办公档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇办公档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

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在现今社会信息化的今天，很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公，自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门，包括一些私营企业，整个企业中最重要的部门之一就是档案室，在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息，档案室属于一个企业的内部部门，所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用，通过计算机的操作，在一定上减少人力的利用，为企业可以减少由于不必要的员工的录用，减少公司的运作成本，另一方面，由计算机进行操作的过程，少了人工参与，增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库，计算机由于它配备的功能齐全，例如从物力来看，文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等，都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展，这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前，档案的管理都是由企业的老人值得信任，有多年的工作经验人才能胜任，现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。

2.客观性

办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作，可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理，企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理，由专业部门将必要信息进行存储，按日期类别分类好各种文档文件，这样下去，在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地将有用信息进行快速的提取，为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。

二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作

1.管理人员理念要现代

当今档案管理若要实现现代化管理，首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想，只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点，是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中，由于信息时代的高速发展，员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。除此之外，对于信息检查的人员来说，对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性，利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合，然后快速地传递给阅读者，有效地减少资料冗杂性的发生，并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能，用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变，那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面，所以在企业实现改革之前，管理者的思想的改变及实施是最为重要的。

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由于传统档案管理不能适应现代社会发展的速度，设备现代化，档案种类的多样化，都对档案管理人员的专业水平要求提出了新标准，必须通过各种形式，加强他们对新档案法的学习和认识，使其具有法律责任和义务，增强自觉性、责任心，必须加强档案管理人员教育，尽快培养一批掌握新技术，又熟悉档案知识的专业人才，才能完成这项艰巨而重大的任务。

2办公室文书档案的管理

文书档案的特点，其内容有针对性，不能被修改遗失，加之档案量并不是很大，所以我们可以使用“件”的整理方法。取其所长。对于“件”数太多。办公室归结出的档案一般比较具有时效性和法律性，数量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。这样的工作量是可以承受的。对于整理过程繁琐。办公室档案一般可以分门别类地进行系统的整理，且多数为法律文件、规划部署、计划方案之类，使用量不高，大体分类即可。对于管理易发生的错误。办公室文件最大的特点是其有机联系性强，从名目即可窥看内容方向。即便发生管理失误，工作人员也是很容易整理的。

3办公室业务档案的管理

业务档案的特点是零散、量大，其特点的群体性，可做忽略和整合处理。这样就可以使用“卷”的整理方法，有整体性，不计细节，方便找出其中关联档案，立卷整理的优势就立刻显现出来。分类概括。业务档案多以涉及民生问题的个人档案居多，这与办公室档案有很大去别，民生问题档案笼统、量大、常被查阅。而采用立卷的方法则正好可以根据其所在地、所在科室、所在管辖进行分类，且民生问题涉及安全性文件量低，主要以个人或全体档案调用为主。立卷简易。如是办公室档案归类立卷则需详尽其细致，在立卷名上马虎不得。而业务档案不必逐一姓名列出，以其整体性来来看。只需列入街道名称、住宅名称、所在科室名称、管辖区域名称即可，并不存在因为人员不同而产生的立名不同。即使是案卷标题也可拟写，几个字就行，如劳动合同鉴证册、招工表、大学生报到卷、某某科室员工信息等，不存在争议问题。

4加强信息化管理

随着信息技术的飞速发展，给人类带来了极大的便利，电子技术在档案管理中的运用，实施信息化管理，将把档案管理从传统手工操作中解放出来，减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化，现代化，降低了按件整理工作的繁琐率，降低了人为因素在文件工作中的影响，工作清晰明了，使用起来更加方便。

5人力资源和社会保障管理

档案管理的其他思索对于档案管理不仅只能从分类方法上找寻解决，分类方式只是从其本身找解决方法，而外部也存在诸多帮助档案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，国家应及时出台一些相应的档案收集管理的辅助措施，出台相应规范细则，加强档案管理的执行力度。人才培养方面，培养相应的档案业务人员，规定具体细则，使其有规范性和统一性。做好档案监控工作，成立专门部门，派遣相应专业，在档案收集、整理、利用、保存等各个环节确保档案整理工作的有序性、科学性、安全性，使立案和监管互相制约、监督。

