发现，实际工作中许多单位往往会在文件阶段以电子形式形成和流转，到归档时就将电子形式的文件打印成纸质硬拷贝，再将电子版与纸质版同时归档，在档案管理过程中，需对两个版本同时进行维护；而在档案部门进行档案数字化建设时，往往由于电子版本管理不善或未予归档，而又要将纸质档案统一进行扫描，形成电子档案。在这一反复处理的过程中，实际对资源造成了不小的浪费。由于电子档案的管理不善，同时造成重复劳动和存储空间的浪费，而在电子—纸质—电子的转换过程中，期间又经历了并不必要的纸质形式阶段，直接导致纸张资源浪费，也对档案管理人员造成了更大的工作负担。因此，如果能够完善电子形式的管理手段，就能避免出现上述资源浪费的问题。（2）对档案原始性与完整性的管理失效。双套制与双轨制在管理效果上无法实现对档案真实性与完整性的有效管理。对于以电子形式形成、流转的原生电子档案而言，通过打印硬拷贝归档，实际造成了背景信息（context）的损失———无法有效保留支撑电子档案真实性、完整性的元数据。如此一来，后续对于纸质版本档案的管理，其客体对象都是原始性已经损耗的档案，这种纸质版本仅承载了档案的信息内容。对于原生电子档案而言，只有同质归档管理才能最大限度地一并保存其重要修改记录和相应的元数据，也才能最大限度地保护档案的原始性与完整性。从管理流程而言，采用完整的同质流程对电子档案进行收集、保管、利用、传输和移交，是对电子档案原始性和完整性的连续性管理。因此，对于以原生电子档案为主且具备一定条件的单位或领域而言，电子档案管理单套制和单轨制是更具适应性和有效性的管理方式。

6.2双套制与双轨制的根源分析与转变需求

双套制与双轨制的广泛推行，从其根源上而言，可以说是出于对电子形式载体原始性、稳定性的不信任，因而对电子档案采取相对谨慎的管理方式。在信息化建设早期，由于电子形式载体管理技术尚未成熟，电子档案瞬间丢失、无法找回，或篡改不可溯的现象比比皆是，相较之下，纸张的稳定性与可控性远远优于当时的电子形式载体，并且纸张的使用为人们所熟悉和信任，因此，双套制和双轨制成为档案管理中的通用方式。在后续研究中，学者们对电子档案的“原始性”问题展开了研究，提倡以“真实性”、“可靠性”等概念对纸质条件下的“原始性”进行拆解诠释，以此取代传统的“原始性”观念。［31］随着对电子档案真实性问题研究的深入，目前已经形成有效的电子档案真实性问题解决思路与实施技术，电子档案管理者与使用者对于该问题的观念也正逐渐发生变化。实际上，在社会生活的其他领域，电子形式这一虚拟化的信息载体已经得到广泛应用。比如，在银行业务、证券业务、电子商务等事务中，数字化信息早已成为业务活动中的主要甚至唯一形式，社会对于这类事务几乎不存在不信任感，对电子形式予以信任在这些领域中习以为常；会计档案管理领域也正积极开展电子档案管理单轨化的推进工作，国家发改委办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室于2013年12月向多市、多单位通知（发改办高技[2013]3044号），要求各单位组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作，据了解，相关工作已经取得一定进展和成效。可见，在以电子形式为业务活动开展主要方式的领域，其对于电子形式信息的信任度较高，也更积极推动相关技术的改造和应用，推行业务全流程电子化。对于档案管理而言，随着技术发展与社会活动方式变化，对于电子形式等虚拟载体的不信任将逐渐消退，并建立起稳定的信任感。任何主流载体都不是等到真实性能够得到完全保证，且长期保存问题得到完全解决时才得以普遍使用的，社会选用一种介质作为主流信息载体往往是出于实用主义的考虑，即满足方便、快捷、可共认等基本要求即可。这其中对于载体实际也有一定的真实性和稳定性要求，不具有真实性、稳定性的载体是无法成为主流介质的。档案部门对于这种真实性和稳定性固然具有更严格的要求，然而随着电子形式日益普遍化，计算机领域也正不断完善其技术特性，从而使其更好地满足社会活动需要。因此，档案部门的专业性管理要求应该通过完善管理策略、优化管理流程、巩固管理制度、改善管理方法来实现，从循序渐进的实践中积累经验，逐步与技术部门共同建立起经过反复验证的技术管理体系与信任体系，为电子档案管理的单轨化提供支撑，从而满足原生电子档案长期真实性、完整性、易用性、可读性、安全性的要求。

