档案一体化管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案一体化管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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一、文件管理与档案管理一体化

（一）文件、档案一体化的概念。文件管理与档案管理一体化主要是指实现文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化。文件、档案一体化主要从文书管理和档案管理的角度出发，实现文件生成、办理以及档案归档的全过程的管理。实现文档一体化，从而保证文件内容的完整性和数据结构的一致性。

（二）文件管理与档案管理的关系。目前国内外对文件、档案管理一体化还没有一个明确统一的概念，但是文件管理与档案管理间存在的互相依存、密不可分的关系却显而易见，这种关系主要表现在以下几个方面：1.文件管理与档案管理相辅相成。一方面档案是由文件发展而来的，文件的质量直接影响档案的质量，另一方面档案管理是文件管理的延伸和发展，目前文件管理和档案管理已经成为一个不可分割的系统管理工程；2.档案部门必须有专职文件管理人员的参与，这是保证文档一体化管理质量的前提条件。目前国外一些重要的机关部门，已经普遍实现档案人员参与文件管理，国内多数机关和企事业单位则都没有设置机关档案室等专职文件管理机构，现行的文件大多交由制作人员或者承办人员自行妥善保管，文件中心大多作为档案系统的分支机构，往往保管一些企业或机关的半现行的文件。档案部门应设置专门的文件管理机构，配备专职的文件管理人员，为机关档案科学化管理的实现奠定基础。

（三）文件管理与档案管理密不可分，文件管理人员和档案管理人员之间也存在相互依存、相互促进的关系。在国外大部分的档案管理部门和人员都会参与文件的管理工作，但是档案管理人员并不能完全取代文件管理人员，文件管理人员只有和档案管理人员相互沟通、密切配合，才能实现档案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的质量，更好的为档案管理服务。

二、文件管理与档案管理一体化现状

80年代之前，我国一直沿用传统的文件与档案分开管理的工作体制，随着经济社会的发展，传统的工作体制已经不能满足社会的发展需求，其弊端也逐渐显露出来。为了提高工作效率，适应社会经济的发展，文件管理与档案管理一体化的思想逐渐被提出，然而由于传统思想的束缚和环境的局限性，这种科学的管理体制在一定的时期内并未真正实现。

当前，在我国企业档案管理大致可以分为两种形式，一种是沿用传统的卷为单位的管理，实行部门立卷制度，各部门在每年的6月把整理好的上一年度相关文件转移到档案室，再由档案室负责整理和编目保存。另一种则是实行文件、档案的一体化管理模式，具体实施则是由各部门的档案负责人通过档案管理系统进行文件案卷以及卷内文件的著录，通过插入附件的方式实现对档案全文的管理，使用这种方式对档案文件的著录使电子文件原文在档案管理系统中有了相应的目录，同时，还可以在服务器上为原文留有单独的空间，提高工作效率，降低错误发生的几率。

三、实现文件档案管理一体化的意义

目前，我国各个领域已经普遍推行办公自动化，并逐步实现文件档案管理一体化，文档一体化管理可更加科学合理，有利于树立更合理科学的文档管理体制和管理理念。文件和档案一体化管理在文书处理的过程中科学利用管理系统，形成完整的数据信息，避免重复工作，使文件管理的收发、登记、运转等工作完整有序，从而使文件管理各项工作达到精细化，完成案卷达到系统化和查找利用的标准化。

四、加快文件管理与档案管理一体化实现的措施

在信息技术高速发展的今天，文档管理一体化的发展已经具备了一定的理论和实践基础，文档管理一体化的建设是一个庞大的系统工程，所涉及的文件信息的面积较为广泛，要求我们必须认真对待，具体要求我们从以下几个方面做起：

（一）立足档案管理现状，完善档案管理体系。在现有的档案管理机构组织体系的基础之上，建立健全文档管理的组织体系，由于我国受传统体制的影响较深，至今没有全面打破传统的管理模式，文档管理一体化并没有真正实现，因此我们必须在现有的基础之上，建立健全文档管理机构组织体系，降低文档管理一体化体系变革的风险。

（二）结合我国现有的国情，建立具有中国特色的文档管理一体化理论。我国的档案管理一体化与其他国家相比存在一定的差别，所以要创建具有中国特色的文档管理一体化就必须立足于我国的国情。我国有国家规模的档案事业，有“集中统一”的管理原则，有延伸到文书工作前沿的档案管理触角――档案室，有保存永久性档案的各级档案馆，并形成了严密的网络，这就是我国的“档情”。从理论上看，它符合文件生命周期理论和前端控制思想，从实践的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文档管理一体化。当我们用文件生命周期理论来考察文书档案工作，对我们现存的档案室（或档案馆）应当积极保护并发展，它实际上已经承担了管理处于中间性、过渡性阶段的文件的任务，这是中国特色的基本国情所决定的。

五、结语

文件管理和档案管理一体化是现代办公自动化的主要发展趋势，只有不断增强对文档一体化管理的认识，才能使档案管理适应新时期的发展潮流，只有将文档一体化的科学理念实践于当前文档管理工作中，才能把文件管理和档案管理有效结合，实现前编控制和全程管理，更好的适应信息时代的发展和需求，服务于现代化的信息建设。

参考文献：

[1]向立文：档案数字化建设中若干问题的研究[D]湘潭大学；2004

[2]余然：社会转型期档案信息伦理建设研究[D]安徽大学；2006年

[3]赵雪群：“微机文档一体化管理系统”开发中几个问题的认识[J]档案学通讯；1994年01期

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关键词：档案图书一体化；信息资源整合；现状问题

中图分类号：G25

1 引言

我国图书情报档案实施一体化管理不仅具有理论上的依据，而且具有现实的客观需求和可供借鉴的管理模式。我们必须从战略高度看图书、情报、档案的一体化管理。图书、档案一体化管理是把图书与档案、图书处理工作与档案工作从管理体制到工作程序视为一个有机整体，以确定实施办法的最优化，求得最高效率。由档案、图书在学科和专业上的相近内核，提出实现档案、图书新型管理的必要性和必然性，并对构建档案、图书一体化管理模式进行新的探索。当前阶段我们应当建立和完善图、情、档一体化用户监督、一体化政策法规以及一体化评估等动力机制。通过对他们的一体化管理，可以使其形成综合性信息网络，为我国社会、经济以及祖国的建设服务。

