档案管理中的合同管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理中的合同管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

（一）合同档案管理工作不受企业重视

目前很多企业的领导重视业绩高于一切，以为档案管理就是结束工作后的收集资料，也没有专设档案部门，这种不重视企业档案管理工作，没有完善的合同管理制度，对于合同管理过程中出现的问题没有及时认真的产生防范意识，导致部门和个人都没有明确的岗位责任心，更加没有监督和检查合同档案归档的完成情况，这就容易造成合同原件丢失，导致不必要的经济损失。此外，现在的合同管理人员大多是兼职，不是专业的合同人员，他们对自己的工作性质存在认知偏差，缺乏对于合同管理工作的基本认识，他们的合同管理知识体系不完善，甚至没有任何专业知识。正因为如此，他们在收集完档案资料后，很少会及时归纳整理，经常会出现由于不及时归档合同资料导致的合同档案整理工作混乱乃至停止的情况。除此之外，管理人员更换过于频繁也是合同档案管理工作错误频发的原因之一。

（二）合同档案资料收集困难

有效的合同包括当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任、解决争议方法8要素，合同的起草、审核和履行更需要一连串的复杂环节。出于对自身利益的考虑，合作双方所拟定的合同都有不同的侧重点，各单位的下属职能部门所拟定和承办的合同内容也都存在差异。而为使合同能正常履行，需要所有责任方达成共识，并在合同上签字，使合同产生法律效益。这使得合同档案资料收集具有周期长，流程复杂等特点，增加了资料收集的困难性，和合同中途流失的风险，不利于部门开展合同收集工作。因此，在合同档案的收集管理工作中，常会产生合同档案收集中断、或是意见不统一又要重复协商的情况，这使得合同档案的完整性、及时性、规范性得不到有效保障。

（三）合同档案管理工作不够规范

大部分中小企业没有完整的合同归档管理工作管理办法，使得企业合同管理中，合同内容不完整成为了普遍?F象。有些合同承办人没有基本的合同法知识，法律知识体系不完善，也是导致合同内容不完整的原因之一。此外，合同格式的不规范，对合同档案的质量也有影响，合同承办人不尽责，缺乏责任心，在工作中经常会出现地址、数字、格式等可以避免的人为错误。在实际合同管理中，管理人员多会依照自已的思维和习惯来对合同档案进行归纳和分类，没有依托相应的合同管理专业制度，这会加重日后检索的困难，使需要归档的合同档案条目不清，难于整理。

2 企业档案管理工作改进意见

（一）统一企业合同档案的归档范围和分类方法

合同档案的分类整理说白了就是合同的分类整理，以项目建设企业为例，合同可以分为勘察、设计、设备采购、建安施工和监理等，在合同档案的归档管理工作中，可以根据不同的合同种类，将合同归档分为勘察、设计、采购、建安工程、监理、技术服务和其他等。再将合同文件按照合同前期准备文件、合同签订文件、合同执行文件分成三个类型。

另外，档案整理工作需要提高信息化水平，利用现代化的数据库及信息索引技术可以使工作效率得到明显提升。而信息化的前提就是统一合同文本格式、合同编码原则和附件清单内容等信息。

（二）明确企业合同档案的责任人和责任部门

根据《企业档案工作规范》中的规定，本项目负责人和企业内负责本项目的各承办或职能部门，有责任保证本项目或部门里的合同归档文件的完整性和系统性；项目文件形成者和企业内负责本项目的各承办或职能部门，应负责收集合同文件，并对合同文件的完整性、准确性和成果质量负责；需要归档的合同文件由档案室专职人员、承办合同部门人员，同时负责整理和收集，并对其整理质量负责。

合同归档管理工作的好坏直接影响企业未来的发展，企业领导应重视合同档案管理工作，制定切实可行的追责制度，将合同档案管理职责明确到部门及岗位职责上去，明确奖惩制度，对于出现问题的部门及个人予以适当的惩罚，对于业绩优秀的人员应予以嘉奖，以此来调动员工的主观积极性，培养更多热爱档案事业的年轻人。

（三）加强合同归档管理人员专业技能培训

企业管理人员应该定期给合同归档管理人员提供培训，逐步完善员工的法律知识和合同管理知识，提高员工业务综合水平。要求员工定期汇报工作情况，保证领导能够及时发现档案管理工作中存在的问题和隐患，提早解决。同时将绩效管理制度引入合同档案管理工作中，与奖金、晋级评定挂钩，加强合同管理人员的岗位责任心和自信心，增强员工主观能动性。此外，企业的合同归档管理人员应尽可能保持固定，培养专业人员，这样能保证合同档案归档工作的连续性。

