仓库档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇仓库档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）02-0144-02

1 数据仓库的概念及档案信息的特点

随着信息化进程的不断推进，当今人类社会正逐步步入一个以科学技术为主导的知识经济时代。而档案工作作为一种社会现象，伴随着历史车轮的前进，其自身技术手段与管理模式也在不断的更新之中。但这种变化反过来却又无法满足人们对档案信息的科学性、系统性、集中面向主题的现实需求。为此，档案工作可以引入数据仓库技术来解决这一矛盾。

数据仓库概念最早是由Devlin和Murphy在上世纪八十年代提出的，而数据仓库之父W.H.Inmon在其著作《Building the Data Warehouse》中为数据仓库所下的定义则被人们广为接受。他将数据仓库定义为：“一个面向主题的、集成的、随时间变化的、非易失性数据的集合，用于支持管理层的决策过程”。由此概念我们可以发现数据仓库的一些重要特性，即面向主题性、数据集成性、数据的时变性、数据的非易失性、数据的集合性与支持决策作用。如果我们将这些特性与档案工作内容相结合，便可得出在数据仓库环境下，档案信息具有的特点：

①档案信息内容面向主题，并以某种数据集合的形式存储。在数据仓库中档案信息的存储并非面向某一具体应用程序，而是以主题为归类标准，每一主题面向一个宏观的分析领域，例如：档案工作中不同性质的档案、档案来源所在地、档案流转方式以及档案用户各项具体信息等均可作为主题组织数据，一切以便于有效检索利用为宜。②来源于不同结构和系统的档案信息的数据结构与编码的标准是统一的，并且具有某种程度上的综合。③档案信息中存在保存价值的历史数据具有稳定性。④档案信息随时间推移而不断增长，且数据单元都具有时间标记（时间戳）。⑤对档案信息资源的数据挖掘可以用来预测用户需求，提高档案工作的社会服务能力，推动社会的发展与进步。

档案信息的这些特点对于档案工作的开展是非常有利的，如果将这种特点具体到档案管理工作的各个环节中去，并结合数据仓库的体系结构，便可大致构造出以下的流程模式如图1所示。

2 档案的收集工作

该步骤对应于数据仓库的源数据部分。从所收集档案信息的来源角度我们可以把源数据分为外部档案信息和内部档案信息两部分。所谓外部档案信息即不为本数据仓库所属机构所操作、拥有、控制的档案信息及其元数据;内部档案信息则与之相反，包括机构内的各种信息以及信息的元数据。从所收集信息的载体形式角度我们则可将源数据划分为纸质文件信息与电子文件信息。为了提高档案的管理、检索、传输与利用效率，大多数具有保存价值的纸质档案，在保证其真实性与完整性的前提下，通常会进行数字化处理，将其转换为电子文件，与纸质档案一同进行双套制保管。档案的收集工作除了要面向历史，反映人类社会原始的历史记录之外，更要以信息主体的需求为本，大力丰富和优化馆藏资源。

3 档案的整理、鉴定工作

由于档案信息最初收集到一处时是杂乱状态，需要进一步条理化，有序化，区分具有不同保存价值的档案信息入库保管。在这一过程中，由于档案部门使用的软件型号不一，规格各异，无法相互兼容，致使源数据可能是来自不同的数据库系统和操作系统，在编码、特性、命名规则等方面具有差异性。

①需要针对多个数据源，使用合适的技术进行数据抽取。②对于抽取得到的数据进行数据转换。在转换过程中，第一步要对不同数据源的数据进行清理，排除多个系统中抽取出重复档案信息的可能，检查多个数据源之间编码或者压缩格式的矛盾，然后实施数据转化，将抽取到的数据进行标准化，并按主题组合。③将汇总完毕的数据装载到数据仓库之中。在此处，数据装载包括两个层次，第一层是在数据仓库设计和建设完毕的时候使用大量时间将大量数据装载到数据仓库中;第二层是在数据仓库开始工作后，继续收集来自不同信息源的档案信息，并按数据仓库的要求对其进行转化之后追加到数据仓库中。

4 档案的保管工作

数据仓库正式运行之后，我们同样面临着传统档案工作档案的保存与管理问题。由于档案信息内容具有不同的保存价值与保密程度，所以需要进行分级管理。这就涉及到数据仓库中的数据分区问题。恰当的数据分区可以提高系统的安全性和稳定性，提高数据仓库各种数据处理功能的效率，使得数据增长和管理的实现变得容易。通常依据档案在数据仓库中的时间特性标准来进行系统层与应用层划分，将不同归档时间、不同保管期限的档案区分开来，利于保管与利用。在数据仓库中，数据被组织为早期细节级、当前细节级、轻度综合级和高度综合级四个级别。源数据最初通过集成进入数据仓库时，处于当前细节级，根据系统需要，再对当前细节级的数据进行轻度或高度的综合，得到的综合级别称为粒度，粒度设计的好坏，则直接影响数据仓库所要存储的数据量以及系统能回答的查询类型，所以，为满足不同层次的需求，数据仓库在组织数据的时候，一般需要根据当前状况进行多粒度级设计。对档案的销毁工作也是档案管理中不得不面对的步骤。对于一些丧失保存利用价值的档案如果继续保存在数据仓库中，不仅占用存储空间，对其的维护工作也是一项相当大的系统开销。为此，数据仓库中的数据，一旦老化（保存年限已经满足档案信息最初进入数据仓库时所预设的年限），便进入早期细节级，系统管理人员可以请相关人士对档案做出鉴定，如有继续保存价值则可存档到一个更低持久性、但更大I/O承受能力的始终可用以进行用户查询的子系统中，如无保存价值，则即刻销毁。

5 档案的利用工作

档案的服务利用是档案工作的总目的，充分利用档案信息资源，可以提高政府机关行政效率、提升企业竞争力、增强信息优势、推动社会政治经济科学文化发展。由于档案服务对象的年龄层次不同、智力水平不同、知识结构不同，于是用户对档案信息的需求也不尽相同。这给档案利用服务工作提出了很大的挑战。基于数据仓库的数据挖掘技术、联机分析处理技术（OLAP）、多维数据库管理系统等技术可以改善面向用户的服务质量。通过对数据的分类挖掘和聚类挖掘可以获得隐藏在档案信息中、人们所感兴趣的有用的信息和知识，解决数据过量但可用信息匮乏的矛盾。通过建立基础事实表与维表的范式，可以建立多维空间，通过钻取、卷起、切片。切块与旋转等基本活动让用户可以从不同角度、不同细节程度观察数据，拓宽用户的视野。

数据仓库技术是在传统的数据库基础上发展起来的，以上仅仅是一些数据仓库知识加诸于档案管理过程中构建的一种简单模式，数据仓库技术在档案管理领域的广泛推展和使用还需要大批的尖端技术人员的开发与相应软硬件系统的配合才能完成。

参考文献：

[1] 马费成.信息管理学基础[M].武汉：武汉大学出版社，2008.

[2] 陈京民.数据仓库原理、设计与应用[M].北京：中国水利水电出版社，2004.