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在机关事业单位的发展过程中，对于档案管理工作的重视程度正在不断地提升，其实早在党的十四大会议上，对其职能所属进行了明确的定位，这为档案管理工作的发展提供了更为广阔的空间，是档案管理工作在机关单位发展历程中的一个重要的转折。传统的档案管理工作模式，主要依靠单位领导的指示，对各单位的工作汇报资料进行有效的收集和整理，在经济市场中，这种模式已经开始显现出一定的弊端，对于日程的工作在质量和效率方面开始出现不良的影响，对于机关单位高层进行决策不能提供科学的参考依据。

要将档案管理工作作为机关单位办公室的一项重要职能，为领导的决策提供依据和基础。在办公室工作中，对档案管理工作要设立一个相对独立的管理机制，实现档案资料管理的独立性，并与其他工作部门进行协调统一，充分实现其服务性，并促进其作用最大程度地发挥。

二、档案管理在办公室工作中的重要意义

（一）档案资料是单位领导进行科学决策的重要依据。在一个单位，尤其在国企机关单位中，决策层的工作任务主要有两个方面：首先是对单位发展和运行的基本情况进行全面的了解。其次就是进行科学、客观的政策的制定工作，而这也对档案管理和制定决策之间的关系进行了阐述和明确。查阅单位发展过程中的档案资料是获取全面基本信息的有效手段，进而才能为科学、客观决策的制定提供重要依??。随着改革开放程度的不断加深，尤其是在国企机关单位之中，档案管理工作的重要性更加凸显。档案资料是对单位发展历程中的业绩、荣誉、重要事件以及一般的成长历程的一个重要的文字记录，在进行决策的制定过程中，能够发挥出重要的借鉴作用，而办公室工作主要的工作职能就是为其他部门提供辅助作用。

（二）档案管理能够促进办公室工作效率的显著提高。档案管理工作不仅是行政部门的重要枢纽，同时也为决策部门职能的发挥起着重要的指导作用。新时期下，档案管理工作模式已经突破传统模式中的对文件资料的收集和整理层面，在新模式中，档案管理工作要对收集的信息文件进行科学有效的加工与处理。档案资料中的大量信息要通过数据信息网络的形式，为办公室工作效率的全面提高提供助力，促进其现代化建设工作的开展，进而促进事业单位对一系列的文书以及文稿的修改，以及人事、财务等后勤工作的现代化、信息化以及数字化发展，从而使从事档案管理工作的大量人员得以解放，实现单位发展对劳动力的解放的同时，大幅度提高办公室的工作效率，以更好地为单位、为社会提供优质服务。

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1.1 实现档案管理和办公自动化的一体化

在全面推进医院改革的过程中，传统的医院档案管理模式难以满足医院对档案管理效率和质量的要求，进而造成管理上问题不断。在办公自动化的环境下，自动化办公模式可以充分发挥其高效快速及全面等特点，将其与医院的档案管理工作结合起来，形成医院档案管理一体化，必然能不断完善医院服务，确保档案管理工作高效完成。

1.2 实现医院档案归档的规范化和标准化

医院档案的归档包括电子档案和纸质档案两部分的内容。在办公自动化环境下，先进的信息技术和计算机网络平台能够确保档案归档工作高效率和高标准的完成，在计算机技术和网络平台建设的辅助之下，医院的档案归档各个环节都能够进行规范管理，从而大幅提高档案归档工作的综合水平。

1.3 促进医院各部门之间的相互协作

在办公自动化环境之下，医院的档案管理工作的系统性特征更加明显。电子档案归档除了要求医院档案管理部门协调工作之外，还需要信息技术部以及其他部门的通力协作，这样才能够确保档案的完整性。在办公自动化实现的前期阶段，但管理工作需要得到进一步的延伸，无论是前端控制还是设计阶段，都要确保系统性管理。

