档案管理的内容模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理的内容，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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关键词 煤炭企业；档案管理；工作内容

企业档案是企业的信息资产，对于企业的生产经营和人事任用具有重要的作用，为企业的发展创造了巨大的经济效益，是企业管理的重要内容之一。在现阶段，加强企业的档案管理，促进档案管理工作内容和模式的转变，对于提高企业资源利用具有重要的意义。

一、实现煤炭企业档案管理工作内容和模式转变的途径

（一）实行企业档案管理一体化。随着高科技时代的飞速发展，实现企业档案管理的科学化、现代化和一体化对于煤炭企业的档案管理来说是工作的重中之重。首先，对于加强企业档案一体化管理而言，档案管理工作中要及时对各部门和各基层单位的生产情况、人事调动等信息进行整理、归档，然后还要将各部门档案进行分类，建立企业档案管理资源库，保证各项资源都能够全面、准确地反映在档案中。其次，还要进行档案管理信息化建设，随着网络的广泛应用和计算机技术的普及，企业的档案管理中也必将更多地涉及到电子档案和电子文件的管理，就电子档案的一体化建设来说，档案管理部门更需要加强管理，完善电子档案的生成、传递、处理、存储、查阅、收集等方面相关的规章制度，从而保障各项工作的有序运行和安全运行。最后，合理处理好纸质档案和电子档案之间的工作关系，保障二者完美结合，使档案管理工作流程科学化、规范化、合理化。

（二）档案管理工作模式的转变。现今，大多数企业已经开始使用计算机网络技术来进行档案的记录和保存工作，但是还是有一大部分记录使用纸质材料，当前管理的模式依旧停留在档案管理早期手动保存、查询等等模式，这种管理模式不仅繁琐、复杂，浪费企业的人力资源，而且对于档案的保存、传递等都产生不便。且纸质材料容易受环境条件损毁，也不利于档案的长久保存，可能会造成档案材料的缺失和内容失真。陈旧的档案管理模式对于档案的合理利用以及档案管理制度的完善都产生了一定的影响，所以，要实现煤炭企业档案优化管理，首先要做得就是对档案的管理模式进行优化。

随着信息技术的高速发展，档案管理系统也在不断优化升级，为了促进我国档案建设与时代接轨，与国际信息接轨，必须与时俱进，推进档案信息化管理，采取现代化、信息化的管理方式，利用信息资源，以达到更快捷、更准确、更科学地为人事工作提供全方位的优质服务。首先，健全档案网上信息系统，将企业中的档案信息录入系统，便于部门进行高效查询。其次，积极开发利用本地区信息资源，各部门联合组建本地区人才信息库，为各部门提供详细的人才信息，为用人单位选才发挥效力。再次，实现电子材料与纸质材料的联合，将纸质档案与信息系统、各项登记联系起来，互相核对，找出档案内容不完整、不规范之处，及时修正，促进档案管理的规范性。

（三）档案管理和排放方式的合理。现阶段档案管理仍然以纸质档案管理为主，是档案管理中的基本工作，由于各生产单位上交档案的时间不规范，造成档案归档时间不一，档案管理工作也就相对有了一定的难度，一般而言，档案管理人员都是在归档时凭经验在每一个全宗之后预留出位置，排放以后所接收的档案，这极不利于档案的科学管理，随着计算机技术的普遍应用，档案排放也可以充分利用计算机编制档案实体存放索引，使得索引能够及时显示出档案的排放位置，这样既可以减轻管理人员的工作负担，提高档案管理的工作效率，也可以让档案排放管理变得更加简单和灵活。此外，随着数字化档案管理应用的实现，档案管理也可以更加灵活多样，实现档案在分散或集中时的有效控制，从而保障档案排放和查询更加快速化和便捷化。

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“民生档案”既是一个非实体表述性的概念，也是一个整体集合的概念。这是由社会实践中“民生问题”本身的特点与档案管理的特殊要求两方面的因素所决定的：

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随着信息技术的飞速发展，档案管理mf"F的内容与模式发生了翻天覆地的变化，档案管理工作必须跟上时展的脚步，及时改变思路，改变工作方式，做好档案管理工作。

一、工作内容的转变

1.档案的收集

传统的档案以纸质档案为主，档案管理人员只需要坐等档案的最后形成，然后进行归档即可，一般都是一项议案或一项工程最终的议案结果，缺少中间出现的有意义的创意和方法，也难以体现整个过程。但在信息化时代，人们可以将这些完整地记录下来，只是有时会分散地存放在个人的计算机中。档案人员如果坐等档案的最后形成，将会失掉这一部分档案，所以，信息时代的档案管理者比传统的档案管理者更具主动性，他们会在专业人员的指导下主动学习专门的档案信息接收管理平台，对电子档案进行有效收集和管理。

2.档案的保存

传统的档案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因为数量繁多，查阅起来相当费时费力，已经不能满足人类社会获取信息的飞速增长的要求。电子档案不但有利于收集完整的档案信息和对信息进行有效保存，传播起来也极为方便。传统的档案保存重点考虑的是档案库房和档案柜的设置，在设计档案馆时，电子文档的保存主要考虑档案的增长速度，电子存储量及更新换代的趋势。现代化的档案观，不但应该具有保存各种格式电子文档的能力，还应有能力将纸质文档转换成电子文档。以提高整体检索速度。

计算机网络有一定的不稳定性和不安全性，信息丢失或失真现象在所难免，这就要求档案管理工作者定期对电子文档进行数据备份，保证即使计算机出现问题，造成档案信息丢失或失真的情形，也可做到有备无患，只需使用备份对原来信息进行恢复即可。

3.工作新内容

（1）设备故障安全防范。网络计算机硬件等系统一旦出现故障，一般会导致计算机存储的数据完全丢失或者无法保持原有数据的存储状态。这就要求档案管理者在设计档案管理系统之初就充分考虑到这个问题，积极设置系统安全应急措施，进行数据的异地备份。当计算机发生故障时，积极采取应急措施，或采用操作简单、比较节约但容易造成最新数据丢失的冷备份机制，保护大部分数据，或采用保证系统应用程序和数据相对安全的双机热备份机制，这样，当一台服务器出现故障时，另一台服务器可以及时代替其工作，不至于因为系统维修耽误工作。

（2）权限控制。权限控制主要是防止对档案信息进行拷贝、恶意篡改或破坏，所以对用户可以访问的目录、子目录、文件和其他资源进行了一定的限定，并且对能执行的操作做了限制。防火墙控制，用于防止网络中的黑客。

