档案管理四性原则模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇档案管理四性原则，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

篇1

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J]. 机电兵船档案 ，2011，（1）.

[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007，（1）.

[3]王娅.高校基建项目档案全程管理模式研究[J].兰台世界，2012，（14）.

[4]侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012，（13）.

[5]丁杰.企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J].档案与建设，2010，（1）.

[6]刘晓玲.企业技改项目档案管理工作探讨[J]. 机械管理开发，2012，（4）.

[7]姜红 .技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J].四川档案，2012，（3）.

[8]邢晓援.固定资产项目档案的收集与管理[J]. 机电兵船档案，2011，（2）.

[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息，2011，（6）.

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随着信息技术的普及，电算化的会计档案逐渐在各个单位和部门当中得以应用，并取得了良好的效果。在高校的财务管理过程中，会计档案起到了不可替代的作用，是各项会计工作得以展开的基础。高校的会计档案记录着高校中的财务信息和经济活动，因此高校必须重视对财务档案的管理。

（一）会计档案是会计信息的重要来源和载体

会计档案对于提高高校的会计工作水平具有极大的意义。会计档案能够促进会计工作的制度化管理及操作的规范性。会计档案管理起到了会计核算的基础性作用，在管理过程中必须按照相关的标准由专业的人员负责。会计数据中包含着账目信息、会计账簿、财务报表等重要的数据信息。会计电算化的实行使得账簿、报表等内容的管理更加的便捷、系统，也使得数据的处理和存储更加的方便。

（二）会计档案的收集工作

随着会计电算化的应用，系统中所包含的会计档案和信息将会不断增加，高校必须对这些信息进行定期的收集、分类和检查，从而确保这些信息的安全。此外，高校还应当对相应的计算机设备进行定期的检查，防止系统损坏导致数据的丢失。在数据存入前要先对数据进行备份，防止意外情况的发生。对于存储有重要信息的会计电算化设备，在日常工作的过程中要做好安全保护，做到防火、防潮、防尘工作。与此同时，还要定期对会计档案进行调阅，确认文件的保存限期，对于一些没有价值的信息应当及时的删除或更新，防止系统的过载。

二、高校会计档案管理中存在的问题

（一）管理人员不够重视，档案管理意识滞后

会计档案的管理需要应用到现代化的管理理念和技术，并且要充分利用现有的会计信息资源，将其有效地应用到日常的会计信息管理过程中。然而，我国高校的会计管理现状是管理人员普遍缺乏会计档案管理的意识和概念，对会计档案的重要性没有明确的认识，认为会计档案的内容单一、管理简单，尤其是对于会计档案的电算化管理没有引起关注，管理意识十分的落后。在管理部门和人员的组织上也没有投入应有的力度，管理人员的专业能力普遍偏低。甚至还有一部分高校的档案室随意对外界人员开发，让财务部门的人员进行自行查阅，不仅工作效率低下，而且容易导致会计信息的丢失和篡改。

（二）会计档案资料收集不齐全，忽视对会计电算化会计档案的管理

会计档案中包含着重要的会计信息，如会计账簿、会计凭证、财务报表等。在进行这些资料的管理时应当首先根据信息的类型进行分类，将存根、银行账单、上级文件等进行分类管理。在会计电算化的过程中，对数据的分类尤为重要，只有这样才能确保信息的有序性，从而提高信息分析和处理的效率。

（三）会计档案管理缺乏科学性和规范性

高校对会计档案的管理普遍缺乏科学合理的方法。首先在操作上就没有根据《会计档案管理制度》中的相关要求来执行。此外，大多数高校都没有建立起适合高校自身工作特点的会计档案管理体系，导致会计档案的管理过程混乱无序，各部门之间没有配合。高校会计档案的管理人员素质也普遍偏低，无法满足现代化管理的要求。部分学校在会计档案管理上投入的经费明显不足，导致会计档案管理场所狭小、混乱，极易导致信息的丢失。

在会计管理观念上，许多会计档案管理人员仍然遵循着传统的管理理念，在管理方法上缺乏科学性和有效性，导致会计档案的整理十分混乱。在会计档案的移交和销毁方面也缺乏完善的制度，一些已经过期的账单、凭证等没有进行及时的处理，造成了人力资源和管理经费的浪费。

（四）轻视会计档案对高校发展的作用

由于受到传统会计管理观念的影响，高校的管理人员仍没有对会计档案的重要性引起重视，认为会计档案的管理只是简单的收集资料、整理数据，从而导致高校在会计档案管理方面投入的人力物力严重不足，影响了会计档案功能与作用的发挥。

三、加强会计档案管理的对策

（一）加强普及宣传教育，增强档案意识

会计档案管理是高校在发展过程中不可忽视的重要工作内容，是考察高校经济状况、发展潜力的重要依据。为此，相关部门应当极大对会计档案重要性的宣传工作，普及《会计法》、《档案法》中的相关内容，增强高校管理人员对会计档案的认识，将会计档案管理作为一项基础工作内容在进行。

（二）健全高校会计档案管理制度，推动会计档案事业发展

会计档案中包含着丰富的内容，这使得会计档案的管理工作量十分庞大。为了确保会计档案管理的质量，在管理的过程中应当制定完善的计划和方案，最终形成一个完善的高校会计档案管理制度。高校的会计管理部门应当与其他部门建立良好的沟通与合作渠道，根据高校的发展实际，建立切实可行的管理体系，使得会计档案的管理工作有良好有效的依据。与此同时，高校应当建立严格的会计档案监管机制，提高会计信息的真实性和准确性。高校可以从档案分类、借阅制度、档案移交等方面进行制度的完善。