2、办公自动化下医院档案管理策略

2.1 改变传统的档案管理模式

在办公自动化环境下，医院档案管理的各项文件是相对独立的。传统的医院档案归档工作主要是由部门或者是个人完成，在实现办公自动化之后，自动化的医院档案管理则以文件为单位，直接将处理完成的文件进行归档。在这样的改变之下，电子档案归档不再是一个部门的工作，他需要信息技术部和档案管理部门共同协作，无论是哪一个环节出问题都会造成档案的完整性。在办公自动化的要求之下，医院必须改变传统的档案管理方式，在自动化办公系统建立的前期阶段就必须要将档案管理进行延伸，并且与系统设计紧密结合。另外为了确保医院档案管理的系统性发展，自动化办公系统的功能设置必须涉及前端控制。

2.2 全面完善档案管理系统

在自动化办公的影响下，医院的档案管理部门必须不断完善档案管理系统，确保档案管理的各项工作能够系统化的完成。在完善医院的档案管理系统过程之中，必须根据医院的实际发展情况，在现有系统平台的基础之上，构建档案管理子系统，从而确保电子档案管理工作和电子公文运转的高效配合和共同完成。与此同时，在进行设计时，医院首先需要对自身的业务经营管理特点进行全面的分析和研究，根据管理的实际特征进行系统管理平台的设计和完善，确保管理系统平台设计能够与其他的管理组件相互融合，提高管理系统的整体适用性，同时为实现文档一体化管理的目标创造良好的条件。

2.3 建设档案管理工作队伍

我国的医疗卫生事业正处在全面发展时期，这一时期医院的档案类型和数量持续增多，这对医院的档案管理工作带来了极大的挑战，也给档案管理的工作人员提出了更高的要求。在办公自动化环境下，医院在开展档案管理工作时需要结合办公自动化的特点，根据工作需求建设档案管理工作队伍，加强管理人才培养工作，有效提高档案管理人员的素质，满足医院办公自动化的要求。一方面由于办公自动化的发展速度逐步加快，那么医院的档案管理工作就必须跟上科技和信息化发展的步调，重视人才的培养和更新，加强对档案管理人员的专业技能培训和职业素养教育，确保档案管理人员的知识和技能得到更新和发展。另一方面，医院要引进先进的人员考核制度，积极推进激励制度，将职称和员工业绩关联起来，充分激发工作人员的工作热情，提高档案管理人员的整体管理水平以及医院的整体服务质量。

2.4 建立和完善档案管理标准

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二、文书类档案在办公中的具体应用

目前，在我国的各大办公中，对于工作人员的文书类档案的管理，办公的相关档案管理部门通过电子管理软件，将整个档案管理分为收集登录、辅助立卷、档案检索以及目录打印等部分。这样，在进行工作人员档案管理档案的查阅时，能够提高档案的查阅速度，同时还可以对档案管理进行科学合理地统计，这对于提高办公的档案管理具有极其重要的作用。就目前的发展阶段来说，虽然电子档案管理技术还处于初始阶段，但是如果我们将其有效运用到办公的自动化办公系统中，与传统的档案管理方式相结合，就能够有效地实现电子档案的管理。与此同时，实行电子档案管理，在建立相关的计算机网络系统之后，还可以在网上进行借阅，有助于各个办公之间进行交流。最后，电子档案管理档案还可以延长工作人员的保存时间以及保存价值。

三、推进电子档案管理档案应用的对策

1.建立完善的备份机制

随着科学技术的不断发展，计算机技术获得了飞速进步，但同时，一些违背计算机使用道德的不法分子也随之增多。对于电子档案管理来说，极其容易受到黑客以及病毒的攻击。此外，在有些情况下，机器出现故障，这些因素都会导致计算机中的档案信息丢失，从而给办公的档案管理造成极大阻碍。为解决这一难题，必须建立健全完善的备份机制，对电子档案管理进行及时备份，减小由于不良攻击或者机器故障造成档案信息丢失而带来的危害。除此之外，还应该安装相应的安全软件以及设备，防止黑客的攻击以及病毒的侵犯，保证整个电子档案管理档案的安全性。

