档案管理的指导思想模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理的指导思想，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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中图分类号：G4

文献标识码：A

doi：10.19311/ki.1672.3198.2016.28.092

1 高校体育档案管理的意义

教育的重要意义在为社会、为国家培养德智体全面发展的社会主义接班人，因此，体育教育是全面落实素质教育的重要组成部分。近年来，国家相继出台了一系列关于高校体育教学方面的法律法规。例如《大学生体育合格标准》、《体育法》等，都强调了高校体育的重要地位，在体育教学中落实“认真落实健康第一的指导思想，增加学生体质。”这些法律法规的提出，体现了国家对高校体育的重视，在这种情况下，也对高校体育档案管理提出更高要求。体育档案可以反映高校体育教学的开展情况，为教育发展提供信息化参考和理论依据。

2 高校体育档案管理的发展策略

2.1 端正思想，树立正确意识，建立完善的体育档案管理制度

体育档案管理工作是高校基础性管理工作的重要组成部分，对高校各项工作的发展都有重要意义。因此，相关工作人员端正思想，树立正确意识，充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，是做好档案管理工作的首要任务。相关机构应当承担起监督相关工作人员采集、整理、归纳总结档案材料的责任，保证体育档案管理工作的顺利进行。

目前，高校体育档案管理制度不完善，导致各项管理工作没有正确的制度作为依托，因此，高校体育档案并没有发挥其应有的作用。

建立完善的体育档案管理制度，涉及工作的各个方面，从体育档案的采集、归纳整理到归档、借阅、管理人员的奖惩和考核等，内容广泛且重要。完善、健全的体育档案管理制度将有效的指导各项体育档案管理工作，使各项工作有据可依，有章可循。

建立完善的体育档案管理制度，还需要依托在科学的管理模式之上。高校的体育部门不能作为体育档案的管理处，体育档案应该由学校档案部门统计监督管理，设立专门的体育档案室，配备具有专业管理经验的管理人员，提升档案管理人员的专业素养。同时，学校专业的管理人员应该对体育老师、体育部门的档案收集行为进行指导，要求他们按时、按量、保证质量上交档案到档案室，保证高校体育档案管理工作的顺利、有序、科学的进行。

2.2 构建全面的体育档案内容体系

构建全面的体育档案内容体系应建立在各高校体育工作的实际情况中，体育档案的内容非常广泛，包括国家下发的关于高校各项体育工作的相关法律法规和指导思想，高校体育工作的内容规范和制度，体育老师的教师素质情况、教学内容、课时安排和计划，高校的体育经费投入和体育科研成果，高校举办的各项体育竞赛和相关活动情况。这些都是比较宽泛的内容，在此内容上，高校应该细分出众多目录和子目录。高校体育档案的内容的建立形式不应有所局限，视频资料、文字和图片等都可以作为档案内容的形式，通过运用多样化的记录形式，建立全面的体育档案内容，充分发挥体育档案对体育工作的指导作用。

2.3 提高档案管理人员素质

档案管理人员的素质水平关系着档案管理工作能否科学、有效的切实进行，档案管理工作的信息化和数字化要求从业人员具有更高的文化素质和与时俱进的思想水平。因此，提高高校体育档案管理人员的文化素质是非常重要的。我国各高校目前的体育档案管理人员很少有相关专业出身，甚至有些学校的从业人员身兼数职，因此，培养专门人才，提高人员素质迫在眉睫。

一名合格的高校体育档案管理人员，首先要具有良好的职业道德，认识到档案管理工作的重要性，有强烈的责任心。其次，具有不断学习和不断进步的学习思想。随着信息化的发展，档案管理人员不应墨守陈规，应该根据时展，不断学习新的知识和技术手段，不断的开拓思想，提升自己的管理水平和专业知识。在实践中不断学习进步，提高自己的业务能力、文化素质。掌握各项现代化的管理技术，促进高校体育档案管理的信息化和数字化。

在学校方面，应该重视对档案管理人员的培训和培养，在更新硬件设备的同时，给以管理人员接触和学习现代化技术的条件，全面增加档案管理人员的素质水平。档案管理工作应该从领导层开始重视，开始转变思想，培养人才。

2.4 加强与教学管理单位之间的联系

收集档案是一个耗费大量人力、物力、财力的过程，整个过程相当繁琐，会遇到很多意想不到的问题。因此，此项工作又对档案管理人员的协调能力提出很高要求。高校的体育档案管理部门应当加强和各教学单位收集材料人员之间的联系和指导，积极沟通、协调档案收集中遇到的问题，保证档案收集工作的顺利进行。

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1.档案管理技术滞后

档案管理现代化建设的核心竞争力就是高新技术的应用，主要体现在几个方面：一是目前纸质化的档案依然占有相当的比重，而且此情况长时间得不到扭转；二是数字化建档还未被完全普及与应用；三是数字化建档的技术滞后，而且存在着较多的安全隐患；四是对比国外先进的档案管理技术，我国卫生及省计生局的档案现代化管理较为落后。