篇2

结合档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。

2 电子档案与传统纸质档案在管理中的区别

2.1 归档方式方面有所差异

结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 归档时间不同

当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分类、编目等方面的不同

电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。

3 ?子档案与传统纸质档案之间的联系

篇3

中小企业ERP管理系统贯穿企业生产管理的全过程，其中客户关系管理是其重要的组成部分，其中存在着大量的客户档案信息，是企业重要的战略资源。

客户档案信息指的是存在于企业客户关系管理系统中以数据资料的形式存在的信息。它是企业在与客户的业务中形成的专门数据，企业在这些数据的基础上，整合客户的资料和数据最后形成了客户档案信息。企业客户档案信息不仅记录了客户的基本信息，也记录了一些对客户信息进行综合分析的数据结果，是企业相当重要的信息资源。

1 ERP管理系统客户档案信息管理的重要意义

为进一步加强企业信息化建设，提升企业信息化建设水平和依靠信息化加强企业的决策及管理能力，一般企业都部署实施ERP管理系统，虽然目前各ERP管理系统形态万千，但其基本功能都趋于一致，基本上都覆盖了客户、项目、库存和采购供应等管理工作，贯穿企业的进销存全过程，通过优化企业资源达到资源效益最大化。

客户档案信息不仅是企业重要的经营资源，其本身也是客户重要的个人信息，具有一定的社会属性，它的安全管理同时具有重要的社会责任。由于企业员工个人素质、企业归属感的不同，其对于信息的保密意识也存在很大的差异。同时由于系统设计、应用以及管理等各方面的因素，系统中客户档案资料面临着来自各方面的威胁，安全隐患不容忽视。

2 ERP管理系统客户档案信息的内容及管理流程

2.1 ERP管理系统中客户档案信息的内容

目前ERP管理系统中，客户档案信息一般主要由客户的基本信息、经营水平、日常服务信息等模块组成，含有多个字段。这些信息模块和字段的原始信息维护，由不同岗位人员完成，对应的岗位人员对档案信息有录入、修改和查询等权限。

2.2 ERP管理系统中客户档案信息的管理流程

2.2.1 客户档案信息的获取

客户档案信息一般采用业务过程中的采集，或者由客户提供的一些相关材料等方式获取，然后统一录入到ERP管理系统的CRM系统中。

客户档案从采集到录入，严格按照流程进行管理，层层审核，步步完善。在流程管理过程中不断完善客户在CRM管理系统中的档案信息。

2.2.2 客户档案信息变更

客户档案信息的变更，一般都通过现场实地考察来确定。在客户信息变更过程中，企业的客户关系管理人员有着很大的变更权限，经过严格把关审核后，最终实现客户档案的信息变更。

3 ERP管理系统客户档案信息的安全隐患

ERP管理系统的数据主要有丢失和泄露等方面的安全隐患。ERP管理系统的数据安全，是指存在于系统内的客户档案信息存储载体处于良好的保管状态，在一定范围内被知晓，并可随时还原、处理、复制出载体中所包含的客户档案的信息内容用于企业经营业务，但不能被随意泄露，导致客户档案信息的公开，从而为不法人员利用，形成对客户的危害。客户档案信息的安全问题涉及许多方面，存储这些数据的载体的多样性加上利用的多样性，以及人员管理的复杂性，使得客户档案信息要面对许多的问题。总结起来，影响客户档案信息安全的因素包括以下几点：

3.1 客观方面存在的隐患

3.1.1 计算机网络病毒的入侵

随着计算机网络的不断发展，网络病毒层出不穷，变化多端，防不胜防。客户档案信息的采集、录入、整理等，都依赖于计算机处理，以至计算机硬盘上存储了大量的数据信息，所以必须防御计算机网络病毒的入侵和破坏。此外，在进行客户档案信息维护的时候，无论联网还是不联网，外接存储介质仍可能将病毒植入而破坏系统的重要数据，从而造成巨大的损失。

3.1.2 应用系统的设计缺陷

应用系统不可能是完美无缺的，一般的应用系统都会存在设计缺陷。目前，客户档案信息的录入、维护和变更等都依赖于CRM管理系统，系统本身设计的缺陷将对数据本身造成一定的威胁。由于系统的架构很难有统一的标准和普遍适用性，以及技术原因和使用领域不同，在技术设计上肯定存在不一致现象，用不同的字段抽取，获取的数据也存在差异。这些系统设计存在的缺陷，给客户档案信息的安全埋下一定的隐患。

