房地产企业档案管理模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇房地产企业档案管理，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

引言：随着城镇化进程的加速发展，城市建设规模的不断扩大，道路、市政配套、房屋建设较之前有了巨大变化。住宅及商业用地不断推出，商品房及商业办公用房的建设工作已经成为城镇化发展的主要表现。在此建设过程中，房地产企业作为投资建设的业主方，有着重要的地位。房地产企业作为业主方，在工程竣工后交付使用前，有两大验收需要通过，一是工程实体验收，二是工程档案验收。由此可见，工程档案与工程实体同等重要，两者密不可分。房地产企业作为一个企业来说，不单单只有工程档案，在运行过程中还会形成行政档案、人事档案、成本档案、营销档案、财务档案等。本文以项目公司为例，就如何做好这些专业档案的管理工作来进行探讨。

1、房地产企业项目公司档案管理现状

1.1制度执行力度不够，领导重视不够，各部门档案未能集中统一管理。集团档案管理制度下发已经较长时间，制度培训也已开展几次，但仅凭档案管理员个人能力，无法完成集中统一管理，公司领导对档案管理工作没有切实的重视，对集中统一管理没有要求，对一些财务档案、人事档案等属于公司层面的保密资料的考虑，致使各部门档案没有集中统一管理。其实说白了，就是专职档案管理员，只有责任，没有权利。公司赋予专职档案管理员有对接集团及外部相关单位一切检查及制度执行的责任，但对下，却没有管理各部门兼职档案管理员的权利，致使制度执行不下去。

1.2由于办公条件的限制，要实现档案的集中统一管理难度较大。档案室过小，办公地点不固定。往往很多项目公司，办公地点根据项目地点来定，无法长期固定在一个办公场所，经常搬迁，导致档案资料在搬迁过程中部份丢失或不同程度的损毁。因办公环境限制，公司无法给专职档案管理员较大的档案室，档案室面积较小，无法容纳公司所有专业档案的入库保管工作。分配给各部门仅是较小的一个个的档案室，各部门自行保管部门档案。

1.3兼职档案管理员专业知识不够，人员变动较频繁。兼职档案管理员往往不只负责本部门档案业务工作，都还有一份主要的本职工作，档案收集整理仅作为副业，招聘时也未注明需有档案管理业务知识。因仅是兼职的档案管理员，主管工作并不在此，故工作变动机率较大，移交工作较频繁，导致移交不细致，有档案遗漏现象。

1.4资料繁多，归档不及时，尤其工程施工过程资料。房地产企业档案，包含工程档案、行政档案、人事档案、财务档案、成本档案、营销档案等，这些档案分别由责任部门负责收集整理归档，经办部门由于考虑到资料的后续利用问题，往往不会移交到专职档案管理员处保存。施工过程中形成的施工资料，往往是现场施工完成后补，等工程竣工后才能完整移交。

1.5电子档案归档工作较差。目前来讲，大家对电子档案的归档意识不强，电子档案都放在经办人电脑里，兼职档案管理员对电子档案的内容及数量并不清楚，造成收集不及时，不完善，从而导致公司电子档案归档工作的严重缺失。更有一些对电子文件随意进行增加、删除、修改等操作，不把电子文件作为档案来源对待，因而是原始的电子稿件面目全非，影响电子档案的保存价值。

2、就目前档案管理的现状，解决办法

2.1加强制度学习，严格贯彻落实制度要求集中统一管理。确定档案收集整理归档的统一标准，建立公司档案管理制度，组织全体员工，认真学习档案管理制度，加大各部门负责人对部门档案归档的重视程度，从上而下的引导大家严格按制度执行。建立奖惩措施，对档案整理较好移交及时的个人予以奖励，对未按照规定整理移交的予以处罚。

2.2克服办公地点不固定的弊端，搬迁过程中切实做好档案的打包装箱工作；搬迁后及时拆箱整理。不定期对各部门档案归档工作进行检查，督促及时整改，对各部门档案室进行定期检查，对档案整理不规范情况进行整改复查，对档案库房里设备不合要求情况进行整改。每年定期对各部门档案室档案归档情况进行统计，切实掌握各部门档案状况。

2.3定期组织兼职档案管理员进行档案管理制度培训，加强业务知识学习。公司定期组织兼职档案管理员进行集中培训学习，相互沟通，对资料收集过程中产生的问题进行集中解答。尽量保持兼职档案管理员的稳定性，兼职档案管理员离职需专职档案管理员签字认可，所保管档案资料需全部移交专职档案管理员方可离职。

2.4针对各专业档案内容繁多，归档不及时现象，制定统一的标准，明确归档的时间节点和归档范围。公司专门设置兼职档案管理员，负责各部门归档资料的收集整理工作，对经办人员进行催收，及时整理归档入库。施工过程中的资料，需由施工单位资料员进行收集整理，过程中督促施工单位资料员，不定期对施工过程资料进行现场检查，发现问题及时整改落实，对资料不及时现象进行严肃处理，杜绝事后补资料。

2.5电子档案的收集主要靠经办人自觉移交，为此，制定一整套电子档案收集整理保管的制度要求，经常组织全员培训，让大家养成电子档案自觉移交档案管理员的习惯。电子档案的保存方面，刻录只读光盘，使用可保存50年以上无障碍使用的优质只读光盘，索尼、三菱等进口光盘。使用专门的光盘档案盒，并对每份光盘档案进行说明。

3、总结

针对目前大多数房地产项目公司来说，要彻底解决档案管理方面的问题，归根结底是制度的制定和贯彻落实。房地产企业根据自身情况及条件，制定一套切实可行的档案管理制度及奖惩措施，根据企业发展的程度不断完善各项档案管理制度，坚持走依法治档的道路。引导企业领导重视档案管理工作，明确领导的职责要求，形成企业领导主管，各部门协同，档案部门档案管理员具体负责的管理模式，才能确保档案管理制度的最终落到实处，才能保证房地产企业档案的完整性、准确性。企业保存档案的最终目的是为了档案的利用，只有档案保管做到的完整性、准确性，才可能对最终的利用起到作用，否则，档案管理工作就是虚的，无意义的。

参考文献：

[1]郭美孝：建设项目档案收集归档存在的问题与对策[J].机电兵船档案，2008（1）.

