档案管理建议模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理建议，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区

摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。

事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

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档案在国内外有上百种不同的定义，但它大致的功能就是持续地记载客观信息并反映客观事物特征，持续的信息功能决定了它能反映事物的持续的发展的历史过程，从不同侧面和角度全面客观地反映事物，因此档案是十分重要的信息载体。而医院档案也是和重要的记录医院信息的载体，例如行政文书档案、工资档案和人事档案等，是医院管理正常运转的重要保障。而其中党员档案管理工作关系到医院人事管理的核心工作，有着重要的作用，然而随着信息化时代的到来，传统医院党员档案管理方式以及逐渐不能适应信息化需求，存在诸多管理问题，亟需改革。

1 医院党员档案管理的重要性

档案管理一般指的是事业单位收集整理档案，并予以保管鉴定，最后统计编排成库，以便随时提供数据检索查询的管理工作。一般包括信息收集、规范整理、价值鉴定、严格保管、统一编目和检索、统计、编辑和研究（又称文献编纂）、信息利用等八个阶段。而医院的党员档案管理就是医院的党员的信息被收集整理、保管鉴定最后统计编排成库，以便随时进行人事信息查询的档案管理工作。医院的党员档案管理一般主要涉及党员的工作、生活和学习的发展过程的记录，是基层党员组织建设的重要载体，更是医院党员建设工作的重要工具。强化医院的党员档案管理工作有利于加强党在对医疗事业的思想和人事方面的指导，强化医护人员的为人民服务的工作意识，坚持正确的医疗卫生事业的现代化建设发展方向。加强医院党员档案管理工作从政治、医疗事业和档案管理工作三方面都具有十分重大的意义。

2 医院党员档案管理面临的现状

2.1 缺乏对党员档案管理工作的足够重视

党员档案管理工作除了作为管理工作的特性以外，还具有党的思想政治工作方面的特性。不能仅仅把党员管理工作当作普通的工作对待，它还具有一定的思想政治功能。党员档案管理工作的水平高低直接反映了医院党员组织建设工作的水平高低，因此无论是大到医院领导还是小到档案管理人员都要深化对党员档案管理工作的重要意义和必要性的认识，应该随时具备政治意识，树立大局观。而基层的档案管理工作人员更要坚持把党员档案管理工作往高水平、现代化方向做，抛弃懈怠懒惰的思想，认真做好党员档案管理工作的每一个细节，以高度的责任感和使命感要求自己的管理工作职责，努力提升党员档案管理水平。

2.2 缺乏健全的党员档案管理制度

党员档案管理的工作质量的提升还取决于是否有统一的合理科学的管理制度和标准。一般医院往往会有统一规范的工作管理制度和标准，然而涉及到档案管理制度方面的却少之又少，档案管理甚至没有具体的档案内容界定标准，也没有被纳入正规的医院业绩考核体系。党员档案管理的第一阶段就是要进行档案收集，然后进行规范整理，如果缺乏统一的对收集的内容信息的划分标准，仅凭档案管理工作人员的个人的实践经验进行主观划分，往往会导致档案收集和划分出现重复和混乱的状态，浪费人力资源和时间精力，不利于高效的档案管理工作的实行。而缺乏管理考核的档案管理则从外部没有压力，内部也没有动力，管理水平提高也就缺乏发展动力。

2.3 缺乏专业的党员档案管理队伍

第一，党员档案管理队伍非专业化。档案管理工作人员大部分是由于各种客观原因而从事档案管理工作的，很多不是档案管理专业出身，因此管理队伍本身的敬业意识、专业素养、技能水平普遍偏低。第二，党员档案管理队伍发展乏力。由于很多医院并不重视档案管理工作，档案管理人员基本没有机会得到继续教育和培训的机会借以提高技能水平，因此管理队伍本身专业水平长期停滞不前。

2.4 医院工作中被边缘化的地位

虽然医院党员档案管理也是医院工作的有机组成部分，然而档案管理工作却处于日益被边缘化的地位。具体表现为医院领导不重视档案管理工作的事实，甚至连部分档案管理工作人员也不认同自己从事的档案管理工作，而医院无论是在设备更新、人才培养、制度建设等各个方面都忽略了档案管理工作的发展，甚至会牺牲档案管理资源补充医疗事业的建设。

3 推荐党员档案管理工作的有效建议

3.1 全面重视党员档案管理工作

第一，思想意识上认同党员档案管理工作。要加强医院全体人员对档案管理工作的深刻认识，尊重并重视档案管理工作；提高档案管理工作人员的物质待遇与精神奖励，让管理人员从内心认同档案管理工作这份职业。第二，资金投入上要兼顾档案管理建设。积极进行档案管理的硬件设备的更新换代，引进电子计算机和网络系统，加强档案管理的现代化建设；加强对管理工作人员的继续教育的投入，通过成人教育，网络授课，小班培训等形式提升管理人员的档案管理技能水平，提升档案管理的专业化水平。

3.2 加强档案管理的专业化建设

第一，党员档案管理有专业管理制度、专业标准和规范。和其他专业一样，档案管理必须有自己的专业标准和规范，在内容类目划分上要有明确具体的标准，不可通过主观经验划分，才能让党员管理的收集整理高效而准确。第二，党员档案管理有专业的办公资源。第一，有专业的管理空间。例如专门的保管室、专门的保管柜箱、有专门的保管盒子、有专门的保管手续和专门的人员管理，做到从档案管理的器物到过程都专业化，让党员档案管理有速度、有保障、有依据、有效率。

3.3 加强党员档案管理工作的分工建设

针对在党员档案管理工作低效散漫的问题，应该通过科学合理的细化分工来解决。党员档案管理细化分工，首先要细分工作职责，其次要分配工作任务，最后合理制定分工环节，按照档案管理一般程序，从档案的收集整理到规范统计和最后的信息利用流水线管理模式，各司其责。高效而合理的分工可有效提升党员档案管理工作的工作效率。

3.4 发挥党员档案管理的政治功能

为了提升党员档案管理工作的实际作用，应该把党员档案建设同党员组织建设有机结合起来，党员的关系的转接和变化都应该通过党员档案管理相关工作环节。另外，党员档案管理工作室可以创造性地建设动态的党员档案管理，依据党员的档案信息，科学合理地对党员进行评估其思想状况，发挥关爱党员的作用。

