档案管理机制模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理机制，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

医院进行自主招聘是根据医院的实际发展需求而展开的编外人员的招聘，因为只有引进高素质的专业人才，才能促进医院医疗水平的提高。然而医院在对这些人员的档案进行管理的过程中，一些问题也随之显现出来，基于此种情况，笔者以医院实行人事档案管理机制的优势作为文章内容的切入点，并对人事档案管理存在的问题和对策进行了详细的阐述，希望能对医院的档案管理人员提供一些借鉴和帮助。

一、医院实行人事档案管理机制的优势

（一）促进医院职位结构的合理化

众所周知，每个事业单位的编制名额都是有限的。但是有时候有限的名额不能满足医院对人才的需要。而医院实行人事档案管理机制，就打破了编制对医院人才纳入的限制，不仅促进医院职位结构的合理化，同时也让医院纳入了大批的高素质的专业人才，提高了医院的医疗水平的同时，也使医院获得了更高的经济效益

（二）简化招聘流程，促进医院用人机制的良性发展

正如上文所述，医院实行人事档案管理机制，打破了编制对医院人才招聘的限制，这样医院就可以根据自己的实际需要，自行招聘人才。我们都知道，正式编制人员的调动，过程非常复杂，手续相当烦琐。而医院在进行招聘人才的过程中，可以直接通过双方的平等协商鉴定劳动合同，这样就简化了招聘流程，在办理手续的过程中非常便捷，医院要严格对招聘人员进行考核，施行优胜劣汰的政策，从而促进医院用人机制的良性发展。

（三）可以有效解决医院工作人员不在其岗位却占其编制的问题

随着各国的频繁交往，使得各个单位出国学习的人数逐渐增多，在这些人中不乏编制的人员。医院实行人事档案管理机制，就会对出国学习不归的人员进行清理，通过主管部门的审批，就可以空出编位，从而有效地解决了这一难题。

二、现阶段人事档案管理存在的主要问题

（一）“人档分离”的情况导致无法快速开展工作

我们知道，当职工遇到晋升职称、函调政审、党团关系等问题时，是需要查阅该职工的档案的。而由于人员的人事档案都是存放在人事机构的，所以，当职工需要对档案进行查阅时，先要和人事机构联系，要不就是认识机构去查档案，要不就是将档案接回来在进行查阅，这样不紧降低了工作效率，同时也导致工作无法快速地展开。

（二）人事制度不够完善

由于医院和人事机构的工作职责不够明确，这在一定程度上降低了人事档案管理的工作效率。目前来看，人事机构对医院人员的人事档案的管理工作仅仅停留在保管的层面，致使人事档案管理的工作并没有真正发挥它的作用，所以，完善人事制度是大势所趋，势在必行的。

（三）加大了医院档案管理人员的工作强度

通过以上的叙述我们知道，医院把人员的人事档案都是放在人事机构的。所以，医院的人事档案管理人员除了做好本职工作外，还要办理人员在人事机构的档案移送、查档等工作。这样就加大了医院档案管理人员的工作强度。

（四）人事机构的人事档案信息更新不及时

人档分离，直接导致人事档案信息更新不及时，因为人事机构保存的所有档案都是最初的原始资料档案，但是我们知道职工的职位、职称是在不断变化的，所以，这种情况下，人事档案的内容就显得非常的滞后。

三、人事档案管理的有效路径

对人事档案进行有效管理是时展的必然需求，加速推进医院人事档案管理机制，不仅能提高医院的医疗水平，更为医院的高校发展打下良好的基础。所以，探索人事档案管理的有效途径是非常有必要的，具体内容如下：

（一）促进档案管理人员综合素质的提升

可以说提高档案管理人员的综合素质是顺利开展人事档案管理工作的前提，只有提高了档案管理人员综合素质，才能促进他们工作效率和工作能力的提升。促进档案管理人员综合素质的提升，不仅提高了他们的工作速度，更使在资料的收集和传递的方式上，实现和人事机构的快速连接。

（二）建立健全人事档案管理的规章制度

众所周知，制度是约束行为的准绳，要想对人事档案进行规范管理，就必须建立健全人事管理的规章制度，这也是能够顺利开展人事档案管理工作的前提，这样就可以让人事档案管理工作有法可依，有章可循。加速推进医院的人事档案管理向着良性的轨道发展。

（三）加快推进人事档案的电子化进程

医院应紧跟形势，加快推进人事档案的电子化进程。首先，积极开发人事档案管理的系统软件。其次，建立人事档案基本信息数据库以及档案材料传递、接收的数据库。再次，建立政审证明材料数据库。最后，就是加强人事档案工作法制化监督力度。这样就加速了医院人事档案的电子化进程。

（四）对人员的业绩记录在案

医院想要获得长久健康的发展，就必须在做好人事档案管理工作的前提下，对这些人员进行有效的管理，对这个群体的情况要有一个全局的把握。比如，医院可以对人员的业绩记录在案，具体内容就是他们的技术水平、工作能力、研究成果等。我们知道，人事机构的档案信息是否完整取决于医院对这些资料的收集是否到位和及时。因此，医院应加大人力以及财力的投入，以保证对人事人员的资料收集、传递的及时。

四、结束语

完善医院人事档案袋里管理机制，对医院的稳定发展具有非常重要的意义。医院想要实现对人事档案进行有效的管理，就必须建立健全人事档案管理的规章制度，同时还要提高管理人员的综合素质，加快推进人事档案的电子化进程。只有这样，才能让人事档案管理机制发挥其真正的作用，从而促进医院经济效益的快速提升。

（作者单位为安仁县第二人民医院）

[作者简介：刘，安仁县第二人民医院党支部书记，历任中学教师、机关干部、乡镇领导。]

参考文献

篇2

人才是档案事业发展的第一资源。人才优势是最大的优势，要实现档案事业协调健康和可持续发展，必须把档案人才资源建设放在首位。

1.1促进人才流动，盘活人才资源

引进有专业知识、专业技术、专业技能的人才充实档案队伍。

1.2树立“以人为本”的观念，促进人才健康成长，使其发挥作用

环境好，则人才聚。努力营造鼓励人才干事业，支持人才干事业，帮助人才干事业的环境，充分调动其积极性、主动性和创造性。

1.3保持档案干部队伍的稳定性

档案是知识性、专业性、连续性很强的工作，档案干部的不稳定，直接影响到档案工作的连续性。因此必须做好档案干部的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，切实解决他们工作中、生活中的实际问题，使他们安心本职工作，热爱本职工作，创新本职工作，促进档案工作的持续、稳定发展。

2.加大档案管理人员培养力度

随着当前社会的发展和进步，档案工作发生了显著变化，档案工作的领域拓宽了，档案服务的范围扩大了，档案工作的手段更现代化了，这就对从事档案工作的人员提出了更高、更新的要求。

2.1政治素质

档案管理人员应认真学习档案工作的法律、法规，贯彻落实中央关于档案工作的一系列重要指示，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行档案的开发、开放、公布与利用。

2.2业务素质

随着档案工作科技含量的提升，需要有综合协调能力、掌握现代科学技术的复合型人才。因此，档案人员应具有较高相应的专业知识，不仅掌握档案理论知识（如归档程序、编目、检索、利用等），还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术（如：文史知识、社会学、情报学、统计学等学科），不断提高自身的业务素质。