6.3国际趋势———电子形式单套制归档与单轨制管理

电子档案的单套制归档与单轨制管理也正成为许多国家机构的趋势。目前，美国、澳大利亚等国家都逐渐推进电子档案的单套与单轨管理，而不再形成或接收纸质档案。（1）美国。2012年8月24日，美国总统办公室以备忘录形式，向联邦各机关由管理预算办公室（OMB）和国家档案馆与档案管理局（NARA）制定的《政府档案管理指令》，其中目标1.1和1.2要求分别对电子档案和电子邮件以电子方式实行“单套制”管理：①到2019年，联邦机关将以电子形式管理所有永久电子档案；②到2016年，联邦机关将以可利用的电子格式管理永久及定期电子邮件档案。［32］（2）澳大利亚。自2011年7月起，澳大利亚国家档案馆持续敦促所有联邦政府机构向电子形式的档案管理转型，鼓励其以电子形式形成、管理和保管档案，并在必要时对接收的纸质文件进行数字化扫描，从而不再形成新的纸质档案。［33］上述实践都反映出同一趋势———当电子形式成为主流活动交流方式时，档案部门也应对电子档案实行适应性的全电子化管理。从上述国家的推行力度看来，这对于许多领域而言，既是必然的趋势，也是迫切的需求。6.4推动我国电子档案管理单轨化原生电子信息的规模化应用是社会发展历程中的一种“自然选择”结果，要最大程度地维护原生数字记录的原始性与凭证性价值，就要实现电子档案的单套制归档与单轨制管理，这也是档案信息化建设的目标之一。在我国，双套制与双轨制管理已经显示出一定弊端，许多领域的电子档案管理单轨化具有必然性与迫切性。要推动我国电子档案管理单轨化，首先应该建立起对电子形式虚拟载体的信任，其次应该加快完善管理策略、制度、流程和方法，在巩固自身理论和方法的同时，加强与其他领域的合作，从实践中积累经验，逐步完善法规体系，在必要领域尽早实现电子档案的单套制归档和单轨化管理。

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（一）档案学基础理论

档案学基础理论研究，是理论档案学的核心，也是应用档案学研究的前提和基础。本方向研究档案与档案管理（事业）中的基础性、宏观性、前沿性的理论问题，主要包括：档案这一社会事物的内涵、外延及档案的价值、特点，档案工作和档案事业管理，档案学科体系的内容、结构，档案管理基本理论等。

（二）电子文件管理

本研究方向旨在面对电子文件的出现在文件与档案管理、司法认同、技术支持方面引发的一系列前所未有的挑战而开展全方位的理论探讨和创新研究。主要研究电子文件概念、种类和特点，电子文件管理原则、模式和标准，电子文件管理流程、方法和技术，以及电子文件的利用等。

（三）企业档案管理

本研究方向在研究企业经营管理活动的基础上，以企业档案管理、科技档案管理和知识管理为研究对象。着重探讨和研究在社会主义市场经济条件下的企业档案管理、信息管理、知识管理的原则、模式、方法与技术，并为企业提供适用的档案管理、信息管理和知识管理解决方案。

（四）历史档案与史学研究

档案学与历史学有着十分密切的关系。本研究方向主要研究历史档案的种类、分布、价值及其管理理论和方法，并在此基础上进行相关的史学研究。

（五）档案保护技术

档案保护技术是档案学专业的一个重要的研究方向。本方向研究的内容主要包括：档案载体及记录材料结构、成分、性质及耐久性；环境条件对档案载体耐久性的影响；有害生物对档案载体耐久性的影响及防治；档案修复技术；现代信息安全性研究。

那么,就一般意义讲,什么是衡量档案学热点问题的标准呢我认为基本的标准包括以下几种.

第一,近年来相对比较集中探讨的档案学前沿性理论和实践问题.学术研究是有规律可循的.每门科学的建设和发展都有其自身的内在矛盾规律.这种矛盾规律往往是通过一些前沿性的理论问题和实践问题表现出来的.比如,我国进入21世纪以后,档案学研究的前沿性问题之一就是电子文件问题.这是因为我国的档案工作对象发生了较大的变化,电子文件大量出现,且因其具有许多不同于以往传统形态档案的特点,传统档案学管理理论已经无法合理地解释和说明这种新的档案现象,更无法科学地回答它所提出的各种具有挑战性的管理理论和实践问题.正是由于理论和实践之间的这种矛盾的存在,才引发了越来越多的人关注这方面的研究,并将大量的外国档案学的相关成果介绍进来,同时结合我国的国情,进行整理,吸收,改造和发展.

第二,对新世纪档案学术研究具有一定导向性与前瞻性的理论问题.

第三,具有一定公众关注度的实践和理论问题.

二,档案学热点问题举要

(一)与电子文件管理有关的基础理论问题

1.电子文件的"真实性","完整性","原始性"维护问题.两种重要管理理论的研究——电子文件全程管理理论和文件连续体模型理论.可参见《档案学》2003第二期,傅荣校,周林女的"电子文件管理中的热点理论问题研究类举".对这两种理论,我国档案界目前只是停留在介绍阶段,深入的研究尚未开展.

2.前端控制理论.与这种理论相关的研究课题有许多.如:

(1)档案管理的前端控制思想;

(2)档案鉴定中的前端控制;

(3)档案集中过程中的前端控制;

(4)档案保护的前端控制;

(5)档案编目的前端控制;

(6)档案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中档案工作者的干预时机的选择;

(8)电子政务建设中文档前端控制思想的应用;

(9)电子文件管理与纸质文件管理中前端控制思想的比较等.