有鉴于此，如何为充分利用既有科研档案的信息，增加技术发展的机会，探索图书、情报、档案一体化，加快科学研究过程中的科研档案信息的集成化管理已经成为我国理论界和实务界必须面对的一个新课题和新挑战。实行统一管理保证文献信息获取、加工、储存、传递等渠道的畅通合理控制信息流量，对文献信息进行科学的分类和处理要将重点放在研究文献信息系统的有效管理问题上，控制管理所必需的信息数量，提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率深化文献信息开发层次，，图书档案信息员制度代表着图书档案服务理念由资源主导向用户主导转变的发展方向。

2 图书管理的基本内容

目前所通用的图书管理系统，主要包括以下几个方面：第一是图书管理；第二是信息查询；第三是流通作业；第四是系统维护。这四大模块是图书管理系统的构成部分。其中图书管理系统实现了图书的征订工作、新书的登记、图书的编目等功能，把图书进库工作合理的建造成一个系统；流通作业包括预借、借书、还书作业，从根本上减少了三种工作的工作量；信息查询实现在各种条件下，对于馆藏书查询、统计等工作；系统维护实现了对于本系统的合理运用，并针对随时出现的问题进行快速、有效的解决。系统支持条型码扫描，在实际的使用过程中，扫描枪对图书ISBN编码扫描时，就会自动从Internet上下载图书相关信息，如作者、书名、出版社、简介等信息，把录入人员的工作量降到了最低，成为信息化建设强有力的帮手。建立完善的管理体系是实现档案、图书、情报资料管理一体化的基本，虽然图书情报资料档案在工作内容和管理模式上存在诸多共性，但毕竟分属各个行业，这就需要建立统一的信息管理机构，从整体构想宏观调控上，以科学发展观为指导制订出一整套合理、全面、长期的发展规划。

3 信息化管理有利于图书资源的整合和共享

随着科学技术的不断更新和进步，信息技术日新月异的发展，无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。通过进行系统的信息化管理，使得图书资料档案的信息具备了有效性和共享性，进一步扩大了这些档案资源的使用范围可扩大原始档案的应用程度和应用范围保持随机存取。在网络平台上的档案电子文件比原件更易于导航有利于工作人员按需浏览也方便了使用者快速浏览所需要的信息极大的提高了档案原件的利用率，最大限度地实现图书资料档案信息的资源整合和共享。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

4 图书、档案一体化管理的可行性

在当今网络时代的信息社会中，档案、图书实行一体化管理，建立“二位一体”的文献、信息中心，现代图书已承担一部分情报工作实现部门之间的横向联系和协作，最大限度、最大范围地发挥信息资源的作用，是档案、图书事业发展的必然趋势档案的公开化、社会化方向发展，从而走向档案、图书、情报三者一体化管理。

随着科学技术的发展和社会更广泛、更迫切的需求，对图书、情报、档案的利用越来越要求公开化、社会化信息资源体系事实上也无法使图书馆与情报所、档案馆相区别各种情报技术，如缩微、复制、机检等技术生产广泛应用于图书馆，图书馆学、档案学是知识信息管理的二大学科，它们之间有着共同的认识论、基础理论和方法论有些地区实际上已经实现了二者机构的完全统一。图书、情报管理以特定对象的服务内容，主要是对部门机构内部服务二者在现代社会本身没有太大区别使得图书与情报的界限已变得模糊，图书、档案的同源性决定了档案机构与图书馆、情报所服务对象的相似性，所不同的是档案机构公众服务性不如图书馆、情报部门强。

5 职业道德素质

图书档案管理人员必须具备良好的职业道德和高尚的情操，要忠于本职工作，对工作极端负责，要勇于探索，不断创新，作风正派，清正廉洁，处事公道。要胸怀宽广，谦虚谨慎，团结同志，互相尊重，爱岗敬业，牢固树立为图书档案工作无私奉献、奋斗终身的思想。图书档案工作是一项承载着知识宝库收藏和记录使命的工作，要求其管理人员必须具有强烈的事业心和高度的责任感。特别在新时期、在市场经济条件下，应从情感的角度培养自己敬业、乐业、创业精神，从而树立起图书档案管理人员的职业使命感和荣誉感，自觉向社会奉献、为人民服务，把工作当作实现自身价值的需要，要全身心地投入自己为之奋斗的事业中。

信息时代的图书馆管理人员，不能埋在资料堆里，必须要有宏观思维，做到从积累资料入手，从大处着眼，收集积累细小的信息；注意信息的旁系性，善于从某些信息资料中分析推断出有用的微观信息，开展立体思考，通过点滴资料的积累去揭示未来的发展。

只有全面优化不断提升图书档案管理人员的综合素质和管理水平真正发挥图书档案在现代图书情报档案发展中的支柱作用，强化积极主动的服务意识为可持续发展提供永不干涸的动力之源。

