档案的数字化管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案的数字化管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

1．标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的房产档案信息和网络运行的安全、畅通，具有重要的意义。

2．基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的房产档案信息网络，才能充分发挥房产档案信息化的整体效益。

3．应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它关系到信息建设的速度与质量，集中体现了房产档案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。

4．档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化房产档案全文及专门数据建设。

篇2

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案主要记载着学校重要的教育历史，具有很重要的价值，因此必须加大对档案管理的重视。根据目前的情况来看，主要对其总结了以下这几个方面特点:第一，学校每年都会“迎来送往”，送走很多毕业生。同时会招来很多新生，这对高校档案的管理需要很大的工作量，既要对新入学学生的档案数据进行录入，也要对毕业生的数据进行迁出或改动，此时档案的变化呈现数量巨大、变动较为频繁等一系列特点，再加上要对学生其他档案的维护和保存，都需要耗费大量的人力物力。第二，档案管理操作的标准化程度不高，各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在各种差异性，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这给提高档案管理工作的效率带来了障碍。第三，档案数字化管理处理手段有待提高，由于目前的高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到了检索、交换、备份等辅助功能。以上是各高校档案管理工作中比较突出的特点，也是制约档案管理工作效率提高的瓶颈所在，后文将继续就以上特点结合电子化档案管理进行应用分析。

二、档案数字化管理的特点

过去传统的档案管理模式是在每个部门分出一个档案管理科室，此种管理模式是十分封闭的，虽然在过去的高校档案管理工作中发挥了重要的作用，但是就目前社会的管理模式来看，传统的档案管理方式显然是无法满足现状的，因此必须在过去传统的管理模式中，创建一种新的管理模式，那就是应运而生的电子信息化管理模式，这是一种更具开放性的管理体系，是对传统档案管理的一种补充及升华，使得档案管理的质量和效率得到进一步的提高。随着电子信息技术的快速发展，档案数字化已成为高校档案管理的一种发展趋势，各种新型产品正不断被研发出来并得到广泛性地应用，也使得档案管理在模式上发生了巨大的变化，作为档案管理的一种有效手段，档案数字化在高校中的管理功能也变得越来越强大。如今，不管是档案的生成、归档还是检索都是与计算机紧密相连的，电子档案的存在方式主要是以机读的形式，就这一点来说是和传统的档案管理存在很大的区别的。在信息的使用中，需要将有价值的信息在档案信息这一系统中检索出来，对此就必然要求档案管理系统的精确性，如此才能保障高校档案信息的真实性以及价值性。

三、电子档案使用的途径

电子档案所具备的很多特点都是传统档案所不具备的，像查准率以及查全率等等，这些都是传统档案对于现代化的电子档案管理所不能比拟的，对此为了提高工作效率，应充分利用电子档案的优势，使其优越性得到展现。当前电子档案的使用途径主要包括以下几点：

（一）提供拷贝

在对电子档案进行使用的过程中，主要的一个途径就是拷贝，这是最初的提供档案的一种方式，为了使得整个档案部门可以充分利用拷贝向档案人员提供材料，可以将文件直接转换为一种通用的格式，然后再让使用者对档案进行处理，然而使用人员不一定具有软硬件设施条件，对此可以直接要求档案管理部门将档案打印出来。

（二）通信传输

通信传输主要是指不同的档案管理部门通过计算机将所使用的档案进行相互传输，这是当前比较常用的一种电子档案管理方式，这显示了档案在提取的过程中没有地域限制的特点，不需要档案人员再为提取档案专门跑一趟，有效节省了大量的人力以及财力。

（三）直接利用

所谓直接性地利用，是指利用档案部门的计算机对电子档案进行查询，这样一来可以使得众多的档案使用人员能够在统一时间得到相同的电子档案，并为使用电子档案的人员提供相关的技术支持。

四、档案数字化管理的重要作用

档案数字化管理是一种现代化的信息管理模式，该模式是将原来纸质记载的信息转变为数字化的信息进行保存，这样方便存储和查阅，而且电子智能化的记载储存有利于管理。数字智能化的管理模式能把相关的档案按照不同的类别进行数字化储存，还可以储存音频资料，对于及时的信息反馈还能做出详细的记载。因此电子智能化的管理模式有很多的好处：首先，档案数字化的管理模式可以方便管理，在工作的过程当中可以进行电子传递阅览，可以节约时间，提高工作效率。利用数字化的管理模式搜集的数据，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快开展。其次，在电子化的智能管理中，把相关的资料储存在文档的资料库当中，高校的工作人员只需要输入所要查询的资料的信息点就可以快速地找到需要的资料，更加地方便、快捷，而且所找到的资料具有一定的准确性，不容易产生误差，从而方便了办公，为工作人员节约了时间，提高了工作效率，这便是现代数字智能化管理模式的优点。再次，数字智能化的管理模式可以随时进行数据更新，保证资料的时效性，能方便员工的查阅和使用。传统的纸质记载信息需要大量的人工进行统计和整理，现在的数字智能化的管理可以利用高科技的电子产品快速地完成工作，只要轻轻地点击鼠标就能够完成整个的统计整理到储存的过程，从而减轻管理人员工作的压力。最后，数字化的管理模式可以使整个的办公流程顺畅无阻，节省了很多的人力和时间，使材料的管理更加的科学化、系统化。所以，在社会快速发展的今天，高校档案管理采用数字化的管理模式是符合时代需求的。然而目前，我国在运用数字化的管理过程当中，还存在很多的困难没有克服，还没有熟练地掌握数字化的管理模式，需要进一步的学习与实践。数字化的管理模式分为以下几个工作步骤：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的难度，在现在的数字化管理模式当中，利用科技化的电子产品可以帮助你更好更方便地搜集资料，而且保证资料更加的完整。2、信息整理。在进行数字化的管理过程当中，对相关的信息进行数字化的编码，使相关的档案资料归档整齐有序，而且使整个资料信息一目了然。3、检查信息。在众多的信息当中进行相关的检查，去掉一些没有用的或者多余的资料，这一步要取其精华，去其糟粕，对于资料文件的管理至关重要，所以需要工作人员能够集中精力，认真对待。4、管理资料。对于传统纸质文档的保管有很多严格的要求，要保证纸质资料环境的干燥、清洁等，要防止火灾的发生，防止被水淹没，而数字化管理则不用担心这些问题。现如今，数字化的档案管理相对过去简单多了，在对资料进行统计这个环节当中，主要依靠高科技产品进行自动化的统计，可以节约时间，减少人力，提高工作效率；在使用资料中，利用数字化的管理模式可以使数字化的信息更加方便阅读，便于管理，为工作人员查找资料节省很多的时间、精力；在编排资料中，利用计算机的操作系统把相似的档案编排在一起，可以更加方便地查阅与寻找所需的资料，同时还可以进行资料共享，促进高校之间的合作。然而在数字化的管理中，为保证资料不流失，就要对每一道操作程序进行加密处理，防止相关的资料泄露，造成不必要的损失。由于计算机系统比较复杂，在相关的操作过程当中有可能被别人盗取信息，所以要保管好自己的资料。在信息传输的过程当中，要进行多次加密，而且不外泄自己的密码，还要进行正当的操作，这样才能保证信息的安全。

五、如何规范档案数字化管理

在档案数字化管理模式当中存在着很多的问题，涉及到电子科技产品的使用，电子科技产品是一个很复杂的产物，如果操作不当就会对学校或者学生造成很大的损失，所以在进行数字化的信息管理的时候，要严格规范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加强档案数字化管理，保障资料的安全

要想安全地管理学校内部资料，就必须完善相关的管理体系，加强高校档案的内部管理，对学校内部工作人员进行定期的培训，提高内部人员的操作能力。在进行数字化的储存模式当中存在着很多的问题，在复杂的网络世界，安全随时受到威胁，如果操作不当或者没有做好保密防范工作，随时都有可能为学校带来相当大的损失。所以要定期对电脑系统进行升级管理，请专业的维修人员进行专业的维修工作，对于电脑要进行加密处理，而且密码不可外泄，这样才能保障数字化的管理顺利地进行。

