国家档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇国家档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

1.认识不足，重视程度不够

档案工作从主观理念上不被重视，决策上没有给予足够支持。高职档案工作是一项基础性的管理与服务工作，大多停留在维持档案日常的简单管理上。学院对档案信息化管理意识不强，宣传力度不大，广大教职工参与意愿淡漠，档案资料收集与利用往往得不到认可和理解，同时也缺少对档案工作的检查和指导。

2.基础薄弱，制度不够完善

学院重视校园基础设施、专业设计、教学科研和教师队伍建设的投入，档案信息网络系统和档案数字化设备的资金投入很少，馆藏结构单一化，行业特色不突出。缺少标准的档案管理软件，文件资料进行调整和编目摆脱不了初级的手工作业的方式，导致教育教学工作中产生的大量的电子文件难以系统化归档处理。在检索时，档案管理人员也是通过人工翻阅查找所需资料，费时费力，工作效率底下。国家已经出台了档案管理的政策和法律法规，高职档案管理没有全面进入法制管理和科学管理的轨道，档案管理制度有待进一步完善。

3.人才缺乏业务相对落后

高职档案工作人员配备不合理，专职档案员视为文件整理员的角色，档案管理知识尚且不够，严重缺乏档案管理及档案信息化建设的基本知识和技能，总体素质不高。急需懂专业知识又能掌握现代化信息技术的专门人才，学院对档案工作人员的继续教育培训跟不上。

二、高职档案管理工作创新策略

信息技术的迅猛发展对高职档案工作提出了高标准和新要求。不断创新档案管理工作模式，才能适应和服务高职学院高素质技能型人才培养目标，满足经济社会发展需要。

1.强化创新意识转变工作观念

以档案资源的开发利用程度和服务效果为中心工作环节，坚持“以人为本，服务至上”,拓展档案工作思路，根据档案利用者的需求心理，采取有针对性的、积极的、超前的、有预见性的服务。提高档案管理工作的地位和作用，深入挖掘高职档案的文化价值，开辟高职档案管理发展的新途径。

2.加强制度建设提高标准化水平

档案工作的基本原则是“集中统一管理”。依据国家档案管理法规制定适合学校贯彻执行的档案管理制度，创新档案管理机制，制定《档案工作制度》《档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》等档案立卷归档制度、档案安全保密制度、档案利用管理制度。引进竞争激励机制，明确工作职责，实现档案规范化管理。

3.创新技术手段精细档案管理

电子档案将将逐步取代传统意义上的档案，档案也由单一的纸质载体变为磁带、磁盘、胶片、光盘等多种形式。档案馆应加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。从研究解决档案现代化管理与办公自动化的衔接问题入手，加强档案管理软件开发，运用网络、数码等先进技术和手段，使档案管理手段由旧变新、由慢变快，提高档案工作效率和服务质量。

4.提升业务素质打造专业团队

高职院校档案工作者应该爱岗敬业，忠于职守，用现代管理的新技术、新理论武装自己，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。鼓励各种继续教育课程的学习，定期请专家或专业档案管理人员对兼职档案员进行业务培训，提升档案人员专业素质，适时地编纂、出版各类档案史料、文件汇编和画册，增强档案人员运用专业理论解决实际问题的能力，认真地收集整理、检查核对、鉴别归档、转递移交，确保档案的真实和完整。促进高职院校档案文化建设的发展，同时也实现高职院校档案服务于学院中心工作的追求。随着数字化校园建设的逐渐深入，档案价值越来越被重视和借鉴，围绕教育改革需要，树立档案服务创新意识，作为国家示范性骨干高职院校，更新观念，全面推进高校档案信息化建设，实现高校档案工作的跨越式发展任重而道远。

作者:赵媛 单位:渤海船舶职业学院

篇2

当前，我国人事档案管理制度的改革大大落后于干部人事制度改革的整体进程，在国家机关人事档案管理工作中引发了一系列问题，对国家人事工作的开展也造成了一定影响。不久前石家庄团市委副书记王亚丽档案造假骗官案，当事人档案中多处造假，而多年来历次升迁考核中竟然一直未没被发现，这给我国干部人事档案的管理工作敲响了警钟。国家机关人事档案的管理需要站到国家人事工作的全局上去考虑，必须对现有的人事档案管理制度进行改革，如若不然，干部的人事档案就成了一种摆设，不仅无法起到知人用人的作用，反而会成为一些人利用的工具。本文对国家机关人事档案管理过程中存在的问题以及对策作一探讨。

一、当前国家机关人事档案管理中存在的问题

近年来，随着我国行政体制的改革，人事制度也加快了改革的步伐。相比而言，人事档案管理改革的步伐则明显滞后[1]，尽管我国人事档案管理也作出了一些调整，但是整体上仍在不断的探索和调整之中，人事档案管理仍存在不少问题。

1.档案工作人员责任意识和公民诚实意识有待加强。人事档案管理固然需要法律体系和必要的制度安排，但其在很大程度上取决于档案工作者和公民诚信意识的培养。目前我国的档案管理责任意识和诚信环境并不乐观。如一些人在利益的驱使下，弄虚造假；而一些档案管理人员责任意识不强，人事档案鉴定工作把关不严。人事档案的鉴定工作是国家机关人事档案管理过程中的一个重要的环节。其主要工作是审查档案材料，鉴别档案的真伪以及是否完备，以判定其保存价值。鉴定工作是保证人事档案真实性的重要工作，同时也是一项政策性很强的工作。由于人事档案涉及干部人员的考核和升迁，一些人在利益的驱使下，弄虚造假，甚至伪造文件，伪造印章。而一些人事档案管理人员，由于把关不严或者是受利益的驱使，没有严格按照人事档案鉴定工作的要求和步骤，采取了放任的态度，也导致了人事档案中掺入了一些虚假信息，给人事档案的公信力造成了不利的影响[2]。

2.规章制度不健全。我国在人事档案鉴定制度的设计上，也缺乏针对档案造假制定出相应的应对措施，对人事档案的科学性和公信力的保护力度不够。在政府信息公开的背景下，人事档案开放程度不高。在人事档案的公开上，我国沿用的依然是1990年中央组织部颁布的干部档案工作条例，采取严格保密的方式。一些人一辈子甚至都没有见过自己人事档案的内容，对于里面写了什么，档案里面对自己反映的情况是否正确属实，个人失去了必要的知情权和发言权，这也对人事档案的真实性造成了一定的矛盾[3]。

3.人事档案的收集内容不够全面。人事档案的收集决定着人事档案内容的全面性和广泛性，也是做好对干部全面考察的基础和前提。尤其是国家机关人事档案，更是考察一个官员的重要依据。目前，我国国家机关人事档案的收集渠道不够广泛，收集内容不够全面。传统意义上干部人事档案一般由个人履历考核、政审、党团、奖励、处分、工资晋升及出国其他材料组成。这是构成人事档案的基础，然而，随着时代的发展，一些档案也需要在内容和形式上有所创新，而不能一直沿用过去的一套方式去收集。同时，传统人事档案呈现出内容单一、空洞，政治历史材料多，业绩材料少，老材料多、新材料补充不及时等老问题。这些档案内容在干部的考核和升迁过程中很难以起到应有的作用，既不能反应他工作的现状，也不能反应出他的个人能力和素质。档案中缺乏一些具体的数据信息的支撑，多是一些官话、套话，难以对个人作出准确客观的定性。这也给一些真正在平时的工作中有能力的人造成了不利，即个人的综合情况不能在档案中反应出来。

4.缺乏对人事档案信息资源的开发。档案收藏的目的是为了满足应用的需求，而当前我国陷入了一个误区，那就是为了收藏而收藏。把辛苦收集而来的人事档案材料，收藏起来了之。人事档案的信息资源开发，主要是发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源。通过人事档案信息资源的开发，将一些人的经验教训，或者独特技能以一种更加直观的方式表现出来，不仅可以很好的体现出个人的综合能力和素质，也可以为国家机构对于干部的考察和培养管理提供大量的现实的素材。

5.新技术应用与传统理念的冲突明显。当前，许多国家开发了人事档案管理信息系统，为人事档案电子化提供了便利。但是我国由于受传统管理理念的影响，限制了新技术作用的发挥。开发人事档案信息管理系统的目的，是对人事档案进行电子化的管理，节省人力物力资源。在这个过程中，很多单位仅仅是将传统的纸质档案进行了电子化处理，而在人事档案的传递过程中，管理人员依然在采用传统的纸质档案方式方法，这种新技术与传统管理理念的冲突，不仅影响了新技术的作用的发挥，也对社会资源造成了浪费。

二、国家机关人事档案管理改革的对策

在发达国家的行政管理模式中，行政人员的人事档案往往被当作人事工作开展的有力工具，在促进人才的选拔和利用方面发挥着重要功能。我国政府机关人事档案管理改革过程中，可借鉴西方发达国家成功的管理经验，结合我国国情，从思想认识、规章制度、信息化建设等层面上，采取相应对策。