[2]高峰：浅谈房地产建设项目档案管理[J].浙江档案.2000.6.

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1.当前房地产企业档案管理中存在的问题

1.1档案意识不强，档案利用率低

企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.2档案管理制度不健全

很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。

1.3档案硬件投入及经费不足

近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的企业较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。企业档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

1.4档案专业人员业务素质不高

目前企业档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。

2.强化房地产企业档案管理的主要对策

2.1提高企业档案管理的认识

要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。

2.2规范企业档案管理机制,强化工作责任

建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

2.3实现企业档案管理现代化

2.3.1加强管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能适应新时期的企业档案管理工作。

2.3.2掌握现代化管理技能，提高综合素质

以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

2.3.3利用现代化技术，整理档案

档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。如利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好的服务于社会。

3.发挥专职档案人员的创新主体作用

3.1专职档案人员应当重视观念更新

专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。

3.2专职档案人员应当练就过硬的业务技能

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

3.3专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识

当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专职档案人员，应努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

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房地产档案形成于房地产管理活动，是房地产管理工作的真实记录和重要依据[1]。档案管理作为房地产企业一向重要的管理工作，具有独特的凭证价值、参考利用价值与法律作用。房地产企业档案管理工作历来比较薄弱，而且关于档案的分类以及如何分卷也少有成套参考资料可以借鉴。档案真实的记录着房地产企业的管理经营活动和企业的发展史，而档案的管理有仅有效保护好企业的发展历史，而且可以服务于企业的未来指导[2]。然而，房地产企业的档案范围涉及较广，项目档案不成套，而且资料更改频繁（主要是设计图），造成档案材料收集归档难[3]。因此，面对量的资料时时，如何管理好项目的档案材料，事关群众的基本生活，是关系国计民生的大事。

1 房地产企业管理类档案的构成及其特点

房地产企业档案属于专业档案之一，是企业在生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的原始材料。房地产档案是房地产生产经营的必备基础资料，是一项重要的基础业务建设，也是企业管理水平的重要体现。

1.1 房地产企业管理类档案的范围

一般意义讲，房地产档案是泛指以“房地产”作为基本特征的，与房地产有关的所有档案。房地产企业管理类档案是指，企业在生产，经营，管理过程中形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，不包括、房地产开发项目工程设计图纸和竣工文件。

1、企业行政管理档案包括：企业在组建、发展过程中形成的行政资料，如工作计划、总结，公司的机构建立(含内设结构)变更，人动，合同管理以及编辑的出版物、编印的简报或期刊等。

2、企业经营管理类文件，主要指资产审计、法务、运营等部门形成归档资料。包括：企业的发展规划(包括中、长期发展规划)、方针目标管理以及相关制度和规范；公司资产管理，投资项目可行性报告；公司审计工作的文件材料以及商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等文件材料。

3、项目管理类文件，主要指与从事项目开发有关的文件，如研发策划、前期配套、工程管理、营销策划、售后服务等相关房地产项目负责机构生成的。

4，其他的，包括会计类档案和党群工作类档案文件等。

1.2 房地产企业管理类档案的特点

房地产开发企业档案有其一般档案的共性，也有其特殊性。首先，从上述档案范围的概括不难发现，归档资料来源广、涉及的内容繁杂，不仅包括企业内部运营产生的文件，而且还包括工程项目与外界联系的相关政策性文件。其次，房地产企业档案专业性较强，它记载着房产信息归属和沿革，需要严谨的、规范的、技术性的专业要求，使房地产档案成为进行房地产档案管理的重要基础。再次，房地产档案涉及房屋开发管理使用的人和单位，还有与之相关的国家职能部门，作为所有权归属的凭证具有法律效力。这就要求，房地产档案按照严格的操作，各程序间的相互监督、制约，以保证其不容质疑的真实性地位。最后，房地产企业的经营与外界产生的关系是通过各类合同建立起来的，因此，房地产企业管理类档案以合同为主体构成。

2 房地产开发企业管理类档案管理存在的问题

我国民营房地产企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。相对于其他企业而言，房地产企业有自身的个性，一般的企业档案管理模式不适合房地产企业。有研究表明，规模大的企业档案管理优于规模小的企业，效益好的企业好于效益差的企业，创立时间长的企业优于短的企业[4]。

2.1 文书档案收集不完整

档案材料不完整是房地产企业档案存在的普遍问题。主要表现在以下几个方面：（一）、行政管理类文件归档不完整，如重要的议会记录不完整，归案不及时造成遗漏，还有一些重要活动无相关记录视频或相片；（二）、房地产开发项目档案材料收集难，涉及部门和单位多，项目档案不成套。如立项审批文件往往由计划部门提出，环境评价报告以及验收报告由环保部门提出等。（三）、有的文件有正本而无底稿或有底稿而无正本，有些文件只有批复而无请示或有请示而无批复。

2.2 缺乏统一的管理模式

从档案管理机构上看，大型的房地产企业一般都会成立了专门的档案室或部门，各类档案管理较好，收集得相对比较完整。然而，大多数房地产开发企业没有建立健全档案工作制度，档案管理无章可循。值得一提的是，档案人员没有认真落实“三参加”制度（即参加公司重要会议、活动，参加工程竣工验收，参加设备开箱）。对于一些小型或刚成立时间不长的企业，对档案管理的重要性认识不到位，其档案管理由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。这类小型企业的档案管理人员专业素质较差，缺乏相关的业务知识，有的是半路出家临时安排，形成“兼而不管”或“管而不会”的恶性循环。另外，部门领导或经办人员对档案材料“过于重视”，或为了“保密”而不愿移交，这直接影响了文件材料收集归档工作的有效开展，而且归档意识不强，如部门人员调动时，对积存文件不办移交，以至造成材料的散失。