（二）规范操作，减少损失

以往在信息的管理过程当中，由于疏忽泄露了资料或者丢失一些信息，都会带来相应的损失，为了能够避免这些事情重蹈覆辙，应该对于信息进行严格的加密处理，不要把密码告诉无关的人，应该避免密码被更多的人知道，所以应该建立一个完整的管理体系，每个人都要认真地对待工作，对于信息要加强管理，对于资料的管理更加的严谨，在使用资料的过程当中，要时刻注意网络的安全，加强防范意识。

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0.前言

所谓档案数字化具体指的是通过数据库技术、压缩技术、扫描技术等手段，把传统与当前的社会组织、个人的经济、技术、宗教等活动所形成的对 国家与社会有较大利用价值，可以供社会共享的，将纸质、声像以及归档保存的档案，都组织成一个有序的结构，借助0与1数字编码表达出档案信息库。待经过数字化处理以后，不仅能够大大提高计算机检索信息的速度，而且也节省了不少档案储存空间，这样一来，大大缓解了库房挤压的压力，减少档案因多次使用而出现磨损的现象，这样一来，极大的发挥了档案信息存储的优势，增加网络信息资源，与此同时，还要加大对档案信息资源的开发和利用，这样一来，更好的为档案部门的特色服务打下牢固基础。

1.事业单位档案数字化管理的概述

1.1档案数字化的主要原因

近些年以来，随着现代化信息技术的迅猛发展，获取信息、处理各种事务以及人们日常交往等诸多方面对网络通信技术、计算机技术、其他现代化先进的新兴技术的依赖性越来越大。现代人们在进行各种各样的活动时，信息的处理与信息的获取是不可或缺的有机组成部分，作为重要的一种信息来源，档案开始逐渐的受到越来越多人的重视和青睐，所以，为了促进档案资源利用率的提高，为了尽快实现档案资源的信息共享，为了推动档案资源信息传递的加快，实现事业单位以往传统档案的数字化工作就显得越来越迫切以及必要。除此之外，在事业单位的档案实现数字化以后，能够切实的保存好档案的原件，在日常的运用当中通过数字化的档案资料，便能够大大的促进原始档案的可靠保存。

1.2档案数字化的内在涵义

按照《现代汉语词典》，可以将“数字化”当中的“化”具体解释成“转变为某种状态或者某种性质”，而所谓的“数字化”则指的是“转变为数字”的意思，具体而言，“档案数字化”的意思在字面上可以理解成“档案转变为数字”，能够把档案数字化解释成：把记录方式不同以及载体形态不同的档案信息借助于计算机设施处理、转化以及录入等多种多样的形式，将声音、图像和文字等相关信息切实的转变成由1与0组成的一系列数码序列，进而将这些数码序列在光盘、磁盘等物理载体上进行存储的整个过程。

1.3档案数字化的主要内容

从总体上来看，档案数字化的主要内容通常包含着不同的两个层次，其中，一方面是档案目录的数字化，档案目录数字化的主要目标是对档案目录数据库加以构建，其中尤为关键的便是档案著录标引的规范化，同时对档案目录数据库结构进行科学的选定；另一方面便是档案全文的数字化，一般档案全文的数字化能够借助于扫描录入的方式，把档案全文根据其原貌逐项逐页的以图像文件的形式加以存储，同时为其编制出有序的目录索引，或者通过光学字符的技术识别以后，以文本的格式对档案的内容进行存储。在档案数字化的整个过程当中，应当按照档案自身所具备的诸多特点把这两种不同的方式有机的结合起来。

1.4档案数字化所存在的诸多风险

就电子档案而言，电子档案的完整性与电子档案的真实性是其作为电子档案的形式所存在的重要条件，甚至可以说是最为重要的条件，档案数字化所存在的风险主要有以下几个方面：

1.4.1人为修改所造成的风险

通常数字档案的可操作性会使诸多人为因素在电子档案完整性及真实性上发挥着不可或缺的作用。在当今电子档案的使用过程当中，极有可能通过无意的行为或者有意的行为摧毁、更改或者增删电子档案的本质要素，而数字档案所具备的可操作性的显著特点则大大的决定了一旦数字信息被改变，那么必将难以辨别，不留痕迹，人们通常很难借助于表面现象发现电子档案信息所发生的一系列变化，而且也不能逆向的恢复电子档案信息，所以电子档案管理所面临的难题之一便是电子档案信息的完整性。为了将这一难题加以解决，通常可通过设局加密文件加密技术。

1.4.2信息迁移所带来的风险

正是因为数字信息读写的软件和硬件始终处在不断的发展当中，需要对数字信息进行长期性的保存，只要不断的随着信息技术的迅猛发展来对信息技术平台进行不断的迁移，从而使得旧技术环境当中所形成的数字档案信息能够在现代化全新的读写技术当中依旧能被读出来，在数字信息迁移的进程当中，往往极有可能会导致信息的丢失，在不同程度上造成电子档案完整性与真实性的破坏。

1.4.3网络攻击所带来的风险

由于数字信息有着较强的流动性，这便使得数字档案在使用当中不断的遇到更多网络攻击的风险，进而对数字档案的完整性与真实性带来直接的影响。一方面，网络协议的开放性以及因特网信息传输的广域性，使得因特网时常面临十分严重的诸多不安全因素。以往传统的计算机设备的使用，较多的都是数据的共享，并且促进军事部门、开发机构、政府研究机构和高等院校的科学研究方面的工作。当时，能够入网的单位和机构往往被一致认为是可信任的、可靠的，然而当美国国家科学基金会将互联网中不得进行任何商业活动这一限制取消后，大大的增加了互联网的机构，从而使得很多不法分子想方设法的闯入到互联网当中，对竞争者的商业数据进行恣意盗用，造成了资源的破坏，这便使得信息安全问题更为突出。在此类状况下，入驻互联网的数字档案也无法避免的被网络黑客所攻击；另一方面，由于因特网是资源共享的，除了处理信息与存储信息以外，还需要对信息加以传输，这便使得因特网受到攻击的可能性大大增加。网络攻击技术主要有：网络侦查，也就是在进行攻击前需要窃取互联网中的有关信息，一旦网络侦查获得成功，那么便会严重的威胁到正在传输中的以及系统中的电子档案；拒绝服务攻击，也就是服务器无法正常的工作及运行；程序攻击，也就是木马程度或者病毒的植入等等，进而使得电子档案的保存系统不能顺利进行；缓冲区溢出攻击等。在以前的档案管理中，最为常见的攻击形式就是缓冲区溢出的安全漏洞，甚至缓冲区溢出漏洞会占据绝大多数的远程网络攻击，此类攻击能够使匿名的因特网用户趁机获取主机的全部控制权或者部分控制权。

2.纸质档案和电子档案共存的基本现状

从最初的人类发明了纸张后，纸质档案就开始替代了其它的载体档案，是档案管理的主宰体。然而，随着纸质档案的不断发展以及推广和使用，充分证明了它的优势所在。其中这种优势主要体现在以下几点：第一，直读性。人们直接利于视觉就能够给读取档案信息。第二，易取性。有了纸张后，这便成为了传递信息的主要载体，这主要是由材质的易取性所决定的，与此同时，也更好的解决了纸质档案长时间占据馆藏档案的主体地位。第三，便捷性。和其它档案存储类型相比，纸质档案不仅重量轻，而且所占用的空间也较小，同时，存储的信息量也是非常大的，这样一来，便利人们的携带。第四，稳定性较强。和电子档案相比较来说，纸质档案信息不容易让他人修改与备份，表现出了较强的稳定性。

