档案数字化的重要性模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案数字化的重要性，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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多媒体技术在档案管理中的应用，可以使档案信息中的图、文、声像等各种档案实体有效的集中管理，是档案管理能够视听一体化，使得各种档案信息都能以非常生动活泼的形势保存并且再现，使得档案信息的管理和表现形式更加丰富，而且在很大程度上度改变了档案信息内容单一、表现乏味的状况，并且有效改变了目前档案信息中文本和声像档案分开管理的界限。

（二）使得档案实现无纸世界成为可能

利用多媒体技术可以有效将档案信息进行数据压缩、存放在光盘、U盘等快捷内存中，这些内存设备可以海量的存储各种各样的档案信息，从而使得档案管理实现了无纸化管理，如果给档案管理加以宽带、网络的传递应用，那么各个地方之间、各级管理之间都可以通过信息联网，从而在很短的时间内就可以传递大量的档案信息，大大提高了档案信息的有效利用，而且增强了各个地方、各级领导、企业内部上下级之间的交流沟通，在很大程度上提高了档案信息管理和传递的效率。

（三）实现声像档案的快速查询，减轻了档案管理的人工工作量

多媒体技术具有非常强大的图像、声音编辑功能，可以高保真、高效率、非常机密的将声像档案录入、播放输出以及多种检索再现服务等等从而有效实现了声像档案的快速查询，进一步减少了文件往来传递的时间，节省了大量人力物力，最重要的是可以以任意形式对档案信息进行组合打印输出，进行主题关键词的检索，自动进行文件组卷等等，使档案管理人员有效的从繁琐单调的工作中解放出来。多媒体技术在档案管理中的有效应用使档案管理在很大程度上实现了数字化管理，数字化管理可以有效的将所有的档案管理信息数字化，自动进行分类、整理、保存、再现，这些管理方式都非常快捷方便，而且档案信息资料的收集也变得非常方便，所以，多媒体技术在档案管理中的应用，能够有效加强档案数字化管理，大大减少了人工管理的工作量，也保证了蛋糕信息管理的质量和安全。

（四）增加了档案信息的保密性

多媒体技术在档案管理中的有效运用大大提高了档案信息的保密性，使得档案信息更加准确，多媒体技术利用扫描仪，把文本、图像等档案信息为可以被电脑接受处理的数据，而且有效的利用多媒体技术可以避免因复印对档案原件资料的损坏，最重要的是，多媒体技术有效的避免了档案文件在复印过程中可能导致的信息泄密和进入其他文件查阅的情况。

（五）提高档案信息管理能力

多媒体技术在很大程度上简化了档案管理的归档程序，这是提高档案信息管理能力，加强档案数字化管理的重要途径之一。作为档案管理工作起点得归档工作，一直以来都得到非常的重视。每年，综合档案室都要收集大量相关的档案资料并且进行有效的分类管理和整合存储，文书处理部门和各档案业务部门立卷归档指导的工作量非常之大，任务繁重，大部分档案管理人员都将大量时间和精力花在档案资料归档工作上。而多媒体技术的广泛应用，有效的加强了档案管理的数字化管理，简化了繁杂的立卷归档工作，如今，多媒体技术的应用下，文书处理部门随时随地都可以快速的将各种文件资料档案通过信息网络传递给综合档案室，综合档案室管理人员再根据具体情况，利用计算机中的数字化程序对文件资料进行准确、高效的分类、整合以及归档，从而高效的完成档案管理工作。传统的档案分类、立卷、编目、移交以及统计等冗杂繁琐的工作通过多媒体技术都可以快速、高效的完成，大大提高了档案管理的工作效率，促进了档案管理的数字化管理，也在很大程度上减少了文书处理部门、档案业务部门的相关管理人员的工作量，从而给档案管理提供一个全方位、高质量的信息服务。