6 结束语

图书馆服务是为了使读者获得文化知识，提高公民的自身修养，满足读者的需求，实现读者人生的价值。图书馆服务赋予图书馆人员以崇高的职责、奉献的欣慰和清苦的价值。图书与档案虽然属于不同的文献资源，有自身的特点，有各自的理论体系，呈现出不同的价值形态，但是作为客观存在，它们不仅载体相同、相似，而且服务性质、管理方法、管理手段都是高度一致的。档案服务层次的需要，是信息社会发展的必然趋势。作为图书管理将如何充分利用现代信息技术，发挥档案、图书、情报资料在信息领域中的综合效能，提高信息报业服务的能力和水平，是当今社会发展的必然趋势和实现报业可持续发展的有效途径。信息技术的发展为一体化提供了良好的条件，一体化建设是长期、艰巨、复杂的任务，需要政府及相关部门共同的努力，包括培养专业的人才，才可能实现一体化的发展。

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一、图书档案一体化管理的优点与可操作性

（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。

（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。

二、医院图书档案一体化管理工作的展开

（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。

（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。

（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。

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自20世纪70年代国外档案学家提出图书、情报、档案一体化管理设想以来，国内许多理论和实际工作者也从不同方面对这一问题进行了建设性探讨。时至今日，随着社会、经济、文化特别是网络技术的飞速发展，一体化构想也不断获得专家的亲睐和论证。本文在回顾图书、情报、档案一体化管理观点的基础上，从对象、目的、功能、属性、管理成本和协调发展等六个方面提出了质疑和看法，以助于人们对这一问题具有更加科学、理性的认识。

1.一体化主张的简要回顾

图书、情报、档案一体化管理支持者的理论依据主要有以下几个方面。

1.1属性同源。认为图书、情报、档案同出一源，都属于文献信息的范畴，它们不仅载体相同、相似，而且服务性质、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的渊源和广泛的共性为实现一体化管理提供了良好的基础[1]。一般而言，属性同源说者并不否认图书、情报、档案三者之间也存在一定的差别，不过他们普遍认为，差异不是一体化的主要障碍，相反，一体化有利于它们之间的优势互补。

1.2 资源互补。认为在文献资源建设方面，图书馆、档案馆还存在着一个明显的和相当重要的互补作用。就是，档案作为事件发生的原始记录，是唯一的文献，一旦丢失或发生意外（火灾、水灾）等情况，就无法弥补，就会出现断档现象。在这种情况下，图书资料就尤为重要，可靠性和复本量大，收藏地域宽，各大图书馆都可能查到，就有可能把断档的档案和不足弥补起来，体现了图书和档案的相互依存、遗漏补缺的互补作用。

1.3 资源共享。资源共享可以带来超值利益，其理论根据是奥地利生物学家贝塔郎菲提出的著名定律：整体的属性与功能大于各孤立部分的总和。提出一体化可以实现资源共享的观点认为，当前我国图书、情报、档案存在严重的“信息孤岛”现象，图书、情报、档案一体化系统有利于文献信息由分立到整合，从而产生1＋1＋1>3的效果。

1.4 网络条件。认为目前我国各级网络化建设已逐步完善，为图书、情报、档案一体化管理提供了一个网络化技术平台，只要建立强有力的组织领导机构，制定相关的法律、法规，解决数据库格式、用户接口以及联机采访、联合编目等标准化、规范化问题，就一定能够完成一体化的构想。

2.实现图书、情报、档案一体化管理的六大质疑

在对肯定性观点做简要回顾之后，提出一些否定的看法或许可以使人们对这一问题会有更理性的认识。笔者认为影响图书、情报、档案一体化管理的原因，正是它们之间的差异即质的区别。那么图书、情报、档案它们本质的东西是什么？是文献的内容和范围。因为，它们都是利用文献为人类社会提供服务，离开了文献它们就失去了存在的基础，下面以图书和档案为例，就它们所收集文献的内容、范围、使用目的以及一体化对三学科的管理和服务方面加以分析，以说明实现图书、情报、档案一体化管理是不可行的。

2.1 图书馆、档案馆虽然都是以文献为自己的工作对象，但所收集文献的内容和范围却截然不同。图书馆所收集的文献是以人类知识整体为对象，文献的知识信息数量大，学科门类齐全，内容学术性、理论性强。论文格式，情报。而档案馆所收集的文献是以立档单位为对象，是立档单位各项实践活动的原始记录，是对客观事务的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有历史凭证作用。

2.2 从文献利用的目的和对象看，图书馆文献主要是为社会广大读者的不同需求服务，使用者利用图书馆文献是为了更加便利快捷地获取自己所需的信息和知识。而档案机构公共服务性不如图书馆、情报部门强，它以特定对象确定自己的服务内容，主要是对部门、机构内部的管理需要服务，使用者利用文献主要为了解决管理中遇到的问题。

2.3 从图书馆和档案馆属性来分析，图书馆强调的是其服务性，而档案馆则是保存性。图书馆所收集的文献主要是为了读者使用，所有文献都向读者开放，文献在馆内允许有一个自然损耗。论文格式，情报。而档案馆所收集的文献主要是为保存，以备查用，在使用方面受一定的权限限制，许多文献的保存期都是永久，在保存期内任何文献都不能遗失。

2.4 图书馆的文献具有互补性和可代替性，档案馆文献具有唯一性和不可代替性。随着科学技术的不断发展，作为记录人类知识的文献不断增加。图书馆为了满足不同用户的需求，要收集齐所有文献是不可能的（也没有必要），所以必须实行多馆联合采购，共同建立一个文献资源保障体系，以实现文献资源共享。此外，一个图书馆的文献如果一旦全部毁坏，还可以通过其它图书馆的文献来代替，这是由图书出版的多复本量决定的。而档案馆的文献资源建设只能依靠本馆自身力量来完成，文献具有唯一性，一旦损失无法弥补。