2.提高档案管理管理人员的素质

要加强电子档案管理档案在办公档案管理中的应用，必须提高档案管理人员的素质。对于档案管理人员来说，不仅要求他们具有深厚的档案管理专业知识和档案管理能力，能够熟练运用计算机技术和网络技术，促进电子档案管理在办公中的应用。要实现这一目标，可以在招聘时引进一批知识深厚、档案管理能力强以及计算机技术熟练地复合型人才。另外，可以对专业人员进行相关培训，对他们的办公知识、档案管理管理能力以及计算机技术进行统一培训，培养出一批档案管理能力强、计算机技术熟练的复合型人才。此外，档案管理人员还应该通过各种有效途径学习新理论、新知识以及新技能，提高自身的业务能力和管理水平）对于各个办公之间，可以加强办公之间的交流，通过频繁的档案交流进行取长补短，完善自身技术，弥补管理中的不足，从整体上提高办公档案管理管理人员的素质。

3.及时修补管理软件的安全漏洞

为了及时修补管理软件的安全漏洞，可以及时对计算机上的防火墙以及杀毒软件进行升级，保证档案管理在上传、查阅以及借阅时的安全性。除此之外，还要对电子档案管理档案的使用环境以及计算机设备进行完善，强化整个防磁化设施，减少因为管理软件出现安全漏洞而造成的电子档案管理档案的管理问题。

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信息技术的发展，计算机网络已经成了社会生活中的重要组成部分。特别是在办公领域，因计算机技术的有效利用而实现了办公自动化，数字化信息技术成了日常办公管理工作中的重要基础。档案管理作为日常工作中的关键环节，其工作程序之烦琐，工作量之大，劳动强度之高，如果按照传统的工作模式，必然使工作处于低效率操作状态，非常不适应于现代化的高质量、快节奏工作要求。引入办公自动化联网技术，不但优化了档案管理程序，而且推动了档案管理工作的创新。

一、强化自动化档案管理的必要性

档案是极具保存价值的资料，其所记载的是单位发展历程中所产生的，涉及各项工作的信息。实施档案管理工作，就是对于档案实体实施系统化管理，以利于档案信息能够为各项业务提供有价值的服务。在档案管理工作中，运用办公自动化技术辅助，并建立计算机网络平台，可以塑造新型的档案管理环境。

从安全的角度而言，档案资料不仅仅具有保存价值，而且是推动发展的重要依据。由于档案资料多数为纸质保存，因此需要妥善管理，并做好各种防御措施，以避免遭到不同程度的损坏。为了避免受到水灾、火患和虫害的威胁，单位要对于档案管理加大力度，但是，单一的管理方式导致档案资料一旦遭到损害，就很难于补救，导致档案资料的遗失。

部分单位对于档案采用了电子化处管理的方式，当纸质的档案经过扫描录入后，形成电子文件，以利于电子化的保护和管理，更为方便查阅。从目前档案电子化管理状况来看，电子档案的管理依然存在着诸多的问题。面对诸多的管理软件，要选择适合的管理方式才能够实施电子档案的有效管理，以实施保护功能。对于电子文档的保护，目的是提高档案管理的服务功能，这就有必要建立统一的档案管理体系，实施标准化管理，提高档案管理的整体水平。鉴于电子化档案管理硬件设施上所存在的问题，要使其在电子档案处理中发挥功能性的作用，就要采取必要的措施，强化自身建设，将硬件设备以及管理软件的各种优势充分地发挥出来。实施网络化、信息化管理成了一种必然。