（三）遵循会计档案管理原则

《会计档案管理办法》是会计档案管理的主要依据，在实际的工作与管理过程中，高校的会计档案管理部门应当严格按照标准来执行，并且与其他部门共同做好会计信息的核实与监督工作。在会计档案管理的过程中，应当遵循一定的原则，如完整性原则、简易性原则、安全性原则和保密性原则等。

（四）积极运用现代化手段管理会计档案

在会计档案管理发展和完善的过程中，应当积极地与现代科学技术结合起来。通过信息技术的应用，能够极大的提高会计档案管理的质量和效率。高校在进行会计档案管理时，可以选用一套适合自身管理体制的软件，并建立相应的会计档案管理系统，将相关的数据信息进行分类存储和管理。管理人员只需要将会计信息输入到系统中，就可以由计算机进行自动的分类、整理、检索等过程。相关财务和会计人员只需要登录系统就可以对需要的信息进行及时的调用。这样不仅节省了管理的时间，还能限制系统的访问权限，提高了会计信息的安全性。

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二、做好干部人事档案管理工作所应遵循的原则

（一）安全性原则

安全性原则是干部人事档案管理的基本原则，要想做好这项工作，就必须要对干部资料进行有效的保存和保护，特别是企业档案室的库存管理，必须要完全严格按照规定的硬件标准来执行建设，在档案管理工作中的“六防”原则，要完全执行，所谓的“六防”即防火、防虫、防潮、防盗、防腐和防强光照射。防盗门窗、铁质档案柜设施坚固，空调、温湿度计、加湿器、复印机、切纸打孔机、灭火器、防腐防虫物品齐备，库房面积和人事档案卷数匹配，档案库房、阅览室、办公室“三室”分开，管理人员具有高度的政治责任感和责任心，自始至终把安全放在首位，把好进出人事档案室安全关。

（二）规范化原则

我国干部人事档案工作应该充分依照现行的《干部档案工作条例》、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》及上级档案目标管理规定，建立健全各项管理制度，特别是要从保密、安全、归档、立卷和查阅等方面，来建立起相当完善的规章制度，对人事档案管理工作的每一个细小环节都要进行严密的规范化管理。在干部人事档案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鉴别信息、归档资料和进行业务建设，这是充分提高我国人事档案管理质量的前提和基础。在干部人事档案管理环节中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此为了进行规范化管理，就必须要建立起一个网络状的收集体系，各个工作位置上，必须要明确自身的工作责任，收集自己需要的内容。在各司其职的前提下，管理工作必须要进行相应的创新，在坚持网络状收集的基础上，同时还应该进行经常性收集和针对性收集，普通收集和重点收集相结合的收集方式；另外，档案人员具有较强责任心，积极主动收集缺少材料；四是严把材料“入口关”，加大送交材料鉴别力度。如涂改造假、材料手续不全、错装错收等不符合要求的材料，要及时与材料形成部门联系，整改完善。

（三）保密性原则

干部人事档案管理工作中，工作人员必须要谨记保密性的原则，严格地遵守个性保密规定，以制度为准绳，以程序为标准，摒弃私情，严格保证档案内容不被泄露，时刻保证严谨的工作态度及状态，以严格地纪律性和严肃性规范自己的工作。坚持每半年对人事档案案卷进行一次检查核对，发现问题及时解决。

（四）服务原则

提供利用是档案价值的重要体现。开发干部档案信息资源，为干部人事工作服务，是干部档案工作的最终目的。强化服务意识，增强服务功能，创新利用手段，以“全、准、新”的信息量，为组织、领导决策和职工的排疑解惑服务。二是正确处理好档案利用与保密的关系。档案利用有利于保密，保密是为了保证档案能在一定的范围内得到更好利用，积极为干部选拔任用、政审、技术职称评定、办理离退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服务支持。三是积极探索和研究干部档案利用的特点和规律，加强信息资源处理与管理。

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）03-00-01

一、关于档案管理安全性问题的概述

1.档案管理的安全性的含义

关于档案管理的安全性的问题一直是档案管理部门高度重视的问题。对于档案管理的安全性的认识，从不同的角度分析，往往认识也不一样。但通常认为，所谓档案管理的安全性，是指为保证档案的齐全完整，使档案的载体和信息免受外界不利因素的影响的存在状态和保障条件。档案管理的安全性包括档案管理的状态性安全(即档案载体的安全性和档案信息的安全性)和保障档案条件的安全性两部分构成。影响档案安全的条件因素众多，主要包括自然因素(各种自然灾害)、环境因素(档案管理的外部环境和档案管理部门的环境)和人员因素(包括档案管理人员和档案使用利用人员)。

2.档案管理安全性基本要素

所谓档案管理的安全要素，通常认为是指在一定条件下状态下，能独立地成为实现案安全的充分条件。主要包括：人员、设备、环境和全系统四要素。

3.档案安全的特征

档案具有的唯一性的和原始性和特点，觉得了其是一种文化财富和重要的信息资源，如一旦损毁，将会造成不可弥补的损失。档案安全的特性主要表现为以下几个方面:

(1)标准的相对性。由于人类认识水平所限和对科技发展的渐进性所限，对档案安全的认识也随着认识水平和科技技术的进步而进步，揭示档案安全的运动规律是逐步的，对安全本质的认识逐步深入的。而且关于档案安全的标准也受到科技水平、政治制度、文化水平、伦理道德以及安全观念、法制观念的制约。档案安全的标准是一种相对的有条件的安全，并逐步提高的有条件，是相对的，并随着社会的不断发展而不断提高；(2)经济性的特征。档案的安全性，不仅收到经济投入的限制，还要注意为保障档案安全付出和回报的比例问题；(3)复杂性的特征。档案安全会涉及到档案本身、人、环境、系统四个要素。其安全性还取决于档、人、环境及其相互关系的协调，具有极大的复杂性。另外，档案还具有唯一性的特性，一旦损毁，无法再现；(4)潜隐性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混综合效应而产生的潜隐性安全程度。