2.5 一体化所追求的资源共享难以带来管理和服务成本的。大家知道，美国是市场经济高度发达的国家之一，市场经济的一个显著特征就是注重资源利用效率。为了使文献信息资源利用达到或接近帕累托最优，美国曾于1948年开始实施旨在实现文献信息资源共享的法明顿计划。论文格式，情报。为此，联邦政府与图书馆界投入了大量资金、付出了巨大努力，但十几年后，美国人发现这一计划的实施，并没有在降低成本上显现出他们所期望的优越性，相反，它给美国政府和各成员馆带来了巨大的经济负担，无论是人员配备还是资金消耗都已超出了成员馆的承受能力。论文格式，情报。本着对文献信息资源共享的坚定信念，1966年美国以“全国采购和编目计划”（NPAC）全面替代了法明顿计划，但随后的事实表明，它同样没有给美国人带来预期的利益，该计划于八十年代初由于预算、资金枯竭而宣告结束。论文格式，情报。我国图书馆文献信息资源共享始于1957年，其标志是1957年国务院颁布的《全国图书协调方案》。论文格式，情报。30年后即1987年，由文化部、国家科委、国家教委、中国科学院等15个部委联合成立了全国部际图书情报工作协调委员会，成功地组织了全国文献资源调查与布局的研究工作，但是在文献信息资源共享方面，始终未取得令人满意的进展。上述事例表明，在图书馆或图书情报界自身资源共享问题尚未有效解决之前，图书、情报、档案一体化必将面临很大的经济风险，另外一体化所需要的管理平台、技术平台和法规平台的搭建也需要付出巨大的社会成本，盲目实施一体化极有可能与它所追求的目标产生背离。

2.6 一体化难以促进图、情、档三学科管理和服务的协调发展。从根本上讲，一体化所追求的目标在于最大限度满足用户需求、提高资源利用率，它对三学科在科学管理和服务方面的固有特性以及自身发展模式、要求考虑的并不十分周全。又以档案和图书为例：很多档案其内容要么涉及到国家或企事业单位的机密，要么涉及到个人隐私或不公开信息，根据国家档案法规定，档案的归档、保存、查阅、解密、销毁都有严格的法定程序。相比而言，一般的图书资料其搜集、加工、利用只需遵循具体的业务规程，并没有系统的法律规定或什么特殊要求，即使将来出台图书馆专门法，也与档案法在立法目的、调整范围及法律内容上有很大不同，对档案和图书实施“一体化”管理显然是相当困难的。再以知识产权保护为例：大多数涉及到专利法的知识产权是通过档案的形式予以保护的；涉及到著作权法的知识产权通常又与图书密切相关；而情报――特别是商业情报，又受到了反不正当竞争法的保护，按照该法第三款的规定，这样的情报是指“不为公众所知悉，能为权力人带来经济利益，具有实用性并经权力人采取保密措施的技术信息和经营信息”。显然，将受反不正当竞争法保护的情报、受专利法保护的档案与一般的图书资料实行“一体化”管理会带来利用和知识产权保护上的混乱。

3.结语

对一体化管理的否定性看法并不是对一体化构想的全面否定。无论如何，一体化构想都是对图书、情报、档案未来发展趋势的一种具有积极意义的预测或探索，只不过这种预测需要有更为全面的眼光和更加科学的方法。正如一个项目的风险评估是可行性分析的有机组成部分一样，否定性意见具有防止决策失误、减少风险、避免资源浪费的积极作用。

参考文献

1冯静等.论图书、情报、档案一体化管理[J].档案天地，2003，（3）

2李卫华.高校图书、情报、档案实行一体化管理初探[J].周口师范学院学报，2006，（6）

3刘玲仙.信息社会图书情报档案融合趋势[J].杨凌职业技术学院学报，2004，（1）

4陈祖芬.图书、情报、档案一体化系统建设问题的探讨[J].档案时空，2003，（2）

5锅艳玲等.基于网络的图书、情报、档案一体化管理模式探讨[J].河北科技图苑，2006，（3）

6张梅.图书馆文献信息资源共享风险与成本初探[J].情报杂志，2004，（8）

7葛翠玲.图书、情报、档案一体化构想的否定性检验[J].图书馆杂志，2007，（7）

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众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量。由于文档一体化有共同之特点，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，他们的源头、户头都是一致性，都可以用统一标准进行管理，做到即输进库。基于二者之间的关系，开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础。通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等(见下图)。这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础。

二、文档一体化管理的必要性

近几年来，随着办公自动化程度的提高，出现了大量各种形式的信息文件，纸质文件逐步被电子文件所替代，纸制档案逐步向电子档案过渡，这给传统的档案管理工作带来了新的挑战。文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具，有其相对稳定的物质载体。文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态，它与其他物质一样是运动的。文件从其形成后的运转，承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用，经历了一个完整的过程，档案管理理论界称之为文件的生命阶段或文件周期，它将文件形成和存在过程划分为四个阶段，即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段。通常后两个阶段的文件即是档案。企业单位档案室主要保存第三个阶段的文件，其特点是：1文件形成部门刚刚使用完毕，留待以后继续存查和利用，所以说在一段时间内，仍离不开这些文件，具有档案的第一价值；2保密性较强，处于封闭状态；3文件对形成单位依附性大；4有相当部门文件只有一定时期内有利用价值；5具有永久保存价值的文件，一般必须通过这一阶段的保存和利用。