2.3现代管理的素质

第一，要有开拓创新精神。档案人员不但具有继续传统档案工作理论的观念，还要有研究探讨档案工作理论的观念，研究探索档案工作发展中出现新情况的意识，善于发现档案工作的新规律、新方法，及时总结工作中的经验、教训，取人之长，补己之短，创新档案机制，促进档案发展。

第二，要有市场意识。首先要有质量意识、效益意识。根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，开发利用价值高的档案信息，及时推向市场，发挥其积极作用。

第三，要有现代化意识。当前市场经济追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值的重要措施。这就要求挡案人员努力学习，掌握现代化设备的实践技术。

3.促进档案工作的规范化、标准化

档案工作规范化、标准化是实现档案管理的保证。建立和健全档案管理制度是做好档案工作的基础。

3.1加强制度建设

制度本身就是一种规范。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。实践中还要逐步完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。

3.2严格立卷归档标准，提高案卷质量

篇3

完善的档案管理制度是制定工作目标的规范和约束，更是档案信息服务的前提保证。国家档案局颁布《企业档案工作规范》以来，中油吉林石化公司根据企业特殊载体档案实际情况编制完善了《特殊载体档案管理办法》，并依据中油《集团公司档案管理手册》，规范了档案工作制度和流程，形成了《吉林石化公司档案管理办法》，统一特殊载体档案等各大类别档案工作标准。从组织管理、设施设备、基础业务、档案信息化、开发利用五个方面入手，建立特殊载体档案“归档制度、保管制度、统计制度、利用制度、保密制度”五大制度，严格执行各项标准，筹划了特殊载体档案规范。在这部分特殊载体档案的管理条件标准的制定上，借鉴相关行业标准，建立起更加适合本企业管理的标准和硬件保证。

针对电子档案的不同载体形成，吉化公司档案馆紧紧围绕公司办公自动化的开展，将电子文件的使用与管理、远程网络服务作为新型档案资源进行管理，将管理和服务制度进行细化，从源头开始，制定了职责明确、高效便捷的规章制度。为此吉化公司专门印制了《电子档案管理手册》，明确了收集、管理、使用、运行、服务、保密、安全等一系列制度和要求，作为企业档案馆、二级企业部门档案室、专兼职档案管理人员的三级档案操作规范的执行标准。特别是在音像档案的收集管理利用上，吉化公司实行三级管理联动制度，凡属在公司内发生的各种重大活动，由所在单位档案部门随时进行拍摄录制，及时上报给上一级管理部门，制作内容全部上传公司档案馆，达到多点采集，集中管理，多点利用，统一标准，使档案信息资源在保证及时共享的同时，有了更适合发展和建设的制度保障。

二、管理措施创新促进基础工作建设

吉化公司档案馆在加强基础建设的同时，注重特殊载体档案管理措施的创新。公司档案馆经常向公司领导汇报特殊载体档案的管理状况，及时宣传这部分档案为企业发展创造的社会价值和经济价值，引起领导的重视。近年来，公司领导对库房改造、设备更新给予大力支持，特别是将新馆建设列入企业发展规划，并进入建设之中。特殊载体档案的管理更加规范，条件更加完善，利用更快捷准确高效。

吉化公司领导十分支持档案工作思路的创新，促使档案工作不断出新。比如对特殊载体档案的管理条件的标准制定上，档案工作没有先例可查，吉化公司档案馆借鉴相关行业标准，建立起更加适合本企业管理的标准和硬件保证。从过去的拍摄、制作、审查、播发，最后再到归档、管理、开发、利用，这是信息再生过程从繁琐复杂中解脱的过程。通过三级联动，简化了程序，推移了档案工作的前沿，明确了原有的影像的拍摄就是档案的形成，制作审查就是档案的整理，播发利用与档案的存档管理同步进行，不仅让档案工作提速，同时也减少了工作环节，也对档案的深层次服务提出更高的要求。

在创新工作上，吉化公司档案馆紧跟时代步伐，随着各种特殊载体档案的增加，档案管理手段也在不断提升。档案信息库的建立，使得企业档案在服务上更便捷，管理更科学有序，资源共享成为现实，特别是在信息化提升的同时，提出要熟练使用E6系统进行多种方式查询，由一般向“查全率、查准率”的优质服务转变，由简单服务向“增值服务”提升，加强了档案管理的软、硬件管理手段。由于发展的需要，公司给予了大量的投入，购置了专业的影像编制、摄制设备、大容量的档案管理终端，确保了档案创新工作的不断深入和持续发展。

吉化公司档案馆在将以往纸质档案数字化处理过程中，采取多种形式进行数字化处理，采取新的输入系统、多方联动、创新工作方式，在较短时间里完成馆藏档案50%的数字化目标，为数字化档案馆做好了数据资源准备。

吉化公司档案馆注重人才培养，每年要让档案工作者有一定的时间进行创新培训学习和经验交流，创建一个良好的学习氛围，鼓励创新工作。吉化公司档案馆对那些在档案创新工作中能够经常有新方法、新思路、新成果的档案工作者给予奖励，有创新成果者，可在年度评先争优中作为一个重要条件加分，特别是对有突出创造才能的档案工作者在职称晋升，职务任免中作为加分条件。建立起这样的一个奖励机制，激励档案工作者在创新工作上不断有新的创造，也是档案工作经常保持在一种活力的状态中，让我们的工作经常出新。

三、管理手段创新提升档案服务能力

为了让各种专项服务能常用常新，吉化公司档案馆专门建立了一个策划实施团队，参加公司生产办公例会，了解各部门日程安排，掌握新项目发展脉络，参与各项工作服务，让档案工作各个部门都能在企业发展建设中动起来，有用武之地。

吉化公司档案馆在筹建“建设与保障”的一个大型回顾展中，将企业发展历史划分了几个大的段落，在相关资料的征集过程中，从上到下进行动员，广泛收集，采取了有偿征集与无偿捐赠相结合的方式，特别是在实际操作过程中，本着走出去摸底排查，请进来“口述历史”的方法，让这部分档案的馆藏数量不断增加，也为企业档案增添了一个新门类——口述档案。

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随着我国高等教育体制改革的深入，自1983年以来，我国的大学生资助体系发生了巨大的变化，“收费加资助”政策逐渐取代了昔日的“免学费加人民助学金”政策，形成了以“奖、贷、助、补、减”为主的多元化资助体系，用以帮助家庭经济有困难的学生（即贫困生）顺利完成大学学业。做好贫困生的身份认定则是这一资助体系有效运行的前提与基础，科学界定贫困生在我国大学生资助体系中有着至关重要的意义。

贫困生认定工作的主要开展者是各大高校，为此各大高校进行了不少有益的尝试，逐渐探索出一套可行而较完善的认定方法与步骤。然而随着贫困生认定工作的不断开展，其内部存在的问题日益显现。以国家助学贷款的评定工作为例，根据我校调查研究表示，在每月只能消费300元以下的307名贫困生中，只有48%的人申请到了助学贷款，有39%的学生不能申请到助学贷款，有13%的学生出于各种原因并没有申请助学贷款。调查显示，有32%的学生认为学校助学贷款的评定不能体现学生的需要。贫困生的认定工作仍存在缺陷，工作中缺乏科学性和系统性，致使部分经济困难的学生在实际操作中得不到国家与学校资助政策的关怀。