二、影响档案安全的主要因素

影响档案安全的因素众多，主要有以下几种：(1)自然因素。即各种自然灾害；(2)环境因素。包括外部环境因素和内部环境因素。外部环境因素主要包括经济发展水平、技术水平、立法和执法水平、社会监督体制等。内部环境因素，主要是指档案管理的部门的内部环境，如档案馆库建设情况、档案管理制度与水平、载体因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)档案人员的管理水平。主要是指档案管理者的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。目前，档案人员对档案安全的影响主要体现为蓄意破坏和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前档案消防工作中存在的问题主要有如火灾报警与灭火系统设计不合理，存在较高的火警误报率；有的档案馆库房选址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用电管理不规范，消防安全存在隐患；档案馆消防规章制度不健全，责任不明等，这些都在很大程度上影响档案馆消防安全工作。因此，应提高防火灭火意识，加强组织领导。加大消防投入，加强设备和技术更新。加大对档案库房消防安全建设的投入。加强档案库房配套设施的消防安全工作等。建筑安全主要讲述档案库房建筑的安全性问题。其不安全因素主要表现在：库房选址、设计不合理和档案装具、档案安全防护基础设施不完善；(5)档案信息安全。档案安全包括档案载体安全和档案信息安全。保证档案信息安全，要保证档案的物理安全(即存储环境、设备和载体安全)、网络安全、信息安全和系统的安全。

三、档案管理安全性标准体系构建的构建原则和方法

(一)档案管理安全性标准体系构建的构建原则

档案安全体系的建设需要综合系统的设计和规划，要遵循以下原则：(1)系统性原则，即系统性原则是指构建档案安全标准体系时，要运用系统理论对档案安全管理的各环节、各要素进行系统分析，以达到优化档案安全管理的目的。(2)实用性和通用性原则。实用性要求档案安全标准体系建设要从档案部门的实际情况出发，适时制定有关标准。建立档案安全标准体系要具有通用性的特点。(3)权威性原则。目前的档案工作标准不具有强制性，因此要求档案安全标准体系内颁布的任何一部标准，都具有指导性或强制性。

(二)档案管理安全性标准体系构建的构建方法

(1)要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业(地方)标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位。如果国际标准适用于档案安全管理，可以直接采用国际标准；对政策性和特色性要求较强的，可以采用国家标准；同时结合档案工作实际，借鉴、参考其他行业如图书馆、博物馆的标准，适当加以补充和完善，形成符合档案行业实际情况的标准；(2)要处理好与相关领域标准间的关系。档案与图书、文物、遗产等领域在保护对象、保护措施和管理方法上都存在交叉和相似之处；(3)要处理好标准管理与制度管理的关系。构建档案安全标准体系可以以标准管理为主，以制度管理为辅，配合相关的法规制度来保障标准执行中的不足。我国档案安全标准体系的建设要从实际出发，以综合、宏观的角度来设计、规范。对那些重要或是急需的档案安全标准应作为标准工作的重点，及时；对那些已被实际工作证明适用于档案安全工作的技术标准，档案部门要积极采用，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。

综上所述，档案管理的安全性问题是档案管理工作的重要内容，需要在思想上，制度上、基础设施上和管理上做好工作，需要加强建设、提高认识，加强相关法律法规的建设，完善技术标准，使其有章可循，实现管理的统一化、标准化和规范化。

参考文献：

[1]方昀,刘守恒.档案安全风险评估活动实践与思考[J].中国档案,2012(01).

[2]方昀,刘守恒.档案馆档案安全风险评估内容分析和评估指标研究[J].档案学研究,2011(06)

篇5

1.医院人事档案管理制度无法满足现代化需求。在传统的医院人事档案管理中，医院人事档案的管理工作过于依赖相应单位人事部门的管理，并且由于医院的经营管理性质，医院人事档案管理人员思想往往比较保守，管理理念相对较为传统，通常忽视人事档案管理的时效性和时代性，过于强调以档管人的管理核心，忽略了时代要求下的以人为本的人力资源开发管理理念。同时，传统的医院人事档案管理实行人事档案的终身制管理，医护人员的工作积极性大打折扣，医护人员的工作创新意识得不到开发，医院人事档案的现代化管理进程发展缓慢。

2.医院人事档案资料缺乏一定的时效性和综合性。在传统的医院人事档案管理中，由于管理人员缺乏现代化的管理创新意识，收集整理人事档案资料大多是医护人员工作业绩的历史记录，而医护人员日常工作经历、近期动态等文档资料往往得不到及时的立卷归档，致使保存的人事档案资料过于陈旧，缺乏一定的时效性。同时，人事档案的立卷归档范围片面关注医护人员的个人经历、政治面貌、职位等级、奖惩事项等方面的情况，很难体现建档人的整体情况，人事档案资料缺乏一定的综合性。

（二）基于人力资源开发的医院人事档案管理创新意义

在医院人事档案管理中，依据科学性的管理方式进行人力资源的开发，优化医院人事档案管理工作人才资源的配置，可以在稳住医院现有精英人才的同时，吸收引进其他社会精英，人才效益得以全面发挥。同时，在医院人事档案的管理中，利用先进的现代信息计算机技术进行人力资源的开发，可以有效避免人事档案资料的错误归档，保证人事档案资料数据的全面性和时效性。此外，科学完整的医院人事档案资料可以为医护人员的薪酬奖励提供指导依据，保证医院人事档案管理和薪酬差异的公平公正性。在医院人事档案的管理中，全面完善的医院人事档案可以为医护人员的个人成长和业绩考核提供参考依据，避免出现学历造假、职称作虚等影响作风的不良现象，可以为医院树立良好的社会形象提供纸质文件依据，有利于医院综合效益的提升。

