档案整理规范模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案整理规范，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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摘 要：现代化信息技术的发展与高校教育体制的改革，不仅提高了高校的档案管理效率，而且对档案的有序管理提出了新的要求.高校档案规范化整理的关键是重新划分不同档案的保管期限，并且将保管期限写入档号，实行新型的整理模式[1].本文针对当前阶段高校档案管理工作中存在的主要问题，提出新背景下优化档案管理模式的具体措施.

关键词 ：新背景；网络应用；高校档案；规范整理；思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0173-02

高校档案的整理工作不仅是一项公益性的信息服务工作，更是为了实现其真正的社会价值，档案的社会价值是档案工作深入展开的根本目的，也是推动档案整理工作逐渐规范化的动力[2].在网络信息化的时代背景下，高校的教育工作也进入了一个新的发展阶段，档案管理也要主动适应新背景下的发展要求，提高档案管理的规范化水平，保证档案管理工作高效有序的进行.

1 高校档案规范整理概述

档案是指机关、组织或者个人在社会生活中形成的可用于考查的图像、声音、文档等各种资料，对人员和团体管理有着重要的参考作用.而档案管理则是指包括收集、整理、保管、鉴定在内的一系列活动，高校的档案管理工作一般由档案室负责，并直接对档案信息进行管理和提供参考服务，是国家档案管理的重要组成部分[3].

高校的档案整理工作分类更加具体、明确，要分别对人事、教学等信息进行管理和保存.高校的档案整理工作要为高校管理的各项工作提供可靠的参考和服务，因此与其他档案管理工作相比，具有更加重要的社会价值.现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为高校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下高校档案管理工作的必然趋势.

高校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的高校档案整理工作发生了质的变化，但是由于规范化管理的程度不高，在实际的档案管理工作中还存在一些问题.

2 当前阶段高校档案整理工作中存在的问题

2.1 档案管理观念落后

高校师生信息资源的现代化管理离不开档案工作的有序开展，因此，高校的档案整理工作不仅需要进行形式上的创新，更要注重对实质内容的改变[4].有些学校没有意识到档案整理工作对推动教育进步的重要意义，认为档案整理工作只是一项没有实质要求的附带工作，因而对档案整理工作的支持力度不够，没有养成良好的使用档案的习惯.有些学校的档案部门只注重对档案的编目和查阅接待，却没有制订合理有效的馆藏、服务优化目标，一些档案管理工作人员文化素质不高，导致档案整理工作的创新力度不够，跟不上时代的发展脚步.

2.2 工作效率低下

档案管理工作往往琐碎繁重，纸质档案的校对和整理都需要耗费大量的人力和物力，导致整理过程中容易出现遗漏和错误，工作效率不高.一些学校认为档案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年纪比较大的人员安排到档案管理的岗位上，导致整理工作出现错误的频率增加，整理效率不高.

2.3 现代化装备设施条件差

投入资金不足导致现代化的信息设备不到位，使档案整理工作仍停留在人工校对的阶段，阻碍了档案整理工作的快速发展.有些学校虽然配备了现代化的计算机设备来辅助档案管理工作，但是设备的利用率仍然很低，使得档案整理工作大部分还是通过人工进行[5].现行的档案管理软件和实际的档案管理工作有一定的出入，涵盖的内容不全面，分类标准不明确，导致软件系统不能很好的适应档案管理工作.

2.4 资源无法共享

学校的档案管理与师生人事管理中心往往分属不同的职能部门，因此无法真正实现信息之间的共享.部门之间对档案信息进行分别统计、管理，有些档案信息也因为部门之间缺乏沟通而被反复收集，浪费了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并带来的新问题

近年来政府为了扩大高校规模，整合教育资源，往往将几所学校进行合并，这也给学校的档案整理工作增加了难度.学校合并之前的师生档案容易在合并过程中流失，合并的几所学校之间档案整理的标准也不尽相同，导致重新统一整理的难度增加，档案管理岗位的人动也导致档案的交接困难，无法及时补录档案信息.

3 有关档案管理工作规范的颁布施行

国家档案管理总局早在2000年就已颁布了《档案文件整理规则》（以下简称“《规则》”），之后又对档案材料的归档范围和保管期限进行详细具体的规定，在全国范围内全面推行文件管理的规范化、标准化和科学化，实现档案整理的简化与档案检索的深化.当前高校的档案整理工作都是按照国家教育委员会于1993年颁布的《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》进行整理和立卷，但是在全国范围内施行的《规则》在高校中却没有得到广泛的推行，究其原因是因为高校档案管理工作人员的因循守旧思想与整理技术层面的缺乏，许多高校档案在分类、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在档案规范化整理的社会趋势下，就需要高校依照相关的法律法规有效的开展档案整理工作[6].

4 信息化背景下高校档案整理网络应用的必然趋势

高校的档案整理工作不仅是为了对文件资料进行合理的保存，更是对档案资料进行开发利用促使其创造更多的社会价值，档案信息的社会价值才是档案整理工作的最终目的.世界上许多其他的高等学校已经进入了一个以信息技术应用为中心的全新发展阶段，在信息化以及网络化的时代背景下就需要高校档案的整理工作必须主动适应新的发展趋势，才能提高高校档案的信息化管理水平.高校档案管理工作的快速有效运行仅仅依靠现有的人力物力还远远不够，需要与网络信息技术融合，才能促进整体效率的提高.

4.1 当前阶段高校档案整理工作网络应用的现状

当期阶段我国高校档案管理工作的网络化应用与世界上许多先进的院校相比，还存在较大的差异.许多高校的档案管理工作还是采用传统的手工处理方式，即使有些院校已经开发了一套档案信息管理系统，但是系统本身存在的缺陷与使用上的不合理也导致了档案管理系统成为一种摆设[7].档案整理人员的网络应用意识不高，虽然能够利用计算机打印出规范整洁的目录，但是档案管理的网络化程度仍然很低.

