档案管理专业知识模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理专业知识，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

(一)记录种类繁多

血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离、储存运输等环节。包括献血者个人资料，献血者健康征询、体检记录，采血情况记录，血液初检、复检记录，血液成分分离制备记录，血液入库、发放记录、血液保存记录、血液制品质控抽检记录，采供血工作环境消毒记录，采供血工作环境工艺卫生质控抽检记录，储血冰箱、离心机等重点设备质控监测记录，采血袋等一次性医疗用品及试剂等的生产厂家资质证明材料及质量检测记录，报废血、医疗废物的处理记录等。

(二)记录量大、面广

随着无偿献血的深入，临床用血量及成分血品种的增多，以及对采供血工作质量要求提高，原始记录越来越多，越来越细。献血信息被各个环节反复利用，每份血液或血液成分经过多个部门互相交接、配合完成，工作流程长、材料形成分散、数量大，使用频率高。

(三)记录存在高污染的隐患

原始记录可能被污染有以下几种情况：

1.来自工作环境的污染。带有各种病原体的血液长时间接触仪器、工作台面和工作人员，而工作人员穿着防护衣，戴着手套进行工作，随时随手登记的原始记录却完露摆放在这些开放的环境中。

2.工作过程中的污染。由于穿刺、试管破损，血袋离心破裂飞溅等，造成原始记录沾有血迹的情况时有发生，通过消毒液浸泡、酒精擦拭可以解决仪器或工作台面上的血液污染，却不能适用于纸质的原始档案。

3.医疗废物记录是最大的污染源。按照卫生部质量管理规范要求，采供血过程中的医疗废物记录至少保存10年以上，这些记录包括采血用一次性针头、一次性吸头、报废血液、含血液样本的试管、一次性用品等。医疗废物本身就是高危的感染源，在集中处置过程中，记录需要登记、反复核对并保存，这些都形成对业务档案工作者的隐性污染。

业务档案工作人员长期接触这些存在隐患的原始记录，如果黏膜和皮肤有破损，加上档案室库房相对密封，容易形成职业上的损害风险。

二、加强对经血液传播疾病的认识及防范

血站常规检测项目是经血传播的病毒，HBV(乙肝免疫球蛋白／乙肝病毒)、HCV(丙型肝炎病毒)、HIV(人类免疫缺陷病毒)以及TP(梅毒螺旋体)等。这些病毒潜伏期通常在14天以上，多见于输血、注射、伤口接触等。没有破损的皮肤和黏膜接触血液被传染的机会是很少的。

(一)乙肝

HBV存在于血液、体液及各种分泌液中，主要通过血液和日常生活的密切接触而传播。我国是乙肝高发区，被乙肝病毒感染的人高达lO％。乙肝病毒在常温下存活期非常长，没有特殊原因不会自行消失，在血清中30℃～32℃可保存6个月，-20℃中可保存15年。其抵抗力很强，能耐受60℃4小时及一般浓度的消毒剂。经过100℃煮沸10分钟、65℃10小时或高压蒸汽消毒可以将HBV灭活。

(二)丙肝

HCV是通过输血或血制品、血透析、单采血浆还输血球、肾移植、静脉注射、性传播、母婴传播和家庭日常接触等传染引起的。丙肝分布较广，更容易演变为慢性、肝硬化和肝癌。国外30％～90％输血后肝炎为丙型肝炎，我国输血后肝炎中丙型肝炎占1/3。对献血者进行抗HCV筛查，可排除85％具有传染性的献血员，从而降低输血后丙型肝炎的发病率。

HCV对一般化学消毒剂敏感，100℃5分钟或60℃10小时、高压蒸汽和甲醛熏蒸等均可灭活病毒。

(三)梅毒

TP通过性途径传播约占95％以上，也可以通过输注血液、接吻、哺乳和接触患者日常用品间接传染，梅毒是人类独有的疾病，这种厌氧菌，在体内可长期生存繁殖，在体外却不易生存，煮沸、干燥、肥皂水和一般的消毒剂(如升汞、石碳酸、酒精等)很容易将它杀死。

(四)艾滋病

艾滋病病毒非常脆弱，离开人体，如果暴露在空气中，几分钟就会死亡。HIV不能通过空气、一般的社交接触或公共设施传播。在室温下，液体环境中的HIV可以存活15天，被HIV污染的物品至少在3天内有传染性。近年来，一些研究机构证明，离体血液中HIV病毒的存活时间决定于离体血液中病毒的含量，病毒含量高的血液，在未干的情况下，即使在室温中放置96小时，仍然具有活力。即使是针尖大小的一滴血，如果遇到新鲜的淋巴细胞，艾滋病病毒仍可在其中不断复制，仍可以传播。病毒含量低的血液，经过自然干涸2小时后，活力才丧失；而病毒含量高的血液，即使干涸2～4小时，一旦放入培养液中，遇到淋巴细胞，仍然可以进入其中，继续复制。所以，含有HIV的离体血液可以造成感染。尽管艾滋病病毒见缝就钻，但是它们只能在血液和体液中活的细胞中生存，不能在空气中、水中和食物中存活，离开了这些血液和体液，这些病毒会很快死亡。只有带病毒的血液或体液从一个人体内直接进入到另一个人体内时才能传播。在窗口期，艾滋病病毒感染者的血液检测查不到艾滋病病毒抗体，结果呈阴性。窗口期的长短个体有差异，一般6周到6个月，平均为3个月。