篇2

在科研项目质量管理中，科研数据以及科研资源的管理、科研档案管理等等，都是其中的重要组成部分，通过数据库，实现对科研管理的规范化、科学化，同时，也应当努力规范和提高科研管理运行机制，健全约束机制，完善科研项目的管理评标体系，这都是提高我国科研管理水平行之有效的途径。

一、数据仓库概述

数据采集是数据仓库构建中的重要内容，从数据源中抽取所需要的数据，然后对抽取到的数据进行清洗，将其按照一定的数据仓库的模型，放到数据仓库中。数据采集中的数据抽取其实就是数据源接口，数据源接口从不同的系统中抽取所需要的数据，将其作为数据仓库的输入数据，数据转换是对不同系统中生成的数据源进行处理，保证这些不同的数据源可以按照规定的要求输入到数据仓库中。数据清洗是对所有的数据进行处理，使得数据集中的所有数据值保持一致，并可以正确的对这些数据进行记录。而数据的装载是按照一定的模型将以上经过数据抽取、转换、清除的所有数据装入数据仓库中，在数据进入数据仓库的过程中还包括了将数据域清除、对数据进行有效的检查等。

二、数据仓库在科研管理中的应用研究

（一）数据仓库的核心技术――ETL技术

在科研管理中，管理人员需要随时获取所需要的数据和信息，因此，通过数据仓库，将外部数据和内部数据进行整理和储存，并且为数据的查询提供了极大的便利。但是这些数据信息有不同的来源，具有数量、不清洁等诸多不良特点，进而不能直接对这些数据进行使用，也不能直接将这些数据输入到数据仓库中，所以需要对这些数据先进行处理分析，然后再将这些数据以高质量输入到数据仓库中供用户使用。因此，数据仓库的核心技术――ETL技术负责对数据信息进行清洗、转换等，保证数据信息质量的一种技术，ETL技术可以将数据分散、数据不清等问题进行解决，保证数据信息可以高质量的输入到数据仓库中供企业的各部门安全使用。

（二）数据仓库用于科研数据的快速检索、查询

数据仓库是为了实现数据的存储、检索以及表达，例如当数据仓库中的数据需要从一种形式转换成另一种形式时，ETL的数据转换就需要进行考虑，同时ETL中的数据抽取、转换、装载等都需要变成转换操作，所以对于数据仓库而言数据转换是其核心部分。数据仓库实质上是一个独立的数据环境，它需要从不同的系统中抽取所需要的数据，然后通过ETL技术将这些数据进行处理，处理过后的数据信息才可以安全的输入到数据仓库中。ETL技术主要涉及到互连、复制、转换、监控等方面的内容，在数据仓库中的数据不需要和处理系统中、或者其他相关系统中的数据保持同步，尽量保证数据仓库中信息的有效性。

为了将数据冗余等问题进行避免，在抽取的数据进入到数据仓库之前，需要对其进行有效性检查，这项工作在数据仓库数据输入中非常重要，如果没有对这些即将输入到数据仓库的数据进行有效性检查，就会对整个数据仓库的完整性产生破坏，或者将其破坏的几率大大的增加。对数据进行有效性检查最好的方法就是源系统。在源系统中有专业的和非专业的技术知识人员，但是数据有效性检查是一项费时又不可省略的一个环节，所以可以进行自动化的检查。

（三）通过数据仓库实现科研数据的清除及转换

由于数据仓库中的数据来自不同的数据源，这些数据源可能出现不同的平台上，有不同的操作系统，所以这些数据会以不同的形式输入到数据仓库中。如何将这些数据加载，是数据仓库建立中需要考虑的一个问题，在进行数据迁移的过程中，会将数据以一种适合数据仓库的格式转入数据仓库中，这就是数据的格式化，对数据的处理是数据仓库成功建立的关键，所以在数据提取的过程中，对数据进行格式化，从操作中实现数据资源的共享。ETL技术进行的数据有效性检查是对数据进行标准给定的过程，如果数据的给定没有在界定的范围之内，那么它就是需要清除的对象。数据的清除包括了在给定界限范围之外的数据，对这些数据采取一定的纠正措施。

通过数据仓库，实现科研数据的转换，是为了体现这些数据的价值，使其更加有意义，进一步推动科研工作的进程。在数据转换的过程，使用最好的方法保证数据从原始储存器到数据仓库的过程是同步的，将数据转换的重点放在语言的标准化、数据移动、通信等方面，数据的转换除了自动化转换以外，还具有一定的复杂性，所以在ETL数据转换工具、技术不断更新的同时，还需要将其复杂性进行解决。

（四）数据仓库与科研数据动态更新

随着科研进程的推进，数据仓库也需要伴随着科研数据的动态进行更新，这样，才有助于实现数据的时效性。对检查验收之后的业务数据进行相应的更新，其他的数据都是在年底的时候才进行统一的更新。两项或者两项以上的、连续生产经营活动的变化和更新，都会被看作是多次变化，需要分别进行更新。数据仓库更新方法主要是主键关联法，主键关联法就是要求被更新的数据库和更新数据库具有相同标识的小班唯一键值，然后才可以进行一对一的关联，最后才可以进行数据仓库数据的更新，主要更新的手段是字段更新。在对数据仓库进行更新时，必须保证的是一对一的关联，要不然会产生错误的逻辑关系。

（五）数据仓库在科研档案管理中的应用

通过数据仓库来实现科研的档案管理工作，对完善科研档案管理具有重大的意义。对科研课题档案资源进行研究和开发利用，档案管理人员要注意联合课题研究人员一起，及时的对各种课题档案进行整理，通过数据仓库，对档案资源进行整合。然后积极的利用各种信息化技术，有效实现档案资源的共享。并努力的深入研究开发各种档案资源，更好的为经济建设提供服务，最大程度的妥善利用各种档案资源，保证科研究成果的最大化利用。从而有效的实现通过合理的利用促进科研工作的快速发展的目的，取得较大的经济社会价值。

三、结语

针对现阶段我国研究所科研项目管理工作中存在的问题，积极运用数据仓库，来实现对科研数据资源的整合及管理。依靠数据仓库实现科研档案的规范化管理，以科研动态为基础，及时更新数据仓库，保持数据仓库的时效性。数据仓库在科研管理中的应用，进一步优化了我国科研管理工作，提高了科研管理的质量和效率。努力提升我国科研管理能力，完善科研项目管理程序，使该管理体系逐步趋向规范化、成熟化。

参考文献：

[1]焦振.基于Oracle的人事科研数据仓库设计与实现[J].安阳师范学院学报，2013，（2）：46-50.

[2]汤雪，赵卫东，吕万里等.高校教职工科研管理系统数据仓库设计[J].福建电脑，2010，26（2）：119-119，102.

[3]肖红玉，黄静，陈海等.数据库技术在科研管理系统中的应用[J].制造业自动化，2010，32（10）：68-70.

[4]巫莉莉，张波，李涛等.高校科研管理系统智能分析模块的分析与实现[J].计算机工程与设计，2010，31（11）：2641-2644.

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中图分类号：N9211 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）13-0314-01

一、档案数字化的概念

数字化本质就是将人们感受到的信息抽象为可以度量的用符号表达的数字、数据，再将这些数字、数据按照一定的数字化模型转换为一系列计算机可以识别的二进制代码，从而可以通过计算机对这些数据进行高效的处理、储存、传输，这就是数字化的基本过程。档案数字化无疑就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化，在信息化技术日益发展的今天，档案数字化也随之迅速发展起来。事实上，各种原始的档案资料数字化具有技术的可行性，在我们描述信息的二进制序列过程中，无论采样的频率有多高，总是存在于实际事物的差别。

档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它使人们进行社会实践活动附带的产物，或者它是自然形成的，而不是纯粹人为的结果。尽管不能机械地理解原始性的含义，但是毫无疑问档案的历史性、真实性是其本质属性。

档案信息数字化的工程不能成为一种时尚，而要在保证档案基本属性的情况下借助于现代信息技术扩展其作用范围，提高其效率。因此需要从档案的特点、成本、效益等方面综合考虑，确定出数字化与非数字化的界限，按照科学合理的方案进行数字化建设。

二、档案管理数字化的目标

档案有两种基本价值，一种是历史凭证价值，从档案的基本属性和档案的内容、形式、特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力；另一种是情报信息价值，从档案的信息存储和所反映的内容来看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。由此可见档案管理的主要价值体现在真实的凭证作用方面，而对效率要求相对处于较次要的地位。