二、未来多媒体技术在档案数字化管理中的应用前景

（一）多媒体档案虚拟现实系统

未来的档案管理必定已经在很大程度上实现了数字化管理，其档案管理方式应该采取真实和虚拟并存的方式，其中，虚拟档案管理应该采用数字模拟物品以及真实场景的三维模型展示。而且保存真实档案的库房不允许人随意进入，但是虚拟现实技术可以让操作者完全处在真实的幻觉空间中，操作者也只有戴上特制的眼镜才能看到真实的档案资料，因为档案管理的虚拟完全三维化，所以操作者置身其中就像是处在一个看得见、摸不着的世界，这些虚拟环境和真实情景几乎一样，有非常高的真实性，不被人怀疑，这样虚拟档案数字化管理可以有效减少档案资料的不安全因素和信息被毁坏、盗窃的危险。

（二）多媒体保安监控系统

多媒体技术在档案管理中的有效应用，促进了档案管理保安监控系统的研究发展，除了原有的功能，保安监控系统还可以进行图像处理、语音报警、信息存储和查询等等，其中报警处理是多媒体保安监控系统的核心部件，报警就会导致一系列的连锁反应，同时产生相应的语音提示、自动具体报警信息和值班信息，并且提供警报出现的具置，从而采取有效的措施，保证档案信息的安全性和完整性。

（三）多媒体档案信息检索系统

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新时代条件下，档案信息化建设已成为必然趋势，如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来，如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题，体现其在档案信息化建设中的重要性，将是一个值得探讨的话题。

1、数字档案在档案信息化建设中的重要性

信息时代，现代科学技术已经广泛应用于各个领域，作为档案信息化建设，数字档案的选用将是其重要的一环。它是实现档案信息化管理的必然步骤。数字档案应用于档案信息化建设中，对于档案的标准化和规范化来讲是非常有利的。对于一个企业来讲，随着员工流动性的不断增大，其档案堆积越来越多，如果运用现代企业档案信息管理技术可以在很短的时间内调查员工的各种状况，大大增强办事效率，再如对医院来讲，病人的资料和病史是一笔非常重要的财富，通常会存档保存，但日益增多的病例将造成医院档案管理部门工作量的不断增加，传统的纸质档案管理手续非常复杂，只有通过计算机网络下的数字档案系统才能解决工作人员的实质问题。

当然，数字档案在档案信息化建设中的作用还不仅如此。档案技术的人类的历史发展，一方面是对过去事件的记录，另一方面也是对未来事件的启发。所以我们在进行档案信息化建设的过程中，如何保证档案信息的有效性和准确性将十分重要。数字档案的出现使得这项工作变得非常方便，因为它是高科技产物，通过数字档案的管理可以实现所有档案及时管理和更新的效果，所以相对于以前的实体档案，数字档案在有效性和准确性上有其必然优势。

此外，数字档案在档案信息化建设中还有一个优势，那就是安全性比较高。这点尤为重要。虽然之前的纸质档案已经流传了几百年，但是其安全性往往没有数字档案高，因为数字档案可以采用安全密匙等高科技手段对重要文档进行加密，所以同相应的纸质文档相比，数字档案的优势显现的非常明显。

2、档案信息化建设存在的问题

2.1 档案信息化专业技术落后

档案信息化建设不是单单有几台计算机加之简单的系统软件就算开发完毕，而是必须要由健全的基础硬件设施，如计算湘以扫描仪，还要有全面的软件设施、档案管理软件和安全防护系统相结合，才能有效地开展信息化建设。此外，电子档案需要存储在介质上，存储介质的保护、防止数据信息的丢失、确保传输介质稳定及信息的完整传输也都需要专业的信息技术的应用才能实现。目前，我国不少机构虽有独立的软件平台，却没有统一标准的软件系统对接，而在信息化建设中又各行其是，无法实现信息资源的共享。

2.2档案信息安全面临严峻挑战

档案信息化的目的就是要达到信息资源的共享，但信息共享却存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范围，若要达到全社会共享，还存在一个信息安全保密的问题。网络病毒与网络黑客的出现，对于网络技术和计算机的应用是一个挑战，档案信息共享随时会出现信息漏洞的现象，这就会对档案工作造成威胁，在档案信息化的过程中，信息漏洞很可能是无意当中就会出现，无法保证信息的复制，这就出现了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基础上实现信息共享就是目前需要解决的问题。

