律师档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇律师档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

档案的保管和利用是档案的两大基本职能。随着以计算机技术为代表的现代科技技术的普及与发展，学校利用计算机技术辅助管理各类信息资料成为必然。因此，档案管理也被纳入到学校电子网络管理系统。电子网络管理产生了各式各样的电子文件，面对繁多的电子文件，如何更好地进行整理、归档、保护并加以利用，是众多档案管理工作者面临的新课题。

一、正视困难，客观分析学校档案管理的现状

当前学校档案管理领域，信息技术仅仅应用在收集和整理等浅层次的方面，不利于信息的及时共享，制约了档案资料进一步拓展、应用空间和深度，有效利用率不高。

1.学校档案电子化管理存在的问题

（1）档案电子化管理适用范围较浅。按照档案管理要求，我们把学校教育教学所涉及的资料归集存档，一般以年度为时间单位，按保存期限的长短分长期档案、短期档案、临时档案进行分类保存。计算机主要被用来将档案资料的电子版归类放入相应的文件夹，以及编制目录、打印卷脊等，也就是说主要应用于收集整理，并不能在档案的共享、利用上发挥作用。

（2）档案电子化管理收集归档繁琐杂乱。学校的教育教学资料繁多，而且不同工作归属不同部门分管，相关资料由所属部门分类保存。

（3）档案电子化管理查找不方便，利用率低。在实际工作中，文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。除了少数教师在晋职、评优时用到，学校档案的主要用途就是应对上级检查、考核。真正使用时，由于档案归类不是按照事务而是按时间和时限，所以检索和查找并不方便，更不方便利用。

2.学校档案电子化管理存在问题的原因

（1）思想认识没有达到应有的高度。一直以来，档案管理者没有认识到档案的价值所在，将自己的工作定位于整理和保管档案上。虽然在从纸质档案到电子档案改进的过程中转变了一些观念，但也是认为只要把档案收集整理好，用时能拿出来，检查时能通过，就是做好了档案管理工作。

（2）电子化管理没有达到应有的深度。一是学校硬件和软件支持不到位，电子设备落后。二是档案管理者还是沿用以前的工作习惯，实行管理人员建档，电子保存保管，纸质信息流转。三是对档案管理没有进行完整的探索研究，导致信息化在档案管理上应用不广不深。

二、科学创新，积极探索学校档案电子化管理的新方法

学校教育教学方式的变革，也影响到学校档案管理的变革。学校改革和发展留下了大量的图片、视频等资料，仅凭纸张和磁盘不足以保存，所以档案管理电子化势在必行。而且，只有在管理创新上下功夫，才能在发展中求得生机与活力，建立一种全新的档案电子化管理模式。

1.科学思考，探索学校档案电子化管理的思路

（1）加强对档案电子化管理的研究。档案管理者要将档案电子化管理当成工作中的一个重要课题来研究，要深入学习关于档案管理的专业知识，全面认识档案管理的范围、幅度、深度和信息的传递方式、安全性，区分信息的有效性。对档案的管理不能仅停留在一个收集、整理的阶段，而要通过研究思考，对工作进行梳理细化，总结出对学校真正有用的档案类别，拓展档案的应用深度。

（2）加强档案电子化管理的规范建设。做好学校档案电子化管理，首先应该确立一个标准，厘清分类方法，明确各部门责任，统一档案工作各个环节的管理和技术操作，简化档案工作步骤。档案管理工作与日常工作结合起来，无论是图片还是文字材料，都可以以电子文档的形式整理归类后通过内部网络移交学校档案室，缩短交接时间，简化交接方式，提高工作效率。

2.勇于实践，创新学校档案电子化管理方法

遵循“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的档案工作原则，建立起符合学校特点的电子档案管理运作机制，实现学校档案的电子化管理。

（1）确立归档标准。大的方面沿用长期以来的学校档案管理中约定俗成的时间期限要求，以时间为单位分类；每年度的长期、短期和临时档案中，再按部门分类，分成文书、财务、德育、教学等类别；在每个小类别下，再按事件进行分类，将学校内的各类教育教学事件条理清晰地归类存档。

（2）设定范围密级。 档案的收集范围是按上级统一规定进行的，一般包括反映学校各项工作的文件通知、计划方案、过程记录、成果展示等；表现形式为文字、声像、图片、合同文件、行政收发文等。档案密级的确定由学校领导负责，确定后通知档案管理人员照章管理。的档案在局域网上不能查阅，除密级档案外，其它档案对学校内教职员工开放。

（3）确定归档方式。以各部门为单位，在规定的时间内，按照规范档案管理标准，将学校相关的档案材料归档上交至学校档案室。因为档案管理人员不可能完全了解各部门的工作具体包含哪些内容，只有部门具体负责人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通过采用数据迁移技术，实现了档案管理系统与学校网络平台的链接，档案管理员可以直接从校园网、校园FTP等平台中调取资料并形成电子档案。对没有电子文件的重要的纸质档案，则扫描成图片形式存档。