HIV非常脆弱，液体中的HIV加热到56度10分钟即可灭活。如果煮沸，可以迅速灭活；37度时，用70％的酒精、10％漂白粉、2％戊二醛、4％福尔马林、35％异丙醇、0.5％来苏水和0.3％过氧化氢等消毒剂处理10分钟，即可灭活HIV。

三、加强血站档案工作人员的职业暴露预防的有关措施

血站采供血业务人员存在着经血液传播疾病的危险性被普遍认同。国内有报道对2002-2007年313328名献血者ALT、HBsAg、抗-HGV、抗-HIV、梅毒血液检测阳性率平均值为1.86％，0.94％、0.77％、0.37％和0.86％，几项总不合格率4.80％。这一数据表明，在一百名献血者人群中，就有5人属于经血液传播疾病的高危人群。而采血记录、实验室检测记录、成分制备记录等均来源于采供血一线，收集和整理原始记录的档案人员同样面临着污染。以上任何灭活病毒的物理和化学方法，适用于物表而非纸张，档案人员长期接触受

污染的记录，存在着职业暴露危险不容忽视。

(一)树立自我防护意识

广东属潮湿、闷热气候，容易滋生细菌，特别是通风不畅的环境，室内容易忽视的污染源。室内流感、霉菌、尘螨等细菌病菌引起的交叉感染。虫、霉接触，导致皮肤过敏和呼吸道疾病。国家档案局于2007年7月1日实施的《中华人民共和国档案行业标准(档案虫霉防治一般规则)》(DA/T35-2007)，提出了对档案虫、霉预防除治工作规范及技术指标。作为从事采供血业务档案的工作人员，积极参加生物安全培训，加强防范意识，不仅要了解虫、霉对档案实体和人体的影响，更要正确认识经血液传播疾病病毒的可防可控。

(二)不断改善档案库内的环境条件

档案库房内建筑、装饰材料，如油漆涂料、黏合剂、人造板、水泥以及印刷油墨中，含二氧化硫、氮氧化物、甲醛、苯、甲苯、氡、臭氧、二氧化碳等有害物质，若甲醛、苯等挥发性含量低于0.08mg／立方，严重的情况可以导致白血病。因此，库房应保持清洁卫生，温湿度稳定，在室外空气质量较好的天气尽量给档案库房通风换气，保证库房内的环境质量。

(三)养成良好习惯

平常加强自身的锻炼，定期体检。减少职业暴露危险，工作期间尽量穿工作服；勤洗手；接触高危记录时不要揉眼睛；皮肤有伤口时，戴一次性手套操作。

(四)建立专业档案进库前的消毒处理制度

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关键词： 档案管理；素质提高；策略；重要性

Key words： file management；quality improvement；strategy；importance

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）26-0132-02

0 引言

目前为适应发展工作中的新形式和现代化，档案管理工作的其中一项重要内容就是提高其工作人员的素质，在建筑方面则着重了提高档案管理人员的专业素质和文化水平。档案管理工作在企业发展中的服务效能极为重要，企业档案管理工作质量的提高，则体现在工作人员的文化和技术的专业程度的提高上。现行的档案管理工作上还存在较多的问题，其中提高档案管理人员素质是其重要内容，也是发展档案管理事业的重要内容。

1 提高档案管理工作人员素质的重要性

随着建筑企业不断的发展，从事此领域的工作人员技术专业和文化水平有了新的标准，在档案管理上也有了新的启发。各部门对档案工作也越来越重视，正在逐步的扩大档案管理人员的专业队伍，在档案管理工作的创新和发展上现状上，工程工作人员的专业技术运用需要适应我国发展的新形式，以陈旧的档案管理知识只能制约时代的发展，满足不了社会发展的要求。由此不断的进行文化素质培养，提高工作人员在领域上的专业程度就变得极为的重要。同时，档案管理工作人员也面临着巨大的挑战，相关工作人员就需全面的认识自身工作中的不足，并为此学习新的文化知识，改变陈旧的思想观念以提高自身的档案管理工作素质。新的方法在运用上想要得到良好的效果，离不开管理工作者自身主动的去更新已有的知识。档案管理工作人员自身和单位领导都需要加强档案意识，并了解档案管理人员的素质提高与工作质量、工作效率是息息相关的。档案管理工作在新时代的发展下也有了新的要求，为满足这一要求则需解决其技术工作和设备落后这一问题，并建立稳定的、专业的、档案管理工作团队，以提高现有的档案管理水平。

2 档案管理工作人员素质提高的有效策略

2.1 加强档案工作人员的专业知识 档案管理工作人员专业知识的提高，档案工作人员需继续进行终身文化教育，以更新现有的文化知识、扩大现有的知识面以及专业技术的创新。掌握专业知识，不仅在档案管理工作的完善中起到了重要作用，也是档案工作人员需掌握的重要专业技能。档案管理专业知识的提高需需因人而异，相关教育培训机构则要根据档案工作人员实际所缺乏的专业知识，进行补充和教育，做到具有实效性。提高专业知识不仅需要单位领导的重视，也需要档案管理工作人员自身有所认识，做到自觉的、主动的去提高业务技能，也才能符合企业在社会经济建设和社会发展中的要求。提高专业知识也需根据所学知识去实践，再根据实践不断的累积工作经验去加强专业技能、去改进陈旧的科学观念。

