个人档案的重要性模板(10篇)

导言：作为写作爱好者，不可错过为您精心挑选的10篇个人档案的重要性，它们将为您的写作提供全新的视角，我们衷心期待您的阅读，并希望这些内容能为您提供灵感和参考。

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个人健康档案形成者，主要指医院、社区卫生服务机构、社会健康服务机构等。档案内容，个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。档案的形式，主要有图、档、卡、册、表。档案的本质即个人在医疗、保健等个人健康管理活动中形成原始的历史记录，它是医疗保健过程顺利进行的依据。个人健康档案，就是个人身心健康（健康状态、亚健康状态的疾病预防与保护、非健康状态的疾病治疗等）过程的规范、科学记录。它是以个人健康为核心、贯穿整个生命过程、涵盖各种健康相关因素、实现信息多渠道动态收集、管理，满足个人自身需要和健康管理的具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录。由此可见，个人健康档案是个人自我保健过程中不可缺少的医学资料，它记录了每个人疾病的发生、发展、治疗和转归的过程。建立健全公民个人健康档案对完善我国公共卫生和医疗服务体系、加强疾病防治和预防保健等工作具有重要意义。

二、个人健康档案的内容与独特性

1、个人健康档案的内容

个人健康档案不仅包括个人在医院看病时候所用的病历，还包括与个体健康有关在医疗、保健等过程中产生的更广义信息资料。个人健康档案可由个人基本信息、基本记录和专项档案等部分组成。个人基本信息包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业、工作单位、教育程度、婚姻、民族等；基本记录即个人健康行为记录：如家族史、吸烟、饮酒、就医行为以及个人各种化验及辅助检查记录、预防性记录等；专项档案指特殊疾患流程，是指对某一问题的进展情况进行跟踪随访的动态观察记录。包括症状、体征、用药、转会诊结果等。

2、个人健康档案的独特性

2.1内容的全面性与形式的多样性。个人健康档案不是简单地将纸质病历记载的各项内容输入电脑，还记载了居民平时生活中的点滴健康相关信息，在任何时间、任何地点收集个人健康档案，不仅能记录病史、诊断治疗情况可以完成以个人健康为中心的信息集成，而且也是在医疗过程中形成的所有文字、数据、图表、影像等资料的有机整合。个人健康档案的形式多种多样，它以图、卡、档、表、册等形式出现。

2.2内容变化的动态性。一份完整的个人健康档案记录了个体从出生到死亡过程中在各个健康状态下的所有生命体征的变化以及客观反映疾病病情、检查、诊断、治疗情况及其转归的全过程记录。它是一个动态连续且全面的记录过程，并通过各种形式详细地记录健康信息的变化，从而为将来的医疗保健以及健康管理过程提供完整的医疗诊断依据。

2.3检索使用的方便性与灵活性。传统意义上的查阅档案，必须是要先通过查找索引，找到相关索引一层层进入后才能进行翻阅，这不仅速度慢，劳动繁琐，而且检索的查全性和查准性又无法得到保证。个人健康档案以个人为单位，以特有的数据格式集中存储，有利于迅速检索查询、调用处理各种信息，为科学研究、临床提供全面可靠的资料，大大提高了档案的利用效率。

2.4内容的保密性。由于个人健康档案记录了大量的涉及个人隐私的信息，所以它的安全控制和保密性的要求就显得很高。个人健康档案涉及的隐私信息主要有注册信息，包括姓名、年龄、性别、身份证号、职业等，有对于个人健康有关的某一问题的跟踪动态观察记录，如就医行为等，还有用户的潜在信息，即基于个人信息从中发掘出来的潜在信息。

三、进一步建立健全个人健康档案管理制度

1、建立完善的管理流程和机制

首先是完善个人健康档案的收集制度。个人要有自我保健意识，尽可能地将与自身健康相关的所有记录全面、妥善地保管起来。各个卫生服务机构，如医院、社区卫生服务中心、社会健康服务机构等要形成制度，从个人出生开始建立健康档案，把个人健康资料纳入各个医疗保健机构的档案管理流程中。其次要确定个人健康档案管理机构。个人健康档案是个人健康情况的原始记录，具有从属性与唯一性，其归属权属于个人所有。医院等健康机构在受聘管理的期限内，负有形成。收集、归档和妥善管理的职责，严禁健康档案的散失。要根据有关规定在一定期限内做好个人健康档案的交接工作，保证档案资料的完整性与延续性。再次是不断探索好的管理方法和经验，培养一支高素质、业务能力强的档案管理人员队伍，高校快捷地提供利用服务，最大限度地提高个人健康档案的利用价值。

2、个人隐私安全与保护问题

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学校成立教学教研领导小组，保证学校工作正常、有序开展。

组长：

副组长：

成员：

下设办公室，办公室设在教务处，由石会来校长具体负责。

二、组织学习提高认识

县教学评估之后，我校先后组织包科领导、教研组长会，科任教师会，再次学习了《评估标准解读》和“教师个人档案具体要求”。每位教师对评估内容有了深层次的认识。石校长通报了教学评估中存在的问题，各位领导和老师通过学习认识到教学评估在学校工作中的重要性。

三、明确分工逐层落实

学校和各包科领导、教研组长层层把关，要求每位教师明确各自职责，规范个人档案资料和教学教研工作。

1、学校档案：档案细目按5大项22小项整理，贴新标签，成体系。在此基础上，学校将在新学期初提高标准，把教学常规抓到位，力求使教学管理、课程管理、教学条件、校本研修和评价研究等各项档案更加完善。