2.档案管理体系不够健全

档案管理现代化建设的先进标志就是档案管理体系的健全与完善，但目前仍有许多卫生及计生局尚未健全与完善档案关系体系，主要体现在：档案管理人员缺乏行之有效的工作流程与制度，分工不明确，前后工作对接不够及时，部门之间缺乏协调性，从而大大降低了其工作效率与质量，而且容易造成纰漏。

3.档案管理人员素质偏低

人才才是推动发展的强大动力，我国一直贯彻落实人才兴国，技术强国的战略指导思想，在未来日益激烈的国际竞争环境中，唯有人才兴国，才能是我们国家获得持续的、长远的竞争优势。但目前我国仍有大量卫生及计生局在档案管理人事招聘环节，不制定严苛的选拔机制，对专业素质与工作经验的标准制定较低，甚至还对档案管理岗位放水，选调其他部门且专业不对口的人担任管理工作，这是对我国档案管理极其不负责任的表现。此外，还有些档案管理工作人员不注重在平日工作中积累经验，不断对自身专业知识与技能“充电”，从而导致目光短浅，技术能力较差，对新技术与新观念学习能力差，从而无法适应新时期对档案管理工作的要求，阻碍了档案管理的现代化建设。

二、促进卫生计生综合监督执法局的档案管理现代化建设策略

1.创新档案管理技术

首先应组建管理技术研发团队，借鉴与学习国内外先进的档案管理技术；其次，随着信息技术的广泛应用，办公方式逐渐趋向自动化、网络化、系统化、标准化，电子文件也由此诞生。因此要加快纸质化管理向电子化管理，采用开放、灵活、虚拟的管理方式。档案管理部门通过采用、计算机、网络、光盘存储、图文扫描等技术手段来对各部门、各地区的电子文件进行集中式的管理。从而提高档案管理的工作效率；另外，针对偏远山区或地区的卫生及计生局的档案管理，应该适当对其财政与技术上的扶持，推动其趋向信息化与现代化建设；还有就是注重引进国外先进的管理理念与技术，革新档案管理的方式，使之顺应现代化与信息化时代的发展要求，促进档案管理迈入数字化、科技化的发展进程中。

2.完善档案管理体系

完善档案管理体系，对整个系统进行全局掌控，对应每一个工作环节对接以及部门协调都能做出系统、科学、合理的安排。一是要对档案管理人员进行统一制度规定，规范档案管理人员行为，提高档案管理的责任感与使命感。与此同时，还可以邀请一些专业素质过硬，职业道德素养较高的员工分享工作经验，建立员工评比机制，激励管理工作的积极性。但是建立一套行之有效的奖惩机制与监督管理机制，针对不正当、不规范行为进行通报批评，严重违纪者，给予一定的查处与处罚；而对于工作表现突出、工作态度认真踏实、工作期间无重大失误的员工，给予奖励与鼓励。通过这样的机制建设，促使每位员工建立良好的工作态度，提高对档案管理工作的认知，在自己的岗位上发光发热。

3.提升档案管理人员的专业素养

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关键词 学校体育 体育工作 档案管理

一、学校档案管理与学校体育工作档案管理

(一)学校档案

学校各项工作自身应固有的具有保存价值的不同记载形式的历史记录,它是对学校查考的重要历史凭证依据,是学校发展的宝贵参考资料。

(二)学校档案管理

用科学的原则和方法管理的学校档案资料详细真实客观的记载着学校教学和管理等方面工作的每一个环节,可以清楚地反映学校历史发展的足迹,是认识把握学校建设发展的重要参考依据和凭证。完备的学校档案资料可在对学校工作检查了解评估中以真实原始凭证性发挥着不可替代的特有的重要作用。

(三)学校体育工作档案管理

依据体育工作的特殊性以科学的原则和方法把学校体育工作目标落实过程中有价值的体育活动及工作情况以不同的记载形式存留保管,学校体育工作档案是记录学校体育各方面具体工作活动的历史记录凭证,也是学校建设发展的重要参考依据借鉴。

二、学校体育工作档案管理的基本内容与目标任务

(一)学校体育工作档案管理的内容

依据学校体育工作整体框架及《学院体育工作条例》评估指标体系的要求大致划分如下几方面进行档案的接收集等管理工作,在每个层面基础上可在细划分。

1.学校体育工作领导组织机构管理及上级有关体育工作文件档案;

2.学校体育教学师资队伍建设情况档案;

3.学校体育教学条件档案;

4.学校体育教学管理和课程设置档案;

5.学校体育相关教学文件档案;

6.学校体育群体活动情况档案;

7.学校体育课余体育训练情况档案;

8.学校贯彻执行《国家学生体质健康标准》情况档案;

9.学校体育教科研、学术交流、竞赛等情况档案;