（5）深层次利用档案。各部门负责人和工作人员按不同权限，可在网络上直接查阅档案，实现了各部门信息共享，满足了不同层次领导和教师的需求。

三、有效利用，努力提升学校档案的利用率

学校档案电子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有档案管理完全依靠手工管理、检索定位困难、收集归档繁琐、利用不高的弊端，为实现信息增值利用提供了便利。而要提高学校档案的利用，还需要档案工作者做好以下几个方面。

1.强化服务意识

档案管理员要提高思想认识，熟记档案管理的规范制度，熟知档案的归档时间和类别，熟悉电子档案的操作流程，为档案利用者提供热情、周到的星级服务，千方百计地满足利用者的需求，为其找到理想、满意的档案。

2.加强宣传力度

档案管理员要通过自身的努力，提高人们的档案意识，引导人们利用档案，扩大档案信息的利用范围。

3.提升自身素质

加强政治学习与理念学习，掌握相关档案管理知识，充分认识到档案管理工作的必要性与重要性，树立正确的事业观，做到思想到位、职责到位、措施到位。在工作中磨练技艺，提高收集、整理、归类、检索档案的能力，坚持原则，爱岗敬业，认真履行岗位职责。针对工作中出现的新问题，结合工作实际，积极探索，主动思考，尽职尽责做好工作。

随着电子网络技术的不断发展，学校档案电子化管理必将产生新的问题，寻求新的思路。因此，作为档案管理者，要不断加强自身业务学习，与时俱进，在应用中发现问题，在思考中解决问题，将学校档案电子化管理推向新的高度。

参考文献：

[1]以创新推进档案管理电子化[J]，殷华丽，中国船检，2009年07期，100-102

篇2

事业单位的各项业务办理在过程中都有相关资料留存，其人员档案也是档案管理的一个重要内容。由于档案管理本身要占用一定的时间和精力，加上有些业务的开展需要对档案进行查询、核实等，因此档案管理的效率关系着其他业务的效率，因此通过提高档案管理工作效率可以促进整体运行效率的提高。

一、事业单位档案管理现状及存在的问题

（一）事业单位档案管理现状。在信息技术的应用促进下，事业单位的工作中也广泛应用了电子计算机和网络，所形成的各种档案除了传统的纸质档案，也有越来越多的电子档案，相应的档案管理也增加了通过计算机管理的方式。但是纸质档案仍然占有相当大的比重，有的纸质档案与电子档案存在着联系，如何进行纸质档案和电子档案的管理给事业单位档案管理带来了双重压力，难度也大大增加了，使档案管理工作产生了许多的问题，严重影响了档案的利用。

（二）事业单位档案管理存在的问题。主要问题如下：

1.缺乏对档案管理的重视，档案管理观念落后。当前许多事业单位缺乏对档案管理的重视，在实践中有的没有设置专门的部门或者专门的机构，而是各个部门独自简单地将档案归档存放或者是由某个部门兼职配合。缺乏重视还表现在投入不足，包括设备和资金的不足，都影响着管理的正常运行和效率的提高。有的事业单位有专门的部门，但是在岗的管理人员在档案管理观念上却十分落后，进行档案管理实际上只能将现有资料进行统一存放或者在计算机中进行存档，不是真正意义上的档案管理。

2.档案管理的信息化程度低。现代科学技术高度发达，在促进效率提高方面具有良好的表现，但是在目前事业单位的档案管理中仍然没有得到很好的应用，这就导致在许多业务中仍然大量要求用纸质文件资料，不但影响档案管理的有效性，也影响事业单位的业务效率。对于一些电子档案，事业单位档案管理也是简单地进行电子存档，而没有通过计算机进行整理分类，而且是在本部门内部存档，在本部门或者其他部门需要时，查找起来还是不便，影响档案资料的共享和利用，效率始终无法有效提高。

3.档案管理人员素质水平较低。事业单位作为职能单位在业务开展方面工作量巨大，形成的各种档案资料也十分庞大，加上事业单位档案管理人员较少，大部分是年龄较大的人员，工作任务十分繁重，导致他们积极性不高，同时他们中的大多数不是专业的，在专业素质上存在很大的欠缺，缺乏专业的能力，在方法上也落后，掌握信息化能力不足，严重阻碍档案管理效率的提高。

二、提高事业单位档案管理效率的具体措施

（一）加强对档案管理的重视，强化档案管理的现代化管理理念。作为事业单位要从上至下加强对档案管理的认识与重视，要设立专门的档案管理部门或者机构，设置专门的岗位并进行专业人员配备，同时还要对各个部门进行思想强化，从档案形成就开始重视。还要给予档案管理部门必要的资金支持和设备支持，来保证其工作的开展和效率的提高。同时还要在人员结构上引进或者聘用档案管理的专业人才，或者组织现有人员参加相应的培训，鼓励他们自学，培养专业技能，学习专业技术，例如学习如何利用现代网络计算机进行档案管理，从而促进效率的提升。