4 结语

医院党员档案管理工作室医院管理工作的有机组成部分，对医院工作的运转和党员组织建设起着重要作用。医院党员档案管理工作面临被边缘化的现状，工作被认同度不够，也缺乏资金投入、技术发展、管理理论的支持，针对这种现状，医院领导应该要重视党员档案管理工作，积极推动传统的党员档案管理工作的更新换代，努力促进党员档案管理工作现代化和信息化水平的提高，重新发挥党员档案管理工作的政治和管理作用。

参考文献

[1] 王小菁. 医院档案管理工作中存在的问题和改革思路[J]. 中国现代医生. 2008（28）

[2] 赵磊，杨东晓，李四中. 浅谈当前医院档案管理中存在的问题及对策[J]. 中医药管理杂志. 2007（02）

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随着我国城市化进程的加快，城建档案工作越来越受到关注。其作为城市建设与发展的真实记录，客观的反映着城建过程中的进步与问题，对于城市未来规划建设提供了重要的参考依据。随着城建档案的日已收到广发关注，以及档案信息的形式越来越多，加强对于城建档案的管理十分必要。

一、城建档案在城市建设中的作用分析

1.城建档案在城市规划、城市建设以及城市管理中的作用

在城市规划的制定中，必须以记载着城市在建设中所形成的档案资料为基础进行规划的制定。以城市建设中所进行的旧城区改造为例，如果缺乏有效的城建档案作为资料借鉴，那么就会增加旧城区改造工作的难度。同样的，具有系统与可靠的城建档案资料对城市建设以及城市管理也有着重要的作用。以地下管线工程为例，如果在城市建设中不注意地下管线档案的管理，就会加大地下管线管网普查的工作难度，甚至会给地下管网管理带来不必要的麻烦。

2、城建档案在人们生活与工作秩序方面的作用

城建档案不止对城市规划以及城市建设等政府管理产生影响，同样的也对人们的日常生活与工作产生不可低估的影响。对于人们来说，人们的日常生活工作离不开水、电、通信、住房以及交通等等基础设施，确保这些基础设施档案的完整性与系统性，对保证人们日常工作生活的正常运行有着不可取代的作用。

3、城建档案在防灾抗灾方面的作用

对于城市管理来说，不可避免的会出现地震之类的自然灾害。在汶川地震中，四川灾区的城建档案管理部门就极好的发挥了城建档案在救灾方面的作用。除此以外，城建档案在防灾方面所具有的作用也是不可取代的。

这是由城建档案本身作为城市规划与城市基础建设的历史记录资料的本质所决定的。除此以外，城建档案本身也是重要的科研资料，城建档案不仅仅能为城市建设、城市管理以及城市规划等等提供必要的科研资料，更为城市科学的理论研究与实践应用提供重要的基础性资料。

二、目前城建档案管理存在的一些难点问题

1、缺乏档案意识，无法及时准确建档

在城市建设如此快速发展的今天，我们的城建档案管理部门，严重缺乏城建档案的管理意识，对城建档案管理不够重视，在加上缺乏专业档案管理人员，建档不及时、资料收集不全面、编排维护不到位，甚至根本就不建档，工作往往就是走走形式而已，应付差事罢了，严重的影响了城建档案管理工作的顺利进行，结果会给城市的发展带来不可估量的危害。

2、管理方式、技术陈旧落后，缺乏系统性

现在许多城市的城建档案管理部门，还都是一些陈旧的管理模式，都是旧体制留下的一些制度，管理技术基本还停留在纸质实体进档，虽然也开始使用计算机管理，但管理的模式依然还是传统的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。本来就没有系统的管理模式，再加上技术的落后，导致在城建档案管理十分混乱。

3、档案管理人员缺乏专业管理技能、自身素质低

目前的城建档案管理人员，大都是以前从一些其它岗位上，由于一些原因，而进到这个部门工作的，本身专业素质低、技能差，对档案管理知识知之甚少，责任心不强等，在这管理已经走向电子信息管理时代的今天，他们是根本无法适应如此快速发展的需要，大大阻碍了城建档案工作的顺利发展。

4、管理人员断档、缺失严重

城建档案管理工作本身固有的特点，是现如今年轻人都无法喜欢和选择的。首先，工作重复性劳动极高，劳动强度过大;其次收集资料、建档整理这样的性质工作特别枯燥、、忙心、繁琐;再有就是这事职业病高发的工作，其工作特点极易引发腰椎、颈椎疾病。这样的工作基本没有人愿意干，老的员工退休的退休、转行的转行，留下了的很少，而且没有工作热情。大学生都觉得这样工作没有激情、没有创造、没有发展都不愿意选择这工作，人员缺失、断档也就成为这工作一个普遍的现象。

5、城建档案管理相应的法律法规不够完善

国家近些年相继颁布了一些城建档案管理方面的法律法规，也对其管理发展起到了积极的推动作用，但是这还远远不够。从大局统一的角度看，我们还没有真正的形成完整的管理体系，中央与地方法规不一致;城建档案法规与建设行业以及文书档案相关法规的衔接与配套方面存在一定的冲突及矛盾;城建档案工作现已经成为全国规模的事业体系，但是其在立法方面却非常缓慢，无法跟上工作发展的需要。

三、加强城建档案管理的对策与建议

1、以思想为根本，高度重视城建档案管理

想要加强城建档案管理，就需要在思想上高度重视城建档案管理工作。城建档案管理需要从长期谋略和监督检查两方面做好。对于长期谋略，首先需要在高度重视的基础，将档案管理与城市建设相融合，共同谋略、共同发展，让城市建设工作做到日益完善的同时档案管理工作也能够尽量完善化。做好这方面的工作城建档案管理部门需要制定相应的工作计划，以此确保在城建档案管理工作中能够得到有效地保障。对于监督检查，它是工作落实的前提，监督检查应该归纳于整体部门的考核体系，以科学严谨的态度考核工作人员的绩效，对优秀的员工进行物质上和精神上的奖励与鼓舞，让他们能够充分地激发出工作的积极性与创新性。

2、加快新技术应用、创新管理

社会的发展已近进入高科技信息化时代，各行各业都在加大高科技的投入和应用，不但提高了工作效率，也提高经济效益。我们已经落后的城建档案管理工作如今更要就快我们的步伐，对传统的管理模式进行优化制定大胆、创新管理模式，果断的加大各方面的投入，从人员的配备、设备的更新、网络的建设等不断的完善，坚持‘用户为中心’的原则，应用先进的档案管理技术，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。