1.提高档案工作者的思想觉悟和执行力。《干部档案工作条例》指出，干部档案管理工作人员必须由政治上可靠，党性强，作风正，能够遵守党的纪律，严守党的秘密，同时具有一定的工作能力和文化水平的党员干部担任。当前，我国机关档案中出现的很多问题与档案工作人员责任意识不强，缺乏思想觉悟有关。因此，在开展国家机关人事档案管理制度改革的同时，也要对人事档案的工作人员进行思想上的认识教育和培训，使其认识到人事档案工作的重要性。同时要提高人事档案鉴别能力，确保档案材料的真实性。国家公务员人事档案是党和国家的宝贵财产，也是国家选拔人才、任用人才的重要依据。因此，必须要加强对人事档案的鉴别，消除人事档案内容失真现象。

由于受社会不正之风的影响，个别人出于个人私利，弄虚作假，使一些人事档案材料失去真实可靠性。因此，有必要对国家工作人员的人事档案内容进行一次严格认真的鉴别，做到不经审查的材料不归档、手续不全的材料不归档、内容不实的材料不归档，只有这样才能维护人事档案材料的完整、真实。针对近年来出现的一些高科技档案造假，人事档案工作部门要有相应的应对手段。对于在干部人事档案中造假的人员，一定要加大打击惩处力度，坚决杜绝这一现象。同时，要通过建立国家工作人员人事诚信档案，对于涉嫌造假的人员，要在人事档案中如实记录下来，并且在人员的升迁和考核中，增加诚信档案的比重。

2.完善规章制度。针对我国人事档案管理制度不健全的问题，应对人事档案管理的三个基本环节，即鉴定、披露和查询，制定相应的法律法规，明确违法应承担的法律责任。要加快对政府监管制度的建设，修订与现行人事档案管理不适应的法律法规。

适当开放与保护个人隐私相结合。档案管理的本质作用在于利用，如不积极加以利用，就失去其存在的意义与作用。而要对人事档案进行充分利用，对档案信息内容的公开是前提和保障。但是，人事档案中又包含着很多涉及个人隐私性质的内容，如健康状况、婚姻状况、财产收入状况、职业经历等不适宜对社会公开的内容。这就要求档案公开要适度，保护个人的合法权益不受侵害。

国外在这方面严格遵守保持公民知情权与隐私权有机结合的思想，一方面遵照信息自由法的规定，积极提倡保障个人的知情权，对人事档案采取了依申请公开的方式，只要是在法律许可的范围内，人事档案必须向符台条件的利用者开放；另一方面，他们又严格遵守隐私法的规定，人事档案的提供利用必须以尊重个人的隐私权为前提，不能开放的内容将坚决受到保护。如美国所有的人事档案只对本人或经过本人授权的他人开放，每个员工都可以上网查询自己的某些人事档案，如工作履历、提薪情况等，如果要查阅更隐私的信息，如工作申请、奖惩情况则要去单位的人事档案室查询。在美国，未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。此外，对于上级领导对员工的工作鉴定，本人可以查看鉴定结果，如本人对鉴定结果不满，可向更上一级领导反映，以取得公正的评语，从而保证人事档案的科学性[4]。

强化领导负责制，对于档案工作者出现的失误，相关领导要承担连带责任，只有通过制度上的完善和工作人员素质的提高，才能最终提高我国国家机构人事档案管理的质量。

3.加快国家公务员人事档案信息化建设。人事档案信息化的目的就是更有效的管理和使用人事档案信息资源。在美国，公民个人档案已基本实现了网络化管理。在公民的网络档案中包含着公民的学校学习、工作的个人基本信息，以及个人的信用记录、驾驶记录、司法记录等多方面内容。并且通过类似于身份证号码的社会保险号码可以对档案的内容进行查询，比如司法部门可以通过这个社会保险号码调查每个人的司法记录，公民个人也可以通过特定的密码在网上进行查阅[5]。

当前，随着我国国家公务员队伍的扩大，人事档案管理工作和利用需求增加。我们可以借鉴美国的经验，积极的开发国家公务员人事档案网络化系统。一方面，可以全面收集人事档案信息的内容。通过国家公务员人事案信息数据库，进行公务员人事信息的查询、检索和统计分析，并且将个人信息以各种图表和表格等直观化的形式表现出来，在组织人事部门选拔考察干部时可以以更加的明确和对比的方式呈现每个人的优势。另一方面，可以开发人事档案信息资源，实现资源共享。通过大型扫描仪将个人的简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容都进行扫描，建立一个国家公务员系统人事档案全文数据库，利用者通过网络就可以方便地查阅人事档案信息，不仅可以实现单位内部人事档案的电子化管理，还可以实现部门单位之间以及上级主管部门对全国公务员人事档案信息资源的共享。

参考文献

[1] 蔡啸. 国家机关人事档案管理改革之我见[J].档案学通讯，2008（6）

[2] 李卫华. 人事档案信息失真现象探讨[J].兰台世界，2007（9）

篇3

1.国家管理模式

国家管理模式是指由政府设立专门的国家级别的企业档案保管机构来管理全国范围内的企业档案，它将收集、存储与科学利用企业档案视作一种文化行为。随着时间的推移，企业档案的行政和商业作用逐渐减退，而其对社会的文化价值则成为构成国家管理模式的重要基础。

丹麦是企业档案国家管理模式的典型代表。1948年，丹麦建立国家企业档案馆（theDanishNationalBusinessArchives)。1962年，丹麦国会法案规定国家企业档案馆收集的档案应“在学术研究或社会文化方面从整体上具有可观的重要性，尤其是要触摸到社会的特征和问题”，并制定了详细的收集标准，为其收集活动确定了文化视角。1992年，丹麦议会通过了《丹麦档案馆法案》（TheDanishArchivesActof1992)，要求成立国家公共档案馆集群，此后丹麦国家企业档案馆成为该集群的一员。该法案还规定移交到公共档案馆的档案满30年可以为公众利用，涉及到个人敏感信息的材料可以延迟到50年或80年。这些规定促进了丹麦社会对经济历史的研究。丹麦国家企业档案馆的运行资金由公共财政提供，主要是丹麦政府及奥胡斯市（档案馆所在地）的财政拨款；另外，还有一些研究基金会和公司提供部分赞助资金，但这些捐款一般用于特殊目的，如特殊的研究项目或出版活动，这就避免了因私有赞助取消而出现无法运转的现象。丹麦国家企业档案馆虽然不是私有档案的唯一保存场所，但却是唯一致力于私有档案管理的公共机构，因此它被赋予对丹麦私有档案整体上的监管任务。

世界范围内，像丹麦这种国家管理模式的企业档案管理并不多见，但在一些地域较广的国家，类似的区域模式因地域上更易操作而在许多国家都有成功的案例。在德国，最早负责保存地区内企业档案的经济档案馆已有约百年历史，它们大多由工商会出资建立，主要保存那些破产、倒闭公司的档案以供科学研究之用。目前德国共有十几家经济档案馆，负责收集德国所有地区破产企业的档案。法国文化部以鲁贝为基地建立的劳工档案中心，是一个国家性质的保管企业档案的公共机构，收集不同企业、贸易团体的档案。

2.企业管理模式

企业模式是鉴于档案对企业的关键性作用，由企业自身开展档案管理项目，根据实际情况集中或分散管理本企业的档案信息资源。其驱动因素并非公共利益或研究兴趣，而是帮助企业实现商业目标、构建企业文化、提升公司声誉，为企业的经营发展服务。一般在国外采用该种模式有三种原因：档案被某些员工或部门收集，但却无法满足及时而高效的档案利用需求；管理层希望企业历史得以保存；周年纪念活动促使企业建立档案馆以回顾过去的成就、展望未来的目标。

在美国，很多企业是民营或私营企业，这就决定了大部分企业档案属于私有财产，很少有国家性质的公共保管机构安排资金和人员接收企业档案，国家行政组织不以任何形式干预企业档案工作，不制定统一的管理体系、标准和要求，更没有企业档案的联邦立法，只要法律许可，各企业完全根据实际需要自行设立档案部门。一些财力较好、规模较大的企业均在内部设立档案馆，如美国电信公司档案馆设在公共关系部、摩托罗拉公司档案馆隶属于人力资源部、IBM公司档案馆则附属于秘书室。在英国，一些小型企业的档案一般由公司普通职员或退休人员利用网站指南和最佳实践建议来管理；大型企业往往雇佣专职档案工作者建立现代企业档案管理项目，这些专业的档案工作者具有研究生水平并进行过专业注册，企业可以在专业出版物或档案协会网站上刊登招聘启示。