2.3 档案工作人员信息素养不高

在信息时代，一个合格的档案管理者既要懂得计算机基础知识和运用技能，熟练操作办公软件，能把信息管理知识应用到实际工作当中，还要对现有的档案信息进行整理分析、信息归类，提炼加工有用的信息供档案信息需要者使用。而目前，我国高素质的复合型档案工作者比较少，大多只能满足一些基本的需要，不能达到信息化建设的要求，只是简单地进行计算机基本管理，而无法实现现代化技术的推广应用，一定程度上阻碍了信息化建设的深入。

3、档案信息化建设的对策

3.1提高档案人员的素质

档案信息资源的性质决定了它的管理人员必须拥有高素质。首先，在思想上，档案人员要对这项工作充满热情，并要有无私奉献的精神。档案人员不仅要懂得档案管理，还要拥有一定的科学知识，要具有优秀的沟通能力和表达能力。从各个角度提升档案人员的素质，包括提升管理能力，不断学习新的知识和技术，不断适应时代的发展。

3.2加强档案信息的安全保密工作

确保档案信息安全是档案信息化工作的重要内容，没有完善稳妥的安全防范措施，档案信息工作将成为无本之木。首先，建立档案信息的安全机制，要有层次分明的信息利用机制和严格的权限设置，保证信息的安全传输。其次，运用防火墙技术，由于网络病毒及黑客的手段很隐蔽，因此，要把这一技术广泛应用到信息化当中，阻隔因病毒侵害、黑客攻击等引发的不安全因素，保证档案信息的安全运用。

3.3 加快相关立法和规范化管理体系的建立

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1.1档案信息化管理的重要意义从前传统的档案管理方式具有一定的局限性，实现档案管理的信息化可以打破以前那种封闭的管理模式，逐渐走向开放，信息化的档案管理模式有助于档案管理部门从具备档案保管与利用的职能向信息采集与服务职能的转变，信息化的档案管理模式可以实现档案信息资源的合理配置与管理。从一个企业的发展来考虑档案的信息化管理，档案是决策与管理的基础依据，当做出一些重大决定时往往都会将档案作为一个参考内容，所以档案对于决策的正确性有很大的影响。实现档案的信息化管理可以做到档案长期有效，还可以实现资源共享，所以实现档案的信息化管理具有重要意义。

1.2档案管理效率更高传统的档案方式就是从档案的收集、整编开始一直到提供给单位利用都是手工完成的，然而随着社会的发展信息量越来越大，所以对于档案管理来说难度与复杂性也都有了更大的难度，因此从前的传统管理方式已经不再适用。如今的数字档案促进了档案信息化的发展，实现了档案管理的自动化与网络化，不再像从前那样每次使用档案都要有很多的程序，实现信息化档案管理之后只需要一次录入档案，便可以多次使用，信息化管理的最大优点就是档案共享，大大的提高了工作效率。其次，对档案的检索与查询也更加方便，在查询时有多种方式可以选择，查询者可以根据自己的要求选择组合查询、分类查询、模糊查询的查询方式，很大程度的减轻了工作人员的负担。数字档案在档案信息化建设中发挥了重要作用，通过计算机对档案进行管理，不仅为工作带来了便利性，而且还可以自动产生催还记录，可以有效解决借阅者逾期不还的问题。

2数字档案在档案信息化建设中存在的问题

2.1档案信息未能全面实现资源共享人们对于所需要信息的要求是全面、快速、标准、有效，但是在实际中却存在一些问题导致档案的横向联系堵塞，由于系统之间的沟通比较少，所以也就没有统一的规范，直接导致档案信息交流存在一定的困难。面对这种问题必须加强档案之间的横向交流，对于信息化建设之中涉及到的相关标准要经过共同的研究进行制定，多方面采取意见，并且尊重大家提出的建议，主要规范档案管理过程中责任者的行为。根据所指定的标准统一实施，使网络化的信息资源最终形成一个信息系统，实现档案信息资源共享。

2.2数字化档案管理标准规范性不够随着档案管理的信息化程度逐渐加深，信息化各为其政、各取所需，没有形成一个完整的统筹局面，对于档案的管理工作不能做到全面考虑，导致很多数字档案在信息化时都是走一步算一步，并没有长远的计划，档案管理人员针对档案之中存在的问题往往都是采取边发现边解决的方式，信息化建设没有统一的标准。另外，由于档案管理的不规范，造成使用格式与数据都不统一，影响信息的接收与传送。