3 解决房地产企业管理类档案管理问题的对策

3.1 建立分类归档制度，保障档案完整性

分类归档是档案管理人员或领导依据事物的属性及其认识，对事物进行特定的区分、集中和归类。对房地产企业档案整理工作来说，可以按照档案文件的来源作为基本原则的，作为一个基本的档案分类结构。对于大多数企业来说，内部没有档案管理人员，多是行政人员兼管档案的管理，这类人员的流动性大，这需要档案分类具有较强的稳定性。这是保证企业档案管理人员变迁时，档案工作能够很快、顺利地传承下去。

企业在建立归档制度时，归档分类方法不宜随便更改，因为分类方法决定着归档文件整理、流水方式、编排和排架等基本保管状态，这也方便文件检索。如果分类方法改变了，牵一发动全身，扰乱了整个档案保存和查询，尤其对于大型的房地产企业，分类的不稳定会造成极其严重的后果。值得借鉴的是，对主要职能部门产生的档案归档可以作为一级分类进行收集，如人力行政部门产生的人事档案、行政管理档案，法务部门产生的法律文件，财务部门产生的财务档案。

3.2 加强档案的规范化建设

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量企业整体管理水平的重要指标。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《城市房地产管理法》等法律规范，结合本房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理制度，明确档案管理方式和工作原则，明确分类方法与归档职责，规定档案收集、整理、保管、统计、利用要求等基本要求。另外，建立和完善包括立卷归档制度、保管制度、统计制度、保密制度、提供利用制度等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。可以明确表明，加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

4 结束语

房地产开发企业档案不仅在档案本身属性，凭证和参考方面具有重要作用，而且为企业入市决策、企业定位决策、企业定价决策提供基础依据和参考。鉴于房地产企业管理类档案的广泛性、复杂性，本文从房地产企业的特点入手分析了管理类档案管理的范围和基本构成，为档案的完整收集提供一个重要的参考。房地产企业有自身的个性，一般的企业档案管理模式不适合房地产企业，因此房地产企业档案工作不是一朝一夕的事情，需要统筹规划和全面落实。不仅需要企业职工的认真履职和支持，也离不开领导的重视和资金、技术的投入。

参考文献

[1] 杨芳.当今房地产开发企业的档案管理[J].城建档案,2009,12:46-47

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所谓房地产企业，是指从事房地产开发、经营、管理和服务活动，并以营利为目的进行自主经营、独立核算的经济组织。房地产相对于传统的机械、电子等行业起步较晚，属于改革开放后的新兴产业，对档案管理方面的关注与研究也相对比较少，而且由于房地产行业发展速度较快，档案管理更是无法满足其发展要求。然而，档案工作是房地产企业运行和生产的参考和依据，事关群众的基本生活，是关系国计民生的大事。因此，房地产企业档案的规范化管理尤为重要。

一、房地产企业档案

1.房地产企业档案的范围

房地产档案一般是指房地产权属档案，包括权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理活动中直接形成的，保存备查的各种文字、图表以及声像、电子文件等历史记录。对于房地产企业而言，房地产权属登记档案只是一小部分，房地产企业档案还涉及建设项目档案、文书档案、合同档案、人事档案、会计档案等企业生产经营活动过程中形成的档案，可能是房地产开发建设过程中形成的，也可能是房地产管理、使用过程中形成的。

2.房地产企业档案的特殊性

首先，房地产企业档案具有很强的专业性。房地产企业档案是房地产企业在生产、管理活动中形成的权证、合同、文件、图纸、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。它记载了房地产产权的归属和沿革，反映了房地产企业的经营与发展状况，是在特殊的专业背景下按照专业要求形成的，有相对统一的格式和行文规范，并且专业术语较多，如土地界限认定、房地产面积丈量、房地产平面图测绘等，专业性十分明显。

其次，房地产企业管理类档案的构成以合同为主体。从土地开发到经营、管理、服务，每一项活动的开展基本上都要签订合同。房地产企业的经营运作离开各种合同就不可能得以完成和推进。通过这一系列的合同，将各个相关的部门和单位联系起来，共同推进和完成一个项目。据统计，合同在房地产企业管理类档案中所占的比例高达百分之五十以上。因此，在进行房地产企业档案的规范管理时，必须要认识到这一点。

最后，房地产企业档案具有综合性。以上分析可以看出，房地产企业的档案与专门的房管机构不同，不仅有房地产权属登记档案，更多的是专业的项目档案、合同档案，以及企业内部行政、经营管理活动中形成的档案。涉及内容庞杂，领域宽泛，种类繁多。这就要求在档案规范管理的过程中，要通盘考虑，全面系统地进行分析，以防出现规范没有涉及到的空白区。

二、房地产企业档案规范化管理的必然性

加强档案的规范化管理，是提高企业档案管理工作的重要手段，也是衡量一个企业档案整体管理水平的重要指标。加强房地产企业档案的规范化管理，是企业发展的必然选择。

加强档案的规范化管理是时展的必然要求。随着改革开放和市场经济的发展，信息时代的深入，标准化、规范化已经成为现代企业的标志和企业发展的必然选择。档案工作也不例外，必须要适应现代化和办公自动化的时代需要。推动档案管理工作的规范化、标准化是其必由之路。

加强档案的规范化管理是房地产企业提升管理效率的必然要求。房地产开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作的重要组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大、工期长，在执行过程中形成的材料多。特别是由于其关联和涉及的部门和单位环节众多，因此需要在建设项目档案管理的过程中做到规范化、标准化，仅仅依靠传统的手工方式已经是难以实现对其进行有效的管理了。

三、房地产企业档案的规范化管理

1.完善管理制度，规范房地产企业档案管理行为

加强档案制度建设，做到依法管理档案，这是我们做好档案工作的依据和保障。首先，我们应该以《档案法》、《城市房地产管理法》、《城市房地产权属档案管理办法》等法律规范，结合房地产企业发展对档案工作的要求，制定企业自己的档案管理规范，明确档案工作原则和管理方式，界定文件形成、积累与归档职责，规定档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求等档案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，构建包括立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、提供利用制度、统计制度、保密制度、岗位责任制等的企业档案管理制度体系，并编印成册加以落实执行。同时，要随着时间、环境、事物的发展变化要适时修改、补充和完善，以适应企业和档案事业的发展要求。