二、档案管理与办公自动化之间是相辅相成的关系

（一）档案管理与办公自动化之间具有相互促进的作用

处于信息化时代，办公自动化在各行业中很普及。档案管理是一项复杂而烦琐的工作，采用办公自动化设备实施管理，可以促进档案工作的系统化。因此，办公自动化设备的使用，对于捋顺档案管理程序，促进档案规范化管理具有重要的作用。与此同时，档案管理对于办公自动化网络技术也具有一定的推进作用。随着档案的办公自动化管理的兴起，开阔了自动化软件技术的开发领域，自动化网络技术、档案数据库技术等等，都成了促进自动化软件研发的方向。档案管理与办公自动化的相互促进和发展，为双方的动作提供了更多的便利和迅速的发展的保障。从学科角度而言，档案文件本身就是一种信息形式的存在，而办公自动化是处理信息和传递信息的工具。因此，办公自动化与档案管理是有过程和结果的关系。

（二）档案管理与办公自动化之间存在着差异性

传统的档案处理方式主要是针对纸质资料而言，多数为纸质文件、照片、光盘以及奖杯等等的实体信息。办公自动化的档案处理则是电子技术手段的应用。采用先进的信息技术，运用网络进行文件信息的交流，从而形成了实现无纸化办公的趋势。

三、实现档案管理与办公自动化的有效融合

（一）对于档案管理实施标准化建设

从管理体制方面入手，对于档案文件实施协调管理。将文件的前期处理工作纳入到档案管理工作职责范围中，为档案管理打下良好的基础。对于档案管理要制定规范的流程，包括档案文件的前期处理、著录以及电子文档格式等等，都要进行标准化处理。在设计档案信息管理系统的过程中，要考虑到各项技术参数，包括数据接口标准、不同类型数据转化标准等等，实施规范化设置，以提高工作效率。

（二）加强办公自动化系统的安全维护工作

档案管理部门要确保计算机自动化设备在安全的环境下运行，以使档案信息的传送安全可靠。为了防止档案软件受到病毒或者黑客的侵扰，安装病毒防护软件之后，要注意实时更新，以确保信息的高效传输。办公自动化系统平台被设置在内部网络中，与外网建立起连接。为了提高档案管理的安全性，要进行办公自动化系统的安全维护工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地质，然后对于允许访问的地址进行重新设置连接。其次是接入防护墙，以对外网进入的数据进行认证，实施有效过滤。禁止操作的业务，防火墙会予以禁止，即便是有信息通过，也会在防火墙信息内容中有所记载。此外，防火墙还可以对于网络系统进行检测，并针对系统的运行状态予以提示。

四、结论

综上所述，信息技术的进步，使传统的档案管理已经不再适应时代的要求。为了提高档案管理的工作效率，引进办公自动化网络，不但能够提高档案工作质量，而且还完善了电子档案管理建设，以利于档案管理工作的进一步发展。参考文献：

[1] 陈文珊.简述档案管理与办公自动化的融合[J].信息与电脑，2012（01）.

[2] 朱丽华.浅谈档案管理与办公自动化[J].城建档案，2013（02）.

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1.1 办公自动化的基本概念。办公自动化主要指使用计算机、网络等现代化技术对办公室工作以及相关信息进行相应处理，能够实现信息传输、自动发送、存储以及接收。能够将信息的流动速度进行极大提升，并能够显著提升信息的可靠性以及真实性。

1.2 办公自动化的特点

1.2.1 工作效率高。在目前实际的办公自动化过程中，由于医院各个部门功能以及作用的不同，档案分类为人事、病历、文书、专题以及实物等，涵盖有教学、财务、基础设施等影响医院运作的各个方面相关信息。能够将常规的档案管理工作逐渐进行科学化以及合理化处理，更好实现信息的检索效果。

1.2.2 存储方式安全可靠。传统的纸质医院档案在实际实施管理过程中，往往无法较好地进行管理。湿度、温度、气候等较多外部原因会对纸质档案造成极大威胁。通过使用办公自动化形式，能够缩小档案存储空间，也能够更好地让档案管理过程趋于便捷，延长档案实际寿命，这对于档案管理以及使用有着极为重要意义。