3解决数字档案在档案信息化建设中存在问题的建议

3.1调整馆藏机构推动数字化档案建设发展由于一直以来对于档案的管理都不受重视，所以发展受到了很大的影响，关于档案的保存也一直沿用传统的方式，但是对于当今社会来说信息量大并且信息复杂性大，所以从前传统的档案管理方式已经不再适用。必须根据社会的需求以及各个行业对于档案管理的需求进行档案管的结构调整，推动数字化档案建设的发展，利用科学技术的成果对档案管理进行信息化建设。与传统档案管理的模式相比，数字档案馆的功能更加强大、服务手段更加全面、并且对于信息的处理质量也要好很多，最重要的是对于信息的管理以及调用等效率都更高。进行数字化档案馆的建设可以打破使用者与档案之间时间与空间的限制，在索取信息时可以更加快速方便的找到所需要的信息。总之，调整馆藏机构推动数字化档案建设的发展可以实现信息的共享，在进行信息化管理之后不仅可以获取自身档案馆的馆藏信息还可以获取网络中大量信息，对于信息的获取更加方便。

3.2重视档案信息化与法制化建设为了规范档案的信息化管理，应该根据相关的规章制度要求加快档案法制的信息化建设，以实际之中所遇到的情况作为依据，参考群众的建议制定电子文件与规章制度，利用具有强制性的规章制度作为约束机制，从而提高信息化的建设水平。另外，还有宣传与档案相关的一些重要信息，完善档案管理的标准体系，在档案管理部门的员工应该认真学习并且熟知档案管理局制定的信息化标准，从而提高档案部门内部对于档案管理的重视。另外，档案管理局所制定的标准只是一个依据，在实际中对于档案档案管理的要求还应该以实际工作情况为主，结合部门本身的特点制定适合自身运行的制度。通过逐级的发展使我国档案管理法制性越来越高，使档案的发展更加迎合社会，促进我国信息化管理体制的发展，使其不断走向国际。

3.3重视信息化人才的培养对于档案的信息化管理来说不仅要具备充足的档案管理知识，还要熟知计算机以及所使用软件的操作方法与结构，并且对于现代化技术也要有所了解。所以档案部门应该建立一支技术能力与职业素质兼备的信息化队伍，档案部门可以通过对内部工作人员定期进行培训的法师提高他们对信息化处理的工作能力，还可以通过引进新型设备是方式增强本身的硬件实力。

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关键词 地方院校；纸质档案；数字化；对策

在全球信息化和信息资源共享的趋势下，社会对数字化档案的客观需求日益加强，传统的档案管理手段面临着巨大的冲击。因此，国家档案局于2011 年颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中，把“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理” 列入主要目标。在这样的背景下，近三年档案管理也由纸质时代向数字化时代迈进，纸质档案的数字化作为实现数字档案馆建设的基础工作就显得尤为重要。而作为培养人才的地方高校的档案部门与其它档案部门相比，在硬件和软件上存在着一定的差距，因此对地方院校纸质档案数字化建设进行分析探讨尤为必要，只有在对档案数字化有清楚认识的基础上，才能更好地解决好纸质档案的数字化之路，为今后的地方院校数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

一、地方院校纸质档案数字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。纸质档案数字化就是采用现代的科技设备，如扫描仪、数码相机等对纸质档案进行扫描和拍摄，加工成图像或数字文本，然后存储在光盘、磁带、磁盘等载体上，并且在电脑上进行识别的数字图像处理过程。经过数字化处理的档案可以在计算机上得到很好地保存，需要查寻时方便快捷，可以大大提高效率。地方院校档案部门实行纸质档案数字化，能使数字档案资源不断丰富，学校的各院（系）、各部门以及校友、社会公众能通过数字化档案管理系统即时查询，利用所需要的档案数据原文（件）信息，避免了纸质档案利用方式对档案实体的多次借出或复印所造成的大量时间和人力的浪费，有效提高工作效率，降低档案保管和利用的成本。