（3）访问控制。访问控制技术的主要任务是保证档案信息不被非法访问和非法使用，具体措施包括：入网访问控制、权限控制和防火墙控制。入网访问控制，控制用户可以登录的类别及登录的时间和网站。

（4）病毒防治。如果档案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性将受到严重破坏，甚至完全毁坏。这就需要档案管理工作者安装最新的、比较有效的查毒、杀毒软件，避免将手机和U盘上的病毒携带到电脑上，同时密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒和杀毒。

二、档案管理模式的转变

传统档案对于保密级别，一般在案卷上呈现出来，档案管理人员可以根据卷宗上标记的保密级别进行分别管理。保密方式一般采用对档案实体进行控制，只要档案实体不被复制、拍摄或盗取，就算完成保密任务。对于当下的电子档案，其信息系统本身就具备较高的安全性，可以根据档案的不同密级，确定向哪些人群开放。

传统的档案，如果有人需要观看，首先需要办理借阅手续，归还之时还要办理归还手续。借阅人借出去的这一段时间，档案就会暂时离馆，而且在借阅的过程中，借阅人可能会对档案造成一定的损害，难以保存其原始性。对于电子档案来说，原始文件和复制的文件毫无区别，无论进行多少次的阅读，都不会损害档案的原始性，也不会发生档案离馆一段时间的现象，更不需要进行归还，由此节省了一部分人力、物力和财力。

传统档案管理中，分类和检索紧密联系，不可分割，进行分类立卷的目的主要是更有效地检索档案。电子档案管理中，只要在计算机中要输入与所查档案相关的关键词，档案文件就可以顺利查出，基本不需要分类。但是人们为了更好地利用档案信息，还是对档案进行了详细分类。

总之，档案管理工作要根据时展的需要，不断进行调整、改革、完善和创新，提高档案管理工作的效率和质量，让档案为社会发挥应有的作用。

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计算机、多媒体技术的不断发展，给档案管理工作带来了新的发展机会，充分利用多媒体技术进行档案的管理存储能够有效的提升档案工作的信息化、可视化、数字化。从而方便的档案管理工作更加的准确、迅速。在新时期，传统的档案管理工作已经无法适应时代的要求，档案工作如何在新时代实现工作内容与模式的转变，也是本文重点讨论的内容。

1 档案管理工作内容上的转变

1.1 档案的采集工作

在之前传统的档案工作多为纸质档案，而工作人员只是在档案单位等待完成的档案被动过来，之后进行分类存档，这也就使得收录的档案一般都是已经完结的会议、重大事件，使档案缺少了会议、事件中间重要的过程，也使档案缺乏完整性，不能够很好的体现整个过程。但是在这个信息化的时代人们能够将信息以文字、声音、图相多种形式保存下来，给档案的记录工作带来了极大的便捷。在新时代也就需要档案工作人员能够走出去，更加主动的对信息档案进行收集管理。

1.2 档案的保存

传统纸质档案在保存方面需要巨大的人力、物力，并且随着时间的发展，会产生浩如烟海的档案，一部分档案会时间相当的久远，这就给档案的查找工作带来了巨大的难处。在新时代下的电子档案，能够非常方便的让人们对于任何一份档案进行查找，甚至不必亲自到档案馆中，通过互联网的登陆来连接就能够实现对目标资料的查找，电子档案的不仅方便了档案的收集，大力的促进了电子档案的传播。

传统的档案工作，还会受到空间的制约，档案的存储要占用大量的储存间和储存柜，随着时间的增长档案的数量会不断的增加。而电子档案的存储完全是信息化，也就不涉及到档案间的问题。在档案的工作新时代，档案工作人员不仅要能够收集记录现有的电子档案，也要有相应的能力，将传统纸质档案转化成为电子档案。

电子档案的储存也存在一些不足，网络、信息化具有一定的不稳定性和不安全性，档案信息的丢失在所难免。这也就要求档案管理工作者，能够充分的考虑到这一影响因素，增强防护的同时经常对电子档案进行备份处理，做到即使计算机发生故障问题，依然有备份档案能够保留住珍贵的信息，方便对电子档案恢复工作的开展。

2 档案工作内容的转变

2.1 存储设备安全管理

电子计算机档案系统一旦出现故障很可能会是所有的档案会毁于一旦，会导致原有的存储档案数据完全丢失，或者影响现有的存储档案产生乱码。新时期档案工作，工作内容也会走向电子信息化的管理路线，能够在日常工作中对档案进行维护、备份。一旦发生问题能够立即、有效的采取措施，可以采用暂停系统运行的冷备份，对服务器内的现有档案资料进行全面备份，这样做虽然能够保留住原始档案，但是在停止运行的过程中会中断新档案收集、存储工作。另一方面，档案工作人员也可以采用两个服务器交互运行的热备份，在服务器出现故障的时候，立即启用备用服务器，这样能够保证原始档案信息的很大程度上的安全，并且不会影响新档案的收录工作。

2.2 权限限制

电子网络的档案存储，对于档案的存储提供了巨大的便利，但是同时也为档案保密性埋下了[患，通过互联网的连接，网络黑客就有机会入侵到档案服务器之中。档案管理工作对权限的限制，能够防止访问用户对档案进行复制下载、恶意修改、毁档的不良操作，通过防火墙的设置也能够有效的抵御网络黑客的攻击。

2.3 访问控制

访问控制技术的主要任务是保证档案信息不被非法访问和非法使用，具体措施包括：入网访问控制、权限控制和防火墙控制。入网访问控制，控制用户可以登录的类别及登录的时间和网站。

2.4 病毒防治

如果档案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性将受到严重破坏，甚至完全毁坏。这就需要档案管理工作者安装最新的、比较有效的查毒、杀毒软件，避免将手机和U盘上的病毒携带到电脑上，同时密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒和杀毒。

3 档案管理模式的转变

传统档案对于保密级别，一般在案卷上呈现出来，档案管理人员可以根据卷宗上标记的保密级别进行分别管理。保密方式一般采用对档案实体进行控制，只要档案实体不被复制、拍摄或盗取，就算完成保密任务。对于当下的电子档案，其信息系统本身就具备较高的安全性，可以根据档案的不同密级，确定向哪些人群开放。

传统的档案，如果有人需要观看，首先需要办理借阅手续，归还之时还要办理归还手续。借阅人借出去的这一段时间，档案就会暂时离馆，而且在借阅的过程中，借阅人可能会对档案造成一定的损害，难以保存其原始性。对于电子档案来说，原始文件和复制的文件毫无区别，无论进行多少次的阅读，都不会损害档案的原始性，也不会发生档案离馆一段时间的现象，更不需要进行归还，由此节省了一部分人力、物力和财力。

传统档案管理中，分类和检索紧密联系，不可分割，进行分类立卷的目的主要是更有效地检索档案。电子档案管理中，只要在计算机中要输入与所查档案相关的关键词，档案文件就可以顺利查出，基本不需要分类。但是人们为了更好地利用档案信息，还是对档案进行了详细分类。

4 档案管理人员意识上的转变

档案工作者要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。同时要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变"封闭型"为"开放型"，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。社会的发展进步要求档案工作者要紧跟时代要求，不断建设和完善档案服务体系，努力创新服务机制，适应新形势，为档案事业的不断辉煌进步贡献力量。

结束语

提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是适应新时期要求、做好档案管理工作的关键。办公自动化的广泛实现，信息高速公路的建成，对传统的档案工作是一次巨大的冲击，必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。档案部门要尽快认清形势，采取有力措施，从工作重点和方式上来一次大转变，从人才和技术力量上来一次大储备，以勇敢地应对信息时代的挑战。

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Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.