（二）提高事业单位档案管理的信息化水平。鉴于现代网络计算机的高效性，作为事业单位不但要在具体的业务办理中引进并应用，还要在档案管理中认识到这一点，并在实际中积极有效地利用信息技术，通过提高事业单位档案管理的信息化水平来促进档案管理效率的提升。当前事业单位的业务办理越来越多地应用电子计算机，形成的许多档案资料也开始电子化，在档案管理信息化的提高下还能够更广泛地促进事业单位电子政务办理。在利用信息化进行档案管理的过程中，不仅是将所有档案进行电子存档，还要对档案进行归纳、分类，并将整理好的档案放在单位统一的管理系统中，这样各个部门都能够在需要时按照权限进行查找和利用，这也是计算机网络的共享功能带来档案效性的提升。

（三）提高档案管理人员的素质水平。针对当前事业单位档案管理人员素质方面存在的问题，笔者认为应当从以下两个方面进行改，首先，促进工作积极性的提高，这一点还要有赖于他们自身从思想观念上进行改变，同时加强自身的责任感。其次，促进业务能力的提高，档案管理工作是具有专业性的工作，要安排专业的人在相应的岗位，同时单位还要定期组织他们参加学习和培训，学习信息化的有效利用。

三、结语

事业单位各个部门形成的档案量大类广、十分繁杂，进行档案管理是通过有效的归纳、分类进行科学化的存档和管理，以方便各个部门在日后需要时能够及时地查找和利用。但是目前事业单位在档案管理的具体工作中还存在着诸多的问题，只有通过加强对档案管理的重视，提升现代信息技术的应用水平以及提高档案管理人员的素质水平，才能实现档案管理效率的提升。

篇3

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、 办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

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一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

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【关键词】

办公室；档案管理；重要性；策略

随着我国企业单位办公室工作的快速发展，企业工作对办公室管理的完整性和连续性也有了更高层次的要求，而档案管理的情况对提升企业单位内部的工作质量有着至关重要的影响，相关人员必须认识到自身工作的重要性并采取一定措施，才能确保档案工作有序、有效进行。提高办公室档案管理工作效率对于提高企业工作水平和服务质量有着重要的现实意义。

一、办公室档案管理的现状

随着办公室管理制度的不断改善，当下企业单位办公室工作队伍整合度的提升，相关企业单位均较大程度地扩大了档案资料的利用范围，通过增加指定工作人员数量的方法切实提升档案管理的服务水准，逐步实现办公室人才资源的优化配置。但由于部分企业内部仍然存在工作人员素质低下、档案管理手段陈旧以及管理信息化技术含量低的现象，企业只注重“一线”业务、忽视后勤与档案工作的现象，企业档案制度不健全，档案门类较多，达不到档案管理的基本水准，更谈不上高水平的管理。因此仍然需要采取相关措施进行解决，促进档案管理的效率提升。

二、做好办公室档案管理的重要性

办公室的档案管理工作在展现一个企业单位的成长过程以及对其单位的未来发展和决策进行有效指导等方面是很有意义的，是单位在开展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理质量直接影响着办公室的工作效果，对于提升企业单位内部的协调工作十分有效，档案管理对于企业单位工作模式选择和资源配置起着决定性的作用。我们只有通过档案管理，才能对管理者在制定企业规章制度或进行相关决策时查阅到足够的资料，并依据档案资料更好地了解企业状况做出选择，为企业其它工作部门的效率保障做好基础，从而提升企业单位的整体工作成效。

三、办公室档案管理效率提高的几点策略

在掌握办公室档案管理的重要性后，对当下部分企业单位存在的管理弊端，我们需要在正确认识档案管理工作的基础上采取相关措施，针对性地解决实际问题，便于我们更好地开展办公室的档案管理工作。

（一）转变管理理念。

办公室的管理一旦停留在旧的阶段，整个企业的发展将会失去积极性与生命力。因此，我们应当转变管理观念，将新鲜的管理理念贯彻到每一位工作人员的身上，找到当下档案管理的特点及规律，彻底改善传统的管理方法，可以通过教育、宣传等工作方法找到理念转变的切入点，在办公室开展日常档案管理工作的同时，也需要积极创新档案管理机制，通过对传统聘任制方式的改变使办公室档案管理这项工作具有更好的工作动力及发展潜力。

（二）加强管理手段。

企业单位应当加强先进手段与技术的学习，定期进行现代化管理工作的交流与协调，还可以通过划分区域、融入信息化管理手段的方法进行管理，要铭记“技术才是硬道理”的发展理念，学会用现代化的科技手段进行档案管理的改革，还可通过建立管理中心、建立档案管理软件等方法来整合信息数据，通过将单位服务对象扩大到社会，则可以通过档案资源为不同个人与组织提供更为个性化以及特殊性的服务，以此更好地发挥档案作用。

（三）创新管理体制。

管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新，提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、开发适合本校的档案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性。