三、文档一体化管理的可行性

为适应市场发展的需要，机构整合，就意味着管理体系、管理模式的整合，就要重新建立新的管理结构、规章制度、利益保障体系，并尽快使各项工作正常运转。“文档一体化管理”工作模式随着新机构的成立而开始了，原文书管理和档案管理这两个程序综合为一人管理。打破了以往文书工作和档案工作使用两套人马的工作模式，文件的收发、登记、传阅、收集、整理、分类、鉴定、检索、保护、利用、信息统计等环节均由文档管理专职统一跟踪管理，中间过程量大而杂，要真正做到有条不紊可真不容易。为了防止文书管理和档案管理脱节，充分发挥“文档一体化”管理的职能，更好地为企业的生产经营服务，通过竞聘考核聘用了经验丰富、综合素质高的文档管理专职来担任此项工作。文档管理专职上岗后，认真总结经验，根据文书管理与档案管理的特点，从企业自身特点出发，制订有效的工作方法，制订出文书、档案管理的各种管理制度、办法，充分利用这些规章制度、文件办理程序来制定管理框架，规范档案管理，明确管理职责；同时充分地利用现代化管理手段，利用电子文件收发处理，对归档文件进行著录管理，使文书处理和档案管理这两个工作流程很好地整合起来完成。文档管理专职对文件的收发、公文处理、文件归档等过程清清楚楚，利用文书与档案共同的著录信息，既减少交叉登记、重复劳动的现象，更不会再像以往那样出现“两个和尚挑水喝”甚至于“三个和尚没水喝”尴尬现象，大大提高了企业的办公效率。

结语

综上所述，在办公自动化的条件下，实行文档一体化管理体制的好处有三：一是提高效率，信息共享；二是规范管理，统一标准；三是科学合理利用人力、物力等宝贵资源，减少浪费。

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首先，就让我们从基本理论层面，对“文件生命周期理论”的相关理论概念进行初步了解。“文件生命周期理论”中的“文件”概念是一种广义概念，较之常规意义的“文件”概念要宽泛得多。“文件生命周期理论”把文件视为“文件的集合体”，认为“档案”（非现行文件）的形成只是广义文件运动的最终结果，一切的文件运动形态，都只是“广义文件运动过程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理论”以“文件集合体”的形式，合理的维护了文件各阶段的整体统一性，进而将文件运动以整体的形式，跨越了从形成直至销毁或永久保存的各阶段，并且能让管理者以一个完整、清晰的视角，观察、界定文件运动的整体过程。实际上，基于这一完整过程，可以明确文件价值的阶段性变化，以及在广义文件运动过程中文件价值形态与管理形式、保管场所、服务对象之间的对应关系。而在文件价值形态转化的同时，从阶段性的广义文件运动视角出发，可将广义文件依次划分为现行文件、半现行文件与非现行文件。此三种广义文件的划分，同样适用于我国的文件档案运动过程。

二、中西方文档保管机构的差异、我国文档工作的融合以及推动实现文档工作一体化

实际上，我国的文件档案保管机构同国外存在较为明显的差异。这种差异体现在：我国的半现行文件是存放在本单位档案室或档案馆，而国外的半现行文件则送交文件中心保管。实际上，这种差异显著。根据联合国教科文组织对文件中心的定义：文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各不同行政机构的半现行文件进行经济地保管与提供利用，并在这些文件被销毁或移交档案馆之前进行系统处置的保管机构。文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的，又处于文件形成机关与档案馆之间的过渡性机构。

显而易见，国外建立的“文件中心”，作为半先行文件的储存、管理机构，及其文件价值鉴定、销毁、移交机构，既节省了文件来源单位的空间、人力、财务资源，又避免了因单位不同，所导致的文件整理标准各异，以及鉴定、销毁程序的不统一、不规范。再者，又提高了文件管理的整体效率，减少了移交过程中不必要的时间浪费，极大的提升了文件管理的科学性、规范性与效益性。

此外，文件中心与形成机关档案室存在显著差异。其一，文件中心有的归属于档案行政管理机构，有的是独立运营的商业机构，而档案室则明确归属于文件形成机关。其二，二者的保管对象存在差异。文件中心保管的对象是半现行文件， 而机关档案室保管的对象包括半现行文件、乃至非现行文件。其三，二者的职能存在明显差异。文件中心承担文件的保管、鉴定以及提供利用的职责， 而机关档案室则主要承担本机关文件的收集、利用和保管工作[2]。

实际上，相较于西方的文件管理中心，我国各机关档案室的文档管理工作，往往存在着文档管理质量良莠不齐、管理效率偏低、执行标准不统一等诸多问题。而要解决这些问题，则必须要明确文件工作、档案工作的统一性和整体性，统一制定与执行文档工作的管理流程与标准规范，并正确处理好两者之间的有效融合和顺畅衔接的问题，以此真正实现我国文件管理与档案管理的一体化，推动我国整体的文档管理工作实现质的跨越。此外，笔者认为，在符合我国文档工作自身需求、特点的基础上，参照西方文件中心的管理模式、功能设置，对我国众多的机关档案室进行有针对性的改造，是解决文档管理工作现存问题的关键一环。具体来讲，就是要科学、合理的调整我国机关内部的档案机构设置与体系，将本机关办公室的文件管理工作与档案室的档案管理工作实现合并，统一文件档案管理工作与职能；联合不同机构部门的档案室，实现共同办公与集中布局，低成本、高效率的实现文件、档案的一体化管理，并制定和执行统一的文件档案管理业务标准与操作规范，做到文档管理的统一、标准与有序。

此外，基于文件生命周期理论的内在要求，参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国的机关公务文书处理工作与档案管理工作紧密联系起来，并从业务体制上将两者建立紧密的联系，把文书处理与档案管理融为一体，将档案室工作与档案馆工作紧密结合起来，形成文书处理部门、档案室、档案馆密切相联的一体化业务体制[3]。实际上，基于文件生命周期理论“连续统一”的思想内涵，参考相关西方国家，如法国、意大利、瑞典等国家所建立的集中式档案管理体制及其特点[4]，结合我国档案工作集中、一体化管理的现实情况与发展要求，笔者认为该建议的理由有如下几点：其一 ，“文件生命周期理论”根本上强调的文件运动的整体性，应该体现到文书与档案的一致性上。将文书处理与档案管理融为一体，可以深刻体现文书形成的主观意图，从而更加明确文件档案的长远价值，有利于文件档案价值的鉴定工作的进行以及文件档案潜在价值的挖掘与实现。其二，实现文书处理与档案管理的融合，可以使文书处理工作统一于国家的相关业务标准。并且，在紧密联系文件档案管理部门之间关系的同时，防止了管理衔接上的疏漏与责任推诿，做到协同配合、有的放矢、权责明确。其三，该措施不仅能降低成本、精简机构，而且能提高文书立卷、归档移交的质量与效率，同时保持文件档案管理的连续性与一致性。