在整个贫困生的资助体系中，类似此种情况仍屡见不鲜，其根本原因是：在认定体系中，缺乏一套完整的高校贫困生档案，或者即使已经建立了高校贫困生档案，但却缺乏科学性、系统性与可行性。本文从高校贫困生档案建立的角度，探讨走出贫困生认定工作困境的新思路。

一、完善高校贫困生档案内容

1.贫困学生的基本情况记录

家庭背景资料：主要包括学生本人的身份证、户籍、基本个人经历、家庭情况、家庭成员基本情况、家庭地址等。

在校基本资料：主要包括学生就读年级、专业、住宿、医疗、图书借阅、成绩等情况。

2.学生经济困难情况记录

这一方面记录是贫困生认定工作中最重要的一项内容，是高校一般用以评估学生困难情况与程度。因此，此方面记录的真实性、科学性、完善性足以决定贫困生认定工作的成效问题，乃整个贫困生资助体系中的基础。主要包括学生家庭困难的基本情况及主要原因、学生获得资助的情况、学生在校的消费情况。具体包括以下几个指标：

居民最低生活保障线：学校所在地保障线、学生所在地保障线。

经济资源指标：家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入与支出之比、家庭资产总值、家庭负债总额。

人力资源指标：家庭成员职业、劳动力情况、家庭有劳动能力与无劳动能力之比、家庭成员的健康、家庭成员教育支出情况、家庭重大支出。

自然资源指标：家庭所在地（城市/农村）、有无特殊性产业。

社会资源指标：家庭亲戚及其资助状况、家庭的社会关系网及其资助状况（包括入学前与入学后）、受资助的金额与类型、勤工助学的情况。

特殊性指标：有无特殊性重大事件（如事故、灾害）。

学生在校消费指标：所在学校一般学生（非贫困生）日常生活支出情况、学生日常生活支出情况、学生与一般学生的日常生活支出之比、学生拥有电脑、手机等高档消费品情况、学生消费习惯（节俭还是奢侈）、娱乐消费水平。

当然，这些记录必须具备相应的真实证明材料，如有关学生日常生活支出情况的科学统计数据，后勤部门提供的月膳食卡消费数据、学生家庭所在地的民政部门及父母所在单位出具困难证明材料。

3.贫困学生在校期间的学习、品行及成长记录

高校贫困学生在受到国家、学校和社会资助后，普遍会开阔眼界，锤炼品格，从而勤奋学习、努力实践，学会正确对待自己、他人和社会，建立起自尊自信、理性平和、积极向上的健康心态。所以，我们有必要将经济困难学生的这些变化通过档案的形式加以记载保存。另外，贫困生档案还可以包括贫困生接受资助的文件、心理变化的测试表、学习成绩表、品行进步的证明、各种获奖的荣誉证书等。

二、科学化高校贫困生档案的建立流程

1.确定划分标准

（1）定性标准

贫困生一般至少要符合下列基本条件之一：来自边远地区、革命老区、少数民族地区，家庭收入很低，经济基础差的学生；父母双亡、单亲、离异家庭，没有固定的经济资助来源，失去家庭依靠的学生；父母年事已高或家人长期患病卧床，家庭缺乏劳动力，收入来源减少、家庭已经背负大量债务的学生；家庭或本人突遭不幸，如遭遇自然灾害、意想不到的事故、家人或本人突然患病，面临突然困难的学生；城市大学生父母下岗或无固定职业和收入，家庭一直生活在贫困线以下或经济来源减少或中断的学生；家庭人口多，兄弟姐妹多人上学的学生。

（2）定量标准

在实践中，高校贫困生评定标准也考虑了多种因素。但其中很多因素难以量化，并且各个高校的标准也不统一。因此在评定过程中传统经验主观判断因素占了很大部分。对贫困生的认定是一个复杂的体系，需要一个便于实际操作的科学和量化的标准。

①学生在校相对贫困标准――可以运用国际上惯用的公式：

PL=X/2

其中PL表示大学生在校月平均消费水平贫困线，X表示大学生的月平均消费水平(大学生用于大学生活、学习有关消费的平均值)。X值可通过随机抽取不低于全校学生数的10%的问卷统计获得，得出本校认定贫困生的量化指标（PL）。

②学生家庭相对贫困标准――我们可以参考生源地与学校所在地的最低生活保障线，科学界定高校贫困生的划分标准线，并根据当前社会的消费水平及物价水平，动态调整划分标准线，具体可采取以下两种标准：

A.根据高等教育所需的基本费用，再结合学校所在地的最低生活保障线来进行高校贫困生的划分标准线的界定。以我校医科为例，其每年学费为5760元，说明一个大学生家庭除日常生活开销外，每年需额外有5760元来支付学费，就是说一个三口之家每个月人均要额外有120元，而广州市2005年规定的居民最低生活保障线是320元，所以其贫困生的划分标准线定在440元会比较科学合理。

B.根据2005年浙江省教育厅、浙江省民政厅联合下发的《关于认真做好高校学生家庭经济困难情况核实工作的通知》中的规定，将低于低保标准150%以下家庭的高校学生划分为贫困生。若此规定应用在广州则其贫困生的划分标准线是定在480元。

以上两种方法得出来的标准差异性不大，都可以作为贫困生的划分标准，具有比较好的指导性。结合广州市物价，我校的认定标准为：低于200元的为特殊家庭经济困难学生、高于200元且低于400元的为家庭经济困难学生、高于400元且低于600元的为一般家庭经济困难学生。

2.动员和宣传，收集意见，加强业务培训

在全面开展贫困生档案的建立之前，学校向全校学生公布建档的要求及流程，并进行适当的宣传，聆听与收集学生的意见和建议，以达到公平、公正、公开的原则，增强学生的责任感和认同感，不仅可以让经济有困难的学生清晰地了解贫困生档案的意义和建立流程，同时也可对整个贫困生档案建立细则与制度进行完善和修正。

学校随同录取通知书寄送《高等学校学生资助政策简介》和《入学指南》，向学生及家长公布各项相关的资助政策和措施，并提前让有需要的学生准备相关资料，为学校资助工作的顺利开展作好准备。

动员宣传对象不仅是学生还包括老师以及相关工作人员。我校提前与捐赠单位沟通，及早确定资助项目，为统筹协调安排资助工作提供了便利，也利于综合考虑、合理分配各院系相关名额指标。要健全沟通机制，加强与校内外各单位的沟通与联系。及时与学校财务处、基金会、助学贷款经办银行及各资助单位进行有效沟通，建立良好的工作合作关系，争取各方支持，共同开展学生资助工作。

为使师生了解资助工作要求，学校应注重业务培训工作。以下是中山大学相关工作安排。首先，针对贷款学生，学校开展了两次专题培训会议，通过宣传、咨询和培训，使学生全面了解相关政策。为便于学生详细了解国家助学贷款的情况、操作流程、提交材料及相关注意事项，学校制作了《国家助学贷款指南》，极大地方便了贷款学生。其次，针对各院系负责资助工作的老师，学校先后分校区开展了国家助学贷款、奖助学工作专题培训会和咨询会，并为具体开展贷款工作的老师制作了《国家助学贷款指南》。再次，召开学生资助工作专题交流会，就当年各助学金评选的要求、注意事项进行详细解读，进行现场答疑，提前解决了资助工作中可能存在的问题。最后，通过电话、QQ群、邮件等网络通讯及时与院系沟通相关信息，为院系在资助工作方面提供即时的业务咨询与指导。