（四）重视人员管理。

企业单位必须不断引进高素质的应用型人才，提高管理人员的专业技术水准，不断拓宽资金来源，建立信息系统，才能提高工作人员的法律意识和责任意识，减少工作失误。而对于档案管理人员来说，也需要在工作开展的同时积极地树立服务意识，通过对自身档案管理思想的不断更新、对于档案服务工作目标的正确建立将档案管理思想同时代及本单位现实发展需求同步，以此保证档案管理工作能够更好地符合日常工作需求。培养一支一专多能的队伍，能够将工作人员的潜在工作能力和良好的工作精神开发出来，从根本上配置资源，提升档案的利用率。

四、结束语

通过对以上内容的分析，我们对办公室档案管理的相关理论知识有了更深层次的了解，认识到办公室档案管理与办公室各项工作密切相关，在办公室工作中起到重要作用。只有不断提升办公室档案管理的工作效率，才能满足办公室工作管理的需求。相信在企业单位及相关工作人员的共同努力下，办公室档案管理的水平必定会得到一定程度的提升，真正实现办公室管理的规范化、科学化，促进企业单位的更高更快发展。

作者：宜玉琴 单位：陕西黄陵煤化工有限责任公司

【参考文献】

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1 档案管理的发展现状及问题

1.1 档案管理制度不尽完善

目前我国还没有出台统一的档案管理发展规划和标准，这就造成了档案管理的无序性，标准化水平较低且共享性差。档案管理还没有形成标准化和制度化完善的体系，现有的档案管理的规章制度对很多细节都没有做出明确的规定，特别在一些基层单位档案管理缺乏统一的标准和质量要求，责任追究和奖惩制度也没有建立起来。由于档案数据的庞杂又没有完善的管理体系很容易造成卷宗混乱、档案丢失以及档案无序等不规范问题，这为档案的查找和使用带来了极大的不便。在电子档案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成电子归档工作常常出现混乱，而且由于档案容易被修改且无痕迹的性质很难避免档案受到人为的篡改亦或破坏。

1.2 档案管理的理念相对落后

人们普遍对档案管理工作的认识存在许多误区，认为档案管理不产生直接的经济效益，只要做好档案的收集、整理、保管、编目和统计等工作，不丢失、不遗漏保障其安全就可以了。这种对档案管理工作缺乏足够的认识和重视的态度极易造成档案管理工作的敷衍甚至是消极怠工，直接导致许多档案管理工作还停留在比较原始的方式方法并不能适应相关部门甚至社会发展的要求。虽然档案管理工作基本的要求是建好管好档案，但档案管理的最终目的在于利用，档案的价值也恰恰在利用上。但目前很多档案管理仍存在 “重藏轻用”的理念，各档案管理机构也没有很好的做到以用户需要为导向来提升档案管理的服务。档案管理机构之间的沟通合作也比较欠缺，这极大地影响了工作的效率也降低了档案管理向纵深发展。

1.3 档案管理信息化建设水平较低

目前我国还有很多地区档案管理还沿用传统模式现代化水平还较低，虽然档案管理系统开发与应用的软件很多，但过于庞杂没有统一的国际标准、数据不完整，致使大多数信息档案共享性差。档案管理的软件系统也往往达不到现代信息技术发展的要求，而且各个单位根据自己的条件和历史习惯选择不同的硬件设备以及管理软件，就使得标准化程度非常低。不仅造成了大量低水平的重复建设，阻碍了档案管理朝现代化科学化方向发展的进程，而且计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上，不能发挥其应用的作用。这也严重影响了档案检索的效率，档案的应用价值也随之降低，同时也会给档案网络化建设和资源共享造成极大的隐患。

2 提高档案管理效率的措施

2.1 完善档案管理制度体系

加强档案管理制度体系建设是提高档案管理科学化水平的根本所在。在宏观方面要完善立法制定有关法律法规和规章制度，使整个档案管理工作规范化、制度化、标准化并推动档案管理的自主创新。对档案管理形成严格的制度约束和提高其管理科学化水平的政策导向体系。相关政府部门也要把推进档案管理事业的科学化发展纳入到中长期发展规划当中。在微观运行方面各单位也要从思想上重视档案管理工作，设立相应工作机构配备合格的档案管理工作人员。档案管理部门要根据档案管理不同环节的特点建立相应管理制度同时深化内部体制改革，并建立严格的业务考核、表彰奖励、责任追究等制度，激发员工的责任感和工作活力。还要求建立更加完善的电子档案管理制度体系，形成更大的信息检索系统，建立惠及更广泛用户主体的档案资源体系和更加便于档案利用的体系，做好档案的输入和输出两方面的工作推动我国档案工作最大限度地发挥其社会效益和经济效益。

2.2 在档案管理的理念上要不断进行转变

如何把“死档案”变成“活档案”是未来档案管理需要面临的重大课题，未来的档案馆应该包括“物理实体馆+虚拟馆”两部分，档案馆的发展战略也将更加注重信息存取而非馆藏本身。因此，当前档案管理的重点应该放在原有馆藏资料的重新处理上，使“死资料”重新获得使用价值，使用户更加准确便捷的获取需要的档案资料。在服务上要从封闭型转向开放型，面向的服务对象也由机构学者向普通社区和家庭延伸。在新的历史时期档案管理要能够与时俱进适应社会不同群体的需求，这就要求档案管理要在保证档案资料的质量的同时还要注重对质量的提高、不断转变服务观念改进服务方式方法，为用户提供更全面细致的服务。在收集档案资料时要进行整理、科学的分类、分主题的归档，并深入挖掘档案价值。同时还要促进各档案管理机构之间共享资源，更加系统全面便捷地为用户提供服务。