2.2 提高档案管理人员工作意识 要提高档案管理工作人员职业意识，档案工作人员需对自身所从事的职业有着全面认识和充满职业热情。档案管理工作的专业性很强，其工作内容也是繁杂而辛苦，档案管理工作所涉及到的面也很广，这就要求档案工作人员需要有足够的事业热情和强烈的事业心。只有档案管理工作人员热爱自身的事业，忠于自身的事业并愿意为事业奉献，才能做到对档案管理工作人员素质上的重要要求。档案管理工作为促进社会发展和经济提供着重要的服务，档案管理工作人员在档案的管理上就需做到严谨和细心，在收集档案、整理档案以及档案的保管上都需要做到精益求精，以保证为社会所提供的档案是准确无误的。档案管理工作人员在档案的管理上还需要做到实事求是，收录虚假信息、篡改真实信息以及销毁档案信息都可能在档案管理工作造成巨大的损失，在需要查找使用档案时也会出现难度。所以档案管理人员的个人职业素养、职业热情都需要不断的培养和提高，只有提高了档案管理工作人员的职业意识，在为社会经济发展的服务上才能做到有效化。

2.3 加强人员队伍建设 档案管理工作人员专业团队的建立，档案管理工作具有持续性强的特点，档案管理的基础业务是枯燥的，档案管理工作的许多工作内容也都是单调的。比如建立相关的规章制度，这些都需要管理工作人员有足够的工作经验和长时间的进行教育。只有不断的对档案管理工作人员进行培训，扩充相关工作人员的知识面并加强专业技能，才能得到在档案管理工作上的人才。在进行的档案管理工作人员的教育上，以培养出专业人才作为档案管理工作的骨干，培养复合人才作为档案管理工作人员培训的主要内容。目前，在社会新形式的发展下，档案工作人员的专业程度还远远不够，因此适应不了新的社会环境，在为社会发展提供档案的服务工作上也就做不到可利用性。此时档案管理工作人员的专业团队建立也就尤为重要起来，为达到这一目的，档案部门就需要定期的对档案工作人员进行科学化、现代化的教育，为档案管理工作者自身所缺乏专业知识制定不同的教育方案，并为此建立培训机构。档案管理人员的专业团队建立还需在培训教育上结合所学的专业知识和技能，去实践并根据实践不断的累积自身的工作经验，再用累积到的专业经验去解决在档案管理工作上所遇到的问题，做到学有所用。档案管理人员的专业团队建立关系着整个档案管理工作的质量和效率，也关系着在档案管理工作上使用方法的完善。

2.4 加强创新意识培养 档案管理工作人员创新意识的培养，作为优秀的档案管理工作人员的重要因素之一，就是现代的社会发展和档案管理工作人员的思想素质上有接轨，我国社会的发展日新月异，在适应发展的新形式上就对档案管理人员有所要求，包括在业务能力上有所创新。档案收集的信息化管理是目前的社会发展的主要趋势，档案信息的有效化控制在需要建立档案电子化，由此可见培养出新型网络型的人才是极为重要的，有着高素质的档案管理人员团队则具备与时俱进的特点。培养档案管理工作人员的创新意识，不仅可以提高档案管理工作的效率，在档案资源为社会提供服务的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了显著效果。档案管理工作人员整体素质的提高，不仅体现在思维习惯上的改变做到真抓实干，在更新已有知识上的畏难情绪的克服上也有所体现，档案管理工作人员需做到与时俱进，在工作中开拓创新。

2.5 提高法律意识 档案管理人员法律意识的巩固，档案管理规章制度的建立需严格按照《档案法》规定，只有这样才能称为有章可依。也只有在其相关规定下去实施管理工作才能称为有法可依。档案管理工作人员必须学习的内容之一便是《档案法》，并按照相关规定贯彻执行。档案管理工作的发展需要档案管理工作人员具备依法管理档案资源、依法适用档案资源的深刻意识，才能使其遵循法制的轨道。档案需要维持其完整和安全性，要杜绝和防止发生违法乱纪的可能。由此可见增强档案理人员的法律意识的重要性。

档案管理随着社会的不断发展也在进行改革，为了满足社会发展以及经济发展的要求，提高档案管理工作人员的素质是迫不及待的。档案管理工作的工作质量和效率与管理工作人员的素质提高息息相关，也关系着档案工作在社会新时期的繁荣发展，档案管理工作人员在实践中应不断的积累经验，在工作中总结出有效措施和方法，做到规范化，并能将实践与理论相结合。档案管理工作人员只有做到不畏惧艰苦，不断的进取和一步一步脚踏实地的工作，才能为社会提供更好的服务，也才能为发展档案事业做出应有的贡献。

参考文献：

[1]郑雪飞，王文峰.浅谈如何提高档案管理人员的素质[J].黑龙江史志，2010（7）：50-51.

[2]王玫，郁影.如何提高现代档案管理人员的信息素质[J].兰台世界，2011（30）：44-45.

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在事业单位档案中储存着大量重要信息，与事业单位的工作发展有着千丝万缕的联系。如单位员工的身份背景、工作流程的详细记录等，档案管理工作一旦疏漏，就会发生一些数据泄露、个人隐私被侵犯等严重后果。所以，档案管理对于事业单位来讲绝对是至关重要的，需要事业单位以及档案管理工作人员对该工作加以高度重视。但是实际上，情况却不尽如人意。由于再完美的档案管理工作也不能给事业单位带来任何实质上的效益，所以大部分事业单位的领导者也存在轻视档案管理工作的现象，这种消极态度也会影响到下级员工，包括档案管理工作的直接实施者———档案管理人员。许多档案管理人员还没有认识到档案管理工作对事业单位的重要意义，将档案管理工作单纯的看成一份对档案文件进行整理与保管的工作，再加上受上级领导的消极态度影响，档案管理人员很难对工作付出努力，导致档案管理工作始终处于一种得过且过的状态，员工们不能按时进行相关档案记录工作，拖延工作时间，最后越积越多，只能一带而过，致使档案不完整，影响他人查阅档案的查阅效果。