目前，全世界许多国家普遍采用企业模式管理自身的档案，使其能被内部员工方便快捷地利用以创造价值。实际上，企业内部对档案的需求最大，一般占70%—90%的比例。但美国档案学者DavidKirsch对该模式提出了担忧，他认为由于大部分企业并不能认识到档案的历史价值，因此这些企业的证据性记录可能会使未来的学者、政策制定者及感兴趣的公众失望[3]。另外，资金也是开展企业档案项目的一大挑战。企业档案项目与企业经济实力密切相关，尤其在企业经营状况不景气时，企业内部档案保管机构就会面临生存危机。因此，档案工作者需要通过创新服务证明企业档案的价值以赢得发展资金；而且，国外一些大型公司正积极将企业档案馆变成盈利部门，如Coca-Cola公司。

3.社会管理模式

社会管理模式主要指既没有全国性专门组织收集域外瞭望企业档案，企业内部也未开展档案项目，而是将档案寄存到商业性外包公司或移交给大学、公共图书馆、档案馆、历史协会或遗产基金会等社会性公共机构。

在国外，有些企业无力或不愿自行保管档案，但又想让这些档案得以保存，通常会采取此模式。商业性文件中心是社会管理模式比较常见的一种，它是私人创办的以赢利为目的的寄存机构，配备现代化存贮设施，专门为企业提供档案寄存服务，档案所有权仍属于企业且不对外公布。美国企业档案商业外包服务发展得已较为成熟和完善。据估计，美国有约2000家文件管理公司，市场渗透率达40%，以IronMountain和RecallCorporation两家跨国型商业性文件中心最具知名度。前者在全球37个国家和地区建立了600多个分支机构，拥有12万客户；后者在21个国家和地区建立了300多个分支机构，拥有8万客户。

除提供保管业务外，商业性文件中心还提供其他服务，如美国“历史工厂”（HistoryFactory)面向所有企业，通过签订合同，提供场地保管、加工制作录像片、编辑出版物、举办展览等服务。

在国外，很多社会性公共机构将企业档案作为馆藏的组成部分。英国基于工业革命以来企业通过纳税、创造就业机会为社会做出的贡献，认为公共机构有道义上的责任保管企业档案。英国企业基于法律和财政考虑，在两种情况下将档案移交给公共部门：一是捐赠，企业因此放弃对档案的法定权利，如知识产权（但享有优先利用权），接收方将完全对馆藏负责；二是寄存，企业保留所有权，但需一次性或持续性地支付保管费用。如Penguinbooks自1960年首次将档案捐赠给Bristol大学档案馆后，就定期将广告素材等进行移交；Bogle-LOuverture出版公司在2005年将政治和文学档案寄存在伦敦市档案馆；而英国国家档案馆企业档案建议经理会帮助企业寻找合适的公共部门合作方。再如澳大利亚，其国家和州图书馆的档案和手稿收藏部、国立大学的诺埃尔巴特林档案中心及墨尔本大学档案馆等，都是企业档案公共管理模式的成功典范。档案馆是澳大利亚联邦政府文化捐赠项目的合法捐赠地点之一，符合价值评估标准的企业通过捐赠档案可获得税收优惠，这种激励政策使得企业乐于将档案捐赠给公共机构。

无论是商业性还是公共性的企业档案社会化管理模式，都使得企业档案能够被专业地分类并完整地管理，一定程度上避免了企业自身保管的弊端。而向公共机构捐赠档案，既利于企业档案遗产的公共利用，又能使企业从中获益。

二、对国外几种企业档案管理模式的看法

1.管理模式因国、因企而异

企业档案管理模式与一国的社会制度、政治经济体制、文化传统、社会心理等因素密切相关。总的来说，上述三种管理模式各具特色：国家管理模式适用于单一制、规模较小、中央政府权力较大的国家，主要是基于社会记忆完整性目的为全社会保留珍贵的文化遗产；企业管理模式适应性较强，自发性较大，档案管理业务活动灵活；社会管理模式作为前两者的补充，可以保障企业档案能够被专业系统地保存。具体到每一个国家，其企业档案管理模式并非相互独立，而是兼容共存，国家管理模式虽然比较少见，但像美、英、德、法、日等国，企业档案管理的社会模式和企业模式同时存在，而且即使一个企业也不完全实行单一模式，如美国福特公司档案馆提倡自行管理所产生的档案，同时又将部分档案捐赠给亨利福特博物馆。可见，管理模式只是手段，目的在于企业档案价值的实现，所以，对管理模式的选择既要考虑企业利益，又不能忽略档案对社会的价值。

2.企业档案服务以商业利益为主，兼顾公共利益

在国外，企业档案管理主要服务于两个方面一一首先也是最主要的是商业利益，其次是公共利益[6]。企业档案管理模式要兼顾企业档案商业的、行政的、法律的价值及其社会的、文化的和历史的重要性。国家层面上，英国、澳大利亚、加拿大等国萌确将企业档案视为国家财产；企业层面上，国外很多公司一定程度上提供档案的外部利用服务，对来自学者、媒体及社会公众的利用请求予以回应，作为企业履行社会责任的体现。如英国电信（BT)公司的“联系地球”计划，将档案馆内上千张具有历史意义的图片公布于世；AT&T档案馆与历史中心被认为是美国最大的企业档案馆，在档案产生30年后许可用于学术研究；德国西门子公司档案馆供媒体和科研机构的外部利用占到20%。

3.设立企业档案协会加强企业档案管理工作

在国外，无论哪种管理模式下的企业档案管理都没有国家行政部门的监督指导，而企业档案协会在增进企业间的沟通交流、企业档案保管机构间管理经验的研讨等方面起了重要作用。如：日本企业史料协会《企业档案馆指南》详细记录全国范围内的企业档案保管信息；美国档案工作者协会自发设立企业档案工作处，每年不定期地召开企业档案工作研讨会；英国企业档案协会参与制定国家企业档案战略，保证企业档案的收藏活动能够代表英国多样性的经济面貌。此外，德国经济档案联盟、意大利基金会、法国企业档案安全保护委员会等，在其企业档案趋于理性、科学的管理上发挥着重要作用。

4.商业性文件中心使企业档案工作趋于集约化

与我国各级档案馆挂牌设立的档案寄存中心和在工商局注册成立的档案寄存或服务中心相比，国外完全商业化的档案托管公司是独立核算、自负盈亏的社会服务机构，其作为市场竞争的主体，通过提供专业服务、收取费用维护自身的生存和发展。这种商业性文件中心使企业档案管理趋于集约化，往往能够促进健康的企业档案托管消费以及良性社会评价机制的形成，从而节省企业档案的管理成本。

篇4

随着人类远古历史流传，人类历经如燧人氏钻木取火，伏羲氏结网捕鱼，神农氏种植五谷等传说；历经结绳记事、刻契记事、图画记事等的原始记事；历经语言记录符号——文字的产生；历经国家、阶级、文明的产生；档案最终成为人类语言及活动的记录。

据《说文》中记载，“史，记事者也，从右持中，中，正也”。所谓“中”意为“薄书”“凡官府薄书谓之中，薄书犹今之案卷也”。商代的“史官”是商文化、文字、书册的统领者，是王命大政的决策、记载、下达及掌管者。即“史官”是当时神权的代言人和文化的垄断者，同时他们又是商代档案的形成者与管理者。其中闻名于世的商代甲骨档案，包括：占卜刻辞、卜事刻辞、记事刻辞、表谱刻辞等四类，是我国现存最早、较系统的官府文书，是揭示商代历史最丰富最直接可靠的原始材料，也是世界上绝无仅有的材料独特、数量繁多、年代久远的档案，同时亦是中国古老文明的鲜明佐证。

到了西周时期，我国档案工作比商朝有了进一步发展。“太史寮”以大史为首，及其下属官员组成的官署机构，主要掌管起草文书、记载史事、保管国家典籍、策命诸侯卿大夫及其他事务。当时除了有专门的档案机构，还有了比较细化的掌管王朝内外档案的组织人员，即大史、小史、内史、御史和外史。此外西周的史官记注制度是我国古代历史记载方面领先于世界的一种管理制度。而“金文档案”又是我国历史上继商代甲骨档案之后又一种特有的弥足珍贵的历史档案。

历史演进到春秋战国时期，代表当时阶级势力的文书档案无论从内容到形式都有了较大发展。其中包括专门档案、日常政务文书及民用契券，主要种类有刑书、计书、上书、盟书、玺书、遗书、符、节、檄文、券等。另外，文书档案工作逐渐由传统史官任内分离出来，被一批专门掌管文书档案的官员所代替。这表明了社会的发展与进步，由奴隶社会向封建社会转化，同时也是职官分工的历史进步。

秦朝，在其他诸侯列国的先进文化影响下，其文书档案管理工作得以迅速发展完善。至秦文公以后达到历史较高水平。而且秦的文书档案制度的制定是在全国统一文字的基础上得以实施。并且其文书档案工作紧密围绕巩固发展专制的封建皇权，从而大大促进了古代文书档案工作的进程。