对现实中的信息完全数字化的优势，在于其强大的计算机处理能力、高效的查询功能及信息管理与共享能力，在效率优先的前提下数字化是必须的工作。而对档案的数字化处理必须结合其档案利用的特点与数字化的优势，找出一个最好的结合点。

因此，我个人认为档案管理信息化的目标是在保证档案原始凭证性、真实性、安全性的前提下，利用数字化的优势，提高其管理、查询与传输效率，扩展其服务功能特别是数据挖掘功能。

三、档案管理的数字化现状与问题研究

现有的数字化档案管理系统大部分基于关系数据库系统，基本实现了档案的编目、检索、统计、出借等日常管理，其本质是在原有的档案管理体系上附加了计算机软件，这在一定程度上提高了档案管理工作的效率。但就当前现状而言，档案管理数字化工作面临着一些问题。主要表现在以下几个方面：

1.档案管理数字化的界限问题

档案中哪些内容数字化、哪些内容以原始的内容保存或者二者都进行，都不能十分明确，极端的做法是尽其所能通过键盘、采集卡及扫描设备将其内容全部数字化。

2、档案管理数字化的标准问题

档案信息数字化无相关电子数据标准，不同档案部门数据结构格式不统一，尽管可以通过大量元数据来克服这样不一致的问题，但不利于网络条件下的档案信息的高效率共享。

3、档案数字化信息的管理问题

工作不协调，数字化过程与对数字化信息的管理不能同步进行，所有原始材料的数字化虽然技术上容易实现，但是对于较大型的档案管理部门数字化将是漫长的工作，即使完全数字化了，将会涉及大量异构数据的检索、转存及管理。如果相应的检索和验证管理软件跟不上的话会使问题复杂化，许多前期工作将会前功尽弃。

4.档案数字化信息的安全性问题

数字化后的电子信息安全性与可靠性问题十分突出，如何保证数字化后的信息不被随意访问、篡改、复制是一个十分复杂的问题。要解决这样的安全问题，需要利用计算机数据安全技术，单从技术特征来说要解决的问题是数据的完整性、保密性和可用性，涉及的技术包括数据加密与数字水印。档案信息是需要长期保存的，这将导致加密密钥的管理变的十分困难，因为密钥安全性不仅在于计算的复杂性，而且还在于不断更新，而数字水印技术在一定程度上必然导致原始数字信息的失真，从而进一步破坏档案的原始凭证。

以上数字化过程中，如何平衡各个影响因素，需要我们仔细分析，事实上，以上所有问题都是由界限不清晰带来的，即所有档案材料中，哪些部分数字化、哪些内容不数字化不是十分明确。

四、档案管理的数字化界限划分

如果从档案管理的主要作用来分析，既然是用来作为凭证的，其效率要求相对来说较低。对所要求的凭证信息在一日内一般都能查询确定，就目前的管理体系来说完全能够达到其所要求的效率。因此，数字化的作用在于提高利用效率的同时，扩展原有档案信息的利用价值，即除了其凭证功能外扩展其分析价值，通过对以前档案资料的统计分析及信息挖掘为决策未来提供必要的支持

在实现了对档案的目录、案卷、出借、查询、统计等基本外延信息计算机管理的基础上，我们可以将进一步的档案内容数字化按照需求分为两种，一种是以方便管理应用为主要需求的数字化工程，一种是以分析应用为主要需求的数字化工程。对于大部分单位的档案管理来说，前者不具有普遍性，因此通过分析我们知道，从应用的角度分析其所带来的好处只是检索速度的提高与信息共享的方便，但是，以上均不是档案管理信息主要利用价值的体现，因为其存储、检索与安全维护的代价是巨大的，况且对大量异构数据的管理与应用会增加档案利用的复杂性，从成本利益及安全角度考虑也是不科学的。

所以，以分析应用为主的数字化实现才是最佳的选择，它可以在保证档案管理最基本特征及利用价值的基础上，利用现代信息技术扩展其利用价值，通过对其以前的信息进行数据挖掘，从而为决策分析提供服务。在此前提下应该建立档案管理信息系统、数据仓库、原始档案材料三级管理与应用模式。

1.档案管理信息系统

档案管理信息系统是对档案材料存在与利用信息的数字化及管理系统，具体数字化及管理的内容主要包括：档案的实物存储位置信息、属性信息、审核信息、出借利用信息、统计信息等。

2、数据仓库

与事务处理数据库系统不同，数据仓库是从多个数据源中收集的一个信息仓储，是整合的、主题导向的、长期积累的且内容不频繁更换的数据集合。采用数据仓库的技术，将来源于不同档案部门管理信息的信息资源复制集中到一个数据库中，形成一个资源信息中心。

由于数据仓库不常被修改，也不用于通常的事务处理，只是用于查询、数据挖掘、分析，因此其一定程度的数据冗余是允许的。另外，数据仓库的特性也是符合档案管理的基本应用要求的。

基于数据仓库的数据的单向流动保证了数据的安全性，分布于各个档案部门的数据单向地转储到数据仓库中可以在两方面保证数据的安全性，即使从数据共享的角度来看，作为数据仓库的用户来说，本质上只有只读权限，堵塞了数据的安全漏洞。

篇4

随着信息时代的到来，许多人都认为数字化档案管理会在在很短时间内取代传统档案管理模式，这种想法导致许多的档案机构在没有足够的技术支持和基础条件下盲目地追求数字化档案管理，结果不但没有取得最初实现档案更合理的利用的初衷，还导致许多的档案出现模糊化、与事实不符的情况。为此笔者从医院的档案管理为线索，探讨数字化与传统档案管理复合模式在档案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.数字化档案管理发展的不足

数字化档案管理是随着计算机技术的发展逐渐兴起的，具有海量的信息量，快速的检索、高度的信息共享性。这些优势是传统的档案管理不具备的，但同时传统档案管理的有目的性整理、真实性等特点也是数字化档案管理不可比拟的。

1.1技术的不够完善，相关管理制度不健全

21世纪是信息的时代，是计算机的时代，建设数字化的档案管理是必然的趋势，但许多的单位的计算机基础设施、应用软件和相关技术人员发展的步伐与数字化档案管理所需要的基础条件不能同步。如此导致的结果是数字化档案管理人人认可，一哄而上，造成所形成的档案质量不高。正如我们所知道的，医院的档案管理是需要用文字、图表、数据、照片和其他的反应病情的资料，没有专业的熟悉计算的操作，掌握档案管理的各个重点，势必导致所记录的档案失去其重要的价值和真实性。此外，由于现阶段国家的法律以及人们的普遍观念，电子化的档案是容易被篡改的，如果承认它的法律凭证效力，那么极有可能会被一些人利用，这样传统档案的真实性以及完善性就显得非常重要了。

1.2数字化档案管理与保护研究成果保护的矛盾

现阶段在医院，大部分的医学研究成果都是通过论文的方式发表的，并不能申请专利，这样势必导致各个不同的医院对各自研究成果和取得的重大突破讳莫如深。数字化档案管理需要高度的信息传输的能力，需要各个相关机构信息的共享。而传统的观点是先进的、成果较多的、有着完善科研技术的医院不愿意与其他条件较差、科研水平较低的医院共享重要的资源。没有丰富的资源，数字化的档案管理制度也就无法拓展传统档案管理的局限性，不能为科研和新技术的开发起到重大的作用。

1.3数字化档案不具有原件，可能会出现信息缺失的情况

由于现阶段的数字化档案的记录方式是在事件发生时就开始，记录着整个事件的发展过程。这样的记录方式使得数字档案是以档案管理系统所捕获的元数据来代表真实的数据，不具有原件，此外在记录过程中有可能会发生的意外，例如：在医院中，病人病情恶化，因此需要转院治疗，如果医院不注重信息的收集的话，这样就会导致数字化档案的不完备。