2.3 提高档案管理人员综合素质

在新形势下档案管理工作具有内容更加丰富、技术更加先进、分工更加专业等特点，这就对档案管理人员提出了新的要求和挑战，不仅需要具有档案方面丰富的理论和实践知识，而且还要掌握先进的科技手段和操作管理技术，同时还要具备深厚的职业情感、奉献意识、敬业精神和勇于创新的基本品质和良好作风。相应的就要求在人员培训方面不仅要注重基本业务知识和技能的学习，还要不断提高档案管理人员的自我管理能力和自我学习能力，逐步建设学习型的档案管理队伍。加强档案管理队伍的建设是一个系统工程，从前期档案管理人员的选拔到后期业务培训以及长期的思想教育入手，把档案管理人员培养成为一批既懂计算机网络技术，又懂档案信息管理以及具备敬业精神的高科技复合型人才，为档案事业的持续稳定发展提供技术支持和人才保障。在实践中由于知识更新越来越迅速，还要加强对档案管理人员的继续教育培训，开展多层次、复合型的教育培训，优化档案管理人员的知识结构，促进档案事业的健康迅速发展。

2.4 提高档案管理信息化水平

当今社会的信息化发展趋势对档案管理提出了运用新的管理方法和手段来提升档案管理水平，以实现信息化管理的新要求。与此同时档案管理的信息化也是档案工作不断进步、提升科学化水平的重要手段。首先要加大对档案管理硬件的投入，强化档案管理的基础设施促进档案载体的多样化；其次要通过计算机的广泛应用，促进档案的电子化、自动化水平，建立计算机档案管理系统。并在强调共性的同时也要重视适应具体单位对档案信息管理的需求，以便更好的发挥出档案管理的作用，以便更好地为单位服务。但是在互联网时代更要强调档案的保密工作。在档案开放利用的过程中，要从建立健全档案管理相关规章制度对档案管理工作进行严格的监督，并加强档案管理工作人员的思想意识等方面来减少在档案开放利用的过程中造成的档案泄密。

3 结论

档案管理科学化是一项长期的系统工程，需要各组成部分相互协调积极配合，完成好每一个环节的任务。政府部门要建立健全相关的规章制度；档案管理结构要严格执行相关制度规定、制定合理的发展战略、积极组织人员培训、更新硬件软件设备等；管理从业者必须要转变传统的管理理念树立适应知识时代运作的新观念，增强服务社会服务人民群众的意识，探索服务工作的新模式和新方法，充分掌握现代信息技术，不断提高服务水平，才能更好地满足社会需求，把握机遇跟上时代的步伐迎接新的挑战。

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档案对于处于纷繁社会关系中的我们来说是十分重要的，因此作为档案管理人员的我们要充分运用专业技能来管理好档案，将这项工作做好。档案的管理工作并不只是将档案进行简单的分类、存档，而是一项复杂而且繁重的工作，要想真正做好这项工作并不是一件简单的事。这要求档案工作人员不仅要有专业技能，而且还要不断地积累经验，采取更加有效的手段来提高档案管理效率。如何有效提高档案管理效率是一项长期的课题，所以，我们应该对此问题加以重视。

一、切实加强自己的专业素养

作为档案管理人员，我们要想做好自己的档案管理工作，一定要有良好的素质和专业素养。良好的政治素质是一个人从事任何工作所必须具有的思想前提。档案管理工作由于其特有的政治性以及服务大众的性质，更加决定了档案专业人员必须具有良好的政治素质。对于一名档案专业人员来说，无论是在企业还是在政府单位，良好的政治素质都是必不可少的。每一名档案管理工作者在工作中一定要恪守职责，遵守相关的法律法规，同时也必须充分认识到档案工作的重要性，为成为一名优秀档案工作者而努力奋斗。档案管理工作对专业的知识素养也有一定的要求，档案工作绝不是普通人所认知的简单的存、放、取工作，而是一项涵盖数种专业（如数学、统计学、图书管理学等）的基础工作。如果没有相关的档案专业知识储备，想要胜任这样看似简单的工作也绝非易事，档案专业人员必须具备档案专业知识、科学文化知识和良好的政治素质。档案专业人员必须系统地、严格地学习档案知识，并且在理论基础上培养全面的实践技能。档案管理的实践技能需要在不断的实际工作中逐渐培养，而在实际工作中又不免穿插着档案学理论知识，如对档案资料进行收集、整理、研究、保存的过程需要档案专业理论知识的指导。因此，档案专业人员只有在深厚的理论知识作前提的条件下，才能在实际的工作中有所发现，并能提供合理的解决方案。对于文史知识，档案工作要做记录，因此对于档案工作者的文学知识有一定要求，语言表达能力的强弱直接关系到档案内容的清晰与否，只有了解历史，对于历史知识有相关见解，才能对档案的历史背景、内容有理解；对于学科知识，科技的进步直接影响着文化的发展，现代化管理学理念渗入各行各业，作为档案管理者，对于管理学、图书管理学也应该有所涉猎；对现代化管理技术，现代化技术为档案管理工作提供了便利，如电子计算机以及声音音像存储设备的应用，档案管理者一定要能熟练掌握这些技术；对于外语知识，随着全球化与国际化的潮流，档案专业人员具备一些外语知识对保证外语文献资料的管理保存与应用能够便利进行具有相当重要的意义。