两汉时期的档案和档案工作，随着中国封建社会的发展得到进步。这一时期的公务文书的种类和用途增加许多，在文书处理方面，逐步形成了从中央到地方一整套文书工作制度，保证了文书档案的顺利传递，有利维护了封建国家机器的正常运转。两汉时期，当时政权重视加强档案文化典籍的收集、累积和利用，促进了这一时期文化的高度发展和繁荣。

魏晋南北朝时期，中国又进入动荡战乱时代。在中央，档案工作形成中书、门下、尚书三省分治的中枢系统，建立了中央文书档案的工作系统。同时随着各国文书档案工作系统的建立和加强，各国文书档案工作人员日益增加，先后设置有尚书、都令史、令史、书令史……官吏多达五六十种，名目之多创历史之最。但这一时期各国皆重视档案典籍的收藏与营养汲取。然而由于长期的社会动乱，大量的档案典籍又造成很大破坏。令人欣慰的是，这一时期随着我国四大发明之一造纸技术的发展，以及笔、墨等书写材料的改进，不仅促进了我国书法和文具制造工艺的提升，而且为文书档案工作的发展提供了良好的物质技术条件，因而档案工作得到了进一步提高和发展。

随着历史的发展，我国社会进入空前繁荣的唐代。唐代的档案工作中，确立了文书档案“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制。三省分权制度，保证了文书运行的认真准确、避免了任何一方的独权，有效维护了国家机器的正常运转。至隋唐，文档官吏进一步专职化，由于当时科举制度的诞生，选官用吏两相分离，最终形成等级森严的官吏制度。而作为文书档案人员的“令吏”，地位低微而又不易升迁。随着国家机构的不断完善，文书档案的管理制度和律令亦比前代更加系统完备。对档案的收集归档，整理鉴定，销毁利用等方面都做了明文规定。贞观三年（公元629年），唐太宗组史馆，设馆官修史书，他深明“以史为鉴”；“以古为镜，可以知兴替”的道理，因而通过修史编制来加强巩固政治统治。并且这种设置史馆的官修史书制度，一直延伸到清朝民国。唐代征集档案史书编纂的成就主要体现在，二十四史中的《晋书》、《梁书》、《陈书》、《北齐书》、《周书》、《隋书》、《南史》及《北史》，皆成书于唐的史馆。

宋代的文书档案种类，除一般政务文书外，其专门档案有“赋役档案”、“律法档案”和“例”。宋朝档案目前基本无存。由于宋代政治腐化，封建官僚日益腐朽堕落，一切政事“以例从事”，“例”即所谓档案，因而掌管档案的官吏无疑成为处理政事中不可或缺的人员。因此宋代文书档案人员，尽管职位不高，但在各级政权机关中的作用却比唐朝重要。宋代的档案工作机构中，有“事中”，“中书舍人”，“翰林学士”“司谏”，“录事”，“主事”，“令史”，“书令史”等档案官员。宋代的文书工作制度日益完善，以法律的形式加以约束，文书和档案工作也有了初步分工，两方面的工作都有了较大发展。另外宋朝建立了专门用于保管皇帝的诏令、谱系、典籍、诗文等档案的帝王档案库。两宋时期共建了十一座皇帝档案典籍库，分别收藏各朝皇帝的档案。这也是档案机构发展的一个标志，一个转折点。宋朝代表档案保管工作发展水平的另一个重要标志，是架阁库的普遍设置。架阁库不仅是档案保管装具的变革，也是宋代各级政权机关保存文书档案的专职机构，同时也创立了一整套档案管理制度。它开创了广泛意义上普遍保存文书档案的途径，是中国档案史上的重大变革，也是现代机关档案室的基本雏形。这一时期编史修志的重要成就，是历史上著名的司马光编纂的《资治通鉴》和郑樵编著的《通志》。

明代的文书工作制度日趋健全。档案工作机构的设置也由分散趋于统一进一步发展。明朝建立的属中国档案史上规模空前的专门档案库--后湖黄册库，用于保管全国赋役档案。它具有专门工作人员、独立管理经费和严格的管理制度。档案保管数量繁多，库房存储面积巨大，为十六世纪早期世界所罕见。另一皇家档案库的代表--皇史，全部为砖石结构，坚固耐用，恒温恒湿，有利于档案的永久保护。是当时我国劳动人民高超建筑水平和智慧的结晶。

清朝的档案，绝大部分为政府官文，数量愈加浩繁，名称种类复杂。其档案管理制度有了进一步发展和健全，建立了包括“一案一卷”的立卷制度；按文种、问题分类的整理制度；编目登记制度；档案汇抄制度；档案清理修缮制度等，至此档案工作的整个过程得到完善和提高。

处于半封建半殖民地的近代中国，国败民衰，伤痕累累，历史档案文物失窃频频。从殷商甲骨、两汉竹简到唐代佛像经卷；从敦煌莫高窟到圆明园；从斯坦因到八国联军；从到帝国列强发动的历次……然而政治的动乱，列强的蹂躏，终究不能阻断中华民族文化事业的进程与发展，一些文化教育团体的涌现崛起，故宫历史博物馆文献馆，中央研究院历史语言研究所，社会科学院研究所，清华大学历史系，北京大学“明清史料整理会”等，他们凭着对历史、对民族、对子孙高度负责的精神，对明清历史档案进行了含辛茹苦的收集、整理、鉴定、研究，不仅有效保护了国家历史文化精髓，同时有利促进了中国档案学的进一步发展与提高。

回顾国家档案事业史发展历程，从原始记事到档案起源，从国家、阶级、社会的产生，到档案的形成、发展，它伴随着人类历史的发展而发展，随着人类文化的进步而进步。在当今全球高度信息化背景下，我们将推进国家档案事业信息化建设和现代化管理进程的步伐，不断促进我国档案事业全面协调可持续发展。

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美国的一位相关工作者曾经阐述过这样一个观点，即在关于档案的所有工作中，档案鉴定是很重要的一点，它决定了之后的工作。鉴定是档案工作整个系列中第一关键性决定，在其后的所有档案管理工作都是建立在它的基础上。从这里就已经可以看出在整个档案管理的过程中档案价值鉴定有着举足轻重的作用。

从整体上来讲，档案是对各种信息的原始记录，是人类宝贵的文化财富。不过实际上并不是每一份档案都具有重要的价值，每一份文件的价值都是不尽相同的，文件的价值也不是一成不变的，可能会随着时间的推移而改变其所包含的价值。档案价值鉴定的工作就是对每一份档案所具有的价值进行甄别。

档案价值的鉴定将会直接决定档案的存亡。当档案价值鉴定判定档案已经没有保存价值的时候，档案就会被销毁。所以在进行档案价值鉴定的时候需要慎重。通过档案鉴定可以让所保存的档案在整体的价值上面有质的提升，是提高档案质量的重要途径。

当今档案不仅有纸质的，还有电子的。对于纸质档案，档案数量的急剧增加，会导致库房的紧张，设备短缺，经费不足等一系列的问题。通过对档案价值的鉴定，有利于档案库房、设备人员的合理和有效利用，提高档案人员的整体业务水平，实现优质服务。

二、档案价值鉴定存在的问题

虽然从客观上讲，我国的档案鉴定工作受到国家的重视，也有所发展，但是由于政策理论和法规等多方面的原因，使得我国档案管理工作中档案价值鉴定存在着许多的问题。

（一）档案价值鉴定理论研究混乱

在我国几乎是没有对档案价值鉴定进行一个准确的定义。在某些相关教材里对于鉴定有一些相关的描述，但是并没有明确的定义，只是对于文件的部分相关鉴定提出了粗浅的方法。这样通常就会导致文件的鉴定出现问题和一些失误，最终文件的价值鉴定出现混乱的局面。比较明显的表现就是有的将“文件”与“档案”两个概念相混淆；有的弄不清档案价值鉴定的起始点和终止点；也有的将档案价值与档案价值鉴定混为一谈。

（二）档案价值鉴定队伍建设急需改善

我国的档案工作队伍存在着不稳定，缺少档案价值鉴定人才的现象。档案价值鉴定人才的缺少导致了档案价值得不到有效的判定，从而对档案管理的后期工作形成障碍。此外对于现有的档案价值鉴定人员也存在着各种各样的问题。其主要的表现有以下几点：（1）档案价值鉴定在档案管理工作中有着很强的“困惑性”和“疑难性”，有部分档案管理人员存在着畏难情绪、怕担责任的心理，使得档案价值鉴定工作无法有效的开展；（2）档案价值的相关鉴定标准难以达到，不具备可操作性，这也带来了很多的弊端；（3）相关鉴定人员不具备专业的理论知识，对相关的鉴定工作缺乏足够的认识。