上述这几点都是利用纸质档案存储的优势，从而人们更加偏爱这种存储方式，使纸质档案长期的发展下去。但是，每一张事物都具有两面性，既有好的一面，也有不好的一面，所以，纸质档案存储也势必会存在一定的问题。其中，纸质档案的存储存在的缺陷是由本身的物理特性所决定的，主要体现在以下几点：第一，有较强的易燃性。我们所使用的纸张都是由植物的纤维生产得到的，所以，有很强的易燃特性。这样一来，防火安全也就成为了纸质档案管理首要解决的问题，但是，它所消耗的成本是非常大的，而且过于持久。第二，耐用性能较差。耐用性指的是在搬运纸质中保持原有品质的程度。但是，由于人为搬运的疏忽，很容易使纸质档案难以长时间的保存下去。第三，纸质档案字迹褪色速度较快。这是由字迹色素的稳定性所决定的，另外，和制造的干湿程度与酸碱程度都有密切的联系。而字迹是人们获得档案信息的主要来源，一旦字迹被破坏，那么档案信息也不够完整。所以，人们在管理纸质档案时，最重要的是保存字迹免受其它因素影响。当前，字迹褪色快是影响档案实际使用价值最主要的威胁之一。由此看来，人们所高度关注的重要任务就是保存好纸质档案的字迹。第四，对周围环境要求偏高。在档案管理室内，重点强调防火、防潮、防虫等工作，而这些也都是持久保持纸质档案应该必须满足的环境条件。因此，对档案存储室建设、实施配置、管理等都要求非常高。第五，档案查阅要到现场。长期以来，传统档案存在一定的局限性，并不能实现空间上的流动，所以，人们在查阅相关的纸质档案时，就必须要到档案保管室，同时，同一档案在同一时间只能供一人使用，所以，无论是在时间还是在空间上都给档案使用者带来了极大的不变。然而，如果是电子档案，那么完全不存在此类弊端，在时间和空间上都可以随时使用。通过上述的论述，我们必须要进一步加快档案信息化建设，克服到档案管理室查阅信息的弊端。可以说，无纸化办公是一大型档案办公改革。

对于无纸化办公来说，主要指的是利于网络与计算机在网上进行办公，这样一来，势必会产生大量的电子档案，从而逐渐取代纸质档案而快速发展起来。由此看来，纸质档案在逐渐被电子档案所替代。然而，我们对数字化档案运行的结果加以展望。第一种结果，大量的电子档案应该及时做好归档工作。将电子档案进行集中管理，就应该建立电子档案集群，等同于传统档案管理室。第二种结果，数字化的档案管理表现出较强的虚拟特性，所以，我们不可以和读纸质档案一样，在不借助其它设备就可以查阅到相关的档案信息资料。因此，由于长期受纸质档案管理的影响，因此，在短时间内很难改变纸质档案阅读的习惯。第三种结果，电子档案代替纸质档案是发展的必然结果。人们不能确保电子档案可以持久的适应新设备的需求，所以，存在过多的顾虑。第四种结果，电子档案稳定性不强，例如：电子档案的信息很容易被他人修改或者是复制，黑客又成为攻击电脑的主要对象。和纸质档案相比较来说，我们在保管电子档案还需要付出更多的代价，所以，电子档案的使用特性需要经历一个较长的时期，所以，档案管理人员在收集与管理电子档案过程中，也必须相应的保管好某些纸质档案。

总体来说，在一较长的发展阶段内，纸质档案和电子档案共同存在的局面是发展的一种必然趋势。受两方面因素影响，即电子档案和纸质档案。对于电子档案来说，计算机与网络存在已经成为事实，所以，很多电子档案应该及时进行归档整理，这已是电子档案的来源的唯一途径。另外，馆藏纸质档案数字化，势必会产生很多相关的电子档案。从纸质档案方面来看，已经形成的纸质档案不会因电子档案的存在就会销毁，这是因为人们还没有不理性到这种程度，并且这也是现实生活所不允许的。另外一方面，人们还没有对电子档案的保证性有充足的认识，因此，人们在搜集和整理电子档案时，更要不断的搜集和整理、保管纸质档案。这属于一种双保险对策。所以，对于纸质档案或者是电子档案来说，人们都应该引起足够的重视。传统档案的形式为纸质档案，因此，一定会长期存在下去；而对于电子档案来说，是近几年新兴的一种档案存储形式，正有所起步，依然处在初级发展阶段，所以，人们必须给与足够的关注。

3.当前的事业单位档案的数字化管理工作中存在的诸多问题

3.1有关档案数字化的硬件缺少

从硬件使用方面来考虑，实现档案数字化管理应该要有基本的三类设备，即信息采集设备、信息存储设备、信息利用设备。但是，从当前的发展情况来分析，档案数字化硬件还是比较缺少的。

3.2关于档案数字化软件开发比较落后

从我国当前档案管理室使用的软件来看，其中，有些是缺少信息管理功能的，而另外一些是不具备信息通用功能的。当前，我国各地区的档案管理部门使用的计算机型号并不相互一致，规格偏多，然而，对于自主研发或者是从市场中购买的软件不具备通用的功能，到目前为止，还没有出现不仅可以应用到文件检索，而且又能用于档案信息管理的软件。

3.3缺少一个统一的档案数字化管理标准

档案数字化管理要实现规范化与标准化管理，然而，因长期受历史因素的影响，档案室存档业务的数字化特性非常差，例如：信息的收集、存储、管理等质量都偏低，尤其是目前档案目录、细则等的相容性都非常差。除此之外，软件的移植性也不是很强，档案技术标准、工作程序标准都没有将计算机信息处理技术加以全面考虑，大多数归档都是以磁盘和优盘的形式，然而，对当前的档案管理、分类等相关规定都完全不能适用。所以，使得档案数字化缺少一个完善而统一的标准，只是着眼于某个系统进行研究，没有得到全面推广和使用，因此，这将对档案数字化的发展产生了深远影响。

3.4档案管理人员的整体素质偏低

由于当前事业单位的档案管理人员的素质不是很高，想要真正实现档案数字化管理，必须要提升事业单位档案管理人员的素质，拥有较高的技术水平，既要满足一般计算机的操作，同时又要满足特殊计算机的操作。然而，从当前的发展情况来看，我国的大多数档案管理室缺少高素质的技术人才，因此，复合型人才就更缺少了，由此看来，当前事业单位档案人员的数字化水平是非常低的。虽然从国外引进了先进的技术，但是并没用充分发挥出其内在的作用，所以，我们也就更谈不上实现档案管理的数字化了。

4.常见问题的处理措施

4.1非扫描件与扫描件的区分

相关档案数字化技术规范当中对非扫描件与扫描件的区分为根据具体要求将相同案卷中的非扫描件和扫描件区分开来。区分普法性文件的基本原则为：要剔除重份文件和无关文件，可以不扫描有正式件文件的原稿。在数字化开展之前，事业单位应当切实的对其他单位的做法进行熟悉和了解，对同时才能在草稿、定稿以及正本的档案加以数字化扫描规定的具体范围为仅仅扫描正本，而若不存在正本，那么就对定稿进行扫描，既没有定稿也没有正本的则扫描草稿。然而，经过大量的实践可以得知，修改稿、草稿、定稿和正本等均是完整形态档案的一个有机组成部分，不可以将档案前后形成的关系人为割裂。缺乏修改稿和草稿也便无法形成最终的正本，它们应当全部被划分为扫描件。对于我国诸多事业单位的现状，处理的对策主要包括：（1）只要是属于文件内容的修改稿、草稿、定稿以及正本等都必须进行编号扫描；（2）不剔除与档案内容无关和重份文件，如果没有进行编号则不能够采取扫描措施。