3.来源原则问题.来源原则所强调的"来源共同性",在电子文件的管理过程中,受到了质疑.有的学者认为:"源于各种不同结构组织体的数据的产生,改变了单一来源的概念.电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限,而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的."特里·库克认为:"电子时代档案来源的概念需要重新考虑,酝酿和定义,它不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的,形成活动,过程,处理程序和职能范围等."档案人员的关注点从"实体来源",转变为"变动,临时,甚至''''虚拟''''的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源."库克的"概念来源",实际上指的是文件的形成过程及背景,即文件是谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的信息.那么在我国目前的情况下,究竟应当如何对待这种新的观念,难道我们也必须以"概念来源"的新来源观取代"机构或实体"来源观吗

4.电子文件的特点问题.如"信息与载体可分离性"问题.刘东斌,刘伟的"电子文件具有信息与载体可分离性吗"对人们普遍认可的电子文件的"信息与载体可分离性"的观点,提出质疑.他们认为:"这一观点与事实大相径庭,完全不符合事实.不仅电子文件的信息与载体不可分离,事实上与载体分离的信息根本就不会存在."

5.电子文件的元数据问题.戴维·比尔曼最早将元数据的概念引入档案学,并将文件和元数据形象地比作信函的内容与信封,文件是元数据封装起来的对象,元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件.元数据具有维护电子文件原始性,真实性和凭证性的作用.但是,目前人们对元数据的理解不同,主要观点包括:

(1)元数据是关于文件的背景信息和结构的数据,是有关电子文件的技术性信息.[ICA]

(2)元数据是关于电子文件背景的描述信息.[澳大利亚]

(3)元数据是关于文件和文件集合的背景及其相互关系的结构化描述和编目数据.[英国]

(4)元数据是指构成电子文件数据的数据,例如格式信息,字型,字体,数据词典,数据库描述,逻辑和物理模型,系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据,具有隐含性.[中国]

(5)元数据是"由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间,地点,人员,活动,文件系统,结构及内容等方面的具体数据."[中国]

6.数字档案馆的建设与发展问题.

7.电子政务条件下的文档一体化管理问题.

8.电子文件的运动周期的划分问题.

(二)档案学传统热点——持续性和发展性的理性思考

1.文件与档案的关系问题."转化"关系的探讨."半现行文件"概念的争论.

2.档案本质和本质属性的纷争."历史的原始记录"说,"保存备查性"等.

3.档案概念的拓展问题.档案概念的外延的扩大与缩小争论.何嘉荪是"扩大外延"说的代表,主张把"收发文登记"宣布为"归档","把全部现行文件都宣布为档案".黄存勋认为:"可以借鉴美国等国家档案界的意见,延伸文件的前档案阶段,以''''进馆''''作为文件转化为档案的标志.换言之,应该缩小档案概念外延,仅将保存在档案馆的或已进入永久保存阶段的文件视为档案."

4."实物档案","口述档案"概念之争.

5.文件生命周期理论是否适用于我国的理论之争.有人认为:"该理论对我国并不适用."因为"我国没有半现行文件这一概念",也没有"文件中心".有的则认为,该理论是现代档案学发展的重要里程碑,是构建文件与档案学的重要理论基石,是我国档案事业发展与变革的重要路标与指南之一.

6.文件中心在我国建设与发展之争论.有的认为它的建立会增加机构和资源浪费,而且同我国的文件与档案管理理论不适应.有的则将它视为我国档案机构改革和发展的方向.有的认为我国已经有了比较完整的档案室体系,根本没有必要改掉后从新建立一套文件中心体系.有的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构,可以在不同的情况下并存.

7.文件中心的建设与模式选择,运作方式问题.

8.电子网络条件下,文件中心的发展命运问题.

9.文件运动的"回流"问题之争.吴品才提出之后受到一些同志的挑战.焦点在于"文件运动是否应与文件的实体形态联系在一起讨论".

10.档案价值理论的争论.主要涉及档案价值的实质及档案价值概念的表述问题,特别是"劳动价值问题".

11.档案管理体制的变革问题.

12.档案工作原则与规则的关系问题.

13.档案种类划分问题.

14.虚拟利用方式与传统利用方式的关系.

15.馆藏建设中的"官方文化"现象的变革.

16.确保电子文档信息长期的真实性,完整性和可利用性的战略问题.

17.信息时代,使档案成为可供大众利用的,最为广泛的信息资源的问题.

18.档案学理论和实践的关系.理论是高于实践还是实践高于理论的问题始终在我们的档案学研究中困扰着我们.一些同志往往以某种做法不符合"档案学理论"为由,排斥实践中出现的新观点,新做法;而不是自觉地检讨相关档案学理论是不是还能够具有指导实践,解决新矛盾,新问题的品格.还有的同志以违背"马列主义"为由,片面地抵制或消极对待外国的文化思想和先进的文档管理理念.有的同志以制造辞藻的形式,打造出所谓的理论,让人们不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒体性,多语义性,多价值性,多时空性,多尺度性,多维性,多类别,多变量和多应用主题……",一口气列举了十个"多",不知这种所谓的新理念对实际工作有何指导意义

(三)档案学自身的基础理论问题

1.档案学研究对象的表述问题.