3.学生提出申请

经济困难的学生向辅导员（班主任）提出书面申请，并根据学校的贫困生档案建立的要求提交相应的证明材料。

4.成立贫困生认定小组

由辅导员（班主任）召集成立贫困生认定小组，小组成员必须是作风正派、思想正直的学生――包括具有群众基础的班干部、宿舍长和同学代表。小组共同讨论并审定申请学生的经济困难程度。一方面使认定程序透明化，有效规范资助工作的管理和监督，最大限度地保证认定工作的公平、公正。另一方面也要保护学生隐私，维护申请学生的尊严，避免让贫困生直面全班同学审视的目光，违背了基本的慈善扶贫伦理要求。同时亦要防止认定工作受到申请对象的人际关系等因素的影响，杜绝学生拉票等现象。

5.认定小组将拟定名单和所需材料上交至辅导员（班主任）初审

6.辅导员（班主任）初审后上报院系审核

7.院系根据各班级上报材料进行审核

确定院系贫困生名单后，将《贫困生登记表》发给各贫困生根据实际情况填写。院系将本学院的全部贫困生有关信息数据录入《贫困生名单汇总表》，报学校学生工作部门审批。

8.学校学生工作部门审批后汇总全校贫困生信息

将其全部录入贫困生电子档案，《贫困生登记表》和《贫困生名单汇总表》学校与院系各保存入档。

9.档案的动态化管理

在贫困生建立了贫困生档案后，应每年进行一次全面的登记和修订，整个档案建立的过程必须遵循客观、科学、动态、保密、自愿的原则。对档案进行动态的管理，以下内容必须有动态的变化，其中主要包括：家庭成员的健康情况、家庭人均月收入、家庭人均月支出、家庭年收入与支出之比、劳动力情况、家庭有劳动能力与无劳动能力之比、学生家庭重大支出、学生日常生活支出情况、学生拥有高档消费品情况、学生受资助情况等，至少一个学期登记一次。可取的做法是，利用假期里组队进行社会调查，到学生家庭所在地进行社会实践，并对学生家庭情况进行抽样调查。

特别需要注意的是对因突发事件造成家庭困难的学生进行即时的补充登记及提供资助。2008年，我国发生了特大冰雪灾害和四川汶川大地震，我校立即对家庭受灾学生的相关情况进行了摸查统计，共有726名学生家庭因冰雪受灾，有172名学生家庭因地震受灾，另外54名新生来自地震延考区。我校2008年共有47685人次的本科生获得各级各项困难补助433.6065万元。主要包括以下几项：为家庭在四川汶川地震中受灾的学生提供500元/月的生活补助，从5月至12月共发放生活补助19.8万元；3月，为缓解学生因物价上涨所带来的压力，教育部下发一次性伙食补助，我校共为5625名学生发放一次性伙食补贴11.8125万元；3月，为在冰雪灾害中受灾的726名学生发放100元/人的受灾补贴7.26万元；4月，为缓解学生因物价上涨所带来的压力，教育部下发一次性伙食补助，我校为30763名学生发放一次性伙食补贴246.104万元；5月，学校为6000名学生发放100元/人的一次性困难补助共60万元；12月，学校为4024人次经济困难学生发放200元/人的困难伙食补贴共80.498万元；为151名因各种原因造成临时困难的学生发放一次性临时困难补助8.15万元。

三、结语

科学界定、即时补充贫困生档案正是做好困难补助及其它各种资助工作的重要前提。高等院校应建立科学的贫困生档案，记录学生在大学期间家庭经济情况、个人学习、生活、各项能力及重要社会实践活动等真实情况，建立健全家庭经济困难学生的信息档案，确定家庭经济困难学生的名单及资助等级。要坚持做好摸查统计，注重基础性工作，使家庭经济困难学生资助工作良性发展。并注重档案资料的动态记录，即时补充资料，尤其是自然灾害等突发性事件的受灾学生的补助。坚持“实事求是、标准合理”的原则，充分挖掘和利用各种资源，进一步建立和完善“奖助贷补勤减免缓”为一体的资助体系；秉承“奖学助学，重在育人”的工作理念，致力于帮助家庭经济困难学生减轻生活负担，着眼于从思想上解决贫困，树立信心，做到以人为本，促进和谐校园。

参考文献：

[1]赵政一，谢昌炜.高校建立贫困生档案刍议.四川档案，2007，（1）.

[2]倪迎华，刘昊，陈攀峰.高校学生档案管理存在的问题及应对措施.河北科技师范学院学报（社会科学版），2006，5（2）.

[3]张明英.高校学生档案管理的现状及对策.广西右江民族师专学报，19（3）.

[4]赵炳起.高校贫困生认定机制――优化与重构.教育财会研究，2006，（4）.

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在知识经济时代背景下，知识管理和档案管理发生了密切的联系，社会经济活动的决策者和引导者明确提出把知识管理的基本理念和方法全面系统的应用于档案管理工作当中，人们也开始逐渐意识到知识管理和档案管理从有所区别，到相互影响，最后有机融合，形成内在规律的逻辑关系。

一、档案管理与知识管理的概念

知识管理是以知识为核心的管理，围绕着知识和与知识有关的一系列生产社会活动。而知识是通过学习、实践或者探索所获得的认识、判断或技能，在人类社会当中，知识已成为一种重要资源，久而久之人们认识到知识的稀缺和可靠，开始追逐知识的获取，最终演化成一门知识学科，于是知识管理作为一种最新的管理意识和形式，经历了多年的积累和发展，它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，在企业管理中知识管理是一项重要内容。档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。广义意义的档案管理是指档案的保管，而狭义意义的档案管理是指对已经收集、整理后的材料存入库房形成的档案进行日常的管理工作。档案管理作为一项管理工作，主要环节在收集、整理、保管、鉴定、统计和为档案利用者提供服务。在现代社会经济活动当中，众多企事业单位实际经营活动就是采取和使用企业管理进行日常工作安排和产生经济效益，而档案管理作为一项企业管理的重要内容，逐渐得到决策者和领导者的重视，对于档案管理本身来讲，除了对档案实体的管理以外，还有对档案内在信息的管理，在某种程度上来说，实际上是对一种知识的使用价值的有效管理，因此档案管理和知识管理二者很难割裂开来。

二、档案管理与知识管理异同关系

(一)档案管理与知识管理的相同之处

1．二者的管理对象档案管理的对象主要是文字、图形、音频、视频等等文件材料，可以说档案管理具备信息属性，而信息作为一种知识的表现形式，同属于知识管理的范畴。知识管理的对象则主要是知识，而知识的组成部分为显性知识和隐形知识，显性知识主要是通过外部获取的方式得到的，如图书、报纸期刊等有形知识，而隐形知识是侧重于无法用文字描述和表达的知识，更多的是以思想、经验为代表的无实物形态的知识。我们可以看出档案管理属于显性知识范畴内，知识管理的管理对象包含了档案管理的管理对象。2．二者的管理目的档案管理的管理目的在于为档案利用者提高更精准、更快速的服务，侧重满足利用者的需求;而知识管理的管理目的是尽可能的实行知识的价值，为知识管理者提高知识理论体系，指导其作出正确的决策和判断。可以说二者在最终终端管理工作的达成都是为了满足使用者需求实现管理的价值，二者出发点相近。3．二者的管理流程不管是传统档案管理模式还是现代化档案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分类统计、利用的过程，而知识管理的流程主要是知识产生、收集、加工、整理、评价、利用，可以看出在某几个环节当中，档案管理和知识管理的管理流程基本类似。4．二者的管理技术随着信息技术的发展和普及，各行各业也都随之与其相结合，可以说在管理技术和手段上，新一代现代化档案管理和知识管理都纷纷以计算机技术和网络为技术支撑和传播媒介，二者技术手段相同。

