村级档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇村级档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

第三条村级档案应实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。

第四条地、县、乡（镇）档案管理部门要加强对村级档案工作的监督、检查和指导；乡、镇人民政府要切实加强对村级档案工作的领导，把村级档案工作纳入乡、镇人民政府建设规划、纳入文明建设目标、纳入乡镇工作考核范围，使村级档案工作与乡镇各项建设同步协调发展。

第五条村委会要加强对村级档案的管理工作，切实解决档案管理工作中遇到的实际问题。

第六条村委会应当明确兼职档案管理人员，负责本村档案的收集、整理、保管和提供利用。地、县档案行政管理部门应当监督、配合各级乡镇人民政府，加强对村级档案人员的档案专业知识和技能的培训。档案管理人员变动时，应办妥档案移交手续。

第七条村委会应依法建立健全档案收集、保管、保密、借阅、鉴定及销毁等制度，并对开展落实的各项工作认真记载归档，使村级档案工作步入规范化、制度化的管理轨道。

第八条归档的村级档案材料，应做到齐全完整、字迹工整。禁止使用圆珠笔、铅笔等字迹不耐久的书写材料。

第九条当年形成的村级档案应当在次年6月底以前整理、归档完毕。

第十条村级档案应按照档案整理的要求分类清楚、排列有序、整理规范，可暂不编写全宗号和保管期限。

第十一条条件较好的村，应设立档案室，暂无条件的村，至少要有档案柜，并做好防盗、防潮、防鼠、防火等工作，确保档案安全。

篇2

随着我国新农村建设在近些年的不断深入，而村级档案作为记录新农村实际建设发展情况的重要资料，也开始愈发受到人们的广泛关注和重视。做好村级档案的管理工作，不仅可以对农民的民主权利和物质利益做出有效维护，还可以为农村地区各项建设工作的展开奠定良好的基础。

一、档案管理在农村的重要性

村级档案不仅涉及范围较广、内容十分丰富，还是我国农村政策、农业产业、农村各项工作多年发展情况的重要见证。村级档案主要包括了民主选举、农村党建、经营承包、村务公开、教育卫生等方面的内容，是我党和国家有关农村和农业工作的各项方针政策贯彻落实情况的重要历史记录，其全面的记载了农村地区各项工作的真实情况。因此，村级档案的收集也应当以上述讲解的各项活动和工作期间形成的文件资料为重点，以此为更新农村政治、社会、文化、党政建设工作的进行提供完善的资料参考。但就目前来看，我国大部分农村地区的有关村级档案的材料收集不健全，归档率相对较低，导致很多村级档案中只有一些由上级所下发的文件资料、统计报表、工作记录等，且这些资料的时间也基本都是最近几年的，无法为建设新农村提供一定的现实保障。

二、村级档案管理的具体方案

（一）完善层级管理网络建设。首先，我国负责档案行政管理的部门需要通过深入调查来制定村级档案管理的具体办法，通过成立市，县、镇、村三级档案管理工作小組，明确各个管理小组的工作职责。而各级管理小组也需要将村级档案管理列入自己的工作计划之中，并成立领导小组，将分管档案工作规划到每个领导小组的工作职责中。其次，档案管理部门需要结合其所在地区的实际情况，针对村级档案管理制定出统一的管理办法和标准，通过划定档案归类范围和保管期限的方式，尽量将村级档案管理工作纳入到行政部门日常工作中，对其管理内容进行部署、管理效果和水平进行检查与考核。为了确保这一管理策略的实效性，政府部门可以先在一些整体水平相对较高的农村地区建立管理试点，在试点成功后，通过总结其管理经验的方式，在各个地区推广。其次，强化对村级档案管理人员的培训力度，通过提升此类人员业务水平和综合素质的方式，使其能够更好地适应村级档案工作的各项任务要求。最后，我国各个乡镇档案管理部门需要定期到其辖区内各个村庄进行档案管理效果的初步检验，确保辖区内各地区村级档案管理水平不会存在较大的差异性，从而在辖区内形成完整、连贯的档案管理工作网。此外，对于我国针对村级档案管理提出的各项工作要求，要确保其能够自上而下逐级传达、贯彻落实；而对于基层提出的各项管理要求，也可以通过这一工作网络由下而上的提出，由各个上级部门通过层层把关的方式解决，以此来确保村级档案管理工作可以科学规范的展开。

（二）施行因地制宜的管理方案。对于一些经济水平较高、发展速度快的农村地区，应该建立其“一步到位”的系统化档案管理体系，对该地区的所有村级档案施行集中管理；对于经济水平较差、经济发展过于平稳的地区，则应当先提出村级档案的基本管理要求，建立健全的档案管理工作机制，明确各管理人员的职责，完善基本管理设置的配置。而后在结合该地区经济发展速度，逐步创造各类对提升村级档案管理水平有利的条件，最终实现对档案的统一集中管理。特别是对于那些处在贫困山区的农村，不仅不能够提出过高的档案管理要求，还需要从各个方面给予其足够的照顾。在管理村级档案时，我国相关政府部门和基层机构只有从各个地区的实际情况出发，因地制宜地制定相应的管理政策，才可以确保村级档案管理工作的顺利展开和整体管理水平的稳步提升，从而为推动我国建设社会主义新农村提供有效帮助。