2.档案学的学科性质问题.

3.档案学与文书学的关系问题.

4.档案学的研究方法问题.如"二律背反","形而上"等提法问题.

5.现代管理理论对档案学研究的影响.

(四)档案管理信息化问题

1.档案网络建设中的信息管理问题.

2.文档信息化服务中的技术因素与非技术性因素问题.

3.文档信息化与文档有效管理问题.

4.文档核心信息资源的开发利用问题.

5.网上档案信息的法律地位问题.

6.档案信息网络安全问题.

7.档案信息化建设的核心问题.资源建设:档案目录数据库和部分开放文档的全文数据库建设问题;电子文档信息资源的组织问题.

8.数字化档案信息资源的管理和维护问题.效益与成本问题.

9.档案管理信息化时代,档案工作者的角色转变问题.

(五)档案实体管理应用理论研究中的热点及难点

1.关于保管期限粗分与细分之争.其中最具代表性的是"两分法"(进馆,不进馆)和"三分法"(永,长,短)之争.有的主张与文件生命周期联系,在分阶段多次鉴定的基础上,考虑保管期限的划分问题,每次以两分为主,在同一档次内部再细分.例如,归档前鉴定主要区分归档与不归档,进馆前鉴定主要区分进馆与不进馆,档案馆定期鉴定主要区分销毁与继续保存.在归档,进馆和继续保存等档次内部,再根据有关档案的实际情况灵活掌握,考虑是否再细分具体的保管年限.同一保管年限的档案,还可按重要程度进一步细分.档案馆档案开放前的鉴定,在区分开放与控制使用的同时,还可结合复查原定保管期限.

2.关于保管期限的标时与否的争论.

3.关于档案鉴定方法的争论.直接鉴定法受到一定的挑战.另外,职能鉴定法与内容鉴定法的研究,以及对"宏观鉴定战略","文献鉴定战略"的质疑等.对"宏观职能鉴定理论"的质疑,代表性的观点包括:"宏观职能鉴定理论的立论基础尚不严密,且未提供切实有效的职能分析方法";"宏观职能鉴定理论的理论实质有悖于现有的基础理论","宏观职能鉴定论实质上正是以''''实体价值论''''(即档案价值是独立于主体之外而存在的,它随档案的产生而产生,不论人们利用与否都是客观存在的)作为其档案价值观的.以这种片面的档案价值观为理论实质的宏观职能鉴定论显然存在着重大的理论缺陷.宏观职能鉴定论仅从第一价值的角度出发来判定文件价值的大小,并未虑及文件的第二价值,这样就明显违背了双重价值论."对鉴定过程的实质问题:鉴定的过程是赋予文件价值的过程吗如何处理好职能鉴定与内容鉴定的关系档案鉴定是否存在"国家模式"和"社会模式"呢即使不是完善的鉴定决定或鉴定程序,也要优于文件的自生自灭吗

4.电子文件的集中与捕获问题.

5.电子文件的集中管理问题与分布式管理控制问题.

6.归档制度的建立与完善问题.

7.档案实体分类方案的编制与应用问题.

8.档案分类的客观性与一级类目分类标准的确定问题.

9.成套性与客体全宗问题.

10.实体分类与信息分类问题.

11.传统著录与电子文件著录的区别问题.

12.信息社会中档案编研工作的特点问题.

(六)档案信息管理应用理论研究热点

1.公民权利与现行文件公开,保密问题.

2.开展现行文件利用服务过程中,档案部门的角色定位问题.

3.知识管理与档案信息利用服务工作的关系问题.

4.现行文件利用服务中心的建设与发展实践对传统档案管理理论的挑战

(七)档案史学研究方面热点问题

1.档案的起源问题.

2."档案"的辞源问题.

3."信息","文件","公文"的辞源问题.

4.甲骨档案中的"贞人"问题.

5.甲骨档案的内容结构问题.

6.文书档案连锁法的重新评价问题.

7.20世纪30年代和40年代我国档案学理论研究的主要历史成就问题.

8.简牍档案的发现及其史料价值问题.

9.建国前我国档案教育的成就与历史教训.

(八)专门档案管理领域的热点问题

1.专门档案的定义问题.姚军认为:"专门档案就是指人们在社会和自然活动中某些专门领域形成的,用较为系统的,成熟的专门管理方法进行管理的,或某些特殊形式,载体的档案的总称."

2.专门档案的种类划分问题."依据专门档案的派生和分离情况为原则,将目前各种专门档案归入文书档案范畴专门档案,科技档案范畴专门档案和特殊载体专门档案三大类."

3.人事档案管理问题.

(1)现行人事档案管理弊端:分散多头管理.

(2)建立国家人事档案中心问题.

(3)擅自建档,造档问题.

(4)擅自扣档问题.

(5)擅自弃档问题.

(九)档案管理制度建设,标准建设方面的热点问题.

1.《归档文件整理规则》的讨论.内容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之间有机联系"规则推荐的联合分类法中的分类标准问题

2.《文书档案保管期限表》的讨论.