1.2档案管理模式落后、设备老旧

大部分档案管理部门仍旧以账目记录、书本记载为主要方法，以传统的档案管理模式低效运营着。随着科技的进步与信息化时代的发展，传统的档案管理模式无法将如此巨大的信息量快捷、有效地存入档案库中。同时，由于事业单位的领导者对档案管理工作不够重视，不能及时更换档案管理工作需要的新设备，很大程度上限制了档案管理员的档案数据记录速度以及档案查阅的效率。

1.3档案管理人员的专业知识与职业素养不够

档案管理工作看似容易，但实际工作中高效的档案管理工作是基于专业的档案管理知识和不凡的职业素养。但是大多数档案管理部门都认为这项工作非常简单，只要工作态度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分员工对专业知识的研究、职业素养的培养方面都远远达不到信息化档案管理工作标准。实际工作中，一些员工缺乏专业知识，没能掌握专业的档案管理技术，甚至不能很好地完成一些基础工作项目，致使档案管理工作效率低下，工作业绩也不尽如人意;还有一些员工缺乏职业素养，工作稳定性差，以至于出现员工突然辞职甚至是档案数据泄露的现象，对事业单位来讲是一个不小的安全隐患。

2完善事业单位档案管理工作的对策

根据当前事业单位档案管理的现状，事业单位领导者应完善档案管理工作，着重抓好针对档案管理工作现状的以下几点对策:

2.1提高员工对档案管理工作的理解认识、专业知识与职业素养

我国政府曾经颁布了一些与档案管理相关的法律法规，例如《档案法》、《档案管理法》等，目的就是为了让各事业单位对档案管理工作重视起来。但实际情况却不尽如人意，为了改善现状，各事业单位领导者应鼓励档案管理员工努力学习相关法律法规和专业知识，使其具备足够的专业能力完成档案管理工作;加大对档案管理工作的宣传力度，通过宣传教育提高档案管理人员职业素养，保证档案管理工作能够安全、稳定地进行。同时，档案管理人员在加强专业知识与职业素养的过程中，会越来越重视档案管理工作，发现其在事业单位发展道路上的重要意义，进一步深化档案管理人员对档案和档案管理的理解与认识。

2.2建立新型档案管理模式，加大资金投入

由于传统的档案管理模式不再适用于信息化时代，需要运行新型信息化档案管理模式来代替传统模式完成档案管理工作。计算机作为社会信息化的主要工具，使其逐渐成为新型档案管理模式的重要角色。合理运用相关记录软件可以有效帮助档案管理人员将档案数据快捷、有序、完整地录入电脑档案库中。档案管理人员可以建立一个档案查阅网，再把数据上传至该网站，供人查阅，不管是从档案管理人员角度还是从查阅人员角度上来看，都节省了大量精力和时间。同时，档案管理人员还要重视网络安全，加强防范计算机病毒的侵入，避免档案信息被非档案拥有者盗取。另一方面，运行新的档案管理模式需要置办优越的办公环境以及大量先进设备引进，巨额花销自然少不了，而一些区域的经济条件并不理想。这时，档案管理部门可以向地方政府申请资金补助，利用这些资金购进新的相关档案管理设备，并且置办优越的档案管理办公环境，有助于新型管理模式的运行和档案管理工作的完善。

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【中图分类号】R73-35+1 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484(2010)09-0-01

档案管理是一个单位工作的重要组成部分,档案管理岗位看似“清闲”,其实意义重大。一个单位的发展成果能不能被很好地收集整理、保管传承,原有的历史资料能不能充分地被开发利用、创造价值,都与档案管理工作息息相关。因此,档案管理人员的素质高低,在很大程度上决定着一个单位档案管理工作水平的高低。

1 新时期档案管理人员应具备的几种素质

1.1 思想政治素质

档案管理岗位因为程度高,所以对档案管理人员的政治素质要求较高。要求工作人员必须具备高度的政治责任感,讲政治,大局意识强,敏于行而慎于言,思想态度端正,政治素质过硬,能够以强烈的事业心和工作责任感扎扎实实地从事本职工作。

1.2 职业道德素质

档案管理岗位工作单调、枯燥,要求档案管理人员必须耐得了清贫,受得了寂寞,干一行,爱一行。切不可当一天和尚撞一天钟,不思进取,得过且过。因为归档材料保密程度高,工作人员还必须有高度的保密意识,不该说的话不说,不该外传的信息不传,切实防范失泄秘事件的发生。

1.3 专业知识素质

一个合格的档案管理人员必须具备丰富的专业知识素养,否则无法胜任专业性、学术性特点日益突出的档案管理工作需要。这种专业知识,除了包括档案管理基本技能之外,还应包括熟练的外语运用知识、计算机应用知识,以及与各自单位主要工作职能相关的专业知识。只有这样,档案管理人员才能在做好日常档案管理工作的同时,主动配合其他部门需要,积极有效地开展档案信息提供、开发、利用等工作。

但是,目前档案管理人员队伍存在的普遍问题是,人员编制不足,文化素质偏低,专业结构不合理。特别是有的单位领导,认为档案管理工作无足轻重,对档案管理岗位未给予足够重视,把一些无法胜任其他岗位工作需要的老弱病残或者是需要照顾的关系户安排到档案管理工作岗位,导致档案管理人员素质参差不齐,难以适应工作需要。