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一、当前村级档案工作的现状

随着社会主义新农村建设的不断深入和农村各项制度的进一步完善，给新形势下的村级档案工作提出了越来越高的要求。但目前的村级档案管理工作还远远地落后于社会主义新农村建设的发展，主要表现在以下几个方面：

1.村级档案工作发展不平衡

在经济较发达的省、市、区几年来陆续制定出台了本辖区内乡镇机关档案工作规范、村级档案管理办法等规范性文件，乡镇领导普遍重视农村档案工作，并给予一定的人力、物力和财力方面的支持，村领导档案意识较强，在每个试点村设立供农民查阅档案和已公开现行文件的场所，建立村务公开档案专题目录，设立“档案开放日”，为农民群众提供查阅服务，促进了各种门类和载体档案的有效管理。而在一些经济不发达的地区，部分村由于经济比较落后，档案工作还没有得到有效的管理，有的地方的档案工作甚至还是一片空白。

2.部分地方村级档案管理混乱，缺乏规范化、制度化、科学化管理，大量的村级档案资料需要收集、整理、补充

一些地方由于只注重收集，不注重归档，档案没有分类或分类不清；一些专业档案统统归入文书档案，造成管理不适，利用不便；有的虽已用档案袋保管了，但没有抄写目录，不知道袋子里装了多少材料、都什么内容。找一份材料有时要翻遍所有的袋子；还有的由于收集过来后未做整理，不少档案原封不动装在袋子里，时间一长造成破损、甚至发霉。随着村委会成员的更换，许多有价值的材料也随着丢失。

3.部分地方村级档案工作的各种制度没有落实，档案人员、机

构、库房存在较大不足

虽然在一些村已制定了档案管理制度，但由于受一些条件的限制，仍有部分村没有将此项工作落到实处，档案工作还只是停留在表面。档案人员由村委会成员兼任的现象比较普遍，个别的村还存在档案由村支书、村主任保存或在会计家中，限制了村务公开的透明度，使村民担心集体资产的流失，对村组织不放心等等。

二、阻碍村级档案工作发展的主要原因

1.村级组织档案意识薄弱

村级组织由于没有归档意识，造成许多有价值的档案资料流失。有的地方由于只注重会计档案的归档，甚至认为只要把会计档案建立起来保存好，以备今后查考即可，使反映本村工作和生产经营活动的有价值的材料被遗失，从而无从查证。

2.缺少一定的档案管理基础知识，没有有效的档案管理方式和手段

有些地方由于只注重档案的收集，不知道如何规范化地去管理档案，缺少相应的管理制度和管理办法，对于收集来的档案资料不知如何处置，存在档案随意存放的现象，造成管理混乱。

3.受经济条件的限制，影响了村级档案工作的开展和档案人员的积极性

在一些地方由于经济不发达，使得保管档案的基本条件没有保障，个别地方目前还是档案室一室多用，甚至是一橱多用，由于根本不具备保管条件，严重影响档案的安全保管。

三、搞好村级档案工作的对策

1. 统一认识、高度重视

村级档案是记载农民、农村历史的最真实的记录，是难得的珍贵档案，如果不及时采取措施进行收集和整理，损失将无法挽救。当前应当把涉及农民各方面利益的文件，不管是农民自己形成的，还是党政部门、各种社会组织形成的，都收集齐全，归档管理。对一些严重缺乏的档案资料，村委会要想办法进行调查，走访有关同志，确保档案资料的齐全完整。民政部门作为基层政权建设的职能部门，要把做好农村档案工作列入指导村委会建设的一项重要内容，农业、林业、组织部门要配合档案行政管理部门，共同做好村级档案工作。县、乡（镇）档案行政管理部门要深入一线，搞好业务指导工作。要严格按照标准，逐项抓落实，尽快使当地的村级档案工作步入规范化、制度化发展轨道。

2. 要进一步强化乡、村两级档案部门的档案利用功能和服务功能

乡、村两级档案利用的重点是乡、村两级的干部和群众，要把利农便民，方便本乡、本村利用作为村级档案工作的重点来考虑和安排。坚持“以人为本”，用有效的办法解决各村档案的日常利用和方便村民利用问题。县、乡（镇）、村档案部门应围绕乡、村的中心工作和农村干部群众最关心的问题，主动向有关方面提供档案信息，或者利用档案办一些小型的展览，在乡、村行政中心和农村集市上展出，宣传党和国家的方针政策、宣传本乡本村的重点工作，宣传乡、村的发展变化等，通过各种宣传提高广大农村干部群众利用管理档案的意识和自觉性，让普通农民知道哪儿有什么档案，遇到什么问题可以利用档案去解决。