4.2档案的装订和拆卷

现阶段，根据装订的方式来划分，通常可以将档案分为两类，其中，一类是2001年之前所立档的文件，这些文件基本上都是根据三点一线装订加以案卷级整理组卷的，因而也被称作“老规则”档案；而另外一类则是2001年实施国家档案行业标准以后所实行的文件级的整理方法，也就是每一份档案在进行三点一线的装订以后装盒，以便于避免装订案卷和立卷等诸多复杂的环节，简单的来说就是人们经常提到的“新规则”档案。

对于档案的数字化，在对扫描标准加以确定后，切实进行具体的扫描工作之前，进行拆卷扫描与否已经成为当前一个无法避免的重要问题。目前经常采用的做法是无论属于“新规则”档案，还是“老规则”档案，在选择哪个数字化扫描前均需要拆卷，并且将装订物拆除，而在结束扫描以后再进行重新装订。针对此类问题，需要我们立足于档案的保护，若要进行装订或者拆卷，因为相关操作人员的责任心以及熟练程度等一系列问题，往往难以真正的做到在原来装订的位置和原来打孔的位置加以装订，这便给档案的寿命产生不同程度的影响，与此同时还会破坏档案的保护。

在我国事业单位的数字化工作过程当中，许多单位基本上都对档案进行了再次装订和拆卷的工作，切实的明确了扫描后重新装订、必须拆卷扫描等做法，其中优点在于：（1）非常明显的是，档案拆卷以后扫描的画幅质量并非优于不拆卷。比如很厚的一卷档案，在对后部分或者前部分扫面时也许影响不是太大，而对中间位置的文件进行扫描时，通常很难完整的扫描其内容；对于内容和装订线比较接近的文件，如果不拆卷也无法有效的将内容完整的加以扫描；（2）借助于对档案的拆卷，能够将案卷当中页码顺序较为混乱的不良状况加以重新的更正，从根本上保证了文件的连续性；（3）如果档案拆卷以后不采取再次装订措施，而仅仅是根据原来案卷的顺序进行存放，即使仿真复制档案原件或者档案利用等较为便捷，然而从保护档案方面而言，仍然存在着一定的安全隐患，散放保存档案，极易由于人为窃取或者整理人员的疏忽大意而导致内容的缺失及混乱；（4）虽然看起来拆卷以后再重新装订比较费力费时，但是拆卷以后的档案在进行扫描时无论使用平板扫描仪，还是使用高速扫描仪，均能够大大的节省为防止漏光而采取人工翻页处理的精力以及时间，并且其速度也会得以明显的提高。

4.3材料和密级文件的控制管理

事业单位档案工作的底线及生命线就是档案安全，档案安全也是档案部门的第一要务和基本任务，在数字化工作开始时期各个事业单位便着重强调档案数字化必须重视档案数据信息和档案实体的安全。要想切实的将这一要务加以落实，从根本上确保文件以及密级文件的控制管理，那么就应当及时的制定行之有效的相关管理办法，真正的做到：（1）严格的要求整理人员对秘密文件、机密文件和绝密文件填写密级文件登记表，并且对这些档案的文件标题、案卷号、目录号、全宗号等内容加以详细登记，然后再由相关部门组织进行必要的鉴定，最后确定是否需要进行数字化。

4.4涉及人名的档案数字化

通常涉及人名的档案大体上可以划分为两类：（1）有关人事处分、奖励以及任免等文件当中所涉及到的部分人员名单；（2）一个单位或者团体众多人员的名册和名单等。根据档案内容重要性的程度、档案利用率高低进行提供利用以及方便查询，处理的措施主要包括：在目录著录项当中，请所应用软件系统系统公司加入“人名索引”一项，对表彰奖励、职称评定、人事任免等所涉及到个人利益的资料和文件，要求数字化加工公司在文件标题录入应当录入的人员名称，比如“题名”项字段已经录满，那么就应当在“人名索引”项加以补充，以便于保证所有人员的查准率和查全率切实达标，进而从根本上实现真正的有效利用。

4.5对案卷文件与档案卷内目录不符的处理

在我国事业单位的数字化进程当中，往往难以避免的会遇到案卷文件内容和档案卷内目录不符的状况，究其根本原因可以发现，一方面是由于立档单位工作大意，另一方面则是事业单位早期档案条目著录疏忽而导致的。如果在进行数字化时期没有及时的修正此类错误，那么最终便无法达到数字化目的，并且也会逐渐失去档案数字化管理的意义。因此，具体的处理措施是：借助于档案数字化流程过程当中的整理环节来进一步修正和校对数字化档案，对无目录而有文件的应当对目录进行补充，对无文件而有目录或者档案缺页、缺失的状况，数字化公司应当对档案登记备查表进行如实的填写，由保管部与管理中心相关人员加以认可和签字，同时在扫描档案原件时把备查表扫描于缺失内容的部位，以便于在对该卷档案进行查阅时，能够对不完整和缺失的情况做到一目了然，并且更好的体现出档案信息的完整性。

数字化工作，不但要实现档案内容的电子化，便于档案的利用和查阅，而且还应当通过数字化更细致的完善及整理工作方法，呈现出更为完整、更为详细的情况信息，这也是确保数字化工作不同全宗、不同时期档案数字化工作以及档案数字化工作前后统一的必要手段。

5.强化当前事业单位档案数字化管理的有效举措

5.1归档和文书处理过程数字化管理的实现

日常事业单位的一项基本性工作就是文书工作，文书工作质量的好坏及管理执行的优劣会对整体档案的成果带来直接的影响。因此，为了能够更好的与当前事业单位工作的迫切需求相适应，我国的事业单位会无法避免的收到有待于处理的大量电子文件，比如文书文件的预处立卷的整理等等。除此之外，发文处理过程同样也能够借助于网络加以进行，可以由拟稿人员把稿件输入到计算机当中，再经过办公室审核、签发人签发、办公室修改、办公室盖章及分发以及信息中心归档，以此便能够大大的节省实践的时间，还能够有效的将办公作业人员的工作量和负荷强度减轻。

5.2开发适宜的数字化档案应用硬件和软件设施

事业单位要想促进数字化档案管理进程的加快，进而促使档案管理能够切实的踏入组织管理效率化的重要运行轨道，那么就要求事业单位可以具备与单位自身管理和作业相适应的软件设施和硬件设施，只有这样才可以正确的引导数字化档案的作业和办公。比如内部局域网、各种通信子网、宽带网、信息高速公路以及相配套的各种软硬件设备，比如数据库管理系统、操作系统的建设和应用，高性能服务器、大容量储存设备、路由器、交换器的使用等等。

5.3制定科学有效的管理体系机制

事业单位应当针对数字化档案管理工作的具体特点，制定和建立一个与自身单位办公以及实际管理需求相适应的档案管理机制，因此，这便需要事业单位可以全面的保证网络档案使用安全机制、档案使用制度、工作制度、档案保密机制等可以相互联系，以此来实现一体化的档案建设文档。众所周知，数字化档案管理更为重视的是信息安全，只有真正的保证信息资源安全程度，才可以从根本上促进系统软硬件功能的发挥，从而为办公作业效率化的实现提供前提，最大限度的防止机密档案的窃取或者丢失、数据的恶意篡改、系统非法访问的入侵，实现真正的信息安全。

5.4加强档案信息安全程度

必须保证事业单位重要文件数据和档案信息的网络使用安全，只有这样才可以确保文件数据及档案信息的使用价值免受破坏和影响，促使事业单位再次突破档案数字化建设的进程。所以，档案数字化模式下的档案管理应当立足于实际，将后续防护墙的维护和访问设置、杀毒软件的安装、电脑的杀毒和软件的更新、重要数据及档案的备份等诸多工作做好，以便于最大限度的避免因发生意外情况而发生无法挽回的被动局面。除此之外，还必须将档案文件的保密工作做好，严格的要求可以例行数字化档案的管理机制，其最终目的是保证档案数字化建设可以切实的遵章办事，尽可能的促进档案信息安全保密程度的提高，进而将意外事件及人为破坏文件等不良情况的发生率减少的最小，全面的确保重要文献、档案以及系统的使用安全。