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中图分类号：S611 文献标识码： A

引言

在面临更加激烈的市场竞争中，设计企业的数字化档案管理是以市场需求为导向的管理思想，将客户要求、企业内部资源、上游的原材料供应商和下游的客户等整合到企业整体的价值链中，以此建立自己的竞争优势。数字化档案管理超越了企业原有的档案管理框架和运作模式，是对企业现有的组织结构、管理观念、管理方式等管理系统的一场革命性变革。

1 .数字化与电子化的区别

电子化的概念与数字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也无妨，但如果深究这两个概念，它们的差别还是很大的。电子化的概念是指一切与通讯电脑有关的产品，主要是指实体性的产品，如电子文件、电子档案、电子图纸。而数字化则更倾向于管理和使用规范有序后的电子信息，主要指对整个过程进行管理和使用的一种方法和手段，如 “数字城市、数字生活、数字校园、数字管线、数字档案馆”等，都是指将信息通过某种手段收集规范后的再供人利用。电子化的外延更宽，适用面更广；数字化的内涵更深，专业性更强。在更大众的领域通常使用电子化，在更专业的领域通常使用数字化。

档案工作的发展历程经历了从“电子化”到“数字化”的演变过程。最初大家提到电子档案主要是指一种实体性的档案电子文件，只要能查到看到就算是实现了电子档案的管理，并没有要求很完整的档案收集、整理、提供利用的全过程管理。但在进入数字档案馆时代后，对于档案全过程管理的要求就越来越迫切，能否对档案全过程进行管理是衡量数字档案馆的重要标志。所以，从“电子化”到“数字化”是档案管理方式质的改变。数字档案馆是电子档案工作发展到一定阶段必然产物，它的内涵更深，专业性更强。

我们现在提出的数字化，是各方面 “电子化”工作发展到一定阶段的必然要求。目前国内设计企业在设计手段上实现了CAD，三维技术开展的如火如荼；在管理手段上很多设计企业利用综合信息管理平台开展工作；在公文管理上使用OA。可以说多方面的电子化工作都得到较大发展，但是要对企业各个过程进行更专业有效地管控，就需要引入“数字化”的概念。如果说的更形象一点，“数字化”就是从最底层的“0,1”进行管控，是最精准全面的管控。所以“数字化”的概念应孕而生，这是管理手段向更高层级迈进的必然要求，是管理方式从大众化走向专业化的必然体现。

2 .设计企业数字化档案管理模式的研究

2.1 设计企业数字化档案管理现状

档案管理学科已经成为一个较为成熟的领域，它不仅是管理技术和方法，也是项目操作和交流的灵魂，更多的影响着工作人员的操作流程和思维方式。档案管理、档案管理理论被广泛运用到各行各业，对于处于竞争环境中的现代企业和高技术行业来说，尤为重要。我国很多企业已经全面引入并推行了数字化档案管理，但在企业实际的数字化档案管理过程中，档案管理学科被运用得各有千秋，其实际效果也不尽相同，大致可分为部门档案管理、项目组档案管理和部门/项目组混合档案管理三种管理模式。根据企业规模或档案管理理念的不同，在实际的数字化档案管理过程中，采取的管理方式也不尽不同。

2.2数字化档案管理模式的分析

（1）内容丰富，数据量大。与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。

（2）从管理实体到关系管理。关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。

（3）为知识管理提供基础。知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。

（4）全面电子化的产物。数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。

3 .设计企业数字化档案管理生产模式

3.1虚拟化。“虚拟”源于计算机技术，是指用计算机来虚构和模拟现实世界中的客观事物和环境，如虚拟磁盘、虚拟网络等。然而，这种客观事物本身并不存在于计算机中，而是计算机通过相关信息的处理，仿造出和现实事物极其相似的景象。所谓虚拟化，是指使用计算机和网络技术，人们的实践活动从过去的以物质和能量为基础的物理空间向以网络为基础的电子空间转化的过程。

从本质上讲，虚拟化实际上是一种概念的产物，是真实物理载体抽象化的体现，可以说是计算机和信息通讯技术发展的最新阶段。在虚拟化实现的过程中，数字化、电子化、网络化都是虚拟化的前提和基础，虚拟化集成了计算机和通讯技术的绝大多数功能，例如数字计算的功能、文字处理的功能、多媒体的功能、网络通信的功能等等。只有当计算机具备所有这些功能时，才能够说虚拟时代已经到来。

由此看出，虚拟化是数字化、电子化和网络化发展到一定阶段的产物，并且虚拟化是迄今计算机和通讯技术发展的最高阶段。无论从安全考虑，还是从计算机技术的发展趋势考虑，虚拟化都应该成为未来设计企业数字化的主要技术实现手段。

3.2远程化。计算机及网络技术发展呈现出远程化的趋势，这也符合数字化未来发展的特点。随着设计企业业务领域的逐步拓宽，移动办公的要求越来越迫切。远程化应该是设计企业未来数字化实现的主要功能之一。

3.3数字化应是将文控、CAD、三维、综合管理信息系统、数字档案馆、OA、知识管理等各功能模块串起来的一根红线，数字化将会形成设计企业最大的数字信息资源，涵盖企业绝大部分的信息资源，对于企业的发展具有至关重要的作用。