3.领导重视和支持是做好村级档案工作的关键

建立和健全村级档案工作必须要解决好机构、人员、库房等实际问题，这是档案工作得以顺利进行的组织保证和客观条件。要配备专职或兼职档案员，要有专用的档案室，要有足够用的档案保管柜。要想解决这些问题，单靠说是办不到的，必须要得到村领导的重视和支持。在经济不发达的农村，要积极争取乡镇有关部门的支持或可以试行“村档镇管”的办法，确保档案的安全保管。

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中图分类号： G271 文献标识码： A

一、乡镇档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作不规范

乡镇工作大多重视文书档案，而忽视基建、会计、声像、实物等档案的规范管理，材料的整理归档存在很大的漏洞，不便于查找利用，有些档案未作为资料保存，未纳入统一管理，查询起来很困难；有的归档不全面，档案残缺不全；有的档案人员在工作变动时，移交不按程序办事，不检查，不清理，不签字；有的单位或部门对档案工作不够重视，从而使得工作人员存在只要做了就行，至于做好做坏不重要的思想。责任心不强，工作积极性不高，导致乡镇档案工作不规范、不齐全。

（二）档案信息化工作滞后

档案信息化建设任重道远，虽然从 80 年代开始计算机就已经应用于档案工作中，但在乡镇的运用也是近两年才开始起步的，大多数还是处于对档案的检索统计等工作，在一定区域内也未实现资源共享，在查询上也只能到当地档案室查询，异地查询则无法实现。乡镇档案信息化工作滞后还有一个重要原因，就是资金投入力度不够，设备不齐全，计算机配置不高，运行不畅。

（三）乡镇档案服务功能开发不足，限制了其社会影响的进一步扩大

大多数档案人员对乡镇档案管理的定位还停顿在重保管，轻利用上，对档案信息资源的开发利用下功夫不深或者根本不愿下大气力去开发档案资源。乡镇档案管理不仅应当对全乡镇档案工作实行规划、协调、监督和指导，而且还应当是乡镇的综合信息利用中心，同时还应是彰显档案服务机关、服务群众、服务社会的重要场所，而目前的一些档案机构放弃了档案信息的开发，也就是放弃了档案与档案工作的正面宣传机会，间接地导致了乡镇档案管理工作地位的下降。

（四）档案工作人员专业素质普遍偏低

乡镇档案管理工作人员一般都不是专业人员，而是机关内部身兼数职的职工，档案管理专业素质比较差。对档案进行收集、整理、入档、管理、使用整个过程不甚了解，甚至是一边工作一边摸索，影响档案管理工作效率和质量。乡镇档案管理工作人员不是专人专职就会分散档案管理工作的注意力，而且身兼数职增加职员工作任务，再加上人员调动频繁，久而久之就会滞后档案管理工作。

二、提高乡镇档案管理水平的对策

（一）增强档案管理工作意识和制度化建设

增强乡镇档案管理工作首先要做的就是要增强乡镇领导的档案管理意识，严格按照《档案法》规定的内容开展档案工作，把档案管理工作加入到新农村建设工作日程中去。要加大政府考核档案管理工作的比重，督促机关部门严格遵守规章制度来开展档案工作。建立完善目标管理机制，加强对档案管理部门的考核力度。可以适当的引入奖励机制或者竞争机制，以此来激发员工档案工作的参与积极性。要针对机关部门的档案工作进行权、责、利的明确管理，理清工作顺序，完善工作环境，认真做到责任到位、权力突出以及利益保证，要确保乡镇档案管理工作的赏罚分明。建立健全工作管理制度，保证档案管理工作有章可循、有理可依，保证工作的有效性。

（二）维护档案的真实性、完整性和连续性

为保证档案资料的真实性，档案管理人员要严格把好入档材料关，对拟入档的材料严格把关，坚决不给投机造假者提供可乘之机。对存在伪造嫌疑的材料，经调查研究确认为伪造的材料，管理人员要坚持原则、出以公心，不徇私情，坚决清除，切实保证档案的真实性。

档案是“有时无用，无时有用”，但是，为充分发挥档案的作用，保证档案的完整性和连续性。在人才流动频繁的今天，当档案管理范围每个人职位发生变动时，档案管理人员要与相关单位联系，及时做好档案转接工作，使流动人才自身的合法权益和应有的社会、政治待遇得到保障。

（三）提高档案服务能力

档案服务是档案工作的重要目的。随着经济和社会的快速发展，乡镇档案利用日趋社会化、多样化、平民化，档案的公众服务面和服务需求日益凸显。因此要不断改进档案服务工作，提高服务能力，切实增强档案为经济社会服务的功能。