Keywords: file; Architecture; solutions

中图分类号：TU242.3 文献标识码：A 文章编号：

1 建筑工程档案资料的内容

1.1 综合性文件资料

主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘

等。

1.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料

主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

1.3 竣工图等

主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

2 建筑工程档案的特点

2.1 单一独立性

即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。

2.2 真实性

工程档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照。因为工程档案材料是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，单从档案材料就可以求和工程质量标准，是建筑工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

2.3 实用性

工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

2.3.1 综合性文件资料。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

2.3.2 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

2.3.3 竣工图等。主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

3 建筑工程档案管理需要解决的问题

3.1 档案材料不完整

档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到 80%左右，较差的单位情况就不同了。

3.2 缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。

3.3 缺乏复合型档案管理人员

基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

4 如何才能够不断完善工程项目档案管理

4.1 做好项目实施前的准备工作

先期介入控制为主。在工程准备阶段，建设单位首先要贯彻精神，把档案方面的规定要求向参与的单位和部门进行宣传。每一个工程的建设都会涉及设计、施工、监理等多个单位以及建设单位不同的部门。不同单位和部门在工程的各个阶段又有不同的资料收集任务，所以必须落实好各单位、各部门的责任。因此，为了确保每个基建项目的档案资料能按时、按质、按要求收集齐全，建设单位首先应在各种施工合同中明确有关单位在档案资料收集方面的要求及违约责任，做到以预防为主的重点。

4.2 档案管理要明确范围，突出重点

总的来说，每一个工程项目都必须经过工程准备、监理、施工、竣工验收等几个阶段，而每个阶段必然产生不同的文件资料。例如，在工程准备阶段有立项文件、建设用地审批文件、勘测设计文件、招投标文件、开工审批文件、预算文件、工程管理机构文件等；在监理方面有监理规划、监理会议纪要、进度控制、质量控制、造价控制和监理总结等；在施工阶

段有土建工程资料、安装工程资料、基础设施文件、材料检测文件和各种施工试验及施工记录文件等；竣工验收阶段有综合竣工图、专业竣工图、工程竣工总结、竣工验收记录、工程决算及交付使用财产文件、声像及电子档案文件等。不过，对于不同地区、不同规模、不同使用功能的项目在每个阶段所产生的文件资料又有所不同。因此，要把握重点，抓住主要环

节。

4.3 完善工程项目档案管理信息系统

档案管理信息系统用于支持企业在施工过程中及施工完成后的管理工作，是适应现代企业制度要求一套好的工程档案管理系统应达到如下几个方面的要求：(1)以工程项目档案管理需求为背景，支持企业实现科学化、规范化的档案管理；(2)支持档案人员高效率完成施工档案管理的日常业务，包括新增加的档案建立，旧的档案维护等，以提高企业的档案管理效率；(3)支持企业的管理层快速有效地获取相关信息，以便做出科学的决策，推动企业科学化、规范化管理；(4)系统软件应尽可能结构简单，使用方便；(5)系统软件要做到修改、添加、删除档案记录准确，查询档案快捷、高效。

4.4 进一步提高项目档案管理人员的素质

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美国是世界上最先探索政府绩效管理的国家之一，美国国家档案与文件管理署（以下简称NARA）绩效管理值得我国档案部门借鉴。

一、NARA绩效管理的主要内容

绩效（performance）一词在管理学中被引申为“成绩”、“成果”、“效益”，政府绩效管理至今并无一个普遍认同的定义，本文采用定义为“运用科学的方法、标准和程序，对政府机关的业绩、成就和实际工作做出尽可能准确的评价，在此基础上对政府绩效进行改善和提高。”①按照美国1993年颁布的《政府绩效与结果法》要求，NARA通过制定并实施战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告来实行绩效管理。

（一）制定战略规划

战略规划是执行绩效法案各项规定的基础，以结果为导向。NARA最新的战略规划是《2006～2016年战略规划》（以下简称《战略规划》），为适应新形势，该规划每3年修订一次。其主要内容包含：NARA的工作职责，6大战略目标，战略目标的细化及实施方法等。

1.《战略规划》确定了NARA的工作职责

NARA的工作职责是：用守护和保存政府档案的方式服务于美国民主，确保人们能够利用档案遗产，从中汲取知识。利用档案不但是美国公民的权利而且也是政府的实际行动。NARA支持民主，为提高城市文明，增加公民对国家历史的理解而努力。

2.《战略规划》提出了6大战略目标

战略目标是《战略规划》的重点。战略目标之一是管理政府档案：作为国家档案保存者，NARA要继续提高管理能力和服务水平，有效地管理政府档案。战略目标之二是保存和加工档案：接收、加工、保存、保护档案，提高档案管理的效率；高水平和高质量地著录所有档案；按照《美国国家信息安全法令》执行，确保应解密档案解密、应保密和敏感档案禁用；确保所有档案都有充足的库房；确保公众及时利用档案。战略目标之三是管理电子文档：应对电子文档的挑战，成功地履行NARA在电子时代的责任；满足联邦政府和用户希望继续利用政府电子文档的需要，开展电子文件的捕获、著录、保存工作。

战略目标之四是提供档案利用：在任何地点、任何时间，NARA提供便捷、安全的馆藏档案利用；挑选传统载体档案制成数字化副本，推进档案全文在线利用；提供档案目录信息的在线利用；答复查阅档案的书面请求。战略目标之五是提高城市文明：通过终身学习项目加深公众对美国国家历史的理解；通过举办展览等方式提升档案馆的形象；加强对老师和学生的教育；与其他行业合作，展示NARA馆藏，提高国家文明程度。战略目标之六是加强各项基础建设：提高职工素质、技能和竞争力以适应不断变化的外界环境；招录不同类型的员工，更好地服务于不同类型的公众；大力加强信息建设，服务于NARA的用户。