6.事业单位档案数字化管理所面临的挑战

6.1档案管理技术与安全问题方面的挑战

6.1.1档案管理技术是不断发展、坚持不懈的重要技术

把档案数字化管理技术加以集成和综合应用是档案数字化管理的一大特点。在建设事业单位的档案管理信息化阶段，应当积极的对电子档案进行构建，还需要在集成和整合等方面狠下功夫。

6.1.2安全管理不可忽视

事业单位的档案信息保密与安全有着较高的要求，有很多档案信息是必须加以严格控制机使用的，因此事业单位应当不断的加强档案数字化的安全管理。通常事业单位可以采取的策略可划分为技术保证与制度管理两大方面，事业单位在今后的档案数字化建设过程当中，应当及时的建立一套有效的管理制度体系，与此同时还应当由与之相应的技术策略来对档案的数字化管理进行自动控制，以便于使档案的安全管理更加的严密。

6.2数字化工作人员和建设资金投入的挑战

人才问题与档案数字化建设有着直接的关系，当前我国事业单位面临着严峻的人才挑战。事业单位的档案数字化的建设是与新技术、新知识的普及密切相关的，因此，事业单位今后应当高度的重视各类相关人才的培养和引进。除了人才挑战以外，我国事业单位也面临着档案数字化建设的建设资金投入问题，不可否认的是，事业单位的档案数字化建设所必不可缺的物质基础就是建设性资金，因此，事业单位要想促进档案数字化建设的顺利进行，那么就必须积极的拓展资金渠道，并且提高资金的利用率。

总而言之，在当今网络时代的大背景下，我国事业单位应当切实的满足新时期网络信息时代的多样化要求，不断的加强档案信息化和档案数字化建设，只有这样才能够逐渐的将以往传统的纸质管理档案工作负荷摆脱，充分体现档案的价值，提高档案的功能，真正意义上促进信息的管理、采集的实现以及档案信息服务职能的转化，从而提高事业单位的数字化档案管理水平。

【参考文献】

［1］王璐颖,轲鑫.档案数字化的质量和安全保密控制[J].档案学研究,2011,(4).

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信息经济已成为当今社会经济发展的新动力和新增长点，信息化成为各企业竞争的制高点。作为企业各个领域、各种生产和社会活动历史记录的档案，其信息载体也正在快速地向数字化发展，数字档案将成为未来5-10年内新产生档案的主体。面对这样的形势，如果缺乏完善的档案馆数字化解决方案，企业各领域的信息化发展必然也会受到制约。目前，要实现档案馆的数字化管理，我认为要加强以下三个方面的工作。

二、 首先是档案数据库的建立和维护。

档案数据库是档案数字化管理系统的核心部分。档案数据库设计是档案计算机处理系统设计的核心和基础，其效能往往影响到整个系统的功能和效益。档案数据库的设计要经历由现实世界经过概念世界向机器世界转换的过程。它要解决的问题是：针对一个档案工作应用领域，设计优化的数据库逻

辑结构和物理结构，使之满足用户的信息管理要求和数据操作要求，有效地支持各种应用系统的开发和运行。数据库设计的目标是为用户和各种应用系统提供一个高效率的运行环境。数据库的设计过程应考虑的约束条件有：计算机软硬件环境、数据库管理系统的能力、用户的需求及系统对完整性、安全性的要求。计算机管理档案的实质是用数据处理的方式管理档案信息。档案计算机管理要适应资源共享的需要建立综合性网络数据库，应遵循多个原则，侧重于档案管理与生产、经营、管理、科技活动的衔接，实现数据管理、整理编目、利用查询、安全保密等多重功能。其次是现有馆藏档案的数字化，实现从档案机读目录的管理到档案原文信息的数字化管理。

三、 档案数字化管理

在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，有计划地分期分批把纸质档案、照片档案以及录音、录像档案等进行数字化加工，使这些信息与现有档案资源数据库并网。在此笔者着重提及的是纸质档案和照片档案的数字化。二者数字化的原理和技术相同。纸质档案检索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用数字图像技术，将纸质档案文件以及照片、图片、底片等通过输入设备(数码像机、扫描仪、数字摄像机等)所获得的并以数字格式存储的图像，在电脑上利用各种图象处理软件，对图像进行各种技术处理，如对污损、残缺图像进行修复、OCR 图像文件的管理、检索、打印输出等，以提高保管质量和现代化管理水平。对这些档案进行数字化，可以极大地提高档案和利用效率。一般而言，一个完整的计算机数字图像应用系统包括输入、存储、处理、输出等主要环节。基于输入设备的核心技术主要有光点转换技术、色彩管理技术、色彩校正技术、动态色彩样正技术、三色同步扫描技术；处理技术主要有色彩增强技术、增强图形技术、位增强技术、图像处理软件；存储与检索技术主要涉及图像压缩格式(TIFF 与JPEG 格式)和检索查询技术；输出技术可采用不同方法和设备进行：屏幕显示输出、热转换打印输出、彩色喷墨打印输出、数码扩印技术、胶片记录仪等。一个理想的数字图像系统，不应孤立地考虑某一个环节的处理方法和技术，而是要寻求整体综合效果，系统的每一个环节都必须符合要求，才能保证获得满意的最终效果。数字化的设备的性能，决定了数字图像的质量。

三、是电子文件的收集与归档。

1.电子档案的特点：

（1）、虚拟性：电子档案是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。

（2）、依赖性和不可识别性。电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，离开计算机等设备电子档案不可用。其对设备的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。

（3）、信息存储的高密度性。无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于以往各种人工可识读的信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

（4）、载体的多样性。传统的档案，记录信息的载体是纸，变化也是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样性。

（5）、信息共享性，传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息。

（6）、信息与载体之间的可分离性。电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传___________输、便于异地调阅或形成文件。电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”实现异地远程调阅，给人类、经济、商务、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题如：（一）数据的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改动性；（四）信息的易出错性。由于电子档案这些特性，决定了电子档案在收集、整理、鉴定、编目、检索、保护、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.电子档案的收集。

电子文件从文书转化为档案过程中，无需分类，组卷，因为在计算机上可以多角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，因此无需专门分类、组卷。所以就不存在“案卷”这一基本单位了。电子档案在接收方式上可以采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定的地址，从网络归档、移交、在接收的过程中，需要必要的设备条件、技术条件和业务准备。档案部门需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换以解决不同格式电子文件的识读问题。

3.电子档案的整理。

由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，可以根据不同的需要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分类，所以电子文件的整理在归档前就由各机关单位将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立了数据库。对于脱机保存的归档电子文件，即电子档案其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。

4.电子档案的鉴定。

电子档案的鉴定分为内容鉴定和技术鉴定两个方面，电子档案内容鉴定主要是对文件的内容及某些形式特征进行充分的技术分析，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。技术鉴定包括可读性鉴定，无病毒鉴定和介质鉴定等。电子档案的鉴定程序为归档以前确定归档文件，并划分保管期限；档案室在接收电子文件时，进行内容鉴定和技术鉴定，对未进入档案室的电子文件在保管一定时期后再鉴定，以确定其是否需要继续保存。

5.电子档案的保护。

电子档案的保护是电子档案管理工作中的重点。电子档案多为磁性材料，其存放环境和防护设备与纸质档案相比有明显差别，电子档案存储载体信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度与占用空间都很小，便于档案库房的管理，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度，防磁性等条件的要求高，需对库房温湿度进行严格的控制，并配备除尘、防火、防紫外线、防磁场和电场的设施，电子档案还要严格防范计算机病毒，因而保管条件更复杂，保管难度更大。具体要求为：（1）控制适宜的温湿度。对磁性载体，推荐温度为18℃，相对湿度为40%，光盘保存推荐温度为14℃-24℃，相对温度为45%-60%。（2）防止灰尘。灰尘可以造成电子文件载体表面的污染和划伤、载体的腐蚀、降解、滋生霉菌等。灰尘是电子档案载体的最大天敌，在电子档案的保管过程中，要采取严密的防灰尘措施。（3）防止外来磁场和机械震动的影响。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层发生消磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果。要防止外磁场的影响，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等，并避免强烈的机械震动。（4）防止光线和有害气体的影响。有害气体具有酸性和氧化反应，使盘基老化、脆性增大、强度下降，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