2.梳理业务流程，明确需求，规范档案工作的各个环节

流程梳理是指围绕企业的内、外部要素，对整个企业的业务运行情况展开深入、全面的分析、整理、提炼，明确管理或业务活动的关键节点、信息化管理要解决的重点问题、可能的解决方式、完成程度、实现深度等。对业务活动进行调研，明确各业务环节所要形成的档案，这是制定归档范围的首要步骤。规范、合理的流程是应用系统的基础条件，也是提高办公效率的必然选择。尤其是信息化、网络化的办公环境下，流程梳理更为重要。按照形成、整理、鉴定、归档、再整理、保管、利用、销毁等工作环节，建立科学规范的房地产企业档案管理工作程序，保障每个环节之间能够互相检查、校对、制约，发现问题并且能够及时纠正。

3.明确职责和分工，保证工作质量

所谓岗位职责是指一个岗位所要求的需要去完成的工作内容以及应当承担的责任范围。明确岗位职责可以最大限度地实现劳动用工的科学配置，有效地防止因职务重叠而发生的工作扯皮现象，提高内部竞争活力，更好地发现和使用人才，提高工作效率和质量，规范操作行为。房地产企业的岗位职责可以分为三个层次：一是企业层，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核；二是部门层，各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；三是档案人员层，专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

4.加强宣传教育培训，优化档案工作环境，提高队伍素质

加强房地产企业档案管理工作，需要一支既懂档案管理，又精通房地产管理和熟悉计算机知识的档案专业队伍，同时还需要企业全员的支持和参与。因此，房地产企业要加强对专兼职档案员的培训，既要培训现代化档案管理的专业知识，加强对计算机技能的培训，还要使其了解企业各项业务工作及其形成的文件，熟悉房地产管理活动。同时，加强档案宣传，使企业全员树立档案意识。因为无论是哪个部门或个人，在企业的生产经营过程中，都会形成一定的活动记录，而这些记录的一部分会对以后的活动具有查考价值，需要归档保存。为了保证档案收集的及时、规范、完整，必须需要全员的参与和支持。

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所谓“房地产档案”是指：各级房地产行政管理部门在开展公房、私房、产权登记和管理过程中，经过收集、管理、鉴定，按照一定的程序和手续形成的反映房地产权属关系和状况的有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、照片、影片、录像带、录音带、磁介质磁盘等各种载体内容的文字材料，是房地产产权历史及现状的真实历史记录。房产档案是整个房产管理的基础，它的作用主要是为房产权属登记、房产交易、房产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设和保障房产产权人合法权益等各项工作提供服务。如今，随着房地产市场的飞速发展，房产档案管理工作愈发显得重要，这也为搞好房地产档案的管理工作者提出了更高的要求，那么如何房地产档案管理工作，让房产档案工作更好地为企业和社会经济服务、满足社会需求呢？本人结合自己对房产档案的管理实践谈几点看法：

一、准确把握和认识房地产档案管理的重要性

房地产档案既是房地产“权属”登记的真实历史记录和重要可靠依据，又是城市建设发展档案的核心和主要数据。它作为一种信息资源，与企业同步发展的无形资产和房地产企业生产、科研、技术经营等活动的真实记录和基础性工作，在房地产企业管理等各方面正积极地发挥其应有的重要作用：它不仅能够强化房地产企业的管理，增强房地产企业的活动，而且还是把房地产企业推向市场的工具。它在维护企业真实面貌，维护企业合法权益和经济利益方面都起着相当重要的作用。房地产档案管理是房地产企业管理是否科学化、制度化、规范化的重要标志，是不断提高企业基础管理水平的需要，并在企业发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的好坏，充分体现了公司的基础管理水平。

二、加强和提高房地产档案管理人员的管理水平

（一）提高理论知识水平以及相应的操作技能

规范化、制度化、科学化的管理档案，是房地产企业必须做好的一项基础性工作，这向管理人员提出了较高的要求，干好这项工作不仅需要有热心，更要求细心和耐心，而且还需要掌握档案管理和相关法律法规的知识。提高认识水平，认真做好档案工作，为企业的经营、管理等各项工作服务。随着档案信息化管理的日趋完善，档案管理人员需要掌握现代化技术和科学的管理方法。因此，档案工作者应该积极主动地学习相关的理论知识以及相应的操作技能，做到规范治档、制度治档、科学治档，使档案管理达到保管安全和利用科学。

（二）加强业务学习，不断提高管理业务水平

档案管理人员，要加强业务学习，明了档案管理的法律、法规，及时了解和贯彻、落实有关档案管理的新规定、新规范，密切注意国内外档案工作的发展趋势，对一些先进的管理经验和技术进行认真学习并加以借鉴利用，只有这样，才能够不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展，提高工作质量和工作效率。

（三）提高业务人员档案管理的现代化水平

实现档案管理的现代化，这就要求管理人员要熟练掌握计算机与档案管理软件操作，力争做到对档案的收集、存档、查找、借阅、统计都能够实现现代化的规范管理，以便提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。

三、加强房地产档案管理的具体措施

（一）要建立完善的档案信息化管理系统

随着科学技术的不断进步，房地产企业的不断发展，档案内容越来越呈现多样化的趋势，档案载体也发生了较大的改变，由过去手工记录和制作的传统模式，向现代化的信息管理化模式转变。随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等在档案管理中越来越广泛地加以应用，利用计算机、缩微机、扫描仪、互联网等对档案进行检索、存储和管理，不仅方便快捷地进行档案录用、检索、汇总，更能做到收集文件完整齐全、系统科学、优质精炼、及时迅速。

（二）强化房地产档案的信息化管理

具备了完善的档案信息化管理系统以后，还要强化信息化的管理。在档案的建立、档案的管理、交易及审批、综合调查、统计汇总、数据的变换、系统的维护等方面加强管理。使档案变化与房地产的变更信息相一致，能准确、全面地反映出房产的各种相关的统计数据及信息，力争设计出不同的版本，使信息交换得以全方位发展。要建设有关的基础数据库和区域网，开发有关房地产交易、记录及有关业务方面的应用软件，以便实现资料能存取统一，随时查阅。