3.1.3 人员素质的参差不齐

由于员工的受教育程度不同，文化层次存在差距，以至于员工的综合素质参差不齐。相关人员对系统的应用水平和领会能力也存在差异，同时由于人员管理的复杂性，内部人员的信息泄露成为客户档案信息安全管理重点考虑的内容之一。

3.2 主观应用方面存在的隐患

3.2.1 数据利用监管不够

（1）客户档案信息查询权限的限制机制不健全。企业相关人员可以随意在系统中查询客户资料，并能获取电子版本，随意复制，无关人员接触这些信息无人监管。

（2）客户档案信息的查询、调用审批程序不完善。目前，多数企业对客户档案信息的查询、调用无审批和监管流程，相关人员如有需要，只要获取相应的角色权限即可，缺少数据查询、调用的审批手续。

3.2.2 流程管理监管缺失

（1）在客户信息新增过程中，无论是信息录入人员还是信息审核人员，都能看到录入的原始信息，每个环节都有可能造成信息的泄漏。所以加强每个环节、每个节点的监管和保密管理对于信息的安全也是至关重要的。不但要小心外部人员有目的的窃取和盗用，还要防止内部人员的有意识或无意识的信息泄漏。

（2）客户档案信息的变更过程中，审核流程一般都不完善，缺少监管流程。操作人员操作失误或者有意无意泄露客户信息，都会给客户档案信息的安全带来很大威胁。

4 ERP管理系统客户档案信息的管理措施

针对ERP管理系统客户档案信息的管理流程和安全隐患，应采取相应的管理措施，来加强对客户档案信息的安全管理。具体为：

（1）加强计算机网络安全管理。采取部署杀毒软件和管理策略等相应的技术和管理措施，确保整体网络环境的安全，避免网络病毒的侵扰。

（2）严格管理客户档案信息的存储载体。加强对存储载体的管理尤为重要。要定期检测存储设备，检测存储载体上的数据有效性，确保这些载体不受到损坏，在出现意外情况时这些载体的信息能够被完全、真实的还原出来。

（3）做好客户档案信息的基础数据库建设。客户档案信息基础数据库建设，必须提前设定各项数据采集项，整个管理环节要采用适用的软件。在具体日常数据的维护和采集中，注意客户档案信息的保管和整合。对于不断增加和更新的基础数据库中的数据要及时进行备份，并保证备份资料的有效性。

（4）加强科技创新，不断完善系统功能及设计架构。根据应用过程中发现的问题和缺陷，及时升级系统版本，整改设计缺陷，完善系统功能。相关人员在修改完善客户档案信息时，做到修改有痕迹，完善有记录。其他人员只能查询浏览信息，不能修改不能复制，并且有网络访问流量的统计记录。

（5）加强数据利用监管，提高数据利用的规范性和安全性。 1）建立有效的客户档案信息的管理规章制度，提高数据安全管理。客户档案信息的管理必须依据严格的规章制度，确保检查、督促、奖惩等措施的落实。客户档案管理人员的数据安全意识尤为重要，提高这些人的数据安全意识，加强防范措施是最重要的。确保人员具备了安全意识才能从根本上杜绝威胁数据安全的隐患。2）严格控制客户档案信息的知晓范围以及查询权限。客户档案信息的知晓人员及其查询权限应该有严格的限制，尤其是那些重要的信息必须严格控制知晓范围。做到无关人员不得接触客户档案信息，不得查询，不得复制。3）严格管理客户档案资料的查阅、调用等环节。客户档案信息的利用都应按照相应的规定做好各种登记、审批工作，对于重要的客户信息的查阅还应注明查阅人身份、查询用途等。做到重要数据信息在办理审批手续之后方可进行调用。内部工作人员要本着不扩大知悉范围和安全利用的原则。这些利用环节的管理要有专人负责，做好监督、监管工作。

（6）强化流程管理监管，完善流程管理的审批流程和监管措施。1）提高相关人员的安全意识，做好账号和口令的保密工作。避免对外泄露自己的账号、密码，造成客户资料外泄，谁泄露谁负责。定期进行系统账户进行梳理，对不再涉及业务系统使用的人员账号予以收回禁用。2）规范使用人员的操作权限分配，不同岗位分配不同的角色，对应不同的操作权限。严格规范权限分配，做到角色一致、权责统一。

篇4

各区（县）劳动和社会保障局、各职业介绍服务中心：

    为了做好按提前退休工种办理退休工作，经研究，在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员中，符合提前退休工种条件的，可以办理退休。现将有关问题通知如下：

    一、办理在本市职业介绍服务中心存档的人员和档案在街道的失业人员按提前退休工种退休的有关工作，按照我局《关于严格按照国家规定办理企业职工退休有关问题的通知》（京劳社养发〔1999〕63号）的有关规定执行。