4.2 实际工作中应用网络信息技术进行档案整理的不足

有些高校的档案管理系统只适合单机操作，数据系统设计的也较为简单，只是简单的实现了档案资料的自动编目与自动检索，却没有开发其他实质性的应用，辅助立卷的出现虽然扩充了信息技术的应用范围，但是仍然没有实现信息之间的共享，单机网络环境下的档案管理软件已经与网络时代的信息共享严重不符，必然阻碍档案资料之间的信息共享与交流.

高校档案类型不只是包括纸质的资料，还包括其他的图像、音频、视频等档案信息，对这些信息的管理就不能采取与文本档案相同的管理方式.多媒体技术的复杂性限制了其在信息管理中的广泛应用，因此也无法对文本之外的其他档案信息进行有效的管理.即使有些软件可以处理多媒体信息，但是没有形成一个统一的数据库，其完整性和操作性水平都不高，增加了检索的难度.

5 提高高校档案规范化整理水平的具体措施

5.1 实现档案信息的数字化管理

档案信息的数字化管理是提高档案规范化整理水平的重要途径，档案信息的复杂性与精确性使传统的人工管理方式无法适应大量的档案管理工作，因此需要管理人员改变传统的思维模式，采用更加科学的方法实现档案信息的数字化管理.档案信息的数字化管理与技术的实现是一项非常庞大的系统工程，不仅需要大量的技术资金支持，还需要投入大量的人力物力.馆藏档案中有真正利用价值的信息并不多，多半是更需要长期保存的馆藏档案，因此就需要加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对使用频率较高，更具有社会效益和经济效益的档案信息进行数字化处理，对那些基本没有利用价值的档案进行暂时保存，提高档案信息数字化管理的效率[8].

5.2 高校档案管理模式的优化

当前高校的档案管理不外乎两种管理模式，纳入式的管理模式和非纳入式的管理模式.纳入式的管理模式是指将高校各部门的档案信息全部交给档案馆进行统一管理，而非纳入式的档案管理则是指由各部门对本部门的档案进行分别管理，非纳入式的管理模式具有多种表现形式，不同部门之间的管理模式也不尽相同.纳入式的管理模式与非纳入式的管理模式相比具有更多的优点，具体表现在可以精简机构和管理人员，实现各部门档案信息之间的信息资源共享，但是需要对档案人员进行合理的分工安排.非纳入式的档案管理模式可以使档案人员在其他部门档案中查找本部门没有归档的信息资源.两种管理模式各有利弊，高校只有根据本身的档案整理现状采取更加有效的档案管理模式，最大限度的实现信息资源的互补和共享，才能实现各类档案信息的保管和有效利用.

6 结语

当前阶段的高校档案整理工作还存在许多的不足和缺陷，这就需要高校根据自身的工作实际，逐渐适应新背景下的网络应用发展趋势，结合国家档案局和教育部颁布的有关规定，采取更加合理、科学的档案管理模式，减少人力、物力资源的浪费，保证自身的档案整理水平向着科学化、规范化的方向发展.

参考文献：

〔1〕周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭怀珍.“大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J].兰台世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校档案馆的功能定位与发展趋势[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2011（02）:40-41.

〔5〕庞莉,赵豪迈.电子文件背景下高校档案集中管理模式初探[J].兰台世界,2011（06）:15-16.

篇2

随着我国经济社会水平的不断提升，公证工作的覆盖范围越来越广泛，公证工作已经应用到社会各个层面，公证工作中产生的档案数量也越来越多，公证档案管理也被越来越多的人们关注。加强公证档案管理，有助于推动公证档管理工作的扩大，为公证工作提供更多全面的档案资料。在市场经济环境中，公证处必须要要不断进行改制，新的管理体系对于公证处的各项工作的顺利开展有很大的帮助，在公证档案管理过程中也加强了管理制度的完善，?Υ?统的管理制度进行创新，构建了完善的管理体系，可以有效地应对公证处在日常发展过程中出现的各种突发状况，对公证处的发展有良好的促进作用。

一、公证档案管理工作的意义

公证档案是国家档案体系中的重要内容，真实地记录了公证机关的实际活动以及产生的各种公证结果，是对公证处工作情况的实际反映，在公证行业中具有十分重要的参考价值和意义。公证档案的作用主要表现在以下几个方面：

1.对公证工作进行有效地衡量

公证档案是对各种客观事实的记录，公证工作要求公正、透明，正是由于公证工作的特殊性，因此要求公证员在公证管理过程中要按照相关的法律法规以及程序执行公证工作，档案是对公证工作进行记录的主要文件，是在公证工作中产生的各类文件信息，因此可以真实地反映出公证工作清理。在现代社会中，通过对公证工作的统一规范化管理，通过各种计算机技术的应用，可以获得更加真实、准确的公证资料，从而减少传统记录过程中产生的虚假记录问题，使得档案资料得到保存，便于利用，更有助于对公证工作进行监督。

2.公证档案管是公证行业的基础

任何一个行业的发展都会产生档案信息，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。公证档案的负责人不仅是公证档案管理人员，还包括公证员、档案材料保管员、信息记录的相关人员，由此可见公证档案管理是公证处各个部门的交汇工作，需要公证处的全体人员都参与进来。通过对公证档案管理过程的规范，可以有效地处理档案管理过程中的各种问题，促进各个部门之间的协调发展，为公证行业的发展奠定基础。

二、公证档案管理存在的问题

公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有十分重要的查考和利用价值，随着公证工作逐渐走入人们的生活，公证档案管理受到的重视程度也越来越高，公证档案数量越来越多，传统的工作档案管理还存在一些问题，对公证处的发展产生严重阻碍。