进入新的世纪,科技发展日新月异。档案管理事业也面临着新的挑战,需要档案管理人员运用高、新、尖的管理手段,实现档案管理的自动化、科学化、规范化和服务手段的现代化。为了适应形势需要,必须加强档案管理人员的素质教育和培养,使他们跟上时展步伐,更好地胜任本职工作。

2 档案管理人员素质培养的主要内容

2.1 加强职业道德素质教育

档案管理是服务性工作,档案管理工作人员应当具备的基本职业素质是爱岗敬业,精通业务,服务热情,主动周到。其中爱岗敬业是做好一切工作的基础和前提,不热爱本职岗位,不热爱自己所从事的工作,什么事情也做不好。同时要加强事业心和责任感教育,对待档案查询及借阅人员,要不分其身份高低,不论其查询问题的疑难繁琐,均能耐心细致、不厌其烦地提供帮助,尽量满足其要求,主动热情地做好服务工作。

2.2 强化专业知识与服务技能培养

当代档案管理工作是一个把现代化的信息技术与传统档案管理技术紧密联系在一起的学术体系。为了更好地适应工作需要,档案管理人员必须精通现代档案管理知识,打好扎实的理论功底,熟悉本专业的工作程序,掌握基本的工作方法和基本技能。除此之外,还应具备一定的外语水平,提高对外文资料的利用率,帮助查阅者克服语言障碍,使档案管理工作向更大范围、更大领域拓宽;掌握计算机技术、电子技术、通信技术、网络技术、多媒体技术等现代信息技术,满足现代档案管理自动化、智能化的需求;具有较强的信息反应能力、信息决策能力、信息导航能力和信息调研能力,及时为查阅者提供信息交流、检索和查询服务。

2.3 培养良好的人际协调能力

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（一）档案管理工作的重要性认识不够

档案管理工作没有其他业务那么容易取得工作成绩。它是一项默默无闻的工作，常常被认为是可有可无的工作。长此以来，让部分档案管理人员产生了对档案工作认识上的一些误区，认为档案管理是无用的，档案管理人员也无需具备精湛的业务能力，这样就打消了档案管理人员的工作积极性；还有人认为档案管理工作就是抄抄写写、装订整理，不是单位的重要工作，不会在单位发展中起到主要作用。种种原因导致了一些单位忽视了档案管理工作，把这项工作处于应付了事的状态，这样就影响了档案管理工作项规范化、标准化发展。

（二）档案管理硬件设施滞后

档案管理需要有专用的档案室，有现代的信息管理设备，很多单位没有专用的档案室，资料杂乱无序的存放，档案资料存放地点狭窄，档案保管环境差，没有专业的配套设备，这样就引起了档案材料霉变、虫蛀等，严重影响了档案的美观整洁及完整性，形成了查找困难和丢失的现象。我觉得问题的存在主要有以下几种原因：一是上级主管部门对档案管理没有统一的执行标准，只是按照工作需要来装订整理，也几乎没有专项的检查、评比和考核这项工作。二是办公自动化、信息化的建立和发展，单位对档案管理的设备配备过于滞后，影响了档案的保存质量。三是档案室的分配不合理，没有规范统一的库房保存档案材料。

（三）档案管理岗位人员缺乏稳定性、专业性

档案管理工作需要具有一定的专业性、技术性、连续性，所以对其岗位人员要求要相对固定性、专业性。如果想建设高素质的档案管理人员队伍，就要求档案管理人员要具备专业的知识结构和精湛的业务技能，如果档案人员不稳定，对档案人员本身也会造成诸多不良影响，如档案管理人员对档案工作的责任心不强，缺乏长远的管理计划；档案管理业务知识匮乏，总觉得档案管理用不到专业的知识，做档案管理就是想要个清闲的养老的岗位，业务不精通，缺乏全面的、系统的掌握档案管理方面的知识结构。大部分管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉，档案收集意识淡薄，一些归档的材料不够真实和准确。这些问题的形成主要是档案的人员调整频繁、管理缺乏专业性造成的。

二、档案管理工作的对策与思考

（一）提高认识，加强领导

理念决定行动，行动决定成败。要想做好档案管理工作，提高对此项工作的认识是关键。我觉得要想做好档案管理工作，首先要提高自己的思想觉悟。要热爱档案工作，在工作中努力学习和钻研专业知识，不断提高自己的管理水平，要有干一行爱一行的专业精神，及时更新知识结构，学会用先进的管理理念做好这项工作。其次是用自己的工作感染领导对档案工作的重视。有些单位的领导对档案管理工作认识偏差、认为档案管理工作不能撑门面，没有考核，无关紧要，可有可无。所以这就要求我们档案管理人员要经常向领导请示和汇报档案工作，不断地增强领导档案意识，以引起领导的关注和支持。

（二）不断学习，提高素质

档案管理人员的素质决定档案管理工作的好坏，因此，档案管理人员要不断地学习丰富的自己的专业知识，不断给自己“充电”，更新理念，创新思路，提高自身综合素质。要想提高档案管理人员综合素质，可以从以下几种方式：一是自学。自学文化知识，文化知识是做好一切工作的基石，文化知识包括学科知识学、自然科学和社会科学等；自学专业知识，专业知识是做好档案管理工作的基础，档案专业知识的学习包括档案管理学、档案保护技术学、档案统计学等。二是培训。培训是加强档案工作人员自身能力修养的最基本的手段。要积极参加各类培训，提升专业素养。三是交流。交流是加强档案工作人员自身能力修养的最有效的形式，包括工作上的交流和学术上的交流。档案管理外出培训机会少，所以与先进地区单位的工作人员专业交流至关重要。