二、基于人力资源开发的医院人事档案管理创新原则

在医院人事档案管理中，针对传统的医院人事档案管理的弊端，为确保基于人力资源开发的医院人事档案管理创新意义的发挥，医院人事档案管理创新需要依据人事档案管理的整序开发、充分利用和全面效益三个方面的原则，进行基于人力资源开发的医院人事档案管理创新。首先，在医院人事档案管理中，整序开发原则即要求人事档案管理人员切实做到建档人整体人事情况的立卷归档，为医护人员的开发提供整体详实的人事档案依据。其次，在医院人事档案管理中，充分利用原则要求人事档案的资料信息根据客观实际情况，利用各种途径可以充分运用于人事资源的开发中，优化人力资源的配置。最后，在医院人事档案的管理中，全面效益原则要求医院人事档案的管理人员注重医院品牌效益的树立和社会效益的提升，确保医院品牌效益和经济效益的统一。同时，全面效益原则要求医院人事管理人员注重眼前效益和长远效益的一致性，保证医护人员个人效益和医院整体效益的双重体现，为医院人力资源的开发提供更加全面的数据信息指导依据。

三、基于人力资源开发的医院人事档案管理创新探索

在医院人事档案管理中，为顺利开展基于人力资源开发的医院人事档案管理创新，根据医院人事档案管理整序开发、充分利用和全面效益三方面的原则要求，需要进行医院人事档案强化管理、现代化管理和培训化管理，才能保证医院人事档案管理效益的全面发挥，提高医院的综合效益。

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2、与国外档案管理的差距要求档案管理转型与欧美档案工作相比较，欧美的档案管理现代化程度已经发展的比较高，并且明显的表现为“三化”，即管理手段上简易化，管理方式上社会化，管理原则上的法制化。因此，我国档案管理需要向着现代化的程度、社会化的方向、法制化的进程向前迈进。欧美现代社会在论述档案原则和实践时提出应当实现从“国家模式”向“社会模式”的三个转变。转变之一，随着档案概念基础的变化，档案工作重点也发生了戏剧性的变化，由保管记录活动的证据变为确保这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。转变之二，社会应确定其自身的价值，档案文件必须如实地反映这些价值。转变之三，档案进一步开放与信息的自动检索。[2]由此可见，欧美国家的档案管理已经走向扩大和社会化，而我国的档案管理正在寻求向社会化转型的路径。比如英国的档案管理已经步入社会化，实现了资源整合和依法治档以及档案扩大与服务公众。在这个问题上存在着范式转化的问题。首先，在管用的关系上，应该是管用并重，而不是现在存在的重管轻用。其次，我们需要国家推动和社会需求相结合，既要在国家力量下，也要在社会价值的取向下，推动档案管理发展。最后，档案保管与开放利用并重，它能够体现档案二维度下档案学的丰富与改变。

3、从档案管理的发展阶段看要求档案管理转型在美国的信息资源管理学家马尔香和克内斯莱英（J.C.KressLein）的信息管理理论中，将信息管理分为四个发展阶段，即信息的物理控制阶段，信息的技术管理阶段，信息资源管理阶段，知识管理阶段。现在的欧美许多国家在信息资源管理上正处在向知识管理过渡的阶段，档案工作者也是朝着管理知识服务目的去推动的。正如库克所说的：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。”与欧美档案管理发展相比较，我国档案管理表现为以下几个特点：第一，档案信息的物理控制在我国仍占主导地位；第二，对档案信息的认识全社会还处在初步认识阶段，未达到自觉行动的地步；第三，对档案信息的开发利用还缺乏科学方法的有效组织，不能达到知识服务的目的；第四，在微观上各类主体对信息资源的管理（包括档案信息管理）缺少明确可行的规划，更未将信息资源管理与其它各类规划进行密切联系。在我国，有人根据信息管理理论将档案管理归纳为四个阶段，即档案的物理控制阶段，档案信息的技术管理阶段，档案信息资源管理阶段，档案知识管理阶段。我国的档案管理现正处在第一阶段向第二阶段的过渡阶段，欧美诸国已经进入第四阶段，可见我国档案管理与欧美诸国在发展阶段上的差距。

4、档案概念性质的变化要求档案管理转型当前，我国正在进行之中的档案管理转型，主要内涵是从单纯微观管理到包括宏观管理在内的全面管理，从只关注档案的自然属性到同时关注自然属性和社会属性，其外在表现除了档案概念上的变化外，实践中主要有以下方面：其一，档案管理领域拓展，私人档案资源纳入管理范围。其二，宏观管理模式多样化。由此可见，传统的档案管理已经不适应现代档案概念和性质的变化，它需要由单一模式向二元模式转型，才能适应当今国家和社会的需求。

二、档案管理转型的目标

我国档案管理的转型使得政府的档案行政管理开始向宏观层面转向，由“国家模式”向“社会模式”转向，由单一模式向双元模式转向，同时又使得档案概念标准划分更加细分，不只是微观管理上的有限范围，更多的注意到社会性划分标准。简单来说，档案管理转型的影响主要有以下三个方面：第一，动力来源实现社会化。档案管理的动力来源不只是过去的那种单一的国家动力，随着社会的发展和社会的需求，社会这个大的群体也逐渐成为档案管理的动力来源。第二，服务对象实现社会化。为了满足社会的需求和人民群众的利益，本着“以民为本”的原则，服务对象实现了大众化下的社会化，有利于实现知识管理和服务意识目的。第三，管理主体实现社会化。伴随着档案的管理和利用，档案管理不只是简简单单的行政机构下的管理，当今更多的趋向于人民大众下的管理，这也是社会主义国家人民的责任，是历史主义意识下自觉的责任。