（三）加强不同形式、不同种类档案的收集工作

旧的档案管理模式往往是文书档案多而专门档案、信息化档案较少，从而导致档案散乱，因档案问题而导致的纠纷不断发生。因此，要对房地产档案内容门类不齐全、结构不合理、成份不充实，难以满足企业的需求的问题进行加强整顿。这就要求，对现有的房地产档案进行及时的调整和接收尤其对于各房地产企业存在的不同形式、不同类型的档案。在收集此类档案时，要注明这些档案反映的时间、工程、地点。

（四）档案收集工作要实现规范化、科学化

档案收集工作方面的归档原则、归档时间、归档范围、归档要求等都要有详细的说明。例如：商品房销售明码标价书；商品房认购书；住房公积金专项政策性贷款申请审批表；处理合同纠纷的民事调解书、判决书；房地产权证复印件；权属人身份证复印件；归档的文件材料必须做到完整、准确、系统，字迹工整清晰，签字等手续完备，便于长期保存。房产档案，以签订《商品房买卖合同》时间为准，区分所属年度；房产档案整理的要求，与企业管理档案整理要求基本相同；房产档案的编号，按公司制定的《档案分类编号方案》执行等等，从而使档案收集工作有章可循，有法可依，并逐步走上规范化、科学化的轨道。

总之，作为一名房地产档案管理人员，只有不断提高认识，加强业务学习，充分利用现代化的管理手段，才能提高自身的管理水平，才能使房地产档案管理工作更好地为城市建设服务。

参考文献：

［1］玄艺兰.论房产档案室的数字化建设［J］.中华教育周刊，2003（6）.

［2］周长华，吴小军［J］．高校档案管理网络化建设.扬州大学学报：高教研究版，2004（8）．

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1.重视房地产档案资料加密处理工作

对于我国很多房地产行业中的档案资料并不会向外开放，多数都是供自己内部人员进行运用和研究的，所以在房地产档案资源管理中，应该重视其加密管理，确保档案资源的安全性和完善性，对于档案管理人员借助计算机网络技术管理档案资源和文件时，应该对其进行合理的加密管理，并对不同的文件设置相应的密码和良好的防护措施等，从而减少档案资源的丢失或泄露的现象出现，并能够保障房地产企业内部人员能够有效的获得和利用相应的档案资源，从而为房地产行业发展奠定坚实基础。

2.对档案资料的外传或转发进行合理管理

在房地产档案管理中如果有用户需要查阅档案资料时，应该办理相应的手续或是在档案管理人员的许可之下才能进行档案资源的阅读和查看，而如果用户想要将档案资源进行外传或是转载等情况下，就必须要对其进行禁止，从而确保档案资源的安全性，避免重要的档案信息外漏，而给房地产企业带来一定影响。

3.应及时录入和更新房地产档案资源

建立房地产档案管理信息网络化平台的主要目的，就是能够为房地产企业和相关用户提供相应的房地产档案资源，便于其查阅和观看，并能为相应工作提供有利的信息资源。所以，房地产档案资源管理中，必须要保障资源的及时更新和录入，并保障档案企业的可靠性和全面性，从而为相关工作提供有利的依据。

二、在房地产档案管理工作中运用信息网络平台的主要策略

1.提升信息网络档案管理平台的建设力度

在房地产档案管理中为了有效的实现其信息化和网络化管理策略，就必须要加大对房地产档案资源管理信息网络平台建设力度和精力，对房地产档案管理工作环境进行优化的完善，并将现代化设备有效投入到其中，借助档案管理信息化和网络化技术的力量更好的完善档案管理工作形式，合理的运用网络技术对档案进行完善、控制和整理等，从而保证档案资源的完善和合理，这样才能为房地产行业的发展提供更多有利的档案资源信息。

2.不断提升房地产档案管理人员的综合素质以及职业水平

建立完善的信息网络平台档案管理形式，不仅要具备基本的信息化基础设备，还要拥有专业的档案管理人员的帮助，才能确保房地产信息网络档案资源平台的优势和作用更好的发挥出来，所以房地产档案管理人员必须要不断的提升自身综合能力，增强自身管理水平以及职业道德素质等，从而更好的保障档案管理工作的有效开展，并且能够在完善的信息网络平台下更好的实施档案管理工作，提升档案管理工作力度。在房地产档案管理中所涉及到的?Y源和信息非常多内容也非常复杂，因此档案管理人员必须要具备良好的专业知识和综合能力，还需要拥有良好的职业道德素质，从而更好的为档案管理工作的顺利完成奠定坚实基础。房地产企业应该定期为档案管理人员开展相应的工作培训，不仅仅要提升工作人员的档案管理水平，还应该不断提升工作人员的信息网络技术的操作能力，让工作人员能够更好的运用信息网络技术开展相应工作，从而更好的提升工作效率和质量，为房地产档案资源的良好管理提供有利的条件。

3.对房地产档案资料的分析系统进行完善和改进

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1.1 信息化风险问题

互联网的迅速发展，完善了档案管理模式，提高了档案管理的有效性，但通过信息化的方式，进行档案管理会带来一定的风险，比如计算机病毒、黑客侵犯、数据不准确以及管理等方面，这些因素的危害性较大，病毒黑客会导致档案信息泄漏，使得档案信息被他人切取，给企业造成了很大的损失，因此这些因素使得房地产档案管理工作存在一定的信息化风险。

1.2 投资风险问题

投资风险也是影响房地产档案管理工作的一项重要的因素，房地产企业一般考虑到运行过程中可能发生的因素，就会采取异地档案备份，但是在这种情况下，如果进行异地档案备份，就会投入很多的成本，包括人员方面以及设备方面等，投资风险就会慢慢凸显出来。在投资的过程中，如果得到的回报与投资无法实现协调平衡，就会很容易产生投资风险。比如在实行网络档案建设的过程中，会引入大量的计算机、扫描仪等等设备，加大了资金的投入，在进行投资时，管理不到位，投资风险就会不可避免。