2.数字化与传统档案管理的复合模式探讨

由于数字化档案管理与传统的档案管理在优缺点上正好可以互补。数字化档案不具备真实性，传统档案具有真实性；传统档案检索繁琐、容易在转移过程中出现破损，数字化档案检索方便、快捷。因此利用这种互补的优势，让数字化档案管理和传统档案管理着两种方式共存，对于科研以及及时的解决病人的痛苦有着重大的作用。一下就是对这种互补模式的几点探讨。

2.1利用电子化的档案管理构建数据仓库

传统的档案管理都是经过长期有意识、有目的的积累形成的，因此具有完备的系统性和价值。将传统档案中的各个信息利用计算机技术、条形码技术、光盘技术等现代技术数字化，构成一个数据仓库，容纳各个医院或者部门的研究成果和典型案例。当然在数字化档案传递的过程中必定会出现信息会有模糊的可能，这样就需要传统的档案作为原件，为数据仓库的准确、可靠提供基础。当然在发展电子化档案数据仓库的同时也要改变各个档案管理机构各自为政、个立门户的想法，尽量说服他们为科学研究贡献自己机构档案的力量。

2.2利用数据挖掘技术进行疾病的研究

数据挖掘技术是指通过每一个数据，从大量的数据中需找其规律的技术，主要有数据准备、规律需找和规律表示三个阶段。在医学上，许多的疾病是由于人们的不良习惯造成的，因此利用数字化的档案管理快速的检索的特点，可以在短时间内找到大量病情的案例，经过比较分析，得到疾病发生的基本条件以及可以导致疾病产生的不良习惯。例如：癌症与心血管疾病都是人类的两大杀手，但通过对已有的数据和案例进行分析，可以发现患癌症的人都没有换上心血管疾病，这种情况是否是巧合，还是有什么机理在其中，会不会通过此种研究发现治疗两种疾病的方法，这些都可以通过简单的检索，然后分析现象，大胆提出设想得到。如果利用传统档案进行这种索引必定会花费很多的时间和经历在现象的发现上。然而当有了足够的成果后，实践是检验真理的唯一标准，为了证明这些研究成果就需要充分的证据和事实，而传统的档案便有法律凭证的效力可以作为资料来证明成果，这也是现阶段中国与电子化档案相比，传统档案无法比拟的优点。

2.3复合档案管理需要提高档案管理人员的综合素质

21世纪是计算机的时代、是信息的时代，是知识经济的时代。如果没有相关档案管理的技术人员对档案进行有序、高效的管理，是无法满足档案合理数字化的需求，对于构建数据仓库等档案管理活动也有许多不利影响。因此为了复合档案管理模式的合理开展，需要对传统的档案管理人才进行培训，让其在计算机技术以及信息技术方面提升，这样才能满足复合档案管理模式的需求，成功的实现复合档案管理模式。

3.小 结

信息时代的到来为许多的科学带来了变革，在档案管理上也是如此。数字化的档案管理是势不可挡，但在现阶段，数字化的档案管理还存在许多的不完善之处。与历史长期有意识积累下来的传统档案相比，数字化的档案管理模式还是有诸多弊端的，因此复合模式的档案管理模式对于更好的利用档案的信息，为科研的发展提供事实依据，为疾病的预防提供案例等方面都有重要的作用。

篇5

档案真实记录着人类的各项社会活动，随着人类社会进入信息时代，档案的管理与服务正发生巨大的改变，这就要求档案管理人员务必要重新审视档案管理发展状况，有效整合档案资源，改进档案管理资源整合，优化档案服务。

一、进一步实现档案数字化整合

在信息时代，促进档案资源的数字化整合尤为重要，因为每一个档案馆都是信息资源库，应将单个档案馆信息源联结起来，构建数字化资源库群。换言之，要想进一步改进档案管理资源整合，就务必要集中档案数字化资源，在延伸传统档案馆的功能的同时将其馆藏资源整合成无形的信息中心、资源基地，使档案资源的利用不再受到时间、空间等的限制，促进资源互补的实现，推动档案馆档案资源数字化整合，建成一个涵盖历史文化、政治、经济以及大众生活等信息的综合型档案资源库。

二、规范档案资源整合工作过程

在开展档案管理资源整合工作的过程中，不管是对各项社会工作环节、对档案工作的配合还是对档案工作自身的运行机制，均提出了强烈的法制要求，这是实现档案法制化的强大推力。由于各地区的经济发展水平存在差异，且价值观念、文化传统等不尽相同，使得档案管理资源整合的内容也不一致，这就要求档案管理资源整合工作在应用科学的、先进的、系统的信息管理理念的同时还要注重落实整合的战略与规划、管理系统，致力于建立俗嫉摹⒂星看蠊δ艿摹⒖赏卣沟摹⑽榷ㄇ野踩的档案管理系统；对档案管理系统的整合与应用加以改进的主要目标则在于安全、稳定、操作方便、实用，不能盲目追求先进的、大而全的软件；锁定档案管理资源整合需求，有机结合战略需求和需求驱动，规范、务实地开展档案资源整合工作，并在整合档案资源的观念、方向、目标以及认识等方面达成共识，制定整合的战略及规划时不但要站在全局的高度，更要与整合档案资源的实际需求相符，不能超出既定的档案管理资源整合范围。

三、坚持档案资源整合制度建设

坚持建设制度是改进档案管理资源整合的关键，主要应建立健全这几项制度：一是约束机制的建立。建设制度是在信息时代整合和管理档案资源的根本，但任何行为都要具备约束力，整合档案资源也离不开具备一定约束力的机制。二是督查制度的建立。针对档案管理资源整合工作，要建立起按专题、按期限移交和接收的制度，也就是每一年年初接收档案，保持各个部门与档案部门之间有持续的联系，实时掌握档案信息资源的产生与流转情况，通过加强督查的方式守护档案资源。三是目录备案制度的实施。一直以来，档案管理都强调对信息资源的统一集中管理，这是基本原则，但电子档案尚未普及，在整合实体档案资源时就要充分体现灵活性。因此，在整合实践中要基于档案资源利用实际、档案之间的联系等情况，综合考虑各方面因素，按时段加强对档案资源的异地管理与整合。四是评价制度的实行。以档案鉴定小组为基础建立的评价制度的实行要求档案管理人员要会同相关业务人员，合理评价档案资源，明确其历史价值，做到内容的取舍，从而有机结合对档案资源的价值取向与广泛整合，避免整合工作的盲目性。

四、建立档案资源整合技术保障

一是数字化档案资源存储技术。档案数据仓库有很多数据来源，且档案资源的量每一年都在猛增，随着学术界兴起研究大数据的热潮，档案管理资源整合在这种复杂的、庞大的数据库面前需要专业的技术、设备提供支撑，包括磁盘、光盘、超容量移动硬盘等，在合理存储档案资源的同时快速获取数字档案资源，这些都涉及数字化档案资源存储技术。每一个档案库的档案资源都需要不断更新，更要实时跟踪档案库，所以监控数字档案资源是必然选择，所以存储技术是动态过程，并非静态。二是数字化档案资源ETL技术，即数据仓库技术。该项技术的作用主要在于针对数字化的档案资源进行抽取、转换、清洗，从而装载数字化的档案资源。在该过程中，抽取技术、转换技术、清洗技术发挥各自的功能，且彼此在相互转化，缺一不可。当打算集成所有的档案资源时，就需在整个系统中将相关资源抽取出来，此时就需要抽取技术的保障；处理海量异构档案资源时则需要转换技术的保障，定制各种结构各异的档案资源，消除异构档案资源存在的差异；清洗技术主要是保障对信息冗余问题的解决，包括不完整的、错误的档案信息资源，并修补、排除这些信息；装载技术则是以清洗技术为基础逐渐发展起来的，它按照一定的逻辑结构和类别将各种有用的档案资源输入档案数据仓库，从而通过一系列档案资源整合技术建立起有逻辑结构和层次结构的高效档案库，进一步改进档案管理资源整合。