档案是一种重要的资源，它必然要与网络化时代的高科技相结合，这要求着档案工作者必须孜孜不倦地学习相关的知识，来提高自己的能力，进而提高档案管理工作水平。档案管理人员的专业知识素质决定着当前以及未来档案管理事业的总体发展水平。因此，只有档案管理人员具备一定的专业素养，才能为提高档案管理工作效率打下基础。

二、对自己的工作投入热情

档案管理工作是比较枯燥的。档案管理工作者整天面对的是大量的档案文字，更多地是将时间用在档案的分类、整理、存储上，难免有时候会感到枯燥。如何克服这种枯燥感呢？档案管理工作者应该在工作中进行自我鼓励，自发调动自己的积极性，充分认识到档案管理工作的重要性，要时刻提醒自己：每个人的档案都至关重要，保管好大家的档案是一件非常有意义的事情，大家将档案交予我们来进行管理，这不仅是一种社会规定的要求，同时也包含着信任的成分在里面。大家信任我们，将档案交付我们进行管理，我们不应该辜负大家的信任，应采取积极有效的方法来将大家的档案管理好。

领导也应该尽可能地采取积极措施来激发档案管理工作者的积极性。因为档案管理工作是枯燥乏味的，传统的工作方式更是如此，倘若领导者不能够及时调动其积极性，就会使工作效率难有保证。一些档案管理工作者很多时候都不知道自己工作的意义所在，这就是一种纯粹为了工作而工作的状态，针对这一现象，领导应该加强这方面的宣传和教育，让他们对于工作有积极的认识，对自己的工作重新定位。领导应该在工作中引入竞争机制，以调动大家工作的积极性：对表现优秀的人员进行一定的奖励政策，对于表现较差的人员也应该采取相应的惩罚措施，以最大限度地发挥个人的工作潜力，从而进一步为提升工作效率提供保障。

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二、旅游景区办公室电子档案管理的现状分析

（一）旅游景区办公室电子档案管理的发展

旅游景区办公室档案管理要运用文字、图像以及声音记录保存旅游景区的运营过程的活动，为需要查阅者提供文件资料。旅游景区办公室的档案管理要采取科学方法进行管理，使用计算机和网络技术逐步提高档案管理的信息化，为景区提供档案信息资源的共享与利用，提高办公室档案管理的效率，也降低了档案管理的成本。旅游景区办公室电子档案管理具有普遍性、 集成性以及动态性的特点。电子档案管理已经成为档案管理的趋势，具有一定的普遍性和标准化，方便对档案信息进行采集与存储。电子档案的输入和应用得到了集成，确保电子档案的完整性与高效率。旅游景区办公室电子档案要对电子档案数据库进行动态性的实时更新，包括档案信息采集、数据库系统对数据的处理以及档案数据的和利用等动态变化。

在信息化时代，旅游景区办公室的档案管理必须采用信息化管理方式，这样才能强化旅游景区管理，提高办公效率。电子档案管理就能够将旅游景区各种数据和信息进行及时准确统计，为旅游景区领导实时掌握景区发展状况提供了资料依据。电子档案管理涉及到了旅游景区的电子景务、景区信息公开指南、景区的管理制度、实物档案整理、数码照片档案整理、电子文件归档与档案管理等内容。旅游景区办公室电子档案管理具有重要的作用。旅游景区办公室电子档案方便了旅游质量监督管理部门对本景区的监督管理。在进行电子档案管理的同时，也要保存好相关的纸质文件。档案记录要完整细致，电子档案对于旅游投诉的受理，办公室能够给予迅速和妥善的处理。旅游景区要建立旅游资源电子档案，更好地对旅游景区资源分类管理与评价。因此，电子档案管理有助于旅游景区的开发建设，更好地提高旅游服务质量。

（二）旅游景区办公室电子档案管理存在的问题分析

一方面，旅游景区办公室电子档案管理程度比较低。一些景区办公室的电子档案管理应用程度还很低，这不能满足旅游景区信息化管理的发展与要求。旅游景区办公室的档案管理旧有的模式要进行改变，一些办公室人员对软件应用能力还很弱，缺乏电子档案管理的技能。档案管理要与其他部门的合作还有很大空间，电子档案要实现信息资源的价值，就必须有针对性地对各个部门进行服务，为这些部门提供建立电子档案方法、业务管理制度等，这些工作还有待开展。