2、个人档案：每位专任教师设档案盒，贴标签存橱。按评估标准细目顺序装个人材料。学校下发“宏润中学个人档案整理须知”规范个人档案。包科领导、教研组长负责检查本组教师个人档案，做到：①教育叙事、教学设计规范化。②学习笔记专业化。③听评课记录过程化（表头，时间填写整齐，旁批、总结反思详实）。教务处安排专人抽查个人档案，发现问题及时改正。

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关键词：

大学生个人档案信息；云计算；信息安全；高校信息素养教育

一、云计算下大学生个人档案信息安全维护的意义

（一）大学生个人档案信息的诠释

在网络与大数据时代，随着云计算（cloudcomputing）技术被逐渐推广运用，与档案有关的云数据服务平台的运营者时常从高校内的档案管理部门与其他职能部门处获取到海量的大学生个人信息，进而将信息加以管理，由此形成个人档案信息。按照欧盟数据保护工作组的《关于公共部门信息和私人数据保护的意见》以及美国国家档案馆（NARA）的相关文件的界定，大学生个人档案信息（personalarchiveinformation）通常包括他们的个人情况（如姓名、家庭状况）以及在校表现情况（如学习成绩、奖惩情况、诚信记录）等。[1]

（二）信息安全的意义及云计算下的安全风险

信息安全的维护是个人档案信息管理与利用活动所应当遵循的重要准则。一般地，信息安全包括如下要素：一是完整性与真实性（Integrity）；二是保密性（Confidentiality）；三是可用性（Availability）。个人档案信息需要被作为个体（如大学生）与组织（如校外企业）的利用者所获取，以此来满足他们的个性化需求（譬如大学生通过获取自己和他人的信息来满足就业和升学等发展需求，又如企业通过获取信息来为大学生提供营利）。[2]然而云计算环境在提高了信息管理与利用效率的同时，也大大地增加了信息被篡改与披露的几率，由此大学生个人档案信息的完整性、真实性与保密性等安全属性被损害，前述问题已在实证资料得到了清晰的反映。[3]

二、国外安全维护经验的借鉴

美国、俄罗斯与欧盟的高校均培养学生在信息管理和利用当中所应具备的素质，其经验值得被我国高校借鉴。美国美国图书馆协会和教育传播与技术委员会为在校大学生制定了九条信息素养标准，其中最主要的标准就是信息技术的培养以及相关知识的获取；美国大学与研究图书馆协会（ACRL）等机构以及华盛顿大学与密苏里堪萨斯大学等高校依据前述标准，进一步制定了大学生信息素养的若干项执行标准与效果指标，其中最主要的一项即为，大学生能够熟练地获取与分析信息进而创造新信息。[4]近年来美国高校开始注重培养大学生的信息安全意识与道德，这体现在了该国档案工作者协会（SAA）制定的行业自律规范当中。[5]

（二）俄罗斯与欧盟

根据实施于2015年1月的《俄联邦关键网络基础设施安全方案》，高校教育者应当首先对大学生进行信息道德与意识的培养，在此前提下才向大学生传授关于获取与利用信息的知识与技能。为贯彻这一方针，该国联邦政府在《俄罗斯教育现代化构想》中，将高校信息素养教育划分为三个阶段：第一阶段主要培育学生的信息安全意识与信息道德；第二阶段的主要任务是组织学生互动和参与；第三阶段才是引导学生通过合理运用信息知识与技能来进行创新。[6]欧盟委员会数据保护工作组在于2014年修订的《数据保护指令》第一章中也做了类似要求。

（三）比较和取精

通过比较我们不难发现，美国、俄罗斯与欧盟都全面地规划了信息意识、道德、知识以及能力等方面的教育工作。不同的是，美国多数高校偏重于满足可用性这一信息安全属性的要求，而俄罗斯与欧盟的高校则更注重满足信息完整性、真实性与保密性等要求。

三、以高校信息素养教育来维护信息安全的基本思路

（一）首先促使大学生维护信息的完整性、真实性与保密性，在此前提下引导他们实现信息的可用性

在云计算环境下，大学生个人档案信息处于完整、真实与保密状态是它得以被有效获取与利用的前提。因为，按照科斯的解说，产权的清晰界定能够促进人们对个人档案信息资源的开发与利用。大学生应当是该信息的产权的最终享有者；[7](p140)另一方面，个人档案信息的完整性、真实性与保密性体现着大学生的尊严与自由等基本人格价值。

（二）通过层次化的教育规划，体现信息安全各要素的重要性差异

大学生通过信息安全意识的培养，得以维护信息的真实性与保密性；同时大学生通过接受信息道德教育，自觉避免对他人信息真实性与保密性的破坏。由此我国宜重点借鉴前述欧盟与俄罗斯经验，将对大学生信息安全意识与信息素养的培育置于基础与首要地位。

（三）分阶段地实施规划，以应对在大学不同阶段里信息安全所面临的不同风险

高校需要分阶段地帮助大学生获取知识和能力。按照美国教育学家A.S.Pardard阐发的通识教育（generaleducation）理论，大学生刚入学时就需要了解相关个人档案信息管理的基本知识（如信息的内涵、特征、信息安全的重要性、各安全要素的具体要求），这些知识的获取不太可能危及大学生个人档案信息的完整性、真实性与保密性等安全属性；[8]但是大学生往往需要在高年级才能深度学习有关知识并提升能力。由于这些活动难免会影响到信息真实性、完整性与保密性的维护，信息学家称之为“增值利用”。[9](p288-311)