(二)档案管理与知识管理的不同之处

1．范围大小档案管理管理范围主要是档案实体和信息管理，而知识管理的范围较档案管理广泛，包含显性知识与隐形知识，可以说档案管理的管理范围仅仅涵盖了显性知识，而不具备隐形知识，知识管理二者皆备。2．重视利用程度在社会经济活动中，档案管理一直受决策者和领导者的忽视，重视程度低，利用效率同样低下，甚至就因为档案管理人员知识管理认知较低导致档案管理水平不高，随着近些年档案管理工作的现代化发展进程加快，情况有所好转，但是知识管理从出现至今一直备受重视二者的重视利用程度差异明显。3．机制体系完善度正是由于二者的重视程度差异较大，知识管理早早就形成了属于自己的理论体系，以及系统有效的管理机制，而档案管理理论水平较低，由于思想认知问题导致人员参与程度低，长期处于体系不完整、机制不完备的状况。

三、档案管理与知识管理的相互作用

(一)知识管理提升档案管理

正是由于传统的档案管理工作缺乏高水平的知识管理介入，现代化发展的档案管理工作需要知识管理的作用。知识管理通过其自身先进的理念来推动档案管理工作，提高管理人员和执行人员的认知水平和思想深度，在主观上影响其促使档案管理知识深化，形成档案管理的知识及管理体系。同时随着知识管理的不断深入，数字信息技术的引进也使得档案管理手段丰富、工作效率提升。

(二)档案管理推动知识管理

档案管理工作的工作主客观条件得到改善，管理工作的大力开展，有助于知识的沉淀和积累，形成的知识理论体系将培养出新一代管理人才，对知识的传播与交流都起到了推动作用，并在此过程中，知识管理可以得到深挖，通过新一轮的理解和完善，知识管理体系会更为深化和系统。

参考文献:

［1］徐拥军，邓荣华．档案学界知识管理研究述评［J］．兰台世界，2008，12:2-3．

［2］曹琳琳．试论知识管理在档案管理中的应用［J］．档案，2012，03:50-52．

［3］刘影．档案管理与知识管理的相似性［J］．黑龙江史志，2012，07:30-31．

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2不动产登记档案管理工作开展的现状分析

不动产包含的内容比较广泛，其中包括了土地、房产、矿产、农林资源等等，以往不动产登记分别由不同部门负责实施。因此，在实施过程中，登记流程、登记机制、相关材料都各有标准，并不统一，随着新的不动产登记制度实施，当前我们在进行不动产登记制度时，统一由国土部门负责实施。对不动产登记档案管理工作来说，由于以往登记实施的标准和流程都不一致，因此其档案资料管理难度较大，无论是信息录入，还是档案整理，都有较大工作量。所以，需要在规范化标准基础上，对整个不动产登记档案资料进行整理。事实上，不动产登记档案管理工作在整合过程中面临巨大整合压力。首先，原涉及不动产登记的各个部门都有相关机构，而目前只是进行业务整合，并没有对部门机构进行统一整合，这就使得不动产登记工作量加大，但人员并没有增长。其次，业务整合难度大，缺乏可供借鉴的经验。尽管通过了相关业务整合文件，但是从根本上看不动产登记制度尚在实施初期，因此缺乏必要的档案管理经验。最后，原有档案资料信息整合难度大。不动产登记档案管理涉及的内容众多，且历史资料较为复杂，在实施不动产统一登记制度之后，也需要对以往的相关档案资料进行统一汇总、整理，但客观上讲，想要有效整理这一信息，难度极大。晋江市国土资源局在实施新的不动产登记管理制度时，在停止实施旧的登记制度的同时，提出简化不动产登记资料，优化档案信息管理工作开展的效率和质量。而2016年4月18日之前合法合理颁布的各类不动产权属证书仍然有效，这客观上反映了晋江市不动产登记制度实施过程中，对相关档案资料工作的有效调整。

3不动产登记档案信息管理工作的作用价值

实施不动产登记制度的主要原因在与随着我国经济发展不断成熟，当前各种不动产资源交易频繁，这就使得不动产权属更换频繁，因此需要通过实施相应的登记制度，通过档案资料信息，实现对权属人权益的有效保护，而不动产登记档案就是该项工作实施的客观产物，通过有效开展不动产登记档案信息管理工作，能够有效记录不动产的交易情况及相关信息，从而为不动产交易提供最客观、最全面的凭证，这就为不动产正常流转提供了充足保障。此外，不动产登记档案是证明不动产物权所属最具权威的资料。不动产的物权具有排他要求，因此在某一具体不动产上，不能存在互相排斥的多个物权。所以，从法律上明确了不动产登记档案中所记载的内容具有唯一和具有法律证据效力的特点。因此，我们可以将不动产登记档案作为不动产交易过程中，信息查询的权威来源。同时，不动产登记档案中的信息就成为解决不动产交易纠纷和矛盾的最客观数据。最后，有效开展不动产登记档案信息管理工作也是现阶段我们在资源节约型社会建设的客观要求，目前无论是申报土地开发，还是相关资源开发，都要经过统一的不动产申报，通过系统化整理相关资料，能够为整个申报工作提供有效依据，避免低效开发现象的出现。

4构建不动产登记档案信息管理机制的具体策略

事实上，不动产登记档案并非全新内容。随着我国不动产登记制度改革不断推进，原有不动产登记制度中，较为分散的登记现象得到一定改善。只是其以往存在过程中，都是以单一的形式出现。随着不动产统一登记制度的实施，构建不动产登记档案信息管理机制就极为必要，这不仅关系到不动产登记制度实施效果，同时也关系到人们的具体权益。因此我们必须在结合时代特点基础上，积极探索构建符合时代特点、满足机制建设要求的档案信息管理机制。以晋江市不动产档案信息管理机制创新为例：首先，要丰富档案馆藏场所，构建物质档案管理与电子档案管理相一致的管理机制。在统一规范的基础上，要确保及时将各项信息实现电子化录入，便于管理和查询。其次，要对不动产登记档案信息所涉及的内容进行分类，统一由门户网站进行对外公布。开设规划与建设用地管理、地籍测绘管理、土地利用管理、地质矿藏管理各子版块，并针对不动产登记及档案管理所涉及到的各项资料内容进行公示，在实现便捷工作的同时，实现信息的公开化和最大化利用。此外，晋江市在福建省内率先构建不动产信息化平台建设，通过将实景三维模型应用到不动产统一登记，实现档案信息管理机制便捷运行。最后是增加网络公示和查询，延伸不动产信息服务，实现不动产档案管理融入信息化时代建设。

5结语

不动产登记档案资料是确保该工作开展质量的重要依据和前提。新的不动产登记制度由国土部门统一负责指导开展，而其中涉及的内容较多，信息量较大，整个不动产登记档案信息管理开展难度较大。因此，必须结合现代信息技术的有效应用，更新档案信息管理思路，构建符合时代特征、能有效推动不动产登记制度发展的信息管理新机制。