    二、上述人员办理按提前退休工种退休时，个人提出申请由职业介绍服务中心或街道（镇）劳动科按规定填写《职工提前退休审批表》，报所在区、县劳动和社会保障局审批。

    三、各单位在审批时，要严格进行审查，以存档前或失业前的档案明确记载为准，后补的材料无效。

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1.1对火电厂工程合同档案管理工作的认知缺陷火电厂普遍存在多项工程同时进行、项目跨专业等特点，这给合同档案管理带来相当的难度。

1.2火电厂工程合同档案管理工作的缺陷由于电厂内部各个项目所在部门只注重合同对正在进行中的工程的作用，工程竣工后，忽略了合同材料的后期管理及归档。这样一来，合同档案材料由于人为等因素会损害了有效文字等情况。

1.3各类火电厂工程合同档案文件资料的缺陷在合同档案的管理过程中，我们往往只关注合同档案的收集、保存、归档、管理等环节，而忽略了合同本身的质量，必须确保各类合同文件资料的完整性和真实性。不少合同缺少某些重要的条款，在实施过程造成工程缺陷和漏洞，影响工程质量，运行后造成不安全事件发生。

2.加强火电厂工程合同档案管理的措施

2.1提高对火电厂工程合同档案管理工作的重视程度在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查，评估合同风险，然后进行火电厂工程合同的策划，为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。当合同签订后，应该对于合同实施情况进行跟踪，收集合同实施过程中的信息资料，然后对此进行分析，提出合同实施方面的意见、建议，建立合同实施保证体系。第一，建立外包工程管理平台。各有关单位的所有合同档案管理专职人员及时录入工程立项、资质审查、入场管理、施工监督和竣工验收等管理环节信息，对各项施工工程进行在线管理和监督，确保各项合同档案信息准确、完整。第二，建立合同网络审核体系。确保签订的合同符合《合同法》及与其他法律、法规有关的内容以及所涉及到合同的规定，明确发承包双方各自的权利义务，保证工程施工质量，不发生合同纠纷。

2.2各类火电厂工程合同档案文件资料必须真实完整合同档案是工程建设档案的重要组成部分，是反映工程建设真实情况的基本资料，是工程项目竣工验收的重要依据。第一，建立合同管理平台。将合同的基本信息，如档号、合同名称、合同编号、签定日期、合同多方责任者、合同属性、合同金额、履行情况、合同整理互见号等子目录项进行详细著录，在同一个工程的各类合同后用括号统一著录工程的名称或统一的工程编号，确保火电厂工程合同收集完整，归档及时。实行发包单位和承包单位分级管理，除做好档案的收集、整理、归档、利用工作外，要建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、稳定的合同管理人员网络体系，确保人员有效到位，保障工程施工合同归档渠道的畅顺。第二，加强合同管理人员培训，使档案人员应充分利用信息时代的资源，通过计算机对合同档案特别是建设工程施工合同、大、小修技改项目施工合同档案进行管理，并实时录入、更新管理过程的信息，确保合同档案信息性便捷和准确。与此同时，合同档案管理人员还应提高防范意识，加强合同档案管理的保密工作，维护火电厂自身的合法权益。

2.3火电厂工程合同档案管理工作必须规范有序合同档案管理是一个环环相扣的过程化管理，任意一个环节不规范就可能造成档案的失实或缺失。为此，各有关单位相关专业管理部门应通力协作，共同做好相关的工作。第一，合同履约责任部门负责收集、整理合同履行过程中的各类原始资料，建立合同档案，合同履行完毕或合同的权利义务终止后，及时将全套合同资料提交合同主管部门归档。第二，合同主管部门按规定及时将合同档案移交公司档案室存档。合同档案资料包括合同协议书、合同条款、有关纪要等文件。招标项目还应包括招投标的全套档案资料。第三，基建火电厂工程合同由合同主管部门整理按规定及时移交公司档案室，归入基建档案，机组大、小修和部分日常维护项目，外包合同由生产技术部整理成册移交公司档案室，归入生产档案。合同文件存档后，正本不得外借，副本外借时，要按规定办理好借阅手续，并及时回收，以免档案遗失或损毁。

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Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。