五、结语

改进档案管理资源整合的最终目的在于避免重复建设，避免浪费资源，实现对资源的最优配置，争取最大化的经济效益。当然，在档案管理资源整合的实践环节，档案人员不能只注重整合档案实体，档案部门还要加强对档案管理资源整合的指导与监督，建立健全更有效、更合理的档案管理资源整合机制，推动档案管理信息化建设进程。

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仓库是用于储存物资设备的设施和机构，是物资设备储存供应的基地。物资设备储存是由其生产部门到使用单位的整个供应链中的一个重要环节，它既是社会物资供应中断时的平衡手段，也是提高管理效益的必然途径.在科学技术飞速发展的今天，社会物质产品极大丰富，仓库的地位和作用显得日益重要。而如何提高仓库的管理水平和质量，更好的为煤矿生产服务也成为我们面临的新问题。

鹤煤集团公司在2010年9月之前的管理模式是：设备、配件、材料、租赁一体化管理模式，在这种模式的运行下，由于新设备的前期管理、材料、配件的繁琐，使得仓库管理的主要职能都倾注到新设备的前期工作、配件、材料的管理中。2010年9月以后鹤煤集团公司，对物资采购部门进行了机构调整，将新设备的管理以及材料配件采购管理工作一起归并到了物资供应处，设备租赁管理工作单设了一个部门进行设备的后期管理工作，机构的调整改革，证明了集团公司对设备租赁管理的高的重视，因此我们的各项管理必须迅速跟上改革的步伐。作为租赁仓库我们清楚地认识设备库管理是一项薄弱环节，因为仓储管理的各项管理办法、制度都是按照物资材料的特征制定的，有些很不适用设备库管理，特别是《机电分公司物资采购管理办法》，与设备管理完全脱节，还有“到货验收登记台帐”，设备、配件、机电产品共用一个模式的台帐，因此设备台帐就很难反映出设备的真实情况。

为了尽快强化基础管理，理顺工作思路，规范业务流程，仓库根据设备管理的特点，学习了兄弟单位先进管理经验，并结合本单位的工作实际，找到了影响租赁仓库基础管理的薄弱的关键因素，制定了实施方案，凝心聚力、向管理挖潜、实现机电设备仓库管理的全新突破，取得了良好的经营效果：

一、设备入库管理流程

1．新设备、退租设备、代保管设备入库前，业务科室应开具《新设备到货通知单》、《退租设备到货通知单》、《代保管设备到货通知单》作为设备验收入库、存放的凭证。

2．仓库保管员依据业务科室开具的《新设备到货通知单》或《退租设备到货通知单》收货，存放在待验区，及时督促业务人员对入库新设备或退租设备进行入库验收；依据业务科室开具的《代保管设备到货通知单》收货，存放在代保管区域。

3．新设备、退租设备到仓库后，设备保管员要记录好到货日期、到货时新设备的状态（包括外包装箱是否有倾斜、倒反、碰撞现象）、退租设备完好情况。

二、设备验收管理流程

（一）新设备的验收

设备到货应及时进行入库验收。设备保管员与公司设备验收人员共同对设备进行验收。

1.数量验收(包括生产厂商、设备型号和购置台件)、资料验收(包括随机技术资料、四证一标志)、质量验收(包括产品外观)。

2.开箱时，设备保管员对设备进行数量方面的验收，要对设备的型号、机号、每个附件等进行清点，并按照《设备到货验收登记台帐》要求认真填写，再与装箱单和到货通知单核对。验收时要结合到货通知单内容和装箱单等进行验收，要查验主机及列入煤安标志配套范围附机的煤安标志证书及标识，要认真核对煤安标志证书与铭牌上的供货厂家、设备名称、型号规格、煤安标志证号是否一致，所有煤安标识是否齐全，并在验收记录栏认真填写验收设备的煤安标志证书号。如发现有不同之处，应在《设备到货验收登记台帐》背面《记事（备忘）录》做出备忘记录。

3.完成开箱后由设备保管员与公司设备验收人员共同在《设备到货验收登记台帐》签字确认。并将《设备点件验收报告单》编号填写在《设备到货验收登记台帐》。

4.设备保管员对煤安设备要单独建立煤安台帐。证件不全的设备不予办理入库手续，未经办理入库手续的设备一律作待检设备处理放在待检区域内，经检验不合格的设备一律退回厂家，暂存退货区域，同时必须在短期内通知经办人员负责处理，需退货时保管员要做好记录，并按照《设备退货登记台帐》要求认真填写。

（二） 退租设备的验收

1．退租设备到达仓库后，由使用单位、租赁库保管员、设备使用管理科人员三方对退租设备进行验收入库。

2．查看退租设备状况、部件缺损程度。

3．查看退租设备相关资料是否齐全。

4．完成验收后，验收人员在《机电设备退库交接验收单》上签字。

（三） 代保管设备的验收

1．代保管设备到达仓库后，由使用单位、租赁库保管员、设备使用管理科人员三方对代保管设备进行验收存放。

2．设备保管员依据业务科室开具的《代保管设备到货通知单》，对照实物进行登记，完成登记后由代保管单位签字与业务科人员共同在《代保管设备存、发放登记表》上签字确认。并将《代保管设备到货通知单》编号填写在《代保管设备存、发放登记表》上。

三、库存管理流程

（一）煤安管理

1.符合煤安条件的设备入库后，要按其性能与定制管理区域分类保管保养，保管员要妥善保管在设备主机、铭牌、包装或说明书上印制的煤安标识。

2.保管员要专门建立煤安设备台帐，台帐上注明入库设备的名称、规格型号、数量、煤安标志及证书编号、入出库时间及发放单位，保证账、卡、物相符。库存设备要做到产品上的标识与证书 、编码及台账相一致。

3．对于证件不全的设备要向有关部门进行反映，禁止发放证件不全的设备。

（二）保管保养

1．入库设备如有腐蚀必须强制保养方可入库，库内设备如有腐蚀要及时除锈上油做好保养。

2．库存设备必须定期检查，每月不少于一次，发现问题及时处理，若是刮风、下雨、下雪天，对于露天存放的设备要及时清理帆布蓬上积雪积水；对于露雨库房，要检查库内设备是否被雨水侵蚀。做好防范，及时清理库内积水，做到：库内设备要勤清点、勤保养、勤整理。

3．定期打扫库房卫生，做到清洁无杂物，库容整洁,严格按照《定置管理》要求规整库房。

（三）设备盘点

1．每半年进行全面清查盘点。

2．由设备保管员通知设备使用管理科共同盘点、设备保管人员按照库房设备实物，进行清点登记，通过对照账本与设备使用管理科账目进行清点，如发现缺少、转移、借出、维修等要在盘点表上做出记录，双方签字确认。

3．对转移设备办理调拨手续；对借出设备要求被借方提供借条，并负责追回；对缺少设备整理清单上报公司领导。

4．盘点结束后，写出盘点分析。

四、设备出库流程：

1.严格按照业务部门开具的设备出库单、代保管设备出库单发放，坚决杜绝无单发放设备。

2．确因厂矿生产急需，可经设备使用管理科、机电仓库同意后，由领用单位经办人写条，设备使用管理科科长签字盖章，方可先发料后补手续，并在三天内补齐手续。

3．发放设备时要核对随机辅件所示数量、规格、名称是否与实物相符，随机技术资料、四证一标志是否齐全，要按照《设备出库（移交）登记台帐》认真填写，并要求领用单位签字认可，属生产急需领用设备要在背面《记事（备忘）录》做出备忘记录。

五、设备档案管理流程

1．凡入库的设备，在其入库、到出库全部过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、以及随机材料均属设备档案。