1.2.3 能够实现资源共享的效果。办公自动化在实施档案管理过程中进行计算机技术使用，能够帮助档案管理更加科学化以及规范化，最大限度地保证资源利用效率以及档案管理的实际效果。也能够实现较高的查找率，能够较好地脱离空间限制，更加完善地实现资源共享，增强了档案管理过程中的安全性。

2 在实施办公自动化环境中医院档案管理的问题和改善策略

2.1 在实施办公自动化环境下档案管理的问题。目前，最为常见的问题就是档案管理人员自身水平不高，无法较好地进行办公自动化过程中的档案管理。另外，档案管理也缺乏统一标准，容易出现较多问题，影响到档案管理质量以及效率。在目前的办公自动化过程中，系统开发不规范，运行水平参差，软件投入较少以及模式并不合理等情况，使实际使用效果不佳。

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随着我国信息化的不断加强，档案管理已从过去管理的文书档案不断发展为当前的综合档案，计算机及信息数字技术推动了办公自动化的普及，办公自动化给档案管理带来巨大的便利，我们可以随时进行调用的重要资源。因此，解决目前档案管理方面的问题，实现合理、有效的办公自动化管理，已成为当前档案工作的重要部分。

1 传统的档案管理存在的问题

传统的档案管理的保存工作不容易做好，造成档案资料容易出现不同程度的遗失、由于多数文件档案需要长期保存，为了改善文件存储的环境，避免可能造成档案纸张受潮、虫蚀或火灾等灾害，相关单位每年都需要投入大量的文档保管费用。此外，由于认为翻阅而产生资料和信息的遗失现象也市场发生，这会给相关单位带来不同程度的损失。此外，由于档案需要反复查阅，有需要时还有带出查阅场所，这样就存在元件受损或者遗失的可能性，影响了档案保管与利用管理工作的顺利进行。传统的档案管理方式存储档案的数量极其有限，而当今社会由于科技和文化的迅速发展，档案的种类和数量也在不断增加，涉及的方面也很广，当信息大量、频繁的产生时，则会使归档工作难度加大，是管理工作的效率极大地降低。根据传统档案管理存在的上述问题，我们可以清楚的看到传统的档案管理方式已不适合当今的情况，我们需要对传统的管理方式进行改革，实行档案管理的办公自动化，这样才能更好的做好档案管理工作。

2 办公自动化对档案管理的影响

2.1 对档案工作的规范化标准化要求更高

办公自动化的应用要求档案工作必须做到规范化及标准化，只有规范的档案信息才能用电脑处理，才能在公共网络上实现交流与共享。所以，档案管理的各项基础工作必须实行标准化。

2.2 有助于实现文件与档案管理一体化

办公自动化中文件处理和档案管理直观地表现为一个连续的过程。例如，在电视台所有的公文都需办公室处理，当办公室接到贡文化，除了要在电脑上对其特征进行著录，利用数据库编制检索工具还要对文件内容和主体进行分类确定其内容特征标识，完成标引过程。这就是文档一体、随办随归的档案综合管理。这种管理模式极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和质量。

2.3 对档案保管条件要求更高

办公自动化对档案管理和保管环境有很高的要求。机读档案对保管环境的温度要求在20士2℃，对相对湿度的要求在50士5%；此外，归档的磁盘需要写保护措施，磁盘按编号顺序竖放到专门的载体上，使用时，不能用手直接触摸磁盘的处，也不能弯折磁盘、用硬笔在保护套上划写，以防止机械损伤。

2.4 对管理人员的素质要求更高

办公自动化要求档案管理人员不断提高自身素质及科学文化水平才能胜任本职工作。档案管理人员凭借原有的管理和保护知识是管理不好新型载体档案的，只要及时更新自己的知识体系，学习新知识、掌握新技术，了解和熟悉新设备的工作原理、特点、功能使用芳芳，提供自身的管理水平与业务能力，才能适应现代管理工作和科学技术发展的需求。