1.工作档案管理重视程度不高

在公证处的不断发展过程中应该要加强对公证档案管理的重视，明确公证档案管理的重要意义，尤其是在新时期，对公证档案管理工作理念要进行创新。当前有的公证处在发展过程中对档案管理的重视程度还不够高，公证档案管理目标不够明确，因此导致公证处的公证档案管理工作受到影响。

2.档案管理安全问题

随着信息技术的不断应用，对公证处公证档案进行管理时要实现统一管理，逐渐摒弃传统的人工管理方式，加强对信息化管理系统的应用，使得内部的各个部门之间可以加强联系，但是在信息管理过程中依旧存在很多安全隐患，公证档案是具有很高的参考和利用价值的档案信息，安全管理是公证档案管理过程中的重要内容，当前有的公证处在档案管理过程中还存在一些问题，导致档案泄露、丢失、相关要素不完整等问题出现。

3.缺乏统一的管理机制

公证处档案管理体系和制度不健全是影响公证档案管理效率的主要原因，在公证处发展过程中缺乏明确、严格的公证档案管理制度，管理标准比较混乱，没有制定统一的收档制度，导致公证档案的收集、整理等工作都不够规范，对公证档案管理水平产生严重影响。

三、公证档案管理策略

1.加强对公证档案管理的重视

在公证处的发展过程中，档案管理是一个十分重要的环节，对于公证处的发展有十分重要的意义。在公证处不断改制的过程中应该要对公证处的各项管理任务进行重新布局，加强对档案管理工作的重视，构建专业化档案管理队伍，对传统的档案管理过程中存在的问题进行解决，以提高档案管理水平。公证处应该要注重档案管理的规范性，从管理制度、管理技术、管理方法等方面着手，对传统档案管理过程中存在的一些问题进行积极有效地解决，提高档案管理的规范性，防止产生一些不合规定的档案资源，造成资源浪费。

2.提高公证档案管理过程中的安全性

公证处公证档案是公证处发展过程中的各种信息、资源的汇总，在信息时代背景下，信息化管理模式逐渐在档案管理过程中广泛应用，但这个过程中也存在很多的安全隐患，比如公证处公证档案信息被泄露，由于公证处的性质相对比较特殊，一些机密公证档案信息对公证处的发展有十分重要的意义，如果出现信息泄露，对于公证处的发展会产生严重的影响。在信息时代，信息泄露成为公证处公证档案管理过程中不可避免的一个重要威胁，对此，在公证档案管理过程中还应该要加强安全管理，通过对档案管理过程进行规范，从而不断提高档案资源的安全性。在信息技术不断应用的过程中，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在公证处公证档案信息管理系统中进行应用，对的各种公证处公证档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的公证处公证档案要实施不同的管理，比如一些机密公证处公证档案，要进行绝密保存，一些非机密公证处公证档案，则可以在内部系统公开查阅。

3.完善公证档案管理制度

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档案提供利用是以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。实现档案价值的逻辑起点是指档案在满足人们需要，体现其使用价值的具体实践的逻辑行程中所经历的首要环节。因此，我们要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力，物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案进行保管利用，以及到期移交进馆也提供了方便。由此可见，档案客体一经形成，就与未来的档案用户之间存在着一种潜在的价值关系。而档案的价值只有当档案客体获得档案用户的实际利用时，其与档案用户主体所构成的潜在价值关系才能转化为现实的价值关系，档案价值才得以真正实现

（二）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系

在整理原则中，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。是手段，“便于保管和利用”则是最终目的。因此，保存档案并非是档案工作的目的，而只是档案工作的开始，遵循文件的形成规律，提供档案为社会主义现代化建设服务，并产生良好的社会效益和经济效益是一切档案管理工作的最终目的。所以，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。从根本上说，保管和利用是相互影响，相互制约的关系，任何片面地强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类，排列时不强调事由，不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列，依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中，从长远看，特别是对档案移交进馆之后，将会给系统利用档案带来很大困难。因此，在处理类似问题时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，才能更好地实现文件整理目的。

二、不断规范文书档案管理途径

（一）做好分类，严格登记

对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，便于系统地提供利用，而且对将来馆室的系统化管理都有重要的意义。首先，在一年度下进行归档文件分类。这是以“件”为单位进行分类。归档文件的分类是整理工作中的一个非常重要的环节，分类工作的好坏直接关系到归档文件整理的质量。各单位要根据自身的特点，按照科学、适用的原则，选择分类方法，制定分类方案。其次，按“年度―保管期限”方案分类。按这种方案分类的单位，就是将一年度应归档的文件材料按永久、长期和短期三种保管期限分开。但在这一阶段因还未对文件进行划分保管期限，所以，按这种方案整理的单位，在此只按确定“件”的原则，将一“件”的文件材料分在一起。等到归档文件划分保管期限时，再按保管期限分开。另外，要严格登记。对本单位的收发文件进行登记，保证本单位主要文件的系统齐全。本单位发文，应编号发出，单位收文应先登记后使用。通过登记，对来往行文、机关内部文件、会议文件等逐件建帐，做到家底清楚，有据可查。

（二）提高档案管理人员的综合服务能力

档案人员要练就过硬的业务技能，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案服务成为一项面向大众的服务，让越来越多的人能正确认识和利用档案。

（三）要提前布置、完善机制

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二、档案管理概念

所谓档案管理，主要是指档案的收集、整理及保管等活动的总和。就本质来看，档案管理工作是一项管理性、服务性及政治性工作，在整个管理过程中，它不生产物质财富，主要负责各个部门历史文件管理工作。同时档案管理并非独立性工作，渗透至社会管理系统中的各个环节，为社会实践工作提供服务和支持，这也是区别于其他工作的主要特点。目前，我国档案管理工作尚处于发展阶段，整体管理水平还有待提升，需要我们给予更多的关注，并加大研究力度，从根本上实现档案管理制度化、规划化发展目标。