（二）保护库存档案安全的最大化。一直以来，由于传统的档案保存方式是纸质档案和目录管理，不仅需要大量的库存空间，而且查找利用必须到库房，工作量大，管理成本较高，且档案容易受到损坏，如纸张发黄、发霉、变脆等。而档案管理由纸质档案为主转变为数字档案为主后，可以通过一定的权限控制直接在网上查阅复制或打印，减少了对库存纸质档案查阅和复印次数，降低了库存档案的受损速度，解决了档案反复借阅利用和档案管理又必须尽可能延长档案寿命的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效管护，确保档案实体的完整与安全。

（三）提升档案工作者的形象和社会地位。在以纸质档案为主的高校，档案工作者大多仍从事于比较机械的手工劳动，工作效率低下，这在一定程度上影响了公众对档案工作者的评价。纸质档案的全文数字化管理，既是各级档案管理部门与时俱进，实施国家档案事业“十二五”规划的大事，是促进档案管理信息化、现代化的具体措施，也是适应信息时展的需要和现阶段档案工作的亮点工程。地方院校档案数字化项目完成得好，档案的价值得到充分发挥，档案工作对本校的发展及服务地方经济等发挥的作用就显著，可以大大提高档案工作者的社会地位。

二、地方院校纸质档案数字化面临的问题

（一）缺乏数字化的规范和标准。目前，纸质档案数字化标准是《纸制档案数字化技术规范（中华人民共和国行业标准DA/T，31-2005）》。这一规范尽管为纸质档案数字化工作的开展提供了技术指导和支持，但与纸质档案数字化工作相配套的管理规范尚未建立完善，如数字化的扫描流程、扫描件使用的文档和表格等，标准规范较少或各系统、各省市自行其是，或标准的内容不尽全面，尤其是一些地方高校，由于档案硬件设施、技术水平相对落后，还必须同时接受省级、地( 市) 档案行政管理部门的领导和管理，在面对某些标准前后不一、上下不一时，无所适从。再加上档案管理软件及有关设备硬件的差异，直接影响着数字化过程中形成的电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的程度和范围，直接影响档案信息化建设的步伐。

（二）缺乏档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。信息化背景下，档案信息化建设需要既精通档案业务知识，又掌握现代化、网络化技术等信息技术的复合型人才。受地方高校现行人事制度的影响，目前地方高校档案队伍整体素质普遍偏低，年龄结构、学历结构不合理，计算机水平较差，一直以来，习惯并固守于传统的纸质档案管理的工作模式。往往是懂计算机、网络技术的人员不了解档案业务，精通档案业务的人员对数字化及网络技术研究不够，有的甚至认为档案数字化是计算机人员的事，对此项工作的重要性及自身的责任和义务没有较好地把握，服务意识和综合素质不强。

（三）纸质档案数字化过程存在安全隐患，工作流程衔接性较差。为了保护档案的安全，优化工作流程，地方院校档案部门大多根据实际情况制定相应的档案安全措施，如纸质档案的领取、扫描、数字转换、挂接等环节的保管制度。但由于纸质档案数量庞大，参与扫描、挂接等诸环节的人员多，加上计算机硬件、数据导入、导出等不确定因素，档案信息的安全得不到保障。（四）重视不够，经费投入不足。纸质档案的数字化要求具备相应的软件和硬件条件，要人力、物力和财务支撑。如购置计算机、服务器、扫描仪及相关软件，聘请专业技术人员或直接将数字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于经费困难，学校必须将有限的资金投入到关系学校生存发展的教学和科研工作中，对学校档案工作的经费投入相当有限。

三、地方院校纸质档案数字化建设思路

（一）提高思想认识，加强硬件投入。首先，面对信息化的时代要求，地方院校的各级部门应当在思想上有明确的认识，应当充分认识到纸质档案数字化的重要性和必要性。在信息化时代中，信息公开是必然的要求，而且其公开程度将会越来越高。这样一来，档案的社会性质就必然会不断地得到强化，档案所涉及到的对象和档案利用的范围也会不断地逐渐扩大。作为培养地方社会经济发展人才的高校，应当首先充分地认识到档案数字化建设的重要性，提高思想认识，转变观念，发挥高校档案信息资源在地方经济发展中的作用。