3、加强队伍建设、提高专业技能

领导的重视、创新的管理，还需要过硬的队伍。城建档案管理工作从内容、方式方法直到技术都在改变，这样不断的变化对管理人员的各项要求就在不断的提高，要想打造一支过得硬的管理队伍，我们要做好以下几点:

(1)制定完善的培训制度，‘走出去、请进来’相结合，快速的提高我们管理人员的业务素质和专业技能;(2)强化服务意识，注重职业道德培养;(3)提高管理人员各项待遇，留住管理人才;(4)积极招入专业的技术人才，管理人员合理配置，明确分工、各尽其责。

4、加强横向联合、适时维护更新、充分开发利用

城建档案对城市发展的作用是至关重要的，想关单位都要积极的行动起来，主动配合，提供准确、全面、真实的资料，这样才会使城建档案资料才能够更好的得到利用;再有相关单位之间相互联手，统一合作、真正实现资源共享，为城建档案资料的交流提供可靠便捷的平台。

5、加快完善和健全城建档案管理相关的法律法规

从中央到地方，各级城建档案管理部门，都要以中央出台的对城建档案管理的政策为主导，加快完善和健全其相关的法律法规。积极做好各项工作的规划，组织相关各级人员认真学习，在实际工作中全面落实，逐步的把城建档案管理纳入法制的轨道上。

6、做好城建档案管理工作的监督

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我国技工教育承担着培养和造就一支专业技能强、技术过硬的工人队伍的光荣使命，它在我国国民经济发展中具有十分重要的作用。由于技工学校的教育不同于大学、中专的教育，更不同于普通中学的教育，技工学校的学生在学校学习过程中，既要学会一定的技术理论知识，又要掌握一定的实际操作技术，这是技工学校区别于其他类型学校的一个重要标志。它有着自身的规律和特点，因此，我们要不断总结经验，从工作实践中探索适合技工学校的档案管理模式，科学有效地管理学校档案资料，为日后查考、借鉴和充分利用档案做好基础工作。学校档案工作是指学校档案室从事的一项档案专业的业务管理工作，即用档案管理的原则和科学方法管理学校日常工作中产生的档案，为党和国家及学校教育事业的发展提供借鉴和参考作用的专业性工作。档案工作的基本内容主要包括：对档案的收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研和利用工作。档案工作是由相对稳定的各个环节工作组成的有机整体，各个环节工作之间互相制约，互相促进，应该严格遵循各个环节之间相互关系的规律性，科学规范地开展档案管理工作，不能以人的主观意识随意破坏或改变各个环节的程序。从其工作特点说：档案管理与其他文献及图书管理有相同和近似的特点，都具有对信息的储蓄、加工、输入、输出的传输信息的控制系统。但是档案工作又有独有的特点：

（1）档案资源形成和积累过程的缓慢性。

（2）档案管理活动过程的阶段性。

（3）档案管理对档案形成部门的依附性。

（4）档案的保密性、对社会的相对封闭性。

2.档案的定义及技工学校档案的内容

档案是机关、组织和个人社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。技工学校档案是学校在教育、教学和科研实践活动中的原始记录。它客观地反映着学校教育教学工作的历史发展过程，又是学校广大教师在教育教学实践活动中的智慧结晶，它的主要内容包括学校的文件资料管理、校园文化教育建设、教学科研成果、技能实训考核、招生入学和学籍管理、毕业就业管理、财务账目管理、国资财产管理、教学设备管理及职业技能培训、技能等级鉴定、特种作业安全培训和测评考务管理等方面的实践过程中、形成的大量档案资料。

二、学校档案以教学、教务档案为重点管理

1.学校教学档案的重要性

主要表现在学校教学档案管理是学校教学管理的重要组成部分，它反映着学校工作的历史发展过程，同时又是教学工作的信息库。做好这项工作，便于学校领导了解学校面貌，了解各届、各班的教学质量，掌握学校历史发展进程中各种重大措施及其落实情况，掌握教师和学生学习情况的各种数据。这些原始档案材料是学校做出决策，制定规划，科学管理教学的重要依据；也是学校总结经验、吸取教训、进行教学研究、提高学校管理水平的重要基础材料。

2.教学档案的基本内容

包括国家及上级主管部门的条例、法令、文件，各项教学计划，各种教学大纲，以及本校历年的教学进程计划、总课表、学期授课计划、教师进修计划、教学质量提高计划、课外活动计划、各种教务行政统计资料、教学工作总结、各班成绩统计汇编、试卷分析报告、试题汇编、学校考勤材料、升级、留级、试读情况记载、教师逐年工作量汇总表等。

3.学校教务档案：

包括以下几个方面内容：

（1）学生名册。其中包括学生的姓名、性别、年龄、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入学成绩、毕业分配情况等内容。必须每班一册，每册第一页要有综合性材料。

（2）学生学籍档案。每个学生应有户头，记载该生基本情况，其中包括学习情况、奖惩情况、学籍登记情况以及毕业生登记表等。

（3）教师业务档案。包括教师基本情况、来校时间、历年任课情况、教学效果、科研及科研成果、历年进修计划考核情况、技术职称的晋升记录，及编写教材、教学参考资料的记录等。

（4）教学改革方面的有关资料。包括学校各种教学改革方案、改革经验及教育教学科研工作总结等。

三、计算机的应用对学校档案工作的影响

1.加强技工学校档案现代化基础建设

我校近年来在信息化技术普及中，计算机应用到各部门的日常工作中。政府加大对技工学校教育、教学基础建设的投入力度，分别新建并投入使用多媒体教学、数控车床实训、数控机电实训及计算机办公自动化等教学设备。学校财务管理、技能创业培训、职业鉴定、特种作业安全培训等部门先后与上级业务部门建立互联网络办公系统，使学校的教育质量和工作效率得到极大的提高。同时，有很多部门的文件在计算机上产生，在网络上进行处理，因此，产生大量电子文件。经过档案人员的收集、整理、鉴定、著录等归档的各环节工作，形成日后具有重要参考价值和凭证作用的电子信息档案。