三、档案管理规范化的重要意义

加强对档案的规范化管理是一项具有现代意义的工作，特别是在信息时代下，档案中蕴含着的大量资料信息，也是以往工作的总结，能够为行政办公室未来工作提供更多依据和支持。具体来说，规范化管理的意义表现在以下几个方面：

第一，顺应时展趋势。新经济环境下，市场经济、新理念等外部环境发生了根本性变化。而万物发展规律证明了应时而谋、因势而动、顺势而为，才是持续、稳定发展的基本规律，只有顺应时展，反思自身存在的不足，不断革新自身理念、处事方式，才能够获得长足发展。档案管理工作作为行政工作的一部分，记载着行政工作的过往，具有较强的参考意义，落实好该项工作，是行政工作顺应时代的具体表现。

第二，提高服务中心管理水平的具体表现。档案管理是行政办公室的主要内容，具体来说，就是档案人员对以往工作相关的资料等进行整理、归档，并帮助行政工作发现其中存在的不足及问题，采取针对性措施，加以调整和优化，不断提高行政服务质量。同时，档案管理作为行政文化建设的基本内容，对于树立良好政府形象具有积极地推进作用，最为关键的是能够通过对档案资料的充分利用，对职工进行绩效考核，实现对职工的全面、具体化管理，从而真正意义上落实行政现代化管理目标。

第三，有利于行政事业持续发展。管理工作贯穿于行政服务工作全过程，档案管理作为其中的一部分，通过行政工作的历程、经验等资料进行回顾和整理，能够总结其中的经验。尤其是档案中的资料都是部门的精华之所在，任何事物发展过程都并非一帆风顺，通过档案工作这一载体，我们能够进行反思，并结合外部发展趋势，制定科学的发展规划，从而促进服务中心持续发展，为社会主义社会建设奠定坚实的基础，取得公众们的信任和认可，并与我党共同创建美好的未来。

四、提高规范化水平的措施

现阶段，规范化管理是行政服务中心新时期发展的必然要求，其不仅体现在制度、管理等方面，还表现在管理方式及人员培训等更为具体的方面。因此笔者结合多年工作经验，建议该项工作可以从下列方面人手：

（1）重视规划管理，完善管理制度

目前，我国正处于市场经济转型阶段，人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求，而作为影响质量的主要因素，档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重，只有真正落实了规划化管理目标，才能够为档案管理工作提供保障。具体来说，行政部门领导作为―个部门的组织者和引导者，要从自身人手，树立新型管理理念，重视档案管理工作在整个行政服务中心的积极作用的发挥，并经常过问该项工作实施现状，适当增加人力、资金等方面的投入，为该项工作的有序开展保驾护航。同时在部门内部应积极宣传该项工作，并成立专门的管理部门，由领导负责，领导档案人员全面开展档案规划化管理工作，立足于当前工作现状，收集并梳理存在的问题，提出解决对策，提供组织保障。

制度具有根本、长期等特点，是档案规范化管理的关键。因此在档案规划化管理工作中，我们要充分利用制度手段，约束和限制不规范行为。在实践中，要立足于部门发展新目标、新形势，将制度完善工作列入到重点工作列表当中，对现有档案制度中存在的不足和缺陷进行完善，及时取消不合理内容，并在此基础上提出相应的内容，形成系统化制度体系。不仅如此，还应重视对制度的执行，定期对档案人员进行培训，构建相应的激励机制，促使档案管理人员能够在工作中，发挥主观能动性，实现对档案管理的规划化处理，减少档案遗漏、丢失等不良问题。

（2）强化管理体系，保证信息真实性

笔者认为针对档案规范化管理工作，我们在开展工作中，应进一步完善档案管理体系，实现对档案工作的统一管理，形成合力，重视对该项工作的协同体系建设，将各个部门整合到一起，共同构建联席会议制度，将该项工作拓展至领域、部门及环节全过程，特别是要重视人员能力建设。21世纪，知识更新速度远远超过我们的想象，只有掌握新知识、新技术，才能够更好地担任这份工作，继而实现对档案资源的深度挖掘，提高信息资源利用价值。值得注意的是，不同于其他信息，档案信息资源具有保密性特点，需要我们对管理人员进行保密知识教育，保证管理人员的综合素质能够与时展趋势相契合。

新时期下的档案管理人员要转变工作风格，由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系，能够在第一实践收集各类资料信息，做到认真检查和核实，科学归档并保存，从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代，如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程，且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状，扩大档案资料收集范围，无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分，促使档案规范化工作能够改进行政工作，从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。

（3）构建网络体系，规范档案利用

现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前，笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统，为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机飞速发展趋势下，档案网络化将会得到了进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。

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1.2 档案业务“两基”建设上“软”。一是工作制度不够健全，有的单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；二是部分机关档案室对各门类归档文件材料收集不齐全完整，党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册未及时归档；三是部分机关档案室没有建立全宗卷，有些机关档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；四是部分机关没有单独的档案库房、阅览室和办公室；五是有的机关档案保管没有实现“三铁”，达不到“十防”措施要求。

1.3 档案信息化建设上“松”。很多单位对档案信息化建设的紧迫性、重要性认识不足，不能够把档案信息化建设列入电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。应配备的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件未能配备，文档一体化管理难以实行。

1.4 档案提供利用上弱。档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显。

2 机关档案工作存在问题的原因

2.1 领导认识不到位。由于机关领导认识不到档案工作的重要性，在工作中不重视档案工作。档案管理制度不健全，责任不明确，工作被动。

2.2 对档案工作人员管理不到位。第一，机关档案员不能保持相对稳定，调动过于频繁。第二，机关档案工作人员少，不适应档案工作的需要。如濮阳市法院有诉讼档案、文书档案四万多卷，工作量大，档案员疲于应付。第三，档案员业务素质不高。有的档案员不是学档案专业的，有的是从其他岗位上调动过来的，对档案工作知之不多。第四，档案员待遇低，其积极主动性很难发挥，机关档案工作也很难有起色。