四、基本思路下的具体安全维护措施

（一）为维护信息的完整性、真实性与保密性，对大学生开展以信息安全意识与信息道德为主要内容的基础素养教育。

为满足个人档案信息的完整性、真实性与保密性等安全要素的要求，高校需要开展以下方面的基础信息素养教育工作：第一，培育大学生的信息安全意识。第二，培养大学生的信息道德。第三，向大学生传授有关个人档案信息管理的基本知识。

（二）为满足信息的可用性要求，向大学生传授信息知识并帮助其提升相关能力。

高校有必要向大学生传授如下知识：第一，信息管理与利用对大学生发展的作用。第二，大学生获得他人个人档案信息的合法途径以及在利用信息时中所享有的权利。大学生需要了解自己在利用他人信息时，应当如何处理自己作为利用者所享有的权利与本人的初始权利之间的潜在冲突；[7](p115)第三，信息管理与利用的具体手段。

五、结语

在数字与网络时代，个人档案信息安全的充分维护不能仅仅依靠对作为信息本人的大学生进行信息素养教育。在信息管理学与新制度经济学视野中，档案管理者与立法者还需要通过合理的制度安排，设定管理和利用者在收集、归档、传输和分析信息中应当遵循的制度规范，从而督促他们改变自身片面追求管理和利用效率而损害信息安全要素的不良偏好。在信息安全维护中，制度与信息素养教育是功能互补、相辅相成的。而对于如何协调发挥二者的作用，则尚需进一步探讨。

作者：李仪 秦祖伟 祝顺欣 单位：重庆三峡学院东南大学

参考文献：

[1]齐爱民.数据权、数据的确立与大数据保护的基本原则[J].苏州大学学报,2015,(1).

[2]王世伟.论信息安全、网络安全、网络空间安全[J].中国图书馆学报,2015,(2).

[3]罗军,李灵风.公民档案利用权利发展历程研究[J].档案与建设,2014,(11).

[4]杜玉霞.美国信息素养教育与研究的启示[J].电化教育研究,2005,(10).

[5]李仪,张娟.个人档案信息共享的规制措施研究[J].档案管理,2015(3).

[6]肖秋会.俄罗斯信息法研究综述[J].中国图书馆学报,2013,(6).

[7][德]柯武刚,史曼飞著,韩朝华译.制度经济学——社会秩序与公共政策[M].北京：商务印书馆,2000.

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中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1005—5312（2012）27—0240—01

一、高校毕业生档案的内容与特点

1、学生档案的内容包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、体检表、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指学籍册、招生花名册、学生名册，证书表册，毕业证书发放登记表，毕业去向登记表、学科和非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。

2、学生档案材料形成的时间多阶段性。学生档案一般是有季节性或准季节性的。随着高校事业的发展，高校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有长有短，形成的学生档案材料也不一致。

3、学生档案具有学生管理工作的重要特点。其目标非常明确，对内，便于加强对学生在校时学籍、业绩、思想政治、奖惩管理；对外，则服务于社会，为社会人才系统注入文字信息。

二、高校毕业生档案管理中存在的问题

（一）毕业生对档案的重视程度不够

随着市场经济的发展，一些毕业生就认为个人档案“没什么用了”，另一些就业于私营企业等没有人事主管权的非公有制单位的毕业生，更是“遗忘”了自己的档案，其不知将来政审、调资、出据证明、职称晋升中均要以档案材料为依据。

（二）档案管理不规范

档案管理部门只照搬规定办事，没有形成自己的实施细则和制度，在执行过程中也存在不严格现象，收集、归档工作被动不及时；另外，建档干事和辅导员在管理上流于形式，仅充当档案“保管员”的角色，导致了档案内容不全、管理混乱等问题。

（三）档案管理手段落后

目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

三、完善高校毕业生档案管理工作的思路及对策

（一）提高对毕业生档案管理工作重要性的认识

一是加强宣传力度，提高毕业生对其个人档案重要性的认识。做好咨询服务工作，利用多种渠道向毕业生宣传有关档案的管理知识，要让广大毕业生充分认识到，毕业生档案并不是可有可无的，它对毕业生今后的就业、生活方面都有着极其重要的影响。

二是加强自身学习，提高建（管）档人员素质。新时期学生管理工作面临许多新问题，同时也给毕业生档案管理工作提出了更高的要求。管档老师要充分认识到毕业生档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，利用好毕业生档案这一信息资源。

三是要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时保管。

（二）加强对毕业生档案的科学规范化管理

一是要全面普查案卷，去糟取精。对接收到的毕业生档案应重新整理，剔除无用的案卷资料，对所保留的案卷资料重新组卷。

二是要加强收集工作，完善档案内容。按照学院有关文件精神，结合本校实际制定相应的制度，全面收集学生在校期间的表现材料，注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料。

三是要实行专门统一管理。建立专门的毕业生档案库，将所有毕业生的档案统一整理，分门别类，按照人员班级、系部、专业、姓名等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，实行科学、规范的管理。

（三）创新档案管理模式，实现现代化管理

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中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2011）12-0290-01