3 办公自动化往档案管理中的应用

3.1 电子档案的收集工作

在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，这就要求相关档案部门积极参与档案管理的办公自动化的开发中，以功能合理的文件管理管好电子文件。

3.2 电子档案的整理工作

电子文件的整理是指根据有关原则和方法，把收集积累的电子文件进行分类处理。具体到某一单位，首先，此单位各部门的文书人员根据纸质档案的归档范围将需要归档的电子文件进行分类、划分保管期限；然后，定期归入档案库及档案数据库的文件，档案人员可以随时检查文书人员所做的分类和保管期限是否正确，并及时作出更正，并在年终进行计算机辅助组卷，之后系统会自动生成各种检索目录，这样不仅完成了电子档案的整理工作，也形成了各种检索目录。

3.3 电子档案的保管工作

电子文件的特征不同于纸质文件，任何做好保护和维护工作，使其安全可靠并长期处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。

3.3.1 要保证电子档案载体物理上的安全

通常情况下，电子档案以脱机的方式存储到一定介质中，此时需要创设一个适宜其保护的环境，比如温湿度的控制；并保证避光、防变形的需求；远离有害气体等。

3.3.2 要保证电子档案内容逻辑上的准确

电子档案的存储必须依赖一定的计算机硬件平台，将其以人们能够直接阅读的格式展现在读者面前，所以，在运用电子档案时，不仅要保护好电子档案，更重要的是对电子档案所依赖的技术、数据系统及相关定义参数进行保存。

3.3.3 要对电子档案载体进行有效的检测与维护

对于电子档案的检测与维护，一定要综合考虑技术、人员、环境、设备与电子档案自身的特性，根据它们的综合因素来确定技术方案和管理模式，以确保电子档案能更安全、更可靠地进行保存与管理，能够长期处于可准确提供利用的状态。

3.4 电子档案的利用工作

相比于纸质档案，电子档案存在更便捷的特性。但此特性是建立在电子档案所依赖的技术上的，只有采取一定的管理手段才能实现。电子档案提供利用的方法有：提供拷贝、通信传输、直接利用等。

总之，随着科技的进步，计算机技术的广泛使用，档案管理的办公自动化逐步变为一种发展趋势，我们也能清楚的得知办公自动化具有更多的优势，其能极大地改善传统档案管理的许多缺陷，查阅者能够更快速、更便捷的获取他们所需的资料，从而提高了查阅速度和工作效率。因此，在不久的将来，档案管理的自动化势必会被更多的单位所利用，受到更多工作者的青睐。

参考文献

[1]尚文宇.企业档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息，2013（11）：101.

[2]张M.档案管理的办公自动化初探[J].办公室业务，2012（01）：53.

[3]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）：26.

[4]于海英.文书档案管理的办公自动化应用[J].才智，2010（11）：267.

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前言

作为医院管理的主要内容，档案管理内容多涉及医院医疗技术、科研成果以及相关设施运行等内容，是推动医疗事业水平提高的关键。但从现行大多办公自动化医院，其在档案管理工作方面仍表现出一定的滞后性，难与医院整体信息化建设速度保持同步，无论在档案管理制度或人员配备等各方面都表现出一定的缺失状态，无法起到服务于医院发展的作用。因此，如何做好档案管理工作成为现行办公自动化环境下医院需考虑的重要内容。