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关键词 企业档案管理系统 运行维护 体系建设

随着信息化技术的快速发展，档案管理系统在各个领域中的运用更加广泛，发展空间也随着扩大。现阶段，为了适应社会发展的步伐，企业对其档案管理系统的运行质量提出了更高的要求，同时，企业档案管理工作中信息化技术的优势越来越突出。信息化电子档案作为新时期企业发展中必不可少一项工作方式以及工具，其运行水平直接关系到企业档案管理工作的正常运行，尤其是在石油企业中，强化其档案管理系统的运行维护以及体系建设具有重要的意义。因此，相关工作人员应当积极分析档案管理运行系统中存在的主要问题并提出有效的措施加以解决。

一、企业档案管理系统运行维护和体系建设要点

在企业档案管理系统的运行管理工作中，通过有效的手段维护以及管理一个已经建设完毕信息系统，保障其长期性的顺利运行并长时间发挥其运用效益，比新系统的建设更具价值。

（一）企业档案管理系统任务

在企业档案管理实践工作中发现，信息管理系统的运行以及维护并非简单的维持系统的顺利运行，同时，也包含多方面的工作任务，具体如：在保证系统正常运行的基础上，对系统运行功能的应用加以推广；不断充实、修改、更新系统中的信息资源，尽可能避免以及排除档案系统的运行风险以及系统错误；逐渐完善以及强化系统功能；实现档案信息系统的实时监控；创新相关新系统的建设；充分发挥档案的利用率等。

（二）企业档案管理系统建设原则

在企业档案管理系统的建设过程中，应当遵循三个基本原则：（1）预警性原则。一般来说，企业档案管理运维系统包括多种预案，争在系统出现故障性问题或者系统的紧急状态，能够及时预警并找出相关应急措施，这对于系统运行维护效率的提高以及运维成本的降低具有重要意义。（2）科学性原则。企业档案运行维护管理系统的不能处于事务性处理这一局面，同时，各级运行维护系统应当避免问题的重复性处理，逐步实现系统工作的科学化。（3）指导性原则。在实际的系统运维中得出，系统问题的发现以及解Q与系统的完善与开发、系统优化机制以及相关业务流程具有紧密的联系，因此，企业档案管理系统运行维护工作具备指导性原则。

（三）企业档案管理系统建设功能

运行维护技术对于档案管理系统平台功能有着至关重要的影响。一方面，系统平台应当实现问题的分析、处理以及问题反馈的高速运行，保障信息系统的正常工作，以此逐步实现系统数据的准确性目标。另一方面，系统平台应当具备指导以及操作功能，企业分公司在使用管理系统的过程中，由于存在系统更新、工作人员缺乏经验、业务变动等问题，常常由于系统缺乏有效的功能指导，应当系统功能的发挥。在系统工作环节，通过有效的指导以最大限度的降低数据故障以及系统故障，能够降低系统运行维护的压力，并逐步提高系统运行维护的准确性。

另外，针对企业方案管理系统而言，还应当具备系统优化功能，即在系统运行维护过程中及时发现系统存在的问题，并不断积累解决问题的经验，进而通过系统的优化设计以及系统功能的不断完善，进一步提高系统的运行功能。同时，档案管理系统也应当具备信息仓库功能，通过信息仓库收集系统故障及其解决措施，这对于系统信息的再利用具有重要的意义；信息仓库也包含信息流转、系统功能运行指导等方面的信息，能够为系统的推广运用奠定良好的基础。

（四）制度保障体系的必要性

在企业档案管理系统的运行维护以及体系建设过程中，管理人员应当建设相关制度保障体系，比如系统运行维护管理制度、考核制度以及应急制度等，以此不断提高系统运维系统的有效性以及实用性。从某种程度上来说，运维制度的完善是系统安全稳定运行的前提，系统管理人员的有效维护，能够降低系统运行中的风险，有效改善系统工作的质量以及系统服务水平。通过科学的考核以及激励体制，合理评价信息系统管理人员的行为，不仅能够激发其工作热情，同时也能够有效提升工作效率，促进系统运行维护的健康发展。

二、石油企业档案管理系统运行维护和体系建设现状

石油企业是我国经济产业发展中的重要组成部分，企业管理人员应当提高对于其档案管理系统维护管理工作的重视，建设统一化的信息资源管理平台。现阶段，石油企业的档案管理系统全面记录着企业的发展历史，是企业发展方向的一大依据，通过档案资料的有效分析，不仅能够明确其自身发展目标、扬长避短，促进企业的长远发展。同时，通过档案资料的管理方便与企业领导及时了解其各个单位的发展情况，并以档案作为实际出发点制定一系列管理方案，保障企业经营的有效性。当就目前而言，我国许多石油企业的档案管理工作依然存在诸多不足，还需不断完善和改进。

（一）真实性问题

一方面，现代社会处于信息化发展的新时代，档案是石油企业中重要的信息资源，管理人员应当确保其真实性。以往的档案管理模式难以保障档案信息以及相关重要数据的安全，使用档案文件时很有可能出现信息篡改或者数据遗失的情况，无法保障信息的安全，极大降低了企业档案信息的真实性。另一方面，在石油企业中，石油企业的档案管理系统中多为图表资料，档案资料的负责人不明确，无法保障资料的权威性，或者存在档案资料的删改情况也难以发现，因此，企业档案管理的真实性问题是应当逐渐引起重视。

（二）保密性问题

随着信息化技术的进步，以往的电子式文件档案或者手写档案已经难以适应社会的发展，文件档案容易出现遗失等问题，极大影响其安全性以及保密性。而使用计算机作为网络终端，能够极大提高信息传递速度，提高档案管理的工作效率，但是不利于档案资料的保密。