随着我国人事制度改革的不断深入，人事档案的作用也变得日益重要，尤其是对于社会失业人员更是如此。社会失业人员因其失去了正常的工作及收入，因此成为令人关注的社会弱势群体。2010年3月5日上午9时，指出：改革收入分配制度。合理的收入分配制度是社会公平正义的重要体现。我们不仅要通过发展经济，把社会财富这个“蛋糕”做大，也要通过合理的收入分配制度把“蛋糕”分好。要坚持和完善按劳分配为主体、多种分配方式并存的分配制度，兼顾效率与公平，走共同富裕的道路。这里所谓的公平和正义主要是指要加强社会对弱势群体的关注，因此，对于档案管理而言，就必须要加强失业人员的档案管理，努力促进劳动就业服务。

失业人员的档案管理有其独特性，如果处理不当很可能导致连锁反应，增加社会不稳定因素。对于失业人员的档案管理，要着重记载其工作中的思想品质、工作作风、业务能力、工作表现、考核业绩、工资待遇等等。加强失业人员的档案管理工作，对于改善民生、促进公平和实现社会主义和谐社会的健康、可持续发展都具有相当重要的意义。

一、失业人员档案管理的现状分析

首先，用人单位不够重视，因此存在相当数量的抛档现象。大多数的企业单位轻视档案的重要性。参加招聘的单位往往只看应聘人员的个人简历，而对详细的个人档案望而却步、束之高阁。签订劳动合同之后，用人单位也仅是根据雇员在本单位的工作能力、工作业绩等各方面的综合表现来对其进行考核，所建立的也只是临时性的档案。因此，基于管理成本等各方面的因素，用人单位也不愿意接受雇员的档案，更不愿为其建档。这就导致了雇员往往工作了好多年，但其个人档案却是一片空白。尤其是那些效益不好或者濒临倒闭的企业，抛弃档案等现象更是屡见不鲜。再加之管理人员对雇员档案的漠不关心，就造成了越来越多的所谓的“死档”。

其次，流动人员断档的现象严重。随着经济发展的深入，就业的流动性加强，很多档案并没有随着个人工作地点而流动。于是，个人档案留予原单位，新的工作单位也保存接受雇员之后的档案记录，这样就造成了越来越多的断档现象。

再次，失业人员档案管理的普遍不规范。鉴于失业人员本身的流动性大的特征，致使其档案管理一直不被自己及其所在单位重视，导致个人档案记录断断续续。单位本身的管理也很不规范，不能全面地了解雇员的工作经历、工伤情况、工作性质等等，这对于其计算工龄、定级、工资调整、办理养老保险等等都极为不利。

二、加强失业人员科学的档案管理

如上所述失业人员档案管理的现状存在诸多的问题，因此加强失业人员科学的档案管理已经迫在眉睫。针对这种情况，必须建立统一的人事档案管理制度，对失业人员的认识档案进行科学有效的管理。具体可以从以下几方面入手：

1.加强失业人员自身对档案作用的认识。人事档案作为记录个人的工作经历、政治水平、工作能力等内容的文件资料，对个人评鉴起到至关重要的参考作用。对于继续就业的失业人员来说更是如此，它不仅能反映一个人的工作经历，而且对于计算工龄、工资定级、办理养老保险、离退休等都是必不可少的证明材料。因此，对于个人来讲，一定要确立重视自身的档案的意识，妥善保管并尽力完善自己的档案材料。这样才能尽量避免因为档案的缺失或者不健全而造成的损失，并且有利于促进自身就业的合理性和针对性。

2.成立统一的人事档案管理中心。将现行的人才交流机构以及就业管理机构的档案管理职能独立出来，成立由政府统一管理的人事档案管理中心。这样才能集中、科学管理从业尤其是失业人员的人事档案，保证档案管理的统一性、连贯性、公正性和科学性。

3.将失业人员的人事档案管理纳入到社会公共管理服务的范畴，支出专门经费用于人事档案的管理。这样才能保证人事档案管理的源头活水，确保人事档案管理改革的可行性。

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随着计算机技术的发展和以及网络安全的进步，档案的管理逐渐向数据化方向发展，起初因为计算机的不安全性和网络的未知性很多档案管理机构不敢使用计算机进行档案处理，后来意识到计算机有着很高的便捷性，逐渐的从传统档案形式到数据化档案形式开始转变，并逐渐形成一种风潮。但是随着一些重要档案也用于数据化管理，数据化档案管理的安全性又受到不少人士的质疑。所以要做好相应的数据化档案的保密工作。

1 做好数据化档案的前期准备工作

做好档案的管理工作就要把档案进行实现的分类。数据化档案按照档案的保密性质可分为，一般档案、秘密档案、机密档案、绝密档案。按照档案的网络连接又可分为互联网档案、局域网档案、专线档案、不联网档案。这些档案越往上的安全登记越高，同时如果造成泄密，所造成的影响也就越大。所以要按照相应的档案等级建立其相应的安全保护措施。