作者:柯燕萍 单位:福建省晋江市国土资源局

参考文献:

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在社会主义不断发展完善的今天，我国的档案管理事业取得了一定的成绩。然而，在信息全球化的现代社会，我国传统的档案管理在体制、技术方法等方面存在着明显的不足。传统理论的许多论述和观点带有计划经济时代的局限性，与市场经济条件下的档案工作难以适应；传统理论主要建筑在机关、企事业单位档案室工作内容的基础上，对当前迅速发展的档案馆工作实践难以适应；传统理论重点注重档案收集、整理、分类、编目、检索、统计等档案保管的诸环节，对不断拓宽的档案利用工作难以适应；传统理论研究的对象主要是手工操作的档案实体管理，对现代信息技术和网络环境下的档案信息管理难以适应；传统理论注重揭示档案工作的内在联系，而对日益拓展的档案工作与社会的外在联系揭示不够。在体制方面也存在一定缺陷，档案行政管理部门的法定地位还没有真正确立，国家综合档案馆的主体地位也没有真正确立。面对这些问题，要知难而上，积极应对，明确目标，找准方向，努力推进档案工作管理思路创新、管理模式创新、管理机制创新、管理服务创新。

一、管理思路的创新

长期以来,档案工作者沿袭传统的管理办法。日常工作满足于每年立卷归档多少卷,提供利用多少卷次,依然停留在建档、管档、看家守摊,你查我找的水平上。在市场经济高速发展的今天,服务对象需要哪些方面的档案资料,知之甚少。更谈不上主动超前服务,使得花费大量人力物力,历经千辛万苦得来的档案资料成为“死”信息。要形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念。档案工作人员要密切联系实际,以开放的视角,在较高层面上来筹划档案工作的建设方略。

二、管理模式的创新

我国有悠久的档案历史,档案工作已经形成了传统的管理模式。不同时期的档案工作曾起到过积极作用。但一些传统的做法已不再适应当前社会发展的需要,必须进行改革创新。如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新,包括立卷改革,在工作手段上的改进,尽量缩短立卷归档周期,也便于推行部门立卷工作。目前许多部门都已将计算机应用于档案管理,但多数仅局限于各类档案目录的输入、输出和检索,而对于档案的其他方面的应用则较少。因此必须进行革新,比如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸图像档案进行微缩处理、采用条形码来代替档号,既安全可靠,又方便快捷,以减轻档案工作人员劳动强度,最大限度地发挥信息化管理优势,提高档案管理效率。

三、管理机制的创新

一直以来,档案管理工作均以经验管理居多,工作人员的选配也是以具有档案工作经验为先决条件。这从某种程度上制约了人才引进,形成了档案部门的“铁饭碗”现象。工作人员“混”的思想比较严重。必须引进竞争激励机制,从源头上解决创新的基础问题。积极推行全员聘任制,科学设岗,公平竞争,择优上岗,真正做到优胜劣汰,增强档案工作者的危机感。逐步建立起人得其事、事纳其人、人尽其才、才尽其用、奋发有为、充满活力的用人机制。通过竞争激发每个人的工作热情,最大限度地发挥个人潜力。同时,要建立一些相应的创新激励机制,如鼓励创新的考核办法、分配制度、奖励制度等,努力营造一个鼓励创新的氛围。

四、服务职能的创新

服务是档案工作的根本职能。要从“保管存留”的目的向“服务利用”的目的转变,就要实现工作模式的转变,而要实现这种工作模式的转变就要有具备“服务创新”的理念。首先在确保各类档案的查准率、查全率的前提下,要做到有预见性的超前服务,有目的地针对服务及有始有终的跟踪服务。它还包括如何培训部门专兼职档案员、如何指导部门档案工作等。档案人员应该充分认识到学校档案馆(室)是学校各项工作管理的信息中心,档案工作人员是这些信息的管理人员;不仅管理档案实体,还要管理这些档案实体反映的各种信息。通过对这些信息进行深入细致的加工、整理、分析,可以从更深层次研究档案所包含的一些实质问题。参与学校各项工作管理,加强服务职能,进而丰富服务的形式,扩大服务的范围,提高服务的效率和质量,充分实现服务的价值。这些是档案馆(室)拓宽自己工作思路的新举措。

在社会飞速发展的今天，机遇与挑战是并存的。在档案管理过程中，只有用发展的眼光看待身边事物才有可能抓住机遇，促进档案管理技术的全面创新，促进档案管理事业发展与完善。只有时刻注意创新，有可能实现档案管理的科学化、规范化和法制化。笔者相信，当档案管理技术创新过程中有所注重，必定能更好地完成档案管理工作，实现档案管理的价值。

参考文献：

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现代化医院管理中，档案的管理工作已被列为重要的管理内容之一，档案的作用已渗透到医院管理的各个环节，为医院的建设与发展起着重要作用。伴随着医院管理水平的提升以及智能化手段的升级，对医院档案管理的要求、信息化技术的运用、以及原始档案管理与先进的数字化技术的融合发生了革命性的变化。因循守旧的传统的档案管理模式已经不能满足现代医院档案工作的发展要求，因此，建立一个科学的、高效的、满足和适应当前信息化、数字化技术支持的档案管理模式，才能适应社会和医院的快速发展。笔者就新时期档案管理工作的创新机制提出以下见解，与同道探讨。

1 档案管理理念与制度的创新

传统的医院档案管理存在"重管轻用"的现象，具有"等、靠、要"的传统管理模式，同时在制度上也不够灵活，这就直接影响了实际工作的创新及工作效果，大大降低了档案管理的实用性和有效性，这就要求医院管理者和档案管理人员在管理理念上要有创新和变革。

1.1医院要根据全新的管理理念建立健全医院档案管理新机制，在原有的体系里要通过网络对各职能科室各项档案进行统一汇总和技术处理，并加强对各科室档案管理工作的制度化建设，加强日常的指导与监管，使职工充分认识档案的重要性，在日常工作中能够认真履行档案的收集与归档工作。

1.2重视档案管理的硬件建设，开设专门的档案信息化工作室，扩建档案资料存储室，在启动信息化档案管理的同时，大量的原始档案及图像、物品都应该由原来的分散管理改为集中管理。便于档案资料保管、查阅和管理。

1.3档案管理人员要转变管理理念，培养创新意识，力争做到档案资料事前介入，在各个涉及到归档资料的部门，事前就由档案管理人员提出信息资料的归档要求，在源头上规范档案的格式与内容，同时参于事务过程中，主动了解涉及档案管理的工作进度，发现问题及时纠正。如我院在东部院区的基建建设中就做的很好，像工程起步阶段，档案室即介入基建部门，对建设管理和建设工程项目活动过程中形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等资料介入管理，要求基建部门按照标准及时收集留存并集中统一由专人保管；在工程建设过程，指导基建部门档案管理人员及工程技术人员分阶段做好基建文件材料的整理归档，尽可能实行全程标准化、规范化管理；事后及时对基建档案进行归档整理，并对所归档的内容进行系统分析和检查，发现有遗漏的资料及时通知基建部门整理归档，确保在收集过程中，不仅收集主要档案，还要收集次要档案，以实现档案的完整性。