10.其它相关情况档案。

(二)学校体育工作档案管理的目标和任务

1.学校体育工作档案管理的目标

认真落实健康第一的指导思想,把增强学生体质作为学校教育的基本目标之一,培养德、智、体全面发展的合格建设人才,这也就是学校体育工作的目标。体育档案管理工作是落实这一目标的具体重要环节,体育工作档案管理的目标就是以不同的记载形式把学校体育工作目标落实过程中一切有价值的体育工作及活动进行原始记录保存和管理建立建全完整严谨的体育工作档案,否则学校体育工作目标的落实就没有说服力。

2.学校体育工作档案管理的任务

学校体育工作管理与体育工作档案管理是相互依存的关系是宏观总目标下的微观任务具体落实的环节。任务完成过程大致有以下3个环节构成:任务的确立—完成的过程—最终的结果,体育工作档案管理中众多不同任务下人们付出劳动使所确立任务得以完成这一过程中以不同记载方式存留下的有价值的印迹凭证即为档案,如体育教师的教学文件可视为文字印迹,体育竞赛成绩及获奖证书奖牌等可视为实物印迹等……,总之可以记录凭证体育目标实现的具体劳动过程中有价值的印迹即为体育工作档案管理任务。体育管理工作层面多项目杂的特点也决定了与之相对应的体育工作档案管理任务的多层面项目杂的特性。学校体育工作目标的实现就是由这些多层面项目杂的任务完成来保障的,最终达到促进体育教学质量的不断提高学生体质不断增强目标任务的实现。

三、学校体育工作档案管理存在的问题

(一)对学校体育工作档案管理的重要性认识不足

一些学校中相关部们及主管领导对体育工作档案管理重要性认识有偏差,轻视体育档案的管理工作,对教学等方面的工作下的力度重视的程度远远大于对体育工作档案的管理,从岗位设置人员编制,职责范围及硬件建设上都和体育工作档案管理实际相差有一定距离,严重挫伤体育工作档案管理人员的积极性。

(二)对学校体育工作档案管理规则制度不够健全规范

一些学校体育工作档案管理规则制度不够健全规范,具体体育部室没有专门相关的管理人员来作体育档案管理这项工作,且不能熟知有关我国档案法的相关规定及档案管理相关知识又不熟悉体育工作,如此一来体育工作档案的收集管理就会出现遗漏不规范混杂无序,从而使体育工作档案服务的功能大打折扣,

(三)学校体育工作档案管理人员结构不够科学合理

学校体育工作档案管理不是随意一个人就可承担的,就如教师上岗必须有资格证,医生行医须有行医执照,现实中兼职做体育工作档案管理的人员不在少数,但缺乏档案管理知识,体育教学及管理方面经验和理论素养,对体育工作档案管理的严肃性、重要性、创新性认识淡薄,在这种层面上进行体育工作档案管理就有可能会使体育工作及活动中有价值的体育工作档案不能及时收集归档管理,使一些有价值体育工作档案缺失造成永久缺憾。

四、提高对学校体育工作档案管理重要性的认识

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中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号： 1007-4074(2011)05-0173-03

一、人事档案管理的价值

人事档案是“机关、事业单位、社会组织在人事管理活动中形成的，记录相关人员个人的自然情况、思想品德、社会经历、专业水平、业务能力、历史和现实的表现以及奖励处罚情况的，由有关机构统一整理、保存起来用以备查的原始材料。”[1]人事档案管理对社会经济发展与个人利益的促进具有重要的价值。其价值主要体现在以下几点：

（一）人事档案全面反映相关个人的思想政治表现、爱好特长、学习工作经历以及奖惩情况。其中的“登记表、自我鉴定、履历表等等，充分反映了有关人员的经历、家庭和社会关系；而年度考核，则记载着个人不同时期的现实表现和组织的评价；入党、入团、提职、晋级等原始材料，则是个人在组织教育培养下成长的佐证；工作情况的考核、奖惩与科研成果的登记，是个人工作能力、成绩贡献、技术专长的充分展现。”[2]

（二）人事档案也就是人事文件材料，它是依照一定的程序保存起来以备查。在人事管理活动中，出于管理需要，反映个人情况的文件材料需要特别保存，这就形成档案。“人事档案以个人姓名为特征组成的专卷或专册，这是由人事档案的形成特点与作用决定的。人事档案管理所具有的现实性、真实性、动态性、机密性的特点，使之成为各级组织考察、了解和正确使用人员的重要依据。”[3]因此，管好用好人事档案，对人才资源的优化配置起着非常重要的作用。

（三）人事档案信息是一种重要的公共信息资源。它记载了个人学习工作的历史发展与现实表现等各方面情况，使得全面了解和正确选拔人才得以实现。加强人事档案管理显然有助于提高人事工作效率和质量，有助于全社会的人才调配，对社会经济发展起着积极的推动作用。

二、人事档案管理中存在的问题

我国现行的人事档案制度是我国计划经济体制和干部制度的产物。它作为一种公共管理工具，对干部管理和社会经济发展等方面作出了历史性的特别重要的贡献。但是，随着改革开放和社会经济发展的不断加快，人事档案管理的一些弊端也逐渐显现。当前存在的主要问题是：