1.1 建立专门的档案管理部门

档案管理应该是独立的部门，同时应该具有独立的档案管理办公室，这是档案管理的一个基础之一。在档案管理部门内部安装相应的监控，同时一定要对其办公室的出口，包括窗户等进行监控，用时对相应的资料存储设备也进行监控。同时监控的视频窗口应该在监控室的一个醒目的地方，能帮助值班人员随时的查看。另外根据相应的档案的重要性，还可以使用相应生物体征识别的方式精心设置门锁，一般多采用指纹职别的方式，但是指纹容易被复制，所以一般采用门卡、密码、指纹等多种方式进行多重的方式防止数据的防盗。有些档案是依靠局域网和专线等方式进行相应的数据传递的，但是针对于长距离布线的安全性一直是档案工作的一个难点问题，如果让不法分子找到了传递数据的专线就可能造成相应的档案失窃的问题，但是可以利用数据加密的方式，保护档案的安全性，数据加密是重要档案的一个关键手段之一，它的特点就是就是让他人窃取到了相应的档案文件也不能对其档案的内容进行解读，随着信息技术的发展所以档案就更难以被破译。档案的安全保护系数最重要的就是与档案的机要程度是相关的，如果一个重要的文件被放置于互联网上，那么多完美的预防措施也没有相应得作用，因为互联网的漏洞过多。另外一个不怎在重要的文件，比如一些没有什么价值的文章等，如果采用采用严密的保护，这明显不利于档案部门的管理，同时也支出了很多本可以省下的费用。对一般性档案，因为被窃取后获利小，很多非法人员是不愿意进行攻击和窃取的，因为本身窃取档案的行为就面临着被逮捕的风险，并且非法人员窃取档案也是需要一定的经费和时间的，所以对于一般档案，做好监控工作和网络的维护即可，不必如此大费周章，浪费大量资金。

1.2 完善相关法制

对于档案的管理我国与之相关的两部法律《保密法》和《档案法》，但是这两部法律有着一定的局限性，因为在其中档案的价值难以被认定，所以经常造成相应的盗取档案人员的判罚不公，同时档案管理中国家的档案被划分相应等级，但对于相应的私企中档案没有一个明确的分级，同时档案的性质比较难以界定。比如有食品企业，它对其他企业的产品进行调查，并评测消费者满意度，同时建立一个完善的相关企业资料档案。这种档案是可以控制该行业发展的形势，以及未来产品发展方向的。是竞争企业十分想要的档案资料，但是这类的档案在国家的法律档案规定中，没有相应的地位，在被窃取后维权也得不到应有的赔偿。因此这就造成相应的档案的重要性与法律规定的性质严重不符的现象。同时有些档案的价值并不高，反而受到特别重要的保护，其中比较突出的就是学生个人档案，学生个人档案主要记载了学生的成绩，和各个学期教师的相关评语，因为这个个人档案最后会进入企业领导的手里，所以在档案中很多教师都尽量的好评，即使有犯错误行为也不进行填写，所以档案的实际价值很低，但是个人档案却属于国家秘密档案的范畴中，个人信息的确属于一种重要的信息，但是学生档案的有效信息过少，所以可以适当的放宽学生档案制度，然后采取一种简单的档案形式，减少相应的档案减少工作。同时档案的保护应该向一种更加准确，更加合理的方向上发展，改变档案的分类的不公平制度，另外要加大退盗取企业档案的处罚力度，然后对企业损失能够做出合理的估算，帮助企业维护自身的合法利益。

2 遵循档案数字化管理工作流程，引入有效监理制度

档案数字化管理过程中，存在文件丢失或者泄漏的问题，但对于很多企业来说，部分档案的保管十分重要，关系着公司重大事件决策，如投标方案，如果不妥善保存，被其他公司窃取，会给企业带来严重的经济损失，在档案数字化管理过程中，应引入“第三方”监理制度。

2.1 细化档案数字化管理程序细化档案数字化管理程序，确保环节之间的紧密联系性，遵循科学的管理方法和理念，严格规范每一份档案的进出。数字化档案管理主要依托计算机和互联网，资料的进出具有一定随意性，因此在文件需要被查阅或传送时，必须做好相关保密措施，多维度审查借阅单位的资格，当文件被“返档”时，应仔细核查文件是否缺失或整改，如果出现此类现象，应马上报告管理层并追踪借阅者，提高档案数字化管理工作的效率。

2.2 确定监理单位与监理人在档案数字化管理过程中，可以引入有效的监理制度，主要包括以下三个部分，首先，选择合适的监理单位，管理部门应考核单位资质、成立时间和工作成果，结合档案数字化管理工作量、工作人员等方面因素，通过比较分析等方式，综合选择最合适的监理单位。

结束语

在档案的数据化过程中，档案管理迎来了很多新的调整，但是数据化带来的相应优点要更大于缺点，数据化的缺点就是增加了资料出现意外和被盗取风险，所以要控制这种风险就要学会相应的档案管理方法。在提高档案安全性的过程中，首先要认知到档案本身的重要程度，然后根据档案的程度选择档案安全管理的设备还有网络模式。然后积极维护设备和网络的安全。另一方面，国家应该加快相关法律的完善，加大偷盗档案的处罚。在企业和有关档案管理部门中应该加强人员的素质，提高档案管理能力，多个方面出发就能减少档案泄露的现象。

参考文献

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每个人的人事档案，重要性和身份证几乎相当，个人档案记载着一个人的学历、工作经历、、工作表现等，表明一个人的一生人事档案关系。毕业后要定级转正、申报职称、办理养老保险，以及职务晋级、婚姻等有关证明，都要用个人档案。许多档案管理部门都有一批沉寂数年的档案，大学生毕业后往往两三年不理会档案，也不来办任何手续，“往年这种情况很多，但近年来劳动合同签订的要求提高，签合同必须有档案跟随，所以反而促进了档案的流动。”市人社局工作人员介绍，但找不到档案的马大哈依然不少，毕业后忙于工作，等到用档案的时候却总也找不到，尤其是一些毕业生丢失了报到证，增加了寻找档案的难度。此外，网上签约信息也能提供方向指引，但某些公司手续不全导致信息有遗漏，有时候也帮不上忙。另外，一些高校为了方便毕业生，按照毕业生提供的单位、城市信息寄送档案，可毕业生突然又换了工作，将寄送档案的事情抛在脑后，等寻找的时候增加了难度。许多大学生毕业后工作不稳定，为图方便将档案留在自己手中，最终成了“死档”。也有人误以为档案会自动跟人走，对其漠不关心，最终使自己的档案成了“弃档”。市人社局有关负责人提醒毕业生应根据自己的实际情况落实档案，如果在民营企业或是合资企业工作，无论本地籍或是外地籍最好将档案放到正规单位管理，在外地工作的学生也应将档案转移至工作地档案管理中心，以免造成弃档。