3.4数字化可能会使设计企业的某些职能发生改变，产生类似“数字化生产中心”这类机构。数字管理中心是设计企业所有数字化信息的管理中心，这类机构的人员有点类似于网站的编辑和运维人员，主要对企业内信息进行加工处理并提供利用。设计人员是信息的生产者和制造者，有点类似于网站的记者，实时产生大量的信息。

4 .结束语

企业越来越发现在日趋分工细化和开放合作的年代，仅仅依靠自己的资源参与市场竞争往往显得很被动，必须把同经营过程有关的多方面资源纳入一个整体的企业价值链中。基于价值链的数字化管理要求在面临更加激烈的市场竞争中，以市场需求为导向的管理思想，除了注重产品的研究开发、营销扩张和售后服务等之外，还要将客户、企业内部资源以及上游供应商资源和下游的客户等整合在一起，来建立企业的竞争优势。现代企业管理强调对物流、资金流和信息流的监控，以达到系统的规范化管理。

参考文献 ：

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中图分类号：TP392 文献标识码：A

如何对电子文件进行安全有效地管理，以便更好地开发利用电子文件信息资源，已成为人们普遍关注的一个热点问题。云计算技术产生的背景就已经传递着云计算的最终目标是将计算、服务和应用作为一种公共设施提供给公众的信息，使人们能够像使用水、电、煤气和电话那样使用计算机资源，云技术的应用将给人们的工作生活带来前所未有的变化。

1传统电子档案存储的缺陷

1.1电子档案所依赖的载体寿命问题

电子文件归档与管理系统、数字档案馆管理系统等应用系统的研发和运行维护是很多档案部门较为头痛的工作，频繁购买复制的载体介质也会在使用时出现介质磨损问题，因为需要投入相当高的经费。

1.2电子档案所依赖的硬件技术更新问题

在电子档案保存的过程中会出现硬件和软件的技术库更新，目前多采用的是将数字信息从一种技术环境转换另一种技术环境的复制方法，总之，无论是那种方法都需软件和硬件技术更新而投入的开支。

1.3电子档案真实性、安全性的维护问题

电子档案的数据易受多方干扰，信息会被修改，从电子文件到档案的步骤要进行全过程监督和指导。另外自然灾害对档案的危害也非常大，在5・12地震中，部分地区的档案就遭受了巨大的损失，电子文件分散保管模式意味着在灾害发生后抢救档案的困难系数增加。

1.4服务于民众的便捷性问题

我国传统的电子文件一直主要实行分散异构的管理模式，这种模式下各种信息资源被分隔在不同物理空间，容易造成“信息壁垒”和“信息孤岛”问题，同时资源重复建设也带来了极大了浪费。且不利于更好地服务于民众的需求，更谈不上档案利用的便捷问题。

2云技术的概念和在电子管理领域运用的新路径

云存储技术是一个新的概念，是指“通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能。在云计算环境下，用户观念从“购买产品”到“购买服务”转变，他们直接面对的将不再是复杂的硬件和软件，而是最终的服务，其具有以下几方面的优势：

其一，低成本经济实惠。使用云技术可以降低用户电脑的成本，因为计算机硬件都是云计算提供管理，降低维护成本。用户便可以获得快捷的服务，得到自己所需的信息。云计算的云端由成千上万台甚至更多服务器组成的集群具有无限空间，用户不再需要建立自己的数据中心，只需要向云计算服务商申请存储服务，支付较低的费用，即可享受存储服务。云计算廉价的超级存储服务能为解决未来的电子文件存储问题提供解决途径。

其二，虚拟化云加端服务。利用软件来实现硬件资源的虚拟化管理、调度及应用是云计算平台的最大特点。用户只需要一个终端，笔记本、一部手机，或者是一台带有云功能的电视机，即可通过网络服务来实现需要的数据信息。

其三，超存储能力安全可靠。云端是由成千上万台甚至更多服务器组成的集群，它具有无限的空间。云计算中，电脑的崩溃不影响数据的存储，因为云会自动备份存储数据，且数据存储集中，便于数据中心工作人员对数据统一管理，实时监测，用户数据安全可得到最大限度的保证。由于用户资源不是放在某一台物理机器上，而是放在虚拟的云端，所以即使一台或多台机器进入脱机状态，“云”也能够继续正常运行，以保障用户信息的可靠和安全。

其四，服务定制灵活便捷。在云环境下用户根据需要定制服务、应用，且不需随身携带文档，只需终端在云计算模式中，相关数据也都存在云中。当用户需要团队合作时，即使身处不同地域的团队成员也能较快实现文档合作目标。 用户将自己所需信息“一网打尽”，还不受时间、空间限制，轻松获取自己所需信息。

其五，有助于减少对计算机技术人才的依赖。电子档案保管系统的设计、运行、维护工作具有较高的技术含量，对技术人才的要求也高。云计算环境下，企业与机构无需规划自己的数据中心，所需一切都由服务商搞定。不但节省用户终端资源，还可避免软件运行维护和随时更新带来的麻烦。用户不必关心资源在哪里、如何部署，只需要把自己的需求告诉云，剩下的工作就交给云。

参考文献

[1] 杨怡.云计算环境下的安全问题浅析[J].电脑知识与技术，2009（5）.