2．设备保管员兼任设备档案管理员，负责日常档案管理工作。做好各种资料的登记及统计工作。

3．每台设备建立一套对应的文档，设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

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随着信息化水平的不断提高，档案室作为信息管理的重要基地，在档案管理工作中发挥着资料信息的存储、查阅、调用、反馈和整理等多重功效。档案员作为档案管理工作的直接参与者，其综合素质的高低是衡量档案管理有效性的重要指标，因此，加强档案员的专业素质和职业道德建设是推进档案管理工作进程的重要保障。

1. 档案工作的三大认识误区

1.1对档案建立的可行性存在错误认识

很多人对档案建立的可行性存在错误的认识，首先，片面认为档案管理工作就是对历史资料的收集、信息的录入以及手工的制作，认为档案的建立可有可无；其次，单纯以为只要具备一定的职业道德和责任心就能从事档案管理员的工作，从而拉低了档案管理人员的任职门槛；最后，由于档案管理人员的专业素质参差不齐，因此不同的工作人员对档案资料的鉴别能力存在差异，从而极大地阻碍了档案管理工作向科学化、标准化、规范化进程的迈进。

1.2档案管理的时代性较差，错误认为档案室是历史资料的储备仓库

由于档案管理工作是对组织历史发展资料的整理、归类和储备，因此档案室被误认为是过期资料的储存仓库，档案员则是仓库管理员，造成这种错误认识的根本原因是档案管理工作的封闭化限制了管理人员与外部环境的信息互换和交流，从而造成档案管理的弱时代性。

1.3片面认为档案的知识价值薄弱，难以产生经济价值

由于大部分人都认为档案是一种可以多次使用的信息资源，但是不存在或者轻微存在一定的知识价值，因此这种错误观念的滋生限制了档案管理、编制人员的创新意识，从而致使档案管理工作难以形成系统性的价值体系。

2. 档案管理人员应该具备的素质

档案管理人员应该同时具备较高的政治素质、扎实的专业技能、强烈的档案管理意识以及良好的职业道德，才能全面提升档案管理的有效性。

2.1政治素质

政治素质是档案管理人员应该具备的基本素质，它是档案管理员坚持党的领导的重要保障。政治素质不仅能够提高档案员的思想觉悟、净化档案员的社会灵魂，还能培养档案员积极投身于改革开放事业的决心，由此可见，政治素质是指导档案员价值取向的重要条件。

2.2业务素质

业务素质是档案管理人员应该具备的核心素质和关键所在，它不仅要求档案员要具备扎实的档案管理文化知识，还要求档案员具备较强的信息处理技能，因此要想成为一名合格的档案员要在充实自身理论知识的前提下，积极培养自身的人文精神，熟练的掌握档案信息管理技术。

2.3档案意识

由于档案管理工作是一项系统性较强、对动手能力要求较高的活动，不仅要进行资料的收集、整理、收发、登记、传阅、转送和归档，还要准确的掌握档案资料的运转和走向，因此树立强烈的档案意识是确保档案工作有条不紊运行的前提。

2.4职业道德

职业规范和道德准则是档案员应该具备的根本职业素质，对于档案管理人员来说，应该遵循的首要职业道德是遵守工作纪律，对档案的保密工作要高度重视，其次是坚持档案资料的真实性，杜绝造假现象的出现，最后是坚持服务群众的基本理念。

3. 提高档案管理人员素质的可行性策略

3.1向档案管理人员灌输档案创新管理理念和意识

信息化水平的提高加速了档案管理工作向信息化管理的转型，档案管理人员为了适应管理需求，应该主动学习电子信息管理技术，并使之应用于实际的档案管理工作之中，建立电子化信息档案，并积极挖掘档案的潜在价值，加强档案管理模式和方法的创新，并将创新理念始终贯穿于档案管理事业的始终。

3.2加强档案管理人员的素质考核和合理调配

激励档案管理人员认真工作的有效手段主要表现在两方面：一方面是建立素质考核机制，严格执行奖惩机制和福利发放机制，从而不断矫正管理员的错误行为，并对积极进取的管理员给与物质和精神奖励；另一方面是加强档案员工作的合理调配，从而使档案员以最佳的状态投入到档案管理工作之中。

3.3建立档案管理人员专业素质培训机制，加强档案员之间的交流学习

要想保证档案管理人员专业素质培训工作的顺利实施，首先要积极开展档案业务管理研讨会、培训班，从而为档案员提供学习交流平台，其次加大档案管理学习资料的资金投入，积极鼓励档案员进行自主学习，从而提高档案员自我教育的主动性，最后积极发挥骨干档案员的标杆带头作用，从而正确引导档案管理人员进行自我评价和自我完善。

4. 结束语

档案管理工作不仅是对历史资料的储备和保存，更是对不同时期资料的归结和整理，因此档案管理员要积极搜集各个时期的档案资料，不断同步更新档案信息，从而实现档案信息管理的时代化，发挥档案资料的时效价值和知识价值。

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物资管理是企业管理中一项不可缺少的活动。受传统计划经济的影响，在很长一段时期里，我国企业的物资管理模式被深深地烙上了“计划”的印记，按产量指标粗略制定物资计划、仅向少量指定供货商采购物资、无限量加大物资库存等现象屡见不鲜。因此，创新企业物资管理模式并使其顺应现代企业的发展潮流，已经显得愈发重要了。企业工程项目中的物资管理，是对企业生产经营活动所需各种物资的计划编制、采购订货、运输组织、库存保管、合理供应、按需发料、消耗回收等各项管理工作的总称。作为企业主要行为之一的物资管理工作，不仅是物资部门单一的专业管理，更应是企业决策层高度关注的事项，同时也是各部门、专业、岗位人员需共同参与和监督的组合管理，只有全员的参与和齐抓共管，才能有效构筑企业物资管理现代化的完整体系。

1.加强项目物资需求计划的管理

物资需求计划是工程项目部根据施工进度计划的目标，提出工程所需物资的需求，它是完成工程项目计划的物资保障。项目物资管理人员对项目工程的物资需求进行汇总，核实，填写物资需求计划申请表，按物资管理程序进行需求计划的申报。 在物资需求计划的申报时，应充分考虑物资招标、采购、供应商生产、运输等环节时间，以免影响工程项目的顺利实施。

工程开工前，工程项目部组织对施工设计图进行审核及施工单位的复测，项目物资管理人员根据审核设计及复测情况编制工程项目物资需求计划，项目物资管理人员应知该工程需用的主要物资施工预算及核定量，并清楚工程项目电气一、二次部分、线路部分、基础部分、土建部分等设备、材料的需用。

2．加强设备材料进场计划管理

当工程项目确定开工时间并制定进度计划后，设备、材料合同应提前签订，合同到货时间应紧密与工程项目进度计划日期结合，物资采购方应根据项目部的施工进度计划及设备、材料进场计划，及时联系、跟踪供货方合理安排生产、运输等，确保设备、材料的准确、及时到货，以免影响项目的进度计划和顺利实施。

3。确定现场物资管理流程，按照流程分别实施

3.1 现场到货物资接收与开箱管理

项目管理人员员负责组织项目所需设备的接收工作。

设备、材料抵达项目现场后，项目物资管理人员、建设单位及物资采购方等检验货物件数与装箱单是否一致，检查外观是否完好，并填写一份货物到货物资验收移交单，由项目物资管理人员、建设单位与运输承包商一起签字确认。

设备到达现场后，项目物资管理人员负责通知设备供货商等参加设备开箱检查。其中如果设备供货商不参加设备现场开箱检查，须正式发函委托项目部代为开箱检查，并承认项目部开箱结果。此条款在采购合同中应予以明确，以方便设备开箱的实施。