1、要不断明确服务方向

档案管理人员要对档案服务功能有更加全面的认识，既要为党委和政府服务，也要为农村和农民服务。要主动提供档案信息，明确服务方向。要掌握服务需求，积极主动开发档案信息资源，定向提供专题服务，真正把群众对档案的需求作为服务的方向。

2、要不断拓展服务领域

随着我国经济和社会建设的不断发展，乡镇档案工作在做好原有领域建档服务的同时，积极做好新的领域的建档服务。一方面，要重视现有档案中的民生档案资源的整合与开发，综合利用好现有的土地承包档案、林权档案、计生档案、会计档案等。 另一方面，要进一步拓展民生档案的服务领域，切实做好近几年新形成的新型合作医疗档案，土地流转档案，民营企业档案，农技推广档案，村级财务档案等事关人民群众生产生活的民生档案，作为服务平台，进行科学整合开发利用，为人民群众利用档案提供实实在在的服务。

3、不断提升业务指导能力

县档案局要进一步加强宏观管理，强化管理职能。 建立一个有计划、有步骤的多形式、多层次，布局合理的相互协作的业务指导体系。要根据乡镇各自的特点，采取分类指导，办培训班等形式，不断提高乡镇档案管理人员的业务技能。 引导乡镇档案管理人员转变观念，及时捕捉新信息，发现新问题，拓展新思路，提高工作效率。

（四）提升工作人员专业素质

1、对档案管理工作人员进行专业培训，针对乡镇档案管理人员流动性大的特点，调整培训时间和培训方式，可以将培训时间缩短为三个月或者是半年，采取重点培训以及轮流培训的方式进行培训学习，使之可以熟练掌握乡镇档案管理工作内容，增强档案管理工作相关专业知识。

2、乡镇档案管理机关应该增设档案管理人员，做到专职专员，减少或者消除身兼多职的现象，降低管理人员的工作压力，提高工作质量。同时，机关部门应该加强对管理人员的待遇管理，可以采取激励机制，激发工作人员的潜力，提升工作效率，保证乡镇档案管理工作体系的稳定性以及优质性。

（五）做好档案宣传工作

加强宣传教育是做好档案工作的重要基础。只有通过广泛宣传活动，才能形成档案工作的社会共识和合力，才能从根本上体现乡镇档案的价值。开展各种形式的档案法律法规宣传和教育，使档案工作与群众的日常生活密切地结合起来，促使群众形成良好的档案意识，为农村各项政策的贯彻执行打好扎实的社会基础。在此基础上，为解决农村土地纠纷、维护农民合法权益、稳定农村经济秩序等积极开展档案活动，以促进乡镇档案的长效管理，增强群众对档案的认识。

结语

综上，随着我国改革的日益深化，加强档案管理工作，无论对现在还是将来的事业，都是一件任重道远的工作。乡镇档案管理人员要不断完善档案管理，充分提高其使用价值，使其为社会经济的发展提供强有力的保障。

篇5

一、企业档案管理存在的问题

1、企业领导者只追求利益最大化的，以盈利为目的。缺少对企业内部基层的管理，企业档案管理工作在相当长的一段历史阶段被视为可有可无的岗位。对企业档案的极其不重视，不配备相应的人力物力。即使配备人力物力，但对岗位的管理只是一人多职或兼任的方式管理档案。对档案的保存和保管缺乏专业的保管，导致档案的流失和损伤。企业管理者对档案管理意识严重的薄弱是企业档案管理最大的一道门禁。

2、企业档案管理的步伐跟不上企业体制改革的步伐。现在企业为了适应市场的竞争，提高企业的社会知名度打造企业的品牌为企业的一系列改革做了很多体制的改革和变更，这一系列措施虽然大大提高了企业经济效能但是却没有认识到档案在企业的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩也不能为企业创造利益的一个清水雅门之地。

3、企业档案管理人员素质、管理观念还较为薄弱。在一些基层企业中普遍出现人员队伍不稳定、人员流失较为严重的现象。在众多基层企业当中，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学，胡乱归档和掺杂归档、应付检查的现象，导致档案整理、管理混乱。档案管理员没有经过专门的档案机构的培训，而企业也没有为档案管理员提供外培的机会。导致对档案管理人员出现不知道为什么要开展企业档案管理工作，怎样开展档案管理的困局。最后对档案的重要性认识不足，使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去。

4、企业档案管理与服务还存在脱节现象。一是企业档案管理中归档类别不够丰富和齐全。有一些企业只注重公司内部重大文书、公司经营合同、公司财务资料的收集，而忽视公司在平时活动中产生的声像、照片、科技、实物档案以及与企业各部门产生的业务具有保存价值资料的收集，从而影响了企业档案的系统性和完整性。二是企业档案资源个别流失。由于企业较早期的对档案归档意识薄弱、人员流动或保管不善等原因，个别档案存在断代和遗失现象；企业各部门部分员工认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交档案室集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，没有档案利用的意识，忽视了档案资料的作用，特别是企业高层不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