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中图分类号：G271；TP39 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所谓一体化的管理，就是把文件工作和档案工作整合为一个工作系统，进行统一控制和管理。其实质就是将档案管理的若干功能提前，实现文件、档案的前端控制和全程管理。文件与档案是同一事物的不同存在阶段，它们在物质形态、社会本质及其所含信息的本源性上是完全同一的，两者只有运动阶段的区别而无本质的不同。传统档案理论把文件的归档作为文件与档案的分界线，对其进行分别管理，这种作法在手工操作时期可能具有一定的合理性。但电子文件的产生，使两者之间的界限模糊了。电子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于这种一体化管理模式的管理策略。对电子文件的全程管理中，计算机软硬件的配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制都需要从文件形成阶段开始统筹设计，电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量的档案管理性工作也需要在文件的形成阶段或运转阶段进行。因此，电子档案的管理必须选择文件、档案一体化管理模式。

1文档一体化模式下电子档案管理步骤

档案管理工作是指在整个文件生命周期中一系列有联系的管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质档案等传统档案相比，电子档案管理工作正在发生着显著的变化，很多为档案学者和档案工作者所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。具体来讲，档案管理工作环节的变革主要表现在以下几个方面：

1.1 积累与收集工作电子档案的收集和积累可以由计算机网络系统自动完成，电子档案的积累与收集根据计算机工作模式可以分为两种类型：一种是对于计算机网络上形成的电子档案，信息的复制和传输可以通过电子信号的形式在网上进行，这种系统一般都设计有自动记录的功能；另一种是对于单机形成的电子档案，其工作的措施和方法与纸质档案大致相似，表现为存储载体的积累与收集。

1.2 整理工作首先将载体上的电子档案信息输入计算机内，然后再计算机上对电子档案进行整理，使之有序化，然后将有序化的电子档案脱机保存在载体上。在整个整理过程中，传统案卷的概念（包括形式和内涵）已经消亡，取而代之的是“逻辑卷”的概念。最终的整理结果是对全部档案形成一个“逻辑目录树”。

1.3 保管工作电子档案不同于传统的纸质档案，它们对档案库房的防尘、防有害气体和防光条件也有更高的要求。目前最常见的方法就是通过异地保管的方法进行存储，由于分布式数据库技术的运用，使得这一种技术手段得以实现。

1.4 编目和编研工作随着分布式数据库技术的普遍应用，有些档案馆甚至可以不保存电子档案的载体，只需接收在线归档的电子档案即可。这样，档案馆的工作中心就转移到搞好编目和编研工作，更好地为利用者提供档案信息服务上来。

2文档一体化模式下电子档案管理的注意事项

2.1 统计工作随着计算机技术的广泛发展，它被逐渐应用于档案管理工作之中，这样既减轻了管理人员的工作负担，又可以保证统计的准确性。电子档案管理系统功能的日益完善，自动化程度也将越来越高。

2.2 鉴定工作由于电子文件极易篡改、伪造，而且不留痕迹，因而鉴定工作存在很大困难，需要从内容和技术两个方面进行鉴定。其中内容鉴定与传统档案鉴定的含义大体相同，即审阅档案的内容，甄别其科学的、历史的和现实的价值，进而确定其保管期限。

2.3 保密工作由于电子档案与传统档案的利用方式不同，因此保密工作也不同于传统档案的保密工作，电子档案的保密与传统档案保密的含义完全相同，但是其泄密的途径和渠道也更加多样化，存在着更多的安全隐患。电子档案的保密工作主要包括两方面。

2.3.1 存储在联网计算机中的档案的保密因特网针对不同的利用者提供不同级别的服务，网上数字化档案馆站点的档案信息非常容易泄露。因此，数字化档案馆站点必须将保密档案和公开档案分级保存。因特网是一个完全开放的网络，为了防止计算机“黑客”窃取和合法用户越权利用带有密级的档案信息，我们要做好网计算机中的档案的保密工作。

2.3.2 传输中的档案的保密目前，许多因特网站点都为自己增设安全保护机制，以防未授权的用户看到这些站点发送和接收的信息。这些站点通常称为“安全岛”。当然，仅仅采用这一保密措施是远远不够的，加密方法有两种，一种是硬件加密；另一种是软件加密。硬件加密的速度要快于软件加密。

参考文献：

[1]石桂华．浅析信息时代电子档案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

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图书、档案、情报三者之间相互交叉，相互渗透，在一定条件下可以相互转化。档案与图书、情报之间的转化具有“单向性”的特点，即档案可以直接转化为图书、情报等文献信息，而这些文献信息却不能直接转化为档案。如：档案文件汇编成书出版可直接转化为图书，而图书却无法转化为档案。图书、档案、情报工作，在社会发展进程中经过独立发展阶段形成了各自不同的特点。在社会主义市场经济发展的大潮中，由于社会对各种信息的需求日益增大，如果它们各自独立地纵向发展，缺乏横向联系，不但束缚其自身的发展，而且也不能适应未来社会的需求，其结果势必造成图书、档案、情报的信息资源渠道不畅。当前三者存在的共同问题：一是服务方式墨守成规。图书、档案、情报工作本质上是一项服务性工作，因而在提供服务时，应体现主动性和多样性，以满足利用者的各类需求。二是投入不足，手段落后。以一些单位为例，图书经费仅限于工具书，参考书多年来没购进几册。档案、情报设备陈旧，空间拥挤，管理手段落后。这样的工作环境限制了图书、档案、情报工作的现代化进程。