2 企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部环境的影响

随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。

2.2 内部发展的需求

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。

3 企业合同档案管理中存在的问题

3.1 合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

3.2 合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

3.3 合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

4 深化企业合同档案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

4.2 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

4.5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。

5 结束语

在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。

参考文献

[1]沈红 《刍议合同档案管理》科技与企业 2013（06）

[2]《中华人民共和国合同法》

[3]卢丽云 《刍议合同档案管理工作中问题和改进措施》 企业文化 2014（04）

[4]李玮 《企业合同档案管理问题浅析》 黑龙江档案 2013（01））

[5]蔡夏 罗 玛 《论企业的合同管理》 知识经济 2012（09）

[6]周颖 《加强合同档案管理 更好地为企业服务》兰台世界 2009 （08）

[7]中华人民共和国DA/T42-2009，企业档案工作规范 [S]. 国家档案局

[8]陈健静 李珉俊 《关于企业合同档案精益化管理问题与分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《论档案信息化建设》 长安学刊 2010年第1卷第1期

篇7

笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。

1.合同档案的收集

合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。

企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。

2.合同档案的整理

收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。

2.1合同档案按照年度分类法

废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。

2.2编制合同档案目录

笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。

2.3填写备考表

备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。

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合同管理是保障建设工程勘察设计有序进行的依据，我国《中华人民共和国合同法》中，对合同管理提出了明确的要求，而且建设工程行业中，也在合同管理方面提出了新的规章、规范，充分发挥合同管理的作用。合同管理措施，是一项重点的工作，与合同应用存在直接的联系，建设工程勘察设计中，必须全面落实合同管理措施，便于完善合同的实践应用。

一、建设工程勘察设计的合同管理措施

建设工程中，为了规范勘察设计的方式，促使其符合市场原则，在合同管理中落实《建筑工程勘察设计合同管理办法》，要求建设工程严格按照管理办法控制勘察设计。建设工程中，既要履行合同管理办法，又要遵循市场原则，因此重点分析建设工程中，勘察设计合同管理的措施。

1、细化合同管理的办法

合同管理措施中，需根据建设工程勘察设计的实际情况，细化合同管理的办法，严格划分勘察设计中的技术责任，利用合同的方式规定相关的权益，同时确保权益的合法性[1]。首先建设工程在勘察设计中，依照规定内容，要求双方签订合同，合同内的条例对工程中的新建、改建等都存在规范性；然后按照建设工程市场的实况，规定合同管理，以免合同中出现违规的内容，确保合同管理的细节部分；最后依照合同中的条例，细化双方的责任，如果合同双方提出不同的建议，也可采取书面的形势进行约束，主要是针对可能发生的纠纷，提前进行规范，保障合同管理措施的可行性，满足建设工程勘察设计的实践需求。

2、强化合同管理监督职能

监督职能是合同管理中的有效措施，发挥合同在建设工程勘察设计中的作用。由于建设工程现场的环境、地质不同，所以不同建设工程内，勘察设计的行为、活动存在差异，也就表示合同管理的措施中存有差别，在合同管理中采取监督职能的方法，有利于辅助合同内容，为建设工程勘察设计提供指导策略，促使勘察设计能够与周围的自然环境、地质环境保持和谐性[2]。

3、深化合同管理的法规控制

法规控制是勘察设计合同管理中的一项方法，因为建设工程勘察设计中，双方签订合同后，合同已经具有法律效应，采用法规控制的方法管理合同，可以充分发挥行政部门的责任，维护勘察设计现场的秩序。建设勘察设计中出现违法行为时，行政部门可以要求司法机关依照合同进行审判，如果当事人对处罚有异议，也可实行复议或诉讼，表明法规控制管理方法的公平、公正，也能体现出合同的执行权力。目前，各地区建设工程勘察设计中的合同管理，非常重视法规控制的应用，以此来规范合同的管理方法，提高合同管理在建设工程勘察设计中的规范性水平。

二、建设工程勘察设计合同的档案管理方法

建设工程勘察设计的合同管理，属于一种委托的行为，具有服务的特性，而公款支付、经济处理等事务，都是由勘察设计合同进行调解的，为了提高建设工程勘察设计合同管理的水平，需深化档案管理的工作，积极落实档案管理方法，服务合同管理措施的应用。

1、收集合同档案的资料

档案资料收集，是合同管理的基础部分，全面收集合同中的资料、内容，考虑到经营业务的影响，合同档案的收集面临着一定程度的困难。合同管理中，本身涉及到大量的勘察信息，应该保障勘察设计的真实性，以便确保收集资料的完整性，预防合同丢失或缺陷[3]。建设工程勘察设计中收集合同资料时，积极完善管理工作，合同管理人员需要提高对资料收集的重视度，主动进行合同档案中的材料收集，按照合同管理的需求，规划档案中的材料内容，随时做好接收资料的准备。