6.电子档案的利用。

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近年来，房产市场不发展快速，档案使用频率大幅提高，实现了房地产档案的促进社会发展功能。随着计算机网络技术不断在档案管理中得以运用，激发了档案管理策略运用的多重性，促进了档案管理功能的有效发挥。因此，主管部门必须思考如何有效实现档案管理数字化，这也是档案管理发展的必然方向。

1 现阶段我国房地产档案管理数字化的任务

1.1 形成数字化管理思维

我国住房制度改革日渐深化，房地产档案的利用频率也日益提高，需求也不断增长，这对档案管理部门提出了更高的要求。传统档案管理的手工方式耗时、耗力，工作效率较低。伴随房地产档案管理工作转型，管理模式已经由封闭型转管理模式转变为开放型管理模式。在新形势下，房地产档案管理模式要求管理人员观念必须转变。基于此，要适应社会的发展，将数字化的管理理念应用到房地产档案管理中，形成数字化管理思维。

1.2 明确各构建阶段的内容与任务

数字化管理档案馆是房地产档案管理发展的必然方向，体现在档案管理的每一个管理环节当中。研究表明，房地产数字化档案馆的构建分成不同的发展阶段：

（1）档案馆业务自动化管理阶段，充分利用现代化信息技术实现各业务环节的自动化管理。

（2）馆藏档案的数字化发展阶段，完善网络，通过档案馆局域网和与主管单位办公自动化接口的连接，实现资料和信息的共享网，实现由纸质文档向数字化信息数据的转换与保存。

（3）数字房地产档案馆的网络化建设阶段会将各档案馆的联网，全面数字化。

1.3 制定与长期坚持构建原则

实践证明，改革与创新过程中，必须有原则的建立与坚持。在房地产档案管理数字化方面，主要有以下几方面：

（1）统筹规划，重点突出，将视野放长远，明确工作重点，拿捏好轻重缓急。

（2）需求导向，应用促发展，明确构建目的、房地产档案管理数字化的服务对，以及为什么要构建数字化档案管理.

（3）整合资源，机制创新，注意现有管理资源的利用，通过删除机制不合理内容及创新，使管理数字化有效实现。

（4）防管结合，保障安全，构建数字化房地产档案管理办法，对其资料的保密工作给予重点关注。

2 我国房地产档案管理数字化的策略

直管公房等保障房是我国房地产档案管理中的重要组成部分，笔者以其为例，分析我国房地产档案管理数字化的策略中的重点。

2.1 建立健全各项规章制度

直管公房等保障房档案管理制度的建设是档案收集完整、系统、准确、按时归档的重要保证。因此，要做好直管公房等保障房的档案管理，必须建立健全档案的收集制度、整理制度、归档制度、查阅制度、安全制度、管理人员岗位责任制、管理人员培训制度，等等。

2.2 加强档案数字化工作

首先，数字化是现代档案管理的主要趋势，需要做好材料调查和搜集，对房产档案进行清理、检查和鉴定，保证档案资料完整。其次，档案内容要精确简洁，应精简档案中的不必要内容。最后，保证档案资料内容清晰，排序也符合规定；数字化后，还应对信息质量进行检查。

2.3 实行纸质档案和电子档案双套并存

直管公房等保障房的档案数字化是档案工作中的新内容、新发展，有许多问题需要解决：如数字化档案中信息归纳问题、档案的执行凭证问题、数字化档案的安全访问和安全管理问题，以及者信息规范化问题，等等。因此，必须在相当时间内，对档案管理实行双保险：在使用电子计算机保存的同时，做好纸张档案储存，保证档案的安全。

2.4 加强前期资料的收集

据我国相关法律规定，房产档案必须是真实准确。如直管公房等保障房档案本身存在记录错误或误差，那么档案的法律效力就会被大幅削弱，在发挥凭证作用时出现证据无效和证据不足。因此，直管公房等保障房档案必须做好事前控制，在归档前严格把关：一是加强文件资料审核的管理，在搜集资料时做到真实、完整，保证资料合法有效；做好资料事前审查，为后期档案管理打下基础；二是档案资料移交的管理，在交接过程中，管理人员必须对档案资料进行再检查，如发现错误或不足，档案管理人员可以拒收，但要说明原因，以便当事人及时采取补救措施。

2.5 注重人才的培养

从直管公房等保障房档案管理未来发展来看，只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，现代化发展对管理人员的要求越来越高。因此，必须建设具有专业管理能力的复合型人才队伍，实现直管公房等保障房档案管理的全面进步。数字化房产档案管理人才必须是全面的人才才能适应社会经济的发展，积极面对挑战，解决问题。房产档案数字化的实现减少了档案管理部门的工作量，为直管公房等保障房档案的有效利用提供了更便捷的服务，有效增强了档案的安全性和可靠性。因此，房产档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进直管公房等保障房档案管理的发展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平台

为了支持直管公房等保障房档案管理数字化的有效、高效，还应积极建设信息系统管理平台，应做到以下几点：

（1）以网络全程监控，实行申请调查、审核登记、批准发放等保障房申购程序的全面监管。

（2）对低收入家庭、保障户、房源等的档案资料申请或退出实行全程管理，对保障对象从申请到实施保障的信息实行跟踪管理。

（3）设置合理化保障标准及合同模板，如租金、补贴、住房面积等。

（4）实行数据自定义管理，开通业务提醒，提倡业务流程查询，时限控制系统。

（5）建立资源共享系统，加强与其他相关房产管理机构的沟通联系。

参考文献

[1]朱志明.住房保障档案管理的问题分析及对策措施[J].中国管理信息化，2014（05）.

[2]玄艺.兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.

[3]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产，2004（04）.

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信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案管理部门应提高网络信息社会条件下档案信息管理的服务和创新意识，增强责任感和使命感，提高档案管理者驾驭数字化档案信息系统的技能，推进各级档案管理工作数字化标准体系建设，实现档案管理与科技、时代的同步发展。

一、数字化档案管理的内涵

数字化档案管理是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

二、档案管理数字化的必要性

1.档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求

随着经济社会发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增长，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层、各部门之间对档案信息的交流也更加频繁，人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流的平台，实现档案馆际之间的档案信息资源共享。当前，数字化、电子网络技术日新月异，在社会各界得到广泛应用，实行数字化档案管理的需求不仅现实而且迫切。因此，实现档案管理数字化，是满足经济社会各阶层对档案信息资源需求的必由之路。

2.档案管理数字化是实现政府信息公开的迫切要求

《中华人民共和国信息公开条例》对档案信息开放提出了新的挑战，如何保障政府信息公开的顺利实施是各级档案馆面临的现实挑战，同时也是一种发展机遇。基于档案馆在保存政府公开信息方面具有的责任和优势，档案信息管理无疑应该对政府信息建立完整的数据库，为社会各界对政府公开信息资源的需求提供便捷有效地检索、查询和服务。实行档案管理数字化可以促成档案数字信息库与政府网站的对接，大大方便社会各界对政府公开信息的查询需求。

3.档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段

当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐，瞄准社会对档案信息资源的需求加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着“金山”找饭吃，无疑是不现实的。因此，档案工作只能坚持与时俱进。积极改善档案管理工作，加快服务创新，最大限度地发挥档案信息的增值作用，服务社会需求是各级档案管理部门的必然选择。数字化档案管理作为档案管理现代化的重要手段，使计算机通讯技术、网络数字技术以及多媒体技术等现代科技在档案管理中得到广泛应用，必将促进档案信息管理的巨大变革，也必然会促进实现档案管理现代化，满足社会各种对档案信息资源的需求，提升和发挥档案工作在信息化社会中的地位和作用。