在制度创新上，要进一步强化制度建设。随着科技的不断进步，档案工作经常会面临许多新情况、新问题，因此，在日常工作中，档案部门必须随时关注各方面变化，将新的档案管理理念、管理方式、管理手段融进新的档案工作制度，积极推进制度创新与完善，以适应医院发展的需要，以及档案管理自身发展的需要。①建立档案管理组织领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核，不断提高档案管理工作领导水平；②建立档案管理人员责任制，加强对档案材料的控制、积累以及检查考核；③要建立和健全教育管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；④建立教育约束和激励机制，促使档案管理人员产生紧迫感和危机感，主动参加继续教育，更新知识，提高业务能力水平。

2 档案管理服务方式的创新

在信息技术飞速发展的今天，与时俱进已成为档案工作者应具备的基本素质，改变以往重管理轻服务的管理模式，把工作重点从档案实体管理转移到档案服务管理上来，不断改进服务方式，创新服务功能，实现档案管理现代化。

2.1建立医院档案网页，有利于医院档案普通信息的浏览、专业信息的查阅以及重要的档案信息按照授权通过规范路径的调阅。档案部门的负责人应积极协调信息管理部门，利用单位的网站制作自己的网页，积极发动和组织上网数据和和信息，使档案管理服务系统联上单位内部各部门网址，实现档案信息的网上检索，避免往返档案室查找相关资料的繁锁，为各部门提供便捷高效的服务。

2.2实现电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。在网页上建立电子文件自动上传功能，在第一时间将其收集并在档案室的服务器上归档。

2.3开展在线服务模式。传统的档案利用方式是到档案部门查找利用档案原件进行借阅、影印等方式，在信息化时代里这些必然要发生一些变化。让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速的信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存利用价值的咨询，同时提供查询和资信服务。

3 档案管理技术手段的创新

随着计算机网络技术的发展，在管理技术上有所创新，实现档案检索的电子化和信息化，以提高档案管理的工作效率和现代化水平。

3.1建立计算机机网络中心，实现医院网络化管理，能够有效促进医院的发展。医院档案部门要建立健全办公网络体系，为医院建立档案网络管理系统提供平台。在内部办公服务网络和公众服务网络上，开设相应的网络档案馆和档案管理专栏，充分利用档案文件的应用价值。

3.2充分发挥医院网站的作用，根据网站反映的各种信息，制定相应的策略，保障档案资源的可靠性和真实性，保障档案信息的传递和共享，提高网络档案的应用价值。

4 档案管理的安全性技术创新

医院档案信息化管理的同时，不可忽视的一点就是档案信息的安全性。根据当前信息化管理的技术要求，对于重要的信息数据要建立严格的管理机制和技术手段，例如要建立内网与外网之间的防火墙隔离，建立小型专用的数据库，建立双倍分获有条件应建立异地备份等措施。对重要档案信息又进行分级分类管理，属于保密级的信息和资料要严格遵守相应的保密纪律和制度。对于信息档案的调阅要严格制定规定和授权，要严格对从事信息化的专业人员和岗位要进行岗位教育和监督。

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在我国人力资源管理中，人事档案是员工成长过程中所形成的具有真实性、动态性和机密性的档案材料，是一个单位人力资源管理中的关键环节，同时，档案材料的完整也关系到员工自身的切身利益。

（一）选拔人才依据。在进行人才选拔时，为了全面而客观地考察人才，除了了解当事人当前各方面的表现外，还要充分地查阅他的历史档案。通过对人才档案记录材料的查阅，客观地了解关于人才的学习经历、政治立场、能力评价、奖惩情况等相关信息，为选拔人才提供依据。此外，通过高效而优质的人事档案管理，还能为人才业绩考核等工作提供有效支持。所以说，人事档案材料的完整性和规范化的管理工作，关系到每一个员工的前途和切身利益，关系到单位的长远发展，关系到对于人才的公正评判。

（二）实现人力资源的最佳配置。每一个员工的特质都不尽相同，其特长也存在着千差万别。只有实现了对人力资源的最佳配置，才能确保将每一个员工安排到最适合他的岗位上。要想实现对人力资源的最佳配置，就必须对每一个员工的人事档案材料认真收集，细致整理、全面分析、准确评价。随着时间和环境方面发生的变化，员工的岗位变动和优胜劣汰更是在所难免，此时人事档案管理就显得更加重要。

二、人事档案管理弊端

现阶段，我国在人事档案管理方面还存在着一些弊端，主要在于它同现今的社会形势存在着脱节。尤其是不少单位已经普遍地推行了全员聘任制，但在档案管理的机制上却仍然沿用旧的管理模式。在市场经济不断飞速发展的今天，积极地引进人才，对于一个单位的发展来说是至关重要的。然而，由于当今人才流动的频繁，档案来源比以前要广泛得多，也要复杂得多，再加上档案所记载的对象在身份上的不确定性，在档案管理上可以说比以前要纷繁复杂许多。

（一）收集归档的不全面性。人事档案是员工从上学起乃至今后工作中伴随学习、升迁等成长过程中形成的记录材料。基层单位人事档案管理是根据传统的方式方法进行的。它大多数记录的是员工在工作单位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未记录能体现相对个人工作能力、个性特点的相关内容。同时，随着市场经济提倡多元化人才交流，员工对成长过程中所形成的材料对个人影响的重要性缺乏认识，基层单位也没有专业或专职档案管理人员，缺乏必要的保管设施及专业的管理技能，而导致人事档案材料归档不及时、缺项、缺失，影响了档案的完整性以及时效性。档案材料不完整、管理落后是现今基层人事档案管理中普遍存在的问题。

（二）管理者综合素质偏低。开展信息化的档案资源管理是时展的趋势，要求管理者务必熟练操作计算机，使用相关网络技术及各种档案管理的软件，学会发掘更多档案信息的价值等。但从实际现状来看，基层档案管理者的综合素质偏低，根本无法应用现代化的网络技术与信息软件进行办公，仅仅只是凭借自身的经验开展工作，难以提高档案管理的效果，更不用说展开信息化的建设。

（三）档案管理形式多种多样。基层单位的档案资料主要以纸质为主。随着信息技术的普及应用有些单位也开始向电子化档案发展。但是在基层单位档案的管理过程中存在着一些问题。首先，档案材料没有进行有效整合，各个部门分别按各自的方式方法管理对应的材料，很少进行交流与数据共享，一旦需要查找某个员工的相关资料，那么就需要花费更多的时间，不利于档案利用效率的提高。假如有进行信息化管理的，也没有充分发挥出信息技术的作用。所以，要使基层人事档案规范化、标准化管理落实到实处还有很多工作要做。

三、档案管理对策

（一）全面档案内容。人事档案的不全面性主要是因为旧的管理体制所限，人事人员都是按照传统方式来记录与收集人事信息。人事档案管理者的不专业、岗位不确定性以及人才频繁流动也是造成档案资料不全面、缺失、时效性差的原因。基层单位应加强对人事档案管理重要性的认识，档案管理人员要专职、专业培训。要及时收集、追踪个人档案资料。档案内容的收集应该加强员工的个人能力包括组织能力、协调沟通能力、合作精神、创新意识以及心理素质等方面资料，这些能反映一??人的综合素质，而不是仅限于学历程度及政治表现。除了这些内容的收集，还需要将当事人平时的工作业绩、工作情况以及他们在活动中的表现予以考核的情况也要及时归档。为全面、完整地体现员工的个人档案内容，还要将他们在学术与技术上的成果予以记录归档。