（三）长久性问题

随着办公系统的数据化发展，许多单位逐步面向无人办公状态发展，信息化文件档案的运用范围也不断拓宽。现阶段，企I信息、数据均可以储存在电子档案中，工作人员只需手动操作就可以在较短时间内得到企业所需要的信息，企业档案管理的信息化方式简化了办公程序，但是一旦计算机出现故障，就会导致档案信息在较短时间内全部遗失，造成难以估量的后果，影响企业档案管理的长久性发展。

（四）广泛性问题

档案管理按照原来传统管理制度，利用率并不高，查阅资料难，不能准确、快速的找到相关文档，档案不能被广泛应用。企业档案管理系统运行维护后，可以快速定位档案位置，准确找到原始档案，并能让存放的档案内容得到更好的运用，充分发挥历史档案资源的作用。

三、企业档案管理系统运行维护和体系建设措施

（一）库房的智能化管理

随着信息化技术的不断推进，其在企业各个领域的运用更加深入，有关工作人员应当以计算机技术作为基础，建设全新的、能够与之适应的档案库房管理系统，并充分发挥计算机的优势，通过其时效性特点逐渐实现库房的实时监控，有效控制库房的空调设备以及温度，在提高工作效率的同时，逐步实现库房管理的现代化以及智能化。

（二）建设档案管理相应的网络

现代化社会的信息数据量不断扩大，档案管理部门的工作质量已经逐渐成为企业市场竞争中不可忽视的一个成分，因此，在这一时代中，企业应当不断完善其档案管理模式，充分发挥企业档案管理系统的价值。建设档案管理系统是改善传统管理方式中问题的主要手段，信息化系统的建设不仅能够促进计算机技术在档案管理中的推广化运用，同时也能满足数据量剧增情况下人们的工作需求。企业应当根据自身的实际发展需求，不断创新更加方便的管理方式，通过计算机的硬件共享，有效建设档案管理部分与企业其他部门的联系，实现档案资源的共享。

（三）提高工作人员综合素质

在石油企业中，档案管理工作人员的素质直接影响其工作水平，因此，管理人员应当提高重视，定期组织企业档案管理系统运行维护管理与体系建设的工作人员开展培训工作，在提高其职业技能的同时，强化对于工作人员职业素养的培养。同时，石油企业应当加大人员培训投资，邀请相关专家举办讲座培训活动，需要指出的是，在实际的培训过程中，管理人员不仅要重视理论知识的学习，也应结合实际案例进行实际演练，以此培养工作人员发现问题，解决问题的能力，为企业档案管理工作质量的提高创造条件。

（四）积极引进信息技术的应用

近年来，我国经济发展速度较快，信息技术逐渐被运用在各个领域。尤其是在企业档案管理国策过程中，信息技术的运用从根本上转变了以往的工作方式，在企业的经营过程中发挥着积极作用。然而，就现阶段来说，我国信息技术水平与发达国家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企业的档案管理系统运行与体系建设并不完善，因此，相关管理人员应当树立正确的意识，充分意识到技术发展的中心作用，引进国内外先进管理技术，通过有效措施提高信息化系统在档案管理中的可靠性。

四、结语

石油企业的发展不仅关系到人民的正常生活，同时也影响我国国民经济的健康发展。企业档案管理系统运行水平影响着企业的正常运营，在信息技术的支持下，企业档案管理系统的运行维护以及体系建设水平将进一步提高，有关人员应当引起重视，积极分析其中存在的问题，并通过有效措施加以解决，以促进企业的健康发展。

参考文献：

[1] 杨海燕.石油企业档案管理系统运行维护与体系建设[J].现代企业，2016.10（15）：847-849.

[2] 陈永生，苏焕宁，杨茜茜.电子政务系统中的档案管理：安全保障[J].档案学研究，2015.04（18）：63-66.

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一、投资项目档案管理现状及问题分析

投资项目档案验收是项目竣工验收的前提和必要条件，也是项目竣工验收的先行官，做好投资项目档案管理工作的重要性和必要性显而易见。(一)投资项目档案管理现状投资项目档案从形成、收集、归档到发挥作用，需要参建方包括投资主体、设计、施工、监理、竣工验收等单位共同配合完成，是一项复杂的系统工程。尽管各参建单位都了解投资项目档案的重要性，但是限于投资项目档案的特点、传统管理方式以及各参建单位的主观因素，投资项目档案管理现状不容乐观。1.投资项目数额大、周期长、参建方多、资金来源广，导致档案易遗失或散失。在较长的建设周期里，投资项目档案工作一直处于动态和持续补充状态，而且由于承建方众多，使得投资项目档案文件材料难以做到及时归档，齐全完整很难保证。2.投资项目建设管理人员档案意识薄弱，往往只重视红头文件和结论性文件材料的管理，对项目建设过程中产生的一些过程性与随机性文件材料的管理存在疏漏，造成文件材料归档完整率、准确率不高。3.文件材料收集归档难。投资项目建设周期较长，项目人员流动性较大，文件材料管理经手人多，极易造成管理断档或断层现象，增加了文件材料收集难度。4.档案完整性、系统性欠缺。投资项目档案的形成具有分散性和阶段性特征，由于投资项目建设管理人员对档案工作认识上存在偏差，因此很难确保档案文件材料的系统、齐全和完整。(二)存在问题分析1.传统观念中，档案管理部门注重档案整理和保存环节，而忽视档案收集过程的管理。究其根源在于档案人员无法对投资项目建设全过程进行有效跟踪，收集过程被孤立，不能与后续档案管理环节进行无缝衔接。2.投资项目档案一般在项目建设完成后才移交到企业档案部门，但是在项目建设过程中，项目建设与管理部门对文件材料的收集把关不严，而企业档案管理部门未参与项目建设过程，档案管理环节缺失，对档案的完整性、系统性无法掌控。3.传统的企业档案部门仅有对投资项目档案文件材料的业务指导权和监督权，没有过程监控权，致使项目档案质量的审核是在归档之后，存在监管滞后的缺陷。针对上述问题，本文认真研究了针对投资项目管理的有效应对策略，提出建立科学、合理的档案管控模型，跟踪投资项目建设流程，以达到对项目文件材料进行全程管控的目的。