（三）档案价值鉴定质量不能够令人满意

随着时间的推移与社会的变化，档案的价值也会进行改变。在这一系列的变化中，档案价值鉴定的重点也会进行变化。但是由于多种原因，很难准确的对档案价值鉴定的重点进行准确的把握。档案价值鉴定工作缺乏重点，导致工作的质量不能够让人满意。在现在的档案管理工作中还存在着有些已经失去保存价值的档案仍被继续保存，原有档案保管期限划分不清的现象。形成这些现象的主要原因就是档案价值鉴定工作不到位。

三、加强档案价值鉴定的措施

有问题不可怕，可怕的是知道问题却不知道进行改正。对于档案价值鉴定工作也是如此。为此，针对上述问题，个人提出以下几个改善当前档案价值鉴定工作的意见。

（一）加强理论研究

做任何事想要成功都必须要靠理论来进行支持。对于档案鉴定工作首先要做的就是加强理论研究工作。对于档案价值鉴定工作，应该将其作为一个完整的、系统的工作，并组织专人进行攻关。既然我们国内的档案价值鉴定还没有形成一个完整的理论体系，那么我们可以先借鉴、吸收国外在档案鉴定方面的先进思想与优秀成果，并在此基础上形成具有中国特色的档案鉴定的理论体系，从而更好地指导我们的档案鉴定实践。此外我们还必须做好两方面的工作。一方面是利用现有理论，积极开展档案价值鉴定工作，创造经验，为档案价值鉴定理论的研究提供丰富的实践材料；此外，相关的研究人员不应该脱离实际，应从实际入手，多多调查研究、收集材料，做好理论上的研究，再将理论与实际相结合，最终得到一个比较完整的体系。

（二）完善档案价值鉴定队伍

首先我们应该培养出专门的档案价值鉴定人才，然后是各级档案局、馆根据实际情况建立起专门的档案价值鉴定机构。档案价值鉴定机构的主要任务有以下内容：提出职能范围内档案价值鉴定工作的总的规划和“永久”档案进入档案馆的比例，协助档案行政主管部门制定档案价值鉴定工作的指导性文件及标准，监督检查和指导所辖各类档案的价值鉴定，并负责鉴定业务咨询。

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中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2014年2月27日

实施国家科技计划项目是我国政府支持重大科技研发活动的主要形式，是推动我国科技进步、提升我国自主创新能力的重大举措，科技计划项目也正在以前所未有的方式与经济、社会、环境等诸多因素更加紧密地结合在一起。科技计划项目档案作为记录科技计划项目实施过程的资料，是重要的科技信息储备资源，加强科技计划项目档案资源的管理，是发挥科技计划项目档案信息资源的前提条件，也是进一步提升科技管理工作水平，完善科技档案管理体系的重要途径。

一、科技计划项目档案资源管理工作的重要性

科技计划项目档案是科技档案的重要组成部分，开展科技计划项目档案管理工作的研究，是为了获得理论和技术方法成果，促进科技计划项目档案管理工作不断进步。同时，科技计划项目档案管理工作也是国家科学技术管理工作和国家档案事业的一个重要环节，也是建设和发展科技档案事业的重要部分。

（一）有利于增强各部门的科技计划项目档案管理意识。科技计划项目档案记载和反映了科技计划项目科学研究活动的全部过程和具体成果，是项目科研人员的劳动成果和智慧的结晶。科技计划项目档案归档材料一般包括研究课题的可行性论证材料、申请立项材料、立项后各阶段的试验原始记录材料、最后的总结报告、成果报告、成果鉴定、成果推广示范和反馈信息材料等。加强科技计划项目档案资源的管理，有利于建立健全科技计划项目档案管理体系，及时查缺补漏，完善科技计划项目档案各环节的工作内容，增强各部门和科技计划项目承担者的科技计划项目档案管理意识，从源头上保证项目档案的完备性。

（二）科技计划项目档案是科技计划管理的重要内容。从科技计划管理的角度看，加强科技计划项目档案资源管理，强化并拓展了科技计划项目管理链条上项目的验收工作内容，有利于积累和丰富科技档案资源，也强调了科技计划管理工作中的科技计划项目档案管理工作的重要性。

（三）科技计划项目档案是国家科技计划管理的依据。科技计划项目档案是在科技计划项目立项、实施、结题验收和成果转化整个过程中产生的，是科技计划项目执行过程中的真实记录和可靠的信息来源。因而，它为科技计划项目的全生命周期管理提供了及时、准确、全面的信息，成为对国家科技计划执行、管理、监测、评价的重要依据。完整、真实的科技计划项目档案信息将有助于加强对科技计划项目全过程管理科学性、准确性。

（四）科技计划项目档案易于规范，对科技档案管理具有较强的示范性。科技计划项目是围绕一个具体研究目标，展开的相对独立的科研活动，从申请立项、项目研发到项目验收是一个完整的科技过程。而且，项目研究目的明确、研究范围清楚、研究过程容易区别等特点，使科技计划项目档案管理相对单纯，具有良好的过程控制与实施的条件。而且，科技计划项目管理与其他科研管理的共性多、密切相关，便于其他科技档案工作借鉴，具有较强的示范性。

（五）发挥科技计划项目档案信息价值的重要保障。随着经济和社会各项事业的发展，在科技研发过程中，档案信息资源的管理、开发、利用已经引起社会各界的高度关注，档案信息资源已经成为重要的战略资源。科技计划项目档案记录了科技计划项目实施的完整过程，包含有大量有价值的科技信息。做好科技计划项目档案的管理工作，才能充分发挥科技计划项目档案潜在的科技信息价值和社会经济效益，为进一步支撑国家科技发展提供重要支撑。

二、科技计划项目档案资源管理中存在的突出问题

由于我国政府层面没有专门的科技计划项目档案管理部门和相关的法规，导致科技计划项目档案管理问题突出。

（一）科技计划项目档案管理体系不健全。目前，我国对科技计划项目档案的管理主要是依托科技计划项目管理的组织架构来实现的。各类科技计划项目档案分类、分部门管理，不同的科技计划项目有不同的档案管理办法，国家层面没有出台统一的国家科技计划项目管理办法，未建立完善的科技计划项目档案管理体系。实际上对各类科技计划项目的档案采取的是“独立收集、各自管理”的方式。地方政府中，北京市和天津市的科学技术委员会已经出台了科技计划项目档案管理的指导性文件，北京市科学技术委员会还建立了专门的科技计划项目档案馆，专门管理北京市各类科技计划项目档案资源。

（二）科技计划项目档案的归档意识淡薄。科技计划项目档案的收集归档是当前各部门科研档案管理工作中存在的突出问题。首先，各科技计划项目承担单位对项目档案的管理工作重视不足。一些项目承担单位没有专门负责科技计划项目档案的部门和工作人员，导致在整个项目实施过程中对档案的收集管理工作给予足够的重视。其次，在科技计划项目研究过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖励申报，对项目档案资料的整理和积累重视程度明显不足。许多科研工作者认为科技计划项目档案归档是科技档案管理部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了研究团队的荣誉和利益，再加上管理部门的缺位，很多项目档案资料被科研人员当作个人资源保管，甚至寻找各种借口拒绝归档。这给国家科技计划项目档案的收集和归档工作带来很大困难。

由于上述问题的普遍存在，严重影响了科技计划项目档案的完整性、系统性。

（三）科技计划项目档案管理模式落后。由于管理体系不健全，各方面的投入和支持力度不够，导致当前科技计划项目档案管理主要局限于科技计划项目档案实体的收集、加工整理、保管，而对科技计划项目档案的信息化管理相对薄弱，导致大量的科技计划项目档案资源没有实现信息化，这也严重约束了档案资源的开发利用。

（四）定密范围不准确，影响了知识产权效益的发挥。在科技计划项目档案的管理过程中，把科技计划项目档案保护与利用对立起来的问题十分普遍。过分强调科技计划项目档案的技术性，担心项目档案的开发利用会泄漏技术秘密，导致定密范围扩大。把本可以公开利用的科技计划项目档案加以保密，应该解密的科技计划项目档案没有及时解密，把科技计划项目档案长期搁置在库房而不充分开发利用，这样不仅造成了科技计划项目档案在管理和利用过程的知识产权流失现象，也导致项目档案保障知识产权的凭证作用得不到实现，影响了科技计划项目档案作为一种有价值的科技资源的开发利用。