3.《战略规划》中将战略目标细化为长期绩效目标，并明确了实施办法

《战略规划》将6大战略目标分解为25项长期绩效目标。战略目标只是大方向，需要长期绩效目标加以细化。例如，在战略目标之四提供档案利用部分，细化为4个长期绩效目标：截止到2012年，网站达到或者超过联邦政府网站标准；截止到2016年，1.4%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用；截止到2016年，NARA的服务能够满足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存价值的馆藏档案有在线目录。

每个长期绩效目标后都有实施方法。例如，“截止到2016年，国家档案馆服务能够满足利用者需要”的长期绩效目标，实现它的方法是：增加阅览室设备和人员，调整服务时间以使更多的人越来越容易地利用档案；增加公共计算机终端以提高网络利用率，增加缩微阅读空间；对于公众关注度高的档案，例如“9·11”委员会档案、关键政府职位任命档案、高级法院档案等要及时提供网络利用；要让本国和全世界公民都能够轻松利用NARA档案。

（二）制定年度绩效计划

NARA每年制定年度绩效计划，年度绩效计划的目标来自于战略规划的六大战略目标，年度绩效计划是实现战略规划的重要步骤。

年度绩效计划的内容包括：阐明本年度绩效目标；预测本年度绩效指标，绩效指标是绩效目标的细化；说明为达到本年度绩效目标拟采取的方法等。

例如：NARA《2012年绩效计划》中有一项年度绩效目标是“2012年1%具有永久保存价值的馆藏档案实现在线利用”。其年度预测绩效指标有3项：1%馆藏传统档案实现在线利用；对公众公开1940年的统计档案；为保存和利用档案改善数字政策。

提高档案材料在线利用有3个方法：收集已经存在的传统档案材料数字化副本并使它们实现在线利用；与其他组织合作，选择传统档案材料并将其数字化；制作原生数字文件，提供网上利用。

（三）制定年度绩效与责任报告

在每一个财政年度末向总统和议会提交年度绩效与责任报告，包括以下几方面内容：一是对实际取得的绩效成绩和年度绩效计划中的绩效指标进行比对；二是如果没有达到绩效指标，要说明原因，以及将来完成绩效目标的时间表和路线图；三是如果某个绩效指标是不实际或不可行的，要予以改进或终止。

例如，在NARA《2012年的绩效与责任报告》中，管理政府档案部分中有一项绩效指标没有完成，该项是：对于请求查阅军队人事档案的，要在10日内答复，预期目标是10日内回复率达到85%，实际10日内回复率只有73%。

由于没有达到预期绩效指标，NARA说明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毁了从二战到朝鲜战争时期的档案，需要利用其他资源重建这些档案，但是由于时间很紧迫，经常花费几个月也重建不了一张档案，而国家人事档案中心每年有超过100万份书面利用申请，所以没有实现预期绩效指标。

二、NARA绩效管理的特点

在《政府绩效与结果法案》的支撑下，NARA绩效管理呈现如下特点：

第一，长期规划、短期目标实现有机结合，战略规划具有至高无上地位。NARA的绩效管理体系包括战略规划、年度绩效计划、年度绩效与责任报告三个部分。根据战略目标确定长期绩效目标，进而设定年度绩效目标，再明确预期绩效指标，这种确定指标的方式层层递进、相关性高，具有一定的科学性。《战略规划》中确定了六大战略目标、25项长期绩效目标，《2012年绩效计划》中设定67项预期绩效指标。绩效结果只需要将实际表现与预期绩效指标进行对比即可得出，方法简便，容易操作。

战略规划具有至高无上地位。《战略规划》制定出来后，各项工作都紧紧围绕它开展。年度绩效计划紧紧围绕战略规划制定；年度绩效与责任报告紧紧围绕战略规划总结；美国档案与文件管理署的一些专项计划，如《信息资源管理计划（2012 ～ 2015年）》、《人力资本计划（2009 ～ 2014年）》也都以战略规划为纲。

第二，绩效管理以用户满意为导向。绩效取决于用户满意度，《战略规划》的6大战略目标都提出以用户满意为导向。NARA提出：在民主社会，政府档案属于公民，NARA的重要职责是提供档案利用；NARA的成功在于要使用户、联邦管理者和政府官员都感到满意；NARA将会提供符合用户需要的快捷、有效的服务，使用户在任何地点、任何时间能够便捷、安全地利用馆藏档案。

第三，绩效评估方式多样。NARA采用周期性评估、信息系统评估和用户满意度评估等多种评估方式，评价结果比较科学。NARA每年制定年度绩效与责任报告进行周期性评估。NARA认为周期性评估对于成功完成战略非常必要，决策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，从而每年进一步改进绩效管理。NARA建立了“绩效评估和报告系统”，利用网络设备从超过70个组织单元收集绩效数据，该系统利用数据库存储数据对数据进行分析并生成报告。实行用户满意度评估，对用户进行调查，实现NARA的工作与用户需求相一致。2006年，对NARA的保管期限和鉴定服务工作进行调查并评估；2007年，对NARA的保管期限、鉴定服务、电子档案管理、档案管理培训工作进行调查并评估。

三、NARA绩效管理的启示

由于法制环境、文化环境不同，我国档案部门不能照搬NARA绩效管理的经验，但其管理思路值得我国档案管理部门借鉴。

（一）实现战略规划、年度计划、年度总结的有机衔接

2013年上半年，北京市档案局完成《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中期评估工作，发现问题之一是距离《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中规定的区县档案馆数字化率达到50%的目标较远，有九个区县档案馆馆藏档案数字化率未达到25%以上，其中，五个区县档案馆馆藏档案数字化率还未达到10%，极个别区县档案馆馆藏档案数字化率只有0.21%。②

为落实《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》，北京市档案局将区县档案局（馆）和市属单位的任务分解为53个指标，对内部处室的任务分解成83个指标。③此举只是将任务分解到责任部门，但是没有将任务分解到每个年度。

今后，要进一步提高战略规划地位，使各项工作都紧紧围绕《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》开展。应进一步加强规划与年度计划的衔接，明确每年的进度，加强指导、检查，保证规划实施的连续性和可控性；年度总结要更加紧密地围绕战略规划来阐述，并说明没有完成的理由。