1.3 知识产权风险问题

现今阶段，房地产档案管理在信息化建设下就是为了能够达到资源共享。但是涉及到资源共享，在某种程度上很有可能会诱发到知识产权问题上，资源分享的过程中，无法对资源信息进行有效的保护，会使得资源信息出现篡改以及丢失的情况，房地产档案管理互联网制度还并不完善，与档案有关数据信息在分享参考时，知识产权风险问题就会产生。

1.4 人员素质有待提高

互联网信息化的发展，对于档案管理人员提出了更高的要求，但部分档案管理人员缺乏档案管理知识，信息观察力也不足，无法及时将档案进行归总，信息技术的应用不广泛，不具备信息技术操作能力，当前在房地产企业中，既能够掌握房地产业务又能够运用互联网技术的人员少之有少，很多档案管理人员在实际的过程中经常会出现失误，档案管理不到位，给房地产企业带来了不利的影响。

1.5 缺乏档案管理重视

在房地产企业中很多对档案管理并不重视，普遍认为房地产档案的管理工作即文件复制粘贴，进行简单的统计，并不是房地产登记所重要的工作，也无法对登记产生一定的利润效益，只要确保档案不会丢失以及信息不窃密等即可，这样的思想意识严重的影响了档案管理工作的进展。因此部分房地产企业对档案管理缺乏认识，从而出现了各种风险，给档案管理工作产生了不好的因素，影响了企业的发展。

1.6 档案管理技术手段较为落后

在市场经济体制下，房地产档案管理离不开互联网信息系统，但部分房地产企业档案管理部门在信息系统开发方面还存着不足，无法实现规范化、科学化，由于技术方面认识不足，还有一些资金方面的局限，导致互联网自动化技术比较滞后，无法对信息系统的各个功能进行更新，还有计算机设备也没有及时的更换，使得信息系统在房地产档案管理方面得不到很好的发挥，还有部分房地产企业没有专门的档案管理部门，无法将档案管理工作落实到位，依旧延续着传统的纸质档案激励，没有运用先进的技术手段，限制了档案管理工作的进展。

2 房地产档案管理风险的应对策略

2.1 房产档案抵御风险的能力

房地产企业应加强房产档案管理，最大限度的避免风险的产生，应对档案管理人员加强认识，为他们讲解风险的危害性。在进行异地备份的情况下加强管理，合理的运用档案数字化处理，新档案在归总时需进行电子化的处理，如果需要进行纸质记录档案，与此同时也应采取电子档案，将电子档案进行备份，防止丢失以及泄漏，档案采取一式三份的形式，这样的情况下，一份档案丢失还有其它的备份，一定程度上避免了风险源的产生。

2.2 完善信息?c资料检索体系

为了使房地产企业档案资料的完整性，应对其进行全面的核对，对档案的内容要认真的核对，确保档案的内容与现实所要记录的内容一致，如果发现档案内容存在问题，不符合实际的情况，应及时的采取调整，按照一定的程序对档案采取分类编目，创建案卷号、文号等多方面目录，设置可靠的检索资源，方便于用户能够迅速的查找。另外不断的扩大检索范围，完善检索的条件，使得用户能够及时的查找到房地产信息，但在这个过程中需要对档案采取防护措施，避免丢失。

2.3 健全档案管理体系

房地产档案信息至关重要，应不断的健全档案管理体系，保证档案管理工作的有序进行，确保档案的准确性与有效性，房地长档案管理过程划分为三方面，收集信息、整理信息以及信息归档，需要重视这三方面的流程，为档案的信息共享与传递创在良好的条件，在这个过程中需要不断的对档案进行更新，定期对档案进行核实与监督，对从中所发现的问题，比如信息不一致、信息空缺以及信息丢失等问题应及时的解决，保证档案信息的完整性，使得档案管理工作更加规范化。

2.4 提高工作人员的素质

房地产企业应加强人员的管理，提高热人员的档案管理知识，提高信息观察力，及时将档案进行归总，对人员进行技术方面的培训，使其能够精通互联网信息技术，提高人员的职责意识。强调应要求人员学会使用计算机上技术对房地产登记信息统计，合理的对房地产资源进行整合，从中能够挖掘出重要的信息资源，认识到档案管理的重要性，企业应加强对人员的培训力度，可以实施奖励的措施，通过人员的业绩，为他们实施奖励，提高人员工作的积极性，增强他们的归属感，更好的对档案进行管理，从而能够使档案管理工作有序的进行。

2.5 做好房地产档案的风险评估工作

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房产档案管理是房地产企业的一项重要工作，是进行房产交易、房产抵押、房产评估等的重要法律凭证，而且随着房地产市场的逐步发展，房产档案管理愈加重要。但是由于目前国内房产档案管理缺乏信息化管理手段，导致房产档案管理还不尽规范，因此，必须加强房产档案管理的现代化、信息化进程。下面我们就简单谈谈房产档案管理的重要性，并对改善房产档案管理提出几点建议。

一、国内外房产档案管理的现状分析

国外自20世纪90年代开始就已将信息化手段运用于房产档案管理中了，比如，①将数据库管理技术运用于房产档案管理，建立房产档案变更信息索引表，记录房产档案的变化，从而对房产档案信息进行更直观、更全面的了解；②利用GIS系统的空间聚集数据功能分析房产信息的供求关系，从而对房产企业的发展提供科学的决策信息；③利用CAD绘图系统辅助房产测绘人员计算房产面积，提高房产档案的准确性。总而言之，国外房产档案管理的多维分析模型已经非常成熟，且房产档案管理水平较高。而国内房产档案管理中还存在众多的问题，比如，①管理手段较落后，目前，国内房产档案大都还是纸质的信息，容易受雨水、潮湿、灰尘等的影响，很容易受到损坏，而且随着房产企业的不断发展，房产档案越来越多，占据的空间也越来越大，一方面增加了房产档案管理的经济费用，另一方面也使房产档案管理的效率下降了；②房产档案还停留在原始信息、复印信息一式两份的阶段，不利于实现房产信息的共享，对于房产的交易、评估等都造成了一定的影响；③由于缺乏房产档案信息化管理手段，导致查询房产信息的速度较慢、效率较低，而且在手写时，极易造成房产档案信息的失误。