2.3 经费投入不到位。机关档案工作需要适量的资金投入，但很多单位没有投入开展档案工作必需的资金，该配备的空调机、去湿机、灭火器和计算机等没有配备或配备不全，机关档案库房达不到“十防”措施的要求，影响了档案信息化建设工作开展。

3 机关档案工作规范化管理认证对策

3.1 抓领导，不断提高思想认识。①凡是召开档案工作会议，就请分管领导、主管负责人参加，增强其重视支持档案工作的责任感；②档案行政管理部门可以收集编辑档案利用实例汇编，发给机关领导学习，加深他们对机关档案工作的认识和理解；③档案部门的干部在对机关单位检查工作、业务指导时，利用正反实例宣传机关档案工作的重要性和必要性。

3.2 抓队伍，加强对机关档案干部的管理。首先，要保持机关档案干部的相对稳定。实行机关档案干部备案制度，各机关档案干部交流调动前，要向当地档案行政管理部门备案，征得同意后，原档案干部方可调动。其次，提高机关档案室的规格。如能把机关档案室编制为机关内部科室，提高其规格，既能保持机关档案干部的相对稳定，发挥档案干部的积极主动性，又能提高机关工作效率。最后，提高机关档案干部业务素质。理论与实践相结合，“走出去，请进来”，集中与分散，有计划有步骤地对各级机关档案干部分期分批进行轮训，使其提高业务素质，推进机关档案工作开展。

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目前，邵阳市直一、二级机构有近200个单位档案工作规范化管理未达到省二级以上标准，为促进这些单位档案工作发展，我局决定2012年开展市级标准认证工作，纳入全年工作计划，并经市委常委会议研究同意，纳入“档案工作规范化管理年”活动一项重要内容。年初，在印发的《邵阳市档案工作规范化管理年》（邵档发[2012]2号）中推出市级认证标准，文件中确定“8月为评估合格认证月”。6月，我局印发了《关于开展首批档案工作规范化管理合格认证检查的通知》（邵档业[2012]4号）文件，首批确定134个单位为合格认证检查对象。8月份，全局领导、干部分成6组开展合格认证检查。截止目前，一共检查了99个单位，达到市级合格标准有50个，限期改正有49个，其中书面限期改正28个，口头限期改正21个，较好地促进了基层单位档案工作的发展。

二、认证检查的特点

1.追究性特点。根据《档案法》第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，《档案执法监督检查工作暂行规定》第八条规定“县级以上档案行政管理部门对各自管辖范围内档案法规的贯彻实施情况进行监督检查。档案执法监督检查应与档案业务工作密切结合，检查的内容和重点应根据档案法规实施的情况具体确定”。为此，我们按“检查的内容和重点”结合本地的实际情况，加大对基层单位档案工作薄弱环节的监督指导，以认证的形式，重点检查薄弱环节，促进工作发展。这样，依法检查，合格底线，不容打折。凡是认证不合格的单位，依法追究，限期改正。认证检查与其他检查有明显的不同，非浅尝辄止，而是追究到底，直到合格。追究性特点，提示我们“开弓没有回头箭”。

2.必检性特点。凡未达到档案工作规范化管理省二级标准以上的单位，都在合格检查认证之列，一改过去对那些档案工作管理差的单位没有一个较硬的措施来监督的局面，“江边洗萝卜，一个个来”。同时也强化了档案行政管理部门的职责，就是不能容许档案工作不合格的存在，没认证的必须检查认证，不合格的必须抓紧改正。合格认证评估借鉴《湖南省档案工作规范化管理标准》的评估模式，按照《邵阳市档案工作合格标准评分细则》的内容全面检查评估，集检查、监督、指导为一体，采用100分制，其中组织管理20分，保管保护25分，基础业务工作35分，开发利用20分。通过听、看、评、议等程序，将认证检查情况向被检查单位反馈。必检性特点，告诉我们档案行政管理部门赢得了“发球权”。

3.强制性特点。认证合格除评估总分要求在60分以上，还强调必须具备3个条件：一是必须健立健全档案管理各项工作制度。如档案工作人员岗位职责、保密、库房管理、安全保卫、查阅利用、立卷归档、电子文件归档管理等制度，缺一项扣0.5分，缺3项制度（含3项）的为不合格标准。二是必须不存在安全隐患。三是必须各门类档案整理达到80%的记分比例。如文书档案、业务或专业档案、会计档案、基建档案、特殊载体档案等门类档案整理规范（10分），每门类档案整理计2分。这3条是档案执法监督下达整改通知前提条件，10项行为所涵盖的内容，我们从中选择这3条，是基层单位普通存在的薄弱环节，把它作为合格认证检查的重点，也是单位必须做好档案工作的底线。同时，也是我们开展认证工作的底气，具有较强的强制性。强制性特点揭示认证检查的底线和底气所在。

三、认证检查的意义

1.加大依法行政力度，形成长效机制。合格认证检查的推出，检查对象广，按《档案法》规定属地管理的原则，任何单位无一例外，对档案工作规范化管理未达到省二级以上标准的单位都有了约束机制。档案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓励争创省二级以上标准，使档案工作监督指导得以全面展开，具有追究性、必检性、强制性三大特点，加大了依法行政的力度，并且合格证不搞终身制，3-4年复查一次。由此，激活整个认证体系，形成了对基层单位档案管理长效的监督机制。

2.促进平衡发展，消除死角隐患。我市共有省特级档案室 28个，市直单位省一级档案室65个，而还有为数不少的单位没有达到省二级标准，档案工作缺乏争先创优、上等达标意识，发展不平衡。开展档案合格认证检查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要进行认证，这样对后进单位有较大的促进作用。确保合格的底线，单位再无理由借口，推诿不动，停滞不前，促使全市档案工作全面、平衡发展。特别是消除了基层单位档案工作存在的安全隐患，以及《档案法》难以辐射到的死角。