（二）积极开展数字档案的建设。随着信息技术的普及应用，我国各单位档案资料也开始向数字化档案方向发展。但是，除基层单位档案的管理方式和数字化基础设施落后的影响外还存在着一些问题。首先，档案信息资源没有进行有效整合。其次，没有充分发挥出信息技术的作用。单位在使用信息技术进行档案管理时，通常只利用到档案管理系统最基本的功能，即信息资料的收集、记录与查找的功能，而信息数据的整理、分析、反馈等功能却没有得到很好的使用。信息化管理技术强大的功能就是数据分析功能，所以才能在各个领域得到广泛应用。为此，要提高信息化、数字化建设的意识，加大基础设施投入，建立标准化、规范化的管理制度和措施，加强档案管理人员的综合能力及安全意识是基层单位迫切需要做的工作。

（三）?M行人事档案方面的业务建设。如今，在市场经济不断发展完善的国情下，人事档案管理也必须同市场经济体制相得益彰，来更好地为市场经济机制服务。人事档案就是在市场经济机制下，尤其是在全员聘任制已普遍开展的前提下的一种全新的档案管理模式。选择一家诚信可靠的人事档案托管机构，可以有效地减轻单位在人事档案管理方面的负担，节省在人事档案管理方面的成本，使人事档案管理工作更加优化。

除了以上三点之外，我们还应当积极加强人事档案的保密性方面的建设，堵住在档案管理环节中的任何漏洞。另外，在不影响相互档案信息保密性的前提下，我们还可以同兄弟单位之间开展一些档案信息资源共享方面的工作，这样有利于我们同兄弟单位的合作共赢。

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随着党政机关档案管理工作规范化建设的深入发展，对党政机关档案管理工作者提出了越来越高的要求。目前，我们的党政机关档案管理工作中存有少部分同志政治意识、责任意识不高，业务能力不强，创新意识差，更有少部分同志缺乏职业道德，履职不尽职等问题。加强党政机关档案管理工作者素质教育十分重要且必要。

1．较高的政治素质是做好机关档案管理工作的根本要求

党政机关档案管理工作者，所接触的工作性比较强，规范性要求比较多，这就要求档案管理工作者具备较强的工作责任心和保密意识，要求档案管理工作者政治上可靠。具体来说，档案管理工作者要坚持经常性的思想政治教育、党的路线方针形势教育，提高自身的政治素质，同时要树立学习的榜样，向雷锋、焦裕禄、孔繁森、郭明义等同志学习，增强爱岗敬业、奉献社会的意识，坚定理想信念，树立正确的世界观、人生观、价值观，学会用党的先进理论武装头脑，始终保持正确的政治方向，增强政治鉴别力和敏锐性。这是档案管理工作者必做的功课，是做好档案管理工作的首要前提和要求。

2.精湛的业务素质是做好档案管理工作的重要要求

2.1党政机关档案管理工作者一定要有丰富的业务知识

党政机关档案管理的内容大都仅限于文件、文史资料和人事资料保存。不同内容对档案管理工作提出了不同的要求，且有些档案材料形成于不同的时期，与当时的政治、经济、军事、外交、科学和文化等方面政策规定有着不可阻断的联系，档案管理工作者在整理保存这些资料的过程，就是对掌握当时政策法规情况的一次检验，是运用自身业务知识指导现实工作的过程。这就要求档案管理工作者要认真广泛地涉猎科学文化知识，熟练地学习掌握与之相关政策要求，对零散的各种档案资料等进行处理和整编,进行科学地整理与鉴定，选择好需要归档的材料。同时，档案工作是由收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节有机地构成，这些环节都有一定专业的研究领域。例如，收集工作必须保持原汁原味，不能有主观原因，整理工作必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，鉴定工作必须依照把当时的要求与现实的需要有机结合起来，保管、检索工作必须按照现行的制度规定去要求。这就要求档案工作者必须经常学习档案管理有关知识，不断提高档案工作者综合知识水平。

2.2党政机关档案管理工作者一定要有较高的科学管理水平

当前是知识经济的时代，现代化、规范化管理已经熔入党政机关日常工作之中，建立科学的档案管理机制，必然要求档案工作者掌握科学的管理手段，不断更新档案管理水平。面对新形势新要求，档案工作者一要掌握档案学的基础理论和专业知识，既要学习好档案学基本理论，包括公文写作、档案文献编纂、档案保护技术等，又要及时学习好党和国家有关档案工作的法律法规、政策制度，夯实基本业务技能；二要学习和掌握管理学知识，把管理的理念运用到档案管理之中，对收集、整理、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研等各项业务环节全部做到科技化、规范化、系统化，不断提高工作效率，使档案管理工作水平不断提高。三要理论联系实际，坚持学以致用的原则，增强创新发展的意识，不断地总结档案管理工作的经验，探索档案管理工作的规律，使之成为一项指导档案工作发展的长效机制。

2.3党政机关档案管理工作者一定要有较高的自动化办公操作能力

档案管理的现代化,离不开科技的投入，特别是计算机技术已经成为机关办公自动化的重要载体。作为档案管理工作，信息知识时代，档案管理工作的信息资料很大一部分来源于网上信息平台；档案管理的系统化，更离不开用计算机编程技术开发的档案管理数据库。因此说，档案管理工作者必须具有较强的计算机操作能力，能熟练地操作与档案管理相关的现代化设备。这也是提高档案管理工作者业务素质的一项基础性工作，也是档案管理工作者必须掌握的基本技能。

3.良好的职业道德是做好党政机关档案管理工作的重要保障

政治合格、爱岗敬业、无私奉献是对党政机关工作者的精神要求，是档案工作者理应遵守一项基本工作要求。档案工作与机关宣传、服务、人事等工作相比，他更多的是幕后工作，更多的是不为外人所知的保密性工作，在外人看来是清水衙门。因此说，档案管理工作者必须具有良好的职业道德。良好的职业道德反映在以下几个方面，一是政治素质过关，有良好的思想道德情操，能够树立正确的人生观和价值观；二是具有强烈的事业感和责任心，把本职工作当事业来作，耐得住寂寞，甘于清贫，不计较个人得失，一心为公；三是遵纪守法意识强，有正确的权力观、利益观和地位观，不为名利所累，不做违纪国法的事，不做有悖档案管理制度的事，时刻用职业道德约束自己的言行举止，努力做一个立党为公执政为民的公务员。

4.良好的工作环境和严格的教育机制是提高党政机关档案管理工作者素质的重要途经

4.1营造良好的工作环境

档案工作是一项枯燥乏味、不易出成绩的工作，是一个冷门岗位，很多人不愿意去从事这项工作，但是这项工作是反映一个单位发展过程，详尽记录一个单位各方面工作数据的基础性工作，为调查工作情况、出台政策法规、核实人事资料等方面提供着重要依据。因此说，党政机关要学会用政策留人、待遇留人、感情留人。从硬件上，按照现代化、科技化的要求，设立独立的办公、查阅、库房三室，配备电脑、照相、录像、打印、复印、传真、扫描、碎纸机等管理设备和设施，安装标准空调机，不断改善档案保管环境，为从事档案管理工作的人员创造一个好工作环境。从软件上，建立倾向档案管理的政策，关心档案管理工作者的政治进步，关心他们的身心健康，提高他们的经济待遇，为档案管理工作提供充足的经费，支持他们搞科研创新，加大奖励的力度，以良好的发展环境，使他们乐于从事档案工作，进而激发他们工作的积极性和主动性。