[2] 祝庆轩，桑毓域，方昀.基于云计算的档案信息资源共享模式研究[J].兰台世界，2011（7）.

[3] 卞昭玲，李俐颍，刘振鹏.云计算在档案信息共享中的应用[J].兰台世界，2011（7）.

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0引言

“互联网+”时代已经到来，计算机网络逐渐渗透到社会的各行各业之中，档案管理也是现代信息化时代需要进一步拓展的空间。大数据是信息化技术发展到一定程度之后的必然产物。在当今社会中，更多的信息实现了电子化，数字化的发展模式，这样就给我们查询相关的信息带来了更大的方便，我们可以运用手机或者计算机调阅相关的信息，即：信息的大数据时代已经到来。基于这一背景条件下，档案管理的价值不仅仅停留在纸面上，更多需要基于计算机电子化、数字化的虚拟网络之中，实现档案数据更广泛的共享。

1大数据对于档案管理的意义分析

1.1实现档案管理的高效性

大数据的概念就是基于网络信息技术，将相关的信息通过网络进行共享。这样思想运用到档案管理之中，可以实现不同档案管理部门之间的资源共享。在查阅档案的时候，调阅者可以得到更多全面的信息，相关的数据参考更多。大数据的概念实现了档案管理的开放性，使得更多的资源可以向调阅者开放，帮助他们更加高效的查阅相关信息。

1.2实现信息的可靠性

由于大数据是将更多的档案资源进行整合，实现一个庞大的虚拟数据库。在这一数据库中，我们可以更多准确地找到自己所需要的资料和信息。在调阅的过程中，档案资料的真实性有了进一步的保证，我们可以更加放心的信任自己调阅的档案资料。

1.3强化了自动分析能力

在大数据的理念中，我们还加入了数据分析的环节。更多的大数据在被调阅之后，很多人都是难以有效看完这种档案资料。这时候我们就需要依靠计算机对其进行有效分析，不断拓展自动化的分析，由于这种自动分析是计算机事前设计好的，具有一定的科学性，自动分析的结果具有更加可靠的属性。因此，这种自动分析能力可以帮助我们在大量的档案数据中得到最为准确、科学的结论。

2提升大数据在档案管理价值的具体措施

2.1系统开展信息化建设

由于大数据需要基于当前的不同档案部门之间相互数据共享的基础上，因此，实现所有部门之间的信息化改造是前提，不断提升档案部门标准化的信息技术改造。例如：使用同一个数据库系统，使得他们在档案信息电子化改造过程中，最终可以实现相关信息共享。这一点十分关键，只要有一个部门信息化系统改造不彻底或者是数据库系统不一致，都可能造成最终的数据共享的困难和问题。因此，在信息化改造的过程中，所有的部门需要相互协作，加强沟通，顶层部门需要进行信息化系统的统一采购和安装，同时针对技术人员进行统一的培训，使得他们充分掌握系统的使用、维护和日常问题处理。在信息系统建立之后，我们需要进行联调联试，查找数据共享过程中的问题，最终实现整个系统的完善和优化。

2.2加快纸质档案的电子化进程

现代的大数据概念是基于网络计算机的电子化数据信息。然而我们在过去的几十年中，所有的档案都是纸质的，为了保存这些珍贵的档案资料，我们付出了很多的心血和汗水。要想实现档案的大数据共享，第一步就是需要实现这种珍贵的纸质档案资料的电子化转换。将相关的纸质档案扫描、拍照，形成一系列系统化的电子档案，这样才能进一步输入电脑，实现与网上数据对接。在纸质档案的电子化进程中，我们需要进一步掌握相关的技术，做好更多的防护措施，尽可能地保证那些珍贵纸质档案的完整性。

2.3构建档案信息化管理的统一标准

档案在进行电子化改造过程中，我们的操作存在很多的不确定性。针对这些不同的选择，我们需要进一步构建统一化的标准。在进行信息化建设过程中，只有统一标准，最终形成的电子档案才能在相互比较中具有一定的对等性。具体来说，我们需要规范电子档案的文件格式，需要具备的基本材料，只有具备这些基本材料，才能构成一个完整的电子档案数据。同时，我们在档案的电子化处理过程中，进一步统一处理手段和方式，这样处理出来的电子档案才能进一步统一，差异性才能降到最低。

2.4人员的信息化素养提升

信息化技术、大数据理念都是近年来最新的思想。档案管理人员在日常的工作中只是单地了解过相关概念，对其应用和操作知之甚少。我们需要进一步加大对档案管理人员的信息化技术素养提升。因为档案管理需要有人员进行操作，同样的档案信息化建设、大数据的建立都是需要人员去实施，所以我们需要对这些操作、实施人员进行信息化技术的培训。同时我们还需要进一步引入一批专业化的信息人才，他们的进入可以帮助我们实现档案管理队伍的优化，进一步帮助在岗人员相互学习和交流。信息化培训的形式可以多样化。例如：自学与交流相结合，理论与实践相结合等都是可行的。培训的时间可以集中在工作相对轻松的时间段，采用集中和分散教学相结合。