（二）加强用户导向理念

强化绩效管理用户满意导向，以让利用者轻松快乐地利用档案为目标。一是提升网络服务质量。尽快建成基于“云计算”的区域性数字档案馆，实现档案资源整合、共建共享。改善北京档案信息网站，把网站打造成高效、便捷的用户工具。提高档案全文的在线利用，满足信息时代档案利用需求。完善在线检索系统，为档案资源目录信息提供单一简捷入口，实现一站式检索，改进用户与档案的在线互动。二是提供个性化服务。有针对性地给特定用户提供服务，建立“决策参考”专题库，为领导和有关专业管理部门提供档案专题目录及全文阅览服务，形成“定向服务”和“小众化服务”的新模式。三是运用社交媒体服务。社交媒体是公众参与和反馈档案馆各类事务的重要工具，利用博客、微信等公众参与社会媒体平台。实施公民档案员项目，鼓励公众接触档案文件，给档案做标签，制作手稿档案的打印抄本，加载和分享图像。

（三）改进绩效评估形式

我国档案部门实行五年规划中期和末期评估，评估时间为2.5年一个周期，与美国同行每年评估一次相比间隔时间较长。如果在每年的年度工作报告增加自我评估内容，可缩短评估周期，及时发现问题，保障战略规划的完成。

目前，我国档案部门的绩效评估还以自我评估为主，要实现评估主体的多元化。特别是实行用户导向视域下的绩效评估，即在档案馆的绩效评估中坚持以用户为本，绩效评估的重点围绕服务对象的满意度展开，在绩效评估的过程中提供给服务对象参与档案馆绩效评估的机会，增加用户参与评估的渠道。可以通过设立用户档案，其内容包括用户利用档案的有关情况和满意度，定期收集评价信息，跟踪服务，及时了解用户情况，促进与用户之间的信息交流；可以根据用户层次的不同，开展不同形式的用户座谈会，倾听各个层次用户的意见；可以通过交谈询问、信函电话等交流方式让用户了解评估信息，参与评估工作。

注释：

①财政部预算司.《美国政府绩效与结果法案的内容及实施情况》.http：//.

②北京市档案局.《北京市“十二五”时期档案事业发展规划中期评估报告》[Z].2013.7.

③北京市档案局.《北京市档案局关于印发北京市“十二五”时期档案事业发展规划任务分解表（区县档案局〈馆〉）和市属单位分表的通知》[Z].2012.5.

参考文献：

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中图分类号:G642.0 文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2012）03-150-02

《信息与档案管理》是广东女子职业技术学院文秘专业率先建设的一门综合性专业核心技能课程。本课程也是根据当前许多企业的信息管理和档案管理工作需要而开设的。近年来，广东女子职业技术学院文秘专业在创建省级示范专业过程中，从现代秘书岗位需要入手，以职业能力培养为核心，以实际工作过程为主线，对《信息与档案管理》课程教学内容进行了认真的选取与重构。

一、教学内容的选取：以职业能力培养为核心

高职课程在教学内容的选取上要体现以职业能力培养为核心。《信息与档案管理》作为文秘专业一门必修的职业技能核心课程，从确定培养目标到教学内容的选取都体现了以秘书职业能力培养为核心的理念。根据对广东经济区域秘书人才需求的调查研究表明，大量的企业需要秘书人才，所以将文秘专业的培养目标定位于企业秘书方向。基于对企业秘书人才需求的调研与分析，明确了企业秘书岗位群的能力要求，见表1。

在上述企业秘书的8个主要职能中，信息管理和档案管理是其中两个主要职能。由于档案管理和信息管理两者有着天然联系，因此将两者整合成一门综合课程――《信息与档案管理》。课程目标定位是：“以高职文秘专业培养目标为依据，融知识性、规范性、实践性为一体，重在培养学生规范化管理信息和档案的操作技能。”根据企业秘书职业岗位完成信息管理和档案管理工作任务的要求，将其分解为9大工作项目，即信息管理工作的“信息的收集”“信息的整理”“信息的传递和反馈”“信息的存储”；档案管理工作的“档案的收集”“档案的整理”“档案的鉴定”“档案的保管”“档案的利用服务”，围绕这9大工作项目来选取必需够用的知识点作为课程内容。这样，本课程在教学内容选取上，符合企业秘书岗位职能的需要，充分体现以秘书职业能力培养为核心的理念。

二、教学内容的重构：以实际工作过程为主线

根据职业能力培养的需要选定的必需够用的知识点，它们还只是一个无序的集合，还不能直接应用于教学，必须按照一定的规律来组织，使之符合教学的需要，从而保证职业能力培养的落实。《信息与档案管理》教学内容的构建紧紧围绕工作过程系统化的需求，主要采取如下三个策略。

1.知识点的例化。所谓“例化”，就是在确定了教学内容的基础上，进一步对就业岗位实际工作进行梳理，归纳或创设出一些能承载学习和训练内容的工作任务即典型工作，“基于典型工作再进一步创设相应的学习情境，将完成任务所需的相关知识点融入到相应的典型工作任务中去，通过完成具体的工作任务来习得相互关联的职业知识，从而使知识点的安排服从于所要解决的工作问题。”《信息与档案管理》课程针对工作任务归纳出相应的知识点，见表2。

2.知识链的序化。所谓“序化”，就是“在宏观层面，根据学生的认知心理规律并结合职业活动顺序，以学习情境为单元构建课程内部结构”，每个学习情境就是一个完整的工作任务，把相关的知识融汇在相应的学习情境中，“按情境的递进顺序来序化知识”。通过对信息管理和档案管理工作过程的分析，将其分解为9大工作任务，完成这9大工作任务需要20个技能，两者对应起来构成9个教学单元，再按工作顺序来排列教学单元。其序化方案见表3。

3.知识面的活化。所谓“活化”，就是依据学生未来就业的适应性及可持续发展来充实课程内容，使教学内容与学生今后的职业岗位需要灵活对接。依据现代秘书岗位群的职能分析，信息管理与档案管理既是综合型秘书必备的两项职业技能，又分别是信息管理员和档案管理员岗位的专业技能。《信息与档案管理》课程的教学内容，既针对中小企、事业单位秘书“一职多能”的特点，体现教学内容的“全”，又针对大型企、事业单位秘书分工较细的特点，体现教学内容的“专”，并结合国家秘书岗位能力和知识鉴定的要求，体现了教学内容的“实”。因此，本课程的教学内容兼顾了各类秘书岗位职能及国家秘书职业资格三级秘书证书考试的需要，符合综合型秘书、信息管理员、档案管理员职位能力的要求，为学生今后就业的适应性及可持续发展打下良好基础。