二、大学生毕业生档案去向

毕业生参加工作后，档案有三类去处可能：第一类，档案随个人到了新的单位；第二类，自己把档案存放人才交流中心；第三类，本人把档案暂时存放到了学校。各类方式存档都有其独具之处的，具体存放哪里需要依照各地实际情况或者未来归划来实行。新的单位，高校毕业学生将《就业协议书》交给将要毕业学校，由学校人事部门统一到毕业学生人社部门办理毕业学生就业派遣证。需要转移户口的高校毕业学生，还应该持就业派遣证、毕业证书等资料到户口所在地办理户口转迁证。如果需要办理手续的，由毕业学校一起拿到人才交流中心，经整理、核对，符合要求的，整理完手续齐全存档。要办理户口的，持手续齐全存档、复印毕业证、户口准迁证、小二寸照片等在新工作单位或人才交流中心办理新的手续。招聘新的单位无集体户口的，直接迁入省或市（区）的人社部门人才交流中心集体户口。新的单位可能有一些原因不能接纳你的个人档案，或本人自愿做一个不受约束自由职业者，可以把你个人档案存在各地人才交流中心，优点是去留随便，而且晋级、评职称、各种保险等不缺，由于人才交流中心只管个人的档案不用人，在你要一步深造或换想工作时不会因为档案转交困难而受到限制。缺点是人个和新的用人单位只能签定劳动合同，这等于给别人打工，你所在的打工单位因为你可能随时走人的不确定性而减少你的福利；另外在出示各类和档案相关的证明时，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也许会浪费你的时间；还有每一年都应该交一定的档案存入费。

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干部人事档案是个人经历的记录，是对个人思想品德、业务能力和工作情况的反映。它是各级组织历史地、全面地考察了解和选拔任用干部的一个重要依据，也是维护干部个人某些合法权益的重要凭证。干部人事档案规范性既包括档案内部材料填写规范、材料真实和完整，也包括干部档案分类、编码、目录等外在形式符合统一规范。当前某些干部人事档案存在材料不全、涂改造假、分类不明等不规范现象，影响了档案作用的发挥，也损害了干部人事档案的权威性。当下促进干部人事档案规范性，有利于维护干部人事档案的严肃性和公信力，充分发挥干部人事档案在人事工作中的重要基础性作用。干部人事档案主要包括十大类材料：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免等材料以及其他对考察了解干部有参考价值的材料。干部人事档案中的大部分材料都是组织及各部门有意识形成的归档材料，在材料形成之初就确定了它的归档性，做好材料的审核和保存工作并且做到及时归档是各相关部门义不容辞的责任。从干部人事档案的丰富内容来看，干部人事档案材料的形成涉及多个部门，“干部人事档案收集归档规定的档案材料内容，一部分是在学校形成学生档案，有一部分是组织人事部门形成的，也有各级部门单位形成的材料。材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门。”[1]因此，实现干部人事档案的规范性，就必须加强各个部门的协作。

1组织人事部门

组织人事部门是干部人事档案材料形成的主体部门，涉及干部人事档案材料的多个方面。首先，《干部履历表》是组织部要求干部填写的一份非常重要的材料，主要包括干部出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、亲属关系等基本信息。因为《干部履历表》最后要经过基层组织审核盖章，所以它的可信度非常高，目前很多地方的房产公证必须需要《干部履历表》中的亲属关系证明才能办理，这从侧面说明了它的重要性。但是，随着单位干部的不断增多，目前很多组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作并没有做到细致到位，很多重要信息如出生时间、工作时间等与其他材料记载不一致的情况时有发生。因此，各级组织人事部门要切实发挥审核的职责，确保《干部履历表》内容的真实性。此外，自1999年全国统一填写过一次《干部履历表》之后，便没有统一填写过，经过十多年的时间，很多干部的党团关系、工作和学习经历、职称、父母、配偶和子女信息可能都发生了较大变化，长时间的信息滞后性影响了干部人事档案的利用。鉴于此，各组织部门应形成一种机制，每隔几年就及时组织和敦促本单位人员严格按照规范填写《干部履历表》，保证档案信息的及时更新。其次，工资变动表格是人事部门必须严谨制作完成的重要材料，它涉及每个人的切身利益。大学生的毕业生转正考核定级表是证明大学生参加工作时间和干部身份的有力证据，而在当今的干部档案审核工作中发现很多人的档案中都没有这张表格，对于确定工龄造成了困扰。完整的工资变动表也可以从侧面体现在不同单位的工作时间、级别及待遇等变化，是维护个人合法权益的重要保障。各级人事部门要切实做好工资表制作工作，记录好工资变动情况，尤其要做好入职和离职的工资表，并及时归档。再次，招工登记表、聘用合同、入伍登记表、转干审批表、任免表等都是个人经历的重要记录，是确定工作时间、工作内容及干部身份等事项的关键证据，如果这些档案材料不完整或没有归入个人的档案，那么个人的这些履历就很难得到证明，要想重新证明这些履历可能要大费周折。比如，当年有过“上山下乡”的知青经历的人，档案中缺少了知青下乡审批表，后来国家政策规定知青经历算工龄，他们要想证明这段经历，就必须到当地进行证明，如果当地的户籍档案等相关档案没有保存好，而且一些当事人也联系不到的话，就很难证明他们的知青经历。组织人事部门的档案工作关系到每个人的切身利益，组织人事部门必须切实提高档案意识，重视档案工作，把相关文件材料做规范，保存好并及时将档案材料移交到干部人事档案管理部门。同时，组织人事部门也要加强对个人在重视干部人事档案方面的教育，让本单位职工充分认识到自身档案的重要性，如实规范填写相关表格材料，并及时将个人取得的相关资格证书、奖励证书等复印件交组织存档管理。