3.完善认证体系，打造高低呼应的格局。档案工作认证管理，是国家档案局在《加强对基层单位档案工作的监督指导的意见》文件中，给予充分肯定的一种监督指导方式。但仅有的《湖南省档案规范化管理标准》的自愿申报认证模式，尚不足以推动工作全面开展，新建立的市级标准合格认证检查模式，能弥补省级上等达标辐射面的不足。省、市标准一高一低，一柔一刚，这样就自然形成高低呼应、刚柔相济的认证格局，使认证管理体系更逐完善。

四、认证检查的不足

1.出台模式还不够规范。合格认证工作在今年全市档案工作会议上进行了部署安排，合格认证标准在《邵阳市档案工作规范化管理年》文件中推出，而没有单独行文，相应的认证管理办法，由于种种原因没有及时跟进，合格认证管理办法正式出台，要争取市委、市政府两办的名义，甚至以市政府的名义印发，这样文件出台规格高，执行力度大。

2.宣传、行动还不够深入。合格认证工作是我市档案工作的一项新生事物，市直动了，县区没动，这项工作要进一步宣传贯彻落实，统一认识，统一标准，统一行动，要努力形成合格认证大势所趋的氛围。同时对基层单位要掌握认证的主动权，分期分批督促他们达到合格标准。对基层单位也要相应开展以合格标准为内容的专门培训、指导，如我局9月份组织了未合格单位开展档案整理“三集中”立卷活动。

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Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.

Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system

中图分类号：G271文献标识码： A文章编号：2095-2104（2012）

一直以来，由于市政管线工程档案业务难度较大，加上市政管线工程一般不需要办理房地产确权证明，所以工程档案归档过程中存在问题多，困扰多。我市城建档案馆自从成立市政管线科以来，千方百计加大力气做了大量的有针对性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管线工程档案（尤其是利用率高的工程准备阶段文件、勘察文件、测量数据、竣工图等）的归档率以及归档质量大大提高；并且随着地下管线工程档案专项工作的开展，地下管线数据的移交工作也在逐步推进中。但是，与成熟的房屋工程档案归档工作相比拟，依然存在着不尽人意的以下几方面问题：

一、市政工程报建手续不完善的现象相对常见，档案资料遭遇先天不足的问题。

市政工程基本都是政府投资工程，有的由于急于上马，常常未完成正常报建程序就开工建设（大多数工程直至竣工阶段用地手续依然未办理完毕）；有的是边开工边报建；有的甚至是先开工后报建（比如由于台风刮坏海堤而产生的修堤应急工程）。部分代建单位怀有侥幸心理，直到工程完工也并未去补全报建手续，档案资料遭遇先天不足的问题；而市政工程都是关系民生，完工之后不管档案资料齐全与否，工程都将投入使用，档案资料欠账就常常不了了之。

二、部分建设单位对档案工作重视程度不够，未能履行其组织、监督、检查、收集、汇总以及移交档案等职能。

部分建设单位对档案工作重视程度不足，无视《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法律法规的要求，一是在基建过程中，未履行其组织、监督、检查以及汇总勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、收集以及立卷归档工作的职责；二是在工程档案预验收和归档阶段，亦未组织勘察、设计、监理、施工等单位收集以及向城建档案馆移交档案；三是甚至当施工单位到城建档案馆办理工程档案预验收和归档时，还不积极、不配合城建档案馆，找种种理由或者想各种办法，推诿移交本由该司负责移交的工程准备阶段文件以及竣工验收文件，影响工程档案预验收顺利进行，导致档案资料归档不完整。

三、部分管线建设（或产权）单位无视相关法律法规要求，拒绝向城建档案馆移交管线资料。

附属于道路建设的管线工程，如给水、排水、电缆沟、交通视频监控工程，往往能按照有关要求，与道路一起办理工程档案预验收以及档案移交工作，在城建档案馆归档质量良好。单独报建的管线工程，主要是电力、通讯、燃气、有线电视等工程，建设（或产权）单位一直以来，不但未履行其作为建设单位组织、监督、检查、汇总以及移交工程有关各方档案资料的职能，而且本该属于该司向城建档案馆移交的资料，他们却一直以各种理由拖延移交，尽管该档案资料（含测量数据）齐全。而对于这种不移交档案的明显违法行为，地方执法力度又不足；尽管珠海于2008年又出台了地方性法规《珠海市地下管线管理条例》，这种事实依然没有改变，地下管线档案数据的存档依然是老大难问题，导致挖断管线事情常有发生，社会经济损失不断。

四、档案资料员更换频繁，熟手资料员流失情况严重。

经笔者多年工作发现，市政管线工程相关单位，尤其是施工单位，普遍缺乏固定的档案资料员。每逢工程开工之初，随便指派一名工作人员或者在外面找人兼职担任档案资料员，这样的人大多未经过档案专业培训，他们不光缺乏必要的档案理论知识，也不具备一定的档案专业水平；同时，他们由于身兼多项工作或者纯属兼职，所以缺乏足够的时间在工地从事资料收集工作；再遇上施工项目漏测漏验的情况，档案资料员闭门造车编写档案资料数据的情况普遍存在；而数据资料的盖章审查不严格情况普遍，造假的数据资料往往可以蒙混过关，造成了档案与施工过程不同步，档案不真实，不准确、质量不高的现象。

每当新档案资料员完成一到两个工程项目，刚刚对档案工作有一定的认识，往往又被安排去做其他工作，新资料员重新上岗，重新开始学习档案知识，就这样周而复始，没法保证档案资料的质量与稳定。