三、加强科技计划项目档案资源管理的建议

健全科技计划项目档案管理体系，是科学地管理科技计划项目档案，保证及时、有效地提供科技计划项目档案信息的关键。

（一）健全科技计划项目档案管理制度。制度建设是科技计划项目档案工作走向规范化、科学化的重要保障。首先，宏观层面上，国家科技管理部门应建立专门的国家科技计划档案管理部门，专门负责科技计划项目档案的管理工作，指导各相关部门的科技计划项目档案管理工作，出台专门的法律、法规；其次，科技计划项目档案管理部门应在上级科技主管部门及科技档案工作主管部门领导下，依据《档案法》和有关科技计划项目管理办法，结合科技计划项目实施和科技计划项目档案管理工作实际需要，针对性的出台《国家科技计划项目档案管理办法》及《国家科技计划项目档案管理办法实施细则》，明确科技计划项目档案的归档范围、归档时间、归档要求，确定责任单位、责任人范围。

为确保科技计划项目材料完整归档，项目课题组和科技计划项目档案管理部门应各尽其责，完善科技计划项目档案的收集制度。实行课题组归档责任制，科技计划项目课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集和管理工作，按照科研工作程序，确保科研各阶段成果材料的完整性。明确在科技计划项目结题验收环节，科技计划项目档案归档的完整性将作为一个重要的考察因素，待与科技计划项目相关的所有档案资料按规定归档完毕，经科技计划档案管理部门验收合格并出具相关证明材料后，整个项目的结题验收工作才算完成。否则不能核准一个科技计划项目的结题验收工作，并追究相关单位和负责人的责任。

科技管理部门负责科技计划项目档案归档工作的人员，应严格按照国家各相关部门制定的科技计划项目档案管理制度认真履行岗位职责，加强对科技计划项目的跟踪管理，确保各课题组分散形成的科技计划项目档案资料及时、完整地移交科技计划项目档案管理部门。

（二）开展专题培训，加强科技计划项目档案管理工作的系统性

第一，针对项目承担单位和科研人员进行培训。各级科技管理部门要配合科技计划项目档案管理部门组织项目承担单位和科研人员进行专题培训，让项目承担单位和科研人员明确自己在整个项目档案管理过程中所应承担的责任和义务，加强科技计划项目承担单位和科研人员的归档意识。

第二，针对项目档案管理人员进行培训。专业的科技计划项目档案管理人才是实现项目档案科学化、规范化管理的核心要素。国家科技管理部门应举办国家科技计划项目档案管理人员专题培训，强调科技计划项目档案在收集、整理、开发利用等环节的特殊要求，提升科技计划项目档案工作人员的专业水平。通过培训逐步建立一支业务水平高、档案管理意识强、能够掌握开发科技计划项目档案先进技术的专业管理人才队伍，提升项目档案管理水平，优化科技计划项目档案管理模式。

（三）加强科技计划项目档案的科学化管理。科技计划项目档案工作的科学化是实现项目档案管理标准化、规范化和现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的快速发展，特别是计算机的广泛应用，使项目档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。科学化是科技计划项目档案工作科学管理的重要手段，将有利于在科技计划项目档案资源管理中形成一系列的科学化的管理制度。

科技计划项目档案管理的科学化，主要是国家通过制定和实施各项科技计划项目档案管理标准，使科技计划项目档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技计划项目档案管理的标准化、规范化和项目档案开发利用的现代化水平，为科研工作者迅速、准确地提供科技信息。

科技计划项目档案部门提供的不只是纸质档案，还有大量的电子文档。科技计划项目档案工作者要具备能够对档案信息进行数字化处理，能够快速收集信息，安全保护信息和及时准确提供信息的能力。广、快、精、准是信息化社会的科研工作对科技计划项目档案信息需求的基本特点，为满足这一需求，在很大程度上还必须借助于先进的技术手段。运用先进技术手段管理科技计划项目档案是实现科技计划项目档案科学管理的必然趋势。

（四）科学、合理地确定科技计划项目档案的秘密等级。科技计划项目档案管理部门对科技计划项目档案进行保管并提供利用时，档案管理人员要对整理好的科技计划项目档案进行严格的分类。在实际管理工作中，科技计划项目档案管理人员严格划清项目档案中非密档案与档案界限，再根据其不同特征和开放程度，对不同级别、不同需求的利用者确定与之相适应的利用范围，制定相应的管理办法。结合实际，划分“绝密”、“机密”、“秘密”等不同的密级，明确规定使用范围。的科技计划项目档案都应加盖密级标记，以便与一般档案区别开来，列入控制使用的范围。同时，对超过规定保密期限的，按照相关规定，及时做好科技计划项目档案的降密和解密工作，最大限度地提供可利用的科技计划项目档案资源，从而使科技计划项目档案在后期的开发利用过程中，既能充分体现它的科技信息价值，又能防止密级档案泄密事件的发生。

四、结语

国家科技计划项目对于推动国民经济发展和国家科技进步发挥着重大作用，科技计划项目档案具有能够及时保存科技信息的优势。为此，必须高度重视国家科技计划项目档案资源的管理工作，加强国家科技信息资源的积累，为我国科学技术发展提供完整、可靠的信息资源。同时，必须清楚整个科技计划项目档案资源的管理工作涉及到国家科技管理部门、科技计划实施单位和相关科研人员，要做好国家科技计划项目档案的管理工作，不仅需要国家科技主管部门给予高度重视，更需要科技计划项目的各管理和实施主体的共同参与和支持。

主要参考文献：

[1]刘春泽，宋宇.关于科技计划项目档案若干问题的思考[J].改革与开放，2011.8.

[2]毛羽丰.关于进一步做好科技计划项目档案管理工作的探讨[J].中国集体经济，2012.3.63.

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社会保障档案不仅是其工作的重要管理对象，也是能够全面体现广大享受社会保障福利内容的重要依据，能够反映出待遇的真实内容和具体情况。可以说，加强档案管理工作不仅是维系社会保障事业的重要基础与平台，更能成为推动其发展的重要力量。如何通过档案管理来实现对于社会保障中的发展的推动，将是本文所要研究的重要问题。

一、加大档案管理工作力度，充分发挥思想意识对于工作的能动作用

在充分认识档案管理对于加强社会保障事业发展的重要意义的前提下，就需要加大对于档案管理的工作力度，这种力度主要包括两个方面：

一是加大对于档案工作的宣传力度，要广泛利用各种宣传渠道、充分发挥思想意识对于工作积极性的能动作用，使更多的人充分意识到，加强档案管理能够推动社会保障事业更加便捷、稳定地展开，为维系广大社会群众的利益提供更加强有力的保障。而且，对于思想意识以及重要性认知程度的提升，不应局限在社会保障管理中心档案管理服务人员的身上，而是要面向全社会，尤其是与档案管理工作、与社会保障福利事业存在关联性的企业或者单位积极宣传档案管理工作的重要性，争取政府以及党政机关管理层面对于档案管理工作的重视与支持，从而获得其工作过程中所需的软硬件设施、档案存放以及信息化建设所需的场地支持。

二是要在现有的工作平台和设施基础上，加大对于资金和管理人员的投入，充分解决传统管理模式下所存在的库房紧张、资金短缺、设备老化等问题，为完善档案管理工作创造更多有利的环境与条件，以自觉性、科技化以及缜密性的思维来从事档案管理工作，进一步推动社会保障事业的发展。

二、建立健全档案管理制度，有效保障社会保障事业的运营基础

档案管理工作本身是一项极其繁琐的过程，为了使其能够以更加缜密、全面和深入的服务于社会保障工作，使其在每一个环节当中都能发挥其应有的作用，就必须全面规范档案管理的各个步骤的各项细节，建立全面而系统的档案管理制度，使广大工作人员在每一个细节都有据可依、有步可循。可以充分秉承目前国家已经颁布的档案管理和信息保密类法律以及各项社会保障措施的政策内容，将社会保障环节中所涉及的档案，从内容分类以及保管期限上做出明确的划分以及有针对性的管理要求，并形成一定的纲领性文件，能够保障广大工作人员在从事档案管理的过程中，有章可循、有制可依。同时，要将档案业务的相关流程包括档案收集、录入、编号入库，后期的调档、移交和分寸方面的内容进行程序化的规定；定期对档案数据进行统计和盘点，并形成一定的文字汇报内容，及时反映档案库存以及分类、转移和封存情况，严格遵循档案管理制度，并保持社会保障各个管理部门之间的消息流通和业务关联，避免造成档案信息的冗余和浪费。

三、加强人才培训，构建多样化、立体化的复式人才结构队伍

档案管理工作归根到底是由人负责展开和进行的，因此要想让其产生对于社会保障事业积极的推动力量，就必须加强对于现任档案管理工作人员的业务培训，提升其综合素质，同时注意对高技术和管理人才的引入，充分构建起以高端人才为先导、以工作业务培训为辅助的立体化、复式人才结构队伍。具体来说，首先，要全面培养工作人员的思想积极性，保障其工作态度和热情，只有能够以饱满的状态投入到档案管理工作当中，才有可能将其做好、做完善，反之消极工作、懈怠任务必然不利于工作的顺利展开。其次，加强对于现有档案管理人员在服务理念、信息化建设、网络技术运营以及法律政策方面的培训。随着当前社会的不断发展，社会保障工作不再是单一性的工作内容，其与其他行业之间充满了关联性，也正是这种联系性的存在，促使档案管理工作人员必须充实地武装自己，全面提升个人的综合素质，才能解决档案管理过程中可能会面临的各类问题，提升工作效率和服务质量。第三，加强档案管理人员的团队建设，以团队的氛围来提升每个人的工作意识与状态，通过先进思想、作风的建设以及各种政策内容的传输实现稳定管理队伍，保障各项工作能够有条不紊、持续连贯地展开。