三、数字化档案管理的优点

1.节省存储空间，信息管理数字化

利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免大量的纸质档案资料的堆积，转化成数字形式存储于计算机内的档案信息，不会因为长时间存放及翻阅而损坏或丢失。同时采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。

2.提高档案信息利用率，实现资源共享

档案信息数字化后，可使档案信息顺利地与最新技术接轨，充分利用和发挥现有计算机及网络的功能，将档案信息成果通过网络发送给各级领导及各个部门，可以提高档案信息的利用率。同时通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3.缩短档案查找时间，实现信息管理智能化

档案信息数字化后，能迅速的通过相关字段查找所需的档案信息材料，大大缩短档案的查找时间。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。

4.节约成本，提高工作效率

实施档案信息数字化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

5.缩短信息加工时间，提高档案信息的时效性。

手工档案信息加工通过选题、选材、编辑、出版这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化。可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。

结束语：

随着社会发展水平和科学技术的进步，档案越来越引起人们的重视，近年来我国已在各个省市陆续启动了中国数字化档案馆工程，一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正悄然形成。我们完全有理由相信，在科学发展观的理论指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功。

参考文献：

[1]张予军.刍议数字化档案管理[J].兰台世界，2011(8)

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档案管理数字化是经济社会信息交流的必然需求。随着经济社会的发展，社会各阶层对档案信息的需求日益增大，对档案信息的要求也更加复杂，社会各阶层，各部门之间对档案信息的交流也更加频繁。人们渴望足不出户就能随时随地享受到便捷的档案信息服务，迫切要求档案管理部门之间建立一种档案信息交流平台。实现档案馆之间的档案信息资源共享。档案管理数字化是实现档案管理现代化的重要手段，当今信息时代，如果档案工作不能紧跟社会步伐。瞄准社会对档案信息资源的需求和加快创新，提高服务水平和管理效率，一味停留在传统档案管理止步不前，守着金山找饭吃，无疑是不现实的。因此档案工作只能坚持与时俱进。

由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆、又大都以纸张为载体，造成用户利用不便。数字化档案管理可以使用户更加便捷、准确的查找到自己需要的档案，网络化的实现，更使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用率。

数字化档案管理使资料能及时归档，尽快提供利用，按照以往的传统管理，必须归档后才能查找，而通过网络计算机管理的数字化档案管理使查询资料变得非常简单，数字化档案事实上成为了无墙界档案，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便信息控制中心。

数字化档案管理将有利于档案信息资源的开发，与传统载体的档案相比，数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，数字化档案的管理，研究和建设将彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从保管，利用职能向信息采集、管理和信息服务智能转变。今后随着计算机，网络的进一步发展，信息高速公路的进一步拓宽，数字化档案管理将会得到更好的发展。

各国档案馆都在寻求相适应的现代化档案运作模式以增强自己在网络社会中的竞争力，更好的为社会和读者服务，成为未来社会的公共信息中心和枢纽。在我国，档案馆大部分已经完成档案业务管理自动化建设，未来的重点应该是档案的数字化和网络化建设。

档案数字化系统分为日常业务管理、档案数字化采集系统和数字化阅读系统三大部分组成。每个部分纵向和横向的各个节点都应到达一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力，部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成是不现实的，不可能齐步走。

日常业务管理包括文件查阅借阅登记，上级来文登记，公文处理拟稿等档案室日常办理的业务，这些有些部分已经形成数字化管理，但是还有一些依然用传统的纸质记录。为了实现数字化档案管理就要一步一步尽量利用计算机进行日常档案管理工作，慢慢形成一套日常业务管理工作的体系，依照体系将常用日常业务综合起来，保证信息化数字化处理的时候能做到安全、准确、无误。

档案的数字化采集系统指的是档案在收集的时候把纸质文件转换成数字信息存储在电脑中进行保管，转化的途径有专业的扫描仪，数码相机，摄录机等数字设备。实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化通常包括档案数字化输入；档案数字化转换；数字化档案接收。将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务。

数字化阅读指的是，将数字化保存的文件提取，进行阅读。最重要的就是通过网络进行档案文件的检索和查阅。如果能做到这一步就真正的实现了档案数字化信息化的建设。

档案网络化是充分利用现代网络技术，将各种数字化档案信息融为一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。档案网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源自立门户、分而治之的状态，它是档案信息化的重要标志。现代网络技术的快速发展，已经形成了融开放式与互动式于一体的信息网络环境。在此环境下，一方面档案作为一种信息，融入信息社会化的浪潮是必然趋势；另一方面档案管理可以突破传统时空的局限，在空问上实现异地归档、查询，在时间上真正实现全天候服务。

数字化档案管理的好处：

1、提高整个部门的工作效率

实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

2、提高整个部门的技术水平

企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业公司的发展相协调，适应不断变化的外部环境。

3、有效的进行档案的收集工作

档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

4、有效的为科研服务

档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

5、有效的为决策服务

科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的，是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

6、部门职能变保管为服务

档案管理信息化以后，公司的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为公司领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是公司内部信息的信息中心。

档案数字化技术是为了顺应新时代新发展的时代潮流，是加强档案管理效率提升的重要途径，同时其也是目前档案事业机构应值得推广的一项先进技术。另外为了使信息数字化档案的使用价值更为高效，相关档案管理机构应该积极学习计算机信息应用的先进技术，从而使档案资料的使用价值能更好的为社会服务。

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数字化档案管理不仅通过采用先进的数字化储存技术对档案进行了有效保管，而且通过档案馆与馆之间的互借以及网络相互联通的方式构建了一个高速、及时，准确系统的数字化档案管理系统。并提高了档案信息资源管理的有效性和共享性。

一、数字化档案管理的内涵

信息资源的有效利用和共享是信息化建设的关键，档案资源因其标准化规范化的操作越来越受到人们的青睐。数字化档案管理系统基于大规模的数据库系统以及计算机技术，实现了对以下几种档案的数字化管理。如：科技、实物、文书、声像、照片、财务和人事档案等。数字化档案管理对价值较高的档案数据资料等多媒体信息进行电子存取。数字化档案管理系统可看成是存储数字信息的仓库。是计算机有序组织的、可处理的信息集合，它使用数字技术对档案进行信息资源的管理与组织，并能够存储大量信息，使用者可以借助于网络资源来方便高效地检索查询和获取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和时间限制的对档案管理进行储存和访问。档案作为一种重要的信息资源，在科技高速发展的今天将迎接信息技术时代的重大挑战。为适应社会信息化发展的步伐，充分利用高科技技术对档案信息进行管理，将信息数字化功能最大限度的发挥出来。档案管理数字化是档案管理发展的必然走向。

二、数字化档案管理的特点

（1）经济效益高。社会和经济的快速发展使庞大的信息量和落后的办公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企业成本大量增加。即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案，不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积，节省了保管费用。而且方便查阅，因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。（2）办公效率高。数字化的档案管理使信息资料能快速归档，并尽快使用。以人事档案管理为例，由于管理对象的范围，并具有很强的流动性，如工人进厂，退休，流动性等，要想准确了解统计这些情况，传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理，能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单，可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事，数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件，档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。（3）档案利用率高。由于传统的档案大都以纸质为载体，通常保管在档案馆、档案室，给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷，使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制，更加便利快捷。

三、提高档案数字化管理的建议

（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。

档案数字化管理与传统以纸质为载体的档案相比，其最大特点就是能够通过网络迅速查询，其流动性也更快。档案数字化管理的实现有利于档案管理信息资源的开发。随着数字化档案管理的不断深入研究、创新发展，数字化档案管理将彻底代替传统的档案给管理方式。