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传统的档案管理工作主要是以本馆的实体档案馆藏为基础进行档案接收、整理、鉴定、保管提供利用和编研等工作,档案管理工作主要是人与实体文献的结合。新时期数字化、信息化时代的档案管理工作内容得到了极大的丰富和扩展,档案工作内容增加了档案信息资源的数字化工作、电子载体文档的接收、整理、保管、开发利用工作,网络信息资源的开发利用工作。新时期档案工作其工作模式主要是人与计算机的结合,现代化信息技术渗透到档案管理工作的大多数环节,档案管理人员借助于计算机和通讯网络来获取大部分档案信息或提供档案信息服务。

2档案工作服务方式、服务理念的变化

传统的档案信息服务是以档案馆为中心,以进馆查询本馆实体档案文献为主庄要是依靠手工检索、手工调阅、手工传递文件同一时间段一般只能服务于某一特定地履行了相关手续的用户。用户需求的满足单纯依赖于档案部门。新时期随着现代信息技术的迅速发展档案管理部门依托数字技术、网络通讯技术可以为用户提供多途径快捷、有效的信息服务河以多方面满足用户的信息需求。传统档案管理工作的重点是档案信息资源的保管维护、利用新时期,随着学习型社会的到来档案作为知识的结晶和信息资源在文化传承和发展方面发挥着重要作用,越来越被人们和社会高度重视。如何在有效保管、维护所掌握大量档案信息资源的基础上合理优化档案信息资源结构搞好档案宣传工作搞好档案编研工作深层次开发档案信息资源的价值适应社会大众全方位利用的需要转变档案信息服务的方式转变服务理念更好地为经济建设、精神文明建设服务已成为档案部门的重要任务。

二、档案管理的队伍建设

科技的迅猛发展网络通讯技术的广泛运用促进了知识的大交叉、大融合。新时期档案工作的发展变化对档案管理人才的素质、知识结构等提出了更高的要求。要适应社会的发展需求新时期的档案管理人才必须具备以下素质。

1必须具备扎实的档案专业知识以及与档案专业相近、相关专业的知识

档案工作属于专业性管理工作启有自身的特点、规律、社会职能。档案管理人员只有掌握扎实的档案专业知识在工作中遵循其特点、规律,才能做好文件的处理与控制,档案的鉴定与整理档案的保管与维护,充分发挥自身的能力把档案管理工作做好。从学科上讲档案专业与文秘专业、图书情报专业是相互独立的,但现实工作别是新时期科技的发展促进了知识的交叉与融合。随着社会的发展和信息技术的广泛应用在档案管理工作中文书处理与档案管理这两项原本相互独立的工作已逐渐合为一体。新时期要实现档案工作规范化、标准化适应社会发展要求档案管理人员除了具备扎实的档案专业知识外还必须具备与档案专业相近、相关专业的知识。另外档案管理人员还必须具备一定的本单位所从事的主要业务活动的专业知识,对本单位所从事专业技术活动的形成、发展规律有一定的认识,及时把握文件、档案活动情况适时进行介入和前端控制,以确保档案的真实性、完整性、准确性,以便更好地完成档案的搜集、分类、整理、编目为以后档案的管理与利用打好基础。

2具备较强的电子档案管理技能

办公自动化的普及,电子文件的大批量生产使得每位档案工作者既要完成传统的日常档案管理工作,又要应对电子档案的维护与管理工作。由于电子档案文件产生的环境、产生的流程、记录形式与传统档案的不同,以及社会对档案信息需求的不断增长,电子文件的管理、利用已成为档案管理工作中一个重要的新的领域。对此档案管理人员要深刻理解电子文件给档案管理工作带来的挑战,充分认识到电子文件管理知识在档案管理专业知识结构中的重要地位。档案管理人员必须具备一定的计算机管理能力和网络知识,掌握档案管理自动化知识,掌握档案检索语言以及信息存储技术掌握办公自动化有关设备的实际操作熟练使用业务软件,掌握新时期全面系统的档案管理策略和具体的管理方法、管理技能具备较高的人文素质和知识评鉴水平做好电子文件的管理工作合理优化档案信息资源结构适应新时期档案管理工作的发展变化。

3具有较好的沟通协调能力

档案管理部门的工作能否顺利进行开展,有赖于上级领导的重视和单位各部门的通力合作。上级领导CANGSANG对档案工作的重视和支持是做好档案工作的关键。一个单位的档案是由单位各个部门的档案组成。要想投放齐全的档案离不开单位各个部门的支持与协作这就需要档案管理人员与其他部门积极协作,使该归档的档案得到及时的归档避免造成档案的缺失避免给档案后续工作造成不便。档案工作人员良好的沟通协调能力,可以促使上级领导充分了解档案工作的详细情况,及时解决档案工作中需要上级领导协助解决的问题。档案工作人员具有良好的沟通协调能力河以在相关制度的保障下协调好方方面面的关系达到对单位各部门档案管理的协调统一,促使档案管理部门与档案形成部门建立起双向有效的沟通渠道,在协商和共识的基础上落实文件全程管理,促使档案管理部门在档案工作流程中积极地适时地进行前端介入和控制将电子文件整个生命周期纳入统一的管理,以确保档案形成的真实性、准确性、完整性,共同提高档案工作的效率。

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学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在开展中小学学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，这些材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证。随着国家学生资助工作的深入开展，学生资助档案已然成为中小学档案中新的组成部分，同时也是重要的组成部分。对中小学学生资助档案管理规范化的研究和探索已成为档案工作者新的研究任务之一。