建设工程勘察设计单位，遵循资料收集的相关要求，明确档案资料的范围，在合同管理中深化档案的作用，充分发挥合同管理的实践价值。一般情况下，建设工程勘察设计中的合同管理，进行收集的材料有：（1）勘察中标时的资料，包括勘察地点、费用以及方案，经相关部门签字认可的备案资料；（2）勘察登记的所有表格资料；（3）合同中涉及到文件、资料。资料收集完成后，才能保障合同管理的完整性，完善合同的管理过程。

2、归档合同管理的资料

合同管理时的归档行为，降低了合同管理的困难度。管理人员在归档合同资料的过程中，对合同重新进行审视和审查，明确合同中的管理要求。建设工程勘察设计的合同管理中，不仅要管理合同的相关事宜，还要对文件资料进行归档处理，文件资料是合同管理中的根本，也是履行合同内容的主要依据。因为勘察设计的合同缺乏制度性的管理，部分合同管理中的资料，仍然留在经办部门，没有实现系统性的合同管理，所以采取资料归档的方式，实现合同管理的系统化，快速收集分散的合同资料，由管理部门进行收集，以免合同资料管理时出现缺陷。

合同档案是管理的重要部分，管理人员在归档合同资料时，应该检查合同档案是否存在资料缺失的情况，确定资料的真实性，存有缺失的合同资料，不能进行归档管理，要求经办人员整理齐全后，重新归档，树立合同资料完整归档的意识。

三、建设工程勘察设计合同管理的实践分析

建设工程勘察设计合同管理的实践，规范了合同管理的行为，一方面维护合同本身的价值，另一方面规划合同管理的手段。

1、委托方的合同管理

合同中规定，建设工程勘察设计的委托方，需要向承包方提供工作资料，而且要负责工作资料的真实性。合同管理时，根据委托的内容，执行相关的合同条例。例如：委托的工作是工程勘察，在勘察前期，完成勘察技术的规划，并且附图，提供勘察设计中的技术资料。

2、承包方的合同管理

承包方的资质、能力要符合委托方的要求，由建设工程勘察管理部门，筛选符合要求的承包方，由此承包方与委托方建立合同关系。委托方的合同管理中，应该遵循合同的现行标准，承担相应的设计工作，如承包方违反合同而造成经济所示，按照合同中的违约规定进行赔偿。

3、合同文件的编制管理

建设工程勘察设计中，委托方有可能提出变更要求，此时需针对变更的项目，重新编制合同文件，委托方依照合同中的要求，负责承包方实际工作中的增加费用，严谨管理由合同变更引起的费用或责任问题。

4、勘察合同的监督管理

监督管理实践中，落实勘察设计合同中的内容，监督合同管理的执行力，保障双方的权益，体现合同管理的实践职责，完善合同管理中的实践活动，保障建设工程勘察设计的优质行为。

结束语：

合同管理对建设工程勘察设计具有基础维护作用，辅助解决勘察设计中的合同纠纷，提供相关的依据。合同管理的工作内容，符合勘察设计的特殊性，在管理措施中实行档案管理方法，同时结合条例应用，强化合同管理的工作内容，发挥合同管理的作用，体现合同管理措施应用的积极性。

参考文献：

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中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号：

建设工程合同是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。是指由承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同，通常包括建设工程勘察、设计、施工合同。

一、建设工程合同的管理内容

在我国建设工程项目从立项开工到竣工检查过程中，工程合同管理工作需做到以下几点。

（1）建立工程合同管理的体系及管理制度，同时建立健全相关的合同管理档案制度。

（2）在建立工程合同签订关系之前，需持以认真严谨的工作态度，以事前做好相应的市场预测、资讯调研等准备工作。

（3）在工程合同签订中，需要进行严格管理。由于签订工程合同是一种法律行为，签字双方要担负一定的权责，责任双方必须以严谨的态度拟定合同的内容条款，同时确保工程合同的合法、公平原则。

（4）在责任双方签订工程合同后，要认真履行合同相关的内容要求，按照合同内容对在建设过程中发生的相关变更索赔事件和合同纠纷事件予以及时处理。

二、建设工程合同的分类及要求

工程合同通常都贯穿于工程项目的整个建设过程中，尤其是大、中型建设项目，需要从立项开始经历一个异常繁杂的过程。我国建设工程中合同类型可分为以下4 种。

（1）建筑工程勘察设计合同。建设项目的项目责任人要在与设计单位代表完成事前的勘察及设计任务后，明确责任双方的权利及义务，合同内容通常涉及有关的基础资料、勘察设计文件、质量控制要求及实体工程造价等。

（2）建设工程委托监理合同。建设单位派请具有相关资质的监理机构代表为权利代表，对工程项目实体建设过程进行全程监督与管理。签订的建设工程委托监理合同的内容一般涉及监理对象、双方责任主体的权利以及其他一些相关的内容，而合同要求的工作内容是通过监理机构为建设项目提供高质量的技术服务。