综上所述，尽管城建档案馆做了大量的工作，档案归档率以及归档质量情况得到根本好转，但是依然有完善与提高的空间，只有开动脑筋，积极行动，联合有关部门，以法律为依据，从机制上、从流程上、从加大违法成本上着手，就能解决目前工作中存在的主要问题，让归档档案更完整、更高质量。具体如下：

一、严格报建手续管理制度，将完善报建手续与工程结算紧密相连。

针对报建手续不完善的问题，一是有关行政管理部门必须严格按照国家法律法规有关规定，加强监管，工程务必满足相关条件才能进行项目报批。二是将完善报建手续与工程结算紧密相连，市财政部门在结算前要核对工程报建手续是否完善（可由城建档案馆出具档案存档的证明文件），发现有报建未完善的，应停止进行该工程的结算工作，直至建设单位补办相关报建手续后才恢复受理该工程结算工作。

二、做好做大宣传工作、提高档案工作意识。

城建档案馆必须进一步提高工作人员的档案理论知识以及档案工作水平，熟悉有关国家、地方性法律法规及档案专业规范的要求。走向街头，走进相关单位，定期举办大型宣传活动，定期举办座谈会、咨询会，大力宣传国家、地方性法律法规及档案专业规范，转变工作对象的思想观念，为工作顺利开展打基础。日常工作中，遇到不履行职责、不理解档案工作、不愿意移交档案的情况，必须以相关法律法规为依据，晓之以情、动之以理，从大局、长远以及办事对象的角度耐心地进行说服，敦促、提醒该单位转变思想，严格按照有关要求办事。

三、严格执行处罚措施，加大违法成本，让违法单位付出违法代价。

《中华人民共和国城乡规划法》、《珠海市地下管线管理条例》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线档案管理办法》等法律法规对建设单位在工程档案竣工验收后向城建档案馆或者有关部门移交档案都有明确的规定；对于未移交档案的行为，也明确了相应的处罚措施。虽然有那么多法律法规保驾护航，但是在我市，多年来，未移交档案的违法行为并未得到应有的追究与惩罚，管线建设（或管理单位）的违法行为不必付出成本与代价，这不光亵渎了法律的尊严，而且助长了这种违法行为的长期发生，最终导致了城建档案馆档案存档数据不完整，给政府决策以及社会发展带来诸多不便。

事实上上，若能做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，这种不移交档案的行为就一定能得到有效地遏止。比如我们的临近城市――中山市，为了收集地下管线测量数据，即使该市未出台地下管线法律法规，仅凭借《城市地下管线工程档案管理办法》，该市规划局与城市管理行政执法局联合发文，对于不办理规划报建、逾期不进行竣工测量、不办理规划验收、不按规定报送工程档案的行为，由市城建档案馆将违章建设单位名单同时报送市规划局和市城管执法局，该市规划局马上暂停受理该单位所有建设工程（含管线工程）的报建审批业务，待其按照要求补办工程报建、竣工测量、规划验收、工程档案归档等所有事项后才恢复受理其建设工程案件；另一方面，市城管执法局则按照有关规定对上述违法行为进行处罚，取得显著的成效。

珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，让违法的建设单位付出违法成本，为其违法行为付出代价。

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进一步落实责任，加强工作指导力度，聚焦巩固提升我县脱贫攻坚工作，规范2014-2020年脱贫攻坚档案管理，全面、真实、及时、完整记录我县脱贫攻坚的历程，确保我县精准扶贫档案真实、完整、准确、安全、规范，高质量完成全县精准扶贫档案规范化管理工作。

二、基本原则

（一）坚持统一领导、分级实施。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室、县档案部门联合监督指导，各乡镇是精准扶贫档案实施主体，除负责乡镇本级档案资料外，还需组织指导各村及时做好村级精准扶贫档案规范管理工作。负责实施县级扶贫专项的牵头部门，要严格对照每年的实施方案、目标任务，及时规范和完善专项扶贫档案。

（二）坚持系统收集、分类管理。要按照省档案局省扶贫和移民工作局印发的《关于进一步规范脱贫攻坚档案工作的意见》（川档发〔2017〕1号）和省档案局印发的《省扶贫开发项目档案管理细则》（川档发〔2016〕15号）文件要求，对照县、乡、村、户扶贫资料清单进行分类收集和整理归档，要重点做好精准扶贫文书档案、科技项目档案、会计档案、照片档案、音像档案以及实物档案的管理工作。

（三）坚持集中保管，及时移交。县脱贫攻坚办各类精准扶贫档案由县扶贫开发局集中管理，县级扶贫专项档案资料由各专项牵头部门集中管理；乡级各类精准扶贫档案由各乡镇集中统一管理；村级精准扶贫档案由各村集中保管，个别村不具备档案保管条件的可由乡镇政府代为保管。具备移交条件的档案，要及时依法向县档案部门移交。

三、工作任务

（一）建立精准扶贫档案规范管理工作机制。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室统一协调指导，并牵头组织扶贫、档案部门联合对专项牵头部门、乡镇和村精准扶贫档案工作推进情况进行监督检查。

（二）配备适应精准扶贫档案规范管理工作开展和满足档案安全管理的设施设备。县级扶贫专项部门、各乡镇要为精准扶贫档案规范管理工作开展，提供必需办公设备和条件。精准扶贫档案库房要符合防光、防尘、防潮、防虫、防高温、防盗、防鼠、防火等要求，确保档案安全保管。

（三）建立文件材料齐全完整、整理规范的精准扶贫档案。

精准扶贫档案文件材料要收集齐全完整，规范整理。特别是特殊载体类档案要广泛收集反映脱贫攻坚历史伟业和先进感人事迹的图片、音像、实物等珍贵资料，做到应收尽收、应归尽归。

四、工作要求

（一）时间节点

县、乡、村三级2014—2020年度精准扶贫档案规范管理工作自本方案下发日起，村级档案在2021年4月10日前完成；乡级档案在2021年4月20日前完成；县级档案在2021年4月30日前完成。