二、理清投资项目档案管理职责

投资项目档案质量是企业实现投资目的的基本保证之一，而且关系到投资项目完工后使用、改造、维护和责任归属等一系列问题。因此档案管理过程应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规则》《建设项目(工程)档案验收办法》《建设工程文件归档规范》执行。

(一)投资项目的特点决定了档案管理具有责任重、数量多、难度大、要求高、涉及广的特点，投资项目文件材料收集归档周期长且较复杂，易造成遗漏，因此理清投资项目参建方的权属关系是做好投资项目档案管理工作的基础。参建单位具体情况见表1。

(二)明确投资项目参建方的立卷归档职责是做好档案管理工作的保障。投资项目档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，投资主体或受其委托的项目公司对投资项目文件材料的完整、准确和系统负责。1.投资主体档案工作职责投资主体对项目档案管理统筹规划，负责制定档案工作方案，对档案工作提出总体要求，明确双方在投资项目文件材料归档工作中的权利和义务，为投资项目文件材料归档工作提供支持和保障。2.项目公司档案工作职责项目公司根据投资单位和档案行政管理部门对投资项目文件材料归档工作的要求，结合项目实际情况，设立与项目建设相适应的档案管理机构、库房，配备满足投资项目档案管理需要的档案人员，负责所辖范围文件材料归档移交工作。3.参建单位档案工作职责参建单位包括设计单位、施工单位、监理单位及总承包单位，应遵照项目公司关于项目文件材料归档工作相关条款的约定，分别负责所承建工程或任务文件材料的收集、整理、归档、监督、检查、审核、汇总工作。

三、明确投资项目档案主要内容

投资项目档案是项目在投资立项、审批(核准、备案)、土地征迁、招标投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、竣工验收、运营、回购或移交等全过程中形成的具有保存利用价值，经鉴定、整理并归档的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。为了确保企业投资项目档案的完整、准确和规范，为项目的执行和运营提供有效的信息和法律保障，降低投资风险，根据《中央企业档案工作规定》，投资项目参建方应按照“谁形成，谁负责”的原则，对项目建设过程中产生的项目档案的形成、积累、整理和归档各负其责；投资主体对项目投资、建设、运营、回购或移交等阶段及各阶段衔接产生的管理文件归档工作负责。1.投资单位收集投资筹划、尽职调查、专项评估、可行性研究、审查、出资、后评价、资产处置及成立项目公司进行建设管理产生的批准文件或会议纪要、特许经营协议等内容。2.项目公司收集项目资金筹措、建设实施、交(竣)工验收、运营管理、养护维修、债务偿还、资产管理以及移交过程中产生的项目文件。3.设计单位收集内容包括项目进行勘察后经综合分析、论证编制的地质勘察资料、初步设计、方案设计、总体规划设计、施工图设计等文件。4.施工单位收集内容包括编制施工组织设计和施工计划，在组织工程施工过程中形成的技术、材料、设备等文件。5.监理单位收集对项目质量、进度和建设资金使用等进行监控形成的文件。6.总承包单位收集内容包括项目总承包范围内管理文件及汇总整理各分包单位编制的全部项目文件。

四、建立投资项目档案管理模型图

投资项目建设实施过程有其计划性和组织性，是人工、材料、机械、施工组织方法及建设环境条件等有机结合的过程。参照系统工程中的霍尔三维结构方法，根据上述参建方管理职责及收集内容构建投资项目档案管理模型如图1。该图的水平面横轴表示投资项目档案管理阶段，包括7个环节，纵轴表示投资项目参建方，空间轴表示项目建设阶段。该图清楚地反映了投资项目档案管理与项目建设的关系，投资项目档案产生于项目建设各个阶段，不同的建设阶段有不同的责任主体，形成不同的投资项目档案。投资项目参建方按照项目档案管理内容要求分别负责项目档案管理阶段的工作。按上述思路构建了一个顺畅、有序、可追溯的文件管控模型，生动系统地体现了投资项目档案的全程管理思想，对企业投资项目档案管理具有指导性、针对性和实用性。

五、科学制定投资项目档案管控原则与方法

(一)管控原则

将档案管理思想融入整个投资项目管理的生命周期，在投资项目档案管控中运用全程管理原则，即事前介入、事中控制、事后审核、验收归档，该原则要求把档案管理纳入项目建设计划中，实现全程有效控制。档案管理人员在投资项目伊始即提出档案管理要求；建设过程中进行有效跟踪，检查指导项目文件材料管理工作；竣工档案验收前进行初审，为投资项目档案验收严格把关；实现投资项目档案的科学管理和利用。