5、企业对档案保管出现软硬件设施配备不足的情况。在一些基层企业中，连建立档案专门的库房也没有。没有建立专门的档案室，档案资料只放在管理人员的存物柜和简易的铁皮柜中。造成档案资料集中管理的分散，档案资料没有集中存放。没有购买和使用专门的档案管理软件，所有档案资料就随便建立一个文档进行录入管理。档案管理人员对文档的录入和编目只根据个人方便需要进行录入导致档案目录的错乱查找不方便的现象。

二、对企业档案管理问题提出的几点要求

1、更新观念,增强企业档案管理管理意识。

在企业当中普及每位员工对档案管理的教育和培训。使每位员工在工作过程中对档案资料归档和保管有一定的认识。从企业的自身的实际出发,制订适合本企业的档案工作目标、任务、方针、政策不提增加档案在企业的战略地位，提升档案的自身利用价值为企业的各项工作服务。

2、加强档案管理员培训，提高档案管理员自身素质。

企业在开展档案管理的时候就要：一、要配备一个专业的、责任心强的档案管理人员。在企业招聘和调配时应根据档案管理的岗位特殊性，在用人方面应将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来。二、在企业需要进行岗位调整时，主管部门要充分考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调离档案管理员以确保档案人员的稳定性。三、要强化档案管理员业务培训。要定时选派档案管理员参加档案部门组织的业务培训，要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，并加强档案管理人员的档案法律意识。

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声像档案是指在社会活动中形成的，以影像、声音为主，辅以文字说明的具有保存价值的历史记录，也称为声像资料。其主要是以照片与底片、影片、唱片、录音带等不同材料为载体，将有重要意义的事件以最直观的形式记录下来并予以再现，具有现时性和不可重复性。在档案管理经费不够充裕的情况下，如何通过有效的管理，有力促进声像档案管理工作，是各级档案管理人员认真研究和探索的问题。

一、创新声像档案收集的途径

按照常规模式开展声像档案收集工作存在一定的被动性和即兴性， 不能保证收集声像档案内容与馆藏声像档案资源的有效衔接，直接导致声像档案的系统性、完整性不理想，也就影响到声像档案的利用。为克服常规模式之不足，就需要创新征集模式，打造成系统、有特色的声像档案资源。目前，在绝大多数单位中，除了摄像有专人负责，定期将录像带向档案室（馆）移交外，而其它的如照片、录音带等大都在各部门或个人手中，因为产生这些材料的过程中，档案工作人员不可能一一到场。这就为这些声像材料的收集带来了一定的困难，而要收集到原版或原件困难则更大一些。为了及时将这些声像材料收集到，除通过正常的移交外，还应运用其它的方式：

1、利用各种协会或团体群众组织，策划、开展各种主题活动，征集声像档案资料；也可通过上门征集或者代管等形式。有些重要的声像档案资料长年由个人保存，由于工作岗位的调整，没有及时移交档案室，还保留在个人手中。这就要求我们档案室人员进行上门征集、实地寻求等形式。

2、对一些重点部门，如办公室、展教部、文保部等，要进行重点收集，要及时沟通，掌握情况。可采取定时收集和随时收集相结合的办法。定时收集可采取定期收集的方法，随时收集可结合具体的活动进行。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

二、拓宽声像档案收集渠道

声像档案形成渠道多，收集难。如何把反映本单位的声像档案及时收集归档，是声像档案管理的关键。

1、正常归档事后接收，适合常规活动。声像档案管理人员可以通过纸质文件、企业信息网、邮箱等途径声像档案存档通知，明确归档时间、归档范围和归档内容、归档要求，不定期联系催收。

2、搜集事件信息，零距离跟踪接收，适合临时重大事件。声像档案管理人员随时关注本单位信息动态、会议通知、会议纪要、报刊及其他信息，掌握本单位重大活动、重要会议及设计科研经营成果获奖情况，及时与单位兼职档案员及相关责任人联系，在第一时间收集档案资料，形成时间短，能够最大程度地保证了资料的齐全完整。

3、广泛征集。定期开展档案征集工作，明确征集范围、征集内容、整理要求，对兼职档案人员业务指导。积极获取相关部门对征集工作的重视和支持。声像档案征集人员密切关注企业的大事要事，把收集与日常接收结合起来。

三、电子文件的收集

1、网上采集。比如，良渚博物院的一些展览开幕式和学术报告都会及时的放在本院网上，供全体员工学习。还有一些图片新闻、视频新闻等也会有及时的更新。档案室工作人员每周都进行定期采集，适时归档。

2、将各相关部门归档的纸质照片翻拍成数码照片。电子档案的存放格式为：照片以JPEG 的形式存放，录音录像资料经转换后以MP3RM 格式存放。这些文件格式的共同优点在于压缩比高，文件尺寸小，跨平台兼容性高。RM 格式的视频文件可以非常方便地将转换后的视频以多媒体的形式在网络中在线播放。