（二）分类管理

精准扶贫档案相关文件材料应收集齐全完整，归档的文件材料要真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等要符合要求。

精准扶贫档案应按照相关标准规范进行整理，文书档案按照《归档文件整理规则》(da/t22-2015)进行整理。扶贫项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)进行整理。扶贫资金档案按照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(da/t50-2014)进行整理。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(gb/t18894-2016)和《数字档案室建设指南》进行整理。

特殊载体类档案，按照国家有关标准、规范整理，并与关联纸质档案建立档号对应关系。

户别管理类按照“一户一档”进行整理归档。

以卷为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—案卷号，以件为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—件号。

五、保障措施

（一）加强组织领导

县、乡、村三级必须明确精准扶贫档案规范管理工作具体负责人员。县脱贫攻坚办联合档案部门抓好业务指导和监督检查工作,各乡镇、扶贫专项牵头部门要具体抓好组织实施。

（二）加强监督考核

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进一步落实责任，加强工作指导力度，聚焦巩固提升我县脱贫攻坚工作，规范2014-2020年脱贫攻坚档案管理，全面、真实、及时、完整记录我县脱贫攻坚的历程，确保我县精准扶贫档案真实、完整、准确、安全、规范，高质量完成全县精准扶贫档案规范化管理工作。

二、基本原则

（一）坚持统一领导、分级实施。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室、县档案部门联合监督指导，各乡镇是精准扶贫档案实施主体，除负责乡镇本级档案资料外，还需组织指导各村及时做好村级精准扶贫档案规范管理工作。负责实施县级扶贫专项的牵头部门，要严格对照每年的实施方案、目标任务，及时规范和完善专项扶贫档案。

（二）坚持系统收集、分类管理。要按照省档案局省扶贫和移民工作局印发的《关于进一步规范脱贫攻坚档案工作的意见》和省档案局印发的《省扶贫开发项目档案管理细则》文件要求，对照县、乡、村、户扶贫资料清单进行分类收集和整理归档，要重点做好精准扶贫文书档案、科技项目档案、会计档案、照片档案、音像档案以及实物档案的管理工作。

（三）坚持集中保管，及时移交。县脱贫攻坚办各类精准扶贫档案由县扶贫开发局集中管理，县级扶贫专项档案资料由各专项牵头部门集中管理；乡级各类精准扶贫档案由各乡镇集中统一管理；村级精准扶贫档案由各村集中保管，个别村不具备档案保管条件的可由乡镇政府代为保管。具备移交条件的档案，要及时依法向县档案部门移交。

三、工作任务

（一）建立精准扶贫档案规范管理工作机制。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室统一协调指导，并牵头组织扶贫、档案部门联合对专项牵头部门、乡镇和村精准扶贫档案工作推进情况进行监督检查。

（二）配备适应精准扶贫档案规范管理工作开展和满足档案安全管理的设施设备。县级扶贫专项部门、各乡镇要为精准扶贫档案规范管理工作开展，提供必需办公设备和条件。精准扶贫档案库房要符合防光、防尘、防潮、防虫、防高温、防盗、防鼠、防火等要求，确保档案安全保管。

（三）建立文件材料齐全完整、整理规范的精准扶贫档案。

精准扶贫档案文件材料要收集齐全完整，规范整理。特别是特殊载体类档案要广泛收集反映脱贫攻坚历史伟业和先进感人事迹的图片、音像、实物等珍贵资料，做到应收尽收、应归尽归。

四、工作要求

（一）时间节点

县、乡、村三级2014—2020年度精准扶贫档案规范管理工作自本方案下发日起，村级档案在2021年4月10日前完成；乡级档案在2021年4月20日前完成；县级档案在2021年4月30日前完成。

（二）分类管理

精准扶贫档案相关文件材料应收集齐全完整，归档的文件材料要真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等要符合要求。

精准扶贫档案应按照相关标准规范进行整理，文书档案按照《归档文件整理规则》(da/t22-2015)进行整理。扶贫项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)进行整理。扶贫资金档案按照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(da/t50-2014)进行整理。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(gb/t18894-2016)和《数字档案室建设指南》进行整理。

特殊载体类档案，按照国家有关标准、规范整理，并与关联纸质档案建立档号对应关系。

户别管理类按照“一户一档”进行整理归档。

以卷为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—案卷号，以件为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—件号。

五、保障措施

（一）加强组织领导

县、乡、村三级必须明确精准扶贫档案规范管理工作具体负责人员。县脱贫攻坚办联合档案部门抓好业务指导和监督检查工作,各乡镇、扶贫专项牵头部门要具体抓好组织实施。

（二）加强监督考核

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一、进一步提高对声像档案重要性的认识

人类在社会实践活动中直接形成的历史记录，声像档案作为一种专门档案。反映一个单位主要职能活动和基本历史面貌的重要史料，国家档案的组成部分。与其他门类档案相比，声像档案具有载体特殊、内容直观、形象生动等特点。市级各部门要进一步提高对声像档案重要性的认识，建立健全声像档案收集、整理、保管等工作制度，明确声像档案的归档责任部门和责任人员，切实加强声像档案的管理。

二、加强声像档案的收集

任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。同时应明确声像档案的归档范围，市级各部门应明确由拍摄录制承办机构或拍摄录制人员负责收集、整理并向档案机构移交声像档案。公务活动中形成的声像档案。凡是反映本机关主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的声像档案，均应收集归档。当前特别要加强对“唱、读、讲、传”活动和“五个”建设工作中形成的声像档案的收集归档工作。收集照片时，对反映同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片归档，照片、底片、说明应齐全。数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素不低于300万，数码照片同时要冲洗出纸质照片归档。收集录音录像档案时，应简要说明录音录像内容、主题、录制时间等信息。

三、加强声像档案的规范整理