（一）对人事档案管理的重要性认识不到位。长期以来，一些工作人员甚至单位领导认为人事档案管理只是保管档案的事务性工作，只要能应付查档和外调就可以了，没有充分认识到人事档案管理的重要价值。这种观念严重制约了人事档案管理工作效率和质量的提高。有些单位，就连人员、经费、场所都没有保障，更谈不上档案管理工作的创新提高。“目前，由于很多用人单位根本不用调档，相关人员认为只要有工作素质和创新能力，有施展才华的舞台就可以，人事档案可有可无。还有一些单位采用重新建档的做法引进人才，使得一些求职者根本不管自己的人事档案。此外，档案管理投入偏低，经费投入不足，档案室设施不够，且多数档案室建设不标准、不规范，保管条件比较差，柜架配备不到位，库房条件简陋。”[4]迄今为止，全国还有一些管档单位没有配备专用库房，相关设备陈旧，管理手段落后，档案检索主要靠传统的手工操作。

（二）人事档案的相关制度不健全，管理分散，隶属混乱。就我国总体而言，人事档案大多是由用人单位来保管。随着我国社会经济发展，流动人口增多，再加上对人事档案的认识不到位，“分散多头”现象在人事档案管理中屡见不鲜。有的由过去的单位保存，有的由现在的单位保存，还有的由人才交流中心保存，处于一种“分散”的管理状态。而人事档案管理牵涉到多个主管部门，职能交叉，权责不明，管理分散，隶属混乱。有些基层单位档案材料收集不齐，采集不科学，立卷不规范，案卷质量不高。“目前不少单位的人事档案挂靠劳动人事部门，大都没有专职人员分管人事档案工作，人事档案长期无人整理，根本做不到‘鉴别认真、分类准确、归档齐全完整、目录清楚、编排有序、装订整齐’的要求，存在零乱无序、死档弃档、虚假档案、人档脱节、档案克隆等现象，严重影响了人事档案的真实性和严肃性。”[5]

（三）人事档案管理人员业务能力偏低，管理手段落后。人事档案管理具有较高的专业性，而多数档案管理员对业务不熟，专业知识缺乏，责任心有待提高，敬业精神有待加强，加上管档人员更换频繁，后续培训跟不上，致使管档人员的工作状态差，分类混乱，数据不准。[6]而且，人事档案的管理手段也陈旧落后，目前，调阅档案时大多采用手工操作，反复使用原件，经常造成纸张揉皱破损和字迹褪色现象，档案的完整与安全缺乏保障。

（四）人事档案管理的信息化程度不高，资源利用率低。人事档案的利用大多是被动性的，缺乏主动精神，只是等待查阅和调动。“利用材料主要是党团材料和工资调资方面的，真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。另外，人事档案查找方式落后，检索工具单一，严重限制了其信息服务和交流功能的发挥，人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到制约。”[7]近年来，虽然科技手段在更新，计算机水平在提高，但有些先进的技术手段还没有广泛应用于人事档案管理，资源浪费严重，工作效率亟待提高。

（五）现行的人事档案管理限制了人才的合理流动。人才资源也是社会生产力，社会迅猛发展的重要基础就是最大限度地开发人力资源。如果人才不流动，甚至被搁浅埋没，就会造成资源浪费，进而影响整个社会的发展。现行人事档案管理随意性大，有关个人的品行和工作鉴定全凭主管领导的偏好而定，当事人却全不知情。这样，容易产生单位负责人借此压人、整人的情况。还有基于私人利益的考量，千方百计篡改档案。

三、人事档案管理的完善

（一）提高认识，加强领导，增加投入，进一步夯实人事档案管理工作基础。领导重视是做好档案工作的重要保证，应将档案管理工作摆到重要位置，定期或不定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时解决。基于目前人事档案意识普遍不强的状况，当务之急是加强档案宣传，增强档案意识。档案工作要有专门的经费预算，以保障人事档案的维护、抢救及信息化建设；要搞好综合档案室的规范化建设，“注重通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等设施配套，添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，”[8]努力提高档案管理的信息化程度，保障档案利用的安全与高效。

（二）提高人事档案管理人员的素质。档案人员的政治觉悟与业务水平的高低决定档案工作质量的好坏。因此，要配置专门的档案管理人员，并对他们进行及时培训，这非常重要。要配置政治素养和文化水平高、工作责任心强的人员担任档案管理人员，并注重培训。在新的历史时期，人事档案管理人员应更加具有高度的政治责任心、严明的政治纪律和良好的职业道德，能够担当起人事档案管理的重任。人事档案管理人员不但要有埋头苦干的工作精神，还要全面学习业务知识，熟练掌握和运用现代化管理手段。

（三）健全制度，进一步规范档案管理。人事档案的规范化管理的可靠保证是相关制度的完善，因此，各单位要及时建立健全一套完整科学的人事档案管理制度，以“保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案的作用。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全人事档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素。”[9]对档案管理中出现的问题的，要及时解决，要严格追究相关人员的责任，以保证人事档案管理的规范有序。