（3）建设工程承包施工合同。建设工程承包施工合同是承包责任人履行施工任务的依据性文件，其内容主要包括工程范围、施工工期、开工与竣工时间、工程施工质量及验收标准、工程造价成本、技术资料的交付时间、材料及设备的供应、质量保修范围、保质期和双方互相协作条款等。

（4）建设工程物资采购合同。建设工程项目的物资采购合同具有一般合同的法律约束力，它指的是具有平等主体的自然法人、其他物资组织之间为实现建设工程项目的物资买卖关系而建立的关于供求双方相互权利与义务关系的文本协议。

建设工程合同管理要求。建设工程合同需要合法的管理与维护，以防范在建设工程中出现的合同风险，这也对相应的工程合同管理工作提出了一定要求。签订工程合同的主体必须具有相应的法人资质，并且要求法人必须是能够独立承担风险责任的企业组织。不具有资质的其他部门、机构以及自然人不能私自签订合同。因此，在签订合同之前应对签订合同的当事人的资质和资信能力进行全面调查，以确保签字的法人单位有能力履约工程合同；签订的工程合同需以书面形式表达，其内容要包括当事人的名称、住所，合同的抬头、落款、公章以及签字当事人提供的资信情况与载明的当事人的法人名称、住址要保持一致。

三、建设工程合同在工程中的作用

本文主要以建设施工合同为例分析建设工程合同在工程中的重要作用。建设施工合同是建设项目业主与承包人需共同遵守的具有法律效力的技术经济文件，具有特殊性和繁杂性。在签订施工合同之后，为实现工程建设目标，建设单位与施工单位在协议中都会明确双方的相互权责与义务关系，因此，在履约过程中都要以施工合同的内容要求作为主要依据，并将其作为业主单位进行项目建设，拨付计量款，控制施工质量、工期和成本，以顺利促进工程建设项目活动的重要凭据。由此可见，一份内容全面的施工合同将对实现质量、进度和成本目标起到事半功倍的效果，同时也会对规范工程管理和提高管理效率起到较好的促进作用。

四、加强工程合同管理的措施

为加强合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，以提高合同的履约率、维护企业的合法权益和提高企业经济效益，应做好以下几方面的工作：

（1）增强管理人员的档案意识

做好工程合同的管理工作，意识是关键。首先要争取项目经理部对合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓进度、质量与成本控制那样抓紧、抓好、抓牢。其次要增强合同管理人员的档案意识，使他们知道自己承担着归档的法律义务，以及依法利用合同档案的权利。最后要说明的是，档案意识是合同管理人员的最基本的素质与要求，对合同管理工作起着至关键性的作用，这也是做好工程合同管理工作的可靠基础和基础前提。

（2）建立完善的管理制度

企业必须建立一套完善的合同管理制度，才能保证合同管理工作顺利进行。从项目的立项阶段开始，工程建设就应该把竣工验收的档案管理工作与五大目标等同视之，设置相关的机构部门与管理人员，并构建一个完整的管理体系，专门负责工程项目竣工验收阶段的资料收集、整理和档案管理工作。除此之外，还应建立一套可靠的管理方针和实施细则，使每个档案管理人员都明确自己的管理职责，保证日常工作的规范，充分发挥工程合同在工程各个方面的作用。

（3）加强合同信息化建设

伴随现代化科学技术的飞速发展，计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛，这这种趋势下，传统的档案管理模式必将被淘汰，信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。因此，我们需要借助信息技术建立合同管理系统，如合同档案库、合同分析系统等。工程建设应该运用这点，充分利用先进的科学技术，开展档案的信息化管理工作，并建立合同档案数据库，加快合同信息化建设的节奏，全面提升工程的档案管理水平。

（4）加强专业知识的培训

要想要做好工程合同的管理工作，对档案管理人员素质、能力的培养不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人员既要懂得档案管理的专业知识，全面了解合同的内容、特点、规律和方法，又要学习了解相关的管理法规，增强对工作岗位的责任心和使命感。由此可见，势必要加强对现行合同管理专业知识的培训工作，使工程从由始至终都规范化、标准化，增强工程管理的整体水平，保证工程资料的档案质量。

（5）严格控制竣工验收关

一般而言，工程在竣工验收前，都会对工程合同进行专项验收，一旦出现合同验收不合格的情况，是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中，工程合同的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关，要仔细审查各类工程合同资料，保证竣工档案的真实性与可靠性，尽可能地将工程合同应有的作用发挥出来。