3 结语

档案管理借助大数据的理念将实现质的飞跃，其高效性、准确性将得到进一步提升。在大数据改造的过程中，档案管理工作需要注重系统改造的统一性，加快纸质档案的电子化，构建管理标准，强化管理人员的技术培训，从而为档案管理价值的提升奠定基础。

参考文献

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一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

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电子档案概念的启用

信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。《办法》首次在国家行政行政管理部门的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义；“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。

档案移交的时间

档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，为了方便利用传统载体档案，立档单位—直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，往往会带来库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是阻碍档案及时接收进馆的主要问题了。

对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15～20年再移交进馆，显然是不合适的，对电子档案的安全保管和长期可用都是极大的隐患。这是因为，电子档案的保存和可用特别依赖于计算机等软硬件环境，而信息技术到现在为止，仍处于高速发展期，3～5年后，其操作系统、格式软件、读取设备、存储载体等就会发生较大的技术变化，如果管理措施不能改进、技术手段不能更新，就很可能出现综合档案馆的管理系统不能读取各立档单位形成的电子档案的情况。也有些专家建议电子档案形成之后，即经过归档流程后，直接向综合档案馆移交，也就是一年移交一次。我们认为这样也不合适，这是因为，一方面，为了保证电子档案来源可靠，电子档案在移交时必须履行严格的移交接收手续，如果每个立档单位每年办理一次移交手续，对于一个综合档案馆来说，面对上百甚至将近二百个立档单位，每年都履行这样的手续，时间和精力都显得不足；另一方面，因为电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案，要想达到有效管理各立档单位产生的电子档案的目标，综合档案馆必须要对各立档单位产生的电子档案的情况进行调研，做好接收电子档案的设备和技术准备，才能启动电子档案接收工作，综合档案馆就需要有一定的准备时间。综合以上考虑，《办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。电子档案移交时间另行规定。”

移交与接收的流程

档案的移交与接收，不仅仅是档案实体和信息的转移，更重要的是档案管理的责任主体的变更，即从档案的生成单位——立档单位，变成档案的永久保管单位——国家综合档案馆。对于电子档案而言，因为其内容信息与载体的可分离、存储和读取对特定计算机软硬件设备的依赖、数据复制的便利等特性，电子档案在移交与接收时更需要遵循严格的工作流程，办理相关的交接手续，从源头上保证电子档案的可靠和可信。

电子档案移交与接收可采用离线或在线方式进行。不管采取何种方式，必须遵循《办法》规定的工作流程、办理必须的交接手续。电子档案移交与接收的主要流程为：档案移交单位组织电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据，国家综合档案馆检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、存储电子档案数据等。《办法》规定：“电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。”

系统实现的难点

电子档案的移交与接收是必须基于一定的系统来完成的，《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收的基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。

电子档案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去，面临许多技术难题和挑战。为了切实做好电子档案移交与接收工作，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家发展改革委员会联合下达了电子文件管理试点工程项目，国家档案局牵头承担电子档案移交接收和长期保存系统建设工程项目。工程项目的主要内容是，建设电子档案接收和长期保存系统，并在上海、福建、重庆、青岛、杭州、广州6个省市档案馆及其对应的电子档案移交单位部署实施。国家档案局组织力量研究电子档案移交接收和长期保存的文件档案管理范围、管理流程、元数据方案、系统接口方案、四性检测方案等，提出系统的功能需求、设计方案、技术、软硬件配备要求等，并定制系统软件，由6个省市档案馆运行实施。试点试用一批规章和标准，形成可操作性的实施方案，验证规章和标准的合理性、可行性，提出合理化的建议。研究制订一批规章和标准，主要包括电子档案长期保存管理办法、重大建设项目电子文件管理办法、电子档案分类方案、电子文件长期保存需求规范等。在上述系统建设、规章和标准试点试用的基础上，国家档案局在全国综合档案馆推广应用该系统，进一步提高全国档案部门信息化能力。

在电子档案移交与接收工作和系统实现中，我们认为有以下难点需要组织力量研究解决。

电子档案移交数据构成要求。电子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。

数据接口的技术实现。电子档案的移交与接收，本质上是数据从档案移交单位的档案管理系统或业务系统导出，和数据向档案馆信息系统的导入。由于当前信息化发展的标准化、规范化程度还比较低，各种办公系统、业务系统产生的电子档案，其系统类型、数据类型、设备类型种类多、差异大，如何保证档案馆信息系统能够接收所有立档单位的电子档案，并达到保持原貌、保证准确完整，是接收系统在设计开发时必须要重点解决的难题，特别是一些结构化数据，既要能够完整接收，又要保证准确读取，需要采用高技术、新手段来实现。

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现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS　的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。    

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。    

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。    

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。    

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段    

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。    

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。    

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。   

三、电子文件阶段    

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》?试行稿　国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院?中国兵器工业第五设计研究院　召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》?GB／T17678－1999　把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。    

机读文件?仅指计算机识别的文件　最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：    

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。    

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。    

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。    

篇10

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。