其次，在有了思想上的明确认识后，要做好建设规划。纸质档案数字化是一项庞大的系统工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的学生培养、学科建设、人才培养、校园基础建设、上级文件等档案，需要花费大量的人力、物力和财力来进行数字化。这种数字化过程不是一蹴而就的，得对馆藏档案进行调查，要求对档案的类型、数量、利用情况和保存状况有一个很好的了解。然后再根据情况做一个统筹计划，然后进行数字化建设，包括扫描仪、服务器等硬件配套设备的采购，数字化时间进度的安排，专职人员和专项经费的安排等，从实际和长远的目标保证纸质档案数字化建设的效果，早日对重要档案和利用率较高的档案进行数字化，在保证档案数字化正常建设的同时，也能满足档案馆正常功能的运行。

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高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析

对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析

高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析

从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。

再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。

第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。

第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

参考文献：

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关键词：

高校；学籍档案；数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。

第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。

第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

参考文献：

［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.

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1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

参考文献

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二、方志馆档案数字化管理的基本特征

方志馆档案数字化工作是在传统管理基础上，引进新科技、加入创新，使之成为顺应时展、满足社会需要的新型档案管理模式。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的变化，传统档案管理主要以纸质为媒介，对档案信息进行收集、整理、归档等，工作量大而繁杂，容易出现差错。利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理，能够节省空间和人力。通过局域网、互联网等计算机检索、阅读电子档案，为档案信息利用提供了新的方式。传统的档案管理，在远程传递档案信息方面存在诸多不足，如易泄露和丢失等。而方志馆档案实现信息化管理后，便可利用网络随时随地检索、查阅档案信息和传输信息，实现了方志馆馆藏档案信息资源的共享。

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社会档案管理工作包含的种类非常多，主要是依据不同的适用范围及管理内容进行划分。对民生档案而言，社保档案是其重要组成部分，主要是记录参保单位和个人的参保情况，同时也是维护参保者社会保险权益的重要依据，对社会个人以及我国社会保险事业的发展都具有重要的现实意义。同时我国对社会保险事业的投入力度不断加大，并颁布了专门的社会保险制度，投保人数急剧增加，对社保档案管理工作提出了较大的挑战。我国数字化技术不断成熟，其应用范围也不断扩大，在社保档案管理工作中推行数字化管理是推进管理工作发展的必然趋势和要求。

一、社会保险档案管理工作的作用分析

（一）社会保险档案信息具有重要的使用价值和参考价值。社会保险档案管理具体而言就是对参保单位和个人参保情况的详细记录，主要有个人的文字信息、数据图表以及参保单位的详细资料。社会保险档案管理信息具有较强的真实性、专业性，能够真实有效地反映个体和单位的参保情况，可以直接作为原始信息资源被参保单位或个人使用，同时也是社会个体享有社保福利的重要依据，社保档案管理信息具有较高的使用价值和参考价值。

（二）社会保险档案管理工作是社会保险事业发展的重要基础。近些年来，我国不断加大对社会保险事业的投入力度，而与其相关的社会保险档案管理工作也日趋完善和规范化。我国针对社会保险档案管理工作制定了具体的法律法规，对社保档案管理年限进行了具体的规定，并且细化社会保险档案管理材料，针对不同类型、不同项目的参保人，实行差别收费。这在很大程度上说明了我国对社会保险事业的重视力度，并且其配套服务也日趋完善和规范，正确认识了社会保险档案管理工作对社保工作开展的重要性和必要性。

二、社保档案管数字化管理的必要性分析

随着社会经济的不断发展，我国对民生事业的投入力度不断加大，社会保险业务量大幅增长，而与之配套的社保档案管理的工作量也急剧增加，对社保档案管理工作提出了更高的要求。社保档案管理工作是社保事业开展的基础，它贯穿于社会保险业务的全过程，保障社保工作顺利进行。同时随着社保档案管理工作量的不断增加，传统的档案管理模式已经无法满足社保档案管理工作的需要，建立一套高效率、规范化、容易储存和利用的社保档案管理信息系统迫在眉睫。就当前而言，社保档案实行数字化管理极大地提高了工作效率，使社保档案信息的使用、储存以及查询都更加地方便快捷。