(二)管控方法

本文将全程管理原则贯穿于基本方法中，以期实现对投资项目档案的管控，通过制度建设、合同控制、岗位职责、环节控制具体落实执行全程管理原则，有利于提高投资项目档案管理水平。1.通过制度进行前端控制传统管理模式下档案管理人员一般不参与投资项目的调研、立项、评估等前期工作及实施环节。档案部门一般是中途介入或事后介入，由此造成投资项目档案管理难以规范化。全程管理原则要求档案管理人员实施前端控制，即在投资项目启动时从顶层框架上设计出一种符合投资项目建设的档案管理制度，将档案管理工作基本要求与工程管理相关要求有机结合，抓住管控源头。档案制度建设与贯彻落实是管控的核心，是实施投资项目档案全过程控制的保证。2.通过合同进行法律控制合同约束具有法律效力。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件及其整理、归档责任。”采取明文规定的方式，将项目档案的收集归档责任纳入合同中实施管理，明确规定参建单位的档案收集义务、归档要求、档案工作进度及奖惩措施等，运用法律手段约束参建单位，最大限度地防止档案的流失，实现档案管控的主动权和法律保障。3.通过职责进行人员控制人员控制主要是明确相关人员岗位职责中有关档案工作的义务。项目伊始，明确档案机构对口的部门与单位，形成档案管理网络，明确项目负责人、档案管理员、设计施工监理人员、开箱人员的有关档案责任，分别负有全局督促、具体档案业务与协调、整理项目文件、清点检查随机文件等职责。通过专、兼职档案人员的分工和协作，发挥各方专业知识优势，提高档案的准确性、有效性和系统性。4.通过考评完善过程控制投资项目建设每个阶段都有严格的节点要求，根据建设节点设定档案完成移交节点，要求投资项目档案管理人员及时、动态地掌握投资项目文件的流转状况，协调各方收集归档；将考评机制引入档案工作中，结合档案节点制定工作计划，考评结果通报档案工作完成情况，确保投资项目档案文件材料的形成归档与项目建设同步，最终实现整个投资项目档案管理的全程控制。

参考文献：

[1]杜二瑞.企业固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2007(1)：14-15

[2]范越，秦晓宇.国有企业投资项目档案管理的探讨[J].项目管理技术，2009(3)：40-43

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高校后勤管理的原则主要表现在以下几个方面：一是以人为本原则。高校后勤管理的关键就是以人为本的管理原则，其要求高校塑造管理理念和后勤文化时，创造理解人、关心人、尊重人、帮助人的机制和氛围，鼓励后勤人员自觉主动做好本职工作，高度注重人才资源的开发，做到合理使用人才、努力培养人才、善于发现人才，继而形成强大的人才凝聚力。二是效益性原则。该原则指的是高校管理工作应该以正确的目标和思想为指导，对财力、物力、人力等资源进行合理利用，最大限度发挥出有限资源的作用，实现培养目标的高质量与高效率。高校后勤管理中遵循效益性原则时，必须要对时间、物、财、人等资源进行科学管理和综合运用，为科研与教学提供周到优质的服务，积极调动师生工作和学习的主动性。三是目的性原则。高校的中心工作就是科研和教学，而为师生生活、科研、教学服务是后勤管理工作的宗旨，这就需要高校紧密围绕这一宗旨进行管理工作，树立全心全意为科研和教学服务的思想，明确教学规律中后勤工作的目的，从而更好地开展服务工作[2]。四是全局性原则。高校实施后勤管理工作时，必须要以工作特点、基本任务、发展目标为依据，科学处理局部与全局的关系。而全局性原则要求后勤管理人员从高校全局角度出发，对后勤管理对象进行把握，根据师生生活、科研、教学等方面的需求综合考虑问题，将其作为后勤管理工作的起始点，而不能局限于孤立分析管理对象各个要素。同时后勤人员必须要胸怀大局，高瞻远瞩，明确高校管理与后勤管理之间的关系，保证后勤管理工作的有序开展。

2 社会化改革下的高校后勤档案管理路径

2.1 加强制度建设

在社会化改革背景下，高校实施后勤档案管理工作时，应该形成完整系统的管理制度，使各个环节有据可依、有章可循，进而确保档案的真实性与完整性，以免档案交接过程中出现缺失和遗漏等问题。对于高校后勤队伍而言，其流动性相对较大，在实际工作中会影响档案的如实记录，时常出现前任后勤人员离开工作岗位时没有完成任内档案填写等工作，而接任后勤人员不予填写或随意填写档案，不利于提高档案的完整性和真实性[3]。因此高校在加强后勤档案管理工作时，必须要做好相关的制度建设工作，在制度中具体落实所有工作，严格依照制度要求实时档案的收集、形成、归档、交接等一系列工作，使档案管理工作在相对稳定的外部环境中顺利实施。

2.2 做好培训工作

对于档案管理工作而言，其不只是包括保管，也涉及完善、整理、搜集等一系列工作，这就对档案管理人员的素质提出了更高的要求。因此高校后勤管理部门必须要高度重视档案管理人员的再培训，定期组织职业再培训活动，进一步提高管理人员的专业技能和职业素养。通常后勤部门是保证高校正常运转的基本单位，涵盖十分广泛的内容，如教学硬件设施、汽车、维修、水电、餐饮、物资配送、基建等，导致后勤档案管理工作相对复杂，要求档案管理人员拥有较高的综合素质。例如：档案管理人员管理基建档案时，由于基建档案与物资配送、硬件设施、水?等其他工作存在紧密的联系，因此人员应该具备基本的建筑常识和较强的实践能力，科学利用所管理的档案来更好地支持后勤服务工作。另外，高校可以有组织性与计划性开展相关的进修与培训活动，加大在职人员的培训与教育力度，使其业务水平和信息处理能力有所提高，知识结构得以更新，能够准确辨别档案信息的有效性和无效性，增强主动开发利用档案资源的意识，以此满足社会化改革的发展要求。

2.3 加大宣传力度

档案真实记录和总结了高校的发展历程，其中涉及社会实践、技术研发、学术研究等诸多方面的记录，集中着社会发展的知识沉淀。但是在以往的高校档案管理工作中，部分档案管理人员缺乏较强的管理意识，不能全面了解《档案法》，这些都在很大程度上威胁到档案资料的安全[4]。随着社会化改革的不断深入，高校档案工作变得更加完善和开放，档案管理工作必须要向全社会和高校负责，这就需要高校档案管理人员积极增强自身的认知程度，高度重视档案管理工作。同时高校在日常后勤管理工作中，应该向教职工普及《档案法》，加大档案管理知识的宣传教育工作，鼓励后勤档案管理人员做到懂法知法，更好地完善档案管理工作。

2.4 增强管理意识，优化管理方式

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中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。