2.提高学校档案管理工作效率

进行现代化管理的不断改进和创新，使档案工作的效率得到全面提高。在档案管理工作实践中，先进的档案管理技术模式与传统的手工管理技术模式无法比拟的优越性被充分体现出来，如检索目录迅速、查找档案便捷、可靠性高、存储量大、保密性强、档案寿命长、成本低廉等。这些优势能极大地提高档案管理工作效率及档案利用工作的水平，也是档案专业部门科学化、正规化管理，与世界先进的档案科学管理技术接轨的重要条件；同时，也是摆在我们新时期档案工作者面前新的研究课题。我们要不断充实专业知识，用积极的工作态度满足新时期档案管理工作的新要求。

四、做好电子文件的保管工作和加强学校档案工作的对策及建议

电子文件作为未来社会现行文件的主要形式，同时也是今后档案部门接收的主要文件类型。做好电子文件的保管工作，对其长期保存和充分利用、延续数字时代人类的记忆有着重要的作用。下面谈几点做好学校档案工作的建议想法及对策：

1.做好电子文件归档的技术处理工作

认真贯彻实施电子文件科学管理战略。做好新型文件材料的归档工作是形势所迫，这就要求档案人员必须深入到现行文件领域中，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行科学指导，保护电子文件的原始记录信息。同时，还要了解并记录文件信息重新组合形式的详细过程。采用先进的信息技术处理方法，将归档电子档案管理好。

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如今，大多数档案管理机构或部门纷纷遵循统一领导、分级管理的基本原则，通过集中管理模式开展一系列档案管理工作。尽管该档案管理模式具备强制性的推动力，可促进档案管理人员贯彻、执行各项指令，但管理链条过长，各个层级之间的沟通不畅，档案管理面临的工作思路滞后、制度弱化、忽视信息化建设、人员业务技能水平偏低等问题越来越突出，急需采取行之有效的措施改革档案管理模式。

一、建立弹性工作思路，提升档案管理效率

尽管集中式管理模式是档案管理的主要方式，且该模式能推动档案管理部门合理安排、部署，但管理交叉、权力过于集中、相互推诿扯皮等现象严重阻碍档案管理效率，这与现行档案管理模式陈旧、档案管理不被重视等有莫大的关联。为此，档案管理机构及人员应勇于打破固封的管理格局，科学清理各级档案管理部门之间的权力界限，尽早建立弹性的档案管理工作思路，并适当下放档案管理的整理、接转、保存等权力，从而使档案管理人员充分发挥职能作用，为改革档案管理模式、提升档案管理效率奠定坚实基础。

二、通过职能强化制度，加快管理体制改革

档案信息资源的整合与统一集中管理是档案部门履行职责的基础所在，所以档案部门应强化职能，进一步建立健全档案管理制度，将档案的收集制度、移交制度、动态管理制度等均纳入档案管理环节，以便将档案管理的优势充分发挥出来。当前，档案管理处于社会转型与经济体制转轨的关键时期，以往传统的职能定位、管理体制以及方式等很难与市场经济发展需求相适应，这是改革档案管理模式的障碍。为此，档案管理体制也需严格遵循改革思路，基于遵守国家档案法律法规的前提自觉、自主地落实档案管理工作，而不能一味依赖国家行政管理机关的强制治理手段。同时，档案行政管理机关也需加快改革步伐，主要通过法律手段宏观监控各级档案管理行为，并为档案管理工作的开展提供更多业务指导与标准，推动档案管理部门改革管理模式，优化档案管理工作。

三、不断加强信息建设，建立档案管理系统

当今社会，信息化是一大趋势，它使档案管理模式改革有了新要求，即尽可能通过当代新的科技成果及管理手段实现信息化档案管理，与此同时，在加强档案信息化建设的同时应严格依据国家的信息化管理标准，按照自身发展特点及实际情况制定内部标准体系，通过专用的网络向大众传播档案中丰富的信息数字资源。随着档案材料越来越多，整理档案的难度越来越大，有必要建立相应的档案管理系统，而信息技术的发展也为优化档案管理方式、改革档案管理模式提供了强有力的技术支撑。在实践中，档案管理人员应充分利用网络技术、管理系统等软件采集信息、整合资源，集成档案管理的流程，通过科学使用信息技术实现网络管理平台上档案征集、整理、归档、保存等工作环节的有序集成。应用信息化技术还能永久保存重要的档案资料，大大延长完好保管档案的年限。基于网络的互联互通，档案管理还能打破地域限制，合理共享档案资料，并依托档案信息化管理强大的服务平台，减少档案人员配备，节约人力成本。但档案信息化建设尚处于起步阶段，重视度不够、经费不足、人才匮乏等问题接踵而来，需要档案管理坚持引用信息化技术，不断完善档案管理系统，以推进档案管理模式的深化改革。

四、档案管理人员注重练就高水平业务技能

经济与社会的快速发展给档案管理人员提出了新的、更高的要求，且档案管理质量的优劣与档案工作人员素质水平的高低有直接关联。因此，新时期的档案管理人员务必要坚持与时俱进，努力解放思想、提高自身素质水平，训练自身形成良好的职业道德、较强的思想政治素质、强烈的责任感等，以更好地适应档案事业在新时期的新要求。当然，档案管理不仅是一项管理服务性工作，还是一项业务性工作，要求档案人员不仅业务功底要扎实，还需具备较强的服务意识与管理能力。如档案人员应充分掌握计算机知识，以有效管理和控制档案信息的数字化、电子化；迅速地、有效地收集信息，并完整保护信息，及时为使用者提供准确的档案信息，帮助他们用最短的时间找寻自己需要的信息，从而提高档案信息使用率。因此，新时期的每一名档案管理人员都应坚持完善服务手段，在学习档案管理业务知识的同时学习先进的新技术，注重编制检索工具，完善档案信息检索系统，提高档案的利用率，致力于在业务创新方面取得更大的突破，为深化档案管理模式改革提供可靠的人才保障。

五、结语

随着科学技术的快速发展，经济全球化步伐不断加快，改革档案管理模式在成为时代使命的同时也获得了有利的条件，档案管理工作者不能因问题或困难就停滞不前，而应在实践中不断改革工作思路、创造工作动力、谋求发展空间，为档案管理模式改革提供强大的支撑与助力，促进档案事业协调发展。

【参考文献】

[1]白亚欣.档案管理模式改革顺应时展要求[J].黑龙江史志，2014（09）：127.