2高校学生工作管理部门

学籍档案是干部人事档案至关重要的一部分，报考登记表、成绩表、毕业生登记表、学位授予表等都是证明干部本人从录取到毕业学历学位真实性的必要条件，报考登记表记录了报考录取信息，成绩表记录了学业情况，毕业生登记表记录了毕业信息，学位授予表记录了学位获得情况，任何一份材料的缺失都会影响当事人学历学位的完整性，高校学生工作管理部门务必规范设计学籍材料，认真做好学籍档案的归档工作。从当前的干部人事档案工作实践来讲，干部人事档案中学位授予表缺失的情况比较常见，有些高校在工作中没有意识到学位授予表的重要性，尤其是在本科生的学位授予中没有制作这一张表格，也就更谈不上将学位授予表归入个人档案了。而从干部人事档案的规范性来讲，如果只有毕业生登记表而没有学位授予表，就代表当事人只取得了毕业证书而没有取得学位证书，这就对那些本来共同取得毕业证和学位证的人的学历学位信息造成了缺失和破坏，也使得组织在考察个人时无法将取得单证的人和取得双证的人区分开来，影响了干部人事档案的利用。高校学生工作管理部门所保管的学生档案是干部人事档案的前身，高校学生工作相关部门一方面必须参考和借鉴其他高校的经验，合理规范地设计学籍材料，使之在放入档案时能够完整全面地记录学生的学籍信息；另一方面必须在学生毕业时将其所有的相关归档材料归入个人档案，并按照转递地址及时进行邮寄。高校学生工作管理部门规范地做好学生档案的工作，能够为干部人事档案规范化打下良好的基础。

3干部人事档案管理部门

干部人事档案管理部门是主管部门，也是协调其他各个部门的关键部门，对外要主动加强与各档案材料相关部门的沟通联系，加强对各单位兼职档案管理员的培训，做好沟通和培训工作；对内要加强自身的学习和管理，不断提升业务素质。

3.1接收新档案时把好检查关

干部人事档案管理部门在接收新档案时，应该认真核查档案目录与档案材料的对应情况，如发现有缺失的情况及时向档案原来的管理部门联系查找，避免因时间过长而难以查找的麻烦。再者，干部人事档案管理部门要安排专人发函补材料，新接收的档案目录与内容虽然对应，但仍有缺失的材料，不能因为不是本部门造成的材料缺失就放任不管，而是要增强敬业精神，本着档案现在归我单位管理就将其规范化管理的态度，及时发函到档案材料的出处单位进行补充，保证每一卷干部人事档案的材料都齐全完整。

3.2接收档案材料时做好登记工作

干部人事档案材料的产生处于一个动态的过程，档案随着个人社会实践活动的不断变化而增加新的材料，“干部人事档案会随着干部身份的确立而确立，会随着干部职务的变化、干部经历的丰富而不断增加新的内容，即使干部退休了，还会有工资、奖励、处分、死亡等材料的形成。”[2]干部人事档案材料产生的动态性也决定了收集档案材料始终处于动态的过程中，为了保证档案材料在归档和接收时交接明确，要做好接收材料的登记工作，归档人和接收人均需签字并注明时间，这样可以做到有据可查，如果出现材料丢失的现象可以明确责任人，追究其相关责任，防止推诿扯皮的现象，同时也可以从侧面增强档案管理人的责任感，使其妥善保管好档案材料。档案材料移交和接受过程的规范化有利于保障干部人事档案材料的完整性。

3.3材料放入档案时做到及时仔细

档案材料在收到之后，如果不及时分别放入个人档案，会造成材料堆积难以查找的问题，为了干部人事档案利用起来能够高效便捷，管理部门应该在收到散材料后定期及时地将材料归入个人档案。在放档案材料时要认真核查档案材料的份数以及当事人的姓名、出生日期等基本信息，防止档案材料错放问题的发生。