以职业能力培养为核心、以实际工作过程为主线，对《信息与档案管理》课程教学内容进行选取与重构，这只是实现本课程教学目标的第一步。要达到本课程的教学目标，还必须在课程实施过程中，采取理论教学、实操训练、现场实习等多种形式的教学方法和手段。希望通过不断探索与实践，完善教学内容和教学方法，使培养对象更符合职业岗位及社会发展的需要。

参考文献：

1.林苏.《信息与档案管理》课程建设探讨.秘书,2006(11)

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医院档案是医疗各项工作活动中形成的最原始的真实记录，是不断提高医学科学技术的基础条件和基础环节，是医院管理中的重要内容。在疾病的诊断、治疗、科研工作中起着无可代替的作用。如何有效地开发、利用档案这巨大的软科学信息资源宝库。它以原始凭证性，不可再生及可重复利用性受到人们的关注。档案运用的合理有效是医院健康发展的一项基础性工作，对于医疗活动的基础规律和未来发展方向具有很强的借鉴。全面加强档案管理工作的目的，在于充分发挥档案的作用，为实现医院建设目标服务。为维护医院历史的真实面貌服务。为医院改革调整工作思路提供准确依据。为调节医院的形象及患者支持率奠定坚实基础。为研究本专业业绩和科技创新提供第一手资料。是进行科学分析，制定医院发展方向的好教材，加强档案的开发、利用实现信息资源共享。全面真实有效地完整发挥档案在医疗专业中的作用，对医院的管理水平、医疗水平、科研项目及医院健康发展的未来具有深远的现实和历史意义。

二、医院档案管理的现状分析

1、医院档案管理机构不健全，缺乏标准的归档管理范围。许多医院未设立专门的档案管理部门，档案人员只是由办公室或行政科室人员兼职，管理内容局限，医院重要档案资源如：科研档案、教学档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、病案则分别由各个业务部门管理，各类档案无法实现集中统一管理，缺乏完整的档案收集范围和保管期限。错过了档案最佳的收集、整理、归档时限。导致医院档案文件材料收集内容不够齐全，整理规程不规范，装订质量不过关等档案基础质量问题，造成档案归档率和完整率下降，从而影响了医院档案质量。

2、缺乏专业的档案管理人才。医院档案管理工作是一项对政治素质、业务水平要求很高的工作。从档案的收集、整理到分类、立卷、归档，直至开发利用，无一不体现着档案工作者过硬的专业理论水平和管理能力。而目前，档案整理工作大多是兼职人员，日常工作繁杂，处理文件时间少，难以做到及时、完整、全面地收集所需归档文件，严重制约了医院档案管理工作的发展。

3、档案管理工作重视程度不够。由于档案管理工作的主要目的是为各项工作提供服务利用，对于立竿见影的经济效益和显著的社会效益难以产生。因此，医院管理层缺乏对档案管理工作足够的重视和支持。普遍存在“重临床、轻管理，重业务、轻档案”的意识。认识不到档案工作对医院发展的价值和作用，造成档案工作人员工作热情和工作主动性逐步减退，创新意识不强。

三、加强医院档案管理的措施

1、明确管理内容、制定管理目标。要想提高档医院案管理效果，就要对档案管理的内容有足够的了解，并根据档案管理内容制定具体的管理目标。具体应从以下几个方面入手：（1）医院档案管理应明确档案的类别。在医院档案管理中，档案资料主要可以分为基建档案、人事档案、病例档案和医疗技术档案等多种内容，针对不同的档案资料，其管理侧重点是不同的，要想提高档案管理的实际效果，就要明确档案的类别。（2）医院档案管理应提高全面性。考虑到医院档案管理内容较多，在具体的管理过程中，只有提高档案管理的全面性，才能使医院的档案管理工作取得积极效果，满足医院档案管理的实际需要。（3）医院档案管理应提高针对性。基于医院档案类型多的特点，在档案管理中，应根据不同的档案内容采取不同的档案管理措施，保证医院的多种档案资料都能得到有效管理，提高档案管理的整体效果。

2、进一步健全档案管理制度。为了提高医院管理的水平，在医院档案管理中，基于保证档案管理工作得到有效开展，通常会制定档案管理制度作为档案管理工作的依据。但是随着档案信息的变化，以及医院档案管理工作重心的变化，对档案管理制度进行进一步完善是十分必要的。（1）医院档案管理制度应增加管理内容。随着医院档案管理内容的变化，医院档案制度也需要进行必要的调整，其中主要应增加相应的管理内容，使医院档案管理能够更加完善，进而满足医院档案管理的实际需求。（2）医院档案管理制度应提高可行性。在对医院档案管理制度进行完善的过程中，应注重提高医院档案管理制度的可行性，使医院档案管理能够在具体执行中具有良好的指导性。（3）医院档案管理制度应提高科学性和合理性。医院档案管理制度作为档案管理工作的重要依据，只有保证其科学性和合理性才能更好地为医院档案管理工作服务。因此，提高档案管理制度的科学性和合理性是十分重要的。

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一、医院档案管理的重要性

在医院的日常管理工作中，档案管理作为一项主要的工作内容，通过医院的档案管理工作，能够更好的实现医院管理的科学化水平，对于提升医院的社会服务水平有着重要的意义。同时医院的档案管理工作有利于更好的处理医生与患者之间的各种关系。因此，提升医院的档案管理水平，对于医院日常工作的开展、提升患者与医生的关系，发挥着重要的作用。

医院的档案建设与管理是在逐渐发展的过程中形成的。医院的档案作为医院的财富之一，加大档案管理工作的力度，对医院的业务分析、经验总结等关系巨大。同时，档案作为医院就诊患者的文字记录，关系到患者的健康与医学的发展。并且医院的档案管理工作水平是衡量一个医院整体管理质量的指标。所以加大对医院的档案管理，是医院更好的发挥其功能的基本要求。以前传统的档案管理模式已经不能够满足医院现代化管理的要求。因此，在医院档案管理工作中，适应时展的要求，需要加大对医院档案管理工作的认识。在认真收集档案的基础上，保证档案的质量和管理水平，在提升医院档案管理的科学化、信息化水平的前提下，提升档案的利用与开发的水平，实现档案管理工作的现代化。

二、医院档案管理存在的问题

1.房产权档案管理的抗风险能力需进一步提升

医院档案作为一项非常重要的材料，当前在我国的医院档案管理的过程中，其抗风险能力尚不能全面的应对各种风险。这主要是受经济等因素的影响。当前我国的医院管理部门虽然做好了一些基本的档案保护手段的应用，但是在遇到一些不可抗灾害的时候，医院权档案的保护抗风险能力不足，就即刻的凸显出来。例如：各种原因的火灾、地震等引起的档案破坏问题，严重的影响了医院档案管理的安全性。