三、社保档案数字化管理构建的保障措施

社保档案具有较高的社会使用价值，对我国民生事业的顺利发展具有重要作用。相关政府部门应正确认识到社保档案管理的重要性，不断加大对社保档案的管理力度，使其为我国民生政策的制定提供坚实的数据支持。并且我国已经全面进入信息化社会，信息技术、数字技术在档案管理工作中也得到充分的利用，极大地提高了我国档案管理工作效率。因此社保档案数字化管理的构建符合档案管理工作的发展要求，下文将对社保档案的数字化管理的实行提出具体的几点保障措施。

（一）加大对社保档案管理的投入力度。社保档案数字化管理体系的构建是在一定的物质基础上实行的，需要引进先进的信息化设备。因此相关部门一定要加大对社保档案管理的投入力度，为数字化管理体系的实行奠定坚实的物质基础。只有有了充足的活动资金，才能合理配置社保档案的管理部门，配备足够的档案管理人员，为社保档案数字化管理奠定组织基础。

（二）建立完善的系统风险防范措施。档案的数字化管理所生成的电子信息，既然和网络相连接，就存在着一定的风险，这种风险不是主观的，而是客观存在的。社保档案管理者要树立风险观念，积极主动地制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。所以，要在档案实施数字化管理全面分析的基础上，积极地制定详尽的风险防范措施，尽最大努力把风险掌控在一定范围之内，并且及时发现和消除潜在的风险隐患，切实提高社保档案数字化管理体系的安全性与可靠性。

四、结语

综上所述，社保档案是我国民生档案管理的重要组成部分，直接关系到参保民众的社会福利，同时也是我国社会保险事业顺利发展的重要基础，对我国民生事业的发展也具有重要的促进作用。近些年来，随着社会保险事业的不断发展，社保档案管理工作迎来新的挑战，变革传统的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保档案管理相关单位应积极引入信息化技术，推行数字化社保档案管理，提高社保档案管理工作效率，为我国社会保险事业发展奠定坚实的基础。

【参考文献】

[1]刘彦红.浅析社保档案的数字化管理[J].现代商业，2014（2）：77.

[2]郝薇.社保档案数字化管理的架构探讨[J].华章，2012（35）：323.

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近年来，伴随着国家高等职业教育大发展，广西的50多所高职院校的发展也进入了快速发展阶段，办学规模、办学质量、综合实力都在不断提升。随着信息技术高速发展、网络技术的广泛应用，各高职院校也越来越重视校园信息化建设。档案数字化建设是校园信息化建设工程的一个重要组成部分，如何加快档案信息数字化建设的步伐，推进高职院校档案信息化建设的进程，已成为各高职院校档案工作所面临的一项重要课题。

一、高校档案数字化建设的内涵及其重要性

（一）档案数字化是校园信息化建设的重要组成部分。随着科技的发展，广西高职院校也正逐步开展校园信息化建设，纷纷使用办公自动化（OA）系统、网络教学平台、学生信息管理系统等先进管理平台。高职院校档案室是为学校教职员工、学生提供重要服务的窗口，必须得跟得上学校发展的脚步。档案信息化是校园信息化建设的重要组成部分，只有加快档案信息数字化建设，才能更好地为学校各项工作提供高质量的档案信息服务。

（二）提高档案提供利用的效率。传统的档案资料查找方式是先经过手工或者的档案管理系统进行目录检索再到库房查找，有时候要往返几次库房才能查到利用者所需档案资料，花费较长时间。档案数字化后就可以直接在计算机上轻松查找，节省了时间，提高了工作效率。同时，将档案信息经过校园网络传输，就可以提供给校内外相关人员利用，利用者不受时间、空间的限制就可以进入档案管理系统查找相关档案信息。

（三）有效提高档案的科学管理水平。传统的档案管理模式以纸质档案管理模式为主，占用空间大；对纸质档案的频繁翻阅容易造成损坏、字迹褪色。目前，广西大部分高职院校的档案库房面积仅能容纳3-5年的库藏量，随着档案的逐年递增，现有库房很难容纳庞大的档案。实施档案数字化建设，不仅可以大大节省档案存储空间，还有利于延长档案的使用寿命。