一、南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理现状

我们设计了“南宁市学生资助档案管理情况调查问卷”，并面向南宁市各县（区）资助管理人员、县（区）教育局及各学校的档案员、兼职档案员开展问卷调查。通过对调查结果的统计和分析，发现南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理有以下几个亟待解决的问题。

（一）缺乏学生资助档案专职管理人员。经调查统计，资助工作中各学段配备专职档案员的占 12.2%，资助工作人员占 53.1%，兼职档案员占 18.6%，其他占16.1%，其中幼儿园没有配备档案员及资助人员。在南宁市，大部分中小学（含中职学校）的资助办设在政教处（学工科）或教务处（科），仅配备 1 名资助工作人员，没有配备专职的资助档案管理人员。资助工作人员只负责资助业务工作，不负责资助档案的整理，将资助档案以散材料的形式移交给档案室，增加了档案室的工作量和工作难度。

（二）缺乏学生资助档案管理意识。主要表现为：学生资助业务工作完成以后，没有将形成的资助档案资料整理后移交档案室。调查结果显示：按年度（学年）整理，次年主动移交的占 34.6%；按年度（学年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在资助办的占 6.2%；未整理，堆放在杂物间的占 5.2%。

由此可见，超过 60% 的中小学在完成资助业务工作后，把学生资助工作材料仅视为“材料”，而不认为是“档案”。通常只是把资助工作材料按照评估迎检的方法和要求进行汇总整理，形成备检材料，以备上级资助办、审计部门验收检查。

（三）缺乏学生资助档案管理专业知识。学生资助档案在形成和管理的过程中一般经由两类人员管理。一是资助工作人员。现有的大部分资助工作人员存在重资助业务、轻档案管理的思想，忽视档案工作。他们多次接受资助工作的培训，熟悉、精通资助业务，但没有经过专门的档案培训，缺乏资助档案管理的专业知识，导致资助档案收集不齐全、整理不规范。二是档案工作人员。档案工作人员具有丰富的档案管理专业知识和工作经验，但对资助业务工作不熟悉甚至不了解。在资助档案管理工作中不能准确鉴定资助业务工作资料是否具备归档价值，不能准确划分资助档案保管期限。同时，由于资助档案出现的时间短，上级档案部门和教育行政主管部门尚未出台专门的资助档案管理细则，在近几年的档案业务培训中，并未涉及资助档案管理的内容。

（四）缺乏统一的学生资助档案管理细则。学生资助档案是学校档案的新类别，出现的时间较短，广西尚未制定统一的管理细则。各中小学校学生资助档案的归档范围及保管期限不一致，整理方法和要求不统一，容易造成档案材料收集不齐全、遗漏，保管期限划分不科学、不规范、杂乱无章，破坏了资助档案材料之间的有机联系，严重阻碍了档案整理工作的顺利开展。

二、学生资助档案管理规范化对策

（一）加强学生资助档案管理工作队伍建设。一个完整的学生资助档案管理工作队伍应该由三类人员构成。一是学生资助业务工作人员。隶属于学校资助办。负责完成资助业务工作后，按照资助业务工作的流程和要求收集资助档案材料，为资助档案管理工作打下良好的基础。并在资助档案管理工作中对档案工作人员提出合理化的建议，如确定分类、保管期限、卷内文件排序等。二是兼职资助档案管理人员。隶属于学校资助办。负责按照?n案整理的工作要求对资助档案进行初步整理，并按年度（学年）向学校综合档案移交资助档案，保证资助档案完整齐全、归档及时，做好资助业务工作人员和学校综合档案员的助手。三是综合档案员。即学校综合档案室的工作人员。主要职责是按照档案管理工作的原则和要求，接收资助档案，并编入学校综合档案，做好资助档案的整理、保管和提供利用工作，充分发挥资助档案的作用。

资助档案管理工作队伍可结合学校的实际进行配备。按照资助工作的内容和特点，学校资助办可设在政教处（学工科）或教务处（科），按照在校生人数配备 1 至 2 名资助业务工作人员。资助种类少、业务工作量小的，可由资助业务工作人员兼任资助档案管理员，同时负责资助业务和资助档案的初步整理工作，如普通中小学等；资助种类多、业务工作量大的，可专设 1 名资助档案管理员，负责对资助档案进行初步整理，协助资助业务工作人员和学校综合档案员的工作。

（二）加强资助档案管理专业知识培训。普及和强化资助档案管理专业知识的有效方法是加强资助档案管理专业知识培训。通过培训，增强资助档案管理意识，强化资助档案管理专业知识，提升资助档案管理水平。

资助档案管理专业知识培训的最好方法是由上级档案部门和资助业务部门联合举办，如南宁市档案局和南宁市中小学资助管理办公室联合举办，也可以由南宁市教育局主办，邀请南宁市档案局的专家做讲座和指导。

培训内容要以资助档案管理专业知识为主，辅以资助业务知识。通过介绍资助业务知识，帮助档案工作人员理清思路，理解领会资助档案管理专业知识。培训要把理论知识培训和实地参观交流结合在一起，每次培训可安排一次优秀档案馆（室）的参观交流，邀请优秀档案馆（室）的馆员来进行交流，传授经验，以提高档案工作人员的实践操作水平。

培训时间应保持每学年（年度）一次，这样既能保证资助档案管理专业知识随时更新，又能解决资助档案管理工作队伍因更换人员引起的业务交接不到位问题。

（三）制定统一的?Y助档案管理细则。具体如下：

1.确定收集范围。学生资助有免学费、国家助学金、自治区政府教育奖学金、南宁市政府教育奖学金、大学新生资助、师范生生活补助等几类，不同的资助形成的档案材料不同。学生资助档案的收集范围应该根据资助种类确定，不同的资助项目确定不同的收集范围。收集范围主要有各项学生资助业务的政策文件、学生申请及各种证明材料、公示材料、审批文件、资助业务工作各环节的报表、账册等。