二、加强房产档案管理的重要性

房产档案管理是进行房产交易、房产抵押、房产评估等的重要法律凭证，对房地产企业的发展具有重要的意义，主要可以分为三个层面，即：①房产档案管理是政府检查、督导房地产行业的根本依据，加强档案管理，能够为政府的监督提供强有力的证据，从而加强对房地产行业的整顿、整理；②房产档案管理能够为房屋的所有权等提供证明，从而为社会房屋的纷争提供证据，能够维护房地产权利人的合法权益，对维护社会稳定、社会秩序有着积极的作用；③在房屋交易中，房产档案也是提供交易依据的主要资料来源，它能够保证正常的交易秩序，从而促进房地产市场的健康发展。

三、加强房产档案管理的具体措施

（一）提高房产档案管理人员的专业素质

1.加强对房产档案管理人员管理意识的培养

由于对房产档案管理工作的重视程度不够，导致大多数房产档案管理人员的管理意识比较淡薄，只是机械的进行工作，不利于房产档案管理工作的发展，因此，想要提高房产档案管理工作的效率和质量，必须加强对房产档案管理人员管理意识的培养，使他们改变传统思想，认识档案管理工作的重要性，从而重视档案管理工作，提高自身的服务意识，提高工作积极性和责任心，主动收集有价值的档案资料，并给予科学、合理的分类归档，展现档案管理的价值，推动房产档案管理工作水平的提高。

2.加强对房产档案管理人员专业知识的培训

熟练、扎实的专业知识是提高房产档案管理人员工作能力的基本保障，因此，房产档案管理部门必须加强档案管理人员专业知识的培训，提高他们对档案管理知识的了解、学习，从而提高他们的专业能力，例如，房产档案管理部门可以对档案管理人员进行“档案资料该如何收集、整理、归档？”的培训，使档案管理人员学习到档案归档、分类的原则，并增强他们收集、记录档案资料的能力，使他们能够得心应手的进行工作，减少档案整理、归档中的错误，从而保证房产档案资料的准确，提高档案的应用价值。

（二）加强房产档案的信息化管理手段

现代化、信息化的管理手段是提高房产档案管理的重要举措，对提高房产档案信息的完整性具有重要的意义，因此，房产档案管理部门必须加强房产档案的信息化管理，增强对文字、图表、声像、电子文件等各种档案资料的管理水平，例如，①建立房产档案管理网络，使房产企业的各部门、各科室都能对房产档案信息有详细的了解，从而实现房产档案信息的共享，为房地产企业发展的决策提供可靠的依据；②建立房产档案检索、统计系统，分门别类的对房产档案进行科学、规范的归档保存，能够对机关档案资料进行一目了然的了解，且不易导致机关档案资料的丢失，而且能够快速检索某一房产档案的状态，更有利于档案资料的保存、使用，对提高房产档案管理的社会作用具有积极的意义；③建立房产档案数据分析系统，即利用GIS系统的空间聚集数据功能分析房产信息的供求关系，从而对房地产市场进行准确的判断，对房产企业的发展提供科学的决策信息。

（三）增强房产档案管理的创新型服务

目前，社会发展速度不断加快，信息化进程发展也是日新月异，对房产档案管理工作提出了巨大的挑战，因此，必须增强房产档案管理人员的创新意识和创新能力，使他们的工作能力、业务素质得到提升，保证机关档案管理工作的有序发展，例如，房产档案管理部门可以鼓励档案管理人员对管理方法进行创新，并定期举办管理方法比赛，对科学、有效、规范的管理方法予以应用，并给予管理人员相应的奖励，提高他们的积极性，也能在一定程度上促进房产档案管理工作水平的提高。

结束语：

总而言之，目前房产档案管理工作中还存在一定的问题，制约了房产市场的发展，因此，房产档案管理部门必须加强档案管理意识，增强档案管理服务理念，并不断探索档案管理的现代化管理方法，实现档案管理工作的科学化、规范化发展，从而为房地产行业的发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1] 吴红.健全和完善房产档案信息化的管理[J].广东科技，2009（11）.

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最近几年，我国房地产业呈现出迅猛的发展趋势，在房地产工程建设当中产生了大量的建设资料，这些资料涉及到房地产工程建设的方方面面，能够全面反映工程建设过程，对项目管理、住宅建筑的维护等具有重要的意义。一直以来，管理人员对房地产工程档案管理工作没有足够的认识，虽然档案管理制度呈现出不断完善的趋势，但是仍然存在一些问题，如当前管理材料不齐全、缺乏有效的管理模式等等，这些问题制约了档案管理水平的提高。研究这一课题有助于我们正视这些问题，找到解决这些问题的方法，推动房地产工程档案管理水平不断提高。

一、房地产工程档案管理中内容、特点以及存在的问题

1. 房地产工程档案管理中内容、特点

房地产工程建设中产生的大量的施工建设资料，这些涉及到工程建设方方面面的资料，只要对工程管理具有一定的意义，都可以称之为档案，如设计、施工、竣工使用、维修及改建扩建等文件。具体来说房地产工程档案的内容主要包括以下几点：（1）综合性文件材料，主要是有关房地产工程建设方面的一些综合性的材料，如计划任务书、工程地质水文勘察资料、工程地区抗震资料等等。工程设计方面资料，如初步设计、技术设计、施工图设计。（2）工程施工、工程监理资料，工程设计变更资料等等，这些资料是工程建设档案管理的重点内容，关系工程建设的竣工和工程竣工以后的维护。（3）工程建设中的各种图纸资料，如设计图、施工图、竣工图等等。