四、创新声像档案归档与保存方法

声像档案的数字化管理，是档案现代化建设的大势所趋，有利于实现声像档案的应有价值，也是人类社会发展的必然结果。

1、照片档案归档的数字化管理创新。对原有已归档的纸质照片档案，可以进行扫描，并标注说明，包括时间、事件背景、人物、地点。而作为档案保存的数码照片，原则上不要进行处理，照片上的原始数据，不仅是拍摄时间与光线条件的记录，还可以起到原始凭证作用。另外，数码照相机拍摄的照片档案，可以存储在硬盘上，并可编写程序对其进行管理及利用。对于破旧或由于保管不善造成损坏的老照片，也可以使用Photoshop等图形处理软件进行修复和处理，以达到最佳效果。

2、磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理创新。对于原有的磁带、录像带等，可以通过计算机技术，转换成数字信息，存入硬盘。在归档的过程中，可根据其所反映的内容或专题来进行，使同一内容或同一事物的照片归入同一类中。声像档案的数字化管理形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号或相应的分类号和档案号，在归档的同时，即可进行电子档案的主题词标引、著录。技术条件允许时，还可以方便地编制多角度、全方位的检索工具，便于检索查询。

五、声像档案数字化归档与保存的风险控制

由于国内外至今没有声像档案归档、保存的规范和标准，因此很多单位采取与纸质档案同样的存储方法来保存声像档案。声像档案归档时采取迁移或多次迁移声像档案来达到长期保存的目的，在迁移过程中常常伴随着很多风险。同时，存储硬件设备在归档过程中也存在着几个需注意的问题。

1、数字化格式转换的迁移风险。技术环境的变化主要体现在格式的转换方面，格式的转换对数字声像档案来说具有至关重要的影响，而通常的格式的转换就是将文件由一种格式（多数为压缩格式）压缩为另一种格式，这里就需要先解压缩，再进行压缩。数字声像档案格式的转换过程中，对档案的真实性、完整性都可能造成严重的危害，面对这样的风险，《电子文件归档与管理规范（GB/18894―2002）》（以下简称“《规范》”）做出规定：音频电子文件以WAV、MP3 为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI 为通用格式。以WAV 为例，其属于声音文件的“源”，上述《规范》解决了一些风险问题。但是作为声音文件的“源”，WAV 占用了极大的存储空间，而且《规范》不等于国际标准，这就导致了格式规范有被某个组织或个人所专有的可能性，如果这个组织或者个人消亡，则所有的数字档案将成为不可解读的无用信息。因此，采用专有格式存储声像档案面临数据丢失的巨大风险。

2、数字化硬盘存储的设备风险和解决方案。在硬盘式管理模式下，声像信息都存储在硬盘中，如果硬盘发生损坏，就会导致声像档案数据的损失。对此对存储声像档案的硬盘采用“自监测、分析及报告技术”，监测扇道、马达、电路等，当监测对象出现安全值范围以外的情况时，会自动发出警告，并自动降低硬盘的运行速度。还可以采用驱动器健康检测技术，让用户方便快捷地检测硬盘的运转状况，通过读取伺服位置错误信号来计算出盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数，并给出图形供用户或技术人员参考，并定期在独立系统的计算机上进行检测，确保档案安全。

六、声像档案数字化归档与保存的措施建议

1、有计划、有步骤地开展数字化管理工作。这是实现声像档案数字化的有效途径。首先，对原有的声像档案材料进行数字化处理；其次，把数字化的声像档案材料实行信息资源网络化管理。各单位可利用局域网，建立档案馆主页，把数字化的声像档案放到局域网服务器上，直接通过网页点击来选择和播放相应的声像资料，设立相关声像档案资料库查询专栏，方便检索；最后，加强计算机的防毒措施，对声像档案实行分级、分类管理。

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（一）档案载体的转变

在电子档案管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

（二）企业档案的分类变化

旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。

（三）档案接收和保管上也有所改变

在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。

无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》，提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。

二、电子档案工作面临的问题

（一）电子档案原件的真实性问题

电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。

（二）电子档案内容的保密性问题

用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。

（三）电子档案保笛的长久性问题

随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。

（四）档案管理软件的统一性问题

计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

三、建议采取的对策

（一）尽快培养精通计算机技术的档案专业人才

培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时，通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖的电子档案管理应用人才，使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务，热爱档案事业；不仅会操作而且会设计程序，能够开发软件。

（二）建立健全维护电子文件真实和安全的法规

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的电子档案管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案管理和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

（三）制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来，使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的基础性工作。

（四）研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件

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高校基建档案是以图标和文字为载体，保存和记录高校基建工作过程中的各种信息，是高校基建工程的重要依据与凭证。但是很多高校不重视基建档案的管理工作，导致管理过程中出现了许多问题，对高校的建设产生了不利影响。因此，本文分析了高校基建档案管理中存在的问题及对策，对促进高校健康可持续发展有着积极意义。