一、医院办公自动化环境对档案管理的具体要求

在办公自动化条件下，其要求医院在经营管理活动中都应满足自动化、信息化等特征。其中在档案管理方面首先需保证其具备较高的工作时效。从医院档案的具体分类看，多表现为设施建设、财务、教学以及医疗等所有相关资料内容，通过办公自动化管理，需在实践操作中保证管理程序以及检索功能等得以充分发挥。其次要求管理人员综合素质较高。由于办公自动化环境中，所有管理工作都需依托于互联网、计算机等实现，医院工作者除掌握基本档案管理内容外还需对设计算机操作技能等熟练掌握，满足自动化环境中档案管理水平得以提高。再次，标准管理体系的构建。自动化的基础在于标准化体系的构建。办公自动化档案管理中需做到明确档案管理标准，利用统一管理方式推动管理建设。最后，采用多样式的存储方式，彻底改变以往完全依托于纸质形式的存储方式，需利用过多实物载体如影响或电子文本等，既可是档案管理空间得以提升也可使档案使用周期得以保障[1]。

二、档案管理存在的弊端分析

（一）从档案管理标准角度

办公自动化是医院信息化建设的重要环节，其在设备应用方面都较为先进，但却使档案存档产生较为严重的问题，如自动化后的存档资料多以正式文件形式为主，原始底稿丢失或漏存等。同时归档中完全将复印件或打印材料作为底稿的情况也较为普遍，充分说明管理中不具备规范化、标准化等特征。事实上，办公自动化条件下，关于档案管理更要求体现数字化特征，确保档案材料收集、处理归档以及检索利用更为便捷，而这些目标的实现都要求做好档案管理标准的构建。

（二）从人员素质角度

以往以纸质为主的档案管理过程中，对管理人员不做学历或知识程度等方面的要求，但在办公自动化环境下，许多归档文件在存储形式上表现出多样化特征，要求结合一定的技术与原则对档案进行管理。而现有管理人员素质很难满足办公自动化管理要求，很多档案管理人员不具备计算机或网络操作相关知识，而引用专业计算机技术人员却又无法快速适应档案管理工作，这种情况下办公自动化环境中复合型人才的缺失成为主要问题。

（三）从办公自动化系统角度

尽管医院建设中逐步引入办公自动化系统，但受技术水平限制，系统开发质量很难保障，许多开发商为提高系统集成度往往忽视对用户实际需要的考虑，造成医院档案管理中办公自动化系统的应用常出现问题。以OA管理系统为例，其在设计过程中便容易忽视与档案管理软件间的联系，管理人员无法利用其进行全程管理与监控文件的流程[2]。

三、完善医院档案管理的具体策略

（一）档案管理标准的确定

档案管理标准确定中，首先需明确医院档案管理涉及的主要内容，如收集、整理、检索等。在此基础上将归档材料做好检查工作，通过有效的鉴别使档案信息资源价值得以保证。同时，在档案管理标准中，还需结合办公自动化程度，适时做出档案管理标准的修改与完善，尤其应将相关管理人员的职责进行明确，这样可使档案得到规范化管理。

（二）人才培养机制的构建

医疗卫生事业的快速发展是档案类型出现较多变化且数量持续增多，为档案工作人员带来沉重的负担。医院应结合办公自动化系统特征，适时开展档案管理人才培养工作，保证其基本档案管理知识夯实的基础上做好计算机技术能力培养工作，并引入相应的考核机制，有利于促进档案管理人员素质的整体提高，满足医院自动化办公的基本需求。

（三）管理系统的完善

在管理系统完善过程中，要求根据现有系统平台进行管理子系统的构建，其目标在于使电子档案的管理可配合电子公文运转一同完成。同时在设计过程中要求根据医院实际业务经营管理特征，确保系统工作平台设计的基础上，其他基础组件包括权限管理以及表单等都可融入其中，确保系统整体适用性得以提高，有利于实现文档一体化的目标[3]。

结论

档案管理水平的提高是适应医院信息化建设的关键所在。实际管理中应结合办公自动化实际特征，立足于现行档案管理中存在的问题，从人才培养机制构建、管理标准明确以及管理系统完善等各方面使信息化建设水平得以提高，为医院的持续发展奠定基础。

参考文献：

[1]薛理花.基于办公自动化环境的医院档案管理探析[J].商,2015,25:79+36.