2.医院档案具有明显的时代特征

因为我国医院的档案跨时间度非常大，这就使得在不同的时期，医院档案的管理模式、管理方法等存在着差异。在经济与社会快速的发展背景下，新时期的医院档案管理方法等出现了明显的变化，医院权档案的数字化、信息化等时代烙印突出。但是，在医院档案管理的过程中，由于管理人员的专业能力参差不齐等因素。使得管理的过程中，不能够及时的发现问题、解决工作中存在的问题、医院档案管理不规范等等，都会影响医院档案管理的效果。

3.医院档案形式有待于进一步的丰富

在一个完整的医院档案里面，处理包含文字说明、图表等内容外，对于一些特殊的还要具备关于医院的照片、音视频等资料。但是在时代不断发展的过程中，这些资料已经不能够很好的满足社会管理与人们的需求，加之医院档案管理工作的特殊性，如果这些内容载体受到损坏，将会带来不可挽回的损失。因此，在医院管理的过程中，对于一些特殊的档案材料，一定要安排专人负责。而且要不断完善医院管理的制度，加大制度管理对医院档案管理的促进。

三、新时期医院管理质量的有效策略

1.提升医院档案管理的基础性工作质量

新时期医院档案管理的一个重要特征就是其数字化管理。因为医院档案管理作为一项专业性和技术性较强的工作，管理人员在工作的过程中，只有不断的提升医院的清理、鉴定与检查的质量，才能够保证医院档案资料的完整性和有效性。其次，所建构的医院档案材料要简洁清晰，及时的将医院档案中不清晰的内容加以去除。再次，要保证医院档案材料中内容的顺序与清晰度，保证数字化医院档案的质量。

2.做好医院档案的保存工作

数字化档案管理工作过程中，医院档案的安全性，是医院档案管理的一个底线。在数字化医院档案信息归纳的过程中，数字化档案的执行凭证、安全访问与管理过程、数字化档案的规范化等问题，需要通过针对性的措施，来提升医院档案管理的效果。在进行医院档案保存的时候，电子档案保存是一个方面，同时也要做好医院纸张档案保存工作。这样就会有效的提升医院档案管理工作的安全性。同时，在医院档案管理现代化工作中，一方面要通过逐步的构建医院档案信息管理平台，给业主提供平台的便捷效果。其次，在医院档案管理的过程中，要加大信息安全的建设力度，提升档案管理的专业化与质量。

3.加强我国医院档案管理法律制度的建设

当前在医院档案管理信息开放程度较低的背景下，我国需要通过及时的立法、加大对医院市场信息判断等管理方法，对当前我国的医院档案管理、档案材料使用、医院档案核对等措施，逐步的予以完善，并建立健全医院档案的各项管理制度。通过不断优化我国医院的市场供求状况，来提升对医院市场的调控与管理，这样的大环境创造，将能够利于医院档案管理效果的不断提升。由于医院档案管理制度的内容涉及的面非常的广，例如医院档案的构建、归档、使用、保护等制度，都是制度制定的基本内容。同时因为医院档案工作的复杂性与分散性，需要专门的档案管理人员，以高水平、专业的档案管理工作方法，来提升医院档案管理工作的质量。因此，应该建立符合医院实际情况的档案管理制度，并在工作中严格工作人员的随意性，应该不断的加以完善各个科室的工作制度。完善档案管理的制度。其中，建立和健全档案收集制度尤为重要。

4.提升医院档案管理队伍的整体素质

随着社会发展对医院档案管理质量要求越来越高，在数字化与信息化的背景下，提升医院档案管理人员的综合业务能力，需要通过在职培训、人才招聘等过程中，实现对医院档案管理人员的专业水平与责任意识的双向提升。以此来构建一支能力突出、业务熟练、责任心强等医院管理人才队伍。同时，在医院档案管理工作的过程中，要注重吸收与应用新的档案管理方法与档案管理基础，进而不断提升医院档案管理的水平，更好的实现医院档案管理为社会服务的目标。从医院工作的系统角度分析，当前医院的临床医技各科室、医院行政管理及后勤等各部门、医院各级领导、各科室干部和医护技术人员，都多多少少的会产生一些文件材料档案，材料形成的这种分散性会对医院的档案收集工作产生一定的。在这种情况下，需要构建有效的档案管理与收集制度，提升全院职工的档案工作系统性。为保证医院档案管理的有效性，促进医院档案管理工作的高效开展，创造良好的基础条件。

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伴随着信息化时代的不断普及，我国现阶段的档案管理工作也需要朝着信息化，数字化不断迈进，档案基础管理工作作为现代化档案管理工作中的一个重要组成部分，在档案管理中做好档案管理的基础工作有助于提升档案管理的整体水平，从而推进我国现代化管理的进程。

1 档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用

1.1 使档案管理工作变得标准规范

n案的标准，规范是现代化档案管理的一个基本的要求，档案管理基础工作通过将档案进行分类整理从而可以实现档案规范化的这一要求，方便对档案信息的查阅，同时做好档案管理基础工作还可以使档案的管理实现分部门分事项的针对性的管理，提高档案管理的精准性。然而现阶段一些单位并没有充分认识到档案管理基础工作的重要性，在档案管理工作中不愿意投入很多的人力和财力，从而导致很多企业的档案管理基础工作出现问题，出现整体不规范分类不准确等各种情况。例如由于单位对档案管理工作的不重视的原因，导致在档案的基础工作中造成档案的丢失损害，或者在档案的分类中出现错误，档案管理基础工作没有做好会影响档案的完整性，也不利于档案的规整，非常不利于现代化的档案管理。

1.2 档案管理基础工作可以保障档案检索的准确性

档案管理的基础工作不仅要求档案基础工作人员做好档案的规范性，还要确保档案检索的准确性。在档案管理基础工作中，档案管理人员需要在档案的输入和归纳过程中保证档案内容的准确性，提供关键词或者相关的内容概括，对于档案中内容不完整的内容要进行重新编写，方便用关键词或者内容概括进行检索查找，使人们更快的查找到所需档案的资料。伴随着信息技术的不断普及，档案检索技术也在不断的进步，档案管理基础工作可以利用现代化的检索技术提升档案管理的水平。

1.3 档案管理基础工作保障档案管理的利用率

档案管理基础工作要求档案规范并且方便检索查找，这就会有效提高档案的利用率，如果档案基础工作没有做好，就会限制档案更好的发挥其作用。档案也有轻重缓解，有的档案企业会经常用到，使用率非常高，而有的档案相对使用率就会低，因此在档案管理基础工作进行归纳整理分类过程中，可以有选择的先去归纳整理那些相对比较重要的，使用率高的档案内容，然后再对使用率较低的内容进行分类整理保存，同时注意不能因为档案的使用率较低就不整理，要确保档案内容的完整。