一、高校基建档案管理中存在的问题

1.管理意识淡薄

很多高校没有认识到基建档案管理工作的重要性，档案管理的意识淡薄，过分注重高校建设而忽视基建档案管理的问题普遍存在。同时，很多管理人员与参建单位对归档立卷的认识水平存在差异，档案收集和编制的质量有限，使得很多基建档案资料缺失或者图文不符，从而影响了基建档案的分类与归档。

2.管理机制不完善

在基建档案管理工作中，很多高校没有采取严格的调控手段和制定完善的约束机制，没有要求施工单位缴纳基建档案保证金，使得管理人员对基建档案归档工作敷衍了事，从而使基建档案的归档验收工作无法顺利完成，进而对高校基建工程的开展产生不利影响。

3.管理技术落后

高校基建档案的管理工作内容枯燥单调，很多管理人员只是按部就班地进行基建档案的归档和管理工作，其工作积极性不高，管理效率低下。同时，很多高校将资金投入到教学建设上，而对基建档案的投入有限，使得高校档案管理仍然采用人工翻阅的传统模式，没有引入现代化的信息搜索和查询工具，既造成了人力物力资源的浪费，又影响了基建档案利用的效率。

二、针对高校基建档案管理中存在问题的对策

1.更新管理观念，注重高校基建档案管理工作

首先，高校需要更新管理观念，加大对基建档案的宣传工作，改变教职工对基建档案的错误认识，通过知识竞赛、校园网络、板报宣传和举办展览等途径，让教职工掌握基建档案的基础内容及法律法规，使更多教职工在工作中学会利用基建档案，主动开发基建档案的信息资源。其次，高校基建档案管理人员需要改变服务理念，打破安于现状和墨守成规的服务方式，主动为师生提供服务，明确基建档案的建档意义，将工作重心从开发利用方面逐渐转移至经济建设服务方面，确定基建档案在推动高校建设发展中的重要地位。最后，高校需要为基建档案管理工作人员良好的工作环境，如定期召开基建档案的工作会议，了解基建档案的常规材料、布置档案归档的任务和加强档案归档操作程序的培训等，以提高基建档案管理的质量与效率，取得高校领导对基建档案管理工作的理解与支持。

2.依据高校特点，健全高校基建档案管理制度

首先，高校需要依据本校特点，确定基建档案的归档范围，依据基建项目的重要性，选择合适的归档方法，如对重点的基建项目与普通基建项目，采取不同的档案管理方式，只保存高校常用基建档案，这样既可以减少归档时的工作强度，节约人力、物力成本，又可以保证基建档案的完整性与齐备性。其次，档案管理部门需要采用立卷制度，提高各部门的归档意识与工作责任感，并加快立卷改革的步伐，注重以“件”为单位开展基建档案的归档工作，这样可以减少立卷难度，有利于立卷制度的制定与实施。最后，高校需要健全基建档案的移交制度，明确基建档案移交工作的负责人，监督与指导基建档案归档的及时性与规范性，这样既可以改变高校档案室对基建档案管理的被动情况，又便于在出现问题时追究责任。

3.加强硬件建设，实现高校基建档案的数字化管理

一方面，随着计算机的普及，档案管理工作也需要采取现代化的管理措施，加强基建档案管理的硬件建设，如配置扫描仪、工程复印机和提供电子化图纸等，借助现代化的设备完成归档、立卷与管理等各项工作。另一方面，高校基建档案要采取数字化管理，引进现代化的管理手段和先进应用软件提高基建档案管理的信息化，完成对纸质图纸扫描工作，并生成电子档案，实现基建档案的缩微化与数字化，以利于基建档案的查阅与共享。

三、结束语

总之，高校基建档案的管理工作关系到高校基建工程的建设，在推动高校稳定可持续发展中起着重要作用。高校只有正视基建档案管理中存在的问题，并从更新管理观念，注重高校基建档案管理工作，依据高校特点，健全高校基建档案管理制度，加强硬件建设，实现高校基建档案的数字化管理等方面，提高基建档案管理的水平，才能真正充分发挥基建档案的作用与价值。

参考文献：

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1.1 档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，设计变更、施工记录等的遗失最为常见。还存在档案资料不交接、不存档的现象，将资料作为个人财产，人走资料失。一般情况，高校档案仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。文件材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写，不符合归档要求。

1.2 管理制度不严格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。另外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。

1.3 缺乏档案专业人员。基建部门和档案管理部门的人员较少，很难配备专职的档案管理人员，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。