二、图书、档案、情报一体化管理的可行性

第一，一体化知识流动与共享的本质是整体性知识转化。

知识转化，指不同形态的知识之间的演变和转换，其过程形式主要有知识的扩散、分配、传递、融合、吸收与利用。基于显性知识和隐性知识的划分，知识转化具有四种形式：隐性知识向隐性知识转化的社会；隐性知识向显性知识转化的外部化，显性知识与显性知识之间综合的联合化，显性知识过渡为隐性知识的内在化。一体化基于三者整合性的知识资源基础，以超越三者原先分立状态的更强功能和更好优势，为员工用户提供崭新而出色的知识服务。这种服务是一种知识集成范畴内的综合，即图书、情报、档案知识以一体化的形式，在员工用户的合理性范围内进行最大化、最优化的流动与共享。一体化知识流动与共享便是将图书、情报、档案这三者的知识，集中、统一式地配置、转移给各用户，从而释放出它们最强大的信息能量与知识价值。由此看出，这种知识流动与共享实质上是一种整体性知识转化，三者资源连锁互动、共同转移。

第二，图书、档案、情报工作的标准化是一体化管理的基础。

计算机、缩微和光盘等现代技术的高度发展和广泛应用，使人们对科技信息工作有了新的认识，使信息一体化管理的实现成为可能。由于图书、档案、情报都是以承载和传递知识信息为基本职能，都含有收集、加工、存储和输出信息工作的内容，管理方法和手段又基本相似，所以采用现代化技术亦趋于一致，使用的现代化设备也大致相同。社会主义市场经济体制的建立和完善，为图书、档案、情报一体化管理提供了时机。在事业单位转为企业逐步走向市场的过程中，在一定程度上要求图书、档案、情报部门不断地收集本行业及相关行业的最新成果，提供给企业的工程技术人员，而这正是企业资料室工作发展的需要。

三、怎样实现图书、档案、情报一体化管理

实现图书、档案、情报一体化管理，意味着把三者串联起来，将三者的管理建成一个综合型的一体化管理信息中心，统一开发、统一管理，让企业各类信息直接有效地、及时地为企业生产、科学研究服务。所以图书、情报、档案一体化这样一个企业的主要知识服务部门，其知识管理系统直接归属企业整体知识管理系统的核心管理与集中控制，强调与其他子知识管理系统横向协作、相互兼容、共同维持企业知识管理系统的整体运行。

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文书和档案工作存在的原因是因为它能够为人们提供需要的资料。目前，文书和档案管理工作还不能够适应当今社会的需要，而且文书和档案管理工作是两个流程，各自为政，分而治之。因此，文书工作和档案管理工作必须做到一体化。所谓文书工作和档案管理工作的一体化，就是要把文书工作和档案管理工作整合在一起，二者互补互足，相互协调工作，实现统一管理，改变以往传统的工作方式。

一、文书工作、档案管理工作的概述

文书，作为一种历史信息的承载物，是社会发展的产物。在人类的沟通活动中，为了记录、沟通的需求，就用文字或者图像的方式在某些物体上作标记，于是就产生了文书。档案作为文书的产物，具有比文书更强的政治性、保密性。在历史上，文书和档案几乎是同时出现的。在我国古代，对文书工作和档案工作的称呼是没有区分的，在很长的一段时间里，文书和档案工作是密不可分的，由同一人员管理。例如在西周朝，文书是宰相处理，具体负责档案和文书工作的是史官和大士。到了唐宋时期，文书工作和档案工作才出现各自的部门，形成了不同的制度，才把文书工作和档案管理工作区分开，成为了两种不同的工作。档案工作的基础和前提是文书工作，文书工作的发展是档案工作，两者相互制约，相互联系。档案和文书是出自一源，形式和内容也相差无几，这就需要把档案工作和文书工作联系到一起，对工作人员相关要求的差异也较小，只是因为二者工作机构形成的时间不同，再加上工作时间差异，才产生了不同。

二、文书工作和档案管理工作一体化的可行性

当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案作为信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一起来，变成一个整体，使其能更好地为人们提供服务。从古代到现代社会，文书工作和档案工作经历了分分合合，分分合合并不是一种简单的循环。“分”令二者形成了两个独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。经历过“分”，才能认清两个工作的区别，采取不同的管理方式；“合”使二者相互协调，取长补短，为二者的一体化奠定坚实的基础。

三、文书工作、档案管理在工作中存在的问题

（1）从当前实行文书档案工作一体化的单位来看，较为突出的就是人的问题。业务人员水平低，文书档案管理一体化思路不明确，为实现一体化管理制度增加了难度。（2）长期以来，文书工作和档案管理工作独立运行，各自发展，缺乏联系，束缚了二者的发展，难以适应现代化的管理需求。（3）思想观念障碍。文书工作和档案管理工作一体化没有取得理想的效果，办公室使用计算机现代化管理必然会影响现有的手工处理方式，工作人员已习惯手工处理文件的方式，想要去改变原来的工作习惯和工作方式，需要提前做好宣传工作，打好预防针。（4）纸张类型的文件规格不同，记事本、手册、便签和账簿，随着计算机、复印机等现代化设备的运用，纸张的大小不同，就出现了各种文件参差不齐的情况。文件书写纸张和复印纸的选择不注意，将会出现纸张老化、字迹模糊不清等问题，不利于档案的保存。（5）随着工作人员的流失，文件丢失的情况时有发生。文书工作在单位中，往往都是安排给兼职或者专职人员，工作人员身兼多职，人员流动量大，工作调动频繁，文件的丢失给后续的工作带来种种问题，文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。