（四）加强人事档案管理的信息化建设，推进档案管理的现代化。要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，实现档案信息的社会共享。而要实现人事档案管理的信息化，人事档案管理电子化则是第一步要实现的。即，要“把原先的纸质型档案转换成电子型档案，将人事档案有关信息输入计算机，通过电子手段建立个人信息体系，并建立准确、完备的人事信息数据库，通过办公自动化网络系统，建立综合信息，实现无纸化办公、无纸档案与纸质档案相互结合。”[10]

（五）改革人事档案的宏观管理机制，实现人事档案管理的社会化。国家要制定有关人事档案管理的政策和制度，努力建设面向社会的开放型的人事档案管理模式。这种模式实际上是一种社会化的管理模式。该模式建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，面向社会，可以为整个社会提供人事档案服务，有利于人才的合理流动。“传统的人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，人事档案来源仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要可以是社会各类人员，档案内容也丰富多样。传统干部档案工作由组织、人事部门管理，工人档案由劳动部门管理，但新的用人制度打破了传统干部、工人的身份界限。传统的干部档案、工人档案正逐渐被以职业特点为标志的国家公务员档案、医生档案、教师档案、职工档案等所替代，”[11]当前，我国各行各业的的人事档案都在走向社会化，这种变化是顺应时势的。

综上所述，人事档案管理是一项长期重要的工作，要在改革创新的过程中不断发现问题并及时解决，为社会经济发展做出更大贡献。

参考文献：

[1] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010（1）.

[2] 王英玮,张秋燕.关于改革我国人事档案管理机制的几点建议[J].档案学通讯，2009(4).

[3] 王英玮,陈晓,张秋燕.关于人事档案管理改革指导思想的理性思考[J].北京档案，2009(3).

[4] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010(1).

[5] 昌韬.对人事档案管理工作改进策略的思考[J].桂林师范高等专科学校学报，2010(1).

[6] 李海燕.当前人事档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2010(增刊).

[7] 戴春波.现代化管理―――人事档案管理的必然出路v黑龙江档案，2009 (3).

[8] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010(1).

[9] 王英玮,陈晓,张秋燕.关于人事档案管理改革指导思想的理性思考[J].北京档案，2009(3).

[10] 王爱荣.关于我国人事档案管理改革若干问题的探讨[J].黑龙江档案，2010(1).

[11] 王英玮,陈晓,张秋燕.关于人事档案管理改革指导思想的理性思考[J].北京档案，2009(3).

On the Problems and Solutions of the Management of Personnel Archives

ZHANG Bin

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加强医院档案综合管理，首先要在思想上重视。领导要把档案工作摆到议事日程上，做到思想发动、组织落实和目标管理“三到位”。思想到位就是针对医务人员档案意识不强，轻视档案管理的倾向，加强对医院档案管理人员的爱岗敬业教育，帮助他们解决实际困难，做到政策留人、感情留人、事业留人，组织到位就是要通过各项组织落实的措施，使医院档案工作有人管、有人抓，每个科室、部门要明确分管领导，确定医院档案管理人员，逐步形成比较健全的档案管理网络，目标到位就是要通过目标责任制考核，将档案工作纳入医院的发展规划和年度工作目标，以及有关人员的岗位职责，使医院档案管理工作做到有布置、有检查、有总结、有表彰。

其次，要提高人员的素质。要加强医院档案综合管理，适应新时期医疗卫生事业发展的需要，必须采取各种切实可行的措施，大力提高医疗卫生档案人员队伍的素质，总的要求是：政治强、业务精、作风好、重学习、顾大局。医院管理的目的在于保证医疗质量，实现救死扶伤，更好地为病人服务。档案专业人员必须有高度的政治责任感，不论遇到什么困难，指导思想不变，为病人服务的宗旨不变。

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医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，那么新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。

一、现行医院档案管理中存在的问题

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在：

1、档案意识不强，档案利用率不高。具体工作中，不少同志，甚至领导干部，对档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2、管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。

3、档案管理人员素质参差不齐。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应新形势下的档案事业发展。

4、重管轻用，档案开发利用率低。由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然停留在

“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。

5、档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。

二、改善医院档案管理的对策

1、加强领导、宣传，增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展； 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2、健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

3、加强培训，提高档案管理人员素质。提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。

4、解放思想，更新观念，提高档案开发利用率。档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料捉供给医院领导和有关部门及人员，为医院整体发展提供借鉴和参考。