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在开展交通部门档案管理过程中，其工作水平的高低直接影响到交通事业的稳定发展。为此，档案人员需要不断加强交通档案管理力度，提升档案管理的工作效率，确保交通管理工作正常、有序开展，以及时缓解交通行业档案管理中存在的不足，提高交通行业的经济效益和社会效益。下面结合笔者的工作经验，着重就交通档案管理中常见问题及解决措施进行了研究。

1、交通档案管理的必要性

目前，随着我国交通行业的不断发展，从而给档案管理工作带来了一些改革与创新。交通档案管理是社会生活中不可缺少的部分，对确保交通管理工作的正常开展和维护社会的稳定进行起到关键性的作用。在交通档案管理当中，我们要遵循国家“统一管理、分级负责的”统一管理原则，在国家档案行政管理部门的组织协调，统一监督和指导下，我们不仅要执行交通行业档案管理的制度，又要接受当地档案行政管理部门的监督与管理。交通行业开展档案管理工作具有以下几个方面的意义：（1）确保交通档案管理的顺利开展，对交通部门的相关工作起到协调的作用。交通档案管理工作顺利完成后，能够在相一时间内完成更多的工作量，这样可以大幅度地提高管理工作效率，提高交通行业的经济效益。（2）交通档案管理的有序开展，能够提高人们的就业率，促进交通行业的持续发展。总之，伴随着交通档案管理工作的不断发展和进步，企业对专业人员提出了更高的要求，这样有利于促进档案管理工作的改革与创新，以满足时展的需求，以培养出更多专业档案管理人才，促进社会更好、更快发展。

2、交通档案管理中常见问题分析

随着人们的生活质量的提高，人们对于车辆的需求量不断增加。车辆的增加和缺乏经验的驾驶人员数量的递增，引起了许多交通堵塞问题，进而产生了较多的交通档案，这大大增加了交通档案管理的力度。因此，为了解决以上问题，我们应采用科学合理的管理措施。目前来说，在我国交通档案管理过程中，仍然存在着以下几个方面的问题：

2.1人员信息衔接性不足，纸质档案工作量大。

随着交通事业的迅速发展，交通部门的网络设备仍然较为落后，从而造成大量陈旧纸质档案的出现，由于存放的时间过长，档案记录的信息大部分已经变得模糊了，且由于过去没有详细地记录好档案空间的有限记录，且都是通过将纸质档案转录到电脑中方式进行电子文档的储存，这样的工作将会消耗大量人力和时间，从而给电子档案的完善与发展带来了较大的阻碍。

2.2档案管理人员的整体素质较差。

在交通档案管理工作中，有些档案管理人员没有认识到自身工作的重要性，总是认为自己是一个小小的资料保管员而已，不重视档案管理工作，这种错误的观念导致他们在实际的工作当中缺乏一定的严谨性，进而造成一些档案信息丢失事件的出现。

2.3档案管理不够规范，实际检索效果差。

目前来说，在大部分交通档案管理工作中，仍然存在管理不规范的现象，同时档案管理部门没有建立完善的档案管理制度和标准，从而导致档案管理人员没有按照相关的规范要求进行档案的保存和记录，加上一些检索工具缺乏一定的精度，检索效果达不到要求。例如，在档案中明明显示了个人的档案信息，但是利用检索工具进行检索时即显示不出来，这样不方便人们对档案的使用，同时，还存在搜索方式设计不合理问题，需要到档案存放的地方才能查找到档案值，这样将会浪费了大量的人力和时间，大大地降低了档案管理工作的质量，难以满足公众的需求。

2.4电子档案存放系统设备差，更新缓慢。

近年来，随着我国网络信息技术的迅速发展与进步，网络技术出现了更新换代的局面，在交通行业档案管理工作中，经济出现管理系统使用几年后就难以满足新的发展要求。如交通档案管理系统经过几年的使用后，存在着软件和硬件配套设施差，打印、扫描效率低，系统软件不能及时得到升级等漏洞，从而造成档案在使用的过程中不难直接录入和上网，大大降低了档案管理工作的效率。

3、做好交通档案管理工作的建议

根据以上交通档案管理中常见问题分析，这些问题将大大降低了档案管理工作效率，因此，我们有必要采取一些针对性的解决措施，以提升档案管理的工作效率，以满足人们的使用需求。具体的措施如下：

3.1建立完善、规范的档案管理体系。

古人说：“无规矩不成方圆”，任何一种管理活动都不能随意开展，一般是在完善的计划方案的指导下进行的，交通档案的管理也不例外。在交通档案管理的过程中，我们需要建立完善、规范的管理体系。在档案管理工作中，要建立一个统一的管理系统，对交通各层部门进行自上而下的监管，如对交通部门的领导和工作人员进行管理，使他们充分认识到档案的管理的标准和要求，掌握好系统的档案管理内容和管理行为的规范性

3.2要不断提高档案管理人员综合素质。

在交通档案管理时，我们应加强对档案管理工作人员的专业培训，同时引进一些先进的管理技术，提高管理人员的水平。同时通过专业技能考核方法，提高档案管理人员的工作积极性，使他们长期保持一种积极工作的状态。

3.3加强交通档案的信息化管理。

在档案管理过程中，交通部门应引进先进的计算机技术，将档案信息全部录入到计算机系统当中，通过计算机网络系统实施档案管理，使得检索设备及时、迅速地检测出档案信息，实现档案管理由查询业务向信息化管理的转变。促进人机的完美结合，实现交通档案自动化管理目标，提高档案管理工作的效率，促进交通事业的稳步发展。

3.4完善交通行业配套设施。

随着我国交通事业也随之得到了迅速发展，档案数量不断增多，人们对档案管理提出了更高的要求。然而，我国交通行业在配套设施方面仍存在许多问题。

4、结语

总之，随着我国交通事业的持续发展，给交通部门的工作带来一些机遇和挑战，同时对档案管理的工作人员的要求越来越高。因此，我们有必要做好交通档案管理工作，善于总结和研究档案管理工作中存在的难题，不断完善档案的管理工作，促进交通行业的长久发展。

篇7

1.档案管理中存在的问题

1.1档案管理现代化的意识不强

当前，我们正走向档案管理现代化的进程中。但是，由于社会上对“档案”的作用和概念，熟知者甚少，对档案管理的意识相当薄弱，甚至某些领导对为何与如何加强档案工作的现代化认识不足，导致了许多单位的档案工作仍旧沿用传统的工作方法。由此可见，这严重的影响档案管理的现代化进程，降低了工作效率。