2.划分保管期限。学生资助工作是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及国家财政资金的使用和管理，因此，学生资助档案的保管期限应设定为永久和 30 年两种。在对资助档案材料划分保管期限的过程中，应结合学生资助工作的要求，根据资助工作环节来划分。学生申请及各种证明材料、审批文件、各种报表、账册等重要的资助档案划分为永久；公示材料划分为 30 年；上级下达的政策文件因是普发性文件，建议划分为 30 年。

3.明确整理要求。学生资助档案每学年（年度）移交一次，应在本学年（年度）结束后 3 个月内归档。

采用“学年度（年度）―资助业务种类”分类法进行分类、整理。每一类资助业务档案的卷内文件按照“业务工作环节―材料形成时间”方式进行排序。

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对档案专业人员来说，做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作，这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因，也有档案专业人员自身的原因。

一是“档案员”代替不了“资料员”。在工程建设项目中，“五大员”是必备的，且需具有相应的资格证书。所谓“五大员”，即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”，其中，对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等。根据以上要求，档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的。在实际工作中，档案员除了具体的组卷整理工作外，更注重的是宏观上的管理，即规章制度的建立和执行。而资料员则更注重微观上的效果，即直接形成和掌握现场施工技术资料。资料员兼职档案员的工作容易，而档案员兼职资料员的工作则难，专业的差异和工作重点的不同，造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难，而做好工程项目档案管理工作更是难上加难。

二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足。在工程建设项目中，档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量，在档案专业术语中叫做“前端控制”。在实际工作中，由于档案员不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的施工技术资料只是被动接收，前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上，对施工技术资料的内容则缺乏判断能力，从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣，也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无，用人单位往往直接以“资料员”取而代之。在薪酬待遇上，资料员也会高出档案员许多，在岗位定义上，资料员为“技术类”，档案员则为“文职类”。种种的差异，导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足，纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障，但也经常沦为签字、盖章的工具。

在工程项目档案管理中，档案员往往会沦为弱势群体，归根结底，还是由专业的差异性决定的。要想认真做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力，把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中，苦练内功。只有这样，档案专业人员才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的困境，不断提高自身的专业能力和管理水平。

（摘自《档案界》网站 作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）

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2企业档案管理工作人员的专业知识不高

档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。

3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平

3.1企业需加大档案管理新技术的应用

当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。

3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享

对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。

3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平

为了更好的完成企业的档案管理工作，档案管理部门可以引进有专业知识的人才或有相关工作经验的成员，使其迅速融入到企业的工作流程中。同时管理部门的负责人要对档案管理的成员进行公司内部的介绍，使成员加深对公司经营情况的理解，使其自身的知识结构可以适应于公司的发展需要，并且要加强档案管理人员的技能培训，使其适应于当前信息技术的高速发展，运用先进的知识管理手段更好的为企业服务。

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2国土资源档案管理继续教育应注重国土资源管理知识和档案业务知识的结合

国土资源档案管理工作是采用档案管理的一系列科学方法，通过对国土资源管理活动中产生的文字材料、图表等多种载体的文字材料和与文件材料有关的实物的收集、整理、归档和提供利用等业务管理，为国土资源管理事业发展提供档案信息资料的重要工作，具有较强的行业特点。这就需要国土资源档案管理人员必须具有国土资源管理的专业知识和档案业务知识，并把二者有机地结合起来。国土资源档案管理人员如果不能将国土资源管理知识和档案业务知识有机地结合起来，那么不管他有多么科学的档案分类标准或者多么高超的档案专业理论水平，也会因为没有实现国土资源管理知识和档案业务知识的结合，而很难准确无误做好档案分类之类的具体业务工作。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重专业知识和档案业务知识的结合，不断适应国土资源档案管理工作的新要求。

3国土资源档案管理继续教育应注重高新科技的掌握

21世纪是信息技术和科技知识高速发展的时代，大量高新技术将会应用到国土资源档案管理工作中来。届时，我们的国土资源档案管理人员中，谁尚未掌握已经应用于国土资源档案管理工作的高新技术，谁就要被时代淘汰。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重高新技术的掌握。随着信息技术的广泛应用，知识更新的周期缩短和高新技术的不断涌现，掌握高新技术依靠档案管理人员原有的理论基础、业务知识和实际工作能力是不够的。因此，我们的国土资源档案管理继续教育应注重让我们的每一个档案管理人员学习新理论、新知识，增长新能力，及时掌握可用于国土资源档案管理工作的每一项高新技术，并及时更新那些不适应国土资源档案管理事业发展的陈旧观念，从坐、等、观望、求稳怕乱、因循守旧、安于现状的陈腐思想、落后观念的束缚中解脱出来，不断获得新知识、新技术，以用高新技术武装起来的新时代国土资源档案管理人员的姿态，去迎接高新技术给现代档案事业的发展带来的挑战。高新技术的发展是现代社会发展的未来。高新技术的掌握是人类适应社会发展的重要途径。国土资源档案管理事业的发展同样离不开高新技术。高新技术的应用是国土资源档案管理事业发展的方向。高新技术在国土资源档案管理工作中的应用将会更有力的促进土地矿产资源管理和社会经济的发展。与高新技术的发展相适应的国土资源档案管理继续教育注重高新技术的掌握，是时代的要求，也是广大国土资源档案管理人员的愿望。