房地产工程的档案管理工作与建筑工程项目的其他管理工作相比有着明显的特点，主要表现在：（1）单一独立性，在房地产工程档案管理当中，一般采用的单项目管理的方式，并且在项目管理当中具有相对独立性的特征。（2）真实性特征，对于档案管理的内容来说，应该是工程建设的真实性的反应，是工程报批、施工、竣工过程中的最真实的原始记录，与工程建设的总体过程保持一致。（3）实用性的特点，在档案管理中的所有资料应该对工程建设具有一定意义的内容，无论是工程管理，还是对工程建设都具有实用意义。

2.房地产工程档案管理中存在的问题

虽然房地产企业对工程档案管理的认识逐渐加深，在实践中也采取了一些措施提高档案管理水平，但是 在档案管理当中仍然存在很多问题。这些问题主要表现在以下几个方面：

（1）档案材料收集不完整

档案材料收集不完整的问题在房地产档案管理当中最为突出，现在房地产企业没有在档案归档上建立起一套完整的体系，在档案材料收集上只注重综合性资料和建设中产生的一些资料，归档面非常窄，不能完全反应房地产项目建设的整个过程。一些与工程建设密切相关的资料常常被忽视，如配套工程档案、、地下管线、园林绿化等档案资料，这些也是房地产工程档案管理的重要内容，这些内容的缺失严重影响了房地产工程档案管理的完整性。

（2）档案管理人员的素质和能力偏低

档案管理工作水平很大程度上取决于档案管理人员的素质和能力，但是现在极少有房地产公司有专业的档案管理人员，从事档案管理工作的多数情况下是行政管理工作兼职的，主要是由办公室负责。由于不是专业的档案管理专业毕业的，他们在档案管理知识、能力、素质等方面的水平较低，由于管理能力和素质的限制，导致房地产企业档案管理无法做到详细细致，与当前快速发展的房地产开发产业严重不符。另外，由于非专业人员管理档案，房地产企业的档案编制比较混乱，根本没有按照档案的编制的要求编制档案材料，也没有按照规定建立详细的档案索引，档案的保存也是凌乱无序，查找起来非常困难。

（3）竣工阶段的档案管理常被人们忽视

房地产工程的档案管理应该贯彻于房地产工程建设的始终，但是在竣工阶段，档案管理人员往往认为档案管理已经结束，因此被房地产项目的管理者忽视。实际上在竣工阶段产生工程资料也不在少数，这些资料与工程建设的可以说是密切相关，由于部分建设单位，施工单位和技术检测单位及建筑材料供货单位之间相互拖欠工程款，有的相互以各自档案材料作为交换条件等情况发生，因而造成档案的归档出现停滞的状态，使档案资料残缺不全。即使是本单位的工作人员，对于竣工阶段的一些交付的档案资料，很容易被忽视，导致这材料无法及时归档。

二、房地产工程档案管理问题的对策

要想提高房地产工程档案管理的水平，必须分析这些问题形成的原因，在此基础上根据现有的资料采取针对性的措施，来解决这些问题，促进房地产工程档案管理的完善。

1.要重视档案管理工作

房地产工程建设的管理者负责人应该意识到档案管理的重要意义，重视房地产档案管理工作，在工程立项阶段就开始收集整理与本项目有关的工程建设资料，这样一方面能保证资料收集的完整性，使档案资料能够及时的归档，避免匆匆忙忙的开展档案管理工作引起的各种混乱的情况发生。另一方面，从项目的开始就进行归档工作能够保证档案归档的顺序性，减少后期归档整理的工作量。在这一方面，房地产开发企业要派专人负责档案管理工作，还要通过制度建设，强化对档案管理工作检查监督力度，并在企业的绩效管理中体现出来，用严格的奖惩制度激励档案管理工作者的积极性、责任心。

2.建立健全房地产档案管理制度

当前房地产工程档案管理中的问题与房地产工程档案管理制度的缺失密切相关，在房地产工程档案制度建设当中，应该对归档的程序做出详细的规定，使房地产工程建设的各个阶段的档案资料都能实现有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范和完整。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、监理单位、施工单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的前期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。在档案制度建设当中，责任制度的建设的最为关键，在责任制度建设中责任追究制度处于核心的位置，在明确各自的管理职责的基础上，企业应该明确规定档案管理人员应该承担的责任。

3.重视竣工阶段的档案归档工作

档案管理人员在房地产工程竣工阶段，档案管理人员可以与工程项目管理人员一起，按照建设项目档案管理的要求，按照分类和顺序，对工程建设的整个过程中产生的资料进行全面的检查、审核，确保资料文件材料的真实性、客观性和完整性。对于检查中发现的问题应该做到随时发现随时解决，尽可能的做到查漏补缺，保证档案材料的完整性。在竣工阶段的归档中要认真贯彻《建设工程质量管理条例》、《工程竣工验收备案制度》等文件中的相关规定，严把竣工质量关，把档案的验收、移交作为工程竣工工作的重要环节和内容来抓，做到工程竣工与档案归档工作的协调统一。在档案移交的过程中，建设单位应该按照档案移交的实际情况决定是否出具《建设工程档案合格证》，以保证档案移交和工程竣工工作的圆满完成。

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1 房地产档案管理中数字化技术运用要点分析

尽管数字化技术具备无可比拟的优势，但数字化技术运用于房地产档案管理工作中，还需注意以下几个问题：

1.1 注意服务理念的创新

传统的房地产档案管理方式要求管理人员，只需向客户提供相应的咨询和证明等被动型服务即可，缺乏主动服务和优化服务的意识。因此，在运用数字化技术的过程中，房地产企业的档案管理人员需改变自身的服务理念。

1.2 注意档案资料整理、收集的漏洞

随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作[1]。

1.3 注重档案管理人才的培养

由于房地产档案管理趋于数字化，因此，需注重对管理人员的技能培训，并让其熟练掌握房地产专业知识、档案管理技术和档案管理系统维修技术等知识，并加强对档案管理人员的计算机知识、数据库管理技能、网络知识等管理知识的培训力度，为房地产企业培养一批实用型人才。

2 房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略

2.1 建立健全的管理制度

在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性[2]。

2.2 规范房地产档案资料

在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。如图1。

2.3 建立数据系统和传输平台