1.2现代化的人才不足

要实现档案管理现代化，跟上时代的步伐，前提是人才现代化。但是纵观当前人员现状，在许多企业、事业单位、机关的档案管理人员、文书人员，大多数还只是停留在收发与查找的阶段，缺乏现代化管理的基本知识，也没有具备现代化设备操作的技能。

1.3基础工作太差

档案管理要走上现代化的道路的前提是档案工作基础必须要标准化、规范化。目前事业单位、企业、机关的档案工作管理仍旧存在着很多的问题：许多部门未能按国家档案局制定的标准进行规范的操作。大量的案卷质量含量不高 ，有的企业甚至缺乏完整的检索工具。

1.4网络安全隐患

现在许多的档案都会在网络上传输，这样做方便、快捷，而且省去了在途中丢失和传输时间长的麻烦。但是，这同时也引发了一个重要的问题，那就是网络存在着许多的黑客、病毒等等会窃取档案资料。造成档案资料的泄漏，档案的丢失，或者是档案被人任意篡改的危险。

1.5电子档案管理过程中的问题

档案信息安全性主要涉及到传输安全性和档案信息载体安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全的影响。电子档案通常以光盘、U盘为载体,这类载体成分复杂，性能不稳定，常常会出现档案失真的问题。而且它们对温度防机械损伤、环境、湿度、防磁等条件要求比较高，一不小心就会损坏和变质，保存年限也低于传统的纸质档案。传输安全性指的是网络的安全性，网络的发展使电子档案能实现更大范围内的资源共享，但有利必有弊，不胜防的计算机病毒无和孔不入的网络黑客也给电子档案管理带来了极大的安全隐患。

2.档案管理问题的建议

2.1坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

法制化是做好档案管理工作的一项重要的基础，要做好档案管理工作必须以依法治档作为根本，落实好档案管理制度化。要走到档案管理设备的现代化的时代，需要的是档案种类和载体的多样化，这决定了档案管理方式要不断的革新，只有坚持与时俱进，符合时代要求，才能够适应好新形势，开创企事业档案管理工作的一个全新的局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路

2.2实现档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术进一步的发展，对如何做好档案管理工作新的挑战逐渐的被提出了，只有正视并切实的接受这个挑战，实现档案管理与现代管理技术有机的结合起来，档案管理工作才能走上有前景的发展轨道上。档案管理是一门专业性比较强的工作，要求档案管理人员具备档案管理者应具备服务意识，同时也要求掌握现代化的管理技能。档案汇集了大量的指示性资料，也记载了许多丰富的信息，成为一种及其丰富的信息总汇和信息资源。但档案的整理工作有繁琐的东西，劳动强度大，重复劳动多。而且如果使用计算机等现代化方式去整理复杂的档案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情况下，档案管理又可按照文件形成先后的顺序进行排列打印，既可以降低因为人为因素导致文件归档工作中的影响，又可以发挥计算机的管理的优势，减少手工操作，提高工作效率。

2.3提高档案管理人员素质

档案管理人员是档案工作的直接负责人员，所以，档案管理人员对不仅对整个的档案工作管理甚至是企事业单位的发展都起着举足轻重的作用。要注意加强好干部档案工作队伍的建设，选择作风正派、责任心强的、政治上可靠的员工从事档案工作的管理工作，更要时刻的注意对他们思想教育的培养，定时的关心他们工作和生活，充分的发挥好他们工作的积极性、创造性。档案管理的做的成功与否，在很大的程度上取决于负责的档案工作人员。作为一个合格的档案工作人员，要注重自身专业水平修养的提高，通过自学或者是参加培训等方式，熟悉与掌握各个档案工作的各个环节，与工作的最基本要求，努力的掌握科学管理的方法和原则，提高管理的工作效率，提高档案的质量。积极的探索新的、有效的现代管理模式，使档案工作能够更实用、更科学，为不断发展进步的社会提供更有利的资源。

2.4加强电子档案的保管与数据备份恢复工作

电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受温度、湿度、细菌、磁场等因素的影响，电子文件本身还很容易受到电脑黑客、计算机病毒的破坏，所以，档案管理必须要建造一个档案柜、专用库房来存放电子档案，配备专业的电子档案机房与安全性较强的电脑设备。尽量使用一次性的写入光盘，因为一次性的光盘比硬盘、磁带、磁盘等具有更好的稳定性，而且又只有只读性，可以避免修改。保持良好的湿度和温度,并能同时满足防尘、防虫、避光、甚至是强烈震动和防机械磨损等条件。要几十的进行文档耳朵备份，备份技术也是是一种安全技术，是确保电子档案信息不丢失的一个非常重要的技术方法。备份对象主要为照片音频、视频、文书等电子档案与传统的档案数字化后等文件，最还是实行双备份制，一份提供借阅，一份封存。针对网络的不安全性，要建立恢复系统数据备份和，确保关键的信息能够在计算机与网络发生灾难性故障后得以恢复。

总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，时刻的留意研究和总结出档案工作中存在的问题与漏洞，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献：

[1]刘涛《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》[J]，《科技咨询导报》，2011年第14期。

[2]宋北星，《让档案工作插上翅膀》[J]，《航天工业管理》，2010年第12期。

[3]李多;市场经济下的信用档案及其管理和利用[D];安徽大学;2009年。

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二、我省城乡社区居民健康档案管理现状与水平

根据 2011 年全国第六次人口普查显示，辽宁省总人口 4375万人，其中，城镇人口占 62.10%；乡村人口占 37.90%[3]。调研的 4个城市中，共有社区卫生服务站 228 个，乡镇卫生院 320 个，分别占全省 53.8％和 32.9％。

1.取得的成绩

（1）建档率较高。通过调研我们了解到，到 2011 年底，上述四个城市为城乡居民建立健康档案达 60.21%，为高血压、糖尿病等慢性病居民的建档率为 30.03%。沈阳市 118 家社区卫生服务机构承担“健康调查”任务，96 家社区卫生服务站入户为每位居民建立健康档案。其中，于洪区陵西卫生服务站，在全社区 64983 人口中开展健康档案管理工作。他们通过义诊、入户走访、门诊、住院患者信息记录、孕妇产前检查、儿童体检、预防接种等多种途径，在街道、派出所、防保站等部门协助下，建立健康档案 61146 份，建档率达94.1%；其中，高血压人数 11400，建档率 31.7%；糖尿病人数 3409，建档率 56.38%；残疾人数 642，建档率 98.13%。