四、推进档案管理相应的法律法规落实，助力全国范围内社会保障网络体系的形成

随着当前信息科技的快速发展，网络化以及信息技术化已经逐渐入驻档案管理领域，也让网络平台和资源共享的问题出现在档案管理的过程中。但是由于档案信息本身涉及具体的人事信息和个人隐私，如何保障其更好地服务于社会保障事业，同时又能以较为安全的状态维护广大群众的合法权益，就成为了法制化国家以及法务流程所必须探讨和思索的问题。对此，笔者认为广大社会保障中心全面总结以往工作，尤其是在档案管理方面所面临的安全隐患和不稳定因素，并以文字形式呈报立法机关或政府单位，为其制定有关档案管理安全方面的法律或是对其内容进行补充和修正提供广泛实践参考，保障全国范围内社会保障网络体系能够稳定运营。从立法的角度来说，还应定期对档案管理进行一定的调研和统计，针对不断变化的社会发展主题以及社会保障政策，有针对性地将档案收集、管理、网络平台共享，可对外公开信息范围的限制进行明确说明和统一要求，将其作为重要的辅法务文件，为广大工作人员提供重要的参考和指示。

综上所述，档案管理工作作为当前社会保障事业的重要组成部分，加强对其的管理和运营将有助于维护广大群众的基本权益，从而实现全社会范围内各项社会福利事业以及保障措施的稳步推进和运营。而要想充分发挥这样一种推动作用，首先，要加大档案管理工作力度，充分发挥思想意识对于工作的能动作用。其次，要建立健全档案管理制度，有效保障社会保障事业的运营基础。第三，要加强人才培训，构建多样化、立体化的复式人才结构队伍。最后，还需要推进档案管理相应的法律法规落实，助力全国范围内社会保障网络体系的形成。同时，必须注意的是，档案管理工作现有的档案管理人员要基于目前档案管理发展现状，向社会以及政府的广大人员积极宣传其作用和重要性，争取到更多的资金以及政策的支持，为其稳定发展和长久运行提供有力的保障与基础。

（作者单位为大理白族自治州人力资源和社会保障局信息中心）

参考文献

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（2）营销电子文件管理的工作进展情况。随着公司“十二五”信息化工作的深入开展以及“大营销”体系的推广建设，营销业务应用系统电子化管理工作取得了较大进展。按照公司“大营销”体系建设及公司2012年营销信息化工作要求，营销电子档案管理要覆盖到营销系统所有业务环节，真正实现营销电子文件管理的稳定、保密，为营销业务高效开展提供技术支撑。

1.1意义

（1）可以充分保障营销客户档案信息安全存储。

（2）可以有效建立营销文件档案资源共享利用机制。

（3）有助于提升营销业务的综合管理水平。

（4）能够有效支持公司电子文件管理工作。

2复杂性表现

2.1业务项目类型繁多

随着公司“三集五大”体系建设的推进，对信息化管理提出了很高的要求。而营销部门承载着业扩报装、电费计费、电能计量、用电信息采集等关键业务以及95598电话语音、互动网站、银电联网等对外服务工作，营销档案项目日趋复杂。

2.2流程复杂、变动性大

营销档案以营销业务应用系统为依托，具有步骤流程较多、与客户交互文件多等特点。因此实现电力客户档案的生成、收集、归档、更新等全过程与营销各项业务办理流程的紧密关联，以确保纸质档案与电子档案的逐一对应，并保证档案内容的完整性、准确性与实时性，有较大难度。

2.3与原系统接轨问题

营销档案管理业务主要包括2大类10大模块，分别是档案监控与利用、电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核。涉及到多个系统，保证其对接与兼容可靠性极其重要。

3处理方式

3.1业务架构

档案的监控与利用：档案监控基于档案的全生命周期对档案管理全过程进行监控;文件缺失预警与业务过程紧密结合，对业务过程中未及时登记与缺失的过程文件进行提醒与告警;档案智能化检索、档案情况统计、档案利用与信息是对档案利用开发。

营销档案业务：依次为电子文件采集、电子文件生成、文件流转、文件归档、档案建档、档案保管、变更与借阅、档案室管理、档案管理的检查与考核，所包含的具体内容如图。

营销档案管理业务与营销业务紧密结合，在营销业务的处理过程中，进行电子文件的采集、采集完成后各个流转环节基于电子文件进行无纸化业务操作，在审批与协同工作环节进行电子文件的调阅，对电子化业务资料进行审查与更新，并在业务归档环节进行资料的归档与电子文件的封装，保证了档案的闭环管理。

3.2流程架构

营销业务系统处理时进行纸质文件采集同时获取元数据进行电子文件的生成，对于数据捕获生成的档案自动获取系统数据按照模板生成电子文件。

营销业务工单流转过程中，需要对电子文件进行调阅，进行电子文件的在线浏览。同时相关部门可以根据业务权限对电子文件进行审查与更新。

在档案移交时，应进行纸质档案与电子文件的核对，核对通过后进行档案的接收，对于存在不符的情况，应将文件退回重新处理。

文件接收后，进行档案的入库与定置放置，进入自动库房与指定档案柜。电子文件应按照规定进行备份保管。

对于存在档案补充的情况进行档案出入库处理，并定期对电子档案、纸质档案进行鉴定，转为长期保存或销毁。通过以上业务交互，从而在营销业务处理过程中实现对档案管理的全生命周期闭环管理。

3.3系统对接

（1）与营销业务应用系统的集成

营销业务应用系统负责对电子文件业务数据/元数据的采集，对扫描资料进行文件的上传，在业务处理过程中可以对电子文件进行调阅、核对、更新。并将采集的文件进行电子化、压缩、转换、封装、加密、入库存储，对营销档案进行全生命周期的监控和管理。

（2）与自动化档案存储系统的集成

自动化档案存储系统，负责对档案室的存储规划、对档案资料与档案柜存储位置的对应关系，将操作界面集成于营销档案管理系统，进行档案的出入库操作与存储。

（3）与电子文件采集系统的集成

为实现纸质文件的电子化，统一文件电子化的数据格式，建立电子文件采集系统，对高拍仪、高速扫描仪与其他录入设备进行统一的管理。自动进行文件的识别、索引生成与存储，同时进行非结构化数据的存储与转换。

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1.电子档案失真现象严重

电子档案数字化主要是将文件由纸质文字形式转化为电子文字的形式。众所周知，电子文件的一个较大的特点就是其可分离性和易变性，这在档案数字化的过程中是一个相对劣势的影响因素。因为在文档的输入、储存过程中容易发生信息干扰、病毒侵扰和人为破坏等行为，这些情况必然会导致档案失真，档案本身也就失去了数字化的真实意义。

2.作者权益往往受到侵犯

档案数字化主要是通过现代信息技术手段，将纸质和声像等文件转换为电子档案，并通过网络传输，从而达到档案信息资源共享。档案数字化本身应该获得作者的同意，这样才能保障作者的著作权不被侵犯。而在这一过程中作者本身的权益往往容易被忽视。

3.个人信息保密程度较低

网上侵权问题的主要原因是网络中的档案数字化信息分享的自由度越来越高，最基本的就是通过复制、上传和下载等方式进行信息共享。然而，随着数字化技术的不断发展，对档案数字化信息的保护更加困难。随着档案数字化信息在网络当中的透明化和个人的数字化资料的公开化愈加增强，个人档案数字化信息的保密性则随之减弱。

4.信息技术保障程度较低

由于计算机技术尚处于不断发展和完善的过程中，网络安全技术尚未成熟，加之网络软件本身就存在漏洞，这些漏洞极为容易被黑客攻击，从而非法侵入网络，进行不法行为。同时，由于数字化信息资源的共享性，使得很多信息没受到应有的保护，被随意盗用和篡改。

5.篡改数据行为时有发生

导致档案信息失真的途径主要是信息被增删或者更改。而造成档案数字化信息失真的人为因素主要有蓄意破坏和个人疏忽这两个方面。蓄意破坏主要是人为地抱有某种目的进行修改档案数字化信息，导致信息失真。由于现代计算机病毒的种类繁多、潜在性和破坏性非常强大。所以，很多档案数字化建设的工作环节或层次上都可能会被人为攻击。