3.4整理档案做到标准规范

整理干部人事档案时，要认真对待每一个环节。首先，要认真鉴定材料的真伪，在碰到复制件时尤其要注意查看是否加盖原出处或组织人事部门的公章，对于不符合归档要求的文件材料要进行补办或重办，对于多余的材料要抽出。其次，要严格按照干部人事档案的十大类进行材料的分类，并且在每页材料上编写页码，在每份材料的右上角编写序号，字迹大小适中工整。再者，在对档案材料进行打孔时，要细致翻看材料中每一页的页边距是否足够，防止打孔打到材料内容上的现象。总之，整理干部人事档案要严格按照中央组织部印发的《干部档案工作条例》的要求，真正做到“认真鉴定、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条例、精炼、实用的要求。”我国人力资源丰富，随着市场经济的发展，人员流动情况越来越多，随之而来的干部档案转递工作也越来越频繁。如果干部档案在某个单位时不规范，干部工作几经变动之后，也会为后面的单位整理档案带来麻烦。人员流动加速，对干部档案的完整性和规范性提出了更大的挑战，这就需要全国各级单位都要切实做好干部档案工作。只有这样，从本单位寄出的干部档案到新单位才可以很容易地上架，从外单位寄来的档案也可以很轻松地被利用起来，彼此之间可以省去很多麻烦，提高工作效率。因此，各级相关部门，要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作的重要性，切实加强领导，自上而下从源头上将保证干部人事档案规范性落到实处。

参考文献

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1对高职院校学生档案的正确认识

第一，学生档案是学院档案的组成部分，也是国家人事档案的重要组成部分。需要加强管理，完善档案管理制度，提高档案的研究和应用价值。第二，随着高职院校建校规模的扩大，招生人数增加，在教育体制改革的大背景下，学生应征入伍、出国留学、考公务员及就业渠道的多样化，档案的作用也越来越大。学校管理好学生档案，能为用人单位人力资源管理提供便捷。第三，档案管理也反映了高职院校的管理水平，对深化教学改革，提高教学质量和教学管理水平，以及对高职教育质量和学生素质的提升，都有着重要的意义。第四，高职院校学生档案是高职院校评估的一项重要内容。尤其是在高职院校评估和升本过程中，档案直接记载学校教学历史，反映学校教学工作全貌，记录学校人才培养的全过程，在人才培养水平评估工作中具有重要的作用。第五，高职院校学生档案中记载着学生在各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明等，主要用于毕业生的转正定级、工龄计算、社保福利、因公出国政审等。因此，建设、管理、使用好学生档案是高职院校应尽的义务。

2高职院校学生档案管理存在的问题

当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。

2.1档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。

2.2档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情况调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。

2.3档案管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。

3加强高职院校档案管理的措施

3.1建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。

3.2增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。让学生认识到个人档案的重要性，因此，自觉重视档案材料的填写，能如实填写档案内容，且书写清楚、格式规范，档案制成材料符合要求。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。

参考文献：

[1]杜君芳.简析高职院校学生档案的管理[J].滨州职业学院学报，2008，（04）.

[2]吕文花.高职学生档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界.2008，（05）.

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二、高职院校学生档案管理存在的问题

当前，很多高职院校往往把主要精力投入到教学管理以及招生就业上。在学生档案管理方面还存在管理不够严格、程序不够规范、制度不够完善等问题。

（1）档案管理意识不强。高职院校的人才培养方式与高校有着一定的区别，往往注重学生技能的培养和实践能力的提高，对学生的档案管理不重视甚至是忽略。很多学校对档案管理不重视，档案管理部门对档案材料的收集和整理不及时，通常是在学生毕业时才完善归档材料，出现问题存在互相推诿的现象。大多数毕业生对毕业离校后的个人档案流向、人事托管等事项缺乏了解，可能影响到毕业生的户籍去留，更直接影响他们上岗后的社会福利待遇、职称评定等问题。加上社会造假成风，很多学生为提升自己的就业竞争力，篡改成绩、私自填写评语、夸大事实。

（2）档案材料内容不齐全。学生档案归档材料应包含：学生登记表、学籍登记表、奖励处分材料、军训成绩、入党和入团相关材料、学年评语表、计划内学生高考成绩单、家庭情r调查表、体检表及相关材料。多数高职院校在学生档案材料的归档方面，对归档的范围没有明确的要求，已归档的材料达不到真实、完整、规范的要求，全面反映学生素质的客观材料不完善，多主观评价的内容，反映学生成长轨迹的客观材料不足，对学生所做的操行评语过于简单。特别是个人素质、组织能力、团队协作能力及诚信等方面的信息材料过于粗略甚至是缺失，而这些往往是用人单位在选用人才时最为关注的信息。

（3）管理部门档案管理的手段落后。高职院校大多不设专门的档案管理人员，且档案管理的方法较为落后，没有科学的档案管理规章制度，致使学生档案材料杂乱或缺失。

三、加强高职院校档案管理的措施

（1）建立健全规章制度。为加强和规范档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，使学校的工作人员都具有档案管理很重要的意识。要使学生档案管理工作规范化、制度化，学院应当设立专门的学生档案管理部门，制定相应的管理规章制度和岗位职责制度，且要把这种规章制度和岗位责任制推行到各系（部），使各系（部）的教师及工作人员都重视学生档案的管理工作。各系（部）都应至少有一个专门负责学生档案的收集和整理工作的人员，让其配合学院档案管理部门的档案管理工作，以保障学生档案的完整性。

（2）增强档案意识，宣传引导毕业生保管好个人档案。一方面，提高教职工的档案意识，通过对档案的合理利用，促进其档案意识的提高。另一方面，增强学生对档案工作重要性的认识，使学生能积极主动参与档案的管理和维护。引导毕业生重视自己的档案，减少或杜绝“死档”的发生。另外，对于高职毕业生的档案，高职院校要做好档案转递工作，人力资源市场和公共就业服务机构需要加大对高职毕业生的服务力度，为毕业生提供档案托管、人事、社会保险办理和接续、职称评定等服务，其中对未就业高校毕业生，可以适当减、免收档案托管等费用。