2 档案管理基础工作现状

2.1 档案管理人员的整体素质不够高

现阶段我国很多单位的档案管理人员年龄比较偏大，相对年轻人他们的对新知识的接收能力会比较弱，因此就会很难接受新的现代化的档案管理知识，无法适应档案现代化管理对员工素质的要求，限制了档案管理水平，另一方面随着档案管理现代化的不断普及，对档案管理人员的素质提出了新的要求，而现阶段档案管理的工作人员普遍缺乏现代化的档案管理知识，档案管理的知识结构比较传统落后，对计算机知识的掌握也比较缺乏，传统的档案管理方法无法适应现代化的档案管理要求。

2.2 档案管理不够规范

档案管理基础工作的一个重要的途径就是档案的档号，然后在实际的档案管理基础工作中，由于缺乏对档案管理的重视，很多员工缺乏专业的档案分类整理知识，导致很是多员工在进行档案管理基础工作时行为不规范，例如在档案管理基础工作中，可能会出现缺少目录号或者档号的命名不规范等一些列的问题，导致档案不能及时查找。另外，还有的情况是档案的标题命名非常不合理，导致档案内容和档案标题形成巨大反差，使单位很难精准的查找到所需档案信息，增加了检索的难度。另外，由于员工档案专业知识的缺乏也会导致员工在对档案进行整理分类时，出现分类不准的情况，使档案资源变得非常混乱，无法更好的为人们提供服务。

2.3 档案管理的现代化技术普及度较低

现阶段我国的档案管理大部分还没有普及计算机管理，还是以人工度档案进行整理归档，而人的精准率很显然不能和现代化的计算机相比，这样就不可避免的会出现一些人为的失误。另外，现代化技术的普及率较低，导致在信息检索方面不利于档案的全面查找，在检索过程中由于内容的漏洞导致查找不到所需资源，使档案的利用率降低，档案检索效率低而且麻烦等一些列问题都限制了档案的现代化管理进程。

2.4 档案保管不当造成缺失

现在很多的档案还没有完全实现实体向电子档案的转化，很多的实体档案由于单位对档案管理的不重视导致出现保存不当的现象，有些档案已经出现少页，缺角等情况，甚至有些档案已经完全丢失，无法找回。

3 有效展开档案管理基础工作的几点建议

3.1 提高档案管理工作人员的素质

档案管理工作人员的素质很大程度上影响着档案管理基础工作的好坏，首先注重档案管理工作人员的思想道德文化修养和职业道德的建设，使档案管理人员认真履行自己应该履行的责任，做好自己的工作。另外要加强档案管理人员专业知识的建设，一方面是档案管理方面的专业知识，通过提升工作人员档案专业知识确保档案工作人员能够对档案进行合理的整理分类，操作规范，保证员工可以高效率的完成需要做的工作，另外随着档案管理的现代化发展，要求档案管理工作人员掌握一定的计算机知识，因此需要加强对员工计算机知识的培训，通过一些现代化的技术的应用来辅助档案管理工作人员更好的展开档案管理基础工作。

3.2 注意档案管理从起草公文开始，做好档案管理的前期工作

在档案管理工作中需要严格要求档案工作的每一个流程，从开始到结束，档案工作是从公文开始进行的，因此就需要在起草公文的时候就进行严格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到从文件的手稿到后期接收的文件，每一个流程都有明确的记录。对于非常重要的文件，要填写明确的承办单，保证文件的每一个传阅过程都有详细的记录，随时可以查阅到文件的去向，方便文件的及时收回，单位领导需要清楚地知道文件的信息报告和处理结果。档案管理工作应该对文件处理的每一个具体的流程都进行管理，每一份文件的记录都应该得到妥善保管，做好档案管理的前期工作，从而确保档案的完整性。

3.3 推进档案管理基础工作向现代化迈进

要想更好的展开档案管理基础工作，就需要充分应用现代化的科技技术来提高档案管理基础工作的效率，尤其是在进行档案管理的检索时，运用现代化的检索技术可以有效的提高工作效率，通过关键词，目录等进行检索方便快捷。另外，推进档案管理基础工作现代化建设，可以很多程度上避免一些人为的出现的错误，提高了档案信息的准确率。通过现代化技术对档案信息整理划分，统一划分，逐步使档案管理信息化。当然在档案管理信息化的同时一定要注意保证电子档案的安全性，毕竟现在网络环境比较复杂，还有可能会受到病毒入侵，存着一些网络安全隐患，所以在对电子档案保存时一定要注意电子档案的安全性储存，提升对电子档案的维护水平。

3.4 加强对档案管理基础工作的管理监督力度

档案管理基础工作的有效展开需要加强对档案管理的监督力度，明确每个员工的具体职责，由专人负责档案管理的监督工作，对档案管理工作人员的工作情况进行定时或者不定时的抽查，确保每个员工都认真的完成好自己的工作。另外，需要健全档案管理工作的操作流程，明确档案基础工作的具体操作步骤，严格要求员工按照具体的档案操作流程来进行档案管理工作，确保档案的规范性，避免出现一些列整理分类的差错。

3.5 提升员工的档案意识和服务意识

首先对档案管理工作人员进行经常性的培训，是员工有能力做好档案的整理归类工作，确保档案的完整性和正确性，其次，就是要培养员工的服务意识，无论是档案工作还是档案工作的管理都需要提升员工的服务精神，现阶段伴随着信息化时代的不断普及，档案管理工作越来越趋向于可以网上办公，方便员工更好的为人民提供档案服务，优质的服务保证档案管理工作的有效展开。

3.6 将之前的案卷进行重新整理

现阶段，各单位随着档案的不断增加，对档案的整理提出了新的要求，因此对之前的一些整理并不规范的档案需要进行重新整理的工作，从而使档案能够更好的为人们提供服务，适应现代化的档案管理。在将之前的档案进行整理的时候应该注意，需要将那些相互之间有管理的档案整理在一块。同时对于那些没有卷内目录，没有页码，缺少案卷标题或者案卷标题不清楚的档案要将缺失的内容进行添加，从而确保档案的规范，档案的重新整理可以更加方面档案的保存，也能提高档案的检索效率。

4 结语

综上所述，档案管理基础工作作为现代换档案管理中的一个重要的组成部分，有效的展开档案管理基础工作有助于确保档案的规范性，准确性，提高档案的使用率，使档案更好的为人民服务，提升档案管理水平的同时推进现代化管理的进程。

⒖嘉南

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