之后，项目物资管理人员将通知项目建设单位、监理方、采购方及其施工承包商技术人员等有关人员共同进行设备开箱检查，并及时填写开箱验收记录，参与各方及时签字确认开箱结果，如有短缺和损失，在设备开箱验收记录上要予以明确。

开箱检查时，如发现设备、材料的数量、质量、型号等与装箱清单或供货合同存在明显的短缺或不合格项，项目物资管理人员负责拍照和录像，并填写设备不合格记录，按照设备退换货程序联系采购方与设备供货商在要求的时间内进行处理。

每个设备合同如果分多个批次开箱，应分别及时填写开箱验收记录，对多个批次的开箱结果分别记录。

开箱验收记录是支付设备到货款的依据，无开箱验收记录不得支付到货款。对于设备管理来讲，未开箱或开箱未填写完整的开箱记录，设备不得发放或使用。

设备开箱后，项目物资管理人员负责收集随货同行资料，并转交项目部档案管理人员，由项目部档案管理人员按照有关规定存档或发放。

3.2设备、材料库存管理

除按建设单位项目现场物资库存管理要求以外，项目部相关专业人员配合物资管理人员监督承包商对设备材料的保管、保养工作，并提供相关技术支持。

施工现场为便于设备材料存储及查找，仓库或者设备材料堆场要按“四号定位”（即：库、架、层、位。库―指货物存放在几号库。架―指货物存放在几号库几号架。层―指货物存放在几号架几层。位―指货物存放在几号架几层几号位）、及“五五堆码”（即：根据各种物料的特性和外形做到“五五成行，五五成方，五五成串，五五成堆，五五成层”使物料叠放整齐，便于点数，盘点和取送。此方法适用于产品外形较大，外形规则的物资）要求进行存放管理并进行合理、有效的分区和制作相应的标牌标识和专人进行管理。

仓库分区时，须考虑车辆通行及消防通道。从安全角度考虑，库存应配置一定数量的二氧化碳、泡沫灭火器且放在固定位置，方便取用和检查，并对相关人员进行消防知识和灭火器的使用培训，达到如遇火灾时会用、能用及扑灭火患。分区样式供参考。

仓库分区参考样式

A B C D E F

1 A1 B1 C1 道 D1 E1 F1 1

2 A2 B2 C2 路 D2 E2 F2 2

道 路 道 路

3 A2 B3 C3 道 D3 E3 F3 3

4 A4 B4 C4 路 D4 E4 F4 4

道 路 道 路

5 A5 B5 C5 道 D5 E5 F5 5

6 A6 B6 C6 路 D6 E6 F6 6

A B C D E F

3.3贮存

项目管理人员要监督承包商对设备材料的保管、保养工作，确保其定期检查仓库和指定的货物堆放场，保证符合货物存放要求。

设备材料应根据不同类别分类存放，如：一、二次电气设备、线材、施工材料等，并按照存储区编号、设备材料名称、单位、数量、安装地点及供货厂家等清楚标识。

设备上厂家提供的原有标识，维持不变。

3.3.1室内贮存

仓库主要用于贮存必须室内存放的二次电气设备、材料等。体积较大的电缆等材料贮存在专门区域，装在包装箱内的配件应同相应的设备放在一起，方便查找。体积较小的设备可摆放在货架上。

3.3.2室外贮存

1、导线盘：导线盘在室外贮存时应固定在地面上，以避免任何移动。存放位置必须周围无积水，可以淋雨，但不能在水下。从安装现场返回到仓库的导线盘，如上面还有导线，必须重新绑扎线头，并在盘上标明所剩的长度。

2、塔材及铁附件类：要确保材料平直摆放，存放时下垫道木防止水浸和锈蚀。

3、金具类：当不能马上进行安装时，金具等材料可以贮存在合适的室外贮存区域（需要优先进行室内贮存的小箱类除外）。

4、可室外贮存的其它设备：设备开箱后应尽可能维持原运输包装，存放时下垫道木予以通风和防止水浸。对于有防雨标识或包装箱破损的设备将采取遮盖帆布等措施予以保护。

3.3.3 不合格设备、材料的贮存

对于不合格设备、材料的贮存，若存放室内，要设专门隔离区；若存放室外则可用警示绳围起以与其它设备隔离。一旦不合格项关闭，室内存放的应转移到正常贮存的位置，室外存放的则只需撤掉警示绳及不合格项标识牌即可。

4．设备材料的发放与退库管理

4.1 设备材料发放

项目部应加强设备、材料的发放工作，施工单位除易损材料外（且比例不得超过1.5%），其它设备、材料必须严格按需求计划发放工程物资，领用时，由施工承包商施工人员填写“设备领用申请单”，经项目部管理人员和物资计划员审核及项目经理签字批准后到仓库领料。

仓库管理员审核无误后签字发放，并在物资管理信息系统中输入发放数据，领料单按发料日期顺序逐月整理建档备查。

4.2 设备材料退库

项目部应加强对工程项目的物资退库管理，设备退库时，由项目管理人员监督施工单位把设备、材料退到项目部指定存放在点，并审核退料原因和理由，填写“退料单”，注明设备名称、单项工程名称、物资名称、单位、数量等及项目经理签字后到仓库办理退库手续。

仓库管理员审核无误后签收，并在该退库设备上标记单项工程名称、原箱号、部件号。退库设备放入专门区域单独保管，退库单按退库日期整理建档备查。

严把材料在消耗过程中的管理，认真做好限额用料工作，配合有关部门合理的、有计划的组织物资供应，控制投入和不合理的消耗。辅助材料按核定标准控制发放、监督合理使用。

开展文明施工，项目管理人员监督施工班组做到工完场清，做好跟踪检查，改变走进工地，脚踏钱币的不良倾向，使材料的损耗达到最小，提高经济效益，改观现场面貌。

5．加强工程项目施工现场物资的统计、分析及档案管理

工程项目部应每周组织1次管理例会，其中必须对项目物资的收、发、存进行统计，分析周工程物资管理工作中发生的各种问题，如：供应情况、验收、入库、保管保养、发放等方面，及时制定措施并安排专门人员予以跟踪落实和纠正，以确保项目物资收、发、存的工作准确无误。

项目物资管理人员应高度重视项目物资的各种档案管理，及时收集、妥善保存，确保项目物资的纸质、图片、录像等档案齐全并签字齐全，以保证档案的可追溯性。

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严格依照国有资产清查文件完成自查、账物核对、现场盘点、数据校核等清查工作，运用实地调查、电话访谈、档案查询、个案面谈等方法，在全面获得了固定资产真实、完整信息的同时，也发现了资产档案管理存在的不少问题。

（一）部分固定资产无档可查。据调查，不少单位对资产进行校核时查不到相关档案，对账上有的、清查时没有的资产无法进行追根溯源；零星档案也是分散在会计和文书档案中，很难查到资产流向等信息。对账上没有的、清查时有的资产，也难以确认资产来源、金额、使用情况等，有的仅凭相关人员的口述进行界定，主观性较强。

（二）部分固定资产档案不完整、不规范，利用率低。固定资产登记上账时较为粗略、模糊，类别细分不够科学，致使档案资料参考价值降低。比如，台桌类、桌椅类资产数量较为庞大、分类细碎，原始材料上没登记资产规格、型号、尺寸、保管人、使用部门等关键信息，致使部分固定资产无法进行深入清查。尤其是饮水机、屏风等耗损性强，价值较小、移动方便的资产更易去向不明；部分电子类固定资产（譬如：刻录机、办公设备零部件）更新换代快，如不能按规定及时处置，故时间一长，不明去向，此项资产的档案资料无法补充。

（三）固定资产档案管理缺乏动态性，资产档案出现断层。部分固定资产使用时间跨度较长（譬如：摄像机，使用年限6年），使用频率高（譬如：安全、检查、监视、报警设备等资产）、使用部门和使用人流动性较大（譬如：台式计算机），对其使用、借还等情况搜集的工作量较大，若未能进行及时跟踪管理，致使相关档案出现空白。