二、广西高职院校档案数字化建设存在的问题和困难

（一）档案工作经费投入不足。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》中规定：“建校历史在50以上或全日制在校生规模在1万人以上或已集中保管的档案、资料在3万卷以上，都需要设立档案馆。”根据规定，目前广西大部分的高职院校已符合成立档案馆，但是由于各方面的原因还没有一所高职院校成立档案馆，仅仅是成立了档案室，隶属于学校办公室。档案室仅配备1名专职档案员，虽然少数院校配有2名专职档案员，但常常还要兼顾学校办公室的日常工作。档案数字化建设需要投入大量的人力、物力和财力，需要配备相应的软件和硬件设施。大部分高职院校正处于建设发展阶段，主要将经费投入基建、教学和科研上，不可能对档案工作投入太多。

（二）以传统管理模式为主。目前，广西的高职院校档案管理仍以传统管理模式为主，主要采用纸质、录音、录像等载体保存档案；以案卷归档和保管的方式，开展档案的收集、整理、鉴定、利用等工作；提供查阅的方式以手工翻本，费事费力。虽然统一使用了GD2000档案管理系统，但仅局限于档案目录数字化，档案全文数字化仍然是空白。更没有实现档案资源在校园网共享，无法满足多用户的同时需求。

（三）档案数字化建设步伐缓慢。2002年国家档案局《国家档案信息化建设实施纲要》颁布，自此我国全国各地、各高校档案信息化建设逐步开展。但是2002年广西的大部分高职院校刚刚从中专、技校升格为高职高专，学校工作的重心是整合办学资源、扩大办学规模，把精力集中在教学和科研工作上，根本无暇顾及信息化建设，因此档案数字化建设是非常滞后的。

（四）数字化档案信息安全存在问题。档案数字化为我们提供了方便快捷的服务，但是档案信息安全问题也成为档案管理中不可忽视的问题。一是将纸质档案原件数字化过程中，拆分、扫描、数码相机拍摄时容易造成档案原件的丢失或者字迹、数据不清晰。二是档案信息网络化后，面临着计算机“病毒”、“黑客”等安全问题。高职院校档案内容涉及范围广、信息量大，尤其是科研类档案具备非常高的科技含量。如果不加以安全保护，将造成重大损失。

三、广西高职院校档案数字化建设的对策

（一）加大对档案数字化建设经费的投入。要提高对档案管理工作的重视，加大经费投入。首先要配备档案专职人员，对档案人员进行定期培训，档案人员除具备档案业务知识外，还要掌握计算机操作、网络管理、数据库建设、图像处理等专业知识。其次还要配备档案数字化建设所需相关设施，如计算机、数码照相机、扫描仪等。

（二）制定完善的数字化建设的标准和制度。在开展数字化建设前期，按照国家制定的统一标准和规范，结合高职院校的实际情况，建立一套完善的档案数字化建设制度，确保学校档案数字化建设的质量，从而使档案管理朝着系统化、标准化和规范化方向迈进。

（三）做好前期调查研究工作。档案信息数字化是一项系统性工程，不可操之过急。高职院校档案信息量庞大，短时间内不可能将全部材料数字化。在进行档案数字化建设前，要做好调查研究工作，可到区内外先进的高校或者企业学习了解档案信息化建设的先进经验，避免盲目建设。根据本校近几年档案的利用情况，制定科学合理、切实可行的计划，要按照先新后老、先重点后一般的原则，分步骤对档案信息进行数字化。

（四）加强数字化档案信息安全。档案信息安全保护涉及的主要内容包括：信息安全规范、信息加密、信息认证、防治计算机病毒、信息备份、网络安全和档案信息长期可存取技术等。一是档案信息数字化工作中要注意档案材料的完整性，不能在数字化过程中造成原始档案的丢失、破损，在扫描或相机拍摄过程中要注意使字迹清晰不模糊。二是做好档案信息备份，购买先进的存储设备，避免档案管理系统的软、硬件更新换代后导致档案信息无法读取。三是档案信息数字化后，要维护好档案管理系统的稳定性和可靠性，给档案信息一个可靠安全的存储环境。