四、对文书工作、档案管理工作的一些建议

（1）要端正工作态度，杜绝“事不关己高高挂起”的思想，互相帮助、相互配合、协调工作，把文书工作和档案工作融合在一起。只有做到这些，才能真正实现文书工作和档案管理工作的一体化，最大限度提升工作质量，减少工作失误。（2）树立认真负责，从我做起的工作态度，要明白档案工作的重要性质，记录无差别的历史，发挥出档案管理工作的价值。引入计算机技术和通讯技术，为文书档案一体化提供技术支撑，帮助文书书写人员和档案管理人员从传统的手工书写中解放出来，实现文书和档案管理工作的自动化。（3）合并文书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。

五、结语

任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。

作者:蔡任萍 单位:福建省高速公路经营开发有限公司

参考文献：

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引言

档案管理工作的基础是文秘工作的开展效果，二者密不可分，互有联系。应时展需求，完善文秘与档案管理一体化建设，不仅可以提高文件管理、利用的规范性，同时也可以提高办事效率等。

1.文秘工作和档案管理一体化的重要现实意义

文秘-档案一体化建设是社会发展的必然选择。一体化的含义为基于公文处理和档案管理连续及整体性角度出发，和互联网、计算机等技术以相关标准为规范建立的综合档案管理系统，这样将实现对公文档案的全过程管理，提高文秘与档案管理工作的整体性。另外，文秘工作与档案管理一体化建设意义非凡。它使档案事业的关注焦点从文件实体转向文件形成过程；从注重分散的个别文件的性质和特征，转向关注导致文件产生的业务职能、活动、任务、事物处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映其主要工作活动的文件加以保存；通过文秘工作与档案管理的一体化建设，有助于提高文秘及档案管理工作的效率及质量，这对信息的有效管理与利用起到了积极的影响作用。

2.国内文秘工作和档案管理一体化衔接时的问题

首先，缺乏原稿文件，编号不规范。文秘及档案工作虽然有明确的办事流程，不过在归档时却是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿与修改稿，这就使得一些领导的重要批示无从显现；另外，还有部分归档的重要材料在没有复印存档的情况下进行存档，这就导致原稿字迹容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面记录和规范的附件。在实施档案管理的过程中，多数实施归档的文件缺乏印发部门、抄送单位、发放时间、主题选择等重要信息，这就提高了文件归档后进行案卷标题确定的难度。

最后，应用了错误文种，办理程序缺乏规范性。在应用文种时经常发生“意见”和“决定”不区分情况，同时“通告”、“通知”乱用现象严重，这就降低了文种应用的规范性，给公文受理单位的办公带来了阻碍，降低了工作的实际作用。另外，在公文办理中，也将长出现违规、不按照程序办事的现象，很多单位都存在越级行文、不登记印发等违规现象，这位后续的档案管理带来了负面影响。

3.文秘工作和档案管理一体化建设的对策

首先，应实现案卷质量管理标准化、规范化建设。①实施安全全面普查。一般企事业单位没有精力对综合档案室进行定点检查，并且不同部门之间的档案保管期限也存在差异，因此档案室内会遗留大量没有利用价值的文件；所以，可以运用案卷普查的方式将僵尸文件移除，提高文秘及档案管理工作的效率与效果。②改善公文质量，奠定文秘-档案管理一体化基础。企事业单位档案的原身为公文，所以工作的制作质量对之后的档案管理质量、效果由直接影响，进而也会对档案管理的规范化、标准化建设产生影响。因此要提高公文的质量，要用幅面尺寸规格统一、标准、质量好的公文用纸，采用横写横排、左侧装订的排版形式；认真检查制发公文履行签发手续的情况，是否与审批权限相符，公文标题、主送单位及抄送单位的准确性，落款、日期等；在书写公文时要保证书面干净、字迹清晰、使用不易褪色纸张，从而确保长期保存的效果。另外，要科学选择文种，做好格式、行文等的规范操作。③完善电子文件管理工作。电子文件比传统纸质文件管理更具优势，但是电子文件收到文件形式、储存条件等影响，一定要做好文件储存介质的选择才行。

其次，要完善全过程的管理工作。①要在企事业内部建立质量管理意识，为文秘工作与档案管理工作人员树立全过程质量管理意识，通过推行个人责任制的方式，提高全过程管理质量。②建立健全管理体制。文秘及档案工作的分而治之形式影响了文档一体化建设，所以要调整基础机构，建立健全规章制度。因此要建立专业部门同意处理文书、档案管理问题，对文书及档案整理、收集工作的衔接进行监督，为文档管理部门提供横纵联系、协商渠道，奠定文档一体化管理模式基础。另外，要做好文秘及档案管理员工培训工作，为其提供外出学习的机会，提高员工的综合专业业务素质，改善文档提提化管理队伍整体质量。并且要完善管理制度，严格落实公文新闻规定，严格审核公文减法制度，确保发文文件在规定权利范围之内。③要加强文档一体化管理模式硬件建设工作，积极的选购性能、品质过关的设备与工具，通过培训提高员工操作的熟练度和规范性等。

最后，要完善文秘部门的文书立卷工作。文书立卷中的文书处理时不可或缺的环节，同时文书处理可以提高档案管理的有效性、安全性、系y性、条理性。而文书立卷属于文秘工作的最终步骤，同时为档案管理的第一步，也就是文秘与档案工作的连接处。所以，各部门的文件材料应交由文秘人员进行统一管理，并基于立卷原则和方法实施文书立卷，让文件立卷常态化。除此之外，必须重视文书立卷的日常管理工作，要完善文书的分门别类管理，为日后的查找与立卷提供便利。

结束语：

综上所述，文秘及档案管理工作的一体化建设已经成为社会发展的必然选择。因此，企事业单位要积极攻克文档一体化建设中遇到的问题，早日完善文档一体化建设工作，提高公文文件管理及利用效率。

参考文献：