另一方面，旅游景区办公室电子档案还需要建设和完善。一些旅游景区办公室档案信息建设落后，档案设施陈旧，难以满足办公室复杂的档案管理的需要。办公室档案管理的信息化还没有建立，数字信息资源的保存就容易出现丢失的问题。电子档案管理缺乏系统化的管理模式和完善的电子档案管理制度。办公室的电子档案管理缺乏相应的管理制度与规范，就不能够使电子档案管理走向规范化，大多处于形式化和无序化状态。例如，对于需要销毁的档案，没有定期进行销毁，降低了电子档案管理与使用效率。

三、完善旅游景区办公室电子档案管理模式

首先，要提高对电子档案的重视程度。旅游景区办公室要对电子档案管理给予足够的重视，要将原有纸质档案管理逐渐转变到电子档案管理方式。要加强对全体员工的宣传，提高景区员工对电子档案的认识和利用程度。景区领导要加强电子档案的组织保障，对旅游景区的旅游资源信息进行有效的收集、保管以及整理，使旅游景区的建设发展与电子档案管理同步。

其次，要加强电子档案的技术设施保障。要健全电子档案的信息化管理系统，要通过计算机网络技术对旅游景区办公室的档案管理软件进行升级。要采购先进的网络设备、文件数字化设备、基础设备等，这样才能确保电子档案的稳定性和安全性。同时，要根据景区实际情况，建立办公室电子档案的使用管理制度，发挥电子档案的各项设施功能。

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保管好旅游实践活动当中的各项文件和材料是旅游行业发展的要求，也是推动旅游事业进步的趋势，要重视对相关的旅游材料文件进行整理和归档，并建立旅游档案的综合管理体系，奠定旅游档案终身发展的基础。旅游体系当中的各个部门和单位必须考虑到自身实际，采用行之有效的档案管理策略来为档案的利用和保护打下坚实根基。旅游档案的管理可以从以下几个方面着手：

第一，从根本上提高对旅游档案的管理意识，树立正确的信息观念，进而明确组织领导关系，做好部门之间的协调，提高旅游档案管理效力。旅游信息部门承载着旅游档案管理的重要职能，要想做好旅游档案信息资源的开发就需要从实际出发，树立正确的档案管理理念，积极构建与之相适应的档案管理机构，如果条件允许的话可以构建开发中心以及完善的旅游信息网，从而做好旅游档案资源的管理工作，提高组织和协调水平，切实满足旅游档案管理的实际需求，提高管理工作的运转效率。

第二，有效做好旅游档案管理的服务工作。我国的旅游业起步晚，而旅游档案管理但是明显滞后于旅游业的发展，还没有形成一套行之有效的旅游档案管理体系，那么要想做好新时期的旅游档案管理工作就有了较大难度，尤其是档案基础建设和旅游业需求不相符。例如，档案收集范围存在局限性，内容整理有待规范，管理结构不够科学等。为了转变这一局面，提高档案管理水平就要有效做好服务工作，做到和旅游业发展的同步，同时在进一步的规范档案管理，形成一套系统化的管理策略。

第三，提高档案管理基础建设工作的成效。旅游档案伴随着旅游业的产生而逐步发展起来，当前的但管理规范当中并没有对其给出明确的规范说明，而且也与旅游业的档案管理需要不适应，如果一味的照抄照搬只能够造成旅游档案管理的混乱。因此，旅游档案的管理必须从实际出发，结合当前工作的需要和规律来形成一套旅游档案管理基础规范，更加系统和综合性的做好档案管理，满足旅游业发展对于信息资源的需求。

第四，有效提升旅游档案管理人员的综合素质。旅游档案管理人员素质水平是影响到档案管理质量的关键因素，而当前管理人员素质不高的问题较为普遍，这与旅游档案事业发展历史较晚有着直接关联，而且旅游行业的档案管理更新速度较快，必须要进行知识的不断更新，才能够满足档案管理需要。因此，要加强对档案管理队伍的综合素质培养工作，提高他们的专业技术能力和职业素养，同时要做好知识的更新，真正做到与时俱进。

2 旅游档案的利用方法

新时期做好旅游档案管理的最终目的是要将其进行合理的利用，为旅游业的发展提供良好的服务。相关部门也要从根本上提高对档案利用的重视，除了要做好档案的收集和保管工作以外，还要在旅游事业的推进过程中利用好这一宝贵的旅游信息资源，最大化地发挥旅游档案的价值。做好旅游档案的利用工作需要从以下几个方面着手：

第一，树立良好的服务意识，提高服务质量，为旅游业的发展提供推动力。相关部门必须要具备为旅游业服务的思想理念，不断改进服务态度和服务工作质量，除了要提高日常查阅以及借阅工作的质量以外，还可以利用网上服务，送货上门等多样化的形式来开放性的利用好邮档案的各项信息，提高档案利用效率。