5、强化档案室的硬件建设。根据医院的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。

参考文献

1 杨公之.档案信息化建设导论.中国档案出版社，2001

2 何小媛.关于实现医院档案管理现代化的几点思考[J].中国当代医学，2005

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二、主要工作目标

（一）加强学校档案部门自身建设。加强综合档案室基本建设，提高管理人员业务素质，推进档案管理的制度化、规范化和科学化。

（二）进一步推进我校档案工作的二级管理模式。落实《系（部）档案管理暂行办法》，重点抓好系（部）档案建设。

（三）加强对各部门、处室、系（部）档案工作的管理。依据高校档案管理办法，切实抓好各单位档案管理的督查工作。

（四）加强我校档案资源建设。完善工作机制，积累档案资源，充实档案资源库。

（五）加强学校档案信息化建设。落实学校电子档案管理办法，推进纸质档案与电子档案管理的双轨制。

（六）提高档案使用效益。创新方式方法，改进档案服务工作，努力做到档案工作为学校教育教学各个岗位服务。

三、主要措施

（一）三月份

1．完成年度档案工作计划。

2．完成全市事业单位登记管理2020xx年度报告工作。

3．举办年度第一次档案工作培训班。

（二）四月份

1．检查各部门、处室、系（部）20XX年度档案整理情况。

2．完成档案工作流程构建工作。

（三）五月份

1．认真做好新建档案室的规划设计工作。

2．更换学校组织机构代码证。

（四）六月份

1．收集、整理校级档案材料，完成20XX年度档案归档工作。

2．举办年度第二次档案工作培训班。

3．做好部门、处室校级档案移交工作。

（五）七月份

1．20XX年度档案归档工作终期检查。

2．做好各类档案统计工作。

（六）八月份

1．收集教育部、档案局、省教育厅、师专编发的各类档案制度，编印《马鞍山师范高等专科学校档案制度手册》。

2．认真做好新建档案室的建设工作。

3．完成电子档案使用软件设计并投入使用。

4．举办年度第三次档案工作培训班。

（七）九月份

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.141

[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-01

高校档案是不可忽略的信息系统，是学校各职能部门正常运转的重要保障，也是学校进行现代科学管理的信息基础。特别是在学校的目标定位和现代科学管理中，档案工作有着举足轻重的作用。

随着现代高校教育的不断发展，很多高校已经开始合并。在高校管理工作中，高校档能够案体现高校的教学、科研及管理活动，因此，对高校档案进行管理有着十分重要作用。在档案管理工作中，通过资源整合，能使档案管理更加合理有效，从而为高校教育及发展提供更好的服务。本文就高校档案资源整合工作进行简单分析。

1 高校档案资源整合中应注意问题

1.1 防止整合工作片面性

在高校合并之后，整合高校内的档案资源，是一项十分庞大的系统性的工程。在档案资源整合过程中，要理顺全局，明确和学校档案资源卷宗管理有关的体系。对不同高校的而言，其存在情况也各不相同，要单独管理原来各个学校中的卷宗。对学校合并之后得到的档案资源，应确立新卷宗，进行统一的、科学化规范管理。这样一来，即能够保证学校合并之前档案的完整性及其延续性，也能够保证学校合并之后档案资源统一完整。

1.2 整合过程中不要操之过急，一步一步到位

整合高校合并之后的档案资源，工作量十分巨大，工作内容比较繁杂。因此，应依据实际情况，统筹规划，逐渐实施，在整合过程中，注意选择方式，保证一步一个台阶，稳妥踏实，逐步进行。对大多高校而言，在整合档案的过程中，由于任务紧，为争取更多时间，等不到相关制度及细则出台，便开始实施工作。由于缺乏经验，各部门要分工明确，发挥专业特长，避免职责分工不明，造成工作上的被动，浪费时间、精力、人力、财力、物力，且成效不明显。

1.3 整合过程中注意运行先进手段及形式

对高校档案资源整合而言，其目的就是使档案信息资源实现社会化共享，所以在管理过程中应当结合现代化手段。目前，传统的手工操作模式，已无法适应时代的需求，面临淘汰的局面。日常档案资源整合过程前期，很多高校过分强调对整合实体的占有性，从而严重脱离档案管理模式变革，仅选择实体整合模式，未尝试虚拟整合模式，跟不上现代信息技术发展步伐，制约档案资源的信息化。

2 整合高校档案资源的有效措施

2.1 明确指导思想及工作目标

整合高校档案资源，属于一项长期性的工作，应依据高校内的实际情况，统筹规划，逐步实施。首先，应明确指导思想，在对档案信息资源进行整合的过程中，以学校事业的科学发展大局为核心，拓展档案服务渠道，使高校档案资源整合有效实现，从而保证档案事业健康发展。其次，应明确工作目标。以本校档案资源和管理现状为依据，以资源特色整合为入手点，规划建设档案资源的方案，实现深层次整合档案资源，使档案资源利用效益达到最大化。在管理档案信息资源方面，应建立起全校性职能机构，比如，可建立档案馆组织实施全校各个部门的档案信息资源，合理配置、优化整合、开发利用、统筹管理学校的档案资源，建立档案信息资源多级保障体系。