（2）内容丰富。居民健康档案主要由个人基本信息表、健康体检表、接诊记录表、居民健康档案信息卡等组成[4]。个人基本信息除了有居民个人血压、血糖、身高、体重等信息外，还有既往病史、遗传病史、生活习惯(抽烟、喝酒)、家庭成员等记录。对 18 岁以上的糖尿病、高血压、精神病以及残疾人、孕产妇、儿童等有特殊的健康档案。还有卫生服务站人员对糖尿病、高血压等慢性病居民合理用药指导记录，有为孩子预防接种、孕产妇定期检查提醒记录。

（3）分类管理。健康档案分为儿童保健、妇女保健、疾病控制和医疗服务等档案。这些卫生服务站将若干份健康档案进行有机的分类，管理规范。其中，儿童保健档案含有出生登记、新生儿疾病筛查、儿童健康体检、体弱儿童管理等；妇女保健档案含有婚前保健服务、妇女病普查、孕产期保健服务、产前筛查等；疾病控制档案含有预防接种、传染病报告、结核病防治、艾滋病综合防治、职业病报告等；疾病管理档案含有高血压病、糖尿病、肿瘤、精神病等管理记录；医疗服务档案含有门诊及住院的诊断与治疗、健康体检资料等。

（4）有数据分析。我们在调研中发现，四个不同城市的 16 家卫生服务站都有资料分析记录。儿童计划免疫“四苗”接种率，2009 年至 2010 年 13 个社区卫生服务站的 1—6 岁儿童脊灰疫苗、百白破疫苗、麻疹疫苗、卡介苗平均接种率达 90％以上，达到规定要求。其中，兴隆台区卫生服务站对居民健康资料分析详细，即 2009 年至2010 年妇科病资料统计显示，生殖道感染性疾病占妇科患病例数78.67％，宫颈类感染占 65.43％，外阴阴道炎占 25.65％，盆腔炎性疾病占 9.26％，妇科恶性肿瘤检出率为 1.98／10 万,子宫脱垂率为1.85％。疾病管理资料分析，高血压病发病率为 27.13％,糖尿病发病率为 5.64％,恶性肿瘤发病率为 0.95％。

2.建档质量与水平

目前我省相当地区质量差、水平低，主要表现在以下几方面。

（1）质量不高。目前，城乡社区居民健康档案的建立主要有三种形式。一是卫生站人员上门建档与体检，这种形式采取的机会并不多。我们调研组随卫生站人员走访了一栋居民楼。这 12 户居民中只有 3 户人家“放行”，另 9 户不是家中无人应答，就是拒之门外，有的还冷言相对。二是坐等上门形式建档，即依托居民到卫生服务站就诊时建立健康档案，但由于居民就医愿意到大医院，也造成卫生服务站档案覆盖率较低。三是借助大专院校学生寒暑假上门建档，学生未经专门培训，也是影响档案质量的因素[4]。

（2）不能共享。在实地调研中我们发现一些居民健康档案只是一次性输入，成为只能反映当时社区居民健康状况的“死档”，资料并不能及时更新与添加，对慢性疾病的追踪、随访，甚至居民个人进行的体检以及住院治疗等所产生的数据不能及时输入。与公安、街道、计生、民政等部门的软件互不兼容，服务站与居民家庭、服务站之间、服务站与大医院之间没有联网，不能达到资源共享。

（3）利用率低。各种不同版本的居民健康档案，特别是各自为政的电子健康档案管理系统，不但维护费用高，而且利用率低。在调研中我们看到，有的社区卫生服务站将高血压疾病管理软件设计成动态管理，专门聘用人员将社区医师追踪、随访的资料添加到该软件中，而对这项管理的社区医生既不会使用该软件，也不能很好地利用信息化软件去分析病情，仅仅作为一种摆设供上级领导视察与观摩，使管理与实际相脱离。

三、原因分析

造成城乡居民健康档案建档质量不高，不能共享，利用率低的原因很多，归纳起来主要有以下几种情形。

1.不能双向交流。居民健康档案建立仅着眼于历史数据和当前数据的管理，不能与 Internet 融为一体。健康档案的管理者和被管理者互相隔离，只能进行有限的调查和被调查，居民由于得不到有价值的健康卫生信息和有效的基本卫生服务而失去了主动参与的积极性和热情。

2.信息成为孤岛。社区卫生服务站医务人员费尽千辛万苦，走访入户进行档案信息采集，将这庞大数据输入和整理，才形成居民的健康档案。而未与当地大医院的医疗信息系统或体检信息系统相嵌，居民看病或体检信息收集不到，造成动态管理虚设的尴尬局面。没有让居民的健康档案“活”起来，更没有使健康档案发挥保证居民安全、提高医疗质量、改善健康护理、推进病人康复的作用。

3.经费不到位。卫生部明文规定，2010 年按常住人口人均不低于 15 元的标准进行专项补助，且资金必须专款专用，要求在每年农村居民基本公共卫生工作开始之前预拨当年经费的 70％。我们在调研中发现，有的县区直到 2011 年 1 月才预拨了 2010 年经费的30％。就是这 30％中也有部分变成了乡镇一级的督导检查伙食费和劳务费。

4.保密性不强。居民健康档案信息包括遗传病史、既往病史等个人隐私。但目前好多卫生服务站对居民健康档案的保密做得不够，健康档案不密封保存，结果查询系统也不锁定，没有这方面的规章制度，任何工作人员都可以随时查阅，造成居民隐私外露。

四、改进建议

要想扎扎实实地作好城乡居民健康档案管理，为居民提供健康服务，就要在以下几方面下功夫。

1.提高全民健康档案意识。通过宣传使居民认识到健康档案对其健康的重要性和依从性，使之积极配合卫生服务站搞好立档工作，并及时把自身体检资料、到医院就医信息反馈给卫生站医务人员。还要提高各级领导对居民健康档案的意识，使各级领导认识到居民健康档案潜在价值，健康档案是制定卫生政策的重要依据。