二、提高档案数字化管理的对策

1.制定档案法律保障体系

针对档案数字化建设过程中的管理风险以及法律风险，制定相关的法律法规，以强制性手段来保障用户的权益，是最直接的解决办法，这样才能确保档案数字化建设的法律效率，做好档案所有权和档案著作权的确认工作。在档案数字化建设过程中，既要考虑档案的所有权，还要认清档案的著作权。所有权与著作权是两个容易被混淆的的概念，其实，拥有著作权的个人不一定具有所有权，所以说，档案数字化建设还需要做好档案所有权和档案著作权的确认工作。另外，档案所有权的转让也可以通过捐赠、寄存的形式来把所有权转让给档案馆，否则，也造成侵权行为。

2.提供科学技术保障措施

在技术上进行不断改进和创新，技术创新要多样化，譬如信息加密技术，数字签名技术，防火墙技术，操作系统安全内核技术，入侵检测技术和长期可存取技术等。只有技术的不断进步与不断更新才能促进档案数字化建设的安全性，提供科学有效的技术保障，促进档案数字化管理的顺利进行。

3.实现数字档案统一管理

针对档案数字化建设中的问题，要保障电子档案的真实性与完整性，需要从管理的角度出发。主要包括对管理体系的加强、提升体系标准化、增强研究体系的支撑体系等。在管理制度上，也要从不同方面来完善。譬如，要改善人员安全管理制度，加强文档管理，健全系统运行环境安全管理制度等。在建立档案数字化建设标准体系时，必须依据国家确定的国家信息化相关规定来制定，同时还要与行业和地方的相关政策、办法相结合，使之形成严密的体系，从而使整个数字化建设标准统一，步调一致，有利于部门之间、单位之间、系统之间，乃至整个城市、国家和国际之间的互通互联。

4.完善纸质档案规范处理

随着社会的进步，大部分档案馆也逐步展开档案数字化建设。由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

5.加强数据系统设施建设

数据库建设已成为信息资源开发的重要手段之一，其建设在数字化信息资源管理中有着举足轻重的地位。基础设施的优化，需要配备适应数字档案信息发展所需的软硬件。档案部门应根据实际情况、配备适应档案数字化工作需要的办公设备，保证能够满足档案资料从输入、存储、管理到利用的数字化管理全过程的需要，努力实现网络、应用、技术和产业的良性互动，促进网络融合，实现资源优化配置和信息资源共享，充分利用数据库技术对档案信息资源进行合理的组织与加工。同时，还要配置先进、适用和可靠的数据库管理系统软件，从而提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，此外，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，提高了开发效率。

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关键词： 加快；档案；管理；信息化；步伐

Key words： accelerate；archives；management；informatization；pace

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）24-0187-02

0 引言

国有企业人力资源管理的一个重要方面就是人事档案管理，在企业选人、用人以及开发人力资源等方面，科学有效的管理人事档案发挥的作用越来越大。为了促进企业能够合理的科学的使用人才，必须有效提高企业人事档案管理信息化的水平。

1 目前国有企业人事档案管理中存在的突出问题

第一，由于人事档案基础建设投入不足而导致管理手段滞后。企业的终极目标就是追求最大的经济效益，因此，企业领导在生产经营上花费了大量的精力和资金，然而却忽视了档案管理的基础建设以及信息化水平的投入。甚至很多企业的领导错误的认为，投入大量的人力物力在人事档案管理上是一种浪费，因为不产生直接的经济效益。长期下来，就形成了现在这种人事档案管理说起来重要，但是实际上置之不理的现象。因此，我国对于认识档案的经验管理以及手工操作还处于原始阶段，缺乏管理上的先进性，这些都严重的制约了我国认识档案作用的最大发挥。

第二，目前很多人事档案人员的现代化计算机和网络信息化水平较差从而导致工作效率低下。目前从事档案管理的人员多是不能够上生产一线的非技术人员或者是受照顾的老弱病残对象，由于他们的学习能力低，接受现代化信息技术的能力差等，对提高企业认识档案信息化管理带来了很多困难。

第三，由于不科学的记载档案内容，不能为企业选人用人提供有效的参考价值。目前很多企业的人事档案仅是简单的记录了员工的姓名以及文化程度等，没有充分反映员工的特长以及潜力功能等。由于在档案中没有反映员工的业绩，因此，不能有效的对员工进行能力评估。加之，人事档案管理上的条块分割制严重影响了人事档案综合效能的发挥。这样的人事档案不仅浪费了人力财力，还不能完整的反正员工的真实情况，因此，失去了人事档案在管理中的价值和作用。

第四，不健全的现代化管理制度导致了人事档案的漏洞较多。很多企业普遍存在人事档案管理不规范的现象。在这些企业当中，员工职务的升降以及薪资待遇随意性大，从而导致员工的工资级别以及职务任免等信息无法形成书面资料。这种不规范的人事管理造成了许多不良后果：首先，有人利用人事档案管理的不规范性以及漏洞，篡改工龄等制造有利于自己的虚假资料；其次，由于档案程序上存在的不严肃性，导致有的人已经离职，但是该人的档案没有按照规定转递等。

2 信息化管理是提高国有企业人事档案管理水平的必由之路

在信息化、数字化以及网络化的时代，如果企业仍旧对人事档案采用手工方式进行粗放的管理，档案管理上的一些漏洞将会一直延续，造成的人力财力的浪费还将继续存在。因此，为了使得档案能够更好的服务企业，最大化档案的潜在作用，必须突破传统的人事档案管理模式，走信息化的管理之路并建立现代管理制度。

第一，通过培养提高和吸纳信息化水平较高的专业人才来管理档案。人事档案管理信息化的操作是由人来完成的，这就要求企业的领导首先要高度重视培养信息化水平较高的档案管理人才，为人事档案管理的信息化大开方便之门。只有提高企业领导对人事档案管理信息化的认识，才能更好的解决专业人事档案人才培养以及外面引入的问题。在用人方面，对于本企业现有的人员应当通过最大程度的培训来提高他们的综合素质，使得他们在尽量短的时间熟练掌握以及运用计算机进行人事档案的管理。同时，还要努力充实信息化水平较高的档案管理人才，以充分发挥其带动提高的作用。为了培养档案管理的专业化人才，一方面，不断的强化管理人员的理论知识以及业务技能，在具备扎实的档案管理理论知识的同时还具备运用计算机处理文件以及档案的方法以及相关技术；另一方面，加快档案信息化技术培训，应当重点培训数据的规范采集、软件的正确运用以及计算机网络知识的运用等方面。通过培训，最终形成一支档案信息化管理的队伍，以确保档案管理的规范、安全和平稳。

第二，建全人事档案信息化管理的规章制度。规章制度的约束和保障是确保工作顺利实施以及继续开展的前提和基础。对于人事档案的信息化管理也是如此，必须及时改革那些不适应新形势、新要求以及新手段的规章制度，及时制定科学的、合理的以及规范的认识档案管理制度，以保证人事档案管理工作的制度化、规范化以及科学化。因此，要及时完整的收集与之相关的档案，坚持“去伪存真”的原则保存为电子档案，并不断的补充完善相应的规章制度，尤其要及时补充和手机档案的新内容。只有维护了人事档案的真实性和严肃性，才能发挥其有效性，才能为企业的人事决策提供准确的参考价值，才能促进国有企业又好又快地发展。

第三，加大资金的投入，为人事档案的信息化管理通过硬件以及技术保障。档案的信息化管理需要硬件设施的支持以及应用软件、管理人员的知识不断的更新补充来保证。而不断的更新档案信息的数字化、网络化，需要投入一定的人力、物力和财力。因此，为了有效的保证信息化所需设备以及软件的更新，企业每年都应当对其列出专项开支。企业人事档案管理部门领导要在保证管理系统正常运行的情况下，及时根据档案一体化管理的最新动态，对管理人员不断进行“充电”。在这一点上，中小型国有企业要重视，民营企业也应该借鉴。

第四，加强对档案工作的领导，采取有效措施，确保档案信息化管理有效运行。档案信息化在为我们提供便捷服务的同时，也会受到网络黑客和一些别有用心的人为的威胁。因此，我们要积极设法预防各种影响档案保密和安全的因素。档案管理人员首先要增强档案安全意识和保密意识，不在管理档案的专用电脑上聊天、在线观看视频和玩游戏，不在档案网页上随意信息，对应当的信息，要经过上级的严格审查。另外，在当前电脑病毒泛滥的情况下，要采取有效的措施，积极预防电脑黑客对档案信息安全带来的威胁，也要防止泄密。

总之，加快国有企业人事档案管理的信息化步伐，对推动企业人力资源更好地为企业服务，有着十分重要的作用，理应引起国有企业负责人的高度重视。

参考文献：

[1]编委会.最新档案管理工作实践与探索[M].中国知识出版社，2008.04.