2 加强高校基建档案的建议及对策

2.1 加强宣传，确保档案资料的齐全。一是深入到各参建单位，向他们宣传《档案法》、《河南省档案条例》和国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28―2002），使这些单位认识到做好基建档案工作的重要性，得到了各参建单位领导的支持，确保了基建档案工作的顺利完成。二是将基建项目档案工作纳入基建部门领导和有关人员岗位职责。三是将基建文件材料的归档工作纳入合同管理，强化施工、监理单位归档意识。四是档案管理人员要注意及时跟踪收集，以防工程建设周期长，容易遗失基建档案材料。

2.2 坚持资料收集与工程建设同步，确保档案资料的质量。档案资料的准确性尤其重要，否则档案就失去了保存的价值。特别是一些隐蔽工程、地下管网工程，如失真，其损失将无法挽回。因此，基建档案从工程建设项目的提出、调研、可研、评价、决策，到计划的审批，基建档案人员就应及时建立档案。因为工程建设周期长、需收集的资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建工程一开工就要与档案收集工作同步进行，避免施工单位或监理单位事后补充图纸造成竣工图失真，例如地下管线的布置变更，竣工图上标的位置与实际不符等。所以，在对施工、监理单位提供资料的要求中，同样需保证资料的准确性作为合同的一个附加条件。做到“三查”，即在施工单位编制竣工图过程中先自查，然后监理单位检查，最后建设单位抽查。

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1现阶段我国基层民政档案管理中存在的问题

1.1 我国各级民政部门工作人员缺乏对民政档案的管理的重视程度

造成这种情况出现的主要原因是由于各级民政部门对民政官案管理工作的重视程度不够，使得民政档案管理工作一种没有得到重视。虽然上级单位与基层单位对民政档案管理的认识得到了同意，同时也对提升了对民政档案管理工作的重视程度，同时也在民政档案管理方面增加的投入。但是虽然民政档案管理工作在整体上朝着正规化的方向发展，但是在个别基层单位中仍然存在着一些档案管理人员对民政档案管理的重要程度重视程度不够的情况出现，缺乏工作所必须的档案管理相关知识以及法律知识，在档案管理的过程中依旧使用传统的方式，重视业务、轻视工作。并且存在着极为个别的领导缺乏正确的思想认识，这直接导致了档案管理人员在民政档案管理的过程中只出工不出力。

1.2 在档案管理过程中对档案资料的收集不全

在民政档案管理过程中的资料收集过程中，是由多科室协同进行的。但是由于在民政管理过程中，不同科室之间的工作步调并不一致，这就造成了民政管理部门在进行档案材料收集管理的过程中信息收集不全面，甚至一些人员为了今后工作的方便，对某些有重要参考价值的材料留在手中，不上交，这就造成了一些民政档案的缺失，严重的影响了民政档案的完整性，同时也在一定看程度上影响了对档案的发掘与利用，同时也对日常的服务工作造成了极大的影响。

1.3 民政档案的利用效率较低

基层民政档案管理有其自身的特点，例如：民政档案管理涉及到的种类多也比较复杂、同时管理的数量非常大。但是由于在档案收集过程中的问题，造成档案收集不全，使得在进行优待抚恤、复转军人接受、安置等工作时有很大的工作阻碍，严重的影响了了民政部门的工作效率。

2民政档案管理的对策

2.1 增加相关法律法规的宣传力度，加强档案管理工作人员的意识

对于民政部门的领导来讲，必须要加强对档案管理工作的重视程度，与此同时也要求相应的档案管理人员需要重视对档案管理系统使用的学习，加强对档案管理目的、要求的认识程度，加强对民政档案管理的认识。并要动员和组织民政部门的全体工作人员参与到档案管理的工作中来，同时要加强对工作中的一些文件的收集与管理工作。对于那些不能即时收集的资料要进行记录，以便于日后对其进行填补。

2.2 需要加强基层民政档案工作的管理

2.2.1 领导需要加强对民政档案管理工作的重视程度，同时加大投入的力度

基层民政部门的领导需要根据民政档案管理工作中的实际情况，加大对民政档案管理工作的投入，例如，为方便民政档案管理工作的开展可以按照相关的工作要求，购买具有明显分类功能的档案盒、对专用的档案计算机以及档案管理工具进行更新。

2.2.2 加大宣传力度，强化收集意识

对全体民政干部进行培训，使民政干部了解档案管理的相关规定和目的，不断提高民政干部参与档案管理工作的主动性、积极性和自觉性，认真督促各股室、局属各单位主动整理档案资料。同时加强对日常资料的收集、保管，对不能立即收集的，要做好登记，便于以后的整理归档，确保档案的完整性和实用性，为领导查阅和决策做好服务工作。

2.2.3 是及时整理检查，提高管理效率

对全面地收集干部人事档案资料及时进行整理归档、登记等，充实完善干部人事档案，同时采取定期和不定期自检，做好有关材料的查漏补缺工作。加强日常规范档案查阅、复印以及借阅程序。对于需要归档的人动、工资调整等材料，及时通知相关人和局属单位负责档案管理工作人员，并按干部管理权限及时收集存档，确保现存档案不丢失，无纰漏。