2.增加政府投入。为保证居民健康档案工作的顺利进行，应加大资金方面的投入。一是对居民健康体检费用的补助，可结合城镇职工医疗保险和新农合给予一定补助。二是对卫生站健康档案工作人员补助，调动他们的积极性。三是要在设备上加大投入，要将卫生站信息化管理纳入发展规划中，依托大医院 HlS系统，建立全面、动态、对接的居民电子健康档案网络。

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关键词:人事档案;管理;建议

Key words: personnel files;management;proposal

中图分类号:G27 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0120-01

随着社会主义经济体制改革的深入,非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道,而与此同时,随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革,国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”,大中专毕业生要面向市场自主择业,这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等,而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然,传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业,人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率,这是一个具有重大现实意义的问题,下面就人事档案管理中存在的问题提几点建议:

①提高档案管理人员素质。人事档案管理的好坏,在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员,不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质,加强责任感,把人事档案工作看作一项政治工作,在平常的管理中体现它的严肃性,能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心,减少工作中的失误和差错。有了责任心,才能不厌其烦地去收集材料,才能认真鉴别材料的真伪,才能按照要求将材料及时归档、整理成册,才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高,通过自学、参加培训等方式,熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求,尤其是对材料的鉴别、分类,更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法,提高工作效率,提高档案质量。积极探索新的管理模式,使人事档案工作更科学、更实用,为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。

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近几年，医疗卫生系统通过开展“三好一满意”“质量管理提升年”等活动为契机，大力推进医院文化内涵建设，经济效益和社会效益都显著增长。医院档案管理水平也有了较大程度的提高，但还存在着一些问题，尤其是声像档案管理，更是严重滞后于医疗工作的整体发展水平，普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影像了医院档案的完整性和声像档案的保管及利用。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

1、资料与方法

1.1资料

医院声像档案工作目前普遍存在着问题。

1.1.1声响设备越来越先进，管理水平却停滞不前。

随着社会的发展及办公条件的改善，医院的声像设备有了很大改善，一些数量多，质量好，性能先进的声像设备在医院工作中广泛使用[1]。但是这些设备管理较乱，难以充分发挥作用。有的没有制定相应的声像设备管理制度和使用要求，有的存放在科室或个人手中，还有的设备使用人员不明确或频繁变动，使这些先进的设备没有固定的保管人员，得不到有效的保养，不能爱惜，从而损坏严重。

1.1.2医院一些重大活动从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，一些声像资料都是个人的随意行为，从而使这些资料都在个人手中，久而久之，被删除或丢失，也造成声像档案材料的流失。

1.1.3有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，也有的时间一长，根本记不起这些声像资料的来源、出处、形成日期、对医院工作和历史发展的意义，造成一些宝贵档案资料的流失。

1.2方法

加强医院声像档案管理的几点建议。

1.2.1 各级领导的重视更是做好档案工作的重要保证。

档案部门要善于抓住机遇，结合本院中心工作，通过现有档案特别是声像档案生动的利用实例，发挥档案的自身宣传教育作用，提升医院形象，使领导认识到声像档案能形象、生动、真实的再现历史原貌，是文书档案无法替代的，从而真正的从思想上予以重视，以足够的人力、物力保证声像档案工作的顺利开展。同时，通过各种手段在全院职工中宣传《档案法》和档案工作，提高职工档案法规意识，增强责任感，营造出一种良好的档案工作氛围。

各科室领导的重视更是做好档案工作的重要保证。如医务科、人事科、宣传科、设防科等这些重要的职能部门，往往掌握着许多重要的声像资料，许多医院的档案都由院办公室的专职人员管理，而从这几年的工作经验看，争取这些部门的大力支持，从而提高全院人员的档案意识，是做好档案工作的一项重要措施。

1.2.2 加强管理，制定声像档案管理制度，并狠抓落实。

要改变声像档案管理混乱的现状，必须制定一个切合实际的管理办法。医院要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声响资料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一整套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅利用做出明确规定。在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规制度落到实处，必须明确责任、依法管理、奖惩分明，做到有章可循，有法必依，使之变成自觉的行动，以确保声像档案的归档质量。

1.2.3 结合实际，创造条件力求妥善保管。

从长久保护利用考虑，声像档案要求恒温、恒湿、防磁、防震、放光、防火等[2]。而声像档案普遍不符合上述要求，短时间都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带要定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。第三，在技术上，应做好声像档案的录、复制与备份，利用永久保存设备，光盘储存设备，确保声像档案的安全保管。第四，为最大限度的发挥档案的利用价值，注意收集不同时期的播放设备，特别是淘汰播放设备，便于声像档案的开发利用，为社会各界服务。

1.2.4 加强监督、分类指导，注重业务培训。

针对声像档案管理现状，医院档案管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度检查的重要内容[3]；针对不同科室现状，采取不同方式分类指导，力争整体水平的提高；注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

2、结果

医院档案室任命专职声像档案管理工作人员，对其加大培训力度。档案室草拟声像档案管理规章制度，由医院分管领导会同各相关科室，研究修改，形成终稿，试运行。在领导重视下，这就有了组织、制度和人才保证。

对照片档案，将其保存在温度140C-240C，相对湿度为40%-60%，并添加必要的防霉剂。

对缩微片，将其置于密封较好的金属柜中，并用胶带密封门缝处，对永久保存的胶片档案，采用密封冷冻的方法延长其寿命。对磁性影像档案，放在具有抗磁性的金属盒中，并避免强烈的机械振动，环境温度180C左右，温度变化不超过+30C，相对湿度40%，不允许紫外线直接照射磁性载体。对光盘影像档案，保存温度为200C，相对湿度50%左右，并密闭防尘，规定5年就要检查一次，如光盘损环或出现问题，应及时拷贝。

在领导重视、声像工作人员恪守规章并努力工作下，医院收集整理了上千件档案，并妥善管理，为下一步的有效利用奠定了基础。

3、讨论

本文对本单位的声像档案管理工作现状进行分析，并提出了相应的建议。该建议试运行一年，效果良好，医院声像档案得到统一、有序、妥善地保管，为下一步的有效利用，为院领导的分析决策提供帮助。当然在试运行期间，也出现了一些新问题，比如出现了新影像格式，一些存储方式不易共享，采用高分辨率保存造成数据量激增等，今后将对这些问题进一步研究处理。

【参考文献】