二、固定资产档案管理问题分析

固定资产档案管理既涉及到资产，又关系到档案，是复合型工作，如果相关负责人不具备较为复合的知识结构和技能，就难以对该部分档案进行严格检查，不易对一些不规范的资产材料进行查漏补缺和重新整理。

一是资产管理者档案管理意识相对欠缺。资产管理者不懂档案相关知识，在管理过程中容易漏掉重要文件材料。譬如：资产保管人认为只要是资产一股脑放进仓库里就行，进出仓库的登记不科学，甚至不登记直接入库，这样就无法形成原始材料。资产管理者不能及时根据资产生命周期与资产申购部门、资产使用人、各部门进行沟通交流，致使资产账目登记不全、登记错误等情况出现。

二是档案管理者不了解资产管理流程，难以鉴别或补全材料。资产管理员常常把资产资料送到档案管理员手里，因不了解资产管理等相关情况，往往资产管理员送来的算数，无法进行材料鉴别，不利于档案资料的完整齐全。

三是资产档案相关制度不健全。多数单位进行资产管理是依据省级部门的资产制度，有的虽然制定了本单位的资产管理规定，但丝毫没提资产档案管理或只是几句带过。相关部门或人员保密工作不到位，尤其是档案管理不善的单位，因无依据可查，资产流失率增加。

三、强化固定资产档案管理，提高归档质量

因固定资产涉及办公用房、居住用房、车辆、专用设备等广泛范围，且使用年限较长，固定资产档案管理也相对复杂，管理难度比较大。

围绕资产生命周期，把资产管理文件从生成到永久保存或销毁看作一个系统，以文件生命周期理论为基础，在档案管理的“前端”即文件的形成前便进行干预和控制，对中端即“处理、鉴定、整理、编目等等具体管理活动及末端文件保存或销毁“产生积极影响，提升档案工作的效率，提高档案管理质量。

（一）完善固定资产管理等相关制度，促进固定资产档案管理规范、科学。固定资产管理与档案管理相辅相成，相互促进。一是根据国家、省级行政事业单位固定资产管理政策，结合资产管理与清查中的新情况、新问题，建立健全固定资产管理规定，及时制定或修订适合本单位实际、便于操作的固定资产管理细则，使固定资产管理有章可循，利于形成可靠的资产资料。二是建立健全固定资产档案管理制度，确定资产档案的归档范围和保管期限表等内容，确保收集过程有章可循；严格执行归档材料收集标准，主动细致地收集，按照各类档案的分类原则和方法进行分类整理。及时整理不符合要求的材料，补充必要材料，确保归档内容的完整与规范。建立档案收件簿，规范材料装订，以便日后查阅，使档案管理工作逐步走向规范化、科学化轨道。

（二）重视档案收集和价值鉴别工作。档案收集是档案管理各项工作的基础，鉴别是保证档案材料归档质量的重要手段。实行动态跟踪管理，在资产购置、验收、入账时做到卡片信息正确、清晰、齐全、规范。严格依据资产流动的实际，对资产账目进行更新、完善，把借用单、转移单、故障维修记录、调拨单、登记入库单、资产清查盈亏表、报废审批单、核对单、处置单等信息作为重要档案资料加以保存确保资产档案的系统性、完整性和规范性。对收集起来的档案进行真伪和价值鉴定，对档案材料范围、完整性、真实性进行鉴别，对材料形成手续进行审查，对鉴别后不符合要求的材料采取退回、留存等方式及时进行处理。尤其是资产清查等重点工作的材料搜集整理工作，作为重要的档案资料。对账上没有、清查时出现的资产另外登记造册，每条资产数据登记完整齐全。将那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件“档案化”，要确保文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性并且能够证明，使文件可以作为证据和作为档案保存。

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二、城建档案需要BIM实现现代化

管理城建档案管理的最终目的是为了更好的利用这些信息资源，为我国的城市建设和发展服务，开发利用这些资源就是城建档案的价值所在。按照国家住房和城乡建设部制定《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》的要求，以数字化信息资源为核心，以网络技术为基础，以扩大信息资源的利用为目的，以服务于城市规划、建设和管理为宗旨。适应时展的需要，持续、健康地实现城建档案的现代化管理工作是城建档案事业发展目标。对于目前的城建档案的数字管理水平，只是传统档案管理模式的一种技术升级，用计算机、多媒体、网络等技术替代人工，将实物转换成了数字信息，从档案的收集到最终的利用，档案管理工作的内容没有变化。在提供利用方面，利用计算机代替人工查寻、检索，检索途径多种多样，提高了档案信息检索效率，所查找到的信息，大都与纸质原文件内容相同的电子信息(电子版本)。有许多城建档案馆在开发利用工作中作了很大的努力，如：利用CAD、GIS和RS等技术进行整合，构建了三维信息平台等等。使城建档案信息在开发利用中有新的进展。但是在面对未来的发展，现有这些技术是不够的。作为城建档案管理者需要从更长远的眼光去审视未来。去适应未来发展的需要？参与并融入到“智慧城市”的建设和管理中去。不能把城建档案馆(室)作为一个信息的“仓库”。尽管能方便、快捷地查询到各种城建档案信息，也不能算是现代化管理。城建档案现代化管理机构和场所不能只是一个提供利用“仓库”，而应该是提供利用的“基地”，它所提供的信息应该是经过开发“加工”过的信息，而不仅仅是“仓库”中源始的信息。从建造业现有的技术水平和应用实践的成效来看，BIM是一项较为科学而又切实可行的先进技术，它具备的可视化，协调，模拟，优化和可出图特点，可使城建档案管理水平从现在的数字化、信息化和网络化向“智能化”方向迈进。城建档案馆原有CAD和GIS数据也属于BIM数据整合的部分。目前已有大量的工程项目已经应用BIM技术进行建造，如：北京国家体育场(鸟巢)工程、昆明新机场机电设备安装与运维管理、北京英特宜家购物中心工程、广州市北京路沿线环境模拟(日照、气象)、内蒙古科技馆新馆异型曲面幕墙施工等工程项目。BIM技术能够实现建设项目各参与方通过网络进行协同工作，同时，进行工程洽商、技术沟通、工作协调，实现施工质量、安全、进度和成本的管理与监控。在利用BIM管理的工程项目，BIM汇集着大量与工程相关的数据信息，为工程提供大量的数据支持，使业主、设计单位、顾问咨询公司、施工总承包、专业分包、材料和设备供应商等众多参建单位同在一个平台上共享相关数据，为工程建造提供最优方案。这些数据信息都是工程建造中产生的。这些数据信息不当是建造成果的数据，而且还有建造过程的数据，特别是隐蔽工程中的相关数据(如：地基、地下管理线等)。这些数据信息集中收集到城建档案馆中后，利用BIM平台可再现原来建造过程和模拟将来运营、维护过程。例如：模拟一个建筑出现设备故障怎么办？出现危机(灾害、反恐等)怎么办？某个建筑的改建和扩建选用什么方案？隐蔽工程和地下管线也可以通过模拟再现，而不必再进行二次勘察、测绘等等。城建档案管理运用BIM技术后，其管理水平可提升到“智能化”管理。查寻信息不再需要查找原始信息进行分析，可直接再现建设项目某一阶段的结果。在前后相似的建筑在建造过程中，可以借见，以提高建造的效率。随着建造技术发展和更新，原有的建造工艺需要如何调整和改进。只有这样，城建档案工作水平才会得到更高的提升。如此发展，城建档案机构就不再是档案资源信息的“仓库”，可能就成为档案信息资源利用的“基地”。过去我们说城建档案为城市规划、建设和管理提供决策依据，将来可能就是提供决策方案了。