第二，积极构建旅游档案横向联系机制，提高档案资源开发利用水平。在经济体制全面改革的进程中，经济之间的横向联系日益紧密，而旅游档案的管理工作也需要走上改革之路，积极构建横向联系的途径和制度，进一步强化旅游部间、地区间等的关联，发挥各自的档案利用优势，进一步扩大档案信息的影响以及服务范围，使得我国的旅游事业走向蓬勃发展的新时期。我国的旅游资源种类丰富，而且分布范围较广，形成一种交错存在局面，那么在建立横向联系机制以后，就可以发挥组织协调作用，做好综合开发工作。

第三，对传统的旅游检索工具进行全面系统化的编制，使得旅游信息档案的查找工作更加的便捷，信息涉及面积更加全面。除此以外，要加强对地区旅游业发展需要的研究和分析工作，并根据需求来编辑旅游景点的简介资料，形成一个内容丰富和形式多样的信息网络，这样在档案利用的过程中就可以从档案信息网络中心当中快速获取，为需求者提供开放性的档案服务，从而提高档案的利用率。

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近年来，吕梁市随着太中银铁路全线通车以及新城区建设、吕梁大武机场、209国道、太佳高速等一批重大项目相继建成，城市建设正面临着前所未有的发展。吕梁因特殊的地理、人文环境，形成了人口流动规模大，人员结构年轻化的人口现状，所以，每个阶段形成的城市发展的档案记录都有其重要意义。而科学的档案管理方法对于吕梁市城市规划管理和城市经济发展极其重要。在信息化技术高速发展的今天，对于城建档案的管理也开始实现现代化，为进一步满足社会对城市建设信息的需要，在吕梁市城建档案管理工作中，相关部门应该从以下几方面着手建设。

一、硬件设施建设

硬件设施建设即档案信息数字化的基础设备建设。特别是在信息资源收集、整理、传输以及共享阶段，更是占据举足轻重的地位。

在传统的档案管理理论的指导下，严格遵循收集、整理、保管、检索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不仅耗费大量的人力物力，效率低下，而且有时达不到应有的效果和作用。

很显然，电子计算机是硬件设施建设的首选，其具有逻辑性强以及信息存储量大的优点，在文件管理上，应以计算机技术为基础，以便更为精准地找到相关文件，同时在文件借阅、归还等方面也会更加方便，并可以在短时间内找出需要销毁的文件，尤其是文件归档工作也将进行的更加顺利。为了让各项工作都能在网络化的模式下更好地传输、共享，还要逐步建立健全局域网。

二、人才队伍及思想建设

对于档案管理这一重大课题的建设，专业人才建设是核心，技术是关键。计算机信息技术的应用，提高了档案管理水平，但在实际工作中发现，档案管理思想还较为落后，与现代信息化要求不相符，因此应重视档案管理信息化建设，并创新档案管理方式，以便满足社会发展需要。

创新的管理思想需要专业的档案管理人才来实践，城建档案管理工作专业性很强，对工作人员的专业素养要求较高。从目前的发展现状分析来看，档案管理存在机构不全、人员兼职过多、业务不熟、档案意识缺乏，概念模糊等问题。所以，要注意人才培养，形成合理的专业人才筛选机制，定期专业化培训，着重培养一支理论、实践、技术兼备的高素质人才队伍。

三、档案管理系统建设

档案管理系统是本文重点论述部分，其主要内容包括档案信息的收集、归档、管理、利用等方面，是一个完整、高效、安全的系统平台。现阶段，无论是城建部门还是其他政府部门都采用较强独立性的档案管理系统，很少会与其他管理系统相联系，严重影响信息资源的使用与共享。对于档案管理工作来说，工作量很大，也十分复杂，所涉及部门也很多，这就需要各个部门能够相互配合，并严格按照相关流程开展工作，但现代档案管理还很难实现这一目标，因此需要根据实际情况进一步完善。

在此我简单介绍一种基于地理信息的管理系统。GIS背景下的城市建设档案管理系统是一个集MIS、GIS、OA和INTERNET为一体的综合性系统。

GIS桌面软件工具主要负责城建档案的档案空间数据和基础地理数据的采集以及城建档案图形数据与属性数据关联建立、图形数据格式转换等工作。

GIS技术属于综合性技术，并被广泛应用于现代社会各个重要领域，因此，为GIS技术构建城建档案也就显得十分重要，GIS技术建成以后不仅可使城市规划更显系统化，建设与管理也更将自动化，对于城建档案管理工作的质量与工作效率也会有显著提升，进而是档案管理更加安全、可靠，真正发挥档案应有作用，推动城市化建设与发展。城建档案依托于地理信息系统GIS，结合档案管理自身分类分级的管理模式，因此，基于GIS城建档案管理系统在未来的发展中极具潜力。

四、档案管理规范化建设

档案管理工作要想实现信息化，更好地服务于城市建设，就必须制定完善的工作规范。目前各档案部门具有的通病是所采用的计算机的规格、型号不统一，管理系统不兼容、经济技术投入不足等。通过制定相应规范准则来对电子文件归档，传统介质档案数字化，如此数字化档案的利用、传递和保管等工作才能更加规范化、秩序化和标准化，以减少重复建设、互不兼容等不良现象的发生。

【参考文献】