2.2 建立健全档案整合规章制度

在档案资源整合过程中，顺利完成工作的制度保障就是规章制度。保证规章制度健全、合法，能够保证档案资源依法整合、依规开展，同时能够提高各个部门的责任意识。对整合档案资源而言，其最终目的就是更好地利用档案资源。只有建立起可行的规章制度及细致的整合方案，明确指导思想，精确划分工作目标及职责分工，保证在整合过程中相关部门充分理解、大力支持，才能使整合档案资源工作由量变达到质变，做到精益求精。

2.3 推进信息化建设，提高利用档案的工作效率

在档案资源整合过程中，要进一步加强信息网络建设，选择合理的计算机管理系统，使其与学校实际情况相适应，并保证成为一种比较成熟的系统。在收集、整理、编目和检索、利用等一些服务中，自动化管理主要功能，另外，将原本各个院系及部门中的档案管理的相关数据，向新档案管理系统中进行安全迁移。与此同时，随着校务档案管理一体化不断推进，网上开放档案与授权查阅得以逐渐实现，从而提高服务质量及工作效率。

2.4 加强馆库系统建设

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二、工作重点

围绕学校中心工作、上级常规督导评估，坚持以服务为主题，以档案规范化为重点，力争在档案管理业务和服务质量等各个方面都取得比较大的进展。

三、具体工作

（一）加强宣传与学习，将档案法规范制度落在实处

1、利用行政会议、教师会议等，宣传档案管理法规及档案知识，增强管理干部及教师档案意识；指导处室兼职档案员的档案业务管理，提高工作自觉性。

2、参加档案业务学习，接受档案专家指导，掌握档案专业技能，提高档案管理员的综合素质，使档案管理工作不断推进。

（二）积极推进档案管理规范化管理，提高工作效率

1、按照学校工作的实际需要立档案橱，即常规档案、督导档案、社会工作档案、参考档案、11年度新档案等组档橱。

2、使用好档案管理软件，对档案的收集、整理、编目、检索、安全保管基础工作统一标准，进行规范管理。

3、做好来文登记，及时、准确地传达上级文件精神、工作安排等事项。

4、认真做好档案目录的录入工作，编制各部门档案管理检索工具，建立数据库。

5、利用档案进行登记，使档案利用规范用效。

（三）做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、接收XX年年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、装盒、入库做到管理规范、利用方便。

2、整理XX年度的中小学办学水平评估档案，分类归入常规档案，装盒入库，以便利用。

3、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。分理出没有使用价值的资料，经领导批准后销毁。

4、学校合并时，他校（原中心小学和成教中心）移交的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

5、结合我校实际，对本学期新收文件材料进行统计。为了便于管理和运用分三类：职能处室类、小学类、中学类等进行统计，即便于迎查又利于查询服务。

6、做好档案的借阅工作。实行档案借阅登记制度，按照各部门档案借阅管理标准办理借阅手续。

7、按照“以迎查促工作”的思路，开展内部检查、评估、评比工作，为迎接督导评估做好档案工作方面的准备。

8、建立处室（级 部）活动与档案室通制度，学校举办重大活动，主办单位事先通知档案室，将收集的文字、图表、声像、电子等文书文件资料，办理登记备案。

9、开发利用档案信息资源，广开服务渠道。

10、配合学校的各项管理工作，以积极主动热情的服务态度做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

（四）其他工作

1、开展档案编辑工作。努力编纂好学校档案工作中的大事鸡、组织机构严格饿、文件汇编等常规性编演材料的同时，运用现代科技手段，使档案信息输入、检索、利用等自动化。

2、向兄弟学校学习先进经验，积极业务培训、不断提高档案业务管理水平。

3、加强对库房规范化管理，严格实现“十防”制度（防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，为档案的保管和安全创造良好的环境。

4、做好保密、安全工作

5、加快档案管理的现代化建设。实现档案管理思想现代化、管理手段现代化、管理人员现代化。

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改革开放以来，伴随我国社会的不断进步，高度发达的社会经济对我国各个领域产生影响的同时，也推动了档案管理体制的改革。我国社会主义市场机制不断健全、个人信息走向网络化以及档案的信息化建设等都促使档案管理体制的调整。通过分析档案管理机构进行档案管理工作的主要指导思想，并且结合当前管理体制中存在的主要问题，进一步探索我国档案管理体制的未来发展之路，是实现我国档案管理现代化的重要研究方向。

一、档案管理体制概述

（一）档案管理的定义

档案其实就是历史记录，它指的就是特定的国家机构、社会团体组织或者是个体在进行社会活动时，所直接形成的具有保存价值的各类记录形式和各类载体的统称。档案管理就是对这些历史记录或者说是各类载体所进行的统一规范化的管理工作，档案它本身是和人类的生产以及生活密切相关的，那么档案的产生也就必然是依组织或者是个人的形式。由于个人或者组织所进行的社会活动本身是丰富多样的，相对应的档案的内容也会多种多样。