参考文献

[1]姜亮，张宇阳.浅谈数字化档案管理[J].云南档案.2008（1）

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数字化档案管理是档案馆建设在信息时代的必然要求，是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现。在具体实施过程中，对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新的档案管理必然以数字化档案管理的方式存在。

二、数字化档案管理的重要性

当前，计算机的广泛使用，形成了大量的数字档案信息。档案信息数字化随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，产生的一种新型的档案信息形态。采用数字化档案管理，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。

（一）数字化档案管理的优势。数字化档案管理把传统的以纸质为载体的档案信息对象转化为机读档案，从而节约了保管费用，节省了占地空间，查阅起来方便迅速，避免了反复印制资料所造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理查询资料非常简单，能使资料及时归档，尽快提供利用，提高办公效率。

（二）数字化档案管理的作用。在数字化档案管理中，计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域广泛使用，促进了档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，实现了档案信息资源的有效利用和共享，发挥了档案信息的增值作用，进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的地位和作用。

（三）数字化档案管理的效率。在工作中，档案因经常外借翻阅而产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成不便。档案资料经过数字化加工，各职能部门都能通过档案管理系统查询或利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，有效地保护档案实体的安全，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本，实现资源共享。

三、实现数字化档案管理的新思路

（一）进一步提高档案管理人员的素质。随着档案信息数字化的发展，档案信息分析也成为一项非常重要的工作，这就要求档案管理队伍素质也随之提高。有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的培训、教育，坚持用新思路、新体制、新机制、新方式，坚持以人为本，全面提高素质教育。加快档案数字化建设，在短时间内培养一批高素质、高技能的现代化信息管理人才，要使档案工作者掌握传统档案管理知识，掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能，熟练运用现代化技术手段来管理档案，不断推进网络信息共享，早日实现数字化档案室。

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房产档案极具实用价值和保存价值，不仅直接关系到百姓的安居乐业，而且与国民经济发展和社会稳定息息相关，在信息时代下，房产档案管理必须与时俱进，顺应潮流，加快数字化建设进程，以此提高房产档案安全性，满足社会服务需求。但我国房产档案数字化管理起步较晚，与发达国家的管理水平存在较大差距，因此我们必须加快房产档案数字化管理建设进程，提升房产档案服务水平。

一、国内外房产档案数字化管理的发展形势

1.国外房产档案数字化管理发展形势

通讯技术和计算机技术的有效融合，促使世界档案管理朝着网络化、数字化方向发展，美国无疑是走在前列的国家，其普遍采用一体化管理模式，以三项基础性文件纲要为房产档案数字化管理建设提供了依据，并借助nail实现了房产档案信息的网上查询、检索和利用，同时利用完善的管理制度和技术优势使房产档案信息的完整性和安全性大大提高。而紧随其后的英国也不甘落后，通过推行《电子文件管理系统功能需求》、《元数据标准》、《鉴定和保护指南》等规定切实为房产档案数字化管理提供了制定标准，并辅以合理规划和技术支持，促使房产档案管理事业健康发展。总之，国外房产档案数字化管理发展形势良好，值得我们学习和借鉴。

2.国内房产档案数字化管理发展形势

相比之下，我国房产档案数字化管理由于缺乏先进的理论指导和相关经验，发展形势不容乐观，虽然部分地区取得了较大进展，但问题依旧层出不穷，其中急需解决的问题就是房产档案数字化管理标准的构建，此外还有不同程度的问题，如数字化管理意识不高、缺乏合理规划、基础设施建设不到位、房产档案信息不完整、管理人员素质不高、忽视档案信息安全等，这些都严重制约着我国房产档案数字化管理的建设进程，因此我们必须吸收和借鉴先进理念和经验，立足国情，解决现实问题，促进房产档案数字化管理健康发展。

二、提高我国房产档案数字化管理水平的策略探讨

1.强化数字化管理意识，合理规划数字化建设

实现房产档案数字化管理是房产档案管理发展的必然趋势，也是提高其管理效率和效益的必要途径，因此房产行政管理部门应立足于工作要求、社会需求和时展趋势，提高对档案数字化管理的认知，正确认识其价值和意义，为后续房产档案数字化管理建设奠定思想基础。在规划阶段，应综合考虑部门历史遗留档案的庞大库存和新增的房产档案，然后对其发展作出合理规划，值得注意的是既应高瞻远瞩构建长远规划，又要立足当下完善近期计划，如针对新增档案，应在不影响登记发证等日常工作的前提下，可在发证后和实物归档前期间实施建档操作；针对库存档案，为尽快彰显数字化档案库的利用价值，可首先对当前有效、利用率高的房产资料进行建档，然后处理剩余档案库存等。

2.规范档案信息，完善数字化管理标准

规范房产档案信息是实现数字化管理的基础，因此在建立档案信息时，应保证信息的真实性、连续性和完整性，具体应涉及产权来源、姓名、身份证、房产类型、证号和面积、使用期限、界定位置图、产权变更的时间、形式、证明等各项房产信息，而且字迹要清晰，排序应规范，图像、数据等准确无误，以此保证房产权属真实、可靠、合法。我国房产档案数字化管理建设的当务之急就是建立一套针对房产档案数字化管理的标准和规范，其标准应基于利用价值、安全保密等因素进行设置，如明确数字化管理的对象；就纸质、图像、声像等不同的档案载体的文件命名、存储格式和类型、分辨率等予以统一规定，特别是要明确、详细划分数据库的建立标准；针对整理卷宗、目录建库、扫描数据、处理数据、筛选分类、存储信息、检索和利用信息等流程和操作标准加以规范；网络设置、系统安全设置等都应予以明确，以此指导各地房产数字化建设有序开展，优化资源配置，提高房产档案管理绩效。

3.加强基础设施建设，为数字化管理提供基

保障

房产行政管理部门应综合考虑实际需求和自身实力，强化基础设施建设，为数字化管理提供物质保障。应以《电子信息系统机房建设规范》为依据，配备标准机房，并保证机房的配供电、综合布线、消防安全、温湿度、防雷、防潮、防尘等条件符合相关要求；配备必要的信息采集设备，如高性能的扫描仪等；在选择基础设备时，应兼顾其实用性和可扩展性，要立足于日常工作量、信息管理系统、房地产业发展趋势等进行设备采购，在选用系统软件时，应注意系统的兼容性、接口的规范性、资源的共享性以及数据的安全性，尽量对其加以规范和统一，并根据实际需要对硬件设备和系统软件进行升级换代，实现资源共享，从而为提高数字化管理利用价值打下坚实基础。

4.提高管理人员综合素质，加强信息安全保护

一方面房产行政管理部门应加强对房产档案数字化管理人员的教育和培训，提高其职业素质，尤其是保密意识，严禁其擅自抄录、外泄、利用、销毁涉密档案，督促其严于律己，忠于职守；提高其业务水准，督促其及时更新理论内容，熟悉房产电子档案的特征和管理规范，掌握更多的现代管理技能和计算机技术，激发其创新潜力。同时还应完善管理制度，包括培训、考核、奖惩等制度，以此约束和激励员工做好本职工作。另一方面应制定严格的安全体系，明确工作细节，如分离工作与休息区，严禁私人物品的带入和工作物品的带出等，并实行责任到人制；根据档案的机密程度划分等级和分类存档，并设置访问和使用权限等，针对机密性较强的信息，应利用技术手段检测其有无潜在威胁；应充分利用防火墙、安全软件、自主设计等保证系统安全运行；此外管理人员还应加强监督和检查力度保证房产档案安全、完整。

结束语：

总之，数字化管理必然是房产档案事业发展的主流，我们只有把握机遇，敢于挑战，着力构建房产档案数字化管理规范，为其提供完善的基础保障，方能实现数字化管理的科学化、标准化，从而推动房产档案管理事业稳健发展。

参考文献：

[1] 李明菊.浅谈房产档案的数字化管理和应用[j].科技视界，2012（07）.