五、结论

对于工程建设项目，需要事前分析施工合同履约过程中的风险因素，对风险大的工程更要强化合同分析工作，以避免或减少合同风险因素带来的问题。

参考文献：

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一、企业合同管理制度的内容

1.合同审批制度

企业合同的审核内容主要包括：（1）合同签订的根据是否可靠，准备的文件与材料是否齐全；（2）合同涉及的项目条款是否到位，资金是否合理合法；（3）合同之中的相关指标与技术是否与国家规定相符；（4）合同约定之中的费用是否与有关规定相符，是否能够达到合同目的；（5）签约对方是否具备签约资格，如有签约人看其信誉如何；（6）合同中的具体条款中的权利与义务对签约双方是否公平等。

2.授权制度

企业的合同管理制度是在合同的签订与履行中逐渐树立起来的，对于合同的谈判、签署等都应该有具体的履行、负责人，而且一定要有实际可行的具体规范。根据合同的性质与标准开展权力的划分，明确授权的对象与范围，实现权责统一，确保合同管理的科学性与有序性，有助于对合同开展综合的管理，便于以后追究相关责任。

3.合同报告制度

合同报告制度是有效确保企业健康运行的一个有效方法。合同报告制度主要包括：在企业会议中实施汇报制度；在合同订立阶段，有关部门应根据拟定的合同、具体的职员与相关分配等，在会议中向决策领导予以汇报；在合同起草时期，相关部门应把草拟中出现的问题向有关部门进行请示与汇报；在合同谈判时期，相关负责部门与工作人员应该对谈判的对象予以主体资格审查并予以汇报。只有建立起报告制度，才可以有效确保企业合同管理的高效性与透明性，有效避免相应的风险问题。

二、企业合同签订要点和履行中的管理

1.合同签订的注意事项

如果企业合同签订的流程不够规范，签订的合同之中相关约定不够清晰，或者文字的表述不够准确，将会使企业落入合同诈骗的陷阱，导致经济与责任的纠纷，从而给企业带来巨大的损失。所以，在合同签订过程中，一定要予以注意。（1）合同签订之前应该由企业风险控制部门草拟合同的范本，然后由合同的主管单位依据实际情况在合同之中填写金额、数量、单价以及费率等信息。（2）由合同谈判以及合同主办部门确认合同内容。如果是重大的合同，则需要风险控制部门相关人员加入到合同谈判之中。合同谈判牵涉到别的部门的情况下，其他部门的人员也应该积极配合。对于已有模板的合同且合同内容与条款和实际业务符合时，则应该由合同的主办部门填写合同，合同一定要通过书面形式确认。

2.合同履行过程中的监督管理

通过监督管理合同的履行情况，能够在第一时间了解合同的执行状况及合同中存在的问题，能及时掌握出现的问题，从而为风险控制提供一定的时间，能有效减少甚至避免违约情况的出现。合同履行的监管主要包括以下内容：（1）合同签订之后，合同的主管部门应即刻与相关部门联系，准备并履行合同的相关工作；（2）合同在签字、盖章，而且在约定的生效条件实现之前，不可以实际履行。在签订的合同生效之后，合同相关人员应全面履行合同内容；（3）公司任何人员发现当事人不根据合同约定履行义务时，应该即刻通知主办部门，然后主办部门应该根据相关法律对当事人进行书面催促或者提出索赔等。在提出催促函或者提出索赔时，都应该经过风险管控部门的审核；（4）各部门或人员在收到对方的催促函与索赔函时，都应该马上交至合同主办部门，然后由风险管控部门协调主办部门予以适当处理。

三、企业合同档案管理的主要环节

1.建立合同档案范围

合同档案管理首先应该确定合同档案的范围，主要包括：合同的正本与附件的原件以及复印件；合同审核材料；资信调查材料；合同谈判、签订一直到履行过程中的信函、电子邮件、传真等；争议处理中产生的和解协议书、决定书、民事谈判书；合同履行中所签订的补充协议等。这些资料都应该以存档的形式保存下来。

2.履行合同档案保管的要求

在企业合同履行完成或者合同的权利与义务终止之后，相关主管部门应及时整理出合同档案，然后根据合同编号，备全合同档案资料，然后向相关行政部门提交一份材料清单，通过行政部门确定之后，由合同的主办部门移交给相关行政部门合同原件，然后由行政部门予以装订保存。

四、结语

现代企业合同管理制度已经不是约定、承诺以及签订等简单的内容，其是科学、全方位的企业管理制度中的一个重要组成部分。科学、有效的企业合同管理制度能够提高企业的管理水平，为企业带来较大的经济效益。

作者:张薇 单位:中国航发四川燃气涡轮研究院

参考文献：