（二）档案管理体制的概念

档案管理体制是国家和政府为了规范档案管理工作，确保档案管理工作的科学化、合理化而设立的一定的制度和体系。体制中它包括各种档案业务机构、行政管理机构的设置、划分和组织形式[1]。档案管理体制本身又可以分为两种类型的体制类别，一种体制是分散式的另一种便是集中式的档案管理体制。不过这两种体制类型都具有相同的管理内容，一是统一化的档案管理体制，另一种是分级进行管理。分级管理体制又可以细分为三个方面的内容，它们分别是：首先把档案工作已经载有党政内容的档案进行统一化的管理，其次对全部的档案进行分析，明确档案工作的管理机构，确保全国各处的档案管理工作都能够有特定的领导进行管理，第三就是把各个地方的档案全部都按照中央制定的档案管理条例进行分类和分级，实现对不同类别档案统一化管理。

二、档案管理体制改革难点及存在的问题

（一）档案管理体制改革难点

第一、档案的数量比较庞大。由于我国的国土面积幅员辽阔，具有悠久的历史文化，并且我国的人口和自然资源数量庞大，这些庞大信息使得我国的档案资料比较丰富，这些不同的方面都会相应的导致我国的档案信息量比较庞大。对于这些庞大的档案资料如果不能够进行科学有效的管理就会很容易造成档案信息的混乱甚至是丢失，等到需要某种档案资料的时候就会很难找到。如何对这些庞大的档案信息进行科学合理的管理，从而实现对档案中所有具有价值的信息的利用已经成为了我国档案管理工作中亟待解决的难题。第二、档案的类型呈现复杂多样性。我国的档案资源比较丰富，不仅仅是数量比较庞大还存在类型复杂多样的特点，不仅仅包括各类政府机关、自然资源档案还包括个人档案、社会组织档案。再加上我国的国情比较复杂，各个党并存，相应的也造成了我国的档案类型混杂的局面。第三、不同重要程度档案存在区分不明确的现象。由于我国的档案管理体制还不够健全，对各类档案的重要性并没有明确的划分，相应的就会导致在存放档案的时候出现轻重不分。比如说在进行党政档案的管理时，很多管理人员对党政没有明确的认识，党政不分，导致两种档案混在一起，严重影响档案信息明了性。

（二）档案管理体制存在的问题

第一、档案管理部门对档案管理工作不够重视，缺乏资金投入。如今，档案管理有关部门没有对档案管理工作的重要意义进行很好的宣传普及，致使档案管理工作的重要性还没有被广大人们所熟知，对管理工作的具体内容没有正确的认识，认为档案管理工作只是简单的对信息的收集，忽视档案管理信息化建设的重要意义[2]。因此，他们没有对档案管理工作没有足够的认识，相应的资金投入就会非常的少。第二、档案管理机制落后，管理工作不够规范。档案管理工作的信息化建设在我国才刚刚起步，目前很多的档案管理机构仍然是采用传统的档案管理方式，已经很难适应现阶段对行政执法工作的需求，导致管理工作中存在严重的不规范、不合理。档案在收集以及处理的过程中还会很容易出现肆意修改、整理不规范、利用环节随意等现象。第三、管理手段过于滞后，服务低效。档案的管理工作至今还没有设计出一个专门的管理软件，更别说使用先进的手段。现在对档案的管理工作一直都是采用手工编辑、修改和检索，非常不利于档案的管理，当需要调出档案的时候，又会费时费力，不能做到高效、高质量的为档案管理工作提供服务，制约着档案管理工作的发展。

三、实现档案管理体制改革的工作要点

（一）对档案资源进行整合和统一管理

档案管理的统一、集中化管理是我国在进行档案管理的重要指导思想，很多实践经验都已经表明对档案进行统一化的管理对推动我国档案管理工作具有重要的作用。所以在进行档案管理的时候一定要秉承统一管理的思想，加强对档案的统一性，争取早日构建“大档案”。

（二）实现档案管理体制的多元化

我国社会主义市场经济的进一步发展推动了我国档案管理工作走向多元化，当前我国的国家档案在进行管理时采用的是集中管理的形式，一些非国有的企业或者是个人档案进行管理的时候如果硬要进行统一管理也会不符合实际需要[3]。所以为了能够实现档案管理工作的科学合理化，可以建立多元化的管理体制，针对不同类型的档案采用不同的管理方式。

（三）实现档案管理过程的政、事分离

在档案管理体制中应该要实现政、事之间的分离，要把档案馆和负责进行档案管理监督的有关部门进行分开设立，对两者之间的权责关系进行明确区分，档案馆负责块块管理只是负责对档案的收集、保管以及应用；档案管理相关的行政部门进行条条管理，对档案管理工作进行统一调配和规划，起到对档案管理监督的作用。

结语

综上所述，随着我国综合实力的不断提高，信息技术得以不断发展和进步，档案管理工作一直在不断的进步，不过由于我国当前档案管理工作仍然是处在发展变革的道路上，处在摸索阶段难免出现一定的问题。国家和政府要想能够实现档案管理体制的完美改革就需要对这些存在的问题有深入的研究，找出要点问题的所在，才能够对症下药，进而确保我国档案管理工作早日走向世界先进行列。

参考文献